第一篇：郵件投遞注意事項(xiàng)

電子郵件投遞注意事項(xiàng)

1.郵件標(biāo)題

越是要求不高的崗位，應(yīng)聘者越多，很多時(shí)候HR是挑著看簡歷的，哪個(gè)標(biāo)題寫得好，他就決定先看哪個(gè)，所以標(biāo)題怎么寫至關(guān)重要！

要學(xué)會使用關(guān)鍵詞，讓別人第一眼就看到你的優(yōu)勢。最好的簡歷標(biāo)題，如應(yīng)聘銷售崗位的“X年崗位經(jīng)驗(yàn)誠心求職XXX部門XXX崗位姓名 139XXXXXX”；應(yīng)屆畢業(yè)生可以寫成“XX大學(xué)XX專業(yè)應(yīng)聘XX崗位姓名 139XXXXXX”；次一點(diǎn)的簡歷標(biāo)題“應(yīng)聘XXX崗位”；最次的簡歷標(biāo)題“求職”。你知道嗎，HR往往把應(yīng)聘同樣職位的簡歷放在一個(gè)單獨(dú)收件箱，然后告訴助理通知這個(gè)收件箱里的人面試，如果只寫“求職”，沒有職位，很可能在通知面試的時(shí)候被漏掉。

2.附件或正文

由于HR的信箱里塞滿了各種來信，通常會設(shè)置垃圾郵件的自動分類，其中，以附件形式發(fā)送的簡歷往往會被誤當(dāng)成病毒或垃圾郵件。所以除非對方有明確要求，否則你一律以正文的形式發(fā)送簡歷，想同時(shí)寄照片、已有作品等東西時(shí)也是一樣，把它粘貼到郵件正文里就行了。不要因?yàn)楹啔v模板很漂亮，就有些“舍不得”。粘貼過來后，如果圖片尺寸、表格大小出現(xiàn)比例失調(diào)的情況，你就調(diào)整一下。調(diào)整后如果不確定是否美觀，你可以先發(fā)到自己其他郵箱里，查收一下，看一下效果。把效果調(diào)到最佳后再發(fā)給招聘單位。

如果是對方要求以附件形式發(fā)送，郵件正文里也不要什么都不寫。一封簡短、誠懇的求職信能夠增加簡歷被閱讀的幾率。沒有求職信也至少有幾句簡短的問候語，例如：“尊敬的人事部經(jīng)理：我很欣賞貴公司的XXXXXXX(企業(yè)文化)，我一直從事JAVA方面的項(xiàng)目，專注JAVA項(xiàng)目的開發(fā)，擁有1年中型項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，很強(qiáng)的代碼規(guī)范能力……下面是我的簡歷，請查收！”這樣會讓你和別人不同。

簡歷的結(jié)束語很重要，說實(shí)話，不要說應(yīng)屆生，很多工作1、2年的人，連發(fā)工作郵件的簽名怎么寫都不知道。建議可以寫“靜候佳音、祝您心情愉快。落款XXX，聯(lián)系方式，日期(要寫日期哦，HR看人看細(xì)節(jié)的)”。

3.信件投遞

對于特別中意的公司，可以采用信件投遞紙質(zhì)版的簡歷。紙質(zhì)版的簡歷最好用電腦打印稿，不要使用效果不佳的復(fù)印稿。打印要確保整潔，一般的噴墨打印機(jī)打印出來的文件遇上水后字跡就會變花而導(dǎo)致看不清，就是沒有水時(shí)間長了字跡顏色也容易揮發(fā)變淡，激光的打印機(jī)就不會。應(yīng)聘一般職位，紙張選用A4的70-80g的普通打印紙為佳。應(yīng)聘廣告、設(shè)計(jì)類職位的個(gè)性化簡歷，可以使用彩色打印，選用160g的專用噴墨紙或者剛古紙，如果更好些，還可以使用印刷用的250g銅版紙，效果比一般的紙質(zhì)輸出好并且與眾不同。

如果你的字寫非常漂亮，可以附上一封簡短的手寫求職信。但注意信紙不要過于花哨，也不要使用其他公司、酒店的紙張，選擇質(zhì)地較好的沒有抬頭的信紙，應(yīng)屆畢業(yè)生用帶有自己學(xué)校名稱的信紙都是可以的。

4.讓你的郵件永遠(yuǎn)在最前面

你要知道每天人事經(jīng)理看求職者郵箱，他們其實(shí)是很懶的，100多頁簡歷郵件他們最多只看前5頁！你現(xiàn)在應(yīng)該知道為什么你的求職簡歷永遠(yuǎn)沒有回應(yīng)！

所以發(fā)郵件到企業(yè)指定的郵箱時(shí)，怎樣才能讓你的郵件永遠(yuǎn)排在最前面，讓人事經(jīng)理每次打開郵箱都首先看到你的郵件？只要在發(fā)郵件前，把電腦系統(tǒng)的日期改為一個(gè)將來的日期，如2012年，因?yàn)榇蠖噜]箱都是默認(rèn)把郵件按日期排序，所以你的郵件起碼要到2012年以后才會被排在后面！

5.投遞后幾個(gè)要點(diǎn)要注意

一般來講，求職者投遞簡歷后，企業(yè)會再給適合面試的求職者打電話約面試。所以求職者在遞交簡歷后一定要保持電話暢通，而且要知道自己究竟給哪家企業(yè)投遞了簡歷。

畢竟投簡歷只是一個(gè)開始，并不代表投過去這個(gè)位置就是你的了。如果投過去一段時(shí)間沒有得到回復(fù)，那也應(yīng)該記住自己給哪家公司投過簡歷。

如果你十分中意某個(gè)企業(yè)或者崗位，但是在投遞簡歷后一段時(shí)間內(nèi)都沒有接到面試電話，怎么辦？業(yè)內(nèi)人士不建議求職者給企業(yè)打電話，原因很簡單：如果你的條件合適，企業(yè)就會給面試機(jī)會，否則你就不會接到面試通知。但是如果你

真的十分想得到一個(gè)清楚的答復(fù)，那么建議在招聘的有效時(shí)間即將結(jié)束時(shí)打電話詢問。

第二篇：個(gè)人簡歷郵件投遞注意事項(xiàng)

寫一份好的簡歷，單獨(dú)寄出或與求職信配套寄出，可以應(yīng)聘自己感興趣的職位。參加求職面試時(shí)帶上幾份，既能為介紹自己提供思路和基本素材，又能供主持面試者詳細(xì)閱讀。面試之后，還可以供對方存入計(jì)算機(jī)或歸檔備查。

今天寫寫幫文庫小編要與大家分享的是：個(gè)人簡歷郵件投遞注意事項(xiàng)；具體內(nèi)容如下，希望能幫助到大家!

一、郵件的形式

求職 簡歷 的投遞盡量用自己的信箱將 求職 簡歷 以正文的方式粘貼上去，而不是正文一個(gè)字沒有而把 求職 簡歷 放在附件中或是用一些網(wǎng)站轉(zhuǎn)交等等功能(因?yàn)槭褂眠@些功能轉(zhuǎn)交過來的 求職簡歷 很多時(shí)候顯示的主題甚至內(nèi)容是亂碼)，當(dāng)然更不要寫我的 求職簡歷 在我的博客中然后給個(gè)鏈接歡迎察看，一句話：沒時(shí)間。

再次強(qiáng)調(diào)：不要把 求職簡歷 放在附件中!

這樣首先增加了一個(gè)hr閱讀你求職簡歷的時(shí)間，因?yàn)榭赡苣愕那舐毢啔v不是被一個(gè)人看的，也不是只看一遍的，每一遍都要打開附件很麻煩，要是保存下來也不方便找到。這還不包括有些服務(wù)器直接將帶附件的郵件屏蔽的情況。

其次，這樣破壞了你的第一印象。尤其是正文沒有字直接在附件中粘了一個(gè)求職簡歷的人，這樣顯得你的誠意實(shí)在是不足。至于那些在 招聘 廣告中就強(qiáng)調(diào)了請勿以附件形式投遞的職位，假如你還是用附件，那只說明了一個(gè)問題：假如你連應(yīng)聘的時(shí)候都沒有仔細(xì)看說明，或是看了也沒有照著做的話，那怎么能證實(shí)你在工作中會認(rèn)真仔細(xì)服從安排呢?所以我們抱著換位思考的心情為了自己也為了hr考慮一下，其實(shí)很簡單，只要你把求職簡歷粘貼在正文中就ok了!

二、郵件的標(biāo)題

關(guān)于郵件的標(biāo)題問題，假如對方在 招聘 的時(shí)候已經(jīng)聲明了用哪種格式為主題，盡量照著做，因?yàn)檫@是它初步篩選的標(biāo)準(zhǔn)。不要認(rèn)為一個(gè)hr一天收到的求職簡歷只有幾份或幾十份，事實(shí)上是有幾百份甚至幾千分應(yīng)聘不同職位的信件。假如你的標(biāo)題只寫了應(yīng)聘或是求職或是求職簡歷等等，這樣你自己也可以想象一下你的求職簡歷的被關(guān)注程度。很可能就被忽略了!所以至少要寫上你應(yīng)聘的職位這樣才便于hr分門別類的去篩選。而且最好在標(biāo)題中就寫上自己的名字，這樣便于hr再次的審核你的求職簡歷。以避免其在一大群以應(yīng)聘為標(biāo)題的求職簡歷中一個(gè)一個(gè)打開來找你的求職簡歷，這簡直是對hr人員耐心的考驗(yàn)啊!

而且標(biāo)題還有一點(diǎn)：用中文字寫，除非應(yīng)聘時(shí)要求用英文!

天天hr不僅會收到大量的求職簡歷，還會收到大量的垃圾郵件，這些郵件很多都是英文標(biāo)題的，所以假如你用英文做標(biāo)題，很可能就被當(dāng)成垃圾郵件刪除了，多可惜。假如想證實(shí)自己英文水平好的話在求職簡歷中發(fā)揮就好了，不用在題目上做文章。還有不要用一些希奇的符號，比如~~~#****等等，原因也是一樣，都是垃圾郵件惹得禍。

所以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)題就是：你要申請的職位-你的姓名-這份職位要求的工作地點(diǎn)。這樣至少能保證你的郵件能夠被閱讀。我見過的題目有我的求職簡歷(誰知道你是誰你要干什么啊?)你知道我是誰嗎?(對不起我不知道也不想知道)我要應(yīng)聘?。?(您到底要應(yīng)聘什么職位呢?您的心情急迫我能了解，但也不用這么多感嘆號啊!)某某某的求職簡歷(請問你要干什么)感謝您的閱讀!(這和垃圾郵件的題目一模一樣所以我不閱讀)某某大學(xué)應(yīng)聘實(shí)習(xí)(太大了我們請不起啊!)某某大學(xué)碩士應(yīng)聘(職位呢?假如你非要強(qiáng)調(diào)你的學(xué)?？梢赃@樣寫：應(yīng)聘職位-姓名-來自**大學(xué)碩士)，以上是幾個(gè)真實(shí)的例子，這樣寫的人不在少數(shù)，又沒有工作經(jīng)驗(yàn)的都有這種情況?？傊芎唵蔚囊痪湓挘捍蠹野炎约旱囊獞?yīng)聘職位和姓名寫上就好了。

三、申請的職位

應(yīng)聘職位的名稱按公司在 招聘 中給出的寫就肯定沒問題了，不要自己隨意發(fā)揮。這個(gè)問題在學(xué)生中出現(xiàn)的比例還是比較小的，但即使是應(yīng)聘實(shí)習(xí)生的，一個(gè)大的公司也分為好幾種所以他怎么寫你怎么寫就對了。但是以后應(yīng)聘別的職位的時(shí)候一定要寫清楚，比如我們招聘渠道部總經(jīng)理助理，你偏偏要寫總經(jīng)理助理或是渠道助理;招聘副總裁秘書你偏偏要寫總裁秘書文秘;招聘培訓(xùn)專員你偏偏要寫人力資源部專員;招聘售后技術(shù)工程師你偏偏要寫售后支持客服人員技術(shù)工程師這樣的例子簡直不勝枚舉。很多時(shí)候你自己發(fā)明的詞都沒有對應(yīng)的職位所以你的求職簡歷不管做得再好都得擱置在一邊了。

另外很重要的一點(diǎn)是：你自己至少要清楚你要做什么職位，至少是哪種類型的職位。

很多人投了很多根本不相關(guān)的職位高級核心軟件開發(fā)人員和接線員和副總裁秘書你認(rèn)為是一個(gè)人都可以做的嗎?我見過有一個(gè)人一天之內(nèi)把我們公司招聘的所有職位都投了一遍!也許你是全才，但是很抱歉，事實(shí)上很多這樣投漫無目的投求職簡歷的全才看似增加了自己的機(jī)會，其實(shí)這樣的人通常都不會被考慮的，自己都不清楚自己要做那種類型的職位怎么能由公司幫你決定呢?!

還有沒有在標(biāo)題或求職簡歷中聲明自己申請的職位，什么求職目標(biāo)都沒有或者只寫了市場相關(guān)職位軟件開發(fā)相關(guān)職位等等，這樣的機(jī)會同樣很少，因?yàn)楣緵]有這個(gè)義務(wù)也沒有這個(gè)時(shí)間和精力置上百份求職簡歷于不顧而考慮你適合哪個(gè)職位。

啰里啰唆說了這么多無非是想讓我們大家自己增加自己的機(jī)會，很多時(shí)候我們都會抱怨怎么投了一大堆求職簡歷連一個(gè) 面試 通知也沒有接到呢?可能并不是你能力不夠，而是你的求職簡歷根本沒有被有效的閱讀，而這個(gè)原因很可能就是你自己造成的!也許你自己能否應(yīng)聘成功有很多因素都是我們自己控制不了的但是我們至少應(yīng)該控制一下自己能夠控制的因素，增加我們自己的機(jī)會。我們每一個(gè)人都是金子，不要被動的等著別人的挖掘，自己就要努力露出地面!

第三篇：投遞簡歷郵件格式

一、當(dāng)看到標(biāo)題為“求職”或“應(yīng)聘”時(shí)，HR會作何感想？試想，幾個(gè)崗位，收到幾百封簡歷，如果你是HR，你會知道它要投哪個(gè)崗位，要應(yīng)聘哪個(gè)部門嗎？答案顯然是否定的。這時(shí)，你給HR的第一印象就大打折扣了，倘若不幸碰上HR心情不好，你可能就直接出局了。

對此，建議如下：

清晰地注明求職崗位，并適當(dāng)?shù)靥砑又匾畔?。何為重要信息呢？一般來說，重要信息，就是符合對方招聘要求的信息，如：對方要求的專業(yè)是物流，那“物流”字眼就是重要信息了；如果你所在的學(xué)校的專業(yè)與它要求的專業(yè)對口，而此專業(yè)你校的全國排名又比較靠前，或者在某地區(qū)范圍內(nèi)非常出名，那“高校的名字”就是重要信息了；對方要求的是馬上就可以上崗的歷屆或者應(yīng)屆畢業(yè)生，那“可隨時(shí)到崗”字樣就是重要信息了；其他依此類推。故而，一個(gè)較好的標(biāo)題應(yīng)該是“XX大學(xué)XX專業(yè)應(yīng)聘XX崗位”、“應(yīng)聘XX崗位——XX大學(xué)XX專業(yè)”、“隨時(shí)可到崗的XX專業(yè)XXX——應(yīng)聘XX崗位”等等。

二、如果郵件的標(biāo)題沒什么問題，HR也打開了你的郵件。這時(shí)，你的正文卻是空白的，即使不是空白，卻只有“簡歷在附件，請查收”幾個(gè)字，或是不符合HR身份的稱呼，又讓HR情何以堪？

建議：

1、臺頭寫上招聘信息中的人(記住，領(lǐng)導(dǎo)一般是不會直接收簡歷的！收簡歷的，往往是工作人員，所以最好按照招聘信息的聯(lián)系人填寫臺頭)。如果招聘信息中，沒有寫任何人，那么就可以用“尊敬的女士/先生”這樣的詞句來代替。

2、對公司和高校的稱呼不要混淆。如果覺得每投一個(gè)簡歷就得改一次稱呼，比較麻煩，或者怕有些時(shí)候會忘記修改，那就建議不要用“貴公司”、“貴?！?、“貴院”這樣的詞，可以用“貴單位”。

3、正文內(nèi)容一定要寫，而且要有針對性的寫。一般招聘信息中都會有“XX相關(guān)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生”、“學(xué)生干部優(yōu)先”、“有較好的團(tuán)隊(duì)合作精神”等等要求，那么，你的正文就可以把這些應(yīng)聘要求作為問題，用1、2、3的方式在郵件正文中進(jìn)行作答。

4、控制正文的字?jǐn)?shù)。一般來說，HR在郵件正文中停留的時(shí)間不會太長，所以郵件正文不宜過長也不宜過短，因?yàn)榭赐赅]件正文，HR會帶著怎樣的心情去看你的簡歷，是非常重要的。用最簡潔的方式把該表達(dá)的表達(dá)清楚是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，建議正文部分，字?jǐn)?shù)以“在正常郵件界面的閱讀情況下，不拖動滾條就可以看完整個(gè)正文”為參考。

5、加上一些祝福的話。一句祝福的話，也許不會影響別人對你的判斷。但如果你加上了，那樣的正文才叫完美。

6、記得落款。

三、郵件的附件

1、更好地命名附件。什么樣的附件命名，對于不同的人，也許有不同的答案。但附件采用一些規(guī)范的命名方式，會更恰當(dāng)，如“xxx”、“xx大學(xué)——xxx”、“xx專業(yè)——xxx”、“應(yīng)聘xxx崗位——xxx”等等。這樣是為了更好地方便考官將你的簡歷存入他們的文件夾，而不需要重新命名。正所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”，一些細(xì)節(jié)沒有做好，也許別人不會否定你，但你并不能確定你忽略的細(xì)節(jié)是HR所不在乎的。

2、將所有的材料，做成一個(gè)word文檔。有些求職者會將封面、求職信、個(gè)人簡歷、證書分開作為附件發(fā)送，這會傳遞給HR一些信息：這個(gè)求職者對OFFICE軟件不熟悉。所以，建議大家還是將封面、求職信、個(gè)人簡歷、證書等內(nèi)容完整呈現(xiàn)在一個(gè)文檔中。

3、盡量不要用壓縮包的形式發(fā)送簡歷。如果你的附件是壓縮包，可能由于HR瀏覽的不便捷，你就只能與這次機(jī)會失之交臂了。

最后，認(rèn)真對待每一次簡歷的投遞這樣才會得到別人的認(rèn)真對待。只有自己注意這些問題，才能更方便招聘企業(yè)的瀏覽，對自己來說也是很有幫助的。不要只注重了數(shù)量而放棄了質(zhì)量。這樣才能保證你投遞的簡歷真正被人關(guān)注，才能得到面試。

第四篇：郵件投遞簡歷技巧（推薦）

現(xiàn)在也是有很大一部分的朋友使用郵件來投求職個(gè)人簡歷，如果你不懂得一些技巧，那么你的簡歷投遞出去，也可能不能被招聘者查看到，所以今天我們就來給大家介紹用郵件投簡歷的技巧，希望能給你帶來幫助。

用郵件發(fā)送簡歷需要注意有三個(gè)方面，第一個(gè)是郵件標(biāo)題，第二個(gè)是正文內(nèi)容，第三個(gè)就是郵件發(fā)送時(shí)間上的選擇。只要做好這三個(gè)方面，那你郵件投遞簡歷也算是相當(dāng)成功的了。很多人沒有注意到郵件的標(biāo)題，這是一很大的錯語，郵件的標(biāo)題最重要的一個(gè)寫作原則就是要寫明你需要求職的職位，因?yàn)檫@樣招聘者才知道你想求職什么職位，便于自動分類，并且標(biāo)題要有吸引人打開查看的賣點(diǎn)。所以一般的寫法是這樣“姓名 求職 XXX職位 具有XXX工作經(jīng)驗(yàn)XX年”，這樣的標(biāo)題就能吸引別人了。

正文的內(nèi)容就是直接粘貼你的個(gè)人簡歷上去就行了，而不是用附件發(fā)送你的簡歷，這樣很可能會被刪除掉，哪有招聘者有空下載你的附件再查看呢？在粘貼簡歷前，你可以寫上一句簡短的話語，如我是來求職XXX職位的，下面是我的個(gè)人簡歷，請你查看”。在粘貼簡歷時(shí)需要注意，如果你是使用本文式的簡歷模板來制作簡歷，那么你可以直接粘貼上去，如果是表格式的，那你就需要注意粘貼后表格是否變形，那么你就需要進(jìn)行修改后才能發(fā)送了。

發(fā)送時(shí)間也是一個(gè)講究的學(xué)問題，在發(fā)送簡歷時(shí)一定是需要在招聘者上班的時(shí)間，所以一般周六日這兩天是不能發(fā)簡歷的。所以只有在周一至周五才能發(fā)簡歷，但是周五下午也是不能發(fā)的，招聘者忙著放假，所以也沒有心思查看簡歷了。

當(dāng)大家都在等待的時(shí)候，你為什么不給HR發(fā)些感謝郵件、或者咨詢郵件之類的？也許，這看似無關(guān)緊要的一招，正是你的‘出奇制勝’之法。

我們收到的幾百封簡歷，后來僅有1人再次發(fā)來一封郵件，內(nèi)容是她投出簡歷之后，又上網(wǎng)站查詢了公司的資料，了解了這個(gè)行業(yè)，他很喜歡這個(gè)行業(yè)，而且還去書店買了這個(gè)行業(yè)和這個(gè)職位的有關(guān)書籍，這幾天都在看。如果有幸進(jìn)入公司，一定會做的比別人好！

本來他是不在面試名單里的，因?yàn)樗膶I(yè)不好，自己又不是名校，有沒有什么特長，成績不是很好，在學(xué)校期間沒有什么實(shí)習(xí)經(jīng)歷和學(xué)生干部經(jīng)歷，但是這封郵件之后，招聘單位給他打了電話，讓他來面試，后來果然，他被錄用了。反而，很多看似條件很不錯的求職者，反倒沒有被錄用。

第五篇：郵件注意事項(xiàng)

發(fā)郵件要注意什么

發(fā)郵件要注意什么

一.正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3?? 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。

8.不要動不動使用 ：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，六.語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號和字體

七.中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。

八.結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2.不要只用一個(gè)簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

十.回復(fù)技巧 1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。

如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情.如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件，要記住三點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)希望何時(shí)何地你都要尊重他，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)比你忙，領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)比你聰明。

身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個(gè)FYI(for your information)，領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。和領(lǐng)導(dǎo)寫郵件的要點(diǎn)不外乎幾種：

一、匯報(bào)工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無巨細(xì)，請?jiān)诟郊飳?。要知道領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間遠(yuǎn)比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，還需要補(bǔ)充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導(dǎo)什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導(dǎo)不會比你笨，至少不要表現(xiàn)出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個(gè)需要一點(diǎn)技巧，匯報(bào)了一個(gè)問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導(dǎo)的。一個(gè)懂得解決問題的才是manager，只會反映問題的不過是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)忽然需要調(diào)用，你發(fā)過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點(diǎn)，還可以打印好拿過去方便領(lǐng)導(dǎo)看。但電子版發(fā)過去更好。再次強(qiáng)調(diào)主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導(dǎo)的信息存儲量更大，沒有一個(gè)正確的主題是很不職業(yè)的。