第一篇：公文處理注意事項

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公文處理注意事項 注辦。各部門具體承辦人員要根據(jù)文件辦理要求和局領(lǐng)導批示及

時辦理。辦理結(jié)束后應在收文處理簽的“注辦”欄中填寫辦理情況

一、發(fā)文管理應注意的事項：

和結(jié)果，并簽名。注辦時應注意查看擬辦意見和局領(lǐng)導批示意

（一）擬稿

見。各部門負責人要經(jīng)常對本部門閱辦文件的辦理情況進行檢1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設(shè)置為上3.7、下3.5厘

查，確保文件及時正確辦理完畢。

米，左2.8厘米，右2.6厘米。

二、發(fā)文處理

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”號字。如果文中有標題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應該用黑

欄下的各個項目，標注主題詞可使用“自動標引”功能，并根據(jù)主體三號字。段落行距為固定值30磅。

題詞標引的規(guī)定進行調(diào)整。進入“正文、附件”欄后，先編輯正文，3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二

再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應在“外收文登記簿”中○○四年十月十二日”。

選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則4.人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引

上應由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認起草完畢后，將文件發(fā)送發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹

本部門負責人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應設(shè)定興市國家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國

為共享文件，以便其它工作人員查詢。

稅辦〔2004〕444號）”。

審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”、第二層為“

（一）”，入計算機文稿，認真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導審批”欄明第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時間、確簽署意見，審批意見的詳細內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩

審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)6.公文如有附件，應當在正文之后空一行再空兩格、成文時間之

送給有關(guān)部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附

文稿，產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回擬稿件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公7.成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準、聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)

室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽負責人的簽發(fā)日期為準。

完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領(lǐng)導審閱確認，然8.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種

后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核類，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。上報的公文，標題中不標發(fā)文機關(guān)。

后報局領(lǐng)導簽發(fā)。送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應送辦公室歸檔。

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

核稿。公文經(jīng)部門負責人初審后，應根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法9.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的公文，如其標題過長，可以自擬事由摘要轉(zhuǎn)發(fā)，規(guī)部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應先送法規(guī)部但不能以上級機關(guān)公文的發(fā)文號代替。

門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復審后，應發(fā)回10.主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡

主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導分工發(fā)送簽發(fā)。重要稱、統(tǒng)稱。

文稿由辦公室負責人復核后再發(fā)送局領(lǐng)導簽發(fā)。辦公室核稿后，11.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其

必須產(chǎn)生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”他機關(guān)，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導直

上相應的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對不需發(fā)文或需作較大修改的接交辦的事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導者個人。

文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日12.“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。

必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來的電子文件。各單位13.抄送多個單位，中間用逗號隔開，結(jié)尾用句號。例如：“抄送：

接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓?！痢痢?，××××，××?！?/p>

（二）審批

1.簽批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。

2.公文送領(lǐng)導人簽發(fā)之前，應當由擬稿人所屬部門領(lǐng)導初審簽名 后，送辦公室審核。其中涉稅規(guī)范性文件經(jīng)部門負責人初審后一

律先送市局法規(guī)處復審，再送辦公室審核。辦公室核稿時發(fā)現(xiàn)未經(jīng)法規(guī)處復審的涉稅規(guī)范性文件應及時退回擬稿部門。

二、普通收文處理

1.辦公室應及時提出擬辦意見。

2.辦公室收發(fā)人員在分送分管領(lǐng)導要求閱示的同時，應同時分送其他局領(lǐng)導傳閱。對局領(lǐng)導處理完畢的文件，收發(fā)人員應逐份查閱領(lǐng)導批示，并按領(lǐng)導批示辦理。

3.承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應及時辦理，并在文件注辦欄內(nèi)明確處理意見或辦理結(jié)果，同時簽名。閱辦文件如有明確辦理時限的，按要求辦理，如無明確規(guī)定的，在五個工作日內(nèi)辦理完畢并向分管局領(lǐng)導匯報。對內(nèi)容涉及面廣，問題較復雜，不能在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢的，主辦單位應當向上級或者有關(guān)方面說明原因。對需向分管局領(lǐng)導匯報后才能辦理的，應及時向分管局領(lǐng)導匯報。其他傳閱文件一般在二個工作日內(nèi)閱畢，可以不簽名。計算機公文處理中的流程及要點

一、收文處理 收文登記、收文掃描后進入公文處理系統(tǒng)。

擬辦。由辦公室專人處理，填寫擬辦意見轉(zhuǎn)交收發(fā)人員信箱。

批辦。局領(lǐng)導閱批文件在個人信箱中處理，在閱批并簽名后轉(zhuǎn)回辦公室。辦公室收發(fā)人員根據(jù)局領(lǐng)導意見將文件分送有關(guān)部門。凡局領(lǐng)導有重要批示內(nèi)容的文件，文書人員應及時抄送辦公室領(lǐng)導，以便加強督查。

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第二篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發(fā)文管理應注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，完畢。

二、發(fā)文處理

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”欄下的各個項目，標注主題詞可使用“自動標引”功能，并根據(jù)主題詞標引的規(guī)定進行調(diào)整。進入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應在“外收文登記簿”中選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認起草完畢后，將文件發(fā)送本部門負責人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應設(shè)定為共享文件，以便其它工作人員查詢。

審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領(lǐng)導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報局領(lǐng)導簽發(fā)。送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門負責人初審后，應根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應先送法規(guī)部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復審后，應發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負責人復核后再發(fā)送局領(lǐng)導簽發(fā)。辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

公文處理常識

【公文排版規(guī)格是怎樣定的?】

公文排版的規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般 每頁排22行，每行排28個字。

【如何確定行文關(guān)系?】

各級各類行政機關(guān)應根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。

【哪些部門、機關(guān)和單位可以聯(lián)合行文?】

以下部門、機關(guān)和單位可以聯(lián)合行文：一是同級政府、同級政府各部門可以聯(lián)合行文；二是上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；三是政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；四是政府部門與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；五是政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 【聯(lián)合行文有些什么規(guī)則?】

聯(lián)合行文有兩條規(guī)則：一是必須是涉及兩個以上部門職權(quán)范圍內(nèi)的事；二是必須明確主辦部門。

【“請示”性公文應注意哪些問題?】

給上級機關(guān)的“請示”性公文應注意四個問題：一是“請示”應當一文一事；二是一般只寫一個主送機關(guān)；三是需要同時送其它機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)；四是不得將“請示”夾帶在“報告”里，因“請示”必須批復，而“報告”則不必批復。

【單一發(fā)文的印章怎么蓋?】

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期(成文日期標識位置前已述)，加蓋印章應上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時間，就是說上不壓正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文

字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章用紅色。

【兩個單位聯(lián)合行文的印章怎么蓋?】

當聯(lián)合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，主辦機關(guān)印章在前，兩個印章橫排 均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。

【三個以上單位聯(lián)合行文的印章怎么蓋?】

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，落款處應將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序 排列署在相應位置，再把印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左右之間不 能相交或相切。

【公文最后一頁不能容下印章位置時怎么辦?】

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務(wù) 使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標識“(此頁無正文)”的方法解決。

【什么是主題詞?】

主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案 部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責制定和 發(fā)布。

【怎樣標識主題詞?】

這里說的主題詞是指全角冒號后邊的內(nèi)容。按照《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。如省政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知一文，標注的主題詞是“文秘工作 公文 辦法 通知”?！拔拿毓ぷ鳌笔穷悇e詞，“公文辦法”是類屬詞，“通知”則是文種。在通常情況下，類別詞在《國務(wù)院公文主題詞表》里面都有，只有一些特殊內(nèi)容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞。

【公文用紙的幅面尺寸是怎么規(guī)定的?】

公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏 差為±3mm。

【公文頁邊與版心尺寸是怎么規(guī)定的?】

我國公文用紙由長期以來一直沿用的16開型改為國際標準紙型A4型后，公文的頁邊與版心尺寸也作了新的規(guī)定，具體是：

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm。

公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm

版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。

行政公文處理有關(guān)常識及要求

一、公文種類及其適用范圍 主要行政公文劃分如下：

上行文：{請示、報告}

下行文：{指令類：命令批復}

{告知類：公告 布告 通告 通報 }

{泛用類：通知 決定 決議 紀要}

平行文：函和某些通知，紀要

1、決定

用于學校領(lǐng)導對重大事項、主要事項做出安排。例：《ХХ學校關(guān)于設(shè)立ХХ獎學金的決定》

2、通知

用于任免干部，傳達上級機關(guān)的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下

級機關(guān)公文，發(fā)布要求下級機關(guān)需和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。批轉(zhuǎn)性通知：可批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，批轉(zhuǎn)要表明態(tài)度，提出要求。轉(zhuǎn)發(fā)一般不表態(tài)，但可補充規(guī)定，或提出具體貫徹意見。事項性通知：告知有關(guān)科室及教職工使全體人員知照。

例：《關(guān)于ХХ節(jié)日放假的通知》《關(guān)于召開ХХ會議的通知》

3、通報

用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。例：《關(guān)于表彰ХХ同學的通報》 《關(guān)于學校治安情況的通報》

4、報告

用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。報告可以一文多事。工作報告：由做了什么工作，取得什么成績和今后有什么打算三個部份構(gòu)成正文。情況報告：由介紹情況，指出問題和提出建議三個部份構(gòu)成正文，重點在介紹情況。

建議報告：常用于業(yè)務(wù)主管部門向行政機關(guān)提出工作建議和制訂具體措施，其結(jié)語用“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)”。

5、請示

下級就某個具體問題或某項工作，直接向上級領(lǐng)導或業(yè)務(wù)主管部門提出請求，予以解決和答復的公文。

請示的正文包括請示理由，要求一文一事，一頭請示，不送個人，不得抄送。（請示若背景材料較多，可將其作為附件）結(jié)尾一般要寫“以上請示當否請批示”或“特此請示，請批復”。報告和請示的區(qū)別：

（1）從發(fā)文目的看，報告不要求上級給予回復，而請示帶有祈請性。（2）從發(fā)文的內(nèi)容看，報告是為了反映情況或答復詢事以陳述為主要內(nèi)容。而請示中的陳述（請示理由）則是為事項服務(wù)，不是公文的主要內(nèi)容。此外，報告可以一文多事，請示則應一文一事。

（3）從發(fā)文時間來看，報告是在事先事后發(fā)出都可，而請示必須是在事先發(fā)出，作出具體的事項安排。

6、批復

用于答復下級機關(guān)的請示事項。

7、函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有頭主管單位請求批準等。

8、會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。是根據(jù)會議主要精神，依照會議原始記錄和一定目的綜合整理形成的。比較重要的多次專門工作會議座談會以及一般例行的辦公會等，都可以用紀要來傳達會議精神或會議要求落實和具體事項。例：《ХХ學校校長辦公會議紀要》

二、公文格式

（一）一般格式規(guī)定

1、文頭：應用版頭“ХХ學校文件”（紅字）發(fā)文字號居中位置。由發(fā)文字號（單位代字）、發(fā)文年份（用中括號）和發(fā)文序號組成。版頭與正文之間有紅線隔開。例：省句中發(fā)〔2008〕6號

2、正文：包括標題，主送機關(guān)，正文，附件，發(fā)文單位，發(fā)文時間和印章。

A標題，公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

B主送機關(guān)，上行文一般只能有一個主送機關(guān)，一些周知性的公文（通告、決定）一般不寫主送機關(guān)。

C正文，開頭及節(jié)起應空兩格，文件中的數(shù)字前后一致，使用漢字或阿拉伯數(shù)字。

D附件，寫在正文之后，簽署發(fā)文機關(guān)和日期之前，要求寫明附件名稱和順序，隨同公文一并發(fā)出。

E發(fā)文單位，要署全稱或規(guī)范化簡稱。如果公文正文占滿頁面，只能另頁空白紙上標示發(fā)文單位時，則要在落款之前空白處用括號“（此頁無正文）”字樣，然后才署上發(fā)文單位名稱。

F發(fā)文日期，寫公文生效的法定時間，要求用漢字書寫年份，不能簡寫。凡由單位發(fā)出的公文，以單位領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準。G印章：上沿不要壓住正文，下沿接觸發(fā)文時間。

H文件尾部格式：包括主題詞，抄送，范圍應恰當準確。抄送：給有關(guān)部門。

（二）有關(guān)規(guī)定

1、發(fā)文單位標識

應當使用本單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

2、發(fā)文字號

聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。凡以本單位名義制定的公文，均由辦公室統(tǒng)一編號。

3、簽發(fā)人

上行文應當在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

4、標題

由發(fā)文機關(guān)名稱及公文正題和文種組成。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

5、主送單位

即公文的主要受理單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于正文上方，頂格排印。

6、正文

即公文的主體，用于表述公文內(nèi)容。

7、附件說明

即對附件名稱和順序的標注，應當置于正文之后，發(fā)文單位署名之前。

8、成文日期

以負責簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，位于發(fā)文單位署名右下方。

9、印章

除會議紀要和印制的特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應當加蓋發(fā)文單位印章。加蓋發(fā)文單位印章時可不用發(fā)文單位標識。用印位置在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下在騎年蓋月。聯(lián)合行文時，要加蓋所有行文單位印章，并把主辦單位印章排列在前。

10、附注

即需要說明的其他事項，應當加括號標注。

11、附件

即對主件涉及事項的說明性或補充性文字與材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起。

12、主題詞

上行文按上級機關(guān)的要求標注主題詞,其它公文按《公文主題詞表》（可上網(wǎng)查）的要求標注。

13、抄送單位

指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。只用抄送，不用抄報。

14、印制版記

由公文印制部門（即××學校辦公室）、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。

15、發(fā)文字號的主要形式與適用范圍。（1）“句二中發(fā)〔2008〕 ×號”用于請示、報告、通知、通告、意見等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×號”用于發(fā)出的函、答復等公文。

三、行文要求

1、本?？上蛐?nèi)一下級相關(guān)部門行文。本校內(nèi)設(shè)機構(gòu)，不得對外正式行文。

2、屬于本校職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可由本校自行行文。經(jīng)市教育局同意后由本校行文的，文中應當注明經(jīng)市教育局同意。

3、與其他部門聯(lián)合行文時，對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致的，本校不得自行向下行文。

四、公文起草

1、以本校名義制發(fā)的文件，按業(yè)務(wù)范圍，由有關(guān)處、室撰稿。文件起草前，分管副校長要組織有關(guān)處、室，對文件內(nèi)容進行深入的調(diào)查和充分的研究；必要情況下，由相關(guān)處室擬出寫作提綱并送分管領(lǐng)導審定后，再組織撰寫。

2、起草公文的基本要求

（1）公文的文種應當根據(jù)行文目的、學校的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。（2）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（3）人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，（7）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

五、公文校核與簽發(fā)

1、學校各處室擬制的公文，首先應由處室負責人核稿，隨后交辦公室主任核稿，分管校領(lǐng)導審稿，最后由校長或校長授權(quán)副校長簽發(fā)。

2、處室負責人核稿和分管領(lǐng)導審稿主要是從內(nèi)容、程序等各個方面全面審查把關(guān)。辦公室主任核稿主要是從是否確需要行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規(guī)范和擬制公文的有關(guān)要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等方面審查把關(guān)。

3、文稿如需作較大修改，可退還擬稿人先行修改或重新擬寫。

4、未經(jīng)校長或校長授權(quán)副校長簽發(fā)的文件不能生效，辦公室不予受理打印、蓋章、分發(fā)。

5、公文打印稿應校對3次以上，擬稿人及所在處室負責人為校稿負責人。

六、收文辦理和發(fā)文辦理

1、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序。（1）簽收

由辦公室負責簽收或領(lǐng)取有關(guān)公文。

（2）登記

由辦公室對所簽收領(lǐng)取的公文逐一進行登記。登記內(nèi)容包括：公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收文日期、辦理要求等。（登記格式參考附件）（3）擬辦

由辦公室負責人需要辦理的公文提出書面擬辦意見。

（4）批辦

由校領(lǐng)導根據(jù)有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文批給主管處室或有關(guān)人員辦理。

（5）承辦

由承辦處室按領(lǐng)導批辦意見和文件的要求，認真及時辦理。承辦處室每周五上午應將本周公文的辦理情況書面報送辦公室匯總。（6）催辦

由辦公室負責人對公文的承辦情況進行跟蹤督查。電報、急件、加急件應隨到隨辦，辦理期限原則上不超過24小時；一般文件原則上應當在收文當日送交承辦單位，辦理期限不得超過5天。文件自身規(guī)定辦理期限的，應在該文件規(guī)定的期限之前辦畢。

2、發(fā)文辦理

公文由領(lǐng)導審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理。發(fā)文辦理包括：公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。（1）核發(fā)

學校各處、室擬制的公文，應由處室負責人、分管校領(lǐng)導、辦公室主任分別審稿和核稿，最后報校長或校長授權(quán)副校長簽發(fā)。

（2）登記

辦公室人員對經(jīng)校長簽發(fā)的公文應逐一登記、編號、蓋章、存檔。登記內(nèi)容包括：公文標題、經(jīng)辦人、發(fā)文時間、發(fā)文字號、主送單位、抄送單位、份數(shù)等。（登記格式參考附件）（3）印制

校領(lǐng)導簽發(fā)后由打字員按規(guī)定數(shù)額及時印制，由擬稿處室負責組織人員裝訂。（4）分發(fā)

對外發(fā)送公文按照急緩程度確定送達方式。直接送達由辦公室配合業(yè)務(wù)處室完成，并由各業(yè)務(wù)處室負責辦理簽收手續(xù)；郵寄送達由業(yè)務(wù)處室寫信封并封口后交辦公室統(tǒng)一登記后用掛號件郵寄，以掛號信回單為寄送憑據(jù)。

3、辦理要求

（1）收文和發(fā)文辦理，必須層層實行責任制，明確任務(wù)、職責和要求，加速公文流轉(zhuǎn)，提高辦文效率。

（2）所有辦文人員（包括辦文工作人員和校領(lǐng)導），在本環(huán)節(jié)的工作處理完畢后，都要簽注姓名和日期。

（3）要嚴守辦文規(guī)定和保密制度，秉公辦文。不得越級越權(quán)辦文，不得隨意公開校領(lǐng)導批示，不得隨意拿走或復印批示原件和公文處理表。

七、公文管理（含電子公文）

1、本校的所有公文入口必須在辦公室，由辦公室設(shè)專人管理。校領(lǐng)導或其他工作人員外出開會帶回的公文，應及時送交辦公室統(tǒng)一處理。各處室也應固定專人負責公文的簽收和管理。

2、秘密公文的印發(fā)傳達范圍應按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行。

3、復制上級機關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準或授權(quán)。翻印件應當注明翻印機關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復印件應當加蓋復印機關(guān)戳記。復制的公文應當與正式印發(fā)的公文同樣管理。

4、密級公文應當由辦公室人員專門管理，并采取嚴格的保密措施。

5、辦公室每年要對秘密公文進行清理，清退和銷毀，并向有關(guān)部門報告公文管理情況。銷毀秘密公文、密碼電報必須嚴格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管校領(lǐng)導批準后，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

6、本校人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

7、學校、教育局的電子公文由專用電腦和專人負責。

八、公文立卷歸檔

辦公室應當指定專人負責公文的立卷歸檔。公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，立卷歸檔。各處室要將本處室的有關(guān)公文、材料及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

九、公文辦理要求

各中小學校和直屬單位要認真按照上述相關(guān)要求，嚴格加強公文辦理，指定專職人員，印制文頭紙和文件傳閱單，建立發(fā)文簿和收文簿，開展規(guī)范的公文辦理程序，局辦公室將組織有關(guān)人員進行檢查，并將檢查結(jié)果予以通報。

第三篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發(fā)文管理應注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領(lǐng)導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報局領(lǐng)導簽發(fā)。送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門負責人初審后，應根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應先送法規(guī)部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復審后，應發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負責人復核后再發(fā)送局領(lǐng)導簽發(fā)。辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

第四篇：黨政機關(guān)公文處理注意事項

黨政機關(guān)公文處理注意事項

一、頁邊距：頂部為37mm，底部為35mm，訂口（左部邊距）

28mm，右部為26mm。

二、字號：居中排布，年份應用六角括號“ ?? ”括入。

三、簽發(fā)人：如需加簽發(fā)人的，字號應居左并空一個字，簽

發(fā)人后加全角冒號，居右空一個字，“簽發(fā)人”三字應用三號仿宋字，簽發(fā)人姓名用三號楷體字。

四、主體：標題一般用2號小標宋體，標題排列應用梯形或

菱形。正文一般用3號仿宋，每個自然段左空2個字，內(nèi)容的一級標題用黑體字，二級標題用楷體字。

五、發(fā)文機關(guān)和日期：發(fā)文機關(guān)和日期用4號仿宋字，日期

用阿拉伯數(shù)字標明。

第五篇：公文事項處理注意事項

公文處理注意事項講座

根據(jù)公司有關(guān)領(lǐng)導安排和一些部門要求，今天在這里和大家就公文處理的一些注意事項進行一個交流。為了能使我們的交流具有側(cè)重點和針對性，我對今年投資公司制作的150多份公文進行了一個回頭看，逐份進行了翻閱，對存在的問題進行了收集，結(jié)合鐵路公文處理辦法進行了梳理。按照公文處理的一般流程，現(xiàn)在分十個方面介紹如下，不妥之出請領(lǐng)導和同志們批評指證。

下面涉及的問題實際都是獨立存在的問題，每一個小題目都基本能說明一個問題。有些內(nèi)容為了強調(diào)和從不同角度深入說明，會重復或交叉提及，請大家理解。

一、發(fā)文稿紙?zhí)顚?/p>

發(fā)文稿紙?zhí)顚懰坪鹾苁煜?，很簡單，但實際存在的問題不少，問題都是從發(fā)文稿紙?zhí)顚懖灰?guī)范開始的。不少該填寫的欄目沒有填寫。發(fā)文部門核稿人和綜合部門核稿人主要是檢查各項內(nèi)容是否正確，并不應承擔擬稿人剩余的工作。

二、公文格式

主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)。應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。從發(fā)文稿紙開 始書寫（包括打印）。不能寫此頁無正文。

成文日期。署領(lǐng)導簽發(fā)的日期。擬稿寫年月日時，日子可以空著。

附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件一一列出，不能寫“附件1-3”，或“附件1-10”。

抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

頁碼。公文頁數(shù)順序號。應當從發(fā)文稿紙開始編頁碼，發(fā)文稿紙就是第一頁。

文頭紙上文字語句與次頁文字語句要緊密銜接。打印稿件，文頭紙上要求填寫的欄目和所打印的內(nèi)容要對齊，不要錯行，主送就主送，抄送就抄送。

文件總份數(shù)如何計算：主送單位數(shù)、抄送單位數(shù)、存檔（1份）、辦文部門（1份）之和。

三、擬稿

題目如何構(gòu)成：“四合一”：由發(fā)文單位、關(guān)于、事由和文種組成，也可不加發(fā)文單位。

正確使用文種（發(fā)文種類）。我們公司常用的文種是：通知、通報、函、請示和報告。

如何確定文種：正確確定文件種類的關(guān)鍵是：明確發(fā)文目的。通知的使用：批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布內(nèi)部規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項；任免人員。

通報的使用：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

函的使用：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

請示的使用：請求上級機關(guān)指示、批準。

報告的使用：向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。

我公司只對“中國鐵路總公司”（以公章為準）發(fā)送請示或匯報，不包括總公司各部門。

文稿中正文前不重復寫主送單位，主送、抄送單位填寫在指定位置。

四、修改

修改符號要規(guī)范，刪除，增加，移位等修改應按規(guī)定標示。

五、公文核稿：

分為發(fā)文部門核稿和綜合部門核稿。一是發(fā)文部門核稿：

公文文稿送出本部門前，應當先由發(fā)文部門負責人進行審 核。審核的重點是：

行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確；

內(nèi)容是否完整、準確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

內(nèi)容涉及的部門或者部門職責范圍內(nèi)的工作事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見;文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

二是綜合部門核稿：按鐵路公文處理辦法執(zhí)行。綜合部門核稿與發(fā)文部門核稿的關(guān)系：各負其責，互不替代。發(fā)文稿紙上有兩欄，分清了責任。本部門核稿（審核訂正文稿）是綜合部門核稿的基礎(chǔ)，如果發(fā)文部門公文質(zhì)量不高，綜合部門核稿就沒有辦法有效提高和保證文稿的質(zhì)量。

目前最突出的問題是無法在書面上做到整潔。

六、校對

校對有兩個階段：

一是復制前校對，二是復制后校對。拿到綜合部門打印稿后，辦文部門再審查一遍，主要檢查成文后的頁碼是否連續(xù)，有沒有漏業(yè)、重頁，少頁；打印件文字與原稿是否一致；公章是否加蓋。在這里，有的同志或許會問：蓋章是綜合部門職責，應當由綜合部門負責。這個說法沒有錯，但有責任不等于解決了所有問題；同樣道理，公文起草是執(zhí)筆人和擬稿部門的責任，但這個責任同樣需要各級領(lǐng)導審核檢查，才能減少和避免問題。公文處理就是這樣由執(zhí)筆人、承辦部門、綜合部門、會簽部門、有關(guān)領(lǐng)導分工負責、共同把關(guān)的工作過程。出現(xiàn)差錯有一定客觀原因，即使簡單重復性工作也平均出現(xiàn)萬分之六的錯誤，但是，可以通過層層把關(guān)來消滅錯誤，提高質(zhì)量。

七、主件附件關(guān)系處理

主要內(nèi)容必須在正文中簡要表述清楚。但不少文件主要內(nèi)容沒有在正文中體現(xiàn)，正文中沒有主要內(nèi)容，內(nèi)容不完整。

附件的定義：附件是對主件的補充說明，不能代替正文對主要內(nèi)容的表述。假如沒有附件，主件也應當能獨立說明主要內(nèi)容。主件為主，附件為次，如果主要內(nèi)容不在主件里而在附件里，就是主次顛倒。

比如：關(guān)于談判結(jié)果的函，卻沒有結(jié)果；既然說“詳見附件”，那對“粗見”概要的說明或敘述、介紹在哪里？

如：談判小組按照采購文件規(guī)定，對報價文件進行了評審，形成了談判報告，提出了合同授予建議（詳見附件一），這樣的表述實際沒有主要內(nèi)容。主要內(nèi)容在附件里，正文中反而沒有。評標報告問題。格式要規(guī)范，簽名要清楚并注明時間。評標報告的內(nèi)容我們不干涉，但對格式要按公文處理辦法去要求。

八、原件和復制件的關(guān)系

前邊我所說的七個問題，都屬于一個大的方面的問題：就是公文原件范圍內(nèi)的問題。與原件相對應的的是：復制件。

什么是復制件？打印蓋章的文件。

原件與復制件的關(guān)系是：

原件是主件,打印件是復制件,原稿的重要程度高于復制件。

了解了這個關(guān)系，我們就會認識到，原來這原件“輩份”很高，原件是復制件的“長輩”，重要程度更高，原件不是辦完就不要了，也不是存起來再也沒有用了，而是原件永遠都對復制件起著規(guī)定、約束的作用。

確實是這樣，有些公文也不一定得有復制件，機關(guān)的有些公文經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后，就已經(jīng)成為標準意義的公文，但根據(jù)需要并不復制或印發(fā)，存檔備查，落實文件通過會議傳達進行。又比如簽報，在機關(guān)，簽報僅此一份，也不復制，并不能說它不是文件。所以說沒有復制件，不等于這個文件不是文件。

由此可見，原件確實比復制件重要，所以對原件的起草、審核、修改、管理就十分重要，我們一定要重視提高公文稿件 的處理質(zhì)量。既然認識到原件這么重要，就能更好地理解今天我們?yōu)榻裉旖涣鞯牡谝粋€問題是從發(fā)文稿紙的正確使用開始講起。原來，發(fā)文稿紙承載了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和權(quán)威性集中體現(xiàn)在發(fā)文稿紙上。發(fā)文稿紙?zhí)顚懖蝗虿粚懻模瑢嶋H是很“奇葩”的一種做法。

九、公文管理

領(lǐng)導簽發(fā)的文件不得改動，確有必要改動的，必須列出充足理由，報請簽發(fā)該文件的領(lǐng)導同意。

部門承辦發(fā)出的文件，包括收到的文件，應當集中管理，有個發(fā)文本，有個收文本，各員工、各小組暫時不用的文件，及時交出統(tǒng)一管理；需要時借閱，用過歸還。

十、其他問題

今天我的發(fā)言，提出這些問題和建議，首先是從鐵路公文處理辦法出發(fā)的，按照鐵路公文處理辦法和公司有關(guān)領(lǐng)導的要求進行公文處理。同時，也實際上堅持一個方法：這個方法就是：分清“行、對、好”的標準。我們應當堅持的標準不能停留在也行、也對的水平上，而是應當要求自己向更好的標準努力。因為，如果只滿足“也行”、“也對”的程度，我們的公文處理工作質(zhì)量就會越來越下降，而只有堅持“好”、“更好”的標準，我們的公文質(zhì)量才能越來越高。如何追求更好這個標準？

一是嚴格要求自己，嚴肅認真地對待公文處理工作： 我們可以對自己提個要求，文件拿出來，讓別人難以找到可以改動的地方。

把字寫好，可以不是書法，但能體現(xiàn)認真。發(fā)文稿紙?zhí)顚懹械膶嵲诹什荩扛幕靵y。要把自己姓名寫工整，有的實在難以辨認。

二是抽出時間系統(tǒng)地學習公文處理有關(guān)規(guī)定： 學習鐵路公文處理辦法； 學習鐵路公文格式； 學習標點符號用法；

學習國務(wù)院關(guān)于在公文和出版物上正確使用數(shù)字的規(guī)定。三是講究語法和修辭：

語法就是就是把話說得對，修辭就是把話說得好。高質(zhì)量的公文擬稿要語法和修辭相得益彰。

四是注意文字表述的一些具體問題

“貴單位”與“你單位”的用法確定和統(tǒng)一：對地方政府、總公司各部門用“貴部門”即可。對其他單位一般用“你單位”較好。

凡簽名，請注明時間。

“等”字，不用在句末?！暗?數(shù)字”時，等前不等后。等是“類”、“前列所有”的意思，注意體會，正確使用。加括號的情況和位置：一是屬于相同的句子成分，二是括號里的內(nèi)容可以用所注解的內(nèi)容替換。

數(shù)字用法，按規(guī)定使用。連詞（和、與、及）的用法。助詞（的、得、地）的用法。

校對時請注意我改動過的地方，體會為什么改；不理解、不贊成的提出商榷，共同探討。

表達盡量簡練，套用文件表達方式也不要一成不變，根據(jù)需要盡量簡化。

修改得多的，應當清稿。

每寫下一個字，要確切，要有確定的內(nèi)容，要有針對性，有對應的內(nèi)容。

公文處理的內(nèi)容比較多，今天我們就主要的注意事項和常見問題進行了一個交流，沒有涉及的事項還有很多，在今后的工作中我們隨時繼續(xù)交流。今天說得不妥的地方，請領(lǐng)導和同志們批評指正。