第一篇：秘書學(xué)

改錯(cuò)題

第3題(60)分

閱讀下面這個(gè)案例，回答后面的三個(gè)問(wèn)題。（本題20分）一天，某市工業(yè)局秘書科的張科長(zhǎng)正在辦公室批閱文件，這時(shí)，本單位一位以愛(ài)上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進(jìn)來(lái)，說(shuō)要找局長(zhǎng)。張科長(zhǎng)先熱情地招呼他坐下，然后敲開(kāi)了局長(zhǎng)辦公室的門，請(qǐng)示局長(zhǎng)如何處置。局長(zhǎng)此時(shí)正忙于局里的業(yè)務(wù)，不想見(jiàn)譚某，非常干脆地對(duì)張科長(zhǎng)說(shuō)了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長(zhǎng)回到自己的辦公室，對(duì)譚某說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室。你先回去，有什么事我可以代你轉(zhuǎn)告?！奔热贿@樣，譚某也無(wú)話可說(shuō)，悻悻地離開(kāi)了秘書科。約過(guò)了一個(gè)多小時(shí)，張科長(zhǎng)起身去檔案室，來(lái)到走廊，想不到竟看見(jiàn)局長(zhǎng)與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄，并聽(tīng)到譚某說(shuō)：“剛才張科長(zhǎng)說(shuō)你不在辦公室！”“哪里，我一直在??！”局長(zhǎng)毫不遲疑地回答。張科長(zhǎng)頓感渾身一陣冰涼。原來(lái)，譚某離開(kāi)秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內(nèi)來(lái)回走動(dòng)，剛巧碰上局長(zhǎng)上衛(wèi)生間，于是他急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長(zhǎng)不地道，品質(zhì)太差，欺下瞞上，沒(méi)有資格當(dāng)秘書科長(zhǎng)。張科長(zhǎng)有口難辯。剛開(kāi)始感到很委屈，后來(lái)一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的這樣做也是出于無(wú)奈，當(dāng)秘書的應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對(duì)人解釋此事，聽(tīng)到議論，也一笑置之。問(wèn)題一：分析張科長(zhǎng)的做法有哪些值得借鑒的地方？問(wèn)題二：如果你是張秘書，在遭到譚某的詆毀后你會(huì)怎么做？問(wèn)題三：作為領(lǐng)導(dǎo)，局長(zhǎng)有沒(méi)有值得反省之處？

答：

問(wèn)題一：張科長(zhǎng)的做法最值得肯定和借鑒的地方是忍辱負(fù)重，時(shí)時(shí)處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，不計(jì)較個(gè)人的毀譽(yù)得失，體現(xiàn)出難能可貴的大局意識(shí)。

問(wèn)題二：如果我是張秘書，在遭到譚某的詆毀后，我可能也會(huì)像他那樣做，畢竟清者自清、濁者自濁，應(yīng)該相信領(lǐng)導(dǎo)、相信同事。反過(guò)來(lái)，在敏感時(shí)期為自己進(jìn)行辯解，可能越描越黑，事與愿違。

問(wèn)題三：作為領(lǐng)導(dǎo)，局長(zhǎng)在猛然見(jiàn)到譚某時(shí)的那種回答屬于本能的反應(yīng)，無(wú)可厚非。但是，當(dāng)張科長(zhǎng)身陷不公正的非議之中，局長(zhǎng)最好能夠采取一定的措施，對(duì)張科長(zhǎng)有所支持和撫慰。比如，給張科長(zhǎng)打一個(gè)電話，或者在合適的場(chǎng)合發(fā)言表態(tài)等等。

第二篇：秘書學(xué)

秘書學(xué)概論

試卷題型：簡(jiǎn)答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學(xué)家班固之祖先）博學(xué)有俊材，??與劉向校秘書?！?讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞

官署名（機(jī)構(gòu)名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院

注意：

不同的時(shí)期人們對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)、理解是不同的，秘書工作有一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，不同時(shí)期，不同國(guó)家，秘書在實(shí)踐中的形態(tài)也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。

----國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒(méi)有上級(jí)過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！?---國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)

在我國(guó)，從工作實(shí)踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。問(wèn)題：什么是秘書？文秘、秘書長(zhǎng)、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學(xué)秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書秘書長(zhǎng)、辦公室(廳)主任、秘書處長(zhǎng)(科長(zhǎng))、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務(wù)對(duì)象分類：集體秘書、個(gè)人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機(jī)要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊(duì)秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國(guó)的三資企業(yè)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、我國(guó)涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）

2、秘書的層次

我國(guó)，社會(huì)上常習(xí)慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。

如：秘書長(zhǎng)、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長(zhǎng)、科長(zhǎng)；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：

董事會(huì)秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺(tái)接待、事務(wù)助理等

三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開(kāi)展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識(shí)結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；工作作風(fēng)等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當(dāng)?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個(gè)人對(duì)外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來(lái)的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個(gè)人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠(chéng)實(shí)、虛偽、認(rèn)真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開(kāi)朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長(zhǎng)期固定做一件相同的事，無(wú)疑會(huì)使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書職業(yè)性格：豁達(dá)、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無(wú)法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書工作的人們，在長(zhǎng)期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。

秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點(diǎn)和要求決定，同時(shí)受各國(guó)的社會(huì)制度，文化背景、價(jià)值觀念和風(fēng)俗習(xí)慣等的影響。

忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀，輔助而不干預(yù)、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預(yù)、分憂不分權(quán)）實(shí)際問(wèn)題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風(fēng)頭 甘居幕后（甘當(dāng)無(wú)名英雄）

協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無(wú)暇，將舉足輕重的事做得無(wú)懈可擊！我們無(wú)法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時(shí)也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺(jué)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷，無(wú)微不至和無(wú)懈可擊

秘書職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問(wèn)題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來(lái)無(wú)法想象的可怕結(jié)局，對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。

五、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指?jìng)€(gè)人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對(duì)人類知識(shí)體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識(shí)系統(tǒng)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。

秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動(dòng)態(tài)性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式－ “通才型”（復(fù)合型）的秘書，其知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成。

基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí) 國(guó)家職業(yè)秘書培訓(xùn)鑒定：“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”

基礎(chǔ)知識(shí)：文書基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識(shí)、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識(shí)）、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、稅收常識(shí)。秘書業(yè)務(wù)知識(shí)：會(huì)務(wù)管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理等，英語(yǔ)（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個(gè)人成功地完成某種活動(dòng)所必需的主觀條件。三個(gè)層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書面表達(dá)（寫作能力），口頭表達(dá)等

要求：清楚、簡(jiǎn)潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說(shuō)話藝術(shù)，機(jī)變、幽默。理解和領(lǐng)會(huì)的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調(diào)能力，應(yīng)變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過(guò)反復(fù)練習(xí)獲得的運(yùn)用某項(xiàng)專門技術(shù)的能力?，F(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等

注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化

3、秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑

學(xué)歷教育、短期專業(yè)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開(kāi)展有助于規(guī)范秘書培訓(xùn)和促進(jìn)就業(yè)服務(wù)。對(duì)用人單位挑選合格人才提供客觀標(biāo)準(zhǔn)

1997年，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部委托國(guó)家職業(yè)技能鑒定專家委員會(huì)秘書專業(yè)委員會(huì)制定了《國(guó)家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（秘書）》和《國(guó)家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動(dòng)和社會(huì)保障部組織專家審定通過(guò)。

1998年6月，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在試點(diǎn)省市首次進(jìn)行秘書職業(yè)資格考試。目前國(guó)外一些秘書授證考試開(kāi)始進(jìn)入我國(guó)。

六、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

1、什么是領(lǐng)導(dǎo)同秘書的和諧關(guān)系？

三個(gè)一致：政治思想、價(jià)值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛(ài)好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級(jí)關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系

雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰(shuí)－－任何時(shí)候不要替上司做決定、過(guò)分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系

充分了解領(lǐng)導(dǎo),并理解、尊重領(lǐng)導(dǎo)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信（正確的看待領(lǐng)導(dǎo)）、做好本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人間有矛盾時(shí)，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚(yáng)領(lǐng)導(dǎo)的矛盾。（以利于團(tuán)結(jié)為目標(biāo)，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來(lái)妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有缺點(diǎn)、出錯(cuò)時(shí)不要毫不留情地揪住不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他（她），應(yīng)運(yùn)用說(shuō)話的技巧和適當(dāng)?shù)姆椒ㄔ谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向其點(diǎn)明，或委婉規(guī)勸其改正

3、與領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)相左時(shí)

（1）首先應(yīng)考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應(yīng)針對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場(chǎng)合，選擇好時(shí)機(jī)，選擇好方法。

4、領(lǐng)導(dǎo)誤解你時(shí)

（1）主動(dòng)溝通，積極接觸。“理不講不清，話不說(shuō)不明”（2）佯作不知，用行動(dòng)表白。（3）不要心存不滿，在背后批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)。

5、自己做錯(cuò)時(shí)（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬(wàn)不要掩飾。直接向領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)你的過(guò)失，比別人向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)你的過(guò)失好得多。（2）領(lǐng)導(dǎo)可能原諒秘書犯錯(cuò)誤，并允許秘書改正錯(cuò)誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認(rèn)過(guò)失前，要分析犯錯(cuò)原因，尋求補(bǔ)救的辦法。（4）誠(chéng)心接受責(zé)備并道歉，切勿強(qiáng)辯或帶著情緒工作。

6、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)火時(shí)

一般情況下，不要過(guò)分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領(lǐng)導(dǎo)鬧情緒。根據(jù)不同情境和不同原因，采取具體對(duì)策。

七、秘書與一般同事的關(guān)系

1、秘書與一般同事關(guān)系的特征

工作上的合作關(guān)系，平等的相對(duì)穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系

2、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠(chéng)地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時(shí)的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨。一視同仁，同等友好、維護(hù)上下級(jí)及同事間團(tuán)結(jié)，正確對(duì)待“敲邊鼓”和“小報(bào)告”問(wèn)題。

3、秘書其他業(yè)緣關(guān)系的特征：廣泛性、復(fù)雜性、靈活性

4、秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求

廣結(jié)良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠(chéng)地關(guān)心、贊美他人

八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會(huì)、辦事 “文書、事務(wù)、一般管理” 依據(jù)：權(quán)威機(jī)關(guān)的規(guī)定及組織機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)規(guī)定；現(xiàn)實(shí)狀況

政府秘書長(zhǎng)和辦公廳主任任務(wù)：協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作、掌管機(jī)要工作、主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng))掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作(包括機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、生活管理、學(xué)習(xí)娛樂(lè)活動(dòng)等事項(xiàng))－《關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開(kāi)會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要；（3）掌?。洪_(kāi)具企業(yè)一切對(duì)外證明，加蓋公章（需授權(quán)）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負(fù)責(zé)所有文件的打字、復(fù)印；（6）制作總經(jīng)理會(huì)議邀請(qǐng)信，并擔(dān)當(dāng)該會(huì)議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來(lái)賓的接待工作；（8）傳達(dá)總經(jīng)理的各項(xiàng)工作指令，及時(shí)檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時(shí)提出解決的意見(jiàn)。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計(jì)：為企業(yè)提供各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字；（3）司機(jī)管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場(chǎng)分析、市場(chǎng)調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動(dòng)，P0P廣告設(shè)計(jì)、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學(xué)化；規(guī)范、高效；

細(xì)心、創(chuàng)造性。小事不過(guò)日，大事不過(guò)周。

3、秘書工作內(nèi)容

政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）

目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項(xiàng)：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購(gòu)、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會(huì)議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費(fèi)用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來(lái)信、來(lái)電，接待人民群眾來(lái)訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)

包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差費(fèi)用報(bào)銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導(dǎo)間、上下級(jí)間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目、工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)；公文、會(huì)議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點(diǎn)環(huán)節(jié)：文件保密、會(huì)議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密等）其他（照顧上司、輔導(dǎo)新秘書、公關(guān)工作、談判工作、臨時(shí)交辦事項(xiàng)、突發(fā)事件處理等）-注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會(huì)的發(fā)展而變化的4、秘書工作的特點(diǎn)

（一）被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動(dòng)性，秘書工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)(為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接的服務(wù))，秘書工作要服從于領(lǐng)導(dǎo)工作(領(lǐng)導(dǎo)工作處于主導(dǎo)地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動(dòng)性(遵命而作，受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預(yù)測(cè)性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動(dòng)性，被動(dòng)中尋求主動(dòng)，做到被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一

注意：

秘書本身、領(lǐng)導(dǎo)、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動(dòng)性的充分發(fā)揮的關(guān)系

關(guān)鍵:越位問(wèn)題

人們把說(shuō)話辦事、處理問(wèn)題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。主要包括決策越位、工作越位、答復(fù)問(wèn)題越位、禮儀越位等，有領(lǐng)導(dǎo)和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責(zé)范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權(quán)，在各部門送上來(lái)的報(bào)告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)

3、隨便接待或回絕沒(méi)有預(yù)約的客人

4、詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一－－被動(dòng)中尋求主動(dòng)

問(wèn)題：如何做到被動(dòng)與主動(dòng)的統(tǒng)一？

常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動(dòng)做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預(yù)測(cè)、主動(dòng)提供一些超前服務(wù)。(想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急)強(qiáng)烈的責(zé)任心，主動(dòng)工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有效拾遺補(bǔ)缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動(dòng)性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)

（二）機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一

辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機(jī)密，又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一

秘書部門既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。前者具有很強(qiáng)的思想性與政策性，后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性。“嘴勤、手勤、腿勤、腦勤”

秘書工作的關(guān)鍵是進(jìn)退有度,事務(wù)性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨(dú)特的見(jiàn)解。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒(méi)有獨(dú)立的見(jiàn)解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。

強(qiáng)調(diào)秘書工作的思想性，并不是說(shuō)秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù)。

（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

“雜家”與“專家”的結(jié)合

（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面作用 思考題：

你認(rèn)為除秘書個(gè)人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會(huì)影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對(duì)秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學(xué)管理有著密切聯(lián)系。沒(méi)有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會(huì)受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段，使秘書工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化?！叭保阂?guī)范化、制度化、科學(xué)化

規(guī)范化:指各項(xiàng)秘書工作都符合經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明的切實(shí)可行的程序和標(biāo)準(zhǔn)，也就是標(biāo)準(zhǔn)化。制度化：指在各項(xiàng)秘書工作中，明文制定嚴(yán)格的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事?？茖W(xué)化：指各項(xiàng)秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進(jìn)行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學(xué)化是目標(biāo)。

2、秘書工作管理的內(nèi)容

秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機(jī)構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責(zé)設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等多方面。對(duì)秘書人員的管理 對(duì)秘書工作的管理

建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書工作規(guī)范和制度?！皼](méi)有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準(zhǔn)則和行為標(biāo)準(zhǔn)。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問(wèn)題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問(wèn)題。（2）、制度的落實(shí)與執(zhí)行存在問(wèn)題

完善秘書任用、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)等機(jī)制

問(wèn)題1：選拔任用機(jī)制不完善，導(dǎo)致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導(dǎo)滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。

3、加強(qiáng)對(duì)秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作人員考核和獎(jiǎng)懲由領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）和同級(jí)組織部門負(fù)責(zé)?？己伺c獎(jiǎng)懲、晉級(jí)等掛鉤

4、評(píng)估中心（assessment center)崗位責(zé)任制與崗位目標(biāo)管理應(yīng)與考核、獎(jiǎng)懲結(jié)合，形成有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，才能收到應(yīng)有效果。

問(wèn)題3：在職教育、培養(yǎng)機(jī)制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓(xùn) 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡(jiǎn)、應(yīng)變的原則，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約、提高工作效能的目的。問(wèn)題：機(jī)構(gòu)臃腫，層次繁多，關(guān)系不順，人浮于事。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過(guò)細(xì)，因人設(shè)崗。

我國(guó)政府的秘書工作是秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作的形式。

秘書業(yè)務(wù)部門

秘書長(zhǎng)――辦公廳 政策研究部門

機(jī)關(guān)事務(wù)部門

以某直轄市委的秘書工作機(jī)構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級(jí)）：

秘書一處（文件處理、會(huì)議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動(dòng)態(tài)，起草文件，編寫簡(jiǎn)報(bào)）、信訪處（人民來(lái)信、來(lái)訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作）、行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，１９８４年獨(dú)立建制，升格為與市委辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)，組織如下： 市委研究室（局級(jí)）：秘書處（文件、會(huì)議、接待等工作）、經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）

采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

十 秘書工作的起源與發(fā)展

1、我國(guó)古代秘書工作

古代官職的職責(zé)范圍、官僚機(jī)構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個(gè)職位比為秘書職位，某個(gè)機(jī)構(gòu)比為秘書機(jī)構(gòu)，有時(shí)可能不完全準(zhǔn)確。

同一官名，同一機(jī)構(gòu)，朝代不同其職掌權(quán)限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權(quán)，歷代帝王往往不斷設(shè)立新的秘書機(jī)構(gòu)，于是數(shù)千年封建社會(huì)中重復(fù)出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時(shí)期大權(quán)在握的官員，往往是前一時(shí)期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時(shí)期，又逐漸被新起來(lái)的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實(shí)不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說(shuō)中的黃帝時(shí)代 倉(cāng)頡造字，任黃帝的史官?！稘h書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽(tīng)下言納于上，受上言宣于下?！?/p>

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進(jìn)善之旌，誹謗之木，所以通治道而來(lái)諫者” －－《漢書.文帝本紀(jì)》（2）、奴隸社會(huì)時(shí)期的秘書工作

隨著國(guó)家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機(jī)構(gòu)及官員配置、商末周初：秘書機(jī)構(gòu)－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務(wù)的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達(dá)文武百官的文書。誥：君王對(duì)臣下的命令。諭：君王對(duì)臣下的訓(xùn)示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時(shí)期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會(huì)時(shí)期的秘書工作

秘書人員、機(jī)構(gòu)：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊(duì)伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學(xué)士 長(zhǎng)史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學(xué)產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學(xué)舉要》、《入幕須知》等

秘書機(jī)構(gòu)主要有：

西漢成帝 “尚書臺(tái)”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學(xué)士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”、“尚寶司”

清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機(jī)處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會(huì)調(diào)查（了解民情）、信訪工作、會(huì)務(wù)工作（典禮活動(dòng)組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請(qǐng)示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰(zhàn)國(guó)：主官簽發(fā)制度

秦漢：對(duì)公文的名稱、用途，甚至用語(yǔ)都作了嚴(yán)格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請(qǐng)示類公文一文一事制度

唐：對(duì)公文的用紙、撰制用語(yǔ)、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細(xì)則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動(dòng)，可另寫小塊黃紙補(bǔ)貼。

保密制度：唐對(duì)中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘。”凡泄密者輕則杖責(zé)，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機(jī)要文書的官員不準(zhǔn)私出訪問(wèn)，也不準(zhǔn)接見(jiàn)客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內(nèi)容要點(diǎn)、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅(qū)房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見(jiàn)，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內(nèi)完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡(jiǎn)要”、“直言簡(jiǎn)易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務(wù)從簡(jiǎn)要” 清：統(tǒng)一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字?jǐn)?shù)，書寫規(guī)則 秘書的選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴(yán)格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

唐：官吏銓選標(biāo)準(zhǔn)：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長(zhǎng)和實(shí)際工作能力強(qiáng) 考核制度：德、行。德的標(biāo)準(zhǔn)是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標(biāo)準(zhǔn)有27條

明： 明朝規(guī)定，四品以上的官員，九年任滿時(shí)自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優(yōu)劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績(jī)?？荚噧?nèi)容有三項(xiàng)：文理粗曉、行移得當(dāng)、書札不謬。晚清時(shí)期的秘書工作

政府秘書工作開(kāi)始參照外國(guó)制度

1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負(fù)責(zé)秘書工作。陸軍部首先設(shè)置“承政司”，下設(shè)“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設(shè)“秘書員”近代技術(shù)在文書檔案中得到應(yīng)用

適應(yīng)洋務(wù)運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，一些廠礦企業(yè)中也設(shè)有文書檔案機(jī)構(gòu)。如：文案處

5、中華民國(guó)臨時(shí)政府時(shí)期

總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長(zhǎng)一人（總攬各項(xiàng)文秘事務(wù)和日常工作），設(shè)秘書若干。各省都督府設(shè)秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進(jìn)行了各種改革

《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書

6、北洋軍閥統(tǒng)治時(shí)期的秘書工作

為適應(yīng)對(duì)外交往的需要，國(guó)務(wù)院設(shè)有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養(yǎng)官吏的學(xué)校里設(shè)置了公文課程?！豆某淌健罚ㄖ彪`法政專門學(xué)校編制）

7、國(guó)民黨統(tǒng)治時(shí)期的秘書工作 政府、軍隊(duì)設(shè)立了一整套秘書機(jī)構(gòu)，各級(jí)政府都設(shè)有專門的秘書工作機(jī)構(gòu) 文官處 秘書處(總務(wù)、機(jī)要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機(jī)構(gòu)，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機(jī)要科 文官長(zhǎng) 秘書長(zhǎng) 秘書 錄事 事務(wù)員 書記官 文書 1927－1945年進(jìn)行了三次“文書改革”運(yùn)動(dòng)?！肮母牧挤ā?“文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問(wèn)題

《國(guó)民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國(guó)民黨黨員；國(guó)內(nèi)外大學(xué)或?qū)ｉT學(xué)校以上畢業(yè)的學(xué)歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學(xué)識(shí)經(jīng)驗(yàn)；由國(guó)民黨委員二人推薦或主管長(zhǎng)官保準(zhǔn)。

十一、中國(guó)共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國(guó)的秘書工作 民主革命時(shí)期中共領(lǐng)導(dǎo)下的秘書工作的特點(diǎn) 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會(huì)上決定建立秘書制，大會(huì)選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會(huì)決定中央設(shè)秘書處，下設(shè)五科（文書、會(huì)計(jì)、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設(shè)秘書處或秘書科。

2、第二次國(guó)內(nèi)戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務(wù)處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機(jī)要科 長(zhǎng)征中僅保留機(jī)要科和中央秘書長(zhǎng)一職 建立文書工作規(guī)范

3、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

1937年，黨中央重設(shè)了秘書處，下設(shè)“機(jī)要、文書、材料、會(huì)計(jì)”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設(shè)秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務(wù)和收發(fā)等人員，承擔(dān)各項(xiàng)秘書工作。

秘書處不僅負(fù)責(zé)文書工作，還包括會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、人事及其他各種事務(wù)。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實(shí)踐》等文件，簽批電報(bào)制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強(qiáng)了會(huì)議組織工作，制定會(huì)場(chǎng)規(guī)則。

4、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機(jī)構(gòu)的架構(gòu) 1948年華北人民政府：

秘書長(zhǎng)

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調(diào)查研究室等

確定了“秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作”模式

進(jìn)一步改進(jìn)和完善文書工作。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實(shí)行“一事一報(bào)”制度，完善了電報(bào)的承辦和歸檔制度，建立報(bào)告制度。

5、新中國(guó)的秘書工作

建國(guó)初總結(jié)秘書工作經(jīng)驗(yàn)，改革國(guó)民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應(yīng)社會(huì)主義國(guó)家的秘書工作機(jī)構(gòu)與制度。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時(shí)期的秘書工作

秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作受到嚴(yán)重沖擊、秘書隊(duì)伍素質(zhì)下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開(kāi)放后，我國(guó)的秘書工作呈現(xiàn)新的局面

1981年開(kāi)始，十多年間黨中央召開(kāi)多次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任會(huì)議

1985年1月，黨中央召開(kāi)第三次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)。提出秘書工作的“四轉(zhuǎn)變”，“三服務(wù)”。

“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)” “三個(gè)服務(wù)”：為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)；為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù)；為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。

四轉(zhuǎn)變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，秘書工作內(nèi)容發(fā)生一些轉(zhuǎn)變

秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)

第三篇：秘書學(xué)

一．秘書：能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調(diào)上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行的

（一）從層次來(lái)說(shuō)，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機(jī)關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機(jī)關(guān)，一般劃分為科長(zhǎng)，辦公廳主任，秘書處處長(zhǎng)，科長(zhǎng)，股長(zhǎng)，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分類

（一）按照服務(wù)對(duì)象，經(jīng)濟(jì)來(lái)源：1.公務(wù)秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務(wù)的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機(jī)要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書

一．秘書學(xué)的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)。

二．秘書活動(dòng)的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動(dòng)的主體；秘書工作是秘書活動(dòng)的客體要素；秘書方法是秘書活動(dòng)的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動(dòng)的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務(wù)性工作，是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機(jī)關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作

2.業(yè)務(wù)性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作

3.事務(wù)性工作：是指一些專業(yè)性不強(qiáng)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點(diǎn)

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)；B.秘書人員只有發(fā)言權(quán)而無(wú)表決權(quán)，更無(wú)決定權(quán)；C.秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，不能超越職權(quán)范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的 3.機(jī)要性：秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性 4.事務(wù)性：體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上

5.被動(dòng)性：秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實(shí)做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；3.協(xié)調(diào)工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準(zhǔn)確原則（辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況屬實(shí)、主意要慎）；迅速原則；實(shí)事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調(diào)查法（包括典型調(diào)查法，重點(diǎn)調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個(gè)案調(diào)查法）

A.典型調(diào)查法：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進(jìn)行調(diào)查研究，借以認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時(shí)省力）

B.重點(diǎn)調(diào)查法：是指在全體調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)查，是一種補(bǔ)充性的調(diào)查法

C.抽樣調(diào)查法：從研究對(duì)象中抽取一部分單位進(jìn)行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）

D.個(gè)案調(diào)查法：是對(duì)一個(gè)人，一個(gè)群體，一件事，一個(gè)社會(huì)集體或一個(gè)社區(qū)所進(jìn)行的深入全面的調(diào)查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問(wèn)題。包括隨機(jī)參謀法、預(yù)測(cè)參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機(jī)參謀法：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作發(fā)展變化的情況隨機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)者提出意見(jiàn)和建議。B.預(yù)測(cè)參謀法：對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)，提出有遠(yuǎn)見(jiàn)、有對(duì)策的意見(jiàn)和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

2.請(qǐng)示的方法：請(qǐng)示的對(duì)象要準(zhǔn)確；請(qǐng)示的內(nèi)容要單一；請(qǐng)示時(shí)機(jī)要恰當(dāng)；請(qǐng)示的形式要靈活（重大事項(xiàng)，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書面；一般事項(xiàng)，事務(wù)性工作，可以口頭請(qǐng)示）

3.報(bào)告的方法：報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)；報(bào)告的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要；報(bào)告要區(qū)分對(duì)象；報(bào)告要選擇適宜的時(shí)機(jī)；報(bào)告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務(wù)活動(dòng)擋駕；來(lái)訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調(diào)方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因?yàn)榉窃瓌t問(wèn)題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個(gè)部門，就要采取會(huì)商協(xié)調(diào)方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時(shí)效性較強(qiáng)的要及時(shí)催辦、時(shí)效性長(zhǎng)的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢(shì)溝通：身勢(shì)溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點(diǎn)，能強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用

8.工作進(jìn)程調(diào)度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項(xiàng)列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項(xiàng)列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計(jì)劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制

9.工作時(shí)間管理的方法：指定時(shí)間計(jì)劃；合理使用空余時(shí)間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機(jī)構(gòu)

一.秘書機(jī)構(gòu)的含義：秘書機(jī)構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個(gè)體活動(dòng)的組織形式

二．秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡(jiǎn)原則；高效原則

三．秘書機(jī)構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的具體組織形式 1.行政機(jī)關(guān)的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國(guó)有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”

特點(diǎn)：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長(zhǎng)辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書，是公司的高級(jí)管理人員。股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時(shí)性機(jī)構(gòu)秘書：指舉辦大型活動(dòng)或聯(lián)合召開(kāi)大型會(huì)議時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書機(jī)構(gòu)

第三節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制

特點(diǎn)：1.內(nèi)在并行性：對(duì)復(fù)雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領(lǐng)導(dǎo)”和“秘書”兩個(gè)功能模塊，從而實(shí)施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質(zhì) 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過(guò)自我教育、自我修煉、活動(dòng)形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛(ài)崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)；3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；4.團(tuán)結(jié)合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結(jié)構(gòu) 第三節(jié).秘書的氣質(zhì)個(gè)性 一．秘書的心理素質(zhì)

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其短。堅(jiān)毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達(dá)開(kāi)朗、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛(ài)合作

2.秘書的意志：自覺(jué)性；果斷性；自制性；頑強(qiáng)性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)

對(duì)氣質(zhì)具有星對(duì)穩(wěn)定性、可塑性，對(duì)氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚(yáng)長(zhǎng)避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂(lè)觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計(jì)劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時(shí)調(diào)整不良心理；參加各種有益活動(dòng)

第四章

秘書的日常事務(wù)工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計(jì)，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會(huì)大環(huán)境；職責(zé)和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計(jì)

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對(duì)象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設(shè)施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開(kāi)放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設(shè)備的合理擺設(shè)：辦公臺(tái)要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺(tái)面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機(jī)擺在秘書臺(tái)的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺(tái)的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護(hù) 一．維護(hù)辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設(shè)備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預(yù)防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽(tīng)的程序與方法

（一）接聽(tīng)電話：及時(shí)接聽(tīng)；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄

（二）接打電話時(shí)的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標(biāo)有“機(jī)密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應(yīng)拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點(diǎn)郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對(duì)名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標(biāo)志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無(wú)特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請(qǐng) 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計(jì)劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實(shí)際上就是來(lái)賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來(lái)賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對(duì)對(duì)方的重視和禮遇。

⑵對(duì)等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來(lái)賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟?，這是最常見(jiàn)的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來(lái)賓的職務(wù)低的接待，常見(jiàn)于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算：接待經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目——工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀，游覽，娛樂(lè)費(fèi)用，紀(jì)念品費(fèi)，宣傳，公關(guān)費(fèi)用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開(kāi)展招待工作 1.迎接來(lái)賓

2.會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的接待

⑴會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的含義：會(huì)見(jiàn)是指雙方或多方代表見(jiàn)面會(huì)晤，就共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)；會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問(wèn)題進(jìn)行深入接觸，交換意見(jiàn)

⑵會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的區(qū)別：一是對(duì)身份要求不同。會(huì)見(jiàn)可以高低不同，但會(huì)談時(shí)各方代表的身份除特殊外，一般要求相當(dāng)。二是目的不同。會(huì)見(jiàn)不要求一定要達(dá)成書面協(xié)議，但會(huì)談的目的則希望達(dá)成協(xié)議。三是約束力不同。會(huì)見(jiàn)達(dá)成的共識(shí)往往是口頭性的，會(huì)談則具有較強(qiáng)的約束力。

⑶注意事項(xiàng)：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請(qǐng)接待。⑴宴請(qǐng)時(shí)間⑵用餐地點(diǎn)：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來(lái)賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂(lè)活動(dòng) 5.送別來(lái)賓

（三）善后工作 1.總結(jié)提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問(wèn)候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見(jiàn)；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細(xì)致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務(wù)

1.傳遞信息；2.公務(wù)接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)事項(xiàng)（臨時(shí)性的會(huì)議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示）；5.協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅(jiān)守崗位；處理及時(shí)；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況

第六節(jié).辦公時(shí)間效率的管理 一.有效管理自己工作時(shí)間的方法

（一）科學(xué)

1.培養(yǎng)好習(xí)慣：⑴在工作時(shí)間里不做與工作無(wú)關(guān)的事，特別是私事⑵絕對(duì)不“煲電話粥”⑶工作中學(xué)會(huì)說(shuō)“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 3.為工作制定計(jì)劃

4.學(xué)會(huì)為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計(jì)劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時(shí)段）⑵預(yù)約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負(fù)責(zé)⑸領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見(jiàn)（約會(huì)）

⑴確認(rèn)是否有安排接見(jiàn)的必要⑵了解清楚約見(jiàn)的目的，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備（如會(huì)談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)

（二）上帝的調(diào)研工作安排

首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時(shí)間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國(guó)內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時(shí)間；第四，了解隨員及事務(wù)安排

⑵做好出行準(zhǔn)備：旅行計(jì)劃主要包括以下幾個(gè)方面。第一，安排出差時(shí)間及接、送站（啟程時(shí)間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時(shí)間地點(diǎn)、活動(dòng)事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機(jī)票（認(rèn)真核對(duì)票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤）；第三，接送的交通工具

⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 2.國(guó)際旅行

⑴出國(guó)證件：第一，遞交出國(guó)申請(qǐng)；第二，申請(qǐng)護(hù)照；第三，補(bǔ)辦簽證；第四，獲取《國(guó)際預(yù)防接種證書》；第五，購(gòu)買機(jī)票；第六，辦理保險(xiǎn)

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項(xiàng)：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時(shí)差換算；三，辦理行李托運(yùn)；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物

3.準(zhǔn)備好自帶生活用品

第五章

秘書的調(diào)研與信息工作 第一節(jié).秘書的調(diào)查研究工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn) 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調(diào)查研究的方法

1.實(shí)地觀察法；2.個(gè)別訪談法，正式訪談或隨機(jī)訪談；3.座談?wù){(diào)查法；4.問(wèn)卷調(diào)查法；5.通信調(diào)查法；6.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對(duì)信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲(chǔ)等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國(guó)際市場(chǎng)信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟(jì)貿(mào)易信息；5.國(guó)際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡(luò)渠道；3.會(huì)議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務(wù)渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽(tīng)讀法；3.調(diào)查法；4.索購(gòu)法；5.交換法

第四篇：秘書學(xué)

3.要與領(lǐng)導(dǎo)在工作上配合默契。

領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的服務(wù)，當(dāng)參謀，做助手，保證領(lǐng)導(dǎo)工作效能的實(shí)現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到“心有靈犀一點(diǎn)通”的境地，才能與領(lǐng)導(dǎo)珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導(dǎo)配合默契并不是無(wú)原則地適應(yīng)和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，堅(jiān)持正確的政策方向，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時(shí)，文秘人員應(yīng)該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當(dāng)今社會(huì)，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會(huì)職業(yè)，秘書人員隊(duì)伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢(shì)下，一些秘書人員參與意識(shí)增強(qiáng)。主動(dòng)服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個(gè)人位置擺放不當(dāng)。不能很好地把握自己的角色特點(diǎn)，很容易導(dǎo)致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)角度思考和處理問(wèn)題，是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長(zhǎng)”自居，不管秘書的意見(jiàn)多么正確，都不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項(xiàng)，重大問(wèn)題，須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見(jiàn)，一定要與領(lǐng)導(dǎo)的指示區(qū)別快來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)的指示要貫徹落實(shí)，秘書的意見(jiàn)只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機(jī)構(gòu)不同，咨詢機(jī)構(gòu)尊重的是客觀事實(shí)，而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，他們的參謀活動(dòng)比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動(dòng)是非獨(dú)立性的，必須服從領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。

5．要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導(dǎo)也是如此，會(huì)議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開(kāi)思路談;時(shí)間上有的注意用好八小時(shí)，業(yè)余時(shí)間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛(ài)好上有的喜歡體育運(yùn)動(dòng)，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷、生活習(xí)慣、業(yè)余愛(ài)好和性格氣質(zhì)，也包括道德準(zhǔn)則、思維方式和行為方式，從而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導(dǎo)，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語(yǔ)的領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)被悶得張口結(jié)舌;一位拘謹(jǐn)敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會(huì)對(duì)文秘人員產(chǎn)生心理效應(yīng)，使文秘人員逐漸向模仿或順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領(lǐng)導(dǎo)要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度的一致性。在這里不是說(shuō)要秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)愚忠，主要就是說(shuō)為領(lǐng)導(dǎo)的工作鋪好道路，能夠領(lǐng)會(huì)不同領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖,貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所需。秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在日常的工作中會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的修養(yǎng)、工作作風(fēng)的影響，會(huì)不自覺(jué)的模仿。這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)從你的言談舉止、處理問(wèn)題風(fēng)格中看到自己的影子時(shí)，會(huì)覺(jué)得培養(yǎng)出了中意的下屬，對(duì)你稱。這會(huì)使秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系更進(jìn)一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，只有這樣，我們?cè)谧约旱墓ぷ鲘徫簧系眯膽?yīng)手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。

第五篇：秘書學(xué)文檔

作業(yè)三

秘書文檔管理

應(yīng)用題

請(qǐng)下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標(biāo)題，說(shuō)明組卷特征。

（一）1.XX大學(xué)關(guān)于舉辦50周年校慶文藝晚會(huì)的通知

2.XX省教委關(guān)于進(jìn)一步在高校中深入開(kāi)展人事改革的通知

3.XX大學(xué)關(guān)于深入開(kāi)展人事改革的決定

4.XX大學(xué)關(guān)于評(píng)定50周年校慶文藝晚會(huì)優(yōu)秀組織獎(jiǎng)的通知

5.XX大學(xué)50周年校慶文藝晚會(huì)節(jié)目單

6.XX大學(xué)關(guān)于實(shí)行中層干部競(jìng)聘上崗的決定

7.XX大學(xué)校長(zhǎng)張XX在校慶文藝晚會(huì)上的講話

答：

①1、4、5、7為一個(gè)組卷；2、3、6為一個(gè)組卷

②1、4、5、7XX大學(xué)是關(guān)于50周年校慶文藝晚會(huì)的文件材料；2、3、6XX省教委、XX大學(xué)關(guān)于深入人事改革執(zhí)行中層干部競(jìng)聘上崗的通知決定 ③1、4、5、7的案卷特征是：作者特征、問(wèn)題特征；2、3、6的組卷特征是：?jiǎn)栴}特征

（二）1.中央廣播電視大學(xué)關(guān)于召開(kāi)全國(guó)電大漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作會(huì)議的通知

2.中央廣播電視大學(xué)關(guān)于召開(kāi)全國(guó)電大工作會(huì)的通知

3.中央廣播電視大學(xué)關(guān)于漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教育情況的調(diào)查報(bào)告

4.全國(guó)電大漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作會(huì)議紀(jì)要

5.全國(guó)電大工作會(huì)議紀(jì)要

6.教育部副部長(zhǎng)XXX在全國(guó)電大工作會(huì)議上的講話

7.XX廣播電視大學(xué)文科處處長(zhǎng)在全國(guó)電大漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作會(huì)議上的發(fā)言

8.XX廣播電視大學(xué)校長(zhǎng)在全國(guó)電大工作會(huì)議上的發(fā)言

答：

①1、3、4、7為一個(gè)組卷；2、5、6、8為一個(gè)組卷

②1、3、4、7是中央廣播電視大學(xué)全國(guó)電大關(guān)于漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作的文件；2、5、6、8是關(guān)于全國(guó)電大工作會(huì)議的文件

③1、3、4、7的案卷特征是：作者特征、問(wèn)題特征；2、5、6、8的組卷特征是：?jiǎn)栴}特征