第一篇：行政公文寫作處理-行政公文格式

行政公文寫作與處理

（三）——行政公文格式

一、行政公文的一般格式

公文內(nèi)一般由眉首、主體、版記三部分組成，分為秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等17項(xiàng)要素。

1、眉首

置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱為眉首。眉首主要包括：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人。（1）公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，采用紅色號(hào)碼機(jī)套印。密級(jí)公文必須標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，其他公文可不標(biāo)識(shí)。如：一份公文份數(shù)序號(hào)標(biāo)識(shí)為：0000123。

（2）秘密等級(jí)和保密期限

公文中如有關(guān)系到國(guó)家的安全和利益、在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)。秘密等級(jí)用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如在標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)的同時(shí)需要標(biāo)識(shí)保密期限，用3號(hào)黑色字頂格標(biāo)知在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。國(guó)家秘密的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密是最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益受遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害。秘密是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家安全遭受損害。標(biāo)注密級(jí)的同時(shí)應(yīng)標(biāo)注保密期限，保密期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般分一年以內(nèi)、一年及一年以上、長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注。期限不作標(biāo)注一般按保密期限20年認(rèn)定。如：秘密★6個(gè)月、機(jī)密★3年、絕密★長(zhǎng)期。

（3）緊急程度

如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用黑色3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如已標(biāo)識(shí)秘密登記和保密期限，秘密登記和保密期限位置不變，緊急程度下移1行，即頂格標(biāo)識(shí)在公文版心右上角第2行。如：平急、加急、特急、特提。

（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān) 標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成，如：國(guó)務(wù)院文件。對(duì)某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如函等）。發(fā)標(biāo)識(shí)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文（請(qǐng)示、報(bào)告等），發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)一般采用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)以醒目美觀為原則由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×寬）。關(guān)于聯(lián)合行文問題。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前，“文件”二字標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列，原則上使用排列在前的機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

（5）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)居中排布，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份使用全稱，用六角括號(hào)“[]”括入，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加第字。如國(guó)發(fā)[2001]2號(hào)如需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人姓名平行排布，發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體自標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名只下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人同處一行。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

2、主體

置于紅色反線（不含）以下至主題詞以上（不含）之間的各要素稱為主體。主體主要包括：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間和公文生效標(biāo)識(shí)。附注。（1）公文標(biāo)題

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)正確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、公文主題、公文文種三部分組成。除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性公文名稱加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題位于紅色反線之下，空兩行用2號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)，可分一行和多行派部。如：國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)關(guān)于做好2001年立法工作的幾點(diǎn)意見和2001年立法工作安排的通知。

（2）主送機(jī)關(guān)

公文標(biāo)題下空兩行，用3號(hào)仿宋體字左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：（××發(fā)[2001]11號(hào)）。如果主送機(jī)關(guān)過多使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。如：主送：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)。

（3）公文正文 主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。用3號(hào)仿宋體字，每行28字，每頁(yè)22行。

（4）附件

公文如有附件，應(yīng)在公文正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)?！案郊?字后標(biāo)全角冒號(hào)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：附件：1.××××），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行用3號(hào)仿宋體紫頂格標(biāo)識(shí)“附件”兩字，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)（如：附件1），下空一行用2號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)附件名稱；附件的序號(hào)和名稱應(yīng)前后一致。附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。（5）成文時(shí)間和公文生效標(biāo)識(shí)

成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”標(biāo)識(shí)為“○”，如：二○○七年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯?dāng)?shù)碼“0”代替。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字，加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。發(fā)文機(jī)關(guān)印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章為紅色。

聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成為內(nèi)時(shí)間拉開，左右各空7個(gè)字，主辦機(jī)關(guān)印章均壓成文時(shí)間,印章為紅色．兩印章互不相交或相切，相距不超過３mm．聯(lián)合行文需加蓋３個(gè)以上印章時(shí)，每排最多排三個(gè)印章，兩端不得超過版心．最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下空２字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

當(dāng)公文排版后所余空間不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距等方法加以解決，無比使?fàn)I帳與正文同處一頁(yè)，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。

（六）附注

公文如有附注，用３號(hào)仿宋體字居左空２字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。如：（文中所用數(shù)字均為國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布的２００７年統(tǒng)計(jì)數(shù)字）

３、版記

置于公文主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記主要包括：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（１）主題詞

“主題詞”三字用３號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后加全角冒號(hào)；詞目用３號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字。

（２）抄送欄

公文如有抄送，在主題詞下一行，左空字用３號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，“抄送”兩字后標(biāo)全角冒號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)下移。

（３）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送之下（無抄送在主題詞之下）占一行位置，用３號(hào)仿宋字體標(biāo)志識(shí)，印發(fā)機(jī)關(guān)左空１字，印發(fā)時(shí)間右空１字。印發(fā)時(shí)間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

４、公文用紙、排版規(guī)格與標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用

（１）公文用紙幅面及版心尺寸

公文用紙采用Ａ４型紙，其成品幅面尺寸為２１０mm×２９７mm，天頭（上白邊）為３７mm±１mm，訂口（左白邊）２８mm±１mm，版心尺寸為１５６mm×２２５mm（不含頁(yè)碼）。

（２）排版規(guī)格

公文正文采用３號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)派２２行，每行排２８?jìng)€(gè)字，雙面印刷。

（３）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用

正式公文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)按照《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)用法》的規(guī)定執(zhí)行。正式公文除發(fā)布規(guī)章性公文外，標(biāo)題一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（４）公文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次數(shù)字標(biāo)識(shí)

公文文字表達(dá)應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，層次分明，力求說短語(yǔ)、行短文，避免多層次結(jié)構(gòu)。

第一層用：一、二、三、......第二層用：

（一）、（二）、（三）......第三層用：１、２、３......第四層用：（１）、（２）、（３）......（５）頁(yè)碼和表格

頁(yè)碼用４號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條４號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣７mm。如：－１－。單頁(yè)碼居右空１字，雙頁(yè)碼居左空１字。空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

第二篇：行政公文寫作

佳木斯大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院考試卷

專業(yè)班級(jí)科目班級(jí)學(xué)號(hào)姓名

一、單項(xiàng)選擇題（本大題共10小題，每小題1分，共10分）在每小題列出的四個(gè)備選項(xiàng)中只有一個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其代碼填

寫在題后的括號(hào)內(nèi)。錯(cuò)選、多選或未選均無分。1．以下發(fā)文字號(hào)正確的是（）。

A．國(guó)辦〔2010〕第27號(hào)B．國(guó)辦發(fā)〔2010〕007號(hào)C．國(guó)辦發(fā)〔2010〕27號(hào)D．國(guó)辦〔2010〕27號(hào) 2．國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布規(guī)范行政公文處理的文件使用的文種是（）。

A．通知B．決定C．規(guī)定D．辦法 3．行政公文格式中不用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)的項(xiàng)目是（）。

A．印發(fā)日期B．成文日期C．份數(shù)序號(hào)D．發(fā)文字號(hào) 4．向社會(huì)各有關(guān)方面公布應(yīng)遵守或周知的事項(xiàng)應(yīng)使用的文種是（）。

A．通告B．通報(bào)C．通知D．報(bào)告 5．行政機(jī)關(guān)議案的主送機(jī)關(guān)必須是（）。

A．政協(xié)及其常委會(huì)B．黨委及其常委會(huì)C．紀(jì)檢及其常委會(huì)D．人大及其常委會(huì)6．下列“請(qǐng)示”的結(jié)束語(yǔ)中得體的是（）。

A．以上事項(xiàng)，請(qǐng)盡快批準(zhǔn)B．以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批復(fù)

C．以上所請(qǐng)，如有不同意，請(qǐng)來函商量D．所請(qǐng)事關(guān)重大，不可延誤，務(wù)必于本月１０日前答復(fù) 7．轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文應(yīng)當(dāng)使用（）。

A．發(fā)布性通知B．批轉(zhuǎn)性通知C．事務(wù)性通知D．轉(zhuǎn)發(fā)性通知 8．一般應(yīng)標(biāo)識(shí)簽發(fā)負(fù)責(zé)人姓名的文件是（）。

A．上行文B．平行文C．下行文D．越級(jí)行文 9．不屬于公文秘密等級(jí)的是（）。

A．絕密B．機(jī)密C．秘密D．特密 10．內(nèi)容重要并緊急，需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件叫做（）。

A．平件B．特急件C．加急件D．急件

二、多項(xiàng)選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）在每小題列出的四個(gè)備選項(xiàng)中有二至四個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其代碼

填寫在題后的括號(hào)內(nèi)。錯(cuò)選、多選、少選或未選均無分。1．撰寫公文選擇文種的依據(jù)是（）。

A．政策法規(guī)B． 工作關(guān)系C． 職權(quán)范圍D．行文目的 2．會(huì)議紀(jì)要要求寫明召開該會(huì)議的（）。

A．根據(jù)、目的B．名稱、時(shí)間C．地點(diǎn)、與會(huì)范圍D．議題、會(huì)議成果 3．公文中忌用的文字是（）。

A．復(fù)合字B．繁體字C．標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)化漢字D．異體字 4．需要在首頁(yè)標(biāo)注簽發(fā)人的公文文種包括（）。

A.請(qǐng)示B.報(bào)告C.指示D.命令 5．下列說法正確的是（）。

A．各機(jī)關(guān)對(duì)于自己無權(quán)決定或難以處理問題均應(yīng)制發(fā)請(qǐng)示公文B．請(qǐng)示這類公文要求上級(jí)回復(fù)，故可寫成請(qǐng)示報(bào)告 C．某機(jī)關(guān)對(duì)于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見不一致，此時(shí)應(yīng)該制發(fā)請(qǐng)示D．請(qǐng)示不能使用議論的表達(dá)方式 6．批復(fù)在制發(fā)前需進(jìn)行調(diào)查的內(nèi)容包括（）。

A．調(diào)查研究請(qǐng)示的理由、事項(xiàng)與具體要求B．調(diào)閱前案處理的材料 C．與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門協(xié)商D．查閱有關(guān)的規(guī)定和指標(biāo) 7．下列事項(xiàng)能夠制發(fā)通知的有（）。

A.某公司聘用一名經(jīng)理B.某銀行向各儲(chǔ)蓄所下達(dá)季度儲(chǔ)蓄任務(wù)C.某人事廳貫徹財(cái)政廳有關(guān)職工福利發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)的文件D.兩單位之間商洽某具體事項(xiàng) 8．通報(bào)按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰的通報(bào)B.批評(píng)的通報(bào)C.指示性通報(bào)D.情況通報(bào)

9．公文結(jié)尾的方式很多，最常用的主要有（）。

A.領(lǐng)導(dǎo)批示B.介紹制發(fā)公文的內(nèi)容及背景C.強(qiáng)調(diào)、重申式D.交待施行時(shí)間或處罰措施

10．確定主題詞的方法、步驟是：審讀文稿，了解主題；（）和著錄標(biāo)引等

A．分析主題，確定主題概念B．查閱主題詞表，轉(zhuǎn)換主題詞概念

C．從小到大，從內(nèi)容到形式D．排列順序，不用標(biāo)點(diǎn)

三、名詞解釋（本大題共3小題，每小題3分，共9分）

行政公文：

印發(fā)說明：

秘密文件：

四、簡(jiǎn)答（本大題共4小題，每小題5分，共20分）

1．簡(jiǎn)述批復(fù)與函的區(qū)別。

2．發(fā)布性通知的正文一般包括哪些內(nèi)容？

3．請(qǐng)示有哪些規(guī)則？

4．什么是公文的構(gòu)成要素？

五、請(qǐng)將下面錯(cuò)誤的地方指出來（不少于7處）（7分）

關(guān)于推薦李江等五位同志參加××考察活動(dòng)的請(qǐng)示報(bào)告

×校發(fā)[09]3號(hào)

省外事辦：

根據(jù)你辦《關(guān)于組織××省第四屆對(duì)外交流考察活動(dòng)的通知》精神，經(jīng)我校研究決定，同意推薦李江等5位同志參加××考察活動(dòng)。國(guó)際文化交流學(xué)院院長(zhǎng)李江

經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院院長(zhǎng)吳××

人文學(xué)院院長(zhǎng)盛××

??

以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)指示。

2009年3月11日

××大學(xué)

六、根據(jù)下列材料寫作（34分）

廣州市建委為迎接第九屆全國(guó)體育運(yùn)動(dòng)會(huì)在穗舉辦，建設(shè)了以內(nèi)環(huán)路為代表的一大批市政基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，同時(shí)大力加強(qiáng)城市環(huán)境綜合整治工作，為保障“九運(yùn)會(huì)”的成功舉辦提供了良好的場(chǎng)館、環(huán)境和設(shè)施，取得了顯著成績(jī)，受到中央領(lǐng)導(dǎo)和“九運(yùn)會(huì)”組委會(huì)以及各體育代表團(tuán)的肯定和贊揚(yáng)，并被國(guó)際組織評(píng)為“國(guó)際花園城市”。請(qǐng)以建設(shè)部名義擬寫一公文，對(duì)廣州市予以表彰，并授予廣州市迎“九運(yùn)”城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及環(huán)境綜合整治特別獎(jiǎng)稱號(hào)。

寫作要求：內(nèi)容明確，中心突出；格式正確，寫法規(guī)范。

第三篇：行政公文處理制度

xxxx局行政公文處理制度

第一條 為進(jìn)一步提高以文輔政的水平，使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合我局實(shí)際，制定本制度。

第二條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則。做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第三條 各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，認(rèn)真做好本科室公文處理工作。

第四條 辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管全局的公文處理工作。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。

收文辦理

第六條 秘密級(jí)以上文件由辦公室機(jī)要人員簽收，其他文件由辦公室收發(fā)人員簽收。

第七條 文件簽收后，由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見或分發(fā)意見，送局領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。需要擬辦的文件有以下三種：

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)主送本局并需要貫徹落實(shí)的文件；

（二）本局所屬部門或各級(jí)街道辦事處主送本局請(qǐng)示性文件；

（三）平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)送本局的商洽、征詢性等需-1-

要辦理或答復(fù)的文件。

無擬辦事項(xiàng)的閱知性文件，由辦公室確定傳閱范圍和提出分發(fā)意見。

第八條 為減輕領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)，堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，下列文件不寫擬辦意見：

（一）一般性簡(jiǎn)報(bào)、刊物、資料；

（二）抄送本局機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；

（三）與本局職責(zé)范圍無關(guān)的請(qǐng)示性文件。

第九條 承辦科室收到交辦后的公文后應(yīng)當(dāng)分清主次先后，及時(shí)辦理，不得延誤、積壓、推諉；需要兩個(gè)以上科室辦理的應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)說明理由。

對(duì)不屬于本科室職范圍或者不宜由本科室辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說明理由。

對(duì)辦理中涉及其他科室職權(quán)的事宜，承辦科室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)科室協(xié)商辦理；如有分歧，所涉及的科室要相互協(xié)調(diào)，不得互相扯皮和推諉。

第十條 送承辦科室辦理的文件，辦公室有權(quán)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦，一般文件定期催辦。

發(fā)文辦理

第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。屬于科職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由本科室自行行文，并且只能以本科室的名義發(fā)

出。

第十二條 本著精簡(jiǎn)文件的原則，遇科室之間職權(quán)交叉的事務(wù)，應(yīng)在協(xié)商一致的基礎(chǔ)上以牽頭科室為主行文，其他相關(guān)科室應(yīng)當(dāng)提供必要的資料和數(shù)據(jù)，不得各自行文或重復(fù)行文。

第十三條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家法律、法規(guī)及部令、規(guī)章等有關(guān)規(guī)定；

（二）情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（三）使用文種正確。

（四）定密準(zhǔn)確。

第十四條 公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)送辦公室文秘部門進(jìn)行審核。審核范圍主要包括：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定，定密是否準(zhǔn)確等。

公文管理

第十五條 公文由辦公室指定專門人員收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第十六條 凡絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的公文不得翻印，其他涉密公文應(yīng)經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核簽字并經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可翻印，但應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、份數(shù)、日期、經(jīng)辦人和印發(fā)范圍等。

第十七條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，由辦公室機(jī)要人

員統(tǒng)一銷毀。

銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第十八條 各科室應(yīng)當(dāng)搞好公文日常管理、防止丟失、泄密、毀損。工作人員外出考察學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)或調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用或保管的公文按照規(guī)定辦理移交、清退手續(xù)。

第十九條 借閱文件必須履行登記、簽字手續(xù)并交待注意事項(xiàng)，借閱秘密文件須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格控制閱知范圍和借閱期限。

第四篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法

第一節(jié) 總則

第一條 為做好公司的行政公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 公司行政公文，是公司在各項(xiàng)工作管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹公司決定，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條 公文處理是指圍繞公文的形成、辦理、管理等所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。行政管理部主管負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司系統(tǒng)的公文處理工作，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔的原則。

第四條 公文處理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的政治、文化和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)守紀(jì)律，恪盡職守，樹立為領(lǐng)導(dǎo)、為基層服務(wù)意識(shí)。

第五條 公文處理的基本要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。

第六條 公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，力戒官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。

第二節(jié) 行文規(guī)則

第七條 公司行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

第八條 公司各部室、各子公司可分別以本單位名義行文，但不得以本單位名義自行對(duì)外行文，更不能自行對(duì)外報(bào)送請(qǐng)示性公文。因業(yè)務(wù)工作需要對(duì)外行文時(shí)，自擬文稿，經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后以公司名義行文。

第十條 公司各部室，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以向各公司行文；根據(jù)集團(tuán)公司的授權(quán)和有關(guān)規(guī)定，可以答復(fù)各公司請(qǐng)示事項(xiàng)。在一般情況下，各部室不能對(duì)各公司發(fā)布指示性公文。相關(guān)部室對(duì)同一問題未達(dá)成一致意見，不得各自行文。

第十一條 請(qǐng)示的公文，不要同時(shí)抄送同級(jí)或下級(jí)單位，在上級(jí)單位未批復(fù)前，下級(jí)單位不得擅自按請(qǐng)示公文的內(nèi)容執(zhí)行，請(qǐng)示問題堅(jiān)持“一文一事”制度，避免“一文數(shù)事”和在“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十三條 各公司向集團(tuán)公司報(bào)送正式公文，公文抬頭一律寫“集團(tuán)公司”送行政管理部擬辦、呈批，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)同志本人，更不要同時(shí)送幾位領(lǐng)導(dǎo)同志，以免重復(fù)批示或遺漏。

第十四條 向下級(jí)單位行文，一般不抄報(bào)上級(jí)單位。重要行文，經(jīng)簽發(fā)人審定，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。

第十五條 行文要注重效用，堅(jiān)持少而精的原則，對(duì)普發(fā)性文件，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，發(fā)文范圍為集團(tuán)公司各領(lǐng)導(dǎo)和各公司、各部室。

一、凡是通過網(wǎng)絡(luò)、口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，不要再行文；

二、某項(xiàng)工作方針已經(jīng)明確，執(zhí)行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號(hào)召或重申已有的規(guī)定、要求，不要再行文。

三、發(fā)布內(nèi)部制度、規(guī)范性公文，必須注意與已發(fā)布的同類規(guī)章相銜接，內(nèi)容不得抵觸。若有新的規(guī)定，必須在行文時(shí)注明對(duì)原發(fā)布規(guī)章修改或廢止，已有的規(guī)章未廢止前，不要重復(fù)發(fā)布同類規(guī)章。

四、只有原則性意見，尚未有切實(shí)可行的執(zhí)行措施或辦法前，不要倉(cāng)促行文。

第三節(jié) 常用文種

第十七條 集團(tuán)公司常用文種主要有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。

決定：對(duì)重要問題或重大行動(dòng)做出的決定及采取的措施，用“決定?！?/p>

決議：經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)，用“決議?！?/p>

意見：發(fā)布對(duì)重大問題的主張，要求有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，用“意見?！?/p>

通知：發(fā)布規(guī)章，任免干部，傳達(dá)上級(jí)的指示，向各部室、各公司布置工作，轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)上級(jí)、同級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，發(fā)布要求各部室、各公司辦理、周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。

通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，交流經(jīng)驗(yàn)，傳達(dá)重要精神或情況用“通報(bào)”。請(qǐng)示：向公司外或上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

報(bào)告：向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問或要求，用“報(bào)告”?！罢?qǐng)示”和“報(bào)告”必須嚴(yán)格分開，不得在“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)事項(xiàng)，公文標(biāo)題不得用“請(qǐng)示報(bào)告”。

批復(fù)：上級(jí)單位向下級(jí)單位答復(fù)請(qǐng)示用“批復(fù)”。

會(huì)議紀(jì)要：記載和表達(dá)會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守，用“會(huì)議紀(jì)要”。

第四節(jié) 公文起草

第十八條 起草公文是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中一項(xiàng)重要的參謀工作。公文起草要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上認(rèn)真撰寫，反復(fù)修改。起草重要文件，應(yīng)在總經(jīng)理辦公會(huì)認(rèn)真研究的基礎(chǔ)上，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手或親自指導(dǎo)、主持進(jìn)行。

第十九條 公文起草的基本要求：

一、全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，符合上級(jí)單位的有關(guān)指示精神；

二、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)工作意圖；

三、重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字清晰，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，書寫工整，篇幅力求簡(jiǎn)短。

四、正確使用文種，符合公文格式要求；

五、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文等要準(zhǔn)確，時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日，引用文件應(yīng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；

六、公文中的數(shù)字，除部分序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作詞素的數(shù)字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致；

七、公文中的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)按國(guó)家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案執(zhí)行，計(jì)量單位采用國(guó)家法定計(jì)量單位；

八、文字規(guī)范，用詞準(zhǔn)確。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，除已規(guī)范化的簡(jiǎn)稱外，一般先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。

第二十條 擬送審核、簽發(fā)的文稿首頁(yè)必須使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

第五節(jié) 公文校核

第二十一條 集團(tuán)公司公文在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)前，均須行政管理部負(fù)責(zé)認(rèn)真核稿。第二十二條 公文核稿的重點(diǎn)：

一、是否確需行文；

二、內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策以及有關(guān)的法律、法令和規(guī)定，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文單位的意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實(shí)可行，內(nèi)容涉及的單位是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，意見是否一致；

三、篇章結(jié)構(gòu)是否合理，層次是否清楚，文句是否簡(jiǎn)明通順、符合語(yǔ)法規(guī)范，書寫是否工整；

四、公文格式如標(biāo)題、主送單位、發(fā)文單位、成文日期等的擬寫是否合乎要求，文種的選擇是否適當(dāng)?shù)龋?/p>

五、是否符合規(guī)定的審批、會(huì)簽手續(xù)，附件是否齊全。

第六節(jié)公文審批權(quán)限

第二十三條 公文必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)方能印發(fā)生效。集團(tuán)公司公文，按照下列規(guī)定簽發(fā)：

一、凡屬對(duì)外公文，由集團(tuán)公司總經(jīng)理簽發(fā)，特殊情況由經(jīng)授權(quán)的其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

二、凡屬內(nèi)部行文由總經(jīng)理簽發(fā)。

三、經(jīng)會(huì)議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，可由被授權(quán)人簽發(fā)。

第七節(jié) 公文格式

第二十四條 公文格式包括版式和公文體式的有關(guān)部門。即：版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、單位印章、主題詞、抄送（報(bào)）單位、秘密等級(jí)、緩急時(shí)限、印制版記等。

一、版頭由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（或加括號(hào)標(biāo)注文種名稱）組成。版頭文字一律用紅色套印。

二、發(fā)文字號(hào)由單位代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)組成（如“××字[2003]××號(hào)”），位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下方居中。公文的發(fā)文順序號(hào)一律以本單位發(fā)文順序統(tǒng)編大流水號(hào)。

三、簽發(fā)人姓名標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)右側(cè)適當(dāng)位置。

四、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、概括地反映公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文單位名稱、公文內(nèi)容和文種三部分組成，使用版頭的公文，標(biāo)題中可省略發(fā)文單位名稱。公文標(biāo)題位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)和發(fā)文字號(hào)下方居中。

五、主送單位是指收受、辦理公文的單位，寫在標(biāo)題之下，正文之上，頂格書寫。

六、正文是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的內(nèi)容。

七、公文如有附件，標(biāo)題置于正文之后、發(fā)文單位名稱之前；如附件較多，應(yīng)標(biāo)注順序號(hào)，逐件寫明附件的名稱。

八、發(fā)文單位名稱應(yīng)使用全稱，寫在正文的下面偏右側(cè)，一般不得省略。

九、成文日期以公文簽發(fā)或會(huì)議通過日期為準(zhǔn)，一般標(biāo)注在發(fā)文單位名稱下方居中。

十、公文的秘密等級(jí)分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，緊急公文為“特急”、“急”。公文的密級(jí)范圍和緩急由擬稿人提出，核稿人和簽發(fā)人審定。密級(jí)和緊急程度標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角。

十一、正式公文都應(yīng)加蓋單位印章（有特定版頭的普發(fā)性公文除外）。用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月，端正清楚。

十二、集團(tuán)公司行政公文，要逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)注主題詞，以利于現(xiàn)代化工具檢索。主題詞由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或詞性詞組組成，標(biāo)注在公文末尾左下部，抄送范圍上方。

十三、公文抄送（報(bào)）范圍標(biāo)注在發(fā)文單位下方位置。除主送單位外，對(duì)其他需要了解公文的主管單位或部門用“抄報(bào)”，同級(jí)單位和不相隸屬單位用“抄送”。對(duì)抄送（報(bào)）單位的數(shù)量應(yīng)嚴(yán)格控制，既不要濫抄濫送，又要防止遺漏。

十四、印制版記包括打字人、校對(duì)人和印刷份數(shù)。公文末頁(yè)下端，并加上、下隔線。

十五、當(dāng)發(fā)文單位署名頁(yè)無正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文單位名上方標(biāo)明“（此頁(yè)無正文）”。第二十五條 公文使用的漢字從左至右橫排，采用3號(hào)仿宋字體打印。公文用紙幅面規(guī)格一般用A4紙型，左側(cè)裝訂，頁(yè)數(shù)多的公文在左冊(cè)兩處用釘，毛天齊地，毛左齊右。第二十六條 公文制作要先急后緩，保證時(shí)限要求，做到準(zhǔn)確及時(shí)、文面清晰、字體適當(dāng)、用紙規(guī)范、美觀大方、裝訂整齊。

第八節(jié)公文辦理

第二十七條 公文辦理為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理主要包括公文的簽收、啟封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批辦、承辦和對(duì)內(nèi)催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、簽收公文要逐件清點(diǎn)，重要公文要逐頁(yè)查點(diǎn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注明簽收的具體時(shí)間。各部室、各公司要指定人員按時(shí)負(fù)責(zé)公文的取送簽收。

二、啟封應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)范圍進(jìn)行。一般公文由行政管理部人員啟封；寫明領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”的封件，應(yīng)交本人啟封。

三、登記須將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文單位、成文時(shí)間、主送單位、份數(shù)、收發(fā)時(shí)間及處理情況等逐項(xiàng)填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

四、擬辦主要指行政管理部負(fù)責(zé)人對(duì)收文提出初步處理意見，注請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批示或注送有關(guān)職能部室辦理，并提供背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。

五、分發(fā)是指行政管理部根據(jù)擬辦意見或領(lǐng)導(dǎo)批示、有關(guān)規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位。時(shí)限性強(qiáng)的公文要及時(shí)分送，以免延誤。

六、傳閱是指行政管理部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)注明送傳時(shí)間，隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

七、批辦是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文作出批示性意見，是公文處理的決策程序。有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的公文批示文件必須妥善保存、歸檔；批示意見須其他領(lǐng)導(dǎo)閱知或須有關(guān)人員辦理時(shí)，由行政管理部人員統(tǒng)一分送，不得橫傳，防止丟失或延誤。送領(lǐng)導(dǎo)批示的公文除急文隨到隨辦外，領(lǐng)導(dǎo)一般在三日內(nèi)做出批示。

八、承辦是指有關(guān)部室、公司和人員對(duì)公文的具體辦理。凡屬承辦單位職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦單位應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位，同時(shí)在批辦單上注明辦理結(jié)果并簽署日期，送行政管理部銷結(jié)；凡涉及其他單位的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，承辦單位要主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng)，承辦單位應(yīng)當(dāng)提出處理意見，送請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦公文一般要在三日內(nèi)做出處理。

九、催辦是指行政管理部對(duì)需要辦理的公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，是實(shí)現(xiàn)公文效用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它貫穿于公文辦理的各主要環(huán)節(jié)中。緊急或重要的需要辦理的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)、重點(diǎn)催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，防止公文漏辦或延誤，做到件件有結(jié)果，并隨時(shí)或定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋。

十、核發(fā)是指行政管理部在公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、確定分送單位和印制份數(shù)。

第二十八條 起草、修改、校核、簽批、辦理公文，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料，禁用鉛筆、圓珠筆，并書寫在裝訂線以內(nèi)。

第九節(jié) 公文管理

第二十九條 行政公文的傳閱、復(fù)印、銷毀由行政管理部統(tǒng)一管理，復(fù)制的公文應(yīng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。

第三十條日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼職檔案員負(fù)責(zé)。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，不得將個(gè)人保管或借用的公文帶走，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定移交、退還。

第十節(jié) 公文立卷和歸檔

第三十一條 公文辦理完畢后，各公司、各部室兼職檔案員負(fù)責(zé)及時(shí)、按要求將本單位具有查考和保存價(jià)值的公文（包括文件、電報(bào)、傳真件等文字材料）收集齊全，上交行政管理部（檔案室）按照《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷和歸檔。其他部門和個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

第三十二條 行政管理部（檔案室）負(fù)責(zé)對(duì)各公司、各部室文書立卷歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查、督促。

第十一節(jié) 附則

第三十三條 集團(tuán)公司各部室、各公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)帶頭執(zhí)行本辦法，并認(rèn)真督促檢查本辦法的貫徹落實(shí)，對(duì)違反本辦法造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)嚴(yán)肅處理。

第三十四條 本辦法由集團(tuán)公司行政管理部負(fù)責(zé)解釋。

第十四章文書收發(fā)制度

第一條 本公司文件（本公司之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。

第二條 文書的收發(fā)、分布等事務(wù)，由行政管理部統(tǒng)一管理。

第三條在部室中設(shè)文件負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。

第四條對(duì)公司外來文書的接收由行政管理部負(fù)責(zé)。

第五條收文中除親啟信函、掛號(hào)信、傳遞證明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上，用別針別在一起。

行政管理部將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在“收文簿”上，交行政管理部負(fù)責(zé)人。

第六條行政管理部在對(duì)文件及“收文簿”加以審核后，作出分發(fā)。

第七條行政管理部將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的領(lǐng)導(dǎo)或文書負(fù)責(zé)人應(yīng)該在“收文簿”上簽收。

第九條 文書的發(fā)送由行政管理部負(fù)責(zé)。

第五篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法》制定本細(xì)則。

第一章公文格式

第一條公文通常由文頭、文干和文尾三大部分組成。

第二條文頭部分包括秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素，各要素根據(jù)需要選擇。

1.涉及國(guó)家和學(xué)院秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限，一般情況下，行政公文無需標(biāo)明。

2.緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

3．發(fā)文單位標(biāo)識(shí)（以下簡(jiǎn)稱“版頭”）由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成，也可以只用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，紅色套印。聯(lián)合行文，主辦單位一般排列在前。我院的發(fā)文版頭包括“西安交通大學(xué)城市學(xué)院文件”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院會(huì)議紀(jì)要”，印制時(shí)應(yīng)采用小標(biāo)宋體字，字號(hào)為14mm×10mm。

根據(jù)職權(quán)范圍和行文關(guān)系，學(xué)院發(fā)文版頭的使用范圍為：

（1）“西安交通大學(xué)城市學(xué)院文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)院決定、工作部署，以學(xué)院名義下發(fā)的學(xué)院綜合性通知、工作安排等；向教育部和省、市級(jí)政府、省教育廳及領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示、報(bào)告；批復(fù)、批轉(zhuǎn)院內(nèi)單位的重要請(qǐng)示、報(bào)告、意見；院長(zhǎng)依照職權(quán)任免相應(yīng)職級(jí)的負(fù)責(zé)人；院級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)和懲處；公布院長(zhǎng)辦公會(huì)議通過的規(guī)章制度等。

（2）“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”版頭，適用于向不相隸屬的政府業(yè)務(wù)歸口管理部門詢問、商榷、答復(fù)、請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)；向院外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)等；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件；印發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要講話；就全院帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。

（3）“西安交通大學(xué)城市學(xué)院會(huì)議紀(jì)要”版頭，主要適用于院長(zhǎng)辦公會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議。

4.發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。發(fā)文單位代字應(yīng)使用規(guī)定的代字，重要發(fā)文都應(yīng)有發(fā)文字號(hào)。

5.“請(qǐng)示”文在發(fā)文單位標(biāo)識(shí)右下方注明簽發(fā)人姓名。

第三條文干部分包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章落款等。

1.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

2.主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。主送單位較多時(shí)，應(yīng)按單位類別集中排列。

3.公文正文應(yīng)按照行文關(guān)系、文種及擬文要求認(rèn)真撰寫。

4.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱（如“附件：1.××××”），并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件一般不加印章。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文，應(yīng)在標(biāo)題和正文中表述附件名稱，正文之后可不再列述。

5.落款，包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。落款名稱和印章與發(fā)文單位版頭必須一致。

（1）上報(bào)的公文和其他對(duì)外行文：不署名，只蓋發(fā)文單位印章。

（2）下發(fā)的公文：數(shù)量較大的普發(fā)性公文暫以署名代替印章，但存檔的公文必須加蓋印章；凡涉及對(duì)師生員工獎(jiǎng)懲、涉及學(xué)院權(quán)益等重要文件（包括普發(fā)性公文）必須加蓋印章，并以單位負(fù)責(zé)人名義行文，同時(shí)冠以職務(wù)或身分。

（3）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期必須標(biāo)明漢字年、月、日，“零”應(yīng)寫為“0”。

（4）當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。

第四條文尾部分一般由附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。

1.附注。公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注在落款之下主題詞之上?！罢?qǐng)示”類公文根據(jù)需要在附注處標(biāo)明聯(lián)系人的姓名和電話。

2主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。

3.抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。排列方法與“主送單位”相同。公文如需抄送個(gè)人，應(yīng)排在單位名稱之后。

4.印發(fā)單位和時(shí)間。在公文末頁(yè)下方最后一行，應(yīng)當(dāng)注明公文的印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)時(shí)間以送印日期為準(zhǔn)。

第五條文字從左至右橫寫、橫排。版頭、公文用紙一般為A4型，右側(cè)對(duì)齊，左側(cè)裝訂。需公開張貼的公文用紙大小，可根據(jù)時(shí)間需要確定。

第二章發(fā)文辦理程序

第六條發(fā)文處理一般包括擬稿、核稿、會(huì)稿、審稿、簽發(fā)、登記（編號(hào)）、繕印、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。

第七條擬稿。學(xué)院的綜合性公文，由黨政服務(wù)中心組織擬稿或者由黨政服務(wù)中心會(huì)同有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務(wù)性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領(lǐng)導(dǎo)人要親自起草或者主持起草。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

1.內(nèi)容符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章等規(guī)定。

2.情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，文字簡(jiǎn)潔，書寫工整，標(biāo)定正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

3．公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

4.擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

5.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

6．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

7．使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

8．文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

9．公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第八條擬稿完畢，擬稿人應(yīng)當(dāng)清楚地填寫“西安交通大學(xué)城市學(xué)院發(fā)文稿紙”中的有關(guān)要素。

第九條核稿。核稿由擬稿人送主辦單位負(fù)責(zé)人完成。核稿的重點(diǎn)：是否符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及學(xué)院有關(guān)規(guī)定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細(xì)則規(guī)定；是否需要其他單位會(huì)稿。

第十條會(huì)稿。會(huì)稿一般由擬稿人送審，由會(huì)稿單位負(fù)責(zé)人完成。會(huì)稿的重點(diǎn)是：把握正文涉及本部門職權(quán)范圍內(nèi)需要配合執(zhí)行或者核定的事項(xiàng)。會(huì)稿部門如有不同意見，應(yīng)明確表述，若只簽姓名，則視為同意。

第十一條審稿。一般由擬稿人送審，凡以學(xué)院名義印發(fā)的重要公文（包括規(guī)章制度）在報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，必須送黨政服務(wù)中心審稿。審稿的重點(diǎn)是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定；是否需要其他單位會(huì)稿；是否與學(xué)院已有的規(guī)章、政策相一致；是否需要經(jīng)學(xué)院研究決定。需要由院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，注明“請(qǐng)×××簽發(fā)”。

第十二條簽發(fā)。公文一經(jīng)簽發(fā)，即成為定稿，并據(jù)此生效。簽發(fā)人代表本發(fā)文單位對(duì)公文在政治上、內(nèi)容上、文字上的正確性負(fù)完全責(zé)任。緊急公文，簽發(fā)人如果不在校內(nèi)，可以通過電話聯(lián)系，經(jīng)請(qǐng)示同意后，可先發(fā)文，再補(bǔ)辦簽發(fā)手續(xù)。公文簽發(fā)應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)的分工和職權(quán)范圍進(jìn)行。

1.以“西安交通大學(xué)城市學(xué)院文件”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”版頭制發(fā)的公文，由院長(zhǎng)、常務(wù)副院長(zhǎng)或主管副院長(zhǎng)簽發(fā)。

2.需要經(jīng)會(huì)議通過的必須按規(guī)定程序提交會(huì)議通過后再行簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)。會(huì)議討論通過的公文，必須注明會(huì)議名稱和通過的日期。

3.公文簽發(fā)應(yīng)在簽發(fā)欄中簽全名和年月日。只簽姓名，視為同意。簽發(fā)人如認(rèn)為須送其他負(fù)責(zé)人（或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）事先閱知時(shí)，可注明“請(qǐng)先送×××閱后再發(fā)”。

第十三條繕印。公文正式印制前，負(fù)責(zé)該文的文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是：審批、核發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。爾后按照規(guī)定的公文格式排版繕印。

第十四條蓋印。擬稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按本細(xì)則規(guī)定加蓋印章。

第十五條分發(fā)。由擬稿單位負(fù)責(zé)按規(guī)定的份數(shù)和范圍發(fā)送。重要的和有辦理時(shí)限的院內(nèi)發(fā)文必須一一送交簽收；寄送校外的請(qǐng)示、重要報(bào)告必須用掛號(hào)信發(fā)出或親送簽收。

第十六條利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級(jí)公文不得用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

第十七條公文分發(fā)后，擬稿人應(yīng)及時(shí)收集底稿并連同印制好的公文一起交有關(guān)人員立卷和歸檔。第十八條需要辦理的公文，有關(guān)部門及人員應(yīng)及時(shí)按學(xué)院有關(guān)規(guī)定督查、督辦。

第三章收文辦理程序

第十九條收文辦理一般包括簽收、編號(hào)、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷等程序。黨政服務(wù)中心負(fù)責(zé)學(xué)院行政收文處理。

第二十條簽收：收到來文，應(yīng)當(dāng)先依據(jù)本細(xì)則行文的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核簽收。

第二十一條編號(hào)、登記：按照來文單位及類別進(jìn)行分類，并按照收文時(shí)間先后進(jìn)行編號(hào)，然后將公文標(biāo)題、來文單位、來文字號(hào)、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項(xiàng)進(jìn)行登記。來文編號(hào)、登記時(shí)間一般不超過12小時(shí)。

學(xué)院收到的來文，屬國(guó)務(wù)院、國(guó)家教育部、陜西省教育廳、陜西省政府、西安市政府的，編“政”字號(hào)，其它部委和單位的，編“綜”字號(hào)，簡(jiǎn)報(bào)類的，編“簡(jiǎn)”字號(hào)，院內(nèi)各單位的，編“內(nèi)”字號(hào)。第二十二條擬辦：編號(hào)、登記后的來文，黨政服務(wù)中心附“文件閱辦單”后，要在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行擬辦處理。若遇到緊急公文，可先通知主辦單位按文件要求做準(zhǔn)備，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

第二十三條批辦：按照擬辦意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。批辦時(shí)間一般不超過三天，并答復(fù)來文單位。凡涉及兩個(gè)及兩個(gè)以上職能部門辦理的文件，批辦時(shí)應(yīng)注明主辦單位。

第二十四條承辦：已批辦的文件須按領(lǐng)導(dǎo)批示交由主辦單位承辦。承辦時(shí)間一般不超過一周，緊急公文應(yīng)當(dāng)按文件時(shí)限要求辦理，確有困難的應(yīng)及時(shí)向來文單位說明原因。涉及兩個(gè)及兩個(gè)以上職能部門辦理的文件，主辦單位應(yīng)及時(shí)、主動(dòng)與協(xié)辦單位協(xié)商處理。

第二十五條催辦：對(duì)超出辦理時(shí)限要求的文件，文秘人員要進(jìn)行催辦。催辦時(shí)，應(yīng)附催辦單。第二十六條立卷、歸檔：文件辦理完畢后，各單位應(yīng)對(duì)本單位剛收到的文件按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。涉及兩個(gè)及兩個(gè)以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進(jìn)行歸檔。

第四章附則

第二十七條本細(xì)則由黨政服務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。公文格式樣板見附件。