第一篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度-規(guī)范

青島通天貿(mào)易有限公司

外貿(mào)部門管理

為了規(guī)范外貿(mào)部門的工作，使大家有個良好的工作環(huán)境及和諧的團(tuán)隊，使外貿(mào)團(tuán)隊在公司領(lǐng)導(dǎo)下高效的開拓國際市場，保障外貿(mào)業(yè)務(wù)工作有序，特制定以下制度。

工作時間：上午8:00-11:30，下午1:00-5:00 周五下午：總結(jié)，大掃除

周六：8:00-11:30，下午1:30-5:00（試行）

一．總體制度

1.不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和技能，提高個人素質(zhì)與涵養(yǎng)，遵守公司考勤等相關(guān)制度，請假需提出書面申請，緊急情況可口頭申請，事后補(bǔ)上請假條。

2.嚴(yán)守公司機(jī)密，謹(jǐn)言慎行。公章使用須有申請、領(lǐng)用記錄。不得泄露公司有關(guān)產(chǎn)品策劃、技術(shù)、客戶資源等機(jī)密性信息。

3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得攜帶任何無關(guān)的移動存儲設(shè)備、光盤等進(jìn)出公司，不得將公司電腦內(nèi)的文件發(fā)送給與公司無關(guān)的任何機(jī)構(gòu)或個人。4.配合部門每周召開的部門研討會，圍繞如何做大做強(qiáng)并討論上周工作總結(jié)及下周工作如何調(diào)整；同事之間就外貿(mào)技能多溝通，互相學(xué)習(xí)。

5.公司根據(jù)展會效果和實際情況來決定參加國內(nèi)外展會，參加前需準(zhǔn)備好赴展的相關(guān)資料，如展品、樣本、報價資料、展位布置、展品的運輸?shù)取?/p>

6.同事之間應(yīng)相互溝通，友好相處。客戶信息在外貿(mào)同事之間，可以保密，但所開發(fā)的區(qū)域（國家）、客人的名字，在例會上可以互相溝通，以防止客人向不同的外貿(mào)業(yè)務(wù)員詢價；外貿(mào)業(yè)務(wù)員不能惡意侵占其它人的客戶信息,不得故意報低價格，防止不勞而獲的事情發(fā)生。

7.注意個人衛(wèi)生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環(huán)境。

二、客戶管理制度

1.在接到新客戶詢盤的，將客戶資料進(jìn)行登記，明確標(biāo)記本次詢盤產(chǎn)生的時間、聯(lián)系方式、客戶來源、客戶需求何種規(guī)格的產(chǎn)品等。便于跟進(jìn)和匯報管理。

2.參加展會各業(yè)務(wù)人員所收集的客戶名片及合作意向，展會完成后一周內(nèi)，將所有名片資料登記在客戶檔案中，名片上交公司，由公司分類，酌情分配給專人跟進(jìn)。原則上，客人在展會上與哪個業(yè)務(wù)員溝通，就分配給哪個業(yè)務(wù)員跟進(jìn)。

3.及時錄入客戶資料以便跟進(jìn)和內(nèi)部溝通。所有客戶資料的錄入必須盡量詳細(xì)，尤其在客戶描述里，進(jìn)行客戶的詳細(xì)說明，包括產(chǎn)品意向、實力分析、誠意度分析、成交機(jī)會分析等。4.未經(jīng)公司授權(quán)，嚴(yán)禁業(yè)務(wù)員私自將公司訂單外移，若發(fā)現(xiàn)在公司上班期間，有上述嚴(yán)重違紀(jì)行為，公司除嚴(yán)厲處罰外，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。

三．日常工作

1.及時查看郵件詢盤郵信息，合理報價。2.和在線的客戶進(jìn)行及時溝通，聊天記錄必要時進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出存入備忘錄。3.每周做一次總結(jié)和內(nèi)部溝通，包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，當(dāng)前工作計劃。青島通天貿(mào)易有限公司

（2）總結(jié)遇到的一些業(yè)務(wù)問題和技術(shù)性問題。（3）其他貿(mào)易事務(wù)相關(guān)的一些問題。

4.每月對自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對本月簽單量，款項回收情況進(jìn)行總結(jié)。

5.對客戶進(jìn)行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評價分析。

6.定期對自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標(biāo)和計劃。做出匯報。

四．郵件管理

統(tǒng)一使用企業(yè)郵箱saleX@shenghualong.net,郵件注意備份和保存，以便管理和追蹤。五．客戶開發(fā)前期工作 1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，及時與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。

3.子賬號從主賬號得到的詢盤應(yīng)及時處理，超過兩天不處理的主管有權(quán)利交給他人跟進(jìn)。六．報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，并與劉繼升或總公司確認(rèn)方可報價。如最終報價低于報價單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后再給客戶報價。2.收到客戶確認(rèn)形式發(fā)票后，做好后期的收款和催款工作。

3.將填寫完整的發(fā)票或者合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。并做好備案。七．文件資料管理

業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。八．電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理處備案。2.業(yè)務(wù)人員定期要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。九．文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和復(fù)制客戶郵件，2.文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱。十．合同號登記本及單證保管

業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計發(fā)運日期，目的地。

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊，存檔保管。

2016年10月

第二篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范

關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。

（一）日常工作

1.上班第一件事打開電腦查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進(jìn)行及時溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。

4.每周一上午10:00點部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開晨會，安排本周工作計劃及做上一周的工作反饋和總結(jié)。

總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計劃。（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3）總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題

5.每月對自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對本月簽單量，款項回收情況進(jìn)行總結(jié)。對客戶進(jìn)行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評價分析。

7.對自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標(biāo)和計劃。

（二）客戶開發(fā)前期工作

1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。

3.業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認(rèn)形式發(fā)票后，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。

3.將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

4.合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認(rèn)。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產(chǎn)（備貨）

1.業(yè)務(wù)員在收到財務(wù)確認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員及時制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。

2.業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。3.業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險，定船定航班情況。

4.業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5.跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。

（五）發(fā)貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時間。

2.貨物報關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。

（六）文件資料管理

業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。

2.業(yè)務(wù)人員的電腦E盤統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應(yīng)的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶 ：客戶----Business Report----Customer

File----Packing----Shipping document 低級客戶： 客戶-----郵件

潛在客戶： 客戶-----郵件 2.文件存放說明：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對應(yīng)的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存?？偨?jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。

（十）產(chǎn)品報價程序

業(yè)務(wù)人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計發(fā)運日期，目的地。

合同號登記本電腦共享，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊，存檔保管。

業(yè)務(wù)員應(yīng)嚴(yán)格按照以上規(guī)定執(zhí)行

第三篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范

外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理

1.管理如要做到公正，公開，需要員工的配合！

A.要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。

B.要做到完全公開，管理者必須有實權(quán)審核及審批各種單據(jù)，并對各種單據(jù)進(jìn)行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。

2.如要建立一個好的團(tuán)隊及競爭機(jī)制，管理者必須對業(yè)務(wù)員的薪資有一定影響。管理者每月應(yīng)對部門業(yè)務(wù)員進(jìn)行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發(fā)布信息數(shù)量，免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量，所簽訂的銷售合同數(shù)量，達(dá)成訂單金額。公司應(yīng)針對這些考核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發(fā)放獎金既能調(diào)動業(yè)務(wù)員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。

3.關(guān)于銷售區(qū)域的劃分的，要盡量做到公平和平等

考慮到總有區(qū)域相對好的和一般的。劃分區(qū)域的時候要全面考慮。一是免費平臺的劃分。

關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。

（一）日常工作

1.查看郵件詢盤郵信息，合理報價。兼顧其他規(guī)劃當(dāng)日工作。做好一天的規(guī)劃和計劃，安排好主次工作，劃分緊急，重要，日常和臨時要做的工作

2.和在線的客戶進(jìn)行及時溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘

出來存入備忘錄。

3.工作結(jié)束之前心里盤算和思考一天的工作結(jié)果，將重要和要完成的或者

未完成的工作做好紀(jì)律一邊及時正確處理

4..適當(dāng)時間開會和整理一周或者半月的主要工作內(nèi)容，業(yè)務(wù)進(jìn)展，以便領(lǐng)

導(dǎo)掌握業(yè)務(wù)情況和做出決斷

總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，當(dāng)前工作計劃。

（2）總結(jié)遇到的一些業(yè)務(wù)問題和技術(shù)性問題。

5.每月對自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對本月簽單量，款項回收情況進(jìn)行總結(jié)。對客戶進(jìn)行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評價分析。

7.定期對自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標(biāo)和計劃。做出匯報

（二）客戶開發(fā)前期工作

1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時與部門經(jīng)理或研

發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。

3.業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到

付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報價

2.收到客戶確認(rèn)形式發(fā)票后，做好后期的收款和催款工作。需支付傭金需

與客戶簽定傭金協(xié)議。

3.將填寫完整的發(fā)票或者合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審

批。并做好備案

（四）安排生產(chǎn)（備貨）

非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報關(guān)發(fā)貨！

（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。業(yè)務(wù)員一條龍操作如果訂單

很多的話，容易跟不上，有個銷售助理最好，可以做做跟單工作和適當(dāng)?shù)膬?nèi)勤工作。）

1.業(yè)務(wù)員在收到財務(wù)確認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知

跟單員制作訂單，或者業(yè)務(wù)員自己制作身產(chǎn)蛋，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。

2.業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。

3.業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險，定船定航班情

況。

4.業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。

5.跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。

（五）發(fā)貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF

條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時間。

2.貨物報關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等

掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。

（六）文件資料管理

業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。

2.業(yè)務(wù)人員定期要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

（八）文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和復(fù)制客戶郵件，2.文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱

（九）郵件管理

統(tǒng)一使用軟件管理，定期保存，（十）產(chǎn)品報價程序

業(yè)務(wù)人員報價時要綜合考慮各種因素，價格，競爭，客戶需求，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品

名稱，數(shù)量，預(yù)計發(fā)運日期，目的地。

（十二）單證保管

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊，存檔保管。

第四篇：原創(chuàng) 外貿(mào)業(yè)務(wù)員規(guī)章制度[范文]

外貿(mào)部規(guī)章制度

1.工作時間 每天上午9點保證開始在線工作，并第一時間登陸客服系統(tǒng)，中午一個小時吃飯時間，工作時間內(nèi)只能用 1個QQ（即工作QQ）上網(wǎng)談工作業(yè)務(wù)，不準(zhǔn)在網(wǎng)上閑聊，不準(zhǔn)看電影玩游戲等，如有違反罰款30元/次。

2.作息時間 每周可休息一天，周六和周日輪休，由部門主管統(tǒng)籌安排。法定節(jié)假日將根據(jù)情況安排假期。

3.每月事假不得超過2天，請假期間扣除當(dāng)天基本工資，如該月無遲到、曠工、事假、病假的，獎勵全勤獎100元。遲到10分鐘以內(nèi)，每罰款10元。超過10分鐘到半小時以內(nèi)，每次罰款20元。遲到半小時以上的，按曠工半天計算。未請假礦工的，扣除3天的基本工資。（所扣資金將做為獎金發(fā)放給當(dāng)月優(yōu)秀員工）

4.工作時間不得帶親屬人員。如有親屬來訪需提前3天向公司申請。

5.如公司安排住宿的，晚11點前必須回宿舍，否則發(fā)生意外事件，公司不承擔(dān)任何義務(wù)和責(zé)任，所發(fā)生的一切后果自負(fù)。

6.員工辭職需要提前一個月做出書面請辭并說明原因（試用期員工需要提前7天通知公司），要保證不做任何損壞和傷害公司利益的行為，如有違反可視自動放棄本月工資和獎勵。

7.每月補(bǔ)助電話費用50元.但必須保證電話在每天8點到22點在開機(jī)狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)

電話打不通，出現(xiàn)第一次警告，出現(xiàn)兩次的取消當(dāng)月電話費用補(bǔ)助。

8.辦公零星費用，憑票據(jù)記帳。票據(jù)應(yīng)注明經(jīng)手人姓名，應(yīng)先行請示，經(jīng)同意后支出。

9.保持辦公室環(huán)境和衛(wèi)生，輪流打掃

10.愛護(hù)公司財務(wù)，如因個人失誤造成損壞，要自行賠付。

11.如果工作中出現(xiàn)失誤和重大問題，如下單時寫錯顏色和尺寸，發(fā)貨時地址錯發(fā)漏發(fā)產(chǎn)品所造成的損失，公司要對責(zé)任人進(jìn)行懲罰，按實際損失比例的30%在當(dāng)月工資中扣除。

12.每天保證至少上傳5個產(chǎn)品到網(wǎng)站，阿里，速賣通等所有平臺。并對公司網(wǎng)站信息錯誤及時反饋。

13.對自己下到工廠的單子進(jìn)行跟單(下單后第3天和交貨期前3天)

外貿(mào)部—范立偉

2012年2月28日

第五篇：外貿(mào)公司 工廠外貿(mào)部門 外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度 規(guī)范

外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理

1.管理如要做到公正，公開，絕對需要員工的配合！如果員工藏有私心，不向主管匯報客戶情況甚至隱藏客戶信息，導(dǎo)致管理者無法作出判斷及相關(guān)決策。要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。要做到完全公開，管理者必須有實權(quán)審核及審批各種單據(jù)，并對各種單據(jù)進(jìn)行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。

2.如要建立一個好的團(tuán)隊及競爭機(jī)制，管理者必須對業(yè)務(wù)員的薪資有一定影響。管理者每月應(yīng)對部門業(yè)務(wù)員進(jìn)行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發(fā)布信息數(shù)量，免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量，所簽訂的銷售合同數(shù)量，達(dá)成訂單金額。公司應(yīng)針對這些考核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發(fā)放獎金既能調(diào)動業(yè)務(wù)員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。

3.關(guān)于現(xiàn)在劃分的區(qū)域，雖然做到了區(qū)域平分，但是不可能做到完全平等?？傆袇^(qū)域相對好的和一般的。完全按區(qū)域分問題在于免費平臺，現(xiàn)在原則上是誰接到了另外一個人區(qū)域的詢盤要給對方，但如果此業(yè)務(wù)員有私心不拿出來（當(dāng)然現(xiàn)在我們有公開制度），或者是覺得自己的努力結(jié)果給別人了不甘心，因此沒有那么努力了。這時我們需要考核制度（免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量）來約束。深入一步來說，如果他繼續(xù)努力在更多的平臺發(fā)布更多的信息，但是還是別人區(qū)域的詢盤，這時他的積極性會大大下降。這樣的情況是否可以考慮算團(tuán)隊業(yè)績或者按50%比例平分業(yè)績？

關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。紅色字體是我標(biāo)出的特別需要注意的。

（一）日常工作

1.8：40之前打開電腦，查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進(jìn)行及時溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。

4.工作結(jié)束之前確認(rèn)一天的工作結(jié)果，將六點計劃中完成和未完成的標(biāo)注出來。注明完成進(jìn)度，如有未完成的工作，寫清未完成的原因。

5.每周一上午9點部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開晨會，安排本周工作計劃，每周五下午三點前交本周工作總結(jié)，并于下午5點開總結(jié)會議，做工作反饋和總結(jié)。

總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計劃。（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3）總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題

6.每月對自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對本月簽單量，款項回收情況進(jìn)行總結(jié)。對客戶進(jìn)行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評價分析。

8.對自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標(biāo)和計劃。

（二）客戶開發(fā)前期工作 1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。

3.業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認(rèn)形式發(fā)票后，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。

3.將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。4.合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認(rèn)。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產(chǎn)（備貨）

非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報關(guān)發(fā)貨！

（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。不能業(yè)務(wù)員一條龍操作。）您或許會覺得成本會增加，但這絕對是必要的！

1.業(yè)務(wù)員在收到財務(wù)確認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員在速達(dá)5000中及時制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2.業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。3.業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險，定船定航班情況。

4.業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5.跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。

（五）發(fā)貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時間。

2.貨物報關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。

（六）文件資料管理

業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。

2.業(yè)務(wù)人員的電腦E盤統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看?？蛻糍Y料半年進(jìn)行一次光盤刻錄，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應(yīng)的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶 ：客戶----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document

低級客戶： 客戶-----郵件

潛在客戶： 客戶-----郵件

2.文件存放說明：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對應(yīng)的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存?？偨?jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。

（十）產(chǎn)品報價程序

業(yè)務(wù)人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計發(fā)運日期，目的地。

合同號登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊，存檔保管。

（十三）獎懲制度

業(yè)務(wù)員嚴(yán)格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對于嚴(yán)格執(zhí)行者給予激勵加分，如違反以上規(guī)定第一次給予警告，第二次給予扣分。