第一篇：金融風險管理形成性考核(簡答論述)參考答案
簡答題
1.金融風險產(chǎn)生的原因有哪些？
答：⑴信息的不完全性與不對稱性；⑵金融機構(gòu)之間的競爭日趨激烈；⑶金融體系脆弱性加大；⑷金融創(chuàng)新加大金融監(jiān)管難度；⑸金融機構(gòu)的經(jīng)營環(huán)境缺陷；⑹金融機構(gòu)的內(nèi)控制度不健全；⑺經(jīng)濟體制原因使然；⑻金融投機行為；⑼其他原因：①國際金融風險的轉(zhuǎn)移；②金融生態(tài)環(huán)境惡化；③金融有效監(jiān)管放松。
2.信息不對稱的含義是什么？信息不對稱導致的逆向選擇和道德風險是什么？ 答：信息不對稱，是指某些參與人擁有但另一些參與人不擁有的信息。
信息不對稱的含義有兩點：（1）有關(guān)交易的信息在交易雙方之間的分布是不對稱的，例如在銀企關(guān)系中，企業(yè)對自身的經(jīng)營狀況、前景和償還債務的能力要比銀行更清楚；（2）處于信息劣勢的一方缺乏相關(guān)信息，但可以知道相關(guān)信息的概率分布。
信息不對稱導致的逆向選擇和道德風險：（1）逆向選擇：是指貸款市場上，由于借貸雙方的信息不對稱，作為貸款銀行只能根據(jù)投資項目的平均風險水平?jīng)Q定貸款利率。這樣，那些風險低于平均水平的項目由于收益率一般較低就會退出借貸市場，剩下來的愿意支付較高利率費用的項目一般是風險水平高于平均水平的項目。最終的結(jié)果是銀行貸款的平均風險水平提高，平均收益反倒降低，呆賬增加。（2）道德風險：是指在達成契約后，由于一方缺乏另一方的信息，這時擁有信息方就可能會利用信息優(yōu)勢，從事使自己利益最大化，而損害另一方利益的行為。在金融自由化和放松管制的背景下，企業(yè)可能會利用對項目的信息優(yōu)勢，利用銀行監(jiān)管放松的事實，改變貸款用途或做假賬轉(zhuǎn)移利潤，用破產(chǎn)、合資等方式逃費銀行債務。
3.貸款五級分類的類別如何劃分？
答：正常、關(guān)注、次級、可疑、損失五類。后三種為不良貸款。
正常是指借款人能夠履行合同，沒有足夠理由懷疑貸款本息不能按時償還。
關(guān)注是指盡管目前借款人有能力償還貸款本息，但存在一些可能對償還產(chǎn)生不利影響的因素。次級是指借款人的還款能力出現(xiàn)明顯問題，完全依靠其正常營業(yè)收入無法作惡償還貸款本息，即使執(zhí)行擔保，也可能造成一定損失。
可疑是指借款人無法足額償還貸款本息，即使執(zhí)行擔保，也肯定要造成較大損失。
損失是指在采取所有可能的措施或者一切必要的法律程序之后，本息任然無法收回，或只能收回極少部分。
1.金融風險管理的策略有哪些？
答：金融風險管理策略包括：1.回避策略。風險回避是一種事前控制，指決策者考慮到風險的存在，主動放棄或者拒絕承認該風險。這是保守的風險控制手段，回避了風險的損失，同樣也意味著放棄了風險收益的機會。2.防范策略。是指預防風險的產(chǎn)生。金融機構(gòu)通過對風險事故發(fā)生的條件、原因進行分析，盡量現(xiàn)值事故發(fā)生條件的產(chǎn)生，從而使風險事故發(fā)生的可能性盡量減少直至完全消除。3.抑制策略。又稱消縮策略，是指金融機構(gòu)承擔風險后，采取種種積極措施以減少風險發(fā)生的可能性和破壞程度，常用語信用放款。4.分散策略。指管理者通過承擔各種性質(zhì)不同的風險，利用七相關(guān)程度來取得最有風險組合，使加總后的總體風險水平最低。商業(yè)銀行的風險分散策略一般分兩種：隨機分散和有效分散。5.轉(zhuǎn)移策略。也是一種事前控制策略，記載風險發(fā)生之前，通過各種交易活動，把可能發(fā)生的危險轉(zhuǎn)移給其他人承擔。6.補償策略，首先是將風險報酬計入價格之中，即在一般的投資報酬率和貨幣貶值因素之外，再加入風險報酬因素。7.風險監(jiān)管。貫穿于整個卷弄風險管理過程中的，包括外部監(jiān)管和內(nèi)部監(jiān)控。
第二次作業(yè)
簡答題
1、什么是流動性風險？流動性風險產(chǎn)生的主要原因是什么？
答：流動性風險是指無法在不增加成本或資產(chǎn)價值不發(fā)生損失的條件下及時滿足客戶流動性需求的可能性。成因：
（一）資產(chǎn)與負債的期限結(jié)構(gòu)不匹配。
（二）資產(chǎn)負債質(zhì)量結(jié)構(gòu)不合理。資產(chǎn)質(zhì)量高，其流動性就會好；金融機構(gòu)的負債質(zhì)量高，比如可轉(zhuǎn)讓大額定期存單，持有者可以到二級市場轉(zhuǎn)讓，而不必到發(fā)行銀行來變現(xiàn)，那么給銀行帶來的現(xiàn)金壓力就小。
（三）經(jīng)營管理不善。如果經(jīng)營不善，長期貸款短期要收回，活期存款不能隨時支取，就會使流動性減弱。
（四）利率變動。當市場利率水平上升時，某些客戶將會提取存款或收回債權(quán)；貸款客戶會選擇貸款延期。
（五）貨幣政策和金融市場的原因。當中央銀行采取緊縮性貨幣政策時，貨幣數(shù)量和信用總量減少，流動性風險也會增大。
（六）信用風險。
2.何為利率敏感性資產(chǎn)和利率敏感性負債？在兩者彼此大小不同的情況下，利率變動對銀行利潤有什么影響？
答：⑴利率敏感性資產(chǎn)和利率敏感性負債是指資產(chǎn)的收益或負債的成本受利率波動影響較大的資產(chǎn)或負債；⑵當利率敏感性負債大于利率敏感性資產(chǎn)，利率下降會增加銀行利潤，升高會減少利潤；⑶當利率敏感性負債小于利率敏感性資產(chǎn)，利率上升會增加銀行利潤，下降會減少利潤。
3.何為外匯風險？何為外匯敞口頭寸？
答：外匯風險又稱匯率風險，是指經(jīng)濟主體在持有或運用外匯時，因匯率變動而蒙受經(jīng)濟損失的可能性。
外匯敞口頭寸包括：
（1）在外匯交易中，風險頭寸表現(xiàn)為外匯超買（即多頭）或超賣（空頭）部分。
（2）在企業(yè)經(jīng)營中，風險頭寸表現(xiàn)為外幣資產(chǎn)與負債不相匹配的部分，如外幣資產(chǎn)大于或小 于負債，或者外幣資產(chǎn)與負債在數(shù)量上相等，但期限不一致等。
論述題
試述流動性風險管理理論的主要內(nèi)容。
答：流動性風險管理理論包括 “商業(yè)性貸款理論”、“負債管理理論”和 “資產(chǎn)負債管理理論”。
1.“商業(yè)性貸款理論”：（1）商業(yè)性貸款理論的基本內(nèi)容。商業(yè)性貸款理論認為，商業(yè)銀行的資金來源主要是吸收的活期存款，商業(yè)銀行只發(fā)放短期的、與商品周轉(zhuǎn)相關(guān)聯(lián)或與生產(chǎn)物資儲備相適應的自償性貸款，也就是發(fā)放短期流動資金貸款。因為這類貸款能隨著商品周轉(zhuǎn)、產(chǎn)銷過程的完成，從銷售收入中得到償還。這種理論認為，商業(yè)銀行不宜發(fā)放長期貸款和消費者貸款，即使需要發(fā)放，其數(shù)額也應嚴格限制在銀行自由資本和儲蓄存款的范圍內(nèi)。同時，這種理論強調(diào)，辦理短期貸款一定要以真實的商品交易為基礎，要用真實商品票據(jù)作抵押，這樣，在企業(yè)不能還款時，銀行可以處理抵押品，保證資金安全。因此，人們又稱之為“真實票據(jù)理論”。? 當時，商品生產(chǎn)和商品交換的發(fā)展程度很低，一般企業(yè)的運營資金多數(shù)來自于自有資金，只有在出現(xiàn)季節(jié)性、臨時性資金不足時才向銀行申請貸款。此外，當時人們還沒有舉債消費的習慣，如果發(fā)放消費者貸款未必會有市場。況且，當時銀行資金來源主要是活期存款，定期存款不多。資金來源的高流動性要求資金運用的高流動性。（2）對商業(yè)性貸款理論的評價。商業(yè)性貸款理論是一種典型的資產(chǎn)管理理論，在相當長的時期內(nèi)支配著商業(yè)銀行的經(jīng)營活動，對保持銀行流動性具有一定的積極意義。①它為保持銀行的流動性和安全性找到了依據(jù)和方法，從而避免或減少了由于流動性不足或安全性不夠帶來的風險。②能適應商品交易對銀行信貸資金的需要。因為這種理論強調(diào)銀行貸款以真實商品交易為基礎，當社會生產(chǎn)擴大，商品交易增加時，銀行信貸會自動跟上；當生產(chǎn)縮小，商品交易減少時，信貸會自動縮減。這樣既不會引起通貨膨脹，也不會產(chǎn)生通貨緊縮。正因為如此，在相當長一段時間內(nèi)，各國商業(yè)銀行都遵循這一理論。
2.“負債管理理論”：（1）負債管理理論的基本內(nèi)容。過去人們考慮商業(yè)銀行流動性時，注意力都放在資產(chǎn)方，即通過調(diào)整資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，將一種流動性較低的資產(chǎn)轉(zhuǎn)換成另一種流動性較高的資產(chǎn)。負債管理理論則認為，銀行的流動性不僅可以通過加強資產(chǎn)管理獲得，而且可以通過負債管理提供。簡言之，向外借錢也可以提供流動性。只要銀行的借款市場廣大，它的流動性就有一定保證，沒有必要在資產(chǎn)方保持大量高流動性資產(chǎn)，而可以將資金投入到高盈利的貸款和投資中。（2）對負債管理理論的評價。負債管理理論最重要的意義在于為商業(yè)銀行找到了保持流動性的新辦法；同時，它使商業(yè)銀行更富有進取和冒險精神，因為它是建立在對吸收資金信心的基礎上的。但是從另一角度看，這種經(jīng)營策略既提高了銀行負債的成本，又增加了銀行的經(jīng)營風險，導致銀行自有資本比重越來越小，“借短放長”問題日益嚴重。
3.“資產(chǎn)負債管理理論”：該理論認為，商業(yè)銀行單靠資產(chǎn)管理，或單靠負債管理，都難以達到安全性、流動性和盈利性的均衡。只有通過資產(chǎn)結(jié)構(gòu)和負債結(jié)構(gòu)的共同調(diào)整，資產(chǎn)和負債兩方面的統(tǒng)一管理，才能實現(xiàn)三者的統(tǒng)一。如資金來源大于資金運用，應盡量擴大資產(chǎn)業(yè)務規(guī)模，或者調(diào)整資產(chǎn)結(jié)構(gòu)；反之，如資金來源小于資金運用，則應設法尋找新的資金來源。這一理論主張，管理的基礎是資金的流動性；管理的目標是在市場利率變化頻繁的情況下，實現(xiàn)最大限度的盈利；應遵循的原則是：規(guī)模對稱原則、結(jié)構(gòu)對稱原則、速度對稱原則、目標互補原則和資產(chǎn)分散化原則。
第三次作業(yè)
簡答題
1.保險公司保險業(yè)務風險的含義是什么？它主要包括哪幾類風險？其各自的表現(xiàn)形式是怎樣的？ 答：1.保險業(yè)務風險是保險公司在經(jīng)營過程中，業(yè)務經(jīng)營預訂目標與實際運營結(jié)果之間的可能偏差，即造成的可能經(jīng)濟損失或不確定性。
2.保險業(yè)務風險主要包括保險產(chǎn)品風險、承保風險和理賠風險。其各自的表現(xiàn)形式為：（1）保險產(chǎn)品風險的主要表現(xiàn)–該風險包括產(chǎn)品設計風險和基于產(chǎn)品設計的展業(yè)風險。（2）承保風險的主要表現(xiàn)–忽視風險責任控制，隨意提高自留額、降低費率、放寬承保條件、采取高額退費；–超承保能力承保（3）理賠風險的主要表現(xiàn)–內(nèi)部理賠風險–外部保險欺詐風險–自擔風險：將損失直接攤?cè)氤杀净驔_減資本金–自保風險：通過建立貸款呆賬準備金以補償貸款呆賬損失
2、我國證券公司傳統(tǒng)的三大業(yè)務及其含義是什么？
答：投資銀行業(yè)務、經(jīng)濟業(yè)務和自營業(yè)務是我國證券公司傳統(tǒng)的三大業(yè)務，也是證券公司收入的主要來源。投資銀行業(yè)務就是協(xié)助政府或工商企業(yè)銷售新發(fā)行證券、為企業(yè)提供財務顧問、幫助企業(yè)進行資產(chǎn)重組等。經(jīng)濟業(yè)務就是替客戶買賣已發(fā)行證券，即經(jīng)濟業(yè)務是一般投資者委托證券公司買賣證券的行為。自營業(yè)務就是證券公司通過在自己的賬戶上買賣證券，以獲取投資收益的行為。
3.農(nóng)村信用社的主要風險及其含義。
答：信用風險。又稱違約風險，是指信用社的債務人不能償還或延期償還貸款本息而造成信用社貸款發(fā)生呆賬、壞賬，給信用社造成損失。
流動性風險。主要是指信用社沒有足夠的資金清償債務、滿足客戶提取存款的需要，不得已以虧損價格賣出其資產(chǎn)來取得現(xiàn)金而使信用社遭受經(jīng)濟損失的可能。
利率風險。是指由于市場利率水平的變動造成信用社負債成本變動、資產(chǎn)收益變動所造成的損失。
操作風險。是指由于信用社內(nèi)控機制出現(xiàn)問題、失誤或由于工作人員因故意或過失造成操作失誤導致信用社資產(chǎn)或盈利減少,并可能給客戶造成損失的風險。
資本金風險。資本金風險是指信用社出現(xiàn)沒有償債能力的可能性。從技術(shù)角度看，當一家信用社的凈收益或股東權(quán)益出現(xiàn)負數(shù)時，該信用社就缺乏償債能力。
論述題
試述商業(yè)銀行中間業(yè)務風險管理對策和措施。答：1商業(yè)銀行中間業(yè)務分類及其風險特征。
1.結(jié)算性中間業(yè)務
– 指商業(yè)銀行為客戶辦理的與貨幣收付有關(guān)的業(yè)務，還包括結(jié)售匯、外幣兌換、信用卡等業(yè)務。– 該業(yè)務風險來源于人為錯誤、溝通不良、未經(jīng)授權(quán)、監(jiān)管不周或系統(tǒng)故障等原因而給客戶或銀行造成損失
2.融資性中間業(yè)務
– 指由商業(yè)銀行向客戶提供傳統(tǒng)信貸以外的其他融資引起的相關(guān)業(yè)務，包括票據(jù)貼現(xiàn)、出口押匯、融資租賃等。
– 該類業(yè)務的風險來源是票據(jù)的真實性 3.代理性中間業(yè)務
– 各類代收付款項，代發(fā)行、買賣、承銷和兌付政府、金融及企業(yè)債券，代理客戶買賣外匯，代理保險等。
– 該類業(yè)務的風險集中在操作風險上，風險較小 4.服務性中間業(yè)務
– 指商業(yè)銀行利用現(xiàn)有的機構(gòu)網(wǎng)絡和業(yè)務功能優(yōu)勢，為客戶提供純粹的服務業(yè)務，包括提供市場信息、企業(yè)管理咨詢、項目資產(chǎn)評估、企業(yè)信用等級評定等。
– 該類業(yè)務的風險也集中在操作風險上，風險較小。5.擔保性中間業(yè)務
– 擔保性中間業(yè)務是指商業(yè)銀行向客戶出售信用或為客戶承擔風險而引起的相關(guān)業(yè)務，包括擔保、承諾、承兌、信用證等
– 該類業(yè)務也稱為或有資產(chǎn)和或有負債，其特點是銀行依靠信用，不占用資金，處于第二債務人地位。除流動性風險外，各類風險均存在，風險較大。
6.衍生類中間業(yè)務
– 指由商業(yè)銀行從事與衍生金融工具有關(guān)的各類交易引起的業(yè)務，包括金融期貨、期權(quán)、遠期利率協(xié)議、互換業(yè)務等。
– 這類業(yè)務風險較大。
2商業(yè)銀行中間業(yè)務風險管理的對策與措施。商業(yè)銀行中間業(yè)務風險管理的對策包括： ——深化監(jiān)管部門對中間業(yè)務風險的監(jiān)管 ——加強中間業(yè)務風險的基礎性內(nèi)部管理 ——健全中間業(yè)務風險管理制度
——優(yōu)化客戶結(jié)構(gòu)，合理確定中間業(yè)務的范圍
第四次作業(yè)
簡答題
1.金融衍生工具的種類及含義是什么？
答：——遠期（Forward）：是最簡單的金融衍生工具之一，是指買賣雙方約定在未來某一時期按確定的價格購買或出售某種資產(chǎn)的協(xié)議。遠期類金融衍生工具以遠期工具為核心變化、合成的一系列衍生產(chǎn)品，包括商品遠期交易、遠期外匯交易、遠期利率協(xié)定等。遠期合約和期貨合約都是交易雙方約定在未來某一特定時間、以某一特定價格、買賣某一特定數(shù)量和質(zhì)量資產(chǎn)的交易形式，只不過期貨合約是期貨交易所指定的標準化合約，對合約到期日及買賣的資產(chǎn)種類、數(shù)量、質(zhì)量做出了統(tǒng)一規(guī)定，而遠期合約是根據(jù)買賣雙方的特殊需求由買賣雙方自行簽訂的合約。
——期貨（Futures）：實際是由交易所統(tǒng)一設計推出，并在交易所內(nèi)集中交易的、標準化的遠期交貨合同。和遠期合約相比，其最大特點就是每張合約所包含的內(nèi)容都是標準化的。期貨類金融衍生工具是以期貨工具為核心變化、合成的一系列衍生工具，包括商品期貨、外匯期貨、利率期貨和股票價格指數(shù)期貨等。
——期權(quán)（Option）：是在未來某時期按照協(xié)議價格買賣金融工具的權(quán)利而非義務。有買權(quán)和賣權(quán)之分。買權(quán)（賣權(quán)）是指在約定的未來時間內(nèi)按協(xié)定價格購買（出售）若干標準單位資產(chǎn)的權(quán)利。期權(quán)合同的買方取得這一權(quán)利要付出一定的代價，即期權(quán)的價格。還有歐式和美式之分，歐式期權(quán)只能在到期日行使合同，美式期權(quán)可以在合同到期前的任何一天行使合同。期權(quán)類金融衍生工具是以期權(quán)工具為核心變化、合成的一系列衍生工具，包括商品期權(quán)、外匯期權(quán)、利率期權(quán)、股票期權(quán)和股票價格指數(shù)期權(quán)等。
——互換（Swap）：是指雙方簽約統(tǒng)一，在確定期限內(nèi)互相交換一系列支付的一種金融活動?；Q類金融衍生工具是交易雙方簽訂的在未來某一時期相互交換某種資產(chǎn)的合約，更為準確的說，是當事人之間簽訂的在未來某一期間內(nèi)相互交換他們認為具有相等經(jīng)濟價值的現(xiàn)金流的合約。較為常見的是利率互換和貨幣互換。
2.什么是貨幣的時間價值原理？
貨幣的時間價值（TVM），是指當前所持有的一定量貨幣比未來獲得的等量貨幣具有更高的價值。這是因為：貨幣可用于投資，獲得利息，從而在將來擁有更多的貨幣量；貨幣的購買力會因通貨膨脹的影響而隨時間改變；一般來說，未來的預期收入具有不確定性。
3.網(wǎng)絡銀行的風險管理方法的主要內(nèi)容是什么？
技術(shù)創(chuàng)新的快速發(fā)展改變著銀行在網(wǎng)絡銀行業(yè)務中面臨的風險特征和范圍，加大了銀行管理風險的難度。
在網(wǎng)絡銀行業(yè)務領域，最為常見、最為通俗的是巴塞爾委員會制定的風險管理步驟。巴塞爾委員會把網(wǎng)絡銀行風險管理分為三個步驟：即評估風險、管理和控制風險以及監(jiān)控風險。
（1）評估風險：通常包括如下三個步驟：識別風險，確定銀行的風險承受能力；確定風險暴露是否在銀行的承受能力之內(nèi)。實際上就是風險的識別過程，它包括識別風險和量化風險。
（2）管理和控制風險：管理和控制風險的實質(zhì)就是對風險設計各種各樣相應的控制措施和制度，從而達到減少風險和消除損失的目的。風險管理程序應該包括如下內(nèi)容：實施安全策略和安全措施；系統(tǒng)的評估和升級；采取措施來控制和管理外包業(yè)務；信息披露和客戶培訓；制定應急計劃。
（3）監(jiān)控風險：系統(tǒng)測試和審計是其中的兩個要素。
論述題
試述怎樣構(gòu)筑我國金融風險防范體系。
答：1.建立金融風險評估體系，即識別風險，衡量風險，防范風險和化解風險，這些都依賴于風險評估，而風險評估師防范金融風險的前提和基礎。需要做好以下工作：（1）健全科學的金融預警指標體系。（2）開發(fā)金融風險評測模型。
2.建立預警信息系統(tǒng)。（1）增加描述市場總體金融風險和金融機構(gòu)風險的指標，為風險監(jiān)測和預警提供信息支持。（2）嚴格和完善金融機構(gòu)財務報表制度，指定嚴格的數(shù)據(jù)采集內(nèi)容和格式、方式和方法及采集渠道。
3.建立良好的公司治理結(jié)構(gòu)。（1）改進國有商業(yè)銀行的分權(quán)結(jié)構(gòu)。（2）完善公司治理的組織結(jié)構(gòu)。（3）完善激勵機制和制約機制。（4）加強信息披露和透明度建設。
4.加強審慎監(jiān)管體系建設。（1）構(gòu)建監(jiān)管主體的監(jiān)管組織機構(gòu)。（2）健全我國金融機構(gòu)的內(nèi)部控制制度。（3）建立金融行業(yè)自律機制。（4）充分發(fā)揮社會中介的監(jiān)督作用。
第二篇：辦公室管理形成性考核答案(2013版)
辦公室管理形成性考核冊答案
作業(yè)1
1．一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表
序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）
1[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
2[文書制作]復印資料。打印文稿及表格
3[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4[檔案管理]檔案管理。
5[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
6[調(diào)查研究]協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。
7[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息 8[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
9[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。[督查工作]督導一般職員或速記員。[日程安排]替上司定約會并做好記錄；[日常事務"] 閱讀并分類信件通訊事務、電話；[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項-]
16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
17外出辦事，如銀行、郵局等。
二、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結(jié)方法；
3．受意方法；
4．傳達方法；
5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。
作業(yè)
2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應先問好，再傳達自己的信息；
（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異：
（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。
“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國 際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的局限性。
（3）各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——
優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
作業(yè)3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。日程安排計劃表的種類：
（1）年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。
周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。
各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。
3．第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一 下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”。
作業(yè)4
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要 使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領導審閱或處理；
（2）屬于機關(guān)日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關(guān)領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。
（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提
供咨詢服務；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
第三篇：辦公室管理形成性考核冊答案
辦公室管理形成性考核冊答案（修改版）
行政管理（第三學 2010-05-12 10:33:07 閱讀2574 評論0字號：大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
11．一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表
序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）
（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
（2）[文書制作]復印資料。打印文稿及表格
（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。（4）[檔案管理]檔案管理。
（5）[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。
（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息
（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）[督查工作]督導一般職員或速記員。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；
(13)[日常事務]閱讀并分類信件通訊事務、電話；
(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項
交辦的事項]
(16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
(17)外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；
（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
1.和王先生聯(lián)絡今天預定計劃的變更。2.和司機聯(lián)絡今天預定計劃的變更。3.拍發(fā)喜慶電報。
4.復印下午的會議資料。5.準備奠基儀式。
6.謄寫原稿（今天截稿）7.結(jié)算旅費。8.制作感謝信。9.整理檔案。
10.練習電腦打字。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。
1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：
（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：
（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。
2、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些?
詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。
平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。
最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。
如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
答：
1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；
2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；
3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；
4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；
5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—
1、3—
2、3—
3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；
6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。
五、五。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
3一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面,請列出相關(guān)要點.1、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；
2、主題；這是一個相當重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；
3、發(fā)言順序；這個直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚，最后總結(jié)；
4、中場休息，這個時間要選擇合適；
5、會議人員的座位次序，這個關(guān)系到他們是否能及時的發(fā)表意見
二．文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作?請列出工作要點.（1）準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、交通工具，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況.旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）制定約會計劃.約會計劃表應該包括：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3）為商務洽談收集資料.把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準備好.（4）決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要
帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免遺漏.旅行用品一覽表
?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ?筆記本
?地址目錄：電話、傳真等號碼 ?日歷卡
?世界各地時間表
?國際電話號碼表 ?文件夾 ?商業(yè)名片 ?聲像材料
?手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等 ?現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ?相關(guān)檔案
?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹 ?日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ?護照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆
?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒
（5）行李問題.文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些關(guān)于行李攜帶的信息.要準備隨身攜帶的行李，要為每件行李準備識別標簽，注
意每件行李里面還要放一套
（6）安排差旅費。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： a.預支差旅費，b.個人支票，c.旅行支票，d.信用證
（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）辦理旅行保險.如意外傷害保險等
四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。作業(yè)四
一、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）
積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。
二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。
三．簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領導審閱或處理；
（2）屬于機關(guān)日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關(guān)領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
四．按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
五、簡要說明電子文件歸檔的基本方方法
1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。
2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。
3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機網(wǎng)絡環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上
第四篇：辦公室管理形成性考核冊答案
辦公室管理形成性考核冊答案
一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內(nèi)容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表
序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客;接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄;13 [日常事務"] 閱讀并分類信件通訊事務、電話;14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項;執(zhí)行上司交辦事項
交辦的事項 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。18
同學們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。
二、辦公用易耗品主要包括哪些?
辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張;2.軟盤、光盤等;3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機器，如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等;9.小刀;10.日歷等;11.其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內(nèi)電視大學學生交流社區(qū)，提供學習資料下載，交流，電大就業(yè)指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何?本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1.計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2.實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施;配合上司預期的期限。3.檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1.將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事?B.是否做或不做都無所謂的事?C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優(yōu)先做);緊急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不緊急的事(第三做);雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。1.請示方法和報告方法;2.計劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法;4.傳達方法;5.進言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等)。
受意方法要注意：(1)善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本，記錄下指示要點;(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度;6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2.結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點;事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。
辦公室管理形成性考核冊<二>
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
同：1.都應先問好，再傳達自己的信息;2.都應保持耐性、熱情的態(tài)度;3.通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情;4.都應簡明扼要表達自己的意思。
異：1.打電話應首先查清楚對方的電話號碼;接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍;接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。1.基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
2.兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3.各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象;劣：技術(shù)上的要求較高。
“交互式電話會議”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能;劣：費用高，技術(shù)含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。(1)按照收件人的姓名分揀;(2)按照郵件的重要性分揀;(3)按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件?本題主要考核本課程的第四章第5點的“上司不在時郵件的處理”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?
答：1.上司正在開會時;2.上司繁忙時;3.上司即將外出時;4.遠道來訪或有重要事情的來訪時。
辦公室管理形成性考核冊<<三>>
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份××預定表。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案： 1.日程安排計劃表的種類：
(1)年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。(2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。
2.各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答本題。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：
1.提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
2.私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。3.財物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù).(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊<<4>>
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。本題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：
1.口頭語言的基本特征：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。(2)有重音?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。(3)有歧義。因為漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些;休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。2.敬語使用的一般場合：(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。(3)敬語一般針對：年長或比自己輩分高者;具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征;二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。
二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思路如下：
1.合適的話題包括：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;.(5)積極、健康的生活體驗的話題;(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。_2.不合適的話題包括：(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。(5)夸耀自己的話題。(6)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。
1.印章的使用的主要形式為：(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。
1.收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則：
(1)屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領導審閱或處理;(2)屬于機關(guān)日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦;)(3)分送給機關(guān)領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批;(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理;(5)在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。
1.類型：(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時間特征立卷;(5)按地區(qū)特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。
2.按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€問題時，應舉例說明。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。
1.通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀;2.通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以提供檔案外借;3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率;4.利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù);5.以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務;6.將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息;7.通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。同學們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。
第五篇：辦公室管理形成性考核冊答案
辦公室管理形成性考核冊答案
作業(yè)1
一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表
序號國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。[調(diào)查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。
二、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。
本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。
1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。
作業(yè)2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應先問好，再傳達自己的信息；
（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異：
（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
作業(yè)3
二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。
周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。
各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。
作業(yè)4
一、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。
二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。
三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領導審閱或處理；
（2）屬于機關(guān)日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關(guān)領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。
（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
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