第一篇：秘書學 分析題

下列語句包含了不少秘書學知識，試作分析

1、秘書要學會“編故事”。

答案: 秘書人員既不能違背領導的意愿，又不能不考慮到具體工作的現(xiàn)實需求和長遠需求，有時候難免會出現(xiàn)不能說真話的情形。這種為了工作而撒謊的情況，實屬迫不得已而為之的無奈之舉，除此之外別無選擇，因此與個人道德品質(zhì)無關。

2、永遠比別人多一顆心。

答案: 秘書工作的輔助性特征，決定了秘書人員在為領導者提供服務的過程中，既要想領導之所想、急領導之所急，又要想領導所未想、急領導做未急，還要想領導所已想、急領導所已急；既要學會站在領導者的高度統(tǒng)籌兼顧、未雨綢繆，又要發(fā)揮第三只眼、第三只手的作用，拾遺補缺，為領導者做好補位工作。惟有如此，才可能真正幫助領導者專心致志地從事其本職工作。（或答：這句話的核心是強調(diào)秘書人員應該比一般工作人員多一顆“細心”，多一顆“耐心”）

3、秘書——決策者的守門人。

答案: 秘書應該幫助領導解決那些可能使領導分散時間和精力的瑣碎事務，以保證領導將主要時間和精力放在決策上。此外，當領導不在時，秘書還應當在領導授權的范圍內(nèi)做好各項工作，也就是做好“補位”的工作，使得領導不至于牽掛機關單位的方方面面。

4、（秘書人員應當）目中有人，眼中有事。

答案:要點：“目中有人”意思是秘書人員應當尊重所有人，而不應盲目驕傲、目中無人，更不能盛氣凌人、頤指氣使；“眼中有事”指秘書人員應當時時處處做有心人，善于發(fā)現(xiàn)那些不被人注意的問題，主動積極地將問題解決在萌芽階段。（第二點也可答作“既要想領導之所想、急領導之所急，又要想領導所未想、急領導所未急，還要想領導所已想、急領導所已急”）

5、秘書是水，領導是容器。

答案:容器的形狀，決定了水的形狀。這句話形象地反映了領導與秘書在工作中的地位：秘書在為領導服務的過程中，處于被動服從的位置。秘書的個性可以體現(xiàn)在生活中，而不應體現(xiàn)在工作中。

6、（秘書人員必須）“尊重政務與事務之區(qū)別”。答案:要點：秘書人員必須牢記自己的身份與地位，將處理好事務性工作視為輔助領導決策的重要渠道（也是常規(guī)渠道），不能隨意越權越位，干擾或代替領導的決策。不能認為秘書人員必須參加一切政策的輔助，也不能認為領導的所有決策都理所當然由秘書機構和秘書人員輔助。

7、秘書對待領導要尊重而不親昵。

答案: 秘書因為工作的緣故，與領導者接觸較多，如何處理好與領導者的關系顯得十分重要。作為直接下屬，秘書當然要時時處處尊重領導，以服務領導為己任；另一方面，秘書不能因為領導的信任、隨和而喪失應有的敬重，泯滅了上下級的界線，尤其是對于異性領導，更應保持適當?shù)木嚯x，做到自尊、自重、自愛

8、（秘書）“有發(fā)言權，無表決權”。

答案: 秘書往往接受領導者的指派，從事決策前的各類調(diào)研、咨詢工作，因此有必要在決策形成過程中充分發(fā)揮秘書的作用，以保證決策的科學化、民主化。秘書可以出席決策性會議，發(fā)表個人意見，提供給領導參考；但決不能因此超越職權范圍，干擾或代替領導決策，決策權只能由領導者掌握。

9、秘書不應該成為領導者的“拐杖”。

答案:有些領導者對于秘書過分信任，事無巨細，均交給秘書代勞。久而久之，秘書成為領導者片刻不可離身的“拐杖”。這種情形，一方面削弱了領導者的決策力、執(zhí)行力，另一方面容易使秘書養(yǎng)成以權謀私等等壞習慣。秘書成為領導者的“拐杖”，是一種不正?，F(xiàn)象，其結局只會是領導與秘書兩敗俱傷。

10、今日助理，昨日秘書。

答案: 這句話準確而形象地反映出助理與秘書的關系。二者都是領導者的助手，都為領導者的決策提供優(yōu)質(zhì)服務。但助理較多直接參與決策，秘書（特別是一般秘書）的主要工作內(nèi)容不是直接參與決策，而是提供輔助性服務。也就是說，二者輔助決策的渠道和作用均存在較大的區(qū)別。秘書人員在得到充分的鍛煉提高之后，有可能成長為更高層次的輔助者，即助理。

11、兩眼一睜，忙到熄燈。

答案: 秘書工作的事務性特征在這句話中得到了形象的描述。秘書工作非常具體、非常豐富，可以將其工作內(nèi)容和與特點概括為“細”、“繁”、“雜”、“忙”，因而秘書工作十分辛苦、十分忙碌。

12、某單位的一個職能部門代替單位擬寫了一個申請追加經(jīng)費的請示，送給負責人核稿時，負責人將“請示”改為“報告”。打字員打出后，原撰稿人在校對時將“報告”改回原來的“請示”；到負責人第二次核稿時，又將“請示”改為“報告”。請示與報告錯用、混用的現(xiàn)象十分普遍，結合本案例，試從秘書規(guī)范的角度分析產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因。

答案: 根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，“報告”適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問；“請示”適用于向上級機關請求指示、批準。本案例中，某單位申請追加經(jīng)費，應該使用“請示”這一文種?！秶倚姓C關公文處理辦法》作為我國現(xiàn)行秘書規(guī)范的重要組成部分，體現(xiàn)了國家對各級機關秘書活動中公文處理的基本要求，帶有強制性，不得違反，除了秘書人員必須嚴格遵守之外，與文書工作密切相關的各級領導者也應熟悉、掌握。本案例中的失誤主要應由“負責人”承擔責任。當然，原撰稿人沒有委婉地向“負責人”指出錯用文種的不良后果，而是采取私下更改的做法，對此也應予以批評教育。

13、某領導機關要求秘書部門在一周內(nèi)將工作意見擬好發(fā)文。Ａ秘書接受任務后，為了搶時間、爭速度，按領導意圖擬稿后，只交給本業(yè)務部門的負責人審核，就送到打字室進行繕印。因為未經(jīng)領導審閱，打印出來的一百多份“工作意見”全部作廢，耽誤了文件的準時下達，造成了不應有的浪費。Ａ秘書造成失誤的原因何在？這一案例對于秘書從業(yè)人員有何啟示？ 答案: Ａ秘書造成失誤的原因在于沒有遵守公文處理的有關規(guī)定。按照《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，文件在送交打印之前，必須經(jīng)過主管領導簽發(fā)，再由文秘部門進行復核，以確保發(fā)文質(zhì)量?！秶倚姓C關公文處理辦法》作為我國現(xiàn)行秘書規(guī)范的重要組成部分，體現(xiàn)了國家對各級機關秘書活動中公文處理的基本要求，帶有強制性，不得違反。

這一案例的啟示在于：秘書工作必須在遵守秘書規(guī)范的前提下展開，必須將工作熱情與遵守秘書規(guī)范緊密結合起來，以免出現(xiàn)事倍功半甚至事與愿違的結局。秘書人員必須牢記：僅有工作熱情是不夠的，還必須將秘書規(guī)范的學習、運用視為提高秘書基本素質(zhì)的重要內(nèi)容，予以足夠的重視。

14、閱讀下面這個案例，回答后面的三個問題。（本題20分）一天，某市工業(yè)局秘書科的張科長正在辦公室批閱文件，這時，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時正忙于局里的業(yè)務，不想見譚某，非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領導不在辦公室。你先回去，有什么事我可以代你轉(zhuǎn)告?！奔热贿@樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。約過了一個多小時，張科長起身去檔案室，來到走廊，想不到竟看見局長與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄，并聽到譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在啊！”局長毫不遲疑地回答。張科長頓感渾身一陣冰涼。原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內(nèi)來回走動，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，于是他急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長不地道，品質(zhì)太差，欺下瞞上，沒有資格當秘書科長。張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當領導的這樣做也是出于無奈，當秘書的應注意維護領導的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對人解釋此事，聽到議論，也一笑置之。

問題一：分析張科長的做法有哪些值得借鑒的地方？問題二：如果你是張秘書，在遭到譚某的詆毀后你會怎么做？問題三：作為領導，局長有沒有值得反省之處？

答案: 問題一：張科長的做法最值得肯定和借鑒的地方是忍辱負重，時時處處維護領導的形象，不計較個人的毀譽得失，體現(xiàn)出難能可貴的大局意識。（10分）

問題二：如果我是張秘書，在遭到譚某的詆毀后，我可能也會像他那樣做，畢竟清者自清、濁者自濁，應該相信領導、相信同事。反過來，在敏感時期為自己進行辯解，可能越描越黑，事與愿違。（5分）問題三：作為領導，局長在猛然見到譚某時的那種回答屬于本能的反應，無可厚非。但是，當張科長身陷不公正的非議之中，局長最好能夠采取一定的措施，對張科長有所支持和撫慰。比如，給張科長打一個電話，或者在合適的場合發(fā)言表態(tài)等等。（5分）

15、請為某公司總經(jīng)理辦公室的秘書劉安遠重新安排下列發(fā)文程序（直接寫序號即可）：1．劉安遠分發(fā)通知，并做好發(fā)文登記。2．劉安遠填寫一份文件簽發(fā)單。3．劉安遠將已簽署發(fā)文意見的通知交給辦公室文員李雯雯復核。4．辦公室主任杜崇道確認行文妥當、文稿無誤后，由總經(jīng)理王一山在文件簽發(fā)單上簽署同意發(fā)文的意見。5．劉安遠將撰擬的通知初稿送辦公室主任杜崇道審核。6．由辦公室文員李雯雯按照既定份數(shù)印制正式通知。7．打印出來的紙質(zhì)通知，交由辦公室行政秘書洪飛加蓋單位印章。8．劉安遠將簽有辦公室主任杜崇道審核意見和總經(jīng)理王一山簽署意見的文件簽發(fā)單、通知底稿一并存檔備查。9．劉安遠起草《關于“五一”放假安排的通知》。10．辦公室文員李雯雯通過單位的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，以電子郵件的方式將通知發(fā)至公司所屬各部門，同時將通知上傳到單位網(wǎng)站的通知欄上。還要將打印的一份紙質(zhì)通知張貼在公司辦公樓大廳告示板上。

答案:較為合理的發(fā)文程序是：9→5→2→4→3→6→7→1→10→8。

16、遼寧省青年友好參觀團在日本富士山縣活動時，中方團長接過日方官員送上的會議程序，只見上面寫著：“中方發(fā)言時間：10點17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原來的講稿從十幾頁刪削成五頁、三頁，最后刪到一頁。第二天，中方團長像別的發(fā)言者一樣，跑步上場。他的發(fā)言干凈利落，因為被臺下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事后，這位團長感慨地說：“這件事給我的啟示太大了?！?請問：日方官員如此安排外賓的發(fā)言時間，是否失禮？為什么？中方團長的“感慨”和“啟示”可能包含了哪些內(nèi)容？

答案: 日方如此安排外賓的發(fā)言時間并不算失禮。因為在安排會議程序時，必須充分考慮會議的整體時間結構，如果任由外賓或重要人物自由發(fā)言，必然會影響到整個會議的進程，無法實現(xiàn)會議的預期目的。日方官員在設置中方團長的發(fā)言時間時，只預留了一分鐘的時間，而且居然精確到了秒，這也可以看出日方對于會議程序的講究已經(jīng)形成一種習慣，成為一種約定俗成的做法。中方團長最初感到驚愕，恰好反映出雙方對于開會的認識差異。這既是一種實際做法的差異，更是觀念上的巨大反差。因為在講究時間、講究效率的競爭機制下，如果連開會都無法準時開始、準時結束，會議的效果以及會后的執(zhí)行情況又怎么可能實現(xiàn)高效率？一句話，只有開好會，才能辦好事。這一點，應該是中方團長事后為之感慨的重要原因。

17、某市人民政府向?qū)傧缕髽I(yè)發(fā)出一份文件，內(nèi)容是提高退休工人的生活補貼。當時，該市的大多數(shù)企業(yè)紛紛出現(xiàn)經(jīng)濟滑坡現(xiàn)象，資金短缺，開工不足，不少在崗工人的工資都很難按月發(fā)放。接到此文件后，幾乎所有的企業(yè)都反映無法執(zhí)行。但此事已經(jīng)媒體報道，退休工人于是不斷上訪，堅決要求落實政策。市政府考慮再三，最終還是草草收回文件，重新加以修改。根據(jù)此案例，分析一下調(diào)查研究在決策中的作用。

答案: 在此案例中，導致某市人民政府工作出現(xiàn)被動局面的直接原因就是沒有在決策前進行充分的調(diào)查研究，結果是顧此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。眾所周知，調(diào)研是決策的基礎和前提，沒有調(diào)研，決策就成為無源之水、無本之木，風險將大大提高。各級各類機關單位的決策者都應從這一案例吸取教訓，慎重對待決策，慎重對待決策前的調(diào)研工作，將調(diào)查研究工作做實做好，充分尊重群眾的知情權和參與權，為決策打下堅實的基礎。一言以蔽之，這一案例再次驗證了“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權”這句經(jīng)典名言。

第二篇：2012行政管理專科秘書學案例分析題（精選）

五、案例分析

（一）意外的電話

這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、李總，對不起！我們老總正在開會，不能接聽電話。

b、李總，實在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束?；仡^我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？

c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。

d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！

e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。

問題

對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。

本題的最佳選擇是C。

選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。

選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。

選D明顯不合適，因為公司有規(guī)定，領導人開會時一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復客戶呢？

選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。

選C是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如。

（四）某單位領導與剛來的客商正在會客廳里寒暄，秘書前來泡茶。他用手指從茶葉筒中拈了撮茶葉，放入茶杯內(nèi)，然后沖上水??這一切，領導和客商都看到了。領導狠狠地瞪了秘書一眼，但礙于客商在場而不便發(fā)作。客商則面帶不悅之色，把放在自己面前的茶杯推得遠遠的，同時說：“別污染了我的腸胃!”領導知道自己屬下做事欠妥，所以只得忍氣吞聲。

談判時，雙方討價還價。領導一時動怒，與客商發(fā)生爭執(zhí)。秘書覺得自己作為單位的一員，自然應該站在領導一方，于是與領導一起共同指責客商?？蜕谭餍涠?。

領導望著遠去的客商的背影，氣得臉紅脖子粗，沖著秘書嚷：“托你的福，好端端的一筆生意，讓你給毀了，唉!” 秘書丈二和尚摸不著頭腦，知道自己有什么失誤，他為自己辯解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，與我何干?”

問題：請問這位秘書在接待禮儀上有哪些失誤? 你認為應該怎么做？

【分析】兩點明顯錯誤：一是不講衛(wèi)生，用手抓茶葉；二是與領導一起共同指責客商。只要言之成理，均可得分。

(六)一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業(yè)務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！

董事長口述完上述復信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。

對于董事長的吩咐,秘書應該采取什么樣的態(tài)度呢？下面是四種不同的處理辦法：

Ａ.“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。

Ｂ.秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。

Ｃ.秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請您冷靜一點！想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧?！?/p>

Ｄ.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經(jīng)打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？”(材料來源：夏目通利《秘書常識趣談》)

請問,在以上A、B、C、D四種處理方法中，哪一種最妥當？哪一種最不妥當？為什么？(可先以本章有關秘書工作的性質(zhì)的原理加以分析，然后再以本書前后其他章節(jié)的有關內(nèi)容加以分析)

D的處理方法最妥當。C的處理方法最不妥當。

領導在生氣時做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領導冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。

如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領導指示,則有越權性質(zhì),如領導將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導火索而已。C在領導情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領導冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。

D的處理方法既執(zhí)行了領導的指示,也給領導留下了冷靜下來后仔細思考改變決定的余地,因為如果董事長確實是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則經(jīng)過半天的思考,他會自我反省,這時秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對領導決定的不同看法,實際上給了領導一個重新決策的機會;如果董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。

（七）8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研

討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小蘇處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？

【分析】(1)天津分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的,應制作簽收單,要求小李簽名,并注明時間

(2)把上司親啟信件先保存下來,并通知發(fā)信人信已收到,告訴對方何時可能得到答復

(3)20日回來就參加會議不妥當,不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動

(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復印一份,留待上司過目

(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系

當來訪客人走進某藥業(yè)集團有限公司經(jīng)理辦公室時，鮑秘書正在辦公桌前打印一份文件，他向客人點點頭，并伸手示意請客人先坐下。10分鐘后，他起身端茶水給客人，用電話聯(lián)系好客人要找的部門，在辦公桌前起身向客人道別，并目送其走出辦公室。為此事，鮑秘書受到了辦公室主任的批評。

問題討論：

為什么鮑秘書受到了辦公室主任的批評？

分析：辦公室主任之所以批評鮑秘書，是因為鮑秘書在此次接待工作中沒能做到親切迎客、熱忱待客、禮貌送客，特別是連“出迎三步，身送七步”這一迎送賓客的最基本的禮儀也沒有注意。作為鮑秘書在接待來客中應做到：

（1）起身迎客，問明來意。

（2）伸手示意客人請坐，并說明請稍候。

（3）盡快聯(lián)系好客人要去的部門并具體說明如何去該部門

（4）將客人送出門口，握手道別。

第三篇：秘書學

秘書學概論

試卷題型：簡答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學家班固之祖先）博學有俊材，??與劉向校秘書。” 讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞

官署名（機構名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院

注意：

不同的時期人們對秘書的認識、理解是不同的，秘書工作有一個不斷發(fā)展的過程，不同時期，不同國家，秘書在實踐中的形態(tài)也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施提供服務的人員。

----國家職業(yè)標準

“秘書應是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內(nèi)作出決定?！?---國際秘書聯(lián)合會

在我國，從工作實踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機關、企事業(yè)單位中屬于最基礎，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學秘書、黨務秘書、行政秘書秘書長、辦公室(廳)主任、秘書處長(科長)、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務對象分類：集體秘書、個人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國的三資企業(yè)、外國駐華機構、我國涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務的也包括在內(nèi)）

2、秘書的層次

我國，社會上常習慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。

如：秘書長、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長、科長；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：

董事會秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺接待、事務助理等

三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識結構；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；工作作風等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個人對外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠實、虛偽、認真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關系，長期固定做一件相同的事，無疑會使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認的職業(yè)標準。秘書職業(yè)性格：豁達、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實踐中形成的調(diào)整相互關系的行為規(guī)范的總和。

秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點和要求決定，同時受各國的社會制度，文化背景、價值觀念和風俗習慣等的影響。

忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務，掌握秘書工作各項技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領導，當好參謀，輔助而不干預、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預、分憂不分權）實際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風頭 甘居幕后（甘當無名英雄）

協(xié)助上司處理事務，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴守機密，提高警覺，嚴謹細致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊

秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結局，對此絕對不能掉以輕心。

五、秘書的知識結構

知識結構，是指個人為實現(xiàn)一定的目標，在對人類知識體系進行學習與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識系統(tǒng)。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構成的各個部分及其結合方式。

秘書人員的知識結構的總體應體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動態(tài)性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識結構的模式－ “通才型”（復合型）的秘書，其知識結構應由以下幾個部分構成。

基礎知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、邊緣相關學科知識 國家職業(yè)秘書培訓鑒定：“以企業(yè)需求為導向，以職業(yè)能力為核心”

基礎知識：文書基礎、計算機應用基礎、辦公設備的使用、速記基礎、企業(yè)管理基礎（企業(yè)管理常識、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當競爭法、勞動法、知識產(chǎn)權法、世貿(mào)組織相關知識）、會計、統(tǒng)計、金融、稅收常識。秘書業(yè)務知識：會務管理、事務管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學科課程門類設置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個人成功地完成某種活動所必需的主觀條件。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務能力，操作技能，表達能力，書面表達（寫作能力），口頭表達等

要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結合；說話藝術，機變、幽默。理解和領會的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調(diào)能力，應變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復練習獲得的運用某項專門技術的能力。現(xiàn)代辦公室設備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡、通訊技術，速記、打字等

注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化

3、秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑

學歷教育、短期專業(yè)培訓、崗前培訓與在職培訓、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓和促進就業(yè)服務。對用人單位挑選合格人才提供客觀標準

1997年，國家勞動和社會保障部委托國家職業(yè)技能鑒定專家委員會秘書專業(yè)委員會制定了《國家職業(yè)技能標準（秘書）》和《國家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動和社會保障部組織專家審定通過。

1998年6月，國家勞動和社會保障部在試點省市首次進行秘書職業(yè)資格考試。目前國外一些秘書授證考試開始進入我國。

六、秘書與領導的關系

1、什么是領導同秘書的和諧關系？

三個一致：政治思想、價值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級關系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關系

雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領導處理好關系

充分了解領導,并理解、尊重領導，注意維護領導的威信（正確的看待領導）、做好本職工作及領導交辦的工作，盡心協(xié)助領導、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領導人間有矛盾時，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領導人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚領導的矛盾。（以利于團結為目標，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領導有缺點、出錯時不要毫不留情地揪住不放，應盡可能多方面幫助他（她），應運用說話的技巧和適當?shù)姆椒ㄔ谶m當?shù)臅r機向其點明，或委婉規(guī)勸其改正

3、與領導意見相左時

（1）首先應考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應針對不同領導采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場合，選擇好時機，選擇好方法。

4、領導誤解你時

（1）主動溝通，積極接觸?！袄聿恢v不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動表白。（3）不要心存不滿，在背后批評領導。

5、自己做錯時（1）應想到紙包不住火，千萬不要掩飾。直接向領導承認你的過失，比別人向領導匯報你的過失好得多。（2）領導可能原諒秘書犯錯誤，并允許秘書改正錯誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認過失前，要分析犯錯原因，尋求補救的辦法。（4）誠心接受責備并道歉，切勿強辯或帶著情緒工作。

6、當領導人發(fā)火時

一般情況下，不要過分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領導鬧情緒。根據(jù)不同情境和不同原因，采取具體對策。

七、秘書與一般同事的關系

1、秘書與一般同事關系的特征

工作上的合作關系，平等的相對穩(wěn)固的業(yè)緣關系

2、秘書處理與一般同事關系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠地關心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個人恩怨。一視同仁，同等友好、維護上下級及同事間團結，正確對待“敲邊鼓”和“小報告”問題。

3、秘書其他業(yè)緣關系的特征：廣泛性、復雜性、靈活性

4、秘書處理其他業(yè)緣關系的原則與要求

廣結良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠地關心、贊美他人

八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會、辦事 “文書、事務、一般管理” 依據(jù)：權威機關的規(guī)定及組織機構的崗位職責規(guī)定；現(xiàn)實狀況

政府秘書長和辦公廳主任任務：協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長掌管機關內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長掌管保密工作、掌管機要工作、主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項)掌管機關事務工作(包括機關財務、生活管理、學習娛樂活動等事項)－《關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會議、會議紀要；（3）掌印：開具企業(yè)一切對外證明，加蓋公章（需授權）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負責所有文件的打字、復??；（6）制作總經(jīng)理會議邀請信，并擔當該會議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達總經(jīng)理的各項工作指令，及時檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時提出解決的意見。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計：為企業(yè)提供各項統(tǒng)計數(shù)字；（3）司機管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場分析、市場調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動，P0P廣告設計、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學化；規(guī)范、高效；

細心、創(chuàng)造性。小事不過日，大事不過周。

3、秘書工作內(nèi)容

政務性工作、業(yè)務性工作、事務性工作（政務性工作、日常事務性工作）

目前我國政府機關與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會務工作、辦公室管理和機關日常事務管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務費用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務、安排落實領導外出活動

包括：出差日程管理；與相關單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差費用報銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領導間、上下級間、部門間、單位間等關系的協(xié)調(diào)；項目、工作計劃的協(xié)調(diào)；公文、會議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點環(huán)節(jié)：文件保密、會議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報道保密、計算機保密等）其他（照顧上司、輔導新秘書、公關工作、談判工作、臨時交辦事項、突發(fā)事件處理等）-注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會的發(fā)展而變化的4、秘書工作的特點

（一）被動性與主動性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動性，秘書工作圍繞領導工作展開(為領導活動提供直接或間接的服務)，秘書工作要服從于領導工作(領導工作處于主導地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動性(遵命而作，受制于領導的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預測性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動性，被動中尋求主動，做到被動與主動的矛盾統(tǒng)一

注意：

秘書本身、領導、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動性的充分發(fā)揮的關系

關鍵:越位問題

人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權。主要包括決策越位、工作越位、答復問題越位、禮儀越位等，有領導和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務

3、隨便接待或回絕沒有預約的客人

4、詢問會議內(nèi)容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動與主動的矛盾統(tǒng)一－－被動中尋求主動

問題：如何做到被動與主動的統(tǒng)一？

常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應按慣例主動做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領導，了解領導工作需要的基礎上，能有效預測、主動提供一些超前服務。(想領導之所想，急領導之所急)強烈的責任心，主動工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動性的“度”，既不越權，也不失職)

（二）機要性與群眾性的統(tǒng)一

辯證地處理好兩者的關系，既保持警惕性，保守機密，又不能以強調(diào)機要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務性與思想性的統(tǒng)一

秘書部門既要參與政務，又要管理事務。前者具有很強的思想性與政策性，后者具有很強的事務性?！白烨凇⑹智?、腿勤、腦勤”

秘書工作的關鍵是進退有度,事務性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨特的見解。不能一味地被事務性工作牽著鼻子走，沒有獨立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務主義者。

強調(diào)秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務。

（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

“雜家”與“專家”的結合

（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領導機關的門面作用 思考題：

你認為除秘書個人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學管理有著密切聯(lián)系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現(xiàn)代科學的管理方法和手段，使秘書工作達到規(guī)范化、制度化和科學化?！叭保阂?guī)范化、制度化、科學化

規(guī)范化:指各項秘書工作都符合經(jīng)過長期實踐經(jīng)驗證明的切實可行的程序和標準，也就是標準化。制度化：指在各項秘書工作中，明文制定嚴格的辦事規(guī)程或行動準則，嚴格按規(guī)章制度辦事?？茖W化：指各項秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎，制度是保證，科學化是目標。

2、秘書工作管理的內(nèi)容

秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機構的設置，秘書的崗位職責設置，秘書工作任務分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓、獎懲等多方面。對秘書人員的管理 對秘書工作的管理

建立系統(tǒng)科學的秘書工作規(guī)范和制度?！皼]有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準則和行為標準。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實與執(zhí)行存在問題

完善秘書任用、考核、獎懲、培養(yǎng)等機制

問題1：選拔任用機制不完善，導致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領導滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標實現(xiàn)；易形成人身依附關系。

3、加強對秘書工作人員的領導和管理。

領導同志的秘書，行政上受各自領導同志和領導同志所在部門的辦公廳（室）領導。秘書工作人員考核和獎懲由領導同志所在部門的辦公廳（室）和同級組織部門負責?？己伺c獎懲、晉級等掛鉤

4、評估中心（assessment center)崗位責任制與崗位目標管理應與考核、獎懲結合，形成有效的競爭機制與激勵機制，才能收到應有效果。

問題3：在職教育、培養(yǎng)機制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓 秘書機構的設置應遵循必要、合理、精簡、應變的原則，以達精簡節(jié)約、提高工作效能的目的。問題：機構臃腫，層次繁多，關系不順，人浮于事。應減少層次，人事結合，避免分工過細，因人設崗。

我國政府的秘書工作是秘書長領導下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務、研究工作、機關事務工作的形式。

秘書業(yè)務部門

秘書長――辦公廳 政策研究部門

機關事務部門

以某直轄市委的秘書工作機構及其部門為例： 市委辦公廳（局級）：

秘書一處（文件處理、會議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動態(tài)，起草文件，編寫簡報）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機要處（機要工作與保密工作）、行政處（機關日常行政事務工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領導，１９８４年獨立建制，升格為與市委辦公廳平級的局級機構，直屬市委領導，組織如下： 市委研究室（局級）：秘書處（文件、會議、接待等工作）、經(jīng)濟處（研究城市經(jīng)濟政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關系）

采用先進的辦公技術與辦公方法，實現(xiàn)辦公自動化

十 秘書工作的起源與發(fā)展

1、我國古代秘書工作

古代官職的職責范圍、官僚機構設置與現(xiàn)代有所不同，把某個職位比為秘書職位，某個機構比為秘書機構，有時可能不完全準確。

同一官名，同一機構，朝代不同其職掌權限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權，歷代帝王往往不斷設立新的秘書機構，于是數(shù)千年封建社會中重復出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時期大權在握的官員，往往是前一時期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說中的黃帝時代 倉頡造字，任黃帝的史官?！稘h書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下?！?/p>

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《漢書.文帝本紀》（2）、奴隸社會時期的秘書工作

隨著國家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機構及官員配置、商末周初：秘書機構－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達文武百官的文書。誥：君王對臣下的命令。諭：君王對臣下的訓示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會時期的秘書工作

秘書人員、機構：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學士 長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學舉要》、《入幕須知》等

秘書機構主要有：

西漢成帝 “尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內(nèi)閣”（設中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務廳”、“尚寶司”

清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機處”（設方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會調(diào)查（了解民情）、信訪工作、會務工作（典禮活動組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰(zhàn)國：主官簽發(fā)制度

秦漢：對公文的名稱、用途，甚至用語都作了嚴格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請示類公文一文一事制度

唐：對公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動，可另寫小塊黃紙補貼。

保密制度：唐對中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘。”凡泄密者輕則杖責，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機要文書的官員不準私出訪問，也不準接見客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內(nèi)容要點、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅(qū)房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內(nèi)完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡要”、“直言簡易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務從簡要” 清：統(tǒng)一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字數(shù)，書寫規(guī)則 秘書的選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

唐：官吏銓選標準：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長和實際工作能力強 考核制度：德、行。德的標準是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標準有27條

明： 明朝規(guī)定，四品以上的官員，九年任滿時自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優(yōu)劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績?？荚噧?nèi)容有三項：文理粗曉、行移得當、書札不謬。晚清時期的秘書工作

政府秘書工作開始參照外國制度

1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設“承宣廳、制誥局”，負責秘書工作。陸軍部首先設置“承政司”，下設“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設“秘書員”近代技術在文書檔案中得到應用

適應洋務運動的發(fā)展，一些廠礦企業(yè)中也設有文書檔案機構。如：文案處

5、中華民國臨時政府時期

總統(tǒng)府下設秘書處，設秘書長一人（總攬各項文秘事務和日常工作），設秘書若干。各省都督府設秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進行了各種改革

《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書

6、北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作

為適應對外交往的需要，國務院設有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養(yǎng)官吏的學校里設置了公文課程?！豆某淌健罚ㄖ彪`法政專門學校編制）

7、國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作 政府、軍隊設立了一整套秘書機構，各級政府都設有專門的秘書工作機構 文官處 秘書處(總務、機要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機構，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機要科 文官長 秘書長 秘書 錄事 事務員 書記官 文書 1927－1945年進行了三次“文書改革”運動。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題

《國民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國民黨黨員；國內(nèi)外大學或?qū)ｉT學校以上畢業(yè)的學歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學識經(jīng)驗；由國民黨委員二人推薦或主管長官保準。

十一、中國共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國的秘書工作 民主革命時期中共領導下的秘書工作的特點 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機構和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結經(jīng)驗，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會上決定建立秘書制，大會選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會決定中央設秘書處，下設五科（文書、會計、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設秘書處或秘書科。

2、第二次國內(nèi)戰(zhàn)爭時期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機要科 長征中僅保留機要科和中央秘書長一職 建立文書工作規(guī)范

3、抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作

1937年，黨中央重設了秘書處，下設“機要、文書、材料、會計”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務和收發(fā)等人員，承擔各項秘書工作。

秘書處不僅負責文書工作，還包括會計、統(tǒng)計、人事及其他各種事務。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實踐》等文件，簽批電報制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強了會議組織工作，制定會場規(guī)則。

4、解放戰(zhàn)爭時期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機構的架構 1948年華北人民政府：

秘書長

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調(diào)查研究室等

確定了“秘書長領導辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機關事務工作”模式

進一步改進和完善文書工作。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實行“一事一報”制度，完善了電報的承辦和歸檔制度，建立報告制度。

5、新中國的秘書工作

建國初總結秘書工作經(jīng)驗，改革國民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應社會主義國家的秘書工作機構與制度。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時期的秘書工作

秘書機構和秘書工作受到嚴重沖擊、秘書隊伍素質(zhì)下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國的秘書工作呈現(xiàn)新的局面

1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國秘書長、辦公廳主任會議

1985年1月，黨中央召開第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會。提出秘書工作的“四轉(zhuǎn)變”，“三服務”。

“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃铡?“三個服務”：為本機關領導和上級機關服務；為本機關其他平級的職能部門服務；為下級機關和人民群眾服務。

四轉(zhuǎn)變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動化，秘書工作內(nèi)容發(fā)生一些轉(zhuǎn)變

秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)

第四篇：秘書學

一．秘書：能在授權范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調(diào)上司處理政務及日常事務，為決策及實施提供服務的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務水平進行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、?。ㄊ校┛h、基層；另一方面，在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機關，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標準來分類

（一）按照服務對象，經(jīng)濟來源：1.公務秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務秘書

一．秘書學的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學。

二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領導意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領導的工作運轉(zhuǎn)和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務性工作，是直接為領導決策（包括黨政機關的決策和企業(yè)的重大決策）服務的綜合性工作

2.業(yè)務性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作

3.事務性工作：是指一些專業(yè)性不強，主要依靠經(jīng)驗和責任心就能辦好的機關具體事務 三．秘書工作的特點

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領導工作展開；B.秘書人員只有發(fā)言權而無表決權，更無決定權；C.秘書人員在處理任何問題時，不能超越職權范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的 3.機要性：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 4.事務性：體現(xiàn)在對各種事務性工作的處理上

5.被動性：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；3.協(xié)調(diào)工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準確原則（辦文要準、辦事要穩(wěn)、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調(diào)查法（包括典型調(diào)查法，重點調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個案調(diào)查法）

A.典型調(diào)查法：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進行調(diào)查研究，借以認識事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時省力）

B.重點調(diào)查法：是指在全體調(diào)查對象中，選擇一部分重點單位進行調(diào)查，是一種補充性的調(diào)查法

C.抽樣調(diào)查法：從研究對象中抽取一部分單位進行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）

D.個案調(diào)查法：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區(qū)所進行的深入全面的調(diào)查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領導者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機參謀法：根據(jù)領導工作發(fā)展變化的情況隨機向領導者提出意見和建議。B.預測參謀法：對未來的發(fā)展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領導選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，供領導選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領會領導意圖的方法：從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖；從不同角度捕捉和領會領導意圖；從把握領導個性特點中領會領導意圖

2.請示的方法：請示的對象要準確；請示的內(nèi)容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權批準，要書面；一般事項，事務性工作，可以口頭請示）

3.報告的方法：報告的內(nèi)容要客觀真實；報告的內(nèi)容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調(diào)方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調(diào)方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用

8.工作進程調(diào)度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務控制；注重質(zhì)量控制

9.工作時間管理的方法：指定時間計劃；合理使用空余時間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機構

一.秘書機構的含義：秘書機構即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式

二．秘書機構的設置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則

三．秘書機構的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機構的具體組織形式 1.行政機關的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”

特點：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設秘書部門，在董事會機構中設置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業(yè)的董事會秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時性機構秘書：指舉辦大型活動或聯(lián)合召開大型會議時所設置的非常設性秘書機構

第三節(jié).秘書機構的運行機制

特點：1.內(nèi)在并行性：對復雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領導決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質(zhì) 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領導，主動服務；3.遵紀守法，嚴守機密；4.團結合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結構 第三節(jié).秘書的氣質(zhì)個性 一．秘書的心理素質(zhì)

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)

對氣質(zhì)具有星對穩(wěn)定性、可塑性，對氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負水準；創(chuàng)造良好的人際關系；及時調(diào)整不良心理；參加各種有益活動

第四章

秘書的日常事務工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設計，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設計

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務設施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設在緊靠服務對象的位置，公共服務部門一般設在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設備的合理擺設：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護 一．維護辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄

（二）接打電話時的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標志作用；權威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊內(nèi)、對外聯(lián)絡交往中所進行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。

⑵對等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務相當?shù)慕哟?，這是最常見的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務低的接待，常見于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費預算：接待經(jīng)費項目——工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關費用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會見、會談的接待

⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見

⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協(xié)議，但會談的目的則希望達成協(xié)議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。

⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請接待。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務

1.傳遞信息；2.公務接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領導交辦的臨時事項（臨時性的會議通知；任務調(diào)查；向有關單位和部門傳達上級領導的指示）；5.協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領導的活動情況

第六節(jié).辦公時間效率的管理 一.有效管理自己工作時間的方法

（一）科學

1.培養(yǎng)好習慣：⑴在工作時間里不做與工作無關的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務型工作和思考題工作 3.為工作制定計劃

4.學會為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領導確認

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會）

⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領導的確認

（二）上帝的調(diào)研工作安排

首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關背景，住宿、餐飲、時間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務安排

⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內(nèi)容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領導當天的交通安排 2.國際旅行

⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物

3.準備好自帶生活用品

第五章

秘書的調(diào)研與信息工作 第一節(jié).秘書的調(diào)查研究工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調(diào)查研究的方法

1.實地觀察法；2.個別訪談法，正式訪談或隨機訪談；3.座談調(diào)查法；4.問卷調(diào)查法；5.通信調(diào)查法；6.網(wǎng)絡調(diào)查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國際市場信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟貿(mào)易信息；5.國際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡渠道；3.會議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調(diào)查法；4.索購法；5.交換法

第五篇：秘書學

3.要與領導在工作上配合默契。

領導者的職責是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領導的工作計劃，掌握領導的工作方法。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當今社會，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領導角度思考和處理問題，是以服務領導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領導作決策。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態(tài)。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區(qū)別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構不同，咨詢機構尊重的是客觀事實，而不是領導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領導的決策意圖。

5．要與領導在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領導與文秘人員，在職務上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時間上有的注意用好八小時，業(yè)余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領導在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領導的經(jīng)歷、生活習慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領導的個性，實現(xiàn)與領導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領導就會被悶得張口結舌;一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領導，就會不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會對文秘人員產(chǎn)生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領導者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領導要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領導，所以秘書要在工作上與領導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領導愚忠，主要就是說為領導的工作鋪好道路，能夠領會不同領導特別是主要領導的意圖,貼緊領導的思路,想領導之所想,謀領導之所需。秘書貼近領導，是領導的助手，在日常的工作中會受到領導的修養(yǎng)、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領導之間的關系更進一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領導的關系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。