第一篇：擔(dān)保公司檔案管理制度

公司檔案管理制度（試行）

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的完整性，促進(jìn)擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和擔(dān)保資產(chǎn)的安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔(dān)保法》等有關(guān)法律法規(guī)和擔(dān)保管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案是指在辦理擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映擔(dān)保業(yè)務(wù)全過程及與擔(dān)?？蛻絷P(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表等相關(guān)資料。主要由借款人的基本資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和擔(dān)保管理資料等組成。

第三條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部門應(yīng)配合綜合檔案人員，對擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進(jìn)行規(guī)范化管理?？蛻艚?jīng)理負(fù)責(zé)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理工作，并對移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。

檔案管理人員負(fù)責(zé)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、保管和日常維護(hù)工作，并對移交后的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的安全、管理、立卷、歸檔、提取、調(diào)閱、銷毀、保密等負(fù)責(zé)。

第四條 各部門要遵守?fù)?dān)保業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。第五條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案涉及國家、公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第二章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法

第六條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案主要分為評審卷和風(fēng)險(xiǎn)卷兩大類。

評審卷由業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行收集和整理，裝訂。以確保評審卷內(nèi)容的完整性和正確性。當(dāng)所有的文件、資料、手續(xù)都以齊全，并放款完畢后。在5個(gè)工作日內(nèi)將評審卷檔案移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行檔案歸檔整理。如果評審卷檔案有手續(xù)文件不全或需要補(bǔ)充新手續(xù)文件等情況都由業(yè)務(wù)部門人員自行完成。沒有做成的項(xiàng)目評審卷和已經(jīng)決定不在繼續(xù)進(jìn)行的項(xiàng)目評審卷檔案由業(yè)務(wù)部門人員自行進(jìn)行管理。檔案管理人員不予接收保管。

風(fēng)險(xiǎn)卷由風(fēng)險(xiǎn)部門人員進(jìn)行收集、整理、裝訂。以確保風(fēng)險(xiǎn)卷內(nèi)容的完整性和正確性。當(dāng)確定所有的合同文件，資料，手續(xù)都以齊全，并放款完畢后。在5個(gè)工作日內(nèi)將風(fēng)險(xiǎn)卷檔案移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行檔案歸檔整理。

第七條

評審卷和風(fēng)險(xiǎn)卷內(nèi)所有的合同文件和手續(xù)資料都由業(yè)務(wù)部門人員和風(fēng)險(xiǎn)部門人員整理完畢后，移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行整理、立卷，制作側(cè)封和封面，再裝入檔案盒內(nèi)歸檔。并根據(jù)目錄和編號存放在不同銀行的檔案盒中，并把不同銀行的檔案盒放在不同編號的檔案柜中。檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格 式統(tǒng)一編制。每個(gè)檔案按類別分為評審卷和風(fēng)險(xiǎn)卷兩大類，如有補(bǔ)充可建立副卷檔案。檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案日常的保管、維護(hù)、安全管理、日后調(diào)閱、保密銷毀等工作。

第三章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

第八條 風(fēng)險(xiǎn)卷檔案主要包括：抵押物(質(zhì)物)評估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物(質(zhì)物)所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押(質(zhì)押)登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物(質(zhì)物)保險(xiǎn)單，抵押(質(zhì)押)公證書(企業(yè)辦理的要收集)，抵押物的保險(xiǎn)單、擔(dān)保意向書（含回執(zhí)）、放款通知書（含回執(zhí)）、擔(dān)保函、借款合同、保證合同、法院裁定書、貸款訴訟等各類擔(dān)保業(yè)務(wù)合同(協(xié)議書)的相關(guān)證件。

第九條 評審卷檔案主要包括：各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)申請報(bào)告和申請書、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》(國稅、地稅)復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期 財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。各類股東會(huì)決議、客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)盡職調(diào)查報(bào)告、調(diào)查表、業(yè)務(wù)審查報(bào)告、簽批表、審保會(huì)會(huì)議紀(jì)，可行性研究報(bào)告、開工報(bào)告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對貸款項(xiàng)目的批復(fù)文件，項(xiàng)目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項(xiàng)目概、預(yù)、決算審查報(bào)告及工程竣工驗(yàn)收報(bào)告，項(xiàng)目評估報(bào)告，項(xiàng)目建設(shè)資金來源證明文件、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度表、資金使用計(jì)劃等。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。

第四章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的日常管理

第十條 擔(dān)保檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀

調(diào)閱：相關(guān)人員調(diào)閱擔(dān)保檔案應(yīng)填寫檔案登記表，登記查閱人姓名、日期、內(nèi)容、編號，用途等相關(guān)情況。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得私自翻看或復(fù)印檔案內(nèi)容。

外借：擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需向總經(jīng)理說明情況，由檔案管理人員登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能外借。

保管：檔案管理人員要對擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查擔(dān)保檔案的保管情況，并作書面記錄。銷毀：由檔案管理人員建議，同時(shí)編制擔(dān)保檔案銷毀清冊，到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。由檔案保管的負(fù)責(zé)人在銷毀清冊簽署意見，報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意后銷毀。

第五章 責(zé)任

第十一條 對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔(dān)保業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

第十二條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一編制。

第十三條 本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。第十四條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

年 月 日

第二篇：融資擔(dān)保公司檔案管理制度

融資擔(dān)保公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理，確保擔(dān)保資料的完整性，促進(jìn)擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和擔(dān)保資產(chǎn)的安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔(dān)保法》、《中華人民共和國物權(quán)法》、《商業(yè)銀行法》、《融資性擔(dān)保公司管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)和擔(dān)保管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案是指在辦理擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映擔(dān)保業(yè)務(wù)全過程及與擔(dān)?？蛻絷P(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和擔(dān)保管理資料等組成。

第三條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部門應(yīng)配合綜合檔案人員（部門），對擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進(jìn)行規(guī)范化管理?？蛻艚?jīng)理、評審人員負(fù)責(zé)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理工作，并對移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。綜合檔案部門負(fù)責(zé)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、保管和日常維護(hù)工作，并對移交后的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。

第四條 各部門要遵守?fù)?dān)保業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。

第五條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案涉及國家、公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第二章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法

第六條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案區(qū)分法人客戶和自然人客戶，均按一戶一檔建檔。在實(shí)物歸檔的基礎(chǔ)上，所有歸檔資料應(yīng)同時(shí)進(jìn)行掃描并刻盤存檔二份。

第七條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案分為四類：

權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的擔(dān)保業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件;

要件類：辦理擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明擔(dān)保業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件;

管理類：借款人的基本資料;綜合類：保后管理資料等。

檔案室分為三個(gè)區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。

1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、綜合類檔案。

2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、綜合類檔案。

3、權(quán)證區(qū)(立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類，主要是指抵(質(zhì))押物的清冊和移交清單等)抵押物、質(zhì)物享受所有權(quán)處置權(quán)的相關(guān)要件不在擔(dān)保檔案中管理，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于保險(xiǎn)柜，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的專柜中，但必須雙人、雙鎖保管。

第三章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

第八條 權(quán)證類檔案包括：抵押物(質(zhì)物)評估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物(質(zhì)物)所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押(質(zhì)押)登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物(質(zhì)物)保險(xiǎn)單，抵押(質(zhì)押)公證書(企業(yè)辦理的要收集)等，抵押物的保險(xiǎn)單。

第九條 要件類檔案包括：各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)申請報(bào)告和申請書、各類股東會(huì)決議、各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)盡職調(diào)查報(bào)告、調(diào)查表、業(yè)務(wù)審查報(bào)告、簽批表、審保會(huì)會(huì)議紀(jì)、擔(dān)保意向書（含回執(zhí)）、放款通知書（含回執(zhí)）、各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)合同(協(xié)議書)、保險(xiǎn)合同，以及涉及貸款擔(dān)保的其他必要資料。

項(xiàng)目貸款還應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)建議書、可行性研究報(bào)告、開工報(bào)告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對貸款項(xiàng)目的批復(fù)文件，項(xiàng)目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項(xiàng)目概、預(yù)、決算審查報(bào)告及工程竣 工驗(yàn)收報(bào)告，項(xiàng)目評估報(bào)告，項(xiàng)目建設(shè)資金來源證明文件、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度表、資金使用計(jì)劃等。

簽發(fā)銀行承兌匯票還應(yīng)包括銀行承兌匯票復(fù)印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復(fù)印件。

其他業(yè)務(wù)所必須的要件等。

第十條 管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》(國稅、地稅)復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。

自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。

第十一條 綜合類檔案包括：保后調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、解除反擔(dān)保審查表、項(xiàng)目終結(jié)報(bào)告書、抵貸協(xié)議、法院裁定書、貸款訴訟全過程等相關(guān)資料。

第十二條 權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，擔(dān)保員將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認(rèn)。

第四章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的日常管理

第十三條 擔(dān)保檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔

收集：各客戶經(jīng)理、評審人員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的擔(dān)保資料，審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時(shí)補(bǔ)充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各擔(dān)保檔案類別的相應(yīng)資料。

整理：業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對擔(dān)保業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序，編寫頁碼，從擔(dān)保資料的首頁到尾頁逐頁編號(凡有字跡即為一頁)填寫卷內(nèi)目錄。

立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年擔(dān)保檔案立卷盒中，客戶檔案一戶一盒，每盒按檔案類別分為四塊，分門別類，5 歸檔：對已還清貸款的和已失效或已處置完畢的擔(dān)保資料從本年擔(dān)保立卷區(qū)中抽出，按結(jié)清日期排序放到歸檔區(qū)歸檔，已還清的應(yīng)保存兩年以上方可銷毀。

第十四條 擔(dān)保檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀

調(diào)閱：相關(guān)人員調(diào)閱擔(dān)保檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級擔(dān)保主管負(fù)責(zé)人簽字同意。

外借：擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權(quán)證類檔案一律不得外借。

保管：檔案管理人員要對擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查擔(dān)保檔案的保管情況，并作書面記錄。

解除擔(dān)保關(guān)系的擔(dān)保檔案從客戶與本社的最后一筆擔(dān)保業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期兩年。

擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。

銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制擔(dān)保檔案銷毀清冊，到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管的負(fù)責(zé)人在銷毀清冊簽署意見，報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意。

第五章 責(zé)任

第十五條 對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔(dān)保業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

第十六條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一編制。

第十七條 以錄音、錄像、掃描、縮印等方式保存的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案歸集在檔案部門保管。

第十八條 本制度規(guī)定的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是擔(dān)保管理部門至少應(yīng)包括的基本內(nèi)容，不僅限于此。

第十九條 本制度自董事會(huì)審議通過之日起執(zhí)行，修改、解釋權(quán)歸董事會(huì)。

第三篇：公司擔(dān)保管理制度

XX有限公司對外擔(dān)保管理制度

第一章 總則

第一條 為了維護(hù)投資者權(quán)益，規(guī)范XX有限公司（以下簡稱“公司”）的對外擔(dān)保行為,有效控制公司資產(chǎn)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定地發(fā)展, 特制定本制度。

第二條 本制度所稱對外擔(dān)保是指公司為他人提供的保證、抵押、質(zhì)押及其它方式的擔(dān)保,包括公司對關(guān)聯(lián)公司的擔(dān)保。具體種類包括但不限于借款擔(dān)保、銀行開立信用證、銀行承兌匯票擔(dān)保、開具保函的擔(dān)保等。

第三條 本制度適用于公司所有的對外擔(dān)保業(yè)務(wù)。

第四條 股東大會(huì)和董事會(huì)是對外擔(dān)保的決策機(jī)構(gòu),公司一切對外擔(dān)保行為必須按程序經(jīng)公司股東大會(huì)或董事會(huì)批準(zhǔn)。未經(jīng)公司股東大會(huì)或董事會(huì)批準(zhǔn),公司不得對外提供擔(dān)保。

第五條 公司應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行對外擔(dān)保情況的信息披露義務(wù)。

第二章 擔(dān)保的審查與控制

第六條 公司決定提供擔(dān)保前,應(yīng)充分了解申請擔(dān)保單位的資信狀況。公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對申請擔(dān)保單位的資信狀況進(jìn)行審查并對擔(dān)保事項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析、評估，財(cái)務(wù)部應(yīng)要求申請擔(dān)保單位提供包括但不限于以下資料進(jìn)行審查、分析:(一)申請擔(dān)保單位的基本資料；

(二)近期經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告及還款能力分析；(三)債權(quán)人的姓名；(四)擔(dān)保方式、期限、金額等；(五)與申請擔(dān)保相關(guān)的合同等；

(六)能夠用于反擔(dān)保的固定資產(chǎn)的權(quán)屬證明文件等資料(如適用)；(七)其他說明申請擔(dān)保單位資信情況的資料。

財(cái)務(wù)部審查后應(yīng)提出擔(dān)保業(yè)務(wù)評估報(bào)告并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核同意后報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)。

第七條 公司對外擔(dān)保必須先經(jīng)董事會(huì)審議。董事會(huì)審議批準(zhǔn)對外擔(dān)保事項(xiàng)須經(jīng)出席董事會(huì)的2/3以上董事書面同意。

涉及關(guān)聯(lián)擔(dān)保的,關(guān)聯(lián)董事不得對該項(xiàng)決議行使表決權(quán),也不得代理其他董事行使表決權(quán),該董事會(huì)會(huì)議由過半數(shù)無關(guān)聯(lián)關(guān)系的董事出席即可舉行,董事會(huì)所作決議須經(jīng)無關(guān)聯(lián)關(guān)系董事過半數(shù)通過,并經(jīng)出席董事會(huì)的2/3以上無關(guān)聯(lián)關(guān)系董事書面同意。出席董事會(huì)的無關(guān)聯(lián)關(guān)系董事人數(shù)不足 3人的,應(yīng)將該事項(xiàng)提交股東大會(huì)審議。第八條 董事會(huì)應(yīng)認(rèn)真審議分析被擔(dān)保人的財(cái)務(wù)狀況、營運(yùn)狀況、信用情況,審慎依法作出決定。必要時(shí)可聘請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對實(shí)施對外擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估, 以作為董事會(huì)或股東大會(huì)進(jìn)行決策的依據(jù)。對存在下列情形的申請擔(dān)保單位,不得為其提供擔(dān)保:(一)不符合國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策的；(二)提供虛假資料的；

(三)公司曾為其提供擔(dān)保,發(fā)生過逾期還款等情況的；(四)經(jīng)營狀況惡化、資信不良的；

(五)上虧損或上盈利甚少且本預(yù)計(jì)虧損的；(六)董事會(huì)認(rèn)為不能提供擔(dān)保的其他情形。

第九條 下列對外擔(dān)保行為經(jīng)公司董事會(huì)審議通過后,還須經(jīng)股東大會(huì)審議通過:(一)單筆擔(dān)保額超過公司最近一期經(jīng)審計(jì)凈資產(chǎn)10%的擔(dān)保；(二)本公司的對外擔(dān)?？傤~,超過最近一期經(jīng)審計(jì)凈資產(chǎn)的50%以后提供的任何擔(dān)保；

(三)為資產(chǎn)負(fù)債率超過70%的擔(dān)保對象提供的擔(dān)保；

(四)連續(xù)十二個(gè)月的對外擔(dān)?？傤~,超過最近一期經(jīng)審計(jì)總資產(chǎn)的30%以后提供的任何擔(dān)保；

(五)連續(xù)十二個(gè)月內(nèi)擔(dān)保金額超過公司最近一期經(jīng)審計(jì)凈資產(chǎn)的50%且絕對金額超過 3,000 萬元人民幣；

(六)對股東、實(shí)際控制人及其關(guān)聯(lián)方提供的擔(dān)保。

以上所稱公司對外擔(dān)?？傤~,包括公司對關(guān)聯(lián)公司擔(dān)保的擔(dān)保金額。公司為關(guān)聯(lián)人提供擔(dān)保的,不論數(shù)額大小,均應(yīng)當(dāng)在董事會(huì)審議通過后提交股東大會(huì)審議。

第十條 股東大會(huì)審議第九條擔(dān)保行為時(shí)須經(jīng)出席股東大會(huì)的股東所持表決權(quán)的半數(shù)以上通過,但第九條第(四)項(xiàng)擔(dān)保行為須經(jīng)出席股東大會(huì)的股東所持表決權(quán)的 2/3 以上通過。股東大會(huì)在審議為股東、實(shí)際控制人及其關(guān)聯(lián)方提供的擔(dān)保議案時(shí),該股東或受該實(shí)際控制人支配的股東,不得參與該項(xiàng)表決,該項(xiàng)表決由出席股東大會(huì)的其他股東所持表決權(quán)的半數(shù)以上通過。獨(dú)立董事應(yīng)當(dāng)就對關(guān)聯(lián)方的擔(dān)保事項(xiàng)向董事會(huì)或股東大會(huì)發(fā)表獨(dú)立意見。第十一條 公司向第三方提供擔(dān)保時(shí),被擔(dān)保方必須向公司提供反擔(dān)保,或公司對被擔(dān)保方享有不低于被擔(dān)保債權(quán)金額的合法的債權(quán)。第十二條 經(jīng)股東大會(huì)或董事會(huì)審議批準(zhǔn)的擔(dān)保項(xiàng)目, 由董事長或董事長授權(quán)人對外簽署擔(dān)保合同。擔(dān)保合同須符合有關(guān)法律法規(guī),明確約定下列條款:(一)被擔(dān)保的主債權(quán)的種類、金額；(二)債務(wù)人履行債務(wù)的期限；(三)擔(dān)保的方式；(四)擔(dān)保的范圍；(五)擔(dān)保的期間；

(六)各方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任；(七)雙方認(rèn)為需要約定的其它事項(xiàng)。

第十三條 簽訂人簽訂擔(dān)保合同時(shí),必須持有董事會(huì)或股東大會(huì)對該擔(dān)保事項(xiàng)的決議及對簽訂人的授權(quán)委托書。簽訂人不得越權(quán)簽訂擔(dān)保合同,也不得簽訂超過董事會(huì)或股東大會(huì)授權(quán)數(shù)額的擔(dān)保合同。簽訂擔(dān)保合同時(shí),簽訂人必須對擔(dān)保合同有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查,對于明顯不利于公司利益的條款或可能存在無法預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)條款,應(yīng)當(dāng)要求對方刪除或更改。

第十四條 公司擔(dān)保的債務(wù)到期后需展期并需繼續(xù)由公司提供擔(dān)保的,應(yīng)作為新的對外擔(dān)保,重新履行擔(dān)保審批程序。

第十五條 公司在接受反擔(dān)保抵押、反擔(dān)保質(zhì)押時(shí),應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定辦理抵押、質(zhì)押等相關(guān)手續(xù)。

第三章 擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)管理

第十六條 對外擔(dān)保的管理部門為公司財(cái)務(wù)部,對外擔(dān)保過程中的主要職責(zé)如下:(一)審查申請擔(dān)保單位的資信狀況和擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)評估；

(二)妥善保管擔(dān)保合同及被擔(dān)保人的文件,并及時(shí)通報(bào)監(jiān)事會(huì)、董事會(huì)辦公室；

(三)對外提供擔(dān)保之后,及時(shí)做好對被擔(dān)保人的跟蹤、監(jiān)督工作；(四)辦理與對外擔(dān)保有關(guān)的其他事宜。

第十七條 公司財(cái)務(wù)部應(yīng)指定人員具體負(fù)責(zé)管理每項(xiàng)擔(dān)保業(yè)務(wù),經(jīng)辦負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)跟蹤、掌握被擔(dān)保人資金使用情況、被擔(dān)保人單位的生產(chǎn)經(jīng)營、資產(chǎn)負(fù)債變化、合并分立、法定代表人變化等情況,特別是擔(dān)保人的債務(wù)償還情況,公司所擔(dān)保債務(wù)到期前,要積極督促被擔(dān)保人按約定期限履行債務(wù),對擔(dān)保過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)及時(shí)向公司財(cái)務(wù)部報(bào)告。

第十八條 當(dāng)被擔(dān)保人債務(wù)到期后十五個(gè)工作日內(nèi)未履行還款義務(wù),或被擔(dān)保人出現(xiàn)破產(chǎn)、清算、債權(quán)人主張擔(dān)保人履行擔(dān)保義務(wù)等情況時(shí),公司財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)了解被擔(dān)保人的債務(wù)償還情況,并同時(shí)通報(bào)董事會(huì)辦公室,由董事會(huì)辦公室報(bào)告董事會(huì)審議后及時(shí)履行披露義務(wù)。第十九條 被擔(dān)保人不能履約,擔(dān)保債權(quán)人對公司主張債權(quán)時(shí),公司應(yīng)立即啟動(dòng)反擔(dān)保追償程序,同時(shí)通報(bào)董事會(huì),并在必要時(shí)予以公告。第二十條 公司為債務(wù)人履行擔(dān)保義務(wù)后,應(yīng)當(dāng)采取有效措施及時(shí)、積極地向債務(wù)人追償,并將追償情況同時(shí)報(bào)告董事會(huì), 并在必要時(shí)予以公告。

第二十一條 公司作為一般保證人,在主合同糾紛未經(jīng)訴訟或仲裁,并就債務(wù)人財(cái)產(chǎn)依法強(qiáng)制執(zhí)行仍不能履行債務(wù)前,未經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)不得對債務(wù)人先行承擔(dān)保證責(zé)任。

第二十二條 債權(quán)人放棄或怠于主張物的擔(dān)保時(shí), 未經(jīng)公司董事會(huì)同意不得擅自決定履行全部擔(dān)保責(zé)任。

第二十三條 公司作為保證人,同一債務(wù)有兩個(gè)以上保證人且約定按份額承擔(dān)保證責(zé)任的,應(yīng)當(dāng)拒絕承擔(dān)超出公司約定份額的保證責(zé)任。第二十四條 人民法院受理債務(wù)人破產(chǎn)案件后,債權(quán)人未申報(bào)債權(quán)的,公司與擔(dān)保相關(guān)的部門及責(zé)任人應(yīng)該提請公司參加破產(chǎn)財(cái)產(chǎn)分配,預(yù)先行使追償權(quán)。

第四章 擔(dān)保的信息披露

第二十五條 公司應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公司章程的有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真履行對外擔(dān)保的信息披露義務(wù)。披露的內(nèi)容包括董事會(huì)或股東大會(huì)決議、截止信息披露日公司對外擔(dān)保總額、公司對關(guān)聯(lián)公司提供擔(dān)的金額、上述數(shù)額分別占公司最近一期經(jīng)審計(jì)凈資產(chǎn)的比例。

第二十六條 對于已披露的擔(dān)保事項(xiàng),公司還應(yīng)當(dāng)在出現(xiàn)下列情形之一時(shí)及時(shí)披露:(一)被擔(dān)保人于債務(wù)到期后十五個(gè)工作日內(nèi)未履行還款義務(wù)的；(二)被擔(dān)保人出現(xiàn)破產(chǎn)、清算及其他嚴(yán)重影響還款能力情形的。第二十七條 公司應(yīng)向?yàn)楣緦徲?jì)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所如實(shí)提供相關(guān)情況。公司獨(dú)立董事應(yīng)當(dāng)在報(bào)告中,對公司累計(jì)和當(dāng)期對外擔(dān)保情況、執(zhí)行上述規(guī)定情況進(jìn)行專項(xiàng)說明,并發(fā)表獨(dú)立意見。

第五章 責(zé)任和處罰

第二十八條 公司董事、總經(jīng)理及其他相關(guān)人員未按本制度規(guī)定程序擅自越權(quán)簽訂擔(dān)保合同,對公司造成損害的,應(yīng)當(dāng)追究當(dāng)事人責(zé)任。第二十九條 責(zé)任人違反法律規(guī)定或本制度規(guī)定,無視風(fēng)險(xiǎn)擅自擔(dān)保,對公司造成損失的,應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

第三十條 責(zé)任人未能正確行使職責(zé)或怠于行使職責(zé),給公司造成損失的,可視情節(jié)輕重給予罰款或處分。

第三十一條 擔(dān)保過程中,責(zé)任人違反刑法規(guī)定的,由公司移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

第三十二條 本制度所稱“以上”、“以內(nèi)”、“以下”，都含本數(shù)；“不滿”、“以外”、“低于”、“多于”、“超過”、“少于”均不含本數(shù)。

第三十三條 本制度經(jīng)公司股東大會(huì)批準(zhǔn)后生效。

第三十四條 本制度未盡事宜，遵照有關(guān)法律、法規(guī)、部門規(guī)章和公司章程的規(guī)定執(zhí)行。

第三十五條 本制度由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

第四篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門、各分公司在工作活動(dòng)中形成的，具有參考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性 第三條 行政人事部負(fù)責(zé)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第四條 行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負(fù)責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準(zhǔn)確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有參考利用價(jià)值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項(xiàng)目批文、合同

第九條 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價(jià)值的文件

第十三條 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料

第十六條 其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內(nèi)文件材料按照排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團(tuán)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)

第二十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)

第三十一條 有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第三十二條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天

第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷毀

第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀

第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報(bào)批評

第四十一條 集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元～800元，并予以通報(bào)批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任 第四十二條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查

第四十三條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任

第四十四條 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任

第四十五條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋

3、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)

第五篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理服務(wù)，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動(dòng)中形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。

第三條 公司各部門及每位員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

第五條 公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 公司綜合部負(fù)責(zé)對公司文書、科技和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。

第七條 貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。

第八條 綜合部負(fù)責(zé)對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的部門或者個(gè)人，由公司給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項(xiàng)目驗(yàn)收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開箱和其他技術(shù)項(xiàng)目的驗(yàn)收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。國家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)驗(yàn)收。

第十三條 公司各部門應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)。

第十四條 公司綜合部按或按項(xiàng)目對各部門管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對接收的檔案進(jìn)行審核、編號、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。

第十六條 落實(shí)檔案庫房安全防護(hù)措施，做好檔案庫房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書檔案歸檔范圍

1.本單位召開的各種重要會(huì)議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、講話，與議題有關(guān)的簡報(bào)、材料等。如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工作例會(huì)及各種重要專業(yè)會(huì)議的記錄和相關(guān)材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。

3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門)召開重要會(huì)議帶回的文件材料。

4．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎(jiǎng)懲等文件及出國審查、批準(zhǔn)材料等。

5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動(dòng)形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。

6．本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報(bào)告和清冊。

7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復(fù)，對本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會(huì)議紀(jì)要等。

8．文書檔案保管期限，參見附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規(guī)定執(zhí)行。

（一）鐵路運(yùn)輸檔案

鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表，列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。

（二）基本建設(shè)檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、預(yù)決算、各種原始計(jì)算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗(yàn)記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗(yàn)收報(bào)告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復(fù)測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術(shù)圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗(yàn)、水文資料，鋼梁鑒定計(jì)算書及圖紙。

（三）設(shè)備儀器檔案

在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)等工作中購置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲(chǔ)備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書，研制計(jì)劃、測試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、專刊等。

（五）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案

鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。

第二十一條 財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動(dòng)中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。

第二十三條 接收檔案時(shí)間:公司各部門將處理完畢的各類文件經(jīng)綜合部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后由工程部負(fù)責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤?/p>

工程項(xiàng)目檔案待竣工驗(yàn)收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。

第六章 檔案的分類

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。各類檔案編號由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設(shè)施。

第二十八條 為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時(shí)采取措施，予以保護(hù)。

第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第三十一條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財(cái)務(wù)人員借閱財(cái)務(wù)檔案需征得財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容，以便于及時(shí)調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實(shí)施辦法》嚴(yán)肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級管理規(guī)定為準(zhǔn)。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負(fù)責(zé)解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書檔案保管期限

3.聲像檔案種類、分類代號

4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表

5.公司檔案總目錄