第一篇：談?wù)勲娮余]件的寫(xiě)作[最終版]

談?wù)勲娮余]件的寫(xiě)作

[作者：陳 罡 來(lái)源:jihua918 點(diǎn)擊數(shù)：3051 更新時(shí)間：2006-09-16 20:26:19 文章錄入：jihua918]（《應(yīng)用寫(xiě)作》2005年第1期）

寫(xiě)作作為人類(lèi)一種普遍的生活方式、生存狀態(tài)，在數(shù)字化時(shí)代來(lái)臨之際，無(wú)疑也發(fā)生了一系列重大的變化。而電腦寫(xiě)作、網(wǎng)絡(luò)寫(xiě)作也正以其數(shù)字化的身份在寫(xiě)作領(lǐng)域內(nèi)扮演著重要角色。其中電子郵件的寫(xiě)作以其方便、快捷、迅速的特點(diǎn)受到了人們的歡迎。

電子郵件（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｍａｉｌ，縮寫(xiě)為Ｅ—Ｍａｉｌ），是指通過(guò)一定的通訊網(wǎng)絡(luò)（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ、局域網(wǎng)）在兩臺(tái)或兩臺(tái)以上計(jì)算機(jī)或終端之間進(jìn)行電子文本信息傳輸與交換的一種技術(shù)。

與傳統(tǒng)信函相比，電子郵件所具有的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)。傳輸速度快，從原來(lái)的幾天、幾十天減少到幾分鐘、十幾分鐘；即寫(xiě)即發(fā)，不用貼郵票，跑郵局；使用費(fèi)用較低；開(kāi)放性廣，即使是一些非Ｉｎｔｅｒｎｅｔ用戶(hù)也可以通過(guò)一些稱(chēng)為網(wǎng)關(guān)（Ｇａｔｅｗａｙ）的計(jì)算機(jī)與Ｉｎ-ｔｅｒｎｅｔ上的用戶(hù)進(jìn)行電子郵件的收發(fā)。這里，我們從寫(xiě)作角度談?wù)勲娮余]件的寫(xiě)作方法、特點(diǎn)及其注意點(diǎn)。

一、寫(xiě)作方法

要進(jìn)行電子郵件的寫(xiě)作，首先自己要申請(qǐng)一個(gè)電子信箱。電子信箱有免費(fèi)的，也有收費(fèi)的，最便捷的方法是直接到網(wǎng)站申請(qǐng)。有了自己的信箱，就可以向別人的信箱發(fā)郵件了。

如果僅僅是講電子郵件文本的寫(xiě)作，那么只要在ｗｏｒｄ、ｗｐｓ、記事本、寫(xiě)字板等文字處理軟件里寫(xiě)就可以了。但是這種簡(jiǎn)單的文本還談不上是真正的電子郵件，完整意義上的電子郵件寫(xiě)作其實(shí)還包括了收發(fā)郵件的過(guò)程（主要是發(fā)郵件）。目前進(jìn)行這種寫(xiě)作的方式主要有兩種：一是直接登錄網(wǎng)站上你的信箱，利用網(wǎng)站提供的郵件服務(wù)程序進(jìn)行寫(xiě)作；二是利用Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｕｔｌｏｏｋ或Ｆｏｘｍａｉｌ這樣的專(zhuān)門(mén)軟件來(lái)進(jìn)行寫(xiě)作。在這里，我們主要介紹一下前者，至于后者，在一般的電腦知識(shí)類(lèi)書(shū)籍中都可以找到，而且這兩者在許多方面都是相通的，就不多談了。

首先，我們來(lái)熟悉一下電子郵件的格式。正是由于電子郵件的收發(fā)與寫(xiě)作都需要軟件的支持，因此其基本格式就被軟件設(shè)計(jì)者所規(guī)定下來(lái)了。就像傳統(tǒng)寫(xiě)信會(huì)有信封款式一樣，寫(xiě)電子郵件就必須得有電子信箱（收件人與發(fā)件人的地址），該地址用于標(biāo)識(shí)某個(gè)用戶(hù)，有了這個(gè)標(biāo)識(shí)后該用戶(hù)才能收發(fā)因特網(wǎng)上的電子郵件。如今我們通用的地址格式是由一位美國(guó)工程師設(shè)計(jì)的，它由用戶(hù)名加上郵件服務(wù)器（收發(fā)或處理郵件的服務(wù)器）全機(jī)名或域名構(gòu)成，這兩者之間用一個(gè)符號(hào)＠（可讀作英文單詞“ａｔ”，表示“在”的意思）相連。如ｓｏｍｅｂｏｄｙ＠ｓｉｎａ．ｃｏｍ．ｃｎ就是一個(gè)合法的電子郵箱地址。

下面就以登錄新浪網(wǎng)站為例來(lái)談一下電子郵件的寫(xiě)作。有了自己的電子郵箱，那么先要登錄網(wǎng)站，然后進(jìn)入你的郵箱。在網(wǎng)站的郵箱服務(wù)頁(yè)面上，點(diǎn)擊左側(cè)的“寫(xiě)郵件”按鈕，就出現(xiàn)了寫(xiě)作電子郵件的頁(yè)面?！笆占耍ǎ裕铮毙袑?xiě)入對(duì)方的電子郵箱，如果有多個(gè)郵箱地址，中間用“，”號(hào)分隔。“抄送（Ｃｃ）”行和“密送（Ｂｃｃ）”行也可寫(xiě)入其他收件人的電子郵箱，但“密送（Ｂｃｃ）”行與“抄送（Ｃｃ）”行不同的是，寫(xiě)在這里的收件人將不會(huì)看到本人以外的其他收件人地址。“主題”行可給郵件起個(gè)題目或概括主要內(nèi)容。在頁(yè)面的最下方是一個(gè)文本框，在這個(gè)文本框內(nèi)即可寫(xiě)入郵件的具體內(nèi)容。頁(yè)面中間還有附件欄，可以將文本、圖片、聲音等文件作為附件加入，那么收件人在收到郵件的同時(shí)也能收到該附件。由于你已經(jīng)登錄，發(fā)件人郵箱會(huì)在郵件中由系統(tǒng)自動(dòng)加入。當(dāng)文本內(nèi)容寫(xiě)完之后，點(diǎn)擊“發(fā)郵件”按鈕，郵件立即發(fā)出。等一會(huì)兒出現(xiàn)“郵件已經(jīng)成功發(fā)送到指定地點(diǎn)”的頁(yè)面之后，郵件即發(fā)出了（即信已寄出）。從這個(gè)意義上說(shuō)，收到的電子郵件也同傳統(tǒng)信件一樣會(huì)有一個(gè)“信封”，它包括收信人電子郵箱地址（Ｔｏ），發(fā)信人電子郵箱地址（Ｆｒｏｍ）和信件主題（Ｓｕｂｊｅｃｔ）。

在以前，傳統(tǒng)信件是否已經(jīng)讓對(duì)方收到，發(fā)信人必須得到對(duì)方回音（回信、答復(fù)）才行。而電子郵件在這方面更為便利，只要在“對(duì)方讀到信時(shí)給我回應(yīng)”前的空格打勾選中，就可以知道對(duì)方是否看到了。當(dāng)然，更快捷的方式還可以利用手機(jī)短信來(lái)通知。

二、特點(diǎn)

與傳統(tǒng)信件相比，電子郵件文本的寫(xiě)作體現(xiàn)了以下特點(diǎn)：

１．行款格式的簡(jiǎn)約化

由于傳統(tǒng)信件中的許多成分如寄信人、收信人、寫(xiě)信時(shí)間等都可以由電子郵件系統(tǒng)自動(dòng)完成，我們寫(xiě)電子郵件就不必像傳統(tǒng)信件一樣要有強(qiáng)烈的行款格式的意識(shí)。收發(fā)雙方其實(shí)達(dá)成了一個(gè)共識(shí)，即不用像傳統(tǒng)信件一樣去計(jì)較嚴(yán)格的格式。雙方看重的是文本的內(nèi)容，甚至只是看重那個(gè)附件。所以，即使文本部分沒(méi)有一個(gè)字，收信人也不會(huì)太在意，只要附件傳來(lái)了就行。

２．附加信息的多元化

雖然目前免費(fèi)電子郵件的服務(wù)系統(tǒng)一般只提供４～１０Ｍ左右的附件長(zhǎng)度，但人們已經(jīng)可以利用這４～１０Ｍ空間傳遞許多信息，文字、圖片、聲音都可以躋身其中。而付費(fèi)用戶(hù)就能利用更多空間了。隨著服務(wù)的完善與收費(fèi)制度的普及，電子郵件所能加載的信息容量與品種一定是越來(lái)越多的。

３．文本內(nèi)容的個(gè)性化

電子郵件文本的寫(xiě)作可以說(shuō)完全體現(xiàn)了“自由”這一特點(diǎn)。你可以長(zhǎng)篇大論（一般來(lái)說(shuō)，較長(zhǎng)的文字或?qū)ｉT(mén)的文稿以附件形式發(fā)送比較好），也可以寥寥數(shù)語(yǔ)，甚至只當(dāng)寫(xiě)個(gè)便條。在表達(dá)上，可以是比較正式的書(shū)面語(yǔ)，也可以是很隨便的口語(yǔ)，甚至是隱語(yǔ)、悄悄話(huà)。但是，我們還應(yīng)該看到，這種電子郵件所帶來(lái)的聯(lián)系快捷的功能正在逐漸受到手機(jī)短信的挑戰(zhàn)（雖然目前一條短信一般只支持７０個(gè)左右的漢字）。

三、注意點(diǎn)

電子郵件的自由與快捷使得人們可以非常隨意地使用它，只要內(nèi)容不違反國(guó)家法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，一般都沒(méi)有太大的問(wèn)題。但是，有些電子郵件在寫(xiě)作時(shí)會(huì)出現(xiàn)語(yǔ)句含混、辭不達(dá)意的情況，不符合表達(dá)的基本要求，表達(dá)不清楚，不能讓對(duì)方明白寫(xiě)作者的意思。這是應(yīng)該注意和避免的。在這一點(diǎn)上，電子郵件寫(xiě)作的根本要求又是和傳統(tǒng)信件相通的。

作者單位：南京師范大學(xué)文學(xué)院

責(zé)任編輯：楊紅星

第二篇：商務(wù)電子郵件寫(xiě)作

商務(wù)電子郵件寫(xiě)作

在現(xiàn)今的商業(yè)社會(huì)中，電子郵件已成為當(dāng)今世界上使用最頻繁的商務(wù)通訊工具。根據(jù)國(guó)際數(shù)據(jù)公司(IDC)2006年的統(tǒng)計(jì)，全球每天發(fā)送約840億封電子郵件。然而，在全球每天發(fā)送幾百億封電子郵件的今天，人們卻很難感受到電子郵件的高效性。閱讀、撰寫(xiě)、管理電子郵件會(huì)占據(jù)人們大量的時(shí)間。美國(guó)管理協(xié)會(huì)（American Management Association）和電子政策研究所（The ePolicy Institute）進(jìn)行的調(diào)查表明：如今人們每天花30分鐘到4個(gè)小時(shí)甚至更多的時(shí)間來(lái)處理電子郵件。垃圾郵件是造成該問(wèn)題的原因之一。但另一個(gè)更重要的原因是人們不知電子郵件的注意事項(xiàng)和寫(xiě)作技巧。如果郵件中充滿(mǎn)了錯(cuò)誤、矛盾、難懂的語(yǔ)言，讀者就會(huì)失去閱讀的耐心，而且這種毫無(wú)紀(jì)律、沒(méi)有重點(diǎn)、無(wú)法讓人信任的溝通會(huì)使你面臨信譽(yù)掃地的危險(xiǎn)，也可能會(huì)導(dǎo)致公司商機(jī)的喪失。所以良好的寫(xiě)作技巧不僅能夠改善溝通品質(zhì)，提高工作效率，而且能夠增加個(gè)人和公司的競(jìng)爭(zhēng)力。這一點(diǎn)在如今的商務(wù)領(lǐng)域中已經(jīng)得到了廣泛的認(rèn)同。所以在職場(chǎng)中，如何有效地利用電子郵件為個(gè)人和公司創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)、擁有更多競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)呢？職場(chǎng)中電子郵件的使用應(yīng)該注意以下問(wèn)題：

一、電子郵件是不是傳遞該信息最合適的選擇

方便絕對(duì)不是使用電子郵件傳遞某些信息的好理由。電子郵件是一種公共媒介。每次寄出或接收電子郵件時(shí)，信件的副本都會(huì)復(fù)制到服務(wù)器上，這樣，收信人以外的其他人也有可能會(huì)看到你的郵件。所以，郵件內(nèi)容要格外謹(jǐn)慎。一般不要通過(guò)電子郵件傳送以下信息：

（一）公司或個(gè)人的秘密信息

電子郵件中沒(méi)有所謂的隱私權(quán)。在你將公司的機(jī)密或他人的隱私放入郵件中前，要想想萬(wàn)一有人將其刊登在報(bào)紙上會(huì)怎么樣。

（二）敏感的話(huà)題

電子郵件不是面對(duì)面的交流。由于沒(méi)有面部表情、肢體語(yǔ)言和語(yǔ)調(diào)的暗示作用，你無(wú)法意識(shí)到信件的內(nèi)容對(duì)對(duì)方而言是傷害還是冒犯。而且有時(shí)電子郵件中的內(nèi)容是在電話(huà)或面對(duì)面交談中不會(huì)說(shuō)的。所以，如果發(fā)送前不考慮收件人的感受，會(huì)很容易使人產(chǎn)生負(fù)面情緒。

（三）復(fù)雜的信息

信件的主體最好不要傳遞復(fù)雜信息，比如詳細(xì)報(bào)告。因?yàn)樵谄聊簧献x這樣的信息很費(fèi)勁、很耗時(shí)，所以最好將其作為附件發(fā)送，而郵件主體主要描述或概述附件的主要內(nèi)容。此外，發(fā)現(xiàn)需要回復(fù)的問(wèn)題不只一個(gè)時(shí)，最好能夠根據(jù)情況采用面對(duì)面會(huì)談、及時(shí)通訊如MSN、QQ或電話(huà)等比電子郵件更適當(dāng)、更有效率的方式。

二、寫(xiě)郵件的目的是什么

人們寫(xiě)電子郵件常常是出于習(xí)慣，而沒(méi)有考慮為什么寫(xiě)。其實(shí)郵件寫(xiě)作的主要目的有兩個(gè)：

（一）影響收件人的行為

告知或說(shuō)服收件人實(shí)施某個(gè)行為。例如：

1.請(qǐng)于周五前將我的提議意見(jiàn)發(fā)給我。

2.請(qǐng)于會(huì)議前三天發(fā)放議事日程。

3.請(qǐng)重新安排我的約會(huì)。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如關(guān)于一個(gè)主題、行為或決定等。例如：

1.我公司將于明年春季推出三款新產(chǎn)品，詳細(xì)信息請(qǐng)參閱附件。

2.您星期五轉(zhuǎn)交給我的查詢(xún)信，我已回復(fù)。

3.董事會(huì)于上周做出了一些重要決定，我已總結(jié)如下。

三、對(duì)收件人了解有多少

溝通是雙向的——只有當(dāng)你的信息被對(duì)方接受并理解后，溝通才能完成。沒(méi)有能夠清晰地進(jìn)行交流的主要原因是沒(méi)有考慮收件人的信息。收件人的信息有助于決定郵件的內(nèi)容、寫(xiě)作的語(yǔ)氣和寫(xiě)作的方式等。對(duì)收件人的考慮有：

（一）與收件人的關(guān)系。

（二）收件人是否希望收到這封郵件。

（三）收件人對(duì)這一主題的信息。

（四）收件人讀信后的反應(yīng)。

（五）收件人對(duì)這一主題的興趣。

（六）收件人收到這封信的感受。

如果給了解的人寫(xiě)信，上述問(wèn)題就容易回答多了。但是如果給了解不多甚至是毫無(wú)了解的人寫(xiě)信時(shí)，就需要根據(jù)一些其他信息，如此人工作單位、職位、與你或你單位的關(guān)系來(lái)做一些假設(shè)。這些假設(shè)會(huì)讓你的郵件更具有針對(duì)性并且獲得好的效果。例如：

如果收件人是對(duì)你公司的產(chǎn)品進(jìn)行詢(xún)問(wèn)的潛在客戶(hù)，說(shuō)明他們對(duì)你們的業(yè)務(wù)有所了解但需要更詳細(xì)的信息來(lái)確定產(chǎn)品是否符合他們的需求。如果收件人是另一行業(yè)詢(xún)問(wèn)有關(guān)項(xiàng)目信息的經(jīng)理，說(shuō)明他所感興趣的是有關(guān)項(xiàng)目的主要觀點(diǎn)而不是每個(gè)細(xì)節(jié)，并且他可能已具有一些相關(guān)但并不那么專(zhuān)業(yè)的知識(shí)。

四、郵件中的重要訊息是什么

在今天的職場(chǎng)中，人們每天都需要不停地應(yīng)對(duì)、處理各種問(wèn)題。時(shí)間的緊迫迫使人們不得不以盡可能高的效率處理手頭上的工作。閱讀郵件時(shí)，人們常常僅僅讀幾行就決定這封郵件是否值得再讀下去。所以務(wù)必將要點(diǎn)放在信件的開(kāi)頭，然后是對(duì)有關(guān)要點(diǎn)的事實(shí)和觀點(diǎn)的陳述。

下面這些問(wèn)題可以幫助確認(rèn)郵件中的重要信息。

（一）要詢(xún)問(wèn)什么問(wèn)題？

（二）要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對(duì)方？

（三）要陳述什么觀點(diǎn)？

（四）要征詢(xún)什么意見(jiàn)？

（五）要給予什么建議？為什么對(duì)方要接受？

（六）要推銷(xiāo)什么產(chǎn)品？為什么對(duì)方要購(gòu)買(mǎi)？

（七）為什么要表示感謝？

用兩三個(gè)能簡(jiǎn)潔地表達(dá)主要觀點(diǎn)的句子來(lái)開(kāi)始你的郵件。但是有時(shí)候需要幾個(gè)詞或一兩個(gè)短句來(lái)引出要點(diǎn)。例如：

1.約定的期限快到了。你方何時(shí)能夠匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況？

2.很高興在上周的會(huì)議中與您相識(shí)。我對(duì)您關(guān)于明年四月份舉辦籌款活動(dòng)的建議非常感興趣。

如果你回復(fù)一個(gè)問(wèn)題，可以先將這個(gè)問(wèn)題陳述或概括一下，然后再進(jìn)入要點(diǎn)。例如：

你方曾詢(xún)問(wèn)如果提前一周完工，開(kāi)銷(xiāo)將會(huì)增加多少。據(jù)我方估計(jì)，開(kāi)銷(xiāo)將會(huì)??

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地讀郵件讓我感到疲憊。為什么人們認(rèn)為我應(yīng)該了解跟他們一樣多的東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了?！?大多數(shù)人只是在寫(xiě)重要的郵件時(shí)，才會(huì)停下來(lái)思考收件人究竟想要什么樣的信息。因此，我們的電子郵件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。這主要是因?yàn)槲覀兊淖⒁饬偸羌性谙胱屖占肆私馐裁礃拥男畔⒍皇撬麄冃枰裁礃拥男畔⑸稀５侨绻麖氖占说慕嵌葋?lái)寫(xiě)郵件，你會(huì)發(fā)現(xiàn)郵件應(yīng)該回答收件人的所有問(wèn)題，而且只能是這些問(wèn)題。想弄明白那些問(wèn)題是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具體問(wèn)題，否則得仔細(xì)考慮收件人可能問(wèn)的問(wèn)題。

要點(diǎn)和收件人所提問(wèn)題的答案就構(gòu)成了郵件的主要框架，這使得寫(xiě)一封清晰、簡(jiǎn)潔的郵件變成一件很容易的事情。例如：

我提議小組組長(zhǎng)們每個(gè)月舉行一次自備食品工作午餐會(huì)。這樣每個(gè)人能夠及時(shí)了解項(xiàng)目最新的進(jìn)展情況。此外，我們也有更多的機(jī)會(huì)討論如何解決問(wèn)題。

你的意見(jiàn)如何？

卡爾

六、郵件中如何組織信息

一封好的郵件應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要、層次清晰、邏輯性強(qiáng)。要點(diǎn)出現(xiàn)在最開(kāi)始，其他信息都和要點(diǎn)相關(guān)，這樣收件人不需費(fèi)勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時(shí)也會(huì)存在困難，不妨考慮下面因素：

（一）是否沒(méi)有考慮寫(xiě)作的目的、收件人的信息、寫(xiě)作的要點(diǎn)、收件人可能質(zhì)疑的問(wèn)題就直接寫(xiě)作了。

如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費(fèi)解。

（二）是否有多余信息。盡管仔細(xì)思考了，但是大多數(shù)人還是會(huì)將所有的內(nèi)容放在郵件中，好像我們所說(shuō)的內(nèi)容對(duì)收件人來(lái)說(shuō)都很有趣。牢記：正文應(yīng)該是對(duì)重要信息的支撐、解釋和擴(kuò)展。如果不是，就趕緊省略。

（三）是否中途變換方向。有時(shí)我們開(kāi)始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個(gè)完全不同的話(huà)題。這樣會(huì)使收件人困惑，也會(huì)使你困惑。

（四）是否想要呈現(xiàn)太多的信息。每封信都關(guān)于一個(gè)話(huà)題或主題，每封信都針對(duì)一個(gè)收件人（群）。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開(kāi)頭列出要點(diǎn)，然后用標(biāo)題幫助收件人（群）迅速地找到具體的細(xì)節(jié)。如果寫(xiě)的內(nèi)容太復(fù)雜，最好獨(dú)立成一個(gè)文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅提供簡(jiǎn)要的說(shuō)明。

七、將信息寫(xiě)出

如果你遵循了以上建議，那么寫(xiě)一封清晰、簡(jiǎn)潔的郵件就像倒杯咖啡一樣簡(jiǎn)單。寫(xiě)郵件時(shí)，需要注意：

（一）在敏感的、復(fù)雜的、機(jī)密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方式。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。這樣的話(huà)，在寫(xiě)好之前不會(huì)發(fā)送出去，而你會(huì)首先并且務(wù)必進(jìn)行拼寫(xiě)、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)的檢查和文本的編輯。

（二）使用清晰、簡(jiǎn)潔、主動(dòng)、具體的語(yǔ)言使你的郵件能夠盡可能快速準(zhǔn)確地傳達(dá)。避免使用行話(huà)。

（三）確信你的要點(diǎn)和最重要的信息放在開(kāi)頭。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文（如四所述）。

（四）如果發(fā)現(xiàn)包含很多多余的信息，再篩選一下?；蛟S你沒(méi)有充分考慮收件人的需求。

（五）不要急著挖空心思尋找詞語(yǔ)來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)，而應(yīng)該首先考慮收件人和你的寫(xiě)作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得當(dāng)，可以節(jié)省大量時(shí)間。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來(lái)改變內(nèi)容即可。注意模板的使用原則：

（一）模板需根據(jù)你要不斷發(fā)送的基本信息來(lái)生成。

（二）不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在適合的情況下使用模板。因?yàn)橛袝r(shí)修改模板比重新寫(xiě)新郵件還慢。

（四）仔細(xì)校對(duì)模板信息，確定沒(méi)有陳舊的、不相關(guān)的信息，沒(méi)有使用他人名字或忘記變更日期等等。

當(dāng)今，對(duì)于正在從事跨國(guó)業(yè)務(wù)的公司和員工來(lái)說(shuō)，客戶(hù)對(duì)你的第一印象多半來(lái)自電子環(huán)境，而這正建立在員工的商務(wù)寫(xiě)作水平的基礎(chǔ)上。一間美國(guó)大型企業(yè)首席執(zhí)行官說(shuō)：“在工作上能夠不斷精進(jìn)的，是那些擁有絕佳表達(dá)技巧的人。”因此，對(duì)于許許多多的員工來(lái)說(shuō)，良好的寫(xiě)作技巧是職場(chǎng)獲勝不可缺少的利器。具有良好寫(xiě)作技巧的員工對(duì)公司來(lái)說(shuō)也是一筆寶貴的財(cái)富。

第三篇：英文電子郵件寫(xiě)作范例

Wish everything going well with you and your esteemed company!

First ,I’m very sorry for the transit time from NingBo to Kolkata need more than 40 days.I had never expected for it.Because usually we shipped to Kolkata only need about 20-25days.If we know it in advance that it will take so long time we will not choose this carrier at all even free of shipping charge.Second, this accident happened suddenly.As we booked with carrier NCL earlier with the closing date on 5th, SEP.and ETD on 7th, SEP.And form NingBo to Kolkata need about 21days which I had told you before.But unfortunately, NCL vessel didn’t call at Ningbo Port last week, you can check with NCL about this and get the relevant information.No way out,we need change the carrier, then our forwarder found MSK, he told me MSK the closing date is on 7th, SEP,and the ETD on 9th, SEP,to Kolkata need about 20-25days.So we chose MSK instead without hesitation.Up to yesterday, you told me the ETA on 31th OCT, I was very surprised to hear the news,I confirmed with my forwarder, and my forwarder confirmed with MSK,but MSK told my forwarder last time they gave error ETA.You know MSK is the biggest shipping company in the world, they are very arrogantand brutal,they only said sorry to us,they don’t accept liability for any mistake.And our forwarder send one 40HQ, only earn 50USD,so they also can’t accept liability for too much lost.No way out, this liability we must accept.And you know, your order we only have profit for halogen heater, this model we only have 0.3USD/PCS profit, you place 2400pcs order to us, our total profit is 0.3USD*2400PCS=720USD.About the quartz heater and fan heater, as you only need several hundreds of each model, our production cost is very high, and we have no profit.I know the selling season is very importance for you and you was very angry yesterday, my mood is the same with you.As i was very angry with our forwarder.But this thing has happened, angry can’t help us to solve the problem.We also hope you can get the goods earlier, we are not easy to finish the goods on time,I never thought that was problem withthe shipping company.You are sincerely do business with us, we are also sincerely to do long term business with you.And we are all businessmen,we all need make money.So we need to understand each other.About your loss,we compensate 720USD to you, that means this order we have no profit, only make friends with you,OK? Please accept my apologies again.

第四篇：四級(jí)電子郵件寫(xiě)作格式及原則

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洛基英語(yǔ)，中

國(guó)

在線(xiàn)

英

語(yǔ)

教

育

領(lǐng)

導(dǎo)

品

牌

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中起著重要作用。商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力，直接影響到客戶(hù)對(duì)公司的評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過(guò)電子郵件的形式來(lái)聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作越來(lái)越受到重視，本文將著重探討商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作的格式和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。

一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：

①寫(xiě)信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標(biāo)題。③稱(chēng)呼、開(kāi)頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語(yǔ)。⑤寫(xiě)信人全名、寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、地址、電話(huà)號(hào)碼、傳真等。

其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ);稱(chēng)呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作習(xí)慣，如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱(chēng)呼，如只知對(duì)方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱(chēng)呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線(xiàn)及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五C原則

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文寫(xiě)作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

準(zhǔn)確原則 由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫(xiě)要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。

簡(jiǎn)潔原則 簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。

在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。

另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)，如U表示you，Pls 在線(xiàn)學(xué)英語(yǔ) 體驗(yàn)請(qǐng)申請(qǐng)：

表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫(xiě)并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作中十分常見(jiàn)。例2中縮略語(yǔ)的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。

完整原則

商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤(pán)、詢(xún)問(wèn)貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來(lái)檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語(yǔ)義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語(yǔ)義不明確，沒(méi)有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。

禮貌原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫(xiě)作電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虛擬語(yǔ)氣和例2中委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。

三、結(jié)語(yǔ)隨著國(guó)際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的重要性也日益明顯。

同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會(huì)讓寫(xiě)忽視商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫(xiě)信人的英語(yǔ)及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫(xiě)信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對(duì)達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫(xiě)作原則。

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第五篇：2012BEC考試電子郵件寫(xiě)作步驟

2012BEC考試電子郵件寫(xiě)作步驟

商務(wù)英語(yǔ)中，電子郵件(email)寫(xiě)作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是英語(yǔ)水平的體現(xiàn)，更是保障正常商務(wù)交流的前提。

商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn)，其實(shí)也不復(fù)雜，牢記下面4步即可輕松搞定email!

1.搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址

發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位(以便稱(chēng)呼對(duì)方)以及郵箱地址。

To：email接收者郵箱地址;From：email發(fā)送者郵箱地址;CC：抄送;Subject：主題，即這份email的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確，Subject簡(jiǎn)單明了地寫(xiě)清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定價(jià)政策會(huì)議);letter of application(申請(qǐng)信).2.明確郵件目的一般來(lái)講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝(Thanking)、答復(fù)消息(Responding)、表達(dá)歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認(rèn)信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢(xún)問(wèn)原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。

每種類(lèi)型都會(huì)相應(yīng)的句型可供參考，這里以表達(dá)感謝和詢(xún)問(wèn)原因?yàn)槔?/p>

表達(dá)感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply.開(kāi)頭;詢(xún)問(wèn)原因時(shí)，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know...? I wonder if you could explain...等句型。對(duì)于英語(yǔ)基礎(chǔ)不是特別扎實(shí)的同學(xué)來(lái)說(shuō)，適當(dāng)積累一些常用句型，對(duì)提高商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)能力及工作效率是很有幫助的。在平時(shí)多積累的基礎(chǔ)上也可以閱讀一些書(shū)籍參考，比如《商務(wù)英語(yǔ)周末課堂—電子郵件英語(yǔ)》。

3.正文內(nèi)容直奔主題

商務(wù)郵件不需要過(guò)多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說(shuō)明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you.表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備，接下去再展開(kāi)具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過(guò)長(zhǎng)，闡述清楚即可，不需要過(guò)多修飾。

4.注意語(yǔ)氣和措辭

除了英語(yǔ)不出錯(cuò)，說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣和措辭也要格外注意。同級(jí)之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式(informal)表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶(hù)溝通則需要用正式(formal)用語(yǔ)。比如提出建議時(shí)，非正式場(chǎng)合可以說(shuō)How is...for you? Is...ok for you? 正式用語(yǔ)則要說(shuō)成When would be convenient for you?

5.檢查拼寫(xiě)

確保發(fā)送的郵件不要有拼寫(xiě)錯(cuò)誤，可以先用電腦自動(dòng)檢查一遍，不確定的單詞查字典確認(rèn)。拼寫(xiě)雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬(wàn)不要因?yàn)槠磳?xiě)而給對(duì)方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護(hù)航，寫(xiě)出一封較為滿(mǎn)意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。