第一篇：畢業(yè)生檔案管理規(guī)定

大中專畢業(yè)生檔案管理規(guī)定

（907、908、909、1016室用）

1、認真貫徹國家有關(guān)的法律、法規(guī)和組織人事工作的政策、規(guī)定，嚴格審查畢業(yè)生檔案，嚴把入學(xué)資格審查、在校表現(xiàn)和畢業(yè)資格審查關(guān)。

2、檔案材料審查主要內(nèi)容：（1）高考考生資料；

（2）學(xué)生入學(xué)登記表（學(xué)校可以自行訂制）；（3）選拔、保送學(xué)生登記表；

（4）畢業(yè)生登記表（高校畢業(yè)生登記表由國家教育部統(tǒng)一印制,中專畢業(yè)生登記表由省教育廳統(tǒng)一印制）；

（5）畢業(yè)生就業(yè)通知書；

（6）入黨（團）材料，加入民主黨派材料；（7）在校期間獎勵、表彰以及懲處決定；（8）學(xué)年鑒定表；

（9）學(xué)生在校期間成績表；

（10）學(xué)生在校期間參加各種社會實踐活動獲得的由實習(xí)單位或?qū)W校頒發(fā)的考評證書及學(xué)校證明；

（11）研究生學(xué)位申請表、研究生畢業(yè)論文評閱意見表；（12）其他可供組織參考的有保存價值的材料

3、檔案審閱由檔案審查人員專職負責(zé)，檔案齊全要及時進行登記并簽字。

4、對于缺少原件的材料，一般不得用復(fù)印件代替原件，確實需要存檔的必須加蓋原出具材料單位公章。

5、檔案材料的接收必須通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿。邮盏臋n案要逐一核對并進行。

6、轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案必須詳細登記，由單位統(tǒng)一領(lǐng)取并逐一簽字。

7、檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關(guān)、保守秘密、積極主動、認真負責(zé)地做好畢業(yè)生檔案材料的收發(fā)、審核和登記。

8、加強檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)，做好畢業(yè)生檔案的防火、防盜、防潮工作，保證畢業(yè)生檔案安全。

9、對檔案工作人員違反本規(guī)定，涂改、偽造畢業(yè)生檔案材料的要追究責(zé)任，嚴肅查處。

第二篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財務(wù)類

3、人事類

4、經(jīng)營類

5、工程類

二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機要檔案

一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標準： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：

1、財務(wù)資料；

2、公司重要會議紀要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項目資料；

2、項目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營計劃；

8、公司經(jīng)營總結(jié)；

9、財務(wù)報表；

10、技術(shù)資料；

11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門請求報告；

3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)部負責(zé)保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責(zé)保管。

三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點確認檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)??；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實施檔案分類學(xué)細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續(xù)實施檔案室掌握公司印章使用動態(tài)的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財務(wù)檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財務(wù)計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。

3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。

3.1.6對外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉(zhuǎn)情況，預(yù)計當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務(wù)檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務(wù)算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內(nèi)歸計統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據(jù)此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進行。

a）總經(jīng)理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負責(zé)收集，竣工圖由施工單位負責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；

d）財務(wù)計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務(wù)檔案管理程序》

e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設(shè)計研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報告、方案設(shè)計圖紙和說明、擴初設(shè)計圖紙和說明、勘察設(shè)計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設(shè)計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計圖紙和說明、設(shè)計變更、設(shè)計合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動計劃、外送文件、外來文件等。客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。?d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內(nèi)頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必須當(dāng)面確認檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)?。?/p>

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經(jīng)認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復(fù)查并組織銷毀。

B．要求：

a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應(yīng)單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存印本。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

為了做好公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在項目開發(fā)建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司和開發(fā)項目的實際情況，特制定本規(guī)定。

一、檔案管理部門

1、行政人事部是公司檔案管理的主管部門，負責(zé)行政文書檔案、人事檔案、財會檔案、項目銷售檔案、項目竣工檔案的全面管理工作。

2、各部門須明確一人為兼職檔案管理人員，做好日常部門文件資料的整理、立卷工作，并配合行政人事部做好歸檔工作。

二、檔案管理部門的職責(zé)

1、組織各部門檔案管理人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和法規(guī)學(xué)習(xí)。

2、制訂公司檔案管理辦法和制度，指導(dǎo)、督促各部門實施。

3、重點做好在建項目工程資料收集和跟蹤、檢查監(jiān)督工作。

4、按照檔案綜合集中管理的原則，對各部門歸檔資料的整理、立卷工作進行檢查監(jiān)督。

5、做好檔案日常管理、檔案借閱、檔案統(tǒng)計、檔案裝訂和檔案排架工作。

四、檔案管理的有關(guān)要求

1、根據(jù)歸檔范圍和要求，認真做好本部門工作中所形成的文件資料收集、整理及歸檔工作。

2、按時完成本部門文件資料整理、立卷工作，做到文件資料齊全，分類準確，裝訂工整，查閱方便。

檔案管理規(guī)定

3、歸檔工作中，經(jīng)過努力而無法收集齊全的材料，應(yīng)及時研究并提出處理意見，并向主管領(lǐng)導(dǎo)書面報告。

4、凡項目作為直接收文單位的文件，應(yīng)將正本歸檔。

5、凡施工單位移交給我方的建筑項目竣工檔案、除工程材料質(zhì)量證明單和個別試驗報告可用復(fù)印件外，其余均應(yīng)是原始資料。

6、歸檔的文件材料須按有關(guān)規(guī)定書寫、用印，禁止使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙，破損的檔案文件要進行修復(fù)。

五、歸檔范圍及檔案的驗收

1、綜合管理類：包括公司名稱的批準文件、企業(yè)機構(gòu)代碼證、公司法人營業(yè)執(zhí)照、公司章程、協(xié)議書、合同、年檢資料法人代表身份證復(fù)印件、股東單位證照復(fù)印件及收發(fā)文件、計劃總結(jié)、會議紀要、重大活動等其他有關(guān)文件材料。由行政人事部負責(zé)整理、立卷。

2、人事管理類：包括人才引進、人事任免、教育培訓(xùn)、工作考核、內(nèi)部調(diào)動、退休等材料。由行政人事部負責(zé)整理、立卷。

3、財務(wù)會計類：包括各種報表、賬冊、憑證、財務(wù)預(yù)算、決算、財產(chǎn)報告等材料。由財務(wù)部負責(zé)整理、立卷、移交。移交時，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，并經(jīng)項目主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。

4、項目管理類：包括工程開發(fā)、工程設(shè)計、工程施工招投標、工程竣工的資料，由工程部負責(zé)收集、整理、裝訂立卷，經(jīng)總經(jīng)理審核簽字，行政人事部驗收合格后，進行移交。

5、審算資料類：項目招投標文件、預(yù)決算資料、審價工作等形成的資料，由審算部負責(zé)收集、整理、裝訂立卷，經(jīng)部門經(jīng)理審核通過，行政人事部驗收合格后，進行移交。

檔案管理規(guī)定

6、銷售類：銷售合同、廣告及各類銷售資料，由銷售部負責(zé)收集、整理、裝訂立卷，經(jīng)部門經(jīng)理審核通過，行政人事部驗收合格后，進行移交。

7、聲像資料類：凡是公司項目審批、簽約、公司開業(yè)、新聞發(fā)布會、項目開工典禮、竣工典禮等重大活動，由行政人事部負責(zé)安排人員拍攝并整理、立卷、歸檔；凡是項目開工前地貌、工程形象進度、竣工后建筑（構(gòu)筑）物、樣板房、質(zhì)量和安全事故現(xiàn)場等工程技術(shù)方面的，由項目工程部負責(zé)拍攝并整理、立卷、移交。

8、其他類：有保存價值需歸檔的文件材料，由相關(guān)部門負責(zé)整理、立卷、歸檔移交。

9、各種載體的檔案移交必須填寫《檔案移交目錄》，交接雙方按照清單辦理簽收手續(xù)。凡竣工檔案未經(jīng)行政人事部驗收，辦理移交手續(xù)的單位，不得結(jié)清尾數(shù)工程。

六、文件資料歸檔時間

1、文書、聲像資料在次年三月底之前辦理歸檔移交。

2、會計資料在第三年一月底之前辦理歸檔，將前三年的會計憑證、財務(wù)報表、帳簿等按歸檔要求移交。

3、本項目工程資料在該項目階段工程完成后，先將階段工程資料移交。待工程全部正式竣工驗收后六個月之內(nèi)辦理整體資料歸檔移交。

七、閱檔規(guī)定

1、公、檢、法因辦案需要，須憑單位介紹信查閱有關(guān)檔案。

2、律師辦案須憑法院調(diào)查令查閱有關(guān)檔案。

3、各種檔案一般不予外借，只能在檔案保存處查閱，并須填寫《檔案借閱審批單》，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準方可借閱。借閱人應(yīng)遵守有關(guān)借閱制度。

檔案管理規(guī)定

八、檔案鑒定和銷毀

1、行政人事部應(yīng)根據(jù)國家和公司規(guī)定的檔案保管期限，會同有關(guān)部門組織鑒定小組共同對超過保管期限，確無保存價值的檔案編制清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。

2、銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)填寫好《檔案銷毀審批表》、《檔案銷毀清冊》，指定兩人負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄露。銷毀完畢，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字備查。

九、其他

1、本規(guī)定的解釋權(quán)歸行政人事部。

2、本規(guī)定自2013年9月9日起施行。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

一、總則

1、為加強公司檔案管理工作，有效地保護和使用檔案，特制訂本規(guī)定。

2、本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。

二、歸檔范圍

1、行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。

2、工程類：設(shè)計文件、圖紙、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料、質(zhì)量標準、檢驗方法等。

3、合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等

4、財務(wù)類：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。

5、人事類：員工基礎(chǔ)資料、照片、崗位證書、考評、晉升、獎懲記錄、員工培訓(xùn)、工作總結(jié)、考勤資料、保險資料、住房公積金、人事任命、勞動糾

紛、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、操作規(guī)程、員工手冊、員工合同等。

6、其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫單、盤點表等單據(jù)、登記本及上級領(lǐng)導(dǎo)交代需要歸檔的資料等。

三、歸檔時間

1、公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；

2、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。

四、歸檔份數(shù)

1、原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

五、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。

3、收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

六、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

3、電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

七、檔案使用與歸還

1、檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準使用。

2、檔案歸還：檔案使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂

改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔(dān)全部責(zé)任）。

八、檔案保管與檢查

1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)按要求分類歸檔管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

2、公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進行一次檢查。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

九、檔案的銷毀

1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。

十、其他說明

1、本規(guī)定由行政辦公室負責(zé)解釋。

2、本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理辦公會通過且簽字之日起實施，修改時亦同。