第一篇：公司文控中心方法管理

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

公司文控中心方法管理

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

深圳培訓(xùn)網(wǎng)004km.cn

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第二篇：文控中心管理

管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2． 2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售： XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

可銷毀。

2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章

附

則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）

第三篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第四篇：公司文控中心職責(zé)

*公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)： 1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集： 1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀 1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

備注資料:

1、對(duì)于文件更改頻繁的，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)計(jì)分析改進(jìn)更改的原因，提高文件質(zhì)量。以及文件發(fā)放需要量的控制等。這是結(jié)合利用文件發(fā)放渠道來(lái)控制文件質(zhì)量的措施，同時(shí)也是減少文件發(fā)放工作量的根本措施。譬如，設(shè)計(jì)部門，在試制階段，更改頻繁。開始規(guī)定必須接到文件才能正式更改。正式文件發(fā)放過(guò)程很長(zhǎng)，影響生產(chǎn)。后來(lái)，發(fā)現(xiàn)，大量的更改內(nèi)容沒(méi)有必要通過(guò)原來(lái)設(shè)計(jì)批準(zhǔn)者的批準(zhǔn)，于是，規(guī)定一種臨時(shí)更改的文件，由設(shè)計(jì)人員通過(guò)組長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以直接發(fā)到有關(guān)部門。讓工藝、生產(chǎn)部門開始工作，等到正式文件批準(zhǔn)后再按照文件驗(yàn)收。這樣就大大方便了采購(gòu)、工藝、檢驗(yàn)等部門的同步平行工作。到一定時(shí)候，合并這些臨時(shí)文件，這樣從文件更改次數(shù)上大大減少了。也節(jié)約了文件的紙張和人工費(fèi)用。

實(shí)際上記錄有兩種型式,一種是記錄表格，在記錄表格中規(guī)定了格式和要求，是工作指導(dǎo)文件；另一種型式是使用記l錄表格，在記錄表格中錄入了數(shù)據(jù)，形成證據(jù)的文件。

ISO9001 4.2.3 “記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)4.2.4的要求進(jìn)行控制”。但4.2.4明確了記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置所需的控制，也就是對(duì)錄入數(shù)據(jù)形成證據(jù)的記錄的控制要求，通常不需要控制記錄的版本；4.2.3和4.2.4都沒(méi)有明確對(duì)記錄表格的控制要求，所以依據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)記錄表格的版本不需要控制。實(shí)際工作和質(zhì)量管理都會(huì)認(rèn)為記錄表格作為文件應(yīng)該按4.2.3的要求進(jìn)行控制。結(jié)論ISO9001對(duì)記錄表格的控制沒(méi)有明確，我的建議是修改標(biāo)準(zhǔn)：4.2.3第一段...記錄是一種特殊的文件，其記錄表格應(yīng)按本條款要求控制，錄入數(shù)據(jù)的記錄應(yīng)依據(jù)4.2.4的要求進(jìn)行控制。記錄的定義也應(yīng)修改。

文件控制程序 1.目的：

對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。2.范圍：

本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料（包括外來(lái)文件）的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。3.職責(zé)：

3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來(lái)文件的管理和控制。3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。4.程序：

4.1文件的編寫、審批。

4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。a)管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。

b)行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。

c)作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2文件的編號(hào)

所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法： a）管理手冊(cè)的編號(hào)方法

SY

MM

**** 年代號(hào)

管理手冊(cè)代號(hào)（MM—Management Manual：管理手冊(cè)）

公司代號(hào)（）b）程序文件的編號(hào)方法

SY

PF

** 順序號(hào)

程序文件代號(hào)（PF—Procedure File：程序文件）

公司代號(hào)（）c）作業(yè)文件的編號(hào)方法

SY

OF

*** 順序號(hào)

作業(yè)文件代號(hào)（OF—Operantion File）公司代號(hào)（）d）記錄文件的編號(hào)方法

RF

**

** 順序號(hào)

程序文件順序號(hào)

記錄代號(hào)（RF—Record File：記錄文件）e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。4.3文件的發(fā)布

4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。4.4文件的標(biāo)識(shí)

4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。

4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁(yè)右上角加蓋作廢章。

4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁(yè)右上角加蓋的保留章。4.4.5內(nèi)部文件、外來(lái)文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。

4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。4.5文件的使用的實(shí)施

4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來(lái)文件由辦公室審批方可復(fù)印。4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過(guò)期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過(guò)期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。

4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁(yè)應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)4.5.8文件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。4.6文件的更改 4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。4.6.2文件更改方式 4.6.2.1筆誤可用劃改。

4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁(yè)內(nèi)容時(shí)，可用換頁(yè)方式。4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。

4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。4.7作廢文件處置

4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍／簽收表》范圍發(fā)放，并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。

4.7.2收回的作廢文件以及過(guò)期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。

4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。

4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。4.8文件的歸檔

4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

4.8.2外來(lái)文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來(lái)文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。4.9文件和資料的借閱

4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。4.9.4外來(lái)文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來(lái)資料分別由辦公室、營(yíng)銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。5.相關(guān)文件：

SYPF02

《記錄控制程序》 6.記錄：

QR0501《文件發(fā)放范圍／簽收表》 QR0502《文件清單》 QR0503《文件檢查記錄表》 QR0504《文件更改申請(qǐng)單》

QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

QR0506《文件和資料歸檔登記卡》 QR0507《文件和資料借閱登記卡》 QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》

QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

第五篇：*公司文控中心管理辦法

*公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、

7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；