第一篇：工作郵件書寫注意事項(xiàng)

發(fā)工作郵件注意事項(xiàng)

1、發(fā)文格式

主送(TO)：要求收件人處理郵件中所屬內(nèi)容；TO的人，是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的人，要對(duì)郵件給以相應(yīng)回復(fù)。

抄送(CC)：通常CC相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)助人員，要求知曉郵件內(nèi)容，但不是主要處理人；CC的人，只要知道有這個(gè)事就行了，不需要回復(fù)郵件，如果CC的人有建議，可以回郵。

密送(BCC)：我想悄悄的告訴你郵件內(nèi)容，但又不希望主送及抄送人員知道。郵件主題：事件概述/附件內(nèi)容 描述 + 目的

如“關(guān)于**的方案，請(qǐng)審閱”、“某項(xiàng)目近期交流，需技術(shù)支持”“某型號(hào)產(chǎn)品已按期生產(chǎn)完畢，請(qǐng)知悉”等。

郵件內(nèi)容：郵件開(kāi)始永遠(yuǎn)要說(shuō)，“TO:XXXX”，XXXX可為部門職務(wù)或姓名，郵件最后永遠(yuǎn)都要說(shuō)，“謝謝”，然后署名和日期，或者設(shè)置自動(dòng)簽名檔。應(yīng)盡量簡(jiǎn)明、扼要，相關(guān)表格應(yīng)以附件形式發(fā)送，盡量不在正文中粘貼。有附件的郵件，請(qǐng)?jiān)谡闹姓f(shuō)明，“ＸＸ在附件中，請(qǐng)查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

2、其他事項(xiàng)

A、多人協(xié)作的事情，記得回復(fù)（轉(zhuǎn)發(fā)）郵件的時(shí)候，選擇帶原文回復(fù)，讓別人清楚整件事情的來(lái)龍去脈。但一定要更改主題，避免出現(xiàn)RE:RE:RE B、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說(shuō)明。重要的事情，麻煩的事情——發(fā)郵件，追電話，或者打電話，追郵件。C、使用及回復(fù)時(shí)間

使用時(shí)間：為保證郵箱使用與容量效率，每天在崗時(shí)間內(nèi)必須開(kāi)啟郵件軟件，并設(shè)置成每5分鐘自動(dòng)收取，有新郵件要及時(shí)查看。

回復(fù)時(shí)間：收到郵件后，主接收人必須立即予以回復(fù)（在本權(quán)限范圍內(nèi)能夠解決或協(xié)商解決的）或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（在本權(quán)限范圍無(wú)法解決的，附上自己的意見(jiàn)），嚴(yán)禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發(fā)時(shí)間采用倒推方式對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。最遲不得超過(guò)24小時(shí)。

第二篇：關(guān)于書寫郵件的若干注意事項(xiàng)

知識(shí)庫(kù)·郵件常識(shí)

關(guān)于書寫郵件的若干注意事項(xiàng)

一、如何區(qū)分寫郵件時(shí)的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關(guān)聯(lián)的人，收件人不一

定就是領(lǐng)導(dǎo)。越高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)越少出現(xiàn)在收件人序列，除非你投訴其他人員。

2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關(guān)系的人。抄送人可以認(rèn)

真、也可以大致瀏覽郵件，對(duì)郵件本身不承擔(dān)責(zé)任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特

別是給客戶寫郵件時(shí)，公司內(nèi)的項(xiàng)目無(wú)關(guān)的人員（無(wú)論是普通員工還是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）禁止出現(xiàn)在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個(gè)“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發(fā)郵件時(shí)，對(duì)一些特殊的收件人的地址進(jìn)行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發(fā)了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項(xiàng)

1.收件人

(1)給客戶發(fā)送郵件時(shí)，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時(shí)，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開(kāi)發(fā)人員

等。

2.抄送人

(1)給客戶發(fā)送郵件時(shí)，抄送人一般是收件人的主管或者領(lǐng)導(dǎo)，也可以是收件人的并列相關(guān)的部門的人員。例如給自營(yíng)部門的郵件可能需要抄送給信息部門。

(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時(shí)，抄送人一般是事件關(guān)聯(lián)、但又不是直接干系的“公開(kāi)”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)

(2)自己的團(tuán)隊(duì)的其他成員

四、撰寫信件內(nèi)容的注意事項(xiàng)

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1.“標(biāo)題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標(biāo)題，因?yàn)榇蟛糠粥]件接收人是按照郵件標(biāo)題分類來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。

2.書寫格式應(yīng)清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點(diǎn)錯(cuò)別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過(guò)50個(gè)漢字，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。

3.注意郵件正文的質(zhì)量

時(shí)代發(fā)展了，紙質(zhì)的信件越來(lái)越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點(diǎn)，它既可以被轉(zhuǎn)發(fā)，在網(wǎng)上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來(lái)。因此，在撰寫郵件正文時(shí)應(yīng)字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見(jiàn)錯(cuò)誤或者現(xiàn)象

1.電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫

向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。若是隨想隨寫，是既不

尊重對(duì)方，也不尊重自己的。

2.郵件沒(méi)有主題或主題不明確

一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。

3.郵件正文中有錯(cuò)別字

一封郵件本身的內(nèi)容就要簡(jiǎn)潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現(xiàn)錯(cuò)別字不但會(huì)造成收件人的誤解而且還會(huì)鬧不必要的笑話。

4.使用的字體不一致

郵件字體格式統(tǒng)一設(shè)置為新宋體、10號(hào)字，但是如果內(nèi)容是從其它地方復(fù)制

過(guò)來(lái)的，字體就會(huì)不一致，因此在發(fā)郵件的過(guò)程中，需要仔細(xì)檢查。

5.各類收件人使用不當(dāng)

各類收件人的區(qū)分在前面已有介紹，如果使用不當(dāng)，會(huì)造成不知道誰(shuí)才是正確的接收人，應(yīng)當(dāng)避免這種情況發(fā)生。

6.郵件內(nèi)容不簡(jiǎn)潔

網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。

7.郵件內(nèi)容不整齊

撰寫郵件時(shí)要注意不要一行內(nèi)容寫到頭，應(yīng)當(dāng)正確使用“Enter”鍵，這樣可

以避免看郵件時(shí)費(fèi)力。

8.正文語(yǔ)言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。引用資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。

9.簽名不正確

不同的發(fā)件人要設(shè)置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對(duì)你有一個(gè)大致的了解，應(yīng)該避免沒(méi)有簽名或是簽名不正確的郵件發(fā)出。

10.要確認(rèn)郵件有沒(méi)有發(fā)送成功

郵件并不是點(diǎn)了發(fā)送就算完成了，有時(shí)候網(wǎng)絡(luò)故障或是服務(wù)器故障，會(huì)造成郵件存在發(fā)件箱而未發(fā)出去的現(xiàn)象，因此要在已發(fā)送里面確認(rèn)郵件有沒(méi)有發(fā)送成功?；蛘呖梢园邓鸵环萁o自己看能否收到。

11.要設(shè)置郵件回執(zhí)

設(shè)置郵件回執(zhí)，就可以確認(rèn)郵件發(fā)出去之后對(duì)方有沒(méi)有收到。

12.要避免濫用電子郵件

在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發(fā)電

子郵件。

六、客戶服務(wù)中心員工最常見(jiàn)的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實(shí)例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對(duì)象的直接領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

抄送人：可以抄送給你要投訴對(duì)象的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導(dǎo)或上司

2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對(duì)象的直接領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

抄送人：可以抄送給你要感謝對(duì)象的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導(dǎo)或上司

3.通知

通知一般以部門名義或公司名義發(fā)出，但也有以個(gè)人名義發(fā)出，具有公開(kāi)性

收件人：一般是部門或公司全體員工

抄送人：一般是其它部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：既然通知具有公開(kāi)性，密送人就不需要填寫

4.項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要

收件人：一般是指定的項(xiàng)目專員

抄送人：可以抄送給主持會(huì)議或參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)

禁止抄送給與項(xiàng)目無(wú)直接關(guān)系的部門領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給組內(nèi)的同事、直接領(lǐng)導(dǎo)或關(guān)注該項(xiàng)目的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

5.晨會(huì)紀(jì)要

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給主持會(huì)議或參加會(huì)議的全體人員

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

6.周報(bào)

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

7.培訓(xùn)計(jì)劃

收件人：一般是發(fā)送給需要培訓(xùn)的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓(xùn)人員所在部門的領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

8.日常維護(hù)申請(qǐng)

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

9.邀請(qǐng)信

收件人：一般是發(fā)送給需要邀請(qǐng)的一個(gè)或多個(gè)人的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用

10.建議書

收件人：一般是發(fā)送給需要提建議的某人或某部門的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用

《全文完》

第三篇：關(guān)于書寫郵件的若干注意事項(xiàng)

知識(shí)庫(kù)·郵件常識(shí)

關(guān)于書寫郵件的若干注意事項(xiàng)

一、如何區(qū)分寫郵件時(shí)的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關(guān)聯(lián)的人，收件人不一定就是領(lǐng)導(dǎo)。越高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)越少出現(xiàn)在收件人序列，除非你投訴其他人員。2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關(guān)系的人。抄送人可以認(rèn)真、也可以大致瀏覽郵件，對(duì)郵件本身不承擔(dān)責(zé)任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特別是給客戶寫郵件時(shí)，公司內(nèi)的項(xiàng)目無(wú)關(guān)的人員（無(wú)論是普通員工還是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）禁止出現(xiàn)在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個(gè)“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發(fā)郵件時(shí)，對(duì)一些特殊的收件人的地址進(jìn)行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發(fā)了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項(xiàng) 1.收件人

(1)給客戶發(fā)送郵件時(shí)，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時(shí)，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開(kāi)發(fā)人員等。

2.抄送人

(1)給客戶發(fā)送郵件時(shí)，抄送人一般是收件人的主管或者領(lǐng)導(dǎo)，也可以是收件人的并列相關(guān)的部門的人員。例如給自營(yíng)部門的郵件可能需要抄送給信息部門。(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時(shí)，抄送人一般是事件關(guān)聯(lián)、但又不是直接干系的“公開(kāi)”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)(2)自己的團(tuán)隊(duì)的其他成員

四、撰寫信件內(nèi)容的注意事項(xiàng)

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1.“標(biāo)題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標(biāo)題，因?yàn)榇蟛糠粥]件接收人是按照郵件標(biāo)題分類來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。2.書寫格式應(yīng)清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點(diǎn)錯(cuò)別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過(guò)50個(gè)漢字，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。3.注意郵件正文的質(zhì)量

時(shí)代發(fā)展了，紙質(zhì)的信件越來(lái)越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點(diǎn)，它既可以被轉(zhuǎn)發(fā)，在網(wǎng)上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來(lái)。因此，在撰寫郵件正文時(shí)應(yīng)字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見(jiàn)錯(cuò)誤或者現(xiàn)象 1.電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫

向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對(duì)方，也不尊重自己的。2.郵件沒(méi)有主題或主題不明確

一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。3.郵件正文中有錯(cuò)別字

一封郵件本身的內(nèi)容就要簡(jiǎn)潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現(xiàn)錯(cuò)別字不但會(huì)造成收件人的誤解而且還會(huì)鬧不必要的笑話。4.使用的字體不一致

郵件字體格式統(tǒng)一設(shè)置為新宋體、10號(hào)字，但是如果內(nèi)容是從其它地方復(fù)制過(guò)來(lái)的，字體就會(huì)不一致，因此在發(fā)郵件的過(guò)程中，需要仔細(xì)檢查。5.各類收件人使用不當(dāng)

各類收件人的區(qū)分在前面已有介紹，如果使用不當(dāng)，會(huì)造成不知道誰(shuí)才是正確的接收人，應(yīng)當(dāng)避免這種情況發(fā)生。

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6.郵件內(nèi)容不簡(jiǎn)潔

網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。7.郵件內(nèi)容不整齊

撰寫郵件時(shí)要注意不要一行內(nèi)容寫到頭，應(yīng)當(dāng)正確使用“Enter”鍵，這樣可以避免看郵件時(shí)費(fèi)力。8.正文語(yǔ)言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。引用資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。9.簽名不正確

不同的發(fā)件人要設(shè)置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對(duì)你有一個(gè)大致的了解，應(yīng)該避免沒(méi)有簽名或是簽名不正確的郵件發(fā)出。10.要確認(rèn)郵件有沒(méi)有發(fā)送成功

郵件并不是點(diǎn)了發(fā)送就算完成了，有時(shí)候網(wǎng)絡(luò)故障或是服務(wù)器故障，會(huì)造成郵件存在發(fā)件箱而未發(fā)出去的現(xiàn)象，因此要在已發(fā)送里面確認(rèn)郵件有沒(méi)有發(fā)送成功?；蛘呖梢园邓鸵环萁o自己看能否收到。11.要設(shè)置郵件回執(zhí)

設(shè)置郵件回執(zhí)，就可以確認(rèn)郵件發(fā)出去之后對(duì)方有沒(méi)有收到。12.要避免濫用電子郵件

在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發(fā)電子郵件。

六、客戶服務(wù)中心員工最常見(jiàn)的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實(shí)例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對(duì)象的直接領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 抄送人：可以抄送給你要投訴對(duì)象的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導(dǎo)或上司 2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對(duì)象的直接領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 抄送人：可以抄送給你要感謝對(duì)象的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導(dǎo)或上司 3.通知

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通知一般以部門名義或公司名義發(fā)出，但也有以個(gè)人名義發(fā)出，具有公開(kāi)性 收件人：一般是部門或公司全體員工 抄送人：一般是其它部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：既然通知具有公開(kāi)性，密送人就不需要填寫 4.項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要

收件人：一般是指定的項(xiàng)目專員

抄送人：可以抄送給主持會(huì)議或參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)

禁止抄送給與項(xiàng)目無(wú)直接關(guān)系的部門領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給組內(nèi)的同事、直接領(lǐng)導(dǎo)或關(guān)注該項(xiàng)目的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 5.晨會(huì)紀(jì)要

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給主持會(huì)議或參加會(huì)議的全體人員 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 6.周報(bào)

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T 抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 7.培訓(xùn)計(jì)劃

收件人：一般是發(fā)送給需要培訓(xùn)的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓(xùn)人員所在部門的領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 8.日常維護(hù)申請(qǐng)

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T 抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 9.邀請(qǐng)信

收件人：一般是發(fā)送給需要邀請(qǐng)的一個(gè)或多個(gè)人的郵箱 抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用 10.建議書

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知識(shí)庫(kù)·郵件常識(shí)

收件人：一般是發(fā)送給需要提建議的某人或某部門的郵箱 抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領(lǐng)導(dǎo) 密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用

上海銘創(chuàng)軟件技術(shù)有限公司 第 5 頁(yè)/共 5 頁(yè) 《全文完》

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第四篇：英文郵件注意事項(xiàng)

英語(yǔ)電子郵件發(fā)送程序有很多的縮寫

“Reply to all”表示你的郵件將發(fā)送給每一個(gè)收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內(nèi)，“cc”(carbon copy)部分是指郵件發(fā)給你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的發(fā)送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封郵件，他們意思是要你通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)的功能發(fā)送郵件，有時(shí)侯簡(jiǎn)寫成“fw.”

2.Use the Right Greeting:盡管用“Hey”作為寫給朋友的電子郵件開(kāi)場(chǎng)白沒(méi)有任何問(wèn)題，但是最好不要用這種方式來(lái)給一個(gè)潛在的商務(wù)伙伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統(tǒng)開(kāi)場(chǎng)白“Dear Sir” 也已經(jīng)越來(lái)越過(guò)時(shí)了。最好是寫“Dear Mr./ Ms.” 然后那個(gè)人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫他們的名字也沒(méi)有關(guān)系。（例如“Dear John”）。

3.Keep it Short and Clear:其他種類的語(yǔ)言可能需要用精美的詞匯和復(fù)雜的句法來(lái)顯示你的聰明才智和教育，而寫英語(yǔ)郵件你只需用一種清晰且有條理的方式。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的并條理清晰，每一段都有中心句。使用類似“first, second, next, and finally”的詞引導(dǎo)讀者你將表述一個(gè)新的觀點(diǎn)。你不需在郵件中包括所有的詳細(xì)內(nèi)容。你可以用象“If you have any other questions please feel free to contact me,”這樣的短語(yǔ)來(lái)結(jié)束郵件，這樣一來(lái)讓讀者有更多的機(jī)會(huì)詢問(wèn)更多的信息。

4.Be polite and tactful:在你寫郵件時(shí)盡量清晰的陳述所寫的內(nèi)容，到底是郵寄鞋子的費(fèi)用折扣還是一次工作面試，最好不要用象 “I want.”的詞表示要求，“I would like”顯得更尊重對(duì)方，并且“I am interested in”是提出請(qǐng)求建議或?qū)で笠庖?jiàn)的好選擇。

5.電子郵件正確結(jié)尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是給收信人留下好印象的結(jié)尾方式。

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。

How are you? 你好嗎?

How is the project going on? 項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎?

2.Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下,你和Ben有沒(méi)有空?

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(hào)(周三),老時(shí)間,開(kāi)會(huì)。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?

What do you think about this?

這個(gè)你怎么想?

Feel free to give your comments.請(qǐng)隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

Any question, please let me know.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please contact me if you have any questions.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please let me know if you have any question on this.有任何問(wèn)題,歡迎和我聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!

歡迎您的評(píng)論和建議!

Please let me know what you think?

歡迎您的評(píng)論和建議!

Do you have any idea about this?

對(duì)于這個(gè)您有什么建議嗎?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。

4.Give feedback 意見(jiàn)反饋

Please see comments below.請(qǐng)看下面的評(píng)論。

My answers are in blue below.我的回答已標(biāo)藍(lán)。

I add some comments to the document for your reference.我就文檔添加了一些備注,僅供參考。

5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。

Attached please find today’s meeting notes.今天的會(huì)議記錄在附件里。

Attach is the design document, please review it.設(shè)計(jì)文檔在附件里,請(qǐng)?jiān)u閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。

6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我們要完成的任務(wù):1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….聲明中涉及的一些問(wèn)題:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是對(duì)你們團(tuán)隊(duì)的一些問(wèn)題:1…….2…….The current status is as following: 1……

2……

目前數(shù)據(jù)如下: 1……

2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提請(qǐng)注意:1…….2…….7.Raise question 提出問(wèn)題

I have some questions about the report XX-XXX

我對(duì)XX-XXX報(bào)告有一些疑問(wèn)。

For the assignment ABC, I have the following questions:…

就ABC協(xié)議,我有以下幾個(gè)問(wèn)題:……

8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing…

關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃,我有一個(gè)提議……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項(xiàng)目開(kāi)一個(gè)電話會(huì)議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……

Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對(duì)突出問(wèn)題采用A辦法。

9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!

Thanks for the information

謝謝您提供的信息!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對(duì)如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。

Thanks for your attention!

謝謝關(guān)心!

Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對(duì)您的協(xié)助表示感謝。

Really appreciate your help!

非常感謝您的幫助!

10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

對(duì)造成的誤解我真誠(chéng)道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問(wèn),但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。/via

現(xiàn)在的貿(mào)易合作講究迅速快捷，于是產(chǎn)生了電子商務(wù)，e-business。而電子商務(wù)的其中一個(gè)重要的實(shí)現(xiàn)途徑就是電子郵件e-mail了。

相關(guān)詞匯：

Attachment 附件

Junk mail 垃圾郵件

CC-Carbon Copy 抄送

BCC-Blind Carbon Copy 暗抄送

I want to set up an-mail account.我想申請(qǐng)個(gè)電子郵件帳戶。

What’s wrong with my e-mail? It can’t get through.出什么問(wèn)題了？我的郵件怎么發(fā)不出去了？

Could you please check the e-mail for me?

能幫我查收一下郵件么？

The e-mail you sent yesterday was returned as undeliverable.Maybe you should check the address.你昨天發(fā)的郵件被退回來(lái)了。你是不是應(yīng)當(dāng)查查地址是否正確。

英文書信四大類常用語(yǔ)

一、開(kāi)首語(yǔ)

Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to address you these few lines.As I have not heard of you for long, I feel anxious.I must apologize for not having written to you previously.Please pardon my long in writing to you.Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.Having mislaid your address, I have not been able to reply sooner.Your letter of the 4th this month was duly received.I have the pleasure to tell you that.I have just received your kind letter.Your kind letter of Saturday arrived this morning.二、結(jié)束語(yǔ)

Please notify me soon.Looking forward to a prompt reply.Please do not fail to write to me.I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.I look for your answer in a few days.Let me hear if you receive the parcel safely.As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.With kind regards to your family.Please give my compliments to your family.Pray give my best remembrances to Mr.Brown.My parents ask also to add their best thanks to mine.Adieu till then.Thanking you for the past favour.I think you for the trouble you have taken.Hoping you will have a pleasant trip.Wishing you a pleasant journey.The help you sent is sincerely valued.三、社交用語(yǔ)

The bearer of this letter, Mr.Chen, professor of...,(an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance.I am very grateful for your kindness in permitting me to...I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.I have some important business matter to communicate to you.Anything further will be discussed when we meet.I regret that a prior engagement will prevent me from a tending.I think you for your kind entertainment last evening.I shall have great pleasure in accepting your invitation.Accept my thanks for our handsome present.四、祝愿語(yǔ)

I wish you a happy New Year.Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.Presenting the compliments of the season with every good wish.恭賀佳節(jié)

Pray allow me to congratulate your most heartily on your success in your examination.I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.I congratulate you upon your success.I wish you still further success.

第五篇：寫郵件注意事項(xiàng)

職場(chǎng)郵件的十大忌諱，你犯了嗎？

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來(lái)，但是跟基數(shù)相比，寫得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無(wú)幾，甚至有的人完不成工作、達(dá)不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”；有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

三忌回復(fù)所有人

通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來(lái)的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾，批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然，那種利用便利的往來(lái)郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。

發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部

經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人，同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

四忌把老板列為收件人之一

常見(jiàn)人們寫信，幾個(gè)收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會(huì)被老板認(rèn)為不太尊重他。

如果是寫給老板的信，則需要單獨(dú)寫給他，無(wú)須抄送其他人。當(dāng)然，更不能寫給老板的同時(shí)，抄送其他人。我曾在不少培訓(xùn)的場(chǎng)合問(wèn)過(guò)學(xué)員，如果他們是老板收到類似的信會(huì)有什么反應(yīng)，他們認(rèn)為有不被信任的感覺(jué)，甚至有威脅的味道。

如果需要老板了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)，則致他人的同時(shí)，抄送給老板比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議，則可以寫給大家抄送老板；若需要同時(shí)征求老板的意見(jiàn)，則需單獨(dú)寫給老板，或在抄送的同時(shí)，在正文中單獨(dú)寫一段“請(qǐng)老板指教”的話。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。

當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

七忌重點(diǎn)不突出

現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào)，包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色，只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。

郵件的標(biāo)題至關(guān)重要，要行動(dòng)性很強(qiáng)，只用核心詞，去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標(biāo)題可寫為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。

八忌不感謝

有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。

九忌多重結(jié)束語(yǔ)

常見(jiàn)不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫上幾種問(wèn)候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫best regards,all the best,have a nice day）。其實(shí)，一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語(yǔ)即可。

有時(shí)候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問(wèn)候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查，否則會(huì)給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問(wèn)候語(yǔ)，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問(wèn)候是因人而異的。

十忌不署名

不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。

發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。

以上的一些規(guī)則同樣適用于寫短信，例如要稱呼對(duì)方、要署名，要一次性地站在對(duì)方角度寫清楚具體內(nèi)容（最常用的恐怕是見(jiàn)面具體地點(diǎn)、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等）。