第一篇：《中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》

中國人民保險(xiǎn)公司 國家檔案局關(guān)于印發(fā)

《中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》（修訂稿）等三份文件的通知

（１９９４年４月２９日 保發(fā)〔１９９４〕８５號(hào)）

各省、自治區(qū)、直轄市分公司，檔案局，各計(jì)劃單列市分公司，檔案局，沈陽市人壽分公司，大連、四川、長沙，廈門壽險(xiǎn)公司，中國保險(xiǎn)管理干部學(xué)院，哈爾濱、南昌、成都保險(xiǎn)學(xué)校，總公司機(jī)關(guān)各部門，各附屬機(jī)構(gòu)：

中國人民保險(xiǎn)公司于１９８８年制定并印發(fā)了《檔案管理辦法（試行）》、《業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則（試行）》、《檔案保管期限表（試行）》等三個(gè)文件。５年來，這些辦法對于加強(qiáng)和促進(jìn)全系統(tǒng)的檔案工作，使檔案工作更好地為保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，起到了積極的作用。各級(jí)公司以這些規(guī)定為依據(jù)，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視下，認(rèn)真并卓有成效地開展了檔案工作，使全系統(tǒng)的檔案工作取得了長足的進(jìn)步，但是隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，這些制度辦法中的有些內(nèi)容已與迅速發(fā)展的形勢不相適應(yīng)，如不及時(shí)地予以修改和完善，將會(huì)影響保險(xiǎn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。在修訂過程中，為使這些辦法更切合實(shí)際，總公司辦公室普遍征求了各方面的意見，進(jìn)行了認(rèn)真的修改，并報(bào)經(jīng)國家檔案主管部門批準(zhǔn)。

現(xiàn)將重新修訂的三個(gè)辦法印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

附：一

修訂說明

一、此次修訂的《中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》、《中國人民保險(xiǎn)公司檔案保管期限表》、《中國人民保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則》適用于保險(xiǎn)系統(tǒng)不同門類，不同載體及不同保管期限的檔案。

二、為重點(diǎn)收集、保管好永久、長期檔案，在修訂的文件中對永久、長期檔案的整理、歸檔提出了較嚴(yán)格的要求。在實(shí)際工作中產(chǎn)生的短期檔案不僅量大，而且在一定時(shí)間內(nèi)仍有查考和利用價(jià)值。因此各類短期檔案仍應(yīng)按要求整理立卷。根據(jù)短期檔案整理業(yè)務(wù)量大、保存價(jià)值相對較小的特點(diǎn)，短期檔案的整理及歸檔可適當(dāng)降低要求，具體標(biāo)準(zhǔn)由各省級(jí)公司會(huì)同當(dāng)?shù)貦n案管理部門制定。

三、隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，保險(xiǎn)檔案作為一種專門檔案有很多問題需要我們更深地認(rèn)識(shí)和實(shí)踐。如保險(xiǎn)檔案的分類，根據(jù)目前人保系統(tǒng)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況和業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，保險(xiǎn)檔案的分類在省、市級(jí)公司采用年度－－機(jī)構(gòu)法較為適宜，但在地市級(jí)及縣級(jí)公司，似采用年度－－業(yè)務(wù)種類（或險(xiǎn)種）更為合適?？傊?，此問題的最終解決，有待于進(jìn)一步的實(shí)踐及探討。

四、《中國人民保險(xiǎn)公司檔案保管期限表》對各類檔案的保存期限，特別是對各類保險(xiǎn)檔案的保存期限的規(guī)定只是一個(gè)原則，羅列的險(xiǎn)種及其期限的劃定是粗線條的。因此各省公司應(yīng)在此基礎(chǔ)上根據(jù)本地區(qū)業(yè)務(wù)發(fā)展情況增添新的相關(guān)條款和保存期限，制定出能夠適合本轄區(qū)各級(jí)公司歸檔工作需要的《檔案管理辦法》及《檔案保管期限表》，報(bào)當(dāng)?shù)貦n案管理部門批準(zhǔn)，并報(bào)總公司檔案處備案。

五、承保單證的保存期限系指保險(xiǎn)責(zé)任終止后的保存年限，超過保存年限即可銷毀。例如，企財(cái)險(xiǎn)承保單證，按規(guī)定保存３年，１９９３年到期的單證，１９９７年即可銷毀。

六、《辦法》、《細(xì)則》、《期限表》在執(zhí)行中如有問題，請告總公司檔案處，以便及時(shí)更正或解決。

附：二

中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法

（１９９４年１月）

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)保險(xiǎn)系統(tǒng)檔案的科學(xué)管理，提高檔案工作的質(zhì)量，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的信息咨詢作用，不斷提高檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之更好地為保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合保險(xiǎn)工作的特點(diǎn)，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指檔案，系指保險(xiǎn)公司在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中和管理工作中形成的有保存價(jià)值的各種文件、電報(bào)、單證、報(bào)表、帳冊、照片、錄音、錄像、軟盤等不同形式或載體的文件材料，保險(xiǎn)公司檔案包括文書檔案、保險(xiǎn)檔案、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案等。它們是我國保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作的真實(shí)記錄和原始憑證。

第三條 保險(xiǎn)公司檔案是國家全部檔案的組成部分。保險(xiǎn)公司檔案工作是保險(xiǎn)工作的重要組成部分。各級(jí)公司的各部門都應(yīng)當(dāng)把在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)和各項(xiàng)管理工作中形成的、辦理完畢的、有保存和利用價(jià)值的各種文件材料及時(shí)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核其工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。

第四條 保險(xiǎn)公司檔案工作的管理原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，確保各類檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理和有效利用。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)和任務(wù)

第五條 各級(jí)公司必須建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)。省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市分公司應(yīng)設(shè)立檔案科，配備二名以上專職檔案干部。地市級(jí)以下公司也應(yīng)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)和配備一定數(shù)量的檔案工作人員。

第六條 各級(jí)公司的檔案工作受本公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上受同級(jí)地方檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。

第七條 檔案部門的主要任務(wù)

１．指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)各部門做好各類文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作；

２．集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案和資料；

３．積極開展檔案的利用工作，為各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)；

４．按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)進(jìn)館的檔案移交給當(dāng)?shù)貦n案館；

５．組織安排對超過保管期限的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定；

６．負(fù)責(zé)對下級(jí)公司和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

７．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

第八條 各級(jí)公司要為檔案部門配備政治上可靠、事業(yè)心強(qiáng)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、能夠勝任檔案工作，具有高中以上文化程度的干部，并保持相對穩(wěn)定。檔案干部應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘中檔案干部應(yīng)與業(yè)務(wù)干部享受同等待遇。

第九條 檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針、政策，刻苦鉆研檔案管理業(yè)務(wù)和保險(xiǎn)專業(yè)知識(shí)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，盡職盡責(zé)地做好檔案工作。

第三章 檔案的歸檔要求

第十條 各級(jí)公司都要建立健全歸檔制度，各有關(guān)部門都應(yīng)將辦理完畢，具有保存價(jià)值的文書、保險(xiǎn)、會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、聲像等文件材料，及時(shí)整理、立卷，定期歸檔。

第十一條 立卷的基本原則是：保證該歸檔的文件材料齊全完整，按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持各類文件材料的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

第十二條 保險(xiǎn)檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)按《中國人民保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)檔案管理細(xì)則》執(zhí)行；文書檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局１９８７年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行；會(huì)計(jì)檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、財(cái)政部１９８４年聯(lián)合頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；審計(jì)檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、審計(jì)署１９９１年聯(lián)合頒發(fā)的《關(guān)于審計(jì)檔案管理工作的規(guī)定》執(zhí)行；基建檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、國家計(jì)委１９８８年聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

第十三條 各類檔案在裝訂前要去掉文件中的金屬物，對紙張破損或字跡已擴(kuò)散的檔案必須及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件一起立卷。在裝訂線外有文件內(nèi)容的，應(yīng)加寬邊。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

第十四條 各類案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄及備考表。案卷標(biāo)題要求簡明扼要，準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第十五條 歸檔時(shí)間：保險(xiǎn)賠案檔案應(yīng)在結(jié)案后的次年六月底前，保險(xiǎn)憑證檔案應(yīng)于保險(xiǎn)責(zé)任終止后的次年六月底前，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)于會(huì)計(jì)年度終了后的次年六月底前、文書、審計(jì)、聲像、基建檔案應(yīng)于形成之后的次年六月底前向檔案室移交。

各部門向檔案部門歸檔時(shí)，應(yīng)填寫案卷目錄一式三份，經(jīng)雙方清點(diǎn)核對無誤后，雙方在《案卷接收（移交）登記簿》上簽字。

第四章 檔案的管理

第十六條 檔案部門對接收的檔案要及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫保管，并編制檢索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

第十七條 各級(jí)公司檔案部門必須建立健全保密制度、庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度等管理制度和檔案工作人員崗位責(zé)任制，并嚴(yán)格執(zhí)行。定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取補(bǔ)救措施進(jìn)行搶救。

第十八條 各級(jí)公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房，購置必備的檔案裝具。庫房要堅(jiān)固，要有防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防光、防塵等設(shè)施。如：消防器材、溫濕計(jì)、吸塵器、空調(diào)器等。

第十九條 各級(jí)公司檔案部門要加強(qiáng)各種與保險(xiǎn)工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料（如法律、天文、氣象、交通、消防、土壤等）的收集和積累工作。使檔案室成為檔案和信息的儲(chǔ)存、利用、咨詢和交流的服務(wù)中心。

第二十條 各級(jí)公司的檔案部門要重點(diǎn)保護(hù)好永久和長期檔案，并積極與當(dāng)?shù)貦n案部門配合，按時(shí)向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。

第二十一條 臨時(shí)性機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案應(yīng)向本公司檔案部門移交。檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)在離職前辦理好交接手續(xù)。

第二十二條 保險(xiǎn)檔案的管理要不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤、縮微機(jī)等，加快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理步伐。

第五章 檔案的利用

第二十三條 檔案工作人員要熟悉所藏檔案的情況，積極做好提供利用工作。各公司檔案部門應(yīng)積極配合機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理工作的需要，編輯各種重要文件匯編、全宗介紹、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、案例選編、法規(guī)匯編、發(fā)文匯集等，為業(yè)務(wù)工作服務(wù)。

第二十四條 調(diào)閱檔案一定要遵守檔案借閱制度，履行檔案借閱和歸還手續(xù)。

第二十五條 檔案利用者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任。不得泄密、遺失、污損。嚴(yán)禁剪裁、涂改、篡改檔案的違法行為，未經(jīng)檔案部門準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借檔案。

第六章 檔案的鑒定和銷毀

第二十六條 各級(jí)公司對超過保管期限的檔案要進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)在本公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，必須有兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字。

第二十七條 銷毀檔案應(yīng)與本公司保密、保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，嚴(yán)格防止檔案遺失和泄密。

第七章 獎(jiǎng)懲

第二十八條 各級(jí)公司檔案部門應(yīng)建立和完善工作檢查和考核制度、對于檔案工作成績特別突出者，應(yīng)給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十九條 對違反《中華人民共和國檔案法》的行為，按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，予以處罰。

第八章 附則

第三十條 各級(jí)公司可根據(jù)本辦法，結(jié)合本公司檔案工作的具體情況，制定實(shí)施細(xì)則，并報(bào)上級(jí)主管部門和同級(jí)檔案行政管理部門備案。

第三十一要 本辦法各自１９９４年起執(zhí)行。

附：三

中國人民保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)檔案管理細(xì)則

（１９９４年１月）

第一條 為加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案規(guī)范、科學(xué)化管理，更好地為保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，制定本細(xì)則。

第二條 本細(xì)則所包含的檔案，主要指在承保、理賠（給付）、防災(zāi)防損等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中直接形成的各種文件、材料、單證、圖表、照片、錄音（像）帶等。

第三條 本細(xì)則所指保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍如下：

一、承保單證

（一）保單副本及附表；

（二）批單副本、附表及批改申請書；

（三）投保單及附表；

（四）保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）；

（五）退費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）；

（六）保險(xiǎn)合同或協(xié)議；

（七）保費(fèi)結(jié)算通知書（國內(nèi)業(yè)務(wù)無此項(xiàng)）；

（八）中途退保的有關(guān)單證、附表、合同、協(xié)議；

（九）其他。

二、賠案

（一）國內(nèi)財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)賠案

１．出險(xiǎn)通知書；

２．損失清單；

３．出險(xiǎn)證明材料；

４．保單抄件；

５．批單抄件；

６．事故查勘報(bào)告表；

７．檢驗(yàn)結(jié)果或技術(shù)鑒定報(bào)告；

８．估價(jià)單、定損協(xié)議、修理協(xié)議；

９．醫(yī)療費(fèi)、修理費(fèi)、施救費(fèi)等各種原始單證；

１０．結(jié)案報(bào)告書；

１１．賠款計(jì)算書及附表；

１２．賠款收據(jù)（存根聯(lián)）；

１３．授權(quán)書或權(quán)益轉(zhuǎn)讓書；

１４．撤銷授權(quán)書的函；

１５．損失索賠申請書；

１６．損失物資回收處理單；

１７．預(yù)借賠款申請書；

１８．注銷、拒賠案件報(bào)告書；

１９．賠案呈批報(bào)告副本及上級(jí)批復(fù)文件；

２０．行政執(zhí)法部門或法院調(diào)解書、判決書或仲裁機(jī)關(guān)的仲裁書；

２１．現(xiàn)場照片；

２２．賠案說明或定損理算說明；

２３．其他。

（二）人身險(xiǎn)給付案

１．給付申請書；

２．保單或投保單副本抄件；

３．儲(chǔ)蓄性業(yè)務(wù)給付案件保險(xiǎn)證及最后一期繳費(fèi)憑證；

４．出險(xiǎn)事故通知書；

５．現(xiàn)場勘查記錄；

６．出險(xiǎn)調(diào)查報(bào)告；

７．死亡（傷殘）證明；（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月證明，傷殘由縣以上醫(yī)院出具殘廢程度證明）；

８．其他證明材料（包括門診處方、醫(yī)療費(fèi)原始單據(jù)、住院病歷及出院診斷證明、交警司法部門證明等）；

９．給付保險(xiǎn)金通知書；

１０．起訴書、應(yīng)訴書、答辯狀、法院仲裁書、庭外調(diào)解協(xié)議書；

１１．給付領(lǐng)款收據(jù)；

１２．批單；

１３．現(xiàn)場照片及被保險(xiǎn)人傷殘部位照片；

１４．案件呈批報(bào)告副本及上級(jí)公司批復(fù)文件；

１５．權(quán)益轉(zhuǎn)讓書；

１６．其他。

（三）涉外業(yè)務(wù)

１．非水險(xiǎn)（包括財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、汽車險(xiǎn)、人身意外傷害險(xiǎn)、責(zé)任險(xiǎn)、船舶險(xiǎn)、飛機(jī)險(xiǎn)、投資險(xiǎn)，出口信用險(xiǎn)）賠案

（１）賠款收據(jù)及權(quán)益轉(zhuǎn)讓書；

（２）各種發(fā)票；

（３）出險(xiǎn)通知；

（４）事故經(jīng)過報(bào)告；

（５）檢驗(yàn)報(bào)告（律師報(bào)告、分析報(bào)告、現(xiàn)場照片、醫(yī)院證明等）；

（６）醫(yī)療費(fèi)或修理費(fèi)單據(jù)；

（７）估價(jià)單；

（８）賠款計(jì)算書；

（９）保單副本或影印件；

（１０）本公司與上級(jí)公司關(guān)于賠案的請示批復(fù)；

（１１）各類調(diào)解、仲裁、判決、協(xié)議書等；

（１２）批單；

（１３）函電；

（１４）向第三者追償?shù)奈募?/p>

（１５）索賠通知書；

（１６）現(xiàn)場照片；

（１７）證明材料；

（１８）修理合同或協(xié)議；

（１９）其他。

２．水險(xiǎn)業(yè)務(wù)賠案

（１）函電；

（２）索賠清單；

（３）檢查驗(yàn)損報(bào)告；

（４）發(fā)票；

（５）裝箱單；

（６）進(jìn)口國的海關(guān)證明；

（７）保單正本、批單；

（８）提單及其他運(yùn)輸單據(jù)；

（９）賠款收據(jù)及權(quán)益轉(zhuǎn)讓書；

（１０）理算書；

（１１）現(xiàn)場照片；

（１２）貨損貨差證明；

（１３）賠款計(jì)算書；

（１４）外匯申請書；

（１５）海事報(bào)告及航海日志摘要；

（１６）向承運(yùn)人或其他第三者追償?shù)奈募?/p>

（１７）如通過法律訴訟的案件應(yīng)包括起訴書，委請國外律師代辦訴訟授權(quán)書和權(quán)益證明；

（１８）超賠案審批權(quán)的案件的請示、批復(fù)。

（１９）登輪記錄；

（２０）擔(dān)保函；

（２１）起運(yùn)通知；

（２２）其他。

（四）防災(zāi)防損業(yè)務(wù)

１．保險(xiǎn)標(biāo)的周圍環(huán)境及主要危險(xiǎn)部位標(biāo)示圖；

２．防災(zāi)檢查記錄；

３．重大隱患整改建議書；

４．各種災(zāi)害事故調(diào)研報(bào)告，課題研究材料；

５．災(zāi)害事故發(fā)生的原因、損失范圍、時(shí)間、損失金額等情況記錄；

６．防災(zāi)防損費(fèi)用支出、防損措施，辦法、成果、經(jīng)濟(jì)效益；

第四條 保險(xiǎn)檔案的整理、立卷應(yīng)以保證各種文件、單證的系統(tǒng)、完整、真實(shí)和保持歷史聯(lián)系為原則。

承保單證按保險(xiǎn)單（副本）順序號(hào)每２００頁立為一卷。賠（給）付卷根據(jù)案情性質(zhì)，案情繁簡程度和文件的多寡，可一案一卷或一案數(shù)卷。案卷厚度一般不過二厘米。

第五條 承保單證、賠案等均由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人立卷，按期歸檔。

第六條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。當(dāng)年結(jié)案的賠（給）付案卷歸入所屬的業(yè)務(wù)年度，跨年度的賠案歸入結(jié)案時(shí)業(yè)務(wù)年度。

第七條 保險(xiǎn)檔案的卷內(nèi)排列順序

承保單證按照承保工作程序依次排列；

賠案（給）付案卷內(nèi)的排列原則是：有批復(fù)的案件，批復(fù)放在卷首；非訴訟案件的結(jié)論、決定等放在卷首；訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。

第八條 各類賠（給）付案卷要認(rèn)真填寫卷內(nèi)目錄和備考表。并逐頁編寫文件所在頁號(hào)，卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫齊全，字跡工整。

卷內(nèi)目錄的填寫：

①順序號(hào)：按卷內(nèi)實(shí)有文件、單證的排列順序填寫；

②文號(hào)：按卷內(nèi)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)填寫；

③責(zé)任者：按卷內(nèi)材料形成單位的名稱填寫；有的材料如有幾個(gè)“責(zé)任者”可只填寫一個(gè)主要單位；

④標(biāo)題：按卷內(nèi)文件材料的標(biāo)題填寫；

⑤日期：按卷內(nèi)文件材料的形成時(shí)間填寫；

⑥文件所在頁號(hào)：按卷內(nèi)文件材料所在頁號(hào)填寫。若干張單據(jù)粘貼在一張粘貼單上時(shí)，每張粘貼單按一頁編號(hào)；但粘貼單中附貼幾張單居，應(yīng)在目錄“備注”欄內(nèi)注明。......

第二篇：中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法

中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法

中國人民保險(xiǎn)公司國家檔案局關(guān)于印發(fā)《中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》（修訂稿）等三份文件的通知

中國人民保險(xiǎn)公司 國家檔案局

各省、自治區(qū)、直轄市分公司，檔案局，各計(jì)劃單列市分公司，檔案局，沈陽市人壽分公司，大連、四川、長沙，廈門壽險(xiǎn)公司，中國保險(xiǎn)管理干部學(xué)院，哈爾濱、南昌、成都保險(xiǎn)學(xué)校，總公司機(jī)關(guān)各部門，各附屬機(jī)構(gòu)：

中國人民保險(xiǎn)公司于1988年制定并印發(fā)了《檔案管理辦法（試行）》、《業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則（試行）》、《檔案保管期限表（試行）》等三個(gè)文件。5年來，這些辦法對于加強(qiáng)和促進(jìn)全系統(tǒng)的檔案工作，使檔案工作更好地為保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，起到了積極的作用。各級(jí)公司以這些 規(guī)定為依據(jù)，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視下，認(rèn)真并卓有成效地開展了檔案工作，使全系統(tǒng)的檔案工作取得了長足的進(jìn)步。但是隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，這些制度辦法中的有些內(nèi)容已與迅速發(fā)展的形勢不相適應(yīng)，如不及時(shí)地予以修改和完善，將會(huì)影響保險(xiǎn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。在修訂過程中，為使這些辦法更切合實(shí)際，總公司辦公室普遍征求了各方面的意見，進(jìn)行了認(rèn)真的修改，并報(bào)經(jīng)國家檔案主管部門批準(zhǔn)。

現(xiàn)將重新修訂的三個(gè)辦法印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

附一 修 訂 說 明

一、此次修訂的《中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》、《中國人民保險(xiǎn)公司檔案保管期限表》、《中國人民保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則》適用于保險(xiǎn)系統(tǒng)不同門類、不同載體及不同保管期限的檔案。

二、為重點(diǎn)收集、保管好永久、長期檔案，在修訂的文件中對永久、長期檔案的整理、歸檔提出了較嚴(yán)格的要求。在實(shí)際工作中產(chǎn)生的短期檔案不僅量大，而且在一定時(shí)間內(nèi)仍有查考和利用價(jià)值。因此各類短期檔案仍應(yīng)按要求整理立卷。根據(jù)短期檔案整理業(yè)務(wù)量大、保存價(jià)值相對較小 的特點(diǎn)，短期檔案的整理及歸檔可適當(dāng)降低要求，具體標(biāo)準(zhǔn)由各省級(jí)公司會(huì)同當(dāng)?shù)貦n案管理部門制定。

三、隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，保險(xiǎn)檔案作為一種專門檔案有很多問題需要我們更深地認(rèn)識(shí)和實(shí)踐。如保險(xiǎn)檔案的分類，根據(jù)目前人保系統(tǒng)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況和業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，保險(xiǎn)檔案的分類在省、市級(jí)公司采用——機(jī)構(gòu)法較為適宜，但在地市級(jí)及縣級(jí)公司，似采用——業(yè)務(wù)種類（或

險(xiǎn)種）更為合適?？傊?，此問題的最終解決，有待于進(jìn)一步的實(shí)踐及探討。

四、《中國人民保險(xiǎn)公司檔案保管期限表》對各類檔案的保存期限，特別是對各類保險(xiǎn)檔案的保存期限的規(guī)定只是一個(gè)原則，羅列的險(xiǎn)種及其期限的劃定是粗線條的。因此各省公司應(yīng)在此基礎(chǔ)上根據(jù)本地區(qū)業(yè)務(wù)發(fā)展情況增添新的相關(guān)條款和保存期限，制定出能夠適合本轄區(qū)各級(jí)公司歸

檔工作需要的檔案管理辦法》及《檔案保管期限表》，報(bào)當(dāng)?shù)貦n案管理部門批準(zhǔn)，并報(bào)總公司檔案處備案。

五、承保單證的保存期限系指保險(xiǎn)責(zé)任終止后的保存年限，超過保存年限即可銷毀。例如，企財(cái)險(xiǎn)承保單證，按規(guī)定保存3年，1993年到期的單證，1997年即可銷毀。

六、《辦法》、《細(xì)則》、《期限表》在執(zhí)行中如有問題，請告總公司檔案處，以便及時(shí)更正或解決。

1994年1月

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)保險(xiǎn)系統(tǒng)檔案的科學(xué)管理，提高檔案工作的質(zhì)量，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的信息咨詢作用，不斷提高檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之更好地為保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合保險(xiǎn)工作的特點(diǎn)，特制定本辦法。第二條 本辦法所指檔案，系指保險(xiǎn)公司在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中和管理工作中形成的有保存價(jià)值的各種文件、電報(bào)、單證、報(bào)表、帳冊、照片、錄音、錄像、軟盤等不同形式或載體的文件材料，保險(xiǎn)公司檔案包括文書檔案、保險(xiǎn)檔案、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案等。它們是

我國保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作的真實(shí)記錄和原始憑證。

第三條 保險(xiǎn)公司檔案是國家全部檔案的組成部分。保險(xiǎn)公司檔案工作是保險(xiǎn)工作的重要組成部分。各級(jí)公司的各部門都應(yīng)當(dāng)把在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)和各項(xiàng)管理工作中形成的、辦理完畢的、有保存和利用價(jià)值的各種文件材料及時(shí)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核其工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。

第四條 保險(xiǎn)公司檔案工作的管理原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，確保各類檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理和有效利用。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)和任務(wù)

第五條 各級(jí)公司必須建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)。省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市分公司應(yīng)設(shè)立檔案科，配備二名以上專職檔案干部。地市級(jí)以下公司也應(yīng)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)和配備一定數(shù)量的檔案工作人員。

第六條 各級(jí)公司的檔案工作受本公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上受同級(jí)地方檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。第七條 檔案部門的主要任務(wù)

1．指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)各部門做好各類文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作； 2．集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案和資料；

3．積極開展檔案的利用工作，為各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)； 4．按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)進(jìn)館的檔案移交給當(dāng)?shù)貦n案館； 5．組織安排對超過保管期限的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定；

6．負(fù)責(zé)對下級(jí)公司和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 7．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

第八條 各級(jí)公司要為檔案部門配備政治上可靠、事業(yè)心強(qiáng)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、能夠勝任檔案工作，具有高中以上文化程度的干部，并保持相對穩(wěn)定。檔案干部應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘中檔案干部應(yīng)與業(yè)務(wù)干部享受同等待遇。

第九條 檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針、政策，刻苦鉆研檔案管理業(yè)務(wù)和保險(xiǎn)專業(yè)知識(shí)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，盡職盡責(zé)地做好檔案工作。第三章 檔案的歸檔要求

第十條 各級(jí)公司都要建立健全歸檔制度，各有關(guān)部門都應(yīng)將辦理完畢，具有保存價(jià)值的文書、保險(xiǎn)、會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、聲像等文件材料，及時(shí)整理、立卷，定期歸檔。第十一條 立卷的基本原則是：保證該歸檔的文件材料齊全完整，按照文件的形成規(guī)律和?br>

?BR>第十二條 保險(xiǎn)檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)按《中國人民保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)檔案管理細(xì)則》執(zhí)行；文書檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行；會(huì)計(jì)檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、財(cái)政部1984年聯(lián)合頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；審計(jì)檔案的案卷

標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、審計(jì)署1991年聯(lián)合頒發(fā)的《關(guān)于審計(jì)檔案管理工作的規(guī)定》執(zhí)行；基建檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

第十三條 各類檔案在裝訂前要去掉文件中的金屬物，對紙張破損或字跡已擴(kuò)散的檔案必須及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件一起立卷。在裝訂線外有文件內(nèi)容的，應(yīng)加寬邊。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

第十四條 各類案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄及備考表。案卷標(biāo)題要求簡明扼要，準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第十五條 歸檔時(shí)間：保險(xiǎn)賠案檔案應(yīng)在結(jié)案后的次年六月底前，保險(xiǎn)憑證檔案應(yīng)于保險(xiǎn)責(zé)任終止后的次年六月底前，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)于會(huì)計(jì)終了后的次年六月底前、文書、審計(jì)、聲像、基建檔案應(yīng)于形成之后的次年六月底前向檔案室移交。

各部門向檔案部門歸檔時(shí)，應(yīng)填寫案卷目錄一式三份，經(jīng)雙方清點(diǎn)核對無誤后，雙方在《案卷接收（移交）登記簿》上簽字。

第四章 檔案的管理

第十六條 檔案部門對接收的檔案要及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫保管，并編制檢索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

第十七條 各級(jí)公司檔案部門必須建立健全保密制度、庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度等管理制度和檔案工作人員崗位責(zé)任制，并嚴(yán)格執(zhí)行。定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取補(bǔ)救措施進(jìn)行搶救。

第十八條 各級(jí)公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房，購置必備的檔案裝具。庫房要堅(jiān)固，要有防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防光、防塵等設(shè)施。如：消防器材、溫濕計(jì)、吸塵器、空調(diào)器等。

第十九條 各級(jí)公司檔案部門要加強(qiáng)各種與保險(xiǎn)工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料（如法律、天文、氣象、交通、消防、土壤等）的收集和積累工作。使檔案室成為檔案和信息的儲(chǔ)存、利用、咨詢和交流的服務(wù)中心。

第二十條 各級(jí)公司的檔案部門要重點(diǎn)保護(hù)好永久和長期檔案，并積極與當(dāng)?shù)貦n案部門配合，按時(shí)向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。

第二十一條 臨時(shí)性機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案應(yīng)向本公司檔案部門移交。檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)在離職前辦理好交接手續(xù)。

第二十二條 保險(xiǎn)檔案的管理要不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤、縮微機(jī)等，加快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理步伐。

第五章 檔案的利用

第二十三條 檔案工作人員要熟悉所藏檔案的情況，積極做好提供利用工作。各公司檔案部門應(yīng)積極配合機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理工作的需要，編輯各種重要文件匯編、全宗介紹、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、案例選編、法規(guī)匯編、發(fā)文匯集等，為業(yè)務(wù)工作服務(wù)。

第二十四條 調(diào)閱檔案一定要遵守檔案借閱制度，履行檔案借閱和歸還手續(xù)。

第二十五條 檔案利用者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任。不得泄密、遺失、污損。嚴(yán)禁剪裁、涂改、篡改檔案的違法行為，未經(jīng)檔案部門準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借檔案。

第六章 檔案的鑒定和銷毀

第二十六條 各級(jí)公司對超過保管期限的檔案要進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)在本公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，必須有兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人

員應(yīng)在銷毀清單上簽字。

第二十七條 銷毀檔案應(yīng)與本公司保密、保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，嚴(yán)格防止檔案遺失和泄密。

第七章 獎(jiǎng) 懲

第二十八條 各級(jí)公司檔案部門應(yīng)建立和完善工作檢查和考核制度、對于檔案工作成績特別突出者，應(yīng)給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十九條 對違反《中華人民共和國檔案法》的行為，按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，予以處罰。

第八章 附 則

第三十條 各級(jí)公司可根據(jù)本辦法，結(jié)合本公司檔案工作的具體情況，制定實(shí)施細(xì)則，并報(bào)上級(jí)主管部門和同級(jí)檔案行政管理部門備案。第三十一條 本辦法各自1994年起執(zhí)行。

1994年1月

第一條 為加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案規(guī)范、科學(xué)化管理，更好地為保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，制定本細(xì)則。

第二條 本細(xì)則所包含的檔案，主要指在承保、理賠（給付）、防災(zāi)防損等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中直接形成的各種文件、材料、單證、圖表、照片、錄音（像）帶等。第三條 本細(xì)則所指保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍如下：

一、承保單證

（一）保單副本及附表；

（二）批單副本、附表及批改申請書；

（三）投保單及附表；

（四）保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）；

（五）退費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）；

（六）保險(xiǎn)合同或協(xié)議；

（七）保費(fèi)結(jié)算通知書（國內(nèi)業(yè)務(wù)無此項(xiàng)）；

（八）中途退保的有關(guān)單證、附表、合同、協(xié)議；

（九）其他。

二、賠案

（一）國內(nèi)財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)賠案 1．出險(xiǎn)通知書； 2．損失清單； 3．出險(xiǎn)證明材料； 4．保單抄件； 5．批單抄件；

6．事故查勘報(bào)告表；

7．檢驗(yàn)結(jié)果或技術(shù)鑒定報(bào)告； 8．估價(jià)單、定損協(xié)議、修理協(xié)議；

9．醫(yī)療費(fèi)、修理費(fèi)、施救費(fèi)等各種原始單證； 10．結(jié)案報(bào)告書；

11．賠款計(jì)算書及附表； 12．賠款收據(jù)（存根聯(lián)）； 13．授權(quán)書或權(quán)益轉(zhuǎn)讓書； 14．撤銷授權(quán)書的函； 15．損失索賠申請書；

16．損失物資回收處理單； 17．預(yù)借賠款申請書；

18．注銷、拒賠案件報(bào)告書；

19．賠案呈批報(bào)告副本及上級(jí)批復(fù)文件；

20．行政執(zhí)法部門或法院調(diào)解書、判決書或仲裁機(jī)關(guān)的仲裁書； 21．現(xiàn)場照片；

22．賠案說明或定損理算說明； 23．其他。

（二）人身險(xiǎn)給付案 1．給付申請書；

2．保單或投保單副本抄件；

3．儲(chǔ)蓄性業(yè)務(wù)給付案件保險(xiǎn)證及最后一期繳費(fèi)憑證； 4．出險(xiǎn)事故通知書； 5．現(xiàn)場勘查記錄； 6．出險(xiǎn)調(diào)查報(bào)告； 7．死亡（傷殘）證明：（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月證明，傷殘由縣以上醫(yī)院出具殘廢程度證明）；

8．其他證明材料（包括門診處方、醫(yī)療費(fèi)原始單據(jù)、住院病歷及出院診斷證明、交警司法部門證明等）；

9．給付保險(xiǎn)金通知書；

10．起訴書、應(yīng)訴書、答辯狀、法院仲裁書、庭外調(diào)解協(xié)議書； 11．給付領(lǐng)款收據(jù)； 12．批單；

13．現(xiàn)場照片及被保險(xiǎn)人傷殘部位照片； 14．案件呈批報(bào)告副本及上級(jí)公司批復(fù)文件； 15．權(quán)益轉(zhuǎn)讓書； 16．結(jié)算報(bào)告； 17．其他。

（三）涉外業(yè)務(wù)

1．非水險(xiǎn)（包括財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、汽車險(xiǎn)、人身意外傷害險(xiǎn)、責(zé)任險(xiǎn)、船舶險(xiǎn)、飛機(jī)險(xiǎn)、投資險(xiǎn)，出口信用險(xiǎn)）賠案

（1）賠款收據(jù)及權(quán)益轉(zhuǎn)讓書；（2）各種發(fā)票；（3）出險(xiǎn)通知；（4）事故經(jīng)過報(bào)告；

（5）檢驗(yàn)報(bào)告（律師報(bào)告、分析報(bào)告、現(xiàn)場照片、醫(yī)院證明等）；（6）醫(yī)療費(fèi)或修理費(fèi)單據(jù)；（7）估價(jià)單；（8）賠款計(jì)算書；

（9）保單副本或影印件；

（10）本公司與上級(jí)公司關(guān)于賠案的請示批復(fù)；（11）各類調(diào)解、仲裁、判決、協(xié)議書等；（12）批單；（13）函電；

（14）向第三者追償?shù)奈募?；?5）索賠通知書；（16）現(xiàn)場照片；（17）證明材料；

（18）修理合同或協(xié)議；（19）其他。2．水險(xiǎn)業(yè)務(wù)賠案（1）函電；（2）索賠清單；（3）檢查驗(yàn)損報(bào)告；（4）發(fā)票；（5）裝箱單；

（6）進(jìn)口國的海關(guān)證明；（7）保單正本、批單；

（8）提單及其他運(yùn)輸單據(jù)；（9）賠款收據(jù)及權(quán)益轉(zhuǎn)讓書；（10）理算書；（11）現(xiàn)場照片；（12）貨損貨差證明；（13）賠款計(jì)算書；（14）外匯申請書；

（15）海事報(bào)告及航海日志摘要；

（16）向承運(yùn)人或其他第三者追償?shù)奈募?/p>

（17）如通過法律訴訟的案件應(yīng)包括起訴書，委請國外律師代辦訴訟授權(quán)書和權(quán)益證明；（18）超賠案審批權(quán)的案件的請示、批復(fù)。（19）登輪記錄；（20）擔(dān)保函；（21）起運(yùn)通知；（22）其他。

（四）防災(zāi)防損業(yè)務(wù)

1．保險(xiǎn)標(biāo)的周圍環(huán)境及主要危險(xiǎn)部位標(biāo)示圖； 2．防災(zāi)檢查記錄；

3．重大隱患整改建議書；

4．各種災(zāi)害事故調(diào)研報(bào)告，課題研究材料；

5．災(zāi)害事故發(fā)生的原因、損失范圍、時(shí)間、損失金額等情況記錄； 6．防災(zāi)防損費(fèi)用支出、防損措施，辦法、成果、經(jīng)濟(jì)效益；

第四條 保險(xiǎn)檔案的整理、立卷應(yīng)以保證各種文件、單證的系統(tǒng)、完整、真實(shí)和保持歷史聯(lián)系為原則。

承保單證按保險(xiǎn)單（副本）順序號(hào)每200頁立為一卷。賠（給）付卷根據(jù)案情性質(zhì)，案情繁簡程度和文件的多寡，可一案一卷或一案數(shù)卷。案卷厚度一般不過二厘米。第五條 承保單證、賠案等均由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人立卷，按期歸檔。

第六條 不同的文件一般不得放在一起立卷。當(dāng)年結(jié)案的賠（給）付案卷歸入所屬的業(yè)務(wù)，跨的賠案歸入結(jié)案時(shí)業(yè)務(wù)。第七條 保險(xiǎn)檔案的卷內(nèi)排列順序

承保單證按照承保工作程序依次排列；

賠案（給）付案卷內(nèi)的排列原則是：有批復(fù)的案件，批復(fù)放在卷首；非訴訟案件的結(jié)論、決定等放在卷首；訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。

第八條 各類賠（給）付案卷要認(rèn)真填寫卷內(nèi)目錄和備考表。并逐頁編寫文件所在頁號(hào)，卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫齊全，字跡工整。卷內(nèi)目錄的填寫：

①順序號(hào)：按卷內(nèi)實(shí)有文件、單證的排列順序填寫； ②文號(hào)：按卷內(nèi)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)填寫；

③責(zé)任者：按卷內(nèi)材料形成單位的名稱填寫；有的材料如有幾個(gè)“責(zé)任者”可只填寫一個(gè)主要單位；

④標(biāo)題：按卷內(nèi)文件材料的標(biāo)題填寫； ⑤日期：按卷內(nèi)文件材料的形成時(shí)間填寫；

⑥文件所在頁號(hào)：按卷內(nèi)文件材料所在頁號(hào)填寫。若干張單據(jù)粘貼在一張粘貼單上時(shí)，每張粘貼單按一頁編號(hào)；但粘貼單中附貼幾張單據(jù)，應(yīng)在目錄“備注”欄內(nèi)注明。⑦備考：填寫卷內(nèi)文件需說明的事項(xiàng)。

第九條 案卷裝訂 案卷原則上采用三孔一線的方法裝訂。永久、長期賠案卷內(nèi)需要附貼的單證、照片等應(yīng)粘貼在統(tǒng)一規(guī)格的附紙上，案卷所附單證尺寸大的應(yīng)折疊整齊。在裝訂線外有文件內(nèi)容時(shí)。要加寬邊。裝訂前要去除金屬物，使案卷保持結(jié)實(shí)、整齊、方便利用。

第十條 業(yè)務(wù)賠案卷皮的外形尺寸，按照國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《文書檔案案卷格式》中所訂標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。卷皮可使用軟卷皮，也可使用硬卷皮，使用軟卷皮必須裝盒。承保單證的卷皮封面應(yīng)寫明下列項(xiàng)目：

全宗名稱、機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、類別、險(xiǎn)種、、保單起止號(hào)、保管期限、檔號(hào)。賠案卷封面應(yīng)寫明下列項(xiàng)目：

全宗名稱、機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、類別、險(xiǎn)種、出險(xiǎn)時(shí)間、結(jié)案時(shí)間、保管期限、歸檔號(hào)、檔號(hào)。

第十一條 保險(xiǎn)賠案的分類采用——機(jī)構(gòu)（險(xiǎn)種）。

第十二條 保險(xiǎn)檔案的利用工作既要積極主動(dòng)，又必須堅(jiān)持一定的制度和手續(xù)。調(diào)閱保險(xiǎn)檔案要填寫調(diào)閱登記簿和利用檔案效果登記簿。

第十三條 根據(jù)《中國人民保險(xiǎn)公司檔案保管期限表》的規(guī)定，確定保險(xiǎn)檔案的保存期限。超過保存期限時(shí)，應(yīng)由檔案部門會(huì)同主管業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行再次鑒定。確屬失去保存價(jià)值的保險(xiǎn)檔案要登記造冊，填具保險(xiǎn)檔案銷毀清單，經(jīng)檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后方可銷毀。

第十四條 本細(xì)則自1994年起執(zhí)行。

1994年1月

1．本公司召開的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、全保會(huì)及其他大型重要會(huì)議（包括國際 會(huì)議）的文件材料

1．1 會(huì)議通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、決議、決定、總結(jié)、紀(jì)要、重要的聲像材料等 永久

1．2 會(huì)議典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)等 長期 1．3 會(huì)議參考資料、小組討論記錄等 短期

2．本公司黨組會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、司務(wù)會(huì)會(huì)議文件材料

2．1 會(huì)議的決定、決議、記錄、紀(jì)要及討論通過的重要文件材料 永久 2．2 會(huì)議一般性文件 短期

3．本公司召開的專業(yè)會(huì)議、座談會(huì)、匯報(bào)會(huì)等文件材料 3．1 重要的 長期 3．2 一般的 短期

4．上級(jí)公司、地方黨政機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議的文件材料

4．1 會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、紀(jì)要等 長期 4．2 會(huì)議參考材料、典型材料及一般性材料等 短期 5．本公司和其他單位聯(lián)合召開的重要會(huì)議材料 5．1 主辦單位 永久 5．2 聯(lián)銜單位 長期

6．參加其他單位主辦會(huì)議帶回的文件材料 短期

7．中央、國務(wù)院、地方人民政府、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的關(guān)于保險(xiǎn)工作的指示、方 針、決定、決議、條例、規(guī)章、制度、辦法等 永久 8．本公司制發(fā)的（包括與其他單位聯(lián)合制發(fā)）文件材料

8．1 屬于方針、政策、條例、規(guī)章、制度、辦法等能反映保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)營和 管理活動(dòng)的 永久

8．2 屬于一般業(yè)務(wù)性問題的 長期 8．3 事務(wù)性、參考性的 短期

9．本公司代表地方黨政機(jī)關(guān)、上級(jí)公司草擬并被采用的文件的最后草稿 9．1 重要的、法規(guī)性的 長期 9．2 其它一般性的 短期

10．本公司形成的各種專題調(diào)查報(bào)告、業(yè)務(wù)情況分析報(bào)告 長期

11．上級(jí)公司或有關(guān)機(jī)關(guān)對本公司、本公司對下級(jí)公司檢查工作形成的文 件材料

11．1 重要的 長期 11．2 一般性的 短期

12．關(guān)于保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理工作本公司的請示與上級(jí)公司的批復(fù)，下級(jí) 公司的請示與本公司的批復(fù) 12．1 重要的 永久或長期 12．2 一般性的 短期

13．本公司工作總結(jié)、匯報(bào)

13．1 或以上的綜合性總結(jié) 永久

13．2 或以上的各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)及單項(xiàng)工作總結(jié) 長期 13．3 月、季度、半年總結(jié) 短期 14．下級(jí)公司報(bào)送的工作總結(jié)

14．1 或以上綜合性總結(jié)或以上主要業(yè)務(wù)工作總結(jié) 長期 14．2 月、季度、半年總結(jié) 短期

15．本公司組織沿革、大事記及啟用印信的文件材料 永久

16．反映本公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的簡報(bào)、照片、錄音、錄像等材料 永久 17．本公司編輯出版的刊物、重要專著等出版物 17．1 每期樣本、重要原稿和重要清樣 永久 17．2 一般原稿的清樣 短期 18．本公司編發(fā)的業(yè)務(wù)宣傳材料 18．1 重要的 長期 18．2 一般的 短期

19．本公司形成或匯總的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)、決算報(bào)表及其說明 19．1 或以上綜合性的匯總表、報(bào)表 永久 19．2 或以上分業(yè)務(wù)險(xiǎn)種、分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表 長期 19．3 月、季度報(bào)表 短期

20．下級(jí)公司報(bào)送的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)、決算報(bào)表及其說明 20．1 或以上的報(bào)表 長期 20．2 月、季度、半年報(bào)表 短期

21．上級(jí)公司和有關(guān)部門下達(dá)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)費(fèi)用、指標(biāo)等的計(jì)劃、控制數(shù)字 21．1 以上的 長期

21．2 月、季度、半年報(bào)表 短期

22．本公司關(guān)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)費(fèi)用及基建、汽車、三材等指標(biāo)的計(jì)劃、規(guī)劃、控 制數(shù)字及其分配情況

22．1 或以上的 永久 22．2 月、季度的 短期

23．本公司辦理人大代表、政協(xié)委員所提議案（包括與其他單位共同辦理）的情況及有關(guān)文件 長期或短期

24．本公司處理人民來信、來訪形成的記錄 摘要及處理結(jié)果等文件材料 24．1 重要的 長期 24．2 一般的 短期

25．本公司財(cái)產(chǎn)、設(shè)備、物資的購置、管理、使用、移交、報(bào)廢、出賣等活 動(dòng)形成的文件材料 長期 26．本公司移交檔案、銷毀檔案的清冊及有關(guān)憑證等文件材料 長期

27．本公司發(fā)電、收發(fā)文登記簿、銷毀不歸檔文件材料登記簿及有關(guān)憑證等 長期

28．本公司干部出國考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料 28．1 重要外事活動(dòng)的報(bào)告、請示、批復(fù)、總結(jié)、會(huì)談?dòng)涗洝⒄掌?、簽訂?業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及其它重要文件 永久

28．2 一般外事活動(dòng)的考察報(bào)告、總結(jié)及出訪活動(dòng)的審批手續(xù)等 長期 28．3 其它事務(wù)性材料、來往文書等 短期

29．本公司關(guān)于先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人及對有突出功績?nèi)藛T的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰材料 29．1 上級(jí)公司、地方黨政有關(guān)部門或本公司批準(zhǔn)的報(bào)送備案的 永久 29．2 下級(jí)公司報(bào)送備案的 短期

30．本公司董事長、副董事長、經(jīng)、副經(jīng)理的任命、本公司對下屬公司及海 外機(jī)構(gòu)經(jīng)、副理的任免材料、授權(quán)書、公證書等 永久 31．本公司機(jī)構(gòu)內(nèi)部科級(jí)以上干部的任免材料 長期

32．上級(jí)公司、有關(guān)部門或本公司批準(zhǔn)的專業(yè)技術(shù)干部職稱的文件材料 永久

33．本公司干部、工人錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、死亡、撫恤等有關(guān)材料

33．1 有關(guān)部門或本公司批準(zhǔn)的 長期 33．2 下級(jí)公司報(bào)送備案的 短期

34．本公司干部、人工、黨員名冊 永久

35．本公司職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根 長期 36．本公司關(guān)于商調(diào)干部的來往文書 短期

37．本公司對有關(guān)人員的審查、考核及重大事故案件的調(diào)查處理材料 長期 38．本公司出國人員（包括工作、學(xué)習(xí)）審批文件材料及辦理出國簽證事宜 的文書材料 短期

39．下級(jí)公司機(jī)構(gòu)成立、撤銷、調(diào)整形成的文件 39．1 本公司批準(zhǔn)的 永久

39．2 下級(jí)公司報(bào)來備案的 短期

40．上級(jí)單位、本公司關(guān)于在職干部學(xué)習(xí)的有關(guān)文件規(guī)定 長期 41．干部培訓(xùn)工作計(jì)劃、辦法、名單、總結(jié)等 長期 42．各類干部培訓(xùn)班的通知、規(guī)定、名單、總結(jié)等 短期 43．本公司委托大專院校代培學(xué)生形成的文件材料 43．1 代培計(jì)劃、合同、協(xié)議等 長期

43．2 學(xué)員名單、學(xué)員基本情況登記表及審批材料 短期

44．關(guān)于建立保險(xiǎn)院校、保險(xiǎn)干部培訓(xùn)基地及加強(qiáng)管理工作的文件 44．1 批件 永久

44．2 規(guī)定、辦法 長期

45．關(guān)于保險(xiǎn)體制改革工作形成的文件

45．1 上級(jí)公司、本公司制發(fā)的關(guān)于體改工作的規(guī)劃、試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)、工作報(bào)告 等重要文件 長期

45．2 其他一般性文件及下級(jí)公司報(bào)送備案的 短期

46．本公司關(guān)于開展各項(xiàng)工作競賽、組織經(jīng)驗(yàn)交流及開展文體活動(dòng)的有關(guān) 材料 短期

47．關(guān)于計(jì)劃生育工作的文件 短期

48．關(guān)于職工生活福利問題的文件 短期

49．本公司關(guān)于基建工程的請示、報(bào)告、基建任務(wù)計(jì)劃書、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、合同 書、竣工圖、驗(yàn)收證明及房屋造價(jià)決算書等文件材料 永久 50．本公司關(guān)于基建財(cái)務(wù)管理、預(yù)決算文件 長期

51．本公司關(guān)于本外匯留成及額度分配的文件 長期 52．本公司有關(guān)利潤留成的文件材料 永久

53．本公司關(guān)于外匯收支及出口用匯的有關(guān)文件材料 長期

54．本公司海外機(jī)構(gòu)存港、留港資金投資及其利息等問題的文件 長期 55．本公司關(guān)于調(diào)整甲、乙簽字人的文書材料 長期

56．本公司關(guān)于各種保險(xiǎn)、再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)帳務(wù)處理的文件 長期 57．有關(guān)稅務(wù)工作的文件 長期

58．上級(jí)公司、本公司關(guān)于各種業(yè)務(wù)經(jīng)營權(quán)限和各種業(yè)務(wù)質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)的 規(guī)定 長期

59．關(guān)于開辦保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的條款、特款、費(fèi)率、實(shí)物手續(xù)及修訂說明等 59．1 本公司制定的 永久 59．2 下級(jí)公司報(bào)送的 長期 59．3 上級(jí)公司下發(fā)條款 一般性 長期 試行、暫行 短期

60．國內(nèi)外各種業(yè)務(wù)計(jì)劃管理辦法 長期

61．險(xiǎn)種業(yè)務(wù)綜合統(tǒng)計(jì)表格、資料及分析材料 永久 62．各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)重大賠案處理情況及分析報(bào)告 永久

63．有關(guān)記述保戶安全管理情況活動(dòng)和安全技術(shù)活動(dòng)反映保戶防災(zāi)檢查的 材料 長期

64．重大事故隱患檢查情況及改進(jìn)建議 長期

65．各險(xiǎn)種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)出險(xiǎn)情況及已付賠款登記簿 永久 66．關(guān)于防災(zāi)費(fèi)的撥付、使用及管理的文件材料 長期 67．防災(zāi)、防損工作通知、通報(bào)、總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)介紹 67．1 重要的 長期 67．2 一般的 短期

68．各種自然災(zāi)害、意外事故綜合統(tǒng)計(jì)資料 永久

69．保險(xiǎn)業(yè)務(wù)無賠款優(yōu)待、安全獎(jiǎng)勵(lì)的辦法、規(guī)定 長期 70．保險(xiǎn)與救災(zāi)工作相結(jié)合的文件材料 長期

71．關(guān)于保險(xiǎn)業(yè)務(wù)代理、代辦問題及給付代理手續(xù)費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、傭金等文件 材料 長期

72．有關(guān)調(diào)整保險(xiǎn)責(zé)任范圍、調(diào)整各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)免賠額的文件材料 永久 73．對未參加保險(xiǎn)的大中企業(yè)、系統(tǒng)或地區(qū)有關(guān)情況的調(diào)查材料 短期

74．與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的工業(yè)生產(chǎn)、氣象、消防、地質(zhì)、土壤等資料 長期 75．與保險(xiǎn)工作有關(guān)的各國法律、法令等資料 長期

76．本公司與有關(guān)單位、客戶簽定的各種保險(xiǎn)協(xié)議、合同 長期 77．關(guān)于人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)存款利率問題的文件材料 長期 78．關(guān)于開辦各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)的情況反映及建議 78．1 重要的 長期 78．2 一般的 短期

79．各種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)交費(fèi)清單 長期

80．關(guān)于代理外國保險(xiǎn)公司檢驗(yàn)、理賠的規(guī)定、辦法、通知及來往文書 80．1 重要的 永久 80．2 一般的 短期

81．外國保險(xiǎn)公司、再保險(xiǎn)公司、經(jīng)紀(jì)人、代理人來訪形成的文件 81．1 會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要、簽訂的業(yè)務(wù)協(xié)議接待簡報(bào)等重要文件 長期 81．2 辦理簽證手續(xù)，來往函電等一般文書 短期

82．關(guān)于了解國外保險(xiǎn)、經(jīng)紀(jì)人資信、業(yè)務(wù)能力及外國保險(xiǎn)市場情況的文書 82．1 重要的 長期 82．2 一般的 短期

83．保險(xiǎn)船舶的船名錄 短期 84．分保業(yè)務(wù)損益表 長期

85．關(guān)于保險(xiǎn)、再保險(xiǎn)準(zhǔn)備金運(yùn)用情況、運(yùn)用效益的文書 永久

86．本公司與國外再保險(xiǎn)公司關(guān)于分出、分入業(yè)務(wù)結(jié)算處理及其結(jié)算的文 件材料 永久

87．關(guān)于分保續(xù)轉(zhuǎn)工作的來往文書 87．1 重要的 長期 87．2 一般的 短期 88．年報(bào)

88．1 本公司的 永久 88．2 外國公司的 長期

89．關(guān)于各種臨分業(yè)務(wù)的帳務(wù)處理、報(bào)表及來往文書 長期 90．本公司與國外保險(xiǎn)同業(yè)業(yè)務(wù)往來的結(jié)算單據(jù) 永久 91．分保業(yè)務(wù)各合同出險(xiǎn)通知及推賠結(jié)算帳單 長期 92．本公司接待海外保險(xiǎn)職工觀光團(tuán)的文件 短期

93．本公司與有關(guān)部門、有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文書 93．1 重要的 長期 93．2 一般的 短期

94．各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)承保統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳及賠案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳 永久 95．承保單證：

95．1 財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、機(jī)動(dòng)車輛保險(xiǎn)、農(nóng)村種養(yǎng)業(yè)保險(xiǎn)、貨運(yùn)險(xiǎn)、船舶險(xiǎn)等承保單 證 3年

95．2 人身險(xiǎn)承保單證

95．2．1 意外傷害保險(xiǎn) 3－5年 95．2．2 醫(yī)療保險(xiǎn)

95．2．2．1 長期醫(yī)療保險(xiǎn) 永久 95．2．2．2 短期醫(yī)療保險(xiǎn) 3－5年 95．2．3 人壽保險(xiǎn) 永久

95．2．4 社會(huì)保險(xiǎn)養(yǎng)老保險(xiǎn) 永久 95．3 涉外業(yè)務(wù)

95．3．1 水險(xiǎn) 10年

95．3．2．1 一年期的船舶險(xiǎn) 5年

95．3．2．2 二年期以上的船舶險(xiǎn) 10年 95．3．3 石油保險(xiǎn) 長期 95．3．4 航空保險(xiǎn) 5年

95．3．5 涉外財(cái)產(chǎn)、建工、安工、養(yǎng)殖保險(xiǎn)等 5年 95．3．6 各類責(zé)任險(xiǎn) 長期

95．3．7 衛(wèi)星保險(xiǎn)、核電站保險(xiǎn) 永久 96．賠案：

96．1 企財(cái)險(xiǎn)、機(jī)動(dòng)車輛保險(xiǎn)、農(nóng)村種養(yǎng)業(yè)保險(xiǎn) 96．1．1 100萬元以上 永久 96．1．2 30－100萬元 長期 96．1．3 30萬元以下 短期 96．2 家財(cái)險(xiǎn)

96．2．1 10萬元以上 永久 96．2．2 5－10萬元 長期 96．2．3 5萬元以下 短期 96．3 個(gè)體工商戶保險(xiǎn) 保險(xiǎn) 96．3．1 30萬元以上 永久 96．3．2 10－30萬元 長期 96．3．3 10萬元以下 短期 96．4 貨運(yùn)險(xiǎn)

96．4．1 10萬元以上 長期 96．4．2 10萬元以下 短期 96．5 船舶險(xiǎn)、漁船險(xiǎn) 96．5．1 30萬元以上 長期 96．5．2 30萬元以下 短期

96．6 產(chǎn)品責(zé)任險(xiǎn)

96．6．1 100萬元以上 永久 96．6．2 10－100萬元 長期 96．6．3 10萬元以下 短期 96．7 涉外業(yè)務(wù) 96．7．1 水險(xiǎn)

96．7．1．1 貨物全損案 永久 96．7．1．2 一般賠案 短期 96．7．2 船舶保險(xiǎn)、石油保險(xiǎn)

96．7．2．1 20美萬元以上的具有典型性的賠案 永久 96．7．2．2 一般賠案 短期 96．7．3 航空保險(xiǎn)

96．7．3．1 重大賠案 永久 96．7．3．2 一般賠案 長期 96．7．4 非水險(xiǎn) 96．7．4．1 財(cái)產(chǎn)、汽車、建工、安工、養(yǎng)殖險(xiǎn)等典型賠案 長期 96．7．4．2 財(cái)產(chǎn)、汽車、建工、安工、養(yǎng)殖險(xiǎn)等一般賠案 短期 96．7．4．3 衛(wèi)星保險(xiǎn)、核電站保險(xiǎn)賠案 永久 96．7．4．4 各類責(zé)任險(xiǎn)賠案 永久

96．7．5 重大追償案、疑難案、拒賠案、通融賠付案、有爭議案 永久 96．8 人身保險(xiǎn)

96．8．1 意外傷害保險(xiǎn) 96．8．1．1 典型案件 永久 96．8．1．2 一般案件 短期 96．8．2 醫(yī)療保險(xiǎn)

96．8．2．1 長期醫(yī)療保險(xiǎn) 永久 96．8．2．2 短期醫(yī)療保險(xiǎn) 短期 96．8．3 人壽保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn) 永久

第三篇：檔案管理辦法

陜西電子信息國際商務(wù)有限公司

關(guān)于檔案管理辦法實(shí)施方案

第一章 總則

第一條 為建立健全公司檔案管理制度，使檔案更有效地為公司管理、經(jīng)營、研究等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際制定本辦法。

第二條 公司檔案主要是指公司在各種活動(dòng)中形成的具有保存和使用價(jià)值的文字、法律文書、數(shù)據(jù)、圖紙、圖片、錄音、錄像等資料。

第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理相結(jié)合的原則。

第四條 本辦法適用于公司全體員工。

第二章 檔案分類與內(nèi)容

第五條 結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行分類管理?？煞譃殛兾麟娮有畔H商務(wù)有限公司和上海樺霖國際貿(mào)易有限公司檔案。

第六條 檔案內(nèi)容即歸檔范圍。公司檔案由文書檔案、項(xiàng)目檔案及音、影像資料等組成。其中文書檔案由以下部分組成：

（一）綜合類：上級(jí)下達(dá)的有關(guān)文件、批復(fù)、規(guī)定等資料；集團(tuán)公司辦公會(huì)、專題會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)、黨工委會(huì)議及管辦公司聯(lián)席會(huì)、專題會(huì)議及董事會(huì)的會(huì)議紀(jì)要；公司組建、變更設(shè)計(jì)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等方面的資料。

（二）勞動(dòng)人事類：公司員工聘任、解聘、工資、福利、勞保、退養(yǎng)、獎(jiǎng)勵(lì)、考核、培訓(xùn)等文件資料。

（三）黨群類：黨務(wù)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦女活動(dòng)中形成的重要文件資料。

（四）財(cái)務(wù)類：公司資金管理、成本管理、投資管理、經(jīng)濟(jì)核算資料，預(yù)決算及各類財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)憑證、財(cái)薄及報(bào)表。

（五）審計(jì)監(jiān)察類：上級(jí)有關(guān)規(guī)定和公司在監(jiān)察審計(jì)過程中形成的資料。

（六）固定資產(chǎn)管理類：設(shè)備購置報(bào)批文件和驗(yàn)收調(diào)試使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢、損毀、更新改造過程中形成的資料。

（七）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類：包括規(guī)劃、勘察、工程設(shè)計(jì)、建筑施工、竣工驗(yàn)收階段的資料文件。

（八）業(yè)務(wù)經(jīng)營類：業(yè)務(wù)計(jì)劃及執(zhí)行情況資料，擔(dān)保、投資原始資料和評(píng)估、評(píng)審、監(jiān)管的各類操作管理文件、各類合同、協(xié)議，抵押、質(zhì)押的各類法律文件和文書及有關(guān)商務(wù)糾紛的重要文件等。

（九）外事類：公司與其他業(yè)務(wù)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、業(yè)務(wù)交流等文件資料。

第三章 檔案管理部門與職責(zé)

第五條 檔案管理應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)。

（一）公司檔案集中統(tǒng)一管理部門為辦公室。

（二）根據(jù)公司實(shí)際情況及項(xiàng)目需要，各部門需分別負(fù)責(zé)該部門及項(xiàng)目類的檔案管理工作。

第六條 檔案管理部門應(yīng)明確檔案管理職責(zé)。

（一）辦公室設(shè)立檔案室，由辦公室主任負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一整理歸檔，并對各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）公司各部門指派檔案管理工作人員，專門負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目資料的收集及整理工作。

第四章 檔案管理要求

第七條 歸檔時(shí)間

（一）綜合類文書資料（包含集團(tuán)公司文件、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等，公司發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等）及合同類資料在流轉(zhuǎn)完成之后，應(yīng)立即交予辦公室整理存檔。

（二）項(xiàng)目資料應(yīng)在項(xiàng)目工程完結(jié)后立即整理歸檔，歸檔資料的完整性由各部門專職人員負(fù)責(zé)，規(guī)范管理由辦公室人員負(fù)責(zé)，并將完整項(xiàng)目資料統(tǒng)一交辦公室整理歸檔。

（三）規(guī)劃類資料由相關(guān)部門專職人員負(fù)責(zé)，年終時(shí)統(tǒng)一交由辦公室整理歸檔。

（四）財(cái)務(wù)類、審計(jì)監(jiān)察類及固定資產(chǎn)管理類資料在財(cái)政結(jié)束后，暫由財(cái)務(wù)部保管。

（五）音頻、影像資料由辦公室定期統(tǒng)一整理歸檔。第八條 歸檔要求

（一）公司各部門應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。

（二）公司辦公室制定出統(tǒng)一的目錄格式（見附表一），要求各部門檔案管理人員采用統(tǒng)一格式填寫電子版和紙質(zhì)版目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理人員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

（三）歸檔的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映公司在各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)過程，必須是定稿后由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原件。

（四）歸檔的文件資料應(yīng)由各部門檔案工作人員加以系統(tǒng)整理，認(rèn)真填寫目錄（電子版及紙質(zhì)版）備案。

第五章 檔案管理

第九條 檔案的保管。公司檔案管理實(shí)行辦公室統(tǒng)一整理歸檔，各部門配合管理的原則，各部門應(yīng)按照歸檔時(shí)間、歸檔要求保管檔案。

（一）公司必須有專門的檔案室，配用專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施；各部門檔案管理有專門的檔案柜，配備專用鑰匙等。

（二）公司辦公室檔案管理人員要定期對各部門整理檔案對照目錄進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、遺漏等現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

第十條 歸檔資料及檔案的移交

（一）檔案管理人員接受歸檔資料及檔案時(shí)要認(rèn)真驗(yàn)收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫檔案交接單（見附件二）。管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦完移交手續(xù)后方可離崗。

（二）公司各部門發(fā)生變動(dòng)、撤銷時(shí)，應(yīng)及時(shí)將原由原部門管理的檔案交至辦公室檔案管理人員處。

第十一條 檔案的利用

（一）檔案管理人員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時(shí)、準(zhǔn)確的提供利用檔案信息。

（二）檔案的借閱

1、公司各部門查閱檔案要在檔案室進(jìn)行。員工查閱檔案時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱單》（見附件三），經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后方可查閱。

2、公司檔案文件一般不外借，如有特殊情況需要外借，必須認(rèn)真填寫《檔案外借單》（見附件四），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格歸還期限，檔案管理人員在核對無誤后方可收回。《檔案外借單》一式兩聯(lián)，借閱人和管理部門各執(zhí)一份。

3、具有密級(jí)的檔案文件原則上不得復(fù)印，若特殊情況密級(jí)文件有公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印，復(fù)印人在復(fù)印件用完后自覺銷毀，以防泄密。

4、公司各部門查閱其他部門的檔案必須經(jīng)歸檔部門同意并由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，再根據(jù)查閱手續(xù)進(jìn)行查閱。

5、外單位人員查閱或使用公司各部門的檔案，需持單位介紹信，并加蓋單位公章，嚴(yán)格按照檔案管理辦法執(zhí)行。

6、檔案利用者，在借閱檔案時(shí)必須愛護(hù)檔案，不得涂改、抽拆檔案文件，未經(jīng)審批程序，不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案資料。

（三）開發(fā)使用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

第六章 附則

第十七條 本辦法經(jīng)公司聯(lián)席會(huì)討論通過。第十八條 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋，實(shí)施。

第十九條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。

附件1：公司文件資料歸檔范圍與保管期限表 附件2：檔案目錄格式 附件3：檔案移交單附件4：檔案查閱單附件5：檔案借閱單附件6：檔案借閱登記表

附件一：

公司文件資料歸檔范圍與保管期限表

一、綜合類

（一）公司組建資料（永久）

1、申辦公司的報(bào)告與批件

2、公司章程

3、資金證明

4、場地證明

5、法定代表人任命書

6、注冊登記的函件與批件

7、營業(yè)執(zhí)照正本（副本）及復(fù)印件

7、稅務(wù)登記證正本（副本）及復(fù)印件

8、組織機(jī)構(gòu)代碼證正本（副本）及復(fù)印件

（三）集團(tuán)公司下發(fā)紅頭文件及會(huì)議紀(jì)要

（四）公司向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的請示與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示

1、方針政策性的重要業(yè)務(wù)問題（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題（短期）

（五）公司會(huì)議紀(jì)要（永久）

1、集團(tuán)公司下發(fā)的有關(guān)公司的決定性或相關(guān)事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要

2、公司聯(lián)席會(huì)會(huì)議紀(jì)要

3、公司專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要

4、公司董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要

（六）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、影像資料（永久）

（七）公司領(lǐng)導(dǎo)在重大活動(dòng)的講話（永久）

（八）公司啟用或更改印信、徽標(biāo)的通知（永久）

（九）公司機(jī)構(gòu)、名稱等變更的報(bào)告、批復(fù)、通知（永久）

（十）公司總結(jié)報(bào)告（永久）

（十一）公司發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃（永久）

（十二）公司大事記（永久）

（十三）公司榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯（永久）

（十四）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整與設(shè)置的報(bào)告、批復(fù)、通知（長期）

（十五）公司制定的各類規(guī)章制度（長期）

（十六）公司與外單位經(jīng)濟(jì)糾紛訴訟案件資料（長期）（十七）公司形象宣傳資料（長期）（十八）公司內(nèi)部刊物（長期）

二、勞動(dòng)人事類

（一）公司領(lǐng)導(dǎo)任職通知（永久）

（二）公司董事長、總經(jīng)理（含副職）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等公司領(lǐng)導(dǎo)的聘任與解聘通知（永久）

（三）公司職工名冊（永久）

（四）工資冊（永久）

（五）公司各階段組織結(jié)構(gòu)圖（永久）

（六）公司與職工簽訂的招聘錄用合同等資料（長期）

（七）公司職工辭退、除名、退休的通知（長期）

（八）公司制定的勞動(dòng)人事管理制度（長期）

（九）公司的工資、獎(jiǎng)金福利分配方案（長期）

（十）公司勞動(dòng)工資年報(bào)（長期）

（十一）公司歷年內(nèi)部薪配調(diào)查結(jié)果（長期）

三、財(cái)務(wù)類

（一）財(cái)務(wù)管理類（永久）

（二）會(huì)計(jì)檔案類（長期）

四、規(guī)劃項(xiàng)目工程類

（一）規(guī)劃設(shè)計(jì)類圖紙（永久）

（二）規(guī)劃設(shè)計(jì)類合同及協(xié)議書（永久）

（三）規(guī)劃設(shè)計(jì)類文書資料、會(huì)議紀(jì)要等（永久）

（四）招投標(biāo)文件類

1、中標(biāo)資料（永久）

2、投標(biāo)文件在一項(xiàng)工程完結(jié)后，中標(biāo)人投標(biāo)文件應(yīng)永久保存，未中標(biāo)投標(biāo)文件，在工程審計(jì)結(jié)束后可銷毀。

（五）合同及協(xié)議書（永久）

（六）產(chǎn)品類圖紙（永久）

五、固定資產(chǎn)管理類

（一）購置設(shè)備的申請、協(xié)議書及購銷合同（長期）

（二）驗(yàn)收與調(diào)試資料（短期）

（三）使用與維修資料（短期）

（四）設(shè)備更新資料（長期）

六、外事、招商類

（一）公司與國外或國內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)合作的意向書、協(xié)議書、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要（永久）

（二）公司外出考察報(bào)批文件（長期）

（三）公司人員外出進(jìn)行參加業(yè)務(wù)交流會(huì)和業(yè)務(wù)洽談的資料（長期）

（四）公司參加國際國內(nèi)會(huì)議資料（長期）

（五）外賓來公司參觀考察的相關(guān)文件（長期）

（六）上級(jí)印發(fā)的外事類保密文件（短期）

七、審計(jì)監(jiān)察類

（一）公司主要負(fù)責(zé)人離任審計(jì)的通知、報(bào)告、結(jié)論、決定、證明資料（永久）

（二）公司自查報(bào)告（長期）

（三）監(jiān)察調(diào)查結(jié)果與處理決定（長期）

（四）一般審計(jì)事項(xiàng)的通知、報(bào)告、結(jié)論與調(diào)查資料（短期）

八、黨群類

（一）黨組織建設(shè)的文件（長期）

（二）公司黨員違紀(jì)處理資料（長期）

（三）黨支部工作總結(jié)、計(jì)劃（長期）

（四）黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要（長期）

（五）評(píng)選優(yōu)秀黨員及表彰資料（永久）

（六）工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）

第四篇：檔案管理辦法

關(guān)于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位：

為進(jìn)一步做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號(hào)關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收提出了明確要求，為貫徹落實(shí)好該通知精神，切實(shí)做好檔案管理工作，對于S236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：

一、各有關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一管理，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項(xiàng)目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗(yàn)收前突擊整卷。設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，應(yīng)加強(qiáng)對施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關(guān)部門要不定期的進(jìn)行現(xiàn)場抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

二、做好平時(shí)工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導(dǎo)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對工程項(xiàng)目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴(yán)格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行整理。

四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號(hào)關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知，各個(gè)項(xiàng)目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號(hào)等系統(tǒng)化整理工作必須利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。

五、各項(xiàng)目辦對項(xiàng)目檔案的形成以及利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對項(xiàng)目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排。

六、各單位在合同段交工驗(yàn)收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。

七、檔號(hào)的統(tǒng)一編寫部分為：S236PJL/….二〇一四年二月十三日

第五篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。