第一篇：常用公文寫作(第三部分)

第三部分 應(yīng)用文寫作實用知識

下面，著重講一講與我們?nèi)粘９ぷ飨嚓P(guān)的應(yīng)用文寫作一些規(guī)矩、規(guī)范，并結(jié)合多年工作實踐，講一講應(yīng)用文寫作的注意事項，希望對大家今后的工作能夠有用。不對的地方，請大家批評指正。

一、當前公文行文中存在的主要問題

當前，我們的公文行文中存在的問題可以說是五花八門。有的是行文格式不規(guī)范，有的是行文不嚴謹，有的是隨心所欲、太隨意，有的是前后不

一、自相矛盾，有的選用主題詞文不對題等等。造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的，有的可能是不太懂，有的可能是不太重視，有的可能是不太用心。對講到的反面案例，請大家對號入座。

公文是否合乎規(guī)矩，關(guān)系著企業(yè)的形象。

撰寫公文是企業(yè)管理崗位人員的一項基本功。沒有規(guī)矩不能成方圓。從公文格式、行文規(guī)則、公文寫作、發(fā)文辦理、收文管理、公文歸檔到公文管理，每一個環(huán)節(jié)都有一定的規(guī)范、講究。

公文主要體現(xiàn)：規(guī)規(guī)矩矩，嚴肅嚴謹，約定俗成。公文的內(nèi)容可以開拓創(chuàng)新，應(yīng)該有新意，但公文的格局不需要創(chuàng)新。

因此，今天我們主要探討的是：公文格式、行文規(guī)則和公文寫作的一些實用常識。

二、公文的作用

1.有上傳下達、互通情況的作用。2.有工作依據(jù)和憑證的作用。3.有宣傳教育的作用。4.有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

三、公文的格式 1．公文格式的組成 公文格式的組成要素包括：（1）發(fā)文機關(guān)標識（版頭、紅頭）（2）公文份數(shù)序號（3）密級（4）發(fā)文字號

（5）簽發(fā)人（主要用于請示）（6）標題

（7）主送機關(guān)（內(nèi)發(fā)可省略）(8）正文（9）附件

（10）發(fā)文機關(guān)署名（11）成文日期（12）印章

（13）附注（此件發(fā)至 XX級）（14）主題詞（15）抄送單位

（16）印刷機關(guān)和印刷時間

印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。

2．發(fā)文字號

編寫發(fā)文字號原則：包括機關(guān)代字、年份、序號。注意事項：

年份不能省略，兩邊用六角括號；序號不編虛位，不加第。

3．公文標題

標準式：發(fā)文機關(guān)+發(fā)文事由+文種

凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文機關(guān)，故發(fā)文機關(guān)名稱可省略。

特殊形式：

（1）發(fā)文機關(guān)+文種。如《中華人民共和國主席令》

（2）發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。

注意事項：

一是公文標題中不應(yīng)有標點符號。

二是標題中的術(shù)語、數(shù)字、年份等不應(yīng)分開標識。4．成文日期

成文日期確定原則：

（1）會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。（2）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。

（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準。（4）法規(guī)性文件以文件批準日期為準。

3（5）一般信函、電文以實際發(fā)出日期為準。成文日期必須寫年月日，且要用漢字。注意事項：

年、月、日標識齊全，規(guī)定“零”要寫成“O”，年月日用漢字中的數(shù)字，如“一、二、三、四、五……十”標識。

5．主題詞

《條例》和《方法》都明確規(guī)定：上報的文件應(yīng)當按照上級的要求和《公文主題詞表》標注主題詞。

（1）一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內(nèi)容的詞，最后標反映公文形式的詞。如《首鋼京唐公司關(guān)于開展安全生產(chǎn)月活動的通知》，先標類別詞“安全”，再標反映公文內(nèi)容的類屬詞“活動”，最后標反映公文形式的類屬詞“通知”。

（2）一份公文有兩個以上主題內(nèi)容時，先集中對第一個主題內(nèi)容標注，再對第二個主題內(nèi)容進行標注，最后標文種。

（3）根據(jù)需要，可將不同類主題詞進行組配標引。（4）在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內(nèi)容的類屬詞時，可用類別詞替代。

注意事項：

注意準確、恰當，切忌選詞不當，詞不達意，應(yīng)依據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》進行選擇標識。

一般每個詞組由2-5個字組成，每個公文由2-5個詞組標識。

6．用印

一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。

國標《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

7.其他

(1)取消“(此頁無正文)”。(此頁無正文)是過去在公文印制中遇到正文結(jié)束但后面沒有空白地方加蓋公文印章和填寫成文時間，公文印章和成文時間要延序到下一頁紙上，針對這種特殊情況而采取的一種處理措施,但這一措施不嚴密。為此，公文標準中取消了“(此頁無正文)”而采取根據(jù)上頁正文下空白的大小用縮小或擴大行距、擴大字距的辦法來保證公文生效這頁紙上有正文內(nèi)容。

(2)公文格式模板化。目前，很多單位已經(jīng)實行辦公自動化，公文格式已經(jīng)模板化，從公文起草到審批、用印，已全部在OA系統(tǒng)實施，越來越規(guī)范。

四、撰寫公文的主要步驟 1.明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容：

5（1）文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式，需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。

（2）根據(jù)文件內(nèi)容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

（3）明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

（4）明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。

2.收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究當然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起 6 草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。

怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進企業(yè)的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識的飛躍。

3.擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

4.落筆起草，擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

（1）要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

（2）要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

5.反復(fù)檢查，認真修改

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

（1）關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

8（2）關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

（3）關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

（4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴謹。

（5）關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

五、起草公文的注意事項

完成一篇文字材料，需要精心、細心、用心。1.不可層次過多。

層次過多，給人以“云山霧罩”的感覺。正文序號一般最多不能超過四個層次：

第一層標題為黑體，樣式為“一、二、三…” 第二層標題為楷體，樣式為“

（一）（二）

（三）…” 第三層標題為仿宋加粗，樣式為“1.2.3.…” 第四層標題為宋體不加粗，樣式為“（1）（2）（3）…” 2.字體、字號的選擇 一般情況下：

文章標題為標宋小2號

段落標題為黑體3號 正文為仿宋3號

3.公文裝訂

公文應(yīng)左側(cè)雙釘、均勻裝訂。

采用單釘時，應(yīng)在左側(cè)上方45度斜角裝訂（一般僅限于匯報材料或領(lǐng)導(dǎo)講話等非正式公文材料裝訂）。

4.反復(fù)研讀。

寫出來的東西一定要讀上幾遍，反復(fù)修改。修改的功夫不亞于起草。特別是匯總材料，如，生產(chǎn)技術(shù)部外出考察的調(diào)研報告，經(jīng)常要把幾個人分別起草的東西匯總在一起，需要主筆人要做到前后一致，文風(fēng)一致，上下貫通，避免出現(xiàn)前后矛盾、前言不搭后語的現(xiàn)象。

5.逐級把關(guān)。

請相關(guān)專業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。但不要過份依賴領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，自己起草的文章還要自己負責(zé)。所謂“文責(zé)自負”就是這個道理。

涉及法律方面和經(jīng)濟往來方面的公文，最好要請法律顧問和財務(wù)方面的專業(yè)人員進行把關(guān)。

6.應(yīng)用文寫作是企業(yè)管理人員的基本功。

應(yīng)用文寫作貴在嚴謹，重在細節(jié)。時間、日期要準確無誤，單位名稱、人名要準確無誤。特別是一些制度性文件、匯報材料代表著一個單位的形象，代表著一起草者的基本素質(zhì)。所謂“文如其人”就是這個道理。要給人以享受的感覺。

7.不要過份依賴網(wǎng)絡(luò)。

一定要結(jié)合實際。特別是從“模板”、網(wǎng)絡(luò)下載以及參考了過去的行文，切忌脫離實際。要動腦筋，深入實際，做 10 到具有可操作性。

8.要有獨擋一面的責(zé)任感。

要做到字詞規(guī)范、標點正確、文風(fēng)樸實，沒有什么取巧的方法，只有靠平時多看、多寫、多留心、多查閱、多積累，尤其是要多增加一份責(zé)任心。千萬不能有對付、應(yīng)付、湊合的心態(tài)。把每次應(yīng)用文寫作當做對自己的一次鍛煉機會。對付一次，造成惡劣影響，有可能讓自己不舒服一個月、一年，甚至需要經(jīng)過十次以上才能扭轉(zhuǎn)人們對你的印象。

9.公文的撰寫和修改必須及時、迅速，不要拖拉、積壓。

六、請示與報告的區(qū)別、聯(lián)系 請示與報告的區(qū)別

1.請示用于向上級機關(guān)請求指導(dǎo)、批準，上級接文后一定要給予批復(fù)；報告則用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出建議，供上級了解情況。為上級提供信息和經(jīng)驗，上級機關(guān)接文后，不一定給予批復(fù)。

2.請示內(nèi)容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請求事項。報告內(nèi)容較廣泛，可一文一事，也可反映多方面情況，但不能在報告中寫入請示事項，也不能請求上級批復(fù)。請示起因、事項和結(jié)語缺一不可；報告行文較長，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，因文而異。

3.請示涉及事項是沒有進行的，等上級批復(fù)后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏；報告涉及事項大卻已過去或正在進行中，可以事后行文，也可以事中行文。請求時 11 間性要求強，報告時間性要求一般較差。

4.批準性請示，上級未作出答復(fù)前，成文單位無權(quán)安排和辦理，不能“先斬后奏”；批轉(zhuǎn)性報告在上級未作答復(fù)前，成文單位即可進行安排和部署。

5、請示最忌諱的是多頭請示和越級請示。如果多頭請示，上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)之間意見不一，左右為難，難以執(zhí)行，容易誤事。報告則不同，可同時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

6、重要的請示事項，應(yīng)事前與上級主管部門或主管領(lǐng)導(dǎo)進行溝通(俗稱打招呼)。報告則不用。

請示與報告的聯(lián)系

請示與報告雖然文種不同，但兩者之間仍有某些相同這處。

1.主送單位相同。請示、報告的主送單位都是上級機關(guān)。因此，兩者都是上行文，都是下級機關(guān)向上級機關(guān)呈送的報請性公文。

2.行文手法相同。請示、報告都是用具體的事實和確鑿的數(shù)據(jù)行文，禁言過其實，弄虛作假，混淆上級機關(guān)視聽。

3.表達方式相同。請示、報告都要求把有關(guān)事實敘述得清楚明白，這種敘述并非記流水帳式的羅列材料，而是對有關(guān)事實進行系統(tǒng)的歸納和概括。

4.用語要求相同。請示、報告都是處理問題、指導(dǎo)工作的依據(jù)，使用語言時都要求通俗易懂，一目了然。

七、各種文字材料怎么寫？

1.寫什么？心里要明白，思路要明確，來龍去脈要清楚，12 也就是說大方向要心中有數(shù)。方向不明，累死也無功。

2.怎么寫？從哪幾個方面入手。事先要有思路，不能寫到哪兒算哪兒。闡述的東西不要過多，要用事實說話。

3.目的性要明確。特別是外出調(diào)研考察時，要做好精心準備(調(diào)研提綱)，做到有備而來。

4.表述的內(nèi)容要做到三點：一是不能內(nèi)行人看不明白，外行人更聽不明白。應(yīng)該讓內(nèi)行人看了認為不外行，外行人聽了能明白(通俗易懂）；二是重點要突出，不能眉睫毛胡子一把抓；三是簡明扼要，要歸納、總結(jié)、提煉，盡可能用量化的數(shù)據(jù)說話、用突出的事例說話。

5.沒有經(jīng)過消化的東西不會轉(zhuǎn)化為自己的東西。眼下，我們經(jīng)常需要從網(wǎng)上下載一些文章資料，的確是搜集資料的一條捷徑。有的人直接就用在自己的文章當中了，往往照搬照抄，依賴網(wǎng)絡(luò)，不會創(chuàng)新、再造，以致于出現(xiàn)“夾生”，但缺乏消化、缺乏轉(zhuǎn)化。特別是書本以外的東西，要學(xué)會體會感悟，學(xué)以致用 有所用，有所啟發(fā)。

6.論點與論據(jù)不能相互矛盾。也就是說，不能出現(xiàn)觀點與實例相違背的狀況。

7.詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。

條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

文字要精煉，篇幅要簡短。

遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。

論理要合乎邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。

造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應(yīng)使用全稱。

增強公文的可讀性和影響力。要有受文者感興趣的“興奮點”，有能夠吸引他們的內(nèi)容，有生動活潑的表現(xiàn)形式，擯棄和抵制“假話”、“大話”、“空話”、“套話”等不正確的文風(fēng)。

8.正確使用標點符號、順序號和選用主題詞。

八、專業(yè)工作總結(jié)怎么寫？

我們經(jīng)常要遇到月度、季度、年度或者專項工作總結(jié)?？偨Y(jié)就是盤點、就是梳理我們所完成某一階段、某一項工作任務(wù)經(jīng)驗教訓(xùn)，對今后工作起到引導(dǎo)作用。

總結(jié)一般包括：工作回顧、存在問題、下步工作目標及重點工作安排。

總體要求：開門見山，充分體現(xiàn)回顧性、經(jīng)驗性和典型性的特點。

(一)工作回顧一般應(yīng)注意做到以下幾點: 1.亮點要突出。按照工作要求，有針對性的對一個階段工作進行回顧總結(jié)，在此基礎(chǔ)上完成總結(jié)報告，全面、客觀地反映這個階段的工作狀況，內(nèi)容要翔實，數(shù)據(jù)要準確。要體現(xiàn)創(chuàng)新精神，體現(xiàn)強化管理的新思路、新方法、新收獲和新感悟。

2.重點要突出。圍繞工作的難點、重點，創(chuàng)造性、開拓性開展工作情況。

3.問題要突出。緊緊圍繞中心工作，查找自身存在的問題和差距以及工作中遇到的新情況、新問題，為制定下一步重點工作安排明確突破口、選準切入點。

4.成績要講夠，問題要點透?？偨Y(jié)要條理清晰，言之有物，分析透徹。要用數(shù)據(jù)說話，用事例說話，切忌內(nèi)容空泛。

(二)關(guān)于重點工作安排應(yīng)注意: 做好下一步重點工作安排的總體要求是：標準要高，安排要細，措施要實。

1.思路要明確。各單位要在回顧總結(jié)的基礎(chǔ)上再領(lǐng)悟、再思考、再提高，經(jīng)過系統(tǒng)思考，做出下一步的工作安排。結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營工作的重點、難點和薄弱環(huán)節(jié)，打破常規(guī)，力求務(wù)實、可操作，對本專業(yè)、本單位的工作要有前瞻性思路和建設(shè)性安排。

2.目標要明確。重點工作安排既要提高站位，又要切合實際；目標定位要在可能達到的最高標準、經(jīng)過努力能夠?qū)崿F(xiàn)的基礎(chǔ)之上，切忌降低標準、放松要求。

3.措施要明確。要站在全局的高度，對公司層面上的工作提出建議性意見，并提出完成重點工作的具體措施。

九、調(diào)研的方法、注意事項與調(diào)研報告的寫作要求(一)、調(diào)研的主要方法

調(diào)研可以采納的方法很多，經(jīng)常使用的方法主要有：

1．實地考察法。可以到同行業(yè)、基層單位等進行實地考察，獲取第一感觀印象和第一手材料。

2．民調(diào)法。可分層次召開座談會，聽取各方面對某一問題的意見建議。

3．訪談法?？梢圆捎眯⌒驮L談會、上門個別訪談、電話訪談、QQ群訪談等多種方法。

4.問卷法。通過問卷調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)征集等形式，征集群眾對某一特定范圍問題的意見建議，經(jīng)過梳理匯總后向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門反饋，加以解決。

(二)、調(diào)研的注意事項

調(diào)研要堅持實踐原則，要發(fā)現(xiàn)和解決實際問題；調(diào)研要堅持群眾路線，多聽群眾意見，注意調(diào)查的覆蓋面以及調(diào)查結(jié)果的群眾認可度。同時，還要認真設(shè)計選題和內(nèi)容，特別要注意選擇影響本單位發(fā)展的關(guān)鍵問題，體制機制方面存在的突出問題；職工反映強烈的熱點難點問題等。

調(diào)研報告一定要以事實為依據(jù)進行調(diào)查研究。(三)、調(diào)查報告的文體格式

調(diào)查報告一般由標題和正文兩部分組成。1．標題。標題可以有兩種寫法。

一種是規(guī)范化的標題，即“發(fā)文主題”加“文種”，基本格式為“××關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“關(guān)于××××的調(diào)查報告”等。

另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。作為公文，最好用規(guī)范化的標題格式或自由式中正副題結(jié)合式標題。

2．正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。（1）前言。有幾種寫法：

第一種是寫明調(diào)查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；

第二種是寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；

第三種是開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

（2）主體。這是調(diào)查報告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、作法、經(jīng)驗，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結(jié)論。

（3）結(jié)尾。結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。

十、撰寫會議紀要的注意事項

《會議紀要》屬綜合性文種，即可上報，又可下發(fā)，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行的特征。

適用范圍：只與會議有關(guān)，用于記載、傳達會議主要精神和議定事項。

注意事項：

例行會議或?qū)ｎ}會、重點工作會議后，我們要整理《會議紀要》。所謂整理，就是要進行歸整，進行梳理、條理。千萬不要寫成“流水帳”式的《會議紀要》。

1.《會議紀要》不同于“會議記錄”。雖然都要求如實地反映會議活動的情況和結(jié)果，但“會議記錄”無論是詳記還是簡記、摘要，都是原始記錄，與會者怎么說就怎么記，不能人為增減?！稌h紀要》則是在“會議記錄”的基礎(chǔ)上，通過執(zhí)筆人(依據(jù)會議宗旨)的分析綜合，去蕪取精，按一定的邏輯順序加工而成，一般來說已形成文章。

2.《會議紀要》不同于“會議決議”。雖然都能反映會議議決事項,但決議通常只反映多數(shù)人的一致意見和觀點,有人有不同意見,在決議里一般不反映?！稌h紀要》則要求將會議上有代表性的各種觀點和意見，都一一如實反映出來。

3.《會議紀要》不同于“會議簡報”。雖然都是反映會議情況的，但“會議簡報”只反映會議某個階段或某個方面的情況，《會議紀要》則要全面系統(tǒng)地反映會議情況和會議精神。“會議簡報”可以定期不定期編發(fā)，《會議紀要》則一次會議一般只能產(chǎn)生一份。

第二篇：事業(yè)單位考試《公共基礎(chǔ)知識》教材--第三部分公文寫作范文

第三部分公文寫作 第一章公文的種類和作用

公文就是公務(wù)文書，也被稱為機關(guān)應(yīng)用文。是黨政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在管理過程中形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。是實施領(lǐng)導(dǎo)和管理，進行公務(wù)活動的重要工具。

第一節(jié)公文的分類

為了認識、使用和處理公文的需要，常依據(jù)不同標準，從不同角度，對公文分類。

一、按形成和使用的公務(wù)活動領(lǐng)域劃分

1.通用公文是各級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位，在公務(wù)活動中普遍使用的公文。

2.專用公文指一定的專門業(yè)務(wù)機關(guān)、部門、組織在業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)，因特殊需要專門使用的行業(yè)、專業(yè)、部門公文，例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計文件等等。

二、按公文的來源劃分

1.對外文件簡稱發(fā)文指本單位向外單位發(fā)出的文件。

2.收來文件簡稱收文，指由外單位發(fā)送來本單位的文件。

3.內(nèi)部文件限于單位內(nèi)部制發(fā)、運行和使用的文件。

三、按公文的行文關(guān)系和行文方向劃分

1.上行文指下級機關(guān)、單位向隸屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和單位報送的公文。

2.平行文指同級或者不相隸屬的機關(guān)單位之間的行文。

3.下行文指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)單位對所屬的下級機關(guān)單位的行文。

四、按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分

從公文內(nèi)容涉及秘密的程度，以及對公文規(guī)定的閱讀范圍，可將公文劃分為：

1.絕密文件指內(nèi)容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。

2.機密文件指內(nèi)容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。

3.秘密文件指內(nèi)容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。

4.內(nèi)部文件指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜或不必對社會公開，只限在國內(nèi)某系統(tǒng)、某部門內(nèi)部使用的公文。

5.限國內(nèi)公開的文件指內(nèi)容不涉及秘密但不宜或不必向國外公布而只在國內(nèi)公開發(fā)布的公文。

6.對外公開的文件指內(nèi)容不涉及任何秘密，可直接對國內(nèi)外公布的公文。

五、按公文處理時限的要求劃分

1.特急件指內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定的辦結(jié)時限，需隨時隨地優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。

2.急件(黨的機關(guān)公文作加急件)指內(nèi)容重要并緊急，需打破工作常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。

3.平件平件指無特殊時間要求，需按工作常規(guī)依次傳遞處理的公文。

如系電報，可分為特提件、特急件、加急件、平急件。

六、按收文機關(guān)對收到公文的處理方式劃分

1.閱件即閱知性公文，指只需按規(guī)定交有關(guān)部門、有關(guān)人員閱知的收文。

2.辦件即承辦性公文，指必須交有關(guān)部門、有關(guān)人員及時辦理(或答復(fù)、或貫徹執(zhí)行)的收文。

七、從物質(zhì)載體的角度劃分

1.紙質(zhì)文件用紙張印制、書寫的文件。

2.感光介質(zhì)文件以感光膠片、像紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件，如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。

3.磁介質(zhì)文件以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件以及磁光盤文件等。

4.電子文件指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件等。

他們的制作方式、處理方法和保管要求均各不相同。

八、按公文性質(zhì)和作用劃分

在通用公文和專用公文的不同范疇內(nèi)，都可以有不同的類型。我們從管理工作的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容相結(jié)合的角度，可將通用公文分為若干類型。

第二節(jié)通用公文的類型

我們從管理工作的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容相結(jié)合的角度將通用公文分為以下類型。

一、黨政機關(guān)主要公文類

這是《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》(以下簡稱《條例》)和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)中規(guī)定的黨的各級機關(guān)、國家行政機關(guān)正式文件常用的主要文種。企事業(yè)單位、人民團體也常酌情比照使用。也有人稱之為機關(guān)公文、法定公文、正式公文。

黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)常用主要公文14種，國家行政機關(guān)常用主要公文13種，綜合起來，可分為幾個小類。

(一)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文

命令(令)用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。法定的國家機關(guān)，才有權(quán)在規(guī)定的權(quán)限和范圍內(nèi)，依法發(fā)布命令。(黨的各級機關(guān)通用公文無此文種。)

指示用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。(國家行政機關(guān)常用主要公文無此文種。)

決定用于對重要事項或者重大行動做出安排及決策，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

決議用于發(fā)布經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。(國家行政機關(guān)不用此文種。)

通知用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通報用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

批復(fù)用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

會議紀要用于記載和傳達會議情況、主要精神和議定事項。

(條例、規(guī)定，系黨的各級機關(guān)通用公文，當屬此類。但從國家行政機關(guān)的行文規(guī)范和從寫作規(guī)律看，將其列入法規(guī)和規(guī)章文體為宜。)

(二)呈報性公文

議案用于各級人民政府(或者法定人數(shù)的人民代表)按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表天會常務(wù)委員會提請審議事項。(黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不用此文種。)

請示用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

報告一用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

(三)公布性公文

公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

通告用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。

(黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主要通用公文無以上兩文種。)

公報用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

(四)商洽性公文

函用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準和答復(fù)審批事項。

(五)兼容性公文

意見行政機關(guān)用于對重要問題提出見解和處理方法。(黨的機關(guān)使用意見就是下行文了。)

二、行政法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章

條例用于對某一方面的行政工作作出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定的法規(guī)。國務(wù)院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得用條例(但黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的黨規(guī)，用條例)，也不能用于管理規(guī)章。

規(guī)定用于對某一方面的行政工作和事務(wù)制訂出帶有約束性的措施和部分的規(guī)定。既可用于法規(guī)、規(guī)章，又可用于管理規(guī)章。

辦法用于對某一項行政工作作出比較具體的、可操作性的規(guī)定。既可用于法規(guī)、規(guī)章，又可用于管理規(guī)章。

章程管理規(guī)章的一種，用以規(guī)定一個組織或團體的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、組織機構(gòu)、組織成員及其權(quán)利義務(wù)、活動規(guī)則等事項。

守則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對有關(guān)人員作出行為準則、道德規(guī)范。

規(guī)則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對某項工作或活動作出行為規(guī)范。

準則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對組織的成員，或者限定的有關(guān)人員作出的行為規(guī)范。

細則規(guī)章、管理規(guī)章的一種，用于具體執(zhí)行實施有關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章而制定的一種解釋性、操作性的規(guī)章。

規(guī)范管理規(guī)章的一種，用于對某項工作質(zhì)量標準、質(zhì)量要求作出的規(guī)定。

規(guī)程管理規(guī)章的一種，用于對某項工作、某項活動的操作過程、實施辦法作出的有序的規(guī)定。

制度管理規(guī)章的一種，用于對某項具體工作、具體事項制定出一些切實可行而又必須遵守和執(zhí)行的紀律、規(guī)定。

公約管理規(guī)章的一種，某一組織、群體為了做好某一工作，正常開展某項活動或維護正常的工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、生活秩序，經(jīng)過商量確定的、必須共同遵守的行為規(guī)則。

三、會議文書

開幕詞與閉幕詞有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在莊重、嚴肅的大型會議開幕時和閉幕時的短篇講話稿。

會議工作報告主要領(lǐng)導(dǎo)人在代表會議、工作會議上代表領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)所作的，說明成績和經(jīng)驗、問題和教訓(xùn)，介紹形勢與工作情況，提出任務(wù)與措施的全面性報告。

專題講話有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在會議上圍繞形勢與任務(wù)，就某方面工作、某一專門問題所作的指導(dǎo)性講話。

提案與會代表按規(guī)定向某些重要會議提出并提請大會討論或處理的書面意見和建議。多用于各級政協(xié)會議。

會議記錄當場記錄會議基本情況、即會議組織情況、會上的報告、講話、發(fā)言以及會上討論的問題、議定的事項等內(nèi)容的書面材料。

四、計劃、決策與反饋文書

可行性分析(研究)報告領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、部門、單位對某項工作作出重大決策前，對決策方案進行比較、分析等可行性論證，根據(jù)論證結(jié)果寫出的報告。

計劃機關(guān)、單位、團體預(yù)先對一定時期內(nèi)的工作提出目標、要求、措施和安排的公文。通常說的安排、方案、設(shè)想、打算、要點、綱要、規(guī)劃等，都屬計劃。

總結(jié)是對前一階段的工作回顧、檢查和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗與教訓(xùn)，用以指導(dǎo)今后工作的一種公文。

答復(fù)是各級政府辦公廳(室)及有關(guān)部門，對人大代表建議(批評和意見)、政協(xié)提案辦理之后，將辦理意見或處理結(jié)果直復(fù)提出建議、提案的有關(guān)人員和組織的公文。

五、公務(wù)信息文書

調(diào)查報告對客觀事物調(diào)查研究后寫成的反映調(diào)查結(jié)果的公文。

簡報機關(guān)、單位、團體用來反映情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗的一種公文。

信息快報及時反映公務(wù)活動運轉(zhuǎn)情況和社情民情，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策和指揮工作參考的一種短篇公文。

信訪摘報信訪部門對群眾來信來訪內(nèi)容摘要整理而成的報告。

信訪分析報告信訪部門對一段時間內(nèi)群眾來信來訪反映的問題，作出綜合分析研究而寫出的分析報告。

六、日常事務(wù)文書

這是黨政機關(guān)、單位、團體在處理機關(guān)日常具體事務(wù)時所使用的、格式很固定的公文。它的種類較多，可分為如下類型。

(一)公務(wù)書信

種類較多，機關(guān)日常工作中常用的有：

介紹信用于證實單位有關(guān)工作人員的身份，介紹其工作使命，憑此與其他單位接洽工作的一種證明性函件。

證明信用于證明有關(guān)人員身份或有關(guān)事情真相的一種證明性函件。

公開信機關(guān)、單位、團體就某項重要工作或者某個重大問題，向一定范圍的有關(guān)人員公開發(fā)布的書信。

倡議書機關(guān)、單位、團體或會議、或某一群體就人們所共同關(guān)心的事情，向社會或有關(guān)方面首先提出的帶有號召性建議的一種專用書信。

慰問信機關(guān)、單位、團體或群體向有關(guān)方面、有關(guān)人員表示安慰和問候的一種專用書信。

感謝信機關(guān)、單位、團體或群體向有關(guān)方面、有關(guān)人員表示感謝的一種專用書信。

賀信向取得成績或遇上喜事的有關(guān)方面、有關(guān)人員表示慶賀的一種專用書信。

邀請書(請柬)在舉行某項活動、開展某項工作、召開某個重要會議時，向有關(guān)單位、有關(guān)人員發(fā)出邀請而使用的一種專用書信。

聘請書機關(guān)、單位、團體招聘、聘任某些專門人員所使用的一種專用書信。

(二)告啟文書

啟事機關(guān)、單位、團體需要公開向大家說明某項事情或者希望公眾協(xié)助辦理某件事情而使用的文書。

海報機關(guān)、單位、團體向公眾公布有關(guān)文藝、體育、科技、學(xué)術(shù)、展覽等方面活動消息的文書。

聲明國家、政府、政黨、團體、機關(guān)或有關(guān)人員對重大事件和問題表明立場、態(tài)度、主張而發(fā)表的一種文書。

廣告有關(guān)單位通過一定的輿論媒介，進行有關(guān)商品或勞務(wù)智力服務(wù)的公開宣傳、傳遞市場信息的文書。也屬經(jīng)濟文書的一種。

公示機關(guān)、單位、團體領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，需作出涉及某項決策、人事任免、組織處理或安排等等重要事項的決定，在事前征求一定范圍公眾意見的一種周知性公文。

(三)條據(jù)

單位之間、單位與個人之間，在收、領(lǐng)、借錢財物品時所寫的憑據(jù)。如收條、領(lǐng)條、借條、欠條等。

(四)大事記

按時間順序連續(xù)記載某個機關(guān)、單位在一定時期的重要工作、重大事件、重要活動的書面材料。

(五)喪事禮儀文書

訃告機關(guān)、單位、團體把某人不幸去世的消息告知親屬好友和有關(guān)方面的一種文書。

唁函(電)機關(guān)、單位、團體向死者家屬或死者所在單位發(fā)出的、向死者表示哀悼、向其家屬或所在單位表示慰問的專用書信(電報)。

悼詞領(lǐng)導(dǎo)人代表機關(guān)、單位、團體在追悼會上對死者表示悼念與哀思的致詞。

值得注意的是，日常事務(wù)文書的不少文種(如啟事、條據(jù)、訃告等等)，具有兼容性的特點，它們用于私人時則不屬公文而是私人文書了。

第三節(jié)正確使用公文文種

一、文種的涵義

在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標題中標明文種。

二、正確標明文種的作用

1.在公文中正確標明文種，有利于維護公文的嚴肅性、規(guī)范性。

2.為公文的撰寫提供方便?！稐l例》和《辦法》都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定;有關(guān)法規(guī)、規(guī)章也對有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定;還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結(jié)、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過長期實踐形成共識逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī) 定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。

3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機關(guān)處理公文的有關(guān)部門和有關(guān)人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。例如請示屬辦件，要及時交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。

撰寫公文時，務(wù)必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。

三、選擇文種的依據(jù)

1.選擇文種要依據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當?shù)摹⒁?guī)范的文種。絕不能違反有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標準，隨意另選文種。

2.要看作者與主要受文者(即主送機關(guān)單位)的工作關(guān)系。只有當作者是主要受文者的所屬上級機關(guān)單位時，才能選用具有規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性的下行文種。當作者是主要受文者的所屬下級機關(guān)單位時，才能選取呈報性的上行文種。當作者與主要受文者是同級或不相隸屬關(guān)系時則只能選用商洽性的平行文種。

3.要看作者權(quán)限。有一些文種對使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達和實現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。

四、正確區(qū)分一些易混淆的文種

公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調(diào)公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。

(一)決定與決議

他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫法上都有許多相似之處。

從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關(guān)，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項和結(jié)語三部分構(gòu)成;都可視內(nèi)容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯著區(qū)別。

1.成文過程不同。決定可經(jīng)會議議論通過，也可由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴格，須經(jīng)全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

2.發(fā)文機關(guān)(組織)不同。各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)都可以制發(fā)決定;而決議只能由圣手關(guān)會議發(fā)布，不能以機關(guān)、單位的名義制發(fā)決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關(guān)常用公文。

3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項的決定(事項決定)7 和表彰處分決定。決議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。

4.作用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議》;有的帶說理性，對有關(guān)人和事做出評價，如《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若千歷史問題的決議》;有的帶號召性，如《中共中央關(guān)于社會主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議》：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。

5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā)文機關(guān)和成文日期。

(二)公告與通告

公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。

1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區(qū)別。公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當遵守或周知的事項。

2.制發(fā)單位不同公告由較高級別的國家機關(guān)、人大機關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機關(guān)或者機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機關(guān)、團體、單位均可發(fā)布。但黨的機關(guān)正式常用公文一般不用這兩個文種。

3.發(fā)送對象不同公告向國內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通告向一定范圍內(nèi)的機關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。

4.作用不同公告強調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關(guān)或者較高級別行政機關(guān)外，基層行政機關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

特別要注意不濫用公告。

(三)請示與報告

它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。

1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示，需要上級批復(fù)，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復(fù)，重在呈報。

2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進行過程中行文。

3.主送機關(guān)不同。請示一般只寫一個主送機關(guān)，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關(guān)，如情況緊急需要上幾級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。

4.受文機關(guān)處理方式不同。請示均屬辦件，收文機關(guān)必須及時處理，明確作答，限期批復(fù)。報告均屬閱件，收文機關(guān)對其不作答復(fù)。

5.涉及內(nèi)容不同。請示用于向上級機關(guān)請求批準、指示，凡是下級機關(guān)、單位無權(quán)解決、無力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級機關(guān)批準認定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問。

6.寫作側(cè)重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。

正因為有上述區(qū)別，絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。

(四)請示與函(請求批準函)

這里的函專指用于向有關(guān)主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準，但使用時有嚴格的區(qū)別。

1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。

2.主送機關(guān)不同。請示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級機關(guān)行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務(wù)主管機關(guān)行文。

3.內(nèi)容范圍不同。請示既可用于請求批準，又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。

4.受文機關(guān)復(fù)文方式不同。請示的受文機關(guān)以批復(fù)表明是否批準或作出指示。函的受文機關(guān)只能用函(審批函)表明是否批準或作出答復(fù)。

(五)批復(fù)與函(審批函)

這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審批有關(guān)事項，但使用時有嚴格的區(qū)別。

1.類型不同。批復(fù)是下行文，函是平行文。

2.主送機關(guān)不同。批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級機關(guān)、單位行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機關(guān)、單位行文。

3.內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。

(六)規(guī)劃與計劃

規(guī)劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區(qū)別。

規(guī)劃是時間較長、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長遠計劃，常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。

計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區(qū)分，內(nèi)常用計劃;從機關(guān)單位的層級來區(qū)分，基層單位常用計劃。其內(nèi)容更為具體，通常包括目標任務(wù)(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執(zhí)行情況)。

(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別

盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類公文。它們的主要區(qū)別如下。

1.效用不同。法規(guī)是法律文書，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為;規(guī)章也具有法律效力。而管理規(guī)章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀律效力，違反管理規(guī)章(規(guī)章制度)就是違政違紀行為。

2.作者的限定范圍不同。法規(guī)不是任何機關(guān)、團體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴格的限定。按照有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國務(wù)院制定;地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會及其常務(wù)委員會、較大的市(專指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟特區(qū)所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準的較大的市[一般為計劃單列市])的人民代表大會及其常務(wù)委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。

行政規(guī)章的作者也有限定性，國務(wù)院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構(gòu)可以制定部門規(guī)章;省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。

而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機關(guān)、單位、團體都可以制定。

3.制發(fā)程序不同。法規(guī)有法定的嚴格的立法程序。行政法規(guī)須經(jīng)國務(wù)院有關(guān)部門報請立項、國務(wù)院組織起草、國務(wù)院法制機構(gòu)進行審查、國務(wù)院常務(wù)會議審議或者由國務(wù)院總理審批，然后由國務(wù)院總理簽署國務(wù)院令公布。地方性法規(guī)制定程序的預(yù)案提出、審議和表決程序，要按《組織法》、《立法法》及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;省、自治區(qū)、直轄市的人民代表大會及其常務(wù)委員會制定和頒布地方法規(guī)，須報全國人民代表大會常務(wù)委員會和國務(wù)院備案;較大的市制定地方法規(guī)、民族自治地方制定自治條例和單行條例，都須報省、自治區(qū)的人民代表大會常務(wù)委員會批準后施行，并由省、自治區(qū)人大常委會報全國人民代表大會常務(wù)委員會和國務(wù)院備案。

行政規(guī)章應(yīng)按《組織法》、《立法法》《規(guī)章制定程序條例》、《法規(guī)規(guī)章備案條例》等有關(guān)規(guī)定，經(jīng)立項、起草、審查后決定并公布、上報備案。其中部門規(guī)章應(yīng)當經(jīng)部務(wù)會議或者委員會會議決定，地方政府規(guī)章應(yīng)當經(jīng)政府常務(wù)會議或者全體會議決定。

管理規(guī)章只須經(jīng)相應(yīng)的黨政機關(guān)、單位、團體領(lǐng)導(dǎo)審批，或者經(jīng)有關(guān)會議通過即可發(fā)布施行。

4.文種不同。法規(guī)規(guī)定用條例、規(guī)定、辦法等文種，其中條例只能作法規(guī)(黨內(nèi)文件中的條例例外)。行政規(guī)章一般用規(guī)定、辦法。而可作管理規(guī)章的文種比較多，如規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)則、準則、細則、規(guī)程、制度、公約等。

正因為法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章文書有這些不同，因此不能把他們混為一談籠統(tǒng)地稱為法規(guī)性文件。

第四節(jié)公文的作用

公文中不同類型文書的作用各有側(cè)重。但總的來說，作為實施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。

一、明法傳令，指揮工作

公文的許多文種，不同程度地規(guī)定了有關(guān)機關(guān)、團體和單位的辦事準則和行為規(guī)范。特別是各級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的指揮指導(dǎo)性公文、法規(guī)規(guī)章、規(guī)章制度、計劃決策類文書，常常是 發(fā)布法律、法規(guī)和規(guī)章，傳達黨和國家的方針、政策，傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策，實施領(lǐng)導(dǎo)管理職能，布置、指揮、指導(dǎo)工作的載體，具有申明法度、傳達政令、指揮、指導(dǎo)工作的作用。

二、聯(lián)系公務(wù)，溝通信息

機關(guān)、團體、單位聯(lián)系公務(wù)、溝通信息有多種渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。無論是同一系統(tǒng)的，或者是不同系統(tǒng)的各級各類機關(guān)、團體、單位，都經(jīng)常利用公文與上下左右互相聯(lián)系有關(guān)事宜，商洽工作，協(xié)同處理問題。離開了公文，上下左右就無法更好協(xié)調(diào)，工作就不能正常運轉(zhuǎn)。而在信息工作越來越重要的當今社會，機關(guān)、團體、單位常憑借它互通情況，交流經(jīng)驗，取長補短，促進工作開展;憑借它向領(lǐng)導(dǎo)、向上級反映民情、社會動態(tài)和其他重要情況，使下情上達，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。

三、宣傳教育，引導(dǎo)輿論

機關(guān)、團體、單位常常利用下行公文、會議報告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務(wù)，以動員群眾，提高認識，統(tǒng)一思想，推動工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具，憑借公文特有的權(quán)威性和上下左右通達的傳播渠道，正確引導(dǎo)輿論。同時，也通過公務(wù)信息、調(diào)查報告、信訪摘報、信訪分析報告、議案、提案等公文，對各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作進行輿論監(jiān)督，促使機關(guān)工作高效、廉潔地進行。

黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)常在報刊上發(fā)布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基層群眾傳達一些重要文件，都是為了達到上述目的。

四、記錄記載，以為憑據(jù)

公文常常是領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據(jù)。例如，憑借上級的政策性通知，下級就明確該怎樣去實施;依據(jù)一份請示，丘級機關(guān)就會作出相應(yīng)的批復(fù);雙方簽訂了經(jīng)濟合同，就會據(jù)此明確各自的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任;一份資歷證明，本身就是一種具有直接效力的憑證。

公文又總是公務(wù)活動的真實記錄和單位工作的歷史見證。不少公文在其現(xiàn)實效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用。

第二章 公文格式規(guī)范

第一節(jié)公文的文面格式

公文的文面格式，指公文正式文本的印制規(guī)格樣式。它有極強的程式性、規(guī)范性，這既有利于公文的處理，也有利于公文的寫作。為提高公文寫作和處理的質(zhì)量和效率，必須注重公文文面格式的規(guī)范化。

一、公文文面格式的類型

1.公文式文面格式即公文格式。這也是公文中使用最多的文面格式。機關(guān)、單位、團體往來的正式公文，通常采用了公文格式這種文面格式。這種文面格式由《條例》和《辦法》以及《中華人民共和國國家標準行政機關(guān)公文格式》作出了統(tǒng)一規(guī)定，顯得正規(guī)、莊重、嚴肅、規(guī)范。

2.專業(yè)規(guī)范文本式文面格式這是指行政職能機關(guān)和管理部門，在職能管理工作中所制發(fā)的一些專用公文規(guī)范文本形式。在不同的領(lǐng)域、部門、行業(yè)、專業(yè)，各類規(guī)范文本的文面格式都有所不同，如司法文書與稅務(wù)文書、專利文書、商標文書，其規(guī)范文本格式迥異。但在 同一專業(yè)、行業(yè)、領(lǐng)域中的規(guī)范文本，其文面格式則是一樣的，如經(jīng)濟合同規(guī)范文本，在全國各地都通用。這類文面格式規(guī)范、簡明，填寫、處理和使用都比較方便。

規(guī)范文本將有關(guān)內(nèi)容分項列出，設(shè)計好項目名稱和應(yīng)填寫的內(nèi)容，編制成表格文書。各項目之后留下足夠空白，讓使用單位和個人按規(guī)定填寫。填寫好經(jīng)審查無誤后，要按規(guī)定分別蓋上單位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或經(jīng)辦人、或者承擔相應(yīng)權(quán)利義務(wù)的自然人(個人)也要簽名蓋章。有時，有關(guān)各方(如必需的中介方、擔保方、委托方、主管方)也要蓋章聯(lián)署。有的還要經(jīng)有關(guān)方面公證、簽證并簽字蓋章。有些需經(jīng)職能主管部門批準方能生效的規(guī)范文本，甚至連文書處理過程中的有關(guān)程序如審查、批準意見和審批簽字蓋章都一并在同一文本上反映出來。這種經(jīng)有關(guān)各方都簽字蓋章后制作的一式若干份規(guī)范文本，具有同等法定效力，受到法律保護，是特殊的正本形式。而雖已填上相關(guān)內(nèi)容，卻并未經(jīng)有關(guān)各方簽字蓋章的規(guī)范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。

3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、會議講話稿、調(diào)查報告、總結(jié)、經(jīng)濟活動分析等等，也常采用一般文章的文面形式單獨印發(fā)。這種文面形式靈活、簡便，但卻不夠規(guī)范。這也就是通常說的“白頭文件”文面形式。

二、規(guī)范的公文文面格式的作用

1.保證公文的完整、正確、莊重，?是公文權(quán)威性、_有效性的具體表現(xiàn)形式。如公文的紅色版頭，可區(qū)別于其他應(yīng)用文，形式上更顯莊重、嚴肅;加蓋發(fā)文機關(guān)印章，是公文生效的重要標志。

2.可以為公文的撰寫、處理與運用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高辦文效率，進而提高工作效率和質(zhì)量。

3.可以為辦公自動化奠定基礎(chǔ)。公文格式的規(guī)范化、標準化，是采用計算機技術(shù)和其他先進設(shè)備來處理公文的前提和要求。沒有公文格式的規(guī)范化，是難于實現(xiàn)公文處理的現(xiàn)代化的。

三、公文文面格式的特點

公文文面格式具有規(guī)范性和確定性的特點。按照《條例》、《辦法》和《公文格式》國家標準的規(guī)定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪;公文的文面格式是有統(tǒng)一規(guī)定的，各級機關(guān)、單位、團體都必須按確定的、規(guī)范的格式撰制、印發(fā)公文。只有一這樣，才一有利于提高公文處理和公文寫作的質(zhì)量和效率。

第二節(jié)公文格式

公文格式內(nèi)容包括：公文組成部分(要素)的排列順序和標識規(guī)則、紙張規(guī)格尺寸、印刷要求等。(現(xiàn)行公文通用格式見下頁圖示。)

一、公文各組成部分(要素)及其標識規(guī)則

(一)眉首(文頭部分)

包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素(組成部分)。位于公文首頁上端。這部分用一條與版心等寬的通欄紅一色細實橫線與主體部分隔開，以使文面美觀、醒目。黨的機關(guān)的文件，其間隔橫線正中常有一顆實體五角紅星。

1.份數(shù)序號《條例》作“份號”。黨的機關(guān)的秘密文件、行政機關(guān)的機密和絕密文件均應(yīng)標明份數(shù)序號。份數(shù)序號一般用兩位阿拉伯數(shù)碼，置于版心左上角頂格第一行。

2.秘密等級和保密期限秘密等級即“密級”，公文的涉密程度標志。分別用“絕密”、“機密”、“秘密”表示。公文標識密級，其作用是表明文件涉及國家秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺，提示其分別采取不同的措施，維護國家安全和利益。

公文如需標識密級，頂格標識在版心(文頭)左上角(《公文格式》規(guī)定標識在右L角，而右上角要用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號，因此不便再標識密級等)份號之下一行位置，兩字之間空1字。如需同時標識保密期限的，在密級之后標識“★”號，然后標識保密期限。

3.緊急程度《條例》中作“緩急時限”，表明對公文送達和辦理的時間要求的標志。分別用 “特急”、“急件”表示;黨的機關(guān)公文用“特急”、“加急”表示。其作用是維護公文時效，避免延誤。若是緊急電報，則標明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

緊急程度標注在版心(文頭)左上角密級下面一行，單獨使用則標注在版心(文頭)左上角第一行位置。

4.發(fā)文機關(guān)標識俗稱“公文名稱”，即《條例》所指版頭。一般由發(fā)文機關(guān)(單位)全稱或規(guī)范簡稱加“文件”組成(俗稱大版頭)，居中排一行。確有必要，也可在發(fā)文機關(guān)(單位)名稱后面加一個圓括號()，括號內(nèi)標標注發(fā)文的文種(俗稱中版頭);或者只列發(fā)文機關(guān)(單位)名稱(俗稱小版頭)。

政府機關(guān)公文發(fā)文機關(guān)標識通常有兩種形式：一是《XXX人民政府文件》，俗稱為“文件版頭”。二是《XXX人民政府》，俗稱為“函件版頭”。企事業(yè)單位可比照使用。

聯(lián)合行文并列兒個發(fā)文機關(guān)(單位)，但應(yīng)將主辦機關(guān)(單位)排列在前。黨政聯(lián)合行文，一 般使用黨委機關(guān)的公文名稱。如聯(lián)合行文機關(guān)(單位)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

在民族自治地方，公文名稱可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。

政府機關(guān)的上行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣之上，要留出55毫米的空白作“領(lǐng)導(dǎo)批示域”，供上 級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示文件用。

5.發(fā)文字號發(fā)出文件的代號，由發(fā)文機關(guān)(單位)代字、年份、序號構(gòu)成。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。一件公文只有一個發(fā)文字號，幾個機關(guān)(單位)聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關(guān)(單位)發(fā)文字號。

機關(guān)(單位)代字(以下簡稱機關(guān)代字)要簡潔，一般在兩、三個字以內(nèi);專指性要強，在一個市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機關(guān)代字;不能將機關(guān)代字分列在年份兩邊。

年份(《條例》作“發(fā)文”)用阿拉伯數(shù)字寫全，如寫為“1999 “, ” 2006 “之類。年份置于六角括號〔〕中，不能再標示為方括號[]和圓括號()。年份位于機關(guān)代字與序號之間。

序號(發(fā)文順序號)每年從1號開始，按先后順序編到當年最后一份文件為止。序號不編虛位，不用“0”占空位，(即1不編為001)，序號前也不寫“第”，以顯簡明。

不同類型的行文，發(fā)文字號的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號位于公文名稱下面居中排一行。_上行文發(fā)文字號居左空1字。發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。(發(fā)文字號只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號位于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。

6.簽發(fā)人指代表機關(guān)核準并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。_上報黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的公文，要由本機關(guān)(單位)的主要負責(zé)人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號同一行右側(cè)，居右空1字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4毫米。

(二)主體部分

排列在文頭的橫隔線之下下空2行。包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)、印章、成文時間和附注。

1標題公文式標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分構(gòu)成。標題應(yīng)力求簡明、扼要、醒目。為了閱文和管理的方便，公文標題一般要求完整，不能省略發(fā)文機關(guān)和事由，這樣使標題更莊重，也便于一下級引用。發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

標題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。(黨的機關(guān)公文則要加書名號。)

標題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時要做到詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分置兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時，可排列成上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長形。

2.主送機關(guān)(單位)

也稱為主送對象、受文對象。要寫明對所收公文負實際辦理或答復(fù)責(zé)任的機關(guān)、單位或團體的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對文件辦理、答復(fù)負法定責(zé)任的機關(guān)、單位、團體。因此，主送對象力求明確、具體地寫出。

第一，上行文尤其是請示，一般只寫一個主送機關(guān)(單位)，不得多頭主送;受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)單位向_[級請小，如需同時報送另一個上級機關(guān)(單位)，可使用抄送的方式。

第二，普發(fā)性的一「行文主送對象可使用泛稱，如“各市、州、縣人民政府，省政府各部門”之類。除特殊情況外，一般不宜使用“各有關(guān)單位”之類不明確的模糊稱呼。

第三，除領(lǐng)導(dǎo)I司志有專門交代者外，所有上報文件都應(yīng)主送機關(guān)而不宜主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

第四，主送機關(guān)位于標題之下、正文之前，從左至右頂格標識，回行時仍頂格。如主送對象稍多時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號分隔，最后用冒號。

第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不寫主送對象。決定、決議、會議紀要等文種通常也不在正文前寫明主送對象，而可在抄送欄內(nèi)抄送機關(guān)的上方，標明“主送”或者“分送”的機關(guān)單位。如主送機關(guān)單位過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可將主送機關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時其標注方法與抄送欄規(guī)定相同。

3.正文

指公文的內(nèi)容。這是公文信息的主體部分。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第一層為“1.”，第四層為“(1)”。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。應(yīng)當使用國家法定計一量單位。

4.附件及附件說明

附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來是一個相對獨立的實體，一旦被一件正式公文規(guī)定為附件后.即成為該公文的一個組成部分，如無專門說明，其效用與正件相同。不是每件公文都有附件，只有內(nèi)容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文內(nèi)容具體化、完整化;為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料;被正件確認其作用與效力。

公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標寫“附件”，冒號后再分別標明附件標題、份數(shù)，后面不加標點符號。有幾個附件時，還應(yīng)用阿拉伯數(shù)碼標出序號，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為“附件如文”、“附件X件”。

附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件(或帶序號)。

有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文的公文，是為批準、確認其附件的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內(nèi)容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫做“文件頭”或“文件頭子”。這類有附件的公文，在標題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說明標注附件名稱了。

5.印章及發(fā)文機關(guān)(單位)署名

發(fā)文機關(guān)(單位)的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡稱。有的公文如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟文書，也可以不署發(fā)文機關(guān)(單位)，而由機關(guān)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人簽署。即在發(fā)文機關(guān)的位置，寫明簽署的領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名(或蓋簽名章)，如“省長XXX”、“縣長XXX”、“廠長XXX”、“經(jīng)理XXX”

發(fā)文機關(guān)(單位)或者領(lǐng)導(dǎo)簽署位于正文(附件)后面右下方。聯(lián)合行文時，一個發(fā)文機關(guān)(單位)占一行。會議紀要、電報文件、黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)普發(fā)性的下行公文，黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)聯(lián)合下發(fā)的公文，通常不加蓋印章，而可標識發(fā)文機關(guān)。除此之外，其他一切公文均應(yīng)加蓋印章。

印章是公文的生效標志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是證實公文作者合法性及公文效力的標志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥?。政府機關(guān)公文、企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機關(guān)(單位)，就不再標識發(fā)文機關(guān)(單位)。公開張貼的通告、通知等，一般也應(yīng)印上套紅印章。

單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文(或附件)，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說的“上不壓正文，下騎年蓋月”。政府機關(guān)和企事業(yè)單位聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)(單位)名稱(一可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。黨的機關(guān)公文既署名又蓋印章時，也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。

當正文(附件)后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

印章不能漏蓋、錯蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。

6.成文日期

指定稿形成公文的時間。(不宜叫做發(fā)文時間，因發(fā)文時間往往在成文時間之后，是印發(fā)公文的日期。)除公文正文中專門說明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時間。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合行文以最后會簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)口期為準;凡是經(jīng)會議通過方能生效的公文，以會議通過日期為準;電報以發(fā)出日期為準。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會議紀要等會議文件常以簽注形式安排在標題之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，發(fā)文機關(guān)下面右空4個字距離排一行。成文時間一律用規(guī)范小寫漢字數(shù)碼標明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”，而不能寫為” 2006年6月30 日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之類。黨的機關(guān)公文成文日期則用阿拉伯數(shù)字標示。

發(fā)文機關(guān)及成文日期也合稱為落款。

7.附注

主要用以標注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達范圍，或用于對不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術(shù)語及需要說明的有關(guān)事項的解釋、說明。附注位于公文末頁左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空兩格加圓括號標示，如“(此件發(fā)至XX級)”或“(此件傳達到XX級)”之類。每項(名詞術(shù)語、事項等)說明為一個自然段，如兩項和兩項以上的，每項前標明序號。

(三)版記(文尾部分)

位于公文正件末頁下端，包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期(印刷版記)等部分。

1.主題詞

主題詞是用來揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的專用詞語，是在概括公文內(nèi)容特征方面起關(guān)鍵作用的詞語，也叫關(guān)鍵詞。標注主題詞，能與標題相配合，簡要而準確的揭示公文內(nèi)容。這對提高公文的檢索、利用效率，都是十分有利的。因此，應(yīng)將有存檔利用價值的公文，都標注主題詞。

要從主題詞表中選用最切合公文內(nèi)容的、專指性最強的主題詞。上報的公文應(yīng)按上級機關(guān)制發(fā)的主題詞表標注主題詞。每件公文最少選用3個主題詞語，通常是3-5個詞語，最多不超過7個。標注的順序，前幾個詞語表示公文的主要內(nèi)容，涵義由大到小，從類別詞到類屬詞，最后一個表示公文的文種。

主題詞位于公文末頁注釋之下，抄送欄之上。通常居左頂格排一行?！爸黝}詞：”字樣后標注主題詞語，各詞語間空一格。

2.抄送機關(guān)指主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的機關(guān)、單位和組織。

一律使用“抄送?夕，抄送機關(guān)(單位)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

要嚴格控制抄送機關(guān)、單位和個人，可送可不送的不抄送，完全無關(guān)的堅決不送。位應(yīng)準確具體地寫明，不宜籠統(tǒng)地寫“各有關(guān)單位”之類。一般也不抄送個人。

抄送機關(guān)(單位)位于主題詞之下，用兩條平行細實線形成抄送欄。起首居左空1字標出“抄送：”字樣，然后按機關(guān)、單位的級別、性質(zhì)、有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄送單位名稱，中間用標點符號逗號“，”分隔，最后打上句號。

抄送機關(guān)(單位)排列次序可按以下辦法處理：按上級、平級、一下級為序;若系同一級別的，則按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍事機關(guān)的順序排列;若是本系統(tǒng)行文，下級單位在前，部門在后。要注意，本單位各部門及領(lǐng)導(dǎo)均不應(yīng)列入抄送欄，也不必寫“存檔2份”之類。

3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

《條例》作“印刷版記”。這是對公文印制發(fā)出情況的說明，準確反映公文的生成時間，以界定生效日期與印發(fā)時間的區(qū)別。其內(nèi)容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)單位一般為機關(guān)(單位)的辦公廳(室)或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

位于抄送欄之下(無抄送欄的在主題詞之下)，劃一條細實線形成1行的印刷版記欄。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)(翻印)口期右空1字。線下右邊用圓括號標注印刷份數(shù)。

印刷版記的位置，應(yīng)置于公文最后一面(封四)最后一行處。

二、公文的特定格式

(一)信函式格式

不少機關(guān)單位常使用一種只標識發(fā)文機關(guān)名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，如函、一般事項的通知、批復(fù)等，而且使用頻率很高。這種公文通常使用專門的函件版頭，其用法如下。

1.發(fā)文機關(guān)名稱一般用全稱，置于首頁線上。

2.在發(fā)文機關(guān)名稱4 mm之下印一條上粗下細的武文線，在距下頁邊20 mm處印一條上細卜粗的文武線。

3.發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。如需標識份數(shù)序號、秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。(一般說來，“信函式”公文很少同時出現(xiàn)這三項)

4.發(fā)文字號下空1行標識公文標題。首頁不顯示頁碼，其后由第2頁開始標識。第2頁后不再標識紅色雙線。

(二)會議紀要格式

這里所指的會議紀要格式，專指黨政機關(guān)、單位的辦公會議紀要。

1.會議紀要標識由“XXXXXX會議紀要”組成。其標識位置同“文件式”發(fā)文機關(guān)標識方法?樣·

2.在會議紀要之下空2行居中標識編號，即“第X號”。編號的編制按為限。

3.在編號下空1行版心左邊緣頂格標識印發(fā)機關(guān)(部門)，一般是該機關(guān)、單位的辦公室或文秘部門。在印發(fā)機關(guān)同一行版心右邊緣頂格標識印發(fā)日期。在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下4 mm處劃一條與版心等長的紅線。

4.辦公會議紀要主體部分及版記部分的各項要求，與“文件式”公文的主體部分、)版記格式基本一致，只有兩點不同。一是辦公會議紀要不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式：一是會議紀要不加蓋印章。

第三章公文的撰寫

第一節(jié)公文撰寫的要求

一、公文撰寫的基本要求

(一)符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)及上級的有關(guān)規(guī)定，準確、完整地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖;全面、真實地反映本地區(qū)、本部門的實際情況，提出問題準確、分析問題實事求是，解決問題的政策、措施切實可行。

(二)主旨突出，觀點鮮明，內(nèi)容充實，條理清晰，結(jié)構(gòu)嚴謹，表達準確，語言精練，篇幅簡短，文風(fēng)端正。

(三)得體合規(guī)，符合公文特定的體式要求

1.行文關(guān)系、文種、格式合乎規(guī)范。

2.表述宜用直筆，忌用曲筆，應(yīng)露而不藏，直言不諱。公文敘述事物平直，來龍去脈一清二楚;匯報情況，一是一，二是二，實事求是;表明觀點，提倡什么，反對什么，態(tài)度鮮明;提出要求，應(yīng)當怎么辦，不準怎么辦，明確具體。

3.行文語氣得體。上行文要尊敬上級，又不阿諛逢迎;平行文要平等協(xié)商，互相尊重、理解與支持;下行文既要嚴肅決斷，又要質(zhì)直不傲，既堅持原則，又以理服人、體諒下級實際困難。

4.堅持一文一事。除了辦公會議紀要外，一件公文只提出或解決一個方面的問題，以利公文辦理。

(四)公文的語言，要求做到以下幾點

1.明晰表意明白、清楚，不晦澀，無歧義。要讓人看得懂，能清楚地理解你的意思。語言是思想的載體，思想明晰，語言才一可能明晰。要選用含義確定、意思明確的詞語;選用通俗易懂的詞語，不要用過時、冷僻的詞語，更不能生造詞語。

2.準確能恰如其分地說明情況、闡述做法、表達思想。這里有用詞、造句、構(gòu)段等問題，但最基本的是詞語的錘煉問題。錘煉詞語，就是要選用最恰當、最能說明特定事物的詞語入文，認真分辨詞類，精心辨析詞義，正確使用標點符號。

3.簡樸是要簡明扼要、實事實說、直陳直敘，不冗長繁雜，不浮華藻飾。應(yīng)注意實事求是，實話實說;敘事說理，開門見山：遣詞造句，惜字如金。

4.莊重要端莊、鄭重，這是發(fā)文單位辦理公務(wù)的嚴正立場、嚴肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。這就要求：(l)要用規(guī)范的書面語言，符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求，一般不得使用口語、方言、卜語。(2)恰當?shù)厥褂脤Ｓ谜Z。在長期的公務(wù)實踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用語，即公文特定用語?，F(xiàn)代的公文特定用語，已基本規(guī)范化、定型化，具有含義的確定性，它在準確、嚴謹?shù)乇硎龉牡膬?nèi)容及格式的同時，還能自然地增強簡明、莊重的語體風(fēng)格。

公文語言明晰、準確、簡樸、莊重的特點，不是孤立存在的，而是互相聯(lián)系，統(tǒng)一存在于一份公文的整體之中。因而撰寫公文的時候，遣詞造句，要從體現(xiàn)這些特點出發(fā)，切勿顧此失彼。

二、公文撰寫的具體要求

(一)突出主旨

公文的主旨，是社會生活的客觀反映和作者主觀思想結(jié)合的產(chǎn)物，即文章中通過個部材料所表達的中心思想(或主要內(nèi)容)和作者寫作意圖的統(tǒng)一?？梢姡牡闹髦?，一般由寫作目的和中心思想(或主要內(nèi)容)兩部分組成。只有在一些短小的應(yīng)用文如任免令、公告、啟事等文章中，有時才只有主要內(nèi)容而沒有寫作意圖。公文的整個寫作過程，都要受到主旨制約，以主旨為核心組成個有機整體。確立主旨，就必須充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)交代的寫作意圖;應(yīng)研究全局情況，抓住事物本質(zhì)。

要突出主旨，應(yīng)該注意以下兩點。

1.正確使用標題

公文的標題有三種形式，即公文式標題、四項式標題和新聞式標題。公文標題有兩種作用：

公文特別是篇幅較長的文章，不但要突出主旨(也可稱之為基本觀點)，而且還需提煉和安排一些從屬觀點(也稱為小觀點、觀點)來闡述、說明主旨。只有這樣，公文內(nèi)容才會充實，論述、說明才更充分，文章才更富邏輯力量。

觀點是作者對某一問題、某一現(xiàn)象或某些材料的看法、意見，對某一規(guī)律的認識。在公文中，觀點是直接陳述、鮮明顯示出來的。受文對象對公文的觀點，則是一看就明白，一聽就懂得。要使公文的觀點鮮明，應(yīng)從以下諸方面注意。

1.明白顯示、準確表達觀點。

要明白顯露直截了當?shù)乇砻髯髡叩膽B(tài)度、評價，決不允許掩飾和曲筆;要給受文對象傳達唯一性的信息，決不能模糊、含混或者有歧義。在篇幅較長的公文中，常用小標題或?qū)又季?或段旨句、條旨句)表明觀點，使文章觀點鮮明，層次清楚。也常開門見山直陳主旨和要點，給受文對象以先入為主的深刻印象。現(xiàn)在不少公文，如篇幅稍長的決定、決議、指示、通知、會議報告、總結(jié)等文種，都常采用這種方法。

2.用好小標題(層首句、段首句、條首句)20

較長的公文，常將全文分成兒個部分，每部分用一個小標題?；?qū)⑷姆譃槿羰畬哟巍⑷舾啥温浠蛉舾蓷l文，每層、每段、每條前面分別用一個短語或短句提示該層、該段或該條內(nèi)容，有時用黑體字標示出來。我們把這些短語、短句分別稱之為層首句、段首句或條首句，它們的作用與小標題相似。

小標題(含層首句、段首句、條首句，以下同)在公文中有兩類作用。一是提示該部分(含該層、段、條，以下同)內(nèi)容的范圍。例如《關(guān)于組織開展第三次全國城市衛(wèi)生檢查評比活動的通知》中，五條的條首句分別是“組團方式、檢查時間、檢查內(nèi)容、檢查評比方法、其他事項”。二是揭示該部分中心，如《三峽工程四川庫區(qū)一期水位移民搬遷安置現(xiàn)場辦公會議紀要》，開頭、結(jié)尾之外，主體部分兒個小標題分別是：

一、認清形勢，服從大局，務(wù)必完成一期水位移民安置搬遷任務(wù)。

二、明確指導(dǎo)思想，理清基本思路，制定具體措施。

三、通盤考慮，周密部署，抓緊實施。

四、加強領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任，扎實工作。

第二類這種小標題，已概括簡明地揭示了該層次(部分)的旨意，我們可稱之為層旨句，類似作用的段首句、條首句可稱之為段旨句、條旨句。當然，旨句不一定都在層首、段首或條首，但在公文中為引起閱者注意，便于理解，常將其置于首句處。

從不同實際考慮，公文可酌情使用這兩種小標題。一般說來，法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章和政策性的公文、會議通知、合同等文種，常采用第一類小標題;而指揮部署工作的公文、匯報工作、總結(jié)性的文書，則常用第二類小標題。但為使文章觀點鮮明，應(yīng)盡可能使用第二類小標題。因為第一類小標題對內(nèi)容范圍雖有提示作用，但從嚴格的語法意義長說，它并沒有形成一種觀點。

這兩類作用不同的小標題，在語法結(jié)構(gòu)上有極大不同。第一類通常用名詞性的偏正詞組(短語)構(gòu)成，第二類則常用動詞性的動賓詞組(述賓短語)或動詞性謂語句構(gòu)成。這是我們在使用時尤其要注意的。

3.注意強調(diào)觀點

在一些公文中，為了表明自己的立場、主張、看法，使觀點更為鮮明，也為了引起公文閱讀者(或者聽眾)的注意，必要時要注意強調(diào)觀點。通常使用層前總提語、層后總括語、文中強調(diào)語等形式來強調(diào)觀點。

(1)層前總提語

在公文一些較長的層次、部分中，常在層首句(或者小標題)一下，圍繞層次中心，分條列項地陳述、說明、闡述有關(guān)問題。為了使分散的各條文內(nèi)容給閱文者留下集中、鮮明的印象，就可以在層次(部分)開始時，在各條文之前寫一段話，用以領(lǐng)起下文。通常把這一段話稱為層前總提語。例如在《圍繞西部人開發(fā)戰(zhàn)略做好人事人才工作》這篇工作研究中，第三部分是“加強人才市場建設(shè)，充分發(fā)揮市場配置人才一資源的作用”，下面分8條闡述了加強人才市場建設(shè)的措施。而在這部分開頭，就有一段層前總提語：

人才資源社會化，資源配置市場化，已經(jīng)成為市場經(jīng)濟和人才制度改革的必然趨勢。建立完備的人才市場體系，既是市場經(jīng)濟發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是搞好人才資源開發(fā)的客觀需求。21 在人才市場建設(shè)上，我們必須針對新的情況，采取開拓性的措施，力爭突破性的進展。(重在啟后。)

顯然，有沒有這一段總提語，效果是大不相同的。層前總提語在強調(diào)觀點時一，可以撮要概述層次中心或者主要內(nèi)容，或者介紹相關(guān)背景材料，闡述有關(guān)理論、認識，強調(diào)有關(guān)意義。

(2)層后總括語

有時，為了強調(diào)觀點，也可以在層次(部分)分條列項陳述說明之后，寫一段話來總結(jié)上文。通常把這段話稱為層后總括語。它可以概括上文主要觀點、主要內(nèi)容、層旨，或者強調(diào)上文重點，補充完善上文次要內(nèi)容，說明背景材料，也可以運用“但，?書的手法，使文章更有辨證性。

層后總括語常用“總之”、“綜上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得(特別應(yīng)該)強調(diào)的是”、“不難看出”、“盡管(雖然)……但是”等語句領(lǐng)起強調(diào)的觀點。例如題為《加強人才市場體系建設(shè)，推動縣域經(jīng)濟發(fā)展》的工作研究，在主體部分“

二、人才交流工作的現(xiàn)狀”中，分6項陳述了現(xiàn)行人才一交流工作中存在的不正?，F(xiàn)狀后，總括性地寫道：

綜上可見，人才交流工作中的諸多“不盡如人意”之處，給人才的合理流動、科學(xué)配置產(chǎn)生了一定的副作用，阻礙了人才積極性、創(chuàng)造性的充分發(fā)揮，制約了人才在推動經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用。

這段層后總括語強調(diào)了人才交流工作中存在的上述不正?，F(xiàn)狀造成的負面影響。

層前總提語、層后總括語都具有承前啟后的作用。層前總提語主要是啟后，層后總括語一主要是承前。

(3)文中強調(diào)語

有時，也可以在文中的關(guān)鍵處強調(diào)觀點。有些重要的觀點、新穎的觀點、作者獨到的觀點、針對對方的觀點、需要引起對方注意的觀點等，就可以在文中強調(diào)。

文中強調(diào)語常用兩種形式。一種是用呼語領(lǐng)起所強調(diào)的觀點。在講話稿中，突然出現(xiàn)了“各位代表”、“同志們、朋友們”這類稱呼語時，后面常常是要強調(diào)的觀點。另一種是用插入語領(lǐng)起所強調(diào)的觀點。通常使用的這類語句有“尤其值得注意的是”、“特別應(yīng)該強調(diào)(指出)的是”、“不難看出”、“筆者認為”、“試問”、“請問”等等。

(三)充實材料

材料是作者為某一寫作目的，從生活中搜集、提取以及寫入文章中的事實、數(shù)字、論據(jù)等。即凡是被作者有意識地搜集的這一切，不論是否寫入文中，都稱為材料。在文學(xué)創(chuàng)作中，有素材、題材之分，在公文寫作中，統(tǒng)稱為材料。

公文寫作的材料，大致可分為事實材料和理論材料兩類。事實材料包括人物、事件、工作情況、現(xiàn)象、細節(jié)、數(shù)據(jù)圖表等;理論材料包括經(jīng)典著作、領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、文件、報刊重要社論及重要理論文章等。

公文的材料，要求真實、切題、典型、新穎。

公文材料的處理，應(yīng)當在不違背事實真相，不改變事情原意，不損害事物本來面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和處理：概括材料，以少勝多;濃縮材料，去粗取精;截取材料，去繁就簡。

為了使材料更有表現(xiàn)力、說服力，公文寫作中，可以選擇點面材料或者對比材料、正反材料、現(xiàn)實材料和歷史材料、定性材料和定量材料，從不同角度、方面來說明、證明觀點。

在公文寫作中，安排材料的主要方式有：先亮觀點，后舉材料;先列材料，后擺觀點;邊列材料，邊擺觀點，即夾敘夾議的寫法了?？傊?，要做到觀點和材料統(tǒng)一，用觀點統(tǒng)率材料，用材料說明觀點。

(四)安排結(jié)構(gòu)

確立了主旨和觀點、選取了材料，是解決了言之有理、言之有物的問題。要解決言之有序的問題則必須考慮結(jié)構(gòu)的安排。

1.公文安排結(jié)構(gòu)的要求是：圍繞主旨安排結(jié)構(gòu);要做到層次清楚，思路清晰;要完整、嚴謹、合理。

2.公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容有：

(1)標題。

(2)開頭公文的開頭，常常是“開門見山，下筆入題，起句發(fā)意”。開頭就點題，或者揭示全文內(nèi)容的走向，領(lǐng)起下文。常用的開頭方法有以下幾種。

—概述情況，簡明、扼要、切題地介紹有關(guān)情況或背景。

—說明根據(jù)，常以“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞語領(lǐng)起，行文有據(jù)，增加了文章的權(quán)威性。

—介紹目的，常用“為了”、“為”、“……為此”等語，領(lǐng)出一下文。

—交代原因，可用“由于”、“因為”、“鑒于”領(lǐng)起下文，亦可直接陳述原因。

—闡明觀點，開頭提出結(jié)論性意見，或者點明主旨，下文再具體解釋、說明、闡述。

—表明態(tài)度，開頭就直截了當對批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的文件或者有關(guān)事項、會議表明態(tài)度、作出評價，提出看法。

—提出問題，用設(shè)問句開頭，提示文章中心或主要內(nèi)容，引起受文者思考與共鳴。

—慰問祝賀，常用于講話稿、禮儀性文章的開頭。

—引述來文，常用于針對來文而做出答復(fù)的文章。—列序號開頭。

(3)結(jié)尾公文的結(jié)尾要言盡意明。既不能虎頭蛇尾，草率作結(jié)，也不能畫蛇添足，或者以空話為尾。常見的結(jié)尾方式有以下幾種。

—收篇點題，用簡練的語言，畫龍點睛似的提出主旨;或總結(jié)全文，形成完整印象;或針對開頭交代的論題和初步揭示的方向，前題后點，結(jié)尾點明主旨;或者進一步強調(diào)、深化中心，形成深刻印象。

—提出希望、號召、意見、建議。

—強調(diào)說明，對主體內(nèi)容作必要的強調(diào)或補充，或說明有關(guān)事項。

—表示祝賀、慰問。

—自然作結(jié)，以專門結(jié)尾用語如“特此報告“特此通知”等作結(jié)尾。

也有的主體部分言盡意明，就不另定結(jié)尾部分了。

(4)層次和段落

公文的層次，要體現(xiàn)出客觀事件發(fā)展的階段性、客觀事物組成的系統(tǒng)性、客觀事物內(nèi)部的條理性和作者認識、表現(xiàn)客觀事物的程序性。事物發(fā)展的一個階段、事物特性的一個方面、諸多問題中的一個問題、分析推論的一個分論點，都可以組成一個層次。安排結(jié)構(gòu)時，要防止層次混亂和不講層次兩種毛病。哪怕?個層次不清，部分給構(gòu)零亂，也會影響到文章邏輯體系的完整和嚴謹。公文的層次有明顯的外部標志，如每部分的序號、小標題、層首句等。用好小標題或?qū)哟尉?，對于?nèi)容和形式的表現(xiàn)都t一分重要。

段落是表現(xiàn)思想內(nèi)容的最小單位，又叫自然段，小于層次，有明顯的換行標志。除篇段合一的短文件外，應(yīng)用文都要劃分段落，這是表達內(nèi)容、反映層次的需要，文章結(jié)構(gòu)的需要，也是讀者接受心理的需要。劃分段落必須注意單

一、完整、有序、合理。

(5)過渡和照應(yīng)

文章要脈絡(luò)清楚、連綴成篇、文氣貫通、渾然一體，還離不開過渡和照應(yīng)。

過渡是相鄰層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換。它能承上啟下，使文章結(jié)構(gòu)緊密地聯(lián)結(jié)成為一個有機整體，使讀者思路順勢從前面自然引到后面。公文常用的過渡方式有四種：一是詞語過渡;二是句子過渡;三是段落過渡;四是自然過渡。

照應(yīng)指文章中不相鄰的層次、段落的關(guān)照和呼應(yīng)。前面提到的，后面有著落;后面說到的，前面有交代。這樣有助于加強前后內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，增強文章的整體感。篇幅長的公文尤其應(yīng)注意照應(yīng)。公文的照應(yīng)不同于文學(xué)作品的照應(yīng)，它主要用于突出主旨，加深印象;深化主旨，立意更高;強調(diào)重點，引起注意。?常用的照應(yīng)方式，一是題文照應(yīng)，二是首尾照應(yīng)，三是前后照應(yīng)。

3.結(jié)構(gòu)的基本形式

公文采用邏輯結(jié)構(gòu)和時空結(jié)構(gòu)兩種結(jié)構(gòu)方式來組織結(jié)構(gòu)。

(1)橫向組合結(jié)構(gòu)

其思路是橫向鋪排的，或按事物的組成部分展開，或按空間分布展開，或按事物的性質(zhì)歸屬關(guān)系展開。

—簡單?列舉式這是指圍繞主旨，把選用的材料分類后，逐條逐項并列排出。條理清楚，簡潔醒目。法規(guī)、規(guī)章及合同等條文式公文，常采用這種結(jié)構(gòu)。

—總分條文式這種結(jié)構(gòu)體現(xiàn)著領(lǐng)屬關(guān)系或整體與部分的關(guān)系。有總有分，多為先總后分，也有的從總到分再到總，極少數(shù)是先分后總。常常是輻射式地展開結(jié)構(gòu)，并列的各部分按事物的邏輯關(guān)系分項分條文安排，分別圍繞主旨闡述一個問題，或者說明事物的一個方面。這種結(jié)構(gòu)中心突出，層次分明，條理清楚，在正式文件中用得較多。

(2)縱向組合結(jié)構(gòu)

—直敘式或按時間先后為序，或以事情的發(fā)生、發(fā)展或變化過程為序。這種結(jié)構(gòu)比較單一，事情的來龍去脈很清楚，常用于內(nèi)容單純、敘事性強、時間性強的公文。

—遞進式這是按事理的展開或認識過程來深化來安排結(jié)構(gòu)的，可以循敘事—說理—結(jié)論或由淺入深層層推進，或提出問題—分析問題—解決問題。這種結(jié)構(gòu)常用于說理性較強的公文，或者是針對問題解決問題的公文。

(3)縱橫交叉結(jié)構(gòu)

有些篇幅較長的公文不是單一結(jié)構(gòu)，而是將前面兩種結(jié)構(gòu)交叉運用。但交叉不是雜亂無章，而是有主有從?；蚴且詮臑橹?，以橫為輔，或是以橫為主，以縱為輔。脈絡(luò)、思路仍然十分清楚。—列序號開頭。

(3)結(jié)尾公文的結(jié)尾要言盡意明。既不能虎頭蛇尾，草率作結(jié)，也不能畫蛇添足，或者以空話為尾。常見的結(jié)尾方式有以下幾種。

—收篇點題，用簡練的語言，畫龍點睛似的提出主旨;或總結(jié)全文，形成完整印象;或針對開頭交代的論題和初步揭示的方向，前題后點，結(jié)尾點明主旨;或者進一步強調(diào)、深化中心，形成深刻印象。

—提出希望、號召、意見、建議。

—強調(diào)說明，對主體內(nèi)容作必要的強調(diào)或補充，或說明有關(guān)事項。

—表示祝賀、慰問。

—自然作結(jié)，以專門結(jié)尾用語如“特此報告“特此通知”等作結(jié)尾。

也有的主體部分言盡意明，就不另定結(jié)尾部分了。

(4)層次和段落

公文的層次，要體現(xiàn)出客觀事件發(fā)展的階段性、客觀事物組成的系統(tǒng)性、客觀事物內(nèi)部的條理性和作者認識、表現(xiàn)客觀事物的程序性。事物發(fā)展的一個階段、事物特性的一個方面、諸多問題中的一個問題、分析推論的一個分論點，都可以組成一個層次。安排結(jié)構(gòu)時，要防止層次混亂和不講層次兩種毛病。哪怕?個層次不清，部分給構(gòu)零亂，也會影響到文章邏輯體系的完整和嚴謹。公文的層次有明顯的外部標志，如每部分的序號、小標題、層首句等。用好小標題或?qū)哟尉?，對于?nèi)容和形式的表現(xiàn)都t一分重要。

段落是表現(xiàn)思想內(nèi)容的最小單位，又叫自然段，小于層次，有明顯的換行標志。除篇段合一的短文件外，應(yīng)用文都要劃分段落，這是表達內(nèi)容、反映層次的需要，文章結(jié)構(gòu)的需要，也是讀者接受心理的需要。劃分段落必須注意單

一、完整、有序、合理。

(5)過渡和照應(yīng)

文章要脈絡(luò)清楚、連綴成篇、文氣貫通、渾然一體，還離不開過渡和照應(yīng)。

過渡是相鄰層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換。它能承上啟下，使文章結(jié)構(gòu)緊密地聯(lián)結(jié)成為一個有機整體，使讀者思路順勢從前面自然引到后面。公文常用的過渡方式有四種：一是詞語過渡;二是句子過渡;三是段落過渡;四是自然過渡。

照應(yīng)指文章中不相鄰的層次、段落的關(guān)照和呼應(yīng)。前面提到的，后面有著落;后面說到的，前面有交代。這樣有助于加強前后內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，增強文章的整體感。篇幅長的公文尤其應(yīng)注意照應(yīng)。公文的照應(yīng)不同于文學(xué)作品的照應(yīng)，它主要用于突出主旨，加深印象;深化主旨，立意更高;強調(diào)重點，引起注意。?常用的照應(yīng)方式，一是題文照應(yīng)，二是首尾照應(yīng)，三是前后照應(yīng)。

3.結(jié)構(gòu)的基本形式

公文采用邏輯結(jié)構(gòu)和時空結(jié)構(gòu)兩種結(jié)構(gòu)方式來組織結(jié)構(gòu)。

(1)橫向組合結(jié)構(gòu)

其思路是橫向鋪排的，或按事物的組成部分展開，或按空間分布展開，或按事物的性質(zhì)歸屬關(guān)系展開。

—簡單?列舉式這是指圍繞主旨，把選用的材料分類后，逐條逐項并列排出。條理清楚，簡潔醒目。法規(guī)、規(guī)章及合同等條文式公文，常采用這種結(jié)構(gòu)。

—總分條文式這種結(jié)構(gòu)體現(xiàn)著領(lǐng)屬關(guān)系或整體與部分的關(guān)系。有總有分，多為先總后分，也有的從總到分再到總，極少數(shù)是先分后總。常常是輻射式地展開結(jié)構(gòu)，并列的各部分按事物的邏輯關(guān)系分項分條文安排，分別圍繞主旨闡述一個問題，或者說明事物的一個方面。這種結(jié)構(gòu)中心突出，層次分明，條理清楚，在正式文件中用得較多。

(2)縱向組合結(jié)構(gòu)

—直敘式或按時間先后為序，或以事情的發(fā)生、發(fā)展或變化過程為序。這種結(jié)構(gòu)比較單一，事情的來龍去脈很清楚，常用于內(nèi)容單純、敘事性強、時間性強的公文。

—遞進式這是按事理的展開或認識過程來深化來安排結(jié)構(gòu)的，可以循敘事—說理—結(jié)論或由淺入深層層推進，或提出問題—分析問題—解決問題。這種結(jié)構(gòu)常用于說理性較強的公文，或者是針對問題解決問題的公文。

(3)縱橫交叉結(jié)構(gòu)

有些篇幅較長的公文不是單一結(jié)構(gòu)，而是將前面兩種結(jié)構(gòu)交叉運用。但交叉不是雜亂無章，而是有主有從?；蚴且詮臑橹?，以橫為輔，或是以橫為主，以縱為輔。脈絡(luò)、思路仍然十分清楚。

第二節(jié)常用公文寫作

一、通告

(一)通告的分類

1.周知性通告突出周知性，政府機關(guān)、團體、企事業(yè)單位均可使用。

2.規(guī)定性通告突出規(guī)定性，只限行政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或者機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)部門使用。

(二)通告的寫作

1.規(guī)定性通告的標題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發(fā)文機關(guān)。

2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項、通告結(jié)語組成。

——通告緣由通常用“為了……，根據(jù)……，特通告如下”的句式寫明發(fā)布通告的目的、依據(jù)和原因;也有些針對存在問題作出相應(yīng)規(guī)定的通告，開頭簡要說明存在問題的情況、嚴重性和緊迫感，再引出下文。

——通告事項是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項，要寫得具體明確，簡潔明白。周知性通告的事項通常比較單一，篇幅很簡短;規(guī)定性通告一般都分條寫明應(yīng)當遵守的有關(guān)事項。

——通告常用“特此通告”作結(jié)語。有的通告事項寫完即結(jié)束全文，也可不再寫結(jié)語。有的也以提出希望或執(zhí)行要求作結(jié)。

3.無論是張貼的或者登報的通告，落款處都應(yīng)寫明發(fā)文單位和成文日期。

4.內(nèi)容簡單的通告常采用篇段合一式結(jié)構(gòu)，內(nèi)容稍多的通告則常用總分條文式結(jié)構(gòu)。

5.注意通告與公告的區(qū)別。

二、通知

(一)通知的特點和用途

1.應(yīng)用廣泛，使用頻率高。一切機關(guān)、單位、團體都可以用通知來告知、傳達某種意向或事項。

2.有一定的權(quán)威性。大多數(shù)通知對受文對象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項，有一定的指揮、指導(dǎo)作用。

3.有明顯的時效性。

通知可用來處理以下事項：批轉(zhuǎn)下級機關(guān)、單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的公文：轉(zhuǎn)發(fā)同級機關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關(guān)、單位的公文;發(fā)布行政規(guī)章和管理規(guī)章：傳達要求下級辦理或執(zhí)行的事項;傳達需要有關(guān)單位周知的事項。任免和聘用有關(guān)人員。

(二)通知的分類

1.布置工作的通知即工作通知。

2.召開會議的通知即會議通知。

3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件和發(fā)布規(guī)章、管理規(guī)章的通知上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級的文件，可用批轉(zhuǎn)性通知;下級機關(guān)照轉(zhuǎn)上級文件、同級或不相隸屬的機關(guān)之間照轉(zhuǎn)文件，均可用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

4.任免通知用于任免、聘用有關(guān)人員。

5.公布某些專門事項的通知即事項通知。這類通知主要起知照性作用，設(shè)置機構(gòu)、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項，均用這類通知。

(三)通知的基本結(jié)構(gòu)和寫法

各類通知均可按以下結(jié)構(gòu)來組織全文。

1.標題除極簡單的事情，標題可只寫“XX通知”(如會議通知、停電通知)外，一般說來，應(yīng)在“通知”前加上發(fā)文機關(guān)名稱和事由。

2.主送機關(guān)指受文單位名稱和個人稱謂。該寫的受文單位和個人不要遺漏，以免誤事。

3.正文是通知的主要內(nèi)容。起草時要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應(yīng)如何辦理。

正文的結(jié)構(gòu)大體說來，可以有三種寫法：

總分條文式 引言之后將通知事項分為幾點，用順序號分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。

歸納式按接性質(zhì)將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。

篇段合一式有些內(nèi)容簡單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。

4.落款在正文右下方注明發(fā)文機關(guān)和成文日期。(四)撰寫各類通知的注意事項

1.工作通知這類通知的正文包括通知緣由、通知事項、通知要求。它通常采用總分條文式結(jié)構(gòu)。

例如：

四川省人民政府關(guān)于深入開展農(nóng)田水利基本區(qū)設(shè)的通知

各市、州、縣人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門：

9月18日，國務(wù)院召開了全國農(nóng)田水利基本建設(shè)電視電話會議;9月上旬，省委、省政府在巴中地區(qū)通江縣召開了全省農(nóng)田水利基本建設(shè)工作會議。為了認真貫徹落實好這兩次會議的精神，在今冬明春更大規(guī)模地掀起農(nóng)田水利基本建設(shè)的高潮，為明年抗災(zāi)奪豐收打下堅實的基礎(chǔ)，特作如下通知。

一、深化認識?！?/p>

二、明確任務(wù)?！?/p>

三、突出重點。……

四、發(fā)動群眾?！?/p>

五、增加投入。……

六、確保質(zhì)量?！?/p>

七、加強領(lǐng)導(dǎo)。

各地要切實加強對農(nóng)田水利基本建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，政府主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)要具體抓，“一班人”要共同抓。要精心組織，周密部署，明確任務(wù)，制定措施，落實責(zé)任。各級領(lǐng)導(dǎo)要改進工作作風(fēng)，深入第一線，帶頭參加義務(wù)勞動，開展調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。要繼續(xù)在全省范圍內(nèi)開展“李冰杯”農(nóng)田水利基本建設(shè)競賽活動，實行以獎代補的激勵機制。各級各部門要主動配合，積極參與，搞好服務(wù)，打好總體戰(zhàn)。

一九九六年九月二十四日

(印章)

(1)通知緣由這部分組成了通知的引言部分?；蚪榻B背景，概述情況，分析形勢;或肯定成績，指出問題;或說明依據(jù)，闡明發(fā)通知的目的、意義或指導(dǎo)思想：或上述內(nèi)容綜合說明、闡述。

總之，要盡可能在這部分顯示文章的主旨，表明通知的思路。

多數(shù)工作通知采用了總分思路，常常開門見山地在通知緣由部分揭示全文主旨。如上文。

少數(shù)工作通知也采用了遞進思路。一種是針對存在嚴重問題說明情況，分析存在問題的原因和嚴重危害性，進而在此基礎(chǔ)上提出解決問題的辦法的通知。這種通知引言部分一般較長，至少循提出問題—分析問題—解決問題的遞進思路將引言分為了三個層次。如下面例文。國務(wù)院辦公廳關(guān)于繼續(xù)深入開展嚴厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動聯(lián)合行動的通知 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部門：

《國務(wù)院關(guān)于開展嚴厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動聯(lián)合行動的通知》(國發(fā)[2000]32號)下發(fā)以后，各地區(qū)各部門高度重視，廣大人民群眾積極參與，新聞單位密切配合，集中力量開展了打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動的聯(lián)合行動(以下簡稱打假聯(lián)合行動)，有力地打擊了制假售假違法犯罪分子的囂張氣焰，一些危害性大、群眾反映強烈的制假售假現(xiàn)象在一定程度上得到遏制，取得了階段性成果。

但是，由于歷史和社會的諸多因素，假冒偽劣商品泛濫的局面還沒有從根本上扭轉(zhuǎn)，加之少數(shù)地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)干部對打假工作的重要性認識不足，地方保護主義嚴重，打假工作面臨的形勢仍然十分嚴峻。

國務(wù)院決定，把打假工作作為整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的重要內(nèi)容，在前一階段打假聯(lián)合行動的基礎(chǔ)上，以食品、藥品、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料、棉花、拼裝汽車為重點，繼續(xù)深入開展聲勢浩大、專群結(jié)合、扎實有效的打假專項斗爭，通過對重點商品、重點市場、重點地區(qū)的專項整治，力爭在年內(nèi)使假冒偽劣商品泛濫的局面進一步得到扭轉(zhuǎn)。各地區(qū)各部門要認真貫徹落實全國整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序工作會議精神，進一步提高認識，統(tǒng)一思想，再接再厲，把打假聯(lián)合行動引向深入。

為了切實做好當前的打假工作，經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、明確分工，聯(lián)合行動……

二、地方負責(zé)，落實責(zé)任制……

三、依法行政，嚴格執(zhí)法……

四、打防結(jié)合，綜合治理……

五、查處大案要素，抓好督促檢查……

打擊制售假冒偽劣商品的違法犯罪活動，是整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的重大舉措，各地區(qū)、各部門要進一步統(tǒng)一思想，振奮精神，克服畏難和厭戰(zhàn)情緒，齊心協(xié)力，重拳打假，為維護我國正常的市場經(jīng)濟秩序作出更大的貢獻。

國務(wù)院辦公廳

二○○一年五月七日

這種結(jié)構(gòu)的主旨就不是在開頭段即提出問題的層次擺出來，而是在解決問題的部分提出主旨(下面加點的語句)。這既是在提出問題、分析問題的基礎(chǔ)上水到渠成地得出結(jié)論，又起到承上啟下的作用，引出了下文通知事項的具體措施。

(2)通知事項這是工作通知的主要部分，要寫明做什么、怎么做，即寫明工作任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項等。這部分通常采用條文式，大體有三種方法擬寫條文。

一種是條文內(nèi)容較為豐富的，常在每一條開頭用一句話概括本條主要精神形成條旨句，然后圍繞條旨句展開條文內(nèi)容。這樣寫提綱挈領(lǐng)，觀點鮮明，易于把握全文重點，理解通知精神。如上面例文就是這種寫法。

一種是在第一條開頭用一個名詞性偏正短語(詞組)提示本條內(nèi)容范圍。有人稱其為條首句，其實它還沒有形成句子而是短語(詞組)。如《國務(wù)院關(guān)于進行第三次全國工業(yè)普查的通知》中，通知事項5條條文的首句分別是“普查的目的、普查的對象和主要內(nèi)容、普查的進度安排、普查的費用、普查的組織與實施”。這樣寫條文清晰，易于把握全文內(nèi)容的范圍。

有的在印制通知時，常將條旨句、條首句印為黑體字，以使其更醒目。

第三種是有些條文內(nèi)容比較簡單的，也可不要條旨句、條首句，而是直接陳述條文內(nèi)容。

(3)通知要求即通知的結(jié)語部分。以要求、希望來結(jié)束全文，是工作通知寫法上的一個特點。也有的通知不寫這部分，通知事項言盡文止。

2.會議通知

這類通知寫法比較簡單、靈活。

一種是通過文件傳遞渠道發(fā)出的會議通知，這種通知一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、會議名稱、主要議題、到會人員、會議及報到時間、地點、需要準備的材料等。有些通知還應(yīng)寫明赴會的交通路線及交通工具運營班次或接待安排，以方便遠方赴會的人。應(yīng)做到內(nèi)容周密、語言清楚、表述準確。他也常采用總分條文式或條文式，有的在條首標明“會議議題、會議時間、會議地點、出席人員”之類。

一種是供機關(guān)、單位內(nèi)部張貼或廣播的周知性會議通知，這種通知正文開頭可不寫受文對象，在通知事項中說明出席人員。語言力求簡短、明白。例如：

會議通知

經(jīng)局長辦公會商定，于5月20日(星期一)下午2至4時在本局第一會議室召開全局職工大會，傳達市政府整頓機關(guān)作風(fēng)工作會議精神，布置我局整改工作。請準時出席。

x x市人事局辦公室

二○○二年五月十六日

一種是傳閱式會議通知，受文對象不在正文開頭，常在正文之后用“此致”引出受文對象，或在通知后面附表列出出席會議人員名單，供簽“知”用。這種通知也可事先印成表格式，將有關(guān)內(nèi)容填入就行了。

3.批轉(zhuǎn)、發(fā)布性通知這類通知應(yīng)注意行文的完整性。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件或發(fā)布的行政規(guī)章而發(fā)的，通知成了正件，原文件或規(guī)章成了附件。正件、附件一起，組成了完整的通知。

例如：

成都市人民政府批轉(zhuǎn)市計委、外經(jīng)委關(guān)于鼓勵外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域意見的通知各區(qū)(市)縣人民政府

市計委、市外經(jīng)委《關(guān)于鼓勵外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請遵照執(zhí)行。

二○○一年三月二十一日(印章)

《關(guān)于鼓勵外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》(略)

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明文件名稱及原發(fā)文單位;批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)文件的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。

發(fā)布行政規(guī)章、規(guī)章制度、管理規(guī)章的通知正文寫祛比較簡單，一般寫上“現(xiàn)將《xx(規(guī)章或管理規(guī)章名稱)》印發(fā)給你們，望認真貫徹執(zhí)行”即可。有的還要寫明批準、通過的依據(jù)、時間、形式或生效日期，有的簡要寫明規(guī)章或規(guī)章制度的基術(shù)精神和貫徹執(zhí)行的原則意見。

基層機關(guān)單位層層轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)文件的通知，在標題中往往會出現(xiàn)兩個以上的“關(guān)于”和“通知”，結(jié)構(gòu)顯得累贅。可簡化這種標題，省略掉中間轉(zhuǎn)發(fā)的層層過橋，直轉(zhuǎn)最上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)文標題，而正文中說明轉(zhuǎn)發(fā)情況。例如：

××縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)《x x市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)<省糧食局轉(zhuǎn)發(fā)[國內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報送來信來訪工作統(tǒng)計的通知〕的通知)的通知》的通知

可改寫為《xx縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)國內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報送來信來訪工作統(tǒng)計的通知的通知》，就簡明多了。而在正文中可以寫道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)的《xx通知》”，這樣，有利于上下級關(guān)系的協(xié)調(diào)。

4.任免通知其正文寫法極為規(guī)范、單一，只須簡明扼要地寫明任命或免職的根據(jù)和內(nèi)容。有的還要寫明任命、聘用的任期和待遇。制發(fā)任免通知一定要注意依法行文。

5.事項通知這類通知涉及的內(nèi)容和寫法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時要注意，這類通知格式簡單，大都篇段合一，直陳其事，簡明扼要;少數(shù)內(nèi)容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結(jié)構(gòu)形式。

三、通報

(一)通報的特點及作用

通報具有知曉性和指導(dǎo)性的特點，它對下級和有關(guān)方面的指導(dǎo)作用重于指揮作用，主要起倡導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。具體說來，其作用是：

1.嘉獎和告誡作用在一定范圍內(nèi)對具體的人和事表揚或批評，借以達到鼓勵先進、發(fā)揚正氣或批評錯誤、打擊歪風(fēng)邪氣的目的。

2.交流作用凡傳達重要情況和知照事項的通報，能及時交流信息，上情下達，促進上下級之間、有關(guān)部門之間相互了解。

(二)通報的分類

根據(jù)通報的作用和應(yīng)用范圍，可將通報分為三類。

1.表彰性通報用于在一定范圍內(nèi)表彰先進。

2.批評性通報用于在一定范圍內(nèi)批評錯誤，糾正不良傾向。

3.情況通報多用于向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的信息、動態(tài)，以作為工作的參考。

從寫法上看，又可分直述式通報和轉(zhuǎn)述式通報。直述式通報是作者直接敘述通報事項，再在此基礎(chǔ)上作出分析、評價、處理。轉(zhuǎn)述式通報則是針對附件(如下級報送的情況報告、調(diào)查報告、通報、來信等等)所反映的先進事跡、錯誤事實或嚴重情況分析、評價，提出處理意見。

(三)通報的寫作

1.通報的一般結(jié)構(gòu)

(1)標題有兩種寫法。一是公文標題;一是新聞式雙標題，多是正題加副題，也可寫為眉題加正題。前者突出莊重、嚴肅，后者更鮮明、醒目。

(2)主送機關(guān)行文對象有專指的，寫明主送機關(guān);普發(fā)性的通報，也可不寫主送機關(guān)，而在文后的發(fā)至范圍中注明。

(3)正文各類通報寫法上的差異體現(xiàn)在正文中，直述式和轉(zhuǎn)述式通報正文的寫法也有區(qū)別。正文通常采用遞進式結(jié)構(gòu)，也有的情況通報采用總分條文式結(jié)構(gòu)。

(4)落款注明發(fā)文機關(guān)和成文日期。

2.表彰性通報的寫作

這類通報的正文一般包括先進事跡、先進事跡評價、表彰決定、希望和要求四個部分。

先進事跡在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報正文中敘述，寫得就詳細些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容己出現(xiàn)在通報后面附的材料和公文中，就不再重復(fù)敘述，只須概括地強調(diào)或突出要點。

先進事跡評價著重表彰先進事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上說明其意義，分析評議其精神實質(zhì)。著重突出先進經(jīng)驗的通報，應(yīng)在介紹先進事跡的基礎(chǔ)上，歸納和論述其典型經(jīng)驗，以供人們效法、借鑒。文字要簡明，不必過多議論。

表彰決定要寫得具體、準確，言簡意明。

希望和要求既包括對被表彰者的勉勵和期望，更包括對有關(guān)方面和群眾的希望和號召。要求要切實可行，符合實際;行文要有針對性，做到概括、鮮明，不千篇一律。

3.批評性通報的寫作

這類通報的懲戒作用十分突出，除在一定范圍內(nèi)批評處理錯誤外，著重是要從中吸取教訓(xùn)，引起有關(guān)方面和干部群眾警覺，以防止類似事件再發(fā)生。

這類通報用于批評錯誤、公布處分決定的，篇幅較短。除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況、總結(jié)教訓(xùn)、指導(dǎo)改進工作的，篇幅就要長些。

正文包括錯誤事實、錯誤原因和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分，可從寫作意圖和目的出發(fā)決定取舍詳略。

錯誤事實部分要圍繞通報批評的主要問題，如實反映情況。在直述式通報中這部分要詳寫，在轉(zhuǎn)述式通報中，錯誤事實一般在附件中已經(jīng)說清楚了，通報正文對此則可從略，不必再重復(fù)贅述。

錯誤原因和教訓(xùn)部分，一般要針對錯誤事實分析原因，點明實質(zhì)，總結(jié)教訓(xùn)，指出危害。要寫得準確中肯，實事求是，既不可無限上綱。分析評議要合情合理，令人信服。

處理決定部分要簡明扼要。

要求和希望部分是針對錯誤及其教訓(xùn)，提出切實可行的改進措施和要求，告誡來者，教育大家。

4.情況通報的寫作

這類通報內(nèi)容集中，多為一事一報;寫作比較靈活自如，結(jié)構(gòu)因文而定。主要是據(jù)實反映情況，分析問題，有的還要針對通報的情況提出要求和希望。行文要突出重點，抓住本質(zhì)。無論是陳述情況的始末、發(fā)展過程，還是分析問題，都要不枝不蔓，語言要簡潔、得體。

四、報告

(一)報告的用途

報告可用于陳述以下幾方面事項：

1.定期或不定期地向上級匯報工作;

2.向上級反映情況;

3.答復(fù)上級機關(guān)的查詢;

4.說明向上級機關(guān)報送文件、物品的情況。

(二)報告的分類

報告可從不同的角度分成各種類型。

1.按報告內(nèi)容分類

工作報告用于向上級匯報工作進程，反映工作問題，總結(jié)工作經(jīng)驗教訓(xùn)。

情況報告用于向上級反映情況，特別是反映調(diào)查了解到的重大情況、特殊情況、新情況，比較系統(tǒng)、全面地為上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)提供社情、民情等信息動態(tài)。

答復(fù)報告用于答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問;按要求如期匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果;回答有關(guān)代表大會、委員會及其執(zhí)行機構(gòu)提出的質(zhì)詢，交付處理的提案、議案的處理意見或處理結(jié)果。

報送報告用于向上級機關(guān)說明報送有關(guān)文件、材料或物品的情況。

2.按報告寫作范圍分類

綜合報告用于反映一定階段、一定范圍的多方面工作情況，注重綜合、全面。

專題報告用于反映某一項專門工作或某一方面工作的情況，注重專一性。實際工作中的報告大多是這種類型。

綜合報告與專題報告的劃分有相對性，有時部門的綜合報告對全局而言，就成了專題報告了。

(三)報告的一般結(jié)構(gòu)和寫作要求

1.標題有的報告因事情緊迫，還要在文種前加“緊急”二字，以便引起足夠重視。如《林業(yè)部關(guān)于搶救大熊貓的緊急報告》。

2.主送機關(guān)。

3.正文不同內(nèi)容性質(zhì)的報告，寫法不盡相同，但正文結(jié)構(gòu)一般由三部分構(gòu)成。

報告緣由簡明扼要地說明為什么寫報告。若無必要也可略而不述。

報告內(nèi)容這是正文重點所在。內(nèi)容較多時，可依事情的發(fā)展變化脈絡(luò)、認識處理問題的由淺入深，以縱式結(jié)構(gòu)安排材料;也可按情況、經(jīng)驗、教訓(xùn)或問題的方方面面，以并列的橫式結(jié)構(gòu)安排材料，而且常分條列項使層次段落更分明。

決不能在報告中夾帶請示事項。

報告結(jié)語各類報告一般以“特此報告”、“請審閱”等語作結(jié)。也可以不要結(jié)語。

4.落款寫明發(fā)文機關(guān)和成文日期。

(四)各類報告正文的寫法 1.工作報告

它的正文內(nèi)容，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、基本教訓(xùn)、今后意見等幾部分。這類報告篇幅較其他類型報告長，應(yīng)恰當安排其層次結(jié)構(gòu)?？蓸顺鲂驍?shù)分條分項陳述，也可列小標題分部分或分問題寫?；厩闆r，可簡要交代時間、背景和工作條件;主要成績，應(yīng)把工作的過程、措施、結(jié)果和成績敘述清楚;經(jīng)驗體會，這是對工作實踐的理性認識，要從實際工作中概括出規(guī)律性的東西來，以便指導(dǎo)今后的工作;存在問題，是寫出工作中的缺點與不足;基本教訓(xùn)，這是分析工作失誤的原因和反思值得吸取的教訓(xùn);今后意見，是提出改進工作的意見，或者提出今后開展工作的建議。不同類型的工作報告，在這些內(nèi)容上各有不同的側(cè)重點。例文：

四川省人民政府關(guān)于去冬今春農(nóng)田水利基本建設(shè)的情況報告 國務(wù)院：

去冬今春是我省實施農(nóng)田水利基本建設(shè)“治水興蜀”戰(zhàn)略方針的第二年。按照全國電視、電話會議的部署，我省狠抓了以水利建設(shè)為中心，以治水、改土、興林、修路、辦電、建園為主要內(nèi)容的農(nóng)田水利基本建設(shè)，取得了顯著成績。據(jù)統(tǒng)計，從1996年9月1日至于1997年3月底，全省累計投入勞動積累工13.25億個，日最高峰上工人數(shù)達1900萬人，共投入資金37.24億元;累計完成土石方量9.12億立方米;動工各類水利工程項目102萬個，完成92萬個，占動工數(shù)的92%;完成新增有效灌面67.7萬畝，改善灌溉面積560.3萬畝;新修江河堤防110.8公里解決了144萬人、136萬頭牲畜的飲水困難;小水電新裝機7.8萬千瓦;新建微水工程24萬多口、山平塘3182口、人工井114萬口、救生高臺162個;改造中低產(chǎn)田土178.44

萬畝，治理水土流失2457平方公里;完成成片植樹造林166.5萬畝，零星植樹1.79億株;新建縣鄉(xiāng)標美路1580公里;全省農(nóng)機系統(tǒng)完成了7.45萬臺、77.5萬千瓦提灌機械的修復(fù)改造，恢復(fù)改善灌面150萬畝，新增提水控灌面積9.75萬畝，冬蓄提水完成6.5億立方。其主要做法和特點是：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，真抓實干……

二、因地制宜，突出重點……

首先，突出治水。

其次，實行山、水、田、林、路統(tǒng)一規(guī)則，綜合治理，分類實施。

三、深化改革，增大投入……

四、廣泛宣傳，持續(xù)發(fā)展……

五、激勵先進，開展競賽……

一九九七年x月x日(印章)

2.情況報告

情況報告常用于向上級匯報下列事項：

(1)嚴重的災(zāi)害、事故、案情、敵情;

(2)重要的社情、民情，如社會生活中的新動態(tài)和上級某項有關(guān)國計民生的新政策、新規(guī)定的貫徹執(zhí)行情況及群眾反映等;

(3)督促辦理或檢查某項工作的情況，如財務(wù)、稅收、物價、質(zhì)量、安全、衛(wèi)生等項工作的檢查結(jié)果;

(4)舉辦重大活動、召開重要會議的基本情況，各級各類代表會議的選舉結(jié)果等;

(5)對某項工作造成失誤和問題的檢討與反思;

(6)其他重要的、特殊的、突發(fā)的新情況。

情況報告多數(shù)寫成專題性報告，其寫法不強求一律，但都要力求做到：

第一、內(nèi)容集中、單一，突出重點，抓住事物本質(zhì)，實事求是地反映情況。

第二、把情況和問題講清楚，把事情的經(jīng)過，原委、結(jié)果、性質(zhì)寫明白。

第三、若要提出處理意見和建議，要寫得具體、明確、簡要，尤其要注意提出意見、建議的寫作角度，不能在報告中夾帶請示事項。

第四、理順文章思路和結(jié)構(gòu)，無論是縱式結(jié)構(gòu)還是橫式結(jié)構(gòu)，都要脈絡(luò)清楚，層次分明。

第五、情況報告寫作要及時，以便讓上級機關(guān)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)盡快了解重大、特殊、突發(fā)的種種新情況。

3.答復(fù)報告

答復(fù)報告的內(nèi)容要注意針對性，有問必答，答其所問，以示負責(zé)。表述要明確、具體，語言要準確、得體，不可含糊其辭、模棱兩可。它的正文包括答復(fù)依據(jù)和答復(fù)事項兩部分內(nèi)容。答復(fù)依據(jù)指上級要求回答的問題，要寫得十分簡要，有時一兩句話即可說明。答復(fù)事項指針對所提問題答復(fù)的意見或處理結(jié)果，既要寫得周全，又不要節(jié)外生枝，答非所問。正文寫法比較靈活，或先寫依據(jù)，后一并答復(fù);或邊寫依據(jù)，邊逐一答復(fù)。

4.報送報告

這類報告正文極為簡單，有的甚至三言兩語一篇，把情況說明就行。例如;“現(xiàn)送上我縣參加 《xx市首屆婦女美術(shù)作品展覽》的作品巧件及作者介紹資料11份。請查收。”至于向國務(wù)院法制局報送地方性法規(guī)和行政規(guī)章的備案報告，國務(wù)院辦公廳則對其格式作了統(tǒng)一規(guī)定。

五、請示

(一)請示的用途

具體說來，遇到下列問題需要用請示行文。

1.對上級有關(guān)方針、政策、指示或法律、法規(guī)不夠明確或有不同理解，需要上級機關(guān)作出明確解釋和答復(fù);

2.從本地區(qū)本單位的實際情況出發(fā)，需要對上級的某項政策、規(guī)定作出變通處理，有待上級重新審定明確作答;

3.在工作中出現(xiàn)了新情況，新問題需要處理而又無章可循、無法可依，需要上級機關(guān)作出明確指示;

4.需要請求上級解決本地區(qū)、本單位的某一具體問題和實際困難;

5.按上級機關(guān)和主管部門有關(guān)政策規(guī)定，不經(jīng)請示有關(guān)部門批準，無權(quán)自行處理的問題;

6工作中出現(xiàn)一些涉及面廣而職能部門無法獨立解決的困難和問題，必須請示上級領(lǐng)導(dǎo)或綜合部門，以求得他們的協(xié)調(diào)和幫助。

除此之外，凡自己職權(quán)范圍的工作，經(jīng)過努力能處理和解決好的問題、困難，應(yīng)盡力自行解決，不要動輒請示，把矛盾上交。

(二)請示的寫作

請示的結(jié)構(gòu)是相對穩(wěn)定的。

1.標題不能把文種“請示”誤為“請示報告”、“報告”或者“申請”;標題中的事由要明確，語言要簡明。不宜寫為“關(guān)于請求(或申請)xxxx的請示”，“請示”本身就含有請求、申請的意思了。

2.主送機關(guān)一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)用抄送形式。

3.正文請示正文一般由請示原因、請示事項和請示結(jié)語三部分組成。

請示原因應(yīng)簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據(jù)。在概述情況時，不能籠統(tǒng)、含糊;在陳述困難時，不能夸大事實。這部分仍然不是請示的重點所在，是為請示事項作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。

請示事項這是文章重點，是請求上級機關(guān)給予指示、批復(fù)、答復(fù)的具體事項。內(nèi)容要具體，所提建議和要求要切實可行：用語要明確肯定，不能含糊其辭;若內(nèi)容稍多時，可分條列項;語氣要得體，一般應(yīng)寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定“怎么辦，因既已“決定”就不必請示了。

請示結(jié)語常用“妥否、請批復(fù)”、“特此請示，請予審定”、“請批準”“請審批”等慣用語。不要用“可否(妥否、當否)，請批準”之類不合邏輯的用語作結(jié)。

正文根據(jù)內(nèi)容多少，可分別采用篇段合一式、三段式、總分條文式。不論采用哪種結(jié)構(gòu)，請示總是循請示原因—請示事項—請示要求的遞進思路成文的。

(三)撰寫請示的注意事項

1.內(nèi)容力求單一，應(yīng)一文一事。

2.制發(fā)請示時要注意與上下左右各方面的協(xié)調(diào)。請示不宜多頭主送、多級主送，一般只主送一個直接上級。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接主送領(lǐng)導(dǎo)者個人，更不應(yīng)同時主送多位領(lǐng)導(dǎo)，以免因違反行文制度或者領(lǐng)導(dǎo)批示的不盡一致而誤時誤事。

請示一般不得越級上報。

請示不得抄送下級機關(guān)、單位，以免在上級作出批復(fù)表明態(tài)度前造成混亂。

3.注意請示與報告的區(qū)別。

4.正式印發(fā)請不送上級時，應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人、會簽人姓名。

六、批復(fù)

(一)批復(fù)的特點

批復(fù)個顯著特點就是有針對性。

它總是針對下級機關(guān)、單位呈報的請示被動行文。上級決不會主動發(fā)出批復(fù)，總是下級有請示，上級才有批復(fù)。

批復(fù)內(nèi)容總是針對下級來文的請示事項作出答復(fù)的。批復(fù)事項緊扣請示事項明確作答，不能答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。

批復(fù)的主送對象一般就是請示的發(fā)文單位，有時甚至標題就體現(xiàn)出針對性而與其他公文不同。例如《國家稅務(wù)總局關(guān)于中外合資企業(yè)北京中燕有限公司不享受“內(nèi)資”福利企業(yè)稅收優(yōu)惠政策問題對北京市稅務(wù)局的批復(fù)》，標題中就寫明了受文機關(guān)。

(二)批復(fù)的寫法

批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法都比較穩(wěn)定。

例如：

國務(wù)院關(guān)于同意四川省撤銷溫江縣設(shè)立成都市溫江區(qū)的批復(fù) 四川省人民政府：

你省《關(guān)于撤銷溫江縣設(shè)置溫江區(qū)的請示》(川府〔2001〕75號)收悉。同意撤銷溫江縣，設(shè)立成都市溫江區(qū)，以原溫江縣的行政區(qū)域為溫江區(qū)的行政區(qū)域。區(qū)人民政府駐柳城鎮(zhèn)。

溫江區(qū)的各類機構(gòu)要按照“精簡、效能”的原則設(shè)置，所需經(jīng)費和人員編制由你省自行解決。

國務(wù)院

二○○二年四月十四日

1.標題除按公文標題的通常寫法外，還可把主送機關(guān)、單位寫進標題。如前面提到的例子。

2.主送機關(guān)一般就是呈報請示來文的發(fā)文機關(guān)。

3.正文包括批復(fù)對象、批復(fù)事項和批復(fù)結(jié)語三部分。

(1)批復(fù)對象指批復(fù)所針對的請示事項。必須在正文開頭引述來文的標題、文號，有的還極其簡要地直接引述來文所請示的事項。引述應(yīng)十分簡練，一般都用一句話說清楚。

(2)批復(fù)事項是批復(fù)的主要部分，它要針對請示事項給予明確答復(fù)或具體指示。批復(fù)內(nèi)容應(yīng)一文一事。對一下級請示事項的答復(fù)，應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，語言簡潔明了，不能模棱兩可，含糊其辭，使下級無所適從。

(3)批復(fù)結(jié)語一般在正文末尾寫上“特此批復(fù)”并加上句號。若緊縮寫為“此復(fù)”，也要加上句號。少數(shù)批復(fù)也在結(jié)語部分簡要提出執(zhí)行要求。

正文視內(nèi)容多少，可分別采用篇段合一式、三段式(三部分各一段)、兩段式(省去結(jié)語部分)或總分條文式結(jié)構(gòu)。

4.落款注明發(fā)文機關(guān)、成文日期。

七、函

(一)函的用途

函的應(yīng)用范圍比較廠一泛，加之行文比較自由，印發(fā)方便，傳遞靈活，使用簡便，因而使用頻率亦較高。它可具體用于以下幾個方面。

1.平級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系、往來;

2.向無上下級隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請示批準有關(guān)事項;

3.業(yè)務(wù)主管部門向無上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)單位答復(fù)審批事項;

4.機關(guān)單位對個人的公務(wù)聯(lián)系，如答復(fù)群眾來信之類;

5.上卜級機關(guān)之間涉及一些事務(wù)性的具體事項的聯(lián)系、詢問答復(fù)。

(二)函的分類

1.按照內(nèi)容和用途，函可以分為以下幾類。

(1)商洽函 指用于平行機關(guān)單位之間和不相隸屬機關(guān)單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。例如商調(diào)干部、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、查詢或了解有關(guān)人和事、洽談業(yè)務(wù)工作等。

(2)請批函 指向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請求批準函，和業(yè)務(wù)主管部門向平級的或不相隸屬的機關(guān)單位制發(fā)的審批函。有關(guān)機關(guān)、單位涉及部門業(yè)務(wù)工作，需向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門(例如人事局、財政局、稅務(wù)局等等)請求批準，但又因互相之間不是上下級的隸屬關(guān)系而不宜用請示行文，就應(yīng)用函。同理，有關(guān)主管部門向平級的或

不相隸屬的機關(guān)單位批準、批復(fù)某些業(yè)務(wù)事項(例如干部錄用、調(diào)動、經(jīng)費撥付、稅收減免等等)，因無上下級的隸屬關(guān)系而不宜用批復(fù)行文，也就應(yīng)用復(fù)函了。但在實際工作中，這類函常常誤用為請示、報告、批復(fù)，這是應(yīng)該格外注意的。

(3)詢問答復(fù)函 指用于上下級機關(guān)之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)具體問題的函。上下級機關(guān)之間問答某個具體問題，聯(lián)系、告知或處理某項具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復(fù)、報告、請示等文種時，則可使用函。

2.按照文面規(guī)格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規(guī)，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內(nèi)容多涉及事務(wù)性的具體事項，格式更為靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標題、不編文號。便函也常不列入正式文件處理。不少機關(guān)單位有專門的便函用紙或者便函本。

3.按照行文方向，函又可分為去函和復(fù)函。去函也叫來函，即是主動發(fā)出的函。復(fù)函則是回答來函、來文所提出的問題或事情，被動發(fā)出的函件。

請求批準函如：

四川省國家安全廳關(guān)于請求批準錄用1996年大中專畢業(yè)生的函 省人事廳：

根據(jù)《中共四川省委組織部、四川省人事廳關(guān)于1996年省級機關(guān)錄用應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》(川人〔1996〕XX號)規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機關(guān)工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名?，F(xiàn)將有關(guān)錄用審批材料報上，請審批。

附件：錄用審批材料24份

四川省國家安全廳

一九九六年三月二十五日

審批函例文：

四川省人民政府辦公廳關(guān)于同意成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定的函 成都幣人民政府：

你市《關(guān)于報請制定城市房屋拆遷補償評估辦法的請示》(成府發(fā)〔2001〕222號)收悉。經(jīng)省政府研究，現(xiàn)函復(fù)如下：

一、根據(jù)國務(wù)院《城市房屋拆遷管理條例》第二十四條：“貨幣補償?shù)慕痤~，根據(jù)被拆遷房屋的區(qū)位、用途、建筑面積等因素，以房地產(chǎn)市場評估價格確定。具體辦法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制定?！辫b于目前制定適用全省城市房屋拆遷補償評估規(guī)定的條件尚不成熟，省政府原則同意成都市人民政府根據(jù)實際需要先行制定有關(guān)規(guī)定。

二、成都市人民政府制定城市房屋拆遷補償評估規(guī)定時，應(yīng)認真考慮和吸收省級有關(guān)部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規(guī)定相銜接。同時，省人民政府的規(guī)定制定并發(fā)布后，成都市人民政府的規(guī)定內(nèi)容如果與其有抵觸或不一致的，應(yīng)按省人民政府的規(guī)定執(zhí)行。

附件：成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定(修改稿)

四川省人民政府辦公廳(印章)

二○○一年十二月二十日

(附件略)

(三)函的寫作

1.標題可按公文的一般要求寫。若是去函，標題中文種只寫“函”;若是復(fù)函，則應(yīng)寫明“復(fù)函”。

2.主送機關(guān)。

3.正文

這是函的主干部分，不同類型、用途的函寫法稍有不同。

若是商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡明，以便得到對方的支持、理解和回答。若是復(fù)函，一般要先引用來函標題，再引文號，或者在開頭寫明“某月某日關(guān)于某個問題的來函收悉”之類，然后針對來件詢問的問題、商洽的工作給予明確答復(fù)，以示互相支持或認真負責(zé)。正文的語言要得體而有分寸，要對不同的行文對象采取不同的語氣。要注意禮貌用語。正文結(jié)尾處要恰當運用習(xí)慣用語，如是去函可用“特此函告”、“請即函復(fù)”之類，也可寫“清予支持(協(xié)助)”，并緊接“為感”、“為荷”、“為盼”等語。其后都要加句號。有的也可不要結(jié)尾語。

請求批準函的正文，亦可寫上“請批準”、“請子審批”之類結(jié)語，以表示對業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)的尊重(但不宜寫“請予指示”)。而審批函的結(jié)尾，則不必寫上“特此批復(fù)”之類，而可寫上“特此函復(fù)”之類結(jié)語，也表示對對方的尊重。例如：

四川省人事廳關(guān)于同意錄用XXX等XX名同志為國家公務(wù)員的復(fù)函 省安全廳：

你廳《關(guān)于請求批準錄用1996年大中專畢業(yè)生的函》(國安政〔1996〕18號)收悉。

根據(jù)《中共四川省委組織部、四川省人事廳關(guān)干部分省級機關(guān)從1996年應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生中考試錄用國家公務(wù)員和機關(guān)工作人員的通知》(川人〔1996〕xx號)的規(guī)定，經(jīng)考試、考核合格，同意錄用xxx籌xx名同志為國家公務(wù)員。

特此函復(fù)。

附：錄用人員名單

四川省人事廳印章

一九九六年三月二十九日

(附件略)

八、會議紀要

(一)會議紀要的特點

1.內(nèi)容的記實性它是在會議后期或者會后根據(jù)會議記錄和各種會議材料整理而成的，注重真實、客觀、準確、全面地反映會議情況和會議精神，不容隨意深化、拔高。

2.表述的紀要性它不像會議記錄那樣對會議發(fā)言和會議內(nèi)容逐一記載，它是對會議結(jié)果的擇要歸納。

3.作用的限定性它只對與會單位、與會人員或者規(guī)定的有關(guān)方面有約束力，要求他們共同遵守、執(zhí)行會議議定事項。若需在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，則要由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用“通知”下發(fā)執(zhí)行。

(二)會議紀要的分類和作用

根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀要可以分為兩類：辦公會議紀要、其他會議紀要。

辦公會議紀要用以傳達機關(guān)、單位召開的辦公會議研究的工作、議定的事項和布置的任務(wù)，要求與會單位和有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。

其他會議紀要指專門工作會議、專題討論會、座談會、學(xué)術(shù)研究會等等會議形成的紀要。這類紀要，有的起通報會議情況的作用，使有關(guān)人員盡快知道會議的基本情況和主要精神;有的具有指導(dǎo)作用，它所傳達的會議精神，是指導(dǎo)有關(guān)方面開展工作的。

根據(jù)寫法的不同，會議紀要又可分為決議式紀要、概述式(綜合式)紀要和記錄式紀要三種類型。

(三)辦公會議紀要的寫作

辦公會議紀要由標題和正文兩部分構(gòu)成。

標題常寫成會議名稱加紀要的形式，如《XX市政府2006年第X次辦公會議紀要》，或者事由加紀要的形式，如《關(guān)于綜合治理XX地段社會治安現(xiàn)場辦公會紀要》。

正文可以分為兩部分。

第一部分是會議組織情況?？梢院喴刂鹨粚懗鰰h時間、地點、出席人員、主持人、列席人員、缺席人員、記錄人等，有的還寫明主要議題。辦公會議紀要常用這種寫法，以備查考，作為有關(guān)部門執(zhí)行紀要的依據(jù)。如果與議決事項關(guān)系不大，這部分也可以寫得更概括、簡單一些，只概述一下主要的情況就行了。

第二部分是會議議定事項，這是紀要的主要部分。要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務(wù)、將采取的措施等。若會議涉及的內(nèi)容較多，這部分可采用決議式的寫法，分條列項，簡明扼要、嚴謹有序地寫明會議議決的事項。若研究的事項比較單一，這部分亦可采用概述式寫法。

從會議實際情況出發(fā)，辦公會議紀要可一文數(shù)事。

(四)其他會議紀要的寫作

這類會議紀要的標題，除可采用辦公會議紀要標題的兩種形式外，還可采用新聞式雙標題，如《齊抓共管，綜合治理——XX市青少年教育研究會紀要》。

這類會議紀要的正文，包括會議組織情況和會議主要精神兩部分。

會議組織情況部分，通常采用概述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程等。

會議主要精神部分，可以寫會議召開的背景和對當時形勢的簡要分析、估計;會議的指導(dǎo)思想和議題;會議報告、講話的主要精神要點，對會議議題的討論情況和與會者的反映：會議形成的共識和會上提出的意見、建議(包括學(xué)術(shù)會上的各種不同意見)以及貫徹會議精神的要求等。這部分常采用概述式寫法，用貫通式結(jié)構(gòu)概括、綜合地反映出會議主要精神和基

本內(nèi)容。也可采用決議式寫法，用分條文、分部分或列小標題的形式，寫明會議討論的主要問題、研究的主要工作、形成的統(tǒng)一意見和作出的各項決定等。

第三篇：公共基礎(chǔ)知識—公文寫作部分

公共基礎(chǔ)知識—公文寫作部分

第一章

公文寫作

一、判斷題

1.公文是機關(guān)實現(xiàn)其管理職能的唯一手段。（）

2.檔案主要是從公文轉(zhuǎn)化而來的，今天的檔案就是昨天的公文。（）3.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件沒有試行本。（）

4.通告的結(jié)構(gòu)通常有標題、主送機關(guān)、正文、成文日期四部分。（）5.一件公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱是主題詞。（）

二、單項選擇題

1.甲骨文書是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最早的文書檔案，它產(chǎn)生的時代是（）。A.夏代

B.商代后期

C.西晉

D.東漢末年 2.屬于“密級”的文件有（）。

A.絕密文件、機密文件、秘密文件

B.絕密文件、機密文件、普通文件 C.絕密文件、普通文件、分布文件

D.絕密文件、機密文件、普通文件 3.公文區(qū)別于其他文章的主要特點是（）。A.公文形式的主體是國家機關(guān)及其他社會組織 B.公文形式的條件是行使職權(quán)和實施管理 C.公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件 D.公文是辦理公務(wù)的重要工具之一 4.下列哪種文件屬于報請性公文？（）A.決定

B.章程

C.報告

D.通知

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志的稿本，稱作（）。

A.草稿

B.定稿

C.正本

D.副本 6.公文的成文時間通常是（）。

A.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時間

B.完成草稿時間

C.印發(fā)時間

D.用印時間 7.負責(zé)公文處理工作的是本機關(guān)的（）。

A.檔案室

B.業(yè)務(wù)處

C.收發(fā)室

D.辦公廳（室）8.在文件擬稿中，如果要引用某份公文，應(yīng)當（）。A.僅引發(fā)文字號

B.先引發(fā)文字號后引文件標題 C.僅引文件標題

D.先引文件標題后引文件發(fā)文字號

9.根據(jù)事由：“××公司發(fā)行重點鋼鐵企業(yè)債券”，應(yīng)使用的文種是（）。A.通報

B.通知

C.通告

D.決定 10.下列“請示”的結(jié)束語中得體的是（）。A.以上事項，請盡快批準

B.以上所請，如有不同意，請來函商量

C.所請事關(guān)重大，不可延誤，務(wù)必于本月10日前答復(fù) D.以上所請，妥否請批復(fù)

11.長期保存或永久保存的重要文件，書寫不能使用（）。

A.藍黑墨水

B.碳素墨水

C.純藍墨水

D.黑色墨汁

三、多項選擇題

1.公文是一種特殊的應(yīng)用文，這種特殊性表現(xiàn)在（）。A.采用白話文形式

B.具有真實性、合法性

C.具有規(guī)范性、相對性、確定性

D.用議論、說明、敘述三種方式表達 2.下面屬于公文必備的基本組成部分有（）。A.發(fā)文種類

B.報送機關(guān)

C.標題

D.成文日期 3.我國法定的公布性文體包括（）。

A.通知

B.通告

C.通報

D.公告 4.能夠聯(lián)合行文的機關(guān)應(yīng)是（）。

A.同級政府之間

B.政府各部門之間

C.上級黨委和下級政府之間

和同級人民團體之間 5.以下說法不正確的有（）。

A.黨政機關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機關(guān)可以直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關(guān)應(yīng)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文

四、公文改錯題

下列公文含有多出錯誤，請仔細閱讀并寫出你的改正意見。××鎮(zhèn)人民政府：

D.政府部門

對你鎮(zhèn)的數(shù)次請示，經(jīng)研究作答復(fù)如下：

其一，原則同意批準你鎮(zhèn)建立聯(lián)合貿(mào)易公司，負責(zé)本鎮(zhèn)的內(nèi)、外貿(mào)易工作。你鎮(zhèn)應(yīng)盡快使聯(lián)合貿(mào)易公司開始營業(yè)。

其二，你鎮(zhèn)提出試行“關(guān)于違反計劃生育規(guī)定的處罰辦法”最好不執(zhí)行，因為這個辦法違反上級有關(guān)文件精神。

其三，對你鎮(zhèn)提出要建一俱樂部活躍居民文化生活一事，予以批準，但規(guī)模要適當控制，量力而行。

其四，同意你鎮(zhèn)組團參加在上海舉辦的服裝節(jié)和在服裝節(jié)上進行引資促銷活動。

××市人民政府2009年×月×

參考答案與詳解

一、判斷題

1.×【解析】公文是國家機構(gòu)及其社會組織行使職權(quán)、實施管理的重要工具。該題說法過于片面。

2.√ 3.√

4.×【解析】通告的結(jié)構(gòu)由標題、正文、發(fā)文機關(guān)及成文日期組成。5.×【解析】一件公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱是標題。

二、單項選擇題

1.B【解析】在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期王室占卜活動的記錄文字，即“甲骨卜辭”。它是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最早的文書檔案。

2.A【解析】《中華人民共和國保守國家秘密法》第九條規(guī)定，國家秘密的密級分為絕密、機密、秘密三級。

3.C【解析】公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點。公文的法定效用是由公文形成者的法定地位所決定的，公文的規(guī)范化格式，不僅增強了公文的權(quán)威性與有效性，也方便了公文的處理與管理。4.C【解析】報請性公文是下級向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。這類公文主要是報告、請示等。

5.C【解析】“正本”是指具有法定效用、格式規(guī)范并具備各種生效標志的正式文本?！安莞濉辈⒉痪哂蟹ǘㄐв?，“副本”不具備所有的生效標志，“定稿”具有法定效用，但并不具備所有生效標志。

6.A【解析】公文的成文時間又稱為日期，指公文形成的具體時間，通常以領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的時間為準。

7．D【解析】各機關(guān)的公文處理工作通常都納入機關(guān)的綜合性辦事機構(gòu)，也就是機關(guān)的辦公室、秘書處、秘書科的工作范圍之內(nèi)。一些較大的機關(guān)，可以設(shè)立專門機構(gòu)處理公文，歸機關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。而一些小的機關(guān)單位只在辦公室設(shè)一個專職或兼職的文書工作人員即可。

8．D【解析】在文件擬稿中，如果要引用某份公文，應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。9．C【解析】從選項來看，通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況；通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部；通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項，決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排。結(jié)合題干分析，“××公司發(fā)行重點鋼鐵企業(yè)債券”是一個需要在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當周知的事項。

10．D【解析】請示的正文多半按請示理由、請示事項、結(jié)束語的順序?qū)?。結(jié)束語根據(jù)請示內(nèi)容的不同而有不同的習(xí)慣寫法，常用的有“可否，請批示”、“當否，請指示”、“請審批”等。

11．C【解析】墨和墨汁的主要成分是碳素，寫成的字跡耐水、耐光、耐熱，不易褪色，適于長久保存。純藍墨水和紅墨水屬于有機染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以公文寫作應(yīng)當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍、紅色墨水。

三、多項選擇題

1.AD【解析】公文的文體內(nèi)容。特殊性表現(xiàn)為直接應(yīng)用性、全面真實性，結(jié)構(gòu)格式規(guī)范性、采用白話文形式兼用議論、說明、敘述。其中，公文是一種特殊的應(yīng)用文，表現(xiàn)為采用白話文形式，兼用議論說明、敘述三種方式表達。

2.ACD【解析】公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署和主題詞。3.BD【解析】掌握我國通用公文文種的主要內(nèi)容。4.ABD【解析】注意掌握行文規(guī)則的主要內(nèi)容。

5.ABD【解析】黨政機關(guān)可以超出各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件；作為黨領(lǐng)導(dǎo)的國家行政機關(guān)不能直接向黨的組織發(fā)布指令性文件；黨政機關(guān)可以聯(lián)合發(fā)文，但并非是盡可能聯(lián)合發(fā)文；行政機關(guān)可以直接向黨的組織匯報工作是對的。

四、公文改錯題

【答案】一是違反一文一批的原則。市政府在積存了某鄉(xiāng)四件請示之后，才合在一起給了這樣一個批復(fù)，這樣做有多種弊端：（1）延誤時間，耽誤下級工作；（2）多種事項集于一篇公文之中，內(nèi)容雜亂；（3）一份公文涉及多方面工作，給下級落實帶來困難。因為這些工作在下級機關(guān)是由不同單位和不同負責(zé)人分管的，由哪個負責(zé)人承擔批復(fù)的落實工作，不好確定。正確的做法是，下級報來一份請示，就及時回復(fù)一份批復(fù)。對方的四份請求，應(yīng)有四份相應(yīng)的批復(fù)。

二是標題不合要求。本批復(fù)的標題只有文種品稱，沒有發(fā)文機關(guān)和主要內(nèi)容，不夠認真嚴肅，也影響工作效率。

三是用語含糊不清，觀點不明確。如“原則同意”、“最好不執(zhí)行”、“違反上級有關(guān)文件精神”，都沒有明確指出自己的觀點，使下級無法執(zhí)行。

四是時間要用漢字，不能用阿拉伯數(shù)字。

第四篇：公文寫作部分(含答案)!

一、判斷題：

1、《關(guān)于請協(xié)助調(diào)查X公司在貴縣經(jīng)營狀況的函》是平行文，《關(guān)于加強“門前三包”責(zé)任制管理的通告》是下行文。(對)

2、通報是用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況的上行公文。（錯）

3、函是用于機關(guān)、單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準的平行公文。(對)

4、報告是用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級詢問和要求的上行公文。(對)

5、總結(jié)和計劃都是公文中常用的事務(wù)文書，都是為了指導(dǎo)未來。（錯）

6、在敘述方法上，為了使表現(xiàn)方式多種多樣，應(yīng)用文寫作既可以采用順序、倒敘和分敘，也可以采用插敘和補敘。（錯）

7、上行文一般只寫一個主送機關(guān)，如果還有其他機關(guān)需要掌握有關(guān)情況，應(yīng)以抄報等形式發(fā)送公文。（對）

8、X市人民政府、X市體委與X鄉(xiāng)辦企業(yè)紅星化工廠聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于舉辦全市農(nóng)民運動會的通知》。(錯)

9、上級轉(zhuǎn)發(fā)下級文件用“批轉(zhuǎn)”；下級轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，同級之間、不相隸屬機關(guān)、單位之間轉(zhuǎn)發(fā)文件，一律用“轉(zhuǎn)發(fā)”性通知。（對）

10、凡重要公文都要在正本文頭標注簽發(fā)人姓名。（錯）

11、請示在未獲批準前不能抄送給下級機關(guān)。（錯）

12、寫請求批準的請示，應(yīng)該把重點放在意見、辦法的說明上。（對）

13、主體是述職報告的核心，內(nèi)容應(yīng)該主要包括工作實績、存在的問題、經(jīng)驗體會以及今后的工作設(shè)想和打算。（對）

14、會議紀要形成于會議后期或會后，不同于會議記錄隨會議進行而記載。（對）

15、X市國稅局關(guān)于請求批準成立法規(guī)處的報告。(錯)

16、根據(jù)緊急程度，可將公文分為絕密件、機密件、秘密件。(×)

17、《關(guān)于開展下崗職工職業(yè)技能培訓(xùn)的情況報告》是上行文。（√）

18、《X縣物價局關(guān)于開展物價大檢查的情況報告》，主送給了縣政府、市物價局、省物價局。(×)

19、批復(fù)是用于答復(fù)下級請示事項的下行公文。(√)

20、計劃的標題一般包括單位名稱、適應(yīng)期限和文種名稱等幾個項目，有的還要點明計劃的內(nèi)容要點。（√）

21、通告一般要寫明主送對象(或主送機關(guān))。(×)

22、聯(lián)合行文時，為了表示對其他機關(guān)的尊重，主辦機關(guān)名稱應(yīng)該排列在后。（×）

23、行文前相關(guān)機關(guān)必須就有關(guān)問題協(xié)商一致，若未取得一致意見時，為提高辦事效率，也可先按自己意見向下行文。（×）

24、函只能在平行機關(guān)及不相隸屬的機關(guān)之間使用，而不能在上下級機關(guān)之間使用。（×）

25、會議記錄是會議情況的原始文字材料，是會議情況的真實反映，具有顯著的現(xiàn)場性、實錄性、資料性。（√）

26、總結(jié)只能用第一人稱寫法，而調(diào)查報告主要采用第三人稱角度來寫。（√）

27、工作報告應(yīng)該在工作開始之前寫，以求得上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)。（×）

28、簡報可以一文數(shù)事。（√）

29、請示在未獲批準前不能抄送給下級機關(guān)。（×）

30、××市下崗職工再就業(yè)培訓(xùn)工作會議紀要。（√）

31、總結(jié)是對前一階段工作回顧、反思和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗與教訓(xùn)，用來指導(dǎo)今后工作的一種應(yīng)用文。（√）

32、平行文只限于具有平行關(guān)系的機關(guān)之間相互主送的公文。（）

【正確答案】：錯【參考解析】：平行文，是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、部門、單位之間的一種行文?？梢娖叫形目梢栽诓环窒到y(tǒng)、級別、地區(qū)的黨、政、軍機關(guān)以及社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位之間使用。

33、公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面。（）

【正確答案】：對【參考解析】：公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。

34、“函”就是信，不具有正式公文的法定效力。（）

【正確答案】：錯【參考解析】：函是公文中唯一的平行文，行政公文和黨的機關(guān)公文都把函列為主要文種?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》對函的功能做了如下表述：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。

二、不定項選擇題：

1、公文中兼用的基本表述方式是()。

A.議論、描寫、說明

B.議論、說明

C.議論、敘述、說明

D.抒情、說明

【正確答案】：C【參考解析】：特殊的應(yīng)用領(lǐng)域與應(yīng)用目的使公文的語言具有自己的特點。公文常用的基本表達方式包括敘述、議論、說明三種，故選C。

2、用于對下級機關(guān)布置工作、闡明工作活動的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)性文件，稱為()。

A.命令

B.指示

C.批復(fù)

D.通知

【正確答案】：B【參考解析】：在公文中，這幾種文種，如命令、指示、批復(fù)、通知、通告等，是經(jīng)常被考查的，要予以重視，本題應(yīng)選B。

3、公文是機關(guān)公務(wù)活動的文字記錄，因而具有()。

A.指導(dǎo)作用

B.宣傳作用

C.法規(guī)作用

D.憑據(jù)記載作用

【正確答案】：D【參考解析】：公文是作為傳達和貫徹黨和國家的各項方針政策，代表法定作者處理、聯(lián)系工作的工具，具有很多的作用。機關(guān)活動的文字記錄，如會議記錄、會議紀要、大事記等，記錄重大事項和問題，起到的是“記載作用”。所以應(yīng)選D項。

4、簽發(fā)工作()。

A.可以越權(quán)簽發(fā)

B.須“先核后簽”

C.聯(lián)合行文時由主要機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即可

D.可不批注意見

【正確答案】：B【參考解析】：簽發(fā)時不得越權(quán)簽發(fā)，必須“先核后簽”，聯(lián)合發(fā)文時各機關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)人均須履行簽發(fā)手續(xù)，須簽注完整的姓名與日期、批注意見。

5、非同一系統(tǒng)的任何機關(guān)相互行文都使用()。

A.上行文

B.平行文

C.通知

D.下行文

【正確答案】：B【參考解析】：平行文是向同級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)送交的公文。故正確答案為B。

6、以下說法錯誤的是()。

A.指示具有強制約束作用，要求下級機關(guān)必須遵守和執(zhí)行

B.決定具有指導(dǎo)性，具有較強的理論性和政策性，是指導(dǎo)工作的準則

C.任免通知落款處由任免機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署

D.遷移、更改電話號碼等可使用通告

【正確答案】：D【參考解析】：通告用于公布應(yīng)當遵守或需要周知的事項。其制發(fā)主體通常是具有一定權(quán)限和一定管理職能的行政機關(guān)或權(quán)力機關(guān)。內(nèi)容特點主要在于對某些事項作出行政性規(guī)定和法規(guī)性的限制。可見遷移、更改電話號碼等不符合通告的內(nèi)容特點，故D錯誤。

7、下列發(fā)文字號中，正確的是（A）。

A、川府〔2008〕2號

B、成勞（2007）42號

C、成商[2005]第36號

D、川教〈2006〉57號

8、一份處分決定的結(jié)尾寫道：“希望各單位組織職工學(xué)習(xí)，認真落實整改措施，搞好交通安全管理，加強駕駛?cè)藛T的安全知識教育，堅決杜絕重大事故的再次發(fā)生?！边@是采用了（D）的結(jié)尾形式。

A、概括與深化主題

B、說明公文生效時間

C、專用詞語自然作結(jié)

D、提出希望號召

9、x市廣播電視局擬行文請求該市物價局批準有關(guān)行政事業(yè)性收費標準，應(yīng)使用的文種是(C)。

A、請示

B、報告

C、函

D、請示報告

10、應(yīng)用文語言的最基本也是最高的要求是（B）。

A、簡潔

B、準確

C、質(zhì)樸

D、得體

11、成都市人民政府與雙流縣政府之間是（A）。

A、上下級關(guān)系

B、指導(dǎo)關(guān)系

C、平行關(guān)系

D、不相隸屬關(guān)系

12、決定具有（B）等特點。

A、周知性、執(zhí)行性、穩(wěn)定性

B、規(guī)定性、指導(dǎo)性、穩(wěn)定性

C、指導(dǎo)性、規(guī)范性、周知性

D、執(zhí)行性、指導(dǎo)性、強制性

13、公文標題中除（B）名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。

A、法定公文

B、法規(guī)、規(guī)章

C、政府文件

D、領(lǐng)導(dǎo)指示

14、聯(lián)合上報的公文，應(yīng)該由（B）加蓋印章。

A、所有機關(guān)

B、主辦機關(guān)

C、發(fā)文機關(guān)

D、審批機關(guān)

15、《保護生態(tài)環(huán)境，促進可持續(xù)發(fā)展——X縣發(fā)展生態(tài)農(nóng)業(yè)的調(diào)查》，這個標題是（D）。

A、公文式標題

B、四項式標題

C、新聞式單標題

D、新聞式雙標題

16、一份處分決定的結(jié)尾寫道：“希望各單位組織職工學(xué)習(xí)，認真落實整改措施，搞好交通安全管理，加強駕駛?cè)藛T的安全知識教育，堅決杜絕重大事故的再次發(fā)生?！边@是采用了（D）的結(jié)尾形式。

A、歸結(jié)式

B、說明式

C、申明式

D、期望式

17、下列標題中，錯誤的有（ABCD）。

A、x市人民政府批轉(zhuǎn)市科委關(guān)于開展科技扶貧工作的報告

B、x縣人民政府切實加強農(nóng)田水利基本建設(shè)的通知

C、x市國稅局轉(zhuǎn)發(fā)x縣國稅局關(guān)于開展依法納稅宣傳工作的意見的通知

D、x縣勞動就業(yè)局批轉(zhuǎn)市勞動就業(yè)局關(guān)于加強勞務(wù)市場管理的規(guī)定的通知

18、下列通知結(jié)語中正確的有（ACD）。

A、特此通知

B、此通知

C、以上規(guī)定希認真貫徹執(zhí)行

D、現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行

19、總結(jié)的下列標題中，正確的有（BCD）。

A、X縣人民政府1997年總結(jié)

B、X地區(qū)民政局關(guān)于扶貧助殘工作的總結(jié)

C、強化綜合治理，抓好社區(qū)服務(wù)——X市城管委街道管理工作總結(jié)

D、高標準，嚴要求，搞好集貿(mào)市場管理

20、有平行關(guān)系、不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間的主要行文是（C）。

A、上行文

B、下行文

C、平行文

D、多向行文

21、國家行政機關(guān)公文成文時間正確的寫法是（B）。

A、2007年2月21日

B、二○○七年十二月二十一日

C、二00七年二月二十一日

D、二○○七年十二月廿一日

22、述職報告的結(jié)構(gòu)應(yīng)該由（D）組成。

A、標題、正文、落款

B、標題、正文

C、標題、稱謂、內(nèi)容、落款

D、標題、稱謂、正文、落款

23、X市法制局擬行文請求該市財政局增撥普法教育經(jīng)費，應(yīng)該使用的文種是(D)。

A、請示

B、報告

C、請示報告

D、函

24、下列通知標題中，書寫正確的是(B)。

A、X縣政府轉(zhuǎn)發(fā)《X省人民政府關(guān)于加強城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的通知》的通知

B、X縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)X省人民政府關(guān)于加強城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的通知的通知

C、X縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)《X市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)的通知》的通知

D、X縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)贅?007〕27號文的通知

25、下列行文規(guī)則中，有錯誤的一項是（C）。

A、報告中不得夾帶請示事項

B、請示一般應(yīng)逐級上報，只送一個主送機關(guān)

C、黨政機關(guān)與其他單位聯(lián)合行文時，不必考慮級別層次相同或相近

D、若公文內(nèi)容涉及其他機關(guān)時，主辦機關(guān)應(yīng)與其協(xié)商一致，方可向下行文

26、寫作請求指示的請示，應(yīng)該把重點放在（A）上。

A、情況的陳述和問題的強調(diào)

B、意見、辦法的說明

C、情況的通報

D、問題的協(xié)調(diào)

27、下列各項中，屬于應(yīng)用文語言表達的基本要求是（ABCD）。

A、準確

B、簡潔

C、質(zhì)樸

D、得體

28、下列事項中，可以用函行文的有（ABC）。

A、X縣政府辦公室擬行文向省政府辦公廳詢問舉辦秘書培訓(xùn)班的有關(guān)事項

B、X市人事局擬行文給X大學(xué)，了解在該校就讀的本地籍畢業(yè)生的情況

C、X市法制局擬行文請求該市人事局批準錄用XX等3人為公務(wù)員

D、X縣畜牧局擬行文請求縣政府撥給種羊示范養(yǎng)殖場發(fā)展基金

第五篇：《公文格式參考(部分)》

公文格式參考（部分）

一、標題

一般用2號宋體字，加粗。標題分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。

二、正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字（不加粗）、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

三、段落縮進和間距設(shè)置

（一）段落設(shè)置可用以下兩種常用方式進入：1.在文檔“菜單欄”處，點擊“格式”按鈕，選擇“段落”；2.在當前文檔點擊鼠標右鍵，選擇“段落”。

（二）進入段落設(shè)置后，選擇“縮進和間距”選項卡，設(shè)置如下：1.對齊方式為“兩端對齊”；2.左右縮進值均為“0”字符，特殊格式為“首行縮進2字符”；3.段前、段后間距均為“0”行，行距設(shè)置固定值為“27”磅。如下圖示：

四、落款單位

居右排，后空2個字，上空2行。

五、成文日期中的數(shù)字

位于落款單位下行。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。