第一篇：公司檔案管理制度

公司車(chē)輛管理制度

為了建立健全公司的檔案工作，加強(qiáng)對(duì)公司檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

一． 公司的檔案范圍

1． 企業(yè)行政文書(shū)檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書(shū)；會(huì)

議文件；工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊(cè)、人事檔案等。

2． 企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類(lèi)定額類(lèi)文

件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

3． 企業(yè)技術(shù)檔案。包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。

4． 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案。包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表

檔案等。

5． 企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括與客戶的往來(lái)函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù)等。

6． 企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。

二、公司檔案管理體制

1．公司檔案管理機(jī)構(gòu)：行政部統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案（會(huì)計(jì)檔案除外）。

2．公司指定專(zhuān)人分管公司檔案工作，保管人必須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。

三、立卷歸檔制度

1． 檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門(mén)將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過(guò)挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

2． 歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括包括與客戶的往來(lái)函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

3． 歸檔時(shí)間：辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：

3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

3．3．凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

3．4．工程項(xiàng)目，科研課題，鑒定，竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

4． 歸檔要求

4．1．材料完整齊全。

4．2．系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要

按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們

不同的保存價(jià)值。文件分類(lèi)準(zhǔn)確、立卷合理。

4．3．立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示

與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。

4．4．在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。

4．5．由檔案部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)共同做

好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊(cè)簽字。

5． 部門(mén)歸檔要求

5．1．編制立卷項(xiàng)目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。

5．2．文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。

5．3．一個(gè)客戶一個(gè)立卷，一個(gè)檔案盒。

5．4．貿(mào)易檔案與往來(lái)函件分開(kāi)放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的發(fā)票流水號(hào)放在文件袋里。

5．5．定時(shí)交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年

收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

6． 檔案室在收到業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔和各類(lèi)文件后進(jìn)行分流排列編日，作進(jìn)一步的整理和局部調(diào)整等。

7． 記錄檔案文件材料須用碳素筆寫(xiě)。在無(wú)特殊情況下，須用A4紙。

四、檔案管理工作

1． 檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類(lèi)，依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類(lèi)別；案卷排列并編制案卷目錄。

2． 檔案保管：公司設(shè)立專(zhuān)用文件庫(kù)保存檔案。

3． 檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程序、名稱(chēng)鑒別、檔案價(jià)值，確定各類(lèi)檔案的保管期限，編制成表。

4． 檔案的銷(xiāo)毀編制銷(xiāo)毀清冊(cè)；辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字。

五、檔案利用工作

1． 凡需調(diào)閱檔案，均須填寫(xiě)檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。

2． 檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供文獻(xiàn)索引資料。

3． 檔案管理部門(mén)要主動(dòng)向部門(mén)員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。

4．依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第二篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門(mén)、各分公司在工作活動(dòng)中形成的，具有參考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對(duì)口部門(mén)檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性 第三條 行政人事部負(fù)責(zé)檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對(duì)各分公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第四條 行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專(zhuān)職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負(fù)責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準(zhǔn)確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有參考利用價(jià)值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項(xiàng)目批文、合同

第九條 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門(mén)工作計(jì)劃及資金計(jì)劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價(jià)值的文件

第十三條 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門(mén)獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料

第十六條 其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管；各分公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類(lèi)造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

（1）歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內(nèi)文件材料按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)

（5）按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級(jí)別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí) 第二十四條 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第二十五條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第二十六條 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或集團(tuán)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)

第二十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)

第三十一條 有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第三十二條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天

第三十三條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放 第三十六條 行政專(zhuān)員即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

第三十六條 行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存或毀意見(jiàn) 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀

第三十九條 銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報(bào)批評(píng)

第四十一條 集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元～800元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任 第四十二條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查

第四十三條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任

第四十四條 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任

第四十五條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋

3、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)

第三篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱(chēng)的檔案，是指公司在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見(jiàn)附表1。

第三條 公司各部門(mén)及每位員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

第五條 公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門(mén)的利用。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司文書(shū)、科技和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)。

第七條 貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡(jiǎn)化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。

第八條 綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門(mén)設(shè)檔案專(zhuān)管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的部門(mén)或者個(gè)人，由公司給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對(duì)公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項(xiàng)目驗(yàn)收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開(kāi)箱和其他技術(shù)項(xiàng)目的驗(yàn)收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。國(guó)家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)和有關(guān)主管部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)驗(yàn)收。

第十三條 公司各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真做好本部門(mén)檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)。

第十四條 公司綜合部按或按項(xiàng)目對(duì)各部門(mén)管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、編號(hào)、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，編制各類(lèi)檔案的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。

第十六條 落實(shí)檔案庫(kù)房安全防護(hù)措施，做好檔案庫(kù)房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密，按國(guó)家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書(shū)檔案歸檔范圍

1.本單位召開(kāi)的各種重要會(huì)議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、講話，與議題有關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)、材料等。如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工作例會(huì)及各種重要專(zhuān)業(yè)會(huì)議的記錄和相關(guān)材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。

3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門(mén))召開(kāi)重要會(huì)議帶回的文件材料。

4．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱(chēng)、啟用印章、人事調(diào)配、獎(jiǎng)懲等文件及出國(guó)審查、批準(zhǔn)材料等。

5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書(shū)，外事活動(dòng)形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來(lái)信及相關(guān)的文件材料。

6．本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷(xiāo)毀報(bào)告和清冊(cè)。

7．其他重要的文件材料，如上級(jí)單位對(duì)本單位請(qǐng)示的批復(fù)，對(duì)本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問(wèn)題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會(huì)議紀(jì)要等。

8．文書(shū)檔案保管期限，參見(jiàn)附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號(hào))的規(guī)定執(zhí)行。

（一）鐵路運(yùn)輸檔案

鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車(chē)運(yùn)行圖、列車(chē)運(yùn)行時(shí)刻表，列車(chē)編組計(jì)劃、機(jī)車(chē)交路圖，車(chē)站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過(guò)能力查定、技術(shù)組織措施、行車(chē)辦法等。

（二）基本建設(shè)檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專(zhuān)用線)、站場(chǎng)，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號(hào)、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、預(yù)決算、各種原始計(jì)算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗(yàn)記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復(fù)測(cè)中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場(chǎng)平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車(chē)站表，新舊里程對(duì)照表及其他技術(shù)圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗(yàn)、水文資料，鋼梁鑒定計(jì)算書(shū)及圖紙。

（三）設(shè)備儀器檔案

在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測(cè)量化驗(yàn)等工作中購(gòu)置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲(chǔ)備的各種機(jī)車(chē)車(chē)輛、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說(shuō)明書(shū)，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書(shū)，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書(shū)，研制計(jì)劃、測(cè)試記錄、專(zhuān)題總結(jié)，審批、鑒定、評(píng)議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、專(zhuān)刊等。

（五）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案

鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見(jiàn)附表3、4)。

第二十一條 財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門(mén)在職能工作活動(dòng)中直接形成的各類(lèi)檔案，包括文書(shū)、科技、聲像等檔案入庫(kù)。

第二十三條 接收檔案時(shí)間:公司各部門(mén)將處理完畢的各類(lèi)文件經(jīng)綜合部審核后，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書(shū)檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后由工程部負(fù)責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對(duì)歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門(mén)各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤?/p>

工程項(xiàng)目檔案待竣工驗(yàn)收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門(mén)、單位移交。

第六章 檔案的分類(lèi)

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。各類(lèi)檔案編號(hào)由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫(kù)房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲(chóng)、防光等設(shè)施。

第二十八條 為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類(lèi)別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時(shí)采取措施，予以保護(hù)。

第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開(kāi)發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第三十一條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類(lèi)檔案的利用和服務(wù)。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門(mén)工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財(cái)務(wù)人員借閱財(cái)務(wù)檔案需征得財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說(shuō)明目的，并盡可能提供檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容，以便于及時(shí)調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過(guò)十五天，對(duì)到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門(mén)人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實(shí)施辦法》嚴(yán)肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級(jí)檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級(jí)管理規(guī)定為準(zhǔn)。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負(fù)責(zé)解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書(shū)檔案保管期限

3.聲像檔案種類(lèi)、分類(lèi)代號(hào)

4.照片檔案歸檔范圍、分類(lèi)及保管期限表

5.公司檔案總目錄

第四篇：公司檔案管理制度

篇一：企業(yè)檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門(mén)及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔范圍(一)(二)通用管理：證書(shū)、部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。

(三)合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì) 合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、qc部設(shè)備等。(五)(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量：化測(cè)類(lèi)、力質(zhì)類(lèi)、溫濕度類(lèi)、壓力類(lèi)、熱工類(lèi)、長(zhǎng)度類(lèi)、計(jì)時(shí)類(lèi)、流量類(lèi)等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)(九)供應(yīng)商檔案。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫(kù)單、銷(xiāo)毀記錄、盤(pán)存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等；

(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

(十四)驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、qc設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。(十五)行政類(lèi)文件：

? 行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；

? 各類(lèi)公文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)；

? 各類(lèi)證照、證書(shū)。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)等； ? 人事任命、勞動(dòng)糾紛等；

? 各類(lèi)固定資產(chǎn)資料。包括車(chē)輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件；

? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時(shí)間

(一)各類(lèi)證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨 時(shí)歸檔；(三)員工培訓(xùn)類(lèi)資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)；(四)計(jì)量類(lèi)資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(五)供應(yīng)商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六)(七)手續(xù)；

(八)驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(九)(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。

第六條 歸檔份數(shù)(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門(mén)應(yīng)復(fù)印留存自用。

第七條 歸檔要求(一)(二)(三)(四)由檔案室和各部門(mén)指派一名專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門(mén)主管或部門(mén)以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

第八條 歸檔手續(xù)

各類(lèi)文件歸檔時(shí)，歸檔部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《文件歸檔單》一式二

份，由歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門(mén)和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫(xiě)《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集

(一)由各部門(mén)指派專(zhuān)人，每周一對(duì)其本部門(mén)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn) 行分類(lèi)、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門(mén)對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。(三)收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不 全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理(一)(二)檔案采用按類(lèi)別分類(lèi)的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類(lèi)、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說(shuō)明如下： 7、8、9位代表流水號(hào)001～999。、6位為檔案柜號(hào)。

、4位為二級(jí)分類(lèi)的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類(lèi)的英文縮寫(xiě)。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類(lèi)梳理

歸檔的資料，由檔案員分類(lèi)、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。

第十二條 檔案專(zhuān)用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專(zhuān)用章，加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專(zhuān)用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號(hào)章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫(xiě)，檔案編號(hào)章置于檔案 室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用

(一)文件復(fù)印：由使用人填寫(xiě)《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。

(二)借出已加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件：由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，經(jīng) 部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫(xiě)《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。(四)借出原始文件：由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查；(五)外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可使用。(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第十七條 檔案歸還

(一)檔案使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類(lèi)檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在《檔

案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。(二)發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理制度實(shí)施細(xì)則

公司檔案管理制度管理細(xì)則

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。

二、檔案部門(mén)設(shè)置及其職責(zé)

（一）公司設(shè)立檔案部并配備專(zhuān)職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：

1、組織實(shí)施黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門(mén)制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。

2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。

3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門(mén)歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門(mén)的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：

1、行政部：

（1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；

（2）與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文；

（3）行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車(chē)及維修記錄等； 2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等；

2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。

3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷(xiāo)方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容

5、客服部：主要包括客戶考核評(píng)分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見(jiàn)調(diào)查記錄

6、設(shè)計(jì)部：主要包括效果圖、施工圖、報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表等。

7、工程部：主要為施工管理手冊(cè)所包含的內(nèi)容

8、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等

9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營(yíng)中的各種合同、司法文書(shū)，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷(xiāo)毀等內(nèi)容。

10、市場(chǎng)部：有關(guān)營(yíng)銷(xiāo)促銷(xiāo)活動(dòng)方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市 場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。

以上各部門(mén)歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門(mén)，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。

（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：

（三）檔案編號(hào)方法

1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門(mén)及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。

2、檔案大類(lèi)別均以部門(mén)前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設(shè)計(jì)部：sj 市場(chǎng)部：sc工程部：gc 財(cái)務(wù)部：cw 法務(wù)與檔案部：fd企劃部：qh 倉(cāng)管部：cg

3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門(mén)（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門(mén)）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫(xiě)為大類(lèi)別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類(lèi)編號(hào)為：nhkc-3-1-2。各部門(mén)涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細(xì)信息

4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門(mén)

篇三：公司檔案管理制度

××公司檔案管理制度

一、總則

（一）為規(guī)范××公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）檔案的管理，根據(jù)《××集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。

（二）本制度所稱(chēng)檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。

（三）公司成立檔案管理小組，各部門(mén)指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見(jiàn)附件1）。

二、管理職責(zé)

（一）公司檔案管理小組職責(zé)：

負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門(mén)的歸檔工作。

（二）公司檔案管理員職責(zé)

督促、組織檢查各部門(mén)的歸檔工作，驗(yàn)收各部門(mén)移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門(mén)移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。

（三）各部門(mén)檔案管理員的職責(zé)：

負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負(fù)責(zé)部門(mén)檔案移交前的檔案管理工作，認(rèn)真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門(mén)檔案，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；負(fù)責(zé)

向計(jì)財(cái)處貿(mào)管或公司檔案管理員移交部門(mén)應(yīng)移交檔案；參加檔案價(jià)值鑒定和銷(xiāo)毀工作；參與檔案管理小組組織的各項(xiàng)工作。

三、檔案歸檔范圍

公司檔案分為八大類(lèi)：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案等，具體如下：

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門(mén)在業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評(píng)審等文件。

（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)檔案類(lèi)別包括：專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。

（四）投資業(yè)務(wù)類(lèi)檔案，以項(xiàng)目為檔案類(lèi)別，歸檔資料包括：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書(shū)、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。

（五）人事類(lèi)檔案類(lèi)別包括：?jiǎn)T工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國(guó)報(bào)告等文件。

（六）財(cái)務(wù)類(lèi)檔案類(lèi)別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評(píng)估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。

（七）行政管理類(lèi)檔案類(lèi)別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車(chē)類(lèi)合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。

檔案歸檔時(shí)按卷宗形式歸檔。

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)，各部門(mén)應(yīng)按以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫(xiě)。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案類(lèi)檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔，各每個(gè)檔案細(xì)分類(lèi)別為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類(lèi)檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門(mén)的“部門(mén)檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見(jiàn)“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。

（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。

（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：

1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)--合同號(hào)。

其中“部門(mén)”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj?！啊睘楹贤a(chǎn)生，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生，則編號(hào)時(shí)直接以“部門(mén)-合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部2008年合同號(hào)為2008rmjs/n－3003項(xiàng)下檔案對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)為：nt-2008rmjs/n－3003。

2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門(mén)非合同類(lèi)檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)按檔案類(lèi)別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)--檔案類(lèi)別。

其中部門(mén)以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、實(shí)業(yè)投資部sy、計(jì)財(cái)處jc、綜合處zh。檔案類(lèi)別以拼音首字母代替。如2007年rd項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：nt-2007-rdxm。

3、投資業(yè)務(wù)類(lèi)按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)--項(xiàng)目名稱(chēng)。

項(xiàng)目名稱(chēng)以拼音首字母縮寫(xiě)代替。如實(shí)業(yè)投資部2007興光礦業(yè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：sy-2007-xgky。

4、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)--檔案類(lèi)別。其中檔案類(lèi)別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓(xùn)文件的檔號(hào)為：zh-2008-px。

（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對(duì)應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對(duì)應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。盒脊號(hào)為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按以數(shù)字1、2、3??順序分別表示。

五、檔案的移交及管理

（一）特殊檔案的管理

特殊檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。

（二）其他檔案的移交及管理

1、檔案移交前的管理

檔案在移交前，由各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理，各部門(mén)檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。

2、檔案移交中的管理

（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案的移交程序?yàn)椋?/p>

各部門(mén)終結(jié)合同時(shí)將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對(duì)照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號(hào)項(xiàng)下單據(jù)相符時(shí)，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對(duì)應(yīng)檔號(hào)的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。

第五篇：公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一條 管理部門(mén)

1.文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。5.有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后，文件送歸檔。

第三條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1.中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類(lèi)

1.檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為 若干小類(lèi)。2.檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后 另增第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。3.同一“小類(lèi)”(或細(xì)類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè) 檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。5.檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱(chēng)及編號(hào)

1.檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。3.檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)各級(jí)名 稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5.檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

第六條 檔號(hào)編定

1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。3.檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號(hào)。4.檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第七條 歸檔與檔案清理 1.歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。

第八條 保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及 股東會(huì)紀(jì) 錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè) 計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2.10年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核 定須保存10年的文書(shū)。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4.1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理

1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。

第十條 調(diào)卷程序

1.各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門(mén)主 管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條 調(diào)卷管理

1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng) 調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明 原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。