第一篇：公文格式排版中的字體要求

公文格式排版中的字體要求（轉(zhuǎn)載）

文化藝術(shù) 2011-01-21 20:48:53 閱讀23 評論1

字號：大中小 訂閱

目前我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為：

公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型

標題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。

正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。

作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）

日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。

公文中的表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。

我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為：

公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。

保密等級字體：一般用3號或4號黑體

緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同（3號或4號黑體）

文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅）

發(fā)文字號的字體：一般采用3號或4號仿宋體

簽發(fā)人的字體：字體字號與發(fā)文字號相同（3號或4號仿宋體）

標題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。

主送機關(guān)的字體：一般采用3號或4號仿宋體

正文的字體：常用3號或4號仿宋體

附件的字體：常用3號或4號仿宋體

作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）

日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）

注釋的字體：小于正文的的4號或小4號仿宋體

主題詞的字體：常用3號或4號黑體

抄送機關(guān)的字體：與正文的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

印發(fā)說明的字體：與抄送機關(guān)的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

行政公文處理中常見的格式問題分析

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）、《國家行政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）對行政機關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴格的標準，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.公文格式組成部分中常見的問題 1.1眉首部分

1.1.1.發(fā)文機關(guān)標志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機關(guān)標識字號應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)（管理）局應(yīng)小于省局。但有的單位字號比黃委、省局都大，略小于國務(wù)院發(fā)文機關(guān)標識字號，應(yīng)予以糾正。

1.1.2.發(fā)文字號。上行文的發(fā)文字號居左排列，左空一字，但這一點往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號“〔〕”,而經(jīng)常用方括號“[]”，如“某黃辦[2002]21號”；便函的發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識，可是有的將發(fā)文字號置于武文線上，有的標識時沒有右頂格到邊緣。

1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標識為“簽發(fā)”，有的將簽發(fā)人姓名居前，如“簽發(fā)：某某”、如“某某：簽發(fā)”；還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標識應(yīng)為：“簽發(fā)人”用3號仿宋字體標識，后用全角冒號，冒號后用3號楷體標識簽發(fā)人姓名。

1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對的。

1.2主體部分

1.2.1標題。常見的問題一是字體字號不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號字的，也有用小二號字的，不一而足。《格式》規(guī)定公文標題用2號小標宋體字。二是標題中濫用書名號等標點符號，《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標題中一般不加書名號；有的單位報送年度工作總結(jié)也用書名號括起來，有的標題中還有頓號、逗號等標點符號,不倫不類。

1.2.2.正文小標題。《辦法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》規(guī)定小標題使用3號小標宋體字或黑體字，但對四個層次的標題字體沒有區(qū)別，建議一級標題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級同正文。

1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標識，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱后不加標點，但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號。還有就是沒有在附件左上角標明“附件”或者“附件×”字樣。

1.2.4.成文日期。縱向與正文的距離依印章的大小而定，其標準為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過大，就容易被加

入其他內(nèi)容。但在實際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個常見的問題是將“零”寫作“O”，如“二OO三年二月一日”，正確的寫法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

1.2.6.附注。公文如有需要說明的事項要標識附注,如請示需標識聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見的問題是請示沒有標識附注，或者是附注標識的位置不規(guī)范。

1.3.版記部分

1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標宋體3號字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“（）”括起來的現(xiàn)象，《黃河水利委員會公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“（）”括起。

1.3.2.抄送機關(guān)。常見的問題是有的公文還將“抄報”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”；有的抄送機關(guān)較多回行時頂行，而不是與冒號后的抄送機關(guān)對齊；再有就是最后一個抄送機關(guān)經(jīng)常不標句號。1.3.3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在抄送機關(guān)之下，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。

2.公文組成部分標識規(guī)則中常見的問題

2.1.排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國標標準A4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁面排版不整齊，行數(shù)和每行字數(shù)不

一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問題。

2.2頁碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側(cè)沒有一字線。

2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。

3.公文格式中常見的其他問題

3.1.數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯數(shù)字，如表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。

3.2.名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時說明“以下簡稱為××××”，再次使用時用簡稱。

3.3.時間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號時，同時加注公歷年份。3.4.標點符號。有將間隔號“·”寫為點號“.”的，如“96·8洪水”寫為“96.8洪水”，“山東省志·黃河志”寫為“山東省志.黃河志”。還有的連接號使用不規(guī)范，如“2002年2月2-6日”，使用連接號，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。

4.規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施

4.1.提高認識，加強領(lǐng)導

規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護其規(guī)范的體式，對于進一步提高公文的處理效率，推動機關(guān)正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領(lǐng)導和機關(guān)工作人員都要從這個高度去認識規(guī)范公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領(lǐng)導，不僅明確分管領(lǐng)導分管，安排業(yè)務(wù)精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領(lǐng)導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守。

4.2.加強文秘隊伍建設(shè)

適應(yīng)新形勢下公文處理工作的需要，必須建設(shè)一支思想素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)硬、勇于吃苦、樂于奉獻的文秘隊伍。加強文秘人員的政治理論學習，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認識到文秘崗位肩負的重任，樹立一絲不茍、精益求精的工作作風，增強干好工作的自覺性。加強文秘人員的業(yè)務(wù)培訓，積極創(chuàng)造條件，支持文秘人員參加業(yè)務(wù)知識的培訓學習，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.3.健全制度，規(guī)范程序

各級各單位應(yīng)根據(jù)《辦法》和上級的實施意見，相應(yīng)制定本單位公文處理的實施細則，建立健全有關(guān)的公文處理制度，嚴格發(fā)文處理中的擬稿、審核、校對、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規(guī)范化的運行機制。堅持公文處理由辦公室統(tǒng)一把關(guān)辦理的原則，防止“政出多門”。對某些格式問題，要做出統(tǒng)一規(guī)定，保證規(guī)范的公文格式落到實處。

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各個部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式，也就是公文的外觀形式。它是公文的權(quán)威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文內(nèi)容起著重要的保證作用。1996年5月，經(jīng)中央批準，中央辦公廳發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》。《條例》規(guī)定，黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等17項組成。

一、公文版頭部分

公文的版頭部分包括版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等6項。位于公文首頁上半部，約占整個頁面的1/3，與公文主體部分用一條紅色橫線相隔。紅線中間一般有一顆紅星，表示與政府機關(guān)、軍隊機關(guān)公文的區(qū)別。

1、版頭。主要是兩種形式：一是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字；二是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加括號標明文種，括號里填注“通知”、“報告”、“函”等。均用套紅大字居中印在公文首頁上半部，通稱“紅頭文件”，表示是機關(guān)的正式行文。下面留一定位置（備填注發(fā)文字號），下加一條斷開的紅線，在紅線斷開處點綴五星襯托（小字頭文件一般不用星線，只有一條紅線即可）。例如：“中共中央文件”、“中國共產(chǎn)黨中央委員會（批復(fù)）”等。聯(lián)合行文，可用主辦機關(guān)一家或并用聯(lián)署機關(guān)的名稱。

在公文版頭使用方面應(yīng)注意的問題是：

（1）版頭中發(fā)文機關(guān)要使用全稱或規(guī)范化簡稱，不要使用不規(guī)范化簡稱。如有個區(qū)的區(qū)委公文版頭是“中共××市××區(qū)委員會文件”，“中共”是簡稱，“委員會”是全稱，前簡后繁，體例不統(tǒng)一，發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)改為“中國共產(chǎn)黨××市××區(qū)委員會”或“中共××市××區(qū)委”。（2）要注意版頭上發(fā)文機關(guān)不要前后詞意重復(fù)。這種情況多發(fā)生在一些工廠黨委公文版頭中，出現(xiàn)“中共××廠黨委文件”字樣。這里，“中共”是“中國共產(chǎn)黨”的簡稱，“黨委”即黨的委員會。前后出現(xiàn)兩個“黨”字的詞義，詞意重復(fù)。應(yīng)改為“中國共產(chǎn)黨××廠委員會文件”或“××廠黨委文件”為宜。兩種式樣中，第一種顯得莊重些。

（3）聯(lián)合行文使用版頭要符合規(guī)定。聯(lián)合行文一般用主辦單位一家版頭，也可并用幾家版頭。一般情況，主辦機關(guān)應(yīng)排在最前邊。

（4）該用版頭的一定要使用版頭。公文使用不同版頭，標志著公文的不同規(guī)格和嚴肅性。該用正式公文版頭的一定要用。如，區(qū)委關(guān)于召開民主生活會情況向上級的報告，就應(yīng)使用正式公文版頭，不要用白頭。

（5）下級公文版頭用字不要大于上級公文版頭用字。下級公文版頭應(yīng)小于上級公文版頭，起碼不能比上級的大。

2、份號。份號是一件公文印刷份數(shù)的順序號，標注于公文首頁的左上角，一般用6位阿拉伯數(shù)字表示，例如“NO000015”。標識份號有利于秘書人員對公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分發(fā)、清退、查對、借閱和統(tǒng)計。特別是絕密公文，一定要標明份號。發(fā)文機關(guān)在發(fā)文時，一般在一定的時間內(nèi)，發(fā)往某一單位的同類公文的份號都是相對固定的。

在這方面，應(yīng)注意的問題主要有兩個方面：

（1）該標印的一定要標印。有的單位的一些公文，注明是絕密，但無文件份號，不利于加強對文件的控制，出了問題不便查清責任。

（2）標印位置要正確?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定“標注在公文的左上角”，應(yīng)按中辦“條例”的規(guī)定辦。

3、密級。密級就是公文的秘密等級。按照保密法規(guī)定，密級公文分為“絕密、機密、秘密”三個等級。它標注于份號下方位置。按照國家保密局關(guān)于《國家秘密文件、資料和其他物品標志的規(guī)定》，應(yīng)當在密級后注明保密期限，如“機密××年”?？紤]到黨的機關(guān)公文涉及的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，在《條例》中未提到保密期限問題。發(fā)文機關(guān)在發(fā)文時，若要確定保密期限，應(yīng)按保密局規(guī)定標注；若未標保密期限，則按《條例》第三十七條“公文密級的變更和解除由發(fā)文機關(guān)或其上級機關(guān)決定”的規(guī)定執(zhí)行。

關(guān)于這個方面，應(yīng)注意的問題：

（1）該標注密級的一定要標注，未涉及秘密內(nèi)容的就不要標注。

（2）秘密事項不要使用明傳電報傳送。使用明傳電報，必須是不涉及秘密事項的文件、材料。有秘密事項的公文、材料，也不要通過郵局發(fā)送。秘密公文、材料的傳遞必須通過機要通信局。

4、緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求，緊急文件分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應(yīng)分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在實際工作中，電報或電傳件一般都是比較緊急的，均需按要求標明緊急程度，具體位置按有關(guān)電報格式的規(guī)定標注。文件除個別情況外，一般不標緊急程度，《條例》也沒有對文件上緊急程度的標注位置作具體規(guī)定。若有的文件確很緊急，可在文件上蓋“特急”或“加急”章，也可在文件上掛“特急”或“加急”條，寫明辦理的時限要求，還可在裝文件的信封或文件包上標明具體送達的時限要求?？傊?，要確保緊急公文的及時傳遞和處理。但對于不急的公文切不可濫加緊急標識，避免影響真正急件的及時處理。

5、發(fā)文字號。發(fā)文字號是機關(guān)制發(fā)公文的編號，由機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分組成，缺一不可。機關(guān)代字要求準確、規(guī)范、無歧義、易識別，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中發(fā)”，中共中央辦公廳文件的代字用“中辦發(fā)”等。發(fā)文年度要用全稱，如“2002”，不能簡寫為“02”，并用“[ ]”括起來。發(fā)文字號一般標注在紅色橫線之上居中位置。若標注簽發(fā)人，發(fā)文字號則標注在紅色橫線之上左方位置，簽發(fā)人則標注于紅色橫線之上右方位置。聯(lián)系某一具體事務(wù)用函行文時，用印有單位規(guī)范名稱的信箋紙，發(fā)文字號則標注于版頭紅色橫線右下方位置。需要注意的是，上行文必須要用“呈”字，不能用其它文號，包括報告、請示等，還必須標注簽發(fā)人。

6、簽發(fā)人。《條例》規(guī)定，上報公文應(yīng)當在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人姓名。這主要是強調(diào)領(lǐng)導負責制，體現(xiàn)了公文的嚴肅性和領(lǐng)導人對公文的負責性。機關(guān)領(lǐng)導人應(yīng)當對本機關(guān)的發(fā)文負責，嚴格把關(guān)，確保公文質(zhì)量。特別是向上級機關(guān)請示、報告工作的公文標明簽發(fā)人，有助于上級機關(guān)了解情況，便于審閱。標注簽發(fā)人應(yīng)注意三點：

（1）只標姓名，不標職務(wù)。

（2）聯(lián)合行文，要標明聯(lián)署單位簽發(fā)人姓名，不能只標其中一個單位的簽發(fā)人。

（3）簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”等字樣。（4）字體要用黑體字

二、公文主體部分

包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等7項。

1、標題。標題是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。如《中共中央關(guān)于加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問題的決定》，就是由發(fā)文機關(guān)名稱“中共中央”、公文主題“加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問題”和文種“決定”這三部分組成的。有時也有省略發(fā)文機關(guān)名稱的情況。公文標題，有助于人們對公文的制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、性質(zhì)有一個簡要的了解，便于公文的登記、辦理、立卷以至于編研、查考。因此，公文標題一定要準確、鮮明、簡練，既能概括公文的主要內(nèi)容，點出公文的中心思想，又要選準文種。切忌使用新聞標題，或只寫文種，或是太長。公文標題位于發(fā)文字號和紅線下方，居中排列。一般不用標點符號（引號除外）。要求排列整齊、美觀，同時注意詞組、單位名稱間的關(guān)系，還要注意字體大小的選擇，一般用二號字。在公文標題的標印上，要注意如下四個方面的問題。

（1）公文一定要有標題。沒有標題的公文不符合規(guī)范化的要求。目前常見的一些無標題公文多屬于文件較短，而且又都是信函之類。但嚴格要求，還是加上為好。

（2）標題中成份不可殘缺。標題中，三個組成部分缺任何一個都是不規(guī)范的。有的公文只寫發(fā)文機關(guān)名稱和文種兩項，如“中共××省委通知”；有的甚至只有文種一項。這種情況除了公文很短（如僅有一個頁碼）還勉強可以外，其他都應(yīng)把三部分寫全。文種是無論如何不能省略的。

（3）標題中不能同時出現(xiàn)“請示”與“報告”字樣。如《關(guān)于建議在今年“七一”前后在全省廣泛開展地方黨史宣講活動的請示報告》，從文種上看，既有請示，又有報告，這種情況實際上是篇請示，應(yīng)刪去“報告”二字。

2、主送機關(guān)。即主要受理公文的機關(guān)，也稱公文上款。它負有對公文內(nèi)容進行了解、答復(fù)或貫徹執(zhí)行的責任。除決議、決定、通報、公報及會議紀要等以外，都應(yīng)當在標題之下、正文之上頂格注明主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當用全稱或規(guī)范化簡稱，或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。如“中國共產(chǎn)黨新疆維吾爾自治區(qū)委員會”可簡稱為“新疆區(qū)黨委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治區(qū)、直轄市黨委可統(tǒng)稱為“各省、自治區(qū)、直轄市黨委”。需要注意的是：

（1）使用簡稱要規(guī)范、準確；使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準確。

（2）不能不寫主送機關(guān)。否則，就不知誰是公文的辦理單位。主送機關(guān)的位置要正確。

（3）省略主送機關(guān)的方式要正確使用。按照公文處理條例，“決定”、“決議”、“紀要”、“意見”之類的公文，可省略抬頭，但文尾必須注明公文的發(fā)送范圍。有的公文使用了這類文種，按規(guī)定省卻了抬頭，可文尾卻未注明發(fā)送范圍，不知公文發(fā)到哪里，影響公文的貫徹落實。有的在文后標注發(fā)送范圍的地方距正文太遠，這都是不規(guī)范的，應(yīng)在正文后空一行的位置標注。有的在此件發(fā)至后加上了冒號，這是不對的。

（4）行文主送機關(guān)使用要符合要求。要注意行文規(guī)則。有的縣委單家發(fā)文，主送機關(guān)包括了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，有的市直部門發(fā)文發(fā)送單位是各縣（市）區(qū)委，這都是不符合要求的。部門向下發(fā)文只能向?qū)?yīng)的下級部門發(fā)文，不能向一級黨委或政府發(fā)文。上行文主報單位應(yīng)是一個（聯(lián)合行文可報對應(yīng)的上級機關(guān)），如需讓另一個上級機關(guān)知道，可采用“抄報”或“并報”方式，即在抬頭上寫清“并報×××”，或在主題詞之后寫清“抄報×××”。

3、正文。正文即表述公文的內(nèi)容。它是公文的主體和核心所在，位于主送機關(guān)下方。每段的首行要空二個字的位置。一般來講，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款，為維護公文的完整性，避免出現(xiàn)問題，應(yīng)在末頁第2行注明“（此頁無正文）”。在具體操作中，盡量避免出現(xiàn)“此頁無正文”的情況。關(guān)于正文的字體，過去我們要求除大標題外一律用仿宋體。從去年開始，中央、省都將二級標題改成了黑體字，我市也改過來了，允許有字體變化，這樣更醒目些。

4、附件。是正文的補充材料或參考材料。公文若帶附件，應(yīng)當在正文之后、落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝訂在一起。有的單位在行文時，把附件名稱放在落款之后，或者沒有注明附件，或者主件附件分開分送，且份數(shù)不一致，這都是不規(guī)范的，也不便于公文的處理。請示件的附件要完整。凡是請示中涉及到的有關(guān)材料均應(yīng)附上，以便承辦部門辦理，提高辦文速度。凡印發(fā)規(guī)章和批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報告等印發(fā)件，其中的“規(guī)章”和“報告”不屬附件，而是主件的一部分，此種“規(guī)章”和“報告”的內(nèi)容應(yīng)視為正文。

5、發(fā)文機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當用發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱，標注于正文右下方位置。黨的機關(guān)公文一般以機關(guān)名義署名，特殊情況需要由機關(guān)領(lǐng)導人署名的，應(yīng)當寫明職務(wù)。需要注意的是凡有主送單位的公文必須有落款，即發(fā)文機關(guān)署名。不能以標題中的發(fā)文機關(guān)代替落款。落款署名還要與標題中的發(fā)文機關(guān)一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署領(lǐng)導人簽發(fā)日期或者會議通過日期。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機關(guān)最后的一個簽發(fā)日期為準。成文日期要完整地寫明年月日，標于發(fā)文機關(guān)署名右下方，低兩格。會議紀要、決議、決定、條例、規(guī)定等不標注主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。有的單位這類公文沒有成文日期，有的成文日期放在文后，這很不規(guī)范。特提電報要寫明具體時間。需要注意的是黨的機關(guān)公文成文日期要用阿拉伯數(shù)字，不能用漢字，這與政府公文有所不同。

7、印章。公文加蓋印章是發(fā)文機關(guān)對公文生效負責的憑證。根據(jù)黨的機關(guān)公文的特點，除普發(fā)性有固定格式的“紅頭文件”和會議紀要外，一般應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。特別是請示件等上行文，一定要加蓋印章。印章要端正、清晰，蓋在發(fā)文日期中間偏上位置，上不壓正文，下不壓日期。

三、公文文尾部分

文尾部分，是指公文末頁的尾部。它包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)和印制版記等四項。

1、印發(fā)傳達范圍。要根據(jù)公文內(nèi)容、密級和工作需要確定。一般普發(fā)性公文需在成文日期的左下方標注印發(fā)傳達范圍。標注印發(fā)傳達范圍，要注意表述準確?！按思l(fā)至縣、團”與“此件發(fā)至縣、團級”，一字之差，所指范圍不同。對于一些特殊件，印發(fā)、傳達范圍以及傳達的時限、保密要求等都要標注清楚。大部分公文只需標注主送、抄送單位，不必標注印發(fā)傳達范圍。

2、主題詞。公文標注主題詞是為適應(yīng)辦公自動化的需要，方便公文檢索和信息處理而開展的一項工作?！稐l例》規(guī)定，“主題詞按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》進行標注，位于抄送機關(guān)上方”。主題詞與抄送機關(guān)之間用橫線相隔。黨的機關(guān)公文標注主題詞要準確反映公文主題，以達到便于檢索和利用的目的。需要注意的是，標注主題詞要盡量用《公文主題詞表》里的詞，確實無法表述準確的可以自造，后面加△。

3、抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)以外需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)標注于主題詞下方、印制版記上方位置。抄送機關(guān)與印制版記之間用橫線相隔。公文的抄送范圍應(yīng)當嚴格按工作需要和保密要求確定。抄送單位的排列順序一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系掌握。

在公文標注抄送范圍上，要注意以下問題：

（1）不要漏抄漏送。根據(jù)行文規(guī)則，越級行文應(yīng)同時抄報（或抄發(fā)）越過的機關(guān)。也就是說，上級機關(guān)越級向下行文（如省委直接向縣委行文）應(yīng)抄發(fā)越過的行文對象的直接上級機關(guān)，下級機關(guān)越級向上行文（如縣委直接向省委行文）應(yīng)抄報越過的直接上級機關(guān)。如一個縣的縣委、縣政府《關(guān)于改變計劃生育落后面貌的報告》，直接報送了省委、省政府，卻沒有抄報市委、市政府，是違反行文規(guī)則的。

（2）不要濫抄濫送。公文的抄送范圍必須準確確定，嚴加控制。

（3）不能既對組織又對個人。按照公文處理規(guī)定，公文“不要直接送領(lǐng)導者個人”?？梢恍┑胤綄⒐闹苯铀皖I(lǐng)導者個人的現(xiàn)象很普遍，凡發(fā)文都要抄報主管書記、市長。這是不符合行文規(guī)則的。

（4）“抄”字不應(yīng)省略。有一些地方的公文將抄報、抄送、抄發(fā)中的“抄”字省略，成了“報、送、發(fā)”，以致弄不清是主送還是抄送。所以，“抄”字是不應(yīng)省略的。

4、印制版記。印制版記也叫印發(fā)說明，它包括公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機關(guān)名稱和日期位于公文末頁下端同一行的兩端，份數(shù)加括號標注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。印制版記表示印刷機關(guān)對公文的印制負責，同時便于查考。如翻印，則要在印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期下方標注翻印機關(guān)名稱、翻印日期和翻印份數(shù)。

各級各部門機關(guān)公文用紙現(xiàn)在一律改用國際標準A4型。

二、公文的種類及常用文種的撰寫

所謂公文種類，一般是指公文制發(fā)機關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)和所承擔的任務(wù)而確定的行文形式和名稱。黨的機關(guān)公文的分類，《條例》規(guī)定，主要有14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。平常我們用的沒有這么多，最常用的也就是通知、通報、報告、請示、批復(fù)、會議紀要這幾種。

一、通

知 通知，是用來傳達上級的指示，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項時所使用的一種文體。

通知，在各級黨政機關(guān)、人民團體和廠（礦）企事業(yè)等單位的公務(wù)活動中使用比較廣泛。因為這種文體適用性比較強、形式靈活、簡便、多樣，所以使用頻率較高，是用的最多的一種公文。通知可分為幾種類型，如：指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般來說，上級機關(guān)需要對下級機關(guān)或所屬單位下達指示，而內(nèi)容又不適于用“命令”或“指示”等文種發(fā)布的，便發(fā)布指示性通知。這類通知的內(nèi)容只是傳達某項具體指示，沒有附件。

撰寫指示性通知要注意以下幾點：

（1）一般來說，指示性通知針對性和政策性要強。開頭部分要寫通知緣由，一般應(yīng)交待出發(fā)布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進一步提出通知事項作好鋪墊。用語要簡潔、明確，文字不宜過多，然后用過渡語“現(xiàn)通知如下”、“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”、“為此，特作如下通知”等，后用冒號，并啟下文，寫通知的事項。

（2）通知事項是指示性通知撰寫的主干。它是受文單位執(zhí)行的依據(jù)，因此，要明確、具體地交待出應(yīng)知和應(yīng)辦的事項，即工作的任務(wù)和要求，切忌含混籠統(tǒng)。在結(jié)構(gòu)安排上，一般采用分條列項式寫法，用序號標明層次。要做到條理清晰，便于下級領(lǐng)會和執(zhí)行。

（3）為了防止政策規(guī)定矛盾，有的指示性通知結(jié)束語中常寫有“凡與本規(guī)定有抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行”等語。

2、批示性通知

批示性通知包括三種情形：一是用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，通稱“批轉(zhuǎn)性通知”；二是用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)，同級機關(guān)和不相隸機關(guān)的公文，通稱“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；三是印發(fā)有關(guān)的文件材料，如領(lǐng)導人講話、本機關(guān)的工作計劃和工作總結(jié)等，通稱“印發(fā)性通知”。這類通知的后面均附有被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的原文。

批示性通知的正文一般應(yīng)載明三層內(nèi)容：一是寫明對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的評價性意見或態(tài)度，措詞要適度、中肯，語氣要肯定；如“現(xiàn)將《全國婦幼衛(wèi)生工作會議紀要》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請參照執(zhí)行”。二是指明通知事項的意義，也就是闡述批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)該文件的必要性和重要性；三是提出具體的貫徹執(zhí)行的意見或要求。

3、會議性通知

會議通知主要是通知與會的有關(guān)單位了解會議的名稱、主持單位、召開會議的目的、會議的內(nèi)容、開會的時間、天數(shù)及參加人員，報到日期和地點，是否需要帶文件、材料等，以便做好準備。為了安排好會務(wù)工作，有的會議通知還要求提前報告參加會議的人員名單（包括性別、職務(wù)）、乘坐的交通工具等情況。若是召開表彰性會議的通知，還要寫明評選勞?；蛳冗M人物的范圍、條件、方法、名額和組織領(lǐng)導等有關(guān)事宜。會議性通知比較好寫，關(guān)鍵是要認真、細致、周全，不出現(xiàn)漏洞。會議的內(nèi)容如果保密，通知中可不寫開會的內(nèi)容和討論的議題。

4、任免通知

上級機關(guān)任免下級機關(guān)的領(lǐng)導人，或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下屬單位知道時，要印發(fā)任免通知。

5、一般性通知 一般性通知，是要某些單位辦理某項事宜或告知其某些事情時所用的一種通知。用這種通知形式比較多，如：關(guān)于慶祝某一個節(jié)日，舉行某種紀念活動安排的通知，成立、調(diào)整、撤銷某個機構(gòu)的通知，調(diào)整某一個領(lǐng)導小組成員的通知，啟用某某單位印章的通知，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料的通知等等。

二、通

報

通報，是黨政機關(guān)和社會團體用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況時使用的一種公文，這種公文、多數(shù)是屬于上級機關(guān)為了使下級機關(guān)知道某一方面工作的經(jīng)驗、教訓或重要情況而印發(fā)的。它對于溝通信息，互通情況，學習經(jīng)驗，吸取教訓，改進工作很有益處。

通報一般由以下幾部分組成：

（一）標題

標題構(gòu)成方式主要有兩種，一是完整式，即包括發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三個要素。這種形式的標題最為多見，如《中央紀律檢查委員會關(guān)于不準干擾大學畢業(yè)生分配工作的通報》等；二是省略式，即由“事由和文種”兩要素構(gòu)成，如《關(guān)于連續(xù)發(fā)生重大火災(zāi)情況的通報》等。

（二）通報緣由

這部分是通報正文寫作的引言，是全篇內(nèi)容的總括。具體而言，表彰性和批評性通報一般應(yīng)寫明時間、有關(guān)單位和人員、主要事項、結(jié)果等要素，同時還要亮明發(fā)文機關(guān)的基本觀點或態(tài)度。通報緣由要起到提綱摯領(lǐng)的作用。需要說明的是，有些表彰性通報，往往省略這部分，即行文開篇就進入通報事項的敘述，給人以單刀直入，簡煉明快的感覺。傳達性通報，如是傳達重要精神的，則應(yīng)著重寫明其來源和基本內(nèi)容。究竟是什么時間，由哪個上級機關(guān)下達了什么重要精神？對此均要準確、概括的予以載明。如系傳達重要情況的，則應(yīng)寫明該情況發(fā)生的時間、地點、涉及的范圍、問題的性質(zhì)及影響等方面的內(nèi)容。這部分的結(jié)尾處，通常用過渡語“特通報如下”等開啟下文。

（三）通報事項

這部分是通報寫作的主體和核心，也是發(fā)文機關(guān)賴以提出有關(guān)希望或要求的基礎(chǔ)和憑據(jù)。因此，要寫得準確、具體、完整，將通報的基本內(nèi)容如實交待清楚。具體來講表揚和批評性通報應(yīng)主要載明事件發(fā)生的時間、地點、涉及的單位和人員、大致過程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等諸項要素。要在通報緣由的基礎(chǔ)上進一步展開，使之更加具體和深化。

（四）處理意見

這部分是通報寫作的精要之筆。它是指對有關(guān)單位或人員的具體表彰或處分意見，或?qū)τ嘘P(guān)精神或情況的處理意見。用語要簡明精煉。表彰性通報，一般應(yīng)寫明經(jīng)哪級組織批準，決定授予什么榮譽稱號，給予怎樣的物質(zhì)獎勵，等等；批評性通報應(yīng)寫明給予何種懲處。傳達性通報往往不單獨寫這部分，而與下文“希望或要求”合并寫。

（五）原因分析

傳達性通報一般沒有這層內(nèi)容。就表彰性和批評性通報而言，“原因分析”是不可缺少的重要組成部分。它要在通報事項及處理決定的基礎(chǔ)上，作進一步的分析和評價，揭示問題的實質(zhì)，概括出可資借鑒的經(jīng)驗或應(yīng)當吸取的教訓。表彰性通報應(yīng)著重說明主體行為的非偶然性，也就是其先進行為決不是一時沖動，頭腦發(fā)熱，不是一蹴而就的閃電行動，而是平時注重修養(yǎng)，嚴格要求自己的結(jié)果；批評性通報也要深入挖掘問題的實質(zhì)，要切中要害，一針見血。

（六）通報希望或要求 這部分是前述內(nèi)容的自然延伸，也是制發(fā)通報的目的和歸宿所在。要緊密結(jié)合被表彰或被批評的事件行為，以及傳達的某一重要精神或情況，透過表面現(xiàn)象，挖掘其深層含義，進而提出具有普遍指導和教育意義的希望或要求。

（七）結(jié)尾

一是制發(fā)通報的機關(guān)名稱，二是制發(fā)日期。

三、請

示

請示是下級機關(guān)向主管上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門，對某項工作或問題請求指示，要求給予答復(fù)或?qū)徍伺鷾室约罢埱髱椭鉀Q工作困難時所使用的一種公文。從日常行文情況看，常用請示這種文種的主要有以下幾種情況：一是本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)不能決定而必須經(jīng)上級主管部門批準的，以及上級主管部門明確規(guī)定必須請示批準的問題；二是對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度不甚了解，有待上級主管部門明確答復(fù)才能辦理的問題；三是工作中出現(xiàn)了新情況、新問題，而無章可循或者按原規(guī)定難以處理的問題；四是因事情重大，為防止處理不當，需請示上級審批的事項等。

那么，如何撰寫請示，有這么幾點要把握：

1、擬好標題。標題一般由發(fā)文單位、請示事項和文種名稱所構(gòu)成。如“中共橋東區(qū)委關(guān)于召開第三次黨代表大會的請示”。其中，發(fā)文單位是“中共橋東區(qū)委”，請示事項是“關(guān)于召開第三次黨代表大會”，文種是“請示”。這份請示的標題寫得簡單明確，使人一看，就知道請示的是什么問題。

2、寫好正文。正文，要詳細、準確地寫明請示的理由，同時要提出本單位對解決這一問題的意見。但要注意文字的簡潔，以說明問題為止。對請示的問題，有的還可以提出幾個方案，供上級領(lǐng)導機關(guān)決策參考。所提意見要有根有據(jù)，所提幾個方案，要加以分析、比較，說明利弊以及本單位的傾向意見。如“橋東區(qū)委關(guān)于召開第三次黨代表大會的請示”，要寫明召開黨代表大會的理由，擬召開時間，區(qū)黨代表的名額分配，大會擬審議通過的事項，需要市委解決的問題等等內(nèi)容，要寫得詳細、準確，但文字要簡潔，能說明問題就行。

3、收好尾。請示的結(jié)尾，要具體提出對上級的希望和要求。提要求適當，提建議要合理，行文的語氣應(yīng)當誠懇而謙和，迫切而不躁。常用語如：“妥否、請批示”、“以上意見如無不當，請批準”、“以上意見當否，請批復(fù)”、“此意見如可行，請批轉(zhuǎn)……執(zhí)行”等等。

4、請示要一文一事。不能在一份請示中，請示幾個問題，否則，不便于上級領(lǐng)導機關(guān)及時答復(fù)，甚至容易出現(xiàn)漏批現(xiàn)象。

5、請示和報告不要混在一起寫，請示就是請示，報告就是報告。請示雖然有報告事項的性質(zhì)，但與報告是不同的。兩者的區(qū)別在于，“請示”一般都需要上級機關(guān)答復(fù)，也就是需要上級機關(guān)表態(tài)，于是就同下行文中的批復(fù)等構(gòu)成了相照應(yīng)的關(guān)系；報告則是不需要上級機關(guān)答復(fù)的。需要注意的是，下級機關(guān)只能按照隸屬關(guān)系向直接的主管機關(guān)發(fā)文請示，不得向無隸屬關(guān)系的機關(guān)發(fā)文請示。因為只有具有直接隸屬關(guān)系的直接主管的上級機關(guān)，才有批復(fù)的資格和權(quán)力。如，去年，我市向國家新聞出版總署一個請求事項，想成立西柏坡出版社，起草時用的是出版局的名義，后來為提高規(guī)格，改用市委、市政府兩家的名義，市委辦公廳法規(guī)處在核文時感覺不符合行文規(guī)范要求，建議改成了發(fā)“函”，因為國家新聞出版總署不是我們的直接上級機關(guān)。另外，也不能寫多頭請示或者越級請示，否則既不便于文書處理，又不便于上級答復(fù)問題，有時容易誤事。

6、請示性文稿，要經(jīng)單位主管領(lǐng)導簽發(fā)后行文，如果同一件事情幾個單位聯(lián)名向上請示，所有單位要搞會簽，以示負責。在行文時用“呈”字文，并標明“簽發(fā)人”，這是有規(guī)范要求的。

四、報

告

報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況和問題、提出建議以及回復(fù)上級機關(guān)的查詢或交辦事項時使用的一種陳述性公文。這個文種種類比較多，在黨政機關(guān)中常用的有專題報告、綜合報告、總結(jié)報告等。在通常情況下，下級機關(guān)應(yīng)主動向上級機關(guān)寫報告，反映情況；有時，上級機關(guān)專門要求下級機關(guān)就某一個問題寫出報告。這樣，上級機關(guān)通過下級機關(guān)報上來的各種報告，可以了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗。通過對下級情況的綜合分析，又可以作為制定政策，部署工作的重要依據(jù)。

建議性的專題報告必須經(jīng)過調(diào)查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分說理，言之有物，這樣才能使人信服。專題性報告速度要快、內(nèi)容要專、情況要實、篇幅要短。

寫綜合報告和總結(jié)報告，在通常情況下，這兩種報告的內(nèi)容可分為情況、經(jīng)驗、問題、今后意見幾部分。但是必須突出重點，不能眉毛胡子一把抓。同時，也必須搞好定性和定量的綜合分析，并注意各方面的關(guān)系。

由于各種報告內(nèi)容的側(cè)重點不同，在寫法上往往有所差異，但其寫作模式基本相同。大體包括這幾個部分：

1、標題。

2、報告引據(jù)。

3、報告事項。

4、結(jié)尾。我們重點就報告的正文也就是“報告引據(jù)”和“報告事項”這兩部分向大家介紹一下。

報告引據(jù)是報告正文的開頭。它要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內(nèi)容或基本情況，也可陳述有關(guān)的背景或緣由。要做到開門見山，落筆入題。然后用過渡語“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”，“為此，特做如下報告”等開啟下文。接著要寫報告事項。這部分是報告正文的主體和核心。撰寫時要緊緊圍繞行文的目的和主旨進行陳述，如是匯報工作，則應(yīng)首先寫明工作的基本情況，其次寫明主要做法和成績，包括采取的辦法，措施以及由此帶來的直接效果等，最后寫明還存在什么問題以及今后的工作設(shè)想。在內(nèi)容布局上，一般將第二層次詳寫，第三層次略寫。如是反映問題，則應(yīng)首選對所要反映的問題或情況作一概述。然后集中分析產(chǎn)生問題的原因，最后提出解決意見和辦法。如是答復(fù)上級機關(guān)的詢問和要求，應(yīng)首先扼要敘述上級機關(guān)交辦的事項或任務(wù)，然后寫明處理的大致過程，包括采取的辦法或措施，處理中遇到的問題及需要進一步陳述的事項等，最后交代處理結(jié)果，同時征詢上級機關(guān)對處理結(jié)果的意見。

結(jié)尾和請示不同，多用“以上報告如有不妥，請指示”、“特此報告”等字樣。

五、批

復(fù)

批復(fù)，是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項時使用的一種公文。批復(fù)是直接對下級請示事項作出的答復(fù)，具有一定的指導性。雖然面不寬，但使用頻率也是比較高的。

批復(fù)的正文一般由引語、主體和結(jié)尾三部分組成。

1、引語。引語是批復(fù)開始的第一段或第一名話，這是批復(fù)的根據(jù)。通常要寫清楚方面的問題：一是接到下級機關(guān)事項的日期，請示的問題或文號；二是簡要引述來文所請示的事項。一般情況下，引語只要說明下級有關(guān)請示已經(jīng)“收到”、“收悉”即可但也可以在引述來文的事項之后，表明批復(fù)者的態(tài)度。如“經(jīng)研究，同意………”或“經(jīng)研究，答復(fù)如下”成為由引語到主體的過渡語。

2、主體。這是批復(fù)的中心內(nèi)容。要根據(jù)黨和國家的方針政策、法律、法令、規(guī)章、制度和實際情況，對請示中提出的問題，作出恰當?shù)拿鞔_的答復(fù)。內(nèi)容簡單的只表明同意或不同意；應(yīng)該和不應(yīng)該。內(nèi)容復(fù)雜的，除表明同意或不同意的態(tài)度之外，還要說明同意或不同意的理由。也可同時指出如何才能保證批復(fù)事項的完成，或如何防止某些問題的出現(xiàn)。

3、結(jié)尾。批復(fù)的結(jié)尾比較簡單。一般只需在正文下另起一行寫出“特此批復(fù)”、“此復(fù)”即可，不用標點符號。

批復(fù)要注意以下三點：一是一請示，一批復(fù)。因為批復(fù)是針對下級機關(guān)請示事項的，請示本身要求一文一事。所以，批復(fù)也要一請示一批復(fù)，突出針對性。二是觀點鮮明，態(tài)度肯定。“同意”、“不同意”，“不予準許”或“緩辦”，要當行則行，當止則止，明確表態(tài)，切忌含糊其辭，模棱兩可。三是文字要簡煉。

六、會議紀要

會議紀要，是用準確而精煉的語言綜合記敘重要會議的主要精神和議定事項，要求有關(guān)方面或下級機關(guān)共同遵守和執(zhí)行的紀實性、指導性公文。會議紀要的用途主要是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。同時，又可以作為一個機關(guān)或單位召開重要會議時研究、議定重大事項的歷史記載。

會議紀要主要有兩種類型：一種是某些部門或戰(zhàn)線召開工作會議所形成的工作會議紀要，另一種是黨政機關(guān)領(lǐng)導班子開會，集體討論研究某些重大問題所形成的例行會議紀要，如：書記辦公會議紀要、常委辦公會議紀要，等等。

撰寫工作會議紀要比撰寫例行會議紀要要求更高，難度更大。這主要是因為工作會議紀要經(jīng)過領(lǐng)導機關(guān)審核批準后，一般多以公文形式下發(fā)，要求有關(guān)單位執(zhí)行。

撰寫工作會議紀要，應(yīng)當注意以下幾點：

1、一般來說，開頭寫會議概況和基本估計，然后轉(zhuǎn)入正文。

2、工作會議紀要的正文內(nèi)容，要根據(jù)會議的宗旨和議定的重要事項，用準確而精練的語言綜合記敘出議事要點。要求重點突出，觀點鮮明，是非分明，對有爭議的問題要表明態(tài)度。

3、撰寫工作會議紀要，提煉和概括議事要點要完整，論述和判斷要準確；要分層次、有條理的敘述，避免雜亂無章、前后矛盾。

4、文字要簡練，開門見山，不講套話、空話。

5、工作會議紀要的內(nèi)容限于會議議定的事項，會上沒有涉及的內(nèi)容不能寫上。

三、撰寫公文要注意行文關(guān)系

行文關(guān)系，是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。各級黨政機關(guān)、各個業(yè)務(wù)部門、各個單位的行文關(guān)系，是根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。在各級黨政機關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門的公務(wù)活動中，理順行文關(guān)系，按照正確的行文關(guān)系發(fā)文，對正確行使自己的職權(quán)，提高工作效率有著重要意義。行文關(guān)系混亂，必然影響正常的工作程序，以致造成工作的失誤。因此，各級黨政機關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導同志和秘書工作人員，在制發(fā)和簽批公文時，應(yīng)當按照正常的行文關(guān)系辦事，保證上下級之間、部門之間的正確行文。

正確的行文關(guān)系應(yīng)當遵循以下幾條原則：

（一）下級機關(guān)應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文，一般不能越級行文。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級向上行文時，必須抄報發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

（二）黨委與政府之間，黨組與行政部門之間不能互相行文。

（三）黨委或政府機關(guān)各自所屬的各個業(yè)務(wù)部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，平行單位之間或不相隸屬的單位之間一般只能發(fā)平行文。

（四）業(yè)務(wù)上下對口的單位可以在業(yè)務(wù)管轄范圍內(nèi)互相行文；“條條”一般不對“塊塊”下指示、作規(guī)定。

（五）同級部門或單位可以聯(lián)合行文。但主辦單位要主動與有關(guān)單位協(xié)商，不得自作主張，強加于人。

（六）特殊情況下，上級機關(guān)可以越級向下級行文，同時抄送收文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

此外，理順行文關(guān)系還應(yīng)注意下面三個問題。

第一，上級業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)本級黨政機關(guān)領(lǐng)導授權(quán)，答復(fù)下級黨政領(lǐng)導機關(guān)的請示。否則，不可隨意向下級黨政領(lǐng)導機關(guān)發(fā)號施令。

第二，上級黨政領(lǐng)導機關(guān)的辦公廳（室）向下級黨政領(lǐng)導機關(guān)部署工作，下達通知，轉(zhuǎn)發(fā)上級指示，批轉(zhuǎn)重要規(guī)定和印發(fā)領(lǐng)導講話時，必須在批語或按語中注明“經(jīng)某某黨政機關(guān)或領(lǐng)導批準（同意）”等語，以示負責。

第三，上級機關(guān)向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)抄報發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)

第二篇：公文字體要求

字體

1、公文版頭 宋體（仿宋），字號可 根據(jù)文字的多少確定

2、發(fā)文字號 4號仿宋（新宋）

3、公文標題 2號宋體

4、受文單位、正文

35、附件

36、發(fā)文機關(guān)、成文時間

37、主題詞

38、抄送單位、印刷版記

49、簽發(fā)人

310、密級、緊急程度 3段落行間距： 28磅 頁邊距： 上下 2.52mm 左右 3.17mm

號仿宋 號楷體 號仿宋 號黑體 號仿宋黑體 號仿宋 號黑體

第三篇：公文字體要求

公文印章規(guī)范用字有關(guān)事項的通知

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣直（含中、區(qū)直）有關(guān)單位：根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)人民政府關(guān)于印發(fā)廣西壯族自治區(qū)國家行政機關(guān)公文處理辦法實施細則的通知》（桂政發(fā)〔2007〕59號）和《廣西壯族自治區(qū)人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)廣西壯族自治區(qū)人民政府及辦公廳公文格式細則的通知》（桂政辦發(fā)〔2007〕158號）要求，為進一步規(guī)范我縣各單位公文印章用字，請各單位遵照如下要求執(zhí)行。

一、公文發(fā)文字號

公文發(fā)文字號，由機關(guān)代字、年份和序號組成，置于發(fā)文機關(guān)標識下，用3號仿宋體字標識。發(fā)文字號中，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（如1不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文，使用主辦機關(guān)發(fā)文字號。六角括號〔〕可從插入菜單的“特殊符號”項的“標點符號”處選出鍵入。

二、公文標題

公文標題，一般位于公文眉首之下、主送機關(guān)之上。公文標題中除法律法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題應(yīng)當簡明扼要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標識發(fā)文機關(guān)。公文的標題一般由“發(fā)文機關(guān)名稱 +公文主要內(nèi)容 +文種”組成。函、批復(fù)、任免通知、會議紀要的標題由“公文主要內(nèi)容 +文種”組成。公文標題用2號小標宋體字，可一行或多行居中排布；回行時，應(yīng)注意詞意完整，排列對稱，間距恰當。

三、主送機關(guān)

主送機關(guān)，是指公文主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用主送機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送機關(guān)在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識。公文主送機關(guān)名稱按市級人民政府、縣級人民政府、自治區(qū)農(nóng)墾局、自治區(qū)人民政府各組成部門、各直屬機構(gòu)的順序排序；跨系統(tǒng)聯(lián)合行文的，按黨、政、軍、群順序排列。主送機關(guān)名稱過多，回行時仍需頂格。因主送機關(guān)過多而導致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中，在主題詞之下、抄送之上予以標識。

四、公文正文

公文正文，位于主送機關(guān)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。一般情況下正文用3號仿宋體字。公文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，公文用紙一般采用國際標準A4型紙（210 mm×297mm），左側(cè)裝訂。文字從左向右橫排，每頁排22行，每行排28個字。（鍵入頁面設(shè)置 頁邊距：上3.5cm，下2cm，左2.8cm,右2.8cm;鍵入格式段落左右縮進-0.5字符，間距段前段后0行，行距設(shè)置1.4倍。）

五、公文附件

公文附件說明，應(yīng)在正文下空1行左空2字、用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號，冒號后標識附件順序號和附件名稱。附件順序號使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號，如回行應(yīng)與上行文件附件名稱文字齊平。附件應(yīng)在附注之后、主題詞之前另頁全文打印，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時依順序標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂的，應(yīng)在附件首頁的左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識“附件”及序號。

六、公文成文日期

公文成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容，用中文數(shù)字將年月日標全，規(guī)定“零”要寫成“○”，要區(qū)別漢字 “○”與阿拉伯數(shù)字“0”，不可相混使用。如“二〇〇九年”不能寫成“二00九年”，也不能寫成大寫英文字母 “二oo九”年。

公文成文日期以發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期，右空四格。成文日期可從插入菜單的“日期和時間”處鍵入。

七、發(fā)文印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期，并加蓋發(fā)文機關(guān)印章。成文日期后空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

八、主題詞

主題詞是用于提示公文內(nèi)容、便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞，在抄送欄之上，居左頂格標識?！爸黝}詞”用3號黑體字，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。主題詞按照《國務(wù)院公文主題詞表》的規(guī)定和要求標引。

九、抄送機關(guān)

抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關(guān)設(shè)在主題詞下1行，抄送欄左右各空1字，作4號仿宋字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)名稱的排列分3層：第一層為黨、軍、群；第二層為人大常委會辦事機構(gòu)，政協(xié)辦事機構(gòu)，法院，檢察院；第三層為各民主黨派機關(guān)，工商聯(lián)。抄送機關(guān)間用逗號隔開，在最后一個抄送機關(guān)后標句號。

十、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)欄，設(shè)在抄送欄之下，左右各空1字，用4號仿宋體字標識。印發(fā)機關(guān)居左空1字；印發(fā)日期居右空1字，用阿拉伯數(shù)碼標識。印發(fā)日期為公文付印的日期；無抄送機關(guān)時，印發(fā)機關(guān)欄在主題詞之下，占l行位置。印發(fā)份數(shù)居印發(fā)機關(guān)欄下右空2字標識，使用4號仿宋體字，用圓括號括入。

另外，還要注意的是：

第一，公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要符合規(guī)范，公文應(yīng)力求減少過多過細的結(jié)構(gòu)層次。

一級標題序碼用：一、二、三、……大寫數(shù)字后用頓號“、”，不能寫成：一.二.三.……

二級標題序碼用：

（一）（二）

（三）……括號后不能加頓號 “、”，不能寫成：

（一）、（二）、（三）、……

三級標題序碼用：1．2．３．……阿拉伯數(shù)字后用圓點“.”，不能用頓號“、”，不能寫成1、2、3、……

鍵入標點“.”時要注意切換成全角。

四級標題序碼用：⑴⑵⑶……

不能寫成⑴、⑵、⑶、……

“第一”、“第二”，“首先”、“其次”后面，用逗號。

引號、書名號之間的頓號可用可不用，但不論用否，全篇一定要統(tǒng)一。書名號“《》”“〈〉”從插入菜單的“特殊符號”項選擇。

縣各相關(guān)單位要充分認識國家通用語言文字規(guī)范化、標準化的重要意義，進一步加強管理和監(jiān)督本行政區(qū)域、本單位使用國家通用語言文字的情況，繼續(xù)認真深入開展公文及印章用字檢查工作，提高我縣語言文字使用的規(guī)范化水平。

第四篇：公文字體要求

公文字體要求

公文都有相對固定的字體要求。為了使各校上報材料統(tǒng)一字體標準，便于傳送，現(xiàn)在傳這幾種字體給你們，要求各校下載安裝：

一、方正小標宋GBK（方正小標宋GBK）。

該字體要求用在文章標題上及主題詞的詞目。一般采用二號，若字數(shù)較多可以用小二號。如“廣南縣教育局關(guān)于對曙光12?24非道路交通事故的自檢自查報告”主題詞的詞目用三號。

二、方正黑體GBK

該字體一般用在文章正文的分層第一層上。版記的主題詞三個字也是用該字體。

如“

一、事故處置情況；

二、存在問題及原因”

三、方正楷體GBK（方正楷體GBK）該字體用字文章正文分層的第二層上。

如

（一）講求實效，建設(shè)學習型黨組織；

（二）踐行黨員義務(wù)，努力爭當“五模范”。

四、方正仿宋GBK（方正仿宋ＧＢＫ）該字體用在正文里，除開分層的標題以外的字。另外，文章分層順序是：第一層用“一、二、三”，序號與標題之間用頓號“、”同時用方正黑體ＧＢＫ。第二層用“

（一）、（二）、（三）”，序號與標題之間不用任何符號。第三層用“1、2、3”，序號與文章之間用圓點“.”，而不是頓號。第四層用“（1）、（2）、（3）”，與文章之間不用任何符號。

公文正文里的任何字體都采用三號字，完成公文的撰寫后將正文全選中，進行最后一次字體矯正用“times new roman”，這樣就能將文章里的數(shù)字如“123”變?yōu)榉弦蟮淖煮w“123”，同時全文的也相對合理些。

下載后復(fù)制這幾種字體到控制面板里的字體里粘貼即可。

第五篇：公文字體要求

公文格式排版中的字體要求

我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為：

公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。

保密等級字體：一般用3號或4號黑體

緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同（3號或4號黑體）文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅）

發(fā)文字號的字體：一般采用3號或4號仿宋體

簽發(fā)人的字體：字體字號與發(fā)文字號相同（3號或4號仿宋體）標題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。主送機關(guān)的字體：一般采用3號或4號仿宋體

正文的字體：常用3號或4號仿宋體

附件的字體：常用3號或4號仿宋體

作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）注釋的字體：小于正文的的4號或小4號仿宋體

主題詞的字體：常用3號或4號黑體

抄送機關(guān)的字體：與正文的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

印發(fā)說明的字體：與抄送機關(guān)的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

日常事務(wù)文書：邀請信、感謝信、賀信、請柬、傳真、備忘錄、計劃、總結(jié)、會議記錄、意向書、訂貨單、產(chǎn)品說明書、述職報告、簡報、市場調(diào)查報告、合同、招標書、可行性研究報告

機關(guān)公文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要、章程、辦法

其中章程與辦法，因沒有獨立行文的資格，必須借助于有獨立行文資格的如：命令（令）、通知等文種作為載體。所以主要文種里沒有將其列入進去。

前者用本公司抬頭稿紙打印就可以了，屬于后者范圍的按照紅頭文件擬定。