第一篇：公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1.目的為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

2.范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

3.名詞解釋

3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。

3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。

4職責(zé)

4.1公司行政部負責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。

4.2各部門（廠）應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負責(zé)本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。

4.3行政部檔案管理工作：

4.3.1組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責(zé)后期存檔工作。

4.3.2組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

4.3.3負責(zé)編制、完善檔案管理制度。

4.3.4負責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。

4.4各部門（廠）檔案管理員：

4.4.1負責(zé)本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

4.4.2在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

4.5公司的財務(wù)部負責(zé)公司會計檔案的整理、存檔工作。

5.管理內(nèi)容：

5.1檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。

5.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

5.2.1質(zhì)量要求：

5.2.1.1紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

5.2.1.2電子實物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

5.2.2檔案收集規(guī)則

公司各部門（廠）檔案管理員在收集資料時應(yīng)注意：

5.2.2.1及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

5.2.2.2嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應(yīng)逐件進行檢查：

5.2.2.2.1文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件；

5.2.2.2.2文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全；如不是原件，應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。

5.3檔案整理規(guī)則：

5.3.1.1公司檔案設(shè)置三級類目：

5.3.1.1.1一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設(shè)置。

5.3.1.1.2二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實物類。

5.3.1.1.3三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設(shè)置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

5.3.2裝訂：

5.3.2.1歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前。來文在后。

5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊；裝訂應(yīng)結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

5.3.2.3對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。

5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

5.3.2.5對于特殊類別的資料，如設(shè)計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。

5.3.3排列：

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。

5.3.4編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別（項目、型號）簡稱【年度】-案卷號-件（盤、盒、頁號）例如：XDD2A-行.公文【2010】-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類2010年檔案，位置在2A箱第一個案卷的001號文件。

5.3.4.1聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號；每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度（時間）、保管期限等標識；錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度（時間）、保管期限等標識。

5.3.4.2實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時間及期限。

5.3.5編目：

5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄（附表7.1）：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進行編目。

5.3.5.2將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

5.3.6裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表（附表7.2）項目。檔案盒應(yīng)采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

5.4檔案的保管和保護：

5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責(zé)任人。

5.4.2聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復(fù)制等。

5.4.3檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

5.5檔案的移交：

5.5.1移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門（廠）的檔案管理員應(yīng)仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

5.5.1.1文書檔案的移交：

由各部門（廠）檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。

5.5.1.2聲像實物檔案的移交：

聲像實物檔案形成后，所在部門（廠）檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進行移交。

5.5.1.3對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。

5.5.2.1.1若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

5.5.2.1.2各級單位在簽訂合同類文件時，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。

5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

5.5.2.3資料應(yīng)按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

5.5.2.4移交時移交人應(yīng)仔細填寫《檔案交接登記表》（附表7.3），確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。

5.5.2.5行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

5.5.2.6移交資料前，各級單位應(yīng)將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

5.5.3移交時限：

一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。

5.6檔案的借閱：

5.6.1公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借（查）閱單》（附表7.4），經(jīng)部門（廠）負責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱；

5.6.2公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借（查）閱單》，經(jīng)部門（廠）負責(zé)人、相應(yīng)部門負責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱；

5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信（要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式），經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

5.6.5檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

5.6.6借閱人需要復(fù)制檔案時，應(yīng)提出申請。復(fù)制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借（查）閱單》上注明復(fù)制件用途。

5.6.7檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責(zé)催辦事宜。

5.7檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設(shè)定。永久用字母“Y”代替，定期用字母“D”代替，如保存十年則編為“D10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

5.8檔案的處置

5.8.1公司檔案室應(yīng)每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對檔案進行處置。

5.8.1.1如檔案尚存一定保存價值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

5.8.1.2如檔案已喪失保存價值的則應(yīng)予以銷毀。

5.8.2銷毀

5.8.2.1經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》（附表7.5），相關(guān)部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。

5.8.2.2對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

6..對發(fā)生以下行為者將進行相應(yīng)處罰：

6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰；造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰；發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰；給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報批評處罰；其行為導(dǎo)致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

7.附表：

7.1卷內(nèi)文件目錄

7.2備考表

7.3檔案交接登記表

7.4檔案借（查）閱單

7.5檔案銷毀清冊

第二篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門、各分公司在工作活動中形成的，具有參考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性 第三條 行政人事部負責(zé)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分公司負責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。第四條 行政人事部負責(zé)公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項目批文、合同

第九條 公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門工作計劃及資金計劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價值的文件

第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽資料

第十六條 其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內(nèi)文件材料按照排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目（6）聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管

（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準

第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準

第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團行政人事部經(jīng)理批準

第二十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須行政人事部經(jīng)理批準

第三十一條 有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準

第三十二條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天

第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷毀

第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團總裁批準后，方可銷毀

第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報批評

第四十一條 集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元～800元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責(zé)任 第四十二條 集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查

第四十三條 集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責(zé)任

第四十四條 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任

第四十五條 集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團行政人事部負責(zé)解釋

3、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準

第三篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理服務(wù)，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動中形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。

第三條 公司各部門及每位員工都有保護檔案的義務(wù)。

第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計劃，建立健全檔案機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。

第五條 公司檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。

第二章 檔案機構(gòu)及其職責(zé)

第六條 公司綜合部負責(zé)對公司文書、科技和財務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。

第七條 貫徹執(zhí)行上級機關(guān)對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。

第八條 綜合部負責(zé)對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的部門或者個人，由公司給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時做好國家重點建設(shè)項目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項目驗收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開箱和其他技術(shù)項目的驗收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。國家確定的重點建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機構(gòu)驗收。

第十三條 公司各部門應(yīng)認真做好本部門檔案移交前的準備工作，嚴格落實檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準確，歸檔及時。

第十四條 公司綜合部按或按項目對各部門管理的檔案，進行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對接收的檔案進行審核、編號、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時準確地為檔案的利用提供服務(wù)。

第十六條 落實檔案庫房安全防護措施，做好檔案庫房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書檔案歸檔范圍

1.本單位召開的各種重要會議的通知、紀要、報告、講話，與議題有關(guān)的簡報、材料等。如股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會、工作例會及各種重要專業(yè)會議的記錄和相關(guān)材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報、請示、報告、批復(fù)、計劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計報表資料。

3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人參加主管機關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門)召開重要會議帶回的文件材料。

4．本單位機構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎懲等文件及出國審查、批準材料等。

5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。

6．本單位財產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報告和清冊。

7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復(fù)，對本單位重要事項及工程建設(shè)問題的決定、紀要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會議紀要等。

8．文書檔案保管期限，參見附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規(guī)定執(zhí)行。

（一）鐵路運輸檔案

鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表，列車編組計劃、機車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。

（二）基本建設(shè)檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運主要設(shè)備，在新建、改建、擴建、大修中所形成的設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計說明書、預(yù)決算、各種原始計算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗收報告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復(fù)測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準基點表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術(shù)圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗、水文資料，鋼梁鑒定計算書及圖紙。

（三）設(shè)備儀器檔案

在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護維修、研究試驗、測量化驗等工作中購置、引進或自制安裝使用和儲備的各種機車車輛、機械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報告、計劃任務(wù)書，方案論證報告、調(diào)研報告、協(xié)議書，研制計劃、測試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、?？?。

（五）技術(shù)標準檔案

鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測設(shè)計、養(yǎng)護維修中的技術(shù)標準(標準圖、通用圖、參考圖)，各種計量標準規(guī)程以及更改廢止標準的文件，鐵路局審批制訂的標準文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。

第二十一條 財務(wù)檔案按財務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。

第二十三條 接收檔案時間:公司各部門將處理完畢的各類文件經(jīng)綜合部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后由工程部負責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應(yīng)在每個項目批準之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員進行修改、補充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤?/p>

工程項目檔案待竣工驗收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。

第六章 檔案的分類

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。各類檔案編號由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設(shè)施。

第二十八條 為便于調(diào)卷，需標注案卷存放類別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對檔案保管情況進行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時采取措施，予以保護。

第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)。

第三十一條 檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)將負責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財務(wù)人員借閱財務(wù)檔案需征得財務(wù)部門負責(zé)人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時間、內(nèi)容，以便于及時調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實施辦法》嚴肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級管理規(guī)定為準。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負責(zé)解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書檔案保管期限

3.聲像檔案種類、分類代號

4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表

5.公司檔案總目錄

第四篇：公司檔案管理制度

篇一：企業(yè)檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔范圍(一)(二)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計 合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、qc部設(shè)備等。(五)(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告等。計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)(九)供應(yīng)商檔案。質(zhì)量標準：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；

(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標準操作規(guī)程。

(十四)驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗證、qc設(shè)備驗證、工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。(十五)行政類文件：

? 行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標 準、規(guī)章規(guī)程等；

? 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)；

? 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等；

? 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件；

? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨 時歸檔；(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)；(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(五)供應(yīng)商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六)(七)手續(xù)；

(八)驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(九)(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。

第六條 歸檔份數(shù)(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

第七條 歸檔要求(一)(二)(三)(四)由檔案室和各部門指派一名專人負責(zé)歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可歸檔。

第八條 歸檔手續(xù)

各類文件歸檔時，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二

份，由歸檔部門負責(zé)人和總經(jīng)辦負責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。(三)收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理(一)(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。

、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。

第十二條 檔案專用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用

(一)文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責(zé)人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復(fù)印、提供。

(二)借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng) 部門負責(zé)人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責(zé)人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責(zé)人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經(jīng)辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復(fù)印件備查；(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準 后方可使用。(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第十七條 檔案歸還

(一)檔案使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔

案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。(二)發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理制度實施細則

公司檔案管理制度管理細則

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責(zé)，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)

（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：

1、組織實施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細則。

2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。

3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、負責(zé)對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：

1、行政部：

（1）公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；

（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；

（3）行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等； 2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)，員工民主生活會方面的記錄等；

2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。

3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內(nèi)容

5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄

6、設(shè)計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表等。

7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內(nèi)容

8、財務(wù)部：主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等

9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。

10、市場部：有關(guān)營銷促銷活動方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市 場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。

以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實物文件。

（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：

（三）檔案編號方法

1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設(shè)計部：sj 市場部：sc工程部：gc 財務(wù)部：cw 法務(wù)與檔案部：fd企劃部：qh 倉管部：cg

3、工程項目命名。以上七部門（主要是設(shè)計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：nhkc-3-1-2。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細信息

4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門

篇三：公司檔案管理制度

××公司檔案管理制度

一、總則

（一）為規(guī)范××公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《××集團檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。

（二）本制度所稱檔案，是指公司在經(jīng)營活動中形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。

（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負責(zé)公司檔案的管理（見附件1）。

二、管理職責(zé)

（一）公司檔案管理小組職責(zé)：

負責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門的歸檔工作。

（二）公司檔案管理員職責(zé)

督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項工作；負責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。

（三）各部門檔案管理員的職責(zé)：

負責(zé)協(xié)調(diào)部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負責(zé)部門檔案移交前的檔案管理工作，認真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴防丟失和泄密；負責(zé)

向計財處貿(mào)管或公司檔案管理員移交部門應(yīng)移交檔案；參加檔案價值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項工作。

三、檔案歸檔范圍

公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費用結(jié)算憑證等。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。

（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。

（四）投資業(yè)務(wù)類檔案，以項目為檔案類別，歸檔資料包括：項目資料、項目調(diào)研報告、項目可行性研究報告、合作意向書、項目投資批件、投資合同、章程、項目公司決議、項目管理階段文件等。

（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國報告等文件。

（六）財務(wù)類檔案類別包括：計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計評估、統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)資料、財務(wù)規(guī)章制度等文件。

（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。

檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據(jù)為一個卷宗，對應(yīng)一個“檔號”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細分類別進行歸檔，各每個檔案細分類別為一個卷宗，對應(yīng)一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。

（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時保存。

（四）檔號的編號規(guī)則：

1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號編制規(guī)則為：部門--合同號。

其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj。“”為合同產(chǎn)生，若合同號前面有合同產(chǎn)生，則編號時直接以“部門-合同號”作為編號。如鈮鐵部2008年合同號為2008rmjs/n－3003項下檔案對應(yīng)的檔案編號為：nt-2008rmjs/n－3003。

2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規(guī)則為：部門--檔案類別。

其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、實業(yè)投資部sy、計財處jc、綜合處zh。檔案類別以拼音首字母代替。如2007年rd項目對應(yīng)文件的檔號為：nt-2007-rdxm。

3、投資業(yè)務(wù)類按項目進行歸檔。檔號編制規(guī)則為：部門--項目名稱。

項目名稱以拼音首字母縮寫代替。如實業(yè)投資部2007興光礦業(yè)項目對應(yīng)文件的檔號為：sy-2007-xgky。

4、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案按檔案細分類別進行歸檔。檔號編制規(guī)則為：部門--檔案類別。其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓(xùn)文件的檔號為：zh-2008-px。

（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應(yīng)一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應(yīng)多個盒脊號。盒脊號為每個檔案盒的編號，按以數(shù)字1、2、3??順序分別表示。

五、檔案的移交及管理

（一）特殊檔案的管理

特殊檔案由專人負責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨立上鎖的檔案柜內(nèi)。

（二）其他檔案的移交及管理

1、檔案移交前的管理

檔案在移交前，由各部門檔案管理員負責(zé)部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場所，并及時按照要求建立檔案目錄。

2、檔案移交中的管理

（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案的移交程序為：

各部門終結(jié)合同時將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項下所有的正本單據(jù)移交給計財處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細，審查與該檔號項下單據(jù)相符時，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對應(yīng)檔號的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認。

第五篇：公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一條 管理部門

1.文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。第二條 文件點收

文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第三條 文件整理 點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類

1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。2.檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編定

1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。第七條 歸檔與檔案清理 1.歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第八條 保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè) 計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理

1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

第十條 調(diào)卷程序

1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當(dāng)場借閱者，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條 調(diào)卷管理

1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責(zé)處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。