第一篇：測繪成果及資料檔案管理制度

保山市國土資源事務(wù)所測繪 成果資料檔案管理制度

一、目的、依據(jù)

為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果及資料檔案的安全，促進(jìn)測繪成果廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪成果管理條例》制定本制度。

二、適用范圍

對測繪成果及資料檔案的管理適用于本制度。

三、職責(zé)

測繪成果及資料檔案的管理實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，測繪成果及資料檔案管理人員具體負(fù)責(zé)實施。

四、基本規(guī)定

（一）業(yè)務(wù)規(guī)定

1、測繪成果及資料檔案必須按要求歸檔，歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切。

2、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號。

3、測繪成果及資料檔案的接收、移交必須附有清單，嚴(yán)格

清點(diǎn)及簽字手續(xù)。

4、接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。

5、做好保密、防蟲、防盜工作，定期檢查檔案保管情況，對破損、變質(zhì)檔案材料及時上報領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。

（二）檔案借閱規(guī)定

1、建立測繪成果及資料檔案借閱登記制度，借閱者均須填寫借閱登記表。

2、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人如實說明查檔的目的和內(nèi)容，符合條件的辦理手續(xù)后方可查閱。

3、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容須經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容不能復(fù)制且只能在檔案室內(nèi)閱覽。

4、借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、借閱人對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不得在原件上劃線、加注、涂改、圈劃。

6、借閱人退還檔案時檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查有無損壞，文件是否齊全。

（三）成果提供利用規(guī)定

1、需申請使用基礎(chǔ)測繪成果的單位應(yīng)填寫測繪成果使用申請表，經(jīng)中心負(fù)責(zé)人同意，單位分管領(lǐng)導(dǎo)批.2、對涉密基礎(chǔ)測繪成果一般不提供利用，確需使用的須簽訂保密責(zé)任狀。

3、涉密測繪成果只能用于被許可的使用目的和范圍。因使用目的或應(yīng)用項目結(jié)束等原因，須銷毀涉密測繪成果的，必須報本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并報我中心備案。

4、銷毀涉密測繪成果須經(jīng)專人清點(diǎn)、核對、登記、造冊，由本單位主管領(lǐng)導(dǎo)和成果資料檔案負(fù)責(zé)部門派員銷毀。對銷毀的時間、地點(diǎn)、方式及銷毀過程中存在的問題進(jìn)行記錄，與銷毀清冊、領(lǐng)導(dǎo)批示一并存檔。

（四）檔案工作人員要求

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作地規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作基本技能。

2、忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等各項具體工作。

3、負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用收集工作。

4、加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項工作制度

保山市國土資源事務(wù)所

2011年9月

第二篇：測繪成果及資料檔案管理制度

測繪成果及資料檔案管理規(guī)范

1、檔案主管部門認(rèn)證認(rèn)可文件或取得相應(yīng)考核的文件

2、測繪成果及資料檔案管理制度目錄：

一、測繪檔案室職責(zé)

二、檔案移交接收發(fā)送制度

三、檔案統(tǒng)計制度

四、測繪成果及資料歸檔要求

五、檔案管理條例

六、檔案室工作程序

3、測繪成果及資料檔案管理機(jī)構(gòu)、人員情況：

檔案管理共設(shè)二人，一人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及電子文件，另一人負(fù)責(zé)圖紙文件，兩人均經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)。

4、測繪成果及資料檔案管理設(shè)施說明：設(shè)立專門的檔案管理室，擁有專業(yè)的存檔庫房、標(biāo)準(zhǔn)化檔案柜及電腦二臺。

測繪技術(shù)質(zhì)量保證體系

1、質(zhì)量檢驗機(jī)構(gòu)情況：

公司設(shè)有質(zhì)量檢驗組專門從事成品檢驗和生產(chǎn)過程操作規(guī)范性等合格性認(rèn)定工作。所有測繪產(chǎn)品的生產(chǎn)過程都得到質(zhì)量檢驗組的監(jiān)控，最終測繪產(chǎn)品都經(jīng)過質(zhì)量檢驗組組織專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)定合格后方可作為成品交付使用。

2、質(zhì)量檢驗機(jī)構(gòu)人員情況：

質(zhì)量檢驗組共有三人，組長1名（由副總工擔(dān)任），質(zhì)檢驗員2名（經(jīng)驗豐富的工程師）。測繪產(chǎn)品相關(guān)檢測技術(shù)人員均經(jīng)過質(zhì)量管理和測繪產(chǎn)品相關(guān)知識和技能培訓(xùn)，并具有相關(guān)工作經(jīng)驗。

3、測繪成果質(zhì)量管理制度目錄：

一、測繪工程質(zhì)量目標(biāo)管理細(xì)則

二、測繪安全管理規(guī)范

三、測量成果質(zhì)量要求

四、測量成果歸檔要求

4、所通過的國際質(zhì)量保證體系認(rèn)證或取得通過質(zhì)量保證體系考核的文件(復(fù)印件)

5、有關(guān)質(zhì)量管理情況的說明

公司以人為本，以顧客為中心，使用嚴(yán)格的過程管理方法，引入先進(jìn)管理技術(shù)，不斷提高質(zhì)量水平，確保提供給顧客滿足法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)。

建立有在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下的總工辦、項目和施工小組等多級專門質(zhì)量管理和人員，專門從事資料、生產(chǎn)與技術(shù)質(zhì)量管理制度的建立，程序文件和規(guī)范的制定，制度和規(guī)范的實施檢查和產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)查與驗收等質(zhì)量保證工作。

第三篇：測繪成果及資料檔案管理制度（精選）

測 繪 成 果 及 資 料 檔 案 管 理 制 度

檔案管理工作程序

一、檔案工作的基本程序

一般分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目與檢索、提供利用、編研等八個環(huán)節(jié)。

二、檔案工作各環(huán)節(jié)的工作程序

1收集：收集是檔案管理的起點(diǎn)和開端，是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)。

1．1工作內(nèi)容：

a收集各部門文書處理完畢和分散在各部門領(lǐng)導(dǎo)，個人手中或散失在其它地方的各種形式和載體的文件材料。

b收集各項工程自始自終所形成的各種形式和載體的文件材料。

c收集精密儀器和貴重設(shè)備的隨機(jī)資料(如說明書、合格證、裝箱單、線路圖、操作規(guī)程、調(diào)試的備件清單)驗收記錄及性能鑒定書。安裝調(diào)試時的原始記錄，技術(shù)操作規(guī)程等文件材料。

d收集會計憑證、帳冊、報表。

1．2工作步驟

a文檔從收文和自制文件材料形成起，做好分類收集工作。

b科檔從接受工程開始，由科技部門下達(dá)工作令，明確建檔計劃及要求和責(zé)任者。

c檔案部門及時發(fā)放檔案專用紙和歸檔鑒定、移交登記表。

d檔案部門平時做好對檔案形成、積累的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查工作。

e歸檔時必須填寫交接清單，交接無誤后簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。

1．3質(zhì)量要求

a收集歸檔文件材料要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。

b制成材料要優(yōu)良，字跡線條要清晰，歸檔材料必須用蘭黑墨水或碳素墨書寫。

c歸檔材料必須是原件，歸檔材料是復(fù)印、打印件者與原件一起歸檔。

d歸檔材料要符合各種類文件材料的標(biāo)準(zhǔn)要求。

2整理

2．1工作內(nèi)容

a將收集來的文件材料按各類歸檔制度的要求，進(jìn)行整理，使歸檔材料達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化。、b對組成的案卷進(jìn)行分類、編號，建立起固定的存放秩序。

2．2工作步驟：分文件材料組卷和案卷整理二部分：

a文件材料的組卷步驟：將收集來的具有保存和利用價值的材料進(jìn)行分類組卷——劃分保管期限——抄卷內(nèi)目錄——裝訂——編頁號一一擬標(biāo)題——填寫案卷封皮(封面和背脊)——填寫備考表。

b案卷整理的步驟：分類排列——編案卷目錄——編檔號。

2．3質(zhì)量要求

a分類要正確，卷內(nèi)文件和案卷的排列要符合檔案形成的客觀規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

b裝訂要整齊、牢固、美觀，便于保管查閱和利用。

c案卷的封皮(封面和背脊)，目錄(卷內(nèi)目錄和案卷目錄)備考表，填寫要完整、清晰、正確，題名要簡潔明了。

d編號(檔號和頁號)要符合各類檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

3鑒定

3．1工作內(nèi)容

分初始鑒定和后續(xù)鑒定二個階段，主要任務(wù)是：

a對檔案的完整性、正確性，系統(tǒng)性和外觀質(zhì)量，簽署質(zhì)量等方面進(jìn)行檢查。

b對其保存和使用價值進(jìn)行鑒別，確定保管期限。

c編制保管期限和銷毀清單及處理銷毀的檔案材料。

3．2工作步驟

a成立鑒定小組，以總工為主。

b制訂和修訂各類檔案的保管期限表。

c具體鑒定：

(1)初始鑒定：收集時首先鑒定是否有保存價值，歸檔后再按其價值大小

確定保管期限。

(2)后續(xù)鑒定：定期對已過保管期限的檔案進(jìn)行再鑒定，確定其存毀問題。

d鑒定結(jié)束后寫出鑒定報告并編制保密期限表和銷毀單。

e審批及處理，對科研、工程項目成套銷毀后，應(yīng)留有痕跡，選有關(guān)材料(如總圖、說明書、鑒定報告等)做成簡易檔案，作歷史憑證。

3．3質(zhì)量要求

a鑒定檔案的價值，要用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，防止片面性和實用主義。

b鑒定的方法，一般采用直接鑒定法，逐份逐張地鑒定檔案。

c鑒定結(jié)論正確，銷毀檔案手續(xù)齊全。

4保管

4．1工作內(nèi)容和步驟

a首先將整理好的案卷，按分類要求存入檔案柜，有醒目的標(biāo)志。

b對存放檔案的柜進(jìn)行編號，繪制庫房布置圖和檔案存放示意圖。

c對庫存檔案要定期清理，檢查其完整情況，借出的檔案要及時催還。

d對破損和字跡褪變的檔案進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)救工作。

e做好庫房溫濕度記錄，并及時調(diào)整庫房溫、濕度。

f搞好庫房及其周圍的環(huán)境衛(wèi)生。

g要制訂檔案的保管、保密和銷毀制度。

4．2質(zhì)量要求

a庫房要有溫度控制，做到“三分開”，達(dá)到“七防”要求。

b裝具要符合標(biāo)準(zhǔn)，存放科學(xué)合理，排列整齊，標(biāo)引醒目，調(diào)閱方便。

c要符合安全和保密要求。

統(tǒng)計

5．1工作內(nèi)容和步驟

a掌握家底，全面統(tǒng)計各門類各種載體檔案的數(shù)量，b做好當(dāng)年各門類各種載體檔案的接收移交、鑒定、銷毀、保管期限的數(shù)量統(tǒng)計和密級檔案的數(shù)量統(tǒng)計。

c做好檔案日常借閱人次和數(shù)量統(tǒng)計。

d做好檔案復(fù)制、修改、復(fù)印、數(shù)量統(tǒng)計。

e做好檔案發(fā)揮效益情況的統(tǒng)計。

f每年要進(jìn)行檔案機(jī)構(gòu)、庫房面積、管理設(shè)備、人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況統(tǒng)計。

g經(jīng)常開展統(tǒng)計分析，了解動態(tài)，不斷提高檔案管理水平。

5．2質(zhì)量要求

a統(tǒng)計工作要做到準(zhǔn)確、及時、科學(xué)和連續(xù)。

b統(tǒng)計要符合國家檔案事業(yè)統(tǒng)計年報[國檔發(fā)(91)31號]要求和行業(yè)主管部門提出各種統(tǒng)計的要求。

c各類目錄和帳冊的登記要字跡清楚，統(tǒng)計準(zhǔn)確，做到帳物相符。

編目與檢索

6．1工作要求：編目與檢索是互相關(guān)聯(lián)的，編目工作是編制檢索工具的依據(jù)。

具體要求：

a通過編目工作反映整理成果，固定排列次序，b通過編制檢索工具做好檔案管理工作和提供利用工作。

6．2工作內(nèi)容和步驟

a編制卷內(nèi)目錄。

b編制案卷為單位的總目錄。

c按內(nèi)容性質(zhì)和重要程度編專題目錄和重要文件目錄。

d根據(jù)工作需要，編制其它各種目錄，卡片和索引。

6．3質(zhì)量要求：檢索工具要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，書寫清晰，準(zhǔn)確，便于查找。

7提供利用

7．1工作內(nèi)容和利用形式

以利用者為服務(wù)對象，以庫藏檔案為服務(wù)手段，采用多種利用形式和方法，開發(fā)和直接提供檔案為各項工作服務(wù)。

利用形式有：

a借閱：包括出借、閱覽、送貨上門、電話借閱。

b提供復(fù)制件(復(fù)印)。

c印發(fā)目錄、通訊、報導(dǎo)及匯編材料。

d咨詢服務(wù)，辦展覽會。

各類利用均需辦理審批、登記手續(xù)，并應(yīng)做好利用效果信息反饋登記。

7．2借閱步驟

出示證件(含審批的證明)——查檢索工具(目錄或卡片)——庫房查找一一借閱登記——?dú)w還驗收注銷——入庫房。

7．3質(zhì)量要求

a提供服務(wù)要做到主動熱情、耐心、周到、細(xì)致。

b熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，能迅速、準(zhǔn)確地提供利用。

c檔案利用要符合保密和安全規(guī)定。

7．4借閱原則：

要嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，借出后不得復(fù)印，用完及時交還。

8編研

8．1工作內(nèi)容

a匯編檔案文件

b以檔案內(nèi)容為依據(jù)，編寫參考資料，如全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。

c直接進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，如編史修志、撰寫學(xué)術(shù)著作和文章。

8．2工作步驟

a選題：根據(jù)檔案資源，社會需求和編研力量而定。

b取材：素材的選取和材料的考訂(準(zhǔn)確性、真實性和有效性)。

c素材加工，輔文編撰：確定體裁，加工格式，加工規(guī)范，正文加工和輔文編撰。

d總纂與審校：核校、總纂、審查、批準(zhǔn)。

e印制發(fā)布。

8．3質(zhì)量要求

a要尊重檔案原件內(nèi)容，維護(hù)檔案信息的原貌，不得任意修改和杜撰。

b編研材料和信息內(nèi)容要具有適用性和先進(jìn)性。

c緊密結(jié)合客觀需要進(jìn)行編研。

附：檔案管理工作程序、工作內(nèi)容和質(zhì)量要求。

檔案員崗位責(zé)任制

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級頒發(fā)的有關(guān)檔案工作的法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度等

二、做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。

三、對文邯處理利業(yè)務(wù)部門文什材料的立卷歸檔l：作進(jìn)行指導(dǎo)利監(jiān)督。

四、及時進(jìn)行檔案的鑒定工作，對已超過保管期限的檔案提山存毀意見。

五、開展編研和計算機(jī)管理小作，開發(fā)信息資源，編制必需的檢索工具和參考資料，做好檔案的開發(fā)利用借閱服務(wù)工作。

六、檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案的機(jī)密和安全。認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案的執(zhí)法監(jiān)督、檢查工作。

七、積極協(xié)助指導(dǎo)文書處理和兼職檔案員工作，辦理完成單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

兼職檔案員的職責(zé)范圍

一、兼職檔案員在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)督促檢查和幫助指導(dǎo)各部門在業(yè)務(wù)工作中所形成的文件材料(包括圖紙、照片、聲像、軟件等)的收集、積累、整理與歸檔工作。

二、負(fù)責(zé)本部門處理完畢的文件材料，按照所規(guī)定的各類文件材料歸檔要求與歸檔范圍(1～5)進(jìn)行收集、整理，保證文件的齊全、完整。

三、兼職檔案員要定期檢查各項工程中間形成材料的保管、安全和參加成果鑒定、工程項目竣工驗收、設(shè)備儀器開箱驗收等。

四、負(fù)責(zé)將本部門應(yīng)歸檔的文件材料，文件在次年的上半年向綜合檔案室歸檔?？蒲?、工程、設(shè)備均在項目鑒定、竣工，設(shè)備開箱驗收后按規(guī)定的期限內(nèi)歸檔。聲像、照片檔案于一次會議或一項活動結(jié)束半個月內(nèi)歸檔。

兼職檔案員在檔案業(yè)務(wù)上受綜合檔案室的指導(dǎo)，并參加行業(yè)有關(guān)檔案專業(yè)法規(guī)文件的學(xué)習(xí)等活動。

檔案歸檔制度

一、堅持檔案統(tǒng)一管理的原則，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，任何部門或個人不得據(jù)為己有。

二、歸檔文件材料必須齊全完整、準(zhǔn)確，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷。案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

三、各類文件材料的歸檔，應(yīng)有文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷。歸檔時問均按各類文件材料歸檔要求與歸檔范圍(1～5)的要求執(zhí)行。

四、歸檔份數(shù)，一般歸檔一份，主要的或利用頻繁的文件材料歸檔二份(如發(fā)文、打眼文件等)。

五、凡歸檔的文件材料，必須符合檔案材料的歸檔規(guī)定，嚴(yán)禁用復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水書寫歸檔材料，必須用碳素或蘭黑墨水書寫。

六、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系合并整理立卷。

檔案管理制度

一、檔案庫房必須堅固、安全，庫內(nèi)清潔、通風(fēng)，應(yīng)有防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠“七防”措施，做到辦公、閱覽、庫房三分開。

二、永久、長期保管的檔案要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補(bǔ)和復(fù)制。

三、定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。

四、檔案部門應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)部門立卷的基礎(chǔ)上，按照文件材料歸檔、立卷要求進(jìn)行分類、整理、保管。

五、建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

六、檔案工作人員下班時應(yīng)切斷電源、關(guān)好窗、鎖好門。

檔案保密制度

一、檔案屬于國家機(jī)密，檔案工作人員和接觸檔案人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行遵守國家《保密法》和保密制度、守則。

二、檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環(huán)節(jié)中注意保密。

三、檔案收進(jìn)、移出必須建賬登記，做好帳檔相符。

四、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露檔案內(nèi)容。攜帶秘密檔案、資料外出工作不得違犯有關(guān)保密規(guī)定，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容和保管狀況。

五、檔案的提供利用、復(fù)印、摘抄，應(yīng)根據(jù)秘密等級，經(jīng)相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理規(guī)定的手續(xù)。

六、凡發(fā)生丟失、泄密問題時，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和保密委員會報告。

七、具有牢固的門窗和防盜報警裝置。

檔案庫房管理制度

一、非本室人員不得進(jìn)入檔案庫房，借閱人一律在閱覽室辦理。

二、班前班后認(rèn)真檢查門窗，發(fā)現(xiàn)問題和可疑情況立即報告。

三、安全使用電器設(shè)備，定期檢查消防器材，嚴(yán)禁在庫內(nèi)使用明火或吸煙。嚴(yán)禁在檔案辦公區(qū)內(nèi)存放易燃、易爆、易腐蝕性物品。

四、檔案庫房柜架排列符合要求，庫房內(nèi)應(yīng)有足夠的通道，每個柜架要有標(biāo)志，便于調(diào)閱和緊急搶救檔案。

五、重大節(jié)假日，認(rèn)真對庫房進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗，鎖好庫房門，貼好封條。

六、檔案庫房應(yīng)有專人負(fù)責(zé)安全、衛(wèi)生及庫內(nèi)溫、濕度的觀測和記錄工作，并根據(jù)庫房要求，采取措施經(jīng)常調(diào)節(jié)庫房的溫、濕度。

七、檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行檢查并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施予以處理。

八、檔案管理人員應(yīng)對自己所管理的庫房保持整齊清潔，每周打掃不少于三次，周未要全面進(jìn)行清掃；嚴(yán)禁把食物或雜物帶進(jìn)庫房，做好“七防，工作(防火、防盜、防光、防鼠、防蟲、防塵、防潮)。

檔案借閱制度

一、凡來查閱檔案者，外單位必須持單位介紹信，經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，本公司職工必須辦理登記手續(xù)，但不得查閱與本人無關(guān)的檔案。

二、因工作確需查閱涉密文件和本職工作以外的檔案文件材料時必需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格辦理登記借閱手續(xù)。

三、查閱檔案文件一般在檔案閱覽室查閱，如因特殊情況必須借出時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，但必須限期歸還，并注銷登記手續(xù)。

四、查借閱檔案不準(zhǔn)折卷、涂改、劃線、標(biāo)記、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄、損壞、丟失和泄密，歸還時要當(dāng)面點(diǎn)清。

五、凡私自復(fù)制、翻印或出賣檔案文件材料及丟失和泄密者，按《檔案法》和《保密法》有關(guān)條款處理。

六、本公司所借閱人員在辦理調(diào)離或離、退休時，必須將文件、檔案全部歸還。

檔案利用效果登記制度

一、檔案借出時，管理人員應(yīng)給借閱者發(fā)放檔案利用效果登記表。

二、借閱者應(yīng)認(rèn)真填寫檔案利用效果登記表，并以實例說明檔案作用取得經(jīng)濟(jì)效益或?qū)嶋H效果，取得效益的要有部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

三、檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員收回填寫好的檔案利用的中、長期效果。

四、技術(shù)人員和管理人員有重大的檔案利用效果實例，應(yīng)隨時向檔案部門報告，一般的檔案利用效果由檔案人員逐項統(tǒng)計，一年向主管領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)部門報告一次。

庫房防火制度

一、認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主、防消結(jié)合”的方針，做好消防安全工作，保一方平安。

二、學(xué)習(xí)消防法規(guī)及消防知識，不斷增強(qiáng)防火意識。職工應(yīng)做到 “三懂三會”。即：一懂得本崗位生產(chǎn)過程中的火災(zāi)危險性，會報警；二懂得預(yù)防火災(zāi)的措施，會使用滅火器材；三懂得撲救火災(zāi)的方法，會撲救初期火災(zāi)。

三、禁止在具有火災(zāi)危險的場所動用明火。確因工作(生產(chǎn))需要時，必須按有關(guān)規(guī)定申報批準(zhǔn)后，并有專人負(fù)責(zé)，采取嚴(yán)密的消防措施，以確保安全。

四、禁止私接電線，私自使用電爐，以及使用代用保險絲和違章作業(yè)。工作結(jié)束時必須做到人離電關(guān)。

五、對電氣設(shè)備要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)電線老化、絕緣不良、破損等情況時，必須立即維修更換。

六、消防器材應(yīng)保持完好，不得隨意亂動，如有意損壞滅火設(shè)備者，根據(jù)情節(jié)分別給予照價賠償、罰款，直至追究刑事責(zé)任。

七、任何單位和個人發(fā)現(xiàn)火災(zāi)都有義務(wù)迅速報警，并積極參加補(bǔ)救。

八、經(jīng)常進(jìn)行防火白檢，及時制止和糾正違章行為，防止和消除火險隱患。

九、本制度從規(guī)定之日起執(zhí)行。

檔案統(tǒng)計工作制度

一、統(tǒng)計工作是檔案部門的基本任務(wù)之一，做好統(tǒng)計工作，對于了解和掌握檔案工作情況，提高檔案的科學(xué)管理水平，具有重要意義，必須認(rèn)真做好。

二、明確專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)計，根據(jù)上級要求，按統(tǒng)一表格、統(tǒng)一項目、統(tǒng)一口徑，做到各項數(shù)字統(tǒng)計準(zhǔn)確、及時。

三、每年對檔案工作基本情況必須進(jìn)行統(tǒng)計，上半年一次，下半年一次，全年上報檔案工作綜合報表。

四、建立案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄、資料目錄、資料目錄、查閱檔案材料登記和利用效果登記本。對檔案的收進(jìn)移出、案卷數(shù)量、利用等情況及時準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計。

檔案計算機(jī)房管理制度

一、計算機(jī)房是檔案綜合統(tǒng)計、數(shù)據(jù)檢索和自動化管理工作重地，非領(lǐng)導(dǎo)指定的計算機(jī)操作人員(含子女)禁止入內(nèi)，操作人員也不得擅自將計算機(jī)借予他人操作。

二、凡是檔案有關(guān)數(shù)據(jù)(磁盤、打印紙等)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)，專柜存放，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，不得復(fù)制或攜帶出機(jī)房。

三、操作人員提高警惕，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和有關(guān)規(guī)章制度，不得利用計算機(jī)打印涉密文件和資料。

四、工作人員要保持機(jī)房內(nèi)清潔衛(wèi)生，禁止吸煙，樹立安全防火意識，不得存放易燃易爆物品。

五、不許在機(jī)房會客，接待參觀人員必須經(jīng)室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

六、不準(zhǔn)用計算機(jī)干私活，嚴(yán)禁在計算機(jī)上裝游戲盤。

七、外來軟盤必須以計算機(jī)人員查病毒后方可使用。

八、計算機(jī)人員要堅守崗位，保持計算機(jī)良好的工作狀態(tài)，定期觀察電源、電壓等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)調(diào)解決。

底圖管理規(guī)定

一、底圖主要用于復(fù)制，一律不外借，確因工作需要借出者，須履行借閱審批手續(xù)后，方能借閱，但不得在底圖上進(jìn)行修改，以維持其原貌。

二、我公司原始記錄、底圖等均由檔案部門集中統(tǒng)一管理，歸檔時要填寫歸檔移交清單，簽署手續(xù)完備，圖樣清晰整齊，方可接收。

三、底圖歸檔后一般不允許更改，需要更改時，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫技術(shù)更改單，在底圖上更改時標(biāo)注要清楚。

四、接收歸檔底圖應(yīng)及時清理，按圖紙部件逐一整理(修補(bǔ)、摺邊、扎邊)，然后進(jìn)行登記上帳。裝袋貼卡，以便利用。

五、對底圖復(fù)制、更改，需要有祥細(xì)記，以備考查和統(tǒng)計。

測繪生產(chǎn)和成果保密管理制度

根據(jù)《中華人民共和國測繪法》及相關(guān)法律、法規(guī)，為了加強(qiáng)對領(lǐng)取、使用和保存屬于國家秘密的測繪成果的管理工作，制定如下制度：

第一條

測繪成果是指有密級的基礎(chǔ)測繪成果和專業(yè)測繪成果，包括各種保密測量數(shù)據(jù)、圖件、航片等。測繪成果按照國家保密法規(guī)進(jìn)行管理。

第二條

使用和保存的保密測繪成果，依法行使管理、監(jiān)督和查處違法違規(guī)的行為。

第三條

測繪成果的保存應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，應(yīng)加強(qiáng)對領(lǐng)取的保密測繪成果的保管。存放室要有安全防范措施；測繪成果要做到專人專柜保管，使用后必須及時放回存放室；禁止隨意將保密測繪成果亂扔亂放；資料外用必須履行簽收手續(xù)，做好登記，防止成果資料遺失、損壞。

第五條

測繪成果不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓。成果資料轉(zhuǎn)借必須經(jīng)使用單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員做好登記簽收手續(xù)。

使用單位如發(fā)生保密測繪成果遺失、損壞，應(yīng)及時書面報告測繪主管部門，接受處罰。

第六條

測繪成果確需公開使用的，必須按照國家規(guī)定進(jìn)行解密處理。第七條

測繪成果的保密檢查

(一)領(lǐng)取、使用和保存保密測繪成果的單位每年應(yīng)對成果資料進(jìn)行一次自查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查結(jié)果書面測繪管理部門及有關(guān)保密工作機(jī)構(gòu)。

(二)認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)。資料室(柜)要有安全防范措施；專人管理和建立資料的外出、收回登記制度；不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借等行為和遺失、泄密等現(xiàn)象。

第八條

凡私自復(fù)制、翻印或出賣檔案文件材料及丟失和泄密者，按《檔案法》和《保密法》有關(guān)條款處理。

檔案資料工作管理制度

一、檔案資料鑒定工作是檔案管理的一項重要工作環(huán)節(jié)，為了使我公司檔案資料鑒定工作如期正常進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

二、成立由總工辦等組成檔案資料鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長由總工擔(dān)任；組員由有關(guān)部門科技人員和檔案管理人員組成。

三、檔案資料鑒定工作每年一次，具體時問由檔案室提出計劃。

四、檔案資料鑒定的內(nèi)容： 1．

歸檔未鑒定過的檔案；

2．保管期限已達(dá)到規(guī)定時間的檔案；

3．雖未超過保管期限，但長期無人利用的檔案資料； 4．

需要調(diào)整或確定密級的檔案資料； 5．

其他須要進(jìn)行鑒定的檔案資料。

五、鑒定工作的任務(wù)

1．確定檔案資料的保管期限；

2．對檔案資料案卷質(zhì)量進(jìn)行評定，對不完整、不準(zhǔn)確的檔案提出修改的補(bǔ)充意見；

3．對不需要密級調(diào)整的檔案資料進(jìn)行調(diào)整；

4．已到保管期限，又無保管價值的檔案資料剔出來，準(zhǔn)備銷毀。5．

檔案管理人員每兩年列出檔案資料清單，報鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組； 6．

對銷毀的檔案資料，要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組長審批，方可實施；

7．銷毀檔案資料時，鑒銷人員要到場，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

第四篇：測繪成果及資料檔案管理制度

測繪成果及資料檔案管理制度

1． 總則

1.1 為了加強(qiáng)測繪院測繪成果及檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的充分利用，更好地為本公司的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國測繪法》及《中華人民共和國測繪成果管理條例》的相關(guān)規(guī)定，制訂本制度。

1.2 本制度中的檔案是指測繪院在科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)和管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。資料一般是指通過交流、贈送、購買和自己匯編的，供科研、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動參考的文件材料。

1.3 檔案是各項活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中統(tǒng)一管理。

1.4 檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是各項活動的重要環(huán)節(jié)。各級科技管理部門應(yīng)把科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)和建檔工作實行“四同步”管理：下達(dá)計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；評審、鑒定、驗收成果與驗收、鑒定檔案材料同步；上報登記和評審獎勵成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明同步。

1.5測繪院檔案資料行政上由院長主管，總工程師分管。業(yè)務(wù)上受天津市測繪管理辦公室以及上級有關(guān)部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。院檔案資料管理的職能部門是綜合辦公室并設(shè)專職檔案管理人員。

2． 檔案部門的職責(zé)

公司檔案管理職能部門為院辦公室，其職責(zé)：

2.1 貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。

2.2 指導(dǎo)本單位各部門和項目組文件、資料的立卷和歸檔工作。2.3 統(tǒng)一管理本單位檔案、資料，并按時向有關(guān)檔案部門匯交。2.4 監(jiān)督、檢查，指導(dǎo)所屬單位的檔案、資料管理工作。2.5 組織專職檔案人員和業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流。3． 資料的形成與入庫歸檔規(guī)定 3.1 文件材料形成的范圍

凡是直接記述和反映單位各項活動的,具有查考利用價值的文件材料,都應(yīng)列于歸檔范圍。公司形成的文件材料有：

3.1.1 行政管理文件材料 3.1.2 經(jīng)營管理文件材料 3.1.3 生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料 3.1.4 測繪成果成圖 3.1.5 科學(xué)研究文件材料 3.1.6 基本建設(shè)文件材料 3.1.7 設(shè)備儀器文件材料 3.1.8 會計文件材料 3.1.9 干部職工檔案文件材料 3.1.10 設(shè)計文件材料 3.1.11 工程施工文件材料 3.1.12 新聞、書稿文件材料 3.1.13 實物

研究、基建、設(shè)計和工程施工項目中斷或取得負(fù)結(jié)果形成的文件材料也屬于歸檔范圍。3.2 歸檔要求

3.2.1 文件材料歸檔的基本要求

a.歸檔工作由文件材料形成部門和項目組承擔(dān)，按工作程序?qū)⑿枰獨(dú)w檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）。

b.歸檔的文件材料，應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、用紙規(guī)范、簽署完備、有利于長期保存。

c.歸檔軟盤的同時打印一份與軟盤內(nèi)容一致的紙質(zhì)文件。d.光盤、磁性載體等必須在帶（盤）上，貼注標(biāo)簽。3.2.2 案卷歸檔的基本要求

歸檔的案卷，應(yīng)做到分類合理，組卷正確：保管期限劃分準(zhǔn)確：卷內(nèi)文件排列有序、科學(xué)、系統(tǒng)；案卷題名擬寫準(zhǔn)確、簡明扼要，編目規(guī)范；裝訂案卷要整齊、美觀、卷內(nèi)無壓字、無金屬物、禁用字跡不牢固的書寫工具（鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙）。

3.2.3 檔案部門有責(zé)任監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)公司員工做好文件材料的歸檔工作。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，逐項檢查，對歸檔不合格案卷限期整改。

3.3 歸檔時間

3.3.1 管理工作的文件材料，要求次年四月底前歸檔。

3.3.2 測繪、管線探測、軟件開發(fā)等工作形成的文件材料，在向?qū)Ψ揭平毁Y料時，同時向本單位檔案部門移交。

3.3.3 大項目可按項目工作階段或項目子項結(jié)束后歸檔。變更、修改、補(bǔ)充或維修等形成的文件材料隨時歸檔。

3.3.4 照片沖洗后，由攝影者或承辦單位整理，編寫說明連同底片歸檔。其它類文件材料歸檔時間按局歸檔制度執(zhí)行。

3.3.5 因公外出參加學(xué)習(xí)、考察、談判和參加會議帶回的文件材料，有參考利用價值的，應(yīng)及時整理歸檔，方可借用。未辦歸檔手續(xù)，財務(wù)部門不予報銷。

3.4 歸檔份數(shù)

凡需要?dú)w檔的文件材料，一般歸檔一份。管理類文件材料要求底稿與印件（2份）一并歸檔。磁性載體、光盤等文件應(yīng)一式兩份，與紙質(zhì)文件同時歸檔。科技文件材料要求原本、復(fù)制本、底圖一并歸檔。重要的特別是需要永久保管的科技文件材料，根據(jù)情況，應(yīng)歸檔若干份復(fù)制本；利用頻繁的、不保密的科技文件材料，應(yīng)多歸一份復(fù)制本。

3.5歸檔手續(xù)

3.5.1 填寫歸檔文件材料移交清單.由歸檔員填制一式兩份.3.5.2 科技文件材料在歸檔時應(yīng)編寫歸檔情況簡要說明.3.5.3 照片、磁性載體、光盤和實物等歸檔要編寫文字說明。

3.6 建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入各部門管理工作程序，列入部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制

3.7 搜集資料由所在單位檔案部門開介紹信到局檔案館轉(zhuǎn)換，局檔案館未見所在單位檔案部門介紹信，一律不予轉(zhuǎn)換。

4． 檔案管理與利用 4.1 建立健全檔案管理制度 4.2 檔案和資料的分類、編號

科技檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用六段制，編號由左向右排列，各段之間用“·”隔開，各段用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如下所示。

科技檔案分類、編號結(jié)構(gòu)形式示例： 1225 04 01 3 XXX 01 案卷號 項目代號 三級類目號 二級類目號 一級類目號

全宗號

第一段為全宗號，“1225”代表核工業(yè)天津工程測繪院。第二段為一級類目代號，用“04”表示工程測量。

第三段為二級類目代號，用“01”代表控制測量，“02”代表地形測量。4.3 保管期限

檔案保管期限分為永久、長期（15年至20年）、短期（15年以下）三種。

4.3.1 凡對本單位、國家建設(shè)方面具有重要憑證作用和長久需要查考、利用的檔案，列為永久保存。

4.3.2 凡是在相當(dāng)長的時期內(nèi)（15年值20年）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為長期保存。

4.3.3 凡是短期內(nèi)（15年以內(nèi)）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為短期保存。

4.3.4 科技的檔案的保管期限，自科技檔案整理完畢后次年開始計算。4.4 檔案和資料的整理工作。

整理、保管、編制檢索工具和開發(fā)利用。4.5 檔案的保管

庫房要有管理制度，庫房的裝具要符合國家要求，要有八方安全設(shè)施，定期檢查檔案，資料和圖書的保管狀況，對破損或褪變的要及時修復(fù)，確保完整與安全。

4.6 編制各項目錄、編制檢索工具

建立檔案、資料總目錄、分類目錄和卷內(nèi)專題目錄。編制所需的檢索工具，完善公司信息查詢體系。

4.7 開發(fā)信息資源

開發(fā)信息資料，實行檔案、資料、圖書和信息一體利用；積極配合有關(guān)部門參與信息市場和技術(shù)市場交流；保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和專利權(quán)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

4.8 檔案工作的統(tǒng)計

各檔案部門做好檔案、資料和圖書的收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。按時向主管部門報送年報。

5． 資料檔案保密安全規(guī)定

為切實做好公司資料的保密工作，根據(jù)《保密法》、《檔案法》、《測繪法》、《測繪成果管理規(guī)定》的要求，確保資料安全無泄密，規(guī)定如下：

5.1 依據(jù)保密法律、法規(guī)，對職工進(jìn)行正常性的保密教育和檢查，落實各項保密措施，由專人負(fù)責(zé)管理。

5.2 工作人員要熟悉掌握資料的保密范圍，嚴(yán)格區(qū)分資料成果的密級，按不同的要求保管和使用。

5.3 嚴(yán)格按《測繪成果管理規(guī)定》，履行領(lǐng)發(fā)、借用、抄錄、資料的清點(diǎn)、登記、編號、簽收、保證測繪成果的走向清楚、可靠。

5.4 對各種密級資料，嚴(yán)格遵守有關(guān)使用，保管及銷毀等規(guī)定，并建立資料檔案，每年年底做一次檢查。

5.5 對于資料廢件，要集中存放，不得隨意亂堆，亂放，應(yīng)集中送上級資料管理部門處理，不得自行銷毀。

5.6 對文件、地圖、資料檔案的保密內(nèi)容，個人不得以通信，電話，閑談等方式向無關(guān)人員泄露。

5.7 保密文件、地圖、資料如不是工作需要，不許隨身攜帶，不許委托轉(zhuǎn)帶。5.8 郵寄密級資料，應(yīng)嚴(yán)格包裝加封，交機(jī)要部門傳遞。

5.9 資料管理人員離開辦公場所時應(yīng)將資料放入保密設(shè)備，并將房間門窗鎖好。5.10 發(fā)現(xiàn)資料丟失，應(yīng)及時報告，認(rèn)真追查，并報上級有關(guān)部門。

5.11 依照《保密法》條款，對違犯者視情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處分或轉(zhuǎn)交司 5 法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

6． 保密安全責(zé)任制 6.1 三個層次

6.1.1 主要領(lǐng)導(dǎo)對本單位的保密安全工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

6.1.2 總工程師（分管保密安全工作的領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)具體組織領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。6.1.3 分管其它工作的領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍的保密安全工作 6.2 三項原則

6.2.1 保密安全工作誰主管，誰負(fù)責(zé)。

6.2.2 主管什么業(yè)務(wù)，同時領(lǐng)導(dǎo)和管理該項業(yè)務(wù)工作中的保密安全工作。6.2.3 業(yè)務(wù)工作管到哪一級，其中的保密安全工作也同時管到哪一級。7． 資料檔案使用、借閱、登記規(guī)定

為加強(qiáng)測繪成果及資料檔案的管理，維護(hù)測繪成果及資料檔案的完整與安全，完善資料檔案的借出歸還、現(xiàn)場參閱、咨詢等手續(xù)，貫徹國家有關(guān)檔案制度，結(jié)合本院實際情況，規(guī)定如下。

7.1 本院所有員工都有保護(hù)、使用、借閱測繪成果及資料檔案的權(quán)利和義務(wù)。7.2 在借閱測繪成果及資料檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn): a.借閱測繪成果及資料檔案必須填寫借單，借閱時間不得超過一個月，定期歸還，逾期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

b.要愛護(hù)測繪成果及資料檔案，不得丟失。

c.所借出的測繪成果及資料檔案，嚴(yán)禁涂改、勾劃、批注、折卷、抽頁、裁剪或其它損壞現(xiàn)象，不得私自復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人。歸還圖紙按順序、按標(biāo)準(zhǔn)折疊整齊。

7.3 借出和歸還測繪成果及資料檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

7.4 損壞、丟失檔案或造成泄密的，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任，輕者批評教育，重者給予警告或行政處分，并視損失程度進(jìn)行一定的經(jīng)濟(jì)處罰。

7.5 調(diào)離本院的員工必須到辦公室清理移交測繪成果及資料檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

7.6 外單位人員查閱測繪成果資料、檔案，必須持介紹信在室內(nèi)查閱，確因工作需要必 6 須摘錄或復(fù)制的必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，如需要外借，必須經(jīng)院長批準(zhǔn)。

7.7 本院員工必須配合辦公室做好年終清查工作。

7.8 凡進(jìn)入檔案室借閱、參閱、咨詢必須保持安靜有序，不能大聲喧嘩，不準(zhǔn)亂找亂翻，查閱后按原處放好。

8． 檔案、資料的鑒定、銷毀管理規(guī)定

由院總工程師、辦公室主任和檔案人員組成的鑒定小組，嚴(yán)格進(jìn)行登記，造冊和監(jiān)銷，并向有關(guān)管理部門備案。

9． 檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入本院現(xiàn)代化管理的發(fā)展規(guī)劃中，逐步采用先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代化管理方法管理。

10． 附則

10.1本制度自公布之日起執(zhí)行。10.2本制度由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。

測繪院 2014年1月1日

第五篇：測繪成果資料檔案管理制度通用

測繪成果資料檔案管理制度

************有限公司

二〇一五年六月

目 錄

第一章 測繪成果資料歸檔制度...................................1 第二章 測繪成果資料檔案借閱制度...............................2 第三章 檔案室管理制度.........................................4 第四章 檔案工作人員要求......................................6 第五章 檔案鑒定銷毀工作規(guī)定..................................6 第六章 資料檔案復(fù)制制度......................................8 第七章 檔案統(tǒng)計工作規(guī)定......................................8 第八章 檔案保密制度...........................................9

測繪成果資料檔案管理制度

為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》并結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定制定本制度。

第一章 測繪成果資料歸檔制度

第一條 測繪成果及資料檔案根據(jù)國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表。

第二條 測繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號原則進(jìn)行編號歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標(biāo)題簡明確切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

第三條 不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。

第四條 對歸檔的成果資料應(yīng)做好完整的登記表登記，并錄入計算機(jī)中以便查閱，同時將登記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存。

第五條 長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。

第六條 成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)并填寫移交（接收）登記簿。

第七條 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時更換載體或恢復(fù)搶救。

第八條 接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。

第九條 所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級，盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進(jìn)行登記。

第十條 保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料及時上報領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。

第十一條 各部門必須設(shè)專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責(zé)分明，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵柜，存放測繪資料。

第十二條 將測繪成果資料檔案工作列入總工辦工作日程，并由總工辦或其指派人員對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。

第二章 測繪成果資料檔案借閱制度

第一條 為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展，更好地為社會主義建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制定本制度。

第二條 檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作的需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司服務(wù)。

第三條 檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第四條

對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第五條 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案

管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。

第六條 利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》和檔案利用效果登記。借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)主管經(jīng)理及保密責(zé)任人簽署意見，報總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可借閱。

第七條 利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會計檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。

第八條 利用者必須注意保護(hù)檔案，不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點(diǎn)、勾劃或作其它標(biāo)記，不得污染文件。未經(jīng)許可，不得轉(zhuǎn)借他人和隨意復(fù)制、摘抄檔案。

第九條

科技檔案項目的臘底圖、計算單、概、預(yù)、決算檔案，概不外借；確需復(fù)制件的，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。

第十條 未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。

第十一條 測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

第十二條 借閱國家密級測繪成果，不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)國家密級測繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級進(jìn)行管理。

第十三條 查閱者應(yīng)按規(guī)定及時清退檔案，清退檔案時，檔案人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊不符，須酌情處理。

第十四條 查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損壞檔案和私自泄露檔

案內(nèi)容，給國家、公司（集體）、個人造成損失和惡劣影響的，應(yīng)按《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關(guān)規(guī)定辦理，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。

第十五條 檔案室應(yīng)注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié)開發(fā)利用檔案的經(jīng)驗，進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作。

第三章 檔案室管理制度

第一條 為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會和公司服務(wù)，特制定本制度。

第二條 保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。

第三條 檔案室是保管檔案專用區(qū)域，任何人不得在檔案室內(nèi)存放與檔案管理無關(guān)的物品。

第四條 檔案柜（架）排列應(yīng)與窗戶垂直，柜（架）與柜（架）、柜（架）背與墻壁保持一定的距離。

第五條 檔案案卷按檔案門類和載體進(jìn)行各項目錄編制規(guī)定（總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄等）科學(xué)分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案卷調(diào)出利用或加工整理，返還時必須及時歸回原處。

第六條 檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。

第七條 對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。

第八條 檔案室內(nèi)應(yīng)備有溫濕度計和記錄本（簿），堅持每日觀察記錄，做好溫濕度調(diào)控工作，維持良好的保管環(huán)境并不斷改善保管條

件，檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計。環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，庫房的溫度應(yīng)控制在14-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在40-60％之間。

第九條 光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。

第十條 檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施，宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識。

第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內(nèi)置放防蟲藥品，并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時處理。

第十二條 檔案室應(yīng)安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強(qiáng)防火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時要關(guān)閉電閘。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品帶入檔案室。

第十三條 要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，以便采取有效措施，防患于未然。

第十四條 定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。

第十五條 檔案室管理人員必須保持檔案室的安保性能，不得損壞任何安全設(shè)施。檔案室內(nèi)的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動照明線路。

第十六條 不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備，嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時線。

第十七條 檔案室照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。

第十八條 檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內(nèi)清潔衛(wèi)生工作。

第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進(jìn)行，其

他人未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)出檔案室。

第四章 檔案工作人員要求

第一條 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》及《保密制度》，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。

第二條 檔案管理人員簽署保密協(xié)議。

第三條 忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各項具體工作。

第四條 積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項工作服務(wù)。

第五條 負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。

第六條 負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

第七條 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提供服務(wù)。

第八條 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。

第九條 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項工作制度。第十條 嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機(jī)密安全。

第五章 檔案鑒定銷毀工作規(guī)定

第一條 為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對己超過保管期限的檔案，應(yīng)本著“審查從細(xì)、留存從寬”的原則，及時進(jìn)行鑒定銷毀工作。

第二條 檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能負(fù)責(zé)人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同進(jìn)行。

第三條 測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的《檔案保管期限表》進(jìn)行。

第四條 鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內(nèi)容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進(jìn)行審查鑒定。對重新考證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說明。對鑒定結(jié)果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。

第五條

銷毀檔案必須從嚴(yán)掌握。慎重從事。鑒定結(jié)束后，對確無保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章，報公司審批或備案，再銷毀。

第六條

銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。

第七條

對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪檔案，要根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。

第八條

應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。

第九條

銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省測繪行政管理部門批準(zhǔn)。

第十條

被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失和泄密，嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。檔案被銷毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。

第十一條 鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔保存。

第六章 資料檔案復(fù)制制度

第一條 為了保守資料檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家和公司的利益，做好檔案復(fù)制利用工作，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。

第二條 檔案復(fù)制由專人嚴(yán)格按照復(fù)制制度執(zhí)行。

第三條 檔案復(fù)制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護(hù)檔案的絕對安全。復(fù)制一般檔案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能辦理復(fù)制登記手續(xù)和復(fù)制。并確保復(fù)制質(zhì)量。非檔案工作人員謝絕參觀。

第四條 檔案室一般不向借閱者提供機(jī)密和科技檔案的概、預(yù)、決算檔案的復(fù)制件；確需要復(fù)制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。

第五條 借閱者需要復(fù)制檔案時，必須說明利用的目的和范圍，不得要求復(fù)制與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。

第六條 檔案復(fù)制工作人員必須遵守復(fù)制機(jī)械的操作、保養(yǎng)規(guī)程，時刻關(guān)注復(fù)制機(jī)械運(yùn)作狀態(tài)，注意保養(yǎng)。

第七章 檔案統(tǒng)計工作規(guī)定

第一條 檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計分析。

第二條 各類檔案的統(tǒng)計由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計，檔案統(tǒng)計工作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報。

第三條 要保證統(tǒng)計資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時性，做到完整、連續(xù)、報送及時。

第四條 對于上報的檔案統(tǒng)計報表，由本單位主管負(fù)責(zé)人和統(tǒng)計人員簽字并對統(tǒng)計資料、報表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

第五條 定期統(tǒng)計檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。

第六條 各類檔案統(tǒng)計報表及綜合統(tǒng)計表，均要保留一份存檔備查。

第八章 檔案保密制度

第一條 為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家、人民和企業(yè)的利益，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》、《檔案法》，確保檔案的完整與安全。

第二條 檔案文件密級的界定、變更、解密，必須嚴(yán)格按照國家規(guī)定執(zhí)行。

第三條 檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍，只限于公司職工利用，不對外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第四條 查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。利用者須持本公司介紹信（查閱科技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)），跨單位或部門查閱檔案。須同時經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，借閱機(jī)密檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第五條 利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。

第六條 利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得在個人存儲設(shè)備或其他記錄工具等私人用品上記錄檔案機(jī)密。不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。

第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀，未經(jīng)許可不得抄錄檔案內(nèi)容。確需借出檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案須按時歸還。

第八條 非檔案工作人員，嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。

第九條 非檔案人員必須注意檔案庫房門窗的關(guān)閉情況和防火工作。尤其是在重大節(jié)假日，檔案人員更應(yīng)做好安全保密工作。

第十條 任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、游覽、探親訪友、辦私事。

第十一條 檔案室一般不向利用者提供機(jī)密檔案的復(fù)制件；確需復(fù)制件的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后須將復(fù)制件交回檔案室部門處理。

第十二條 凡需銷毀的檔案，必須登記造冊，報經(jīng)檔案鑒定小組審查、批準(zhǔn)并進(jìn)行監(jiān)銷。

第十三條 檔案工作人員不得以任何理由為借口對外泄露檔案機(jī)密，對泄露檔案機(jī)密者，要根據(jù)情節(jié)輕重，依法處理。

第十四條

《測繪成果及資料檔案管理制度》適用于************有限公司，請各部門、員工遵照執(zhí)行。

第十五條 本制度最終解釋權(quán)歸************有限公司所有。

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