第一篇：公司檔案管理通知(2013年12月)

關(guān)于公司檔案管理的通知

（2013年12月）

公司全體員工：

請將公司在工作活動中形成的各種有保存價值、需要歸檔的文件、資料……等，在事項辦理完畢后，收集齊全及時送交公司檔案管理人員統(tǒng)一歸檔。

1.禁止跨年度歸檔。

2.認(rèn)真做好公文辦理記錄工作。目前公司公文辦理記錄主要有6類。

⑴收文記錄（含退文記錄）

⑵發(fā)文記錄（含取文記錄）

⑶用印記錄（含用印審批單及用印銷毀記錄）⑷證照管理記錄

⑸文件移交記錄

⑹直接存（歸）檔記錄。

1.有領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件。

2.無編號，有用印記錄的文件。

3.辦公書籍、工作匯編……等其它資料。

第二篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。

2.3會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

4、總結(jié)性文件。包括公司和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)等。

5、批示性文件。包括公司各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

12、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時間

凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

2、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

3、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會及股東會紀(jì)錄； 1.5財務(wù)報表；

1.6政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

第三篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。

2.3會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

5、批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會及股東會紀(jì)錄； 1.5財務(wù)報表；

1.6政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業(yè)計劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經(jīng)理辦公室起草。

2、本制度經(jīng)董事長批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實施。

第四篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強對公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，公司行財部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理，并對各部門及基地的當(dāng)年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間及時交行財部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，保守機密，遵紀(jì)守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財務(wù)文檔資料

1）財務(wù)、會計管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財務(wù)管理制度；

3）財務(wù)各類憑證、賬冊、報表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護(hù)方面的文件材料；

5）物資采購、價格等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊、臺帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場信息、情報方面的文檔資料

1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料； 3）市場調(diào)查信息資料；

4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機要檔案資料

1、機要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

2、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計技術(shù)資料、重要物資采購信息資料。

2）機密檔案資料包括： ○1財務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營情況；

○4薪資性檔案資料、勞動合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項目資料； ○7項目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會議紀(jì)要； ○2重要項目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財部。

2、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，并進(jìn)行妥善保管。

6、電子文件歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

1、變更、修改、補充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號

第十條 檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號標(biāo)識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財務(wù)專項機要檔案資料由行財部負(fù)責(zé)按會計制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財部負(fù)責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會議紀(jì)要、決議及其他會議資料等由行財部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項檔案資料均由各部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財部檔案室承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第二十條

檔案銷毀時要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公

司各項保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長審批方可查閱；

機密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核報總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十九條 借閱期限最長不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴(yán)格檢查，并對借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報、簡報，快報、會議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會議和行政辦公會議紀(jì)要、會議記錄（永久）

二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

三、公司聯(lián)合召開會議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級部門、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營過程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級、下級部門的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

2、本機關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡報、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營管理活動中形成的文件材料

1、經(jīng)營管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計、審核情況匯總、通報，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

5、不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）

3、以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

4、重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國或出境訪問考察、接待來訪等活動形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀(jì)要等（永久）

附表二

企業(yè)會計檔案保管期限表：

一、會計憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會計賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細(xì)賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。

1、月、季度財務(wù)報告3年

2、財務(wù)報告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會計移交清冊 15年

2、會計檔案保管清冊 永久

3、會計檔案銷毀清冊 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對賬單 5年

第五篇：公司檔案管理資料

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意

摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。