第一篇：寫郵件應(yīng)注意事項(xiàng)

寫郵件應(yīng)注意事項(xiàng)

下面列出了在發(fā)送郵件時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)和一般郵件的基本格式。請(qǐng)大家都注意一下（尤其是新同事）！

郵箱名稱 請(qǐng)大家都把自己的郵箱名改為自己的名字，不要用一些奇怪的字眼，這樣可以第一時(shí)間知道是誰(shuí)發(fā)過(guò)來(lái)的郵件。

主題 要和正文內(nèi)容悉悉相關(guān)。不要用那些和內(nèi)容無(wú)關(guān)的字眼，如果有附件，可以以附件的名稱為主題。

附件 發(fā)送郵件時(shí)，一定要檢查是否發(fā)送了附件，附件的內(nèi)容要和主題、正文是否相對(duì)應(yīng)，不要出現(xiàn)附件是日?qǐng)?bào)，主題或正文寫的是周報(bào)：或者正文寫了有附件，但附件沒發(fā)這樣的明顯錯(cuò)誤。請(qǐng)大家細(xì)心點(diǎn)，寫完后仔細(xì)檢查一下！

語(yǔ)氣注意郵件發(fā)送的對(duì)象。語(yǔ)氣要適宜、措詞要得當(dāng)。

（1）禮貌的稱呼必不可少 寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說(shuō)。這是相互之間基本的禮貌和尊重！

（2）問(wèn)候語(yǔ) 問(wèn)候語(yǔ)要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段。

（3）正文 正文一般分為連接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)三個(gè)部分。每一個(gè)部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆。寫完后，一定要檢查一下是否有錯(cuò)別字、筆誤、語(yǔ)句不通順的問(wèn)題。

（4）祝頌語(yǔ) 祝頌語(yǔ)是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡取Ｋ梢跃o接著正文寫，也可以獨(dú)占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“?！毕嗯涮椎摹熬炊Y”、“健康”一類表示祝愿的話語(yǔ)時(shí)，一般要另起一行頂格寫。

（5）署名 寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上合適的稱謂。（視情況而定）

（6）日期 發(fā)信的日期可也可以另起一行，寫在署名的下邊。（視情況而定）

（7）最后，發(fā)送郵件前，可以預(yù)覽一下，看整理文檔是否整齊美觀！

第二篇：寫郵件注意事項(xiàng)

職場(chǎng)郵件的十大忌諱，你犯了嗎？

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來(lái)，但是跟基數(shù)相比，寫得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無(wú)幾，甚至有的人完不成工作、達(dá)不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”；有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

三忌回復(fù)所有人

通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來(lái)的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾，批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然，那種利用便利的往來(lái)郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。

發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部

經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人，同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

四忌把老板列為收件人之一

常見人們寫信，幾個(gè)收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會(huì)被老板認(rèn)為不太尊重他。

如果是寫給老板的信，則需要單獨(dú)寫給他，無(wú)須抄送其他人。當(dāng)然，更不能寫給老板的同時(shí)，抄送其他人。我曾在不少培訓(xùn)的場(chǎng)合問(wèn)過(guò)學(xué)員，如果他們是老板收到類似的信會(huì)有什么反應(yīng)，他們認(rèn)為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。

如果需要老板了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)，則致他人的同時(shí)，抄送給老板比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議，則可以寫給大家抄送老板；若需要同時(shí)征求老板的意見，則需單獨(dú)寫給老板，或在抄送的同時(shí)，在正文中單獨(dú)寫一段“請(qǐng)老板指教”的話。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。

當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

七忌重點(diǎn)不突出

現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào)，包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色，只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。

郵件的標(biāo)題至關(guān)重要，要行動(dòng)性很強(qiáng)，只用核心詞，去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標(biāo)題可寫為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。

八忌不感謝

有些人沒有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。

九忌多重結(jié)束語(yǔ)

常見不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫上幾種問(wèn)候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫best regards,all the best,have a nice day）。其實(shí)，一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語(yǔ)即可。

有時(shí)候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問(wèn)候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查，否則會(huì)給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問(wèn)候語(yǔ)，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問(wèn)候是因人而異的。

十忌不署名

不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。

發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。

以上的一些規(guī)則同樣適用于寫短信，例如要稱呼對(duì)方、要署名，要一次性地站在對(duì)方角度寫清楚具體內(nèi)容（最常用的恐怕是見面具體地點(diǎn)、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等）。

第三篇：寫郵件注意事項(xiàng)

waimao_oa@163.com

撰寫郵件的注意事項(xiàng)

一、忌不稱呼

不少人寫郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”； 有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。應(yīng)該是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/女士，當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。

二、忌不分段或字體太小

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思。如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

三、忌重點(diǎn)不突出

現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào)，包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色，只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。郵件的標(biāo)題至關(guān)重要，要行動(dòng)性很強(qiáng)，只用核心詞，去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標(biāo)題可寫為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。

四、忌不感謝

有些人沒有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。

五、忌多重結(jié)束語(yǔ)

常見不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫上幾種問(wèn)候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫bestregards,allthebest,haveaniceday）。其實(shí)，一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語(yǔ)即可。

有時(shí)候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問(wèn)候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查，否則會(huì)給人留下粗心的印象。避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問(wèn)候語(yǔ)，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問(wèn)候是因人而異的。

六、忌不署名

不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。而且,從銷售的角度來(lái)看這對(duì)自己也是一個(gè)宣傳!

七、忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

八、忌回復(fù)所有人

通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來(lái)的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾，批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然，那種利用便利的往來(lái)郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人，同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

九、把上級(jí)的上級(jí)列為收件人之一

收件人：郵件的送達(dá)人，事情的具體經(jīng)辦人。

抄送人：1）主管領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理及部門同事（業(yè)務(wù)相關(guān)抄送）。

2）郵件收件人的直接領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)。3）其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)人

常見人們寫信，幾個(gè)收信人中，自己的上級(jí)的上級(jí)是其中一位，這通常會(huì)被上級(jí)的上級(jí)認(rèn)為不太尊重他。如果是寫給上級(jí)的上級(jí)的信，則需要單獨(dú)寫給他，無(wú)須抄送其他人。當(dāng)然，更不能寫給上級(jí)的上級(jí)的同時(shí)，抄送其他人。

如果需要上級(jí)的上級(jí)了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)，則致他人的同時(shí)，抄送給上級(jí)的上級(jí)比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議，則可以寫給大家，抄送上級(jí)的上級(jí)；若需要同時(shí)征求上級(jí)的上級(jí)的意見，則需單獨(dú)寫給上級(jí)的上級(jí)，或在抄送的同時(shí)，在正文中單獨(dú)寫一段“請(qǐng)指教”的話。

十、忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。

第四篇：郵件注意事項(xiàng)

發(fā)郵件要注意什么

發(fā)郵件要注意什么

一.正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3?? 最好寫上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關(guān)于稱呼與問(wèn)候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 ：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開方式，以免影響使用 6.如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，六.語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體

七.中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。

八.結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1.簽名信息不宜過(guò)多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

十.回復(fù)技巧 1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。

如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情.如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6.主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件，要記住三點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)希望何時(shí)何地你都要尊重他，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)比你忙，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)比你聰明。

身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡(jiǎn)單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示XXX, pls.follow.簡(jiǎn)單明了。

有些事情你無(wú)法或者說(shuō)超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個(gè)FYI(for your information)，領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語(yǔ)勢(shì)卻是平等的或者是從上到下的。和領(lǐng)導(dǎo)寫郵件的要點(diǎn)不外乎幾種：

一、匯報(bào)工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無(wú)巨細(xì)，請(qǐng)?jiān)诟郊飳?。要知道領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間遠(yuǎn)比你的寶貴。

二、請(qǐng)求批示。

寫清楚什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，還需要補(bǔ)充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導(dǎo)什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)比你笨，至少不要表現(xiàn)出來(lái)。更重要的一條是不要只提出問(wèn)題不提出解決方案。這個(gè)需要一點(diǎn)技巧，匯報(bào)了一個(gè)問(wèn)題，然后委婉的說(shuō)自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導(dǎo)的。一個(gè)懂得解決問(wèn)題的才是manager，只會(huì)反映問(wèn)題的不過(guò)是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)忽然需要調(diào)用，你發(fā)過(guò)去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點(diǎn)，還可以打印好拿過(guò)去方便領(lǐng)導(dǎo)看。但電子版發(fā)過(guò)去更好。再次強(qiáng)調(diào)主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導(dǎo)的信息存儲(chǔ)量更大，沒有一個(gè)正確的主題是很不職業(yè)的。

第五篇：寫策劃應(yīng)注意事項(xiàng)

寫策劃應(yīng)注意事項(xiàng)

一、策劃案主要包含內(nèi)容：

策劃的目標(biāo)是什么？

策劃的依據(jù)是什么？

為誰(shuí)策劃（策劃的對(duì)象）

以及誰(shuí)來(lái)策劃（策劃的有關(guān)人員）？

在何處策劃（策劃的場(chǎng)所）？

什么時(shí)候進(jìn)行策劃以及策劃的日程安排？

策劃的方法是什么？

策劃的步驟和表現(xiàn)形式如何？

策劃涉及的預(yù)算情況。

注意事項(xiàng)

二、策劃書的結(jié)構(gòu)——封面、正文、附錄

（一）、策劃書封面

四種內(nèi)容構(gòu)成：

策劃書的名稱：將策劃主題體現(xiàn)出來(lái)，讓使用者一目了然。策劃者姓名：策劃小組名稱及呈圓形名列示出來(lái)。

策劃書制作時(shí)間：年、月、日。

策劃書的編號(hào)。

（二）、策劃書的正文

摘要：策劃目的以及對(duì)策劃內(nèi)容的簡(jiǎn)要說(shuō)明。

前言：策劃經(jīng)過(guò)的說(shuō)明。（活動(dòng)背景，為什么要做這個(gè)活動(dòng)？）策劃內(nèi)容的詳細(xì)說(shuō)明。

策劃實(shí)施步驟以及各項(xiàng)具體分工：時(shí)間、人員、費(fèi)用、操作等。策劃的期望效果與預(yù)測(cè)效果。

策劃中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，策劃實(shí)施中應(yīng)注意的事項(xiàng)。

（三）、策劃書的附錄

供參考的文獻(xiàn)與案例（可有可無(wú)）

如有第二、第三備選方案，列出其概要

其他與策劃內(nèi)容相關(guān)的事宜

三、其他注意事項(xiàng)

關(guān)鍵字和標(biāo)題加粗，字號(hào)大小

寫明注意事項(xiàng)