第一篇：會計檔案管理規(guī)定7

會計檔案管理規(guī)定

第一條 為了規(guī)范會計檔案管理工作，根據(jù)中國石油天然氣集團公司《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求，結(jié)合本公司情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司本部、各分公司（以下簡稱各單位）。

第二條 各單位應(yīng)當按照本辦法要求，對會計檔案進行立卷、歸檔、保管、查閱和移交，保證移交前的會計檔案安全完整、存放有序、查閱方便、嚴防毀損、散失和泄密。

第三條 會計檔案的裝訂。

（一）會計憑證的裝訂：

1．裝訂前，應(yīng)檢查會計憑證及其附件是否齊全，編號是否連續(xù)，通過計算機輸出的紙質(zhì)憑證是否經(jīng)過復核，與財務(wù)軟件上的憑證是否完全一致；

2．裝訂后的憑證上不得留有大頭針、曲別針、訂書釘?shù)龋?3．每本厚度在30mm左右，粘貼必須整齊；

4．裝訂成冊的會計憑證，應(yīng)加具封面、側(cè)脊和封底，并在封面上寫明單位名稱、年度、月份、起止憑證號、當月冊數(shù)、本冊冊號、裝訂人員、保管員、財務(wù)負責人簽章。為便于查閱，憑證側(cè)脊應(yīng)注明年月、起止憑證號、當月冊數(shù)、本冊冊號；

5．會計憑證封面紙質(zhì)、顏色、字體和字號要統(tǒng)一規(guī)范；

6．每月10日前將上月的憑證裝訂成冊，12月份的憑證應(yīng)于年終決算后10日內(nèi)裝訂成冊。

（二）會計賬簿的裝訂：

1．各類賬簿裝訂平整、牢固；不得有折角、缺頁、錯頁、掉頁、夾空白紙現(xiàn)象；

2．各種賬簿均應(yīng)設(shè)置封面，載明賬簿名稱、年度、起止號、冊號、側(cè)脊要注明賬簿名稱、年度、起止編號、冊數(shù)；

3．各類賬簿封面的紙質(zhì)、顏色、字體和字號要統(tǒng)一規(guī)范。4．各類賬簿應(yīng)于年終決算后10日內(nèi)裝訂成冊。

（三）財務(wù)會計報告的裝訂： 1．裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，防止折角、缺頁、錯頁、掉頁現(xiàn)象；

2．封面的紙質(zhì)、顏色、字體和字號要統(tǒng)一規(guī)范；

第四條 納入會計檔案管理的資料包括各種憑證、賬簿、財務(wù)會計報告、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的介質(zhì)以及其他會計資料。

（一）會計憑證包括：原始憑證、記賬憑證等。

（二）會計賬簿包括：總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。其他輔助性賬簿：庫存現(xiàn)金盤點臺賬、支票管理臺賬、工資結(jié)算表、應(yīng)收票據(jù)備查賬簿、應(yīng)付票據(jù)備查賬簿、已核銷往來款備查簿等。

（三）財務(wù)會計報告包括：會計報表、會計報表附注、財務(wù)情況說明書。

（四）電子介質(zhì)財務(wù)信息資料包括：年度備份數(shù)據(jù)，財務(wù)軟件升級前的備份數(shù)據(jù)、相應(yīng)版本的系統(tǒng)應(yīng)用程序軟件及標準代碼、數(shù)據(jù)庫軟件、每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本、本單位系統(tǒng)管理員名冊、其他應(yīng)該存檔的資料或數(shù)據(jù)。

（五）其他資料包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計人員交接書、會計檔案查閱登記清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊，存貨盤點明細表、固定資產(chǎn)盤點明細表、債權(quán)債務(wù)簽認單、增設(shè)或合并會計科目說明、會計科目名稱對比明細表、會計印章啟用、交接、封存或銷毀記錄、財務(wù)部門向各級主管部門上報的各種財務(wù)專題調(diào)查報表及相關(guān)文字材料、各級主管部門或機關(guān)職能部室下達的與財務(wù)工作相關(guān)的文件、審計報告、資產(chǎn)減值計提核銷記錄等。

第五條 各單位每年形成的會計檔案按規(guī)定時間分類整理立卷后編制會計檔案保管清冊，并由會計檔案保管人員和移交人審核簽章。

第六條 每個會計期間結(jié)束應(yīng)將財務(wù)管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)保存在電子介質(zhì)上，這種備份應(yīng)該在每個會計期間結(jié)束，完成結(jié)賬后進行，原則上要求在發(fā)生業(yè)務(wù)的當天都應(yīng)進行備份。

備份時應(yīng)該至少備份兩份，并且采用不同的備份方式，財務(wù)信息管理員和檔案管理人員分管并存放在不同的地方，備份要永久保留。

第七條 會計檔案原則上不得外借。如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，辦理登記手續(xù)后，可以外借。

（一）查閱的手續(xù)程序：

1．查閱人必須填具檔案查閱申請單，請示財務(wù)部門負責人同意后方可查閱； 2．會計檔案保管人根據(jù)財務(wù)負責人的審批意見，將查閱單位名稱或人員、查閱初始時間、查閱目的和查閱或復印會計檔案名稱、卷號，填寫在會計檔案查閱登記清冊相應(yīng)欄內(nèi)；

3．向查閱人提供會計檔案，由查閱人在會計檔案查閱登記清冊借閱欄內(nèi)簽名并備注“查閱或復印”字樣；

4．查閱或復印完畢后交回會計檔案時，會計檔案保管人員在會計檔案查閱登記清冊記錄查閱或復印的內(nèi)容，并由查閱人和檔案保管人員在會計檔案查閱登記清冊中簽名。

（二）查閱地點的限定：查閱人通常應(yīng)在會計檔案室內(nèi)查閱，如需帶出檔案室必須經(jīng)財務(wù)部門負責人同意。

（三）查閱期限的限定：查閱人應(yīng)在限期內(nèi)歸還所查閱的會計檔案，檔案管理員應(yīng)登記收回日期。

（四）會計檔案保管人員應(yīng)當監(jiān)督查閱或復印會計檔案的全過程，嚴禁查閱人員在會計檔案上涂寫、拆封或替換資料。

（五）向外單位提供原始憑證復印件時，必須有對方單位出具的蓋有公章的證明或單位介紹信，且派專人陪同復印。

第八條 會計檔案按檔案管理規(guī)定的要求及時移交給檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。

（一）移交檔案機構(gòu)保管的會計檔案，應(yīng)當由移交人編制會計檔案移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容；

（二）接管人按移交清冊所列內(nèi)容逐項核收，并由檔案機構(gòu)負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）、移交人和接管人在移交清冊上簽名或者蓋章；

（三）單位之間辦理會計檔案移交的，還應(yīng)當辦理會計檔案交接書，財務(wù)負責人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名并蓋章。

第二篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理規(guī)定

1范圍

本標準規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。

財政部會第5號《企業(yè)會計

準則》。

財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。

華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。

4.1.3負責對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批

準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務(wù)報告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應(yīng)當歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔

案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止等

內(nèi)容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務(wù)指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計

檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導報告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷

毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

本標準的檢查與考核按《xxxxxx質(zhì)量綜合考核辦法》執(zhí)行。

本標準的檢查與考核還應(yīng)按xxxxxx有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理暫行辦法

第一條為規(guī)范總公司會計檔案管理，根據(jù)《安徽省檔案條例》，結(jié)合本公司會計檔

案管理實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于涉及會計檔案的各部門、分公司、子公司。各部門、分公司、子公司應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案，并報財務(wù)科備案。各部門、分公司、子公司的主要負責人為本部門、公司會計檔案的直接責任人。

第三條 總公司財務(wù)科為全公司會計檔案管理部門，其主要職責為：

1． 負責建立健全會計檔案規(guī)章制度；

2． 負責各部門、分公司、子公司會計檔案收集工作（并做好交接手續(xù)）；

3． 負責總公司會計檔案工作；

4． 負責全公司會計檔案的匯總、歸檔、向檔案室移交；

5． 其他會計檔案工作。

第四條 會計檔案的歸檔范圍及時限：

1． 工資表、獎金表，各種福利發(fā)放清單等會計資料，應(yīng)在當月送財務(wù)科；

2． 子公司的月報應(yīng)在下月十日前送財務(wù)科；憑證、帳簿、報表及其他會計檔案應(yīng)在下一終了前移交財務(wù)科。

第五條 會計檔案的移交要求：

1． 移交的會計檔案必須經(jīng)過分類整理，并按規(guī)定裝訂成冊；

2． 移交清單須注明移交的會計檔案類別、卷數(shù)、附件張數(shù)；

3． 移交清單應(yīng)由移交人、接交人簽字確認。

第六條 未按規(guī)定要求移交的會計檔案，責令限期改正；未按規(guī)定要求移交會計檔案

造成損失的，按有關(guān)規(guī)定追究各部門、分公司、子公司主要負責人責任。

第七條 本辦法未盡事宜，由總公司財務(wù)科負責解釋。

第八條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

第四篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理規(guī)定

為提高我校財會檔案工作質(zhì)量和科學管理水平，充分發(fā)揮財會檔案的作用，逐步實現(xiàn)財會檔案工作的規(guī)范化、標準化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合我校實際，特制定本規(guī)定。

一、基本原則

1、凡在財務(wù)管理和會計活動中，直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表等材料，均屬會計檔案。

2、會計檔案是記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須實行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財會檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系。

3、嚴格實行部門立卷制度，應(yīng)明確一名專（兼）人員負責會計檔案工作，并納入職責范圍之中。

二、歸檔范圍

1、歸檔主要內(nèi)容：包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等材料。具體范圍和保管期限見附件。

2、歸檔重點：會計活動中各個階段形成的不同類型具有長期保存價值的文件材料。

3、不歸檔的文件材料：上級有關(guān)財務(wù)普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無考查利用價值的一般性、臨時性文件；與校外單位交換來的材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的財會文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水書寫。

2、堅持由部門立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負責將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。

3、遵循會計文件材料形成規(guī)律和特點，保持其有機聯(lián)系，按照會計時間進行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷。

4、案卷封面標題要簡明、確切；卷內(nèi)目錄表按格式填寫；頁號編排，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)下角。

5、活頁賬應(yīng)抽掉空白頁，會計賬簿應(yīng)抄寫卷內(nèi)目錄，然后按卷冊加封面裝訂。

189

6、會計憑證裝訂前要對會計·憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

7、會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設(shè)計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。

8、卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進行修補；各種材料大小均為16開（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風琴式。字跡模糊、擴散的應(yīng)復制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。

9、會計憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫包括憑證種類： XX

本月共 冊之第 冊 本冊號數(shù)： 自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日起至 月 日止

單位名稱： 在會計主管： 會計： 裝訂：三項加蓋私章。

10、移交檔案時，交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補交。

11、移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、歸檔時間

1、財會綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；

2、財會業(yè)務(wù)性材料實行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。

2007年11月6日 190 附件一：高等學校財會類檔案歸檔范圍和保管期限表

CK11 綜合

序號

類目名稱

保管期限 CK111 上級有關(guān)財務(wù)會計工作的文件材料

永久 CK112 本校財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復等文件

長期 CK113 學?；鸸芾砉ぷ魑募?/p>

短期 CK114 有關(guān)財務(wù)管理方面的其他文件材料

短期 CK115 會計移交清冊

長期 CK116 財會檔案移交保管清冊

永久 CK117 財會檔案銷毀清冊

長期

CK12 會計報表

序號

類目名稱

保管期限 CK1

21決算報表（含基建綜合決算）

永久 CK122

預算會計報表

短期 CK12

3以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表

長期 CK12

4以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表）

長期 CK125 季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表

短期

CK13 會計帳簿

序號

類目名稱

保管期限 CK131 涉及外事會計帳簿

永久 CK132 總帳

長期 CK13

3預算內(nèi)帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）

短期 CK13

4預算外帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）

短期 CK135 學校專項基金帳簿

短期 CK136 日記帳

短期

其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳

長期 CK137

固定資產(chǎn)明細帳（卡片）

短期

（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）

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CK14 會計憑證

序號

類目名稱

保管期限 CK141 涉及外事的會計憑證

永久 CK142 預算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK143 預算外各種原始憑證、記帳帳單

短期 CK144 學?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證

短期 CK145 銀行存款余額調(diào)節(jié)表

短期 CK146 會計撥款憑證及其他會計憑證

短期 CK147 銀行對外帳單

短期 CK148 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證

長期

CK15 工資清冊

序號

類目名稱

保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊、卡片

永久 CK152 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根

長期 CK153 各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等

短期

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第五篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理規(guī)定

為了加強我所會計檔案的科學管理，更好地為科研及管理工作服務(wù)，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

一、我所會計檔案是指研究所經(jīng)濟活動中的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計工作專業(yè)材料，是反映我所科研及管理活動中經(jīng)濟信息的真實記錄和憑證。建立健全會計檔案，保證會計檔案質(zhì)量，對貫徹執(zhí)行國家財經(jīng)制度，記錄經(jīng)濟活動的全部過程，保護國家財產(chǎn)有重要的作用。

二、會計檔案管理要執(zhí)行《中國科學院公共事務(wù)管理標準》中的會計檔案建檔規(guī)范的規(guī)定，加強會計檔案管理的標準化、制度化建設(shè)。

三、全所會計檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會計檔案實行集中統(tǒng)一管理。財務(wù)管理處必須將應(yīng)歸檔的會計檔案定期移交到所檔案室。

四、會計檔案由財務(wù)管理處的專人負責，出納人員不得兼管會計檔案工作。

五、歸檔辦法

1、財務(wù)管理處將當年形成的會計檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊，在財務(wù)部門保管一年后，移交所檔案室保管。

2、財務(wù)部門向檔案室移交會計檔案時，財會部門必須編造會計檔案移交清冊，檔案部門經(jīng)辦人員必須認真查點核實；財務(wù)部門、檔案部門的負責人和經(jīng)辦人員，必須在移交清冊上簽字。3．檔案室按會計歸檔范圍進行驗收，要求歸檔材料完整、準確、系統(tǒng)，裝訂規(guī)范。

六、保管、利用和銷毀

1、檔案室接收保管的會計檔案應(yīng)保持原卷冊的封裝，如財務(wù)部門須拆封重新整理，應(yīng)按檔案更改手續(xù)，由雙方經(jīng)辦人共同進行。

2、檔案室對會計檔案應(yīng)進行科學管理，做到存放有序，查找方便。同時應(yīng)嚴格執(zhí)行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。

3、本所其它部門利用會計檔案應(yīng)征得立卷財務(wù)部門的同意。所外單位利用時，應(yīng)開據(jù)介紹信，寫明查閱內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)管理處負責人批準。

4、會計檔案保管期滿要銷毀時，要嚴格審查，編造銷毀清冊，經(jīng)主管所長簽批后方可銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)由會計部門抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

5、會計檔案銷毀時，由檔案室和財務(wù)管理處共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前應(yīng)清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名。