第一篇：會計(jì)檔案管理規(guī)范

第十三章 會計(jì)檔案管理規(guī)范

第八十七條 會計(jì)檔案的內(nèi)容：

一、會計(jì)憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記帳憑證、科目日結(jié)單、同城票據(jù)交換(提出、提入票據(jù)匯總)清單、特殊會計(jì)處理的各類通知單等。

二、會計(jì)帳簿：包括總帳、各種明細(xì)帳(分戶帳)、現(xiàn)金收付日記簿和各種登記簿。

三、財務(wù)報告：包括會計(jì)報表、財務(wù)情況說明書、主管部門對財務(wù)報告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報告。

四、其他會計(jì)資料：包括會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、開戶申請書、經(jīng)濟(jì)合同、財產(chǎn)清查匯總資料、涉外文件、實(shí)行會計(jì)電算化的軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料及存儲于磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件等，均應(yīng)視同會計(jì)檔案一并管理。

五、市商行以各行部為單位建立會計(jì)檔案，妥善保管。非獨(dú)立核算機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案，應(yīng)由管轄行統(tǒng)一歸檔。

第八十八條 會計(jì)檔案立卷

一、會計(jì)憑證：

1、業(yè)務(wù)量大的單位按日裝訂，業(yè)務(wù)量小的單位夠一冊及時裝訂。每冊按年統(tǒng)一編流水號，卷號與會計(jì)憑證冊數(shù)編號應(yīng)一致。

2、每冊憑證背處應(yīng)注明行、部名稱、所屬年度、月、日、每冊流水號、保管期限，并及時登記“會計(jì)憑證保管登記簿”。

3、會計(jì)憑證一經(jīng)裝訂不得隨意拆封，必須拆封時應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在重新裝訂進(jìn)做書面記錄。

二、會計(jì)帳簿：、1、總帳：按月裝訂。

2、活頁明細(xì)帳、登記簿可根據(jù)數(shù)量按月、季、年裝訂，年度中間結(jié)轉(zhuǎn)帳頁應(yīng)妥善保管。其中實(shí)收資本、盈余公積、資本公積明細(xì)帳因需永久保管應(yīng)單獨(dú)裝訂。

3、各種帳簿的裝訂順序按科目、帳號排列，裝訂成冊的帳頁每冊要按頁加編順序號，每冊帳簿前應(yīng)加填帳頁目錄。

三、會計(jì)報表：

1、日計(jì)表按月裝訂，其他報表按年裝訂，年終決算報表單獨(dú)裝訂。

2、報表裝訂順序?yàn)椋贺攧?wù)情況說明書、資產(chǎn)負(fù)債表及其附表、損益表及其附表、財務(wù)狀況變動表其他附表。

匯總單位報表，每一報表裝訂順序?yàn)楸締挝粎R總表，所屬匯總單位報表。

3、裝訂成冊的會計(jì)報表應(yīng)按頁編流水號。

四、其他會計(jì)資料均應(yīng)分別單獨(dú)裝訂成冊，編制卷號。

五、裝訂成冊的憑證、帳簿、報表等會計(jì)檔案均應(yīng)在繩結(jié)處用紙條加封，由裝訂人員和會計(jì)主管人員在加封處蓋章，然后加具封皮，封面按要求填寫齊全并及時登記“會計(jì)檔案保管登記簿”。

第八十九條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體規(guī)定如下：

一、永久保管會計(jì)檔案：

1、年度財務(wù)會計(jì)報告；

2、資本金、股金及股權(quán)明細(xì)；

3、掛失登記和補(bǔ)發(fā)的憑單收據(jù)；

4、會計(jì)檔案保管登記簿及會計(jì)檔案銷毀清冊。

5、機(jī)構(gòu)變動交接清冊；

6、存、貸款開銷戶記錄；

7、有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書；

8、帳銷案存記錄

9、銀行認(rèn)為應(yīng)永久保管的其他會計(jì)資料；

二、保管期限十五年的會計(jì)檔案：

1、會計(jì)憑證及其附件；

2、總帳、明細(xì)分類帳、卡，各種登記簿。

3、會計(jì)人員及會計(jì)檔案移交清冊；

4、中期財務(wù)會計(jì)報告；

5、重要單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；

6、銀行認(rèn)為應(yīng)保管15年的其他會計(jì)資料；

三、保管期限五年的會計(jì)檔案：

1、下級行上報的財務(wù)會計(jì)報告；

2、聯(lián)行往來核算資料；

3、密押表使用、保管記錄；

4、對帳回單；

5、已處置固定資產(chǎn)卡片

6、銀行認(rèn)為應(yīng)保管5年的其他會計(jì)資料；

四、保管期限三年的會計(jì)檔案：

1、日報表；

2、計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行日志；

3、流水帳；

4、不定期報表；

5、銀行認(rèn)為應(yīng)保管3年的其他會計(jì)資料； 第九十條 歸檔保管：

一、各行部會計(jì)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等工作。

二、當(dāng)年的會計(jì)檔案在年度終了后，由各行部會計(jì)部門填制“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄表”、“卷內(nèi)備考表”各一份隨會計(jì)檔案一同上交檔案室。填寫“會計(jì)檔案案卷目錄”、“會計(jì)檔案移交清冊”各一式兩份，向檔案室辦理移交手續(xù)。點(diǎn)交后雙方簽字，各持一份。移交后接收人、監(jiān)交人應(yīng)在檔案保管登記簿中簽章。

三、由計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、帳簿、報表等會計(jì)檔案其保管期限與手工檔案相同。存儲于磁性介質(zhì)上的會計(jì)資料，按要求雙備份、異地保管。

四、嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，做到防盜、防火、防潮、防蟲。磁性介質(zhì)還要防光、防熱、防磁。做到妥善保管、存放有序、查找方便。

五、機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)。第九十一條 會計(jì)檔案的借閱：

一、建立會計(jì)檔案的借閱。

二、銀行內(nèi)部調(diào)閱會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)主管人員批準(zhǔn)，司法部門及由中國人民銀行認(rèn)可的部門因特殊需要查閱會計(jì)檔案時，須持有縣以上主管部門的正式公函，注明調(diào)閱內(nèi)容，經(jīng)行長批準(zhǔn)方可調(diào)閱。與介紹信內(nèi)容無關(guān)的檔案不予提供。調(diào)閱期間，檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。

三、調(diào)閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制，但不得將會計(jì)檔案拆封和借出。銀行會計(jì)擋案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，并由查閱人簽字確認(rèn)。

第九十二條 會計(jì)檔案的銷毀：

一、各行部會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，應(yīng)由檔案室提出銷毀意見，會同會計(jì)部門共同鑒定，編制“會計(jì)檔案銷毀清冊”，以書面形式報商行會計(jì)核算部，經(jīng)行長批準(zhǔn)后方可銷毀。

二、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計(jì)檔案中，屬于未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)原始憑證或其他未了事項(xiàng)的原始資料，銀行不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案機(jī)構(gòu)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。

三、銷毀時應(yīng)由本行會計(jì)部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷，并按會計(jì)檔案銷毀清冊逐項(xiàng)核對，嚴(yán)防散失或發(fā)生舞弊。銷毀后由銷毀人員、監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽章，銷毀清冊一式兩份，一份各行部留存，一份市商行留存，歸檔保管。

第二篇：檔案管理規(guī)范

檔案管理規(guī)范

1.目的

為了有效的保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮公司歷史資料的作用，規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

DXC集團(tuán)有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責(zé)： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負(fù)責(zé)對檔案的借閱進(jìn)行審批、登記管理。

4.1.3.負(fù)責(zé)檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執(zhí)行。4.2.集團(tuán)各職能部門及各子公司

4.2.1.負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業(yè)務(wù)有關(guān)的所有文書檔案。

4.2.2.負(fù)責(zé)對與本部門/子公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負(fù)責(zé)在本部門/子公司階段業(yè)務(wù)結(jié)束后將有關(guān)重要文書檔案移交集團(tuán)綜合管理部。5.程序和內(nèi)容：

5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規(guī)章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀(jì)要。5.1.5.經(jīng)營計(jì)劃、工作總結(jié)；

5.1.6.意向書、合同、協(xié)議、立項(xiàng)報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業(yè)務(wù)、技術(shù)、項(xiàng)目有關(guān)的資料。5.2.檔案立卷要求：

5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業(yè)務(wù)活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業(yè)務(wù)部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各項(xiàng)業(yè)務(wù)一旦結(jié)束，其有關(guān)該項(xiàng)業(yè)務(wù)往來的一切材料、函件都應(yīng)移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協(xié)議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業(yè)務(wù)部門如有需要，可建立復(fù)印件的業(yè)務(wù)檔案，以便工作。5.2.1.3.業(yè)務(wù)部門形成的文件應(yīng)由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業(yè)務(wù)部門文件保管人員有責(zé)任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進(jìn)行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應(yīng)包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數(shù)、份數(shù)、備注（注明是原件或復(fù)印件）。5.2.1.5.財務(wù)部獨(dú)立管理會計(jì)檔案---憑證、賬薄、財務(wù)報表類、借款、貸款合同（注：財務(wù)部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務(wù)部留復(fù)印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)排列。擬訂案卷標(biāo)題要簡明、準(zhǔn)確。

整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的規(guī)章制度類文件材料。

公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。公司職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

公司關(guān)于重要問題的請示與上級主管部門的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性上級主管部門制發(fā)的屬于公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的重要文件材料。下屬機(jī)構(gòu)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與公司的復(fù)函、批復(fù)等5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。

公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事務(wù)管理文件材料。

公司關(guān)于一般性問題的請示與上級主管部門的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上級主管部門制發(fā)的屬于公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的一般性文件材料。

上級主管部門制發(fā)的非公司經(jīng)營業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。下屬機(jī)構(gòu)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。5.2.2.4.2.9.下屬機(jī)構(gòu)報送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。

全部案卷組成后，要對案卷統(tǒng)一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當(dāng)年所形成的公司所有文件按上述要求進(jìn)行統(tǒng)一整理。5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團(tuán)各部門/項(xiàng)目公司及其他子公司各部門對于需要在集團(tuán)進(jìn)行歸檔的資料進(jìn)行整理，提交集團(tuán)綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團(tuán)綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續(xù)的完備性。5.3.3.集團(tuán)綜合管理部根據(jù)資料的性質(zhì)、存檔單位建議的存期，對資料進(jìn)行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復(fù)印需求，填寫《檔案借閱/復(fù)印審批單》（附表2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復(fù)印需求，報綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復(fù)印的檔案進(jìn)行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印。

5.4.5.對于需要復(fù)印的資料，由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)將資料復(fù)印并下發(fā)給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復(fù)印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要?dú)w還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內(nèi)歸還資料，綜合管理部負(fù)責(zé)在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團(tuán)綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進(jìn)行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。

5.5.2.銷毀申請經(jīng)資料存檔提交部門進(jìn)行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關(guān)手續(xù)。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負(fù)責(zé)人和總公司綜合管理部負(fù)責(zé)人現(xiàn)場監(jiān)督，對檔案進(jìn)行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認(rèn)。6.支持性文件：無 7.相關(guān)記錄： 7.1.7.2.《檔案保管登記臺帳》 《檔案借閱/復(fù)印審批單》

7.3.《檔案借閱/復(fù)印登記臺賬》

7.4.《文件資料銷毀請示》 7.5《檔案銷毀證明書》

檔案管理流程總部各部門/項(xiàng)目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據(jù)保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批匯總借閱/復(fù)印資料需求N綜合管理部經(jīng)理審批Y結(jié)束借閱/復(fù)印登記Y是否需要復(fù)印NY是否需要?dú)w還復(fù)印資料發(fā)放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結(jié)束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關(guān)手續(xù)造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結(jié)束銷毀檔案Y

第三篇：會計(jì)檔案管理

濟(jì)寧市泰中貿(mào)易有限責(zé)任公司

會計(jì)檔案管理制度

號碼、裝訂人簽章等。

2.會計(jì)賬簿。

各種會計(jì)賬簿辦理完結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計(jì)賬簿在辦理完結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計(jì)賬簿的裝訂順序：

會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計(jì)賬簿的編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3.會計(jì)報表。

會計(jì)報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，終了統(tǒng)一歸檔

保管。

第五章會計(jì)檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系

列工作。

3.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計(jì)檔

案移交清冊，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

第六章會計(jì)檔案的借閱使用

1.財務(wù)部建立會計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計(jì)檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計(jì)檔案人員，不得將會計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

需

需要復(fù)制會計(jì)檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第七章各種會計(jì)檔案保管期限

1.會計(jì)憑證保管15年。

2.會計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計(jì)報表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發(fā)貨票保管5年。

第八章會計(jì)檔案的銷毀

1.會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同

鑒定后，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對

其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清

債權(quán)、債務(wù)時為止。

2.按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將

監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實(shí)施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表：《會計(jì)檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計(jì)檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一、會計(jì)憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會計(jì)賬簿類總賬 15 包括日記賬明細(xì)賬 1

日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析財務(wù)報告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會計(jì)移交清冊 15年會計(jì)檔案保管清冊 永久會計(jì)檔案銷毀清冊 永久銀行余額調(diào)節(jié)表 5年銀行對賬單 5年

第四篇：會計(jì)檔案管理

會計(jì)檔案管理

會計(jì)檔案概念

?會計(jì)檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計(jì)核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計(jì)核算材料的歸檔

?會計(jì)核算材料的歸檔，是指單位會計(jì)部門或會計(jì)人員將辦理完畢的會計(jì)核算材料經(jīng)過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程

會計(jì)核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他會計(jì)核算資料。

不歸檔范圍:本單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度財務(wù)政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計(jì)檔案歸檔范圍。

?２、時間。第三年。

?

3、要求和手續(xù)。完整齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、裝訂成冊。清點(diǎn)核對無誤。

二、會計(jì)檔案的整理

?１、分類。原則上按——類型進(jìn)行分類，分類4類。

?會計(jì)憑證類

?會計(jì)賬簿類

?會計(jì)報告類

?其他會計(jì)核算材料類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專材料）

會計(jì)檔案的整理

?2.會計(jì)檔案的組卷

會計(jì)檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計(jì)核算材料組成保管單位——案卷的過程。

(1)會計(jì)憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內(nèi)。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊的本數(shù)。

?

3、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。

?

4、記帳憑證有關(guān)人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會計(jì)檔案憑證軟封面，封面要按項(xiàng)目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；

工資名冊；

債權(quán)債務(wù)；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計(jì)材料；

各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、契約

有必要延長延長保管期限的其他會計(jì)材料。

（2）會計(jì)帳簿的組卷要求

?按和帳簿的不同種類進(jìn)行組卷。對總帳、明細(xì)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計(jì)帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結(jié)帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁依次編號，填寫卷內(nèi)帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計(jì)檔案面簽，并按封面或標(biāo)簽上內(nèi)容填寫。

（3）財務(wù)報告的組卷要求

?按、保管期限立卷

?

1、首先將本級與下級財務(wù)報告分開。

?

2、其次將年報、季報、月報分開。

?

3、在整理報表時，對報表進(jìn)行分析和說明的文字，是會計(jì)報表 的重要組成部分，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，審批報告、批復(fù)等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，財務(wù)報告與季、月度財務(wù)報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表。

（4）其他會計(jì)核算資料的組卷要求

?按——問題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。

會計(jì)檔案的整理

3.會計(jì)檔案的編目

?會計(jì)檔案的編目應(yīng)和符合《會計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會計(jì)核算針對時間、會計(jì)文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會計(jì)憑證”

“× ×公司×年×月現(xiàn)金日記帳”等

（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表

?除會計(jì)憑證外，其他會計(jì)檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷 內(nèi) 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會計(jì)憑證

?會計(jì)檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會計(jì)憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；?適用于會計(jì)憑證的裝訂

會計(jì)憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會計(jì)憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財政廳”等。

?會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱。如收款會計(jì)憑證、付款會計(jì)憑證、轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證或基建會計(jì)憑證、工會會計(jì)憑證、預(yù)算外會計(jì)憑證等。

?起止時間：填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日。

?冊數(shù)：起止時間內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。

?冊次：填寫本冊會計(jì)憑證的序號。

?記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

?記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。

?附件數(shù)：填寫本冊記賬憑證附件的張數(shù)。

?會計(jì)憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計(jì)張數(shù)。

?會計(jì)主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。

?裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會計(jì)憑證裝訂的人員。

?裝訂時間：填寫負(fù)責(zé)該本會計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時間。

?備注：填寫該項(xiàng)憑證需要說明的事項(xiàng)。

2.會計(jì)憑證盒的格式

?會計(jì)憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據(jù)需要設(shè)置30、40、60mm。

?適用于會計(jì)憑證的裝盒

會計(jì)憑證盒正面格式

?很多內(nèi)容與憑證封面一致。

?全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字。?目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

會計(jì)憑證盒脊格式

3、會計(jì)檔案盒的格式

適用于財務(wù)報告和其他類會計(jì)檔案的整理。

會計(jì)檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。非國際標(biāo)準(zhǔn)的賬簿可根據(jù)實(shí)際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會計(jì)賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號章

（4）案卷的排列編號

?一般按照以下次序：會計(jì)憑證按形成時間順序排列，會計(jì)帳簿、財務(wù)報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，流水編號法：按財務(wù)報告、會計(jì)帳簿、會計(jì)憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計(jì)檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財務(wù)報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會計(jì)檔案的保管清冊，也是會計(jì)檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會計(jì)檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進(jìn)行編制。

會計(jì)檔案目錄格式

會計(jì)檔案移交清單格式 會計(jì)檔案移交清單

（三）會計(jì)檔案的鑒定與銷毀

1、會計(jì)檔案的鑒定（確定保管期限）

根據(jù)國家規(guī)定，會計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細(xì)帳15年

?報表永久

?月季報表5年

?會計(jì)移交清冊15年

?會計(jì)保管清冊永久

?會計(jì)檔案銷毀清冊永久

?銀行余額調(diào)節(jié)表5年

?銀行對帳單5年

（三）會計(jì)檔案的鑒定與銷毀

?2.會計(jì)檔案的銷毀

?保管期滿的會計(jì)檔案，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（三）會計(jì)檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

?（3）銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

?（4）監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

會計(jì)檔案移交應(yīng)注意的事項(xiàng)

?（1）應(yīng)編制移交清冊

?（2）應(yīng)履行移交手續(xù)

?會計(jì)檔案常見問題

?

1、會計(jì)檔案屬專業(yè)檔案，是由本單位會計(jì)人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會計(jì)檔案（會計(jì)法規(guī)定）?

3、會計(jì)報表第一頁要有卷內(nèi)文件目錄，最后一頁有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財務(wù)專用章 謝謝大家！

2012年5月9日

第五篇：淺談會計(jì)檔案管理

淺談會計(jì)檔案管理

【摘 要】

本文分析了會計(jì)檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問題，就如何使會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提出幾點(diǎn)建議：

1、提高檔案意識，加強(qiáng)規(guī)范管理；

2、落實(shí)責(zé)任，明確分工；

3、與國際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理；

4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)；

5、即使實(shí)現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

一、論題的理論與實(shí)踐意義

1.理論意義

會計(jì)檔案管理體制與模式是會計(jì)檔案管理的組織、制度和機(jī)構(gòu)、機(jī)制或組織結(jié)構(gòu)的形成，是會計(jì)檔案管理的樣式，會計(jì)檔案管理體制與模式是隨時代發(fā)展而不斷優(yōu)化的。將先進(jìn)的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計(jì)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計(jì)檔案管理的環(huán)境是不斷變化的，隨著我國社會的轉(zhuǎn)型和電子技術(shù)不斷發(fā)展，對會計(jì)檔案管理體制與模式的研究，可以給會計(jì)檔案管理實(shí)際工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。會計(jì)檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進(jìn)的會計(jì)檔案管理體系，能將先進(jìn)理論同工作實(shí)踐結(jié)合起來，為會計(jì)檔案管理效率的提高奠定理論基礎(chǔ)。會計(jì)檔案管理體制與模式的研究也是會計(jì)檔案管理實(shí)踐不斷適應(yīng)社會需要的表現(xiàn)。優(yōu)化的會計(jì)檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優(yōu)化的會計(jì)檔案管理的研究成果有利于不同科學(xué)的結(jié)合，既有利于檔案學(xué)的發(fā)展，也符合當(dāng)代科學(xué)的發(fā)展趨勢。

2.實(shí)踐意義

會計(jì)檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認(rèn)識與了解會計(jì)檔案管理的內(nèi)容。新時期會計(jì)檔案管理體制、模式的構(gòu)建、程序，有重要的實(shí)踐意義。特別是對變化中的會計(jì)檔案管理研究有助于了解新變化對會計(jì)檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計(jì)檔案管理體制與模式所發(fā)生的改變將更有助于提高會計(jì)檔案管理的效率。會計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業(yè)管理效益的全面提高起了促進(jìn)作用。會計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計(jì)檔案管理體系，在新的會計(jì)檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補(bǔ)不足，發(fā)揮更大的作用與功效，這 1

將有助于促進(jìn)會計(jì)檔案管理自身的不斷發(fā)展和提高，也有助于發(fā)現(xiàn)在管理模式變化、指導(dǎo)理論變化與數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化沖擊下的會計(jì)檔案管理變化和采取相應(yīng)行之有效的管理方法。會計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于會計(jì)檔案管理部門了解會計(jì)檔案管理概況、發(fā)現(xiàn)本會計(jì)檔案管理中存在的問題，尋找解決的途徑，促進(jìn)企業(yè)管理的全面提高。其次，會計(jì)檔案管理的不斷優(yōu)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息一體化的奠基石，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。只有優(yōu)化了的會計(jì)檔案管理才能將企業(yè)管理帶上一個新的臺階。會計(jì)檔案管理、企業(yè)信息化、企業(yè)管理的全面優(yōu)化這三個部分是緊密相關(guān)的。

二、目前研究評述

1.國外對會計(jì)檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀新石器會計(jì)檔案管理體制模式的建構(gòu)

會計(jì)檔案管理作為檔案事業(yè)的一個分支，從起源上來說，首先是在世界工業(yè)發(fā)達(dá)國家和地區(qū)開展起來的。世紀(jì)初瑞士、荷蘭等一些歐洲國家和美國開始大規(guī)模地收集和保存會計(jì)檔案。世紀(jì)中葉以后，大部分的其他歐洲國家，以及加拿大、澳大利亞也紛紛開展了這項(xiàng)工作。世紀(jì)年代以來，世界各國會計(jì)檔案管理得到了很大發(fā)展。但由于私有制決定了國外的大部分會計(jì)檔案屬于屬于私有財產(chǎn)，企業(yè)有權(quán)自行處理自己的檔案，國家沒有制定同意的會計(jì)檔案管理體系、管理要求和標(biāo)準(zhǔn)。國外的會計(jì)檔案管理自主性強(qiáng)，隨意性大，個體特色突出，沒有統(tǒng)一的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)一般根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)立檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。所以國外會計(jì)/檔案管理體制與模式也呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。

2.國內(nèi)對會計(jì)檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀

我國會計(jì)檔案工作作為國家檔案事業(yè)的一個組成部分，在國家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的會計(jì)檔案室管網(wǎng)。長期以來，各企業(yè)采用了基本相同的方式開展檔案工作。檔案管理整體水平甚至高于其他國家，但這種帶有前蘇聯(lián)痕跡的會計(jì)檔案管理體制產(chǎn)生發(fā)展于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，與市場經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)并不相適應(yīng)。我國現(xiàn)行會計(jì)檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環(huán)境下，從國有工業(yè)會計(jì)檔案管理模式演化來的?！凹薪y(tǒng)一，分級管理，條塊結(jié)合，企業(yè)自主”是我國檔案管理制度的概括。

我國的會計(jì)檔案管理的具體模式進(jìn)行策劃的管理體制以及對會計(jì)檔案管理模式的規(guī)定。這對于我國會計(jì)檔案工作的建立、發(fā)展功不可沒，這一階段檔案界主要是學(xué)習(xí)、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學(xué)習(xí)和

總結(jié)。隨著經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)改個的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等這種舊有的管理體制開始發(fā)生細(xì)微變化。大多數(shù)學(xué)者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自助舍利的權(quán)利，避免那種不顧新時期會計(jì)檔案管理體制、模式的建構(gòu)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)自身情況而實(shí)行的“一刀切”式管理模式。

隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟(jì)異軍突起，非公經(jīng)濟(jì)會計(jì)檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。但其管理模式主要還是有：

1、會計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理。指由檔案部門對本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。但在具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約。其優(yōu)點(diǎn)是便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

2、檔案分級管理。指在企業(yè)內(nèi)對檔案實(shí)行分級管理。該管理模式的優(yōu)點(diǎn)是管理靈活、職責(zé)明確、利用方便。

3、檔案分散管理。指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進(jìn)行管理。該管理模式的有點(diǎn)是分工明確不足之處是對會計(jì)檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現(xiàn)管理上的空白或交叉。

4、會計(jì)檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的新觀點(diǎn)。

5、會計(jì)檔案委托代管，這指企業(yè)委托專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，代管其檔案。但企業(yè)并不放棄其檔案的所有權(quán)。

三、會計(jì)檔案的內(nèi)涵

會計(jì)檔案是企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會計(jì)核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報表，以及其他會計(jì)資料等專業(yè)資料。它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規(guī)劃、計(jì)劃，調(diào)查取證以及進(jìn)行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應(yīng)各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)活動中具有重要的作用。

四、會計(jì)檔案管理存在的問題

會計(jì)檔案是歷史的真憑實(shí)證，它在社會經(jīng)濟(jì)活動中的作用，決定了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的必要性。但事實(shí)上，由于各單位會計(jì)檔案管理意識還比較薄弱。會計(jì)檔案作為新興檔案學(xué)科還缺乏深入研究，在日常會計(jì)工作中，很多單位重核算、輕管理，會計(jì)檔案管理工作混亂，存在著一定的問題：

1.收集資料方面

由于對會計(jì)檔案概念的不明確，一些財務(wù)人員沒有將會計(jì)部門形成的全部文件歸入會計(jì)檔案，只是將會計(jì)憑證、賬簿、報表核算類資料進(jìn)行整理歸檔，而將法規(guī)、制度類文件，如上級財政部門的來文、本單位會計(jì)制度、會計(jì)工作計(jì)劃、會計(jì)工作總結(jié)；預(yù)測、決策類文件，如財務(wù)分析報告、市場預(yù)測、會計(jì)決策設(shè)計(jì)等等，放在其他部門，造成會計(jì)資料收集不全。有些會計(jì)檔案是屬于不耐久的復(fù)寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料。這些材料在高溫高濕度條件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2.整理、銷毀方面

《會計(jì)法》明確規(guī)定：“會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表和其它會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。會計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門規(guī)定?！钡恍﹩挝坏呢攧?wù)人員在月末、終了沒有按規(guī)定將已形成的會計(jì)檔案及時整理立卷，裝訂成冊，隨隨便便放在箱內(nèi)，造成資料遺失等問題。有的雖然進(jìn)行了整理立卷，但是案卷質(zhì)量不符合規(guī)范。會計(jì)檔案保管到達(dá)一定年限之后。經(jīng)過鑒定、審查，報經(jīng)批準(zhǔn)，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價值的會計(jì)檔案任然長年累月占據(jù)著庫房和設(shè)備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負(fù)責(zé)人，擔(dān)心會計(jì)檔案銷毀之后，今后一旦有什么經(jīng)濟(jì)問題，無憑無據(jù)，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也影響了會計(jì)檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.移交、存放方面

《會計(jì)檔案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)有會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案在會計(jì)終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！钡趯?shí)際工作中，財務(wù)部門與檔案部門配合得并不協(xié)調(diào)。財務(wù)部門擔(dān)心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計(jì)業(yè)務(wù)為由，不愿接收。由此造成會計(jì)檔案長期在財務(wù)部門，沒有被廣泛利用。由于財務(wù)部門缺乏一定的檔案知識，對于會計(jì)檔案的存放不夠重視，例如。很多單位的會計(jì)檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴(yán)格控制溫度、濕度，認(rèn)真做好“七防”，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案的壽命。

4.人員素質(zhì)方面

目前，大多數(shù)單位的財務(wù)人員雖然熟悉財務(wù)處理，但是缺乏會計(jì)檔案管理知識。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)還不認(rèn)可財務(wù)檔案管理的重要性，不重視財務(wù)檔

案管理的培訓(xùn)。在實(shí)際操作中，每個財務(wù)人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計(jì)檔案管理工作因財務(wù)人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

5.電子財務(wù)檔案

墊子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等嗲你介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，墊子財務(wù)檔案有許多特點(diǎn)：電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭損毀、難查痕跡的特點(diǎn)，此項(xiàng)檔案的管理還不規(guī)范。

五、對會計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

社會經(jīng)濟(jì)越來越發(fā)展，對會計(jì)工作的要求也越來越高。先帶經(jīng)濟(jì)活動中，很多時候因?yàn)闀?jì)檔案管理工作做的不到位，早晨領(lǐng)導(dǎo)決策失誤，影響到整個單位的運(yùn)作，給集體造成不可估量的損失，所以會計(jì)檔案管理工作作為會計(jì)工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)管理需要，必須不斷改進(jìn)管理方法，建立新的管理體系，提供高治療的會計(jì)信息。因此，就如何是會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，有以下幾點(diǎn)建議：

1、提高檔案意識，加強(qiáng)規(guī)范管理

時間證明，要管理好會計(jì)檔案，首先，要改變傳統(tǒng)管理年，對會計(jì)檔案有一個正確的認(rèn)識；其次，要加強(qiáng)對會計(jì)檔案工作的宣傳，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識。按照《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對會計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真是、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

2、落實(shí)責(zé)任，明確分工

確定專人負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理。制定嚴(yán)格的審核、壯丁、借閱制度。因?yàn)闀?jì)檔案管理工作政策性和業(yè)務(wù)性都比較強(qiáng)，所以單靠一個管理員的歷練是不行的。財務(wù)處各單位都應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求制作憑單、報表及財務(wù)資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，按照分工合作、密切配合的原則，落實(shí)責(zé)任，相互協(xié)調(diào)，保證會計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3、與國際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在大多數(shù)單位已實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，但由于對會計(jì)檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)該共同合作，與國外先進(jìn)的會計(jì)檔案管理模式接軌，開發(fā)研制會計(jì)檔案計(jì)算

機(jī)管理。只有會計(jì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，才能真正發(fā)揮會計(jì)檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)

會計(jì)工作的迅猛發(fā)展，要求財務(wù)人員不僅要具有財務(wù)知識，也要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)，所以會計(jì)檔案管理人員必須接受再教育，進(jìn)一步提高會計(jì)檔案業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)整理立卷實(shí)際操作技能，成為新一代的復(fù)合型人才，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W(xué)利用。

5、即使實(shí)現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中國也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔

電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。結(jié)果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，打到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的墓地，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的折損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量

六、總結(jié)

通過以上論述我們可以看出會計(jì)檔案管理體制、模式的良好變革已經(jīng)呈現(xiàn)在我們面前。會計(jì)檔案管理體制、模式是一個動態(tài)的事物，需要我們不斷結(jié)合具體實(shí)際和先進(jìn)念去充實(shí)它，只有這樣才能不斷推進(jìn)會計(jì)檔案管理體制、模式研究不斷深入。

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