第一篇：國際會(huì)議開幕式管理流程[推薦]

國際會(huì)議的大型活動(dòng)現(xiàn)場管理

工作步驟

第一步 策劃開幕式的程序并編制開幕式工作計(jì)劃。

會(huì)議組織委員會(huì)召開會(huì)議策劃程序、編制工作計(jì)劃并確定邀請(qǐng)貴賓名單。

第二步 邀請(qǐng)出席開幕式的貴賓。

1)按名單發(fā)出邀請(qǐng)。

2)一一落實(shí)貴賓參加開幕式的情況。

第三步 調(diào)整開幕式程序。

1)根據(jù)邀請(qǐng)到的貴賓調(diào)整開幕式程序和工作計(jì)劃。2)開幕式的程序要在會(huì)議日程手冊(cè)上公布。

第四步 設(shè)計(jì)背景板、橫幅、桌簽和開幕式請(qǐng)柬。

第五步 布置開幕式會(huì)場。

1)主席臺(tái)的布置。2)代表席的布置。

3)記者活動(dòng)管理設(shè)備的安裝和測試。第六步 開幕式的現(xiàn)場管理。

1)貴賓活動(dòng)管理。2)會(huì)議代表管理。3)記者活動(dòng)管理。4)安全保衛(wèi)管理。5)車輛安排和交通管理。

特別提示

? 邀請(qǐng)貴賓參加開幕式是一件政策性很強(qiáng)的工作，要安排有經(jīng)驗(yàn)的工作人員負(fù)責(zé)。

? 由于邀請(qǐng)貴賓的變化引起開幕式活動(dòng)程序相應(yīng)變化，新的開幕式程序要擺放在會(huì)場入口處。

? 開幕式的持續(xù)時(shí)間盡量不要超過30分鐘。

國際會(huì)議開幕式是所有國際會(huì)議活動(dòng)中重要的活動(dòng)，有的開幕式甚至有多位國家領(lǐng)導(dǎo)出席，需要認(rèn)真策劃和仔細(xì)安排，特別需要加強(qiáng)現(xiàn)場管理。

1． 開幕式的時(shí)間

國際會(huì)議開幕式既可以安排在會(huì)議專業(yè)交流活動(dòng)正式開始前一天的下午，也可以安排在會(huì)議專業(yè)交流活動(dòng)正式開始的第一天上午，時(shí)間通常是由東道國會(huì)議組織者來決定。例如，國際自控聯(lián)合會(huì)在美國舉辦第1 3屆大會(huì)時(shí)，開幕式就是安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，而第14屆大會(huì)在我國舉辦時(shí)就是安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。如果開幕式安排在上午，出席了會(huì)議開幕式的代表人數(shù)就會(huì)比安排在前一天時(shí)要多一些。這是因?yàn)閬碜允澜绺鲊臅?huì)議代表搭乘的航班有許多是在傍晚之后到達(dá)，這部分代表就沒有機(jī)會(huì)參加會(huì)議開始前一晚的開幕式。

2． 開幕式的地點(diǎn)

開幕式的地點(diǎn)取決于會(huì)議代表的人數(shù)。在舉辦大型會(huì)議時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人數(shù)多而用于開幕式的會(huì)場小的情況。有的國家在舉辦大型國際會(huì)議時(shí)將開幕式安排到體育館或者國家音樂廳。而目前在北京舉辦大型會(huì)議最多的北京國際會(huì)議中心，容量最大的1號(hào)會(huì)議廳總共可容納2 500人，若會(huì)議規(guī)模超過這個(gè)規(guī)模，一種方式是將開幕式安排到其他場所，如在人民大會(huì)堂舉辦，這需要安排接送車輛，增加了會(huì)議的開支和管理的難度。另一種就是采用主會(huì)場和分會(huì)場并用方式，主會(huì)場舉辦開幕式，分會(huì)場采用電視技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)場直播。2004年北京國際會(huì)議中心舉辦第28屆國際心理大會(huì)的開幕式，將近4500名代表參加，會(huì)議組織者安排在1號(hào)會(huì)議廳舉辦開幕式，將可容納600人的2號(hào)會(huì)議廳和可容納1000人的17號(hào)會(huì)議廳作為兩個(gè)分會(huì)場進(jìn)行現(xiàn)場直播，效果也比較理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看電視轉(zhuǎn)播。

3． 開幕式會(huì)場布置

國際會(huì)議開幕式的會(huì)場布置比較簡單，形式也基本相同，主要包括主席臺(tái)的布置和代表席的布置等內(nèi)容。

(1)主席臺(tái)的布置

會(huì)場的標(biāo)志物是背景板或橫幅。背景板是最近十幾年流行起來的，大型國際會(huì)議都采用這種方式。通常，能夠舉辦大型會(huì)議的會(huì)場都有固定尺寸的背景板，會(huì)議只要按照這個(gè)尺寸制作有關(guān)內(nèi)容即可。背景板由3部分內(nèi)容組成。意識(shí)會(huì)議的會(huì)徽和有關(guān)組織的徽章；二是會(huì)議的（中英文）名稱、縮寫和會(huì)議舉辦時(shí)間和地點(diǎn)；三是會(huì)議的主辦單位。背景板的設(shè)計(jì)要簡潔、色彩明快、主色調(diào)應(yīng)與各輪通知書封面的色調(diào)相同。橫幅的制作相對(duì)簡單，顏色選用以紅色居多，有些會(huì)議也選用其他顏色。為了醒目，橫幅上的字一般均采用白色，內(nèi)容是會(huì)議的（中英文）名稱。根據(jù)不同會(huì)議的要求，主席臺(tái)有各種各樣的布置方式。最常用的方式是在主席臺(tái)的中央正前方擺設(shè)長條桌．長度根據(jù)主席臺(tái)的就座人數(shù)而定。長條桌上擺放桌簽、鮮花、茶杯或礦泉水、會(huì)議專用的紙和筆等。會(huì)議主持人通常坐在長條桌的一側(cè)，座位處擺放臺(tái)式麥克風(fēng)。長條桌后側(cè)擺放椅子，長條桌的前側(cè)擺放花草。桌簽的制作也非常簡單，將人員姓名打印在紙上，插在有機(jī)玻璃制作的標(biāo)準(zhǔn)桌簽殼中即可。人名的用法有下列幾種方式：全部用英文，中國人用中文而外國人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席臺(tái)右側(cè)擺放1個(gè)講臺(tái)和1個(gè)臺(tái)式麥克風(fēng)，講臺(tái)上擺放燈和鮮花。

(2)代表席的布置

會(huì)議代表席的布置采用如下兩種方式：工作性質(zhì)的國際會(huì)議通常用課堂式；而交流性質(zhì)的國際會(huì)議選用劇院式。代表席可以分成3部分，貴賓席、代表席和記者席。貴賓席一般安排在會(huì)場中區(qū)前幾排，為了表示對(duì)貴賓的尊重，有的會(huì)議還在座位前擺上長條桌，擺成課堂式，桌上擺放桌簽和飲料。桌子兩側(cè)豎立指示標(biāo)牌．采用中英文兩種文字書寫“貴賓席和Reserved for VIP”。代表席通常要按劇院式擺放座位，座位的數(shù)量應(yīng)比代表人數(shù)略多一些。在面積允許的情況下，排與排之間的距離應(yīng)盡可能擺放得寬一些。橫向和縱向都要留出必要的通道。參加重要國際會(huì)議開幕式的記者很多，有時(shí)可達(dá)上百人，這么多的人在會(huì)場走來走去，會(huì)議將無法正常進(jìn)行。會(huì)議要專門為記者設(shè)置記者席。如果會(huì)場設(shè)有二層，可以將記者席設(shè)在二樓的前幾排，既方便他們攝影和攝像，也可以達(dá)到對(duì)他們的走動(dòng)加以限制的目的。

(3)貴賓室的布置

為接待出席開幕式的貴賓，就要安排貴賓室。舉辦高規(guī)格會(huì)議時(shí)參加開幕式的貴賓相當(dāng)多，還要設(shè)立幾個(gè)不同的貴賓室．按不同規(guī)格分別接待。會(huì)議地點(diǎn)最好有專供貴賓使用的大門、電梯和通道，以避免圍觀。貴賓接待室應(yīng)安排在離主會(huì)場比較近的房間，貴賓室和主席臺(tái)之間要有專門的通道。貴賓室的門口要有明顯的中文和英文的標(biāo)牌“貴賓室（VIPRoom)"。貴賓室擺放沙發(fā)和茶幾，茶幾點(diǎn)要有飲料和鮮花．在門口處設(shè)簽到臺(tái)，預(yù)先放好簽到薄和筆。

4． 開幕式的程序

國際會(huì)議的開幕式是所有會(huì)議活動(dòng)中最重要的，就像開幕式在奧運(yùn)會(huì)中所處的地位一樣。許多大型國際會(huì)議的開幕式都會(huì)邀請(qǐng)國家領(lǐng)導(dǎo)人參加并致辭，這已成為當(dāng)今世界各個(gè)國家舉辦大型國際會(huì)議時(shí)的一種時(shí)尚。

5． 貴賓的接待

邀請(qǐng)和接待貴賓參加會(huì)議是開幕式很重要的活動(dòng)內(nèi)容。

（1）邀請(qǐng)貴賓

出席會(huì)議的貴賓分為兩大類型。第一類型是會(huì)議本身的貴賓，包括有關(guān)國際組織的負(fù)責(zé)人、學(xué)科帶頭人（如諾貝爾獎(jiǎng)獲得者）、東道國的會(huì)議機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。第二類型是專門邀請(qǐng)前來參加會(huì)議的貴賓，主要包括3種，第一種貴賓是國家級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，如全國人大副委員長、政府副總理以上的領(lǐng)導(dǎo)人。第二種貴賓是本行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，如正副部長、會(huì)長、理事長、院士等。第三種貴賓是贊助單位的領(lǐng)導(dǎo)，如公司的董事長和總經(jīng)理等。這3種人員中尤其以第一種貴賓最為重要，邀請(qǐng)也最為復(fù)雜。通常應(yīng)該在會(huì)議舉辦前幾個(gè)月，以書面形式逐級(jí)向上報(bào)告進(jìn)行邀請(qǐng)。對(duì)第二、第三種貴賓以會(huì)議主辦單位或者會(huì)議組織委員會(huì)的名譽(yù)進(jìn)行邀請(qǐng)。會(huì)議組織者要在會(huì)議舉辦前將所有邀請(qǐng)的貴賓一一落實(shí)，并送上出席開幕式的請(qǐng)柬和其他有關(guān)材料。

(2)貴賓的現(xiàn)場墻待

開幕式之前，要安排級(jí)別相當(dāng)?shù)臅?huì)議領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議中心或飯店的大廳門口迎接貴賓，這位會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)要了解每一位貴賓的姓名、工作單位、職務(wù)和將在哪一個(gè)貴賓室休息。貴賓抵達(dá)后，要安排專門的工作人員引路，將貴賓送到貴賓室，會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)要在貴賓接待室迎接。貴賓在貴賓室的活動(dòng)主要是在簽到薄上題詞或簽字，佩戴胸花，接見和合影等。當(dāng)會(huì)議代表基本落座后再請(qǐng)貴賓進(jìn)入會(huì)場，先引導(dǎo)坐在主席臺(tái)下的貴賓入座，然后再請(qǐng)主席臺(tái)的貴賓入座。通常，被邀請(qǐng)的貴賓僅參加會(huì)議的開幕式，不參加其他活動(dòng)。如果會(huì)議附設(shè)有展覽會(huì)，被邀請(qǐng)的貴賓也有出席展覽會(huì)的剪彩儀式，然后參觀展覽。貴賓參觀展覽，對(duì)于參展商將產(chǎn)生積極的影響。

6． 代表進(jìn)入會(huì)場

如果沒有身份較高的貴賓參加，組織代表參加開幕式是一件比較簡單的工作。但如果遇有大型國際會(huì)議被邀請(qǐng)出席開幕式的貴賓級(jí)別比較高時(shí)，出于安全的考慮，要嚴(yán)格檢查，所有進(jìn)入會(huì)場的人員必須佩戴胸卡或者持有開幕式的請(qǐng)柬。通常，請(qǐng)?zhí)崆鞍胄r(shí)就開始允許代表入場，特別情況時(shí)可提前一個(gè)小時(shí)。由于不是對(duì)號(hào)入座，早來的會(huì)議代表通常喜歡坐在會(huì)場的后部和兩側(cè)，會(huì)場中間的座位總是空著，很不協(xié)調(diào)。工作人員要主動(dòng)引導(dǎo)代表從前往后，從中間向兩側(cè)就座。代表基本就座后，可安排簡單短小的文娛演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交談，形成一種安靜祥和的氣氛，等待開幕式開始。

7． 記者

對(duì)會(huì)議感興趣的新聞?dòng)浾叨紩?huì)前來參加會(huì)議的開幕式，有影響力的會(huì)議經(jīng)常會(huì)有上百名記者現(xiàn)場采訪。會(huì)議組織者應(yīng)該在會(huì)場附近設(shè)立記者招待站。記者在這里可以領(lǐng)取記者證、新聞報(bào)道稿和其他有關(guān)的會(huì)議材料。記者的工作性質(zhì)使得他們喜好四處走動(dòng)并進(jìn)行拍照，如有上百名記者在會(huì)場來回走動(dòng)，會(huì)議將無法正常進(jìn)行。在北京地區(qū)舉辦大型國際會(huì)議時(shí)除中央電視臺(tái)、新華社等少數(shù)幾家新聞單位持有特殊的證件可以在會(huì)場進(jìn)行走動(dòng)采訪，其他的記者只能在規(guī)定的記者席就座。開幕式結(jié)束后，所有記者就都可以自由采訪了。

8． 全保衛(wèi)

安全保衛(wèi)工作在開幕式中也非常重要，特別是遇有政府領(lǐng)導(dǎo)人參加開幕式時(shí)更是如此。會(huì)場布置結(jié)束后，公安人員要對(duì)會(huì)場進(jìn)行認(rèn)真的安全檢查，排除任何可能的隱患。安全檢查結(jié)束后，開幕式的會(huì)場就應(yīng)采取封閉措施，人員不得隨意進(jìn)出，會(huì)場應(yīng)設(shè)有為領(lǐng)導(dǎo)人使用的專用通道，以免造成圍觀的局面。在舉辦開幕式的大會(huì)場人口處安排工作人員和安保人員，檢查進(jìn)入的人員證件和請(qǐng)柬。對(duì)于開幕式可能出現(xiàn)的其他敏感問題，有關(guān)公安部門會(huì)采取預(yù)防措施，會(huì)議組織者只要積極配合就可以了。

9． 交通安排

會(huì)談開幕式若在代表下榻的賓館或附近的會(huì)議中心舉行，則主要針對(duì)參加開幕式的貴賓進(jìn)行交通安排。會(huì)議組織者要制作參加會(huì)議開幕式的特殊車證，并和當(dāng)?shù)氐慕煌ü芾聿块T制定行車路線。如果開幕式的舉行地點(diǎn)遠(yuǎn)離代表下榻的賓館，交通的安排將是一件非常復(fù)雜的工作。試想組織幾千名會(huì)議代表乘坐上百輛“大巴”排成長長的車隊(duì)在交通高峰時(shí)段通過城市中心，會(huì)給城市造成多大的交通壓力。因此，除非萬不得已，否則會(huì)議組織者應(yīng)該盡量避免這種現(xiàn)象的發(fā)生。

10． 閉幕式

與會(huì)議的開幕式相比，不管是會(huì)議組織者還是會(huì)議代表對(duì)閉幕式的重視程度均會(huì)大幅下降，這一點(diǎn)從參加閉幕式的會(huì)議代表的人數(shù)就可以充分體現(xiàn)出來。通常，參加閉幕式的人數(shù)僅僅為參加開幕式人數(shù)的一半有時(shí)甚至?xí)?。?huì)議既可以在全部專業(yè)活動(dòng)結(jié)束后舉辦會(huì)議的閉幕式，也可以將閉幕式安排在最后一個(gè)單元的大會(huì)報(bào)告后面。此時(shí)，并不專門布置主席位，而是沿用報(bào)告會(huì)的主席臺(tái)。閉幕式的時(shí)間一般只有半小時(shí)，程序也非常簡單，通常是由會(huì)議的一位負(fù)責(zé)人代表大會(huì)組委會(huì)和程序委員會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)會(huì)議的工作人員辛勤工作表示感謝。有的會(huì)議還在會(huì)議閉幕式上宣布評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果，如最佳論文獎(jiǎng)和最佳學(xué)生論文獎(jiǎng)等；有的還對(duì)贊助單位表示答謝并贈(zèng)送紀(jì)念品。如果是系列性的國際會(huì)議，閉幕式上還有一項(xiàng)重要的內(nèi)容，就是請(qǐng)下一屆的主辦單位介紹下屆會(huì)議的有關(guān)情況，這就需要安排一些視聽設(shè)備。有的會(huì)議將閉幕式和閉幕宴會(huì)合在一起舉行，這樣安排就會(huì)使工作變得更加簡單。

第二篇：國際會(huì)議流程管理步驟

國際會(huì)議的流程管理

一、國際會(huì)議流程管理步驟

1．工作步驟

第一步 向其他國際會(huì)議的組織者學(xué)習(xí)。

會(huì)議秘書處通過向其他國際會(huì)議組織者學(xué)習(xí)，了解國際會(huì)議的流程管理。

第二步 編制初步會(huì)議籌備計(jì)劃。

通過了解其他會(huì)議的流程管理，根據(jù)本次國際會(huì)議的具體情況，編制出本次會(huì)議初步流程管理計(jì)劃。

第三步 提交會(huì)議秘書長審核。

會(huì)議秘書長根據(jù)多年的組會(huì)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)議流程管理管理計(jì)劃提出修改意見。

第四步 提交給組織委員會(huì)。

將會(huì)議秘書長修改好的會(huì)議流程管理計(jì)劃提交給會(huì)議組織委員會(huì)，征求他們的修改意見。

第五步 形成最終的會(huì)議流程管理計(jì)劃。

將最終形成的會(huì)議流程管理計(jì)劃打印后發(fā)給所有的會(huì)議機(jī)構(gòu)參照?qǐng)?zhí)行。

1．前期籌備階段

會(huì)議組織者在這個(gè)階段的主要工作是建立會(huì)議機(jī)構(gòu)、制定詳細(xì)的工作計(jì)劃、編制會(huì)議初步預(yù)算和落實(shí)籌備經(jīng)費(fèi)，根據(jù)需要可將國際會(huì)議委托給專業(yè)會(huì)議機(jī)構(gòu)組織。這個(gè)工作也這個(gè)階段完成。

2．會(huì)議征文階段

國際會(huì)議是否能夠舉辦成功，最重要的標(biāo)志就是代表的數(shù)量，特別是國外會(huì)議代表的數(shù)量。與會(huì)代表數(shù)量較少可能有各種原因，但是會(huì)議營銷的失敗可能是很重要的原因。國際會(huì)議的營銷主要圍繞征集論文的活動(dòng)進(jìn)行，會(huì)議學(xué)術(shù)水平高低和會(huì)議規(guī)模大小，完全取決于會(huì)議論文征集工作是否成功。因此，營銷階段經(jīng)歷的時(shí)間最長，許多會(huì)議都需要1～2年的時(shí)間。

(1)論文征集工作的開始

會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)建立后，程序委員會(huì)就應(yīng)立即開始策劃有關(guān)會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容，一般應(yīng)在

會(huì)議召開前的20個(gè)月左右開始啟動(dòng)。

(2)論文征集通知

論文征集通知是國際會(huì)議最主要的營銷材料。當(dāng)程序委員會(huì)確定了主要專業(yè)內(nèi)容后，會(huì)議秘書處就要安排征文通知的編輯和印刷工作。應(yīng)盡量提早向潛在的參會(huì)人員發(fā)出征集論文通知，一般不要晚于會(huì)前16個(gè)月。(3)征集論文通知的發(fā)放 征集論文通知要通過各種彤式向外發(fā)放，這就像一個(gè)企業(yè)做宣傳廣告一樣，最好要讓全世界各個(gè)國家在該領(lǐng)域里工作和學(xué)習(xí)的人員都能得到會(huì)議的信息，以引起他們的關(guān)注，從而是交論文。(4)論文提交的截止時(shí)間

每個(gè)國際會(huì)議要規(guī)定代表向會(huì)議提交論文的最后時(shí)間，稱為論文提交的截止日期，這是 整個(gè)國際會(huì)議籌備計(jì)劃中的第一個(gè)重要日期。通常是將這個(gè)時(shí)間設(shè)定在舉辦會(huì)議的前一年。

若會(huì)議是在上半年召開，則這個(gè)日期可設(shè)定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召開的國際會(huì)議，可將征集論文的截止時(shí)間設(shè)定在前一年年底。有個(gè)別的會(huì)議將截止日期設(shè)定在當(dāng)年，由于離開會(huì)的時(shí)間太近，所以效果都不甚理想。(5)論文的審查和論文接受通知書的發(fā)出

由于許多會(huì)議代表都需要憑國際會(huì)議的論文接受通知書，向所在機(jī)構(gòu)申請(qǐng)參加會(huì)議的經(jīng) 費(fèi)，因此會(huì)議組織者就應(yīng)本著越早越好的原則給論文作者發(fā)放論文接受通知書。

3．代表注冊(cè)階段

這個(gè)階段的工作主要圍繞編制會(huì)議注冊(cè)通知進(jìn)行。會(huì)議注冊(cè)通知基本包含會(huì)議的所有主要內(nèi)容。注冊(cè)通知的主要內(nèi)容是經(jīng)過會(huì)議程序委員會(huì)和組織委員會(huì)聯(lián)合會(huì)議的反復(fù)討論和研究決定的。會(huì)議組織者還需要與注冊(cè)通知中涉及的所有會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)簽署協(xié)議書，如會(huì)議中心、飯店、旅行社和出租汽車公司等，才能將有關(guān)的內(nèi)容公布出去。(1)注冊(cè)通知的啟動(dòng)

會(huì)議的征文階段和注冊(cè)階段之間不存在一個(gè)明顯的時(shí)間和工作界限，兩部分工作經(jīng)常是 相互交叉的。當(dāng)會(huì)議的征文通知發(fā)出后，會(huì)議組織者就可以考慮編輯注冊(cè)通知。(2)代表注冊(cè)、飯店和旅游預(yù)訂的截止日期

注冊(cè)通知中有幾個(gè)重要的截止日期，即注冊(cè)截止日期、飯店預(yù)訂截止日期和旅游預(yù)訂截 止日期。為了方便會(huì)議代表，同時(shí)也為了簡化秘書處的工作，通常將這3個(gè)截止日期定為同一天，這個(gè)日期也是整個(gè)國際會(huì)議籌備期間的第二個(gè)重要日期。干人以上規(guī)模的會(huì)議要求截止日期設(shè)定在會(huì)前的3～ 4個(gè)月；幾百人的會(huì)議，其截止日期只要設(shè)定在會(huì)議前兩個(gè)月左右就可以了。(3)注冊(cè)通知的發(fā)放

為了能使?jié)撛诘膮?huì)人員盡早了解會(huì)議的主要內(nèi)容，促使他們盡早地下決心來參加會(huì)議，注冊(cè)通知的內(nèi)容只要一經(jīng)確定，就可提前分期分批地在會(huì)議網(wǎng)站上公布。但是最終還要 根據(jù)代表提交論文的情況，將論文接受通知和注冊(cè)通知一起寄給會(huì)議代表。

4．會(huì)前籌備階段

會(huì)前籌備階段可以從接收會(huì)議代表的注冊(cè)表開始，到會(huì)議召開的前幾天為止．時(shí)間為4～5個(gè)月。這一段時(shí)間主要集中處理會(huì)議代表注冊(cè)的有關(guān)事宜，統(tǒng)計(jì)出各種數(shù)據(jù)，提供給 各個(gè)與會(huì)議有關(guān)的機(jī)構(gòu)，為會(huì)議的現(xiàn)場組織實(shí)施做好充分的準(zhǔn)備。

5．現(xiàn)場組織階段

會(huì)前的準(zhǔn)備工作和會(huì)議舉辦期間的組織工作有千絲萬縷的聯(lián)系，很難用一個(gè)明確的時(shí)間將它們截然分開。一般可以從會(huì)議舉辦的前幾天開始算起?，F(xiàn)場組織階段的主要工作內(nèi)容包括對(duì)現(xiàn)場注冊(cè)、開幕式、專業(yè)活動(dòng)、旅游參觀活動(dòng)以及宴會(huì)等餐飲活動(dòng)的組織和管理。會(huì)議的結(jié)束應(yīng)從閉幕式或者閉幕宴會(huì)結(jié)束后算起。6．會(huì)后總結(jié)階段

會(huì)后總結(jié)階段可以從會(huì)議的閉幕式和閉幕宴會(huì)結(jié)束后開始，一直到會(huì)議的全部工作結(jié)束 為止，這個(gè)階段有時(shí)需要延續(xù)幾個(gè)月的時(shí)間。國際會(huì)議的后續(xù)工作主要包括財(cái)務(wù)結(jié)算、會(huì)議總結(jié)和評(píng)估等內(nèi)容。

第三篇：舉辦國際會(huì)議報(bào)批流程

在華舉辦國際會(huì)議申報(bào)程序

預(yù)報(bào)：

國際會(huì)議包括有三國以上外國代表學(xué)術(shù)會(huì)議和有兩國代表參加的雙邊會(huì)議以及合作項(xiàng)目中的工作會(huì)議。每年2月和10月，科研處會(huì)通知各學(xué)院預(yù)報(bào)當(dāng)年7-12月和次年1-6月擬舉辦的國際會(huì)議信息。國外代表在30人以下的一般性國際會(huì)議不需預(yù)報(bào);重大國際會(huì)議*（后附說明）必須預(yù)報(bào)并且要提前一年預(yù)報(bào)。申報(bào)：

一、舉辦一般性國際會(huì)議，舉辦單位應(yīng)在對(duì)外承諾前三個(gè)月將申請(qǐng)舉辦會(huì)議的報(bào)告報(bào)學(xué)?？蒲刑帟?huì)簽意見。重大國際會(huì)議則需要在對(duì)外承諾前六個(gè)月申報(bào)。

報(bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：國際會(huì)議的中英文全稱；舉辦日期、會(huì)期、地點(diǎn)；主辦單位、合辦單位、協(xié)辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應(yīng)注明中外文全稱）；與會(huì)人員范圍、會(huì)議規(guī)模、外賓人數(shù)；會(huì)議的主題、議題和主要內(nèi)容；經(jīng)費(fèi)來源；舉辦國際會(huì)議的必要性、預(yù)期達(dá)到的目的；會(huì)議主要承辦人姓名、單位、電話號(hào)碼（辦公和移動(dòng)電話）。國外代表名單(姓名、國籍、單位名稱、職稱或職務(wù))

二、科研處會(huì)簽意見后轉(zhuǎn)交國際交流處。國際交流處對(duì)報(bào)告進(jìn)行初 審并向會(huì)議負(fù)責(zé)人提出修改意見，負(fù)責(zé)人將修改后的報(bào)告電子版發(fā) 給國際交流處經(jīng)辦人。三．國際交流處起草學(xué)校報(bào)告報(bào)主管校長審批。

四．國際交流處將學(xué)校報(bào)告上報(bào)教育部國際合作與交流司，在審批過程中如有疑問需要解釋或需要補(bǔ)充材料時(shí)，國際交流處將向?qū)W院轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)意見和要求。

五．教育部將批件寄達(dá)國際交流處轉(zhuǎn)學(xué)院。

注意事項(xiàng)：

一． 經(jīng)批準(zhǔn)同意對(duì)外申辦的國際會(huì)議，有關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人在舉辦過程中不得承諾和承擔(dān)超出授權(quán)范圍的額外義務(wù)。

二． 不宜跨省、自治區(qū)、直轄市易地舉辦國際會(huì)議，如果與其他省、自治區(qū)、直轄市的單位和機(jī)構(gòu)合辦會(huì)議，原則上由會(huì)議舉辦地的單位向其上級(jí)申報(bào)批準(zhǔn)。

三． 不得隨意使用“峰會(huì)”、“國際論壇”、“世界大會(huì)”、“全球大會(huì)”、“高層會(huì)議”、“首屆”等稱謂；從嚴(yán)限制國際會(huì)議形成固定年會(huì)或例會(huì)的機(jī)制。

四． 避免在同一時(shí)間或短時(shí)間內(nèi)舉辦相同主題或類似的國際會(huì)議。五． 原則上不邀請(qǐng)國家領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議和參加相關(guān)禮儀活動(dòng)。特殊情況需要領(lǐng)導(dǎo)人與會(huì)的，事先需取得領(lǐng)導(dǎo)人原則同意后再逐案報(bào)批。

六． 與境外國際組織、機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦國際會(huì)議，需要提供該機(jī)構(gòu)的背景資料，要求舉辦單位事先查看該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站，如果里面涉及“兩個(gè)中國”或“一中一臺(tái)”問題，需要求該機(jī)構(gòu)將網(wǎng)站內(nèi)容予以整改，并將整改后的網(wǎng)站截圖一并上報(bào)。

關(guān)于重大國際會(huì)議的說明：

一． 聯(lián)合國下屬機(jī)構(gòu)和各專門機(jī)構(gòu)的大會(huì)與特別會(huì)議。

二． 聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府間和非政府間重要國際組織的大會(huì)與特別會(huì)議。

三． 事關(guān)我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會(huì)議。

四． 外賓人數(shù)在100人以上或會(huì)議總?cè)藬?shù)在400人以上的一般性國際會(huì)議，以及外賓人數(shù)在300人以上或會(huì)議總?cè)藬?shù)在800人以上的自然科學(xué)技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)型國際會(huì)議。五． 外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級(jí)別的國際會(huì)議。

六． 邀請(qǐng)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人出席的高級(jí)別國際會(huì)議。

七． 邀請(qǐng)全國人大、全國政協(xié)、最高人民法院和最高人民檢察院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席的國際會(huì)議。

第四篇：開幕式流程

開幕式流程

一、活動(dòng)主題：

“關(guān)注青少年成長，走進(jìn)觀音閣”暑期三下鄉(xiāng)社會(huì)實(shí)踐

二、活動(dòng)名稱：

暑期三下鄉(xiāng)社會(huì)實(shí)踐義教活動(dòng)開幕式

三、活動(dòng)時(shí)間：

2012年7月16日14：30

四、活動(dòng)地點(diǎn)：

廣東省惠州市博羅縣觀音閣鎮(zhèn)中學(xué)

五、活動(dòng)對(duì)象：

領(lǐng)導(dǎo)（當(dāng)?shù)卣?、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)`我校領(lǐng)導(dǎo)）、全體老師、家長、學(xué)生

六、活動(dòng)宗旨：

提高英語技能，豐富暑假生活。

七、活動(dòng)目的：

老師通過隊(duì)歌合唱以及個(gè)人才藝表演，向惠州的同學(xué)們展現(xiàn)陽光、活力和友好的一面，為整個(gè)三下鄉(xiāng)營造活躍歡快的氛圍。

八、活動(dòng)要求：

1、隊(duì)員學(xué)習(xí)隊(duì)歌，各節(jié)目負(fù)責(zé)人領(lǐng)隊(duì)排練表演節(jié)目。

2、主持人制作主持稿。

3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞。

九、活動(dòng)流程：

(一)開幕式前：【90min】

1、會(huì)場布置：宣傳組組員布置舞臺(tái)，調(diào)試音響；擺設(shè)桌椅，擺放話筒、礦泉水等。(13:00-13:30)

2、隊(duì)員踩點(diǎn)及彩排表演節(jié)目。(13:30-14:00)

3、工作人員安排與會(huì)人員有序入座。(14:00-14:15)(二)開幕式中：【60min】

1、主持人致開場詞，介紹到場領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓(4min)

2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)致詞并宣布正式開幕(10min)

3、帶隊(duì)老師發(fā)言(5min)

4、文藝表演：

? 開場舞：何怡、曾偉杰、鄭觀美、王雅琴、黃麗蓓、陳曉娟(4min)? 英文詩歌朗誦：楊碧杰、仇鈺葶、李東蔚、劉志強(qiáng)(5min)? 歌曲串燒：梁韻、余霓、張爍瓊、黃倩欣、林逸瀟、陳友協(xié)(10min)? 隊(duì)歌合唱：全體隊(duì)員(5min)(三)開幕式后：

1、主持人宣布開幕式結(jié)束并安排與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、學(xué)生離場。

2、師生見面會(huì)

3、工作人員打掃清理會(huì)場。

十、開幕式人員安排：

? 主持人：楊柔 ? 舞臺(tái)總監(jiān)：楊碧杰 ? 催場：楊月媚

? 音樂播放（及提前準(zhǔn)備音樂）：張秀陽

注意事項(xiàng)：

? 如遇下雨天氣，與相關(guān)人員溝通協(xié)商轉(zhuǎn)換室內(nèi)場地。? 調(diào)適音響設(shè)備以及麥克風(fēng)，確保其運(yùn)作正常。

? 隊(duì)員要準(zhǔn)備含有其表演節(jié)目音樂的U盤或手機(jī)作為備用。? 隊(duì)員布置會(huì)場時(shí)要注意人身及公共財(cái)物安全。? 要注意維持會(huì)場紀(jì)律。

第五篇：開幕式流程

外國語學(xué)院第八屆外語文化月

開幕式流程

一、時(shí)間：2012年5月9日晚上20：00

二、地點(diǎn)：外語多功能廳

三、流程

1、開場舞

2、主持人登場

3、主持人介紹到場嘉賓

4、領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞并宣布第八屆外語文化月開幕

5、全體起立，奏團(tuán)歌

6、邀請(qǐng)?jiān)合殿I(lǐng)導(dǎo)講話

7、主席團(tuán)介紹第八屆外語文化月的活動(dòng)具體項(xiàng)目

8、活動(dòng)結(jié)束

四、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)

1、水：24元

2、會(huì)場布置：20

總計(jì)：44元

五、具體安排

1、布置會(huì)場：文藝部、生活部

2、會(huì)場清理：所有學(xué)生會(huì)干部

外國語學(xué)院學(xué)生會(huì)

2012年4月18日