第一篇：會議接待流程方案

會議接待流程方案

一、會前服務(wù)

1、與會議主辦方洽談會議初步方案。

2、我中心為會議主辦方提供會議報價：

（1）前往召開會議城市所需要的飛機(jī)票價、火車車票的交通信息。（2）會議住宿酒店客房價格、會議場所信息。（3）機(jī)場、火車站接站安排。

（4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。（5）會議流程方案。（6）會后旅游行程安排。

3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。

5、會議展板、展架、橫幅的制作。

6、會議各種用品的運輸、托運工作。二：會中服務(wù)

1：會務(wù)組：會務(wù)組工作人員的工作安排和分工要求。2：機(jī)場接站：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的接站服務(wù)。

3：酒店接待：會議室歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放。4：酒店簽到：客人簽到，發(fā)放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機(jī)票、火車票、會后旅游登記、收取會議費等。5：會議住宿：客人入住房間后的確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。6：會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

7：會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品。8：會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn) 9：會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。10：會議留影：會議代表合影留念及攝像服務(wù)。

三：會后旅游：旅游行程、住宿、用車、用餐、導(dǎo)游、保險的服務(wù)。四：會后服務(wù)

1：結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳

2：資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。

會議接待方案

一：我公司在承辦會議方面積累了豐富的實際工作和實際操作經(jīng)驗，以自己票務(wù)方面獨有的優(yōu)勢，使您的會議工作輕松便捷、有條不紊；使您可以更專心自己的工作，不必為會議的瑣事而分心勞神，而且還會將會議舉辦得更加圓滿和精彩，取得意想不到的收獲！會議策劃簡介：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預(yù)定，會場的設(shè)計和布置（會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設(shè)備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設(shè)計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設(shè)計、樣品提供和制作。

5、設(shè)備：會議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。

7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類信息。

9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，根據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會議設(shè)計和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預(yù)定。

會議接待程序：

1、我們倡導(dǎo)商務(wù)會議的全新概念，積極為合作客戶提供最高效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會議服務(wù)設(shè)施。

2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務(wù)會議期間全部的會務(wù)用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應(yīng)的媒體支持。

3、會議期間，會根據(jù)客戶的需求，在會議舉辦地進(jìn)行媒體宣傳，靈活操作，使商務(wù)會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。

4、我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預(yù)約。

5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?－7優(yōu)惠價格的預(yù)定服務(wù)，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經(jīng)驗及訓(xùn)練有素的專業(yè)會務(wù)人員，與各星級酒店都有協(xié)議關(guān)系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟(jì)的會議策劃及籌辦工作。

7、無論在當(dāng)?shù)啬睦锱e辦會議，我們都會有專業(yè)人員24小時為您服務(wù)，包括從開始的預(yù)定酒店到最后訂票送站，我們會根據(jù)您的要求精心策劃、落實、負(fù)責(zé)到底。

8、我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品、紀(jì)念品的設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù)，我們將根據(jù)會議的具體需求設(shè)計印刷品或紀(jì)念品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案等，為您的印刷品或紀(jì)念品指定專門的廠家印刷以及生產(chǎn)，并將根據(jù)您的需求，提前把印刷品或紀(jì)念品送到會場或指定位置。

第二篇：會議接待流程方案

會議接待流程方案

1.大門口設(shè)歡迎調(diào)幅、歡迎牌，門口有接待員，隨時指引客人。

2.大廳內(nèi)設(shè)簽到臺、指示牌等。

3.酒店簽到：客人簽到，發(fā)放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、會議安排等。前臺接待負(fù)責(zé)引領(lǐng)客人簽到，并詳細(xì)了解會議安排及流程，以便為客人解決疑惑或者不明之處。

4.會議住宿：房務(wù)中心負(fù)責(zé)客人入住房間后的確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5.會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲

6.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品。7：會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn) 8：會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。

9.每個路口設(shè)置專門負(fù)責(zé)的人員，負(fù)責(zé)引導(dǎo)客人。

10.因為主題會議是養(yǎng)生，所以在會場所用的茶水應(yīng)該有所講究。

11.在會議間歇可以播放一些很寧靜的音樂，舒緩客人的情緒

第三篇：會議接待流程

會議接待流程

會前準(zhǔn)備工作

1、接到會議通知單后確認(rèn)出席會議的人數(shù)，會議類型、名稱，主辦單位，會議日程安排，會議的賓主身份，會議標(biāo)準(zhǔn)，會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣。

2、調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會前，會議主管要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。

3、確認(rèn)會議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會議通知單要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到臺高插花、會議桌、椅/椅套、臺布、臺裙、臺卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）

4、確認(rèn)會議設(shè)備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺/講臺礦水及杯具、講臺花、激光筆、白板（紅/藍(lán)/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調(diào)節(jié)）

5、核對會議橫幅&指示牌內(nèi)容、時間同會議通知相符并放置指定位置。

6、對會場人數(shù)、臺型及要求進(jìn)行最后確認(rèn)，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場改動?？腿爽F(xiàn)場布置提出合理改動要求時，服務(wù)人員要積極主動配合?？腿瞬紙鰰r提醒客人有損公司設(shè)施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）

7、檢查會場整體是否符合會議擺臺標(biāo)準(zhǔn)：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺標(biāo)準(zhǔn)。會議擺臺標(biāo)準(zhǔn)： ①茶水具 a.茶具要求: 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。b.水具要求

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。

第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。c.茶葉

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。②簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。③水果飲料

根據(jù)會議標(biāo)準(zhǔn)，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項用品均應(yīng)在會議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。

8、V.I.P.會議要確認(rèn)V.I.P接待廳準(zhǔn)備妥當(dāng)、落實廳內(nèi)沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、電視機(jī)、頻道設(shè)置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標(biāo)準(zhǔn)。

9、茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標(biāo)準(zhǔn)。

10、確認(rèn)衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數(shù)量）

11、檢查“會議進(jìn)行中”提示牌是否吊掛在指定位置。

12、通知服務(wù)中心派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。

13、會議開始前三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調(diào)，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應(yīng)方核對。

14、每個會議開始前會議主管應(yīng)和會議主持人進(jìn)行一次整個會議細(xì)節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實及臺型的再次確認(rèn)。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內(nèi)容是否正確。

會議迎候服務(wù)（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會務(wù)組人員的工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進(jìn)入時注意分流指引客人進(jìn)入會場。

3、V.I.P.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項目經(jīng)理、會議主管分別迎候。

會議服務(wù)程序

1、服務(wù)人員主動詢問主辦方或負(fù)責(zé)人會議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂要求、確認(rèn)會議人數(shù)、確認(rèn)茶歇時間，做到心中有數(shù)。

2、當(dāng)客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、詢問客人是否需要衣帽服務(wù)，提供寄存服務(wù)時提示客人手機(jī)、錢包等貴重物品不要放在衣服內(nèi)，箱、包類物品到指定寄存處存放。

4、服務(wù)人員再次確認(rèn)話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺需特別關(guān)注。

5、V.I.P.會議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認(rèn)識可稱呼領(lǐng)導(dǎo)姓名），同時提供衣帽服務(wù)。

6、先到達(dá)的客人入座后，提供茶水服務(wù)。主席臺客人入座，要提供拉椅服務(wù)，緊接著斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會場時，迎賓員指引帶入會場（行進(jìn)時保持2米左右間距）。

8、服務(wù)人員根據(jù)會議進(jìn)程，進(jìn)行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達(dá)到會議要求。

9、客人入座后開始沖泡茶水，會議開始后十分鐘進(jìn)行第二次茶水的補(bǔ)充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務(wù)動作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進(jìn)行，特殊情況按客人要求服務(wù)。（如：培訓(xùn)會議茶歇時進(jìn)場斟添茶水）

10、服務(wù)人員根據(jù)客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。

11、根據(jù)會議進(jìn)程主動提供話筒傳遞服務(wù)。

12、服務(wù)人員時刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關(guān)人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導(dǎo)，尤其是會議主管要加強(qiáng)現(xiàn)場管理。

13、會議期間服務(wù)人員站于會議廳門口主動為進(jìn)出門客人拉/關(guān)大門。

14、服務(wù)人員要保持主動服務(wù)，加強(qiáng)同客人間溝通和交流，滿足客人需求。

15、會議中間休息，要盡快整理會場（如：臺椅等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。

16、茶歇服務(wù)要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復(fù)整潔。

會議結(jié)束服務(wù)

1、打開會議廳大門，引領(lǐng)主席臺客人到梯口。

2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務(wù)中心替客人將物品清場。

3、服務(wù)人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經(jīng)理或會議主管送達(dá)梯口道別。

4、衣帽服務(wù)人員核對客人牌號后，迅速交遞客人衣帽，做到準(zhǔn)確，無誤。

5、會議主管和服務(wù)人員應(yīng)主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問題及時與會務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。

6、找合適機(jī)會詢問主辦方意見或建議。

7、感謝客人光臨，送別客人。

8、將客人意見或建議進(jìn)行書面記錄。

9、通知服務(wù)中心派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

10、將會議用具，設(shè)備整理好歸倉，關(guān)閉空調(diào)，照明設(shè)施，電源設(shè)施，門窗鎖好，會議廳鑰匙交指定存放處。

第四篇：會議接待流程

會議接待流程

基本信息

? 中文名稱 會議接待流程

? 外文名稱

Conference reception process ? 提供

由主辦單位提供

? 設(shè)備

桌椅、名牌、音響設(shè)備

1會議資料準(zhǔn)備 4人員安排 7會議報到 目錄 2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備 5發(fā)票的開據(jù) 8會議期間

3會前準(zhǔn)備工作 6會議接站 9會議結(jié)束工作

會議資料準(zhǔn)備

1:會議資料:由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會

人數(shù)印刷。

2:會議資料(主辦單位提供)3:領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(主辦單位提供)4:《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達(dá)消息。5:項目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設(shè)計稿 8:歡迎布標(biāo)、會議室布標(biāo) 9:會議禮品(按參會人數(shù)準(zhǔn)備)10:會議代表證

設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)。5.資料、樣品

如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。6.會標(biāo)、背景板、展板

會標(biāo)一般指會議名稱和會議標(biāo)語橫幅。

為強(qiáng)化會議效果，許多會議將會標(biāo)美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

會前準(zhǔn)備工作

1:根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(會標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實到位。2:據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達(dá)的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。

4:提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5:與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括:體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四:會議其它費用開支預(yù)算

1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會標(biāo)準(zhǔn)6:水果7:紀(jì)念品8:資料打印、復(fù)印9:照相、攝像10:其它 人員安排

1:根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)2:會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3:攝影組:根據(jù)會議需求安排攝影人員

4:車輛小組:根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如:專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會議期間的生活服務(wù)

發(fā)票的開據(jù)

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

會議接站

會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機(jī)場設(shè)一塊醒目接站牌。

會議報到

1:在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”

2:報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。

4:根據(jù)會務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5:代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存 6:當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表 7:會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

會議期間

1:要求酒店落實叫早服務(wù)

2:準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進(jìn)行

3:會議室布置情況落實

4:安排好旅游選種、落實返程機(jī)、車票的登記

5:及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋 6:與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取

7:準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

會議結(jié)束工作

1:會議結(jié)算

1:我向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤 2:向會務(wù)組提供所需發(fā)票 3:返還會務(wù)組附加的會議利潤 2:會議返程

1:根據(jù)代表返程機(jī)、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送麗江特色精美禮品

第五篇：會議接待流程

會議接待流程

會議接待流程可分成:會議前/會議中/會議后

1、會議前準(zhǔn)備：

1、會場信息：

1）、與主辦方確認(rèn)會議主題、參會人數(shù)、會議舉辦日期會議舉辦場地、會議日程、與會材料。

2）、發(fā)送會議通知短信，安排酒店叫早服務(wù)。

2、會場預(yù)定：

1）、外場會議，與主辦方確認(rèn)會議規(guī)模（小中大型）、會議場地名稱、會議室房間、會議室面積、會議室臺型（包括U形、回形式、座談式、課桌式、圓桌式、劇院式、禮堂式）、會議容納人數(shù)（20-600人不等），會議室是否配有固定（懸掛）投影儀、移動（支架）投影儀。另外是否需要會議配套服務(wù)貴賓室接待、茶歇室餐飲。根據(jù)主辦方具體要求預(yù)定會議場地。

2）、內(nèi)場會議，與主辦方（中國移動）確定會議中心樓層、會議室房間號、會議室面積和容納人數(shù)，設(shè)施設(shè)備型號數(shù)量品種是否齊全，會議大堂、通道、會議室、洗手間標(biāo)識是否清晰，會議室旁是否配有貴賓休息室和茶歇間，會議室會議物資物料的品種和數(shù)量多少。根據(jù)主辦方公司規(guī)定流程辦理預(yù)定會議中心場地。

3）、預(yù)定會議中心方法，第一：大小要適中。第二：地點要合理。超過一天的會議，定在參會人員住宿較近一些。第三：附屬設(shè)施要齊全。第四：要有停車場。

4）、下預(yù)定會議場地確認(rèn)單，與主辦方確定最終預(yù)定（詳細(xì)見附件1）。

3、會場布局：

大型會議：（200--1000人）

1）、會場大門口外：根據(jù)客人需要設(shè)拱門、空飄。根據(jù)客人需要設(shè)固定字幕或游動字幕。

2）、會場大堂：設(shè)立會議簽到處，根據(jù)客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、臺花、賜名片盒、禮品臺等物品。

3）、會場入口處：設(shè)立引導(dǎo)指示牌，通道兩邊擺放綠色植物，地上鋪紅地毯。

4）、主席臺：設(shè)背景幕（或背景板或LED屏），主席**擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據(jù)會議需要設(shè)立式講臺或課桌式講臺，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克。根據(jù)會議需要搭建地臺鋪紅地毯，安排燈光音響設(shè)備。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應(yīng)美觀整潔。

5）、臺形：根據(jù)會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)擺放茶具、茶墊、信紙和筆、礦泉水、紙巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人數(shù)擺放席卡，300人以上會議前四排預(yù)留空位。

6）、貴賓室和茶歇間：根據(jù)會議特點和客人需求預(yù)定，房間內(nèi)擺設(shè)鮮花盆景、基本設(shè)施設(shè)備齊全、環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔、茶飲物品供應(yīng)豐富。

中型會議：（50--200人）

1）、會場大門口外：懸掛會議條幅

2）、會場大堂：設(shè)立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設(shè)立指示牌，安排工作人員提供迎送、領(lǐng)引、問詢服務(wù)。

3）、會場入口處：設(shè)立指示牌，安排會場服務(wù)人員做好迎送。

4）、主席臺，設(shè)背景幕（或背景板或LED屏），主席臺設(shè)立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克、根據(jù)會議需要準(zhǔn)備投影儀、白板等。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應(yīng)美觀整潔。

5）、臺形：根據(jù)客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

小型會議：50人以下

1）、會場入口處：設(shè)立致歡迎詞的迎賓水牌。

2）、臺形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準(zhǔn)備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具。

3）、綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

4、設(shè)施設(shè)備的調(diào)試：

1）、燈光：小型會議大堂簽到處、會場入口處通道、會議室的照明亮度、開關(guān)是否正常。另大型會議舞臺專用射燈（智能數(shù)字燈光控制臺、機(jī)械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調(diào)試。

2）、音響：會議室內(nèi)音頻設(shè)備（音箱、調(diào)音臺、功放、效果器、壓限器、分頻器、均衡器、信放器、數(shù)字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由專業(yè)設(shè)備技術(shù)人員運行調(diào)試，無限麥克風(fēng)和座式話筒是否音量有無雜音和回音。

3）、網(wǎng)絡(luò)通信：無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋面積要大，網(wǎng)速是否通暢快速。移動通訊覆蓋范圍廣，是否有干擾物阻礙信號。

4）、空調(diào)：夏季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得低于26℃，冬季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得高于20℃。一般情況下，空調(diào)運行期間禁止開窗。

5）、投影儀的幕布是否升降正常，投影儀設(shè)備是否正常開機(jī)和播放，投射文件內(nèi)容亮度、字體大小、清晰度是否適當(dāng)。

6）、電腦排插和手機(jī)充電器是否準(zhǔn)備充足，檢查是否可正常通電。

7）、電腦中的會議PPT文件是否正常打開，瀏覽演示內(nèi)容是否順暢。

8）、供應(yīng)茶水的燒水箱和壺、煮咖啡的咖啡機(jī)電器功能是否使用運行。

5、物資物料準(zhǔn)備：

1）、與主辦方確認(rèn)會議指南、會議PPT文件、會議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會議主持人串詞、與會材料（開會信紙和筆）、會議臺卡是否制作完成，領(lǐng)取時間和地點及聯(lián)系人。

2）、會議主題橫幅、海報、X展架、會議背景板噴繪、舞臺地臺和地毯、主席臺、簽到處和通道引導(dǎo)指示牌、綠色植物、臺花、禮品是否制作出來時間和安裝完成情況。

3）、會議茶歇物料準(zhǔn)備：咖啡、小食、水果、點心、礦泉水。份量上午按總?cè)藬?shù)40%定，下午按總?cè)藬?shù)定。茶葉品種預(yù)備正常三種，另主辦方特定茶葉，領(lǐng)取時間和地點及聯(lián)系人。咖啡品種預(yù)備即溶咖啡和粉磨咖啡。

4）、會議茶具和茶歇餐具規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量，以與參會人員級別來定。另主辦方要求特定茶杯，安排好領(lǐng)取時間和地點及聯(lián)系人。

6、會場服務(wù)準(zhǔn)備：

1）、確定會議室引導(dǎo)接待人員、會議主持人、茶水服務(wù)人員、攝影、攝像的人員名單和到位時間。

2）、確定會場環(huán)境檢查，會議大堂門口、簽到處、通道、會議室、洗手間、貴賓室、茶歇室的地面、墻面、角落衛(wèi)生干凈情況，桌椅和設(shè)施設(shè)備擺放整潔情況。

3）、確定工作人員服裝和發(fā)型要求，禮儀規(guī)范的培訓(xùn)和模擬。

4）、確定在預(yù)定時間安排預(yù)定車輛，接待參會人員抵達(dá)指定會議中心。

2、會議中流程：

1、迎賓接待工作： 1）、提前安排好會場車位并有專人負(fù)責(zé)指引車輛入位。

2）、普通會議由接待人員提前會場大堂做引領(lǐng)工作。級別會議提前設(shè)專人控制好專用電梯，由項目經(jīng)理陪協(xié)助主辦方公關(guān)接待負(fù)責(zé)人在大堂迎候貴賓的到來并將客人引領(lǐng)到會議地點。為陪同人員安排休息室并提供茶水服務(wù)。

3）、當(dāng)客人來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進(jìn)入會議室拉椅讓座。先到達(dá)的客人入座以后，提供茶水服務(wù)，會議人數(shù)到齊后，送上小毛巾。

4）、會議中通常每十五分為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況可按客人要求服務(wù)。

5）、會議期間服務(wù)員站于會議室門口直至?xí)h結(jié)束。

6）、會議中間休息，要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種用品。

7）、會議攝影攝像安排

8）、會議間歇茶點供應(yīng)

2、會議進(jìn)程控制：

頒獎議程

頒獎前1）、落實主持人妝容服飾是否準(zhǔn)備好，主持人頒獎串詞和上臺時間是否記熟。2）、禮儀小姐妝容服飾和禮儀規(guī)范（表情、舉止、話語）是否符合要求，引導(dǎo)頒獎領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)獎嘉賓上場路線和時間是否記熟。3）、燈光音響技術(shù)人員，對主持人、頒獎領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)獎嘉賓的上場和表演節(jié)目的內(nèi)容進(jìn)行打燈效果和背景音樂氛圍方案的操作時間順序是否掌握和調(diào)節(jié)好。4）、表演節(jié)目名單和內(nèi)容編排方案是否合理無變動，彩排是否進(jìn)行順利。

頒布中1）對頒獎進(jìn)程每一步環(huán)節(jié)時間和項目正常運行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應(yīng)急處理。2）正式頒獎時應(yīng)注意地方，禮儀小姐準(zhǔn)確將頒獎領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)上臺和下臺指定地點，燈光效果和背景音樂氛圍匹配準(zhǔn)確無誤。

頒獎后1）會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。2）根據(jù)客人需求和會議層次來定，領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的后續(xù)活動。連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

簽約議程

簽約前1）、落實主持人、禮儀小姐、燈光音響技術(shù)人員情況同上，2）、落實簽約臺物料（包括簽約桌椅及配套布藝、簽約本和筆、臺卡和臺花、酒水準(zhǔn)備是否齊全。

簽約中1)、參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現(xiàn)場；2)、簽約者在簽約**入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊于各自簽約者的座位之后；、3)、雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側(cè)；4)、簽約儀式開始后，助簽人員翻開文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員，交換對方的文本再簽字；5)、雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時握手致意、祝賀，雙方站立人員同時鼓掌；、6)、協(xié)議文本交換后，服務(wù)人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；

簽約后1)、簽約儀式結(jié)束后，雙方可共同接受媒體采訪。2）、退場時，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開。3）、會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。4）、根據(jù)客人需求和會議層次來安排領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的后續(xù)活動。連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

宴會議程

宴會前1）、落實舞臺搭建是否按設(shè)計圖稿效果安裝完成，酒席擺臺是否按領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓級別座次編排。2）、宴席物資清點包括餐具、茶具、水果、酒水、香煙、小食是否備齊。宴會中1）、對宴會進(jìn)場迎賓、開場領(lǐng)導(dǎo)講話、中場領(lǐng)導(dǎo)敬酒、表演節(jié)目及游戲互動、客人退場的每一步環(huán)節(jié)時間和項目正常運行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應(yīng)急處理。2）、對宴會現(xiàn)場菜品上菜程序、茶酒水供應(yīng)程序，巡查服務(wù)實施情況，對服務(wù)不周全地方即時改進(jìn)。

宴會后1）、指引領(lǐng)導(dǎo)從專用通道撤離宴會現(xiàn)場，安排車輛送回酒店。2）根據(jù)客人需求和會議層次來安排領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的后續(xù)活動。

3、會議后流程：

1、做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。

2、會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。

3、全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作，包括清理會議文件（根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料）、物資物料（自備的會議用具、會議剩余完整食品、禮品、宣傳品等）。

4、組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分

擔(dān)的工作，以保證活動計劃的順利實施。

5、送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。