第一篇：會議室使用規(guī)范及管理制度

會議室使用規(guī)范及管理制度

為規(guī)范會議室的使用及管理，為各種會議提供充分的后勤保障和接待服務(wù)，特制定本制度。

一、使用程序

1、使用會議室前，需向辦公室預(yù)約登記，并說明使用時間等情況，由辦公室統(tǒng)籌并公示會議安排。

2、使用會議室前，由使用部門提前布置會議室，必要時辦公室可提供協(xié)助。

3、使用會議室期間，使用部門要在會議室門前自覺將告示牌調(diào)整為“會議中”，室內(nèi)物品設(shè)施使用方法見背頁“會議室使用須知”。如需其他幫助可致電88888888。

4、會議結(jié)束后，使用部門負責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，并將告示牌調(diào)整為“空閑”。

二、管理制度

1、辦公室負責(zé)定期檢查會議室，并督促清潔人員每天上、下午上班前對會議室進行清理。

2、使用部門和與會人員要愛護室內(nèi)公物，保持室內(nèi)清潔，不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用，損害公物照價賠償。

3、會議室使用后，使用部門需關(guān)閉燈、空調(diào)，擦凈白板，清理垃圾，擺放用水，擺正座椅，將會議室恢復(fù)到使用狀態(tài)。會議室物品擺放標(biāo)準(zhǔn)見背頁。

三、本制度自2013年12月起施行。

圖一： 圖二： 圖三：

會議室使用須知①本會議配有會議桌1張、座椅12個、白板1個，空調(diào)1臺，一般擺放位置如圖，可因會議需要調(diào)整位置。②進門右手處放有現(xiàn)有的各類宣傳折頁,方便接待時使用。如已用完，請聯(lián)系辦公室。③會議如需使用電腦、投影等設(shè)備，請向辦公室借用。④電源插座及網(wǎng)線位于會議桌下，同時，本會議室設(shè)有免費WIFI（用戶名：ooooooo，密碼：9999999）。⑤飲用水、紙巾及相關(guān)遙控設(shè)備擺放在會議桌中間黑色處。備用的飲用水放在進門右手處。注：各部門使用后，請自覺清理桌面的空水瓶等垃圾，并補充擺放飲用水等物品，將會議室恢復(fù)使用前狀態(tài)，以備下次使用。如確無時間整理，請交辦其他同事處理或聯(lián)系辦公

第二篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

第一章 總 則

為了規(guī)范公司的會議管理，加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好，提高會議管理工作效率、會議質(zhì)量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。

第二章 適用范圍

第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓(xùn)及重要來賓接待等工作使用。

第二條 本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。

第三章 會議的類型及使用原則

第三條

公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓(xùn)會議和臨時會議等。

第四條 會議室使用原則：

一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況；

二、會議組織部門根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預(yù)約登記表》預(yù)約會議室；涉及接待重要來賓或?qū)ｎ}會議等重大會議時，應(yīng)填寫《會議接待需求表》；

三、如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責(zé)人，根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后補辦有關(guān)登記；

四、部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由行政部另作安排；

五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。

第四章 會議準(zhǔn)備

第五條 會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容，提前到行政部指定人員進行登記預(yù)約，涉及重大會議時，應(yīng)填寫《會議接待需求表》，經(jīng)行政部審批。

第六條 所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作，以便會議高效、有序進行。

第七條

會議組織方或人員的會議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：

一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準(zhǔn)備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀(jì)要；

二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議，需要提前與行政部確認該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費用等事項；

三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。

第八條 行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：

一、應(yīng)于會議前10分鐘，準(zhǔn)備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；

二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。

第五章 會中服務(wù)和會議要求

第九條 會場服務(wù)

會場服務(wù)主要由行政部負責(zé)。

一、引導(dǎo)座位：會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準(zhǔn)備好座位名牌，可引導(dǎo)與會人員 盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置；

二、茶水服務(wù)：會議開始后，人力行政人員應(yīng)指定前臺工作人員，每隔15-20分鐘添加茶水，根據(jù)與會人員飲水情況，自行調(diào)整添加茶水間隔時間；

三、維護會場秩序：保證會場內(nèi)外安靜，注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi)，影響會議正常進行；

四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會議進行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。

第十條 會議要求

一、請與會人員嚴(yán)格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；

二、會議主持人應(yīng)把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會人員；

三、會中，與會人員應(yīng)及時關(guān)閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽。

第六章 會后工作

第十一條 會議結(jié)束后，各部門應(yīng)做好收尾工作。

一、會場清理：各部門使用后要及時關(guān)閉投影儀，視頻等設(shè)備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設(shè)備，保證會場內(nèi)設(shè)備完好。會議室使用完畢后，隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；

二、會議紀(jì)要：由會議組織部門指定人員做好會議紀(jì)要，并成文由與會人員簽字確認；

三、貴賓接待工作：涉及會后接待用餐或接待用車，由責(zé)任部門陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結(jié)束。

第七章 會議室的管理

第十二條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。

第十三條

會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。

第十四條 如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉，遙控器等小件物品應(yīng)及時收納，做好防火、防盜安全工作。

第八章 附 則

第十五條 本制度由行政部指定，經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批，報批集團通過后生效。

第十六條 本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。第十七條 其他內(nèi)容

附件一：《會議室預(yù)約使用登記表》 附件二：《會議接待需求表》

第三篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

1、目的：

為加強公司會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，現(xiàn)結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

2、范圍：

公司所有大、小會議室。

3、管理制度：

3.1會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由資源管理中心行政部（以下簡稱行政部）統(tǒng)一管理，負責(zé)會議衛(wèi)生、使用調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負責(zé)保管、管理與調(diào)試。

3.2為了避免會議時間發(fā)生沖突，各部門使用會議室需提前一天通知行政部后勤主管，如有需要行政處協(xié)辦的事項需提前注明，以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。

3.3會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先報備先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

3.4如需使用會議室設(shè)備（電話會議、音響、投影儀等），應(yīng)提前一天通知到后勤主管提前調(diào)試準(zhǔn)備，確保會議順利進行。

3.5各部門在會議期間愛護會議室設(shè)施、設(shè)備，保持以議室整潔衛(wèi)生，用完的展示產(chǎn)品或電源線等及時歸位。嚴(yán)禁未經(jīng)同意擅自拆卸會議室設(shè)施、設(shè)備，如有發(fā)生對責(zé)任人考核50元，并立即歸還或恢復(fù)原狀。

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3.6 會后使用部門負責(zé)關(guān)閉投影儀、空調(diào)、照明等電源，將椅子及時歸位，關(guān)閉門窗，垃圾自行帶走。未關(guān)閉電源造成浪費的按運行時間發(fā)生的費用計算責(zé)任者應(yīng)承擔(dān)的損失并加罰20元。

3.7如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)通知后勤主管，以便及時修理。

3.8未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品，需得到后勤主管許可。借用完畢后，需及時歸還，丟失的照價賠償。

編制： 審核： 審批：

辦公室 2016年12月

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第四篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

一、會議室使用細則

1、會議室由綜合部負責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)事宜，未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。

2、會議室實行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突，相關(guān)人員(部門)使用會議室，須提前3天通知綜合部，填寫<會議室使用申請表>，以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向綜合部提出申請并在會后進行補辦相關(guān)登記。

3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數(shù)等，如有需綜合部協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?，綜合部可根據(jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的設(shè)備，應(yīng)提前向綜合部說明，以便提前準(zhǔn)備，確保會議順利進行。

4、如遇會議之間發(fā)生沖突，要堅持局部服從整體的原則，部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源)，關(guān)好窗、空調(diào)。

6、開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備及物品，自覺保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內(nèi)清潔。

7、會議結(jié)束后，使用人應(yīng)進行必要的檢查，關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅后方可切斷電源，關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報至綜合部，及時維修，確保其他會議的準(zhǔn)時進行。安全責(zé)任人為申請者所屬主管。

二、本規(guī)定由綜合部制定，經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

第五篇：會議室使用管理制度

會議室使用管理制度

1、學(xué)校會議室由辦公室責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)事宜，未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。

2、會議室實行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突，相關(guān)人員(部門)使用會議室，須提前1天通知辦公室，辦公室進行會議登記，以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向辦公室提出申請并在會后補辦相關(guān)登記。辦公室負責(zé)在會議開始前提前將會議室門、空調(diào)打開。

3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數(shù)等，如有需辦公室協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?，辦公室可根據(jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的設(shè)備，應(yīng)提前向辦公室說明，以便提前準(zhǔn)備，確保會議順利進行。

4、如遇會議之間發(fā)生沖突，要堅持局部服從整體的原則，學(xué)校會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源)，關(guān)好窗、空調(diào)，鎖好門。

6、開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備及物品，自覺保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內(nèi)清潔。

7、會議結(jié)束后，使用人應(yīng)進行必要的檢查，關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅后方可切斷電源，關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報至辦公室，及時維修，確保其他會議的準(zhǔn)時進行。安全責(zé)任人為申請者所屬部門負責(zé)人。

8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞賠償，任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)作他用。

9、平時衛(wèi)生由所在樓宇的保潔員負責(zé)每天早晨打掃。會議室活動結(jié)束后，由使用部門人員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位(必要時可請辦公室協(xié)助幫忙)，以方便其他部門繼續(xù)使用。

10、本規(guī)定由辦公室制定，自頒布之日起執(zhí)行。