第一篇：長信辦公自動化宣傳資料(企業(yè)版)

長信協(xié)同辦公系統(tǒng)（企業(yè)版）

基于工作流的企業(yè)管理應(yīng)用系統(tǒng)

單 位：湖南長信信息系統(tǒng)集成有限公司 聯(lián)系人：何海斌

聯(lián)系電話：0731-84362288、***

第二篇：企業(yè)辦公自動化

企業(yè)辦公自動化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)，特別是internet/intranet的出現(xiàn)及其相關(guān)技術(shù)的迅速發(fā)展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，對傳統(tǒng)的辦公和生活方式產(chǎn)生了巨大的沖擊，所有的企業(yè)都面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的員工作為一個團隊能否及時交流﹑獲取各種相關(guān)信息，從而高效地協(xié)同工作，把握轉(zhuǎn)瞬即逝的機會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關(guān)鍵，面對這樣的形勢，越來越多的企業(yè)打算或正在將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到日常經(jīng)營管理上來，改變過去單純的手工辦公方式，以便在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)信息共享﹑協(xié)同工作乃至科學的管理和決策，從而提高效率﹑增強企業(yè)的競爭力。

一.國內(nèi)外辦公自動化發(fā)展的趨勢

1.傳統(tǒng)辦公模式

傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主進行大量文件的處理，多指文字處理系統(tǒng)﹑輕印刷系統(tǒng)﹑文檔管理系統(tǒng)。這種模式無法實現(xiàn)信息的共享﹑交換﹑傳遞；無法實現(xiàn)單位﹑企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；難以對非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進行有效的處理。同時，傳統(tǒng)的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況﹑不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事務(wù)的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實現(xiàn)。信息的交流和共享，以及團隊的協(xié)同運作等無法完美的實現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。

2.辦公自動化

辦公自動化是近年來隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱office automation，縮寫為OA,辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)等。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標志。

3.網(wǎng)絡(luò)辦公模式

網(wǎng)絡(luò)辦公就是采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。改變過去復雜﹑低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。

4.辦公自動化的發(fā)展趨勢

隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)﹑計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進入了新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：

（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統(tǒng)。

（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動。如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對數(shù)字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動畫的綜合處理。

（4）運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。辦公自動化的趨勢，要求企業(yè)使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模式，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

二.目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀及問題

1.目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀

近年以Intranet為基礎(chǔ)的OA構(gòu)造出了人與系統(tǒng)和諧的辦公環(huán)境，實現(xiàn)了內(nèi)外信息傳遞、工作日程安排、小組協(xié)同工作、工作流應(yīng)用自動化等等，極大地改變了傳統(tǒng)辦公室以人工為主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，節(jié)約了辦公空間。據(jù)Cisco網(wǎng)絡(luò)公司介紹，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施的OA系統(tǒng)比沒有網(wǎng)絡(luò)的OA系統(tǒng)提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支機構(gòu)，公司給銷售、市場、技術(shù)和行政人員配備了電腦、打印機、Modem等設(shè)備，可以在任何地方辦公，得以將辦公大樓從9層減少成4層；美國第二大會計公司安達信公司，實施網(wǎng)絡(luò)OA后將辦公面積減少了一半。這種在任何地方都可以辦公的虛擬辦公室已經(jīng)風靡全美。

我國的辦公自動化建設(shè)經(jīng)歷了一個較長的發(fā)展階段，目前企業(yè)的辦公自動化根據(jù)發(fā)展程度可以劃分為以下四類：

（1）起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用，ms office系列﹑wps系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

（2）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處于閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

（3）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

（4）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)：使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過internet發(fā)布，宣傳企業(yè)的產(chǎn)品﹑技術(shù)服務(wù)；intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

我廠的辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過幾年的發(fā)展，已經(jīng)屬于第四類。

2.企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化面臨的問題

我國從80年代開始，尤其是進入90年代，辦公自動化發(fā)展迅猛。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個辦公系統(tǒng)。再通過遠程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（intranet）,企業(yè)外部網(wǎng)(extranet)，已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。目前,在實現(xiàn)辦公自動化的進程中還有以下問題需要注意：

（1）效率。辦公人員大都非計算機專業(yè)人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統(tǒng)及硬件知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護及軟件升級。計算機技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居高不下。

（2）安全性。人們對信息的價值有了更深的認識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統(tǒng)信息以致命的打擊。

3.企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的要求

辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設(shè)，并根據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

辦公自動化的實施應(yīng)該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟實力。按照上述分析，四類企業(yè)辦公自動化應(yīng)區(qū)別對待：

(1)第一類企業(yè)進行辦公自動化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強的經(jīng)濟實力才能完成。

(2)對于第二﹑第三類企業(yè)，由于企業(yè)intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公

應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入比網(wǎng)絡(luò)投資少的資金，即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少，而產(chǎn)生的經(jīng)濟效益更高。

(3)對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

三.怎樣實現(xiàn)辦公自動化

1.實施辦公自動化的原則

在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則：

（1）實用性原則

（2）先進性及成熟性原則

（3）可靠性原則

（4）開放性及安全性原則

（5）標準化原則

（6）可擴充性原則

（7）可維護性﹑可管理性原則

（8）節(jié)約性原則

2.實施辦公自動化的環(huán)境

人是系統(tǒng)第一因素，即現(xiàn)在的辦公室除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，還需要增加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計算機工程師，設(shè)備維護人員等。

現(xiàn)代辦公自動化對工作人員的素質(zhì)提出了很高的要求。新形勢新環(huán)境意義下的政治思想和職業(yè)道德是當然的基本素質(zhì)。精業(yè)務(wù)懂管理、有經(jīng)濟頭腦、熟悉規(guī)則遵守法律、具備現(xiàn)代人意識是更高的素質(zhì)要求。而必須具備的最基本的素質(zhì)是能操作計算機，要求達到：

(1)具備計算機硬件、軟件常識

(2)熟練掌握一種漢字錄入方法

(3)了解計算機上的目錄和文件的基本概念

(4)網(wǎng)絡(luò)軟件的基本操作：會收發(fā)Email、文件和傳真，會用瀏覽器

(5)了解數(shù)據(jù)庫檢索、查詢、統(tǒng)計和分析的基本概念

(6)其它關(guān)于硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、病毒概念、數(shù)據(jù)備份等等，當然是多多益善。

技術(shù)設(shè)備﹑計算機是系統(tǒng)重要因素。設(shè)備中有各種機器，如計算機﹑復印機﹑電話機﹑傳真機﹑路由器﹑服務(wù)器﹑光盤機等等，這些設(shè)備也要維護﹑更新。

各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)﹑網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)﹑文字處理軟件﹑專項工作程序軟件等等。

此外，還需要構(gòu)建一個良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證系統(tǒng)的運行暢通。

3.實施辦公自動化的步驟

第一，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺，工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)處理等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。

第三，在internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集﹑發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大大跨地區(qū)﹑跨省市。

在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性﹑穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起

強大的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著信息化建設(shè)的成就。

4.我廠辦公自動化的實施

我廠實施的rj-eflow全網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)基于internet/intranet技術(shù)開發(fā)，通過統(tǒng)一的信息共享與發(fā)布平臺，實現(xiàn)傳統(tǒng)OA的公文運轉(zhuǎn)與企業(yè)內(nèi)部管理信息的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，達到信息的高度共享與管理，集成了企業(yè)的各種信息系統(tǒng)的應(yīng)用，是新一代基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)。它改善了無紙化辦公環(huán)境，提高了工作實效，為領(lǐng)導及時決策提供支持信息，同時，各職能部門實現(xiàn)信息共享。根據(jù)我廠辦公及業(yè)務(wù)的特點將系統(tǒng)分為個人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機關(guān)事務(wù)以及公共信息等欄目。

四.對企業(yè)辦公自動化的幾點思考

1.什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化系統(tǒng)？

絕大部分企業(yè)都適合使用辦公自動化系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體體現(xiàn)在：

(1)信息化尚未入門的企業(yè)。由于沒有信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

(2)信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業(yè)。信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

(3)缺少信息化資金準備的企業(yè)。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)還需要進一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)。辦公自動化與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

2.辦公自動化并不代表辦公“無紙化”

有人認為實現(xiàn)辦公自動化就是實現(xiàn)無紙化辦公，實現(xiàn)無紙化辦公就是在日常事務(wù)中不再需要紙張，這種想法是錯誤的?！盁o紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公﹑公文流轉(zhuǎn)和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統(tǒng)不夠完善，考慮到突發(fā)事件的發(fā)生，這時紙質(zhì)文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術(shù)規(guī)范也需要紙質(zhì)文件。

3.實現(xiàn)辦公自動化需要自上而下的推進

辦公自動化建設(shè)是一項艱巨復雜的系統(tǒng)工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強領(lǐng)導，搞好組織協(xié)調(diào)，確保各項工作任務(wù)完成。加強領(lǐng)導，強化配合，構(gòu)筑合力。各部門﹑各車間要高度重視辦公自動化建設(shè)工作，切實納入重要議事日程，強化組織領(lǐng)導。主要領(lǐng)導要經(jīng)常聽取工作匯報，及時指導工作運行。分管領(lǐng)導要具體抓，要深入實際，及時掌握辦公自動化建設(shè)情況，及時解決工作中遇到的問題。要加強督促檢查，有計劃﹑有力度地搞好工作推進。各部門要落實專人，全程抓好本部門的工作。要集中人力﹑物力﹑財力保障本部門網(wǎng)絡(luò)﹑應(yīng)用系統(tǒng)的健康運行。盡快理順辦公自動化建設(shè)管理機構(gòu)，積極開展工作，確保全廠辦公自動化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，整體推進。

4.建立嚴格的使用權(quán)限和層次分明的管理制度

根據(jù)工廠對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進入辦公系統(tǒng)的用戶，采取按部門﹑職務(wù)，進行優(yōu)先等級和功能模塊的設(shè)定。企業(yè)最高領(lǐng)導有權(quán)進入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業(yè)最高領(lǐng)導有權(quán)簽發(fā)﹑

查閱人事資料等與本部門有關(guān)的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數(shù)據(jù)庫的權(quán)限，應(yīng)該說NOTES（辦公自動化的支持軟件）的保安工作是非常出色的，無密碼就進入不了系統(tǒng)，有密碼無權(quán)限時，進入了系統(tǒng)，也只是告訴你無權(quán)使用；有密碼有權(quán)限無功能，重要操作不顯示操作鈕?？梢娦畔⒒块T要把握好角色﹑權(quán)限和密碼的設(shè)定，這樣，辦公自動化系統(tǒng)的寶貴數(shù)據(jù)才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責任領(lǐng)導﹑責任部門和直接責任人的工作職責和任務(wù)，制定相應(yīng)的獎懲措施，推行一套融管理﹑監(jiān)督﹑激勵相一致的有效機制。

5.牢固樹立信息安全意識

(1)要牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識。要樹立保密意識，高度重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，不得將內(nèi)部涉密的計算機﹑設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)接入網(wǎng)絡(luò)，不準在網(wǎng)上傳輸和存放涉密信息。各單位主要責任人為網(wǎng)絡(luò)安全的第一責任人，信息員為具體責任人，各司其職，將工作落到實處。

(2)要做好計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理工作。信息化部門要加強技術(shù)及管理知識的學習，經(jīng)常對各單位網(wǎng)絡(luò)進行檢查，對存在的問題及時指出﹑及時糾正，務(wù)必確保安全。建立安全事件報告制度，各單位一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事件，必須在第一時間向信息化部門報告。

(3)要加強網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理，凡安裝﹑維護﹑連接和設(shè)置，均由信息化部門統(tǒng)一負責，嚴禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態(tài)﹑性能，嚴禁改變其連接關(guān)系﹑運行狀態(tài)和系統(tǒng)的設(shè)置。

6.要加強對職能人員的培訓

辦公系統(tǒng)在初始啟動時，大量的資料需要輸入，許多表結(jié)構(gòu)需要進行設(shè)置。在還沒能駕馭電腦的時候，有一些畏難和辦公習慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發(fā)，幫助他們克服困難，推進項目的進展。目前，我廠已經(jīng)對辦公自動化的使用人員進行了多次系統(tǒng)培訓，其中包括廠級領(lǐng)導﹑中層領(lǐng)導﹑工廠信息人員﹑信息發(fā)布人員﹑一般使用人員。通過系統(tǒng)的培訓使他們能夠熟練的操作辦公自動化系統(tǒng)，保證了辦公自動化系統(tǒng)的良性運行。

7.勤維護，常保養(yǎng)，使辦公自動化系統(tǒng)處于最佳的運行狀態(tài)中

辦公自動化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺，經(jīng)常使用，難免會出現(xiàn)一些問題，因此要認真對待辦公人員的每一個求助，認真解決操作中的問題，及時處理系統(tǒng)的疵點。曾經(jīng)遇到到這樣的一種情況，財務(wù)部的報表無法發(fā)布，NOTES提示有錯，在排錯時，才發(fā)現(xiàn)是系統(tǒng)的源程序設(shè)定范圍中，為包含那個出錯的特殊字符。諸如此類問題的處理過程，可以讓系統(tǒng)管理員獲得更多的維護辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)驗。還有定期的程序整理。以一年為限的數(shù)據(jù)庫復制等工作都有利于辦公自動化系統(tǒng)的良好運行。

綜上所述，辦公自動化發(fā)展到今天，辦公自動化系統(tǒng)的定義已經(jīng)由原來的簡單的公文處理擴展到整個企事業(yè)單位的信息交換平臺，其功能已經(jīng)有了極大的飛躍。然而，隨著計算機技術(shù)水平的不斷發(fā)展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業(yè)單位辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計算機技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域得到更好的應(yīng)用和發(fā)展做出我們應(yīng)有的貢獻。

第三篇：企業(yè)辦公自動化實施方案

湖南人生飲品有限公司

企業(yè)辦公自動化實施方案

網(wǎng)絡(luò)運營中心 2011/03/04

湖南人生飲品有限公司

目

錄一、二、三、四、關(guān)于辦公自動化…………………………………………………………… 實施OA系統(tǒng)的必要性…………………………………………………… OA系統(tǒng)實施計劃………………………………………………………… 總結(jié)…………………………………………………………………………

湖南人生飲品有限公司

一、關(guān)于辦公自動化

企業(yè)辦公自動化也稱為OA(Office Automation)，是一門綜合性的科學技術(shù)。使用簡單、投入相對較小，大多數(shù)企業(yè)往往選擇從OA系統(tǒng)著手實施企業(yè)的信息化管理。

OA系統(tǒng)的優(yōu)點：

1.可以實現(xiàn)分布式協(xié)同辦公。可以支持多分公司（工廠）、跨地域的辦公模式和移動辦公。企業(yè)員工在任何地方只需要用自己的帳號登錄OA系統(tǒng)就可以查看和處理自己的工作流程、郵件和信息。

2.可以落實管理制度、工作流程自動化。工作流程是OA系統(tǒng)的核心思想，可實時監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間的協(xié)同工作問題，從而提高工作效率。各個企業(yè)都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高企業(yè)協(xié)同工作的效率。

3.信息發(fā)布平臺和內(nèi)部通訊平臺。如企業(yè)公告、新聞發(fā)布、電子刊物等，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)?？梢越⑵髽I(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)等，使企業(yè)內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。

4.文檔自動化管理。各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便快捷的查找手段。

OA系統(tǒng)的局限性：

由于OA系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化管理基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)，并不能實施企業(yè)產(chǎn)銷存，財務(wù)統(tǒng)計等較為復雜的信息化應(yīng)用。

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二、實施OA系統(tǒng)的必要性

目前集團公司在長沙，湘潭，寧鄉(xiāng)等地都設(shè)有分公司、工廠和辦公地點，涉及不同的行業(yè)和業(yè)務(wù)范圍。隨著集團規(guī)模的擴展和員工的增加，在集團內(nèi)部規(guī)章制度管理、分公司與各部門之間協(xié)調(diào)溝通、財務(wù)申報與審核、人力資源管理等方面將會遇到越來越多的問題，正如虞總所總結(jié)的“人在路上跑，事情辦不好，費用降不下，效率難提高”。

OA系統(tǒng)正好能解決異地辦公，分布式管理所遇到的問題，利用互聯(lián)網(wǎng)的快速便捷，能將工廠、分公司、各個部門和所有員工集中在一個平臺進行管理和溝通，而且集團公司相對于其他企業(yè)的優(yōu)勢在于新業(yè)務(wù)剛剛起步，不至于像老企業(yè)那樣積重難返。

所以我認為集團目前實施OA系統(tǒng)是必要的，即可以規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率，減少辦公費用，也可以為將來實施更加復雜的ERP、CRM等系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)，實現(xiàn)集團的現(xiàn)代化信息管理。

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OA結(jié)構(gòu)圖

三、OA系統(tǒng)實施計劃

系統(tǒng)實施需要做以下的工作：

1、管理架構(gòu)的調(diào)研。因為OA系統(tǒng)以工作流程為核心，所以必須明確集團總部、工廠、分公司、各部門的管理關(guān)系。例如某公司業(yè)務(wù)副總經(jīng)理負責業(yè)務(wù)部門，總經(jīng)理親自管理行政部與財務(wù)部，這樣的管理架構(gòu)體現(xiàn)在OA系統(tǒng)里，行政部與財務(wù)部的工作流程無需通過業(yè)務(wù)副總經(jīng)理的審核就可提交總經(jīng)理，而業(yè)務(wù)部門的工作流程則需副總經(jīng)理審核通過后，才能提交給總經(jīng)理審核。如果管理關(guān)系不明確，OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)不穩(wěn)，將不可能成功實施。

2、管理權(quán)限的調(diào)研。各個崗位的管理者、員工有什么樣的權(quán)限，權(quán)限有多大必須要明確。例如某部門的主管有1000元以下的業(yè)務(wù)招待費審核權(quán)，體現(xiàn)在OA系統(tǒng)里他的部門員工發(fā)生了1000元以下的招待費時，則只需員工申請后，部門主管審核通過后提交財務(wù)部審核，無需通過總經(jīng)理審核。如果管理權(quán)限不明確，會造成工作流程的混亂和拖延，不能體現(xiàn)OA系統(tǒng)的優(yōu)點。

3、崗位員工的調(diào)研。需要納入OA系統(tǒng)管理的員工需要明確，在OA系統(tǒng)里可允許一員工兼多崗位和多員工同崗位，但設(shè)立了某個崗位卻沒對應(yīng)的員工的話，則會造成工作流程的中斷。

4、提供商與選型。目前國內(nèi)協(xié)同OA軟件廠商近400家，相對成熟穩(wěn)定、有一定規(guī)模效應(yīng)的有點擊、金和、用友、合強、協(xié)達、泛微、浪潮、思創(chuàng)、慧點、明基、通達等廠商，這類廠商軟件價格偏高，支持50-100用戶企業(yè)版售價在3萬至5萬元。免費期滿后需交納2000～4000/年的服務(wù)費。

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二線廠商如華天動力、思道、競凡、極限等，售價在8千至2萬元，價格的降低導致相關(guān)服務(wù)的減少，系統(tǒng)的安裝，部署與維護都需要公司專人負責。通過與廠商的接觸和節(jié)省開支的考慮，我建議在華天動力，通達科技和極限三家廠商中選擇，將軟件成本控制在3萬元以內(nèi)。

5、系統(tǒng)的部署與試用。OA系統(tǒng)在全公司推廣之前，需要在小范圍如分公司內(nèi)試用，測試系統(tǒng)平臺的安全性和穩(wěn)定性，同時測試設(shè)置的工作流程是否完善和通暢，并在此基礎(chǔ)上進行功能的修改和調(diào)整。如果測試通過，則在集團內(nèi)推行。

6、系統(tǒng)的培訓和維護。OA系統(tǒng)的實施觸及大家的工作習慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，在實施過程中，難免會遇到阻力，甚至抵觸情緒，所以在全面推行的同時，需要對各個部門進行培訓，加強員工對系統(tǒng)的認同感和習慣性。同時系統(tǒng)平臺的日常維護也需要專人負責，保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定和安全。

系統(tǒng)實施的時間安排：

1、前期調(diào)研工作。需要2周時間，更需要管理高層的積極配合。對集團公司架構(gòu)的規(guī)劃和安排、人員的管理和分配將是OA系統(tǒng)實施的基本條件。

2、提供商的選擇與產(chǎn)品選型。需要1周時間。需要對各個提供商的產(chǎn)品是否滿足和適合我們的要求進行評估。有必要可派人實地考察提供商的實力與服務(wù)。

3、系統(tǒng)的部署與試用。需要4周時間，需要分公司配合系統(tǒng)的測試與調(diào)試，盡量將問題解決在試用階段。

4、系統(tǒng)的培訓和維護。時間待定。需要組織分公司、工廠的各個部門進行現(xiàn)場培訓，重要部門如財務(wù)部更需要單獨培訓。系統(tǒng)的維護則將持續(xù)進行 系統(tǒng)的實施的費用預(yù)算：

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1、購買系統(tǒng)軟件：30000元。（這筆費用可?。?/p>

2、廠商考察差旅：2000元。（1人3天北京出差）

3、系統(tǒng)平臺搭建：0元。（與網(wǎng)站共用服務(wù)器）

4、培訓差旅：2000元。（湘潭、寧鄉(xiāng)兩地出差）

5、系統(tǒng)維護：2000元/月。（招聘1人負責維護網(wǎng)站和OA平臺服務(wù)器）

四、總結(jié)

OA系統(tǒng)只是一種輔助企業(yè)管理的工具，并不能代替管理者本身的作用。通過它可以幫助樹立企業(yè)的管理架構(gòu)，理順業(yè)務(wù)的流程，推動規(guī)章制度的執(zhí)行，建立快捷方便的辦公環(huán)境和溝通協(xié)調(diào)渠道，從而達到科學管理，提高效率，節(jié)省費用的作用，請集團領(lǐng)導考慮。

第四篇：企業(yè)文化建設(shè)成果宣傳資料

一、大冶有色金屬集團控股有限公司企業(yè)文化成果主要創(chuàng)作人：集團公司董事長、黨委書記張麟

二、大冶有色金屬集團控股有限公司簡介

大冶有色金屬集團控股有限公司是湖北省屬最大的國有企業(yè)，中國銅工業(yè)四大支柱企業(yè)，列中國企業(yè)500強第253位。自1953年創(chuàng)立以來，現(xiàn)已發(fā)展為集采礦、選礦、冶煉、化工、壓延加工、余熱發(fā)電、綜合回收、科研設(shè)計、地勘井巷、建筑安裝、機械修造、動力、物流、貿(mào)易、服務(wù)等于一體的聯(lián)合企業(yè)，2010年企業(yè)實現(xiàn)銷售收入350億元。

公司主要產(chǎn)品為陰極銅，以及黃金、白銀、硫酸、鐵精礦、一定數(shù)量的鉑、鈀、鉬、硒、鉛、鉍、硫酸鎳、錫、碲等稀貴金屬產(chǎn)品。公司先后獲得?全國外貿(mào)質(zhì)量效益型先進企業(yè)?、?全國質(zhì)量管理活動優(yōu)秀企業(yè)?、?全國重合同守信用企業(yè)?、公司黨委被湖北省委授予?先進基層黨組織?稱號，公司大江文化被授予湖北省十大企業(yè)文化品牌。

三、企業(yè)LOGO（見附件1）

四、企業(yè)文化核心理念：

1、經(jīng)營理念：以市場為導向，以效益為中心

2、企業(yè)精神：經(jīng)錘煉而成，為開拓而生

3、企業(yè)使命：用品質(zhì)鑄輝煌，為社會增光彩

4、企業(yè)核心價值觀：責任 忠誠 學習進取

5、企業(yè)愿景：一流銅業(yè) 國際品牌

6、企業(yè)管理理念：嚴 準 細 精

7、企業(yè)行為標準：

狠抓經(jīng)濟效益 注重社會效益

強化經(jīng)營管理 注重社會公德

保護企業(yè)利益 注重公眾利益

實現(xiàn)企業(yè)繁榮 注重社區(qū)繁榮

責任保證品質(zhì) 始終誠實信用

忠誠凝聚力量 始終步調(diào)一致

永遠充滿活力 始終利國利民

科學持續(xù)發(fā)展 始終合法經(jīng)營

8、企業(yè)道德標準：

具有命運意識 休戚與共 樂于奉獻

具有危機意識 感知壓力 自我鞭策

具有感恩意識 珍惜工作 愛企如家

具有責任意識 忠誠事業(yè) 遵守規(guī)章

具有精益意識 關(guān)注細節(jié) 持續(xù)改進

具有團隊意識 積極配合 主動協(xié)作

具有謙和意識 謙恭禮讓 和諧共榮

五、企業(yè)文化建設(shè)成果概況：

大冶有色集團控股有限公司的企業(yè)文化建設(shè)從2008年啟動以來，通過不斷地規(guī)范化建設(shè)，取得較為突出的成果。主要體現(xiàn)為：構(gòu)建了?四大體系?，為公司改革發(fā)展提供了?四個支撐?。

1、搭建企業(yè)文化目標體系，支撐發(fā)展信心。公司把提振信心，作

為企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容。搭建了以經(jīng)營理念為核心的企業(yè)文化目標體系，運用理念統(tǒng)領(lǐng)公司一切工作，較好地發(fā)揮了企業(yè)文化的團結(jié)、激勵、凝聚、感召和導向作用，堅定了全員加快發(fā)展之心，增強了企業(yè)加快發(fā)展之力。在公司五大發(fā)展戰(zhàn)略的主導下，?十一五?期間，公司共生產(chǎn)礦山銅10.28萬噸、礦產(chǎn)粗銅84.06萬噸、陰極銅129.27萬噸、硫酸277.1萬噸、黃金27.2噸、白銀1211噸、銅加工材18.14萬噸。實現(xiàn)利稅28.8億元?？傎Y產(chǎn)由56億元增加到目前的160億元，銷售收入由50億元增加到326億元，實現(xiàn)了生產(chǎn)能力、總資產(chǎn)、銷售收入?三個翻番?，公司連續(xù)多年入選中國企業(yè)500強，排名由第284位提升到第253位，在湖北省內(nèi)企業(yè)保持在前十位，同時進入國內(nèi)有色金屬行業(yè)排名前十位。

2、搭建了企業(yè)文化學習傳播體系，支撐隊伍建設(shè)。把?人?作為

企業(yè)文化建設(shè)的核心，持續(xù)做好?人?的文章。抓凝聚力和向心力，用共同的奮斗目標和理念鼓舞士氣、凝聚力量。抓創(chuàng)造力和活力，用核心理念，提升公司核心競爭力。近年來，隨著公司文化建設(shè)的不斷深入，各類人才不斷涌現(xiàn)，公司專業(yè)技術(shù)人員由過去的不足千人增加到2142人（其中具有高級以上職稱的有319人，中級職稱的有1110人）,技師(含高級技師)254人，高級工3006人。公司技術(shù)中心被評定為國家級技術(shù)中心，同時經(jīng)國家人事部批準建立博士后科研工作站。

3、搭建企業(yè)文化運行考核體系，支撐管理升級。把企業(yè)文化作為

公司管理升級的文化軟件，堅持?管理升級、文化先行?，確立了?嚴、準、細、精?的管理理念，不斷完善企業(yè)基礎(chǔ)管理制度，較好地發(fā)揮了企業(yè)文化建設(shè)在企業(yè)管理中的?既統(tǒng)領(lǐng)、又支持?的重要作用。公司開展的5S管理有效提高了公司現(xiàn)場管理水平，全面預(yù)算化管理、質(zhì)

量管理、安全、設(shè)備等各項專業(yè)管理，均邁入同行業(yè)前列水平，?大江?品牌成為國內(nèi)知名品牌。

4、搭建立了企業(yè)文化建設(shè)支持體系，支撐和諧企業(yè)。積極豐富企

業(yè)文化建設(shè)工作載體，堅持寓企業(yè)文化教育于豐富多彩的活動之中，持之以恒地宣傳、教育和灌輸，先后開展了永遠的紅歌、輝煌的有色等各類大型文化活動和職工運動會等各種類型的業(yè)務(wù)文化活動，為企業(yè)改革發(fā)展創(chuàng)造了和諧穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境。公司積極履行社會責任，積極改善職工生產(chǎn)工作環(huán)境，推行大福利政策，為職工辦實事、辦好事；積極向災(zāi)區(qū)捐款，與西藏山南等貧困地區(qū)展開合作，促進地方及貧困地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展。公司?大江文化?先后被湖北省授予全省十大企業(yè)文化建設(shè)品牌和企業(yè)文化建設(shè)示范單位。

六、企業(yè)文化故事：

故事一：

工作服的故事

建安公司 周宏衛(wèi)

在市場經(jīng)濟的海洋里，競爭是不可避免的，有實力競爭、質(zhì)量競

爭、價格競爭等。這些競爭是市場競爭必不可少的，也是市場競爭的初級競爭。然而，隨著市場經(jīng)濟的規(guī)范，競爭已滲透到各個領(lǐng)域，特別是文化的競爭尤顯突出。

記得是在去年下半年，機運公司初次到江西瑞昌承擔高架橋的施

工。職工們?nèi)サ臅r候沒有統(tǒng)一著裝，大家穿的五花八門，甲方管理人員把我們當成了散兵游勇，他們認定我們是一個臨時拼裝起來的隊伍，直到簽合同時，才委婉地告訴我們：?下次再來簽合同吧！?事后我們

看出了甲方的心思，也深深感到自己的大意。沒多久，當我們經(jīng)過努力第二次去瑞昌時，要求職工必須統(tǒng)一服裝，穿上印有?大冶有色?標識的工作服后，意氣風發(fā)地開赴現(xiàn)場。甲方管理者再見到我們這支整齊的隊伍時，主動要與我們簽訂合同。

通過此事，我們深感文化的魅力。

故事二：

把澳爐當家

冶煉廠 王超

2010年的12月，澳爐試生產(chǎn)的前期，各項設(shè)備的調(diào)試到了關(guān)鍵

時刻。經(jīng)過澳爐籌備、點火階段的忙碌，大家已經(jīng)疲憊不堪?？墒邱樀t卻象一根拉滿了弦的弓，越戰(zhàn)越勇。

一次，在噴槍的調(diào)試階段出現(xiàn)了問題。他和幾名技術(shù)人員，爬到

了20多米高的槍架平臺上，仔細尋找原因，這一找，就是幾個小時，看圖紙、查數(shù)據(jù)，時鐘不知不覺來到19點，可大家的肚子已經(jīng)咕咕叫了起來，可是他卻全然不知。當有人向他提出吃飯的建議時，他不好意思的頻頻向大家道歉，和大家一起簡單用餐后又接著干，直到22點，問題終于得到了解決。他讓其他人下了班，自己卻又去了澳爐主控室參與解決另一個問題。實在累了，就爬在椅子上打個盹，醒了，洗把臉接著干。天亮時，他又接著上起了白班，夜晚再接著干。澳爐職工張再濤心疼的對駱祎說：?書記你天天扎根澳爐，這么玩命，千萬別搞垮了身體??！?駱祎只微微的笑了笑說：?沒問題，咱‘草根一族’還抗的??！?

還有件小事，也感動了大家。有一次，車間送到澳爐的盒飯

只剩下一盒，駱祎主動把這盒飯遞給沒有趕上午飯的操作工，自己跑去買了盒方便面泡著吃。沒有一點官架子的駱祎，就這樣和澳爐的建

設(shè)者們一起，夜以繼日地趴在澳爐現(xiàn)場，把澳爐當成了自已的家。

七、相關(guān)內(nèi)容照片（見附件2）

第五篇：企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)

秉承“魔方架構(gòu)，智慧協(xié)同”的理念，企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)完美融合人員、目標、資源、過程管理，在給用戶帶來先進辦公方式的同時，也將給組織導入先進的管理理念，促成組織管理和業(yè)務(wù)管理的全面升級，工作更有效，管理更科學，執(zhí)行力和競爭力更強。魔方架構(gòu)：

企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)采用框架+組件的形式，具有平臺性、開放性、集成性、智能性的特點，是真正的協(xié)同辦公平臺，是構(gòu)建智慧協(xié)同的基礎(chǔ)。

它像魔方一樣靈活、開放、便捷、把無序變有序，允許用戶自由配置各種業(yè)務(wù)模塊，整合數(shù)據(jù)，生成報表，構(gòu)建統(tǒng)一的信息化中心平臺，并具有無限生長和擴充的能力，實現(xiàn)隨需應(yīng)變的管理。

智慧協(xié)同：

智慧：開放、智能、靈便、隨需應(yīng)變；

協(xié)同：人員協(xié)同、流程協(xié)同、數(shù)據(jù)協(xié)同、資源協(xié)同；

企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)通過流程引擎、自定義平臺、統(tǒng)計報表工具，分別面向執(zhí)行層、管理層和決策層，為之提供一整套切實好用的管理工具，實現(xiàn)辦公、管理、決策的高度協(xié)同一體化，發(fā)揮最大的團隊效能，從而有效提升企業(yè)的核心競爭力。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要作用為：

1、建立內(nèi)部的通信平臺。

2、建立信息發(fā)布的平臺。

3、文檔管理的自動化。

4、工作流程的自動化。

5、行政日常事務(wù)處理。

6、決策支持的科學化。

7、安全機制的可靠性。

本系統(tǒng)利用先進的計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)組織管理和日常辦公從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、科學化的方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)整個組織的協(xié)同辦公，將最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量，降低管理和辦公成本，改善辦公環(huán)境和條件，提高辦公管理和決策的自動化和科學化水平。

本系統(tǒng)旨在加速組織信息化進程，充分利用計算機和現(xiàn)代通訊手段面向組織服務(wù)，建立組織內(nèi)部信息交流的快速通道，以共享信息資源，強化部門業(yè)務(wù)管理，加強各業(yè)務(wù)部門之間的交流，實現(xiàn)組織信息的快速上傳下達，促進協(xié)同辦公，提高辦公效率，為各級領(lǐng)導及業(yè)務(wù)人員提供輔助辦公和決策服務(wù)。

通過使用本系統(tǒng)，將建立整個組織內(nèi)高效的群體運行機制，在提高個人辦公效率的同時提高組織整體的辦公效率，使組織分享信息、統(tǒng)一決策、貫徹執(zhí)行的難度和速度不因規(guī)模擴展而變大、變慢，保持持續(xù)的效率和活力。迅速成長為一個國內(nèi)領(lǐng)先，國際知名的現(xiàn)代化企業(yè)，一個具有相當競爭力的優(yōu)秀企業(yè)，一個備受信賴與尊敬的卓越企業(yè)。