第一篇：采購(gòu)跟單的工作職責(zé)和工作流程

采購(gòu)跟單的工作職責(zé)和工作流程

一、采購(gòu)跟單的職責(zé)：負(fù)責(zé)安排公司所有的訂貨計(jì)劃、生產(chǎn)跟蹤、發(fā)貨情況、貨物發(fā)出后與財(cái)務(wù)的對(duì)接（就是把單子交到財(cái)務(wù)做帳）、跟蹤物流情況。

二、三、采購(gòu)跟單的工作流程：

訂貨單里有不同廠家的產(chǎn)品的單子要分開(kāi)填寫(xiě)采購(gòu)單，并分別傳至生產(chǎn)廠家。

四、然后把客戶訂貨單的內(nèi)容匯總至“昆明文港商貿(mào)有限公司訂貨單”內(nèi)，填寫(xiě)備注欄信息，并在相應(yīng)產(chǎn)品后備注已下至哪一生產(chǎn)廠家，訂單號(hào)填寫(xiě)完成后掃描傳至鄭辦五、六、不同廠家的采購(gòu)單按訂單號(hào)管理，下班后放到相應(yīng)未發(fā)貨訂單盒內(nèi)。每天自己下的訂單心中有數(shù)，要清楚自己下了些什么單,登記在發(fā)貨跟蹤表上。

七、八、樣品采購(gòu)單直接掃描傳至鄭州辦，不用傳到生產(chǎn)廠家。

每天收到強(qiáng)民乳業(yè)發(fā)貨明細(xì)后，復(fù)印兩份（核對(duì)了價(jià)格、規(guī)格后再?gòu)?fù)印）原件給出納，復(fù)印件一份給財(cái)務(wù)開(kāi)單，一份自存“強(qiáng)民發(fā)貨明細(xì)”

九、每天收到“發(fā)貨確認(rèn)函”和“托運(yùn)單”時(shí)，在“發(fā)貨跟蹤表”上填寫(xiě)“實(shí)發(fā)、運(yùn)費(fèi)、發(fā)貨日期、匯款情況”等。

十、按單子上的信息每個(gè)客戶發(fā)短信，通知客戶貨物已經(jīng)發(fā)出，短信內(nèi)容必須說(shuō)明貨物的總件數(shù)、運(yùn)費(fèi)、物流單號(hào)等。

十一、把“采購(gòu)單”“發(fā)貨確認(rèn)函”“托運(yùn)單”呈A4紙大小形狀粘在一起，訂單注明“到岸價(jià)”的托運(yùn)單要復(fù)印一份。

十二、粘好后按發(fā)貨日期順序整理好后，將相應(yīng)信息登錄在跟蹤本上確定是登記信息與“發(fā)貨確認(rèn)函”一致。

十三、登記完以后，給財(cái)務(wù)打單，如沒(méi)有“發(fā)貨確認(rèn)函”和“托運(yùn)單”則打電話到鄭辦跟蹤。

十四、若“訂貨單”或“托運(yùn)單”上寫(xiě)明到岸價(jià)的，則托運(yùn)單要復(fù)印一份給財(cái)務(wù)，寫(xiě)明出廠價(jià)的則不用。

十五、財(cái)務(wù)把紅聯(lián)銷(xiāo)售單拿過(guò)來(lái)就要核對(duì)價(jià)格、產(chǎn)品數(shù)量以后，按銷(xiāo)售單號(hào)粘貼，并在跟蹤本上注明“銷(xiāo)售單號(hào)”

十六、按銷(xiāo)售單號(hào)順序歸檔《已發(fā)貨確認(rèn)函及相應(yīng)訂貨單》以備查，然后把一個(gè)月所有的銷(xiāo)售單收訂。

十七、收到三峰的發(fā)貨明細(xì)按“跟蹤表”填寫(xiě)相應(yīng)“發(fā)往地、收貨人”核對(duì)其件數(shù)、金額是否正確。如正確復(fù)印兩份原件給出納，復(fù)印件一份留，另一份粘貼。再寫(xiě)請(qǐng)款單，單上注明：收款單位、申請(qǐng)金額：請(qǐng)款人：

十八、大唐發(fā)貨單復(fù)印兩張，原件出納，一張寫(xiě)清款單，一張存檔

十九、頂真（DZ）加工清單復(fù)印3張，原件出納，一張財(cái)務(wù)開(kāi)單，一張留底（付請(qǐng)款單時(shí)再?gòu)?fù)印一張貼在請(qǐng)款單上）

二十、收到昆明的發(fā)貨確認(rèn)函留存不用開(kāi)銷(xiāo)售單，登記在跟蹤本上復(fù)印一份給庫(kù)房經(jīng)理。

二十一、采購(gòu)單數(shù)量比較大的，強(qiáng)民直接托運(yùn)，傳《強(qiáng)民貨物運(yùn)輸合同》與采購(gòu)單粘至財(cái)務(wù)打單“到岸價(jià)”的把復(fù)印一份給財(cái)務(wù)。

二十二、雪域的“托運(yùn)單”復(fù)印兩份，一份出納，一份粘貼采購(gòu)單至財(cái)務(wù)打單“到岸價(jià)”的復(fù)印3份。二

十三、生產(chǎn)廠家是“大唐、雪域 ”發(fā)往外地的單據(jù)財(cái)務(wù)打完銷(xiāo)售單后，填一份《入庫(kù)單》紅聯(lián)交財(cái)務(wù)，昆明的不用填《入庫(kù)單》。

二十四、生產(chǎn)廠家是三峰、頂真、強(qiáng)民的傳真完了要給鄭辦掃描，生產(chǎn)廠家是大唐、雪域 的就不用掃描直接傳真

第二篇：跟單工作職責(zé)

跟單工作職責(zé)

一、與客戶溝通

1.郵件溝通

回復(fù)客戶郵件：收到客戶的郵件后確保能在當(dāng)天內(nèi)回復(fù)，另外，可根據(jù)客戶所在地確定回復(fù)客戶郵件的時(shí)間?；貜?fù)詢價(jià)郵件，先了解清楚客戶所詢價(jià)的產(chǎn)品及其詳細(xì)要求，告知客戶已收到其詢價(jià)內(nèi)容并且會(huì)盡快提供產(chǎn)品單價(jià)；回復(fù)客戶落訂單的郵件，先了解清楚客戶所訂購(gòu)的產(chǎn)品及其詳細(xì)要求，告知客戶已收到其訂單并且會(huì)盡快提供產(chǎn)品最新單價(jià)及安排好相關(guān)的生產(chǎn)準(zhǔn)備工作；回復(fù)客戶關(guān)于產(chǎn)品性能、訂單情況及其他信息的郵件，能立即回復(fù)的第一時(shí)間回復(fù)，不能立即回復(fù)的告知客戶會(huì)做相關(guān)的了解并盡快作出回復(fù)。

回復(fù)新求購(gòu)郵件：收到客戶的郵件后確保能在當(dāng)天內(nèi)回復(fù)，另外，可根據(jù)客戶所在地確定回復(fù)客戶郵件的時(shí)間。首先應(yīng)感謝客戶對(duì)我們公司的關(guān)注及其詢價(jià)信息，但不必急于立即報(bào)價(jià)，先了解清楚客戶所詢價(jià)的產(chǎn)品及其詳細(xì)要求、銷(xiāo)售市場(chǎng)，或可提供相關(guān)的產(chǎn)品信息（圖片、產(chǎn)品配置結(jié)構(gòu)等）供客戶參考選擇，并告訴客戶不同的配置、結(jié)構(gòu)將影響到產(chǎn)品單價(jià)的不同，如果他能提供準(zhǔn)確的信息將對(duì)我們的報(bào)價(jià)準(zhǔn)確性大有幫助。

發(fā)郵件開(kāi)拓潛在客戶：周期性地給客戶發(fā)送郵件（每1至2周內(nèi)發(fā)一次），根據(jù)客戶所在地以及以往與客戶溝通的記錄確定發(fā)郵件給客戶的時(shí)間及內(nèi)容。郵件內(nèi)容、信息應(yīng)是客戶感興趣的，對(duì)其有幫助的（可發(fā)送公司最新產(chǎn)品、市場(chǎng)最新信息等），避免發(fā)送沒(méi)有意義的垃圾郵件給客戶。

2.傳真溝通

重要文件、合同或不能用郵件、電話清晰表達(dá)等內(nèi)容可使用傳真的方式來(lái)和客戶溝通。收到客戶傳真應(yīng)第一時(shí)間了解清楚客戶的意圖，所要表達(dá)的內(nèi)容，并立即作相應(yīng)的回復(fù)，如不能立即回復(fù)的也要發(fā)郵件通知客戶已收到其傳真，會(huì)盡快作出相應(yīng)的答復(fù)。

由于傳真內(nèi)容一般較為重要，回復(fù)客戶應(yīng)妥善保管

3.電話溝通

對(duì)于比較緊急的事情，需要立即知道答復(fù)的，或?qū)τ趧傞_(kāi)始建立關(guān)系的新客戶，又或者對(duì)于一些長(zhǎng)期沒(méi)有回復(fù)的目標(biāo)客戶，可使用電話溝通。打電話給客戶前應(yīng)先想清楚要了解的內(nèi)容及通過(guò)這趟電話要達(dá)到的目的，打電話時(shí)要注意用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言將自己的意思表達(dá)清楚，及時(shí)記錄好客戶在電話中的談到的內(nèi)容，打完電話后要整理好電話記錄。

4.客戶的拜訪

了解清楚客戶拜訪的時(shí)間及意圖，想討論的產(chǎn)品范圍，事先準(zhǔn)備好與會(huì)議相關(guān)的資料、文件（曾報(bào)過(guò)給客戶的報(bào)價(jià)表及客戶的訂貨合同等）及樣板，定制好會(huì)議議程。會(huì)議期間做好會(huì)議記錄，注意客戶在會(huì)議期間的每一個(gè)細(xì)節(jié)反映，根據(jù)客戶的反映及時(shí)做好談話內(nèi)容的變更。會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議記錄，并將英文版會(huì)議記錄發(fā)給客戶。

二、報(bào)價(jià)

收到客戶的詢價(jià)后，先了解清楚客戶詢購(gòu)的產(chǎn)品的詳細(xì)要求（型號(hào)、尺寸、材質(zhì)、表面、配置、包裝等），再根據(jù)這些數(shù)據(jù)做詢價(jià)單給工廠報(bào)價(jià)。收到工廠報(bào)價(jià)后將產(chǎn)品單價(jià)交由銷(xiāo)售經(jīng)理李生統(tǒng)一報(bào)價(jià)。最后再根據(jù)李生報(bào)的單價(jià)做報(bào)價(jià)單給客戶。

報(bào)價(jià)單的內(nèi)容應(yīng)包括：產(chǎn)品名稱/圖片，產(chǎn)品描述（材質(zhì)、表面處理、規(guī)格、結(jié)構(gòu)等），單價(jià)，包裝方法，付款方式，運(yùn)輸方式，有效期等。

將報(bào)價(jià)單發(fā)出給客戶后要注意追蹤報(bào)價(jià)情況，咨詢客戶對(duì)我們產(chǎn)品單價(jià)的看法，是否需要其他信息，有否采購(gòu)意向等。

三、制作合同

在收到客戶的采購(gòu)訂單，并且根據(jù)訂單內(nèi)容向客戶提供產(chǎn)品最新單價(jià)而客戶又確認(rèn)單價(jià)，決定正式訂購(gòu)產(chǎn)品時(shí)，我們要出一份購(gòu)銷(xiāo)合同給客戶。

合同內(nèi)容包括：買(mǎi)賣(mài)雙方的資料，合同日期，合同號(hào)，產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品詳細(xì)描述（材質(zhì)、表面處理、規(guī)格），單價(jià)，數(shù)量，總金額，付款方式，包裝要求，運(yùn)輸條款，交貨日期，我方銀行賬戶資料等。

在買(mǎi)賣(mài)雙方簽名蓋章后合同正式成立。

如要收客戶預(yù)付款的訂單，在收到客戶預(yù)付款后正式安排生產(chǎn)。

四、制作購(gòu)銷(xiāo)合同或外協(xié)采購(gòu)清單給工廠

在與客戶簽訂合同后，應(yīng)盡快確定生產(chǎn)商，并制作購(gòu)銷(xiāo)合同或協(xié)外采購(gòu)清單（自廠生產(chǎn)的貨物制作購(gòu)銷(xiāo)合同，發(fā)外生產(chǎn)的貨物制作外協(xié)采購(gòu)清單）。

購(gòu)銷(xiāo)合同包括：采購(gòu)單位，訂單編號(hào)，訂購(gòu)日期，交貨日期，產(chǎn)品編號(hào)，產(chǎn)品詳細(xì)規(guī)格、要求，產(chǎn)品材質(zhì)，產(chǎn)品表面處理，數(shù)量，內(nèi)銷(xiāo)金額，總金額，質(zhì)量要求，包裝要求等。另外，隨付應(yīng)跟一份物料清單，列明每一件零配件、包裝物的規(guī)格，數(shù)量。

協(xié)外采購(gòu)清單包括：采購(gòu)單位，訂單編號(hào)，訂購(gòu)日期，交貨日期，產(chǎn)品編號(hào)，產(chǎn)品詳細(xì)規(guī)格、要求，產(chǎn)品材質(zhì)，產(chǎn)品表面處理，數(shù)量，質(zhì)量要求和包裝要求等

五、訂單生產(chǎn)過(guò)程中的跟蹤

訂單生產(chǎn)過(guò)程中要經(jīng)常了解貨物的生產(chǎn)進(jìn)度，特別是臨近交貨期時(shí)，要確定貨物是否能如期出貨，如不能如期出貨，應(yīng)提早通知客戶貨物延遲出貨的原因及確切的出貨時(shí)間。

六、貨物出貨安排

貨物完成后，出貨前要發(fā)出貨通知給工廠。

出貨通知內(nèi)容包括：船嘜，訂單編號(hào)，產(chǎn)品名稱，簡(jiǎn)單的產(chǎn)品描述，數(shù)量，出貨時(shí)間，目的港，國(guó)際，運(yùn)輸方式等內(nèi)容。

七、出貨后的跟蹤工作

出貨后要與船公司核對(duì)提單，并根據(jù)出貨內(nèi)容制作裝箱單、發(fā)票等相關(guān)的文件（有時(shí)還需制作保險(xiǎn)單，CO，F(xiàn)ORM A，PACKING DECLARATION 等）。如要收取余款的訂單，在收到正本提單后將提單的COPY 版發(fā)給客戶，要求客戶支付訂單余款，在確認(rèn)收到余款后將正本提到及相關(guān)的文件寄給客戶。如在出貨前已收齊貨款的，在收到正本提到后可立即安排將提到和其他相關(guān)文件寄給客戶。

在出貨后的若干天（估計(jì)貨物到達(dá)客戶港口后的一周內(nèi)）應(yīng)發(fā)郵件咨詢客戶貨物情況，是否對(duì)質(zhì)量滿意，是否有什么地方需要注意或改正的。并準(zhǔn)備迎接客戶的下一張訂單。一般在客戶收到貨物一到半個(gè)月后咨詢客戶貨物的銷(xiāo)售情況，是否有意向再次訂購(gòu)。

第三篇：跟單工作職責(zé)

跟單工作職責(zé)

1.工作時(shí)間：9：00—送貨員最后一車(chē)送貨回來(lái)，把運(yùn)費(fèi)對(duì)好并付款，操作發(fā)貨，登記好運(yùn)費(fèi)、配送費(fèi)、日常費(fèi)用的登記。

2.訂貨：日常訂單的訂貨、催貨、付款。

3.批量訂貨：由杰哥或玲姐下批量采購(gòu)單，跟單把采購(gòu)單發(fā)給供應(yīng)商，并打印出來(lái)存檔，時(shí)常跟蹤采購(gòu)單的生產(chǎn)、送貨進(jìn)度、付款進(jìn)度。

4.審核：各客服發(fā)貨單的審核，只審核客戶的旺旺ID號(hào)在后臺(tái)是否存在、是否已付款，并存檔一聯(lián)。

5.售后補(bǔ)件：售后登記表先由客戶登記售后的處理情況，跟單及時(shí)跟蹤，是否給工廠下補(bǔ)件單，及時(shí)跟進(jìn)、催促。

6.貨款：每月1-5號(hào)，與供應(yīng)商的對(duì)賬與結(jié)算。

7.費(fèi)用：登記運(yùn)費(fèi)、配送費(fèi)、日常生活等費(fèi)用的核對(duì)與登記。

8.收貨：倉(cāng)庫(kù)員不在時(shí)，臨時(shí)到倉(cāng)庫(kù)收貨，收貨時(shí)按倉(cāng)庫(kù)存放規(guī)則收貨。

9.盤(pán)存：每月最后一天，盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)的實(shí)際庫(kù)存并登記、核對(duì)。

10.庫(kù)存：庫(kù)存表的每天登記、更新，及時(shí)發(fā)貨貨品的安全庫(kù)存不足時(shí)，提醒公司及時(shí)采購(gòu)。

11.業(yè)績(jī)表：每天及時(shí)登記各客服業(yè)績(jī)的成本。

12.貨運(yùn)部資料：資料的及時(shí)更新。

13.單據(jù)：跟單每天及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)員收集當(dāng)天的收貨單，及時(shí)登記庫(kù)存表，給客服反饋補(bǔ)件情況，收貨單、客服的發(fā)貨單，時(shí)常整理，分門(mén)別類(lèi)存放整齊。

14.分銷(xiāo)：給兄弟店鋪供貨的，打發(fā)專用格式的發(fā)貨單、審核，每月1-5日與對(duì)方對(duì)賬并結(jié)算貨款。

15.核對(duì)：刷銷(xiāo)量表中的ID號(hào)與金額，是否與登記表相符。

第四篇：毛織跟單工作流程

工作流程

（一）初辦制單、配齊資料/物料---------移交辦房制辦

流程：收到客人提供的樣衣或是設(shè)計(jì)圖（或是尺寸表）------分析及溝通{了解清楚款式/規(guī)格/針?lè)N/主料(毛料支數(shù)/條數(shù)/顏色組合/成份)/組織/織法及相關(guān)輔料及做工要求等等，遇到不明白之處必須-積極與客人溝通清楚，切記不可自以為是，亂做主張}-----記錄相關(guān)內(nèi)容（版單號(hào)/來(lái)料期等）及制單（初辦生產(chǎn)單）--------找主料/輔料及相關(guān)資料（如：樣衣/設(shè)計(jì)圖等）------配齊后移交辦房生產(chǎn)

1)客提供樣辦或是設(shè)計(jì)圖（留意是否有修改意見(jiàn)；提供的規(guī)格尺寸是否合理等）

2)初辦制單（包含款式描述；針?lè)N;毛料成份/用毛條數(shù)/有必要做色卡區(qū)分；組織/織法；配料/數(shù)量/位置；做工要求等）

3)辦毛/用量（客供/自找；成份/支數(shù)/用毛條數(shù)；顏色組合；縫毛是否配毛等及到料時(shí)間/是否夠毛料）

4)配料（客供/自找；數(shù)量；位置/要求及到料時(shí)間/是否夠輔料)

5)工藝方面（工序順序如：印花拆夾 繡花/車(chē)花 用線/花樣/位置等）

6)估計(jì)樣辦完成各工序 需要時(shí)間。

（二）與辦房溝通及辦房制辦過(guò)程跟進(jìn)

1)送辦單前跟單本人必須清楚版單的一切 容,并且傳達(dá)清楚客人對(duì)樣辦的要求及洽辦期（復(fù)期）；多一點(diǎn)溝通，有問(wèn)題及時(shí)解決！

2)了解板房制版的運(yùn)作；板房師傅收毛后，先安辦單要求試片，試片后寫(xiě)嚇數(shù)，接著織片----縫挑------洗燙------工藝等其他工序；

3)跟進(jìn)辦版過(guò)程及進(jìn)度，如有問(wèn)題或是延誤預(yù)先告知客人原因，切忌先斬后奏！

（三）收辦檢驗(yàn)/成本資料匯總及寄辦

1)核對(duì)款式/組織/織法/毛料/顏色組合/輔料/手感/度尺/磅重等并做相關(guān)記錄保留（發(fā)織時(shí)，考慮多織一件留底）；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與辦房溝通，可否改善？或與客人作解釋說(shuō)明！待定

2)索取各工序的工時(shí)表及用料情況等資料，匯總用作成本報(bào)價(jià)；（核價(jià)）及嚇數(shù)存檔

3)經(jīng)檢驗(yàn)確認(rèn)OK，掛牌包裝；通知快遞收件及電郵知會(huì)客人留意查收！并作記錄單號(hào)，以便查詢?。⊕炫苾?nèi)容：初辦，毛料/支數(shù)/成份，重量，日期等相關(guān)信息。）

（四）跟蹤樣板-------客戶接受后復(fù)辦/齊碼辦/批辦

1)樣辦寄出后，適當(dāng)時(shí)候查詢客人是否已收到？了解客人對(duì)樣辦的意見(jiàn)或是建議；或是通知做修正辦：此處用詞不是很恰當(dāng)；

2)客人收到辦后，客人會(huì)進(jìn)行評(píng)估，如果覺(jué)得滿意的話；即時(shí)給出樣辦意見(jiàn)及通知做齊色辦<齊碼辦/大辦/銷(xiāo)售辦>或是直接做批辦；

3)跟進(jìn)齊色辦<齊碼辦/大辦/銷(xiāo)售辦>或是批辦制作過(guò)程 如同：初辦制作，需要增加以下各項(xiàng)更詳細(xì)/更準(zhǔn)確的資料：

① 樣辦意見(jiàn)/修正辦/規(guī)格尺寸表/制作辦單（注明：毛料/顏色/缸號(hào)/毛價(jià)；輔料/成本；及供應(yīng)商等信息）② 主料/輔料寄客人批復(fù)/核對(duì);:

③ 詳細(xì)各工序的工時(shí)表；用料明細(xì)表；做成本核價(jià)。及嚇數(shù)存檔

④ 生產(chǎn)單位有可能是車(chē)間或是辦房。

⑤ 收集各項(xiàng)更詳細(xì)/更準(zhǔn)確的資料，做好下單前的準(zhǔn)備工作！預(yù)定

（五）客批辦后，正式下單提供規(guī)格尺寸/生產(chǎn)數(shù)及細(xì)數(shù)-------制作生產(chǎn)通知單及計(jì)毛/訂貨毛/訂配料-----及跟進(jìn)/跟蹤

1)制作生產(chǎn)通知單；核對(duì)各項(xiàng)相關(guān)資料與數(shù)據(jù)

2)收集各項(xiàng)生產(chǎn)資料；如：批辦，嚇數(shù)，《批辦意見(jiàn)》等移交生產(chǎn)部

3)計(jì)算毛料/輔料；匯總移交采購(gòu)部門(mén)，下達(dá)《物料采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍芳邦A(yù)計(jì)毛料與輔料到廠截止日期；

4)寄客批缸片，制作布片/色卡

5)毛料客批確認(rèn)OK即時(shí)通知生產(chǎn)部開(kāi)機(jī)生產(chǎn)

6)寄客批輔料，及制作輔料卡

7)根據(jù)生產(chǎn)預(yù)排期表跟進(jìn)主料/輔料等到位情況。

（六）根據(jù)生產(chǎn)狀況預(yù)約客QC驗(yàn)貨（中期/尾期，個(gè)別要初期）

1)織縫挑衫（齊色齊碼）可安排初期查貨； 主要核對(duì)款式/字碼/毛料顏色/重量及基本做工等

2)大貨進(jìn)入后整并且已經(jīng)開(kāi)始洗水，開(kāi)燙；（齊色齊碼）可安排中期驗(yàn)貨； 主要核對(duì)手感/顏色/衫形

尺寸檢查/基本手工等及提出對(duì)大貨的品質(zhì)要求（視單量大小及各公司要求不一樣?。?/p>

3)大貨進(jìn)入后整已經(jīng)生產(chǎn)完成10%—20%左右，進(jìn)行中期驗(yàn)貨；主要核對(duì)手感/顏色/衫形尺寸檢查/手

工及嘜頭/腳嘜/箱嘜等全面檢查；

4)大貨進(jìn)入后整已經(jīng)生產(chǎn)完成80%以上，可以進(jìn)行未期驗(yàn)貨（嚴(yán)格的要求100%裝箱及要求公證行驗(yàn)

貨）；做大貨的最終驗(yàn)貨。

（七）驗(yàn)貨通過(guò)/做資料給船務(wù)做單/報(bào)關(guān)出貨

（八）出貨后對(duì)單/總結(jié)憑單收款

?

第五篇：跟單業(yè)務(wù)員工作流程

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

轉(zhuǎn)載自 Grade'亮轉(zhuǎn)載于2009年05月16日 11:45 閱讀(20)評(píng)論(0)分類(lèi)： 個(gè)人日記舉報(bào)

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來(lái)說(shuō)是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。

1． 業(yè)務(wù)跟單：對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購(gòu)買(mǎi)意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員or 業(yè)務(wù)助理。

2． 生產(chǎn)跟單：對(duì)已接來(lái)的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對(duì)內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。

跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。

因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購(gòu)員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)向生產(chǎn)制造部門(mén)催單要貨，跟蹤出貨。

五。跟單員的主導(dǎo)意識(shí)： 什么是主導(dǎo)意識(shí)？就是全局觀念 你要對(duì)所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。舉例：足球隊(duì)，每個(gè)隊(duì)員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對(duì)方，要進(jìn)球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒(méi)事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時(shí)完成？出來(lái)的產(chǎn)品怎樣？與我無(wú)關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒(méi)有主導(dǎo)意識(shí)。有責(zé)：全局意識(shí)，責(zé)任感，對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。有方：有辦法，有主意，遇到問(wèn)題有解決的能力 有效：有效率，有結(jié)果。目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒(méi)什么好說(shuō)的?？傊?，主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門(mén)來(lái)評(píng)定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說(shuō)你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

六。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練）跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。

（2）預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門(mén)的人員打成一片，使其自覺(jué)完成客戶訂單。

（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。

（7）法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷(xiāo)能力。對(duì)外推銷(xiāo)高手。對(duì)內(nèi)管理行家。

（10）物流知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。

七．跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購(gòu)跟單，生產(chǎn)過(guò)程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)）了解基本外貿(mào)知識(shí)：（談判，報(bào)價(jià)，接單，簽合同 等等）。基礎(chǔ)外語(yǔ)及函電往來(lái)。.物料采購(gòu)跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營(yíng)銷(xiāo)，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）.生產(chǎn)過(guò)程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。.貨物運(yùn)輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運(yùn)輸知識(shí)，（運(yùn)輸工具，方法，配柜）及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對(duì)客戶的管理，懂國(guó)際禮儀知識(shí)：

八．跟單員工作的重要性： 企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者——跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個(gè)企業(yè)的窗口和門(mén)戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門(mén)關(guān)聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對(duì)外：業(yè)務(wù)部門(mén)（國(guó)內(nèi)，國(guó)外貿(mào)易部，）客戶（國(guó)內(nèi)，國(guó)外客戶，外貿(mào)公司，中間商）運(yùn)輸（海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險(xiǎn)）對(duì)內(nèi)：計(jì)劃/物料（生產(chǎn)計(jì)劃，物料進(jìn)度，報(bào)價(jià)）制造部門(mén)（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造）技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開(kāi)發(fā)，估價(jià)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）財(cái)務(wù)/資財(cái)（出貨管制，成品倉(cāng)，準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算）行政部門(mén)（派車(chē)，放行，報(bào)關(guān)，船務(wù)）跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5）客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產(chǎn)部門(mén)——生產(chǎn)計(jì)劃——采購(gòu)部（庫(kù)存查詢）（出貨傳票）——供應(yīng)商——進(jìn)料——倉(cāng)庫(kù)——生產(chǎn)轉(zhuǎn)換——倉(cāng)庫(kù)——出庫(kù)

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

（二）第二講 外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

本章要點(diǎn)：接單與審單 進(jìn)出口貨物的基本程序 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過(guò)外貿(mào)公司出口，另一種是自營(yíng)出口。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話，F(xiàn)ax, Email或書(shū)面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。

（2）確認(rèn)書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)（SALES CONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）詢盤(pán)：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。

（2）發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢盤(pán)后作出的。

（3）還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。

（4）接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？ 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

（3）數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加―約‖，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。

（4）單價(jià)，總額的審查：

1． 客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？ 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。

2． 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：

FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格

常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價(jià)格換算為其它價(jià)： CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) CIF價(jià) =-----------------------1運(yùn)費(fèi) CFR價(jià) = CIF價(jià) X（1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書(shū)）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短?？梢允?周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。

（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來(lái)樣。

要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

（2）新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

（3）新品的制作要留有實(shí)樣。

（4）客戶的來(lái)樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE 買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明―形式發(fā)票‖字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開(kāi)出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開(kāi)證或匯款。注意幾點(diǎn)：.單價(jià)條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)？開(kāi)證行的資信？公司審開(kāi)證人和受益人對(duì)否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)

將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔

五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng)，申請(qǐng)開(kāi)證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。