第一篇：檔案管理系統(tǒng)合同

檔案管理系統(tǒng)合同

甲方： 乙方：

經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商針對(duì)檔案管理系統(tǒng)達(dá)成如下協(xié)議： 引言

為了更好的理解軟件需求，開發(fā)出更適合用戶使用的軟件，開發(fā)小組通過(guò)編寫文檔，定義了軟件總體要求，作為用戶和開發(fā)人員以及其他相關(guān)人員之間溝通的基礎(chǔ)。

描述基本功能、數(shù)據(jù)庫(kù)等內(nèi)容，作為軟件開發(fā)人員進(jìn)行軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和編碼的基礎(chǔ)，力求通過(guò)本軟件解決用戶現(xiàn)存的問(wèn)題，幫助用戶更好的管理和利用檔案，為工作提供便利。

（一）后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)

軟件后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的原因有：檔案數(shù)據(jù)量大，而且檢索頻繁，提高數(shù)據(jù)庫(kù)能力?？赏ㄟ^(guò)數(shù)據(jù)檢索的速度成了必要的問(wèn)題，而SQL在處理數(shù)據(jù)方面更快一些。

SQL數(shù)據(jù)庫(kù)有新的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)能力?？赏ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)較方便地讀寫遠(yuǎn)端數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)并有對(duì)稱復(fù)制的技術(shù)。SQL數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)其他數(shù)據(jù)庫(kù)安全機(jī)制更好一些。

（二）開發(fā)技術(shù)

軟件采用ASPNET技術(shù)開發(fā)。此技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)：

1、可管理性：ASPNET使用基于文本的、分級(jí)的配置系統(tǒng)，簡(jiǎn)化了將設(shè)置應(yīng)用于服務(wù)器環(huán)境和Web應(yīng)用程序的工作。因?yàn)榕渲眯畔⑹莾?chǔ)存為純文本的，因此可以在沒有本地管理工具的幫助下應(yīng)用新的設(shè)置。配置文件的任何變化都可以自動(dòng)檢測(cè)到并應(yīng)用于應(yīng)用程序。

2、安全、ASPNET為Web應(yīng)用程序提供了默認(rèn)的授權(quán)和身份驗(yàn)證方案。開發(fā)人員可以根據(jù)應(yīng)用程序的需要很容易的添加刪除或替換這些方案。

3、易于部署通過(guò)簡(jiǎn)單的將必要的文件復(fù)制到服務(wù)器上，ASPNET序即可部署到該服務(wù)器上。不需要重新啟動(dòng)服務(wù)器，甚至在部署或替換運(yùn)行的已編譯代碼時(shí)也不需要重新啟動(dòng)。

4、增強(qiáng)的性能：ASPNET是運(yùn)行在服務(wù)器上的已編譯代碼。與傳統(tǒng)的ActiveServerPagesASP不同，ASPNET能利用早期綁定、實(shí)時(shí)JIT編譯、本機(jī)和全新的緩存服務(wù)來(lái)提高性能。

5、靈活的輸出緩存：根據(jù)應(yīng)用程序的需要，ASPNET可以緩存頁(yè)數(shù)據(jù)、頁(yè)一部分或整個(gè)頁(yè)。緩存的項(xiàng)目可以依賴與緩存中的文件或其他項(xiàng)目，或者可以根據(jù)過(guò)期策略進(jìn)行刷新。

6、國(guó)際化：ASPNET在內(nèi)部使用Unicode以表示請(qǐng)求和響應(yīng)數(shù)據(jù)?？梢詾槊颗_(tái)計(jì)算機(jī)、每個(gè)目錄和每頁(yè)配置國(guó)際化設(shè)置。

7、移動(dòng)設(shè)備支持：ASPNET支持任何設(shè)備上的任何瀏覽器。開發(fā)人員使用與用于傳統(tǒng)的瀏覽器相同的編程技術(shù)來(lái)處理新的移動(dòng)設(shè)備。

8、擴(kuò)展性和可用性：ASPNET被設(shè)計(jì)成可擴(kuò)展的、具有特別專有的功能來(lái)提高群集的、多處理?yè)Q季的性能。此外，Internet信息服務(wù)（IIS）HE ASP，NET運(yùn)行時(shí)密切監(jiān)事和管理進(jìn)程，以便在一個(gè)進(jìn)程出現(xiàn)異常時(shí)，可以在該位置創(chuàng)建新的進(jìn)程使用程序繼續(xù)處理請(qǐng)求。

9、跟蹤和調(diào)試：ASP.NET提供了跟蹤服務(wù)，該服務(wù)可在應(yīng)用程序級(jí)別和頁(yè)面界別調(diào)試過(guò)程中啟用。可以選擇查看頁(yè)面信息，或者使用應(yīng)用程序級(jí)別的跟蹤查看工具查看信息。在開發(fā)和應(yīng)用程序處于生產(chǎn)狀態(tài)時(shí)，ASP.NET支持使用NETFramework調(diào)試工作進(jìn)行本地和遠(yuǎn)程調(diào)試當(dāng)應(yīng)用程序處于生產(chǎn)狀態(tài)時(shí)跟蹤語(yǔ)句能夠留在產(chǎn)品代碼中而不影響性能10與NETFramework集成因?yàn)锳SPNET是NETFramework的一部分整個(gè)平臺(tái)的功能和靈活性對(duì)Web應(yīng)用程序是都可用的也可從Web上流暢的訪問(wèn)NET類庫(kù)以及消息和數(shù)據(jù)訪問(wèn)解決方案ASPNET是獨(dú)立于語(yǔ)言之外的所以開發(fā)人員能選擇最適應(yīng)于程序的語(yǔ)言另外公共語(yǔ)言運(yùn)行庫(kù)的胡永興還保存了基于COM開發(fā)的現(xiàn)有投資。功能

根據(jù)可行性的研究的結(jié)果和客戶的需求分析現(xiàn)有情況及問(wèn)題將檔案管理軟件初步劃分為以下功能模塊系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)字典定義案卷著錄檔案查詢檔案借閱檔案銷毀檔案統(tǒng)計(jì)等功能模塊一系統(tǒng)管理1部門管理組織機(jī)構(gòu)的管理1添加填寫部門名稱部門編號(hào)自動(dòng)生成2刪除以定義全宗號(hào)的單位不能刪除3修改只能修改名稱不能修改編號(hào)2用戶管理檔案系統(tǒng)用戶信息的管理。

1）分配賬號(hào)為員工分配賬號(hào)并設(shè)置初始密碼使用本系統(tǒng)的員工以本人賬號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)已達(dá)到實(shí)名制的目的做到有據(jù)可查2密碼設(shè)置當(dāng)用戶忘記自己的密碼時(shí)管理員可以通過(guò)本操作將該賬戶的密碼恢復(fù)為初始密碼3刪除賬號(hào)刪除用戶賬號(hào)賬號(hào)一旦分配不應(yīng)頻繁刪除必要時(shí)可將該用戶賬號(hào)停用4修改賬號(hào)修改用戶名密碼不能修改賬戶與員工的對(duì)應(yīng)關(guān)系防止惡意操作5用戶鎖定解鎖禁止或允許某用戶進(jìn)入系統(tǒng)3權(quán)限管理用來(lái)管理用戶的權(quán)限1單用戶賦操作權(quán)限按照檔案類別分權(quán)限用戶擁有某一類檔案的操作權(quán)限才可以維護(hù)該類檔案2新建用戶組建立用戶做可以實(shí)現(xiàn)對(duì)組內(nèi)的多人之中分配權(quán)限3添加用戶做成員將具有同等權(quán)限的員工添加到用戶組以方便為多人分配權(quán)限。4為用戶組賦權(quán)限建立用戶組后可以集中對(duì)用戶賦權(quán)限輕松管理用戶權(quán)限4倉(cāng)庫(kù)設(shè)置主要填寫存放檔案的物理位置房間編號(hào)檔案箱編號(hào)檔案盒編號(hào)等1添加倉(cāng)庫(kù)設(shè)置房間編號(hào)名稱以及檔案柜起止編號(hào)便于檔案存儲(chǔ)位置的定位2刪除倉(cāng)庫(kù)當(dāng)倉(cāng)庫(kù)挪作它用時(shí)可刪除倉(cāng)庫(kù)記錄首先必須將倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的檔案箱移動(dòng)到其他倉(cāng)庫(kù)內(nèi)否則不允許刪除3修改倉(cāng)庫(kù)修改房間名稱4添加柜子選擇對(duì)應(yīng)倉(cāng)庫(kù)添加柜子新添加的柜子為所在倉(cāng)庫(kù)的最后一個(gè)編號(hào)5柜子移動(dòng)柜子從一個(gè)倉(cāng)庫(kù)移到另外一個(gè)倉(cāng)庫(kù)移動(dòng)到目的倉(cāng)庫(kù)后編號(hào)按照目的倉(cāng)庫(kù)的流水繼續(xù)編號(hào)6)添加檔案盒選擇柜子填寫盒子編號(hào)全宗旨的自然編號(hào)二數(shù)據(jù)字典管理數(shù)據(jù)字典管維護(hù)可以對(duì)常用的數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)如密碼保管期限等進(jìn)行必要的編碼和名稱設(shè)置一提高數(shù)據(jù)輸入是的速度可以根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案號(hào)的生成規(guī)則自動(dòng)生成檔號(hào)。

1、全宗號(hào)編制統(tǒng)一指定立檔單位的代碼位數(shù)是有用戶指定2密級(jí)設(shè)置統(tǒng)一絕密機(jī)密秘密內(nèi)部限國(guó)內(nèi)公開對(duì)外公開3保存期限1永久2)長(zhǎng)期用戶自定義時(shí)間長(zhǎng)短3短期用戶自定義時(shí)間長(zhǎng)短4檔案保存期限有5年15年25年和永久5檔案分類維護(hù)一級(jí)二級(jí)和三級(jí)設(shè)備儀器檔案有三級(jí)分類一級(jí)分類不同三級(jí)分類也不同如科學(xué)技術(shù)研究類檔案第三類一般研究課題分類分類添加后部建議刪除特別是該分類下有案卷時(shí)更不應(yīng)刪除1維護(hù)分類名稱2)維護(hù)分類選項(xiàng)6檔號(hào)生成規(guī)則1新建檔號(hào)生成規(guī)則每一類檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)生成規(guī)則2檔號(hào)生成規(guī)則與打雷對(duì)應(yīng)設(shè)定對(duì)應(yīng)關(guān)系以達(dá)到每一大類都有相應(yīng)檔號(hào)生成規(guī)則且不重復(fù)3生成檔號(hào)的各碼段定義碼段名稱碼段描述父值段4注碼段類型分類固定碼段選值碼段流水碼段。

7年度維護(hù)序號(hào)年度代碼名稱三檔案管理1檔案移交記錄檔案移交情況2檔案接收記錄接收的檔案原單位數(shù)量交接人等信息3添加檔案添加案卷和卷內(nèi)文件并標(biāo)明文件狀態(tài)破損丟失污染等1選擇立檔單位二級(jí)分類三級(jí)分類如果存在年度保存期限起始日期終止日期密卷密級(jí)立檔年度存放位置等信息選擇完畢根據(jù)對(duì)應(yīng)的檔號(hào)生成規(guī)則生成檔號(hào)2添加文件選擇案卷填寫題名等信息4刪除檔案如果案卷下有文件則提示是否執(zhí)行執(zhí)行的話將刪除案卷記錄及卷內(nèi)文件記錄備考表記錄刪除將不可恢復(fù)檔案一旦記錄不應(yīng)頻繁刪除。

5修改檔案修改案卷卷內(nèi)文件6案卷裝盒選擇要裝盒的檔案驚醒裝盒操作7檔案銷毀選擇需銷毀的檔案記錄生成銷毀單提交審批審批完成后檔案保管員確認(rèn)銷毀并記錄銷毀監(jiān)督人等信息銷毀操作才能執(zhí)行8銷毀記錄查詢查詢已銷毀檔案以及操作員監(jiān)督人銷毀方式銷毀時(shí)間等9檔案借閱借閱人到檔案室借閱檔案時(shí)由保管員進(jìn)入系統(tǒng)找到要借閱的文件提交申請(qǐng)審批人批復(fù)同意借閱人才可以到檔案室取檔案10借閱登記借閱人到檔案取檔案時(shí)檔案保管員登記借閱記錄包括借閱人審批單號(hào)借閱時(shí)間借閱天數(shù)等。

11檔案歸還借閱人歸還檔案時(shí)檔案保管員登記歸還人歸還時(shí)間檔案是否完好等信息12檔案復(fù)印操作同檔案借閱13復(fù)印登記檔案保管員登記復(fù)印信息包括檔號(hào)請(qǐng)求人復(fù)印時(shí)間復(fù)印份數(shù)操作員等14檔案閱覽操作同檔案借閱15閱覽登記檔案保管員登記閱覽信息包括檔號(hào)閱覽人閱覽時(shí)間是否有損壞或缺損操作員等16檔案移庫(kù)移柜修改案卷操作里修改存放位置可以批量移動(dòng)17檔案借閱審批批準(zhǔn)或拒絕檔案借閱申請(qǐng)。

18檔案銷毀審批批準(zhǔn)或拒絕檔案銷毀申請(qǐng)19檔案借閱查詢查詢某一段時(shí)間某個(gè)人或某份檔案的借閱記錄四檔案查詢1關(guān)鍵字查詢按案卷題名關(guān)鍵字卷內(nèi)文件題名關(guān)鍵字查詢定位到卷內(nèi)文件并顯示存放位置存放位置定位到檔案盒2分類查詢按照分類查詢檔案可查詢某一工程項(xiàng)目的所有檔案3精確查詢輸入檔案號(hào)查詢?cè)摍n案的文件和物理存放位置4按照箱號(hào)查詢查詢某一檔案存放的事哪一類的檔案五數(shù)據(jù)導(dǎo)出將查詢結(jié)果導(dǎo)出為Excel文件另外保存。

六數(shù)據(jù)打印對(duì)各種數(shù)據(jù)執(zhí)行打印操作1目錄打印對(duì)于全宗旨目錄案卷目錄卷內(nèi)文件目錄以及卷內(nèi)備考表進(jìn)行格式化打印2銷毀單打印打印生成的銷毀單進(jìn)行書面保存3借閱歸還記錄打印打印一段時(shí)間內(nèi)的借閱歸還記錄4復(fù)印記錄打印打印一段時(shí)間內(nèi)的復(fù)印記錄5閱覽打印記錄打印一段時(shí)間內(nèi)的閱覽記錄6打印檔案盒脊標(biāo)簽根據(jù)檔案存放記錄打印檔案盒脊的標(biāo)簽簡(jiǎn)化檔案整理人的工作提高工作效率。七檔案統(tǒng)計(jì)提供按國(guó)家檔案局標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表用戶也可以根據(jù)自己的要求進(jìn)行自由統(tǒng)計(jì)并生成和打印報(bào)表。八

修改密碼用戶進(jìn)入系統(tǒng)后可修改密碼甲方地址電話簽字蓋章乙方地址電話簽字蓋章

第二篇：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

目錄 摘要 ABSTRACT 前言

第一章 為什么要開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 第二章 計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手 1．1 在中小學(xué)中用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義 1．2 為將來(lái)學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備 1．4 學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)分析

第三章 怎樣開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 2．1 編程環(huán)境的選擇 2．2 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn) 2．3 二者的結(jié)合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 編程環(huán)境簡(jiǎn)介 3．1 告別“hello world”的年代 3．2 面對(duì)對(duì)象的編程 3．3 實(shí)現(xiàn)菜單選項(xiàng) 3．4 實(shí)現(xiàn)工具欄 3．5 幫助 3．6關(guān)于系統(tǒng)

第五章 使用Access2000 實(shí)現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù) 4．1 數(shù)據(jù)庫(kù)的概念 4．2 新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù) 4．3 修改已建的數(shù)據(jù)庫(kù) 4．4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系 第五章 系統(tǒng)總體規(guī)劃 5．1 系統(tǒng)功能 5．2 流程圖

第六章 系統(tǒng)具體實(shí)現(xiàn) 6．1 用戶界面的實(shí)現(xiàn) 6．1．1 封面 6．1．2 主界面 6．1．3 幫助系統(tǒng) 6．2 數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn) 6．2．1 學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù) 6．2．2 學(xué)生成績(jī)庫(kù) 6．2．3 課程庫(kù) 6．3 與VB的連接 第七章 結(jié)束語(yǔ) 第八章 主要參考文獻(xiàn) 附錄

--------------摘要--------------學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)(MIS),其開發(fā)主要包括后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個(gè)方面。對(duì)于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性好的庫(kù)。而對(duì)于后者則要求應(yīng)用程序功能完備,易使用等特點(diǎn)。

經(jīng)過(guò)分析,我們使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC開發(fā)工具,利用其提供的各種面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具,尤其是數(shù)據(jù)窗口這一能方便而簡(jiǎn)潔操縱數(shù)據(jù)庫(kù)的智能化對(duì)象,首先在短時(shí)間內(nèi)建立系統(tǒng)應(yīng)用原型,然后,對(duì)初始原型系統(tǒng)進(jìn)行需求迭代,不斷修正和改進(jìn),直到形成用戶滿意的可行系統(tǒng)。

關(guān)鍵字：控件、窗體、域。

--------------ABSTRACT--------------The system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end.The former required consistency and integrality and security of data.The later should make the application powerful and easily used.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base.It can give you a short-cut to build up a prototype of system application.The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.Keywords: ActiveX , Form , Field.--------------前言--------------學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理,具有著手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn).例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率,也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。

因此，開發(fā)這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發(fā)一套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)為例,談?wù)勂溟_發(fā)過(guò)程和所涉及到的問(wèn)題及解決方法。第一章

為什么要開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手：

今天，計(jì)算機(jī)的價(jià)格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。它已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)之所以如此流行的原因主要有以下幾個(gè)方面： 首先，計(jì)算機(jī)可以代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動(dòng)； 其次，計(jì)算機(jī)可以節(jié)省許多資源；

第三，計(jì)算機(jī)可以大大的提高人們的工作效率； 第四，計(jì)算機(jī)可以使敏感文檔更加安全，等等。

在中小學(xué)中用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義

現(xiàn)在我國(guó)的中小學(xué)校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

我作為一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的本科生，希望可以在這方面有所貢獻(xiàn)。改革的總設(shè)計(jì)師鄧小平同志說(shuō)過(guò)“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，我希望能用我四年的所學(xué)編制出一個(gè)實(shí)用的程序來(lái)幫助中小學(xué)進(jìn)行更有效的學(xué)籍管理。

歸納起來(lái)，好處大約有以下幾點(diǎn)：

1． 可以存儲(chǔ)歷屆的學(xué)生檔案，安全、高效；

2． 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。

為將來(lái)學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備

跟據(jù)1999年中國(guó)電信的調(diào)查報(bào)告顯示我國(guó)的上網(wǎng)人數(shù)已達(dá)到890萬(wàn)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)十分普及，學(xué)校往界的畢業(yè)生希望能在世界的任何一個(gè)角落查到自己校友的信息，本系統(tǒng)為學(xué)校將來(lái)的上網(wǎng)作了先期工作，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)分析

根據(jù)實(shí)際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價(jià)快速地構(gòu)造一個(gè)可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型。使用戶和開發(fā)人員可以較快地確定需求，然后采用循環(huán)進(jìn)化的開發(fā)方式，對(duì)系統(tǒng)模型作連續(xù)的精化，將系統(tǒng)需具備的性質(zhì)逐漸增加上去，直到所有的性質(zhì)全部滿足。此時(shí)模塊也發(fā)展成為最終產(chǎn)品了。第二章

怎樣開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

編程環(huán)境的選擇

微軟公司的Visual Basic 6.0是Windows應(yīng)用程序開發(fā)工具，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。Visual Basic提供了大量的控件，這些控件可用于設(shè)計(jì)界面和實(shí)現(xiàn)各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡(jiǎn)化了界面設(shè)計(jì)過(guò)程，從而有效的提高了應(yīng)用程序的運(yùn)行效率和可靠性。故而，實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)VB是一個(gè)相對(duì)較好的選擇。

關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)

Access2000 就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫(kù)能匯集各種信息以供查詢、存儲(chǔ)和檢索。Access 的優(yōu)點(diǎn)在于它能使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于 Excel 的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫(kù)一目了然。另外，Access 允許創(chuàng)建自定義報(bào)表用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。Access也提供了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)，可以使用桌面數(shù)據(jù)庫(kù)文件把數(shù)據(jù)庫(kù)文件置于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器，與其他網(wǎng)絡(luò)用戶共享數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫(kù)之一。如上所述，Access 作為關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)具備了許多優(yōu)點(diǎn)，可以在一個(gè)數(shù)據(jù)包中同時(shí)擁有桌面數(shù)據(jù)庫(kù)的便利和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的強(qiáng)大功能。

二者的結(jié)合（DBA）

微軟的JET數(shù)據(jù)庫(kù)引擎提供了與數(shù)據(jù)庫(kù)打交道的途徑，我們是通過(guò)它以及Visual Basic 來(lái)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)并對(duì)其進(jìn)行各種操作。Visual Basic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過(guò)共用JET數(shù)據(jù)庫(kù)引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。

DATA 控件在數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息與將信息顯示給用戶看的Visual Basic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設(shè)置DATA控件的各個(gè)屬性，告訴它要調(diào)用那個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的哪個(gè)部分。缺省情況下，DATA控件根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表建立一個(gè)dynaset-type（動(dòng)態(tài)集合）類型的記錄集合。一個(gè)記錄集合是動(dòng)態(tài)的也就意味著，當(dāng)原來(lái)的數(shù)據(jù)表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會(huì)隨之改變。DATA控件還提供了用來(lái)瀏覽不同記錄的各種跳轉(zhuǎn)按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數(shù)據(jù)庫(kù)之間建立聯(lián)系。

Visual Basic應(yīng)用程序基本的構(gòu)建塊是用戶所創(chuàng)建的對(duì)象，每一個(gè)對(duì)象都具有一些特性和行為（屬性、事件和 方法）。開發(fā)人員可以最有效利用所創(chuàng)建的每一個(gè)對(duì)象。使用應(yīng)用程序具有可通用性可說(shuō)擴(kuò)展性和強(qiáng)有力的功能。

Visual Basic應(yīng)用由一系列對(duì)象組成，包括有函數(shù)、菜單、函數(shù)、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)窗口、用戶對(duì)象、用戶事件等等，對(duì)象中又包含若干控件如命令按鈕、單行編輯器等這些對(duì)象和控件都可在許多應(yīng)用中重復(fù)使用。實(shí)現(xiàn)菜單選項(xiàng)

菜單是程序最重要的特性之一，大多數(shù)程序都依賴一個(gè)定義良好的菜單使程序易于使用和維護(hù)，Visual Basic也提供了強(qiáng)大的創(chuàng)建菜單功能是程序更加標(biāo)準(zhǔn)。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜單編輯器建立菜單或者修改已經(jīng)存在的菜單。

實(shí)現(xiàn)工具欄

CoolBar控件與Office97種看到的CoolBar是類似的。CoolBar就是一個(gè)可以在窗體上浮動(dòng)的工具，同時(shí)也是其他ActiveX的容器。通過(guò)在CoolBar中遷入其他空間你局可以向用戶提供更好的靈活性和義用性。

Toolbar 是工具條控件，是實(shí)現(xiàn)工具條的主體。其中的按鈕可以顯示圖像和標(biāo)題，并按功能分組或加入分隔符，還可以圍棋設(shè)置鼠標(biāo)停留在其上顯示的提示字符。Toolbar也是一個(gè)控件容器且具有Style屬性，并可以為其增加下拉按鈕和平滑按鈕等。

選擇“工程”下拉菜單中的“部件”選項(xiàng)，顯示“部件”對(duì)話框。在“控件”選項(xiàng)卡列表中選擇“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其屬性及對(duì)象如下： 1． Align屬性定義工具條在窗體中的位置

2． ToolTipText屬性是字符串類型，定義控件的提示字符 3． Style屬性定義按鈕外觀。

4． ImageList屬性定義與數(shù)據(jù)條對(duì)應(yīng)的ImageList控件名，該控件定義工具條按鈕顯示的圖像。5． HotImangeList屬性設(shè)置一個(gè)ImageList控件名，該控件定義按鈕獲得熱點(diǎn)時(shí)顯示的圖像。6． DisabledImageList屬性定義工具條按鈕無(wú)效時(shí)顯示的圖像。創(chuàng)建工具條包括ImageList和Toolbar控件

ImageList用于為其他控件提供圖像庫(kù)，將ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

幫助

專業(yè)水平的軟件通常都帶有聯(lián)機(jī)幫助功能。無(wú)論寫出來(lái)的程序是要給大量的用戶使用，還是僅僅局限于公司內(nèi)部有限的使用者，我們都應(yīng)該為用戶提供詳細(xì)的、易于理解的聯(lián)機(jī)幫助文檔。微軟的Help Workshop4.0 是一套獨(dú)立于Visual Basic 的用來(lái)協(xié)助我們創(chuàng)建、運(yùn)行于32位Windows 操作系統(tǒng)下的幫助文件的工具。使用它我們可以為我們編寫的應(yīng)用程序生成一組幫助文件。

關(guān)于版本

為了是程序顯得更具有專業(yè)風(fēng)格，首先可以在其中加入通常的應(yīng)用程序信息。這些信息包括公司名稱、版本號(hào)、修訂號(hào)以及其他類似信息。Visual Basic允許你使用APP對(duì)象來(lái)保存這些信息，APP對(duì)象是一個(gè)預(yù)定義對(duì)象，不需要在程序中創(chuàng)建它。APP對(duì)象的大多數(shù)屬性被應(yīng)用程序用來(lái)提供常規(guī)的信息，通過(guò)使用這些APP提供的屬性，可以在應(yīng)用程序和用戶之間交流重要信息，在項(xiàng)目屬性框中可以設(shè)置它的屬性。第四章

使用Access2000 實(shí)現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的概念

數(shù)據(jù)庫(kù)是一種存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作的工具。數(shù)據(jù)庫(kù)的作用在于組織和表達(dá)信息，簡(jiǎn)而言之，數(shù)據(jù)庫(kù)就是信息的集合。計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)可以分為兩類：非關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)（flat-file）和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)（relational）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中包含了多個(gè)數(shù)據(jù)表的信息，數(shù)據(jù)庫(kù)含有各個(gè)不同部分的術(shù)語(yǔ)，象記錄、域等。新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)

創(chuàng)建任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步是仔細(xì)的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)必須是靈活的、有邏輯的。創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的過(guò)程被認(rèn)為是數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)。1． 標(biāo)識(shí)需要的數(shù)據(jù)；

2． 收集被標(biāo)識(shí)的字段到表中； 3． 標(biāo)識(shí)主關(guān)鍵字字段； 4． 繪制一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)圖表； 5． 規(guī)范數(shù)據(jù)；

6． 標(biāo)識(shí)指定字段的信息； 7． 創(chuàng)建物理表。

修改已建的數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由Visual Basic 創(chuàng)建的程序來(lái)完成，下面的章節(jié)將詳細(xì)描述實(shí)現(xiàn)的具體方法。

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系

數(shù)據(jù)庫(kù)之間的關(guān)系指明兩個(gè)庫(kù)之間共享一個(gè)共同的關(guān)鍵字值。一個(gè)連接是指一種虛擬的表，這種表是在當(dāng)用戶要求從相互關(guān)聯(lián)的各個(gè)不同的表中獲取信息時(shí)建立的，關(guān)鍵字段用于在相互連接的不同表中查找匹配的記錄。一個(gè)更高級(jí)的連接形式稱為自連接。這種連接是指一個(gè)表被連接到它自己的一個(gè)字段，或在不同的紀(jì)錄中由重復(fù)數(shù)據(jù)的組合字段。數(shù)據(jù)庫(kù)中有三種不同類型的關(guān)鍵字：主關(guān)鍵字、組合關(guān)鍵字和外關(guān)鍵字。在表中使用的關(guān)鍵字類型用于描述庫(kù)表示什么以及在數(shù)據(jù)庫(kù)中如何與其它的庫(kù)建立關(guān)系。第五章 系統(tǒng)總體規(guī)劃

系統(tǒng)功能

1． 可以進(jìn)行文本操作； 2． 添加一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目； 3． 刪除一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目； 4． 修改一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目； 5． 查詢信息； 6． 察看課程表。

流程圖

第六章 系統(tǒng)具體實(shí)現(xiàn)

用戶界面的實(shí)現(xiàn) 6．1．1 封面 具體實(shí)現(xiàn)見 圖_6.1.1 圖_6.1.1 6．1．2 主界面

具體實(shí)現(xiàn)見.圖_6.1.2 圖_6.1.2 主界面包含三方面的內(nèi)容,以下一一介紹: 1.記錄操作

打開記錄操作,進(jìn)入記錄操作菜單項(xiàng)分別由文件、視圖及幫助三個(gè)選項(xiàng)。1.1文件包括：新建 打開

打開寫字板---------如圖<6.1.4>(源程序見附錄清單6.1)保存 另存 打印 退出 <圖6.1.4> 1.2視圖包括：狀態(tài)條 工具欄 背景顏色 顯示

課程表---------如圖<6.1.5> 文本編輯器 網(wǎng)絡(luò)瀏覽 <圖6.1.5> 1.3幫助包括：內(nèi)容 關(guān)于幫助 2．記錄操作

打開記錄操作進(jìn)入記錄操作選項(xiàng)頁(yè)分別由瀏覽記錄、查找等三個(gè)選項(xiàng)組成。2．1瀏覽記錄： 學(xué)生學(xué)籍庫(kù) 課程庫(kù) 成績(jī)庫(kù) 2．2查找記錄 2．3備注 3．系統(tǒng)信息

打開系統(tǒng)信息進(jìn)入選項(xiàng)頁(yè)分別由系統(tǒng)信息、信息采集等組成。6．1．3 幫助系統(tǒng) 具體實(shí)現(xiàn)見6.1.3

圖6.1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn) 6．2．1學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)

學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)里存儲(chǔ)了學(xué)生的檔案包括：學(xué)號(hào)、姓名、年齡等 表如<6.2.6> 列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號(hào)CodeInteger6No性別SexDate2No年齡AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.6> 學(xué)籍模塊：

該模塊主要完成學(xué)生基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了八個(gè)域名來(lái)進(jìn)行學(xué)生的信息存儲(chǔ)。如果用戶修改某一紀(jì)錄中的某一項(xiàng)，可單添加按鈕進(jìn)行學(xué)生記錄的編輯，此窗口使用數(shù)據(jù)窗口的FREEDOM風(fēng)格（典型的錄入界面）。該種風(fēng)格特點(diǎn)是列標(biāo)題緊挨著數(shù)據(jù)列在此窗口還可以增加新學(xué)生紀(jì)錄。6．2．2成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)

成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)里存儲(chǔ)了學(xué)生的成績(jī)包括：學(xué)號(hào)、成績(jī)、等如表<6.2.7 > 列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號(hào)CodeInteger6No成績(jī)ScoreDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.7> 成績(jī)模塊：

該模塊主要完成學(xué)生成績(jī)的基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了四個(gè)域名來(lái)進(jìn)行學(xué)生的信息存儲(chǔ)。6．2．3課程數(shù)據(jù)庫(kù)

課程數(shù)據(jù)庫(kù)利存儲(chǔ)了課程的信息：課程名、作者、出版社等如表<6.2.8> 列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)是否為空課程IDCourseDate8No課程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No備注RecordDate15No 表<6.2.8> 與VB的連接

Visual Basic提供了與底層數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)緊密的連接。Visual Basic 支持不同的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮每一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的特長(zhǎng)。生成獨(dú)立應(yīng)用或脫離服務(wù)器運(yùn)行的服務(wù)以上的應(yīng)用，Visual Basic連接數(shù)據(jù)庫(kù)的方式有兩種： ·通過(guò)使用Visual Basic的 DATA控件。

·通過(guò)使用由Visual Basic提供的專用的直接與數(shù)據(jù)庫(kù)相連的接口 第七章 結(jié)束語(yǔ) 經(jīng)過(guò)三個(gè)多月的設(shè)計(jì)和開發(fā)，中小學(xué)檔案管理系統(tǒng)基本開發(fā)完畢。其功能基本符合用戶需求，能夠完成學(xué)生學(xué)籍的存儲(chǔ)和成績(jī)的查詢以及各類相關(guān)報(bào)表的打印。并提供部分系統(tǒng)維護(hù)功能,使用戶方便進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、數(shù)據(jù)刪除。，對(duì)于數(shù)據(jù)的一致性的問(wèn)題也通過(guò)程序進(jìn)行了有效的解決。

但是由于畢業(yè)設(shè)計(jì)時(shí)間較短，所以該系統(tǒng)還有許多不盡如人意的地方，比如聯(lián)機(jī)文檔比較少，用戶界面不夠美觀，出錯(cuò)處理不夠等多方面問(wèn)題。這些都有待進(jìn)一步改善。致謝

在本次畢業(yè)設(shè)計(jì)中，我從指導(dǎo)老師雷震甲老師身上學(xué)到了很多東西。雷老師認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神和深厚的理論水平都使我收益匪淺。他無(wú)論在理論上還是在實(shí)踐中，都給與我很大的幫助，使我得到不少的提高這對(duì)于我以后的工作和學(xué)習(xí)都有一種巨大的幫助，感謝他耐心的輔導(dǎo)。

另外，在系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中雷老師的助手張彥明老師也給于我很大的幫助，幫助解決了不少的難點(diǎn)，使得系統(tǒng)能及時(shí)開發(fā)完成，還有同組的同學(xué)同樣給與我不少幫助，這里一并表示感謝。

第八章

主要參考文獻(xiàn)

[1] Visual Basic 6.0 使用指南

作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.出版社：電子工業(yè)出版社

[2] 中文版Microsoft Office 97 自學(xué)通 作者：Ned Snell 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全 作者：Microsoft 出版社；電子工業(yè)出版社

[4] 中文Access 2000 24學(xué)時(shí)教程 作者：Craig Eddy，Timothy Buchanan 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

第三篇：檔案管理系統(tǒng)解決方案

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

方案書

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

目錄

方案背景...........................................................................................................................................3 一 設(shè)計(jì)目標(biāo).....................................................................................................................................3 二 設(shè)計(jì)理念.....................................................................................................................................5 三 系統(tǒng)特點(diǎn).....................................................................................................................................5 四 功能介紹.....................................................................................................................................7

1登陸界面................................................................................................................................7 2系統(tǒng)界面布局........................................................................................................................8 3功能說(shuō)明................................................................................................................................8

3.1全宗管理.....................................................................................................................8 3.2檔案錄入.....................................................................................................................9

3.2.1立卷歸檔........................................................................................................11 3.2.2以件歸檔........................................................................................................17 3.3檔案整理...................................................................................................................18 3.3.1檔案整理流程................................................................................................18 3.3.2鑒定及回收站................................................................................................21 3.3.2.1檔案保管期限鑒定.............................................................................21 3.3.2.2密級(jí)鑒定.............................................................................................23 3.3.2.3檔案回收站.........................................................................................23 4檔案檢索......................................................................................................................24 4.1直接檢索...........................................................................................................24 4.2組合檢索...........................................................................................................26 4.3定制檢索...........................................................................................................28 4.4系統(tǒng)條件...........................................................................................................29 4.5未歸檔檢索.......................................................................................................29 5檔案統(tǒng)計(jì)......................................................................................................................30 5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)..................................................................................................30 5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)...................................................................................................32 5.3檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：.......................................................................................33 6檔案借閱......................................................................................................................33 6.1借閱審批...........................................................................................................34 6.2我的借閱...........................................................................................................35 7檔案保管......................................................................................................................35 7.1庫(kù)房溫濕度登記...............................................................................................35 7.2八防管理...........................................................................................................36 7.3存放位置索引...................................................................................................36 8資料管理......................................................................................................................37 8.1資料管理...........................................................................................................37 8.1.1目錄管理................................................................................................37 8.1.2資料錄入................................................................................................38 8.1.3資料回收站............................................................................................39 8.2資料借閱審批...................................................................................................39 8.3我的借閱...........................................................................................................40

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

9數(shù)據(jù)處理......................................................................................................................40 五 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺(tái)設(shè)計(jì).......................................................................................................41 六 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境推薦...................................................................................................................42 七 技術(shù)服務(wù)與支持.......................................................................................................................43

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

方案背景

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的檔案管理單位通過(guò)采用先進(jìn)的檔案保存及維護(hù)技術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護(hù)能力，但與此對(duì)應(yīng)的是，面對(duì)累積得越來(lái)越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場(chǎng)所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。

采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”：

1.頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問(wèn)題。

2.傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫(kù)的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。

3.對(duì)于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準(zhǔn)確性較差的問(wèn)題。

4.涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個(gè)范圍內(nèi)人員許可檢索、查閱、調(diào)用，而現(xiàn)實(shí)中無(wú)法嚴(yán)格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置。

5.傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無(wú)法滿足跨區(qū)域異地檔案申請(qǐng)檢索、查閱、調(diào)用功能。

檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設(shè)計(jì)和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。

本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運(yùn)行體系更為系統(tǒng)化，同時(shí)，以檔案的歸檔、保存、維護(hù)、借閱為主線來(lái)驅(qū)動(dòng)的檔案管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負(fù)荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對(duì)象提供了更為簡(jiǎn)潔的檔案借閱體驗(yàn)，提高了檔案利用的滿意度。

一 設(shè)計(jì)目標(biāo)

檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了通過(guò)建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確詳實(shí)的參考信息。

本系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)目標(biāo)包含以下幾個(gè)方面：

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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書

1.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔入庫(kù)管理及維護(hù)管理

檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，即考慮到將上述紙質(zhì)檔案資料通過(guò)掃描儀進(jìn)行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并對(duì)這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號(hào)等相關(guān)關(guān)鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣既實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)管理，又可以很好的保護(hù)極具價(jià)值的檔案原件，一舉兩得。

除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實(shí)施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫(kù)整理操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，相對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫(kù)后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理。

2.實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用

檔案資料在已經(jīng)入庫(kù)的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，在嚴(yán)格的權(quán)限控制下，授予用戶訪問(wèn)查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應(yīng)權(quán)限下，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)查詢借閱，檔案管理系統(tǒng)提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。

3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享

本檔案系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，具有跨平臺(tái)的先天性優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對(duì)信息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項(xiàng)工作的決策提供充分詳實(shí)的數(shù)據(jù)參考信息。

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二 設(shè)計(jì)理念

規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡(jiǎn)潔直觀的系統(tǒng)操作功能。

1.檔案管理部門對(duì)檔案資料首先存在兩個(gè)基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對(duì)整理完畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價(jià)值，也是系統(tǒng)用戶面對(duì)的迫切需求，因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導(dǎo)向，以滿足用戶實(shí)際功能需求為理念而設(shè)計(jì)了開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。

2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時(shí)間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時(shí)本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護(hù)中，以人為本，實(shí)現(xiàn)了操作功能最大的簡(jiǎn)潔化，以便于管理人員的操作，從而對(duì)本部門、本檔案管理單位形成的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式；并相應(yīng)的成立部門性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

三 系統(tǒng)特點(diǎn)

1.檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能

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檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強(qiáng)大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過(guò)建立索引，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案附件檢索、跨庫(kù)檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。

2.檔案管理系統(tǒng)安全性

檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用戶主題權(quán)限雙頁(yè)面單獨(dú)設(shè)置的模式，其優(yōu)勢(shì)是避免了系統(tǒng)超級(jí)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無(wú)限制的增、刪、改、查的操作，從而對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還可通過(guò)利用系統(tǒng)用戶身份認(rèn)證、檔案信息的認(rèn)證。來(lái)規(guī)范用戶訪問(wèn)系統(tǒng)流程，通過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問(wèn)檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問(wèn)，保證系統(tǒng)的安全。

3.任意報(bào)表設(shè)計(jì)，使用簡(jiǎn)單

檔案管理系統(tǒng)自身集成了報(bào)表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實(shí)際需求，進(jìn)行自定義報(bào)表設(shè)置，并形成有效打印。

4.系統(tǒng)模塊獨(dú)立性與協(xié)同性的統(tǒng)一

系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實(shí)現(xiàn)獨(dú)立管理運(yùn)行，與此同時(shí)，系統(tǒng)也強(qiáng)調(diào)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限設(shè)置，對(duì)上述功能模塊進(jìn)行協(xié)同管理操作。

5.先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)平臺(tái)

檔案管理系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。該平臺(tái)同比.net平臺(tái)能更好的實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)運(yùn)行操作，同比C平臺(tái)具備強(qiáng)大的技術(shù)先進(jìn)性，并且開發(fā)周期更短，實(shí)現(xiàn)功能更為強(qiáng)大，維護(hù)成本更低；擴(kuò)展空間更為廣闊。同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴(kuò)展方面更是asp及php開發(fā)平臺(tái)所不能比擬的。

6.系統(tǒng)操作簡(jiǎn)易便捷

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初即是考慮到通過(guò)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，降低檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡(jiǎn)潔的操作流程以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作需求。

7.界面美觀，簡(jiǎn)潔統(tǒng)一

系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡(jiǎn)潔明了，能有效緩解長(zhǎng)時(shí)間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。

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四 功能介紹

檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖

檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類：基礎(chǔ)模塊、后臺(tái)模塊。

基礎(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對(duì)使用對(duì)象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者。

對(duì)于后臺(tái)模塊部分，主要是針對(duì)檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作。

1登陸界面

如下圖所示，在下面的窗口內(nèi)填寫正確的用戶名和密碼，點(diǎn)擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請(qǐng)及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

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2系統(tǒng)界面布局

如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導(dǎo)航欄、左側(cè)樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級(jí)菜單，點(diǎn)擊一級(jí)菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜單對(duì)應(yīng)顯示。點(diǎn)擊樹狀菜單的各個(gè)模塊。系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細(xì)內(nèi)容。本系統(tǒng)的界面風(fēng)格均采用這種窗口布局方式。

如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了“用戶注銷”“個(gè)人設(shè)置”操作于系統(tǒng)頁(yè)面右上角，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊上述兩個(gè)圖示進(jìn)入其相應(yīng)功能操作。

3功能說(shuō)明 3.1全宗管理

全宗管理功能模塊是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫(kù)檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對(duì)應(yīng)的所屬全宗下，方便檔案管理部門對(duì)檔案資料的管理操作的同時(shí)，也可有效的為檔案查詢者提供更準(zhǔn)確詳實(shí)的檔案文件。

在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個(gè)可操作選項(xiàng)，其一，全宗“檢索”，即有權(quán)限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對(duì)系統(tǒng)中的全宗進(jìn)行檢索操作，具體如圖：

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其二，全宗“應(yīng)用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶實(shí)際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進(jìn)行多全宗選擇操作時(shí)出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖：

系統(tǒng)可提供用戶在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打“√”的方式，幫助用戶查看全宗的應(yīng)用狀態(tài)為“應(yīng)用中”，或“未應(yīng)用”，從而清晰的了解正在進(jìn)行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡(jiǎn)潔明了，同時(shí)，用戶也可對(duì)應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作，如圖：

3.2檔案錄入

一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進(jìn)入檔案庫(kù)之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時(shí)，為檔案信息添加相關(guān)的可供查詢的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括：檔案提名，檔號(hào)、文件字號(hào)，密級(jí)、保管期限、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、文種，實(shí)物存放位置、責(zé)任人、主辦部門、會(huì)辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、歸檔、歸檔日期等等。如圖：

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檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用戶提供了文檔插件可選功能應(yīng)用，系統(tǒng)用戶在完成檔案錄入表單填寫后，系統(tǒng)頁(yè)面如下：

如圖所示，本插件為高級(jí)選項(xiàng)，用戶可根據(jù)本機(jī)或本檔案管理單位所應(yīng)用文檔處理軟件（微軟office,金山wps，永中office等）來(lái)創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創(chuàng)建正文，可極大便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。

用戶選擇點(diǎn)擊“新建word文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面：

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如圖所示，系統(tǒng)提供了多達(dá)20余種檔案錄入正文本操作，可實(shí)現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護(hù)、簽名印章等高級(jí)功能，使系統(tǒng)具備任意用戶操作的完整記錄，通過(guò)嚴(yán)格的安全認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)操作的不可推諉性。

用戶在填寫完畢上述圖示正文本文件后，需點(diǎn)擊系統(tǒng)頁(yè)面中“保存”按鈕來(lái)進(jìn)行對(duì)該文檔的保存，保存完畢后，系統(tǒng)彈出提示窗口，如圖：

對(duì)于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)顯示以下界面：

如圖所示，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限劃分，對(duì)該保存文檔提供了修改（無(wú)痕跡），修改（有痕跡），刪除操作，可供有權(quán)限的系統(tǒng)用戶對(duì)該保存的文檔進(jìn)行上述具體操作。

同時(shí)，系統(tǒng)也提供了對(duì)保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶只需通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)，選擇相應(yīng)文檔后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可實(shí)現(xiàn)相應(yīng)操作。

本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式；另一種為以件歸檔模式。如圖所示：

3.2.1立卷歸檔

首先進(jìn)入系統(tǒng)檔案錄入的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式，標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來(lái)源方向分別提供了“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三種檔案分類錄入方式，檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來(lái)源方式對(duì)應(yīng)正確分類錄入檔案資料。

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系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個(gè)按鈕選項(xiàng)，用戶將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)下拉菜單，具體如圖：

用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點(diǎn)擊“添加”功能選項(xiàng)后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為用戶直接顯示下列圖示：

用戶可在此頁(yè)面內(nèi)填寫被錄入檔案信息的詳細(xì)細(xì)則，同時(shí)，針對(duì)部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件上傳功能，用戶可將掃描文檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過(guò)上述操作，最終形成檔案錄入（著錄）卡片信息，該卡片信息可進(jìn)行備份打印，統(tǒng)一管理。

另：用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應(yīng)選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對(duì)所填寫的錄入信息進(jìn)行確認(rèn)保存，如用戶對(duì)所填寫的信息存在疑義，可點(diǎn)擊“重置”按鈕，對(duì)上述所填寫的信息進(jìn)行重置操作，重新填寫著錄內(nèi)容并保存。

在進(jìn)行檔案錄入或重置操作時(shí)，系統(tǒng)用戶都可以通過(guò)點(diǎn)擊“返回”按鈕，返回上級(jí)操作菜單。

對(duì)已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了“修改”與“刪除”操作，用戶可對(duì)該檔案信息進(jìn)行修改以及刪除的操作。

在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖

將鼠標(biāo)移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

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選擇立卷歸檔按鈕，對(duì)已選擇的檔案錄入信息進(jìn)行立卷歸檔操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對(duì)已選擇的檔案信息進(jìn)行歸檔操作，選擇“確定”選項(xiàng)，如圖：

系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出對(duì)話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇點(diǎn)擊“確定”按鈕，如圖：

通過(guò)上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個(gè)檔案文件由其初始未歸檔狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的檔案立卷歸檔流程。

對(duì)于通過(guò)上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權(quán)限的用戶可在“檔案錄入”的左側(cè)樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查詢到該檔案信息。

針對(duì)本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過(guò)初始的信息錄入填寫保存，并進(jìn)行“立卷歸檔”操作后，都會(huì)統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至“立卷歸檔”下的“文件目錄”中，如圖：

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如上圖所示，對(duì)于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內(nèi)容顯示區(qū)的左上角均提供了“操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。

將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，顯示“修改”，“刪除”兩個(gè)功能選項(xiàng)，用戶可通過(guò)上述兩個(gè)功能選項(xiàng)，對(duì)已經(jīng)歸檔的文件進(jìn)行二次“修改”，“刪除”的操作。

將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單（如圖）：

如用戶在“立卷歸檔”的“文件目錄”菜單中已選擇一條或多條檔案記錄的前提下，進(jìn)行“歸檔”操作，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：

點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出以下窗口：

選擇目錄名稱“new”的目錄，點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，則上述所被選擇的檔案信息，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“案卷目錄”下的”new”目錄中。

在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多個(gè)同級(jí)目錄之中，或者“new”目錄為非最底層目錄，同時(shí)用戶選擇歸檔的目標(biāo)目錄又在“new”目錄下，不便于查找來(lái)實(shí)現(xiàn)最終的歸檔，則用戶可通過(guò)點(diǎn)擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來(lái)進(jìn)行目標(biāo)目錄的檢索，點(diǎn)擊檢索按鈕后，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

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系統(tǒng)在這里提供了“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式，便于用戶將上述文件目錄通過(guò)檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級(jí)子目錄中?！捌胀z索”主要是指系統(tǒng)對(duì)“案卷目錄”下的只存在一級(jí)子目錄的情況進(jìn)行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對(duì)案卷目錄下多級(jí)別子目錄進(jìn)行檢索操作，這主要是由于系統(tǒng)默認(rèn)提供的檔案文件歸檔至“案卷目錄”下，必須是最后一級(jí)的子目錄，即檔案文件必須依存于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級(jí)父目錄便進(jìn)行歸檔操作，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無(wú)法進(jìn)行操作”，如圖：

系統(tǒng)用戶可根據(jù)普通檢索舉例來(lái)進(jìn)行“跨目錄檢索”歸檔的操作，兩者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目錄檢索”需要用戶通過(guò)多次點(diǎn)擊查詢到最底層目錄，再進(jìn)行操作。

首先點(diǎn)擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）：

系統(tǒng)提供了“目錄編號(hào)”，“目錄名稱”等多個(gè)關(guān)鍵字做為的用戶提供檢索條件，用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇填寫，在這里選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過(guò)“系統(tǒng)管理”模塊中已設(shè)置完畢的目錄名稱“new”，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：

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窗口詳細(xì)顯示了檢索的“new”目錄的細(xì)則情況，選擇點(diǎn)擊該目錄，最后點(diǎn)擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：

點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對(duì)于通過(guò)上述一系列操作而最終歸檔到“案卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對(duì)其進(jìn)行“內(nèi)部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：

現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢的檔案記錄，再次將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

選擇點(diǎn)擊“檔案返回至文件管理”，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出提示框“是否確定返回至文件管理”，如用戶點(diǎn)擊確定，則將使這條已歸檔的檔案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中，該功能在“以件歸檔”中同樣存在，方便用戶對(duì)已歸檔的檔案信息進(jìn)行二次操作。

由于實(shí)際用戶在進(jìn)行檔案錄入信息的同時(shí)，不可避免的會(huì)出現(xiàn)多種檔案類別的區(qū)分，因此在本系統(tǒng)中，除提供了標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息錄入外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據(jù)檔案信息不同類別進(jìn)行自定義整理，從而使系統(tǒng)內(nèi)的檔案文件更為清晰明了，便于檔案信息的二次利用及整理。

用戶通過(guò)檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負(fù)荷，提高了檔案錄入整理效率，同時(shí)又便于普通檔案利用者對(duì)檔案的查詢操作。

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3.2.2以件歸檔

類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來(lái)源方向分為“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案文件，如圖所示：

選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請(qǐng)將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

此時(shí)，注意請(qǐng)選擇“以件歸檔”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：

點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動(dòng)流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進(jìn)行完上述操作步驟后，該檔案實(shí)際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程，如圖所示目錄：

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用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進(jìn)行等同于立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參考立卷歸檔流程對(duì)以件歸檔進(jìn)行相同操作。

3.3檔案整理

檔案整理操作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對(duì)用戶通過(guò)“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對(duì)應(yīng)的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對(duì)應(yīng)的檔案種類內(nèi)，最終達(dá)到規(guī)范化檔案管理的目標(biāo)。

對(duì)應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實(shí)際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過(guò)“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)常用的10大類檔案種類，這部分種類包含：立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡(jiǎn)化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進(jìn)行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過(guò)“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作添加實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹狀欄中，方便用戶進(jìn)行操作。

3.3.1檔案整理流程

了解到如何將一則檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對(duì)其進(jìn)行檔案整理流程。

首先，用戶點(diǎn)擊“檔案錄入”一級(jí)菜單，在“立卷歸檔”中的“文件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標(biāo)移至內(nèi)容顯示區(qū)的“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請(qǐng)點(diǎn)擊“檔案整理”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出對(duì)話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：

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點(diǎn)擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖：

選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照片”，點(diǎn)擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框：

選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框：

通過(guò)上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的“文件目錄”下，用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊“檔案整理”一級(jí)菜單，在系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下

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查詢到上述被整理的文件，如圖：

如上圖所示，對(duì)于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū)同樣提供了“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個(gè)功能操作按鈕。

用戶可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項(xiàng)，用戶可在已選擇該檔案信息下，對(duì)該檔案文件行修改和刪除的操作。

用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn)下拉菜單，主要顯示內(nèi)容為：“檔案返回至文件管理”與“檔案整理”，針對(duì)“檔案返回至文件管理”功能，主要是指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉(zhuǎn)，重新使其返回到初始未歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對(duì)上述整理完畢后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄”中，或?qū)⑵湔碇帘鞠到y(tǒng)內(nèi)的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的操作。

在進(jìn)行“檔案整理”操作的過(guò)程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙頁(yè)面，上述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與此同時(shí)，系統(tǒng)同樣提供了“案卷目錄”頁(yè)面，其操作原理與上述選擇“文件目錄”相同，用戶可進(jìn)行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖：

對(duì)比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案卷目錄”時(shí)，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級(jí)子目錄的情況，這樣，就給用戶帶來(lái)了無(wú)法直接便捷選擇整理該檔案的問(wèn)題，因此，系統(tǒng)針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對(duì)對(duì)象主要是針對(duì)檔案目錄只存在一級(jí)目錄的情況，而“跨目錄檢索”主要面對(duì)對(duì)象為檔案目錄下包含多級(jí)子目錄的情況，如圖：

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系統(tǒng)操作人員通過(guò)系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查詢目標(biāo)整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負(fù)荷，另一方面也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。

3.3.2鑒定及回收站

該功能模塊下含三個(gè)子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、“密級(jí)鑒定”以及“檔案回收站”。3.3.2.1檔案保管期限鑒定

檔案保管期限鑒定主要是針對(duì)“檔案整理”完畢后檔案文件的保管期限的鑒定設(shè)置，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“保管期限鑒定”子樹，進(jìn)入“保管期間鑒定”內(nèi)容顯示區(qū)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，如圖：

系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)為系統(tǒng)用戶展示了“操作”，“檢索”按鈕，可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

首先點(diǎn)擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖：

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用戶可通過(guò)系統(tǒng)提示窗口內(nèi)文件目錄與案卷目錄進(jìn)行查詢，對(duì)所查詢到的某個(gè)或多個(gè)檔案文件進(jìn)行鑒定操作，選擇單獨(dú)一例檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖：

用戶可在內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)對(duì)該檔案文件進(jìn)行保管期限的鑒定操作，系統(tǒng)提供了“原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等詳細(xì)細(xì)分選項(xiàng)，方便用戶對(duì)檔案文件進(jìn)行保管期限鑒定的多種操作。對(duì)于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)會(huì)自動(dòng)顯示其記錄，如圖：

用戶可憑借相應(yīng)查詢權(quán)限的賦予，對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案進(jìn)行“檢索”查詢，同時(shí)，也可以對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過(guò)“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對(duì)其進(jìn)行二次操作。

在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，同樣根據(jù)權(quán)限分配原則，賦予了部分檔案管理者對(duì)該檔案保管期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標(biāo)移至每條鑒定完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點(diǎn)擊審核 操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定資料，如圖：

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有所不同的是，由于本次操作是針對(duì)檔案保管期限鑒定的審核，因此，內(nèi)容顯示區(qū)部分多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審核信息填寫于此，并進(jìn)行保存或重置。

至此完成了將一則檔案信息進(jìn)行保管期限鑒定并審核的全部操作。3.3.2.2密級(jí)鑒定

密級(jí)鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級(jí)鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對(duì)整理完畢的檔案信息進(jìn)行密級(jí)鑒定分配的過(guò)程，包括檔案密級(jí)鑒定的審核等部分操作。

3.3.2.3檔案回收站

系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功能，為用戶提供了一個(gè)避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而造成損失的解決方法，對(duì)于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過(guò)

刪除操作后，都將直接流轉(zhuǎn)到“檔案回收站”中，如圖所示：

“檔案回收站”功能在系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)提供了“工具”與“檢索”兩個(gè)操作按鈕，用戶在選擇一條已經(jīng)刪除的檔案資料后，將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

用戶可對(duì)被選擇的檔案資料進(jìn)行“徹底刪除”與“檔案還原”的操作，同時(shí)，針對(duì)已經(jīng)刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標(biāo)移至“檢索”按鈕，對(duì)“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進(jìn)行檢索查詢，并對(duì)檢索后的結(jié)果進(jìn)行二次操作。

這里需要重點(diǎn)說(shuō)明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除”操作中，系統(tǒng)默認(rèn)是對(duì)檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無(wú)法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保留對(duì)其備份，采用這種方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行保管或銷毀的操作，主

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要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯(cuò)失操作造成的嚴(yán)重后果。

4檔案檢索

檔案資料最初的兩個(gè)基本需求應(yīng)用，在解決檔案保存后，就要面對(duì)檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應(yīng)該被檢索出來(lái)，本系統(tǒng)采用采用ajax概念技術(shù)，提供與服務(wù)器異步通信的能力，同時(shí)采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時(shí)將體驗(yàn)到更為快捷、準(zhǔn)確的檢索效果。

本系統(tǒng)對(duì)檔案資料的檢索提供了：直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進(jìn)行檔案資料檢索操作。

4.1直接檢索

在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對(duì)部分檔案利用者對(duì)其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個(gè)或幾個(gè)有限字段，如檔案的提名、編號(hào)、成文日期，檔案類型等僅僅幾個(gè)條件，想藉此為查詢條件對(duì)所需求檔案進(jìn)行檢索查詢。

本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對(duì)相似字段進(jìn)行全部檢索并顯示，舉例說(shuō)明，如用戶查詢的檔案題名為“test”,而實(shí)際檔案資料庫(kù)中也存在著檔案題名為“test1”的檔案文件，那么系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所有字段類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內(nèi)容顯示區(qū)，供查詢用戶進(jìn)行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達(dá)60多種關(guān)鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條件，從而為檔案檢索后的申請(qǐng)借閱利用創(chuàng)造了良好的條件，同時(shí)，另一方面，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，也可以通過(guò)本系統(tǒng)的檔案檢索平臺(tái)，開放簡(jiǎn)潔的檔案檢索操作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案檢索借閱管理，加強(qiáng)有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動(dòng)，減少繁瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地互達(dá)，從而極大地降低檔案管理成本。

以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關(guān)鍵字查詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進(jìn)行填寫，檢索，24 page of 44

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本系統(tǒng)在部分關(guān)鍵字條件中提供了多項(xiàng)選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：

用戶可根據(jù)實(shí)際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。對(duì)于通過(guò)上述檢索條件設(shè)置，而最終檢索出的檔案文件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，這部分權(quán)限包含：原文訪問(wèn)、附件訪問(wèn)等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上述權(quán)限，對(duì)該檢索后的檔案文件進(jìn)行對(duì)應(yīng)權(quán)限操作。如該用戶不具備上述任意權(quán)限，那么系統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個(gè)操作按鈕：“工具”，“返回”，如圖：

用戶可將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

用戶可在選擇一條檔案信息后點(diǎn)擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被申請(qǐng)的檔案信息將自動(dòng)

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流轉(zhuǎn)至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點(diǎn)擊借閱申請(qǐng)按鈕后，系統(tǒng)將默認(rèn)申請(qǐng)用戶創(chuàng)建了一個(gè)檔案借閱申請(qǐng)請(qǐng)求，而非最終將該申請(qǐng)直接提交到檔案借閱審批員處，申請(qǐng)用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請(qǐng)”模塊中，通過(guò)點(diǎn)擊“我的申請(qǐng)”中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請(qǐng)檔案信息并點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”操作，完成檔案檢索后的申請(qǐng)借閱全部流程。

用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對(duì)申請(qǐng)借閱信息進(jìn)行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請(qǐng)流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行細(xì)則修改操作后再提交。對(duì)于提交申請(qǐng)的借閱信息，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請(qǐng)借閱信息細(xì)則，確定是否通過(guò)審核，予以借用。

4.2組合檢索

如果說(shuō)簡(jiǎn)單檢索是只通過(guò)對(duì)單一條件的選擇進(jìn)行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復(fù)合式的、可多項(xiàng)選擇的檢索操作，該功能相對(duì)比于簡(jiǎn)單檢索，在設(shè)置檢索條件時(shí)可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時(shí)也帶來(lái)了操作流程相對(duì)比簡(jiǎn)單檢索更為系統(tǒng)化、復(fù)雜化的問(wèn)題。用戶鼠標(biāo)點(diǎn)擊“組合檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)如下：

在內(nèi)容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項(xiàng)外，還增加了內(nèi)容添加區(qū)，用戶首先點(diǎn)擊“全宗號(hào)”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下圖示：

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系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號(hào)”“檔案編號(hào)”“檔案題名”等眾多的組合條件選項(xiàng)，用戶可自定義選擇其中任意一項(xiàng)后，選擇內(nèi)容區(qū)首行后的關(guān)系條件“包含”“不包含”等，在前兩項(xiàng)條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會(huì)彈出提示框，或?yàn)槟夸洠驗(yàn)闀r(shí)間，或?yàn)槿藛T，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)前列組合條件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。

由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個(gè)或多個(gè)條件設(shè)定后，繼續(xù)選擇多項(xiàng)條件進(jìn)行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應(yīng)通過(guò)點(diǎn)擊“添加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內(nèi)，如圖：

同時(shí)，對(duì)于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對(duì)其進(jìn)行“刪除選中項(xiàng)”，“刪除所有”的操作。

在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了“并”、“或”，以及附件檢索功能，如用戶選擇“并”的關(guān)系，那么則意味著針對(duì)用戶已經(jīng)選擇的查詢條件，屬于其中共性同時(shí)符合條件的檔案信息，將通過(guò)組合檢索全部顯示出來(lái)，如選擇“或”的關(guān)系，則意味著符合之前任意一條預(yù)設(shè)查詢條件的檔案信息都將通過(guò)本組合檢索而顯示。而附件檢索功能，主要是系統(tǒng)為用戶提供的組合檢索中對(duì)其是否具有附件而進(jìn)行的一個(gè)快捷條件檢索。

對(duì)于通過(guò)組合檢索而現(xiàn)實(shí)的檔案文件，同樣可以通過(guò)“借閱申請(qǐng)”功能，供用戶進(jìn)行申

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請(qǐng)借閱審批操作后的使用。

4.3定制檢索

該檢索功能的提出主要是針對(duì)組合檢索功能的升華，在用戶的實(shí)際使用過(guò)程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復(fù)檢索情況，而檔案管理者在實(shí)際系統(tǒng)操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產(chǎn)生了大量的重復(fù)性工作，因此，本系統(tǒng)提供了定制檢索這一功能來(lái)解決上述問(wèn)題，該功能主要可以根據(jù)系統(tǒng)常用的組合檢索條件進(jìn)行定制，定制之后，無(wú)論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，就可以根據(jù)已經(jīng)定制的組合條件進(jìn)行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復(fù)檢索設(shè)置流程，提高了工作效率，并為檔案申請(qǐng)使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對(duì)檔案管理部門檔案服務(wù)的滿意度。

由于定制檢索是將常用的組合檢索條件保存定制后進(jìn)行的簡(jiǎn)潔檢索查詢，因此在涉及定制檢索中的組合檢索條件設(shè)定時(shí)，用戶可首先點(diǎn)擊“定制檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示如下：

系統(tǒng)提供了“操作”，“檢索”功能選項(xiàng)，可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單,如圖：

該下拉菜單提供了“添加”“修改”“刪除”三個(gè)功能樹，用戶通過(guò)點(diǎn)擊“添加”增加定制檢索的組合條件，用戶選擇點(diǎn)擊“添加”按鈕操作后，系統(tǒng)進(jìn)入以下界面：

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通過(guò)上述界面，用戶可自定義組合檢索條件，并定義定制檢索的名稱，定制完畢后，用戶可對(duì)定制完畢的“定制檢索”進(jìn)行“修改”“刪除”的操作，也可對(duì)定制完畢的“定制檢索”進(jìn)行檢索，該功能主要應(yīng)用于存在多條定制檢索選擇時(shí)的便捷操作。

對(duì)設(shè)置完畢的定制檢索，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄的定制檢索功能菜單，于系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)的定制檢索列表中查閱到所有設(shè)置完畢的定制檢索，如圖：

用戶可選擇該條“定制檢索”后，對(duì)其進(jìn)行 “執(zhí)行檢索”操作，系統(tǒng)將根據(jù)定制檢索的條件設(shè)置，將符合該組合條件的所有檔案信息顯示于內(nèi)容顯示區(qū)，如圖：

對(duì)應(yīng)定制檢索結(jié)果而顯示的檔案信息，系統(tǒng)同樣提供用戶進(jìn)行“借閱申請(qǐng)”“本頁(yè)打印”“全部打印”或“返回”操作。

4.4系統(tǒng)條件

本系統(tǒng)在檔案檢索功能中還提供了系統(tǒng)條件檢索，該功能是本系統(tǒng)為簡(jiǎn)化系統(tǒng)查詢條件而提出的檢索方式；主要提供了檔案資料是否：有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統(tǒng)提供了并與或得選擇，有效的簡(jiǎn)化了系統(tǒng)檢索流程，同時(shí)，完善了系統(tǒng)檢索的內(nèi)涵，提高了檔案資料的檢索成功率。具體如圖：

用戶可對(duì)由系統(tǒng)條件檢索出的檔案文件進(jìn)行“借閱申請(qǐng)”等操作，其操作方式與其他檢索方式后的“借閱申請(qǐng)”一致，請(qǐng)用戶參考上述操作進(jìn)行本項(xiàng)檢索后的“借閱申請(qǐng)”操作流程。

4.5未歸檔檢索

未歸檔檔案檢索功能同樣也是對(duì)本系統(tǒng)組合檢索的有效補(bǔ)充，之所以把該功能單獨(dú)列出做為標(biāo)準(zhǔn)檢索功能之一，主要是考慮到單獨(dú)的未歸檔檢索，將未歸檔檔案信息單獨(dú)羅列出來(lái)，可以在豐富檔案檢索條件的同時(shí)，更好的滿足了檔案使用者與檔案工作者的使用及操作要求。如圖：

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對(duì)比其他上述四類檔案檢索，未歸檔檔案檢索的唯一區(qū)別是，該類檢索的檢索范疇只對(duì)未歸檔的檔案資料進(jìn)行檢索，對(duì)已歸檔的檔案資料不做任何執(zhí)行檢索操作。

5檔案統(tǒng)計(jì)

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案利用的直接體現(xiàn)，檔案統(tǒng)計(jì)更多體現(xiàn)在檔案管理部門內(nèi)部檔案操作需求，因此，本系統(tǒng)在該功能模塊中的設(shè)計(jì)更多的考慮了檔案管理部門以及檔案工作者的使用需求，本功能模塊下設(shè)：檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；四個(gè)子功能模塊。

5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)

檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)模塊中，本系統(tǒng)為檔案管理部門及檔案工作者提供的是“條件式”檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)為檔案部門以及工作者提供了諸如：全宗號(hào)、類別（模版）范圍、等多達(dá)80種條件，并可對(duì)上述80種條件選擇“并且”，“或者”的組合式條件檢索數(shù)量統(tǒng)計(jì)，最后系統(tǒng)還提供了對(duì)該統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印的功能，如圖：

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類似于“組合檢索”功能模塊，在檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)中，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)同樣以組合條件的窗口顯示，用戶可根據(jù)實(shí)際需要來(lái)對(duì)檔案組合條件進(jìn)行設(shè)置并依據(jù)上述組合條件而進(jìn)行檢索統(tǒng)計(jì)操作。

首先，用戶可通過(guò)“添加條件”按鈕，將選擇后的多條統(tǒng)計(jì)檢索條件內(nèi)容填寫于“您已經(jīng)選擇的查詢條件”中，如圖：

在填寫完畢條件后，請(qǐng)點(diǎn)擊“條件組合”按鈕，對(duì)上述已選擇的條件進(jìn)行系統(tǒng)組合，系統(tǒng)彈出提示框顯示如下：

點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)將用戶提供的統(tǒng)計(jì)檢索條件進(jìn)行條件組合，具體如圖：

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系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)進(jìn)行條件組合的條件選項(xiàng)，同樣提供了“刪除選中項(xiàng)”，“刪除所有”操作，便于用戶在進(jìn)行條件組合查詢時(shí)即時(shí)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行組合條件的調(diào)整，如用戶確定提交的統(tǒng)計(jì)檢索條件無(wú)誤，則可以通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)左上角的“統(tǒng)計(jì)”按鈕，進(jìn)行“統(tǒng)計(jì)”操作，系統(tǒng)將根據(jù)用戶已提交的統(tǒng)計(jì)檢索條件，自動(dòng)檢索查詢并顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果頁(yè)面，如圖：

如果用戶在填寫統(tǒng)計(jì)檢索條件時(shí)，只填寫了一條統(tǒng)計(jì)條件，同時(shí)確定只根據(jù)這條唯一的統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在不點(diǎn)擊“條件組合”按鈕的情況下，直接點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)”按鈕，系統(tǒng)將彈出提示框：

點(diǎn)擊“確定”后，系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)用戶提交的該唯一統(tǒng)計(jì)條件為依據(jù)而進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，如圖：

5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)

目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì)是本系統(tǒng)為檔案管理部門在檔案統(tǒng)計(jì)工作中提供的細(xì)分統(tǒng)計(jì)功能，其原理與檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)模塊類似，只是該功能模塊主要面對(duì)統(tǒng)計(jì)的檔案資料范圍縮小至單一的目錄

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統(tǒng)計(jì)，但其具體操作流程與檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)一致。

5.3檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：

本系統(tǒng)根據(jù)全宗號(hào)、類別（模版）范圍、父目錄號(hào)、檔案編號(hào)、年、季度、月、日，等條件，為檔案管理部門提供了檔案利用情況檢索統(tǒng)計(jì)，如圖：

用戶可根據(jù)系統(tǒng)上述提供的檢索條件，進(jìn)行細(xì)則的填寫，并最終進(jìn)行準(zhǔn)確詳實(shí)的檢索統(tǒng)計(jì)，如圖：

點(diǎn)擊快捷操作中的時(shí)間列表，具體如圖：

“查看”，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為查詢用戶提供該檔案信息的利用

檔案利用情況統(tǒng)計(jì)功能可準(zhǔn)確有效的為檔案管理部門提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)已歸檔的任意檔案資料的有效利用情況，便于檔案管理部門更好的掌握第一手系統(tǒng)庫(kù)內(nèi)的檔案資料利用情況資料，從而為相關(guān)檔案管理部門完善檔案資料管理及維護(hù)機(jī)制，提供了有效價(jià)值佐證。

6檔案借閱

檔案管理系統(tǒng)檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對(duì)使用對(duì)象為條件劃分為兩類，一類為面對(duì)檔案管理者，對(duì)應(yīng)功能模塊為“借閱審批”；另一類為面對(duì)普通的檔案借閱用戶。對(duì)應(yīng)功能模塊為“我的借閱”。

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6.1借閱審批

借閱審批功能下設(shè)“未處理”與“已處理”兩功能樹，用戶可根據(jù)實(shí)際需求在經(jīng)過(guò)“檔案檢索”操作后提交一個(gè)或多個(gè)檔案資料借閱申請(qǐng)，申請(qǐng)用戶在檔案檢索完畢后提交借閱申請(qǐng)后，可在系統(tǒng)“檔案借閱”功能中的“我的借閱”的子樹“未提交”的內(nèi)容顯示區(qū)中查閱到上述檔案借閱申請(qǐng)的未提交列表?xiàng)l目，如圖：

接下來(lái)，用戶可選擇將上述借閱申請(qǐng)請(qǐng)求進(jìn)行 “提交申請(qǐng)”操作，則該檔案申請(qǐng)借閱信息將自動(dòng)流轉(zhuǎn)進(jìn)入到檔案審批人員操作的“借閱管理”模塊中的“未處理”選項(xiàng)中，檔案借閱審批人員將在該欄目中查閱到所有已正式提交的檔案申請(qǐng)借閱信息，如圖：

檔案借閱審批人員需點(diǎn)擊如圖：

“借閱審批”操作，對(duì)用戶提交的檔案信息進(jìn)行審批操作，系統(tǒng)對(duì)用戶提交的檔案申請(qǐng)借閱提供了“同意”項(xiàng)選擇，檔案審批人員只需要在被提交的申請(qǐng)借閱檔案信息后選擇“是”“否”打“√”，即可完成對(duì)該申請(qǐng)請(qǐng)求的審批操作，完成審批操作后，需點(diǎn)擊系統(tǒng)左上角“保存”按鈕，即可完成全部審批流程。對(duì)于已經(jīng)審批完成的借閱申請(qǐng)，將顯示于“已處理”列表內(nèi)，檔案審批人員只需點(diǎn)擊“已處理”功能樹，即可于內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)顯示所有已處理完畢的申請(qǐng)借閱列表，并可對(duì)該類信息進(jìn)行檢索查詢操作。

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如圖：

與此同時(shí)，針對(duì)提交檔案申請(qǐng)借閱的檔案需求者，可通過(guò)點(diǎn)擊“我的借閱”功能樹，分別進(jìn)入到“未通過(guò)”“已通過(guò)”子功能樹，來(lái)查詢已提交的申請(qǐng)，哪些被審批通過(guò)，如圖：

哪些沒有被申請(qǐng)通過(guò)，如圖：

6.2我的借閱

相對(duì)于“借閱審批”功能，我的借閱主要是從檔案申請(qǐng)借閱者的角度出發(fā)，系統(tǒng)提供了“未提交”“已提交”“未通過(guò)”“已通過(guò)”四則子功能樹，對(duì)于用戶通過(guò)檢索操作提交的檔案“申請(qǐng)借閱”請(qǐng)求，首先會(huì)流轉(zhuǎn)至“我的借閱”中的“未提交”子功能樹中，因此，用戶在通過(guò)檢索而形成的“借閱申請(qǐng)”創(chuàng)建后，還需要點(diǎn)擊“我的借閱”中的“未提交”子樹，選擇內(nèi)容顯示區(qū)中對(duì)應(yīng)的已創(chuàng)建的檔案借閱申請(qǐng)信息，對(duì)其選擇“提交申請(qǐng)”操作，申請(qǐng)完畢后，用戶可在“已提交”“未通過(guò)”“已通過(guò)”中進(jìn)行對(duì)上述“申請(qǐng)”的查閱以及檢索操作。

7檔案保管

7.1庫(kù)房溫濕度登記

針對(duì)庫(kù)房溫濕度登記，檔案工作者可根據(jù)各自檔案管理單位定制情況，對(duì)本系統(tǒng)提供的相關(guān)參數(shù)進(jìn)行自定義設(shè)置，如圖：

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在定義完畢上述具體參數(shù)后進(jìn)行日常的登錄登記，如圖：

用戶可將具體測(cè)量數(shù)值填寫入內(nèi)，并進(jìn)行保存或查閱。

7.2八防管理

八防管理是檔案維護(hù)中的重要環(huán)節(jié)，針對(duì)常見的防塵，防水、防盜、防火等項(xiàng)目，提供詳細(xì)的電子信息記錄，如圖：

用戶可在上述內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)登記相關(guān)信息，并進(jìn)行保存或查閱。

7.3存放位置索引

在面對(duì)眾多實(shí)物檔案資料時(shí)，通過(guò)本系統(tǒng)的存放位置索引功能，可創(chuàng)建一套完整的實(shí)物檔案存放位置索引目錄；通過(guò)上述措施，一方面可以有效提高檔案工作者的實(shí)物檔案檢索速度，另一方面，可以為整個(gè)檔案管理部門的檔案合理存放提供有效輔助信息。

首先，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊“操作”下的“添加”按鈕，添加位置索引信息，具體功能如圖：

在添加索引信息完畢后，通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)左上角的“保存”按鈕，可將該條索

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引信息直接保存，在完成諸多條索引信息的建立后，用戶可通過(guò)點(diǎn)擊“檢索”按鈕，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行實(shí)物檔案的檢索查詢。如圖：

8資料管理

資料管理常用于下列性質(zhì)需求，檔案管理單位存在著一系列有價(jià)值的隱性文檔，這些文檔或?yàn)樯a(chǎn)資料文檔、或?yàn)樨?cái)務(wù)數(shù)據(jù)、或?yàn)樾姓臋n、或?yàn)槠渌到y(tǒng)形成的已流轉(zhuǎn)完畢文檔，對(duì)于這部分文檔，雖然其主要價(jià)值不是以檔案的形式價(jià)值存在，但上述檔案管理單位卻存在著需要將這部分隱性文檔發(fā)掘?yàn)轱@性文檔，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理匯總，最終形成有效利用的需求。

針對(duì)上述需求，本系統(tǒng)提供了“資料管理”功能模塊，幫助上述需求檔案管理單位進(jìn)行相關(guān)文檔管理工作，該模塊的設(shè)計(jì)思想是以資料操作的角色劃分，分為資料管理、資料借閱審批、我的借閱三部分。如圖：

8.1資料管理

資料管理子功能包括資料目錄管理、資料錄入、資料回收站、資料檢索功能，用戶可根據(jù)具體系統(tǒng)管理員賦予權(quán)限，對(duì)相關(guān)資料的目錄、以及資料的本身進(jìn)行后續(xù)的增、刪、改、查操作。8.1.1目錄管理

首先，為了使通過(guò)“資料錄入”而歸檔的文件能依附于上級(jí)目錄，用戶需要點(diǎn)擊“目錄管理”功能樹，在系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)中選擇操作按鈕下的“添加”功能，添加資料目錄，如圖：

點(diǎn)擊“添加”功能完畢后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下內(nèi)容：

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用戶可將具體細(xì)則填寫于上述表格中，并進(jìn)行“保存”操作，至此，用戶已經(jīng)完整的創(chuàng)建了一個(gè)資料“目錄”，用戶可在“目錄管理”的系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)查閱到已創(chuàng)建的目錄信息列表，如圖：

8.1.2資料錄入

在完成目錄創(chuàng)建的流程后，用戶可點(diǎn)擊“資料錄入”功能樹，如圖：

系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)提供了“操作”“工具”“檢索”三個(gè)功能按鈕選項(xiàng)，用戶首先可通過(guò)“操作”按鈕下的“添加”功能，添加資料信息，如圖：

在添加完資料錄入的細(xì)則后，需點(diǎn)擊系統(tǒng)左上角提供的“保存”按鈕來(lái)對(duì)資料錄入進(jìn)行創(chuàng)建，如用戶對(duì)已創(chuàng)建的資料信息需要進(jìn)行修改操作，可點(diǎn)擊上圖所示“重置”按鈕，對(duì)已錄入的信息進(jìn)行修改操作。

資料創(chuàng)建完畢后，點(diǎn)擊“返回”按鈕，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下界面：

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用戶可通過(guò)點(diǎn)擊“工具”下的“歸檔”按鈕，對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建保存的資料選擇“歸檔”操作，系統(tǒng)自動(dòng)彈出提示框，如圖：

系統(tǒng)提示框里顯示為通過(guò)“目錄管理”而創(chuàng)建的資料目錄列表。用戶可選擇其中任意一條目錄，點(diǎn)擊提示框中的“歸檔”按鈕，對(duì)該資料進(jìn)行歸檔操作，系統(tǒng)提示歸檔成功；至此用戶已經(jīng)完成了一則資料的完整的創(chuàng)建、保存、歸檔流程。8.1.3資料回收站

對(duì)于已歸檔的資料，如用戶選擇“刪除”操作，則該資料將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“資料回收站”，在資料回收站中，系統(tǒng)提供了類似“檔案回收站”中的“操作”“檢索”按鈕，用戶可選擇對(duì)已刪除的資料進(jìn)行“徹底刪除”，“資料還原”，同時(shí)，也可對(duì)進(jìn)入“資料回收站”的資料進(jìn)行檢索操作，如圖：

8.2資料借閱審批

該功能主要應(yīng)用于資料管理人員對(duì)資料授權(quán)使用的操作，在該目錄下，資料管理員可以詳細(xì)的查詢到相關(guān)被提請(qǐng)的（資料借閱）的已處理、未處理的詳細(xì)信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行檢索、授權(quán)查閱等操作。

首先，普通用戶通過(guò)對(duì)“資料檢索”而形成的“借閱申請(qǐng)”資料信息會(huì)進(jìn)入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可選擇該條借閱申請(qǐng)信息，選擇點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”按鈕，對(duì)資料借閱進(jìn)行正式保存提交操作，在上述操作后，該條信息將自動(dòng)流入“借閱審批”

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中的“未處理”模塊，由資料管理員進(jìn)行查閱審批并授權(quán)借閱，如圖：

系統(tǒng)資料管理審批員，將根據(jù)該列表內(nèi)提供的信息對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行批復(fù)審閱，對(duì)于已經(jīng)處理完畢的借閱申請(qǐng)信息，在通過(guò)“已處理”列表進(jìn)行顯示的同時(shí)還將顯示于資料借閱者“我的借閱”模塊中的“已處理”，“已通過(guò)”，“未通過(guò)”列表中。

8.3我的借閱

該功能主要應(yīng)用于資料申請(qǐng)借閱人員操作，分別提供了未提交、已提交、未通過(guò)、已通過(guò)功能，普通用戶通過(guò)對(duì)“資料檢索”而形成的“借閱申請(qǐng)”資料信息會(huì)進(jìn)入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可對(duì)未提交的借閱申請(qǐng)進(jìn)行“提交申請(qǐng)”“查看”“修改”“刪除”操作，對(duì)于已經(jīng)“提交申請(qǐng)”的資料，首先將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“借閱審批”的“未處理”列表中，由資料管理部門的審批人員進(jìn)行審批批復(fù)，同時(shí)，該條資料也將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到“已提交”列表中，供用戶查詢。

對(duì)于用戶提交的資料申請(qǐng)借閱，經(jīng)資料管理部門審批后，會(huì)出現(xiàn)審批通過(guò)與未通過(guò)兩種形式，用戶可選擇在“我的借閱”中的“未通過(guò)”，“已通過(guò)”列表中進(jìn)行查詢。如圖：

9數(shù)據(jù)處理

作為檔案管理系統(tǒng)整體信息安全性的一個(gè)重要組成部分，本系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理功能模塊下提供數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)還原功能。

首先，在系統(tǒng)備份功能樹中，系統(tǒng)提供了檔案表數(shù)據(jù)備份以及目錄表數(shù)據(jù)備份，如圖：

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用戶選擇點(diǎn)擊上述兩表的備份按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示是否備份，選擇確定按鈕，進(jìn)行備份操作。

在備份操作完畢后，如系統(tǒng)用戶需要對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)還原，則可通過(guò)本模塊下的“數(shù)據(jù)還原”操作進(jìn)行，點(diǎn)擊檔案表或目錄表的下拉箭頭提示框，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉提示框，提示用戶選擇具體某一點(diǎn)的備份進(jìn)行還原，如圖：

用戶選擇還原點(diǎn)后，點(diǎn)擊內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)的數(shù)據(jù)還原按鈕，即可完成對(duì)備份數(shù)據(jù)的還原操作。

通過(guò)檔案表、目錄表的備份以及還原，系統(tǒng)用戶不必再進(jìn)行單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息備份，簡(jiǎn)化了操作流程，提高了檔案信息的安全機(jī)制。

五 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺(tái)設(shè)計(jì)

本軟件系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設(shè)計(jì)和架構(gòu)更加優(yōu)良，各層定義清晰，具備良好的兼容性與擴(kuò)展性。

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與此同時(shí)，本系統(tǒng)同時(shí)應(yīng)用了ajax(交互式網(wǎng)頁(yè)應(yīng)用開發(fā)技術(shù))技術(shù)，該技術(shù)最大的優(yōu)勢(shì)為在不更新整個(gè)頁(yè)面的前提下維護(hù)數(shù)據(jù)，使得Web應(yīng)用程序更為迅捷地回應(yīng)用戶動(dòng)作，為系統(tǒng)使用用戶提供了更為良好的系統(tǒng)操作體驗(yàn)。

六 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境推薦

硬件配置推薦

如圖：

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器應(yīng)用需求(中小型建議): CPU:雙路至強(qiáng)CPU 2.6GHz或更高配置 內(nèi)存:2G 以上或更高配置

硬盤:36G SCSI X 2或更高配置

系統(tǒng)軟件配置推薦 服務(wù)器端

操作系統(tǒng)： Windows 2000/XP以及其它可以運(yùn)行Tomcat服務(wù)器的操作系統(tǒng) 所需軟件：JDK1.5以上，Tomcat5.5.*，客戶機(jī)端

操作系統(tǒng)：Windows 9x/2000/XP 所需軟件：大部分用戶只需IE 6或更高的版本

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輔助軟件：Office 2000或更高版本以及Adobe Reader 8.0或更高版本

七 技術(shù)服務(wù)與支持

系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)具有較高的安全性和可靠性，切實(shí)保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。權(quán)限設(shè)置合理，有完善的災(zāi)難應(yīng)急功能和恢復(fù)能力，系統(tǒng)應(yīng)提供7×24小時(shí)的連續(xù)運(yùn)行，平均年故障時(shí)間<4小時(shí)，平均年故障修復(fù)時(shí)間<30分鐘。建立服務(wù)的后援支持，后援支持與服務(wù)中心將是一個(gè)有規(guī)范服務(wù)流程和嚴(yán)格值班管理制度的服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以提供靈活、方便和快捷的技術(shù)支持，包括電話、傳真、信函、電子郵件、支持網(wǎng)站等方式的技術(shù)咨詢響應(yīng)和服務(wù)請(qǐng)求、專人定期走訪以及全時(shí)響應(yīng)、遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)支持和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等多種方式。

后援支持規(guī)范建立一個(gè)用戶服務(wù)庫(kù)，其中包括系統(tǒng)資料、問(wèn)題記錄、維護(hù)日志等資料，以產(chǎn)品支持網(wǎng)站形式，提供培訓(xùn)資料、產(chǎn)品信息發(fā)布，常見問(wèn)題建成知識(shí)庫(kù)供查詢。

7.1客戶服務(wù)流程

后援支持和服務(wù)中心應(yīng)提供7×24小時(shí)全時(shí)響應(yīng)服務(wù)，建立規(guī)范且有效的服務(wù)流程.7.2客戶服務(wù)方式（1）技術(shù)咨詢

可以隨時(shí)通過(guò)電話、傳真、書函以及電子郵件等各種靈活的通訊手段向后援支持與服務(wù)中心進(jìn)行技術(shù)咨詢。

（2）全時(shí)響應(yīng)

后援支持提供24小時(shí)響應(yīng)的服務(wù)，提供特殊的通訊聯(lián)系辦法，及時(shí)響應(yīng)用戶的問(wèn)題。（4）定期走訪

專人定期、不定期走訪，調(diào)查項(xiàng)目實(shí)施和維護(hù)情況，現(xiàn)場(chǎng)解決用戶存在問(wèn)題。（5）定期巡檢

在系統(tǒng)運(yùn)行期間安排工程師抽樣定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)巡檢，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試和優(yōu)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問(wèn)題或潛在的故障，提前消除隱患，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運(yùn)行。

（6）現(xiàn)場(chǎng)支持維護(hù) 遇到較為復(fù)雜的問(wèn)題，一般通訊手段的咨詢和遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)難以解決時(shí)，應(yīng)安排專業(yè)工程師趕到現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題。人數(shù)根據(jù)實(shí)際情況和需要而定。

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第四篇：檔案管理系統(tǒng)承諾書

檔案管理系統(tǒng)

用 戶 承 諾 書

為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校綜合檔案管理，提高我校檔案綜合管理水平，擴(kuò)大檔案的利用程度，節(jié)約成本，提高辦公效率，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，確保在使用“希望之屋”檔案管理系統(tǒng)過(guò)程中檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，以及網(wǎng)絡(luò)信息利用的安全性，特簽訂本承諾書。

一、部門專兼職檔案人員為“希望之屋”檔案管理系統(tǒng)的用戶。部門負(fù)責(zé)人指定本部門專兼職檔案人員為該賬號(hào)的具體使用人；專兼職檔案人員向?qū)W校綜合檔案部門領(lǐng)取本部門賬號(hào)與初始密碼。其他個(gè)人如需申請(qǐng)賬號(hào)，必須書面向?qū)W校綜合檔案部門提出申請(qǐng)，方可成為該系統(tǒng)用戶。

二、用戶使用學(xué)校綜合檔案部門根據(jù)檔案管理要求為其設(shè)置賬號(hào)及密碼，不得使用其他用戶名登錄該系統(tǒng)，也不得轉(zhuǎn)讓給其他部門或其他人員使用，同時(shí)做好本部門或個(gè)人用戶密碼的保密工作。

三、用戶使用該賬號(hào)及密碼登錄檔案管理系統(tǒng)，并在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檔案查閱、錄入、上傳、打印等操作。

四、用戶進(jìn)行查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守《廣州中醫(yī)藥大學(xué)檔案保密制度》，不得泄密，不得對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行惡意下載、復(fù)制、傳播等操作。

五、用戶在錄入本部門檔案材料時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校綜合檔案部門的要求，按規(guī)定進(jìn)行錄入及上傳，不得提供虛假、缺漏的文件信息，應(yīng)保證所錄入的檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。

六、各部門如因工作需要，須增加賬號(hào)或使用權(quán)限，應(yīng)說(shuō)明理由并以書面形式向?qū)W校綜合檔案部門申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校綜合檔案部門審核后方可增加。

七、當(dāng)本部門的專兼職檔案人員發(fā)生變更時(shí)，該部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)安排其他人員接手其賬號(hào)及密碼，并上報(bào)學(xué)校綜合檔案部門。

八、其他個(gè)人用戶如因工作崗位變更，也必須及時(shí)報(bào)學(xué)校綜合檔案部門，由檔案部門根據(jù)實(shí)際更改或取消該賬號(hào)及其權(quán)限。

九、用戶不得做任何有害網(wǎng)絡(luò)安全的操作。

十、用戶應(yīng)遵守《大學(xué)校園網(wǎng)絡(luò)管理暫行條例》及學(xué)校其他各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度和管理?xiàng)l例。

十一、學(xué)校檔案綜合管理部門有權(quán)對(duì)用戶及其權(quán)限進(jìn)行更改或取消，用戶不得有任何異議。

如有違反上述行為，學(xué)校綜合檔案部門將有權(quán)對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行更改或取消等設(shè)置，甚至取消其賬號(hào)。同時(shí)，用戶將自愿承擔(dān)全部責(zé)任。

檔案管理系統(tǒng)使用部門：

部門負(fù)責(zé)人：

部門專兼職檔案人員(簽名)：

電話：

時(shí)間： 2010年月日

第五篇：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

目錄 摘要

ABSTRACT 前言

第一章 為什么要開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 第二章 計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手 1．1 在中小學(xué)中用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義 1．2 為將來(lái)學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備 1．4 學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)分析

第三章 怎樣開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 2．1 編程環(huán)境的選擇 2．2 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn) 2．3 二者的結(jié)合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 編程環(huán)境簡(jiǎn)介 3．1 告別“hello world”的年代 3．2 面對(duì)對(duì)象的編程 3．3 實(shí)現(xiàn)菜單選項(xiàng) 3．4 實(shí)現(xiàn)工具欄 3．5 幫助 3．6關(guān)于系統(tǒng)

第五章 使用Access2000 實(shí)現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù) 4．1 數(shù)據(jù)庫(kù)的概念 4．2 新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù) 4．3 修改已建的數(shù)據(jù)庫(kù) 4．4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系 第五章 系統(tǒng)總體規(guī)劃 5．1 系統(tǒng)功能 5．2 流程圖

第六章 系統(tǒng)具體實(shí)現(xiàn) 6．1 用戶界面的實(shí)現(xiàn) 6．1．1 封面 6．1．2 主界面 6．1．3 幫助系統(tǒng) 6．2 數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn) 6．2．1 學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù) 6．2．2 學(xué)生成績(jī)庫(kù) 6．2．3 課程庫(kù) 6．3 與VB的連接 第七章 結(jié)束語(yǔ)

第八章 主要參考文獻(xiàn) 附錄

--------------摘要--------------

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)(MIS),其開發(fā)主要包括后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個(gè)方面。對(duì)于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性好的庫(kù)。而對(duì)于后者則要求應(yīng)用程序功能完備,易使用等特點(diǎn)。

經(jīng)過(guò)分析,我們使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC開發(fā)工具,利用其提供的各種面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具,尤其是數(shù)據(jù)窗口這一能方便而簡(jiǎn)潔操縱數(shù)據(jù)庫(kù)的智能化對(duì)象,首先在短時(shí)間內(nèi)建立系統(tǒng)應(yīng)用原型,然后,對(duì)初始原型系統(tǒng)進(jìn)行需求迭代,不斷修正和改進(jìn),直到形成用戶滿意的可行系統(tǒng)。

關(guān)鍵字：控件、窗體、域。

--------------ABSTRACT--------------

The system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end.The former required consistency and integrality and security of data.The later should make the application powerful and easily used.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base.It can give you a short-cut to build up a prototype of system application.The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.Keywords: ActiveX , Form , Field.--------------前言--------------

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理,具有著手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn).例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率,也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。因此，開發(fā)這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發(fā)一套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)為例,談?wù)勂溟_發(fā)過(guò)程和所涉及到的問(wèn)題及解決方法。

--------------------下面就讓我們開始正文的介紹 第一章

為什么要開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手：

今天，計(jì)算機(jī)的價(jià)格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。它已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)之所以如此流行的原因主要有以下幾個(gè)方面： 首先，計(jì)算機(jī)可以代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動(dòng)； 其次，計(jì)算機(jī)可以節(jié)省許多資源；

第三，計(jì)算機(jī)可以大大的提高人們的工作效率； 第四，計(jì)算機(jī)可以使敏感文檔更加安全，等等。

在中小學(xué)中用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義

現(xiàn)在我國(guó)的中小學(xué)校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

我作為一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的本科生，希望可以在這方面有所貢獻(xiàn)。改革的總設(shè)計(jì)師鄧小平同志說(shuō)過(guò)“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，我希望能用我四年的所學(xué)編制出一個(gè)實(shí)用的程序來(lái)幫助中小學(xué)進(jìn)行更有效的學(xué)籍管理。

歸納起來(lái)，好處大約有以下幾點(diǎn)：

1． 可以存儲(chǔ)歷屆的學(xué)生檔案，安全、高效；

2． 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。

為將來(lái)學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備

跟據(jù)1999年中國(guó)電信的調(diào)查報(bào)告顯示我國(guó)的上網(wǎng)人數(shù)已達(dá)到890萬(wàn)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)十分普及，學(xué)校往界的畢業(yè)生希望能在世界的任何一個(gè)角落查到自己校友的信息，本系統(tǒng)為學(xué)校將來(lái)的上網(wǎng)作了先期工作，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)分析

根據(jù)實(shí)際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價(jià)快速地構(gòu)造一個(gè)可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型。使用戶和開發(fā)人員可以較快地確定需求，然后采用循環(huán)進(jìn)化的開發(fā)方式，對(duì)系統(tǒng)模型作連續(xù)的精化，將系統(tǒng)需具備的性質(zhì)逐漸增加上去，直到所有的性質(zhì)全部滿足。此時(shí)模塊也發(fā)展成為最終產(chǎn)品了。第二章

怎樣開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？

編程環(huán)境的選擇

微軟公司的Visual Basic 6.0是Windows應(yīng)用程序開發(fā)工具，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。Visual Basic提供了大量的控件，這些控件可用于設(shè)計(jì)界面和實(shí)現(xiàn)各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡(jiǎn)化了界面設(shè)計(jì)過(guò)程，從而有效的提高了應(yīng)用程序的運(yùn)行效率和可靠性。故而，實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)VB是一個(gè)相對(duì)較好的選擇。

關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)

Access2000 就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫(kù)能匯集各種信息以供查詢、存儲(chǔ)和檢索。Access 的優(yōu)點(diǎn)在于它能使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于 Excel 的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫(kù)一目了然。另外，Access 允許創(chuàng)建自定義報(bào)表用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。Access也提供了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)，可以使用桌面數(shù)據(jù)庫(kù)文件把數(shù)據(jù)庫(kù)文件置于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器，與其他網(wǎng)絡(luò)用戶共享數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫(kù)之一。如上所述，Access 作為關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)具備了許多優(yōu)點(diǎn)，可以在一個(gè)數(shù)據(jù)包中同時(shí)擁有桌面數(shù)據(jù)庫(kù)的便利和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的強(qiáng)大功能。

二者的結(jié)合（DBA）

微軟的JET數(shù)據(jù)庫(kù)引擎提供了與數(shù)據(jù)庫(kù)打交道的途徑，我們是通過(guò)它以及Visual Basic 來(lái)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)并對(duì)其進(jìn)行各種操作。Visual Basic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過(guò)共用JET數(shù)據(jù)庫(kù)引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。

DATA 控件在數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息與將信息顯示給用戶看的Visual Basic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設(shè)置DATA控件的各個(gè)屬性，告訴它要調(diào)用那個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的哪個(gè)部分。缺省情況下，DATA控件根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表建立一個(gè)dynaset-type（動(dòng)態(tài)集合）類型的記錄集合。一個(gè)記錄集合是動(dòng)態(tài)的也就意味著，當(dāng)原來(lái)的數(shù)據(jù)表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會(huì)隨之改變。DATA控件還提供了用來(lái)瀏覽不同記錄的各種跳轉(zhuǎn)按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數(shù)據(jù)庫(kù)之間建立聯(lián)系。第三章

Windows下的Visual?

? ??? ?

? ?)。Visual Basic應(yīng)用程序基本的構(gòu)建塊是用戶所創(chuàng)建的對(duì)象，每一個(gè)對(duì)象都具有一些特性和行為（屬性、事件和 方法）。開發(fā)人員可以最有效利用所創(chuàng)建的每一個(gè)對(duì)象。使用應(yīng)用程序具有可通用性可說(shuō)擴(kuò)展性和強(qiáng)有力的功能。

Visual Basic應(yīng)用由一系列對(duì)象組成，包括有函數(shù)、菜單、函數(shù)、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)窗口、用戶對(duì)象、用戶事件等等，對(duì)象中又包含若干控件如命令按鈕、單行編輯器等這些對(duì)象和控件都可在許多應(yīng)用中重復(fù)使用。

實(shí)現(xiàn)菜單選項(xiàng)

菜單是程序最重要的特性之一，大多數(shù)程序都依賴一個(gè)定義良好的菜單使程序易于使用和維護(hù)，Visual Basic也提供了強(qiáng)大的創(chuàng)建菜單功能是程序更加標(biāo)準(zhǔn)。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜單編輯器建立菜單或者修改已經(jīng)存在的菜單。

實(shí)現(xiàn)工具欄

CoolBar控件與Office97種看到的CoolBar是類似的。CoolBar就是一個(gè)可以在窗體上浮動(dòng)的工具，同時(shí)也是其他ActiveX的容器。通過(guò)在CoolBar中遷入其他空間你局可以向用戶提供更好的靈活性和義用性。

Toolbar 是工具條控件，是實(shí)現(xiàn)工具條的主體。其中的按鈕可以顯示圖像和標(biāo)題，并按功能分組或加入分隔符，還可以圍棋設(shè)置鼠標(biāo)停留在其上顯示的提示字符。Toolbar也是一個(gè)控件容器且具有Style屬性，并可以為其增加下拉按鈕和平滑按鈕等。

選擇“工程”下拉菜單中的“部件”選項(xiàng)，顯示“部件”對(duì)話框。在“控件”選項(xiàng)卡列表中選擇“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其屬性及對(duì)象如下：

1． Align屬性定義工具條在窗體中的位置

2． ToolTipText屬性是字符串類型，定義控件的提示字符 3． Style屬性定義按鈕外觀。

4． ImageList屬性定義與數(shù)據(jù)條對(duì)應(yīng)的ImageList控件名，該控件定義工具條按鈕顯示的圖像。5． HotImangeList屬性設(shè)置一個(gè)ImageList控件名，該控件定義按鈕獲得熱點(diǎn)時(shí)顯示的圖像。6． DisabledImageList屬性定義工具條按鈕無(wú)效時(shí)顯示的圖像。創(chuàng)建工具條包括ImageList和Toolbar控件 ImageList用于為其他控件提供圖像庫(kù)，將ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

幫助

專業(yè)水平的軟件通常都帶有聯(lián)機(jī)幫助功能。無(wú)論寫出來(lái)的程序是要給大量的用戶使用，還是僅僅局限于公司內(nèi)部有限的使用者，我們都應(yīng)該為用戶提供詳細(xì)的、易于理解的聯(lián)機(jī)幫助文檔。微軟的Help Workshop4.0 是一套獨(dú)立于Visual Basic 的用來(lái)協(xié)助我們創(chuàng)建、運(yùn)行于32位Windows 操作系統(tǒng)下的幫助文件的工具。使用它我們可以為我們編寫的應(yīng)用程序生成一組幫助文件。

關(guān)于版本

為了是程序顯得更具有專業(yè)風(fēng)格，首先可以在其中加入通常的應(yīng)用程序信息。這些信息包括公司名稱、版本號(hào)、修訂號(hào)以及其他類似信息。Visual Basic允許你使用APP對(duì)象來(lái)保存這些信息，APP對(duì)象是一個(gè)預(yù)定義對(duì)象，不需要在程序中創(chuàng)建它。APP對(duì)象的大多數(shù)屬性被應(yīng)用程序用來(lái)提供常規(guī)的信息，通過(guò)使用這些APP提供的屬性，可以在應(yīng)用程序和用戶之間交流重要信息，在項(xiàng)目屬性框中可以設(shè)置它的屬性。

第四章

使用Access2000 實(shí)現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的概念

數(shù)據(jù)庫(kù)是一種存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作的工具。數(shù)據(jù)庫(kù)的作用在于組織和表達(dá)信息，簡(jiǎn)而言之，數(shù)據(jù)庫(kù)就是信息的集合。計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)可以分為兩類：非關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)（flat-file）和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)（relational）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中包含了多個(gè)數(shù)據(jù)表的信息，數(shù)據(jù)庫(kù)含有各個(gè)不同部分的術(shù)語(yǔ)，象記錄、域等。

新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)

創(chuàng)建任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步是仔細(xì)的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)必須是靈活的、有邏輯的。創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的過(guò)程被認(rèn)為是數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)。1． 標(biāo)識(shí)需要的數(shù)據(jù)；

2． 收集被標(biāo)識(shí)的字段到表中； 3． 標(biāo)識(shí)主關(guān)鍵字字段；

4． 繪制一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)圖表； 5． 規(guī)范數(shù)據(jù)；

6． 標(biāo)識(shí)指定字段的信息； 7． 創(chuàng)建物理表。

修改已建的數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由Visual Basic 創(chuàng)建的程序來(lái)完成，下面的章節(jié)將詳細(xì)描述實(shí)現(xiàn)的具體方法。

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系

數(shù)據(jù)庫(kù)之間的關(guān)系指明兩個(gè)庫(kù)之間共享一個(gè)共同的關(guān)鍵字值。一個(gè)連接是指一種虛擬的表，這種表是在當(dāng)用戶要求從相互關(guān)聯(lián)的各個(gè)不同的表中獲取信息時(shí)建立的，關(guān)鍵字段用于在相互連接的不同表中查找匹配的記錄。一個(gè)更高級(jí)的連接形式稱為自連接。這種連接是指一個(gè)表被連接到它自己的一個(gè)字段，或在不同的紀(jì)錄中由重復(fù)數(shù)據(jù)的組合字段。數(shù)據(jù)庫(kù)中有三種不同類型的關(guān)鍵字：主關(guān)鍵字、組合關(guān)鍵字和外關(guān)鍵字。在表中使用的關(guān)鍵字類型用于描述庫(kù)表示什么以及在數(shù)據(jù)庫(kù)中如何與其它的庫(kù)建立關(guān)系。第五章

系統(tǒng)總體規(guī)劃

系統(tǒng)功能

1． 可以進(jìn)行文本操作； 2． 添加一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目； 3． 刪除一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目； 4． 修改一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目； 5． 查詢信息； 6． 察看課程表。

流程圖

第六章

系統(tǒng)具體實(shí)現(xiàn)

用戶界面的實(shí)現(xiàn) 6．1．1 封面

具體實(shí)現(xiàn)見 圖_6.1.1

圖_6.1.1 6．1．2 主界面

具體實(shí)現(xiàn)見.圖_6.1.2 圖_6.1.2

主界面包含三方面的內(nèi)容,以下一一介紹: 1.記錄操作

打開記錄操作,進(jìn)入記錄操作菜單項(xiàng)分別由文件、視圖及幫助三個(gè)選項(xiàng)。1.1文件包括：新建 打開

打開寫字板---------如圖<6.1.4>(源程序見附錄清單6.1)保存 另存 打印 退出

<圖6.1.4> 1.2視圖包括：狀態(tài)條 工具欄 背景顏色 顯示

課程表---------如圖<6.1.5> 文本編輯器

網(wǎng)絡(luò)瀏覽 <圖6.1.5> 1.3幫助包括：內(nèi)容 關(guān)于幫助 2．記錄操作

打開記錄操作進(jìn)入記錄操作選項(xiàng)頁(yè)分別由瀏覽記錄、查找等三個(gè)選項(xiàng)組成。2．1瀏覽記錄： 學(xué)生學(xué)籍庫(kù) 課程庫(kù) 成績(jī)庫(kù)

2．2查找記錄 2．3備注 3．系統(tǒng)信息

打開系統(tǒng)信息進(jìn)入選項(xiàng)頁(yè)分別由系統(tǒng)信息、信息采集等組成。

6．1．3 幫助系統(tǒng) 具體實(shí)現(xiàn)見6.1.3

圖6.1.3

數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)

6．2．1學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)

學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)里存儲(chǔ)了學(xué)生的檔案包括：學(xué)號(hào)、姓名、年齡等 表如<6.2.6>

列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號(hào)CodeInteger6No性別SexDate2No年齡AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.6> 學(xué)籍模塊：

該模塊主要完成學(xué)生基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了八個(gè)域名來(lái)進(jìn)行學(xué)生的信息存儲(chǔ)。如果用戶修改某一紀(jì)錄中的某一項(xiàng)，可單添加按鈕進(jìn)行學(xué)生記錄的編輯，此窗口使用數(shù)據(jù)窗口的FREEDOM風(fēng)格（典型的錄入界面）。該種風(fēng)格特點(diǎn)是列標(biāo)題緊挨著數(shù)據(jù)列在此窗口還可以增加新學(xué)生紀(jì)錄。

6．2．2成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)

成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)里存儲(chǔ)了學(xué)生的成績(jī)包括：學(xué)號(hào)、成績(jī)、等如表<6.2.7 >

列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)是否為空姓名Name Date8No學(xué)號(hào)CodeInteger6No成績(jī)ScoreDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.7> 成績(jī)模塊：

該模塊主要完成學(xué)生成績(jī)的基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了四個(gè)域名來(lái)進(jìn)行學(xué)生的信息存儲(chǔ)。

6．2．3課程數(shù)據(jù)庫(kù)

課程數(shù)據(jù)庫(kù)利存儲(chǔ)了課程的信息：課程名、作者、出版社等如表<6.2.8>

列名（中文）列名（英文）數(shù)據(jù)類型寬度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)是否為空課程IDCourseDate8No課程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No備注RecordDate15No 表<6.2.8> 課程模塊：

該模塊主要完成存儲(chǔ)課程的所有信息及錄入、刪除、更新等功能

與VB的連接

Visual Basic提供了與底層數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)緊密的連接。Visual Basic 支持不同的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮每一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的特長(zhǎng)。生成獨(dú)立應(yīng)用或脫離服務(wù)器運(yùn)行的服務(wù)以上的應(yīng)用，Visual Basic連接數(shù)據(jù)庫(kù)的方式有兩種： ·通過(guò)使用Visual Basic的 DATA控件。

·通過(guò)使用由Visual Basic提供的專用的直接與數(shù)據(jù)庫(kù)相連的接口 第七章

結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)三個(gè)多月的設(shè)計(jì)和開發(fā)，中小學(xué)檔案管理系統(tǒng)基本開發(fā)完畢。其功能基本符合用戶需求，能夠完成學(xué)生學(xué)籍的存儲(chǔ)和成績(jī)的查詢以及各類相關(guān)報(bào)表的打印。并提供部分系統(tǒng)維護(hù)功能,使用戶方便進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、數(shù)據(jù)刪除。，對(duì)于數(shù)據(jù)的一致性的問(wèn)題也通過(guò)程序進(jìn)行了有效的解決。

但是由于畢業(yè)設(shè)計(jì)時(shí)間較短，所以該系統(tǒng)還有許多不盡如人意的地方，比如聯(lián)機(jī)文檔比較少，用戶界面不夠美觀，出錯(cuò)處理不夠等多方面問(wèn)題。這些都有待進(jìn)一步改善。

致謝

在本次畢業(yè)設(shè)計(jì)中，我從指導(dǎo)老師雷震甲老師身上學(xué)到了很多東西。雷老師認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神和深厚的理論水平都使我收益匪淺。他無(wú)論在理論上還是在實(shí)踐中，都給與我很大的幫助，使我得到不少的提高這對(duì)于我以后的工作和學(xué)習(xí)都有一種巨大的幫助，感謝他耐心的輔導(dǎo)。另外，在系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中雷老師的助手張彥明老師也給于我很大的幫助，幫助解決了不少的難點(diǎn)，使得系統(tǒng)能及時(shí)開發(fā)完成，還有同組的同學(xué)同樣給與我不少幫助，這里一并表示感謝。

第八章

主要參考文獻(xiàn)

[1] Visual Basic 6.0 使用指南

作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.出版社：電子工業(yè)出版社

[2] 中文版Microsoft Office 97 自學(xué)通 作者：Ned Snell 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全 作者：Microsoft 出版社；電子工業(yè)出版社

[4] 中文Access 2000 24學(xué)時(shí)教程

作者：Craig Eddy，Timothy Buchanan 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社

附錄程序清單及注釋 程序清單6.1 Option Explicit Dim FileName As String '文件名，用于打開、保存文件 Dim UndoString As String '用于 Undo 操作 Dim UndoNew As String '用于 Undo 操作

Private Sub ImgUndoDisable()'禁用“Undo”按鈕 UndoString = “" UndoNew = ”“ ImgUndo.Enabled = False ImgUndo.Picture = ImageDisable.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub ImgUndoEnable()'有效“Undo”按鈕

ImgUndo.Enabled = True ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub Check_ImgPaste()'設(shè)置粘貼按鈕

If Len(Clipboard.GetText)> 0 Then ImgPaste.Enabled = True ImgPaste.Picture = ImageUp.ListImages(”Paste“).Picture Else ImgPaste.Enabled = False ImgPaste.Picture = ImageDisable.ListImages(”Paste“).Picture End If End Sub

Private Sub Check_ImgCutCopy()'設(shè)置剪切、復(fù)制按鈕

If Text1.SelLength > 0 Then ImgCut.Enabled = True ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = True ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages(”Copy“).Picture Else ImgCut.Enabled = False ImgCut.Picture = ImageDisable.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = False ImgCopy.Picture = ImageDisable.ListImages(”Copy“).Picture End If End Sub Private Sub BackColor_Click()CommonDialog1.ShowColor Text1.BackColor = CommonDialog1.Color End Sub

Private Sub Box_Click()'顯停工具欄

If Box.Checked Then '將停顯工具欄

Box.Checked = False CoolBar1.Visible = False Else Box.Checked = True CoolBar1.Visible = True End If

Form_Resize '重新調(diào)整控件位置 End Sub

Private Sub Close_Click()Dim FileNum As Integer

If Len(FileName)> 0 Then '有輸入文件名

FileNum = FreeFile()'獲得可用文件號(hào)

Open FileName For Output As FileNum '打開輸出文件 '如果無(wú)指定文件，則創(chuàng)建新文件 Print #FileNum, Text1.Text '輸出文本 Close FileNum '關(guān)閉文件 End If

Text1.Text = ”“ FileName = ”“ End Sub

Private Sub ComboSize_Click()Text1.FontSize = Val(ComboSize.Text)End Sub

Private Sub ComboFont_Click()Text1.FontName = ComboFont.Text End Sub

Private Sub Copy_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '復(fù)制文本到剪裁板 End Sub

Private Sub Cut_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '復(fù)制文本到剪裁板 Text1.SelText = ”“ '清選擇的文本 End Sub

Private Sub DataTime_Click()Text1.SelText = Now End Sub

Private Sub Delete_Click()Text1.SelText = ”“ '清選擇的文本 End Sub

Private Sub Edit_Click()'當(dāng)程序顯示“編輯”子菜單前，觸發(fā)該程序 If Text1.SelLength > 0 Then '文本框中有選中的文本 Cut.Enabled = True Copy.Enabled = True Delete.Enabled = True Else Cut.Enabled = False Copy.Enabled = False Delete.Enabled = False End If

If Len(Clipboard.GetText())> 0 Then '剪裁板中有文本數(shù)據(jù) Paste.Enabled = True Else '沒有可粘貼的文本 Paste.Enabled = False End If End Sub

Private Sub Exit_Click()Unload Me End Sub Private Sub FindText_KeyPress(KeyAscii As Integer)Dim BeginPos As Long

If KeyAscii = 13 Then BeginPos = InStr(1, Text1.Text, FindText.Text, vbTextCompare)If BeginPos > 0 Then Text1.SelStart = BeginPos1 ComboFont.AddItem Screen.Fonts(i)Next i End Sub

Private Sub Form_Resize()Dim TextTop As Long

'修改工具條大小

CoolBar1.Top = Me.ScaleTop ? ?? ??? ?? ??? ?? ? Me.ScaleLeft Text1.Width = Me.ScaleWidth If Me.ScaleHeight > CoolBar1.Height Then Text1.Height = Me.ScaleHeight” + FileName '修改標(biāo)題顯示 End If End Sub

Private Sub Paste_Click()Text1.SelText = Clipboard.GetText End Sub

Private Sub Picture1_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)Label1 = “工具欄” End Sub

Private Sub Picture1_Resize()If Picture1.Width > Label1.Left Then Label1.Width = Picture1.ScaleWidth" + FileName '修改標(biāo)題顯示 ImgUndoDisable End If End Sub

Private Sub Text1_Change()If Not ImgUndo.Enabled Then '使“Undo”按鈕可用 ImgUndoEnable End If UndoString = UndoNew UndoNew = Text1 End Sub

Private Sub Text1_Click()Check_ImgCutCopy End Sub

Private Sub Text1_KeyUp(KeyCode As Integer, Shift As Integer)Check_ImgCutCopy End sub