第一篇：現(xiàn)代商務(wù)寫作

材料：

2011年元旦，雪花飛舞。商學(xué)院會計系電會專業(yè)11屆畢業(yè)生張鋒投遞出幾份求職信。1月12日，×農(nóng)牧公司通知他面試并要求他提交詳盡的個人資料、畢業(yè)證書。他回母校開具了一份學(xué)歷證明，證明自己7月份才能拿到畢業(yè)證。3月，禽流感襲來，上級下發(fā)了防控禽流感的緊急通知。4月，隨著周邊省份疫情的加重，本省也加大了防控力度，上級要求確保資金、物資全部到位。由于公司資金緊缺，領(lǐng)導(dǎo)要求他寫一份請示請求省農(nóng)業(yè)廳追加防疫資金。5月，他跟隨公司檢查組走遍下屬所有養(yǎng)殖場及個體養(yǎng)殖戶，檢查中發(fā)現(xiàn)，個別養(yǎng)殖場的領(lǐng)導(dǎo)竟然挪用公司下發(fā)的防疫專用款，公司為此發(fā)通報嚴(yán)厲批評了這種嚴(yán)重違規(guī)行為?? ??7月，他出差到酷熱難耐的江西，臨行前，發(fā)現(xiàn)身份證不幸丟失，只好寫了一份證明到公安局辦理了一個臨時身份證。在江西，他發(fā)現(xiàn)這里不僅禽流感防控工作卓有成效，而且專項資金管理十分到位。他將此事匯報公司。公司發(fā)函給江西財經(jīng)大學(xué)會計系，為他聯(lián)系了到財務(wù)管理專業(yè)進(jìn)修半年的學(xué)習(xí)機(jī)會。他完成學(xué)習(xí)任務(wù)后，回到公司，被安排到財務(wù)科工作。轉(zhuǎn)眼又到了雪花飄飛的年終歲尾，見習(xí)期將滿的他，準(zhǔn)備寫一份年度個人總結(jié)交給公司人事部。

要求：

（一）根據(jù)材料，寫出求職信、學(xué)歷證明、通知、請示、通報、身份證明、函、、復(fù)函和總結(jié)。

（二）9份文件內(nèi)容必須相關(guān)，文種格式正確，語言通順。尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

您好！非常感謝您在百忙之中批閱我的材料，謝謝！

我是江西財經(jīng)大學(xué)會計系電會專業(yè)11屆畢業(yè)生張鋒。我渴望能在貴公司找到一份合適的工作，為貴公司貢獻(xiàn)一份力量。懇請您給我加入貴公司的機(jī)會。我有信心、有能力成為一名出色的員工。自從考上大學(xué)以后我“自信、自立、自強(qiáng)”，不但努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，而且主動參與各種社會實踐，經(jīng)過大學(xué)三年的學(xué)習(xí)和社會鍛煉，我具備了以下幾個方面的能力：

一、扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識和先進(jìn)的思想觀念。

二、豐富的社會實踐和突出的工作能力。

三、強(qiáng)烈的品牌理念和合作的團(tuán)隊精神。

誠實正直、勤勞務(wù)實是我的原則，多年來的求學(xué)生涯使我形成了優(yōu)良的處事作風(fēng)和先進(jìn)的思想觀念，并有了獨特的思維方式、和諧的人際關(guān)系。因我設(shè)法讓自己變得出色，因此，我時刻注意抓住機(jī)會鍛煉自己，并時刻思索做好工作的方法。我是一個有能力而且有團(tuán)隊精神的人，我能很快地適應(yīng)一個新的工作環(huán)境，并能在新環(huán)境既定的團(tuán)隊環(huán)境下做好工作。

期望我能適合您的要求，也期望您選擇我，您的選擇就是我的希望。為了方便您更詳細(xì)地了解我的情況，請審閱我呈上的簡歷以及相關(guān)材料。給我一個機(jī)會還您一個奇跡，期待您的回復(fù)。祝貴企業(yè)事業(yè)蒸蒸日上、碩果累累！

此致 敬禮

證

明

我校會計系電會專業(yè) 學(xué)生張鋒，準(zhǔn)備參加貴公司的面試。該同學(xué)系2011年應(yīng)屆本科畢業(yè)生，已具備大學(xué)生應(yīng)屆實習(xí)要求。

特此證明。

校長：XXX 江西財經(jīng)大學(xué) 2011年2月1日

關(guān)于《關(guān)于進(jìn)一步做好防控高致病性禽流感工作的通知》的通知 江西省各市（縣/區(qū)）工商局：

今年4月，國家工商總局下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步做好防控高致病性禽感工作的通知》，提出了市場防控高致病性禽流感工作的“六條措施”。各地要嚴(yán)格按照“六條措施”的要求，緊密結(jié)合本地實際情況，進(jìn)一步細(xì)化防控工作重點，明確防控目標(biāo)，強(qiáng)化防控責(zé)任，一級抓一級，把任務(wù)和責(zé)任落實到崗、到人。特別是大中城市、邊境地區(qū)、發(fā)生過疫情的地區(qū)、養(yǎng)殖大省的工商機(jī)關(guān)，要對禽類市場交易活動全過程實施嚴(yán)密監(jiān)管，防止禽流感病毒通過市場傳播。

各市（縣/區(qū)）工商局嚴(yán)格把關(guān)，做好防控工作。

江西省工商管理局 2011年3月1日 農(nóng)牧公司關(guān)于追加省防疫資金的請示

由于周邊省份疫情的加重，各部門（公司）都加強(qiáng)了疫情的防控，投入了極大地人力和物力。公司目前基金緊缺，為了不影響疫情的防控，本公司特向省農(nóng)業(yè)廳追加防疫資金500萬提出請示。本公司將嚴(yán)格按照上級領(lǐng)導(dǎo)指示投入到疫情防控中。

特此請示，請予批準(zhǔn)

農(nóng)牧有限責(zé)任公司 2011年4月10日

關(guān)于本公司下屬養(yǎng)殖場及個體養(yǎng)殖戶

挪用防疫專用款的批評通報

各養(yǎng)殖場、個體養(yǎng)殖戶：

2011年5月公司檢查組走遍下屬所有養(yǎng)殖場及個體養(yǎng)殖戶，檢查中發(fā)現(xiàn)，別養(yǎng)殖場的領(lǐng)導(dǎo)竟然挪用公司下發(fā)的防疫專用款，公司為此發(fā)通報嚴(yán)厲批評了這種嚴(yán)重違規(guī)行為。具體違規(guī)名單如下：XXX養(yǎng)殖場挪用XXX元、XXX養(yǎng)殖場挪用XXX元、XXX養(yǎng)殖場挪用XXX元? 經(jīng)過本公司領(lǐng)導(dǎo)商討作出如下處罰：

1、取消以上名單的年度評優(yōu)評先資格

2、原有自己扶持削減30%

3、?????????? 特此通告

農(nóng)牧有限責(zé)任公司

2011年5月30日

證 明

張鋒系本公司的實習(xí)生，身份證號為：4101111111111，由于身份證丟失，需要補(bǔ)辦新的身份證。

特此證明！

農(nóng)牧有限責(zé)任公司

2011年7月10日

農(nóng)牧公司關(guān)于張鋒同學(xué)在本公司實習(xí)情況的復(fù)函

江西財經(jīng)大學(xué)會計系：

張鋒同學(xué)在本公司實習(xí)期間，認(rèn)真刻苦，努力工作，為本公司的發(fā)展起到了作用，本公司將張鋒同學(xué)的日常表現(xiàn)作如下總結(jié)：

1、?.2、?

3、?

公司決定該同學(xué)畢業(yè)后暫定錄用，由于公司現(xiàn)實的需求，特向?qū)W校提出申請財務(wù)管理專業(yè)進(jìn)修半年的機(jī)會，希望學(xué)校給予機(jī)會。

感謝貴校培養(yǎng)的優(yōu)秀學(xué)子。

農(nóng)牧有限責(zé)任公司

2011年7月25日

2011年度個人工作總結(jié)

歲月流轉(zhuǎn)，時光飛逝，日歷已悄然翻過，伴隨著時代前進(jìn)的步伐，回首自己半年來的工作經(jīng)歷，我作出如下個人工作總結(jié)：

（一）自我反省，正視不足。

“認(rèn)認(rèn)真真工作、踏踏實實做人”，一直是我的座右銘。盡管我們在工作中兢兢業(yè)業(yè)，但完美離我們總有一步之遙，經(jīng)過半年來的努力，我更清醒地看到了自身仍存在很多問題。

（二）工作體會

雖然我剛出校門進(jìn)入農(nóng)牧才半年，但我的感受頗深：“只有學(xué)才知道”。“不經(jīng)歷風(fēng)雨，怎么見彩虹”。鍛造自我是每個人必經(jīng)的路，通過反思問題，我深刻意識到一個人最難戰(zhàn)勝的其實就是自己，我們的行動有時就在閃念之間，向左向右就在于心態(tài)，選擇積極上進(jìn)還是選擇散漫停滯都在于自己。選擇前者，必將朝氣蓬勃、意氣風(fēng)發(fā)；選擇后者，勢必死氣沉沉、意志薄弱。工作中缺乏熱情，就會喪失斗志，人就沒有動力前進(jìn)，甚至與機(jī)遇擦肩而過，因為機(jī)遇只會留給有準(zhǔn)備的人。

(三）工作打算，以期完美。

總結(jié)過去是為了更好地面對未來。對今后的工作，我給自己提出如下打算：

一是由于工作經(jīng)驗缺乏，我平時注意自我加壓，利用好時間多看建筑行業(yè)知識書籍，多向有經(jīng)驗的同事請教。我相信“世上無難事，只怕有心人”。只有付出了，才會有收獲。

二是今天能做完的事，絕不拖到明天。正如姚總說的：“日事日畢，日清日高”。

三是調(diào)整心態(tài)，創(chuàng)新求變。心態(tài)決定工作的好壞，所以在工作中要不斷自我調(diào)適，時刻以飽滿的熱情迎接每天的工作和挑戰(zhàn)。只有不斷在思維上求創(chuàng)新，工作才能出亮點。

歲月無聲，步履永恒。只要認(rèn)認(rèn)真真踏踏實實的工作，我想我的明天定將更美好。

第二篇：商務(wù)寫作

Trip Report from Canton Fair

To: Yang, General Manger

From: YoYo, Sale Representative

Date: October 20, 2012

Subjet: Trip Report about the Situation of Our Company in the Fair

Introduction

I’ve just returned from the Canton Fair especially displaying home-based electronic appliances, which was quite a fruitful business trip.Trip Description

We did display a variety of our latest products and achieved good effects.Famous manufactures whose products enjoy a high level of brand, such as SONY, Lenovo, Panasonic and so on.They are included in the trade fair.It also has some small but competitive start-ups with innovative items and low price products.We had only 2 days and a half.On the very day, we arranged for a performance to attract the public’s eyes and to achieve potential markets.The second day we dealt with customers.For the very late half day, we sign several big contracts with purchasers and won lots of orders of medium size.Conclusions and Recommendations

On the trade I was quite impressed with some companies' creative inventions and high efficiency of dealing with customers.Also we could clearly see a trend that innovative products were to customers liking.Compared with those companies, we did lag behind in that field.I see three possible ways in which we might be strength in future.First, we should give instruction in special terms of greeting and courtesy, as well as the duties,problems in this career.Second, we should promote our production with high science and technology.Third, we could cut the cost of production, improve quality and launch new products.

第三篇：商務(wù)寫作

英文商務(wù)邀請函范例Sample Business Invitation Letter

Dear(Board Member's Name):

(IntroductionWhat are the benefits to this advisory board member?)

(*Don't forget to customize this section of the business invitation letter for the particular person you're inviting）

(*Use bullet points if you have more than 2 benefits.)

As one of the pioneers of the Virtual Assistant Industry, being a member of Consider It Done's Business Advisory Board provides you with a stellar opportunity to continue to shape the VA industry.My company, Consider It Done Ltd., needs new direction.A person with your experience and insight would be the perfect person to help me determine whether my company should break new ground or whether there's still value to be gleaned from traditional territory.I will certainly cover any expenses you incur from attending advisory

board meetings and also offer a $500 honorarium to be paid directly to you or to a charity of your choice.Overview of the CompanyWhat are the advisory board’s goals?)

The main purpose of the Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board is to provide management advice about the direction the company should follow.Specific goals for this year include developing a niche market strategy and revamping/updating the company's Web presence.(Details-What are the responsibilities of board members?)

The Business Advisory Board will meet three times this year, each meeting consisting of a dinner and following two hour discussion.There

may also be some follow-up questions/discussions my email.Because of the nature of the matters to be discussed, members will need to sign a confidentiality agreement.(Close and thank you)

Thank you for taking the time to read this letter and to consider being a part of Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board.I will be in touch with you soon but in the meantime, I’m available to discuss any questions you may have.You can reach me by phone at(phone number)or via email at(email address).Sincerely,(Your signature)

Name

Title

A Letter of an Application

Sept.9, 2002

Dear Sir,I have read the announcement about the vacancies that your company is offering, and I would like to submit my application.I am a graduate with a doctor's degree from Pennsylvania State

University in the United States.I am determined to make a lasting contribution to my country, which is the reason why I am back.I am a twenty-eight-year-old girl.My major is chemistry and through years of hard work, I have achieved notable results.At school, I was always the top student of my class.My favorite sport is swimming, and music is the second.I often play the plano in my spare time.If you require further information, I shall be happy to provide it.I will welcome the opportunity to have a personal interview.I am looking forward to your response.Yours truly,Li Hua

道歉與解釋Appology & Explanation

實例之一:

Dear Mr./ Ms,We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

實例之二:

Dear Mr./ Ms,I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

第四篇：商務(wù)寫作

2011-2012學(xué)年第一學(xué)期電高（文）09《商務(wù)寫作》期末考核作業(yè)

一、根據(jù)下面的材料寫一篇調(diào)查報告。

1、2008年，全國有約560萬大學(xué)生涌向求職市場，再加上金融危機(jī)的出現(xiàn)，就業(yè)形勢異常嚴(yán)峻。據(jù)公布2007年普通高校就業(yè)率不到60%，盡管就業(yè)壓力如此之大，但在最近的一篇新聞報道中，我們?nèi)匀豢吹?，在廣州去年批量招聘的大學(xué)生中，就業(yè)大學(xué)生約有30%的毀約。另據(jù)記者調(diào)查，在全國其他城市，大學(xué)生毀約率也多在20%～30%之間。

2、在對2005年廣東省2000多家用人單位招聘畢業(yè)生情況調(diào)查顯示，批量招聘應(yīng)屆畢業(yè)生三成大學(xué)生毀約。這其中，有兩成多的用人單位到崗率不足50%。

3、在廣東，部分重點大學(xué)2005年毀約率達(dá)到11%，而普通大學(xué)毀約的現(xiàn)象相對較少，僅為3～5%。據(jù)了解，該數(shù)字僅統(tǒng)計了有到學(xué)校辦理毀約手續(xù)的學(xué)生，此外還有一部分學(xué)生直接與用人單位簽訂合同，沒有涉及就業(yè)協(xié)議的情況未給統(tǒng)計。

4、對于重點大學(xué)的毀約率高于普通大學(xué)的原因，有專家認(rèn)為，重點大學(xué)畢業(yè)的學(xué)生有較好的就業(yè)條件和就業(yè)環(huán)境，挑選的資本較多，可挑選的機(jī)會也比較多，不少學(xué)生到臨近畢業(yè)還有機(jī)會得到很好的工作機(jī)會，出于個人利益的考慮，在“人往高處走”的心態(tài)驅(qū)使下，選擇毀約。在普通大學(xué)，一般的學(xué)生都沒有那么多挑選機(jī)會，往往是“一錘定音”。

5、在2005年批量招聘應(yīng)屆畢業(yè)生的企業(yè)中，到崗率不足70%的占了將近一半。這在1999年擴(kuò)招之前，幾乎是不可能發(fā)生的。廣州市教育局一工作人員透露，在上世紀(jì)七八十年代，可以說不存在大學(xué)生毀約，那時企業(yè)以能招到大學(xué)生視為莫大的榮譽(yù)。到了上世紀(jì)九十年代，開始有毀約現(xiàn)象出現(xiàn)，不過不到1%，毀約多半因為家人不愿子女離家太遠(yuǎn)工作。到了2003年，第一批擴(kuò)招的大學(xué)生畢業(yè)，毀約現(xiàn)象開始逐漸浮出水面。近幾年，隨著每年幾百萬畢業(yè)生涌向就業(yè)市場，毀約率也出現(xiàn)暴增發(fā)展勢頭。

6、名校畢業(yè)的學(xué)生與普通院校畢業(yè)的學(xué)生毀約率也有較大差別。但是，縱觀全國重點大學(xué)，毀約率并無多大差別，一般都在3%～10%中間，相差7%，普通高校毀約率相差則達(dá)到10%。

據(jù)悉，在廣東，重點本科院校如中山大學(xué)、華南理工大學(xué)等，官方統(tǒng)計數(shù)據(jù)多數(shù)高于3%，有少數(shù)院校達(dá)到10%。在廣東省二批本科院校中，A線院校毀約率略高于B線，約為8%，少數(shù)學(xué)校達(dá)到13%，B線院?；颈３衷?%左右。這些院校學(xué)生反應(yīng)，在他們身邊，時有同學(xué)毀約，如果沒有學(xué)校和企業(yè)對毀約的限定，實際毀約率將遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于上面提到的數(shù)據(jù)。但是，在內(nèi)地，普通高校毀約率要高于沿海城市，約為11%。

7、沿海城市大學(xué)生就業(yè)毀約率略低于內(nèi)地，平均起來有20%左右，在內(nèi)地大學(xué)生就業(yè)毀約率平均約為30%。這其中，普通本科院校所占比例較大。在內(nèi)地，經(jīng)濟(jì)不如沿海發(fā)達(dá)，就業(yè)機(jī)會沒有沿海多。重點高校的學(xué)生憑借學(xué)校和自身優(yōu)勢，多數(shù)都能容易找到稱心如意的工作。一般本科院校的學(xué)生，在沿海地區(qū)，盡管在學(xué)校名氣上處于劣勢地位，不過眾多的就業(yè)機(jī)會讓他們?nèi)菀渍业綕M意的工作。而內(nèi)地的學(xué)生，不論在地域還是學(xué)校名氣上，想找到一份適合自己的工作比名校學(xué)生難得多。

8、為了獲得更好發(fā)展毀約的學(xué)生占到調(diào)查學(xué)生的43%，由于公司招聘之初所做承諾占到20%，因為家庭、戀人關(guān)系不愿兩地分隔的占到12%。另外，因為專業(yè)不對口毀約的占10%，簽約時間太長約占4%，自身能力有限占4%，其他的占到7%。

9、為了更好的發(fā)展是學(xué)生毀約的一個重要原因，占到調(diào)查學(xué)生的43%。他們表示：未進(jìn)入社會前，如果能在第一個職位上有個好的起點，會減少自己接下來的跳槽頻率。

10、簽約前考慮不慎導(dǎo)致學(xué)生毀約占調(diào)查人數(shù)的20%。這一類學(xué)生大多因為缺乏工作經(jīng)驗，盲目相信用人單位所做出的承諾，最后發(fā)現(xiàn)與單位實際情況有所出入，甚至大相徑庭

11、由于家庭要求、戀人分隔兩地等因素而毀約的學(xué)生也屢見不鮮，占到調(diào)查人數(shù)中的12%。

二、根據(jù)個人的專業(yè)學(xué)習(xí)、在校表現(xiàn)及參加社會實踐活動的能力等情況，寫一封求職信。同時制作一份個人簡歷。

三、本學(xué)期的商務(wù)寫作課程學(xué)習(xí)已經(jīng)結(jié)束，請根據(jù)自己本門課程的學(xué)習(xí)情況寫一篇規(guī)范的學(xué)習(xí)總結(jié)。

四、請仔細(xì)閱讀以下作業(yè)要求。

2011-2012學(xué)年第一學(xué)期電高（文）09《商務(wù)寫作》期末考核作業(yè)

1.A

42.規(guī)范格式1）字?jǐn)?shù)要求：累計字?jǐn)?shù)不少于3000字。

2）封面：學(xué)校Logo

學(xué)校名稱：西安科技大學(xué)

題目：《商務(wù)寫作》課程作業(yè)

學(xué)年：2011-2012學(xué)年第一學(xué)期

課程名稱：商務(wù)寫作

姓名：*******

班級：*********

學(xué)號：*********

所屬團(tuán)隊：*********

擔(dān)任職務(wù)：

3）正文（按照1.調(diào)查報告 2.簡歷與求職信 3.學(xué)習(xí)總結(jié)分章節(jié)裝訂，各級字號字體如下：）

1X X X X X X X（小三號 黑體）

1.1X X X X X X X（四號 黑體）

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X(小四號宋體)

1.1.1 X X X X X X X X（小四 宋體）

3.頁面設(shè)置

1）頁邊距

左邊距：2.5cm;右邊距：2.4cm;上邊距：2.2cm;下邊距：2cm

頁眉：1.5cm;頁腳：1.75cm;裝訂線：0.5cm

2）紙張大小 A4，靠左裝訂，黑白打印。

3）表格、插圖格式：字體一律小四號，宋體，并標(biāo)明表格和圖表的名稱。

4）要求在每頁頁面低端（頁腳）添加頁碼，居中顯示。

5）行間距：正文1.25倍行間距

PS：三部分裝訂在一起后附作業(yè)封面樣本

Wish all of you success!

&

Looking forward to your paper

Merry X’mas

（請班長確保收齊后一起提交，過時不候?。?

《商務(wù)寫作》課程期末作業(yè)

學(xué)年：2011-2012學(xué)年第一學(xué)期

課程名稱：商務(wù)寫作

姓名：XXXXXX

班級：電高文09X

學(xué)號：XXXXXX

所屬團(tuán)隊：XXXXXX

擔(dān)任職務(wù)：XXXXXX

第五篇：商務(wù)寫作

第一講 商務(wù)文書寫作的概念

當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟(jì)社會，商務(wù)活動則是各種社會活動的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個熱點。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進(jìn)行。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強(qiáng)調(diào)了公文寫作的規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。

商務(wù)文書寫作概述

為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。

（一）商務(wù)文書的分類

在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類： ? 固定格式的商務(wù)文書

常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。

? 非固定格式的商務(wù)文書 而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。

2.按內(nèi)容用途來劃分

以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類： ? 通用的商務(wù)文書

常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進(jìn)行專門的討論。

? 禮儀性的商務(wù)文書

而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

（二）商務(wù)文書寫作的作用 正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn)，然后再將私心通過公心來實現(xiàn)——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟(jì)利益。

從另一個角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而需要強(qiáng)調(diào)的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那么我們就可以認(rèn)識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。

因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。

【案例1】

單向溝通的表現(xiàn)

日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機(jī)開著他就會收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時的心情去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。

（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵

商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成： ? 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點； ? 商務(wù)文書的寫作技巧； ? 商務(wù)文書寫作的注意事項； ? 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。

（四）商務(wù)文書寫作的特點與要素 商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點與要素主要包括：

1.商務(wù)文書寫作的特點 葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個論述其實就提到了商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評價，是因為白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風(fēng)。

通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點： ? 簡明

正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點。? 準(zhǔn)確

而所謂“準(zhǔn)確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達(dá)一樣將同樣一個意思重復(fù)三次。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達(dá)出來。

? 樸實 所謂“樸實”，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

? 莊重 所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴(yán)肅性。

? 規(guī)范

商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強(qiáng)的特點，其中標(biāo)點符號的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。

2.商務(wù)文書寫作的要素

商務(wù)文書寫作有以下四個要素： ? 主旨 所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。

在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實，集中，鮮明”的原則。? 材料

好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。例如在政府機(jī)關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。? 結(jié)構(gòu) 另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。

在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項式”等方式。? 語言 如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進(jìn)行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。

第二講 如何寫出好文章（上）

商務(wù)文書寫作的步驟

在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個步驟：

（一）步驟一：制定正確的行動目標(biāo) 在撰寫某一個商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動目標(biāo)。

1.主動目標(biāo)與被動目標(biāo)

需要強(qiáng)調(diào)的是，這個行動的主體是收取商務(wù)文書的對方。因此，我們撰寫商務(wù)文書說表達(dá)出來的意愿只能是一個“被動目標(biāo)”，而對方的實際行動才是所謂的“主動目標(biāo)”。

2.將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)

正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時往往陷入到一個誤區(qū)當(dāng)中，即將自己的被動目標(biāo)當(dāng)成了主動目標(biāo)——只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書的對方的感受。

認(rèn)識到這樣一個誤區(qū)，將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃幽繕?biāo)，就需要在明確之前的第一個問題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們在乎什么？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對方實際行動的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。只有將我們在乎的內(nèi)容與希望對方采取的行動形成一致，那么才能有效地把被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)。

【案例2】

有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件

在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。

這個郵件實際上就是一個商務(wù)文書，相當(dāng)于一個通知。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會”而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點”。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進(jìn)行確認(rèn)。

要寫好這個商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事情，是因為總經(jīng)理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失??；換而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個良好的表現(xiàn)，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認(rèn)。

【自檢1-1】

請判斷出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動目標(biāo)：

（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經(jīng)理匯報上個月的銷售任務(wù)完成情況；

（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號碼而給所有公司員工群發(fā)郵件；（3）某公司副總經(jīng)理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評其惡劣的服務(wù)態(tài)度；為收集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案1－

1（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)在這個步驟中需要把握以下的內(nèi)容：

1.正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)

判斷在某一個商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用“正式指數(shù)”來操作。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個問題所涉及的內(nèi)容來確定：

? 商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者； ? 目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎； ? 商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。

商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個問題的實際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。

這三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。

2.正式程度的表現(xiàn)

在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面： ? 形式

這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。

按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務(wù)文書，通常會給目標(biāo)讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬于非正式的商務(wù)文書。

? 稱謂

“稱謂”就是對目標(biāo)讀者的稱呼。? 語氣 而“語氣”，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。