第一篇：檔案整理規(guī)范

西安市幼兒園文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定（試行）

第一條

為了進一步加強我市幼兒園檔案管理工作，正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映園所主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《國家檔案局8號令》制定本規(guī)定。

第二條

本規(guī)定中幼兒園檔案是指各級各類幼兒園在黨政、園務(wù)管理、教學(xué)、課題研究、衛(wèi)生保健等其他各項活動中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條

幼兒園文件材料歸檔范圍是：

(一)反映本園主要職能活動和基本歷史面貌的，對本園工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；(二)本園工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；(三)本園需要貫徹執(zhí)行的上級主管部門的重要文件材料；(四)其他對本園工作具有查考價值的文件材料。第四條

幼兒園文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級主管部門的文件材料中，普發(fā)性不需本園辦理的文件材料，任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等；

（二）本園文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，本園負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本園無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）不需貫徹執(zhí)行的文件材料、供參閱的簡報、情況反映；

第五條

凡屬本園歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本園負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第六條

本園各部門按照歸檔范圍，對應(yīng)歸檔的文件材料，必須收集齊全完整，保持文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)文件形成的過程，便于查找利用。

第七條

凡歸檔的文件材料，必須符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)，做到字跡工整、清晰，嚴(yán)禁用鉛筆和圓珠筆書寫。

第八條

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本園制定的工作制度、辦法等文件材料；

（二）本園召開重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料；

（三）本園職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本園關(guān)于重要問題的請示與上級主管部門的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)等；

（五）本園機構(gòu)演變、人事任免、綜合統(tǒng)計報表等文件材料；

（六）本園房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級主管部門制發(fā)的屬于本幼兒園主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； 第九條

定期保管的文書檔案主要包括：

(一)本園職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

(二）本園召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；(三）本園人事管理工作形成的一般性文件材料；(四）本園一般性事務(wù)管理文件材料；

(五）本園關(guān)于一般性問題的請示與上級主管部門的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；(六)上級主管部門制發(fā)的屬于本園業(yè)務(wù)的一般性文件材料；(七)上級主管部門制發(fā)的非本園主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的 文件材料。

第十條

幼兒園對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔。

第十一條

幼兒園應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第十二條

幼兒園形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三條 幼兒園的文書檔案應(yīng)于次年6月底，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)于次年9月底移交檔案部門統(tǒng)一管理。第十四條 幼兒園文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行。

附件：《幼兒園文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》

西安市幼兒園文件材料歸檔范圍和保管期限表

一、文書檔案歸檔范圍和保管期限表

黨支部：

1．本園支委會、支部會議記錄

（永久）

2．成立本園支部的報告、批復(fù)、黨支部領(lǐng)導(dǎo)任免職、分工報告、批復(fù)

（永久）

3．本園黨員花名冊、黨員及黨組織情況統(tǒng)計報表

（永久）4．本園黨支部關(guān)于黨組織建設(shè)等工作的請示與上級的批復(fù) 重要的（永久）一般的（30年）

5．本園被評為區(qū)(縣)級以上先進集體或個人的各種材料

（永久）6．黨員的處分材料

性質(zhì)嚴(yán)重的（永久）性質(zhì)一般的（30年）

7、發(fā)展新黨員名單及主管黨委的批復(fù)、意見

（永久）

8、本園黨支部關(guān)于黨員思想政治教育工作的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）

9、黨員組織關(guān)系介紹信及存根

（永久）

10、黨費收據(jù)存根、外調(diào)介紹信存根

（10年）

11、黨員、教工為黨支部及領(lǐng)導(dǎo)提出的合理化建議、批評意見等

（10年）

12、本園黨組織發(fā)展規(guī)劃與黨員的談話記錄

（10年）

13、黨員思想、學(xué)習(xí)、工作匯報小結(jié)

（10年）

14、積極分子入黨申請書

（10年）工會

1、本園工會計劃、總結(jié)、報告、會議記錄

（永久）

2、本園工會領(lǐng)導(dǎo)任免職務(wù)的報告、批復(fù)

（永久）

3、教代會文件材料 ⑴通知、工作報告、總結(jié)、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、選舉結(jié)果批復(fù)

（永久）

⑵代表講話、小組記錄、賀信

（10年）

4、工會會員名冊及各種統(tǒng)計表

（永久）

5、上級對本園工會下發(fā)的表彰文件、先進事跡材料、登記表等

（永久）

6、工會開展文娛活動及福利待遇等文件材料

（10年）團支部

1、園團支部計劃、總結(jié)、會議記錄

（永久）

2、園成立團支部報告、批復(fù)

（永久）3．團員名單、統(tǒng)計報表

（永久）4．優(yōu)秀團員表彰決定、登記表、先進事跡材料

（永久）

5．本園支部領(lǐng)導(dǎo)或團員在上級團委召開的團代會、表彰會上的發(fā)言材料

（10年）

6、上級團委針對本園團支部下發(fā)的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本園共青團工作活動中形成文件材料

重要的（30年）一般的（10年）

8、團組織批準(zhǔn)團員入團的批復(fù)、團員登記表、審批表（永久）9．團員組織關(guān)系介紹信、團費收繳單據(jù)

（10年）辦公室

1、本園園務(wù)會、全園教工會議記錄

（永久）

2、本園工作計劃、總結(jié)、匯報材料

（永久）

3、本園教職工花名冊、崗位設(shè)置、年度報表

（永久）

4、本園成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章、園址變遷、人員編制、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等文件材料

（永久）

5、本園領(lǐng)導(dǎo)干部任免職務(wù)的報告、批復(fù)

（永久）

6、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本園主管業(yè)務(wù)的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本園制訂的規(guī)章制度、公約、崗位職責(zé)（修訂、新增）（永久）

8、本園的歷史沿革、大事記、反映園主要活動剪報

（永久）

9、創(chuàng)建等級園、示范園的批復(fù)、通知、申報材料等

（永久）

10、本園的重大活動（園慶、教師節(jié)）形成的文字材料

（1）請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話（永久）（2）交流材料、代表發(fā)言材料、賀信、來賓簽名等（10年）

11、職稱評定工作會議記錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)申請報表及申報附件材料、上級主管部門的批復(fù)

（永久）

12、評選先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料

區(qū)、縣級（含）以上表彰、獎勵的（永久）區(qū)、縣級以下表彰、獎勵的（30年）

13、本園領(lǐng)導(dǎo)、教工在上級教育主管部門召開的工作經(jīng)驗交流會上的交流材料、受表彰人員名單、文件等

（永久）

14、本園教職工轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資等材料

（永久）

15、本園教工聘用、聘任、調(diào)動的介紹信及存根、工資關(guān)系、更改工作時間、離退休職務(wù)、撫恤、死亡等文件材料

（永久）

16、教職工日常工作量化考核匯總表

（10年）

17、教職工出勤、學(xué)習(xí)考勤統(tǒng)計

（10年）

（五）后勤

1．本園后勤工作計劃、總結(jié)、報表

（30年）2．本園后勤有關(guān)工作計劃、總結(jié)

（10年）3．本園每月幼兒伙食支公示單、支出明細(xì)表

（10年）4．固定資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接）等文件材料 重要的（永久）一般的（30年）5．本園財產(chǎn)、住房、與外簽訂合同

（1）本園財產(chǎn)、住房、與外簽訂合同

（永久）（2）本園采購的玩教具保質(zhì)單據(jù)

（10年）

6、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本園主管業(yè)務(wù)的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

二、教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表

（一）教學(xué)管理

1、上級行政部門和教育主管部門頒發(fā)的教學(xué)工作計劃、規(guī)定、條例、辦法等指令性、指導(dǎo)性文件

（永久）

2、教學(xué)工作計劃、總結(jié)、會議記錄

（永久）

3、教研活動計劃、實施方案、總結(jié)

（30年）

4、教研計劃、班務(wù)計劃、教學(xué)大綱、規(guī)章制度

（永久）

5、幼兒重大活動計劃、方案、預(yù)案、總結(jié)

（30年）

6、各種業(yè)務(wù)活動、安排、辦法、成績匯總表

（30年）

7、家長學(xué)校活動材料、家長委員會名單等

（10年）

8、保教、班級月、周及一日活動安排

（10年）

（二）教研成果

1、教研活動情況

（永久）

2、教研課題有關(guān)資料、成果

（永久）

3、本園或教師編寫的教材，教學(xué)參考資料及其手稿、定稿和印本

（30年）

4、教師自制教學(xué)儀器、教具的圖樣和使用說明書等（30年）

5、教學(xué)評優(yōu)、公開課成績、教育教學(xué)活動檢查記錄（30年）

（三）教師業(yè)務(wù)

1．專任教師資格證書

（30年）2．教師培訓(xùn)、進修情況

（30年）3．教師參加教學(xué)活動的經(jīng)驗材料、論文、證書等

（30年）4．教師觀摩教學(xué)教案、評課記錄等

（30年）

（四）幼兒管理

1、幼兒名單、入園情況登記表、離園幼兒登記卡

（10年）

2、特殊兒童教育記錄

（10年）

3、幼兒素質(zhì)測查、發(fā)展情況觀察記錄表

（10年）

4、家長問卷調(diào)查表（全園性）

（10年）

5、各班交接班記錄表

（10年）

6、幼兒出勤情況統(tǒng)計

（10年）

三、保健檔案歸檔范圍和保管期限表

1．保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度

（30年）2．幼兒預(yù)防接種完成情況

（10年）3．幼兒營養(yǎng)膳食計算表、營養(yǎng)分析材料

（10年）4．幼兒體檢、晨檢記錄表

（10年）5．幼兒身高、視力、牙齒檢查匯總表

（10年）6．班級被褥洗滌晾曬、紫外線消毒記錄

（10年）7．本園保健人員資格證書、體檢證等

（10年）8．本園炊事人員資格證書、全年體檢證

（10年）

四、聲像檔案歸檔范圍和保管期限表

1、記錄本園主要職能活動和重要工作成果的聲像材料（永久）

2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大活動和來訪的聲像材料

（永久）

3、本園組織或參加的外事活動的聲像材料

重要的（永久）一般的（30年）

4、記錄本園重大事件、重大活動的聲像材料

（30年）

5、本園歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員照片

（永久）

6、本園獲市級以上表彰的各種聲像材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本園拍攝的專題片

重要的（永久）一般的（30年）

五、實物檔案歸檔范圍

1、本園獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等； 重要的（永久）一般的（30年）

2、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本園的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等 重要的（永久）一般的（30年）

3、本園對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品

（永久）

4、本園組織各種重大活動中形成的紀(jì)念品

（永久）

5、機構(gòu)成立以來使用過的牌匾、印章

（永久）

6、其它有保存價值的實物。

重要的（永久）一般的（30年）

第二篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

一、工作事項

1、檔案材料收集、鑒別、分類、歸檔、立卷整理工作。

2、檔案查閱工作。

3、檔案轉(zhuǎn)遞工作。

4、檔案安全、保護、保密工作。

5、檔案整理工作。

6、檔案材料清理、清退工作。

二、工作權(quán)限

1、保管好檔案，為有關(guān)部門提供檔案資料信息。

2、負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱和轉(zhuǎn)遞。

3、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦外借檔案。

4、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦檔案材料銷毀。

三、工作標(biāo)準(zhǔn)

1、堅持原則、嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事。

2、采取多種形式，全面、及時地做好材料的收集工作，認(rèn)真、細(xì)致地做好鑒別、歸檔、整理工作。

3、遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)格查閱、利用手續(xù)，為前來查閱的同志提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4、根據(jù)檔案保管、保護的規(guī)定，做好檔案的“六防”措施，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

四、工作程序

（一）干部人事檔案整理工作程序

1、對收集的材料進行鑒別、編號、歸檔。

2、檔案的整理

①材料分類；②編“類頁號”；③抄寫檔案目錄；④填寫工資變動表；⑤對不符和規(guī)定的材料進行技術(shù)加工；⑥裝訂；⑦校對；⑧驗收；⑨編寫索引號；⑩放入檔案櫥。

（二）文書檔案整理工作程序

1、材料收集、鑒別、分類。

2、文書檔案材料整理

①編寫頁號；②抄寫卷內(nèi)目錄；③技術(shù)加工；④裝訂；⑤驗收；⑥編寫目錄號、歸檔號；⑦裝入檔案盒；⑧放入檔案櫥。

（三）檔案查、借閱程序

1、查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。

2、經(jīng)檔案管理人員審查并符合規(guī)定，辦理閱檔登記。

3、按名單提取檔案。

4、查閱人在閱檔室進行查閱。如果需抄寫檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。

5、因特殊情況需借閱檔案的，由借檔單位寫出申請，經(jīng)分管局長同意后，辦理有關(guān)借閱手續(xù)。

6、查、借閱完后，檔案管理人員對所查、借閱的檔案進行審查，確認(rèn)無誤后，放回原處。

（四）干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

1、轉(zhuǎn)入檔案。①因工作調(diào)動轉(zhuǎn)入的檔案，由干部科提供檔案，并辦理交接手續(xù)；②新參加工作的大中專畢業(yè)生檔案，轉(zhuǎn)正定級后，由人才市場檔案管理人員轉(zhuǎn)交局檔案室，辦理交接手續(xù)。③填寫轉(zhuǎn)入檔案登記表；④對轉(zhuǎn)入的人事檔案，按規(guī)定整理后，編寫索引號，放入檔案櫥。

2、轉(zhuǎn)出檔案。①因工作調(diào)動需轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，由干部科提供名單，并在檔案室辦理提檔手續(xù)；② 提拔副局（科）級以上職務(wù)人員的檔案，按市委組織部提供名單提取檔案，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，連同檔案一并交組織部；③檔案管理人員在索引上用紅筆注明檔案轉(zhuǎn)出時間、轉(zhuǎn)往單位；④填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表；⑤檔案回執(zhí)收到后，貼在存根上，長期保存。

（五）文書檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

根據(jù)檔案局的統(tǒng)一安排，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理入館事宜。①按要求對入館檔案進行審查、整理；②打印卷內(nèi)目錄、全宗目錄；③入館文書檔案驗收；④檔案移交；⑤辦理交接手續(xù)。

第三篇：檔案歸檔規(guī)范

檔案歸檔規(guī)范

為使本單位檔案分類清晰，便于查閱，特制定本規(guī)范制度。

（一）檔案分類和保存時效

一、黨務(wù)工作

二、行政綜合三、經(jīng)濟工作

四、內(nèi)務(wù)管理

五、非紙質(zhì)文件

（二）不歸檔文件種類

一、上級來文

1.1上級單位任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料；

1.2上級單位發(fā)來供工作參考的抄件； 1.3上級單位征求意見未定稿的文件；

二、本級文件材料 2.1重份文件；

2.2無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；

2.3未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要文件除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和簽字的最后定稿除外）；

2.4從正式文件上摘錄的供參考的非證明性材料；

2.5無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的信函；

2.6單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；

2.7本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成與本單位無關(guān)的文件材料； 2.8為參考目的從各方面收集的文件材料； 3同級單位和非隸屬單位來文

3.1參加非主管單位召開的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料； 3.2非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料 4 其他來文

與本單位事務(wù)無關(guān)只是發(fā)文供參考，參閱，知會的文件。

（三）檔案整理流程

按文件分發(fā)單位排序：

1.管委會 → 中央 → 省 → 市 → 區(qū)。2.黨政 → 黨委 → 政府 → 其他政府部門。

第四篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

檔案管理制度

一、為規(guī)范國欣總會營銷中心檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍，計劃、人事檔案、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、檔案管理由各部門辦公室人員管理負(fù)責(zé)。

四、相關(guān)檔案管理人的職責(zé)：保證部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.在檔案資料歸檔期，由檔案負(fù)責(zé)人分別向各負(fù)責(zé)人收集應(yīng)該歸檔的原始資料及相關(guān)合同。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

2、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理人負(fù)責(zé)及時歸檔、整理。

六、資料的分類與歸檔

1.檔案資料的分類依據(jù)資料的相關(guān)類型執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔應(yīng)及時準(zhǔn)確，確保無損壞丟失

3．檔案管理者必須做到：①愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.非經(jīng)允許不得隨意銷毀。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員及相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)后銷毀。

第五篇：中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范

中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范

一、檔案工作的基本原則

（一）學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

（二）學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，也是評估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

（三）學(xué)校必須按照《山東省中小學(xué)檔案管理暫行辦法》管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全、便于開發(fā)利用。

（四）學(xué)校應(yīng)制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制；在布臵、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。

（五）學(xué)校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，校內(nèi)各部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案人員。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)相對穩(wěn)定。

（六）學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校發(fā)展計劃，在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等方面給予保證。

（七）學(xué)校檔案工作要逐步從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，采用電子計算機等先進技術(shù)管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足教學(xué)和各項工作需要。

二、檔案室的主要任務(wù)

（一）貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

（二）制定本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)檢查執(zhí)行情況。

（三）負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料。

（四）開展檔案的利用工作。

（五）參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。

（六）參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動。

（七）接受同級檔案部門及上級業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)，培訓(xùn)全校各有關(guān)部門兼職檔案工作人員。

（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

（九）完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

三、檔案工作的制度建設(shè)

（一）綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細(xì)則和規(guī)定。

（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備的管理措施。

（四）檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應(yīng)要求。

（五）檔案統(tǒng)計制度，包括統(tǒng)計時間、類別、數(shù)量、內(nèi)容、檢索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。

（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。

（八）崗位責(zé)任制，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎懲措施等。

四、檔案人員的素質(zhì)要求

（一）能認(rèn)真執(zhí)行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴(yán)守黨和國家機密。

（二）能認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、管理科學(xué)知識和其它相關(guān)學(xué)科知識，工作責(zé)任心強，敬業(yè)愛崗。

（三）具有一定專業(yè)知識并經(jīng)上崗培訓(xùn)。

五、檔案的收集

（一）收集范圍

1、學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項活動中直接形成的對學(xué)校和社

會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。

（1）學(xué)校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會計、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛(wèi)生保健類。

（2）國內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價值和其它資料。（3）校內(nèi)教職員工在其非職務(wù)范圍的公務(wù)活動中形成的文件材料，可交由學(xué)校檔案室作資料保存。

2、建國前本學(xué)校的各類檔案。

3、并入本校的單位的檔案資料。

4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。

（二）立卷歸檔分工。

1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，校內(nèi)各部門必須分工明確，協(xié)同配合。

2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。

3、全校性、綜合性的由校長辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔，其余按部門職能分工負(fù)責(zé)立卷歸檔。

4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應(yīng)由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應(yīng)相對集中。

（三）歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。

1、歸檔文件及案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準(zhǔn)確反映學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料應(yīng)利于長期保存。

（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。

按“件”整理歸檔的，可采用—類別（二級類目）—保管期限的方法分類，文件數(shù)量少的單位可采用—保管期限的方法分類。

（2）教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。

（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項目組合。

2、確定文件材料的保存價值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準(zhǔn)確進行判斷：

（1）凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，列為永久保管；

（2）凡反映學(xué)校一般工作活動，長期對學(xué)校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；

（3）凡在較短時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價值的，列為短期保管。

3、對上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。

4、卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。

5、編目：卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。

對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加[

]。沒有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。

6、填寫備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。

7、案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字?jǐn)?shù)不超過50個字。

8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應(yīng)填寫的項目。

（四）歸檔時間和手續(xù)。

1、黨政部門和按歸檔的部門應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。

2、教學(xué)部門和按教學(xué)歸檔的部門應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。

3、科研檔案應(yīng)在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時歸檔。

4、基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內(nèi)將基建

全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

5、設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開箱時，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗收，安裝調(diào)試后一個月內(nèi)主辦部門應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。

6、會計檔案按由財務(wù)部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財務(wù)部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或?qū)嵨?，?個月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。

8、隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

9、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。

六、檔案的整理

（一）劃分全宗

1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

2、建國后學(xué)校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學(xué)校名稱變動而改變。

（二）檔案的分類、編號。

1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

2、分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對庫存檔案整理、編號、排架。

（三）檔案檢索工具的編制。

1、案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號。

2、從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。

七、檔案的計算機管理

（一）檔案管理應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)，可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。

（二）計算機檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配臵環(huán)境、機種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息

系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。

八、檔案的保管

（一）庫房要求。

1、新設(shè)臵的庫房應(yīng)基本符合國家檔案部門的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫房，應(yīng)按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應(yīng)考慮檔案庫房的設(shè)臵。

2、庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。

3、庫房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24°C，標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為45—60%。

（二）庫房應(yīng)根據(jù)工作需要逐步配臵計算機、復(fù)印機、抽濕機、空調(diào)機、吸塵器等必須的設(shè)備。

（三）檔案入庫時應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。

（四）庫房排架應(yīng)從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應(yīng)編順序號，各柜、各庫均應(yīng)有檔案資料存放指引卡和示意圖。

（五）綜合檔案室應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復(fù)制。

九、檔案的鑒定和統(tǒng)計

（一）檔案的鑒定。

1、綜合檔案室應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對已到期的檔案進行鑒定。

2、在分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和相關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個或一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管校長批準(zhǔn)后，方可存毀。

3、銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

（二）檔案的統(tǒng)計。

1、建立健全統(tǒng)計臺帳并指定專人負(fù)責(zé)，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。

2、按上級主管部門和學(xué)校要求進行定期的綜合或?qū)ｍ椊y(tǒng)計分析。

3、對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。

十、檔案的開發(fā)利用

（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供利用服務(wù)。

1、要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢，加強內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會效益和經(jīng)濟效益。

2、綜合檔案室內(nèi)應(yīng)有閱覽室和復(fù)印設(shè)備，為利用者提供方便。

（二）珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手續(xù)。

1、凡利用庫藏檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)批準(zhǔn)才能給予利用。

2、利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。

3、學(xué)校檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。對借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報告，并根據(jù)不同情況，報學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。

十一、檔案的編研和學(xué)術(shù)研究

（一）學(xué)校檔案室應(yīng)加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。自編或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。

1、編研的重要參考資料包括：學(xué)校沿革、歷任校領(lǐng)導(dǎo)（含副職）簡介、學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、年鑒、學(xué)校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學(xué)生運動、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等）、重要會議簡介等。

2、檔案室對編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。印發(fā)前應(yīng)報有關(guān)部分或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。

（二）各學(xué)校應(yīng)積極參加本系統(tǒng)的檔案學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)研討活動。