第一篇：員工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定

第一章總則

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案的管理，根據(jù)《檔案法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案工作條例》及《江蘇省國信集團(tuán)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本規(guī)定。

第二條 檔案材料形成部門和員工檔案管理部門，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策、規(guī)定。

第二章檔案管理人員職責(zé)

第三條 堅持四項基本原則，認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的各項方針政策，努力提高政治思想水平。

第四條 熱愛本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)地保管好員工檔案。

第五條 鉆研業(yè)務(wù)知識，熟悉收集、鑒別檔案材料及整理檔案的有關(guān)規(guī)定，積極主動做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理工作，及時登記員工職務(wù)、工資變動情況。

第六條 堅持原則，嚴(yán)格執(zhí)行員工檔案整理工作的有關(guān)規(guī)章制度，認(rèn)真做好員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

第七條 做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

第八條 調(diào)查研究員工檔案工作情況，制定和修訂有關(guān)規(guī)章制度，搞好員工檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第九條 熟悉計算機(jī)基本知識，熟練掌握計算機(jī)操作技術(shù)，能根據(jù)人事工作的需要，建成員工檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，并能定期進(jìn)行分析、預(yù)測，為人事工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第十條 工作調(diào)動時，必須做好檔案、檔案材料和業(yè)務(wù)文件等移交工作。

第三章員工檔案材料的收集與補(bǔ)充

第十一條 明確收集范圍，做好檔案材料的收集與補(bǔ)充工作，為組織人事部門考察了解員工和正確選拔使用人才提供依據(jù)。

第十二條 員工檔案材料的收集與補(bǔ)充工作，要本著實(shí)事求是的原則，及時收集反映員工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作業(yè)績等材料補(bǔ)充歸檔。

第十三條 建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)組織，由員工檔案管理人員牽頭，組織網(wǎng)絡(luò)成員共同收集檔案材料，并及時補(bǔ)充員工人事檔案的內(nèi)容。

第十四條 形成員工檔案材料的部門，應(yīng)主動配合，積極支持，按要求將材料送交員工檔案管理部門歸檔。

第十五條 員工檔案管理部門發(fā)現(xiàn)有關(guān)部門送交歸檔材料不符合歸檔要求，應(yīng)及時通知形成材料的部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，有關(guān)部門應(yīng)按規(guī)定認(rèn)真辦理。

第四章員工檔案材料的送交歸檔

第十六條 主動送交員工檔案材料歸檔是檔案材料形成部門的職責(zé)和義務(wù)，任何個人都不得擅自保存檔案材料，更不得據(jù)為己有。

第十七條 建立送交檔案材料網(wǎng)絡(luò)體系。各有關(guān)部門確定一名兼職的員工檔案材料收集工作人員，及時收集、提供員工歸檔信息材料，保證送交文件工作的順利進(jìn)行。

第十八條 組織人事部門形成的檔案材料，在形成后10天內(nèi)送交檔案管理部門；其他部門在材料形成后20天內(nèi)送交歸檔。

第十九條 處級干部的材料送交一式兩份，以備副本使用；其他員工的檔案材料送交一份。第二十條 有關(guān)部門的兼職員工檔案員，按照員工檔案歸檔范圍，填寫《收集員工檔案材料登記表》一式兩份，一并送交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照《收集員工檔案材料登記

表》的項目，認(rèn)真核對，檢查無誤后，簽字蓋章，一份留存?zhèn)洳椋环莘祷厮徒徊块T。

第五章員工檔案材料的鑒別歸檔

第二十一條 對收集的員工檔案材料，要認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核。對內(nèi)容不實(shí)、字跡不清，不能真正反映甚至歪曲員工歷史面貌、德才情況和現(xiàn)實(shí)的材料，不能歸檔；對重復(fù)、多余的材料，應(yīng)清理出來；發(fā)現(xiàn)偽造、篡改的材料，要堅決清除，并對當(dāng)事人嚴(yán)肅處理。

第二十二條 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整齊全（主件、附件齊全，請示、批復(fù)齊全）、真實(shí)、文字清楚、對象明確。對殘缺不全、頭尾不清等不符合要求的材料，不能歸入員工檔案；對來源、時間和對象不明的材料要進(jìn)行核實(shí)、補(bǔ)辦手續(xù)后再行歸檔。

第二十三條 歸檔材料手續(xù)必須完備。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須由組織蓋章；規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人簽字；對干部任免呈報表、錄用、聘用審批表，必須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時間和文號。

第二十四條 歸檔材料的載體一般應(yīng)統(tǒng)一使用16K規(guī)格用紙，材料左邊應(yīng)留出2-2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書寫或用復(fù)寫紙復(fù)寫。

第二十五條 對應(yīng)歸檔的材料，要嚴(yán)格按照臺帳制度進(jìn)行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料，應(yīng)分別視情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊，經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定，組長簽字后，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀員工檔案材料。

第二十六條 員工檔案的整理，應(yīng)認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，做到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用。

第六章員工檔案的保管保密

第二十七條 為確保員工檔案的安全，保管員工檔案的庫房應(yīng)滿足公司《檔案管理制度》

第六章的要求。

第二十八條 員工檔案是公司重要機(jī)密，員工檔案庫房是機(jī)要重地，非員工檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房，員工檔案管理人員不準(zhǔn)違反規(guī)定向他人提供檔案或泄露員工檔案內(nèi)容。

第二十九條 嚴(yán)禁使用普通電話索取或提供有關(guān)員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人攜帶員工檔案進(jìn)入公共場所和娛樂場所。

第三十條 嚴(yán)禁任何人私存其他員工的檔案材料，對私自保存、拒不交出，或者利用私存的檔案材料進(jìn)行整人的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。

第七章員工檔案的查借閱

第三十一條 查閱員工檔案必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)（由組織人事部門檔案員經(jīng)辦）。查閱公司（處）級干部的檔案，需由公司黨委主要負(fù)責(zé)同志簽署意見，加蓋公章，到組織人事部門辦理手續(xù)后，方可查閱。

第三十二條 持不符合查閱員工檔案的聯(lián)系信函，組織人事部門不予查閱員工檔案，對因出國、出境、入黨需了解其親屬情況的，組織人事部門可摘要提供有關(guān)證明材料。

第三十三條 查閱員工檔案時，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、折疊、損壞員工檔案材料。檔案查借閱過程一般不應(yīng)脫離檔案管理員的視線。

第三十四條 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。確因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)組織人事部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理。復(fù)制的材料不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。

第三十五條 員工檔案一般不外借（脫離檔案管理人員視線視為外借）。特殊情況需要外借的，由借用單位寫出借閱報告，經(jīng)員工檔案主管部門同意，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，外借時間一般不超過三天。借閱的檔案，要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，用完后應(yīng)立即歸還。

第三十六條 員工不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。

第三十七條 查閱員工檔案必須是中共黨員，非中共黨員領(lǐng)導(dǎo)干部因工作需要，必須了解

員工情況時，應(yīng)由員工檔案管理部門酌情介紹或提供所需了解的情況。

第八章員工檔案的轉(zhuǎn)遞

第三十八條 轉(zhuǎn)遞員工檔案，必須嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交員工本人自帶。

第三十九條 轉(zhuǎn)遞員工檔案必須統(tǒng)一使用“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知”，按所列項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封，加蓋密封條并蓋密封章。

第四十條 轉(zhuǎn)出的員工檔案必須完整齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理，不得抽留材料分批轉(zhuǎn)出。第四十一條 接收檔案的單位經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，及時將回執(zhí)返回，逾期一個月未返回執(zhí)，要立即進(jìn)行查詢，以防丟失。

第四十二條 要防止產(chǎn)生“有檔無人”、“有人無檔”的現(xiàn)象。員工檔案要隨著員工解除勞動關(guān)系同時轉(zhuǎn)遞，憑檔案轉(zhuǎn)出證明辦理有關(guān)勞動關(guān)系解除手續(xù)，否則組織人事部門不予辦理。公司如未接到新進(jìn)員工的檔案，應(yīng)及時向?qū)Ψ絾挝淮咭?/p>

第四十三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度。造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料等情況，應(yīng)視情節(jié)和后果追究當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

第九章員工檔案的檢查核對

第四十四條 在檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱及日常工作中，要堅持認(rèn)真檢查核對，做到名冊數(shù)量與檔案實(shí)際數(shù)量相符，檔案編號與擺放位置相符，檔案目錄與檔案材料相符。做好檔案接收、轉(zhuǎn)出、變動情況記錄，防止錯收、漏轉(zhuǎn)和錯裝等現(xiàn)象。

第四十五條 接收檔案時，應(yīng)檢查是否屬于本公司管理員工范疇，姓名、單位、職務(wù)等是否相符，檔案內(nèi)容是否與檔案轉(zhuǎn)遞單所列材料項目相符，發(fā)現(xiàn)差錯及時查對。轉(zhuǎn)出檔案時，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)材料，注銷名冊，并辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

第四十六條 接待閱檔時，要先清點(diǎn)材料，后提供檔案，收回檔案時要清點(diǎn)后再歸檔。

第四十七條 每月檢查一次借出檔案歸還情況，逾期未還者，要及時催還。

第四十八條 每年年底進(jìn)行一次檔案總核對工作，必要時可半年一次，將不該管的檔案及時轉(zhuǎn)出，應(yīng)管的檔案及時索要。

第二篇：員工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加快建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄露，給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險，有效的保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，特制訂本規(guī)定。

第二條 員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎勵、選拔和任用等工作過程中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。

第三條 本規(guī)定適用于公司全體員工。

第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第四條 員工的檔案由公司的人力行政部負(fù)責(zé)管理，人力行政部設(shè)專人管理員工檔案。第五條 公司員工失蹤、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。第六條 人力資源檔案管理人員的職責(zé)

（一）保管員工檔案；

（二）收集和整理員工檔案資料；

（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續(xù)；

（四）登記員工工作變動情況；

（五）為有關(guān)部門提供員工情況；

（六）做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（七）辦理其他有關(guān)事項。

第三章 檔案的內(nèi)容

第七條 公司員工檔案的內(nèi)容和分類

（一）崗位招聘申請單；

（二）應(yīng)聘者登記表

（三）個人簡歷

（四）初試評估表；

（五）復(fù)試評估表；

（六）部門接收確認(rèn)單；

（七）《聘任書》；

（八）《員工試用期報告單》；

（九）身份證復(fù)印件（或戶口本復(fù)印件）；

（十）學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書復(fù)印件；

（十一）（十二）

（十三）（十四）

（十五）第四章 檔案的收集、保管和銷毀 《承諾書》、《職業(yè)道德及反欺詐行業(yè)準(zhǔn)則》； 《員工手冊》簽收單； 《離職證明》；

包括但不限于員工入職后的各類人事變動及獎懲情況等相關(guān)資料； 《勞動合同》。

第八條 公司人力資源部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎勵等所形成材料要及時收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。

第九條 人事資料收集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

第十條 人力資源檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時候能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。

第十一條 凡是歸檔的材料必須各部門認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后歸檔。

第十二條 第十三條 第十四條 按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案目錄和檔案的樣式、規(guī)格實(shí)行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。

嚴(yán)謹(jǐn)任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案資料營私舞弊。對違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。

第五章 檔案的提供利用

第十六條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱檔案須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人的同意，并簽字確認(rèn)。

（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

（三）任何個人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。

（四）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育甚至紀(jì)律處分。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第十七條 公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計算，對超出保管期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

第七章 附則

第十八條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第十九條 本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實(shí)踐中予以完善。第二十條 本規(guī)定由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

第三篇：員工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理制度規(guī)定

一、管理目的1、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

2、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執(zhí)行。

二、人員定義

公司所有員工劃分為四種：

檔案依據(jù)四種人員采取相應(yīng)的管理。

三、檔案文件定義

1．員工入職前及入職后提供的個人資料，簡稱員工個人資料。、、、、、及入職后補(bǔ)充的資料（如學(xué)歷變更的證書復(fù)印件）

2．員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協(xié)議。簡稱員工協(xié)議文件。依據(jù)不同類人員有不同的合同與協(xié)議

以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，并保證完整、齊全、真實(shí)、整潔。

四、檔案收藏工具

在職人員每人使用一個檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫上工號及姓名，工號寫在姓名前面。檔案袋之間以工號順序排列。

五、檔案管理細(xì)則

1、檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據(jù)檔案內(nèi)容作標(biāo)注，即有則打勾?！稒n案管理清單》見附件一。

2、檔案內(nèi)容的放置順序

不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個人資料，第二疊為員工協(xié)議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。

員工個人資料：身份證→學(xué)歷證書、職稱證書、英語及計算機(jī)等相關(guān)證書→

員工協(xié)議文件：勞動合同→

→轉(zhuǎn)正資料 →合同續(xù)簽文件，若存在一些文件沒有包括在內(nèi)的如職務(wù)發(fā)生協(xié)議、戶口調(diào)動申請等，則按照事件的發(fā)生順序排放在員工協(xié)議文件的后面。

3、檔案資料的規(guī)格

資料原則上以A4為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，若規(guī)格比A4小的，則以上方及左邊為對齊標(biāo)準(zhǔn)；若規(guī)格比A4大的，則超出部分折疊為A4規(guī)格。

4、在職人員管理權(quán)限

A類人員的檔案除總裁有特別規(guī)定外，一律由人力資源總監(jiān)保管；

B類人員中的部門經(jīng)理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監(jiān)保管，但人力資源總監(jiān)的檔案由其上級人員保管。

5、檔案管理需建立電子檔及給相關(guān)人員復(fù)印件的。

若員工協(xié)議文件有存在以下較特別的內(nèi)容時，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內(nèi)容有涉及到第三方的，原則對方應(yīng)保存一份復(fù)印件。a)薪酬福利，即在相關(guān)協(xié)議中約定特別的薪酬福利，如：住房補(bǔ)貼、探親

假的車費(fèi)報銷、電話補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現(xiàn)的福利等，這些需復(fù)印一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔； b)競業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫明競業(yè)的年限；

c)個人有涉及到薪酬福利的申請如住房公積金繳費(fèi)比例申請，需備注在電

子文檔；

d)培訓(xùn)協(xié)議，復(fù)印一份給培訓(xùn)專員，并把培訓(xùn)的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額

備注在電子；

e)簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；

6、復(fù)職人員及返聘人員

復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來，單獨(dú)一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號與原先的一致。

7、離職人員檔案管理

1、員工辦理離職時，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會影響到目前離職事宜或離職后的事項規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時反饋給上級及相關(guān)人員。

2、離職人員離職時簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案。

3、每月初3號前對上個月離職人員的檔案進(jìn)行分列管理：

A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張增加張清單，注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；

B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號為順序放置。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。

C類人員及D類的臨時工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。

六、檔案借閱權(quán)限

1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。

2、任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

3、若相關(guān)部門需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

七、檔案管理員的職責(zé)

保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。

八、檔案銷毀

1、公司任何個人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。

2、.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。

制訂：人力資源部

批準(zhǔn)：

生效日期：

第四篇：員工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定

員工檔案是企業(yè)人事部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。為規(guī)范員工的檔案管理，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險，特制定本規(guī)定。

一、機(jī)構(gòu)和職責(zé)：員工的檔案由公司的人事部負(fù)責(zé)管理，人事部設(shè)專人管理員工檔案。

二、人力資源檔案管理員的職責(zé)：

1.保管員工檔案；2.收集和整理員工檔案資料；3.辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；4.登記員工工作變動情況；5.為有關(guān)部門提供員工情況；6.做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；7.辦理其他有關(guān)事項。

三、員工檔案的內(nèi)容：

第七條公司員工檔案的內(nèi)容和分類

1.應(yīng)聘人員登記表；

2.個人簡歷；

3.身份證復(fù)印件（或戶口本復(fù)印件）；

4.學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書復(fù)印件；

5.安全教育單；

6.薪酬認(rèn)定書；

7.參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

8.員工所受的獎懲情況的資料；

9.勞動合同。

第四章檔案的收集、保管和銷毀

第八條 人事部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成材料要及時收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。

第九條 人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

第十條 人事部檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。

第十一條凡是歸檔的材料必須經(jīng)各部門認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章后歸檔。

第十二條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十三條檔案目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。

第十四條嚴(yán)禁檔案管理員之外的任何人保管他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，嚴(yán)肅處理。第十五條檔案管理員忠于職守，嚴(yán)禁出現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，對公司和員工個人造成損失。

第五章檔案的提供利用

第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

1.查閱檔案須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人的同意，并簽字或蓋章。

2.檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

3.任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

4.查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育甚至紀(jì)律處分。

5.因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計算，對超出保存期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

第十八條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.通過專門渠道或?qū)Ｈ怂腿。粶?zhǔn)本人攜帶。

2.對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單的項目登記，并密封包裝。

3.對轉(zhuǎn)出的檔案不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

4.接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)退回，以免員工檔案丟失。

第七章附則

第十九條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第二十條本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實(shí)踐中予以完善。

第二十一條本規(guī)定由公司人事部負(fù)責(zé)解釋。

第一章總則

第一條第二條第三條

第五篇：員工人事檔案管理規(guī)定

員工人事檔案管理規(guī)定

第一條員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料，其主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程履歷、自傳材料；

2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒定和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；

3、對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查；

4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；

5、記載員工受到各級各類表彰、獎勵的認(rèn)識材料。

第二條公司人事部對接受員工所填資料或原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容一概不得加以更改、刪除或銷毀，并妥善保管，嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

第三條關(guān)于員工人事檔案中個人情況變更的規(guī)定

1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫好《員工信息表》中各個項目；

2、項目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面形式及時準(zhǔn)確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)的更正，確保人事部掌握正確無誤的資料；

3、人事部門應(yīng)當(dāng)及時地將員工的學(xué)歷、職稱、晉級、獎勵、處罰等相關(guān)情況的變化如實(shí)記錄、登記，列入員工人事檔案。

第四條員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為認(rèn)識統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以

通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制訂公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。

第五條公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管及利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。