第一篇：營造林檔案管理的內(nèi)容和管理方式及建議

營造林檔案管理的內(nèi)容和管理方式及建議

營造林建設(shè)是國有林場各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，近年來，欽廉林場積極響應(yīng)廣西區(qū)“林業(yè)強(qiáng)區(qū)”、“綠滿八桂”等有關(guān)政策，大力發(fā)展?fàn)I造林產(chǎn)業(yè)，在林場經(jīng)營范圍以外開展場外造林，以擴(kuò)大林場經(jīng)營規(guī)模、增加經(jīng)濟(jì)效益。隨著欽廉林場營林力度的加大，造林范圍和面積不斷擴(kuò)大，森林資源不斷積累，加強(qiáng)營造林檔案管理是很有必要的。筆者結(jié)合欽廉林場營造林檔案管理內(nèi)容、方式及問題，提出幾點(diǎn)建議，為林場實(shí)現(xiàn)營造林規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理提供參考。

1、營造林檔案管理的內(nèi)容

做好營造林檔案管理是發(fā)展現(xiàn)代林業(yè)的基礎(chǔ)，也是營林產(chǎn)業(yè)的基礎(chǔ)工作。要想做好營造林檔案管理工作，就必須熟悉檔案管理的內(nèi)容。營造林檔案管理的內(nèi)容主要包括土地權(quán)屬及其租賃合同、營造林作業(yè)設(shè)計(jì)、營造林施工管理、營造林驗(yàn)收、營造林投資預(yù)算、林木生長量測定、林木采伐銷售等。

1.1 土地租賃合同。土地租賃合同是營造林工作中的重要內(nèi)容，特別是隨著對外租地造林的出現(xiàn)，更成為了營造林工作內(nèi)容的重中之中。土地租賃合同包括造林租地合同、造林施工合同、種苗及肥料訂購合同、幼林撫育合同、林木采伐合同以及相關(guān)補(bǔ)充合同、協(xié)議。土地租賃合同是營造林各項(xiàng)工作順利開展的依據(jù)，合同文本及相關(guān)資料的原件妥善保管利于營造林過程中監(jiān)督管理，也利于營造林發(fā)展的后續(xù)管理。

1.2 營造林作業(yè)設(shè)計(jì)。營造林作業(yè)設(shè)計(jì)是指在完成栽植樹木的地塊預(yù)先編制出工作方案、計(jì)劃，并繪制出圖件，它是林業(yè)工程建設(shè)不可缺少的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是工程技術(shù)檔案中的原始資料。營造林作業(yè)設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容為小班空間位置（小班涉及的鄉(xiāng)村林班號）、造林樹種、整地規(guī)格、造林密度（株行距）、苗木標(biāo)準(zhǔn)（地徑、苗高）、經(jīng)營措施、資金概算、施工圖等，其作業(yè)設(shè)計(jì)成果檔案材料要求在造林之前完成。

1.3 營造林施工管理。營造林工程實(shí)施中，建設(shè)單位要負(fù)責(zé)進(jìn)行對林地清理、煉山、整地、定植、撫育、追肥及病蟲害防治等營林技術(shù)規(guī)程的施工指導(dǎo)，以及派人進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，并要求記錄施工日志；施工單位要嚴(yán)格按照建設(shè)單位的作業(yè)設(shè)計(jì)施工，確保營造林的工程質(zhì)量，并針對工程管理情況，對施工人員的實(shí)際情況及時(shí)開展工程作業(yè)設(shè)計(jì)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理和檢查驗(yàn)收等方面的培訓(xùn)。

1.4 營造林驗(yàn)收。營造林驗(yàn)收通常是年度造林成效的一次綜合驗(yàn)收，是對當(dāng)年各項(xiàng)營造林生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行的自查，主要對造林面積進(jìn)行GPS測量驗(yàn)收以及造林成活率的查看驗(yàn)收。驗(yàn)收后，需要核實(shí)營造林任務(wù)和內(nèi)容是否符合作業(yè)設(shè)計(jì)要求，質(zhì)量是否達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，并針對營造林生產(chǎn)中存在的問題提出處理意見。

1.5 營造林投資預(yù)算。營造林投資估算是營造林管理的一項(xiàng)重要的工作。在營造林之前，需要根據(jù)當(dāng)?shù)厥袌鑫飪r(jià)及用工價(jià)格，做好整地、定值、購苗、撫育、運(yùn)輸及管理等費(fèi)用方面的估算。

1.6 林木生長量測定。造林后每年需要定期對林木樹高、胸徑、蓄積等生長量進(jìn)行測定，要求認(rèn)真填寫小班空間位置、地類面積、林分概貌等小班因子調(diào)查表。

1.7 其它相關(guān)資料。營造林期間，需要經(jīng)常派護(hù)林員進(jìn)行查看管理，對林木防火、人畜破壞或侵?jǐn)_、林木病蟲害等相關(guān)方面的內(nèi)容求及時(shí)整理、登記。特別是受病蟲害影響的苗木，要做好病源調(diào)查、危害面積、防治措施方面的備案登記。

2、營造林檔案管理方式

根據(jù)營造林的內(nèi)容，主要是做好紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式的管理，實(shí)際上也是圖文表的檔案管理，通常需要圖文表電子檔案和紙質(zhì)檔案保持一致。

2.1 紙質(zhì)檔案管理。紙質(zhì)檔案是指以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓摹D紙、帳冊、合同、協(xié)議、筆記等的原本和原稿。在營造林檔案管理中主要包括請示、批復(fù)、土地合同、造林驗(yàn)收單、財(cái)務(wù)表、生長量測定表等。

2.2 電子檔案管理 電子檔案主要是采用計(jì)算機(jī)軟件或硬盤編排存儲資源檔案信息，便于圖表的存檔。主要是對文本編排的檔案配備必要的設(shè)備和技術(shù)軟件，如配備專門的計(jì)算機(jī)確保運(yùn)行軟件載體的安全，以及硬盤存儲備份文檔、GIS信息軟件建立小班圖表空間數(shù)據(jù)庫。

3、營造林檔案管理問題

近年來，隨著GIS技術(shù)軟件的開發(fā)與應(yīng)用，欽廉林場引進(jìn)了營造林管理的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，利用“3S”（GIS、RS、GPS）技術(shù)軟件來獲取、存儲和管理信息。但是由于重視力度不夠、資金投入不足，加上技術(shù)方面的專業(yè)人才欠缺，出現(xiàn)建檔率低、檔案管理凌亂、不便查找等問題，特別是隨著對外造林工作的實(shí)施，造林資源的不斷積累，所涉及的文件內(nèi)容多、數(shù)量大、變化快，營造林建檔繁瑣、延遲等問題凸顯。

4、營造林檔案管理建議

按照現(xiàn)代林業(yè)的發(fā)展要求，提高營造林經(jīng)營管理水平，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理是造林實(shí)施不可缺少的重要組成部分。

4.1 提高檔案管理的重要性認(rèn)識。營造林檔案管理的建立、健全，利于人們及時(shí)掌握營造林經(jīng)營活動情況，也易推動以后造林工作的開展。營造林管理部門要從“重造林、輕管理”的理念轉(zhuǎn)變出來，充分意識到健全營造林檔案管理利于提高科學(xué)經(jīng)營水平，以充分發(fā)揮森林資源綜合效益，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要性。因此，需要從戰(zhàn)略上高度認(rèn)識檔案管理的重要性，切實(shí)組織采取有效措施、確保營林經(jīng)費(fèi)充足，健全管理設(shè)備，才能使檔案管理工作緊抓不懈。

4.2 規(guī)范檔案資料的分類管理。首先搜集以往營造林建檔粗糙零亂的資料，如土地合同、作業(yè)驗(yàn)收單、作業(yè)設(shè)計(jì)表等，對其整理分類、排序、鑒定編目和歸檔上架，并錄入計(jì)算機(jī)保存電子檔案；其次，對當(dāng)前的數(shù)據(jù)資料及時(shí)準(zhǔn)確地收集、整理存檔，如合同、作業(yè)驗(yàn)收單、生長量測定的原始記錄表及造林方面的公文等，與計(jì)算機(jī)軟件編排及存儲管理的文檔查對，材料不一致或者不齊全的，需要及時(shí)錄入一致。

4.3 健全檔案管理設(shè)備及設(shè)施。健全的檔案管理設(shè)備和設(shè)施是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，要想提高營造林檔案管理水平，建立、健全檔案管理設(shè)備不可或缺。一是配置檔案管理專室、專柜存放檔案；二是加大營造林檔案管理的投資力度，購置專門計(jì)算機(jī)、數(shù)字化儀、繪圖儀、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備及正版“3S”技術(shù)軟件進(jìn)行檔案管理，特別是先進(jìn)的“GIS”《營造林工程管理信息系統(tǒng)》，操作方便易行、數(shù)據(jù)更新快捷，非常利于小班圖形數(shù)據(jù)庫和屬性數(shù)據(jù)庫的管理。三是搞好設(shè)施建設(shè)是檔案管理工作一項(xiàng)重要的硬件工程，檔案室要達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等要求，對檔案材料的安全管理、方便使用、及時(shí)更新等具有十分重要的作用。

4.4 完善營造林檔案管理制度。根據(jù)營造林管理辦法，按照林場檔案管理規(guī)范的要求，制定營造林檔案管理制度，并將制度上墻，嚴(yán)格執(zhí)行，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

4.5 加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。檔案管理員是檔案管理的主力軍，其責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到所提供的資源數(shù)據(jù)和圖面材料的可靠性、準(zhǔn)確性。因此，應(yīng)選派經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，并針對檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)、新問題，定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便有效提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

［1］中華人民共和國國家林業(yè)局 造林作業(yè)設(shè)計(jì)規(guī)程［S］.中華人民共和國林業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，LY/T，1607-2003.［2］徐福安.淺談易縣中德合作河北省造林項(xiàng)目檔案管理［J］.河北林業(yè)科技，2000（12）：26.［3］任思偉.淺談森林資源檔案管理在營林生產(chǎn)中的意義［J］.中國科技財(cái)富，2011（03）：200.來自學(xué)術(shù)堂論文網(wǎng)： http://

第二篇：營造林工作總結(jié)

ㄊㄐㄎ**年春季油茶營造林工作總結(jié)

為全面掌握全縣今春油茶營造林工作情況，及時(shí)查找存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，我局根據(jù)省廳油茶辦工作安排，結(jié)合本縣實(shí)際,及時(shí)組織指導(dǎo)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)林業(yè)站嚴(yán)格按照《油茶營造林技術(shù)規(guī)程》認(rèn)真開展自查驗(yàn)收工作，現(xiàn)就自查驗(yàn)收情況總結(jié)如下：

一、**年春季油茶營造林工作完成情況：

**年春，我縣實(shí)際完成油茶新造林*77*8畝，涉及**個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)7*村*9*個(gè)小班，各造林小班面積均在*畝以上。其中國家油茶示范專項(xiàng)造林7***畝、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)油茶專項(xiàng)造林****畝、鞏固退耕還林成果專項(xiàng)資金項(xiàng)目造林****畝，其他項(xiàng)目造林**8*畝。造林苗木為長林系列，造林成活率最低9*%，最高**%，平均9*%；苗木合格率、苗木調(diào)撥憑證率、已造林小班撫育率、作業(yè)設(shè)計(jì)率、建檔率、管護(hù)率均為***%；在北中、大石等**個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)*7個(gè)小班完成低產(chǎn)林改****畝，作業(yè)設(shè)計(jì)率、建檔率和管護(hù)率均***%。

二、主要做法：

一是領(lǐng)導(dǎo)重視組織得力縣委、政府主要負(fù)責(zé)人經(jīng)常深入油茶產(chǎn)區(qū)調(diào)研，幫助解決發(fā)展難題，掛點(diǎn)負(fù)責(zé)重點(diǎn)油茶片，并多次專程向上級匯報(bào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持?？h政府專門成立了產(chǎn)業(yè)發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)小組，由政府主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，發(fā)改委、財(cái)政、林業(yè)、農(nóng)委等相關(guān)職能部門和農(nóng)業(yè)銀行等金融機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人為成員，明確分工，落實(shí)職責(zé)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)也成立了相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，一級抓一級，層層推動，形成合力，共同推進(jìn)我縣油茶產(chǎn)業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

二是科學(xué)規(guī)劃及時(shí)實(shí)施為搶抓春季植樹造林的大好時(shí)節(jié)，我局根據(jù)《ㄊㄐㄎ油茶產(chǎn)業(yè)化發(fā)展規(guī)劃》、《ㄊㄐㄎ林業(yè)“十二五”發(fā)展規(guī)劃》、《ㄊㄐㄎ特色經(jīng)濟(jì)林發(fā)展規(guī)劃》、《安徽省油茶產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，從去年夏季就開始對今春油茶營造林各項(xiàng)工程的地塊選擇、規(guī)劃設(shè)計(jì)等前期工作早謀劃、早部署，今春又根據(jù)天氣情況及時(shí)組織指導(dǎo)油茶苗木的調(diào)運(yùn)和栽植，確保了在植樹期間各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。

三是抓好種苗打?qū)嵒A(chǔ)我縣始終把確保種苗質(zhì)量作為油茶產(chǎn)業(yè)的一項(xiàng)重要工作來抓，在良種壯苗繁育和監(jiān)管上下大功夫。從中國林科院亞林所、湖南省林科院及江西和舒城引用油茶良種**個(gè),在縣苗圃、華源公司等單位定點(diǎn)建立苗木繁育圃*9*畝，年產(chǎn)優(yōu)質(zhì)嫁接苗***多萬株，并不斷加大對油茶種苗質(zhì)量的監(jiān)管力度，嚴(yán)把種苗出圃和栽植關(guān)，確保良種壯苗造林使用率達(dá)***%。

四是加強(qiáng)培訓(xùn)推廣技術(shù)為使我縣油茶產(chǎn)業(yè)更好地向“兩高一優(yōu)”、又好又快方向發(fā)展，我們著力抓好油茶良種繁育、采穗圃營建、豐產(chǎn)栽培等技術(shù)的推廣應(yīng)用。堅(jiān)持日常培訓(xùn)、專家培訓(xùn)與項(xiàng)目培訓(xùn)相結(jié)合，去冬今春共舉辦縣級以上各類油茶營造林實(shí)用技術(shù)培訓(xùn)班*個(gè)，培訓(xùn)人員***人次；鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類培訓(xùn)班**個(gè)，培訓(xùn)人員****人次。同時(shí)，我們還組織科技人員結(jié)合太湖實(shí)際，編印了通俗易懂和科學(xué)性、實(shí)用性強(qiáng)的《油茶栽培》技術(shù)手冊****多份,發(fā)放到各油茶經(jīng)營戶，以不斷提高他們的營造林技術(shù)水平。

五是支持大戶做大基地我縣不斷創(chuàng)新油茶生產(chǎn)經(jīng)營模式，實(shí)行大戶示范、以點(diǎn)帶面、點(diǎn)面結(jié)合輻射全縣的辦法，促使千家萬戶參與油茶生產(chǎn)，在全縣不斷掀起油茶基地造林熱潮。為支持大戶加快油茶基地建設(shè)，我們一是政策扶持?？h政府采取以獎代補(bǔ)和小額信貸等優(yōu)惠政策，每年安排專項(xiàng)資金用于支持油茶產(chǎn)業(yè)發(fā)展，對新造林每畝補(bǔ)助***元，油茶低產(chǎn)林改造每畝補(bǔ)助**元。產(chǎn)區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)也擠出資金，支持油茶種植大戶發(fā)展。二是項(xiàng)目帶動。充分利用林業(yè)、財(cái)政扶貧、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化、土地

整理、水土保持、移民后期扶持等項(xiàng)目資金的整合力度，支持新造高產(chǎn)林和改造低產(chǎn)林，做大做強(qiáng)油茶產(chǎn)業(yè)。三是典型引領(lǐng)。大力培育種植大戶和回鄉(xiāng)創(chuàng)業(yè)典型，通過基地示范與典型宣傳，堅(jiān)定群眾發(fā)展油茶的信心。全縣有汪福建、黃齊飛等**9位外出務(wù)工有成人員回鄉(xiāng)承包山場種植油茶，專業(yè)從事油茶產(chǎn)業(yè)的農(nóng)民經(jīng)紀(jì)人達(dá)到***名。種植油茶的組織化程度不斷提高，成立了農(nóng)民專業(yè)合作社8家，從事油茶種植企業(yè)**家，種植大戶4*戶,他們現(xiàn)已成為我縣油茶基地建設(shè)的主力軍。

三、存在問題：

一是種植基地整體經(jīng)營水平不高 由于傳統(tǒng)分戶零星種植和農(nóng)村主要勞動力外出務(wù)工等原因，造成一些基地種植不規(guī)范，管理不到位。二是基地造林資金嚴(yán)重不足 據(jù)調(diào)查，營造油茶基地前*年每畝投入資金需*8**元以上，目前國家油茶示范專項(xiàng)造林投入僅每畝***元。就我縣而言，縣政府對油茶產(chǎn)業(yè)的扶持力度受財(cái)力影響，也就新造每畝補(bǔ)助***元。農(nóng)民造林自己需投入資金每畝*4**元以上，嚴(yán)重影響了農(nóng)戶造林積極性，這就在我縣出現(xiàn)了育苗、加工兩頭熱和中間基地建設(shè)相對冷的尷尬局面。三是基地發(fā)展不平衡 表現(xiàn)形式有個(gè)別鄉(xiāng)村干部對發(fā)展油茶的意義認(rèn)識程度不高，從而導(dǎo)致了各地油茶發(fā)展的規(guī)模不平衡和造林質(zhì)量、管理水平不平衡。公司、大戶造林的質(zhì)量高，而主要受資金和技術(shù)力量等因素的影響，農(nóng)戶分散經(jīng)營的造林質(zhì)量較低。

四、下步打算：

為加快我縣油茶產(chǎn)業(yè)的快速健康發(fā)展，縣政府將進(jìn)一步加強(qiáng)對油茶產(chǎn)業(yè)發(fā)展的組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化各級油茶發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)職能，設(shè)立日常工作機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)各級各部門工作，有效整合各項(xiàng)目發(fā)展資金，形成合力，努力推進(jìn)我縣油茶產(chǎn)業(yè)由大縣向強(qiáng)縣跨越。一要大力籌措基地建設(shè)資金，加大對農(nóng)民的造林投入。在現(xiàn)有項(xiàng)目補(bǔ)助的基礎(chǔ)上，要對油茶造林和對造林地上套作的糧食進(jìn)行政府補(bǔ)貼；二要更加注重科學(xué)規(guī)劃，堅(jiān)持適地適樹；要更加注重用良種壯苗上山造林；要更加注重加強(qiáng)對造林地的撫育管理、雨季補(bǔ)植補(bǔ)造和病蟲害防治工作；三要高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行基地建設(shè)。要將基地造林與林道建設(shè)、坡耕地改造、蓄水、灌溉工程相結(jié)合。四要多種形式齊發(fā)展，充分調(diào)動公司、大戶和廣大群眾的造林熱情；要明確出臺政策，支持林業(yè)科技人員對油茶發(fā)展開展有償技術(shù)服務(wù)，要把科學(xué)技術(shù)切實(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，充分調(diào)動全縣林業(yè)科技人員學(xué)科技、用科技、傳科技的熱情。五要在現(xiàn)有宣傳形式的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺和報(bào)紙、刊物宣傳國家發(fā)展油茶政策和油茶種植技術(shù)。六要加大現(xiàn)有油茶低產(chǎn)林改造力度，全面提高林份質(zhì)量。七要充分利用我縣與各科研機(jī)構(gòu)合作的有利條件，進(jìn)行產(chǎn)學(xué)研合作推動科技創(chuàng)新，切實(shí)解決目前存在的林地機(jī)械墾復(fù)、造林品種配比、花期調(diào)控、灌木機(jī)械化清除、油茶果機(jī)械脫殼、油茶產(chǎn)品質(zhì)量快速準(zhǔn)確檢測、附加值不高等方面的問題。八要加強(qiáng)科技培訓(xùn)、培養(yǎng)實(shí)用人才。到****年當(dāng)我縣油茶基地規(guī)模達(dá)到**萬畝時(shí)，僅僅在基地管理方面我們至少需要****名能吃苦耐勞，吃、住在山，身體過硬，又掌握了修枝、施肥、灌溉、除草、采摘等方面的技術(shù)工人。因此我們將努力爭取以職業(yè)高中為基地，聘清專家上課，開設(shè)油茶栽培專業(yè)，從在校學(xué)生中培養(yǎng)技術(shù)農(nóng)民。這既能推動我縣油茶種植的科技推廣，又為我縣創(chuàng)造了****個(gè)以上的就業(yè)崗位。

盡管我縣油茶產(chǎn)業(yè)發(fā)展走在全省前列，但真正要把油茶產(chǎn)業(yè)做大做強(qiáng)，任務(wù)還非常艱巨。我們相信，在省廳、市局和ㄊㄐㄎ委、縣政府的正確領(lǐng)導(dǎo)與大力支持下，通過全縣廣大人民的共同努力，一定能把油茶產(chǎn)業(yè)打造成太湖具有區(qū)域特色的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和富民強(qiáng)縣的致富產(chǎn)業(yè)。

ㄊㄐㄎ林業(yè)局

**年*月**日

第三篇：檔案管理建議

公司檔案管理工作建議

為響應(yīng)《關(guān)于對公司各分公司檔案工作進(jìn)行調(diào)研的通知》（以下簡稱通知），福建分公司對公司檔案情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)及上報(bào)工作。在此過程中，總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)，查處了一些不足，對公司現(xiàn)有制度設(shè)立及執(zhí)行情況進(jìn)行了反思。現(xiàn)根據(jù)通知要求，對以下五個(gè)方面提出建議：

1、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

隨著國家法律法規(guī)日益完善及集團(tuán)公司各項(xiàng)規(guī)定的要求的提高，檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)。為保證各類檔案完整齊備、分類清晰，需要各部門的專業(yè)人員進(jìn)行收集，專門部門專業(yè)人員進(jìn)行管理。我們單位目前的狀況是存在著，檔案專業(yè)人員需求與企業(yè)降本增效壓力之間的矛盾。我們公司不少項(xiàng)目部基于成本壓力，也沒有配備資料員，各專業(yè)施工員自己跑資料、自己存資料。因?yàn)槭┕T現(xiàn)場工作非常繁瑣，應(yīng)急情況較多，因此施工過程中資料傳遞過程中難免遺失。普通資料丟失可以補(bǔ)做，但如果丟失的是工程簽證，能否補(bǔ)簽成功是一個(gè)未知數(shù)。少遺失一份簽證，其價(jià)值往往遠(yuǎn)大于一個(gè)資料員的工資成本。

2、檔案保管及利用

無專門檔案室及資料員的情況下檔案保管與借閱肯定是不規(guī)范的，保管過程中存在遺失風(fēng)險(xiǎn)，而借閱過程中出借人忘記收回，借閱人忘記歸還的可能性更大。出于對檔案管理的考慮，希望公司能夠發(fā)布正式文件，建立檔案管理專人專室制度。當(dāng)然考慮到項(xiàng)目有大小，希望新規(guī)定不要一刀切。而根據(jù)項(xiàng)目產(chǎn)值分檔區(qū)別執(zhí)行。將是否建立檔案室、設(shè)置專職資料員的決定權(quán)交給制度，讓項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)有規(guī)可依，避免個(gè)人決策面臨著降本增效壓力與檔案管理要求兩難的選擇，提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平。

3、對公司檔案管理的要求

公司檔案管理規(guī)范化程度與各分公司及廣大員工利益息息相關(guān)。分公司或者職工個(gè)人需要查詢職工的個(gè)人檔案、社保檔案、執(zhí)業(yè)類證書注冊情況，現(xiàn)在通用做法是打電話咨詢有關(guān)部門的同事，有時(shí)候該同事并不主管這塊，性質(zhì)就變成了請人幫忙，既耽誤該同事工作時(shí)間，查詢效率也低。為打通查詢渠道，提高檔案利用效率，建議凡不涉及國家企業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案材料在內(nèi)網(wǎng)公開，讓公司職工都可以查閱。

4、公司檔案培訓(xùn)內(nèi)容方面的要求

-加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的教育力度，培訓(xùn)次數(shù)可以適當(dāng)增加。而現(xiàn)階段在職工的意識中，安全質(zhì)量成本進(jìn)度都非常重要，往往對檔案管理重視程度不足。檔案也是效益，完備的檔案可以規(guī)避企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)。還有很多工程事故中的責(zé)任人員憑借工程檔案的證明作用避免了刑事責(zé)任，實(shí)實(shí)在在的挽救了自己的人生。

5、公司檔案考核方面的建議 1）考核制度

檔案管理包括制度建立、執(zhí)行、考核、改進(jìn)等流程。其中考核是通過對結(jié)果的檢查評價(jià)來逆推制度、執(zhí)行中的經(jīng)驗(yàn)和不足，為之后工作的循環(huán)改進(jìn)不斷提高奠定基礎(chǔ)?？己斯ぷ髟诔绦蛏弦缶哂袊?yán)格嚴(yán)肅性，在實(shí)體上要求具有客觀真實(shí)性。程序是實(shí)體的保障，實(shí)體是程序的目的。因此為保證考核結(jié)果真實(shí)有效，可以制定嚴(yán)格的考核程序，包括書面報(bào)告，派員調(diào)研，定期抽查與不定期抽查相結(jié)合，檢查之后的“回頭看”等措施。

2）獎懲措施

獎懲措施是各部門各專業(yè)重要的管理手段，對于提高積極性效果明顯。依據(jù)考核結(jié)果對優(yōu)秀單位進(jìn)行獎勵(lì)表彰，獎勵(lì)肯定是以精神獎勵(lì)為主物質(zhì)獎勵(lì)為輔。對于不作為的單位進(jìn)行通報(bào)甚至處罰。為以后的循環(huán)改進(jìn)提供動力。

第四篇：檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容

檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、文書處理程序：

目 的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補(bǔ)充修改制度》 《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》 《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》 《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》

（一）收文：

1、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。

2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。

4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時(shí)送還綜合辦。

5、涉及幾個(gè)部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。

6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級上報(bào)，嚴(yán)肅處理。

（二）發(fā)文：

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××

團(tuán)字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要

有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請示報(bào)告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關(guān)部室會簽，會簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對，公文應(yīng)在最后

打印打字員、校對員的姓名。

6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。

（三）歸檔：

1、公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料

員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員

均應(yīng)按以下步驟歸檔。

（1）收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需

歸檔文件。

（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑

設(shè)計(jì)類、人事檔案類。

（3）檔案價(jià)值鑒定：對各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集

中排列。

（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫、室編件號、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。

（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移

交手續(xù)。

3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等

各項(xiàng)活動中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

4、由綜合辦負(fù)責(zé)對公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證

件及文件。

5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并

整理、歸檔。

6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對,并于每3月底前將上內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

7、當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會計(jì)檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。

8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。

9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光

盤備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件

或其他形式的公文副本。

（四）利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。

（五）統(tǒng)計(jì)：詳見附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序：

1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用

營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對印鑒、介紹信及營

業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。

4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理

有關(guān)用印手續(xù)。

5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于??

使用”字樣。

6、介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。

8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦

事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

9、各部室印鑒（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋

印清晰。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。

三、公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函（對時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各

部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不

得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、辦公設(shè)備及用品使用程序：

范 圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號）

1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。

2、辦公設(shè)備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。

3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺帳。

4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。

5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中

辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。

9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置，并將采購物品分類進(jìn)帳。

五、圖書購置、借閱程序：

1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購置。

2、購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。

3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進(jìn)行圖書資料的登記。

4、綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版

本”章。

5、借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。

六、信息傳遞程序：

1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。

2、對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、各部室要認(rèn)真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。

4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。

5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實(shí)，事事有回音。

備 考 表

盒內(nèi)文件情況說明

整理人：

檢查人：

****年**月**日

關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求

總的質(zhì)量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值, 便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價(jià)值的文件材料, 均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù), 均應(yīng)齊全完整。

二、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn), 層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料, 要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起, 準(zhǔn)確地反映企業(yè)科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。

三、卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起, 即:批復(fù)在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時(shí)間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時(shí)間依序排列。

四、區(qū)分不同價(jià)值: 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同

而拆開組卷。

五.具有長期保存的案卷, 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄

或復(fù)印, 連同原件一同歸檔。六.卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙?jiān)谟蚁陆蔷帉戫撎枴?/p>

七、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進(jìn)行裝訂。然后，按“件”

號順序排列裝盒，一盒為一卷。

八、歸檔文件目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填

寫齊全。

件號（序號）：填寫文件的件號。

責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準(zhǔn)。文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。

題名：填寫文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標(biāo)題或不能說明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕；會議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫明會議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對方單位。

日期：填寫文件形成的時(shí)間，填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。

頁數(shù)：填寫每份文件的頁數(shù)。

九、備考表的填寫: 每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明, 都應(yīng)填在備考表內(nèi), 若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。

十、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個(gè)部分組成：文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。用印有公司名稱卷盒的內(nèi)部文件，可以省略文件制

發(fā)機(jī)關(guān)。

十一、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容, 攝

制人。照片要連同底片一起歸檔。

十二.歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和

軟、硬平臺等。

檔案管理制度

一、主要內(nèi)容

公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)

容。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)

1、文書結(jié)案后，原稿由公司人事行政部歸檔。

2、各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)人事行政部批準(zhǔn)后可留存復(fù)印版本。、檔案管理人員主要職責(zé)：(1)制定或參與制定檔案管理工作的規(guī)章制度；

(2)對公司各部門及下屬分公司內(nèi)部文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

(3)做好公司檔案的收集、整理、保管和借閱工作；

(4)做好機(jī)密檔案的存檔及保密工作；

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件：包括ZF頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由公司發(fā)布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議：包括由公司總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材

料、會議記錄等。

3、計(jì)劃性文件：包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、市場拓展計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件：包括公司或月度工作總結(jié)、下屬部門的或月度工作總結(jié)、單項(xiàng)

性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、批示性文件：包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料：包括企業(yè)各部門上報(bào)的，在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財(cái)產(chǎn)狀況、銷售狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾、授權(quán)證書和證

明等。

8、匯報(bào)性文書資料：包括公司上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料：包括公司各部門及下屬分公司的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料：包括公司各部門及下屬分公司在其經(jīng)營活動或其它活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料：包括各類產(chǎn)品的核心技術(shù)資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。

五、檔案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到人事行政部。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，公司各部門、下屬分公司指派專人做為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期協(xié)同人事行政

部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

2、立卷歸檔的時(shí)間

(1)凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交人事行政部立卷歸

檔。

(2)對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷

歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

3、立卷歸檔的要求

(1)各部門檔案持有者在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立

卷歸檔。

(2)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

(3)歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須

立在一起

(4)立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。(5)填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。(6)立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動狀況和面貌。

(7)立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

(8)立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件按保管期限和文件年限分開立卷。(9)立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

(10)文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方

便。

（11）各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原

件，并保持其完好無損。

(12)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲

像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、檔案的借閱

1、檔案主要供本公司利用，禁止外借。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。

5、必要時(shí)，人事行政部應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋人事行政部印章后才有效。人事行政部證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管

理員要及時(shí)催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令

其賠償一切損失。

七、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共

同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)人事行政經(jīng)

理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確定后方可。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和人事行政部鑒定解密，對解密檔案作一般

檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來來訪人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重將

依法追究法律責(zé)任。

8、公司在職工作人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，人事行政部審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由人事行政部經(jīng)理監(jiān)

督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)人事行政部和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同

鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

九、檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第五篇：人事部門檔案管理內(nèi)容

武漢開明高科技有限公司

人事部門檔案管理內(nèi)容

為實(shí)現(xiàn)公司人事檔案管理科學(xué)化、制度化，發(fā)揮人事檔案的最大效用，應(yīng)制定人事檔案管理制度。人事檔案分為公司人事檔案和個(gè)人人事檔案兩大類。

公司人事檔案分設(shè)以下內(nèi)容：

（1）人事管理各項(xiàng)規(guī)章制度；

（2）公司組織結(jié)構(gòu)圖；

（3）公司各部門崗位工作說明書和工作規(guī)范；

（4）員工花名冊；

（5）保險(xiǎn)資料；

（6）公司人力資源管理統(tǒng)計(jì)表；

（7）其他應(yīng)列入公司人事檔案的項(xiàng)目。

員工檔案分為：員工基本檔案、培訓(xùn)檔案、員工工作業(yè)績檔案。

（1）員工基本檔案 員工基本檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：① 員工履歷表及入職時(shí)所填寫的《職員登記表》、入職單。

② 員工身份、學(xué)歷、職稱等證件復(fù)印件。

③ 員工以往工作或?qū)W習(xí)的單位對其的鑒定和評價(jià)資料以及其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核資料。

④ 員工以往各方面獎懲證明。

⑤ 勞動合同書等。

（2）資料變更

員工所提供履歷資料如發(fā)生變化，員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)知人力資源部，以便使員工個(gè)人檔案資料內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保資料正確無誤。

（3）員工人事資料的使用

員工人事檔案資料為公司管理及決策部門提供員工各方面基本數(shù)據(jù)，并為人力資源統(tǒng)計(jì)分析提供資料；通過分析結(jié)果了解人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。

（4）培訓(xùn)檔案

① 員工培訓(xùn)檔案

員工培訓(xùn)檔案是對員工自進(jìn)入公司工作開始所參與過的各種培訓(xùn)活動的詳細(xì)記錄。

② 員工培訓(xùn)記錄內(nèi)容

包括崗前培訓(xùn)記錄、崗位培訓(xùn)記錄、工作期間員工自費(fèi)參加各種培訓(xùn)的記錄及培訓(xùn)結(jié)果等記錄資料。③ 培訓(xùn)檔案的使用

員工培訓(xùn)檔案將做為對員工考評、晉升、加薪時(shí)的參考依據(jù)；員工培訓(xùn)檔案也是公司人力資源部組織培訓(xùn)、發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù)。

（5）員工工作業(yè)績檔案

將員工各階段、各時(shí)期的工作評價(jià)和考核及主要表現(xiàn)記錄在案，便于正確全面地評價(jià)員工。工作業(yè)績檔案主要包括：

① 考評記錄：公司實(shí)行制度化的評估工作，對員工工作表現(xiàn)定期定時(shí)進(jìn)行考評?？荚u記錄可以比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要作用。

② 出勤記錄：員工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按匯總，存入員工工作檔案。員工出勤情況的記錄是員工工作態(tài)度的側(cè)面反映，體現(xiàn)了員工對企業(yè)的忠誠和對工作的責(zé)任感。

③ 獎懲記錄：員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律受到各種獎勵(lì)或處罰的記錄，是對其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù)。④ 職級變更記錄：員工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級別與工資待遇等內(nèi)容會有變化，這種變動也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)大小。員工工作檔案中對員工職級的變動記錄是查考員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。

公司人事檔案管理工作，由公司人力資源部負(fù)責(zé)，必須嚴(yán)守秘密，不得泄露。

檔案借閱應(yīng)按以下原則和程序辦理：

（1）非人力資源部人員不得自行檢取檔案。

（2）凡借閱檔案者，均須填寫書面申請表，由上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并經(jīng)人力資源部主管批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。

（3）檔案借閱原則上就地閱讀，若確須帶出，經(jīng)人力資源部上級主管批準(zhǔn)后，方可帶出，并在規(guī)定之日送還。

（4）借閱檔案應(yīng)嚴(yán)守秘密，非經(jīng)人力資源部門主管批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)印檔案內(nèi)容。

（5）借閱人不得撤換、涂改、損壞及批閱檔案內(nèi)文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)追究其法律責(zé)任。

（6）檔案借閱最多2個(gè)工作日，必須按時(shí)送還。

（7）凡屬涉及公司機(jī)密的檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可借閱。

（8）人力資源部負(fù)責(zé)外借檔案的催還。