第一篇：中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范

中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范

一、檔案工作的基本原則

（一）學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

（二）學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，也是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

（三）學(xué)校必須按照《山東省中小學(xué)檔案管理暫行辦法》管理好本校檔案。本校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全、便于開(kāi)發(fā)利用。

（四）學(xué)校應(yīng)制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制；在布臵、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)考慮做好檔案工作。

（五）學(xué)校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，校內(nèi)各部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案人員。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。

（六）學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校發(fā)展計(jì)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等方面給予保證。

（七）學(xué)校檔案工作要逐步從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，采用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)管理檔案，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足教學(xué)和各項(xiàng)工作需要。

二、檔案室的主要任務(wù)

（一）貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

（二）制定本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)檢查執(zhí)行情況。

（三）負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。

（四）開(kāi)展檔案的利用工作。

（五）參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

（六）參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

（七）接受同級(jí)檔案部門及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)，培訓(xùn)全校各有關(guān)部門兼職檔案工作人員。

（八）開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。

（九）完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

三、檔案工作的制度建設(shè)

（一）綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則和規(guī)定。

（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備的管理措施。

（四）檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。

（五）檔案統(tǒng)計(jì)制度，包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間、類別、數(shù)量、內(nèi)容、檢索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。

（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。

（八）崗位責(zé)任制，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎(jiǎng)懲措施等。

四、檔案人員的素質(zhì)要求

（一）能認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家方針政策、公正廉潔，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密。

（二）能認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、管理科學(xué)知識(shí)和其它相關(guān)學(xué)科知識(shí)，工作責(zé)任心強(qiáng)，敬業(yè)愛(ài)崗。

（三）具有一定專業(yè)知識(shí)并經(jīng)上崗培訓(xùn)。

五、檔案的收集

（一）收集范圍

1、學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社

會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。

（1）學(xué)校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛(wèi)生保健類。

（2）國(guó)內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值和其它資料。（3）校內(nèi)教職員工在其非職務(wù)范圍的公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可交由學(xué)校檔案室作資料保存。

2、建國(guó)前本學(xué)校的各類檔案。

3、并入本校的單位的檔案資料。

4、上級(jí)決定由本校保管的撤銷單位的檔案。

（二）立卷歸檔分工。

1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，校內(nèi)各部門必須分工明確，協(xié)同配合。

2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。

3、全校性、綜合性的由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔，其余按部門職能分工負(fù)責(zé)立卷歸檔。

4、整理立卷歸檔涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應(yīng)相對(duì)集中。

（三）歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。

1、歸檔文件及案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用。文件材料必須準(zhǔn)確反映學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書(shū)寫材料應(yīng)利于長(zhǎng)期保存。

（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問(wèn)題、時(shí)間或重要程度組卷。

按“件”整理歸檔的，可采用年度—類別（二級(jí)類目）—保管期限的方法分類，文件數(shù)量少的單位可采用年度—保管期限的方法分類。

（2）教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等專題性、成套性的檔案，按階段、項(xiàng)目、型號(hào)等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。

（3）特殊載體類，按類別（指實(shí)物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項(xiàng)目組合。

2、確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：

（1）凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、社會(huì)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；

（2）凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，長(zhǎng)期對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列入長(zhǎng)期保管；

（3）凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。

3、對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。

4、卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號(hào)排列）、正文在前，文稿在后。

5、編目：卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁(yè)依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁(yè)號(hào)。單份整理的文件材料按件號(hào)順序編制打印歸檔文件目錄。

對(duì)文件材料原有題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加[

]。沒(méi)有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。

6、填寫備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說(shuō)明，立卷人、檢查人姓名、時(shí)間填上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。

7、案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字?jǐn)?shù)不超過(guò)50個(gè)字。

8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計(jì)算機(jī)打印封面的題名和應(yīng)填寫的項(xiàng)目。

（四）歸檔時(shí)間和手續(xù)。

1、黨政部門和按年度歸檔的部門應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。

2、教學(xué)部門和按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。

3、科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。教師在公開(kāi)刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時(shí)歸檔。

4、基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將基建

全過(guò)程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

5、設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開(kāi)箱時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗(yàn)收，安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)主辦部門應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。

6、會(huì)計(jì)檔案按年度由財(cái)務(wù)部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財(cái)務(wù)部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

7、特殊載體檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡(jiǎn)介或?qū)嵨?，?個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。

8、隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

9、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。

六、檔案的整理

（一）劃分全宗

1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

2、建國(guó)后學(xué)校形成的包括各門類和載體的檔案作一個(gè)全宗，全宗名稱隨學(xué)校名稱變動(dòng)而改變。

（二）檔案的分類、編號(hào)。

1、檔案分類編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號(hào)。

2、分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)、排架。

（三）檔案檢索工具的編制。

1、案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。

2、從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號(hào)索引。

七、檔案的計(jì)算機(jī)管理

（一）檔案管理應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力。

（二）計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配臵環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計(jì)算機(jī)，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息

系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。

八、檔案的保管

（一）庫(kù)房要求。

1、新設(shè)臵的庫(kù)房應(yīng)基本符合國(guó)家檔案部門的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應(yīng)考慮檔案庫(kù)房的設(shè)臵。

2、庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。

3、庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24°C，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45—60%。

（二）庫(kù)房應(yīng)根據(jù)工作需要逐步配臵計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、抽濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等必須的設(shè)備。

（三）檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號(hào)順序排列。

（四）庫(kù)房排架應(yīng)從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號(hào)順序排架，庫(kù)房排架應(yīng)編順序號(hào)，各柜、各庫(kù)均應(yīng)有檔案資料存放指引卡和示意圖。

（五）綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。

九、檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)

（一）檔案的鑒定。

1、綜合檔案室應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。

2、在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和相關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。

3、銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

（二）檔案的統(tǒng)計(jì)。

1、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳并指定專人負(fù)責(zé)，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫(kù)存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。

2、按上級(jí)主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。

3、對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。

十、檔案的開(kāi)發(fā)利用

（一）檔案人員要熟悉庫(kù)藏，主動(dòng)為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供利用服務(wù)。

1、要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2、綜合檔案室內(nèi)應(yīng)有閱覽室和復(fù)印設(shè)備，為利用者提供方便。

（二）珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手續(xù)。

1、凡利用庫(kù)藏檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)批準(zhǔn)才能給予利用。

2、利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。

3、學(xué)校檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。對(duì)借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書(shū)面報(bào)告，并根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。

十一、檔案的編研和學(xué)術(shù)研究

（一）學(xué)校檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、整理、編輯。自編或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。

1、編研的重要參考資料包括：學(xué)校沿革、歷任校領(lǐng)導(dǎo)（含副職）簡(jiǎn)介、學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、年鑒、學(xué)校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學(xué)生運(yùn)動(dòng)、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等）、重要會(huì)議簡(jiǎn)介等。

2、檔案室對(duì)編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。印發(fā)前應(yīng)報(bào)有關(guān)部分或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。

（二）各學(xué)校應(yīng)積極參加本系統(tǒng)的檔案學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)研討活動(dòng)。

第二篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

一、工作事項(xiàng)

1、檔案材料收集、鑒別、分類、歸檔、立卷整理工作。

2、檔案查閱工作。

3、檔案轉(zhuǎn)遞工作。

4、檔案安全、保護(hù)、保密工作。

5、檔案整理工作。

6、檔案材料清理、清退工作。

二、工作權(quán)限

1、保管好檔案，為有關(guān)部門提供檔案資料信息。

2、負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱和轉(zhuǎn)遞。

3、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦外借檔案。

4、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦檔案材料銷毀。

三、工作標(biāo)準(zhǔn)

1、堅(jiān)持原則、嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

2、采取多種形式，全面、及時(shí)地做好材料的收集工作，認(rèn)真、細(xì)致地做好鑒別、歸檔、整理工作。

3、遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)格查閱、利用手續(xù)，為前來(lái)查閱的同志提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4、根據(jù)檔案保管、保護(hù)的規(guī)定，做好檔案的“六防”措施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

四、工作程序

（一）干部人事檔案整理工作程序

1、對(duì)收集的材料進(jìn)行鑒別、編號(hào)、歸檔。

2、檔案的整理

①材料分類；②編“類頁(yè)號(hào)”；③抄寫檔案目錄；④填寫工資變動(dòng)表；⑤對(duì)不符和規(guī)定的材料進(jìn)行技術(shù)加工；⑥裝訂；⑦校對(duì)；⑧驗(yàn)收；⑨編寫索引號(hào)；⑩放入檔案櫥。

（二）文書(shū)檔案整理工作程序

1、材料收集、鑒別、分類。

2、文書(shū)檔案材料整理

①編寫頁(yè)號(hào)；②抄寫卷內(nèi)目錄；③技術(shù)加工；④裝訂；⑤驗(yàn)收；⑥編寫目錄號(hào)、歸檔號(hào)；⑦裝入檔案盒；⑧放入檔案櫥。

（三）檔案查、借閱程序

1、查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。

2、經(jīng)檔案管理人員審查并符合規(guī)定，辦理閱檔登記。

3、按名單提取檔案。

4、查閱人在閱檔室進(jìn)行查閱。如果需抄寫檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。

5、因特殊情況需借閱檔案的，由借檔單位寫出申請(qǐng)，經(jīng)分管局長(zhǎng)同意后，辦理有關(guān)借閱手續(xù)。

6、查、借閱完后，檔案管理人員對(duì)所查、借閱的檔案進(jìn)行審查，確認(rèn)無(wú)誤后，放回原處。

（四）干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

1、轉(zhuǎn)入檔案。①因工作調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)入的檔案，由干部科提供檔案，并辦理交接手續(xù)；②新參加工作的大中專畢業(yè)生檔案，轉(zhuǎn)正定級(jí)后，由人才市場(chǎng)檔案管理人員轉(zhuǎn)交局檔案室，辦理交接手續(xù)。③填寫轉(zhuǎn)入檔案登記表；④對(duì)轉(zhuǎn)入的人事檔案，按規(guī)定整理后，編寫索引號(hào)，放入檔案櫥。

2、轉(zhuǎn)出檔案。①因工作調(diào)動(dòng)需轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，由干部科提供名單，并在檔案室辦理提檔手續(xù)；② 提拔副局（科）級(jí)以上職務(wù)人員的檔案，按市委組織部提供名單提取檔案，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，連同檔案一并交組織部；③檔案管理人員在索引上用紅筆注明檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間、轉(zhuǎn)往單位；④填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表；⑤檔案回執(zhí)收到后，貼在存根上，長(zhǎng)期保存。

（五）文書(shū)檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

根據(jù)檔案局的統(tǒng)一安排，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理入館事宜。①按要求對(duì)入館檔案進(jìn)行審查、整理；②打印卷內(nèi)目錄、全宗目錄；③入館文書(shū)檔案驗(yàn)收；④檔案移交；⑤辦理交接手續(xù)。

第三篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

檔案管理制度

一、為規(guī)范國(guó)欣總會(huì)營(yíng)銷中心檔案管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍，計(jì)劃、人事檔案、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、檔案管理由各部門辦公室人員管理負(fù)責(zé)。

四、相關(guān)檔案管理人的職責(zé)：保證部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.在檔案資料歸檔期，由檔案負(fù)責(zé)人分別向各負(fù)責(zé)人收集應(yīng)該歸檔的原始資料及相關(guān)合同。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理人負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔、整理。

六、資料的分類與歸檔

1.檔案資料的分類依據(jù)資料的相關(guān)類型執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確，確保無(wú)損壞丟失

3．檔案管理者必須做到：①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.非經(jīng)允許不得隨意銷毀。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員及相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)后銷毀。

第四篇：個(gè)體工商戶檔案管理工作規(guī)范

個(gè)體工商戶檔案管理工作規(guī)范

一、個(gè)體工商戶檔案分為書(shū)式靜態(tài)檔案（登記檔案）和動(dòng)態(tài)檔案（巡查記錄）。靜態(tài)檔案主要存放個(gè)體戶登記、變更、注銷、處罰決定書(shū)等材料，一戶一檔，十至二十戶為一盒；動(dòng)態(tài)檔案主要存放登記基本情況、電子信息下載資料、信用資料、日常監(jiān)管巡查記錄等，一戶一檔，十至二十戶為一盒。靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案要分別存放，靜態(tài)檔案放檔案室保管，動(dòng)態(tài)檔案由巡查隊(duì)保管，檔案室要有防盜、防潮、防蟲(chóng)、防火等安全保管措施。

二、各工商所必須有專門檔案室存放個(gè)體戶靜態(tài)書(shū)式檔案，要指定專門檔案員負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)個(gè)體戶登記檔案管理工作。檔案員要對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查，確保檔案規(guī)范、齊全和安全。

三、登記人員頒發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)將全套登記材料按目錄進(jìn)行整理、編號(hào)移交檔案室歸檔。檔案管理員應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)對(duì)符合要求予以接收的檔案進(jìn)行登記并整理歸檔。各所都要建立檔案交接登記薄，交接雙方必須簽字。

四、檔案管理人員要執(zhí)行保密制度。除公、檢、法和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)外，其他單位一般不得借調(diào)和查閱檔案，特殊情況的應(yīng)報(bào)市局批準(zhǔn)。如需內(nèi)部調(diào)用、查閱、復(fù)制檔案，必須經(jīng)所長(zhǎng)批準(zhǔn)，由檔案員辦理借閱手續(xù)。

五、檔案的保管期限。登記檔案按國(guó)家局《個(gè)體戶檔案管理

暫行辦法》工商〔1990〕334號(hào)規(guī)定的期限保管。動(dòng)態(tài)檔案保存期3年，3年后進(jìn)行集中清理。需要長(zhǎng)期保存的，轉(zhuǎn)入書(shū)式檔案，不需長(zhǎng)期存放的，填寫銷毀登記表，記錄銷毀資料目錄，然后由所長(zhǎng)、巡查隊(duì)長(zhǎng)和檔案員共同簽字后銷毀。銷毀登記表要存入檔案室永久保管。

二〇一〇年十月十四日

第五篇：法律檔案管理工作規(guī)范 (參考性強(qiáng))

法律檔案管理工作規(guī)范

一、目的

為規(guī)范法律檔案管理工作，加強(qiáng)公司各部門檔案的收集、整理等工作，有效保護(hù)和利用公司的法律檔案，為公司發(fā)展提供信息支持，根據(jù)公司相關(guān)制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本操作規(guī)范。

二、定義

“法律檔案”是指法務(wù)部在進(jìn)行訴訟、仲裁、審核合同、參與國(guó)內(nèi)項(xiàng)目、工商事務(wù)管理等國(guó)內(nèi)法律事務(wù)；參與涉外項(xiàng)目談判、審核國(guó)際事務(wù)合同等國(guó)際法律事務(wù)；進(jìn)行專

利、商標(biāo)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律事務(wù)以及日常事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文字、圖像、聲像等各種形式 的原始記錄。

三、適用范圍

（一）本操作規(guī)范適用于公司日常法律檔案管理工作。

（二）法律檔案移交至公司檔案管理部門后的管理工作按公司相關(guān)制度執(zhí)行。

四、法律檔案分類

根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍和實(shí)際情況，現(xiàn)將公司法律檔案分為以下幾類：

（一）案件檔案：公司法務(wù)人員在公司案件訴訟、仲裁、商標(biāo)異議、復(fù)審和評(píng)審及專利無(wú)效宣告請(qǐng)求過(guò)程中形成的各種原始記錄。

（二）工商檔案：公司法務(wù)人員在公司工商投資活動(dòng)中形成的各種原始記錄．

（三）商標(biāo)檔案：公司法務(wù)人員在辦理公司的商標(biāo)申請(qǐng)過(guò)程中形成的各種原始記錄．

（四）專利檔案：公司法務(wù)人員在辦理公司的專利申請(qǐng)過(guò)程中形成的各種原始記錄．

（五）合同檔案：公司法務(wù)人員在公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種中文／英文合同。

（六）項(xiàng)目檔案：公司法務(wù)人員在參與公司項(xiàng)目活動(dòng)中形成的各種法律方面的原始記錄。

（七）法律意見(jiàn)書(shū)：公司法務(wù)人員在工作中針對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)外出具的書(shū)面法律意見(jiàn)的原始記錄。

（八）其他檔案：公司在日常事務(wù)活動(dòng)中形成的各種原始記錄．

五、職責(zé)和權(quán)限

（一）法務(wù)部按公司檔案管理制度設(shè)立一名部門檔案員，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：

1.貫徹執(zhí)行公司及公司的相關(guān)制度，建立健全公司的檔案工作規(guī)章度。

2.指導(dǎo)公司文件、資料的形成、積累、整理和歸檔工作．

3.統(tǒng)一管理公司法律資料，控制法律檔案的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4.為公司其它部門、全資子公司和其他機(jī)構(gòu)提供法律檔案的利用服務(wù)。

5.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核各部門的檔案工作。

6.按照公司制度配合公司檔案管理部門的管理。

（二）各部門分別指定一名部門檔案員，負(fù)責(zé)該部門檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：

1.貫徹執(zhí)行公司及公司的相關(guān)制度，負(fù)責(zé)公司檔案的收集，整理和歸檔工作．

2.監(jiān)督和指導(dǎo)部門員工按要求完成各自的檔案的收集，整理和歸檔工作．

3.配合部門檔案管理員的檔案管理工作。

（三）公司檔案員和部門檔案員相互協(xié)作，共同進(jìn)行公司法律檔案管理工作。

六、法律檔案管理流程

（一）法律檔案形成

1.根據(jù)公司檔案管理相關(guān)制度要求，法律檔案歸檔應(yīng)遵循“生成歸檔負(fù)責(zé)制”，即文件生

成者為文件歸檔主要責(zé)任人．在一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中有多人參加的由分管領(lǐng)導(dǎo)指定一名文件生成

者，負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案的收集工作。

2.各部門員工在工作活動(dòng)過(guò)程中形成的所有有保存價(jià)值的文件和實(shí)物材料，在使用過(guò)程

中或者使用完畢后，統(tǒng)一歸檔到各部門檔案員處．

3.檔案基本要求

（1）原則上要求所歸檔的文件材料是原件。

（2）材料無(wú)三筆現(xiàn)象，對(duì)已形成三筆現(xiàn)象的文件材料，需用黑色墨水筆描寫。

（3）齊全完整即歸檔紙質(zhì)文件材料不缺張少頁(yè)，電子文件載體無(wú)破損．

（4）明確標(biāo)示密級(jí)．

（5）按順序整理好文件材料，并給出詳細(xì)清單。

（二）法律檔案部門歸檔

1.各部門員工在工作全部終結(jié)之日起將工作過(guò)程中的形成文件資料于1個(gè)月內(nèi)按要求歸

檔至公司檔案員處。

2.各部門檔案員按照6.1.3條進(jìn)行審查、整理和保存。符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)明

移交時(shí)間由移交人和部門檔案員共同簽字確認(rèn)。按照公司相關(guān)制度要求進(jìn)行歸檔，收集、整理、立卷，編制每份檔案清單，并根據(jù)公司具體情況，編制部門檔案清單。

3.各部門檔案員在接收到文件資料之日起1 5日內(nèi)將檔案移交至公司檔案員處。

4.部門檔案員按照6.1.3條規(guī)定進(jìn)行審查、整理和保存，符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)

明移交時(shí)間由部門檔案員和公司檔案員共同簽字確認(rèn)。

5.專利檔案可按季度，根據(jù)其實(shí)際情況按申請(qǐng)部門提交材料分類歸檔。

（三）法律檔案的利用

1.法律檔案不對(duì)外單位開(kāi)放．按照法律規(guī)定必須履行協(xié)助義務(wù)的，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后可

對(duì)外開(kāi)放．

2.本操作規(guī)范所稱檔案利用，是指對(duì)法律檔案的查閱、復(fù)印和借用。

3.檔案的查閱、復(fù)印流程

（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可查閱、復(fù)?。?/p>

（2）復(fù)印后的材料均需加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”章后方可拿走。

4.檔案的借用流程

（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借用。

（2）借用部門在公司檔案員處《法律檔案借閱登記表》中登記簽字后方可借走。

（3）借走檔案者應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)檔案原件，維護(hù)其原狀，不得拆換、污損和丟失，嚴(yán)禁在檔案原件上圈點(diǎn)、劃線、剪裁和涂改，如發(fā)生以上情況，由法務(wù)部報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門，對(duì)責(zé)任者進(jìn)行處理。

（4）借用結(jié)束后，借用部門應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)需將原登記記錄予以注銷．

5.保密檔案的利用

（1）國(guó)家機(jī)密檔案不外借不復(fù)印。如需查閱必須填寫（（法律檔案利用申請(qǐng)表>，經(jīng)法務(wù)部批準(zhǔn)，且只能在部門檔案員的陪同下查閱。

（2）國(guó)家秘密文件一般不提供復(fù)印，如需復(fù)印需填《法律檔案利用申請(qǐng)表》，由申請(qǐng)部門部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可復(fù)印，公司檔案管理員要對(duì)復(fù)印件加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”章，并登記編號(hào)，在使用完畢后收回。

（3）利用公司商秘檔案需填寫《法律檔案利用申請(qǐng)單》，由該申請(qǐng)部門部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可。

（4）保密檔案不提供外單位利用。

（5）凡利用法律檔案信息的部門和個(gè)人必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)員泄漏檔案內(nèi)容，凡有泄漏或造成檔案信息外露的由查閱人、借閱人負(fù)責(zé)。

（6）在檔案利用過(guò)程中如有違反以上規(guī)定的，法務(wù)部的檔案員有權(quán)拒絕和終止檔案利用的服務(wù)工作。

6.法律檔案歸檔公司檔案管理部門

部門檔案員按公司檔案管理相關(guān)制度要求及規(guī)定的時(shí)間將文件材料歸檔案管理部門。由于特殊原因需保留在公司的檔案由部門檔案員按照本制度要求進(jìn)行管理。

七、獎(jiǎng)懲

為強(qiáng)化本操作規(guī)范的執(zhí)行，以《獎(jiǎng)懲制度管理規(guī)定》、（（獎(jiǎng)懲條例》為依據(jù)，將按照以下細(xì)則對(duì)公司檔案工作進(jìn)行考核：

（一）公司各部門員工沒(méi)有按照規(guī)定歸檔時(shí)間歸檔的，視為該項(xiàng)工作未做。各部門檔案員沒(méi)有按照規(guī)定歸檔時(shí)間歸檔的，對(duì)該員工罰款30元。

（二）公司各部門員工檔案歸檔時(shí)沒(méi)有滿足6.1.3條款要求的，且不按照檔案員的要求的時(shí)間內(nèi)整改并歸檔的，對(duì)該員工罰款30元。各部門檔案員檔案歸檔時(shí)沒(méi)有滿足6.2.2條款要求的，且不按照部門檔案員的要求的時(shí)間內(nèi)整改并歸檔的，對(duì)該員工罰款30元。

（三）部門檔案員未按照本規(guī)范管理公司檔案的罰款30元。

八、附則

（一）本操作規(guī)范未規(guī)定的法律檔案的管理由法務(wù)部處理。

（二）公司其他規(guī)章制度有特別規(guī)定的，按特別規(guī)定執(zhí)行．

（三）本操作規(guī)范由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。