第一篇：檢驗資料檔案管理制度（共）

檢驗資料檔案管理制度

一、目的對檢驗工作中形成的記錄、科技資料，為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和檢測工作符合要求提供證據(jù)，為工作改進(jìn)提供依據(jù)。

二、范圍

2.1 適用于質(zhì)量控制和檢測檢驗活動中的各種質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的歸檔管理。

三、職責(zé)

3.l辦公室人員負(fù)責(zé)往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負(fù)責(zé)在崗人員的人事、業(yè)績考核資料的立卷、歸檔管理。

3.2 各科室負(fù)責(zé)與其相關(guān)的往來文件、儀器設(shè)備等資料的收集、立卷。

3.3 財務(wù)人員負(fù)責(zé)會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。

3.4 宣傳人員負(fù)責(zé)影像資料的收集歸檔管理。

3.5 質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)會同有關(guān)科室設(shè)計和統(tǒng)一質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄的格式及健康相關(guān)產(chǎn)品的檢驗報告，做好質(zhì)量體系活動與技術(shù)運(yùn)作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。

3.6 辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案室保存檔案的借閱。

3.7質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式并批準(zhǔn)實施。

3.8 各科室在質(zhì)量活動和技術(shù)運(yùn)作時，按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，做好各類記錄的收集。

3.9 各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室記錄的預(yù)立檔和移交。

3.10 技術(shù)主管批準(zhǔn)到期記錄(檔案)的銷毀處理。

四、程序

4.1 記錄格式的確定

4.1.1 技術(shù)記錄的格式可由各科室設(shè)計，各科室負(fù)責(zé)人審核。

4.1.2 質(zhì)量記錄的格式由質(zhì)量管理人員組織設(shè)計，經(jīng)質(zhì)量主管審核。

4.1.3 質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式，并批準(zhǔn)實施。

4.1.4 所有經(jīng)批準(zhǔn)受控的記錄格式由質(zhì)量管理科統(tǒng)一編碼標(biāo)識，編制記錄清單，并發(fā)布使用，非受控表格經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后直接投入使用。

4.1.5 在評審和使用過程中發(fā)現(xiàn)記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經(jīng)相應(yīng)審批后發(fā)布使用。質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)通知有關(guān)部門和人員，發(fā)放新的格式表。

4.1.6 上級部門規(guī)定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。

4.2 記錄的內(nèi)容要求與改進(jìn)

4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內(nèi)容必須滿足信息足夠的原則，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；科室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織有關(guān)技術(shù)骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進(jìn)行評定，并隨著實踐不斷改進(jìn)完善。各科室應(yīng)有記錄格式的控制清單，在批準(zhǔn)起用新格式時，原有的格式應(yīng)予以廢除停用。

4.2.2 原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復(fù)現(xiàn)性。檢驗原始記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據(jù)、器材記錄、環(huán)境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結(jié)果及導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢驗人員和校(復(fù))核人員簽字等。

4.3 記錄的填寫

4.3.1 各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)以上職責(zé)和“記錄的管理流程”(附后)要求認(rèn)

真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。

4.3.2 記錄填寫應(yīng)及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。

4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準(zhǔn)要求的，相應(yīng)的簽字人應(yīng)按文件規(guī)定要求進(jìn)行審核、批準(zhǔn)、簽字。

4.3.4 檢測的技術(shù)記錄要記錄技術(shù)操作的過程及結(jié)果再現(xiàn)所需的足夠信息，注意詳細(xì)記錄每次測定條件和環(huán)境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。

4.4 記錄的更改

4.4.1 當(dāng)記錄中出現(xiàn)差錯時，應(yīng)遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應(yīng)在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。

4.4.2 如需改正的數(shù)據(jù)或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標(biāo)識“作廢”兩字，由改正者在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。

4.4.3 電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數(shù)據(jù)丟失或改動。

4.5 記錄(檔案)的收集與歸檔

4.5.1 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。

4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負(fù)責(zé)人審定簽字；記錄檔案卷宗上應(yīng)有該記錄的標(biāo)識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。質(zhì)量管理主管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸

檔。

4.5.3 各科室的質(zhì)量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內(nèi)容分類編目，年末進(jìn)行預(yù)立卷后，凡重要的質(zhì)量控制或涉及質(zhì)量控制的法規(guī)文件填寫《檔案移交清單》，于規(guī)定時間交檔案室歸檔。

4.6 記錄的保存和管理

4.6.1 檔案管理員注意對各類記錄進(jìn)行分類編目、裝訂保存，按“年度---科室---保存期限分類法”進(jìn)行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發(fā)文本》。由辦公室主任、檔案員及有關(guān)科室負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案內(nèi)容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負(fù)責(zé)人審核，報技術(shù)管理層批準(zhǔn)后銷毀。

4.6.2 檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制；設(shè)置記錄檔案框架。

4.6.3 記錄檔案應(yīng)存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和制度，執(zhí)行相應(yīng)的保密和保護(hù)所有權(quán)的程序

4.6.4 電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。

4.6.5 檔案員要及時對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計登記表》報上級部門。

4.7 記錄(檔案)的借閱

4.7.1 對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經(jīng)相應(yīng)檔案管理科室負(fù)責(zé)人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業(yè)范圍的業(yè)務(wù)檔案，受

控文件資料借閱按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.7.2 外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質(zhì)量檔案須經(jīng)質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他檔案經(jīng)相關(guān)管理部門批準(zhǔn)。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。

4.7.3 工作人員借閱檔案資料應(yīng)先提出申請，經(jīng)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱與本人目前從事專業(yè)有關(guān)的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發(fā)現(xiàn)有損、撕、涂改或泄露檔案內(nèi)容者，檔案管理者必須及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取適當(dāng)?shù)募m正措施。

4.8 記錄的清理、處置和銷毀

4.8.1 辦公室主任(或科室負(fù)責(zé)人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進(jìn)行審閱，有價值的檔案繼續(xù)保存，確認(rèn)無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報技術(shù)管理層審批同意后，由規(guī)定機(jī)構(gòu)監(jiān)督銷毀。

五、記錄的管理流程

質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄格式的設(shè)計與審定

↓

記錄格式的填寫

↓

記錄的唯一性標(biāo)識

↓

記錄的收集

↓

記錄的編目

↓

記錄的歸檔與保存

↓

記錄的檢索與查閱、借閱

↓

記錄的儲存、保管與維護(hù)

↓

記錄的清理、銷毀和處置

高唐縣疾病預(yù)防控制中心

2011年6月4日

第二篇：食品檢驗資料檔案管理制度

食品檢驗資料檔案管理制度

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)中心食品檢測資料檔案管理工作，使各類資料便于

借閱利用，為符合法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、客戶、法定機(jī)構(gòu)、認(rèn)證/認(rèn)可等組織的要求提供客觀證據(jù)，根據(jù)中心規(guī)章制度和質(zhì)量管理體系文件的要求，制定本制度。

第二條 食品檢驗資料歸檔范圍：

食品檢驗報告、檢驗原始記錄（采/抽樣記錄、收樣記錄、內(nèi)部質(zhì)控資料、合同、工作單、樣品準(zhǔn)備、原始觀測記錄、計算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)等）、參加外部能力驗證活動資料、檢驗標(biāo)準(zhǔn)或操作規(guī)程、檢驗結(jié)果登記、儀器運(yùn)行狀況記錄等。

第三條 交管期陰：

健康相關(guān)食品產(chǎn)品的檢驗報告、檢驗原始記錄由報告編制人，參加外部能力驗證活動資料由檢驗組負(fù)責(zé)人在檢驗完成后三個工作日內(nèi)交綜合業(yè)務(wù)管理辦公室歸檔；其它資料由檢驗人員在檢驗完成后三個工作日內(nèi)交部門兼職檔案員在本科室整理歸檔，于次年初集中送中心檔案室存檔。

第四條 保管期限：

食品檢驗報告、檢驗原始記錄等保存期五年。

第五條 保管方式、條件：

中心檔案管理員對各類報告、記錄進(jìn)行分類編目，存放有序，便于存取、檢索和借閱。檔案室環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等。

第六條 檔案調(diào)閱、復(fù)制、清理、處置和銷毀：

檔案調(diào)閱、復(fù)制、清理、處置和銷毀需辦理相關(guān)手續(xù)，具體按中心檔案有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第七條 檔案資料應(yīng)清晰明了，并注意完整、規(guī)范、保密，不得用圓珠筆

書寫，不得用熱敏打印紙，不得損毀、丟失、涂改、偽造、擅自抄錄、銷毀、出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送檢驗資料，資料利用者必須注意保守機(jī)密，不得向無關(guān)人員泄密檔案的內(nèi)容，未經(jīng)同意，不得將檔案帶出。

第八條 電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、更盤、光盤不損壞，確保記錄完整，并采取有效措施，避免原始信息或數(shù)據(jù)的丟失或改動。

第九條 違反本制度之規(guī)定者，按照中心規(guī)章制度進(jìn)行處理，必要時，移

交司法機(jī)關(guān)處理。

第三篇：食品檢驗資料檔案管理制度doc

檢驗、技術(shù)資料檔案管理制度

一、目的

對各項工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進(jìn)行控制，為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和檢測工作符合要求提供證據(jù)，為工作改進(jìn)提供依據(jù)。

二、范圍

2.1 適用于質(zhì)量控制和檢測活動中的各種質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄、各部門間的往來文件的歸檔管理等。

三、職責(zé)

3.l 質(zhì)控部辦公室人員負(fù)責(zé)往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負(fù)責(zé)在崗人員的人事、業(yè)績考核資料的立卷、歸檔管理。

3.2 各科室負(fù)責(zé)與其相關(guān)的往來文件、儀器設(shè)備等資料的收集、立卷。3.3 財務(wù)人員負(fù)責(zé)會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。3.4 宣傳人員負(fù)責(zé)影像資料的收集歸檔管理。

3.5 質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)會同有關(guān)科室設(shè)計和統(tǒng)一質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄的格式及健康相關(guān)產(chǎn)品的檢驗報告，做好質(zhì)量體系活動與技術(shù)運(yùn)作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。

3.6 辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案室保存檔案的借閱。

3.7質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式并批準(zhǔn)實施。

3.8 各科室在質(zhì)量活動和技術(shù)運(yùn)作時，按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，做好各類記錄的收集。

3.9 各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室記錄的預(yù)立檔和移交。3.10 技術(shù)主管批準(zhǔn)到期記錄(檔案)的銷毀處理。

四、程序

4.1 記錄格式的確定

4.1.1 技術(shù)記錄的格式可由各科室設(shè)計，各科室負(fù)責(zé)人審核。4.1.2 質(zhì)量記錄的格式由質(zhì)量管理人員組織設(shè)計，經(jīng)質(zhì)量主管審核。4.1.3 質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式，并批準(zhǔn)實施。

4.1.4 所有經(jīng)批準(zhǔn)受控的記錄格式由質(zhì)量管理科統(tǒng)一編碼標(biāo)識，編制記錄清單，并發(fā)布使用，非受控表格經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后直接投入使用。

4.1.5 在評審和使用過程中發(fā)現(xiàn)記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經(jīng)相應(yīng)審批后發(fā)布使用。質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)通知有關(guān)部門和人員，發(fā)放新的格式表。4.1.6 上級部門規(guī)定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。4.2 記錄的內(nèi)容要求與改進(jìn)

4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內(nèi)容必須滿足信息足夠的原則，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；科室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織有關(guān)技術(shù)骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進(jìn)行評定，并隨著實踐不斷改進(jìn)完善。各科室應(yīng)有記錄格式的控制清單，在批準(zhǔn)起用新格式時，原有的格式應(yīng)予以廢除停用。

4.2.2 原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復(fù)現(xiàn)性。檢驗原始記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據(jù)、器材記錄、環(huán)境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結(jié)果及導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢驗人員和校(復(fù))核人員簽字等。4.3 記錄的填寫

4.3.1 各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)以上職責(zé)和“記錄的管理流程”(附后)要求認(rèn)真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。

4.3.2 記錄填寫應(yīng)及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準(zhǔn)要求的，相應(yīng)的簽字人應(yīng)按文件規(guī)定要求進(jìn)行審核、批準(zhǔn)、簽字。

4.3.4 檢測的技術(shù)記錄要記錄技術(shù)操作的過程及結(jié)果再現(xiàn)所需的足夠信息，注意詳細(xì)記錄每次測定條件和環(huán)境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。4.4 記錄的更改

4.4.1 當(dāng)記錄中出現(xiàn)差錯時，應(yīng)遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應(yīng)在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。

4.4.2 如需改正的數(shù)據(jù)或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標(biāo)識“作廢”兩字，由改正者在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。

4.4.3 電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數(shù)據(jù)丟失或改動。4.5 記錄(檔案)的收集與歸檔

4.5.1 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負(fù)責(zé)人審定簽字；記錄檔案卷宗上應(yīng)有該記錄的標(biāo)識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。質(zhì)量管理主管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。

4.5.3 各科室的質(zhì)量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內(nèi)容分類編目，年末進(jìn)行預(yù)立卷后，凡重要的質(zhì)量控制或涉及質(zhì)量控制的法規(guī)文件填寫《檔案移交清單》，于規(guī)定時間交檔案室歸檔。4.6 記錄的保存和管理

4.6.1 檔案管理員注意對各類記錄進(jìn)行分類編目、裝訂保存，按“---科室---保存期限分類法”進(jìn)行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發(fā)文本》。由辦公室主任、檔案員及有關(guān)科室負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案內(nèi)容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負(fù)責(zé)人審核，報技術(shù)管理層批準(zhǔn)后銷毀。

4.6.2 檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制；設(shè)置記錄檔案框架。

4.6.3 記錄檔案應(yīng)存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和制度，執(zhí)行相應(yīng)的保密和保護(hù)所有權(quán)的程序

4.6.4 電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。4.6.5 檔案員要及時對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計登記表》報上級部門。4.7 記錄(檔案)的借閱

4.7.1 對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經(jīng)相應(yīng)檔案管理科室負(fù)責(zé)人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業(yè)范圍的業(yè)務(wù)檔案，受控文件資料借閱按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.7.2 外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質(zhì)量檔案須經(jīng)質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他檔案經(jīng)相關(guān)管理部門批準(zhǔn)。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。

4.7.3 工作人員借閱檔案資料應(yīng)先提出申請，經(jīng)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱與本人目前從事專業(yè)有關(guān)的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發(fā)現(xiàn)有損、撕、涂改或泄露檔案內(nèi)容者，檔案管理者必須及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取適當(dāng)?shù)募m正措施。

4.8 記錄的清理、處置和銷毀

4.8.1 辦公室主任(或科室負(fù)責(zé)人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進(jìn)行審閱，有價值的檔案繼續(xù)保存，確認(rèn)無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報技術(shù)管理層審批同意后，由規(guī)定機(jī)構(gòu)監(jiān)督銷毀。

五、記錄的管理流程

質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄格式的設(shè)計與審定

↓

記錄格式的填寫

↓

記錄的唯一性標(biāo)識

↓

記錄的收集

↓

記錄的編目

↓

記錄的歸檔與保存

↓

記錄的檢索與查閱、借閱

↓

記錄的儲存、保管與維護(hù)

↓

記錄的清理、銷毀和處置

第四篇：資料檔案管理制度

駐地辦監(jiān)理檔案資料管理的職責(zé)

檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料是公路工程建設(shè)監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容；是制止公路工程建設(shè)行為的隨意性和盲目性；保證建設(shè)行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策；保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實施，進(jìn)度、造價按計劃、合同實行。

1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進(jìn)行檢查。

2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的地方，應(yīng)及時向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請示，并將答復(fù)及時反饋施工單位。

3、完成監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料和獨(dú)立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。

4、為實現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo)，駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過程中必須使用建設(shè)單位統(tǒng)一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

5、從建設(shè)項目開工之日起，駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設(shè)計文件、綜合管理類的往來文件、獨(dú)立籌建資料及工程監(jiān)理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，力求做到資料整理與施工進(jìn)度同步。在對建設(shè)項目的形成、積累的資料分階段進(jìn)行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監(jiān)理辦應(yīng)按時整理，工程竣工后移交建設(shè)單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設(shè)計文件及非紙張載體資料按、按合同段、按問題、按保管期限進(jìn)行整理；獨(dú)立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進(jìn)行整理。

6、駐地監(jiān)理辦設(shè)一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理本建設(shè)項目在監(jiān)理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設(shè)備。

7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設(shè)計單位之間的有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用及其它的一切往來函件和報表均應(yīng)分類編號歸檔保存。

307國道綏德北過境線駐地辦

第五篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度

一、記錄的收集

1．檢測人員對已完成的質(zhì)量活動，按規(guī)定的記錄格式認(rèn)真做好記錄并整理收集。

2．檢測原始記錄應(yīng)填寫完整、及時、字跡清楚，不得隨意涂改，確保檢測過程的可復(fù)現(xiàn)性。原始記錄中還應(yīng)包括檢測人員和核驗人員的簽名。3．如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)時，在原數(shù)據(jù)處劃二條水平線，將正確數(shù)據(jù)填寫在上方，并簽更改人姓名。4．檢測數(shù)據(jù)的計量單位均用法定計量單位。

二、記錄的保存

1．各類人員的培訓(xùn)考核記錄、檢定/校準(zhǔn)證書、服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄及檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、由檔案資料員保存，保存期為五年。

2．檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、文件控制記錄由檢測組保存，保存期為五年。

3．技術(shù)人員的技術(shù)檔案、大型儀器設(shè)備的維護(hù)記錄應(yīng)長期保存。

三、記錄的管理

1．各相關(guān)人員應(yīng)及時將記錄交檔案資料員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)。2．存放記錄的場所應(yīng)干燥整潔，具有防盜、防火設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易爆易燃物品，外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。3．檔案資料員應(yīng)及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。

四、記錄的銷毀 各種記錄超過保存期，由檔案資料員提出銷毀申請，經(jīng)試驗室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案資料員進(jìn)行銷毀。

五、檢驗報告的編寫

1．檢測人員根據(jù)檢驗工作的不同項目，選擇合適的檢驗報告格式。2．檢測人員根據(jù)檢測原始記錄，按報告的規(guī)定要求填寫規(guī)定欄目，編制檢驗報告。

3．檢測人員按照檢驗報告編號的規(guī)定對檢驗報告進(jìn)行編號。

六、檢驗報告的核驗

1． 檢測人員在編制的檢驗報告上簽字后，交審核人員審核簽字。2． 審核人員要對檢測人員編制的檢驗報告的正確性、完整性、與原始記錄的一致性進(jìn)行認(rèn)真地審核。

七、檢驗報告的簽發(fā)

1． 工地試驗室負(fù)責(zé)人對檢驗報告與檢驗任務(wù)要求的符合性以及檢驗結(jié)論進(jìn)行審查與批準(zhǔn)。

2．審核的檢驗報告由工地試驗室負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

八、檢驗報告的發(fā)放和存檔

1．經(jīng)工地試驗室負(fù)責(zé)人簽發(fā)的檢驗報告由檔案資料員發(fā)放。2．檔案資料員每月要把檢驗報告分門別類地匯總檢查，并歸檔。