第一篇：國(guó)際會(huì)議的總結(jié)步驟流程注意事項(xiàng)

國(guó)際會(huì)議的總結(jié)

工作步驟

第一步:索取主管部門提供的國(guó)際會(huì)議總結(jié)格式。

第二步:搜集數(shù)據(jù)。

1.外賓注冊(cè)組負(fù)責(zé)提供外賓注冊(cè)的數(shù)據(jù)。2.中賓注冊(cè)組負(fù)責(zé)提供中賓注冊(cè)的數(shù)據(jù)。3.學(xué)術(shù)組負(fù)責(zé)提供論文的數(shù)據(jù)。

第三步:會(huì)議程序委員會(huì)提供素材。

1.特邀大會(huì)報(bào)告的情況。

國(guó)際會(huì)議的特邀大會(huì)報(bào)告人的水平體現(xiàn)了會(huì)議的水平，他們的報(bào)告議題也是會(huì)議的主題。大會(huì)報(bào)告是總結(jié)中的重要內(nèi)容，要求列出所有大會(huì)報(bào)告人的姓名、國(guó)籍、單位和職務(wù)以及報(bào)告題目。

2.專業(yè)總結(jié)。

通過本屆會(huì)議了解到該領(lǐng)域國(guó)際上的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)，與國(guó)際同行相比，我國(guó)在該領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，舉例說明我國(guó)在哪些方面處于領(lǐng)先地位，哪些地方存有嚴(yán)重的不足。

3.此次會(huì)議的收獲。

會(huì)議的收獲主要指專業(yè)方面的收獲。

第四步:是否有計(jì)劃舉辦下屆會(huì)議。

如果是我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議，會(huì)議組織者就能確定是否舉辦下屆會(huì)議。如果是國(guó)際組織發(fā)起的系列性國(guó)際會(huì)議就不存在這個(gè)問題。此次會(huì)議在組織管理上的經(jīng)驗(yàn)和不足。

第五步:此次會(huì)議在管理方面的經(jīng)驗(yàn)和不足，素材要從各個(gè)職能小組中獲得。

第六步:完成會(huì)議總結(jié)。

委托秘書處工作人員執(zhí)筆，將搜集到的各種素材編寫成會(huì)議總結(jié)，經(jīng)過秘書長(zhǎng)審核，蓋章后送交主管部門。

特別提示

? 總結(jié)中最主要的內(nèi)容是國(guó)際會(huì)議專業(yè)方面的收獲。

? 國(guó)際會(huì)議的總結(jié)工作通常也是會(huì)議組織者最后一件重要工作。

在我國(guó)舉辦的任何國(guó)際會(huì)議都屬于外事活動(dòng)，必須經(jīng)過主管部門批準(zhǔn)才能召開。會(huì)議結(jié)束后，主管部門也要求會(huì)議組織者提交會(huì)議總結(jié)。不同主管部門提供的會(huì)議總結(jié)格式可能略有不同，但是總結(jié)的內(nèi)容大致相似。

1．會(huì)議概況

會(huì)議概況主要包括國(guó)際會(huì)議的舉辦時(shí)間、舉辦地點(diǎn)、主辦單位和主要承辦單位。

2．代表人數(shù)

要按國(guó)家順序?qū)懗雒總€(gè)國(guó)家參加會(huì)議的人數(shù)，既可以按國(guó)家的英文字母順序排列，也可以按代表人數(shù)多少來(lái)排列。例如，參加第13屆國(guó)際核工程大會(huì)的代表人數(shù)在前10名的國(guó)家為中國(guó)181人、日本150人、美國(guó)69人、法國(guó)45人、韓國(guó)24人、德國(guó)22人、加拿大16人、意大利10人、俄羅斯10人、伊朗9人。另外27個(gè)國(guó)家的參加人數(shù)都沒有超過6人。從這個(gè)人數(shù)統(tǒng)計(jì)中可以很清楚地看出排在前10位的國(guó)家都是在核工程領(lǐng)域中技術(shù)領(lǐng)先和學(xué)術(shù)交流比較活躍的國(guó)家，這些國(guó)家是今后舉辦同類型國(guó)際會(huì)議時(shí)宣傳的重點(diǎn)。

3．國(guó)內(nèi)和國(guó)外論文數(shù)量

論文數(shù)量的多少反映了國(guó)際會(huì)議交流活躍的程度，它和參加會(huì)議代表的數(shù)量成正比。例如，第13屆國(guó)際核工程大會(huì)國(guó)內(nèi)論文176篇，參加會(huì)議的代表181人，國(guó)外論文405篇，國(guó)外的會(huì)議代表422人。再如，第10屆國(guó)際室內(nèi)空氣品質(zhì)大會(huì)國(guó)內(nèi)論文180篇'參加會(huì)議的國(guó)內(nèi)代表150人，國(guó)外論文700篇，國(guó)外的會(huì)議代表730人。

4．大會(huì)報(bào)告人和大會(huì)報(bào)告的中英文題目

國(guó)際會(huì)議邀請(qǐng)的大會(huì)報(bào)告人的水平能直接反映出整個(gè)國(guó)際會(huì)議的交流水平。大會(huì)報(bào)告人的報(bào)告題目通常也就是國(guó)際會(huì)議的主要議題。例如，國(guó)際原子能機(jī)構(gòu)副總干事，他的報(bào)告題目是“發(fā)展世界的核能”，世界核協(xié)會(huì)總干事的報(bào)告題目是“政府、企業(yè)和科技在新的核世紀(jì)中扮演的角色”，中國(guó)核工業(yè)集團(tuán)公司副總經(jīng)理的報(bào)告題目是“加快中國(guó)核工業(yè)發(fā)展，積極推進(jìn)核電建設(shè)”，從中不難看出本屆會(huì)議大會(huì)報(bào)告人的層次都是很高的，報(bào)告題目也是非常吸引人的，因此本屆也是歷年來(lái)該系列國(guó)際會(huì)議中參加人數(shù)最多的一屆。

5．目前本領(lǐng)域國(guó)際上的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì) 在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議的重要目的就是要了解本領(lǐng)域目前國(guó)際發(fā)展現(xiàn)狀和最新發(fā)展趨勢(shì)會(huì)議總結(jié)要在這方面進(jìn)行詳細(xì)的論述。例如，通過舉辦國(guó)際核工程大會(huì)了解到全世界在運(yùn)行中的核電機(jī)組共有440臺(tái)，裝機(jī)容量366GW，而運(yùn)行中的核電站大多數(shù)為第二代技術(shù)。雖然第三代反應(yīng)堆技術(shù)已經(jīng)開發(fā)完成，但只有日本ABWR已投入運(yùn)營(yíng)。在國(guó)際上第四代反應(yīng)堆技術(shù)的研究工作也已經(jīng)開始。

6．與國(guó)際同行相比，我國(guó)在該領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r

在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議的重要任務(wù)就是要明確在該領(lǐng)域中我國(guó)的發(fā)展?fàn)顩r，發(fā)揮已有的優(yōu)勢(shì)，找出存在的差距，明確今后努力的方向。例如，通過舉辦第15屆國(guó)際植保大會(huì)發(fā)現(xiàn)，我國(guó)與國(guó)際同行相比，在植保研究領(lǐng)域中的許多方面都處于國(guó)際領(lǐng)先水平或達(dá)到了國(guó)際水平，如我國(guó)農(nóng)作物病蟲草鼠綜合防治技術(shù)體系的建立先于美國(guó)8年；我國(guó)的轉(zhuǎn)基因抗蟲棉在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展并走向產(chǎn)業(yè)化，目前已成為世界上擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，成功獨(dú)立開發(fā)抗蟲棉的第二個(gè)國(guó)家，并且在該領(lǐng)域中我國(guó)還有許多方面處于國(guó)際領(lǐng)先或達(dá)到國(guó)際水平。與國(guó)際同行相比，我國(guó)也存在不足之處，如對(duì)外來(lái)生物入侵的研究和對(duì)生物災(zāi)害的監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)的研究，盡管已做了一些研究工作，但與發(fā)達(dá)國(guó)家相比我國(guó)已明顯落后，主要制約因素是我國(guó)在這些領(lǐng)域中的經(jīng)費(fèi)投入不足。

7．此次會(huì)議的收獲

會(huì)議收獲主要也是從專業(yè)交流方面進(jìn)行總結(jié)的，如本屆會(huì)議主要圍繞的交流議題中是否有新的觀點(diǎn)、新的方法，這些新觀點(diǎn)和新方法是否對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技發(fā)展有一定的推動(dòng)作用。再如會(huì)議是否舉辦附設(shè)展覽，展出的實(shí)用技術(shù)有哪些可以直接應(yīng)用到我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè) 中來(lái)。

8．是否有計(jì)劃舉辦下一屆會(huì)議

如果是國(guó)際組織的系列性會(huì)議，那么在我國(guó)舉辦下一屆的前景就很難估計(jì)。如果是由我國(guó)機(jī)構(gòu)發(fā)起的國(guó)際會(huì)議，通常在會(huì)議舉辦期間就決定了是否舉辦下屆會(huì)議和舉辦的時(shí)間。例如，由北大醫(yī)院泌尿外科研究所發(fā)起的北京國(guó)際泌尿外科研討會(huì)(英文的字頭縮寫為，BISU)，從1987年舉辦了第1屆之后，每隔幾年就會(huì)再舉辦一屆，BISU在國(guó)際上已經(jīng)享有一定的知名度。在2004年9月舉辦第4屆大會(huì)上就向所有會(huì)議代表發(fā)布了特在2007年9月舉辦第5屆會(huì)議的消息。

9．此次會(huì)議在組織管理上的經(jīng)驗(yàn)和不足

會(huì)議總結(jié)還要包括會(huì)議組織管理的內(nèi)容。在這個(gè)方面每個(gè)國(guó)際會(huì)議都有其成功的經(jīng)驗(yàn)，也有各種各樣的教訓(xùn)。例如，國(guó)際核工程大會(huì)的主要經(jīng)驗(yàn)就是將會(huì)議的學(xué)術(shù)工作委托給中國(guó)核工程第二研究院，將會(huì)務(wù)工作委托給中國(guó)國(guó)際科技會(huì)議中心，中國(guó)核學(xué)會(huì)與這兩個(gè)單位密切合作、全力協(xié)同，保證了大會(huì)的成功召開；而主要的教訓(xùn)是為了擴(kuò)大會(huì)議的影響，廣泛邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)外眾多的嘉賓，但這些嘉賓是否前來(lái)參會(huì)不能得到及時(shí)確認(rèn)，致使許多工作陷于被動(dòng)。除了向上級(jí)主管部門提交的會(huì)議總結(jié)外，會(huì)議組織者還可以對(duì)會(huì)議的其他許多方面進(jìn)行總結(jié)。例如，對(duì)會(huì)議籌備期間的組織管理、宣傳推廣、論文征集、預(yù)先注冊(cè)、資金籌措、資金管理等各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)、代表接待、協(xié)調(diào)管理、專業(yè)交流、附設(shè)展覽、社會(huì)活動(dòng)、餐飲活動(dòng)等各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)，也可以對(duì)會(huì)議結(jié)束后的會(huì)議評(píng)估工作和財(cái)務(wù)結(jié)算等工作進(jìn)行總結(jié)。會(huì)議的評(píng)估工作與會(huì)議的總結(jié)有密切的關(guān)系，會(huì)議評(píng)估的結(jié)果是會(huì)議總結(jié)報(bào)告的基礎(chǔ)，也是會(huì)議總結(jié)報(bào)告的重要內(nèi)容。

第二篇：國(guó)際會(huì)議流程管理步驟

國(guó)際會(huì)議的流程管理

一、國(guó)際會(huì)議流程管理步驟

1．工作步驟

第一步 向其他國(guó)際會(huì)議的組織者學(xué)習(xí)。

會(huì)議秘書處通過向其他國(guó)際會(huì)議組織者學(xué)習(xí)，了解國(guó)際會(huì)議的流程管理。

第二步 編制初步會(huì)議籌備計(jì)劃。

通過了解其他會(huì)議的流程管理，根據(jù)本次國(guó)際會(huì)議的具體情況，編制出本次會(huì)議初步流程管理計(jì)劃。

第三步 提交會(huì)議秘書長(zhǎng)審核。

會(huì)議秘書長(zhǎng)根據(jù)多年的組會(huì)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)議流程管理管理計(jì)劃提出修改意見。

第四步 提交給組織委員會(huì)。

將會(huì)議秘書長(zhǎng)修改好的會(huì)議流程管理計(jì)劃提交給會(huì)議組織委員會(huì)，征求他們的修改意見。

第五步 形成最終的會(huì)議流程管理計(jì)劃。

將最終形成的會(huì)議流程管理計(jì)劃打印后發(fā)給所有的會(huì)議機(jī)構(gòu)參照?qǐng)?zhí)行。

1．前期籌備階段

會(huì)議組織者在這個(gè)階段的主要工作是建立會(huì)議機(jī)構(gòu)、制定詳細(xì)的工作計(jì)劃、編制會(huì)議初步預(yù)算和落實(shí)籌備經(jīng)費(fèi)，根據(jù)需要可將國(guó)際會(huì)議委托給專業(yè)會(huì)議機(jī)構(gòu)組織。這個(gè)工作也這個(gè)階段完成。

2．會(huì)議征文階段

國(guó)際會(huì)議是否能夠舉辦成功，最重要的標(biāo)志就是代表的數(shù)量，特別是國(guó)外會(huì)議代表的數(shù)量。與會(huì)代表數(shù)量較少可能有各種原因，但是會(huì)議營(yíng)銷的失敗可能是很重要的原因。國(guó)際會(huì)議的營(yíng)銷主要圍繞征集論文的活動(dòng)進(jìn)行，會(huì)議學(xué)術(shù)水平高低和會(huì)議規(guī)模大小，完全取決于會(huì)議論文征集工作是否成功。因此，營(yíng)銷階段經(jīng)歷的時(shí)間最長(zhǎng)，許多會(huì)議都需要1～2年的時(shí)間。

(1)論文征集工作的開始

會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)建立后，程序委員會(huì)就應(yīng)立即開始策劃有關(guān)會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容，一般應(yīng)在

會(huì)議召開前的20個(gè)月左右開始啟動(dòng)。

(2)論文征集通知

論文征集通知是國(guó)際會(huì)議最主要的營(yíng)銷材料。當(dāng)程序委員會(huì)確定了主要專業(yè)內(nèi)容后，會(huì)議秘書處就要安排征文通知的編輯和印刷工作。應(yīng)盡量提早向潛在的參會(huì)人員發(fā)出征集論文通知，一般不要晚于會(huì)前16個(gè)月。(3)征集論文通知的發(fā)放 征集論文通知要通過各種彤式向外發(fā)放，這就像一個(gè)企業(yè)做宣傳廣告一樣，最好要讓全世界各個(gè)國(guó)家在該領(lǐng)域里工作和學(xué)習(xí)的人員都能得到會(huì)議的信息，以引起他們的關(guān)注，從而是交論文。(4)論文提交的截止時(shí)間

每個(gè)國(guó)際會(huì)議要規(guī)定代表向會(huì)議提交論文的最后時(shí)間，稱為論文提交的截止日期，這是 整個(gè)國(guó)際會(huì)議籌備計(jì)劃中的第一個(gè)重要日期。通常是將這個(gè)時(shí)間設(shè)定在舉辦會(huì)議的前一年。

若會(huì)議是在上半年召開，則這個(gè)日期可設(shè)定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召開的國(guó)際會(huì)議，可將征集論文的截止時(shí)間設(shè)定在前一年年底。有個(gè)別的會(huì)議將截止日期設(shè)定在當(dāng)年，由于離開會(huì)的時(shí)間太近，所以效果都不甚理想。(5)論文的審查和論文接受通知書的發(fā)出

由于許多會(huì)議代表都需要憑國(guó)際會(huì)議的論文接受通知書，向所在機(jī)構(gòu)申請(qǐng)參加會(huì)議的經(jīng) 費(fèi)，因此會(huì)議組織者就應(yīng)本著越早越好的原則給論文作者發(fā)放論文接受通知書。

3．代表注冊(cè)階段

這個(gè)階段的工作主要圍繞編制會(huì)議注冊(cè)通知進(jìn)行。會(huì)議注冊(cè)通知基本包含會(huì)議的所有主要內(nèi)容。注冊(cè)通知的主要內(nèi)容是經(jīng)過會(huì)議程序委員會(huì)和組織委員會(huì)聯(lián)合會(huì)議的反復(fù)討論和研究決定的。會(huì)議組織者還需要與注冊(cè)通知中涉及的所有會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)簽署協(xié)議書，如會(huì)議中心、飯店、旅行社和出租汽車公司等，才能將有關(guān)的內(nèi)容公布出去。(1)注冊(cè)通知的啟動(dòng)

會(huì)議的征文階段和注冊(cè)階段之間不存在一個(gè)明顯的時(shí)間和工作界限，兩部分工作經(jīng)常是 相互交叉的。當(dāng)會(huì)議的征文通知發(fā)出后，會(huì)議組織者就可以考慮編輯注冊(cè)通知。(2)代表注冊(cè)、飯店和旅游預(yù)訂的截止日期

注冊(cè)通知中有幾個(gè)重要的截止日期，即注冊(cè)截止日期、飯店預(yù)訂截止日期和旅游預(yù)訂截 止日期。為了方便會(huì)議代表，同時(shí)也為了簡(jiǎn)化秘書處的工作，通常將這3個(gè)截止日期定為同一天，這個(gè)日期也是整個(gè)國(guó)際會(huì)議籌備期間的第二個(gè)重要日期。干人以上規(guī)模的會(huì)議要求截止日期設(shè)定在會(huì)前的3～ 4個(gè)月；幾百人的會(huì)議，其截止日期只要設(shè)定在會(huì)議前兩個(gè)月左右就可以了。(3)注冊(cè)通知的發(fā)放

為了能使?jié)撛诘膮?huì)人員盡早了解會(huì)議的主要內(nèi)容，促使他們盡早地下決心來(lái)參加會(huì)議，注冊(cè)通知的內(nèi)容只要一經(jīng)確定，就可提前分期分批地在會(huì)議網(wǎng)站上公布。但是最終還要 根據(jù)代表提交論文的情況，將論文接受通知和注冊(cè)通知一起寄給會(huì)議代表。

4．會(huì)前籌備階段

會(huì)前籌備階段可以從接收會(huì)議代表的注冊(cè)表開始，到會(huì)議召開的前幾天為止．時(shí)間為4～5個(gè)月。這一段時(shí)間主要集中處理會(huì)議代表注冊(cè)的有關(guān)事宜，統(tǒng)計(jì)出各種數(shù)據(jù)，提供給 各個(gè)與會(huì)議有關(guān)的機(jī)構(gòu)，為會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)組織實(shí)施做好充分的準(zhǔn)備。

5．現(xiàn)場(chǎng)組織階段

會(huì)前的準(zhǔn)備工作和會(huì)議舉辦期間的組織工作有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，很難用一個(gè)明確的時(shí)間將它們截然分開。一般可以從會(huì)議舉辦的前幾天開始算起?，F(xiàn)場(chǎng)組織階段的主要工作內(nèi)容包括對(duì)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)、開幕式、專業(yè)活動(dòng)、旅游參觀活動(dòng)以及宴會(huì)等餐飲活動(dòng)的組織和管理。會(huì)議的結(jié)束應(yīng)從閉幕式或者閉幕宴會(huì)結(jié)束后算起。6．會(huì)后總結(jié)階段

會(huì)后總結(jié)階段可以從會(huì)議的閉幕式和閉幕宴會(huì)結(jié)束后開始，一直到會(huì)議的全部工作結(jié)束 為止，這個(gè)階段有時(shí)需要延續(xù)幾個(gè)月的時(shí)間。國(guó)際會(huì)議的后續(xù)工作主要包括財(cái)務(wù)結(jié)算、會(huì)議總結(jié)和評(píng)估等內(nèi)容。

第三篇：國(guó)際會(huì)議的餐飲安排流程及注意事項(xiàng)

國(guó)際會(huì)議的餐飲活動(dòng)

工作步驟

第一步：制定舉辦餐飲活動(dòng)的工作方案。

第二步：在日期、時(shí)間和人數(shù)確定后，選擇餐飲活動(dòng)場(chǎng)地。

第三步：與活動(dòng)場(chǎng)地洽談后簽訂合同。

洽談內(nèi)容主要包括菜單、酒水供應(yīng)、價(jià)格和人數(shù)調(diào)整的最后時(shí)限。

第四步：預(yù)定車輛、安排交通。

第一，不在會(huì)議場(chǎng)地舉辦的大型餐飲活動(dòng)要盡早預(yù)訂車輛。第二，必要時(shí)要和交通管理部門聯(lián)系，共同做好交通管理。

第五步：聯(lián)系演出公司，確定演出節(jié)目。

第六步：制定宴會(huì)請(qǐng)柬，發(fā)給相關(guān)人員。

第七步：按最后時(shí)限調(diào)整就餐人數(shù)。

第八步：管理餐飲活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。

第九步：結(jié)算。

特別提示

? 大型餐飲活動(dòng)時(shí)間一旦確定，就需要盡快確定活動(dòng)場(chǎng)所。

? 國(guó)際會(huì)議的代表來(lái)自各個(gè)國(guó)家，要注意為“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。

? 國(guó)際會(huì)議最后一天的餐飲活動(dòng)，貫徹“寧少勿多”的原則，以免造成浪費(fèi)。

中航銀會(huì)議服務(wù)中心監(jiān)制 1．招待會(huì)

招待會(huì)通常都是會(huì)議第一個(gè)餐飲活動(dòng)，因此也稱為歡迎招待會(huì)。

(1)招待會(huì)時(shí)間的選擇

像安排開幕式一樣，招待會(huì)是安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，還是安排在會(huì)議正式開始的第一天晚上，由會(huì)議組織者確定。若是安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，為了能使更多的代表趕上參加，招待會(huì)的開始時(shí)間可以稍晚一點(diǎn)，如安排在19:00，甚至是20:00。即使這樣，還可能會(huì)有1/3的會(huì)議代表不能如期參加。招待會(huì)的持續(xù)時(shí)間一般不會(huì)超過兩個(gè)小時(shí)。

(2)招待會(huì)場(chǎng)地的選擇

招待會(huì)應(yīng)該安排在會(huì)議場(chǎng)地內(nèi)或者附近，盡量避免動(dòng)用接待車輛，特別是那些安排在會(huì)議正式開始前一天晚上的招待會(huì)要特別注意這一點(diǎn)，否則就會(huì)有許多會(huì)議代表無(wú)緣參加。例如，1992年在北京舉辦第19屆國(guó)際昆蟲大會(huì)時(shí)，開幕式和招待會(huì)均安排在北京人民大會(huì)堂。會(huì)前已經(jīng)預(yù)先注冊(cè)的會(huì)議代表有5000名，當(dāng)天下午4：30只有不到3000人乘車前往．因?yàn)榇藭r(shí)許多代表還在前往會(huì)議的路上。由此可見，在會(huì)議注冊(cè)日當(dāng)天舉辦的招待會(huì)使用的活動(dòng)場(chǎng)地的面積可小很多。如果季節(jié)合適，如北京的五六月和九十月，也可考慮將招待會(huì)安排在室外，這樣效果也會(huì)很好。

(3)招待會(huì)的形式

招待會(huì)通常選用冷餐會(huì)自助方式。根據(jù)參加招待會(huì)人數(shù)的多少布置取菜臺(tái)和飲料臺(tái)。有的招待會(huì)還擺設(shè)數(shù)量不多的桌椅，為年齡比較大的代表進(jìn)餐提供方便。有的會(huì)議還安排主桌，桌上擺放鮮花和桌簽，供出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人使用，還要安排專門的服務(wù)員為主桌的貴賓分餐。有些招待會(huì)還安排講話和小型文娛演出。

(4)招待會(huì)的菜單

我國(guó)的“招待會(huì)”和國(guó)外的有很大不同，提供的食品非常豐富，包括熱菜、冷菜、湯、主食、點(diǎn)心、水果、紅酒、啤酒和其他軟飲料。當(dāng)前，提倡會(huì)議的招待會(huì)不提供熱菜，其主要原因首先是由于招待會(huì)沒有固定的就餐環(huán)境，會(huì)議代表總是站著或在流動(dòng)中進(jìn)餐，熱菜容易遺灑顯得很不衛(wèi)生。其次是招待會(huì)上提供的近似西餐的熱菜，味道不好吃．也體現(xiàn)不出中國(guó)飯菜的味道。最后是冷餐會(huì)可以降低餐飲費(fèi)用。

(5)招待會(huì)的酒水

招待會(huì)的酒水主要包括葡萄酒、啤酒和其他軟飲料。酒水的結(jié)算方式也分為費(fèi)用包干和實(shí)報(bào)實(shí)銷兩種。費(fèi)用包干就是會(huì)議組織者和餐廳談好一個(gè)固定的中航銀會(huì)議服務(wù)中心監(jiān)制 酒水價(jià)格，一般是飯菜價(jià)格的1/3。費(fèi)用包干的優(yōu)點(diǎn)是方便會(huì)議組織者對(duì)招待會(huì)的成本進(jìn)行控制，方便與餐廳進(jìn)行結(jié)算；缺點(diǎn)是如果灑水供應(yīng)控制不當(dāng)，招待會(huì)還沒結(jié)束，就沒有酒水可以提供了，這會(huì)導(dǎo)致代表們的抱怨。實(shí)報(bào)實(shí)銷的結(jié)算方式能保證酒水的供應(yīng)，但在結(jié)算時(shí)，有時(shí)酒水的費(fèi)用會(huì)超過食品的費(fèi)用。結(jié)算方式也比較麻煩，雙方要指定專門的人員清點(diǎn)各種飲料的瓶子數(shù)量，用以計(jì)算飲料的費(fèi)用。招待會(huì)這種自助的就餐形式，對(duì)酒水的浪費(fèi)是很大的。

(6)預(yù)訂人數(shù)的修正

實(shí)際參加餐飲活動(dòng)的人數(shù)與當(dāng)初預(yù)訂時(shí)的人數(shù)都會(huì)發(fā)生變化，越接近活動(dòng)開始時(shí)間，人數(shù)越精確。通常，餐廳會(huì)允許會(huì)議組織者在一定的時(shí)間范圍內(nèi)修正預(yù)訂人數(shù)。會(huì)議組織者都希望將允許的修正時(shí)間盡量定得晚一點(diǎn)，修正人數(shù)的范圍大一些。而餐廳有時(shí)提前2～3天就開始做準(zhǔn)備工作，如飯菜備料和清潔餐具等，所以餐廳希望修正時(shí)間能盡量提前，人數(shù)修正的范圍盡可能小一些。為此，雙方必須規(guī)定一個(gè)允許的修正時(shí)間范圍和合理的人數(shù)修正量。通常，餐飲活動(dòng)的修正時(shí)間最遲不應(yīng)該晚于餐飲活動(dòng)舉辦前的4個(gè)小時(shí)，人數(shù)的修正范圍一般可為5%~10%

(7)招待會(huì)的入場(chǎng)

所有參加招待會(huì)的人員必須憑招待會(huì)請(qǐng)柬入場(chǎng)。由于會(huì)議代表在注冊(cè)后才能得到請(qǐng)柬，因此對(duì)于將招待會(huì)安排在注冊(cè)日的會(huì)議，注冊(cè)人員始終要堅(jiān)守崗位，隨時(shí)等候剛剛來(lái)自機(jī)場(chǎng)和火車站的代表，注冊(cè)一直要持續(xù)到招待會(huì)結(jié)束，必要時(shí)還要在注冊(cè)臺(tái)為代表開辟臨時(shí)行李寄存處。對(duì)于不注冊(cè)的陪同人員，可以通過現(xiàn)場(chǎng)購(gòu)置請(qǐng)柬來(lái)參加，但通常這部分人員很少，不會(huì)對(duì)活動(dòng)的總體人員造成很大的影響。

(8)招待會(huì)的管理

招待會(huì)要按請(qǐng)柬上規(guī)定的時(shí)間開始，或者提前幾分鐘就允許代表進(jìn)入活動(dòng)場(chǎng)地，避免代表集中進(jìn)場(chǎng)造成擁擠。代表入場(chǎng)后可以先到酒水臺(tái)領(lǐng)取飲料。有些會(huì)議的招待會(huì)不安排任何活動(dòng)，只是提供給代表一種相互交流的機(jī)會(huì)；有的招待會(huì)安排一些簡(jiǎn)單的程序，如會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人向會(huì)議代表致簡(jiǎn)短的歡迎詞等，但時(shí)間一定不能過長(zhǎng)，講話結(jié)束后代表就可以按順序領(lǐng)取食品。招待會(huì)可以播放音樂，也可以邀請(qǐng)小型樂隊(duì)伴宴，烘托輕松愉快的氣氛，但不適合安排正式演出，因?yàn)樵S多代表很長(zhǎng)時(shí)間沒有見面，相互之間都在交談，演出效果會(huì)很不理想。不要人為地去控制招待會(huì)的持續(xù)時(shí)間，自然地持續(xù)時(shí)間或長(zhǎng)或短，但是通常會(huì)在一個(gè)半小時(shí)左右。招待會(huì)可以由安排會(huì)議的負(fù)責(zé)人宣布結(jié)束，也可以自行結(jié)束。

(9)招待會(huì)的結(jié)算

招待會(huì)即將結(jié)束時(shí)，餐廳服務(wù)人員就會(huì)立即找到負(fù)責(zé)人簽單。如果是根據(jù)出

中航銀會(huì)議服務(wù)中心監(jiān)制 席人數(shù)結(jié)算，餐廳應(yīng)該清點(diǎn)收取的請(qǐng)柬數(shù)，交給負(fù)責(zé)簽字的人員核查；如果酒水是按開瓶數(shù)量計(jì)價(jià)，則雙方應(yīng)共同清點(diǎn)瓶子數(shù)量。賬單一經(jīng)簽字就是對(duì)該項(xiàng)餐飲活動(dòng)的認(rèn)同，結(jié)算將不應(yīng)該再出現(xiàn)任何問題。有時(shí)由于飯菜的質(zhì)量、上菜的順序和速度、酒水的供應(yīng)等問題出現(xiàn)箏議，會(huì)議組織者有可能拒絕簽單，這時(shí)就需要雙方通過協(xié)商來(lái)解決。例如，第28屆國(guó)際心理大會(huì)的招待會(huì)，食品提供得過少，會(huì)議代表對(duì)此意見極大，致使會(huì)議組織者不能在招待會(huì)后立即簽字進(jìn)行結(jié)算。

2．閉幕宴會(huì)

(1)日期和時(shí)間的選擇

閉幕宴會(huì)通常安排在會(huì)議結(jié)束的前一天，或者在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天晚上。若是安排在會(huì)議結(jié)束前一天的晚上，則參加的代表人數(shù)會(huì)比較多；若安排在最后一天，提前撤離的那部分代表將無(wú)緣參加。宴會(huì)的開始時(shí)間一般為晚上6：00～7:00，持續(xù)時(shí)間一般為2～3個(gè)小時(shí)。

(2)場(chǎng)地的選擇

目前在我國(guó)各大城市中，真正能夠舉辦上千人大型宴會(huì)的場(chǎng)所并不太多，因此會(huì)議活動(dòng)的安排受到很大的限制?？紤]到交通的問題，大型會(huì)議的宴會(huì)也應(yīng)盡量安排在會(huì)址內(nèi)或者附近。在北京，有許多會(huì)議的閉幕宴會(huì)安排在人民大會(huì)堂的國(guó)宴廳。

(3)宴會(huì)的形式

閉幕宴會(huì)通常選用桌餐形式，十人一桌，桌上擺設(shè)制作精美的菜單。有時(shí)由于宴會(huì)的規(guī)模太大，很難做到每道菜都由服務(wù)員分餐。所有的宴會(huì)都會(huì)設(shè)置主桌，主桌分為長(zhǎng)條形和圓形兩種。長(zhǎng)條形主桌的好處是可將所有的貴賓安排在同一張餐桌，根據(jù)人數(shù)調(diào)整長(zhǎng)度。圓形桌一般都要設(shè)置幾個(gè)才能安排所有的貴賓入座。餐廳要安排專門的服務(wù)人員為主桌的客人分菜。通常閉幕宴會(huì)要安排一些講話和小型文娛演出。為了使閉幕宴會(huì)更加有特點(diǎn)，也可以對(duì)宴會(huì)廳稍加布置，如懸掛帶有會(huì)議名稱的橫幅或帶有會(huì)徽等裝飾圖案的背景板。

(4)宴會(huì)的菜單和酒水

宴金應(yīng)該有6~8個(gè)涼菜，熱菜可以從中國(guó)各個(gè)菜系中挑選一些具有代表性的菜肴，搭配而成。會(huì)議組織者可以要求餐廳提供幾種不同價(jià)格的菜單，在此基礎(chǔ)上略做調(diào)整。閉幕宴會(huì)的酒水種類包括紅葡萄酒、啤酒和其他軟飲料。沒有特殊原因一般不安排烈性白酒。酒水的結(jié)算方式同招待會(huì)一樣分為費(fèi)用包干和實(shí)干兩種。會(huì)議組織者可根據(jù)經(jīng)費(fèi)和其他情況來(lái)選擇。有些國(guó)際會(huì)議

中航銀會(huì)議服務(wù)中心監(jiān)制 的宴會(huì)還有特殊要求，如設(shè)立專門為部分“穆斯林”和“素食者”代表就餐用的桌子，桌上要擺放明顯的標(biāo)志。

(5)宴會(huì)的人數(shù)

如果閉幕宴會(huì)的費(fèi)用不包括在注冊(cè)費(fèi)內(nèi)，預(yù)訂人數(shù)就是賣出的宴會(huì)票的數(shù)量。如果宴會(huì)費(fèi)用包括在注冊(cè)費(fèi)中，因?yàn)橛胁糠謺?huì)議代表因各種原因不能參加，實(shí)際人數(shù)就會(huì)少于注冊(cè)人數(shù)。會(huì)議組織者在預(yù)訂宴會(huì)時(shí)，一定要和餐廳協(xié)商好，確定最后調(diào)整宴會(huì)人數(shù)的時(shí)間。根據(jù)對(duì)許多國(guó)際會(huì)議的統(tǒng)計(jì)，預(yù)訂人數(shù)可為參加會(huì)議人數(shù)的60%～70%左右，如2005年5月18日第13屆國(guó)際核工程大會(huì)舉辦閉幕宴會(huì)時(shí)，1000人規(guī)模的大會(huì)就只有540人參加宴會(huì)。

(6)宴會(huì)的程序和演出

通常閉幕宴會(huì)開始前的半小時(shí)就應(yīng)該允許客人入場(chǎng)。如果允許入場(chǎng)的時(shí)間定得太晚就很容易發(fā)生擁擠。就座主桌的貴賓即可以與普通代表同時(shí)入場(chǎng)，也可以在全體代表都入座后再入座。如果在閉幕宴會(huì)中安排活動(dòng)，就要制作一個(gè)活動(dòng)程序，放在宴會(huì)廳的入場(chǎng)處，供會(huì)議代表使用。閉幕宴會(huì)要安排一名會(huì)議的主要組織者主持宴會(huì)，邀請(qǐng)幾名有代表性的人員致辭。致辭應(yīng)該簡(jiǎn)捷，需要祝酒時(shí)，事先要安排好服務(wù)人員斟酒，所有講話的時(shí)間總和不應(yīng)超過半小時(shí)，否則代表就會(huì)出現(xiàn)煩躁情緒。講話結(jié)束后，就開始上熱菜。上千人的宴會(huì)很容易出現(xiàn)眾口難調(diào)的現(xiàn)象，為了避免會(huì)議代表對(duì)飯菜的微詞破壞宴會(huì)的氣氛，聰明的會(huì)議組織者經(jīng)常會(huì)在熱菜基本上完之后安排文娛演出，豐富多彩的節(jié)目有時(shí)會(huì)重新引起代表的興趣。文娛演出的時(shí)間應(yīng)控制在1個(gè)小時(shí)左右，不要太長(zhǎng)，可選擇具有濃厚民族特色或地方特色的節(jié)目，如廣東音樂、江南絲竹、民族歌舞、京劇和雜技等節(jié)目。文娛演出結(jié)束后，會(huì)議組織者就可以宣布宴會(huì)結(jié)束。

(7)宴會(huì)的結(jié)算

宴會(huì)結(jié)算時(shí)可能發(fā)生的問題經(jīng)常是飯菜的質(zhì)量和數(shù)量，而不是參加宴會(huì)的人數(shù)。如果是一般問題，雙方通常都會(huì)采取協(xié)商的方法加以解決。遇有宴會(huì)結(jié)束后相當(dāng)一部分參加者發(fā)生食物中毒的現(xiàn)象就需要另行處理了。

3．“茶歇”

“茶歇”有時(shí)也稱為“間茶”，每天可以安排兩次，上下午各一次；會(huì)議舉行到一個(gè)半小時(shí)或兩個(gè)小時(shí)的時(shí)候開始進(jìn)行。安排“茶歇”的好處是會(huì)議代表在久坐之后可以四處走動(dòng)，充分放松，緩解疲勞。會(huì)間休息的持續(xù)時(shí)間限制在15~30分鐘之間。至少15分鐘，就會(huì)出現(xiàn)部分代表沒有喝完飲輯或沒有得到充分的休息；超過30分鐘就會(huì)占用過多的會(huì)議時(shí)間，甚至影響會(huì)議的日程。舉辦大型會(huì)議時(shí)，為使所有代表都能夠盡快取到飲料，避免排隊(duì)，飲料臺(tái)可以分別設(shè)立在幾個(gè)不同的地點(diǎn)，每處都應(yīng)保留足夠大的空間，可以

中航銀會(huì)議服務(wù)中心監(jiān)制 考慮每100人設(shè)立一個(gè)飲料臺(tái)。

4．會(huì)議午餐的安排

有的會(huì)議給全體會(huì)議代表提供午餐，好處是全體代表統(tǒng)一就餐，有效地節(jié)省午餐時(shí)間。但是安排幾千人的午餐也并不是件非常容易的工作。會(huì)議午餐的標(biāo)準(zhǔn)不用太高，通常采用自助餐形式．不供應(yīng)酒類和其他軟飲料，但要提供湯或冰水。會(huì)議午餐安排的時(shí)間可以長(zhǎng)一些，這樣代表可以分散就餐，避免過分擁擠。

中航銀會(huì)議服務(wù)中心監(jiān)制

第四篇：國(guó)際會(huì)議開幕式管理流程[推薦]

國(guó)際會(huì)議的大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理

工作步驟

第一步 策劃開幕式的程序并編制開幕式工作計(jì)劃。

會(huì)議組織委員會(huì)召開會(huì)議策劃程序、編制工作計(jì)劃并確定邀請(qǐng)貴賓名單。

第二步 邀請(qǐng)出席開幕式的貴賓。

1)按名單發(fā)出邀請(qǐng)。

2)一一落實(shí)貴賓參加開幕式的情況。

第三步 調(diào)整開幕式程序。

1)根據(jù)邀請(qǐng)到的貴賓調(diào)整開幕式程序和工作計(jì)劃。2)開幕式的程序要在會(huì)議日程手冊(cè)上公布。

第四步 設(shè)計(jì)背景板、橫幅、桌簽和開幕式請(qǐng)柬。

第五步 布置開幕式會(huì)場(chǎng)。

1)主席臺(tái)的布置。2)代表席的布置。

3)記者活動(dòng)管理設(shè)備的安裝和測(cè)試。第六步 開幕式的現(xiàn)場(chǎng)管理。

1)貴賓活動(dòng)管理。2)會(huì)議代表管理。3)記者活動(dòng)管理。4)安全保衛(wèi)管理。5)車輛安排和交通管理。

特別提示

? 邀請(qǐng)貴賓參加開幕式是一件政策性很強(qiáng)的工作，要安排有經(jīng)驗(yàn)的工作人員負(fù)責(zé)。

? 由于邀請(qǐng)貴賓的變化引起開幕式活動(dòng)程序相應(yīng)變化，新的開幕式程序要擺放在會(huì)場(chǎng)入口處。

? 開幕式的持續(xù)時(shí)間盡量不要超過30分鐘。

國(guó)際會(huì)議開幕式是所有國(guó)際會(huì)議活動(dòng)中重要的活動(dòng)，有的開幕式甚至有多位國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)出席，需要認(rèn)真策劃和仔細(xì)安排，特別需要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理。

1． 開幕式的時(shí)間

國(guó)際會(huì)議開幕式既可以安排在會(huì)議專業(yè)交流活動(dòng)正式開始前一天的下午，也可以安排在會(huì)議專業(yè)交流活動(dòng)正式開始的第一天上午，時(shí)間通常是由東道國(guó)會(huì)議組織者來(lái)決定。例如，國(guó)際自控聯(lián)合會(huì)在美國(guó)舉辦第1 3屆大會(huì)時(shí)，開幕式就是安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，而第14屆大會(huì)在我國(guó)舉辦時(shí)就是安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。如果開幕式安排在上午，出席了會(huì)議開幕式的代表人數(shù)就會(huì)比安排在前一天時(shí)要多一些。這是因?yàn)閬?lái)自世界各國(guó)的會(huì)議代表搭乘的航班有許多是在傍晚之后到達(dá)，這部分代表就沒有機(jī)會(huì)參加會(huì)議開始前一晚的開幕式。

2． 開幕式的地點(diǎn)

開幕式的地點(diǎn)取決于會(huì)議代表的人數(shù)。在舉辦大型會(huì)議時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人數(shù)多而用于開幕式的會(huì)場(chǎng)小的情況。有的國(guó)家在舉辦大型國(guó)際會(huì)議時(shí)將開幕式安排到體育館或者國(guó)家音樂廳。而目前在北京舉辦大型會(huì)議最多的北京國(guó)際會(huì)議中心，容量最大的1號(hào)會(huì)議廳總共可容納2 500人，若會(huì)議規(guī)模超過這個(gè)規(guī)模，一種方式是將開幕式安排到其他場(chǎng)所，如在人民大會(huì)堂舉辦，這需要安排接送車輛，增加了會(huì)議的開支和管理的難度。另一種就是采用主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)并用方式，主會(huì)場(chǎng)舉辦開幕式，分會(huì)場(chǎng)采用電視技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播。2004年北京國(guó)際會(huì)議中心舉辦第28屆國(guó)際心理大會(huì)的開幕式，將近4500名代表參加，會(huì)議組織者安排在1號(hào)會(huì)議廳舉辦開幕式，將可容納600人的2號(hào)會(huì)議廳和可容納1000人的17號(hào)會(huì)議廳作為兩個(gè)分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播，效果也比較理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看電視轉(zhuǎn)播。

3． 開幕式會(huì)場(chǎng)布置

國(guó)際會(huì)議開幕式的會(huì)場(chǎng)布置比較簡(jiǎn)單，形式也基本相同，主要包括主席臺(tái)的布置和代表席的布置等內(nèi)容。

(1)主席臺(tái)的布置

會(huì)場(chǎng)的標(biāo)志物是背景板或橫幅。背景板是最近十幾年流行起來(lái)的，大型國(guó)際會(huì)議都采用這種方式。通常，能夠舉辦大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)都有固定尺寸的背景板，會(huì)議只要按照這個(gè)尺寸制作有關(guān)內(nèi)容即可。背景板由3部分內(nèi)容組成。意識(shí)會(huì)議的會(huì)徽和有關(guān)組織的徽章；二是會(huì)議的（中英文）名稱、縮寫和會(huì)議舉辦時(shí)間和地點(diǎn)；三是會(huì)議的主辦單位。背景板的設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)潔、色彩明快、主色調(diào)應(yīng)與各輪通知書封面的色調(diào)相同。橫幅的制作相對(duì)簡(jiǎn)單，顏色選用以紅色居多，有些會(huì)議也選用其他顏色。為了醒目，橫幅上的字一般均采用白色，內(nèi)容是會(huì)議的（中英文）名稱。根據(jù)不同會(huì)議的要求，主席臺(tái)有各種各樣的布置方式。最常用的方式是在主席臺(tái)的中央正前方擺設(shè)長(zhǎng)條桌．長(zhǎng)度根據(jù)主席臺(tái)的就座人數(shù)而定。長(zhǎng)條桌上擺放桌簽、鮮花、茶杯或礦泉水、會(huì)議專用的紙和筆等。會(huì)議主持人通常坐在長(zhǎng)條桌的一側(cè)，座位處擺放臺(tái)式麥克風(fēng)。長(zhǎng)條桌后側(cè)擺放椅子，長(zhǎng)條桌的前側(cè)擺放花草。桌簽的制作也非常簡(jiǎn)單，將人員姓名打印在紙上，插在有機(jī)玻璃制作的標(biāo)準(zhǔn)桌簽殼中即可。人名的用法有下列幾種方式：全部用英文，中國(guó)人用中文而外國(guó)人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席臺(tái)右側(cè)擺放1個(gè)講臺(tái)和1個(gè)臺(tái)式麥克風(fēng)，講臺(tái)上擺放燈和鮮花。

(2)代表席的布置

會(huì)議代表席的布置采用如下兩種方式：工作性質(zhì)的國(guó)際會(huì)議通常用課堂式；而交流性質(zhì)的國(guó)際會(huì)議選用劇院式。代表席可以分成3部分，貴賓席、代表席和記者席。貴賓席一般安排在會(huì)場(chǎng)中區(qū)前幾排，為了表示對(duì)貴賓的尊重，有的會(huì)議還在座位前擺上長(zhǎng)條桌，擺成課堂式，桌上擺放桌簽和飲料。桌子兩側(cè)豎立指示標(biāo)牌．采用中英文兩種文字書寫“貴賓席和Reserved for VIP”。代表席通常要按劇院式擺放座位，座位的數(shù)量應(yīng)比代表人數(shù)略多一些。在面積允許的情況下，排與排之間的距離應(yīng)盡可能擺放得寬一些。橫向和縱向都要留出必要的通道。參加重要國(guó)際會(huì)議開幕式的記者很多，有時(shí)可達(dá)上百人，這么多的人在會(huì)場(chǎng)走來(lái)走去，會(huì)議將無(wú)法正常進(jìn)行。會(huì)議要專門為記者設(shè)置記者席。如果會(huì)場(chǎng)設(shè)有二層，可以將記者席設(shè)在二樓的前幾排，既方便他們攝影和攝像，也可以達(dá)到對(duì)他們的走動(dòng)加以限制的目的。

(3)貴賓室的布置

為接待出席開幕式的貴賓，就要安排貴賓室。舉辦高規(guī)格會(huì)議時(shí)參加開幕式的貴賓相當(dāng)多，還要設(shè)立幾個(gè)不同的貴賓室．按不同規(guī)格分別接待。會(huì)議地點(diǎn)最好有專供貴賓使用的大門、電梯和通道，以避免圍觀。貴賓接待室應(yīng)安排在離主會(huì)場(chǎng)比較近的房間，貴賓室和主席臺(tái)之間要有專門的通道。貴賓室的門口要有明顯的中文和英文的標(biāo)牌“貴賓室（VIPRoom)"。貴賓室擺放沙發(fā)和茶幾，茶幾點(diǎn)要有飲料和鮮花．在門口處設(shè)簽到臺(tái)，預(yù)先放好簽到薄和筆。

4． 開幕式的程序

國(guó)際會(huì)議的開幕式是所有會(huì)議活動(dòng)中最重要的，就像開幕式在奧運(yùn)會(huì)中所處的地位一樣。許多大型國(guó)際會(huì)議的開幕式都會(huì)邀請(qǐng)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人參加并致辭，這已成為當(dāng)今世界各個(gè)國(guó)家舉辦大型國(guó)際會(huì)議時(shí)的一種時(shí)尚。

5． 貴賓的接待

邀請(qǐng)和接待貴賓參加會(huì)議是開幕式很重要的活動(dòng)內(nèi)容。

（1）邀請(qǐng)貴賓

出席會(huì)議的貴賓分為兩大類型。第一類型是會(huì)議本身的貴賓，包括有關(guān)國(guó)際組織的負(fù)責(zé)人、學(xué)科帶頭人（如諾貝爾獎(jiǎng)獲得者）、東道國(guó)的會(huì)議機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。第二類型是專門邀請(qǐng)前來(lái)參加會(huì)議的貴賓，主要包括3種，第一種貴賓是國(guó)家級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，如全國(guó)人大副委員長(zhǎng)、政府副總理以上的領(lǐng)導(dǎo)人。第二種貴賓是本行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，如正副部長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)、理事長(zhǎng)、院士等。第三種貴賓是贊助單位的領(lǐng)導(dǎo)，如公司的董事長(zhǎng)和總經(jīng)理等。這3種人員中尤其以第一種貴賓最為重要，邀請(qǐng)也最為復(fù)雜。通常應(yīng)該在會(huì)議舉辦前幾個(gè)月，以書面形式逐級(jí)向上報(bào)告進(jìn)行邀請(qǐng)。對(duì)第二、第三種貴賓以會(huì)議主辦單位或者會(huì)議組織委員會(huì)的名譽(yù)進(jìn)行邀請(qǐng)。會(huì)議組織者要在會(huì)議舉辦前將所有邀請(qǐng)的貴賓一一落實(shí)，并送上出席開幕式的請(qǐng)柬和其他有關(guān)材料。

(2)貴賓的現(xiàn)場(chǎng)墻待

開幕式之前，要安排級(jí)別相當(dāng)?shù)臅?huì)議領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議中心或飯店的大廳門口迎接貴賓，這位會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)要了解每一位貴賓的姓名、工作單位、職務(wù)和將在哪一個(gè)貴賓室休息。貴賓抵達(dá)后，要安排專門的工作人員引路，將貴賓送到貴賓室，會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)要在貴賓接待室迎接。貴賓在貴賓室的活動(dòng)主要是在簽到薄上題詞或簽字，佩戴胸花，接見和合影等。當(dāng)會(huì)議代表基本落座后再請(qǐng)貴賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，先引導(dǎo)坐在主席臺(tái)下的貴賓入座，然后再請(qǐng)主席臺(tái)的貴賓入座。通常，被邀請(qǐng)的貴賓僅參加會(huì)議的開幕式，不參加其他活動(dòng)。如果會(huì)議附設(shè)有展覽會(huì)，被邀請(qǐng)的貴賓也有出席展覽會(huì)的剪彩儀式，然后參觀展覽。貴賓參觀展覽，對(duì)于參展商將產(chǎn)生積極的影響。

6． 代表進(jìn)入會(huì)場(chǎng)

如果沒有身份較高的貴賓參加，組織代表參加開幕式是一件比較簡(jiǎn)單的工作。但如果遇有大型國(guó)際會(huì)議被邀請(qǐng)出席開幕式的貴賓級(jí)別比較高時(shí)，出于安全的考慮，要嚴(yán)格檢查，所有進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的人員必須佩戴胸卡或者持有開幕式的請(qǐng)柬。通常，請(qǐng)?zhí)崆鞍胄r(shí)就開始允許代表入場(chǎng)，特別情況時(shí)可提前一個(gè)小時(shí)。由于不是對(duì)號(hào)入座，早來(lái)的會(huì)議代表通常喜歡坐在會(huì)場(chǎng)的后部和兩側(cè)，會(huì)場(chǎng)中間的座位總是空著，很不協(xié)調(diào)。工作人員要主動(dòng)引導(dǎo)代表從前往后，從中間向兩側(cè)就座。代表基本就座后，可安排簡(jiǎn)單短小的文娛演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交談，形成一種安靜祥和的氣氛，等待開幕式開始。

7． 記者

對(duì)會(huì)議感興趣的新聞?dòng)浾叨紩?huì)前來(lái)參加會(huì)議的開幕式，有影響力的會(huì)議經(jīng)常會(huì)有上百名記者現(xiàn)場(chǎng)采訪。會(huì)議組織者應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)附近設(shè)立記者招待站。記者在這里可以領(lǐng)取記者證、新聞報(bào)道稿和其他有關(guān)的會(huì)議材料。記者的工作性質(zhì)使得他們喜好四處走動(dòng)并進(jìn)行拍照，如有上百名記者在會(huì)場(chǎng)來(lái)回走動(dòng)，會(huì)議將無(wú)法正常進(jìn)行。在北京地區(qū)舉辦大型國(guó)際會(huì)議時(shí)除中央電視臺(tái)、新華社等少數(shù)幾家新聞單位持有特殊的證件可以在會(huì)場(chǎng)進(jìn)行走動(dòng)采訪，其他的記者只能在規(guī)定的記者席就座。開幕式結(jié)束后，所有記者就都可以自由采訪了。

8． 全保衛(wèi)

安全保衛(wèi)工作在開幕式中也非常重要，特別是遇有政府領(lǐng)導(dǎo)人參加開幕式時(shí)更是如此。會(huì)場(chǎng)布置結(jié)束后，公安人員要對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行認(rèn)真的安全檢查，排除任何可能的隱患。安全檢查結(jié)束后，開幕式的會(huì)場(chǎng)就應(yīng)采取封閉措施，人員不得隨意進(jìn)出，會(huì)場(chǎng)應(yīng)設(shè)有為領(lǐng)導(dǎo)人使用的專用通道，以免造成圍觀的局面。在舉辦開幕式的大會(huì)場(chǎng)人口處安排工作人員和安保人員，檢查進(jìn)入的人員證件和請(qǐng)柬。對(duì)于開幕式可能出現(xiàn)的其他敏感問題，有關(guān)公安部門會(huì)采取預(yù)防措施，會(huì)議組織者只要積極配合就可以了。

9． 交通安排

會(huì)談開幕式若在代表下榻的賓館或附近的會(huì)議中心舉行，則主要針對(duì)參加開幕式的貴賓進(jìn)行交通安排。會(huì)議組織者要制作參加會(huì)議開幕式的特殊車證，并和當(dāng)?shù)氐慕煌ü芾聿块T制定行車路線。如果開幕式的舉行地點(diǎn)遠(yuǎn)離代表下榻的賓館，交通的安排將是一件非常復(fù)雜的工作。試想組織幾千名會(huì)議代表乘坐上百輛“大巴”排成長(zhǎng)長(zhǎng)的車隊(duì)在交通高峰時(shí)段通過城市中心，會(huì)給城市造成多大的交通壓力。因此，除非萬(wàn)不得已，否則會(huì)議組織者應(yīng)該盡量避免這種現(xiàn)象的發(fā)生。

10． 閉幕式

與會(huì)議的開幕式相比，不管是會(huì)議組織者還是會(huì)議代表對(duì)閉幕式的重視程度均會(huì)大幅下降，這一點(diǎn)從參加閉幕式的會(huì)議代表的人數(shù)就可以充分體現(xiàn)出來(lái)。通常，參加閉幕式的人數(shù)僅僅為參加開幕式人數(shù)的一半有時(shí)甚至?xí)?。?huì)議既可以在全部專業(yè)活動(dòng)結(jié)束后舉辦會(huì)議的閉幕式，也可以將閉幕式安排在最后一個(gè)單元的大會(huì)報(bào)告后面。此時(shí)，并不專門布置主席位，而是沿用報(bào)告會(huì)的主席臺(tái)。閉幕式的時(shí)間一般只有半小時(shí)，程序也非常簡(jiǎn)單，通常是由會(huì)議的一位負(fù)責(zé)人代表大會(huì)組委會(huì)和程序委員會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)會(huì)議的工作人員辛勤工作表示感謝。有的會(huì)議還在會(huì)議閉幕式上宣布評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果，如最佳論文獎(jiǎng)和最佳學(xué)生論文獎(jiǎng)等；有的還對(duì)贊助單位表示答謝并贈(zèng)送紀(jì)念品。如果是系列性的國(guó)際會(huì)議，閉幕式上還有一項(xiàng)重要的內(nèi)容，就是請(qǐng)下一屆的主辦單位介紹下屆會(huì)議的有關(guān)情況，這就需要安排一些視聽設(shè)備。有的會(huì)議將閉幕式和閉幕宴會(huì)合在一起舉行，這樣安排就會(huì)使工作變得更加簡(jiǎn)單。

第五篇：舉辦國(guó)際會(huì)議報(bào)批流程

在華舉辦國(guó)際會(huì)議申報(bào)程序

預(yù)報(bào)：

國(guó)際會(huì)議包括有三國(guó)以上外國(guó)代表學(xué)術(shù)會(huì)議和有兩國(guó)代表參加的雙邊會(huì)議以及合作項(xiàng)目中的工作會(huì)議。每年2月和10月，科研處會(huì)通知各學(xué)院預(yù)報(bào)當(dāng)年7-12月和次年1-6月擬舉辦的國(guó)際會(huì)議信息。國(guó)外代表在30人以下的一般性國(guó)際會(huì)議不需預(yù)報(bào);重大國(guó)際會(huì)議*（后附說明）必須預(yù)報(bào)并且要提前一年預(yù)報(bào)。申報(bào)：

一、舉辦一般性國(guó)際會(huì)議，舉辦單位應(yīng)在對(duì)外承諾前三個(gè)月將申請(qǐng)舉辦會(huì)議的報(bào)告報(bào)學(xué)?？蒲刑帟?huì)簽意見。重大國(guó)際會(huì)議則需要在對(duì)外承諾前六個(gè)月申報(bào)。

報(bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：國(guó)際會(huì)議的中英文全稱；舉辦日期、會(huì)期、地點(diǎn)；主辦單位、合辦單位、協(xié)辦單位、委托承辦單位名稱（國(guó)外單位應(yīng)注明中外文全稱）；與會(huì)人員范圍、會(huì)議規(guī)模、外賓人數(shù)；會(huì)議的主題、議題和主要內(nèi)容；經(jīng)費(fèi)來(lái)源；舉辦國(guó)際會(huì)議的必要性、預(yù)期達(dá)到的目的；會(huì)議主要承辦人姓名、單位、電話號(hào)碼（辦公和移動(dòng)電話）。國(guó)外代表名單(姓名、國(guó)籍、單位名稱、職稱或職務(wù))

二、科研處會(huì)簽意見后轉(zhuǎn)交國(guó)際交流處。國(guó)際交流處對(duì)報(bào)告進(jìn)行初 審并向會(huì)議負(fù)責(zé)人提出修改意見，負(fù)責(zé)人將修改后的報(bào)告電子版發(fā) 給國(guó)際交流處經(jīng)辦人。三．國(guó)際交流處起草學(xué)校報(bào)告報(bào)主管校長(zhǎng)審批。

四．國(guó)際交流處將學(xué)校報(bào)告上報(bào)教育部國(guó)際合作與交流司，在審批過程中如有疑問需要解釋或需要補(bǔ)充材料時(shí)，國(guó)際交流處將向?qū)W院轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)意見和要求。

五．教育部將批件寄達(dá)國(guó)際交流處轉(zhuǎn)學(xué)院。

注意事項(xiàng)：

一． 經(jīng)批準(zhǔn)同意對(duì)外申辦的國(guó)際會(huì)議，有關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人在舉辦過程中不得承諾和承擔(dān)超出授權(quán)范圍的額外義務(wù)。

二． 不宜跨省、自治區(qū)、直轄市易地舉辦國(guó)際會(huì)議，如果與其他省、自治區(qū)、直轄市的單位和機(jī)構(gòu)合辦會(huì)議，原則上由會(huì)議舉辦地的單位向其上級(jí)申報(bào)批準(zhǔn)。

三． 不得隨意使用“峰會(huì)”、“國(guó)際論壇”、“世界大會(huì)”、“全球大會(huì)”、“高層會(huì)議”、“首屆”等稱謂；從嚴(yán)限制國(guó)際會(huì)議形成固定年會(huì)或例會(huì)的機(jī)制。

四． 避免在同一時(shí)間或短時(shí)間內(nèi)舉辦相同主題或類似的國(guó)際會(huì)議。五． 原則上不邀請(qǐng)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議和參加相關(guān)禮儀活動(dòng)。特殊情況需要領(lǐng)導(dǎo)人與會(huì)的，事先需取得領(lǐng)導(dǎo)人原則同意后再逐案報(bào)批。

六． 與境外國(guó)際組織、機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦國(guó)際會(huì)議，需要提供該機(jī)構(gòu)的背景資料，要求舉辦單位事先查看該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站，如果里面涉及“兩個(gè)中國(guó)”或“一中一臺(tái)”問題，需要求該機(jī)構(gòu)將網(wǎng)站內(nèi)容予以整改，并將整改后的網(wǎng)站截圖一并上報(bào)。

關(guān)于重大國(guó)際會(huì)議的說明：

一． 聯(lián)合國(guó)下屬機(jī)構(gòu)和各專門機(jī)構(gòu)的大會(huì)與特別會(huì)議。

二． 聯(lián)合國(guó)系統(tǒng)以外的政府間和非政府間重要國(guó)際組織的大會(huì)與特別會(huì)議。

三． 事關(guān)我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國(guó)際問題的國(guó)際會(huì)議。

四． 外賓人數(shù)在100人以上或會(huì)議總?cè)藬?shù)在400人以上的一般性國(guó)際會(huì)議，以及外賓人數(shù)在300人以上或會(huì)議總?cè)藬?shù)在800人以上的自然科學(xué)技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)型國(guó)際會(huì)議。五． 外國(guó)政府正部長(zhǎng)及其以上官員或前國(guó)家元首、政府首腦出席的高級(jí)別的國(guó)際會(huì)議。

六． 邀請(qǐng)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人出席的高級(jí)別國(guó)際會(huì)議。

七． 邀請(qǐng)全國(guó)人大、全國(guó)政協(xié)、最高人民法院和最高人民檢察院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席的國(guó)際會(huì)議。