第一篇：公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范3

（三）語言要求

公文的語言雖然只是一個(gè)形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡(jiǎn)明。

1.準(zhǔn)確。公文的語言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。

2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)意思。

3.簡(jiǎn)要。公文語言的簡(jiǎn)要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會(huì)讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡(jiǎn)明扼要是公文寫作的一項(xiàng)基本要求。要使公文語言簡(jiǎn)要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡(jiǎn)要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。

二、公文的行文

行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，也即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系。

（一）行文分類

按照公文在各級(jí)機(jī)關(guān)之間的運(yùn)行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應(yīng)地，行文關(guān)系也可分為上行文關(guān)系、平行文關(guān)系和下行文關(guān)系三種。

1.上行文。上行文即下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種。由于下級(jí)機(jī)關(guān)要對(duì)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，因此逐級(jí)行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級(jí)行文和越級(jí)行文的方式。上行文包括報(bào)告、請(qǐng)示和議案三種公文類型。

2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門之間的行文。平行文多采用公函文件。

3.下行文。下行文即上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，一般可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議記要等9種。

（二）行文規(guī)則

各級(jí)機(jī)關(guān)之間互相行文時(shí)，務(wù)必要遵守如下一些規(guī)則。

1.行文機(jī)關(guān)應(yīng)明確發(fā)文權(quán)限，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文。對(duì)超出自己權(quán)限的待處理事項(xiàng)，應(yīng)行文商請(qǐng)職權(quán)部門發(fā)文或雙方聯(lián)名行文，不可越俎代庖。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。

2.下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，不可隨意越級(jí)向上行文。如有特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示，則應(yīng)抄報(bào)所越機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)如有必要越級(jí)向下行文時(shí)，亦應(yīng)同時(shí)抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

3.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主報(bào)機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)示的問題。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

4.貫徹黨政分開原則，實(shí)行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委的工作，則應(yīng)以黨委名義行文。

5.若待辦事項(xiàng)涉及多個(gè)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，或多個(gè)機(jī)關(guān)遇有相同問題需請(qǐng)示和報(bào)告時(shí)，各機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的各方應(yīng)是同一級(jí)別。各部門若對(duì)某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。

6.經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上發(fā)表的行政公文，應(yīng)被視為正式公文而依照?qǐng)?zhí)行。如不另外行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)在報(bào)刊上發(fā)表該文時(shí)加以注明。

7.本著精簡(jiǎn)高效的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。盡量減少行文的中間環(huán)節(jié)，不重復(fù)行文。

三、公文的辦理

依照國家有關(guān)規(guī)定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序?！币话愣裕霓k理是指各級(jí)行政機(jī)關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對(duì)它進(jìn)行的辦復(fù)。

（一）基本要求

基層公務(wù)員辦理公文務(wù)必須遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全三項(xiàng)基本要求。

1.準(zhǔn)確。所謂辦理公文要準(zhǔn)確，是指辦理公文的每個(gè)環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

2.及時(shí)。為提高辦事效率，基層公務(wù)員辦理公文時(shí)務(wù)必要及時(shí)，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強(qiáng)化時(shí)間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養(yǎng)成限定時(shí)間內(nèi)辦好公文的良好習(xí)慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對(duì)于緊急公文，更須及時(shí)處理。二是要縮短運(yùn)轉(zhuǎn)周期。公務(wù)人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時(shí)間，促進(jìn)公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費(fèi)不必要的時(shí)間。三是要簡(jiǎn)化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效率低下。

3.安全?；鶎庸珓?wù)員在辦理公文時(shí)要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴(yán)守國家機(jī)密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。

為了確保公文的安全，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)公文安全的重要性；要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。

第二篇：公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范17

三、通話的用語

使用電話的過程實(shí)質(zhì)上是用語言進(jìn)行交流的過程，語言是信息傳遞的載體，因此語言的使用是電話形像中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一般而言，基層公務(wù)員在使用電話時(shí)都應(yīng)當(dāng)遵循禮貌、規(guī)范、溫和、文雅這四項(xiàng)基本的用語要求。

（一）用語禮貌

用語是否禮貌，是對(duì)通話對(duì)象尊重與否的直接體現(xiàn)，也是個(gè)人修養(yǎng)高低的直觀表露。要做到用語禮貌，就應(yīng)當(dāng)在通話過程的始終較多地使用敬語、謙語。通話開始時(shí)的問候和通話結(jié)束時(shí)的道別，是必不可缺的禮貌用語。

通話人開口的第一句話事關(guān)自己留給對(duì)方的第一印象，因此要慎重對(duì)待。一句“您好”可以讓對(duì)方備感自然和親切，而一張嘴就“喂喂”個(gè)不停，或者詢問對(duì)方“有人嗎”，甚至“單刀直入”地盤問“你找誰”、“你是誰”、“什么事啊”等，都是極不禮貌的開場(chǎng)白。

通話過程中，通話人應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況適時(shí)選擇運(yùn)用“謝謝”、“請(qǐng)”、“對(duì)不起”一類禮貌用語；通話結(jié)束時(shí)須說“再見，”若通話一方得到了某種幫助，則應(yīng)不忘致謝。通話結(jié)束可主動(dòng)征求對(duì)方意見：“就談到這里，好嗎？”等對(duì)方說完放下話筒，再掛電話。

(二)用語規(guī)范

基層公務(wù)員的通話用語往往是有一定之規(guī)的，這種規(guī)范性主要體現(xiàn)在通話人的問候語和自我介紹這兩項(xiàng)基本內(nèi)容之上。

例如，發(fā)話人可以這樣自報(bào)家門：“您好，我是市郵政局局長郭華林?！彪S后再告訴對(duì)方自己找的通話對(duì)象：“請(qǐng)問金宇翔先生在嗎？”或者說：“我可以和金宇翔先生通話嗎？”

如果是給尋呼臺(tái)打電話或者需要總機(jī)轉(zhuǎn)接時(shí)，發(fā)話人可說：“小姐您好！麻煩您呼8023，謝謝！”或者說：“小姐您好！請(qǐng)幫我接分機(jī)號(hào)527，謝謝！”如果是回傳呼，發(fā)話人可說：“您好！我是李云，請(qǐng)問剛才誰呼8023？”

為了使發(fā)話人及時(shí)了解其所撥號(hào)碼是否正確，或本人是否發(fā)話人所找之人，受話人同樣應(yīng)當(dāng)主動(dòng)自報(bào)家門：“您好！市政府接待處，我是王平?！比绻菃挝还灿秒娫?，則只須報(bào)上本單位名稱即可。至于“請(qǐng)問您找哪一位”之類的話，則可說可不說。

（三）用語溫婉

通話時(shí)語氣的把握至關(guān)重要，因?yàn)樗苯臃从持ㄔ捜说霓k事態(tài)度。語氣溫和、親切、自然，往往會(huì)使對(duì)方對(duì)自己心生好感，從而有助于交往進(jìn)行；語氣生硬傲慢、拿腔拿調(diào)，則無助于工作的順利開展。

為確保信息的準(zhǔn)確傳遞，通話人在通話過程中應(yīng)當(dāng)力求發(fā)音清晰、咬字準(zhǔn)確、音量適中、語速平緩。要做到這一點(diǎn)，通話人應(yīng)當(dāng)在細(xì)節(jié)問題上予以充分的注意。例如通話過程中始終使話筒與嘴部保持2—3厘米的間距，就能有效保證音量的適度。

如果自己說話帶有口音，或覺察到對(duì)方聽著較困難，就應(yīng)有意識(shí)地調(diào)整語速和音量；如果由于種種原因聽不太清對(duì)方的話，則應(yīng)委婉地告訴對(duì)方：“對(duì)不起，我們這邊線路有點(diǎn)問題，我聽不清楚您的聲音，請(qǐng)大點(diǎn)聲好嗎？”對(duì)方調(diào)整過來后再向?qū)Ψ街轮x，切不可抱怨對(duì)方。

（四）用語文雅

通話過程中，為了不影響他人的正常工作，通話雙方都應(yīng)對(duì)自己的說話音量和方式加以控制。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時(shí)高時(shí)低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語，鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意。

除了用語要文雅外，通話人的舉止亦應(yīng)保持文雅。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。通話時(shí)應(yīng)避免過分夸張的肢體動(dòng)作，以防帶來嘈雜之聲。

第三篇：公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范18

四、通話的時(shí)間

基層公務(wù)員的電話形像不僅體現(xiàn)在準(zhǔn)備的實(shí)施、語言的運(yùn)用和態(tài)度的把握上，而且還反映在通話人時(shí)間感的具備上。通話人時(shí)間感的強(qiáng)弱往往能間接而微妙地折射出其辦事效率的高低和工作能力的大小。而對(duì)時(shí)間感強(qiáng)弱的判斷往往可以從如下三方面予以具體把握。

（一）擇時(shí)通話

通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上至關(guān)重要。為確保信息的有效傳達(dá)，發(fā)話人應(yīng)根據(jù)通話對(duì)象的具體情況選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)，盡量為受話人多考慮一些，尤其要避免打擾對(duì)方休息。

一般而言，公務(wù)電話應(yīng)當(dāng)在周一至周五的上班時(shí)間撥打，不宜在下班之后或例行的假日撥打，更不能在凌晨、深夜、午休或用餐時(shí)間“騷擾”他人。如確有急事不得不打擾別人休息時(shí)，務(wù)必在接通電話后向?qū)Ψ街虑浮?/p>

如果是打國際長途，則應(yīng)先計(jì)算一下本地與目的地的時(shí)差，然后選擇一個(gè)合適的時(shí)間，應(yīng)盡量照顧對(duì)方是否方便，而不可總是以自己為中心。

（二）安排順序

基層公務(wù)員在工作時(shí)通常會(huì)遇到這樣的情況，即同時(shí)有兩個(gè)電話待接，而辦公室內(nèi)暫時(shí)只有自己一人，這一問題如何應(yīng)付呢？

一般而言，公務(wù)人員可在接聽任一電話前迅速請(qǐng)求隔壁辦公室的同事幫忙接聽其中一個(gè)，自己接另一個(gè)，接聽完畢后再詢問另一個(gè)電話的具體情況。

但為了不影響其他工作人員，基層公務(wù)員可先接聽首先打進(jìn)來的電話，在向其解釋并征得同意后，再接聽另一個(gè)電話，并讓第二個(gè)電話的通話對(duì)象留下電話號(hào)碼，告之稍候再主動(dòng)與他聯(lián)系，然后再迅速轉(zhuǎn)聽第一個(gè)電話。如果兩個(gè)電話中有一個(gè)較另一個(gè)更重要，則應(yīng)先聽重要的一個(gè)。例如應(yīng)當(dāng)先聽長途來電再接市內(nèi)來電，先聽緊急電話再接一般性公務(wù)電話等。

不管先接聽了其中的哪個(gè)電話，都應(yīng)當(dāng)在接聽完畢后迅速撥通第二個(gè)電話，不宜讓對(duì)方久等。切不可同時(shí)接聽兩個(gè)電話，或只聽一個(gè)電話而任由另一個(gè)來電鈴響不止，更不可接通了兩個(gè)電話后只與其中一個(gè)交談，而讓另一個(gè)在線上空等。

（三）節(jié)約時(shí)間

電話作為一種便捷的通訊工具，其目的在于提高工作效率。因此基層公務(wù)員在使用電話時(shí)，務(wù)必要做到長話短說，以節(jié)約通話時(shí)間。

基層公務(wù)員使用電話要有一個(gè)明確的指導(dǎo)思想，即除非有重要問題須反復(fù)強(qiáng)調(diào)、解釋，在正常情況下，一次通話時(shí)間應(yīng)控制在3分鐘之內(nèi)。這一做法在國際上通稱為“通話3分鐘”原則，它在許多國家都被當(dāng)作一項(xiàng)制度，要求每一位公務(wù)員嚴(yán)格遵守。

發(fā)話人要貫徹“通話3分鐘”原則，首先應(yīng)當(dāng)在通話前大致估算一下需要多少時(shí)間把話講完，如何安排可使通話時(shí)間限定于3分鐘之內(nèi)。通話時(shí)，發(fā)話人須明確自己的通話主題，言簡(jiǎn)意賅地表達(dá)清楚，要做到主次分明、詳略得當(dāng)，明確什么該說，什么不該說，什么要多說，什么要少說。說話切勿東拉西扯、漫無邊際，更不可說一些類似“猜猜我是誰”、“知道我找你有什么事嗎”的廢話。如果通話內(nèi)容已陳述清楚，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)結(jié)束通話，無需嘮叨。

通話過程中，若通話人須取一些相關(guān)資料或暫時(shí)離開去辦重要事宜時(shí)，應(yīng)在30秒之內(nèi)解決。若超過30秒，須征得對(duì)方同意并致以歉意，或先暫時(shí)掛斷電話，完事后再撥打過去。

需強(qiáng)調(diào)的是，“通話3分鐘”原則旨在要求基層公務(wù)員通話時(shí)用語簡(jiǎn)潔、節(jié)省時(shí)間，而并不要求通話人刻意追求3分鐘的精確時(shí)限?！巴ㄔ?分鐘”原則應(yīng)當(dāng)主要由發(fā)話人靈活把握。

第四篇：公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范7

一、基本的要求

基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說明性的，都必須嚴(yán)格遵守一些共同的規(guī)范性要求。

（一）立據(jù)態(tài)度

基層公務(wù)員所立之據(jù)多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著“認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。

具體而言，基層公務(wù)員不能礙于熟人的面子，該立據(jù)時(shí)不立據(jù)，所立之據(jù)模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據(jù)之后不妥善保管，等等。

執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務(wù)員務(wù)必要認(rèn)真立據(jù)。各類各據(jù)的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時(shí)應(yīng)由立據(jù)者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應(yīng)在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負(fù)責(zé)。條據(jù)最后還要寫明立據(jù)的詳細(xì)日期。

（二）立據(jù)語言

條據(jù)的語言應(yīng)符合簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確兩大要求。

1.簡(jiǎn)單。條據(jù)實(shí)質(zhì)是對(duì)書信的簡(jiǎn)化。能以條據(jù)形式表達(dá)的內(nèi)容通常都是簡(jiǎn)單的內(nèi)容，復(fù)雜的內(nèi)容不宜用條據(jù)表述。一般情況下，一張條據(jù)只能說明一件事，切勿一據(jù)多事。相應(yīng)地，條據(jù)的語言也應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡(jiǎn)語言是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡(jiǎn)單而致使表述不清。

2.準(zhǔn)確。條據(jù)的語言應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，不可在條據(jù)上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關(guān)鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務(wù)必要保持整潔，不能有任何涂改。若發(fā)現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤，應(yīng)另立一據(jù)。在書寫金額數(shù)量時(shí)，應(yīng)采用大寫漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（三）立據(jù)用具

基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)為確保條據(jù)的有效性，應(yīng)選擇整潔耐用的工具。

對(duì)于條據(jù)寫作時(shí)所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。條據(jù)的用紙應(yīng)當(dāng)整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據(jù)。立據(jù)時(shí)最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍(lán)黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。

（四）條據(jù)保管

任何條據(jù)都是用來證明或說明某項(xiàng)事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價(jià)值。因此，基層公務(wù)員務(wù)必要對(duì)收到的條據(jù)進(jìn)行妥善保管，有時(shí)還應(yīng)在給他人立據(jù)后留有樣據(jù)，以便日后核實(shí)之用。

基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。要將各類條據(jù)分門別類保管，存放條據(jù)之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀條據(jù)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地當(dāng)著收據(jù)者的面予以銷毀。

二、具體的規(guī)范

條據(jù)可分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)，而這兩大類條據(jù)又可根據(jù)功能的不同再細(xì)分為各類條據(jù)。每一類條據(jù)的撰寫和使用都應(yīng)當(dāng)遵守一定之規(guī)。

（一）憑據(jù)性條據(jù)

憑據(jù)性條據(jù)，指的是為證明某一事實(shí)或契約而出具的條據(jù)。憑據(jù)性條據(jù)一般要求出據(jù)者在某一事實(shí)或契約發(fā)生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽(yù)的保證和憑據(jù)加以保存。憑據(jù)性條據(jù)通常由標(biāo)題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領(lǐng)條和發(fā)條等幾類。

1.借條。借條又叫借據(jù)，是指在借到個(gè)人或公家的錢物時(shí)所寫的條據(jù)。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當(dāng)場(chǎng)銷毀。

若是向個(gè)人借錢借物時(shí)所寫的條據(jù)，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。

借條上應(yīng)標(biāo)明“借條”二字。正文中應(yīng)明確寫清借了什么、借了多少、歸還期限等內(nèi)容。向公家借錢借物還應(yīng)寫明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標(biāo)上日期。

2.欠條。欠條實(shí)質(zhì)是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時(shí)，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應(yīng)立下欠條。有時(shí)，在借用了錢物之后補(bǔ)寫的用作憑證的條據(jù)亦可稱為欠條。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。

3.收條。收條有時(shí)或稱收據(jù)，指在收到其他個(gè)人或單位的錢物后，專門立下的憑據(jù)，交給對(duì)方。收條可寫一份，也可采用兩聯(lián)單或三聯(lián)單的形式以便日后核實(shí)之用。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報(bào)銷憑證。

歸還錢物時(shí)，如果被借方不在場(chǎng)，而由他人出面代為收下時(shí)，代收者應(yīng)出據(jù)收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場(chǎng)，則只需交還給借方借條，而不必出據(jù)收條。

4.領(lǐng)條。領(lǐng)條即個(gè)人或某一機(jī)關(guān)單位向另一機(jī)關(guān)單位領(lǐng)取錢物時(shí)，領(lǐng)取時(shí)給發(fā)放錢物者留下來保存的條據(jù)。如果是代替他人領(lǐng)取錢物，則應(yīng)注明“代領(lǐng)”二字，并寫上代領(lǐng)者與被代領(lǐng)者的姓名。

5.發(fā)條。發(fā)條即機(jī)關(guān)單位在發(fā)放錢物時(shí)寫給領(lǐng)取者的條據(jù)。發(fā)條不同于發(fā)票。發(fā)條往往限于零擔(dān)小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡(jiǎn)單憑證。而發(fā)票則是由國家稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的，有嚴(yán)格的規(guī)范樣式。

第五篇：公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范5

（二）封文格式

封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。國內(nèi)郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉(zhuǎn)的信函，其封文有著不同的具體格式內(nèi)容。

1.國內(nèi)郵寄信函。在交付郵寄的國內(nèi)信函信封上，應(yīng)先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然后另起一行書寫收信者的詳細(xì)地址。收信者姓名應(yīng)以稍大字體書寫于信封的正中央。信封的右下方，應(yīng)寫清寄信者的地址、姓名（有時(shí)可只寫姓氏）以及郵編。

2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應(yīng)是姓名、地址、郵編、國名。書寫地址時(shí)應(yīng)自小而大，與國內(nèi)寫法相反。書寫時(shí)應(yīng)盡量使各行文字左右對(duì)齊。

3.托帶信函。在托人帶交的信封上，內(nèi)容一般較為簡(jiǎn)潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規(guī)范和要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守。

一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當(dāng)使用素色信封。

二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍(lán)色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應(yīng)以端正的字體書寫，以表尊敬。

三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對(duì)收信者稱呼之用，因此必須采用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼?！跋壬?、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關(guān)系的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。

四是郵編郵票。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。書寫要清晰工整，一字一格。

直式信封的郵票應(yīng)粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應(yīng)貼在右上角。郵票應(yīng)貼得端端正正，給人以尊重、踏實(shí)之感。寄航空、掛號(hào)等信函時(shí)，需加貼標(biāo)簽。標(biāo)簽應(yīng)粘貼端正。

二、回復(fù)與管理

對(duì)于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對(duì)于公務(wù)信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。

（一）回復(fù)信函

使用公務(wù)信函必然是有事要談，有事要辦。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時(shí)無誤地送到預(yù)定對(duì)象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。因此，基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后，務(wù)必要以適當(dāng)?shù)姆绞接枰约皶r(shí)回復(fù)，以示對(duì)對(duì)方的尊重。

1.回復(fù)及時(shí)?；鶎庸珓?wù)員在收到公務(wù)信函后應(yīng)盡快回復(fù)，切不可拖拖拉拉、懶散對(duì)待，甚至不予理睬和回復(fù)。否則便會(huì)被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂心忡忡，公務(wù)也不能及時(shí)辦理。

2.回復(fù)方式。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循“照舊”原則，即以函復(fù)函。如果因故改變回復(fù)方式，應(yīng)向?qū)Ψ降烂髟颉楸M早消除對(duì)方的擔(dān)憂之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對(duì)方信函已收到，然后再及時(shí)復(fù)函。

復(fù)函時(shí)除對(duì)對(duì)方的提議、要求作詳實(shí)答復(fù)外，還應(yīng)告之所收到的是何時(shí)所發(fā)的信函，我方又是何時(shí)收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這么做。如告訴對(duì)方：“您于3月6日發(fā)出的信函，我在11日收到了?！?/p>

3.解釋延誤?；鶎庸珓?wù)員在收到公函后，如果當(dāng)時(shí)確實(shí)無法及時(shí)回復(fù)，則必須先電告對(duì)方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧?，然后再抽時(shí)間予以回復(fù)。

如果在回函時(shí)遇到困難，例如對(duì)方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對(duì)方見面時(shí)表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。要表現(xiàn)出坦誠的態(tài)度，以便早讓對(duì)方另做安排。

（二）妥善管理

每一封公務(wù)信函都可算是各級(jí)行政機(jī)關(guān)開展公務(wù)的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價(jià)值。因此，基層公務(wù)員必須加強(qiáng)對(duì)公函的管理。

1.嚴(yán)格保管?；鶎庸珓?wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)收到的公函進(jìn)行分類整理，妥善保存于安全之處。按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準(zhǔn)，基層公務(wù)員不得將公函進(jìn)行公開傳閱或發(fā)表。涉及黨和國家機(jī)密的信函，更應(yīng)嚴(yán)格管理，不得隨意進(jìn)行口頭擴(kuò)散或書面引用。

2.定期銷毀。對(duì)于那些沒有保存價(jià)值的信函，基層公務(wù)員可予以定期銷毀。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，銷毀信函應(yīng)經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)登記在冊(cè)。銷毀時(shí)應(yīng)有專人在場(chǎng)監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。

切勿將信函隨便當(dāng)作垃圾扔掉，或當(dāng)廢紙賣掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。