第一篇：淺談學校檔案管理工作的幾點做法（范文）

淺談學校檔案管理工作的幾點做法

尊敬的各位領導、各位同仁：

大家上午好！

首先感謝局領導召開這樣一次會議，給我們提供了一個相互學習和交流的平臺。在此，很榮幸就我校在檔案管理工作中的幾點做法與大家一起分享和探討，談不上經(jīng)驗，或許是班門弄斧，權當拋磚引玉，對我校檔案工作的一種鞭策和鼓勵。

眾所周知，檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，其重要意義在此不作贅述。我校的檔案管理工作于2011年12月創(chuàng)建達到省三級標準，并于2014年12月順利通過了縣檔案局、教育局的復查、驗收，現(xiàn)共存有文書檔案3000余件，會計檔案600余卷，基建檔案30余卷，教職工個人檔案160余份，榮譽檔案110件。如果說我校在檔案管理工作中還取得了一定成績的話，還得益于縣檔案局和教育局的大力支持和悉心指導。

一、校長重視、全體參與。

我校的檔案工作起步也較晚，是2011年9月開始在現(xiàn)任校長李勇同志的重視和安排下規(guī)范創(chuàng)建起來的。一是在人力、物力、財力和時間等方面的保障和支持；二是工作要求明確，養(yǎng)成資料收集、整理、完善、歸檔的習慣。三是領導發(fā)揮了表率示范作用，各項工作資料收集整理得井井有條。四是注重干部職工的整體參與，增強干部職工檔案管理意識，支持和參與學校檔案工作。

二、健全機構、落實責任。

成立了由校長任組長，副校長任副組長，各處室負責人為成員的檔案管理工作領導小組，由辦公室具體牽頭負責，并配備了兼職檔案管理員一名，加強對檔案工作的領導，做到了人員安排到位，職責、分工明確，責任落實到位。

三、完善制度、注重積累。

一是完善檔案管理制度。完善的檔案管理工作制度是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。我校在已有的管理制度基礎上，根據(jù)實際，制定完善了《檔案管理制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《查（借）閱檔案制度》、《檔案工作保密制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等8項制度。二是加強學習培訓，注重積累。充分利用行政會、教職工會宣傳檔案法律法規(guī)，學習檔案資料收集要求和方法。通過檔案工作制度的完善和學習培訓，使干部職工都明白自己在檔案工作中的職責，對如何積累，如何收集，如何歸檔等較為明確，使學校檔案工作保質保量完成。

四、收集歸檔，查漏補缺。

在積累的基礎上，做好文件資料收集歸檔工作是確保檔案材料齊全完整的關鍵。一是文件、基建檔案、會計檔案等重要檔案的及時歸檔；二是平時工作中資料的定期歸檔。做到工作有計劃，有總結，有過程資料，及時收集整理，根據(jù)學校檔案員的建議，適時完善，定期分類歸檔。三是檔案的查漏補缺。對于學校缺失的重要文件，及時到上級部門查找復印，補充完善、豐富檔案。

五、強化業(yè)務，提高能力。

一是我校兼職檔案管理員劉其芳同志責任心強、懂業(yè)務，工作嚴謹、認真、細致、主動。做到了“兩心一勤一保持”，兩心即保持工作的高度責任心和工作過程中的細心；一勤即勤快，勤于收集檔案工作資料；一保持即始終保持檔案工作中的主動性，積極開展工作。二是檔案管理員注重學習提高。積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，不斷提升業(yè)務能力。三是向經(jīng)驗豐富的兄弟學校取經(jīng)。我校在檔案達標創(chuàng)建中，先后到高石中心校、鎮(zhèn)西中心校等學校參觀學習，借鑒寶貴經(jīng)驗。四是邀請縣檔案局的專家到校指導。

各位領導、各位同仁，以上發(fā)言只是我校在檔案管理工作中的一些膚淺做法，不當之處，敬請各位批評指正。對照檔案工作的要求，我校的檔案工作還存在著諸多問題，如電子檔案和影像檔案相對較少，硬件設施不齊備等。我校將在以后的工作中，虛心學習和借鑒兄弟學校的先進經(jīng)驗，加以改進，不斷提高檔案工作管理水平。

最后，順祝各位領導、各位同仁工作順利，身體健康！謝謝大家！

第二篇：事業(yè)單位登記檔案管理工作做法體會

建立事業(yè)單位登記管理檔案的主要目的，是貫徹實施《檔案法》的有關規(guī)定，為加強對事業(yè)單位的登記管理和其他管理服務，為社會公眾服務，為事業(yè)單位服務。XX年5月18日國家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進行了具體規(guī)范。筆者認為，做好事業(yè)單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：

一是增強專業(yè)性培訓。檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩(wěn)定的工作崗位，由專人負責登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識和操作技能業(yè)務培訓，不斷提高檔案工作人員素質。目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負責311個事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認為自上而下組織專門培訓，增強其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。

二是注重基礎性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現(xiàn)檔案利用價值的關鍵所在。檔案歸檔的基礎性工作在于各個事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎抓起。就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質，通過舉辦登記檔案管理知識培訓班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標準和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務知識，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標準，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進行歸檔等各項工作。

三是發(fā)揮檔案服務工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務。對內(nèi)在事業(yè)單位管理上，對外在經(jīng)濟社會發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。要發(fā)揮好登記檔案信息服務，就必須緊密圍繞機構編制工作大局加強檔案管理，抓好檔案管理促進機構編制工作大局這個目標，應向經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)學習，汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗和做法，積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務價值。

第三篇：事業(yè)單位登記檔案管理工作做法體會

《秘書寫作》

第一章 秘書寫作基礎

第一節(jié)秘書寫作的含義與特點

一、秘書寫作的含義

秘書寫作是指文秘人員因工作需要在自己的職責范圍內(nèi)起草完成的各類公務文書及其它應用文書的寫作。它有兩個基本含義，一是指秘書人員的寫作行為本身；二是指寫作行為所為產(chǎn)生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。本書主要是指后者。秘書寫作不是獨立的文種或文體，而是各級各類單位的秘書人員為完成特定工作任務而寫作的具有特定體式的系列文章的泛稱，屬于應用寫作的范疇。其使用范圍雖不及應用寫作廣，但具有應用寫作的全部特性和一般應用文所沒有的專業(yè)特性。

秘書寫作是秘書工作的重要內(nèi)容之一。有秘書工作就有秘書寫作，因而秘書寫作的體式與內(nèi)容受到秘書工作的影響與支配。隨著時代的發(fā)展變化，秘書工作的內(nèi)容不斷地發(fā)生變革，秘書寫作的內(nèi)涵與外延也在不斷地發(fā)生變化。據(jù)學者考證，我國有記載的秘書工作有3000多年的歷史，在這個過程中，秘書寫作的體式與內(nèi)容不斷發(fā)展、完善、豐富，形成了自己獨特的風格。早期的秘書寫作以政府文告等公務文書為主?！渡袝房梢钥醋魇俏覈谝徊恳怨珓瘴臅鵀橹黧w的文集，秦焚書后，從漢初搜集到的28篇來看，主要是以典、謨、訓、誥、誓、命、令、上書、檄、移書等形式反映政府對公共事務的處理情況。隨著國家治理體制的完善，又出現(xiàn)了狀、判、勘合等司法文書。在經(jīng)濟活動中，伴隨著大量商品交換的出現(xiàn)，產(chǎn)生了“質”、“劑”等商務性文書。今天的秘書寫作既包括各級黨政機關、團體、企事業(yè)單位的公文類、行政事務類文書，也包括經(jīng)濟單位的商務類文書以及常見的日用類文書與宣傳類文書。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內(nèi)容更廣，體式更完備。

歷史上，秘書寫作的各類文章為統(tǒng)治者維護統(tǒng)治、管理國家事務發(fā)揮了重要作用。在飛速發(fā)展的現(xiàn)實生活中，秘書寫作的應用性更廣，在政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各個領域都發(fā)揮著不可替代的作用。它是機關、團體、企事業(yè)單位的管理者依法行使管理權力的重要工具，也是組織與組織、組織與個人、個人與個人之間溝通信息，共建和諧社會的重要橋梁，它還能幫助有關單位總結經(jīng)驗、提高管理水平和工作效率。同時，秘書起草的各類文稿還能客觀地反映事務的發(fā)展、衍變的過程，具有較強的史實與憑證作用。

熟練掌握常用文體的寫作知識和技法是一名合格的文秘人員應具備的基本素質。

二、秘書寫作的特點

秘書寫作與其它各類應用文寫作比較起來具有以下主要特點：

（一）受命性

秘書的職責是為單位領導或雇主的決策和處理日常事務提供參謀性、輔助性工作。政府機關、企事業(yè)單位秘書起草的各類公務文書是代表各級組織執(zhí)行黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，落實上級指示精神的重要工具，要體現(xiàn)單位領導和領導班子的集體意志。私人秘書的寫作更應是聽命于雇主。因而，秘書寫什幺、何時寫、怎樣寫、寫了干什幺都不能憑個人喜好自作主張，而要得到授權，受制文機關或雇主意圖的制約。寫好的文稿要按單位的辦文程序送有關領導審核、定稿、簽發(fā)。正因為秘書寫作是受機關單位之命、受領導之命、受雇主之命而為，衡量其質量高低的標準不是一般的文藝學、文章學標準，而在于其是否忠實、有效地體現(xiàn)了組織、領導或雇主的意圖。

除公務文書之外，秘書起草的單位計劃、總結、經(jīng)驗材料、調(diào)查報告等事務性文書也同樣具有受命性。有的文章從主題的確定到主要材料的選擇都要按單位領導班子討論的意見辦事，調(diào)查報告等文種的主題雖不一定由領導確定，但調(diào)查目的、調(diào)查對象等都不同程度受到領導意圖的影響。既使象介紹信等屬于秘書職責范圍內(nèi)的簡短應用文也不能隨心所欲，而要按單位的有關規(guī)定來寫。

（二）實用性

秘書寫作的每一篇文章都是為人們的實際工作和日常生活服務，直接用于處理工作中的具體問題或傳遞特定信息，實用性是其基本屬性之一。例如各級機關單位發(fā)出的行政公文是為了傳達黨和國家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關系，使黨和國家的各項方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟單位之間訂立的經(jīng)濟合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項，保護各方的權益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價格、催收款項、索賠理賠，其功利性、實用性是十分明顯的。

因而，秘書寫作是一種實用文體寫作，具有實用性，不同于大家過去所接觸到的文學寫作。文學寫作是一種審美創(chuàng)作的過程，它通過塑造藝術形象給人們以精神愉悅，滿足人們的審美需求，審美是其最主要的特征。

（三）真實性

正因為秘書寫作具有實用性，是為了解決工作中的實際問題，真實性是其生命之所在。而且，這種真實性與文學創(chuàng)作的真實性有所不同。文學創(chuàng)作講究的是藝術真實，作家可以運用形象思維，通過虛構和想象塑造藝術形象，所反映的人與事、事與理可以源于生活而高于生活。而在秘書寫作中則不允許虛構與想象，是一種原汁原味的真實。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，來不得半點虛構。如向上級匯報工作時，所涉及到的事實，包括時間、地點、人物、事件、數(shù)據(jù)等等都必須有根有據(jù)、確鑿可靠。否則，不但解決不了實際問題，反而會提供錯誤的信息、誤導當事人、后患無窮。

（四）程序性

人們總是說文無定法，這是對一般作文和文學創(chuàng)作而言的。秘書寫作則講究模式與規(guī)范。這種規(guī)范有的由相關部門以法律、法規(guī)的形式固定下來。如行政公文的寫作格式，寫作內(nèi)容范疇、寫作目的等要嚴格按國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關要求執(zhí)行，任何部門、單位或個人都不能隨意更改。又如合同，《中華人民共和國合同法》（以下簡

稱《合同法》）明確規(guī)定了其寫作的基本內(nèi)容，國家有關部門也已公布了一些示范文本供人們選用。還有一些文種雖沒有人硬性規(guī)定一定要怎幺寫，但長期以來有著約定俗成的格式。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款、日期等方面的內(nèi)容，而且還要知道這些要素誰前誰后，應置于哪個位置，如何分段空格等等，大家都習慣于這樣寫，很少改變。再如消息的寫作，一般也多采用“倒金字塔結構”。秘書掌握這些知識對提高寫作能力是大有裨益的。

此外，秘書寫作的文稿往往要經(jīng)過一定的程序處理才能正式行文。如秘書起草完公文后要經(jīng)有關領導審核、簽發(fā)后才能正式生效，不能像寫普通文章那樣隨便。

（五）時效性

秘書寫作的目的是為了解決工作和生活中的具體問題，要受到時間的限制。這里所說的時效性有兩層含義。一是指秘書完成寫作任務要迅速及時、講究時效，否則會延誤時機，影響工作。如單位工作計劃的寫作就一定要在某項工作開始之前或剛剛開始時完成，如果等到工作已告一段落再去下發(fā)計劃，勢必影響工作效率。二是指文章本身的功用或者效力要受到時間的限制。一般來說，秘書寫作的文章都不同程度的存在著這一問題，比如合同只有在當事人約定的時間里才有效力，超出規(guī)定時間就失效了。通告的時間效力也很強，計劃、總結和各種函件等也存在著時效性問題。因而，秘書在寫作時除了及時迅速外，也要注意文章內(nèi)容的時效性。

第四篇：加強學校檔案管理工作的幾點思考

加強學校檔案管理工作的幾點思考

03級中文本科班 夏瓊

（2008年4月）

前言

檔案，其法律定義為：過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學術定義為：國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。可簡易地表達為：檔案是原始的歷史記錄。檔案的特點表現(xiàn)在五個方面：首先，檔案的形成的范圍非常廣泛。黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位以及每一個人都能成為檔案的形成者；其次，檔案反映的內(nèi)容涉及的領域非常廣，社會生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；第三，檔案的種類和形式多樣。我們經(jīng)常看到的各類文件、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；第四，檔案是人們從事某項活動直接形成的原始記錄，它來源于人們實際生活、工作活動產(chǎn)生的原始記錄，是伴隨人類社會活動形成的客觀真實的材料；第五，檔案是具有保存價值的原始材料。原始性是檔案的本質屬性。是檔案形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，就是說檔案是歷史的原始記錄，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質區(qū)別。判斷一份材料是不是檔案，關鍵要看它是不是具有原始性。另外,檔案還具有客觀真實性、信息性和知識存儲性。檔案的作用有兩個方面：一是憑證作用；二是參考作用。對于一個具體的單位或個人來說，檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映，是一個單位或個人維護自身權益的重要工具，是一個單位規(guī)范管理的基礎，是積累和傳播知識的重要載體，是開展單位文化建設的重要素材，是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產(chǎn)經(jīng)營等方面建立和利用信用體系，獲得發(fā)展最有力的工具。對于一個國家來說，檔案是國家和民族文化建設的歷史記憶，是傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材?！?歷史長河奔騰不息，時光留下斑斑印跡；社會車輪滾滾向前，檔案建立不朽功績?？鬃又洞呵铩匪抉R編《史記》，只因有了史料的記錄，才使歷史得以延續(xù)”，道出了檔案工作的地位和作用。

學校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育、教學及其有關的學校建設、財務管理等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強學校檔案的科學管理，是適應學校教育改革和發(fā)展的需要，也是學校常規(guī)管理的重要內(nèi)容。學校檔案工作是學校工作和教育、教學活動的真實記錄和歷史反映，是黨和國家的寶貴財富。依法做好學校檔案工作,加強學校的檔案管理，逐步實現(xiàn)學校檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學化，對提升學校內(nèi)部的管理水平具有重大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。加強學校檔案管理，要著力抓好四個的方工作。

一、對檔案管理工作的認識要深化

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的重要部分。重視檔案工作是中央、省、市各級黨委、政府的要求，也是各級各類學校建設與發(fā)展的客觀要求。借助檔案，我們能更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。學校檔案工作是學校工作的重要組成部分，是辦好學校的一項最基礎的工作，是學校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。學校檔案工作的好壞，是衡量學校辦得好壞的重要標志和依據(jù)。學校是人類文明的搖籃，是思想文化的圣地。各級教育行政管理部門和學校領導，要從講政治和實踐“三個代表”重要思想的高度，認識學校檔案管理工作的地位和作用，理直氣壯地宣傳檔案和檔案工作的地位和作用，真正認識學校檔案是學校自身形象和價值觀建設的直接依據(jù)和載體，學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校優(yōu)秀先進人物的榜樣力量之所以能夠延綿不斷地得以傳承，是學校檔案起到了重要的載體作用。充分認識 學校檔案就是學校寶貴的財富，學校檔案管理工作就是學校自身形象和價值觀建設工作的重要組成部分，從而進一步重視和加強學校檔案管理工作，把學校檔案管理納入學校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入學校管理制度，納入有關人員職責范圍。做到學校布置工作與安排相關文件、資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關檔案、資料的歸檔同步，總結工作與總結相關檔案工作同步，實現(xiàn)學校檔案集中統(tǒng)一管理，確保學校檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

二、檔案管理工作的制度要完善

建立和完善學校檔案管理制度，就是要全面貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)以及學校關于檔案管理的各項規(guī)章制度，具體包括七個方面：

（一）嚴格執(zhí)行規(guī)范立卷制度

建立健全學校各類檔案，為學校各級領導、上級有關部門領導分析、總結、部署、調(diào)度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據(jù)。學校領導應高度重視檔案工作，確定一名校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。要 建立檔案管理的常規(guī)工作制度。如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等環(huán)節(jié)要建立相應的工作 制度。

學校檔案室要按檔案管理的要求建立檔案,認真做好歸檔驗收工作。對整理組卷完畢的檔案進行入庫存前的鑒定和驗收，凡不符合要求的,必須重新整理合格才能歸檔。按規(guī)定做好分類編號和編目工作。目錄條目基本著錄項目包括：順序號、檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現(xiàn)檢索、統(tǒng)計的機上操作。按照檔案順序號，依次排列上架。要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施，并報告分管領導，確保檔案安全。教務處、總務處、學生處等能部門應專設檔案柜，分別明確專（兼）職人員具體管理。

及時整理，規(guī)范分類，登記歸檔。請示類文件的歸檔要附相關批復材料。上級來文的歸檔，需要辦理并上報相關材料的，要將上報的相關材料附上。全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的人事檔案和業(yè)務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。要嚴格做好鑒定和銷毀工作。要根據(jù)歸檔范圍和保管期限規(guī)定，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，報學校領導批準。銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。同時,要認真做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計工作，及時報送統(tǒng)計報表。

全體教職員工都要明了檔案收集和管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，任何科室和個人都不得把應歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。有確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經(jīng)校長批準后專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理檔案材料的交接手續(xù)。

(二)嚴格執(zhí)行質量立卷制度

要嚴格按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合檔案部門的統(tǒng)一要求。

卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。

凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據(jù)實際自行決定是否留存。

(三)嚴格執(zhí)行檔案補充制度

教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術職務、調(diào)資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。

外來文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號登記，交校有關領導閱后，即立卷歸檔。

校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時教務處、總務處、辦公室、黨支部等部門應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中移交檔案人員立卷歸檔。各處室的報表、名冊、學生素質報告存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊（本）為單位移交檔案室。

(四)嚴格執(zhí)行檔案轉遞制度

教職工因工作調(diào)動，需要轉遞檔案的，必須按上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

(五)嚴格執(zhí)行檔案查閱管理制度

校外人員查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領導批準方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料；同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料帶出資料室。

校內(nèi)人員借閱業(yè)務檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關領導同意方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

(六)嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度

檔案資料室要符合安全保密要求，門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風；室內(nèi)嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密；檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密規(guī)范要求處理或銷毀。

(七)嚴格執(zhí)行立卷歸檔制度

文件、材料的形成單位及教學科研課題組，要堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入學校及各處室、各部門、課題組的工作計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作的同時，布置、檢查、總結、考核檔案工作。

凡是反映學校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須字跡、圖象清晰、書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。用傳真紙打印的必須進行復制。計算機打印的文件材料應使用激光打印，嚴禁使用噴墨打印、色帶打印，否則不能存檔。立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級。根據(jù)檔案的保存價值和檔案保管期限的規(guī)定，準確劃分保存期限。凡反映學校重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內(nèi)對學校有參考利用價值的，列為短期保存。

三、檔案管理工作人員要敬業(yè)

“蘭臺天地寬，檔案似河長。職業(yè)無高下，品流有尊卑。名利淡如水,事業(yè)重于山。天高任鳥飛，海闊憑魚躍。冷門熱心干，蘭臺譜新章。功業(yè)留天地，光輝照人間。”（云南省檔案局館長楊汝鑒：《蘭 臺 頌》）這組詩句既道出了檔案工作的地位和作用,更謳歌了檔案人的職業(yè)風范和敬業(yè)精神。加強學校檔案管理工作，要求檔案管理人員要做到政治強、業(yè)務精、作風正，切實履行檔案管理人員的工作職責：一要 堅持原則，作風正派，做黨的政策的模范執(zhí)行者。二要 忠于職守，遵紀守法，確保檔案的絕對安全。三要 掌握檔案工作專業(yè)理論，精通檔案工作業(yè)務。四要 不斷提高管理水平，更新知識，適應形勢發(fā)展需要。五要 及時填寫充實檔案。六要 嚴守崗位，不擅離職守，節(jié)假日要做好值班工作。檔案工作者要立足本職默默奉獻，干一行、愛一行、專一行，在平凡的工作崗位上建功立業(yè)，成為檔案管理的行家里手，為構建和協(xié)社會，為改革開放和教育事業(yè)發(fā)展作出積極貢獻。

檔案管理人員要切實做好檔案的保管和整理，隨時把散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學化。做到依法按章收集檔案材料，嚴格遵守檔案工作制度；規(guī)范檔案分類，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，以便檔案的保管和開發(fā)利用。

四、檔案管理工作措施要到位

學校檔案工作是一項很平凡而又非常重要的基礎工作。學校檔案不僅保存著學校歷程的記憶和學校辦學成就的輝煌，而且承擔著為學校發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。加強學校檔案管理工作，必須全面落實檔案法和檔案管理工作的各項制度和措施，確保工作到位。

（一）堅持“三納入”、“三同步”原則

把檔案管理工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入

學校管理制度，納入有關人員職責范圍，做到學校布置工作與安排相關文件資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關檔案資料同步，總結工作與總結相關檔案同步。確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

（二）建立、完善學校檔案信息庫

學校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網(wǎng)絡，有關條線和各個層面都應有相關的節(jié)點，每個節(jié)點都要有具體的責任人。因此，要建立、完善學校檔案信息庫，實行計算機輔助檔案管理，將目錄輸入計算機，實現(xiàn)檢索、統(tǒng)計的機上操作，并納入校園網(wǎng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。要利用各種機會和場合，理直氣壯地宣傳檔案和檔案工作的地位和作用。通過的積極宣傳和光輝業(yè)績，去影響和感召領導，爭取領導的關心、重視和支持，加強對檔案工作的領導和指導，增加對檔案工作的投入，不斷改善檔案工作的環(huán)境和條件，使檔案工作真正成為學校工作離不開、令人敬慕的重要工作。

（三）切實做好檔案的保管

學校檔案的保管要實行“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。檔案庫房要保證通風、干燥，配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風等設施，要有可靠的防盜設施。綜合檔案室要由專人管理，庫房四周無危及庫房安全的隱患，避開易燃易爆物品，避免將檔案庫房設在底樓或頂樓，庫房內(nèi)應做到無雜物堆放，安裝有防盜門、窗或其它一些防盜設施，安裝有防光窗簾，配備有滅火器，檔案箱柜內(nèi)放置防蟲、防霉的藥品，切實做到“八防”，即：防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等。同時，應定期檢查檔案保管情況和數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

學校檔案室要嚴格執(zhí)行檔案保管的有關規(guī)定，對整理組卷完畢的檔案進行入庫存前的鑒定和驗收，凡不符合要求的，必須重新整理合格才能歸檔。檔案室要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施，并報告分管領導，確保檔案安全。認真做好檔案統(tǒng)計、補充、銷毀等工作。

（四）重視電子文件的歸檔工作

要參照國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定和其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，結合電子文件的特點，將反映學校主要活動、具有查考利用價值的電子文件，納入歸檔范圍。在電子文件歸檔的同時，應歸檔相同的紙質文件，即“雙套歸檔制”。

電子文件的歸檔應做到：一是齊全完整。凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應及時向檔案部門移交。尤其應注意相關電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的收集。二是真實有效。歸檔的電子文件應真實有效，文本文件應是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔。有條件的機構應采用電子文件簽署技術，以便確認電子文件的有效性。三是格式規(guī)范。對于歸檔電子文件應有格式方面的要求，這是保證電子文件長期可讀性的一個極為重要的問題。我國規(guī)定歸檔電子文件的格式應為工業(yè)標準。四是一式兩(三)套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管，以提高安全性和可靠性。五是經(jīng)過整理。歸檔的電子文件應經(jīng)過一定的整理和編輯。要對電子文件的載體簡單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標簽，注明編號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環(huán)境等。整理完畢后，還應填寫統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》，內(nèi)容包括電子文件形成單位、硬件環(huán)境、軟件平臺、應用軟件、文件題名、形成時間、文件性質、類別、載體編號、保管期限等。歸檔時應將電子文件及其機讀目錄、登記表同時移交給檔案部門，歸檔電子文件登記表如果是數(shù)字形式的，還應附有紙張打印件。物理歸檔的電子文件應與相應的機讀目錄存在同一載體上。

（五）做好檔案的開發(fā)和利用工作

要重視檔案的利用，充分發(fā)揮檔案的作用，使死檔案成為活檔案，使檔案為規(guī)范學校管理服務，為教育、教學工作服務，為推進新課程改革服務，為提高教育、教學質量服務，是學校檔案工作的出發(fā)點和歸宿。學校的文書、教學檔案為教師的教學經(jīng)驗的積累和教師的考核、職稱晉升等提供了依據(jù)材料。這些檔案材料真實地反映了學校在過去的教學內(nèi)容、方法、途徑、特色和效果，具有重要的利用和推廣價值。檔案工作要適應經(jīng)濟建設和形勢的發(fā)展需要，優(yōu)化服務方式，積極主動地提供檔案材料。為此，必須健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的《學校檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發(fā)檔案信息資源，為教育教學服務。更好地為教學管理和教學研究服務，方便老師們查閱、使用。要推行學校檔案目錄在本校校園網(wǎng)教學資源欄目上公布，方便教師備課查閱。

服務是檔案工作的主題，檔案管理的目的就是為了更好地提供利用檔案，滿足學校各項工作的需要。檔案的提供利用不僅指被動的查、借閱工作，也包括主動為領導、為同事、為當前的某些工作提供有價值的檔案。因此，只有做好了檔案的提供利用工作，檔案的價值才能體現(xiàn)出來，檔案工作的重要性也才體現(xiàn)得出來。檔案提供利用時，要認真做好查、借閱的登記工作，并對一些產(chǎn)生明顯利用效果的檔案利用事例及時進行登記。

學校檔案提供利用方面，要堅持借閱制度，認真辦理檔案的出借、查閱手續(xù)，做好借閱記錄，對借出的檔案，要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應寫出書面報告報校領導。學校根據(jù)情節(jié)輕重，對責任人給予必要的教育和處理。檔案室應提供檢索工具，指導檔案利用者查找檔案，并解答利用者的各種有關問題。

學校檔案開發(fā)利用方面，要組織專業(yè)人員利用教育教學檔案編輯各種形式的教育、教學參考資料，如教育、教學經(jīng)驗匯編、優(yōu)秀教案匯編、優(yōu)秀課件匯編、優(yōu)秀試題匯編等，為教育、教學提供信息服務。加強檔案現(xiàn)代化、信息化建設，以先進的服務手段和服務方式，提高服務質量和服務效率。檔案數(shù)字化和信息網(wǎng)絡化是時代發(fā)展的必然要求，檔案信息開發(fā)利用工作必須與時俱進，抓住發(fā)展的機遇，積極爭取將檔案信息化建設納入當?shù)卣碾娮诱展こ讨?，把各級機關檔案信息化建設與機關辦公自動化結合起來，從基礎設施建設、檔案資源的信息化、網(wǎng)絡化建設等方面入手，盡快實現(xiàn)檔案信息利用網(wǎng)絡化，提高服務效率，方便查閱利用。積極開發(fā)檔案信息資源，努力培養(yǎng)學校教職工的檔案意識，擴大檔案部門影響力；增強各級領導和各部門利用檔案決策的意識,進一步提高領導決策依賴檔案程度。檔案部門應通過展覽、咨詢、宣傳、教育、服務等多種形式有計劃地在全校教職工中普及檔案知識、培育檔案意識。圍繞學校中心工作、重大決策和社會重大政治、經(jīng)濟、科學、技術、外事等活動及熱點、難點問題，積極主動開發(fā)檔案信息資源，通過多種途徑多種方式為校領導決策、為學校發(fā)展和建設、為廣大教職工提供檔案信息服務。采用各種形式向公眾介紹館藏、公布利用方式和程序，開通咨詢電話和網(wǎng)頁，為校內(nèi)外檔案利用者提供及時有效的優(yōu)質服務。

參考書目：

1.《中華人民共和國檔案法》 ；

2.《中華人民共和國檔案實施辦法》；

3.中央辦公廳 國務院辦公廳關于《機關檔案工作條例》； 4.國家檔案局關于《檔案專業(yè)人員職務試行條例》； 5.國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》;6.省檔案局 省政府信息化工作辦公室關于《云南省電子公文歸檔管理暫行辦法》；

7.《國家標準：電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-2002》。

第五篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學習、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，對檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）機關檔案工作已納入機關工作計劃或目標管理。

（3）機關檔案工作已列入分客領導的崗位責任制，作為考績內(nèi)容。機構人員

（1）建立了與本機關檔案工作任務相適應的綜合檔案機構。

（2）配備了與本機關檔案工作任務相適應的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學識水平，經(jīng)過市級以上檔案專業(yè)五門主要課程的培訓和業(yè)務培訓。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業(yè)務。管理體制（3分）

（1）明確有1名機關領導分管檔案工作；明確有1名機關綜合部門負責人主管檔案工作。

（2）對檔案和檔案工作實行了綜合管理，即對本機關檔案工作實行了統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準；對本機關各種門類、各種載體的檔案實體及資料實行了集中保管。

（3）建立了以機關檔案綜合管理機構為中心的檔案管理網(wǎng)絡。職能任務（7分）

（1）對本機關文書部門和業(yè)務部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進行了指導和監(jiān)督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關人員、部門的職責范圍。

聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）對本機關所屬單位的檔案工作開展了正常的業(yè)務指導與監(jiān)督工作，并取得了顯著成績。5 管理制度（5分）

制訂了符合規(guī)范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制等制度。并得到落實。業(yè)務聯(lián)系（3分）

（1）主動接受檔案行政管理機關的指導與監(jiān)督，切實改進本機關的檔案工作。

（2）積極參加協(xié)作組活動，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務。

二 保管設施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現(xiàn)場考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范。

2．5

（2）配有溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內(nèi)配有防蟲、防霉等藥物。

三 業(yè)務建設（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機關工作相適應的立卷方法?，F(xiàn)場考核，查看有關文件，抽查案卷（跨度較長）

（2）制訂了本機關的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業(yè)務建設規(guī)范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%。

（4）1986年來檔案立卷質量基本符合《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》要求：組卷合理，保管期限劃分準確；案卷標題擬寫準確；案卷封面按規(guī)定填寫清楚；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結實整齊，裝具統(tǒng)一規(guī)范。

（5）檔案字跡材料基本符合國家有關規(guī)定的質量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對檔案資料實行了集中保管。2 各類檔案實體（人事檔案除外）與目錄未實行統(tǒng)一管理的酌情扣分。

（2）應歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規(guī)范編制了目錄號，無積存文件。4 現(xiàn)場考核

（2）已按機關檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂了統(tǒng)一的、科學的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規(guī)范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內(nèi)材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現(xiàn)場考核，查看有關原始資料

（2）測記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節(jié)采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對永長破損、褪色檔案進行了修復或復制，并80%完成。

鑒定統(tǒng)計（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進行鑒定、銷毀工作，手續(xù)完備。

1（2）檔案的收進移出登記及時，統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計臺帳齊全。1

查看有關文件、臺帳，查看原始記錄。

（3）準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，上報及時

移交（2分）

（1）按規(guī)定向檔案館及時移交檔案、案卷質量符合進館要求。

（2）檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

四

利用服務（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡便適用的檢索工具可予適當加分，計算機檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準確，四分鐘內(nèi)準確查到一份永久和長期檔案。2

現(xiàn)場考核查看有關材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發(fā)文匯編；（4）基礎數(shù)據(jù)匯編；（5）專題匯編；

（6）機關歷年大事記。

如編定了有衫價值，能反映本單位特色的可以適當加分；加分不超過2

中華人民共和國檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。

第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃。

第五條 檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，第二章 檔案機構及其職責

第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第七條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第八條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。

在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。

國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。