第一篇：A公司2012年度行政物資采購管理專項審計報告

A公司

2012年度行政物資采購管理

專項審計報告

根據(jù)公司年度審計計劃安排，監(jiān)察審計部于2012年6月11日至6月21日對公司2012年度上半年行政物資采購管理實施了內(nèi)部專項審計。本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，最大限度地降低行政物資采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟效益，現(xiàn)將本次審計情況報告如下：

第一部分：審計依據(jù)、范圍及程序方法

一、審計依據(jù)：

1、《A公司審計工作規(guī)定》；

2、《A公司2012年度審計工作計劃》；

3、《A公司行政物資采購管理辦法》；

4、《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》；

5、《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》。

二、審計范圍：2012年度發(fā)生的公司各部門所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理，屬以前年度簽署的合同在本年度執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前年度。

三、審查程序和方法：主要采用審閱法、現(xiàn)場查看法，并輔以詢問，審核相關(guān)會計檔案、月度資金計劃、采購計劃、合同招投標等資料：

（1）查閱、熟悉公司行政物資采購管理方面的相關(guān)制度文檔。（2）查閱行政物資采購事項相關(guān)的計劃審批單據(jù)、付款憑證、驗收記錄、采購合同等資料。

（3）查閱行政物資采購事項的出入庫管理臺帳。

（4）查閱采購部門貨比三家記錄、招投標資料、出庫領(lǐng)用單據(jù)。（5）現(xiàn)場查看庫存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對相關(guān)臺帳。（6）實地訪談相關(guān)采購倉管人員，了解行政物資采購申領(lǐng)及采購保管方面遇到的實際問題和訴求。

第二部分

審計了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問題

經(jīng)過本次行政物資采購管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務(wù)人員負責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負責(zé)采購；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購員負責(zé)采購。

經(jīng)查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購的管理執(zhí)行情況較好，月度計劃申報審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購領(lǐng)用上，各部門均能夠本著按需申請、適用節(jié)約的原則進行申請，綜合管理部總務(wù)人員能夠認真填制日常文具類辦公用品出庫單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購審批與采購控制方面，信息中心能做到在年度預(yù)算總額內(nèi)進行采購并合理進行配置；在勞保物資的采購上，物資供應(yīng)部能做到按計劃貨比三家詢價采購，在辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）的申購審批與預(yù)算采購控制方面，公司2012年度基建投資計劃及零星固定資產(chǎn)購置均無預(yù)算，屬預(yù)算外采購事項，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。

公司行政物資采購管理在運行上總體是健康的，但在采購計劃、貨比三家、出入庫、驗收管理、資金計劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在的具體問題匯報如下：

一、公司現(xiàn)有行政物資采購管理的制度

目前公司在行政物資采購管理方面涉及到的制度有： 1）《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)； 2）《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)；3）《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》——財務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；4）《A公司物資采購管理制度》——物資供應(yīng)部頒發(fā)。

本次行政物資采購管理專項檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門包括制度制定部門成員對行政物資采購管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進行修訂整合：

1、制度發(fā)放范圍明顯有誤：公司制度匯編上冊第135頁內(nèi)容顯示，《A公司行政物資采購管理辦法》發(fā)放范圍僅限于：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門配合填報《行政物資采購計劃單》或是《行政物資追加計劃單》或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個部門。

2、制度內(nèi)容明顯有缺失：《A公司行政物資采購管理辦法》第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購工作小組，但該小組的工作職責(zé)、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對比的是《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購評審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定由評審小組對包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場調(diào)研報告進行評審，確定供應(yīng)商并進行談判，建議綜合管理部對《A公司行政物資采購管理辦法》相關(guān)條款進行完善，加強行政物資采購工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)條款，使該機構(gòu)的存在及作用真正落到實處。

3、行政物資采購執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突：《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)和《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)，都對辦公設(shè)備及辦公用品的計劃、采購、領(lǐng)用方面進行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)于計劃采購方面，后者第8條規(guī)定“各部門……次年要采購的行政物資須在當年10月15日前填寫《行政物資采購計劃單》上報綜合管理部”，后者第7條第3款規(guī)定“每年12月20日前，綜合管理部根據(jù)本年度辦公需要發(fā)放、使用及庫存情況，提出次年的年度計劃采購申請報分管領(lǐng)導(dǎo)審批”，兩條規(guī)定相矛盾；再如前者第5條規(guī)定“各部門將需采購的單件2000元以上….（2000元以下直接報綜合管理部）于每月25日前填報行政物資采購采購計劃單……”，后者第7條第四款第三小點規(guī)定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價在1000元（含）以下的填寫采購申請表……”兩個條款限額及填寫表單規(guī)定有矛盾，亟待修訂。

4、《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》個別內(nèi)容因?qū)嶋H情況發(fā)生變化等原因需要進行修訂，如：1）該制度制定時制度內(nèi)涉及的企劃公關(guān)部、總務(wù)人資部、技術(shù)設(shè)備部名稱都已變更，應(yīng)適時進行修訂制度；2）制度內(nèi)提到的“購置零星固定資產(chǎn)新增報告單”，實際表單格式上的名稱為“購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單”，兩者不一致也應(yīng)進行調(diào)整修訂。

二、行政物資采購的計劃申報審批方面

1、辦公用品（日用文具類）的采購計劃審批

除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購計劃，各部門均能按制度規(guī)定進行計劃申報審批手續(xù)，但計劃申報單格式五花八門，綜合管理部未對此進行統(tǒng)一明確，一些部門個別月份計劃申報不及時，個別部門因理解有誤甚至錯填計劃申報單據(jù)。

公司日常消耗的辦公用品（日用文具類）單價通常較低，都在2000元以下，大多數(shù)部門都能按制度規(guī)定，在每月25日前及時填報《辦公用品計劃需求表》，直接報綜合管理部總務(wù)人員進行采購，但各部門計劃申報表單格式五花八門；個別部門、個別月份計劃申報審批送達不夠及時，如：2012年4月辦公用品計劃采購申報，人力資源部報送的為2012年2月的辦公用品計劃需求；個別部門因理解錯誤，導(dǎo)致計劃單所屬時間填寫錯誤，如：2012年2月辦公用品計劃采購申報，生產(chǎn)操作部填報成2012年1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月30日（填報不及時）；調(diào)度室填報成1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯誤，2012年1月底填報的應(yīng)是2月份所需辦公用品的采購需求計劃，不可能是1月的需求計劃申請，每月辦公需求計劃都是必須提前在上月進行計劃申報的。

2、辦公設(shè)備及辦公用品（電腦耗材類）的采購計劃審批

辦公設(shè)備：固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，《購置零星固定資產(chǎn)新增報告單》填制日期滯后，個別預(yù)算外采購無申請報告，缺少董事長審批手續(xù)，財務(wù)部門把關(guān)不嚴，無預(yù)算、預(yù)算外審批手續(xù)不全的都不應(yīng)予以支付款項應(yīng)退回補辦后予以辦理；非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能要求需求部門填制采購計劃申請審批單后進行采購，屬無計劃采購行為，財務(wù)部門不應(yīng)當給予報支相關(guān)費用。

電腦耗材：主要是一些打印機消耗的墨盒、碳粉，鼠標，鍵盤，內(nèi)存條，顯示器等；此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能按制度要求需求部門填報《行政物資采購計劃單》，只要有庫存，需求部門未進行計劃申報就可隨時領(lǐng)用到，若沒庫存，信息中心現(xiàn)場核實后未參與下月行政物資采購匯總，一般在當月就直接購買入庫，此類物資在采購管理方面缺乏計劃性。

根據(jù)制度規(guī)定，屬固定資產(chǎn)購置范疇內(nèi)的“單位價值2000元以上，使用年限超過2年的”辦公設(shè)備，公司日常采購的一般為電腦、打印機，通常達到固定資產(chǎn)標準，現(xiàn)行做法是每年下半年編制下年度預(yù)算時，由需求部門先報給綜合管理部，再由綜合管理部按類別進行匯總至財務(wù)部門進行綜合平衡后列入年度財務(wù)預(yù)算。在年度內(nèi)各部門通過申請報告或內(nèi)部公文形式向公司領(lǐng)導(dǎo)申請進行采購，獲批后提交綜合管理部進行采購。根據(jù)《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》第七條第二款規(guī)定“各部門購置固定資產(chǎn)時應(yīng)填寫“購置零星固定資產(chǎn)新增報告單”（見附表一），并按審批程序逐級批準（經(jīng)辦人--?部門主管--?企劃公關(guān)部--?財務(wù)資產(chǎn)部--?總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理），經(jīng)批準后辦公生活設(shè)備交總務(wù)人資部統(tǒng)一購買、生產(chǎn)經(jīng)營用設(shè)備交技術(shù)設(shè)備部統(tǒng)一購買”，目前各部門都是在固定資產(chǎn)辦公設(shè)備采購結(jié)算付款時才填制的，時間明顯滯后于制度要求，零星固定資產(chǎn)購置新增報告單應(yīng)在購前進行申報審批。個別預(yù)算外辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)）采購，無申請報告，缺少董事長審批手續(xù)，購建日期明顯早于零星固定資產(chǎn)購置新增報告單，如：2012年5月24日銀付141#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司HP打印機，使用存放地綜合樓檢疫室，購置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”，零星固定資產(chǎn)購置新增報告單日期為2012年5月8日。

非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，需求部門未按制度規(guī)定填制《行政物資采購計劃單》，如：2012年2月16日銀付80#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司中控及信息中心機房用2臺顯示器。

3、勞保用品的采購計劃審批

公司勞保用品的計劃申報由勞保歸口管理部門人力資源部根據(jù)年度預(yù)算通過設(shè)備管理系統(tǒng)進行計劃申報，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后由物資供應(yīng)部進行采購，未按《A公司行政物資采購管理辦法》規(guī)定，另行填報《行政物資采購計劃單》進行采購計劃申報。

4、后勤消耗性物資的采購計劃審批

經(jīng)查，公司后勤消耗性物資的采購未按《A公司行政物資采購管理辦法》規(guī)定，提前填制《行政物資采購計劃單》進行計劃采購審批，后勤消耗性物資都是由總務(wù)人員會同辦公用品一同進行采購，屬無計劃審批采購，與制度相違背。

三、行政物資采購的管理程序方面

1、公開招投標、邀請招議標方面：經(jīng)查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購單筆采購金額均未超過10萬元，不需通過華電招標網(wǎng)進行公開招標邀請招議標采購。

2、貨比三家詢價議價采購方面： 2012年上半年，公司不需招投標的單筆采購金額在2-10萬元的物資采購共計8筆，其中僅有物質(zhì)供應(yīng)部負責(zé)的勞保用品采購事項5筆，經(jīng)辦人員按制度規(guī)定做到貨比三家進行詢價采購，其余3筆行政物資采購均未按制度要求進行貨比三家（詳細情況見本報告附件一）。

3、收集供應(yīng)商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研、比質(zhì)比價擇優(yōu)采購管理方面：經(jīng)查，公司綜合管理部負責(zé)的單批次2萬元以下的行政物資零星采購事項，均未進行貨比三家調(diào)研擇優(yōu)采購，物質(zhì)供應(yīng)部負責(zé)的行政物資采購（勞保采購）較為正規(guī)，多數(shù)比質(zhì)比價簽訂合同進行商談后進行采購。

4、對已確定的供貨商資質(zhì)審查、價格質(zhì)量變化的掌控方面：除大額的簽訂合同的行政物資采購遵循合同招投標議價商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購事項，均未能按制度規(guī)定對已確定的供貨商審查有關(guān)資質(zhì)證明材料，未能及時掌握其價格、質(zhì)量變化，如：辦公用品（文具類）的采購供應(yīng)商“鼓樓區(qū)光輝辦公用品經(jīng)營部”已多年未進行更換，未貨比三家，且供應(yīng)商的產(chǎn)品價格變化、質(zhì)量變化等均未及時進行整理收集。

5、單價在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購管理：綜合管理部、信息中心負責(zé)采購的符合制度規(guī)定標準的辦公設(shè)備（電腦、打印機、會議設(shè)備、空調(diào)等）均能按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；但綜合管理部經(jīng)購的另一些辦公家具類物資（沙發(fā)、辦公桌）單價在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產(chǎn)標準，但都未辦理固定資產(chǎn)新增報告單手續(xù)，財務(wù)部門直接列支到當年管理費用-辦公費中。

6、辦公用品（文具類）行政物資采購計劃統(tǒng)籌安排不合理，影響辦事效率，同一月份內(nèi)多次購物，浪費人力、物力資源，不利于降本增效。

（個案詳見本報告附件一）。

四、行政物資采購的驗收入庫、結(jié)算與領(lǐng)用、臺帳管理方面

各類行政物資采購普遍存在無驗收文字記錄、入庫單填寫不規(guī)范、結(jié)算不及時、不符合崗位不相容原則，具體情況如下（個案問題詳見本報告附件一）：

1、辦公用品（文具類）及后勤消耗性物資采購：

1）無驗收記錄：辦公用品入庫有入庫單，有采購、保管、確認簽字，但缺少文字驗收記錄核對型號規(guī)格及數(shù)量等信息情況，無相關(guān)驗收人簽字，后勤消耗性物資也均無驗收記錄。

2）入庫單填寫不規(guī)范：辦公用品（文具類）許多入庫單無品名、單價、數(shù)量、金額等內(nèi)容，一些入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息，沒有廠家、規(guī)格型號信息，“采購、保管、確認”三欄均無人簽字，制票人僅填寫姓，未填寫全名；后勤消耗性物資到貨未進行驗收未填制入庫單。

3）許多采購事項費用結(jié)算及入庫登記均不及時：許多采購事項未按制度規(guī)定現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單甚至跨月合并匯總填列，費用結(jié)算多月合并匯總結(jié)算，根據(jù)財務(wù)部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購置的辦公用品費用甚至跨年結(jié)算。

4）入庫單財務(wù)結(jié)算聯(lián)次提交錯誤：財務(wù)部門結(jié)算憑證后附的入庫單均為“第二聯(lián)

交付貨單位”，非財務(wù)結(jié)算聯(lián)，財務(wù)部門把關(guān)不嚴。5）各部門辦公用品的領(lǐng)用與核算不能匹配，財務(wù)部門全面預(yù)算管理-辦公費部門預(yù)算管理沒有真正落到實處：各部門人員領(lǐng)用辦公用品時，辦公用品保管人員在現(xiàn)場及時填制了出庫單并要求領(lǐng)用人員簽字，但所有出庫單聯(lián)次均在倉管員處保管，出庫單財務(wù)聯(lián)未移交財務(wù)部門作為出賬和核算各部門辦公用品的依據(jù)。

公司2012年度開始執(zhí)行全面預(yù)算管理，財務(wù)部門根據(jù)綜合管理部審核意見將辦公用品辦公費預(yù)算額度在各部門間進行了分解，但在進行辦公費賬務(wù)核算時財務(wù)部門未按部門進行輔助核算，也未另外建立臺賬另行登記各部門發(fā)生的費用，各部門辦公費全面預(yù)算管理執(zhí)行情況無法獲得。財務(wù)部門僅按上月公司管理人員、生產(chǎn)人員、銷售人員、基建人員人頭數(shù)比例，簡化分攤辦公用品費用，不以各部門實際領(lǐng)用的辦公用品核算各部門的辦公費用，財務(wù)賬套核算的金額與各部門實際領(lǐng)用金額無法匹配，數(shù)據(jù)無說服力，預(yù)算管理不到位。

后勤消耗性物資出庫領(lǐng)用均未填制出庫單，宿舍區(qū)維修消耗的五金配件，在財務(wù)結(jié)算時未能提供缺陷報修申請單、領(lǐng)用人簽字確認的出庫單，物資是否真正出入庫面上無法核實。

6）未登記出入庫臺賬：公司所有辦公用品的日常出入庫結(jié)存管理，僅有出入庫單，辦公用品倉儲保管人員沒有進行臺賬登記管理，也就無法直接查詢到相關(guān)辦公用品賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點；后勤消耗性物資出入庫亦未登記臺帳。

7）辦公用品的采購、入庫、保管、出庫為同一人，不符合職務(wù)不相容原則：入庫時雖有其他人確認簽字，但經(jīng)詢問了解到實際工作中確認人（驗收人）因工作繁忙沒有查看實物就簽字的現(xiàn)象也偶有存在，管理存在漏洞。

2、辦公設(shè)備及電腦耗材采購：

1）無驗收記錄：非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備及電腦耗材到貨有入庫單，入庫單內(nèi)有采購、保管、確認簽字，固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備填制了固定資產(chǎn)新增報告單但無入庫單，以上物資到貨，均無“數(shù)量、規(guī)格型號正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗收記錄。

2）個別入庫單填寫不規(guī)范：多數(shù)電腦耗材入庫單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息，沒有廠家、規(guī)格型號等信息。

3）個別采購事項入庫不及時：a）綜合管理部門未按制度規(guī)定，現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89#憑證記載：辦公家具采購分批采購、分批入庫，但發(fā)票及入庫單資料顯示一次性采購一次性匯總?cè)霂?，入庫結(jié)算不及時造成面上一次性采購金額偏大，計劃申請審批單審批時間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發(fā)票時間2012年3月22日，入庫單日期2012年3月26日（以上個例詳見附件一）。

4）出庫領(lǐng)用無領(lǐng)用人簽字：電腦耗材及辦公設(shè)備出庫，均未填制出庫單要求領(lǐng)用人簽字。部分辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項）采購申請單使用人與實際使用保管人不相符，未按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。

5）信息中心經(jīng)購的大部分電腦耗材及非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備采購事項，入庫單上記錄的采購、保管、驗收入庫人員，違反不相容原則（個案詳見本報告附件一）。

6）個別辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項）未及時辦理結(jié)算轉(zhuǎn)固手續(xù)：如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購買調(diào)度中控用空調(diào)，申請日期為2011年12月19日，購買安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結(jié)算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報告單日期為3月19日。

7）辦公設(shè)備（辦公家具）購置入庫結(jié)算不及時：2012年上半年僅一次匯總結(jié)算辦公家具采購事項，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫登帳手續(xù)，出庫單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領(lǐng)料單日期為2012年3月27日，領(lǐng)料人錯填為采購人，實際領(lǐng)料部門領(lǐng)料人未簽字確認，“發(fā)料人”一欄空白。

3、勞保用品采購：

1）無驗收記錄：所有勞保采購事項均無驗收記錄，5萬元以下的勞保采購事項到貨均未通知相關(guān)部門（人力資源部）一同驗收后再入庫。

2）需聯(lián)合驗收的采購事項到貨未進行聯(lián)合驗收：2012年公司單批次采購超5萬元的勞保采購事項共1次，物資供應(yīng)部采購人員未按制度規(guī)定組織財務(wù)資產(chǎn)部、紀檢監(jiān)察室、計劃需求部門一同參加聯(lián)合驗收。

3）個別入庫單手續(xù)不齊全缺少相關(guān)人員簽字：如：2011年12月30日轉(zhuǎn)賬68#憑證，購福州開發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012年度付款結(jié)算事項，屬追溯審計采購事項），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門領(lǐng)導(dǎo)審核”一欄空白，財務(wù)審核把關(guān)不嚴、未及時發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。

4）所有勞保領(lǐng)用出庫單據(jù)，均未提供給財務(wù)部門。

5）個別勞保采購事項金額雖不大未簽訂合同，但費用結(jié)算支付滯后時間較長，對改善資金周轉(zhuǎn)情況意義不大且影響公司對外形象。

第三部分

審計建議

為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購管理專項檢查發(fā)現(xiàn)的問題，我部提出以下方面幾點整改建議：

一、及時修訂和完善相關(guān)行政物資采購管理制度，修改不合理不科學(xué)的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責(zé)任部門，節(jié)約公司人力物力資源，提高制度操作性、科學(xué)性。

1、針對本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》匯總修編入《A公司行政物資采購管理辦法》，同時補充完善相關(guān)條款，從各方面完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》：

1）擴大制度適用范圍至公司所有部門。

2）結(jié)合參照《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》第四條、第七條相關(guān)內(nèi)容，補充完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》中行政物資采購工作小組的工作職責(zé)、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟效益。

3）結(jié)合《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》，將兩個制度進行合并修編成新的行政物資采購管理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點范圍，并補充庫存盤點、庫存保管人員移交管理條款、考核管理條款等。

4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報《行政物資采購計劃單》的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資的計劃需求申請表格式，同時統(tǒng)一規(guī)定計劃申請單除部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，各部門還應(yīng)加蓋本部門公章。

5）針對采購經(jīng)辦人員入庫驗收、辦理發(fā)票結(jié)算不及時、各部門領(lǐng)用辦公用品不及時現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫結(jié)算時限范圍，固定每月各部門辦公用品領(lǐng)取日期，實行常態(tài)化管理，對違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。

6）鑒于勞保物資的采購包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護用品，勞保采購在年度預(yù)算范圍內(nèi)由人力資源部在設(shè)備管理系統(tǒng)進行申購審批手續(xù)已成習(xí)慣做法，勞保采購在合同談判、貨比三家、招議標等方面已較為規(guī)范，且采購責(zé)任部門非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應(yīng)部，建議從行政物資采購管理范疇剔除，并嚴格完善相關(guān)驗收記錄，嚴格執(zhí)行驗收入庫管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應(yīng)部制定的《A公司物資采購管理辦法》進行采購。

7）明確規(guī)定收集供應(yīng)商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對已確定的供應(yīng)商可按不同時期按列填報相關(guān)產(chǎn)品單價資料，以便進行對比；對未確定的供應(yīng)商可按同類產(chǎn)品價格進行比對。收集信息進行調(diào)研會花費一定的訂貨采購調(diào)研成本和人力，對于常用的單價較小價格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長時間半年或一年進行一次調(diào)研，金額較大、價格變化幅度較大的電腦耗材、計算機、打印機等物資，建議按季度或按此購買時進行調(diào)研。

2、修訂《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》，對制度內(nèi)涉及的相關(guān)部門名稱進行修訂，對購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單格式名稱進行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴密性。針對所有有年度預(yù)算的固定資產(chǎn)采購事項，在采購當年需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，預(yù)算外的采購事項也經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，不利于公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分加以審批，建議另外設(shè)計表單，從表名上鮮明明確預(yù)算外采購申請審批表，以便公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實際需要進行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營的預(yù)算外采購項目可以延至下年度預(yù)算進行采購，促進節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。

二、加強制度宣貫和學(xué)習(xí)，提高制度執(zhí)行力，實現(xiàn)降本增效。新的行政物資采購管理辦法制度修編出臺后，建議綜合管理部加強本部門審批、采購、管理相關(guān)人員對制度的學(xué)習(xí)，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進行宣貫和學(xué)習(xí)，特別是對各部門管理員進行宣貫和學(xué)習(xí)，以便提高行政物資采購管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購管理的經(jīng)濟效益，達到降本增效的目的。

三、嚴格執(zhí)行行政物資采購管理辦法各環(huán)節(jié)條款

1、嚴格按規(guī)定填報表單，進行采購計劃申請審批手續(xù)。

2、嚴格執(zhí)行計劃申報時限條款，超過每月25日未及時申報下月辦公用品采購事項的部門，視為無采購需要。錯過申報時限補報的采購事項，無特殊原因一般不予采購，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領(lǐng)導(dǎo)特批后進行采購，但對需求部門應(yīng)予以適當?shù)目己俗鳛閼吞帯３Ｓ玫霓k公用品、電腦耗材各部門應(yīng)自行根據(jù)實際工作需要，預(yù)留適當合理的庫存，以免影響使用，但不得造成浪費。

3日用零星辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購，、綜合管理部采購人員應(yīng)做好相關(guān)商品比質(zhì)比價工作，掌握供應(yīng)商產(chǎn)品價格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價采購，節(jié)約采購成本。

4、綜合管理部應(yīng)嚴格執(zhí)行制度內(nèi)有關(guān)資金計劃申報條款。辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政物資采購范疇，應(yīng)按制度要求統(tǒng)一匯總金額，各口徑采購經(jīng)辦人員不得各自為政，未經(jīng)匯總報經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)審批后進行采購，超2萬元以上的，應(yīng)按制度規(guī)定匯總填報《行政物資采購計劃單》經(jīng)相關(guān)機構(gòu)、部門及公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，在每月月底前申報下月資金計劃，經(jīng)資金計劃平衡會平衡后，在下月份執(zhí)行采購。

5、綜合管理部各類行政物資的采購管理安排應(yīng)科學(xué)合理，無特殊原因，每月應(yīng)一次性采購?fù)戤吀骺趶轿镔Y，避免一個月內(nèi)多次往返福州或連江采購，造成人力物力資源浪費。

6、綜合管理部應(yīng)嚴格辦理物資到貨驗收入庫手續(xù)：組織相關(guān)需求部門及物資保管人員進行驗收，填寫驗收記錄，并現(xiàn)場填制入庫單，采購人與驗收人不得兼任、采購人與保管人不得兼任，單批次采購或單件采購價格超5萬元的大額采購物資入庫必須經(jīng)財務(wù)部門、監(jiān)察審計部門、需求部門、綜合管理部聯(lián)合驗收。

7、嚴格辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、食堂宿舍后勤消耗性物資的出入庫領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用必須有領(lǐng)用人簽字確認手續(xù)，出入庫單應(yīng)提供一份給財務(wù)部門作為預(yù)算執(zhí)行管理和財務(wù)核算的依據(jù)，相關(guān)人員簽字必須填寫全名，不得只填寫姓氏。

8、簽訂合同的行政物資采購，特別是有延期支付處罰條款的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)嚴格根據(jù)合同約定，及時辦理結(jié)算手續(xù)進行付款，未簽訂合同的，應(yīng)按雙方口頭約定期限進行付款，應(yīng)盡量避免給公司形象造成不良影響。各采購經(jīng)辦人員、合同簽訂商談經(jīng)辦人員應(yīng)與供貨商協(xié)商，爭取最大付款時限，節(jié)約公司采購資金占用成本。

四、建議財務(wù)部門加強財務(wù)基礎(chǔ)工作管理，根據(jù)《會計法》、公司財務(wù)管理制度以及其他相關(guān)制度規(guī)定，嚴格認真審核各部門各項開支，無資金計劃、無審批手續(xù)、預(yù)算外采購審批手續(xù)不全、報銷單據(jù)不全的各項支出一律不得支付，同時結(jié)合公司全面預(yù)算管理，做好各項費用按部門進行賬務(wù)核算或登記臺帳工作。鑒于年初伊始，財務(wù)部門未按部門核算要求設(shè)置辦公費部門輔助賬，現(xiàn)年度已有發(fā)生額，遠光財務(wù)軟件無法中途設(shè)置辦公費部門輔助賬的情況，建議財務(wù)部門另行建立EXCEL文件資料，在綜合管理部協(xié)助下，根據(jù)出庫單領(lǐng)用人、領(lǐng)用辦公用品單價、領(lǐng)用數(shù)量等歷史數(shù)據(jù)，按部門進行一一登記，這樣才能取得各部門辦公費累計發(fā)生數(shù)，全面預(yù)算管理——部門辦公費預(yù)算管理才能真正落到實處，提供的數(shù)據(jù)才能真正令人心服口服。

以上整改建議若有錯漏之處歡迎指正。因限于此次行政物資管理審計的重點、范圍，審計抽查和詳查的概率影響，審計工作無法觸及所有方面，因此在審計報告中未必揭示所有問題。

監(jiān)察審計部

二0一二年六月二十九日

附件一：《福建儲運2012年度行政物資采購管理審計發(fā)現(xiàn)的問題匯總》

第二篇：行政物資采購審計報告

***公司關(guān)于對行政物資采購的專項審計報告

內(nèi)審字[2013]第00*號

審計組于2013年*月*日—*月*日對人事行政部采購及管理進行了審計，本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟效益。審計組審閱了相關(guān)原始資料，與人事行政部人員進行了面談，并抽查了會計憑證，采用了調(diào)查表、詢問、實地觀察、分析性復(fù)核等方法。涉及的時間范圍是從2012年1月1日至2013年4月31日?，F(xiàn)將本次審計情況報告如下：

一、基本情況：

（一）公司行政物資的采購主要分成2部分，一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負責(zé)采購；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負責(zé)采購。

（二）本次審計抽查會計憑證21份。其中**經(jīng)手的1份，**經(jīng)手的1份，**經(jīng)手的10份，**經(jīng)手的9份。抽查的相關(guān)記錄詳見附件3：抽查行政物資采購相關(guān)的會計憑證。

二、審計發(fā)現(xiàn)的細節(jié)說明

（一）、采購相關(guān)的不相容職務(wù)未分離 主要問題1：

行政物資的請購、供應(yīng)商確認、采購、驗收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。

（二）、采購計劃 主要問題1：

行政部不能提供采購計劃。行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發(fā)現(xiàn)實際未制定月度計劃。采購計劃是采購管理中科學(xué)采購的前提條件，無采購計劃，所需各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。

（三）、采購流程 主要問題1：

行政物資采購大部分是先送貨，再補采購單。這樣先完成采購事項，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。主要問題2：

大部分采購單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認。不符合公司的采購管理規(guī)定。公司《采購控制程序》中“1.6 各采購人員拿到審批后的采購單到財務(wù)蓋合同章，采購單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進行采購?！?主要問題3：

部分物資先送貨，再出采購單，后來再補請購單。不符合公司的采購管理規(guī)定，也喪失了請購的意義。

（四）、報價單不符合規(guī)定 主要問題1： **經(jīng)手的大部分報價單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認，極可能是自行偽造的。主要問題2：

有些采購項目未提供至少三家報價。有些采購項目未提供報價單。主要問題3：

報價單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達擦手紙報價有兩項，一項為180元/件，一項為185元/件。主要問題4：

審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。

（五）、行政物資管理方面 主要問題1：

未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點。行政物資驗收入庫以供應(yīng)商送貨單為準，未另外編制入庫單。

行政物資出入庫單據(jù)、各部門申請單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計和管理。主要問題2：

行政物資采購的緊急采購頻率高。主要問題3：

人事行政部未對行政物資進行定期盤點工作。（調(diào)查問卷回答說有定期進行盤點）主要問題4：

人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進行統(tǒng)計分析。

三、審計建議

為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購專項檢查發(fā)現(xiàn)的問題，審計組提出以下整改建議：

1、規(guī)范采購流程。

（1）、分離不相容職務(wù)。建議分離行政物資采購中的不相容職務(wù)，增加管控的節(jié)點。并制定行政采購人員定期輪崗制度，并遵循。例如采購與驗收、保管職務(wù)分離。

（2）、嚴格按照公司正常的采購流程進行采購。即先請購，審批后再采購。

（3）、提供三家報價。按照公司要求提供至少三家報價，并將對詢比議價、報價等資料妥善保管。

2、加強采購計劃性。

（1）、編制采購計劃。建議對行政物資進行、季度、月度計劃，按照計劃進行采購。并規(guī)定計劃外采購事項的審批程序。

（2）、加強緊急采購的管理。例如規(guī)定緊急采購的物資類型、金額上限、采購頻率等。

3、每月編制購銷存報表。（1）、編制購銷存報表。加強管理行政物資的出入庫單據(jù)，編制行政物資的購銷存報表。規(guī)范相關(guān)的申請單據(jù)、出入庫單據(jù)，便于整理、查看、分析、統(tǒng)計等。

（2）、定期盤點。制定行政物資定期盤點方案，定期對行政物資進行盤點，并作相關(guān)記錄。（3）、統(tǒng)計分析。定期對行政物資采購金額、耗用情況進行統(tǒng)計分析。制定采購目標，結(jié)合行政物資采購預(yù)算、采購計劃進行對比分析。

四、內(nèi)部審計人員的評論

審計人員認為行政物資采購管理不到位，存在嚴重的漏洞，亟待完善行政物資采購管理，建議制定《行政物資采購管理制度》，并遵循。

審計過程中行政部無法提供詳細、整理規(guī)范的信息資料。本次審計由于人事行政部的抵觸、不積極不及時提供資料、采購人員休假的工作交接不到位，導(dǎo)致此項審計無法取得完整、系統(tǒng)的資料，無法按計劃時間完成審計項目。

行政物資采購不符合不相容職務(wù)分離的原則，從而增大業(yè)務(wù)人員舞弊的可能性。行政物資采購計劃工作不夠，應(yīng)進行、季度或月度采購計劃。行政物資的存貨管理工作不夠到位，應(yīng)編制出入庫臺賬，并定期對存貨進行盤點，定期對采購金額、耗用情況進行統(tǒng)計分析。制定目標，從而降低行政物資采購成本。行政物資的緊急采購過于頻繁，大部分物資先送貨再出請購單、采購單，建議加強管理緊急采購的情況，嚴格按照正常的采購流程執(zhí)行。附：

1、《審計方案》

2、《審計通知書》

3、《抽查行政物資采購相關(guān)憑證》

4、行政回復(fù)的調(diào)查問卷

5、《審計工作底稿》

行政物資采購專項審計報告

內(nèi)審字[2013]第00*號

根據(jù)審計計劃的安排，審計部于2013年*月*日—*月*日對人事行政部采購及管理進行了專項審計。本次審計的主要目的是加強行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨的及時性與質(zhì)量，提高公司經(jīng)濟效益。時間范圍涵蓋2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述欄請勿將與審計報告無關(guān)的內(nèi)容寫入，主要寫審計時間、審計目的。）

本次審計主要發(fā)現(xiàn)如下：

1、崗位設(shè)置不合理，不相容職位未分離

2、未編制月度采購計劃

3、部分物資采購無三家比價資料且價格偏高

一、項目概況：

1、公司行政物資的采購主要分成2部分：一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負責(zé)采購；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負責(zé)采購。2、2013年1月1日至2013年4月31日，總金額XX元。本次審計抽查會計憑證21份，累計金額XX元，占總采購金額的XX%。（需要告訴管理層）

二、本期審計發(fā)現(xiàn)：

1、崗位設(shè)置：

①采購相關(guān)的不相容職務(wù)未分離

行政物資的請購、供應(yīng)商確認、采購、驗收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。容易導(dǎo)致采購人員利用權(quán)力進行舞弊。（提出采購需求是否也是采購人員提出的，請檢查行政物資的賬齡數(shù)量，是否存在不合理采購來說明問題。對于行政物資是否為制定采購，這一塊需要明確）

審計建議：

2、采購計劃

①未編制月度采購計劃：

行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發(fā)現(xiàn)實際未制定月度計劃。未編制閱讀的采購計劃，容易導(dǎo)致各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。

審計建議：

3、采購流程

①行政物資采購大部分是先送貨，再補采購單。這樣先完成采購事項，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。（這種不是什么問題，重點不在這里。）

審計建議：

②大部分采購單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認。不符合公司的采購管理規(guī)定。公司《采購控制程序》中“1.6各采購人員拿到審批后的采購單到財務(wù)蓋合同章，采購單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進行采購?！保ü?yīng)商一般只在報價單、訂單上、送貨單上進行確認，需要詢問采購人員不簽字的原因在哪里）審計建議：

③部分物資先送貨，再出采購單，后來再補請購單。不符合公司的采購管理規(guī)定，也喪失了請購的意義。（是否有緊急采購流程，與問題一重復(fù)。）審計建議：

4、報價單管理

①**經(jīng)手的大部分報價單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認，極可能是自行偽造的。（審計人員存在主觀捏造審計問題，應(yīng)該刪除此類發(fā)現(xiàn)，或者進一步分析。）審計建議：

②有些采購項目未提供至少三家報價。有些采購項目未提供報價單。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當當網(wǎng)等的價格進行參考，提供不提供報價單不是問題，只是個表面問題。）審計建議：

③報價單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達擦手紙報價有兩項，一項為180元/件，一項為185元/件。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當當網(wǎng)等的價格進行參考，另外需要與財務(wù)付款等，可能存在議價，第一次議價為185元，第二次議價為180元，需要與采購進一步確認。）審計建議：

④審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當當網(wǎng)等的價格進行參考。）審計建議：

5、行政物資管理方面

①未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點。行政物資驗收入庫以供應(yīng)商送貨單為準，未另外編制入庫單。行政物資出入庫單據(jù)、各部門申請單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計和管理。（重新審計，這個重點是是否形成了出入庫臺賬，另外審計人員是否根據(jù)出入庫單或者供應(yīng)商的送貨單得到的賬面數(shù)進行了盤點。）審計建議：

②行政物資采購的緊急采購頻率高。（如果要說明這個是問題，請列表說明，緊急采購次數(shù)。）審計建議：

③人事行政部未對行政物資進行定期盤點工作。（審計部是否進行了盤點，你都沒盤點，怎么說明人家管的不好。）審計建議：

④人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進行統(tǒng)計分析。（這個是問題？？？）審計建議： 附件：

（一般附與審計問題相關(guān)的內(nèi)容，比如報價單雷同，那么那幾張報價單是雷同的。而不是所有審計底稿都附在后面）

第三篇：行政物資采購管理規(guī)定

行政物資采購管理規(guī)定

第一章

總

則

第一條

為規(guī)范集團行政采購行為,加強對采購過程的管理和監(jiān)控,本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，特制定本辦法。

第二條

基本原則

一、遵循公開、公平、公正原則，維護公共利益，保證行政效率，最大限度地提高資金的使用效益。

二、采購應(yīng)當符合節(jié)能和環(huán)境保護的要求，優(yōu)先采購低能耗低污染的貨物和工程。

三、行政部作為采購工作的管理和執(zhí)行部門，須詳細進行采購物資的成本核算，有權(quán)根據(jù)各部門的具體使用情況選擇產(chǎn)品的品牌、檔次及供貨渠道，從而控制產(chǎn)品價位，降低物資成本。

四、在物資采購過程中要做到采購經(jīng)手人員、保管人員、審批人員分離制衡。

第三條

適用范圍

一、本辦法適用集團及直屬全資子公司辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具及工程的采購管理(不包括生產(chǎn)材料及生產(chǎn)設(shè)備的采購)，集團控股公司參照執(zhí)行。

二、集團行政采購實行集中采購和分散采購兩種形式。

符合下列條件之一的，原則上實行集中采購：

1、單價在___萬元，批量在___萬元以上的辦公設(shè)備、辦公用品和家具;

2、合同價值___萬元以上公共工程按工程招標、投標辦法執(zhí)行。

3、合同價值___萬元以上的服務(wù)項目。

第二章

采購方式

第四條

集中采購原則上統(tǒng)一到集團指定的采購定點單位實施采購;如果沒有集中的采購定點單位，則由各企業(yè)行政部與使用單位共同確定專人組成不少于___人的采購小組，按采購規(guī)定及程序?qū)嵤┎少?，分散采購由各企業(yè)行政部根據(jù)本企業(yè)情況組織采購。

第五條

行政采購以競爭性談判采購、詢價采購為主，同時，可根據(jù)實際，采取公開招標采購、邀請招標采購和直接采購等方法。

一、公開招標采購指招標人以公告的方式邀請不特定的法人或其它組織參與投標。

二、邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。

三、競爭性談判采購是直接邀請三家以上的供應(yīng)商就采購事宜進行談判的采購。

四、詢價采購是對三家以上的供應(yīng)商提供的報價進行比較，以確保競爭性價格的采購。

五、直接采購是指采購人向供應(yīng)商(廠家)直接購買的方式。

第六條

實行競爭性談判采購的項目，應(yīng)當遵循下列基本程序：

一、確定采購談判小組成員、談判程序、談判內(nèi)容、定標準等。

二、談判人擬定合同條款，提出邀請參加談判的供應(yīng)商名單。

三、參加談判的所有供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出最后報價及有關(guān)承諾，談判人據(jù)此確定中標供應(yīng)商。

第七條

實行詢價采購的項目，應(yīng)當遵循下列基本程序：

一、定詢價小組成員、價格構(gòu)成、定標準等。

二、詢價人擬定合同條款，提出報價供應(yīng)商名單。

三、詢價活動必須公平進行，詢價人應(yīng)要求供應(yīng)商書面一次報出不得更改的價格，詢價人確定的中標人是符合采購要求且報價最低的供應(yīng)商。

第八條

采購員對于小額物品的采購,應(yīng)盡量去正規(guī)商場采購,并做到貨比三家,嚴格控制采購物品的質(zhì)量＼價格及售后服務(wù)。

第三章

采購程序

第九條

采購計劃與申請

一、屬行政采購項目，申請部門須擬訂本部門采購計劃，并附采購項目的名稱、數(shù)量、估計價值、供貨時間等有關(guān)材料，報行政部審核。

二、行政部對申請部門上報的采購計劃進行審核后，制定公司采購計劃預(yù)案。

三、公司采購計劃須經(jīng)總裁批準方可實施。

四、根據(jù)采購計劃制作的采購預(yù)算表，分別需經(jīng)行政部負責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、總裁按權(quán)限簽批核準。

五、屬于臨時采購項目，申請部門須提供按權(quán)限簽批核準的申購單，并附采購項目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能、供貨時間等有關(guān)資料，報行政部辦理。

第十條

采購實施

一、采購員收到被批復(fù)后的請購單或采購計劃，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、規(guī)格型號、報價、數(shù)量、性能指標等情況整理填寫<報價審批表>報行政負責(zé)

人，行政部負責(zé)人填寫采購意見報財務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。

盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。

三、報價審批獲準后，如需簽定合同，采購員即與供應(yīng)商洽談買賣合同條款。

合同文本經(jīng)法律室審核后須經(jīng)行政部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)及總裁按權(quán)限簽批核準。

四、采購合同經(jīng)雙方簽章生效。

生效后的采購合同交財務(wù)部備案，行政部留復(fù)印件。采購員按合同付款進度，向財務(wù)部申請借款，支付給供應(yīng)方。

五、采購員按合同交貨進度，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。

六、采購員對所有采購單位的基本情況(包括單位名稱＼地址＼辦公電話＼傳真＼聯(lián)系人＼手機號碼＼營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及資信情況等)應(yīng)建立一個完整的供應(yīng)商檔案,報行政部備案。

七、采購員要定期或不定期對市場辦公用品的價格行情進行調(diào)查了解,掌握市場信息,善于收集相關(guān)資料,及時采購到質(zhì)好價廉的物品,建立各類辦公用品價格數(shù)據(jù)庫,做為核價的依據(jù)。

第十一條

驗收與結(jié)算

一、貨到，采購員會同使用部門進行驗收,清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收并填寫驗收報告。

二、如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標準不符，采購員將貨物退回供應(yīng)方，并與供貨方就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。

三、采購員對缺貨、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報主管領(lǐng)導(dǎo)處置。

四、驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，行政部做好固定資產(chǎn)或低值易耗品的登記＼建賬工作。

五、采購員持請購單、入庫單及有關(guān)發(fā)票到財務(wù)部銷帳;

財務(wù)部作好資產(chǎn)登記入帳工作。

六、實施大額(壹仟元或以上)物品采購原則上以支票形式支付。

臨時采購或以支票形式支付不便時,需將情況予以說明并經(jīng)部門經(jīng)理批準后實施采購。

第四章

采購監(jiān)督

第十二條

財務(wù)部結(jié)合采購付款、報銷及盤點實施監(jiān)督;審計部結(jié)合財務(wù)審計或?qū)ｍ梼?nèi)部審計實施監(jiān)督。

第十三條

被檢查的人必須如實提供檢查所必需的材料和情況，不得拒絕。

第十四條

有下列行為之一的，將根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，追究有關(guān)負責(zé)人的責(zé)任;觸犯刑律的，將移交司法機關(guān)追究法律責(zé)任。

一、采購活動中拒絕監(jiān)督，或招標采取走過場，明招暗送，泄露標底的;

二、與投標者相互串通，阻撓、排擠其他投標者公平競爭或干擾招標活動，使招投標不能正常進行的;

三、與供貨單位相互溝通，高估冒算，有意多付貨款的;

四、采購過程中，接受供貨方的吃請、娛樂和旅游等，私自參與供貨方組織的活動的;

五、接受供貨方的回扣或有價證券等各種好處而不上交的;

六、揮霍浪費或挪用、貪污、私分采購款的;

七、不履行或不正確履行職責(zé)，購進的貨物為以次充好、價高貨次、假冒偽劣產(chǎn)品的;

八、利用各種理由把采購款和采購物品化整為零進行采購，逃避上述條款約束的。

第十五條

行政采購接受各部門的監(jiān)督。任何部門和個人有權(quán)對采購活動中的違法行為進行控告和檢舉。

第五章

附

則

第十六條

本辦法由集團行政部負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

第四篇：公司物資采購管理規(guī)定

XXX有限公司

物資采購管理規(guī)定

第一章總則

第一條為保證公司采購物資質(zhì)量，節(jié)約物資采購成本，提高物資采購效率，特制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于公司物資采購全過程。

第二章物資采購供應(yīng)職責(zé)

第三條公司的物資采購管理工作由市場部物資采購中心統(tǒng)一負責(zé)。采購物資包括公司生產(chǎn)所需原、輔材料、維護物資、維修物資、技改項目及其它非生產(chǎn)所需物資。

第四條所有物資的采購必須在公司發(fā)布的《合格供方目錄》中選取供貨方。

第五條市場部物資采購中心實行物資采購全過程各環(huán)節(jié)相互配合、相互監(jiān)督、分段管理模式，生產(chǎn)計劃與采購、質(zhì)量檢驗與采購、價格審核與采購、合同審核與采購、貨款支付與采購等職責(zé)分離。

第三章物資需求計劃編制、審核與提報

第六條每月月初工藝計劃部根據(jù)當月生產(chǎn)計劃、設(shè)備維護維修需要以及管理需求編制物資需求計劃，報公司分管副總經(jīng)理審核。審核后的物資需求計劃報市場部物資采購中心執(zhí)行。

第七條物資需求計劃中有專門技術(shù)要求的，技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)提出最終技術(shù)條件，隨物資需求計劃一并報采購中心，在物資采購過程中技術(shù)質(zhì)量部負責(zé)協(xié)同采購中心完成物資技術(shù)談判、物資技術(shù)協(xié)議的簽訂和技術(shù)評定工作。

第四章采購計劃編制與審批

第八條市場部物資采購中心對審批合格的物資需求計劃進行庫房清查。經(jīng)查庫確系不存在或庫存不足的，由市場部物資采購中心分類編寫物資采購計劃，經(jīng)市場部負責(zé)人、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后送交財務(wù)部。

第九條生產(chǎn)急需物資經(jīng)總經(jīng)理批準后，采購中心可先詢價采購，物資采購計劃報批手續(xù)必須在三個工作日內(nèi)補齊。

第五章供應(yīng)商選擇與考核

第十條合格供方的考核、評定及控制

市場部物資采購中心組織技術(shù)質(zhì)量部、工藝計劃部、生產(chǎn)部、財務(wù)部等職能部門對供應(yīng)商進行考核、評估、優(yōu)選，建立公司供應(yīng)商檔案和臺帳。

（一）合格供方的考核、評定過程

1.市場部物資采購中心根據(jù)公司生產(chǎn)物資現(xiàn)有供方和待開發(fā)的供方，在滿足合同保證、供貨能力、質(zhì)量能力、資信能力的條件下進行摸底考察，提出初選供方單位。

2.市場部物資采購中心組織公司技術(shù)質(zhì)量部、工藝計劃部、生產(chǎn)部、財務(wù)部等部門對供方的質(zhì)量管理體系認證資格、在同行業(yè)中的業(yè)績、執(zhí)行產(chǎn)品標準、質(zhì)量等級、法人資格、企業(yè)規(guī)模、履約能力、企業(yè)資信、企業(yè)財務(wù)狀況等相關(guān)能力等方面做出評價。

3.市場部物資采購中心組織評審小組根據(jù)綜合評價資料或?qū)嵉卣{(diào)查結(jié)果，進行分析、評審，確定合格的供方，報公司總經(jīng)理或董事長批準。

（二）合格供方的控制

1.市場部物資采購中心在合格供方目錄中選擇供貨方，并對合格供方的資金運作情況、執(zhí)行能力等多方面進行動態(tài)管理。

2.市場部物資采購中心每年須組織評審小組進行一次合格供方的評定，對上一年質(zhì)量過硬、供貨及時、服務(wù)周到的供方應(yīng)予以肯定，繼續(xù)進入本年的合格供方目錄。

3.相關(guān)部門驗證采購產(chǎn)品首次發(fā)現(xiàn)不合格品時，通知供方暫停發(fā)貨，并按不合格品的有關(guān)規(guī)定處理，合格供方一年內(nèi)兩次出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時，取消其合格供方資格。

4.合格供方須遵循誠信公平、貨真價實的原則，及時供應(yīng)性價比合理的物資，經(jīng)查實一年內(nèi)合格供方惡意虛高物資報價三次以上，取消其合格供方資格。

5.合格供方與公司合作過程中，違反相關(guān)技術(shù)商務(wù)合同要求，出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、拖延交貨時間影響我公司生產(chǎn)、技改的，應(yīng)作好相應(yīng)記錄，由于供方的原因造成嚴重的質(zhì)量責(zé)任事故，取消其合格供方資格。

6.每年的合格供方目錄經(jīng)批準后于 3～4 月公布。

7.重新進入合格供方的評定要求同新進入完全相同。

（三）合格供方資料管理

1.市場部物資采購中心將合格供方名單目錄匯編成冊、歸檔統(tǒng)一管理。

2.所有有關(guān)合格供方情況的活動必須記錄存檔并妥善保存。

第十一條公司其他部門不得指定供應(yīng)商，審計監(jiān)察室每半年檢查一次，因指定采購造成經(jīng)濟損失的，要追究責(zé)任人的責(zé)任。

第六章采購價格的確定與控制

第十二條市場部物資采購中心密切跟蹤市場行情，分析研究通用物資的成本構(gòu)成與市場

價格變動趨勢，建立價格數(shù)據(jù)庫，作為確定采購價格的依據(jù)。

第十三條物資采購人員對包括采購價格、運輸保險費用、物資使用壽命、后續(xù)維護費用等在內(nèi)的物資采購的總成本進行分析比較，在滿足物資功能與技術(shù)質(zhì)量要求前提下，按性能與價格比最優(yōu)和采購的總成本最低原則確定采購價格。

第十四條公司審計監(jiān)察室、財務(wù)部對采購價格的確定進行監(jiān)督。

第七章采購合同審批、簽訂與執(zhí)行

第十五條批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。市場部物資采購中心根據(jù)確定的供應(yīng)商與價格，依照經(jīng)法律顧問審定的標準采購合同文本擬訂采購合同，認真審查產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號、質(zhì)量技術(shù)要求、數(shù)量、單價及總金額、驗收準則、付款方式、交貨時間、交貨地點、運輸方式、違約及處罰、質(zhì)量異議處理、簽約地點及質(zhì)量管理體系要求等條款。公司對采購物資有特殊技術(shù)要求時，由市場部物資采購中心協(xié)同技術(shù)質(zhì)量部對物資的特殊技術(shù)要求所涉及的技術(shù)協(xié)議內(nèi)容進行審查，對合同項目涉及技術(shù)的先進性和可靠性或適應(yīng)性承擔(dān)實質(zhì)性審查職責(zé)。

第十六條財務(wù)部合同管理人員對合同審查后，交市場部物資采購中心負責(zé)人、公司分管副總經(jīng)理審批，最后送總經(jīng)理（或董事長）簽訂正式合同。合同標的金額在 30萬元以內(nèi)的由總經(jīng)理簽訂，并向董事長說明，其余合同均需由董事長或董事長授權(quán)的人員簽訂。

對重大和復(fù)雜合同，需報經(jīng)法律顧問審查，再送公司分管副總經(jīng)理審批。

第十七條財務(wù)部負責(zé)合同的管理，建立合同臺賬。

第十八條物資采購人員、合同管理人員跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，合同執(zhí)行完畢及時核銷。

第八章運輸及保險

第十九條市場部物資采購中心與確定的供應(yīng)商在簽訂采購合同中必須確定物資運輸方式及運輸發(fā)生途耗、毀損、丟失的相關(guān)責(zé)任，并根據(jù)不同的交貨方式確定保險責(zé)任。對運輸和保險中發(fā)生的異常情況，要分清責(zé)任，分析提出處理辦法，并追究責(zé)任。

第二十條市場部物資采購中心按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程項目進度計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。

第九章質(zhì)檢入庫

第二十一條物資的入庫驗收須有物資采購人員、技術(shù)質(zhì)量管理人員、庫房保管員三方參加，按核準后的采購計劃，對入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量進行嚴格檢驗，做好相關(guān)記錄。

第二十二條所有物資入庫前，由市場部物資采購中心組織相關(guān)人員按物資采購技術(shù)協(xié)議或質(zhì)量標準要求執(zhí)行驗收，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，應(yīng)隔離、標識并做好記錄，由市場部物資采購中心按不合格品處理程序進行處理。

第二十三條專業(yè)技術(shù)要求高的機器、設(shè)備及備件的入庫驗收由市場部物資采購中心組織相關(guān)采購人員、技術(shù)人員對設(shè)備的名稱、數(shù)量、型號規(guī)格、隨機備品備件、隨機資料等逐項進行驗收，完全符合合同中的各項要求后方能出具物資到貨驗收合格單。

第二十四條生產(chǎn)維修常用件、標準件由采購員、庫房保管員進行數(shù)量和合格證的驗證，做好物資入庫記錄，并對庫存電子數(shù)據(jù)及時更新。

第二十五條物資的驗收票據(jù)、合格證、計量單、機器設(shè)備隨機檔案資料等由采購員負責(zé)收集管理。全部技術(shù)資料由采購員負責(zé)交公司綜合管理部檔案管理人員歸檔管理。

第二十六條物資到貨數(shù)量短交，采購員須要求供方及時補足，物資到貨數(shù)量出現(xiàn)超交，采購員要及時匯報，并做好情況記錄。

第二十七條物資驗收質(zhì)量不合格由市場部物資采購中心負責(zé)出具不合格品處置報告，公司分管組總經(jīng)理批準后與供方協(xié)商，按照合同規(guī)定辦理退貨索賠等事宜。

第二十八條對符合要求的合格產(chǎn)品辦理驗收入庫，限額內(nèi)的數(shù)量損耗由財務(wù)部及時處理,無質(zhì)量檢驗合格報告及外觀檢驗不符合合同要求的不得辦理入庫,有超限額數(shù)量損耗的也不得辦理入庫。

第十章發(fā)票的審批

第二十九條市場部物資采購中心收到發(fā)票后，采購員持票到庫房和保管員核對后在發(fā)票上經(jīng)辦人處簽字，然后將入庫單附后，交由物資采購中心負責(zé)人審核、公司分管副總經(jīng)理審批后到財務(wù)部辦理報銷事宜。

第三十條財務(wù)部認真審核，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進行相應(yīng)的帳務(wù)處理。

第十一章貨款支付、核算記賬

第三十一條合同約定有付款方式的按合同約定付款；大宗、常用材料，當月供貨，當月開票，隔月付款；低值易耗品按月結(jié)算付款。

第三十二條每月末市場部物資采購中心根據(jù)采購合同約定或公司相關(guān)的付款規(guī)定,編制月度付款計劃。月度付款計劃經(jīng)公司分管副總經(jīng)理根據(jù)月度資金會議決定審核批準后報財務(wù)部。

第三十三條財務(wù)部根據(jù)經(jīng)過批準的付款申請支付款項，并進行賬務(wù)處理。

第三十四條財務(wù)部應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)制度和規(guī)定，正確核算物資采購成本、庫存成本，并進行相應(yīng)的帳務(wù)處理；與倉庫部門定期進行實物盤點，做到賬、卡、物相符。

第十二章經(jīng)營活動分析

第三十五條市場部物資采購中心定期匯總分析采購物資的數(shù)量、價格、質(zhì)量狀況、采購費用、供應(yīng)商選擇、需求計劃的準確性、市場供應(yīng)供需情況、價格走勢等，提出采購建議和下一階段的控制目標。

第三十六條

第三十七條 第十三章 本規(guī)定由市場部負責(zé)解釋。本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。附則

第五篇：行政物資采購管理制度

集團行政物資采購管理流程制度

為加強集團及所屬各企業(yè)行政采購的管理，保證行政采購活動的透明，降低采購成本，使得行政采購物資的性價比達到最優(yōu)，適用于金瑪集團及其所屬各企業(yè)的行政采購管理，特制定本制度。

注：本制度所指行政采購物資主要指除了生產(chǎn)用原材料和機器設(shè)備以外（包括配套部分）物資以及適宜通過招標采購的物資，不包括外包的工程項目物資采購。

一、需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要提出物資采購申請，詳細列明需求原因、對采購物資規(guī)格型號的具體要求、預(yù)計價格、物資到位時間及物資使用后對公司效益的影響等內(nèi)容，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，提交行政部門領(lǐng)導(dǎo)。

二、行政領(lǐng)導(dǎo)對需求部門提交的物資采購申請進行初步審核，主要審核物資采購的必要性，預(yù)計價格的合理性及對公司整體和長遠效益的影響，以及是否適宜通過招標方式采購，如果無異義，簽字確認，對單筆價值超過10000元大額物資采購還需提交公司總經(jīng)理審核簽字，然后轉(zhuǎn)回交行政管理部。

三、行政管理部接到經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后的物資采購申請單后與需求部門經(jīng)辦人一起首先尋找供應(yīng)商，需求部門把我司要求告知對方，主要包括反映供應(yīng)商實力的簡介、采購物資型號規(guī)格、數(shù)量、交貨期要求、服務(wù)要求、付款方式等，并明確對方回復(fù)時間，供應(yīng)商需要在約定的時間內(nèi)提供以下資料：

1、對我方要求的回復(fù)，必須做出書面回復(fù)；

2、營業(yè)執(zhí)照傳真件；

3、稅務(wù)登記證傳真件；

4、其他相關(guān)資料。

四、行政管理部和需求部門一起重點審核以下內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證的年檢情況及其他能證明該供應(yīng)商合格的文件資料；必要時可以要求審核原件；

2、采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、付款方式、交期和售后服務(wù)等；

3、根據(jù)需要可以去供應(yīng)商處實地考察也可以把供應(yīng)商請到公司來了解情況；

4、根據(jù)每批采購物資情況確定各考核指標所占比重，根據(jù)審核結(jié)果確定合格供應(yīng)商，合格供應(yīng)商數(shù)原則上不得低于3家；

5、根據(jù)每批采購物資情況確定是否需要需求部門領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)總監(jiān)參加考評；

五、由業(yè)務(wù)需求部門編寫審核結(jié)果報告并經(jīng)所有參與審核的人員簽字后上報行政與財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，由財務(wù)總監(jiān)從合格供應(yīng)商中確定最終質(zhì)、價均優(yōu)的供貨單位，并簽字確認，對金額超過RMB10,000元的采購事項，還需提交公司總經(jīng)理簽字批準。將經(jīng)過批準的招標結(jié)果報告交財務(wù)管理部。

六、行政部通知業(yè)務(wù)需求部門和供應(yīng)商確定合同內(nèi)容，并審核合同的內(nèi)容與招標結(jié)果是否相符，無疑義后告知需求部門通知供應(yīng)商將蓋章后的合同送到公司，需求部門填寫《合同蓋章審批單》連同合同一起交財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后由業(yè)務(wù)需求部門責(zé)任人拿到辦公室蓋章，需求部門復(fù)印兩份，兩份復(fù)件分別存檔于行政部和需求部門，并將原件交財務(wù)管理部。

七、業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定填制報銷單和付款申請單，報銷單后附發(fā)票和有當事人簽字確認的驗收合格單（如果需要安裝驗收），經(jīng)本部門和行政部門領(lǐng)導(dǎo)批準后交財務(wù)財務(wù)部審核，財務(wù)管理部審核報銷單和付款申請單上的付款單位、價格、付款方式、付款期和付款條件等內(nèi)容是否和合同一致，如果一致在報銷單和付款申請單上簽字，并將合同原件及經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的結(jié)果報告附在報銷單后提交財務(wù)總監(jiān)審核。

八、財務(wù)總監(jiān)審核簽字后，由財務(wù)管理部交相關(guān)會計人員進行帳務(wù)處理和辦理付款事項。

九、集團所在地之外單位的行政物資采購流程中財務(wù)部的職能由各單位財務(wù)部經(jīng)理代行，需要財務(wù)總監(jiān)或公司總經(jīng)理簽字的文件，一律通過行政管理部代為請示辦理。

本制度最終解釋權(quán)歸集團行政部