第一篇：檔案管理系統(tǒng)合同

檔案管理系統(tǒng)合同

甲方： 乙方：

經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商針對檔案管理系統(tǒng)達(dá)成如下協(xié)議： 引言

為了更好的理解軟件需求，開發(fā)出更適合用戶使用的軟件，開發(fā)小組通過編寫文檔，定義了軟件總體要求，作為用戶和開發(fā)人員以及其他相關(guān)人員之間溝通的基礎(chǔ)。

描述基本功能、數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容，作為軟件開發(fā)人員進(jìn)行軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計和編碼的基礎(chǔ)，力求通過本軟件解決用戶現(xiàn)存的問題，幫助用戶更好的管理和利用檔案，為工作提供便利。

（一）后臺數(shù)據(jù)庫

軟件后臺數(shù)據(jù)庫采用SQL數(shù)據(jù)庫，選擇SQL數(shù)據(jù)庫的原因有：檔案數(shù)據(jù)量大，而且檢索頻繁，提高數(shù)據(jù)庫能力?？赏ㄟ^數(shù)據(jù)檢索的速度成了必要的問題，而SQL在處理數(shù)據(jù)方面更快一些。

SQL數(shù)據(jù)庫有新的分布式數(shù)據(jù)庫能力?？赏ㄟ^網(wǎng)絡(luò)較方便地讀寫遠(yuǎn)端數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)并有對稱復(fù)制的技術(shù)。SQL數(shù)據(jù)庫相對其他數(shù)據(jù)庫安全機(jī)制更好一些。

（二）開發(fā)技術(shù)

軟件采用ASPNET技術(shù)開發(fā)。此技術(shù)的優(yōu)點：

1、可管理性：ASPNET使用基于文本的、分級的配置系統(tǒng)，簡化了將設(shè)置應(yīng)用于服務(wù)器環(huán)境和Web應(yīng)用程序的工作。因為配置信息是儲存為純文本的，因此可以在沒有本地管理工具的幫助下應(yīng)用新的設(shè)置。配置文件的任何變化都可以自動檢測到并應(yīng)用于應(yīng)用程序。

2、安全、ASPNET為Web應(yīng)用程序提供了默認(rèn)的授權(quán)和身份驗證方案。開發(fā)人員可以根據(jù)應(yīng)用程序的需要很容易的添加刪除或替換這些方案。

3、易于部署通過簡單的將必要的文件復(fù)制到服務(wù)器上，ASPNET序即可部署到該服務(wù)器上。不需要重新啟動服務(wù)器，甚至在部署或替換運行的已編譯代碼時也不需要重新啟動。

4、增強的性能：ASPNET是運行在服務(wù)器上的已編譯代碼。與傳統(tǒng)的ActiveServerPagesASP不同，ASPNET能利用早期綁定、實時JIT編譯、本機(jī)和全新的緩存服務(wù)來提高性能。

5、靈活的輸出緩存：根據(jù)應(yīng)用程序的需要，ASPNET可以緩存頁數(shù)據(jù)、頁一部分或整個頁。緩存的項目可以依賴與緩存中的文件或其他項目，或者可以根據(jù)過期策略進(jìn)行刷新。

6、國際化：ASPNET在內(nèi)部使用Unicode以表示請求和響應(yīng)數(shù)據(jù)?？梢詾槊颗_計算機(jī)、每個目錄和每頁配置國際化設(shè)置。

7、移動設(shè)備支持：ASPNET支持任何設(shè)備上的任何瀏覽器。開發(fā)人員使用與用于傳統(tǒng)的瀏覽器相同的編程技術(shù)來處理新的移動設(shè)備。

8、擴(kuò)展性和可用性：ASPNET被設(shè)計成可擴(kuò)展的、具有特別專有的功能來提高群集的、多處理換季的性能。此外，Internet信息服務(wù)（IIS）HE ASP，NET運行時密切監(jiān)事和管理進(jìn)程，以便在一個進(jìn)程出現(xiàn)異常時，可以在該位置創(chuàng)建新的進(jìn)程使用程序繼續(xù)處理請求。

9、跟蹤和調(diào)試：ASP.NET提供了跟蹤服務(wù)，該服務(wù)可在應(yīng)用程序級別和頁面界別調(diào)試過程中啟用?？梢赃x擇查看頁面信息，或者使用應(yīng)用程序級別的跟蹤查看工具查看信息。在開發(fā)和應(yīng)用程序處于生產(chǎn)狀態(tài)時，ASP.NET支持使用NETFramework調(diào)試工作進(jìn)行本地和遠(yuǎn)程調(diào)試當(dāng)應(yīng)用程序處于生產(chǎn)狀態(tài)時跟蹤語句能夠留在產(chǎn)品代碼中而不影響性能10與NETFramework集成因為ASPNET是NETFramework的一部分整個平臺的功能和靈活性對Web應(yīng)用程序是都可用的也可從Web上流暢的訪問NET類庫以及消息和數(shù)據(jù)訪問解決方案ASPNET是獨立于語言之外的所以開發(fā)人員能選擇最適應(yīng)于程序的語言另外公共語言運行庫的胡永興還保存了基于COM開發(fā)的現(xiàn)有投資。功能

根據(jù)可行性的研究的結(jié)果和客戶的需求分析現(xiàn)有情況及問題將檔案管理軟件初步劃分為以下功能模塊系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)字典定義案卷著錄檔案查詢檔案借閱檔案銷毀檔案統(tǒng)計等功能模塊一系統(tǒng)管理1部門管理組織機(jī)構(gòu)的管理1添加填寫部門名稱部門編號自動生成2刪除以定義全宗號的單位不能刪除3修改只能修改名稱不能修改編號2用戶管理檔案系統(tǒng)用戶信息的管理。

1）分配賬號為員工分配賬號并設(shè)置初始密碼使用本系統(tǒng)的員工以本人賬號進(jìn)入系統(tǒng)已達(dá)到實名制的目的做到有據(jù)可查2密碼設(shè)置當(dāng)用戶忘記自己的密碼時管理員可以通過本操作將該賬戶的密碼恢復(fù)為初始密碼3刪除賬號刪除用戶賬號賬號一旦分配不應(yīng)頻繁刪除必要時可將該用戶賬號停用4修改賬號修改用戶名密碼不能修改賬戶與員工的對應(yīng)關(guān)系防止惡意操作5用戶鎖定解鎖禁止或允許某用戶進(jìn)入系統(tǒng)3權(quán)限管理用來管理用戶的權(quán)限1單用戶賦操作權(quán)限按照檔案類別分權(quán)限用戶擁有某一類檔案的操作權(quán)限才可以維護(hù)該類檔案2新建用戶組建立用戶做可以實現(xiàn)對組內(nèi)的多人之中分配權(quán)限3添加用戶做成員將具有同等權(quán)限的員工添加到用戶組以方便為多人分配權(quán)限。4為用戶組賦權(quán)限建立用戶組后可以集中對用戶賦權(quán)限輕松管理用戶權(quán)限4倉庫設(shè)置主要填寫存放檔案的物理位置房間編號檔案箱編號檔案盒編號等1添加倉庫設(shè)置房間編號名稱以及檔案柜起止編號便于檔案存儲位置的定位2刪除倉庫當(dāng)倉庫挪作它用時可刪除倉庫記錄首先必須將倉庫內(nèi)的檔案箱移動到其他倉庫內(nèi)否則不允許刪除3修改倉庫修改房間名稱4添加柜子選擇對應(yīng)倉庫添加柜子新添加的柜子為所在倉庫的最后一個編號5柜子移動柜子從一個倉庫移到另外一個倉庫移動到目的倉庫后編號按照目的倉庫的流水繼續(xù)編號6)添加檔案盒選擇柜子填寫盒子編號全宗旨的自然編號二數(shù)據(jù)字典管理數(shù)據(jù)字典管維護(hù)可以對常用的數(shù)據(jù)輸入項如密碼保管期限等進(jìn)行必要的編碼和名稱設(shè)置一提高數(shù)據(jù)輸入是的速度可以根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案號的生成規(guī)則自動生成檔號。

1、全宗號編制統(tǒng)一指定立檔單位的代碼位數(shù)是有用戶指定2密級設(shè)置統(tǒng)一絕密機(jī)密秘密內(nèi)部限國內(nèi)公開對外公開3保存期限1永久2)長期用戶自定義時間長短3短期用戶自定義時間長短4檔案保存期限有5年15年25年和永久5檔案分類維護(hù)一級二級和三級設(shè)備儀器檔案有三級分類一級分類不同三級分類也不同如科學(xué)技術(shù)研究類檔案第三類一般研究課題分類分類添加后部建議刪除特別是該分類下有案卷時更不應(yīng)刪除1維護(hù)分類名稱2)維護(hù)分類選項6檔號生成規(guī)則1新建檔號生成規(guī)則每一類檔案對應(yīng)一個生成規(guī)則2檔號生成規(guī)則與打雷對應(yīng)設(shè)定對應(yīng)關(guān)系以達(dá)到每一大類都有相應(yīng)檔號生成規(guī)則且不重復(fù)3生成檔號的各碼段定義碼段名稱碼段描述父值段4注碼段類型分類固定碼段選值碼段流水碼段。

7年度維護(hù)序號年度代碼名稱三檔案管理1檔案移交記錄檔案移交情況2檔案接收記錄接收的檔案原單位數(shù)量交接人等信息3添加檔案添加案卷和卷內(nèi)文件并標(biāo)明文件狀態(tài)破損丟失污染等1選擇立檔單位二級分類三級分類如果存在年度保存期限起始日期終止日期密卷密級立檔年度存放位置等信息選擇完畢根據(jù)對應(yīng)的檔號生成規(guī)則生成檔號2添加文件選擇案卷填寫題名等信息4刪除檔案如果案卷下有文件則提示是否執(zhí)行執(zhí)行的話將刪除案卷記錄及卷內(nèi)文件記錄備考表記錄刪除將不可恢復(fù)檔案一旦記錄不應(yīng)頻繁刪除。

5修改檔案修改案卷卷內(nèi)文件6案卷裝盒選擇要裝盒的檔案驚醒裝盒操作7檔案銷毀選擇需銷毀的檔案記錄生成銷毀單提交審批審批完成后檔案保管員確認(rèn)銷毀并記錄銷毀監(jiān)督人等信息銷毀操作才能執(zhí)行8銷毀記錄查詢查詢已銷毀檔案以及操作員監(jiān)督人銷毀方式銷毀時間等9檔案借閱借閱人到檔案室借閱檔案時由保管員進(jìn)入系統(tǒng)找到要借閱的文件提交申請審批人批復(fù)同意借閱人才可以到檔案室取檔案10借閱登記借閱人到檔案取檔案時檔案保管員登記借閱記錄包括借閱人審批單號借閱時間借閱天數(shù)等。

11檔案歸還借閱人歸還檔案時檔案保管員登記歸還人歸還時間檔案是否完好等信息12檔案復(fù)印操作同檔案借閱13復(fù)印登記檔案保管員登記復(fù)印信息包括檔號請求人復(fù)印時間復(fù)印份數(shù)操作員等14檔案閱覽操作同檔案借閱15閱覽登記檔案保管員登記閱覽信息包括檔號閱覽人閱覽時間是否有損壞或缺損操作員等16檔案移庫移柜修改案卷操作里修改存放位置可以批量移動17檔案借閱審批批準(zhǔn)或拒絕檔案借閱申請。

18檔案銷毀審批批準(zhǔn)或拒絕檔案銷毀申請19檔案借閱查詢查詢某一段時間某個人或某份檔案的借閱記錄四檔案查詢1關(guān)鍵字查詢按案卷題名關(guān)鍵字卷內(nèi)文件題名關(guān)鍵字查詢定位到卷內(nèi)文件并顯示存放位置存放位置定位到檔案盒2分類查詢按照分類查詢檔案可查詢某一工程項目的所有檔案3精確查詢輸入檔案號查詢該檔案的文件和物理存放位置4按照箱號查詢查詢某一檔案存放的事哪一類的檔案五數(shù)據(jù)導(dǎo)出將查詢結(jié)果導(dǎo)出為Excel文件另外保存。

六數(shù)據(jù)打印對各種數(shù)據(jù)執(zhí)行打印操作1目錄打印對于全宗旨目錄案卷目錄卷內(nèi)文件目錄以及卷內(nèi)備考表進(jìn)行格式化打印2銷毀單打印打印生成的銷毀單進(jìn)行書面保存3借閱歸還記錄打印打印一段時間內(nèi)的借閱歸還記錄4復(fù)印記錄打印打印一段時間內(nèi)的復(fù)印記錄5閱覽打印記錄打印一段時間內(nèi)的閱覽記錄6打印檔案盒脊標(biāo)簽根據(jù)檔案存放記錄打印檔案盒脊的標(biāo)簽簡化檔案整理人的工作提高工作效率。七檔案統(tǒng)計提供按國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表用戶也可以根據(jù)自己的要求進(jìn)行自由統(tǒng)計并生成和打印報表。八

修改密碼用戶進(jìn)入系統(tǒng)后可修改密碼甲方地址電話簽字蓋章乙方地址電話簽字蓋章

第二篇：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

目錄 摘要 ABSTRACT 前言

第一章 為什么要開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 第二章 計算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手 1．1 在中小學(xué)中用計算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義 1．2 為將來學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備 1．4 學(xué)生檔案的設(shè)計分析

第三章 怎樣開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 2．1 編程環(huán)境的選擇 2．2 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn) 2．3 二者的結(jié)合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 編程環(huán)境簡介 3．1 告別“hello world”的年代 3．2 面對對象的編程 3．3 實現(xiàn)菜單選項 3．4 實現(xiàn)工具欄 3．5 幫助 3．6關(guān)于系統(tǒng)

第五章 使用Access2000 實現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 4．1 數(shù)據(jù)庫的概念 4．2 新建一個數(shù)據(jù)庫 4．3 修改已建的數(shù)據(jù)庫 4．4 實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系 第五章 系統(tǒng)總體規(guī)劃 5．1 系統(tǒng)功能 5．2 流程圖

第六章 系統(tǒng)具體實現(xiàn) 6．1 用戶界面的實現(xiàn) 6．1．1 封面 6．1．2 主界面 6．1．3 幫助系統(tǒng) 6．2 數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn) 6．2．1 學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫 6．2．2 學(xué)生成績庫 6．2．3 課程庫 6．3 與VB的連接 第七章 結(jié)束語 第八章 主要參考文獻(xiàn) 附錄

--------------摘要--------------學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)(MIS),其開發(fā)主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面。對于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強、數(shù)據(jù)安全性好的庫。而對于后者則要求應(yīng)用程序功能完備,易使用等特點。

經(jīng)過分析,我們使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC開發(fā)工具,利用其提供的各種面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具,尤其是數(shù)據(jù)窗口這一能方便而簡潔操縱數(shù)據(jù)庫的智能化對象,首先在短時間內(nèi)建立系統(tǒng)應(yīng)用原型,然后,對初始原型系統(tǒng)進(jìn)行需求迭代,不斷修正和改進(jìn),直到形成用戶滿意的可行系統(tǒng)。

關(guān)鍵字：控件、窗體、域。

--------------ABSTRACT--------------The system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end.The former required consistency and integrality and security of data.The later should make the application powerful and easily used.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base.It can give you a short-cut to build up a prototype of system application.The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.Keywords: ActiveX , Form , Field.--------------前言--------------學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。

作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計算機(jī)對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理,具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率,也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。

因此，開發(fā)這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發(fā)一套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)為例,談?wù)勂溟_發(fā)過程和所涉及到的問題及解決方法。第一章

為什么要開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

計算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手：

今天，計算機(jī)的價格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長足的進(jìn)步。它已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域，計算機(jī)之所以如此流行的原因主要有以下幾個方面： 首先，計算機(jī)可以代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動； 其次，計算機(jī)可以節(jié)省許多資源；

第三，計算機(jī)可以大大的提高人們的工作效率； 第四，計算機(jī)可以使敏感文檔更加安全，等等。

在中小學(xué)中用計算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義

現(xiàn)在我國的中小學(xué)校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

我作為一個計算機(jī)應(yīng)用的本科生，希望可以在這方面有所貢獻(xiàn)。改革的總設(shè)計師鄧小平同志說過“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，我希望能用我四年的所學(xué)編制出一個實用的程序來幫助中小學(xué)進(jìn)行更有效的學(xué)籍管理。

歸納起來，好處大約有以下幾點：

1． 可以存儲歷屆的學(xué)生檔案，安全、高效；

2． 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。

為將來學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備

跟據(jù)1999年中國電信的調(diào)查報告顯示我國的上網(wǎng)人數(shù)已達(dá)到890萬，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)十分普及，學(xué)校往界的畢業(yè)生希望能在世界的任何一個角落查到自己校友的信息，本系統(tǒng)為學(xué)校將來的上網(wǎng)作了先期工作，比如數(shù)據(jù)庫的建立。

學(xué)生檔案的設(shè)計分析

根據(jù)實際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價快速地構(gòu)造一個可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型。使用戶和開發(fā)人員可以較快地確定需求，然后采用循環(huán)進(jìn)化的開發(fā)方式，對系統(tǒng)模型作連續(xù)的精化，將系統(tǒng)需具備的性質(zhì)逐漸增加上去，直到所有的性質(zhì)全部滿足。此時模塊也發(fā)展成為最終產(chǎn)品了。第二章

怎樣開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

編程環(huán)境的選擇

微軟公司的Visual Basic 6.0是Windows應(yīng)用程序開發(fā)工具，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。Visual Basic提供了大量的控件，這些控件可用于設(shè)計界面和實現(xiàn)各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡化了界面設(shè)計過程，從而有效的提高了應(yīng)用程序的運行效率和可靠性。故而，實現(xiàn)本系統(tǒng)VB是一個相對較好的選擇。

關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)

Access2000 就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫能匯集各種信息以供查詢、存儲和檢索。Access 的優(yōu)點在于它能使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于 Excel 的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫一目了然。另外，Access 允許創(chuàng)建自定義報表用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫中的信息。Access也提供了數(shù)據(jù)存儲庫，可以使用桌面數(shù)據(jù)庫文件把數(shù)據(jù)庫文件置于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器，與其他網(wǎng)絡(luò)用戶共享數(shù)據(jù)庫。Access 是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫之一。如上所述，Access 作為關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)具備了許多優(yōu)點，可以在一個數(shù)據(jù)包中同時擁有桌面數(shù)據(jù)庫的便利和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的強大功能。

二者的結(jié)合（DBA）

微軟的JET數(shù)據(jù)庫引擎提供了與數(shù)據(jù)庫打交道的途徑，我們是通過它以及Visual Basic 來訪問數(shù)據(jù)庫并對其進(jìn)行各種操作。Visual Basic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過共用JET數(shù)據(jù)庫引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。

DATA 控件在數(shù)據(jù)庫中的信息與將信息顯示給用戶看的Visual Basic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設(shè)置DATA控件的各個屬性，告訴它要調(diào)用那個數(shù)據(jù)庫的哪個部分。缺省情況下，DATA控件根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的一個或多個數(shù)據(jù)表建立一個dynaset-type（動態(tài)集合）類型的記錄集合。一個記錄集合是動態(tài)的也就意味著，當(dāng)原來的數(shù)據(jù)表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會隨之改變。DATA控件還提供了用來瀏覽不同記錄的各種跳轉(zhuǎn)按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數(shù)據(jù)庫之間建立聯(lián)系。

Visual Basic應(yīng)用程序基本的構(gòu)建塊是用戶所創(chuàng)建的對象，每一個對象都具有一些特性和行為（屬性、事件和 方法）。開發(fā)人員可以最有效利用所創(chuàng)建的每一個對象。使用應(yīng)用程序具有可通用性可說擴(kuò)展性和強有力的功能。

Visual Basic應(yīng)用由一系列對象組成，包括有函數(shù)、菜單、函數(shù)、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)窗口、用戶對象、用戶事件等等，對象中又包含若干控件如命令按鈕、單行編輯器等這些對象和控件都可在許多應(yīng)用中重復(fù)使用。實現(xiàn)菜單選項

菜單是程序最重要的特性之一，大多數(shù)程序都依賴一個定義良好的菜單使程序易于使用和維護(hù)，Visual Basic也提供了強大的創(chuàng)建菜單功能是程序更加標(biāo)準(zhǔn)。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜單編輯器建立菜單或者修改已經(jīng)存在的菜單。

實現(xiàn)工具欄

CoolBar控件與Office97種看到的CoolBar是類似的。CoolBar就是一個可以在窗體上浮動的工具，同時也是其他ActiveX的容器。通過在CoolBar中遷入其他空間你局可以向用戶提供更好的靈活性和義用性。

Toolbar 是工具條控件，是實現(xiàn)工具條的主體。其中的按鈕可以顯示圖像和標(biāo)題，并按功能分組或加入分隔符，還可以圍棋設(shè)置鼠標(biāo)停留在其上顯示的提示字符。Toolbar也是一個控件容器且具有Style屬性，并可以為其增加下拉按鈕和平滑按鈕等。

選擇“工程”下拉菜單中的“部件”選項，顯示“部件”對話框。在“控件”選項卡列表中選擇“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其屬性及對象如下： 1． Align屬性定義工具條在窗體中的位置

2． ToolTipText屬性是字符串類型，定義控件的提示字符 3． Style屬性定義按鈕外觀。

4． ImageList屬性定義與數(shù)據(jù)條對應(yīng)的ImageList控件名，該控件定義工具條按鈕顯示的圖像。5． HotImangeList屬性設(shè)置一個ImageList控件名，該控件定義按鈕獲得熱點時顯示的圖像。6． DisabledImageList屬性定義工具條按鈕無效時顯示的圖像。創(chuàng)建工具條包括ImageList和Toolbar控件

ImageList用于為其他控件提供圖像庫，將ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

幫助

專業(yè)水平的軟件通常都帶有聯(lián)機(jī)幫助功能。無論寫出來的程序是要給大量的用戶使用，還是僅僅局限于公司內(nèi)部有限的使用者，我們都應(yīng)該為用戶提供詳細(xì)的、易于理解的聯(lián)機(jī)幫助文檔。微軟的Help Workshop4.0 是一套獨立于Visual Basic 的用來協(xié)助我們創(chuàng)建、運行于32位Windows 操作系統(tǒng)下的幫助文件的工具。使用它我們可以為我們編寫的應(yīng)用程序生成一組幫助文件。

關(guān)于版本

為了是程序顯得更具有專業(yè)風(fēng)格，首先可以在其中加入通常的應(yīng)用程序信息。這些信息包括公司名稱、版本號、修訂號以及其他類似信息。Visual Basic允許你使用APP對象來保存這些信息，APP對象是一個預(yù)定義對象，不需要在程序中創(chuàng)建它。APP對象的大多數(shù)屬性被應(yīng)用程序用來提供常規(guī)的信息，通過使用這些APP提供的屬性，可以在應(yīng)用程序和用戶之間交流重要信息，在項目屬性框中可以設(shè)置它的屬性。第四章

使用Access2000 實現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的概念

數(shù)據(jù)庫是一種存儲數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行操作的工具。數(shù)據(jù)庫的作用在于組織和表達(dá)信息，簡而言之，數(shù)據(jù)庫就是信息的集合。計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫可以分為兩類：非關(guān)系數(shù)據(jù)庫（flat-file）和關(guān)系數(shù)據(jù)庫（relational）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫中包含了多個數(shù)據(jù)表的信息，數(shù)據(jù)庫含有各個不同部分的術(shù)語，象記錄、域等。新建一個數(shù)據(jù)庫

創(chuàng)建任何一個數(shù)據(jù)庫的第一步是仔細(xì)的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，設(shè)計必須是靈活的、有邏輯的。創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的過程被認(rèn)為是數(shù)據(jù)模型設(shè)計。1． 標(biāo)識需要的數(shù)據(jù)；

2． 收集被標(biāo)識的字段到表中； 3． 標(biāo)識主關(guān)鍵字字段； 4． 繪制一個簡單的數(shù)據(jù)圖表； 5． 規(guī)范數(shù)據(jù)；

6． 標(biāo)識指定字段的信息； 7． 創(chuàng)建物理表。

修改已建的數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由Visual Basic 創(chuàng)建的程序來完成，下面的章節(jié)將詳細(xì)描述實現(xiàn)的具體方法。

實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系

數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系指明兩個庫之間共享一個共同的關(guān)鍵字值。一個連接是指一種虛擬的表，這種表是在當(dāng)用戶要求從相互關(guān)聯(lián)的各個不同的表中獲取信息時建立的，關(guān)鍵字段用于在相互連接的不同表中查找匹配的記錄。一個更高級的連接形式稱為自連接。這種連接是指一個表被連接到它自己的一個字段，或在不同的紀(jì)錄中由重復(fù)數(shù)據(jù)的組合字段。數(shù)據(jù)庫中有三種不同類型的關(guān)鍵字：主關(guān)鍵字、組合關(guān)鍵字和外關(guān)鍵字。在表中使用的關(guān)鍵字類型用于描述庫表示什么以及在數(shù)據(jù)庫中如何與其它的庫建立關(guān)系。第五章 系統(tǒng)總體規(guī)劃

系統(tǒng)功能

1． 可以進(jìn)行文本操作； 2． 添加一個數(shù)據(jù)庫項目； 3． 刪除一個數(shù)據(jù)庫項目； 4． 修改一個數(shù)據(jù)庫項目； 5． 查詢信息； 6． 察看課程表。

流程圖

第六章 系統(tǒng)具體實現(xiàn)

用戶界面的實現(xiàn) 6．1．1 封面 具體實現(xiàn)見 圖_6.1.1 圖_6.1.1 6．1．2 主界面

具體實現(xiàn)見.圖_6.1.2 圖_6.1.2 主界面包含三方面的內(nèi)容,以下一一介紹: 1.記錄操作

打開記錄操作,進(jìn)入記錄操作菜單項分別由文件、視圖及幫助三個選項。1.1文件包括：新建 打開

打開寫字板---------如圖<6.1.4>(源程序見附錄清單6.1)保存 另存 打印 退出 <圖6.1.4> 1.2視圖包括：狀態(tài)條 工具欄 背景顏色 顯示

課程表---------如圖<6.1.5> 文本編輯器 網(wǎng)絡(luò)瀏覽 <圖6.1.5> 1.3幫助包括：內(nèi)容 關(guān)于幫助 2．記錄操作

打開記錄操作進(jìn)入記錄操作選項頁分別由瀏覽記錄、查找等三個選項組成。2．1瀏覽記錄： 學(xué)生學(xué)籍庫 課程庫 成績庫 2．2查找記錄 2．3備注 3．系統(tǒng)信息

打開系統(tǒng)信息進(jìn)入選項頁分別由系統(tǒng)信息、信息采集等組成。6．1．3 幫助系統(tǒng) 具體實現(xiàn)見6.1.3

圖6.1.3 數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn) 6．2．1學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫

學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫里存儲了學(xué)生的檔案包括：學(xué)號、姓名、年齡等 表如<6.2.6> 列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號CodeInteger6No性別SexDate2No年齡AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.6> 學(xué)籍模塊：

該模塊主要完成學(xué)生基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了八個域名來進(jìn)行學(xué)生的信息存儲。如果用戶修改某一紀(jì)錄中的某一項，可單添加按鈕進(jìn)行學(xué)生記錄的編輯，此窗口使用數(shù)據(jù)窗口的FREEDOM風(fēng)格（典型的錄入界面）。該種風(fēng)格特點是列標(biāo)題緊挨著數(shù)據(jù)列在此窗口還可以增加新學(xué)生紀(jì)錄。6．2．2成績數(shù)據(jù)庫

成績數(shù)據(jù)庫里存儲了學(xué)生的成績包括：學(xué)號、成績、等如表<6.2.7 > 列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號CodeInteger6No成績ScoreDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.7> 成績模塊：

該模塊主要完成學(xué)生成績的基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了四個域名來進(jìn)行學(xué)生的信息存儲。6．2．3課程數(shù)據(jù)庫

課程數(shù)據(jù)庫利存儲了課程的信息：課程名、作者、出版社等如表<6.2.8> 列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點位數(shù)是否為空課程IDCourseDate8No課程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No備注RecordDate15No 表<6.2.8> 與VB的連接

Visual Basic提供了與底層數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)緊密的連接。Visual Basic 支持不同的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮每一個數(shù)據(jù)庫的特長。生成獨立應(yīng)用或脫離服務(wù)器運行的服務(wù)以上的應(yīng)用，Visual Basic連接數(shù)據(jù)庫的方式有兩種： ·通過使用Visual Basic的 DATA控件。

·通過使用由Visual Basic提供的專用的直接與數(shù)據(jù)庫相連的接口 第七章 結(jié)束語 經(jīng)過三個多月的設(shè)計和開發(fā)，中小學(xué)檔案管理系統(tǒng)基本開發(fā)完畢。其功能基本符合用戶需求，能夠完成學(xué)生學(xué)籍的存儲和成績的查詢以及各類相關(guān)報表的打印。并提供部分系統(tǒng)維護(hù)功能,使用戶方便進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、數(shù)據(jù)刪除。，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進(jìn)行了有效的解決。

但是由于畢業(yè)設(shè)計時間較短，所以該系統(tǒng)還有許多不盡如人意的地方，比如聯(lián)機(jī)文檔比較少，用戶界面不夠美觀，出錯處理不夠等多方面問題。這些都有待進(jìn)一步改善。致謝

在本次畢業(yè)設(shè)計中，我從指導(dǎo)老師雷震甲老師身上學(xué)到了很多東西。雷老師認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神和深厚的理論水平都使我收益匪淺。他無論在理論上還是在實踐中，都給與我很大的幫助，使我得到不少的提高這對于我以后的工作和學(xué)習(xí)都有一種巨大的幫助，感謝他耐心的輔導(dǎo)。

另外，在系統(tǒng)開發(fā)過程中雷老師的助手張彥明老師也給于我很大的幫助，幫助解決了不少的難點，使得系統(tǒng)能及時開發(fā)完成，還有同組的同學(xué)同樣給與我不少幫助，這里一并表示感謝。

第八章

主要參考文獻(xiàn)

[1] Visual Basic 6.0 使用指南

作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.出版社：電子工業(yè)出版社

[2] 中文版Microsoft Office 97 自學(xué)通 作者：Ned Snell 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全 作者：Microsoft 出版社；電子工業(yè)出版社

[4] 中文Access 2000 24學(xué)時教程 作者：Craig Eddy，Timothy Buchanan 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

第三篇：檔案管理系統(tǒng)解決方案

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

方案書

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

目錄

方案背景...........................................................................................................................................3 一 設(shè)計目標(biāo).....................................................................................................................................3 二 設(shè)計理念.....................................................................................................................................5 三 系統(tǒng)特點.....................................................................................................................................5 四 功能介紹.....................................................................................................................................7

1登陸界面................................................................................................................................7 2系統(tǒng)界面布局........................................................................................................................8 3功能說明................................................................................................................................8

3.1全宗管理.....................................................................................................................8 3.2檔案錄入.....................................................................................................................9

3.2.1立卷歸檔........................................................................................................11 3.2.2以件歸檔........................................................................................................17 3.3檔案整理...................................................................................................................18 3.3.1檔案整理流程................................................................................................18 3.3.2鑒定及回收站................................................................................................21 3.3.2.1檔案保管期限鑒定.............................................................................21 3.3.2.2密級鑒定.............................................................................................23 3.3.2.3檔案回收站.........................................................................................23 4檔案檢索......................................................................................................................24 4.1直接檢索...........................................................................................................24 4.2組合檢索...........................................................................................................26 4.3定制檢索...........................................................................................................28 4.4系統(tǒng)條件...........................................................................................................29 4.5未歸檔檢索.......................................................................................................29 5檔案統(tǒng)計......................................................................................................................30 5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計..................................................................................................30 5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計...................................................................................................32 5.3檔案利用情況統(tǒng)計：.......................................................................................33 6檔案借閱......................................................................................................................33 6.1借閱審批...........................................................................................................34 6.2我的借閱...........................................................................................................35 7檔案保管......................................................................................................................35 7.1庫房溫濕度登記...............................................................................................35 7.2八防管理...........................................................................................................36 7.3存放位置索引...................................................................................................36 8資料管理......................................................................................................................37 8.1資料管理...........................................................................................................37 8.1.1目錄管理................................................................................................37 8.1.2資料錄入................................................................................................38 8.1.3資料回收站............................................................................................39 8.2資料借閱審批...................................................................................................39 8.3我的借閱...........................................................................................................40

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9數(shù)據(jù)處理......................................................................................................................40 五 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺設(shè)計.......................................................................................................41 六 系統(tǒng)運行環(huán)境推薦...................................................................................................................42 七 技術(shù)服務(wù)與支持.......................................................................................................................43

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方案背景

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的檔案管理單位通過采用先進(jìn)的檔案保存及維護(hù)技術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護(hù)能力，但與此對應(yīng)的是，面對累積得越來越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。

采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”：

1.頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問題。

2.傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。

3.對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準(zhǔn)確性較差的問題。

4.涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個范圍內(nèi)人員許可檢索、查閱、調(diào)用，而現(xiàn)實中無法嚴(yán)格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置。

5.傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調(diào)用功能。

檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設(shè)計和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動功能。

本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運行體系更為系統(tǒng)化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護(hù)、借閱為主線來驅(qū)動的檔案管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負(fù)荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。

一 設(shè)計目標(biāo)

檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了通過建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺，在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項工作提供準(zhǔn)確詳實的參考信息。

本系統(tǒng)具體設(shè)計目標(biāo)包含以下幾個方面：

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1.實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔入庫管理及維護(hù)管理

檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計之初，即考慮到將上述紙質(zhì)檔案資料通過掃描儀進(jìn)行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關(guān)關(guān)鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣既實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)入庫管理，又可以很好的保護(hù)極具價值的檔案原件，一舉兩得。

除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫的建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。與此同時，相對于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理。

2.實現(xiàn)檔案資料的有效利用

檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，在嚴(yán)格的權(quán)限控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應(yīng)權(quán)限下，可實現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問查詢借閱，檔案管理系統(tǒng)提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。

3.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享

本檔案系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，具有跨平臺的先天性優(yōu)勢，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對信息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項工作的決策提供充分詳實的數(shù)據(jù)參考信息。

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二 設(shè)計理念

規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡潔直觀的系統(tǒng)操作功能。

1.檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對整理完畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價值，也是系統(tǒng)用戶面對的迫切需求，因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導(dǎo)向，以滿足用戶實際功能需求為理念而設(shè)計了開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。

2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護(hù)中，以人為本，實現(xiàn)了操作功能最大的簡潔化，以便于管理人員的操作，從而對本部門、本檔案管理單位形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式；并相應(yīng)的成立部門性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

三 系統(tǒng)特點

1.檔案管理系統(tǒng)強大的檢索功能

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時，檔案管理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。

2.檔案管理系統(tǒng)安全性

檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用戶主題權(quán)限雙頁面單獨設(shè)置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時，檔案管理系統(tǒng)還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認(rèn)證、檔案信息的認(rèn)證。來規(guī)范用戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問，保證系統(tǒng)的安全。

3.任意報表設(shè)計，使用簡單

檔案管理系統(tǒng)自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實際需求，進(jìn)行自定義報表設(shè)置，并形成有效打印。

4.系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一

系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實現(xiàn)獨立管理運行，與此同時，系統(tǒng)也強調(diào)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限設(shè)置，對上述功能模塊進(jìn)行協(xié)同管理操作。

5.先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)平臺

檔案管理系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動功能。該平臺同比.net平臺能更好的實現(xiàn)跨平臺運行操作，同比C平臺具備強大的技術(shù)先進(jìn)性，并且開發(fā)周期更短，實現(xiàn)功能更為強大，維護(hù)成本更低；擴(kuò)展空間更為廣闊。同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴(kuò)展方面更是asp及php開發(fā)平臺所不能比擬的。

6.系統(tǒng)操作簡易便捷

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計之初即是考慮到通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，降低檔案工作者的勞動強度，提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡潔的操作流程以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索和利用的各個環(huán)節(jié)的工作需求。

7.界面美觀，簡潔統(tǒng)一

系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡潔明了，能有效緩解長時間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。

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四 功能介紹

檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖

檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類：基礎(chǔ)模塊、后臺模塊。

基礎(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對使用對象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者。

對于后臺模塊部分，主要是針對檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作。

1登陸界面

如下圖所示，在下面的窗口內(nèi)填寫正確的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

2系統(tǒng)界面布局

如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導(dǎo)航欄、左側(cè)樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級菜單，點擊一級菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜單對應(yīng)顯示。點擊樹狀菜單的各個模塊。系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細(xì)內(nèi)容。本系統(tǒng)的界面風(fēng)格均采用這種窗口布局方式。

如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了“用戶注銷”“個人設(shè)置”操作于系統(tǒng)頁面右上角，用戶可通過點擊上述兩個圖示進(jìn)入其相應(yīng)功能操作。

3功能說明 3.1全宗管理

全宗管理功能模塊是整個檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對應(yīng)的所屬全宗下，方便檔案管理部門對檔案資料的管理操作的同時，也可有效的為檔案查詢者提供更準(zhǔn)確詳實的檔案文件。

在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個可操作選項，其一，全宗“檢索”，即有權(quán)限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對系統(tǒng)中的全宗進(jìn)行檢索操作，具體如圖：

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其二，全宗“應(yīng)用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶實際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進(jìn)行多全宗選擇操作時出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖：

系統(tǒng)可提供用戶在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打“√”的方式，幫助用戶查看全宗的應(yīng)用狀態(tài)為“應(yīng)用中”，或“未應(yīng)用”，從而清晰的了解正在進(jìn)行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡潔明了，同時，用戶也可對應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作，如圖：

3.2檔案錄入

一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進(jìn)入檔案庫之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時，為檔案信息添加相關(guān)的可供查詢的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括：檔案提名，檔號、文件字號，密級、保管期限、份數(shù)、頁數(shù)、文種，實物存放位置、責(zé)任人、主辦部門、會辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、歸檔、歸檔日期等等。如圖：

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檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用戶提供了文檔插件可選功能應(yīng)用，系統(tǒng)用戶在完成檔案錄入表單填寫后，系統(tǒng)頁面如下：

如圖所示，本插件為高級選項，用戶可根據(jù)本機(jī)或本檔案管理單位所應(yīng)用文檔處理軟件（微軟office,金山wps，永中office等）來創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創(chuàng)建正文，可極大便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。

用戶選擇點擊“新建word文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面：

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如圖所示，系統(tǒng)提供了多達(dá)20余種檔案錄入正文本操作，可實現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護(hù)、簽名印章等高級功能，使系統(tǒng)具備任意用戶操作的完整記錄，通過嚴(yán)格的安全認(rèn)證，實現(xiàn)操作的不可推諉性。

用戶在填寫完畢上述圖示正文本文件后，需點擊系統(tǒng)頁面中“保存”按鈕來進(jìn)行對該文檔的保存，保存完畢后，系統(tǒng)彈出提示窗口，如圖：

對于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)顯示以下界面：

如圖所示，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限劃分，對該保存文檔提供了修改（無痕跡），修改（有痕跡），刪除操作，可供有權(quán)限的系統(tǒng)用戶對該保存的文檔進(jìn)行上述具體操作。

同時，系統(tǒng)也提供了對保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶只需通過點擊鼠標(biāo)，選擇相應(yīng)文檔后，點擊“刪除”按鈕即可實現(xiàn)相應(yīng)操作。

本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式；另一種為以件歸檔模式。如圖所示：

3.2.1立卷歸檔

首先進(jìn)入系統(tǒng)檔案錄入的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式，標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來源方向分別提供了“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三種檔案分類錄入方式，檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來源方式對應(yīng)正確分類錄入檔案資料。

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系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個按鈕選項，用戶將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)自動出現(xiàn)下拉菜單，具體如圖：

用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點擊“添加”功能選項后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為用戶直接顯示下列圖示：

用戶可在此頁面內(nèi)填寫被錄入檔案信息的詳細(xì)細(xì)則，同時，針對部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件上傳功能，用戶可將掃描文檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過上述操作，最終形成檔案錄入（著錄）卡片信息，該卡片信息可進(jìn)行備份打印，統(tǒng)一管理。

另：用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應(yīng)選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對所填寫的錄入信息進(jìn)行確認(rèn)保存，如用戶對所填寫的信息存在疑義，可點擊“重置”按鈕，對上述所填寫的信息進(jìn)行重置操作，重新填寫著錄內(nèi)容并保存。

在進(jìn)行檔案錄入或重置操作時，系統(tǒng)用戶都可以通過點擊“返回”按鈕，返回上級操作菜單。

對已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了“修改”與“刪除”操作，用戶可對該檔案信息進(jìn)行修改以及刪除的操作。

在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖

將鼠標(biāo)移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

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選擇立卷歸檔按鈕，對已選擇的檔案錄入信息進(jìn)行立卷歸檔操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對已選擇的檔案信息進(jìn)行歸檔操作，選擇“確定”選項，如圖：

系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出對話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇點擊“確定”按鈕，如圖：

通過上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個檔案文件由其初始未歸檔狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的檔案立卷歸檔流程。

對于通過上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權(quán)限的用戶可在“檔案錄入”的左側(cè)樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查詢到該檔案信息。

針對本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過初始的信息錄入填寫保存，并進(jìn)行“立卷歸檔”操作后，都會統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至“立卷歸檔”下的“文件目錄”中，如圖：

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如上圖所示，對于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內(nèi)容顯示區(qū)的左上角均提供了“操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。

將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，顯示“修改”，“刪除”兩個功能選項，用戶可通過上述兩個功能選項，對已經(jīng)歸檔的文件進(jìn)行二次“修改”，“刪除”的操作。

將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單（如圖）：

如用戶在“立卷歸檔”的“文件目錄”菜單中已選擇一條或多條檔案記錄的前提下，進(jìn)行“歸檔”操作，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：

點擊確定，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出以下窗口：

選擇目錄名稱“new”的目錄，點擊“歸檔”按鈕，則上述所被選擇的檔案信息，將自動流轉(zhuǎn)至“案卷目錄”下的”new”目錄中。

在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多個同級目錄之中，或者“new”目錄為非最底層目錄，同時用戶選擇歸檔的目標(biāo)目錄又在“new”目錄下，不便于查找來實現(xiàn)最終的歸檔，則用戶可通過點擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來進(jìn)行目標(biāo)目錄的檢索，點擊檢索按鈕后，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

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系統(tǒng)在這里提供了“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式，便于用戶將上述文件目錄通過檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級子目錄中。“普通檢索”主要是指系統(tǒng)對“案卷目錄”下的只存在一級子目錄的情況進(jìn)行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對案卷目錄下多級別子目錄進(jìn)行檢索操作，這主要是由于系統(tǒng)默認(rèn)提供的檔案文件歸檔至“案卷目錄”下，必須是最后一級的子目錄，即檔案文件必須依存于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級父目錄便進(jìn)行歸檔操作，則系統(tǒng)會自動提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無法進(jìn)行操作”，如圖：

系統(tǒng)用戶可根據(jù)普通檢索舉例來進(jìn)行“跨目錄檢索”歸檔的操作，兩者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目錄檢索”需要用戶通過多次點擊查詢到最底層目錄，再進(jìn)行操作。

首先點擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）：

系統(tǒng)提供了“目錄編號”，“目錄名稱”等多個關(guān)鍵字做為的用戶提供檢索條件，用戶可根據(jù)實際情況進(jìn)行選擇填寫，在這里選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過“系統(tǒng)管理”模塊中已設(shè)置完畢的目錄名稱“new”，點擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：

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窗口詳細(xì)顯示了檢索的“new”目錄的細(xì)則情況，選擇點擊該目錄，最后點擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：

點擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對于通過上述一系列操作而最終歸檔到“案卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對其進(jìn)行“內(nèi)部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：

現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢的檔案記錄，再次將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

選擇點擊“檔案返回至文件管理”，這時系統(tǒng)會彈出提示框“是否確定返回至文件管理”，如用戶點擊確定，則將使這條已歸檔的檔案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中，該功能在“以件歸檔”中同樣存在，方便用戶對已歸檔的檔案信息進(jìn)行二次操作。

由于實際用戶在進(jìn)行檔案錄入信息的同時，不可避免的會出現(xiàn)多種檔案類別的區(qū)分，因此在本系統(tǒng)中，除提供了標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息錄入外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據(jù)檔案信息不同類別進(jìn)行自定義整理，從而使系統(tǒng)內(nèi)的檔案文件更為清晰明了，便于檔案信息的二次利用及整理。

用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負(fù)荷，提高了檔案錄入整理效率，同時又便于普通檔案利用者對檔案的查詢操作。

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3.2.2以件歸檔

類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來源方向分為“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案文件，如圖所示：

選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

此時，注意請選擇“以件歸檔”選項，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：

點擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進(jìn)行完上述操作步驟后，該檔案實際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程，如圖所示目錄：

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用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進(jìn)行等同于立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參考立卷歸檔流程對以件歸檔進(jìn)行相同操作。

3.3檔案整理

檔案整理操作是整個檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對用戶通過“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對應(yīng)的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對應(yīng)的檔案種類內(nèi)，最終達(dá)到規(guī)范化檔案管理的目標(biāo)。

對應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對應(yīng)的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會默認(rèn)自動添加標(biāo)準(zhǔn)常用的10大類檔案種類，這部分種類包含：立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進(jìn)行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作添加實現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹狀欄中，方便用戶進(jìn)行操作。

3.3.1檔案整理流程

了解到如何將一則檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對其進(jìn)行檔案整理流程。

首先，用戶點擊“檔案錄入”一級菜單，在“立卷歸檔”中的“文件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標(biāo)移至內(nèi)容顯示區(qū)的“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請點擊“檔案整理”選項，系統(tǒng)彈出對話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：

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點擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖：

選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照片”，點擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框：

選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框：

通過上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的“文件目錄”下，用戶可以通過點擊“檔案整理”一級菜單，在系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下

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查詢到上述被整理的文件，如圖：

如上圖所示，對于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū)同樣提供了“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個功能操作按鈕。

用戶可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項，用戶可在已選擇該檔案信息下，對該檔案文件行修改和刪除的操作。

用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn)下拉菜單，主要顯示內(nèi)容為：“檔案返回至文件管理”與“檔案整理”，針對“檔案返回至文件管理”功能，主要是指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉(zhuǎn)，重新使其返回到初始未歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對上述整理完畢后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄”中，或?qū)⑵湔碇帘鞠到y(tǒng)內(nèi)的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的操作。

在進(jìn)行“檔案整理”操作的過程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙頁面，上述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與此同時，系統(tǒng)同樣提供了“案卷目錄”頁面，其操作原理與上述選擇“文件目錄”相同，用戶可進(jìn)行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖：

對比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案卷目錄”時，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級子目錄的情況，這樣，就給用戶帶來了無法直接便捷選擇整理該檔案的問題，因此，系統(tǒng)針對這個問題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對對象主要是針對檔案目錄只存在一級目錄的情況，而“跨目錄檢索”主要面對對象為檔案目錄下包含多級子目錄的情況，如圖：

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系統(tǒng)操作人員通過系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查詢目標(biāo)整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負(fù)荷，另一方面也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。

3.3.2鑒定及回收站

該功能模塊下含三個子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、“密級鑒定”以及“檔案回收站”。3.3.2.1檔案保管期限鑒定

檔案保管期限鑒定主要是針對“檔案整理”完畢后檔案文件的保管期限的鑒定設(shè)置，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“保管期限鑒定”子樹，進(jìn)入“保管期間鑒定”內(nèi)容顯示區(qū)對其進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，如圖：

系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)為系統(tǒng)用戶展示了“操作”，“檢索”按鈕，可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

首先點擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖：

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用戶可通過系統(tǒng)提示窗口內(nèi)文件目錄與案卷目錄進(jìn)行查詢，對所查詢到的某個或多個檔案文件進(jìn)行鑒定操作，選擇單獨一例檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖：

用戶可在內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)對該檔案文件進(jìn)行保管期限的鑒定操作，系統(tǒng)提供了“原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等詳細(xì)細(xì)分選項，方便用戶對檔案文件進(jìn)行保管期限鑒定的多種操作。對于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)會自動顯示其記錄，如圖：

用戶可憑借相應(yīng)查詢權(quán)限的賦予，對已經(jīng)鑒定完畢的檔案進(jìn)行“檢索”查詢，同時，也可以對已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對其進(jìn)行二次操作。

在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，同樣根據(jù)權(quán)限分配原則，賦予了部分檔案管理者對該檔案保管期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標(biāo)移至每條鑒定完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點擊審核 操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定資料，如圖：

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有所不同的是，由于本次操作是針對檔案保管期限鑒定的審核，因此，內(nèi)容顯示區(qū)部分多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審核信息填寫于此，并進(jìn)行保存或重置。

至此完成了將一則檔案信息進(jìn)行保管期限鑒定并審核的全部操作。3.3.2.2密級鑒定

密級鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對整理完畢的檔案信息進(jìn)行密級鑒定分配的過程，包括檔案密級鑒定的審核等部分操作。

3.3.2.3檔案回收站

系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功能，為用戶提供了一個避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而造成損失的解決方法，對于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過

刪除操作后，都將直接流轉(zhuǎn)到“檔案回收站”中，如圖所示：

“檔案回收站”功能在系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)提供了“工具”與“檢索”兩個操作按鈕，用戶在選擇一條已經(jīng)刪除的檔案資料后，將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

用戶可對被選擇的檔案資料進(jìn)行“徹底刪除”與“檔案還原”的操作，同時，針對已經(jīng)刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標(biāo)移至“檢索”按鈕，對“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進(jìn)行檢索查詢，并對檢索后的結(jié)果進(jìn)行二次操作。

這里需要重點說明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除”操作中，系統(tǒng)默認(rèn)是對檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保留對其備份，采用這種方式來對檔案資料進(jìn)行保管或銷毀的操作，主

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要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯失操作造成的嚴(yán)重后果。

4檔案檢索

檔案資料最初的兩個基本需求應(yīng)用，在解決檔案保存后，就要面對檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應(yīng)該被檢索出來，本系統(tǒng)采用采用ajax概念技術(shù)，提供與服務(wù)器異步通信的能力，同時采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時將體驗到更為快捷、準(zhǔn)確的檢索效果。

本系統(tǒng)對檔案資料的檢索提供了：直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進(jìn)行檔案資料檢索操作。

4.1直接檢索

在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對部分檔案利用者對其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個或幾個有限字段，如檔案的提名、編號、成文日期，檔案類型等僅僅幾個條件，想藉此為查詢條件對所需求檔案進(jìn)行檢索查詢。

本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對相似字段進(jìn)行全部檢索并顯示，舉例說明，如用戶查詢的檔案題名為“test”,而實際檔案資料庫中也存在著檔案題名為“test1”的檔案文件，那么系統(tǒng)會自動將所有字段類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內(nèi)容顯示區(qū)，供查詢用戶進(jìn)行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達(dá)60多種關(guān)鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條件，從而為檔案檢索后的申請借閱利用創(chuàng)造了良好的條件，同時，另一方面，對于檔案管理部門來說，也可以通過本系統(tǒng)的檔案檢索平臺，開放簡潔的檔案檢索操作，實現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案檢索借閱管理，加強有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動，減少繁瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地互達(dá)，從而極大地降低檔案管理成本。

以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關(guān)鍵字查詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進(jìn)行填寫，檢索，24 page of 44

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本系統(tǒng)在部分關(guān)鍵字條件中提供了多項選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：

用戶可根據(jù)實際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。對于通過上述檢索條件設(shè)置，而最終檢索出的檔案文件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，這部分權(quán)限包含：原文訪問、附件訪問等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上述權(quán)限，對該檢索后的檔案文件進(jìn)行對應(yīng)權(quán)限操作。如該用戶不具備上述任意權(quán)限，那么系統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個操作按鈕：“工具”，“返回”，如圖：

用戶可將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

用戶可在選擇一條檔案信息后點擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被申請的檔案信息將自動

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流轉(zhuǎn)至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點擊借閱申請按鈕后，系統(tǒng)將默認(rèn)申請用戶創(chuàng)建了一個檔案借閱申請請求，而非最終將該申請直接提交到檔案借閱審批員處，申請用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請”模塊中，通過點擊“我的申請”中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請檔案信息并點擊“提交申請”操作，完成檔案檢索后的申請借閱全部流程。

用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對申請借閱信息進(jìn)行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱申請進(jìn)行細(xì)則修改操作后再提交。對于提交申請的借閱信息，將自動流轉(zhuǎn)至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請借閱信息細(xì)則，確定是否通過審核，予以借用。

4.2組合檢索

如果說簡單檢索是只通過對單一條件的選擇進(jìn)行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復(fù)合式的、可多項選擇的檢索操作，該功能相對比于簡單檢索，在設(shè)置檢索條件時可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時也帶來了操作流程相對比簡單檢索更為系統(tǒng)化、復(fù)雜化的問題。用戶鼠標(biāo)點擊“組合檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)如下：

在內(nèi)容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項外，還增加了內(nèi)容添加區(qū)，用戶首先點擊“全宗號”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下圖示：

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系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號”“檔案編號”“檔案題名”等眾多的組合條件選項，用戶可自定義選擇其中任意一項后，選擇內(nèi)容區(qū)首行后的關(guān)系條件“包含”“不包含”等，在前兩項條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會彈出提示框，或為目錄，或為時間，或為人員，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會自動根據(jù)前列組合條件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。

由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個或多個條件設(shè)定后，繼續(xù)選擇多項條件進(jìn)行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應(yīng)通過點擊“添加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內(nèi)，如圖：

同時，對于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對其進(jìn)行“刪除選中項”，“刪除所有”的操作。

在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了“并”、“或”，以及附件檢索功能，如用戶選擇“并”的關(guān)系，那么則意味著針對用戶已經(jīng)選擇的查詢條件，屬于其中共性同時符合條件的檔案信息，將通過組合檢索全部顯示出來，如選擇“或”的關(guān)系，則意味著符合之前任意一條預(yù)設(shè)查詢條件的檔案信息都將通過本組合檢索而顯示。而附件檢索功能，主要是系統(tǒng)為用戶提供的組合檢索中對其是否具有附件而進(jìn)行的一個快捷條件檢索。

對于通過組合檢索而現(xiàn)實的檔案文件，同樣可以通過“借閱申請”功能，供用戶進(jìn)行申

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請借閱審批操作后的使用。

4.3定制檢索

該檢索功能的提出主要是針對組合檢索功能的升華，在用戶的實際使用過程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復(fù)檢索情況，而檔案管理者在實際系統(tǒng)操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產(chǎn)生了大量的重復(fù)性工作，因此，本系統(tǒng)提供了定制檢索這一功能來解決上述問題，該功能主要可以根據(jù)系統(tǒng)常用的組合檢索條件進(jìn)行定制，定制之后，無論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，就可以根據(jù)已經(jīng)定制的組合條件進(jìn)行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復(fù)檢索設(shè)置流程，提高了工作效率，并為檔案申請使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對檔案管理部門檔案服務(wù)的滿意度。

由于定制檢索是將常用的組合檢索條件保存定制后進(jìn)行的簡潔檢索查詢，因此在涉及定制檢索中的組合檢索條件設(shè)定時，用戶可首先點擊“定制檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示如下：

系統(tǒng)提供了“操作”，“檢索”功能選項，可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單,如圖：

該下拉菜單提供了“添加”“修改”“刪除”三個功能樹，用戶通過點擊“添加”增加定制檢索的組合條件，用戶選擇點擊“添加”按鈕操作后，系統(tǒng)進(jìn)入以下界面：

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通過上述界面，用戶可自定義組合檢索條件，并定義定制檢索的名稱，定制完畢后，用戶可對定制完畢的“定制檢索”進(jìn)行“修改”“刪除”的操作，也可對定制完畢的“定制檢索”進(jìn)行檢索，該功能主要應(yīng)用于存在多條定制檢索選擇時的便捷操作。

對設(shè)置完畢的定制檢索，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄的定制檢索功能菜單，于系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)的定制檢索列表中查閱到所有設(shè)置完畢的定制檢索，如圖：

用戶可選擇該條“定制檢索”后，對其進(jìn)行 “執(zhí)行檢索”操作，系統(tǒng)將根據(jù)定制檢索的條件設(shè)置，將符合該組合條件的所有檔案信息顯示于內(nèi)容顯示區(qū)，如圖：

對應(yīng)定制檢索結(jié)果而顯示的檔案信息，系統(tǒng)同樣提供用戶進(jìn)行“借閱申請”“本頁打印”“全部打印”或“返回”操作。

4.4系統(tǒng)條件

本系統(tǒng)在檔案檢索功能中還提供了系統(tǒng)條件檢索，該功能是本系統(tǒng)為簡化系統(tǒng)查詢條件而提出的檢索方式；主要提供了檔案資料是否：有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統(tǒng)提供了并與或得選擇，有效的簡化了系統(tǒng)檢索流程，同時，完善了系統(tǒng)檢索的內(nèi)涵，提高了檔案資料的檢索成功率。具體如圖：

用戶可對由系統(tǒng)條件檢索出的檔案文件進(jìn)行“借閱申請”等操作，其操作方式與其他檢索方式后的“借閱申請”一致，請用戶參考上述操作進(jìn)行本項檢索后的“借閱申請”操作流程。

4.5未歸檔檢索

未歸檔檔案檢索功能同樣也是對本系統(tǒng)組合檢索的有效補充，之所以把該功能單獨列出做為標(biāo)準(zhǔn)檢索功能之一，主要是考慮到單獨的未歸檔檢索，將未歸檔檔案信息單獨羅列出來，可以在豐富檔案檢索條件的同時，更好的滿足了檔案使用者與檔案工作者的使用及操作要求。如圖：

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對比其他上述四類檔案檢索，未歸檔檔案檢索的唯一區(qū)別是，該類檢索的檢索范疇只對未歸檔的檔案資料進(jìn)行檢索，對已歸檔的檔案資料不做任何執(zhí)行檢索操作。

5檔案統(tǒng)計

檔案統(tǒng)計是檔案利用的直接體現(xiàn)，檔案統(tǒng)計更多體現(xiàn)在檔案管理部門內(nèi)部檔案操作需求，因此，本系統(tǒng)在該功能模塊中的設(shè)計更多的考慮了檔案管理部門以及檔案工作者的使用需求，本功能模塊下設(shè)：檔案數(shù)量統(tǒng)計、目錄數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、統(tǒng)計報表；四個子功能模塊。

5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計

檔案數(shù)量統(tǒng)計模塊中，本系統(tǒng)為檔案管理部門及檔案工作者提供的是“條件式”檔案數(shù)量統(tǒng)計，系統(tǒng)為檔案部門以及工作者提供了諸如：全宗號、類別（模版）范圍、等多達(dá)80種條件，并可對上述80種條件選擇“并且”，“或者”的組合式條件檢索數(shù)量統(tǒng)計，最后系統(tǒng)還提供了對該統(tǒng)計內(nèi)容進(jìn)行自定義統(tǒng)計報表打印的功能，如圖：

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類似于“組合檢索”功能模塊，在檔案數(shù)量統(tǒng)計中，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)同樣以組合條件的窗口顯示，用戶可根據(jù)實際需要來對檔案組合條件進(jìn)行設(shè)置并依據(jù)上述組合條件而進(jìn)行檢索統(tǒng)計操作。

首先，用戶可通過“添加條件”按鈕，將選擇后的多條統(tǒng)計檢索條件內(nèi)容填寫于“您已經(jīng)選擇的查詢條件”中，如圖：

在填寫完畢條件后，請點擊“條件組合”按鈕，對上述已選擇的條件進(jìn)行系統(tǒng)組合，系統(tǒng)彈出提示框顯示如下：

點擊確定，系統(tǒng)將用戶提供的統(tǒng)計檢索條件進(jìn)行條件組合，具體如圖：

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系統(tǒng)對已經(jīng)進(jìn)行條件組合的條件選項，同樣提供了“刪除選中項”，“刪除所有”操作，便于用戶在進(jìn)行條件組合查詢時即時根據(jù)實際情況進(jìn)行組合條件的調(diào)整，如用戶確定提交的統(tǒng)計檢索條件無誤，則可以通過點擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)左上角的“統(tǒng)計”按鈕，進(jìn)行“統(tǒng)計”操作，系統(tǒng)將根據(jù)用戶已提交的統(tǒng)計檢索條件，自動檢索查詢并顯示統(tǒng)計結(jié)果頁面，如圖：

如果用戶在填寫統(tǒng)計檢索條件時，只填寫了一條統(tǒng)計條件，同時確定只根據(jù)這條唯一的統(tǒng)計條件進(jìn)行統(tǒng)計，在不點擊“條件組合”按鈕的情況下，直接點擊“統(tǒng)計”按鈕，系統(tǒng)將彈出提示框：

點擊“確定”后，系統(tǒng)將自動根據(jù)用戶提交的該唯一統(tǒng)計條件為依據(jù)而進(jìn)行統(tǒng)計并顯示統(tǒng)計結(jié)果，如圖：

5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計

目錄數(shù)量統(tǒng)計是本系統(tǒng)為檔案管理部門在檔案統(tǒng)計工作中提供的細(xì)分統(tǒng)計功能，其原理與檔案數(shù)量統(tǒng)計模塊類似，只是該功能模塊主要面對統(tǒng)計的檔案資料范圍縮小至單一的目錄

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統(tǒng)計，但其具體操作流程與檔案數(shù)量統(tǒng)計一致。

5.3檔案利用情況統(tǒng)計：

本系統(tǒng)根據(jù)全宗號、類別（模版）范圍、父目錄號、檔案編號、年、季度、月、日，等條件，為檔案管理部門提供了檔案利用情況檢索統(tǒng)計，如圖：

用戶可根據(jù)系統(tǒng)上述提供的檢索條件，進(jìn)行細(xì)則的填寫，并最終進(jìn)行準(zhǔn)確詳實的檢索統(tǒng)計，如圖：

點擊快捷操作中的時間列表，具體如圖：

“查看”，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為查詢用戶提供該檔案信息的利用

檔案利用情況統(tǒng)計功能可準(zhǔn)確有效的為檔案管理部門提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)已歸檔的任意檔案資料的有效利用情況，便于檔案管理部門更好的掌握第一手系統(tǒng)庫內(nèi)的檔案資料利用情況資料，從而為相關(guān)檔案管理部門完善檔案資料管理及維護(hù)機(jī)制，提供了有效價值佐證。

6檔案借閱

檔案管理系統(tǒng)檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對使用對象為條件劃分為兩類，一類為面對檔案管理者，對應(yīng)功能模塊為“借閱審批”；另一類為面對普通的檔案借閱用戶。對應(yīng)功能模塊為“我的借閱”。

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6.1借閱審批

借閱審批功能下設(shè)“未處理”與“已處理”兩功能樹，用戶可根據(jù)實際需求在經(jīng)過“檔案檢索”操作后提交一個或多個檔案資料借閱申請，申請用戶在檔案檢索完畢后提交借閱申請后，可在系統(tǒng)“檔案借閱”功能中的“我的借閱”的子樹“未提交”的內(nèi)容顯示區(qū)中查閱到上述檔案借閱申請的未提交列表條目，如圖：

接下來，用戶可選擇將上述借閱申請請求進(jìn)行 “提交申請”操作，則該檔案申請借閱信息將自動流轉(zhuǎn)進(jìn)入到檔案審批人員操作的“借閱管理”模塊中的“未處理”選項中，檔案借閱審批人員將在該欄目中查閱到所有已正式提交的檔案申請借閱信息，如圖：

檔案借閱審批人員需點擊如圖：

“借閱審批”操作，對用戶提交的檔案信息進(jìn)行審批操作，系統(tǒng)對用戶提交的檔案申請借閱提供了“同意”項選擇，檔案審批人員只需要在被提交的申請借閱檔案信息后選擇“是”“否”打“√”，即可完成對該申請請求的審批操作，完成審批操作后，需點擊系統(tǒng)左上角“保存”按鈕，即可完成全部審批流程。對于已經(jīng)審批完成的借閱申請，將顯示于“已處理”列表內(nèi)，檔案審批人員只需點擊“已處理”功能樹，即可于內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)顯示所有已處理完畢的申請借閱列表，并可對該類信息進(jìn)行檢索查詢操作。

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如圖：

與此同時，針對提交檔案申請借閱的檔案需求者，可通過點擊“我的借閱”功能樹，分別進(jìn)入到“未通過”“已通過”子功能樹，來查詢已提交的申請，哪些被審批通過，如圖：

哪些沒有被申請通過，如圖：

6.2我的借閱

相對于“借閱審批”功能，我的借閱主要是從檔案申請借閱者的角度出發(fā)，系統(tǒng)提供了“未提交”“已提交”“未通過”“已通過”四則子功能樹，對于用戶通過檢索操作提交的檔案“申請借閱”請求，首先會流轉(zhuǎn)至“我的借閱”中的“未提交”子功能樹中，因此，用戶在通過檢索而形成的“借閱申請”創(chuàng)建后，還需要點擊“我的借閱”中的“未提交”子樹，選擇內(nèi)容顯示區(qū)中對應(yīng)的已創(chuàng)建的檔案借閱申請信息，對其選擇“提交申請”操作，申請完畢后，用戶可在“已提交”“未通過”“已通過”中進(jìn)行對上述“申請”的查閱以及檢索操作。

7檔案保管

7.1庫房溫濕度登記

針對庫房溫濕度登記，檔案工作者可根據(jù)各自檔案管理單位定制情況，對本系統(tǒng)提供的相關(guān)參數(shù)進(jìn)行自定義設(shè)置，如圖：

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在定義完畢上述具體參數(shù)后進(jìn)行日常的登錄登記，如圖：

用戶可將具體測量數(shù)值填寫入內(nèi)，并進(jìn)行保存或查閱。

7.2八防管理

八防管理是檔案維護(hù)中的重要環(huán)節(jié)，針對常見的防塵，防水、防盜、防火等項目，提供詳細(xì)的電子信息記錄，如圖：

用戶可在上述內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)登記相關(guān)信息，并進(jìn)行保存或查閱。

7.3存放位置索引

在面對眾多實物檔案資料時，通過本系統(tǒng)的存放位置索引功能，可創(chuàng)建一套完整的實物檔案存放位置索引目錄；通過上述措施，一方面可以有效提高檔案工作者的實物檔案檢索速度，另一方面，可以為整個檔案管理部門的檔案合理存放提供有效輔助信息。

首先，用戶可通過點擊“操作”下的“添加”按鈕，添加位置索引信息，具體功能如圖：

在添加索引信息完畢后，通過點擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)左上角的“保存”按鈕，可將該條索

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引信息直接保存，在完成諸多條索引信息的建立后，用戶可通過點擊“檢索”按鈕，根據(jù)實際需求進(jìn)行實物檔案的檢索查詢。如圖：

8資料管理

資料管理常用于下列性質(zhì)需求，檔案管理單位存在著一系列有價值的隱性文檔，這些文檔或為生產(chǎn)資料文檔、或為財務(wù)數(shù)據(jù)、或為行政文檔、或為其他系統(tǒng)形成的已流轉(zhuǎn)完畢文檔，對于這部分文檔，雖然其主要價值不是以檔案的形式價值存在，但上述檔案管理單位卻存在著需要將這部分隱性文檔發(fā)掘為顯性文檔，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理匯總，最終形成有效利用的需求。

針對上述需求，本系統(tǒng)提供了“資料管理”功能模塊，幫助上述需求檔案管理單位進(jìn)行相關(guān)文檔管理工作，該模塊的設(shè)計思想是以資料操作的角色劃分，分為資料管理、資料借閱審批、我的借閱三部分。如圖：

8.1資料管理

資料管理子功能包括資料目錄管理、資料錄入、資料回收站、資料檢索功能，用戶可根據(jù)具體系統(tǒng)管理員賦予權(quán)限，對相關(guān)資料的目錄、以及資料的本身進(jìn)行后續(xù)的增、刪、改、查操作。8.1.1目錄管理

首先，為了使通過“資料錄入”而歸檔的文件能依附于上級目錄，用戶需要點擊“目錄管理”功能樹，在系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)中選擇操作按鈕下的“添加”功能，添加資料目錄，如圖：

點擊“添加”功能完畢后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下內(nèi)容：

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用戶可將具體細(xì)則填寫于上述表格中，并進(jìn)行“保存”操作，至此，用戶已經(jīng)完整的創(chuàng)建了一個資料“目錄”，用戶可在“目錄管理”的系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)查閱到已創(chuàng)建的目錄信息列表，如圖：

8.1.2資料錄入

在完成目錄創(chuàng)建的流程后，用戶可點擊“資料錄入”功能樹，如圖：

系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)提供了“操作”“工具”“檢索”三個功能按鈕選項，用戶首先可通過“操作”按鈕下的“添加”功能，添加資料信息，如圖：

在添加完資料錄入的細(xì)則后，需點擊系統(tǒng)左上角提供的“保存”按鈕來對資料錄入進(jìn)行創(chuàng)建，如用戶對已創(chuàng)建的資料信息需要進(jìn)行修改操作，可點擊上圖所示“重置”按鈕，對已錄入的信息進(jìn)行修改操作。

資料創(chuàng)建完畢后，點擊“返回”按鈕，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下界面：

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用戶可通過點擊“工具”下的“歸檔”按鈕，對已經(jīng)創(chuàng)建保存的資料選擇“歸檔”操作，系統(tǒng)自動彈出提示框，如圖：

系統(tǒng)提示框里顯示為通過“目錄管理”而創(chuàng)建的資料目錄列表。用戶可選擇其中任意一條目錄，點擊提示框中的“歸檔”按鈕，對該資料進(jìn)行歸檔操作，系統(tǒng)提示歸檔成功；至此用戶已經(jīng)完成了一則資料的完整的創(chuàng)建、保存、歸檔流程。8.1.3資料回收站

對于已歸檔的資料，如用戶選擇“刪除”操作，則該資料將自動流轉(zhuǎn)至“資料回收站”，在資料回收站中，系統(tǒng)提供了類似“檔案回收站”中的“操作”“檢索”按鈕，用戶可選擇對已刪除的資料進(jìn)行“徹底刪除”，“資料還原”，同時，也可對進(jìn)入“資料回收站”的資料進(jìn)行檢索操作，如圖：

8.2資料借閱審批

該功能主要應(yīng)用于資料管理人員對資料授權(quán)使用的操作，在該目錄下，資料管理員可以詳細(xì)的查詢到相關(guān)被提請的（資料借閱）的已處理、未處理的詳細(xì)信息，并對這些信息進(jìn)行檢索、授權(quán)查閱等操作。

首先，普通用戶通過對“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會進(jìn)入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可選擇該條借閱申請信息，選擇點擊“提交申請”按鈕，對資料借閱進(jìn)行正式保存提交操作，在上述操作后，該條信息將自動流入“借閱審批”

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中的“未處理”模塊，由資料管理員進(jìn)行查閱審批并授權(quán)借閱，如圖：

系統(tǒng)資料管理審批員，將根據(jù)該列表內(nèi)提供的信息對借閱申請進(jìn)行批復(fù)審閱，對于已經(jīng)處理完畢的借閱申請信息，在通過“已處理”列表進(jìn)行顯示的同時還將顯示于資料借閱者“我的借閱”模塊中的“已處理”，“已通過”，“未通過”列表中。

8.3我的借閱

該功能主要應(yīng)用于資料申請借閱人員操作，分別提供了未提交、已提交、未通過、已通過功能，普通用戶通過對“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會進(jìn)入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可對未提交的借閱申請進(jìn)行“提交申請”“查看”“修改”“刪除”操作，對于已經(jīng)“提交申請”的資料，首先將自動流轉(zhuǎn)至“借閱審批”的“未處理”列表中，由資料管理部門的審批人員進(jìn)行審批批復(fù)，同時，該條資料也將自動流轉(zhuǎn)到“已提交”列表中，供用戶查詢。

對于用戶提交的資料申請借閱，經(jīng)資料管理部門審批后，會出現(xiàn)審批通過與未通過兩種形式，用戶可選擇在“我的借閱”中的“未通過”，“已通過”列表中進(jìn)行查詢。如圖：

9數(shù)據(jù)處理

作為檔案管理系統(tǒng)整體信息安全性的一個重要組成部分，本系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理功能模塊下提供數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)還原功能。

首先，在系統(tǒng)備份功能樹中，系統(tǒng)提供了檔案表數(shù)據(jù)備份以及目錄表數(shù)據(jù)備份，如圖：

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

用戶選擇點擊上述兩表的備份按鈕，系統(tǒng)會自動提示是否備份，選擇確定按鈕，進(jìn)行備份操作。

在備份操作完畢后，如系統(tǒng)用戶需要對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)還原，則可通過本模塊下的“數(shù)據(jù)還原”操作進(jìn)行，點擊檔案表或目錄表的下拉箭頭提示框，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉提示框，提示用戶選擇具體某一點的備份進(jìn)行還原，如圖：

用戶選擇還原點后，點擊內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)的數(shù)據(jù)還原按鈕，即可完成對備份數(shù)據(jù)的還原操作。

通過檔案表、目錄表的備份以及還原，系統(tǒng)用戶不必再進(jìn)行單獨的數(shù)據(jù)庫信息備份，簡化了操作流程，提高了檔案信息的安全機(jī)制。

五 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺設(shè)計

本軟件系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設(shè)計和架構(gòu)更加優(yōu)良，各層定義清晰，具備良好的兼容性與擴(kuò)展性。

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

與此同時，本系統(tǒng)同時應(yīng)用了ajax(交互式網(wǎng)頁應(yīng)用開發(fā)技術(shù))技術(shù)，該技術(shù)最大的優(yōu)勢為在不更新整個頁面的前提下維護(hù)數(shù)據(jù)，使得Web應(yīng)用程序更為迅捷地回應(yīng)用戶動作，為系統(tǒng)使用用戶提供了更為良好的系統(tǒng)操作體驗。

六 系統(tǒng)運行環(huán)境推薦

硬件配置推薦

如圖：

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器應(yīng)用需求(中小型建議): CPU:雙路至強CPU 2.6GHz或更高配置 內(nèi)存:2G 以上或更高配置

硬盤:36G SCSI X 2或更高配置

系統(tǒng)軟件配置推薦 服務(wù)器端

操作系統(tǒng)： Windows 2000/XP以及其它可以運行Tomcat服務(wù)器的操作系統(tǒng) 所需軟件：JDK1.5以上，Tomcat5.5.*，客戶機(jī)端

操作系統(tǒng)：Windows 9x/2000/XP 所需軟件：大部分用戶只需IE 6或更高的版本

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

輔助軟件：Office 2000或更高版本以及Adobe Reader 8.0或更高版本

七 技術(shù)服務(wù)與支持

系統(tǒng)平臺設(shè)計具有較高的安全性和可靠性，切實保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。權(quán)限設(shè)置合理，有完善的災(zāi)難應(yīng)急功能和恢復(fù)能力，系統(tǒng)應(yīng)提供7×24小時的連續(xù)運行，平均年故障時間<4小時，平均年故障修復(fù)時間<30分鐘。建立服務(wù)的后援支持，后援支持與服務(wù)中心將是一個有規(guī)范服務(wù)流程和嚴(yán)格值班管理制度的服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以提供靈活、方便和快捷的技術(shù)支持，包括電話、傳真、信函、電子郵件、支持網(wǎng)站等方式的技術(shù)咨詢響應(yīng)和服務(wù)請求、專人定期走訪以及全時響應(yīng)、遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)支持和現(xiàn)場服務(wù)等多種方式。

后援支持規(guī)范建立一個用戶服務(wù)庫，其中包括系統(tǒng)資料、問題記錄、維護(hù)日志等資料，以產(chǎn)品支持網(wǎng)站形式，提供培訓(xùn)資料、產(chǎn)品信息發(fā)布，常見問題建成知識庫供查詢。

7.1客戶服務(wù)流程

后援支持和服務(wù)中心應(yīng)提供7×24小時全時響應(yīng)服務(wù)，建立規(guī)范且有效的服務(wù)流程.7.2客戶服務(wù)方式（1）技術(shù)咨詢

可以隨時通過電話、傳真、書函以及電子郵件等各種靈活的通訊手段向后援支持與服務(wù)中心進(jìn)行技術(shù)咨詢。

（2）全時響應(yīng)

后援支持提供24小時響應(yīng)的服務(wù)，提供特殊的通訊聯(lián)系辦法，及時響應(yīng)用戶的問題。（4）定期走訪

專人定期、不定期走訪，調(diào)查項目實施和維護(hù)情況，現(xiàn)場解決用戶存在問題。（5）定期巡檢

在系統(tǒng)運行期間安排工程師抽樣定期對系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)巡檢，現(xiàn)場對系統(tǒng)進(jìn)行測試和優(yōu)化，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題或潛在的故障，提前消除隱患，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運行。

（6）現(xiàn)場支持維護(hù) 遇到較為復(fù)雜的問題，一般通訊手段的咨詢和遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)難以解決時，應(yīng)安排專業(yè)工程師趕到現(xiàn)場解決問題。人數(shù)根據(jù)實際情況和需要而定。

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第四篇：檔案管理系統(tǒng)承諾書

檔案管理系統(tǒng)

用 戶 承 諾 書

為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校綜合檔案管理，提高我校檔案綜合管理水平，擴(kuò)大檔案的利用程度，節(jié)約成本，提高辦公效率，逐步實現(xiàn)檔案工作的自動化和網(wǎng)絡(luò)化的同時，確保在使用“希望之屋”檔案管理系統(tǒng)過程中檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性，以及網(wǎng)絡(luò)信息利用的安全性，特簽訂本承諾書。

一、部門專兼職檔案人員為“希望之屋”檔案管理系統(tǒng)的用戶。部門負(fù)責(zé)人指定本部門專兼職檔案人員為該賬號的具體使用人；專兼職檔案人員向?qū)W校綜合檔案部門領(lǐng)取本部門賬號與初始密碼。其他個人如需申請賬號，必須書面向?qū)W校綜合檔案部門提出申請，方可成為該系統(tǒng)用戶。

二、用戶使用學(xué)校綜合檔案部門根據(jù)檔案管理要求為其設(shè)置賬號及密碼，不得使用其他用戶名登錄該系統(tǒng)，也不得轉(zhuǎn)讓給其他部門或其他人員使用，同時做好本部門或個人用戶密碼的保密工作。

三、用戶使用該賬號及密碼登錄檔案管理系統(tǒng)，并在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檔案查閱、錄入、上傳、打印等操作。

四、用戶進(jìn)行查閱檔案時，應(yīng)遵守《廣州中醫(yī)藥大學(xué)檔案保密制度》，不得泄密，不得對檔案網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行惡意下載、復(fù)制、傳播等操作。

五、用戶在錄入本部門檔案材料時，應(yīng)按照學(xué)校綜合檔案部門的要求，按規(guī)定進(jìn)行錄入及上傳，不得提供虛假、缺漏的文件信息，應(yīng)保證所錄入的檔案資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性。

六、各部門如因工作需要，須增加賬號或使用權(quán)限，應(yīng)說明理由并以書面形式向?qū)W校綜合檔案部門申請，經(jīng)學(xué)校綜合檔案部門審核后方可增加。

七、當(dāng)本部門的專兼職檔案人員發(fā)生變更時，該部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時安排其他人員接手其賬號及密碼，并上報學(xué)校綜合檔案部門。

八、其他個人用戶如因工作崗位變更，也必須及時報學(xué)校綜合檔案部門，由檔案部門根據(jù)實際更改或取消該賬號及其權(quán)限。

九、用戶不得做任何有害網(wǎng)絡(luò)安全的操作。

十、用戶應(yīng)遵守《大學(xué)校園網(wǎng)絡(luò)管理暫行條例》及學(xué)校其他各項網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度和管理條例。

十一、學(xué)校檔案綜合管理部門有權(quán)對用戶及其權(quán)限進(jìn)行更改或取消，用戶不得有任何異議。

如有違反上述行為，學(xué)校綜合檔案部門將有權(quán)對用戶的權(quán)限進(jìn)行更改或取消等設(shè)置，甚至取消其賬號。同時，用戶將自愿承擔(dān)全部責(zé)任。

檔案管理系統(tǒng)使用部門：

部門負(fù)責(zé)人：

部門專兼職檔案人員(簽名)：

電話：

時間： 2010年月日

第五篇：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

目錄 摘要

ABSTRACT 前言

第一章 為什么要開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 第二章 計算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手 1．1 在中小學(xué)中用計算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義 1．2 為將來學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備 1．4 學(xué)生檔案的設(shè)計分析

第三章 怎樣開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 2．1 編程環(huán)境的選擇 2．2 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn) 2．3 二者的結(jié)合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 編程環(huán)境簡介 3．1 告別“hello world”的年代 3．2 面對對象的編程 3．3 實現(xiàn)菜單選項 3．4 實現(xiàn)工具欄 3．5 幫助 3．6關(guān)于系統(tǒng)

第五章 使用Access2000 實現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 4．1 數(shù)據(jù)庫的概念 4．2 新建一個數(shù)據(jù)庫 4．3 修改已建的數(shù)據(jù)庫 4．4 實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系 第五章 系統(tǒng)總體規(guī)劃 5．1 系統(tǒng)功能 5．2 流程圖

第六章 系統(tǒng)具體實現(xiàn) 6．1 用戶界面的實現(xiàn) 6．1．1 封面 6．1．2 主界面 6．1．3 幫助系統(tǒng) 6．2 數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn) 6．2．1 學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫 6．2．2 學(xué)生成績庫 6．2．3 課程庫 6．3 與VB的連接 第七章 結(jié)束語

第八章 主要參考文獻(xiàn) 附錄

--------------摘要--------------

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)(MIS),其開發(fā)主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面。對于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強、數(shù)據(jù)安全性好的庫。而對于后者則要求應(yīng)用程序功能完備,易使用等特點。

經(jīng)過分析,我們使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC開發(fā)工具,利用其提供的各種面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具,尤其是數(shù)據(jù)窗口這一能方便而簡潔操縱數(shù)據(jù)庫的智能化對象,首先在短時間內(nèi)建立系統(tǒng)應(yīng)用原型,然后,對初始原型系統(tǒng)進(jìn)行需求迭代,不斷修正和改進(jìn),直到形成用戶滿意的可行系統(tǒng)。

關(guān)鍵字：控件、窗體、域。

--------------ABSTRACT--------------

The system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end.The former required consistency and integrality and security of data.The later should make the application powerful and easily used.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base.It can give you a short-cut to build up a prototype of system application.The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.Keywords: ActiveX , Form , Field.--------------前言--------------

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。

作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計算機(jī)對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理,具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率,也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。因此，開發(fā)這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發(fā)一套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)為例,談?wù)勂溟_發(fā)過程和所涉及到的問題及解決方法。

--------------------下面就讓我們開始正文的介紹 第一章

為什么要開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

計算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手：

今天，計算機(jī)的價格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長足的進(jìn)步。它已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域，計算機(jī)之所以如此流行的原因主要有以下幾個方面： 首先，計算機(jī)可以代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動； 其次，計算機(jī)可以節(jié)省許多資源；

第三，計算機(jī)可以大大的提高人們的工作效率； 第四，計算機(jī)可以使敏感文檔更加安全，等等。

在中小學(xué)中用計算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義

現(xiàn)在我國的中小學(xué)校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

我作為一個計算機(jī)應(yīng)用的本科生，希望可以在這方面有所貢獻(xiàn)。改革的總設(shè)計師鄧小平同志說過“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，我希望能用我四年的所學(xué)編制出一個實用的程序來幫助中小學(xué)進(jìn)行更有效的學(xué)籍管理。

歸納起來，好處大約有以下幾點：

1． 可以存儲歷屆的學(xué)生檔案，安全、高效；

2． 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。

為將來學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備

跟據(jù)1999年中國電信的調(diào)查報告顯示我國的上網(wǎng)人數(shù)已達(dá)到890萬，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)十分普及，學(xué)校往界的畢業(yè)生希望能在世界的任何一個角落查到自己校友的信息，本系統(tǒng)為學(xué)校將來的上網(wǎng)作了先期工作，比如數(shù)據(jù)庫的建立。

學(xué)生檔案的設(shè)計分析

根據(jù)實際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價快速地構(gòu)造一個可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型。使用戶和開發(fā)人員可以較快地確定需求，然后采用循環(huán)進(jìn)化的開發(fā)方式，對系統(tǒng)模型作連續(xù)的精化，將系統(tǒng)需具備的性質(zhì)逐漸增加上去，直到所有的性質(zhì)全部滿足。此時模塊也發(fā)展成為最終產(chǎn)品了。第二章

怎樣開發(fā)一個學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

編程環(huán)境的選擇

微軟公司的Visual Basic 6.0是Windows應(yīng)用程序開發(fā)工具，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。Visual Basic提供了大量的控件，這些控件可用于設(shè)計界面和實現(xiàn)各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡化了界面設(shè)計過程，從而有效的提高了應(yīng)用程序的運行效率和可靠性。故而，實現(xiàn)本系統(tǒng)VB是一個相對較好的選擇。

關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)

Access2000 就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫能匯集各種信息以供查詢、存儲和檢索。Access 的優(yōu)點在于它能使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于 Excel 的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫一目了然。另外，Access 允許創(chuàng)建自定義報表用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫中的信息。Access也提供了數(shù)據(jù)存儲庫，可以使用桌面數(shù)據(jù)庫文件把數(shù)據(jù)庫文件置于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器，與其他網(wǎng)絡(luò)用戶共享數(shù)據(jù)庫。Access 是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫之一。如上所述，Access 作為關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)具備了許多優(yōu)點，可以在一個數(shù)據(jù)包中同時擁有桌面數(shù)據(jù)庫的便利和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的強大功能。

二者的結(jié)合（DBA）

微軟的JET數(shù)據(jù)庫引擎提供了與數(shù)據(jù)庫打交道的途徑，我們是通過它以及Visual Basic 來訪問數(shù)據(jù)庫并對其進(jìn)行各種操作。Visual Basic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過共用JET數(shù)據(jù)庫引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。

DATA 控件在數(shù)據(jù)庫中的信息與將信息顯示給用戶看的Visual Basic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設(shè)置DATA控件的各個屬性，告訴它要調(diào)用那個數(shù)據(jù)庫的哪個部分。缺省情況下，DATA控件根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的一個或多個數(shù)據(jù)表建立一個dynaset-type（動態(tài)集合）類型的記錄集合。一個記錄集合是動態(tài)的也就意味著，當(dāng)原來的數(shù)據(jù)表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會隨之改變。DATA控件還提供了用來瀏覽不同記錄的各種跳轉(zhuǎn)按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數(shù)據(jù)庫之間建立聯(lián)系。第三章

Windows下的Visual?

? ??? ?

? ?)。Visual Basic應(yīng)用程序基本的構(gòu)建塊是用戶所創(chuàng)建的對象，每一個對象都具有一些特性和行為（屬性、事件和 方法）。開發(fā)人員可以最有效利用所創(chuàng)建的每一個對象。使用應(yīng)用程序具有可通用性可說擴(kuò)展性和強有力的功能。

Visual Basic應(yīng)用由一系列對象組成，包括有函數(shù)、菜單、函數(shù)、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)窗口、用戶對象、用戶事件等等，對象中又包含若干控件如命令按鈕、單行編輯器等這些對象和控件都可在許多應(yīng)用中重復(fù)使用。

實現(xiàn)菜單選項

菜單是程序最重要的特性之一，大多數(shù)程序都依賴一個定義良好的菜單使程序易于使用和維護(hù)，Visual Basic也提供了強大的創(chuàng)建菜單功能是程序更加標(biāo)準(zhǔn)。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜單編輯器建立菜單或者修改已經(jīng)存在的菜單。

實現(xiàn)工具欄

CoolBar控件與Office97種看到的CoolBar是類似的。CoolBar就是一個可以在窗體上浮動的工具，同時也是其他ActiveX的容器。通過在CoolBar中遷入其他空間你局可以向用戶提供更好的靈活性和義用性。

Toolbar 是工具條控件，是實現(xiàn)工具條的主體。其中的按鈕可以顯示圖像和標(biāo)題，并按功能分組或加入分隔符，還可以圍棋設(shè)置鼠標(biāo)停留在其上顯示的提示字符。Toolbar也是一個控件容器且具有Style屬性，并可以為其增加下拉按鈕和平滑按鈕等。

選擇“工程”下拉菜單中的“部件”選項，顯示“部件”對話框。在“控件”選項卡列表中選擇“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其屬性及對象如下：

1． Align屬性定義工具條在窗體中的位置

2． ToolTipText屬性是字符串類型，定義控件的提示字符 3． Style屬性定義按鈕外觀。

4． ImageList屬性定義與數(shù)據(jù)條對應(yīng)的ImageList控件名，該控件定義工具條按鈕顯示的圖像。5． HotImangeList屬性設(shè)置一個ImageList控件名，該控件定義按鈕獲得熱點時顯示的圖像。6． DisabledImageList屬性定義工具條按鈕無效時顯示的圖像。創(chuàng)建工具條包括ImageList和Toolbar控件 ImageList用于為其他控件提供圖像庫，將ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

幫助

專業(yè)水平的軟件通常都帶有聯(lián)機(jī)幫助功能。無論寫出來的程序是要給大量的用戶使用，還是僅僅局限于公司內(nèi)部有限的使用者，我們都應(yīng)該為用戶提供詳細(xì)的、易于理解的聯(lián)機(jī)幫助文檔。微軟的Help Workshop4.0 是一套獨立于Visual Basic 的用來協(xié)助我們創(chuàng)建、運行于32位Windows 操作系統(tǒng)下的幫助文件的工具。使用它我們可以為我們編寫的應(yīng)用程序生成一組幫助文件。

關(guān)于版本

為了是程序顯得更具有專業(yè)風(fēng)格，首先可以在其中加入通常的應(yīng)用程序信息。這些信息包括公司名稱、版本號、修訂號以及其他類似信息。Visual Basic允許你使用APP對象來保存這些信息，APP對象是一個預(yù)定義對象，不需要在程序中創(chuàng)建它。APP對象的大多數(shù)屬性被應(yīng)用程序用來提供常規(guī)的信息，通過使用這些APP提供的屬性，可以在應(yīng)用程序和用戶之間交流重要信息，在項目屬性框中可以設(shè)置它的屬性。

第四章

使用Access2000 實現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的概念

數(shù)據(jù)庫是一種存儲數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行操作的工具。數(shù)據(jù)庫的作用在于組織和表達(dá)信息，簡而言之，數(shù)據(jù)庫就是信息的集合。計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫可以分為兩類：非關(guān)系數(shù)據(jù)庫（flat-file）和關(guān)系數(shù)據(jù)庫（relational）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫中包含了多個數(shù)據(jù)表的信息，數(shù)據(jù)庫含有各個不同部分的術(shù)語，象記錄、域等。

新建一個數(shù)據(jù)庫

創(chuàng)建任何一個數(shù)據(jù)庫的第一步是仔細(xì)的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，設(shè)計必須是靈活的、有邏輯的。創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的過程被認(rèn)為是數(shù)據(jù)模型設(shè)計。1． 標(biāo)識需要的數(shù)據(jù)；

2． 收集被標(biāo)識的字段到表中； 3． 標(biāo)識主關(guān)鍵字字段；

4． 繪制一個簡單的數(shù)據(jù)圖表； 5． 規(guī)范數(shù)據(jù)；

6． 標(biāo)識指定字段的信息； 7． 創(chuàng)建物理表。

修改已建的數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由Visual Basic 創(chuàng)建的程序來完成，下面的章節(jié)將詳細(xì)描述實現(xiàn)的具體方法。

實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系

數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系指明兩個庫之間共享一個共同的關(guān)鍵字值。一個連接是指一種虛擬的表，這種表是在當(dāng)用戶要求從相互關(guān)聯(lián)的各個不同的表中獲取信息時建立的，關(guān)鍵字段用于在相互連接的不同表中查找匹配的記錄。一個更高級的連接形式稱為自連接。這種連接是指一個表被連接到它自己的一個字段，或在不同的紀(jì)錄中由重復(fù)數(shù)據(jù)的組合字段。數(shù)據(jù)庫中有三種不同類型的關(guān)鍵字：主關(guān)鍵字、組合關(guān)鍵字和外關(guān)鍵字。在表中使用的關(guān)鍵字類型用于描述庫表示什么以及在數(shù)據(jù)庫中如何與其它的庫建立關(guān)系。第五章

系統(tǒng)總體規(guī)劃

系統(tǒng)功能

1． 可以進(jìn)行文本操作； 2． 添加一個數(shù)據(jù)庫項目； 3． 刪除一個數(shù)據(jù)庫項目； 4． 修改一個數(shù)據(jù)庫項目； 5． 查詢信息； 6． 察看課程表。

流程圖

第六章

系統(tǒng)具體實現(xiàn)

用戶界面的實現(xiàn) 6．1．1 封面

具體實現(xiàn)見 圖_6.1.1

圖_6.1.1 6．1．2 主界面

具體實現(xiàn)見.圖_6.1.2 圖_6.1.2

主界面包含三方面的內(nèi)容,以下一一介紹: 1.記錄操作

打開記錄操作,進(jìn)入記錄操作菜單項分別由文件、視圖及幫助三個選項。1.1文件包括：新建 打開

打開寫字板---------如圖<6.1.4>(源程序見附錄清單6.1)保存 另存 打印 退出

<圖6.1.4> 1.2視圖包括：狀態(tài)條 工具欄 背景顏色 顯示

課程表---------如圖<6.1.5> 文本編輯器

網(wǎng)絡(luò)瀏覽 <圖6.1.5> 1.3幫助包括：內(nèi)容 關(guān)于幫助 2．記錄操作

打開記錄操作進(jìn)入記錄操作選項頁分別由瀏覽記錄、查找等三個選項組成。2．1瀏覽記錄： 學(xué)生學(xué)籍庫 課程庫 成績庫

2．2查找記錄 2．3備注 3．系統(tǒng)信息

打開系統(tǒng)信息進(jìn)入選項頁分別由系統(tǒng)信息、信息采集等組成。

6．1．3 幫助系統(tǒng) 具體實現(xiàn)見6.1.3

圖6.1.3

數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)

6．2．1學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫

學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫里存儲了學(xué)生的檔案包括：學(xué)號、姓名、年齡等 表如<6.2.6>

列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號CodeInteger6No性別SexDate2No年齡AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.6> 學(xué)籍模塊：

該模塊主要完成學(xué)生基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了八個域名來進(jìn)行學(xué)生的信息存儲。如果用戶修改某一紀(jì)錄中的某一項，可單添加按鈕進(jìn)行學(xué)生記錄的編輯，此窗口使用數(shù)據(jù)窗口的FREEDOM風(fēng)格（典型的錄入界面）。該種風(fēng)格特點是列標(biāo)題緊挨著數(shù)據(jù)列在此窗口還可以增加新學(xué)生紀(jì)錄。

6．2．2成績數(shù)據(jù)庫

成績數(shù)據(jù)庫里存儲了學(xué)生的成績包括：學(xué)號、成績、等如表<6.2.7 >

列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號CodeInteger6No成績ScoreDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.7> 成績模塊：

該模塊主要完成學(xué)生成績的基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了四個域名來進(jìn)行學(xué)生的信息存儲。

6．2．3課程數(shù)據(jù)庫

課程數(shù)據(jù)庫利存儲了課程的信息：課程名、作者、出版社等如表<6.2.8>

列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點位數(shù)是否為空課程IDCourseDate8No課程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No備注RecordDate15No 表<6.2.8> 課程模塊：

該模塊主要完成存儲課程的所有信息及錄入、刪除、更新等功能

與VB的連接

Visual Basic提供了與底層數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)緊密的連接。Visual Basic 支持不同的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮每一個數(shù)據(jù)庫的特長。生成獨立應(yīng)用或脫離服務(wù)器運行的服務(wù)以上的應(yīng)用，Visual Basic連接數(shù)據(jù)庫的方式有兩種： ·通過使用Visual Basic的 DATA控件。

·通過使用由Visual Basic提供的專用的直接與數(shù)據(jù)庫相連的接口 第七章

結(jié)束語

經(jīng)過三個多月的設(shè)計和開發(fā)，中小學(xué)檔案管理系統(tǒng)基本開發(fā)完畢。其功能基本符合用戶需求，能夠完成學(xué)生學(xué)籍的存儲和成績的查詢以及各類相關(guān)報表的打印。并提供部分系統(tǒng)維護(hù)功能,使用戶方便進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、數(shù)據(jù)刪除。，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進(jìn)行了有效的解決。

但是由于畢業(yè)設(shè)計時間較短，所以該系統(tǒng)還有許多不盡如人意的地方，比如聯(lián)機(jī)文檔比較少，用戶界面不夠美觀，出錯處理不夠等多方面問題。這些都有待進(jìn)一步改善。

致謝

在本次畢業(yè)設(shè)計中，我從指導(dǎo)老師雷震甲老師身上學(xué)到了很多東西。雷老師認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神和深厚的理論水平都使我收益匪淺。他無論在理論上還是在實踐中，都給與我很大的幫助，使我得到不少的提高這對于我以后的工作和學(xué)習(xí)都有一種巨大的幫助，感謝他耐心的輔導(dǎo)。另外，在系統(tǒng)開發(fā)過程中雷老師的助手張彥明老師也給于我很大的幫助，幫助解決了不少的難點，使得系統(tǒng)能及時開發(fā)完成，還有同組的同學(xué)同樣給與我不少幫助，這里一并表示感謝。

第八章

主要參考文獻(xiàn)

[1] Visual Basic 6.0 使用指南

作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.出版社：電子工業(yè)出版社

[2] 中文版Microsoft Office 97 自學(xué)通 作者：Ned Snell 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全 作者：Microsoft 出版社；電子工業(yè)出版社

[4] 中文Access 2000 24學(xué)時教程

作者：Craig Eddy，Timothy Buchanan 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

附錄程序清單及注釋 程序清單6.1 Option Explicit Dim FileName As String '文件名，用于打開、保存文件 Dim UndoString As String '用于 Undo 操作 Dim UndoNew As String '用于 Undo 操作

Private Sub ImgUndoDisable()'禁用“Undo”按鈕 UndoString = “" UndoNew = ”“ ImgUndo.Enabled = False ImgUndo.Picture = ImageDisable.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub ImgUndoEnable()'有效“Undo”按鈕

ImgUndo.Enabled = True ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub Check_ImgPaste()'設(shè)置粘貼按鈕

If Len(Clipboard.GetText)> 0 Then ImgPaste.Enabled = True ImgPaste.Picture = ImageUp.ListImages(”Paste“).Picture Else ImgPaste.Enabled = False ImgPaste.Picture = ImageDisable.ListImages(”Paste“).Picture End If End Sub

Private Sub Check_ImgCutCopy()'設(shè)置剪切、復(fù)制按鈕

If Text1.SelLength > 0 Then ImgCut.Enabled = True ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = True ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages(”Copy“).Picture Else ImgCut.Enabled = False ImgCut.Picture = ImageDisable.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = False ImgCopy.Picture = ImageDisable.ListImages(”Copy“).Picture End If End Sub Private Sub BackColor_Click()CommonDialog1.ShowColor Text1.BackColor = CommonDialog1.Color End Sub

Private Sub Box_Click()'顯停工具欄

If Box.Checked Then '將停顯工具欄

Box.Checked = False CoolBar1.Visible = False Else Box.Checked = True CoolBar1.Visible = True End If

Form_Resize '重新調(diào)整控件位置 End Sub

Private Sub Close_Click()Dim FileNum As Integer

If Len(FileName)> 0 Then '有輸入文件名

FileNum = FreeFile()'獲得可用文件號

Open FileName For Output As FileNum '打開輸出文件 '如果無指定文件，則創(chuàng)建新文件 Print #FileNum, Text1.Text '輸出文本 Close FileNum '關(guān)閉文件 End If

Text1.Text = ”“ FileName = ”“ End Sub

Private Sub ComboSize_Click()Text1.FontSize = Val(ComboSize.Text)End Sub

Private Sub ComboFont_Click()Text1.FontName = ComboFont.Text End Sub

Private Sub Copy_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '復(fù)制文本到剪裁板 End Sub

Private Sub Cut_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '復(fù)制文本到剪裁板 Text1.SelText = ”“ '清選擇的文本 End Sub

Private Sub DataTime_Click()Text1.SelText = Now End Sub

Private Sub Delete_Click()Text1.SelText = ”“ '清選擇的文本 End Sub

Private Sub Edit_Click()'當(dāng)程序顯示“編輯”子菜單前，觸發(fā)該程序 If Text1.SelLength > 0 Then '文本框中有選中的文本 Cut.Enabled = True Copy.Enabled = True Delete.Enabled = True Else Cut.Enabled = False Copy.Enabled = False Delete.Enabled = False End If

If Len(Clipboard.GetText())> 0 Then '剪裁板中有文本數(shù)據(jù) Paste.Enabled = True Else '沒有可粘貼的文本 Paste.Enabled = False End If End Sub

Private Sub Exit_Click()Unload Me End Sub Private Sub FindText_KeyPress(KeyAscii As Integer)Dim BeginPos As Long

If KeyAscii = 13 Then BeginPos = InStr(1, Text1.Text, FindText.Text, vbTextCompare)If BeginPos > 0 Then Text1.SelStart = BeginPos1 ComboFont.AddItem Screen.Fonts(i)Next i End Sub

Private Sub Form_Resize()Dim TextTop As Long

'修改工具條大小

CoolBar1.Top = Me.ScaleTop ? ?? ??? ?? ??? ?? ? Me.ScaleLeft Text1.Width = Me.ScaleWidth If Me.ScaleHeight > CoolBar1.Height Then Text1.Height = Me.ScaleHeight” + FileName '修改標(biāo)題顯示 End If End Sub

Private Sub Paste_Click()Text1.SelText = Clipboard.GetText End Sub

Private Sub Picture1_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)Label1 = “工具欄” End Sub

Private Sub Picture1_Resize()If Picture1.Width > Label1.Left Then Label1.Width = Picture1.ScaleWidth" + FileName '修改標(biāo)題顯示 ImgUndoDisable End If End Sub

Private Sub Text1_Change()If Not ImgUndo.Enabled Then '使“Undo”按鈕可用 ImgUndoEnable End If UndoString = UndoNew UndoNew = Text1 End Sub

Private Sub Text1_Click()Check_ImgCutCopy End Sub

Private Sub Text1_KeyUp(KeyCode As Integer, Shift As Integer)Check_ImgCutCopy End sub