第一篇：船舶技術(shù)檔案-16

船舶技術(shù)檔案立卷工作規(guī)定 業(yè)務(wù)描述

船舶技術(shù)檔案是指將船舶機(jī)務(wù)、備件、物料、電器、通導(dǎo)等技術(shù)資料、來往函電，按統(tǒng)一方式、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一存放，提高管理效率和便于工作替代。

相關(guān)崗位

海監(jiān)經(jīng)理、機(jī)務(wù)經(jīng)理、物料部經(jīng)理、海監(jiān)主管、機(jī)務(wù)主管

工作規(guī)定

機(jī)務(wù)業(yè)務(wù)，以船舶為單位，保存船舶技術(shù)檔案。船舶證書卷

機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理證書（包括設(shè)備證書等）卷。證書卷第一頁，存放《證書存檔目錄》。船舶證書嚴(yán)格按目錄順序依次存放，并按目錄的編號(hào)，將船舶證書編制號(hào)碼。每項(xiàng)證書存放在一個(gè)透明包裝袋內(nèi)，并按證書目錄編制統(tǒng)一大小的號(hào)碼。每個(gè)透明包裝袋內(nèi)的證書，首頁為當(dāng)期有效證書，其它過期證書，附在后面。

船舶檢驗(yàn)報(bào)告卷

機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理檢驗(yàn)報(bào)告卷

檢驗(yàn)報(bào)告卷包括年度檢驗(yàn)、中間檢驗(yàn)、特別檢驗(yàn)、臨時(shí)檢驗(yàn)、循環(huán)檢驗(yàn)等船級(jí)社發(fā)放的報(bào)告，其它的檢驗(yàn)報(bào)告，如救生設(shè)備、滅火裝置等檢驗(yàn)報(bào)告，存放在船舶證書卷。

檢驗(yàn)報(bào)告卷分成三個(gè)掛夾分類保存，即年檢報(bào)告、中檢/特檢、循檢/臨時(shí)檢驗(yàn)。

循檢/臨時(shí)檢驗(yàn)卷的掛夾，首頁是《循檢/臨時(shí)檢驗(yàn)登記表》，年檢報(bào)告卷和中檢/特檢報(bào)告卷的掛夾，沒有此登記表。存放五年內(nèi)(一個(gè)特檢周期)的檢驗(yàn)報(bào)告。船舶檢驗(yàn)安排卷

機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理檢驗(yàn)安排卷。

檢驗(yàn)安排卷首頁，是《檢驗(yàn)安排登記表》，每次檢驗(yàn)卷順序編號(hào)，并簡要寫明檢驗(yàn)摘要。

每安排一次檢驗(yàn)建一個(gè)卷。

卷內(nèi)要附有：檢驗(yàn)申請單、與檢驗(yàn)相關(guān)的函電和審帳、付款記錄。檢驗(yàn)安排卷以自然年度為時(shí)間期間存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。檢驗(yàn)卷要保存最近一年的記錄。船舶航修安排卷

機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理航修卷。航修卷首頁，是《航修登記表》，每個(gè)航修卷順序編號(hào)，并簡要寫明航修摘要。

每安排一次航修建一個(gè)卷。2 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2

3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 卷內(nèi)要附有：船舶航修申請單、機(jī)務(wù)主管審核后確認(rèn)的航修單、詢價(jià)單、廠家報(bào)價(jià)單、修理確認(rèn)單、修理工程完工簽收單、廠家結(jié)算單、談帳審核記錄、付款發(fā)票復(fù)本等。

3.5.5 航修安排卷以自然年度為時(shí)間期間存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。3.5.6 航修卷要保存最近一年的記錄。3.6 船舶廠修安排卷

3.6.1 廠修安排卷首頁，是《廠修/外協(xié)登記表》，每個(gè)廠修/外協(xié)卷順序編號(hào)，并簡要寫明修理摘要。

3.6.2 以每次廠修為單元存放在一個(gè)掛夾內(nèi)，包括：船舶原始修理單、船管公司審核后的修理單、修理廠家報(bào)價(jià)單、修船合同、防火協(xié)議、修理廠家結(jié)算工程單、修理工程單審核后談帳記錄、油漆資料、修船質(zhì)量評估反饋表、船舶修理總結(jié)等。

3.6.3 保存最近一次的廠修記錄。3.7 往來函電卷

3.7.1 機(jī)務(wù)主管及各業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理往來函電卷。

3.7.2 往來函電分普通函電和具體事宜函電，普通函電是指日常與船舶或有關(guān)單位的一般函電；具體事宜函電是指與船舶或有關(guān)單位的重要事宜函電，這種重要事宜，需要多次往來函電，并產(chǎn)生多個(gè)附加資料，如主機(jī)故障分析、設(shè)備廠家咨詢等，這種重要事宜，需要單獨(dú)建立具體事宜函電卷。

3.7.3 普通函電，首頁是《普通函電登記表》，按每月立卷，依次存放，同月份的資料放在一個(gè)卷內(nèi)。每卷有一個(gè)頁面，標(biāo)明月份，按時(shí)間順序，在頁面上簡要記錄事件摘要，后附函電。

3.7.4 具體事宜函電，首頁是《具體函電登記表》每一事件建立一卷，每卷要有頁面，按時(shí)間或日期依次存放，在頁面要簡要記錄事情的整個(gè)處理過程，后附往來函電。

3.7.5 普通函電和具體事宜卷要保存一年的記錄。3.8 機(jī)務(wù)檢查卷

3.8.1 機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理機(jī)務(wù)檢查卷。

3.8.2 機(jī)務(wù)檢查卷首頁，是《機(jī)務(wù)檢查登記表》，每次機(jī)務(wù)檢查卷順序編號(hào)，并簡要寫明檢查摘要。

3.8.3 每次機(jī)務(wù)檢查建一個(gè)卷。

3.8.4 每卷要有頁面，頁面要簡要記錄機(jī)務(wù)檢查的整個(gè)過程。3.8.5 機(jī)務(wù)檢查立卷，按照《機(jī)務(wù)檢查工作規(guī)定》執(zhí)行。3.8.6 機(jī)務(wù)檢查卷以自然年度為時(shí)間期間存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。3.8.7 機(jī)務(wù)檢查卷要保存最近一年的記錄。3.9 港口國檢查卷

3.9.1 海監(jiān)主管負(fù)責(zé)整理港口國檢查卷。

3.9.2 港口國檢查卷首頁，是《港口國檢查登記表》，每次港口國檢查卷順序編號(hào)，并簡要寫明檢查摘要。

3.9.3 每次港口國檢查建一個(gè)卷。

3.9.4 每卷要有頁面，頁面要簡要記錄整個(gè)過程 3.9.5 卷內(nèi)要附有：檢查官的檢查報(bào)告（復(fù)印件）、抵港前船舶主管指導(dǎo)函電（若有）、港口國檢查匯報(bào)、《不符合規(guī)定的情況報(bào)告表》（有缺陷船舶）等。

3.9.6 港口國檢查卷以自然年度為時(shí)間期間存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。3.9.7 港口國檢查卷要保存最近一年的記錄。3.10 船舶自查/委托檢查報(bào)告卷

3.10.1 機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理船舶自查卷。

3.10.2 自查/委托檢查卷首頁，是《船舶自查/委托檢查登記表》，每次自查/委托檢查卷順序編號(hào)，并簡要寫明內(nèi)容摘要。

3.10.3 卷內(nèi)要附有：船舶《委托檢查報(bào)告》、《不符合規(guī)定情況報(bào)告》等。3.10.4 船舶自查/委托檢查報(bào)告卷以自然年度為時(shí)間期間存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。3.10.5 船舶自查/委托檢查報(bào)告卷要保存最近一年的記錄。3.10.6 機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理該卷。3.11 船舶事故報(bào)告卷

3.11.1 機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理船舶事故報(bào)告卷。3.11.2 卷首頁，是《船舶事故報(bào)告登記表》，每次報(bào)告卷順序編號(hào)，并簡要寫明事故摘要。

3.11.3 以年度為單位存放在一個(gè)掛夾內(nèi)，包括船舶填寫的事故報(bào)告、當(dāng)事人對事故經(jīng)過的描述、公司的調(diào)查報(bào)告、事故處理結(jié)果等。

3.11.4 保存一年內(nèi)的記錄。3.12 資料傳遞記錄卷

3.12.1 機(jī)務(wù)主管及各業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理資料傳遞記錄卷。3.12.2 資料傳遞記錄卷首頁，是《資料傳遞登記表》，每次資料傳遞卷順序編號(hào)，并簡要寫明資料摘要。

3.12.3 以年度為單位存放在一個(gè)掛夾內(nèi)，包括：公約修正案、技術(shù)通函、發(fā)船的文件和資料、銷毀記錄表。

3.12.4 對于送船的資料、信息，需要注明傳達(dá)、學(xué)習(xí)、落實(shí)、反饋等，或僅僅證明資料已經(jīng)送達(dá)，不需要傳達(dá)、落實(shí)等，如船舶證書等。

3.12.5 要保存一年內(nèi)的記錄。3.13 船舶評估報(bào)告卷

3.13.1 機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理所有船舶評估報(bào)告卷。3.13.2 船舶評估報(bào)告卷首頁，是《船舶評估登記表》，每次和每類評估按時(shí)間順序編號(hào)，并簡要寫明評估摘要

3.13.3 以年度為單位，所有評估報(bào)告存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。主要包括：船舶狀況評估報(bào)告、修船后評估報(bào)告（如果有）、新船評估報(bào)告（保修船結(jié)束時(shí)）、其它評估報(bào)告等。

3.13.4 保存一年內(nèi)的記錄。3.14 保險(xiǎn)理賠卷

3.14.1 機(jī)務(wù)主管負(fù)責(zé)整理保險(xiǎn)理賠卷。

3.14.2 保險(xiǎn)理賠卷首頁，是《保險(xiǎn)理賠登記表》，每次和每類保險(xiǎn)理賠卷宗按時(shí)間順序編號(hào)，并簡要寫明評估摘要

3.14.3 以年度為單位，所有保險(xiǎn)理賠報(bào)告存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。3.14.4 保存一年內(nèi)的記錄。3.15 備件、化學(xué)品業(yè)務(wù)

3.15.1 以船舶為單位，一個(gè)訂單為一個(gè)卷。包括：船舶備件、化學(xué)品訂購情況一覽表，摘要記錄詢價(jià)、訂購、送船運(yùn)輸、結(jié)帳等情況；經(jīng)機(jī)務(wù)主管或電器主管審核簽字的船舶備件申請單；詢價(jià)單、訂購單、船舶簽收單、發(fā)票.3.15.2 將上述情況摘要記入船舶備件訂購卷管理目錄 3.16 供應(yīng)業(yè)務(wù)

3.16.1 物料采購卷，一次采購，立一個(gè)卷。首頁是面頁，簡單寫明物料采購的過程。每卷資料包括：面頁、申請單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、確認(rèn)單、帳單和來往電函、質(zhì)量反饋處理。

3.16.2 報(bào)表卷，以船舶為單位,按時(shí)間順序，依次存放<船舶主要物料檢查表>.3.16.3 證書卷,以船舶為單位,存放各類物品證書

3.16.4 油漆業(yè)務(wù)卷, 一次采購，立一個(gè)卷。首頁是面頁，簡單寫明油漆采購的過程。每卷資料包括:面頁、申請單、詢價(jià)單、確認(rèn)單、送船時(shí)間、帳單和來往函電、質(zhì)量反饋處理。

相關(guān)記錄

《證書存檔目錄》

《循檢/臨時(shí)檢驗(yàn)登記表》 《檢驗(yàn)安排登記表》 《航修登記表》 《普通函電登記表》 《登輪檢查表》

《港口國檢查登記表》

《船舶自查/委托檢查登記表》 《船舶事故報(bào)告登記表》 《資料傳遞登記表》 《船舶評估登記表》

第二篇：船舶技術(shù)檔案證書管理須知

船舶技術(shù)檔案、證書管理須知 Shipping technology archives, certificate management instruction

1.船舶技術(shù)檔案是記錄船舶各項(xiàng)管理工作的一個(gè)重要證據(jù)，也是船舶安全管理體系運(yùn)行必不可缺少的一項(xiàng)重要的客觀證據(jù)，因此，各部門及各崗位人員必須按體系文件要求對各種安全和防污染活動(dòng)及其結(jié)果記錄在相應(yīng)的記錄簿/記錄表格上。

Shipping technology archives record one of the important evidence in ship security management system running but also an indispensable important objective evidence, therefore, all departments and personnel must according to the system documentation of various safety and pollution prevention activities and record the results in the corresponding record book/record form.1.1.技術(shù)檔案包括：船舶資料、船舶技術(shù)圖紙和技術(shù)文件、各項(xiàng)設(shè)備的使用說明書和證書、船體和設(shè)備的測量記錄、修船記錄、試驗(yàn)報(bào)告以及事故報(bào)告等。

Technical files including: vessel data, shipping technical drawings and technical documents, various equipment instructions and certificate, hull and equipment measurement records, repairing records, test reports and incident reports etc.1.2.船舶技術(shù)檔案按船體、輪機(jī)（含電器）的分類分別由船長、輪機(jī)長接收、登記、建檔和保管，并保持資料的完整清潔。

Shipping technology archives according to the classification of hull, engine(including electric)respectively were received, register, preserved file and keep information is complete clean by the captain, chief engineer.1.3.船體和設(shè)備的測量記錄,修理記錄，事故報(bào)告等分別由船長、輪機(jī)長及分管的駕駛員、輪機(jī)員及時(shí)按規(guī)定填寫。

Hull and equipment measurement records, repair records, report of accident, etc.should be timely filled out by the master, chief engineer in charge and the drivers, engineer manoeuvres according to stipulations.1.4.船舶因修理、改建或其他原因而使技術(shù)檔案中的某些內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，船長、輪機(jī)長應(yīng)將變化的情況書面報(bào)告機(jī)務(wù)部。

If the vessel for repairing, rebuilding or other causes to make technology archives of certain content changes, the captain, chief engineer should make a written report of changes circumstances to maintenance department.1.5.船長、輪機(jī)長工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將所保管的技術(shù)文件、資料記錄等列出清單移交清楚后方可離船。

The captain, chief engineer shall transfer technical documents and data records lists which were kept by him, to the handing-over crew before they sign-off.1.6.公司各主管人員應(yīng)定期上船檢查船舶的技術(shù)檔案，并做必要的指導(dǎo)。

Each company supervisor should inspect technical documents on board and make any necessary guidance.1.7.若有新增船舶或代管船舶，由機(jī)務(wù)部負(fù)責(zé)對該船舶技術(shù)檔案、證書及各測量記錄和修理記錄，進(jìn)行接收、登記、存檔和保管，并保持資料的完整清潔。

If there is a new vessel or hosting vessel, the maintenance department is responsible for the shipping technology archives, certificate and measuring records and repairs record, carries on the receiving, registration, archive and preservation, and keeping information is complete clean.1.8.根據(jù)國內(nèi)外強(qiáng)制性規(guī)定，船舶圖紙需要修改時(shí)，由機(jī)務(wù)部向船檢部門申請修改。If the ship technical drawings need to modify according to the domestic and foreign mandatory provisions, the maintenance department apply for revision to the vessel inspection departments.1.9.公司有關(guān)職能部門查閱船舶圖紙，應(yīng)向機(jī)務(wù)部辦理借閱手續(xù)。

It the company related department want to consult ship drawings, then it should transact borrowing formality to the maintenance department.1.10.船舶發(fā)生緊急情況時(shí)，機(jī)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)向公司岸基應(yīng)急反應(yīng)小組提供下列應(yīng)急圖紙和資料：船舶穩(wěn)性計(jì)算書、總布置、防火控制圖、基本結(jié)構(gòu)圖、燃油駁運(yùn)管系圖、機(jī)艙艙底消防/壓載管系圖等。

If vessel was in the emergency, the maintenance department should be responsible for providing the following emergency drawings and material to company shore-based emergency response team: ship stability of the calculations, general arrangement, fire control charts, basic structure, oil/NLS pipe graph, the engine bilge fire/ballast piping &ballast figure, etc.2.船舶證書的登記、保存、管理。

Vessel certificate of registration, preservation, management.2.1.船舶證書包括：公司DOC證書、副本SMS證書、船員證書、船舶檢驗(yàn)證書、國籍證書、所有權(quán)證書、航行簽證簿、最低配員、電臺(tái)執(zhí)照、船舶安檢簿、營運(yùn)證等。Vessel certificates include: the DOC certificate, copy SMS certificate, sailors certificate, vessel inspection certificate, nationality certificates, ownership certificates, navigation visa directories, minimum manning, radio license, ship security book, operation certificate etc.2.2.船舶證書的登記、保存、管理由船長負(fù)責(zé)或委托船員保管證書及辦理簽證手續(xù)。各種證書應(yīng)詳細(xì)記載，應(yīng)經(jīng)常檢查各種船舶證書，保持船舶證書的齊全有效。

The captain or his entrusting crew should register, preserve, manage the vessel registration certificate or make visa formalities.Various certificate shall be documented, often should check various shipping certificate, certificate of complete effectively maintain ship.2.3.公司機(jī)務(wù)部安排船舶對到期船舶證書的年簽和換證。

The company maintenance department should arrange annual issuing and changing for the expires certificates.2.4.公司主管證書人員應(yīng)熟悉所管轄證書的分類及細(xì)則。在證書到期前的（1-2）個(gè)月內(nèi)應(yīng)通知船舶準(zhǔn)備安排檢驗(yàn)?zāi)旰?換證。

Company supervisor certificate personnel should be familiar with the classification and conditions under the jurisdiction of the certificate.Such personnel should inform the vessel ready to arrange inspection in sign/renewal before the expiry of the certificate of(1-2)months 2.5.船長接到主管部門通知安排有關(guān)證書的年簽/換證事宜后，根據(jù)檢驗(yàn)要求布置有關(guān)部門作好相關(guān)準(zhǔn)備，對影響到證書檢驗(yàn)及換證的缺陷的部分進(jìn)行查處和提前解決。

The captain should get ready for concerned certificate of years after signing/renewal matters according to the requirements of the inspection is related department when competent department informed the arrangement, for affecting certificate of inspection and replacement parts of the defects need to be investigated and solved in advance.2.6.收到證書及檢驗(yàn)報(bào)告的正、副本后，公司主管證書人員應(yīng)將證書及檢驗(yàn)報(bào)告正本送船，副本將其分類存放到所屬船舶證書檔案。

When received original and copy certificates, company supervisor certificate personnel should sent the original inspection report and certificate to vessel, classify the copy one and storage it to ship certificate files.2.7.船長收到證書后，應(yīng)立即通知相關(guān)部門確認(rèn)收悉，同時(shí)將過期的原證書作廢。如證書遺失，必須立即通知公司相關(guān)部門以采取補(bǔ)救措施。

After shall forthwith inform related departments to acknowledge when the captain received certificate, meanwhile confirm the original certificate will expire void.Such as certificate loose, he shall immediately notify the company relevant department to take remedial measures.3.記錄

Recording

船舶證書及其有效期限登記資料

Vessel certificate and its validity registration data

第三篇：工程造價(jià)技術(shù)檔案

貴州國龍項(xiàng)目管理咨詢有限公司 造價(jià)咨詢技術(shù)檔案管理制度

為規(guī)范公司技術(shù)檔案工作底稿的編制、復(fù)核、使用和管理，強(qiáng)化咨詢質(zhì)量，降低咨詢風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實(shí)用性，特制定本制度。

一、檔案的歸檔與管理

1、公司的歸檔資料實(shí)行“項(xiàng)目歸檔”制度，每個(gè)項(xiàng)目完成后及時(shí)進(jìn)行資料的歸檔工作；

2、每個(gè)工程項(xiàng)目文檔都要進(jìn)行編號(hào)處理，并按文件類型再分成若干個(gè)子項(xiàng)以便查找；

3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

4、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

5、檔案管理員根據(jù)公司的《檔案管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。檔案管理員職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。

二、檔案的收集及移交

工程造價(jià)咨詢檔案原則上由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須在咨詢報(bào)告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；公司專職檔案管理員負(fù)責(zé)造價(jià)咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90 日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。

三、檔案的保存

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在交付存檔資料時(shí)要保證各種資料齊全，歸檔時(shí)填寫資料清單及頁數(shù)，工程量計(jì)算書要求加封面，并分類裝訂完好，資料完整方能存檔。各種類型項(xiàng)目存檔資料要求如下：

(一)工程標(biāo)底、清單編制存檔資料：

1、存檔資料目錄

2、工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等）

3、工程造價(jià)（標(biāo)底、清單）編制委托合同

4、委托方交付的資料：建設(shè)方提供的招標(biāo)文件、答疑文件（除圖紙外）

5、成果文件：工程（概）預(yù)算書（電子版及紙質(zhì)版）

6、三級(jí)復(fù)核表

7、工程量計(jì)算書（電子版及手稿）

8、委托方評價(jià)意見

（二）工程造價(jià)審核：

1、存檔資料目錄

2、工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等）

3、工程造價(jià)審核委托合同

4、成果文件：審核報(bào)告、定案表、單位工程預(yù)（結(jié)）算書（電子版及紙質(zhì)版）

5、計(jì)算書底稿、工程量確認(rèn)單

6、委托方交付的相關(guān)資料：施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、變更資料、洽商記錄、對方報(bào)送預(yù)（結(jié)）算書等

7、三級(jí)復(fù)核表

8、委托方評價(jià)意見

（三）工程造價(jià)過程控制（根據(jù)項(xiàng)目要求，統(tǒng)一編號(hào)，分批存檔）：

1、存檔資料目錄

2、工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等）

3、審核付款定案表、單位工程預(yù)（結(jié)）算書（電子版及紙質(zhì)版）

4、最終審批支付單（盡可能）

5、計(jì)算書底稿、工程量確認(rèn)單

6、委托方交付的相關(guān)資料：施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、變更資料、洽商記錄、對方報(bào)送結(jié)算書等

7、三級(jí)復(fù)核表

（四）文件成果要求

1、外封面

2、內(nèi)封面（要求有工程名稱、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、編制單位、編制人、審核人、編制時(shí)間、文件成果編號(hào)等）

3、匯總表

4、編制說明

5、各分項(xiàng)預(yù)（結(jié)）算書

6、單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、造價(jià)師注冊證書

四、檔案的借閱

1、凡本公司職工均可通過公司 檔案管理員借閱并辦理借閱簽字手續(xù)，但需妥善保管，不得涂改遺失，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)涂改遺失要受到經(jīng)濟(jì)處罰，后果嚴(yán)重者要開除處理或追究

刑事責(zé)任。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，填寫《借閱檔案申請表》備案，并按要求及時(shí)歸還。

3、借閱者用畢后應(yīng)及時(shí)歸還。對借閱份數(shù)過多及時(shí)間過長者，檔案管理員有權(quán)催還。接催還通知后，應(yīng)即刻歸還。如確實(shí)需要使用，應(yīng)向檔案管理員辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)同意后續(xù)借。

4、公司技術(shù)檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過8小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)；

5、檔案借閱者必須做到：

① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

五、檔案的銷毀

1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當(dāng)某些檔案到銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司技術(shù)檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司技術(shù)檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

六、檔案管理制度的執(zhí)行

檔案管理責(zé)任人負(fù)責(zé)督促執(zhí)行本規(guī)定，制定本制度旨在規(guī)范公司技術(shù)檔案管理，全體員工必須嚴(yán)格遵守。

第四篇：技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度

一、歸檔時(shí)間

辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：

1、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

3、凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

4、特種設(shè)備重大維修驗(yàn)收及年檢驗(yàn)收合格后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

二、歸檔要求

1、材料完整齊全。

2、系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。

3、立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。

4、在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。

5、由檔案部門對特種設(shè)備管理部門加以指導(dǎo)，協(xié)助特種設(shè)備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。

三、歸檔流程

1、編制立卷項(xiàng)目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。

2、文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。

3、一臺(tái)特種設(shè)備一個(gè)立卷，一個(gè)檔案盒。

4、定時(shí)交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

5、記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。

四、檔案管理工作

1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：本單位設(shè)立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

五、檔案利用工作

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供文獻(xiàn)索引資料。

3、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好本公司檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第五篇：技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度

總則

1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司運(yùn)營和發(fā)展中的作用，更好地為生產(chǎn)、技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。

2、本公司技術(shù)檔案是指技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、施工安裝等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖樣、資料、圖書等。

3、公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按本制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)部主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)（含技術(shù)）、質(zhì)量、設(shè)備、施工、安裝等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

技術(shù)文件資料的歸檔

1、每一種產(chǎn)品完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。

2、技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文件控制程序》可百度查找下載)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

3、凡需歸檔的文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。

4、凡各部門形成的圖樣類文件，經(jīng)各部門主管簽字后，向檔案室移交歸檔。

5、凡外來、外購回公司的圖樣資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖樣、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

6、在資料歸檔時(shí)，由各部門主管確定資料的重要程度，資料一般分為重要級(jí)、普通級(jí)兩種，重要級(jí)必須標(biāo)明“重要”字樣，普通級(jí)可不標(biāo)記。綜合檔案室的任務(wù)和人員的職責(zé) 綜合檔案室的任務(wù)：

1．1、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

1．2、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

1．3、承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：

2．1、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。

2．2、科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

2．3、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。2．

4、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

2．5、保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。技術(shù)檔案的鑒定和銷毀

1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。

2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。

技術(shù)檔案的保管和借閱

1、對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交企管部主管審查。企管部主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

4、技術(shù)檔案的保密制度：

4．1、全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的技術(shù)檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管和企管部主管共同批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

4．2、技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

4．3、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5 技術(shù)檔案的借閱： 5．

1、凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．

2、技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)企管部主管批準(zhǔn)方能借出。5．

3、經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為8小時(shí)。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5．4、借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放

1、凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

2、需加工制作的工裝類圖樣文件，應(yīng)復(fù)制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放生產(chǎn)部門作采購備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)檢部進(jìn)行檢查，其中裝配圖發(fā)放于生產(chǎn)車間保管，供生產(chǎn)員工的管理使用；一套發(fā)放采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

3、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的裝配圖、加工圖、資料文件等應(yīng)復(fù)制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文件都需經(jīng)會(huì)簽才算有效。

4、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。

5、用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)復(fù)制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

6、作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)復(fù)制三份，發(fā)放質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

7、因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》（參見《文件控制程序》），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》（參見《文件控制程序》），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

8、發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交公司財(cái)務(wù)部。

技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

1、當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，相應(yīng)部門主管簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。

2、技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

3、為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

北京鑫中昊科技股份有限公司

技術(shù)部

2016年04月23日