第一篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。

2.3會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督； 2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

5、批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會及股東會紀(jì)錄； 1.5財務(wù)報表；

1.6政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業(yè)計劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經(jīng)理辦公室起草。

2、本制度經(jīng)董事長批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實施。

第二篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。

2.3會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

4、總結(jié)性文件。包括公司和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)等。

5、批示性文件。包括公司各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

12、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時間

凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

2、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

3、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會及股東會紀(jì)錄； 1.5財務(wù)報表；

1.6政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

第三篇：檔案管理流程

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,結(jié)合本公司實際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

主要為設(shè)計工程、設(shè)備、公司人事教育培訓(xùn)和會計報表檔案資料:

2.1設(shè)計工程檔案是指各類報批文件(跟銀行有關(guān)的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗收證件、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。2.2設(shè)備檔案是鑒定評價（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。2.3組織人事/教育培訓(xùn)類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。

2.4會計統(tǒng)計類：計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理

1、管理機構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案保密制度

2.1 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。

2.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.3對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。2.4檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

2.5公司在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

3、檔案工作人員崗位職責(zé)

3.1熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識。3.2負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務(wù)。

3.3積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

3.4辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

4、檔案管理制度

4.1非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

4.2檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4.4對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。4.5凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件，儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機使用。

4.6檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

5、檔案安全制度

嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

6、檔案資料查閱利用制度

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。

檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。

檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。

查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。

7、檔案的收集

檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。工程檔案資料按項目收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

本公司購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。

8、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

三、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

四、立卷歸檔的要求

1、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

2、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

3、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

5、立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

6、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

7、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

五、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會及股東會紀(jì)錄； 1.5財務(wù)報表； 1.6政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：

2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業(yè)計劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：

3.1期滿或解除之合約；

3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存：

結(jié)案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

六、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

2、本制度經(jīng)董事會批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實施。

第四篇：檔案管理具體流程

湛江市安保押運有限責(zé)任公司檔案管理流程

為加強和規(guī)范公司檔案管理，建立起良好的檔案運行管理制度，提高檔案利用效率及品質(zhì)，特制定公司檔案管理流程。

1、檔案編碼

由辦公室統(tǒng)一編碼。

（1）、公司下發(fā)的文件按文件編號作為檔案編號。（2）、員工檔案按個人的工號作為檔案編號。（3）、財務(wù)檔案由財務(wù)部編號。

（4）、上級發(fā)文的有文件編號的按文件編號作為檔案編號。

（5）、業(yè)務(wù)單位往來的文、函件有編號的按其編號作為檔案編號。（6）、對外合同有編號的按合同編號作為檔案編號。

（7）、其它無編號的合同、文件、資料等，按年、按級、按類、按順序編號。

備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預(yù)先的統(tǒng)計與整理，最后匯總到辦公室進行統(tǒng)一的編碼（財務(wù)部的除外）。

2、檔案整理

由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。（1）、每年裝訂一次。

（2）、同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。（3）、按時間順序或入檔順序排列裝訂。

備 注：如在整理的方法上有更好的建議，請及時聯(lián)絡(luò)辦公室進行修正。

3、檔案歸檔

（1）、原則上每一項工作一結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進行歸檔。

（2）、對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。

（3）、財務(wù)部檔案由本部門裝訂、編號，滿

周年歸檔，檔案室設(shè)專柜管理。

4、外來文件的收發(fā)

由辦公室進行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應(yīng)作好相應(yīng)的登記與歸檔。

備 注：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復(fù)印件的需在‘文件收發(fā)記錄表’的備注欄上注明。

5、檔案資料的發(fā)行

如因工作上的需要，有些部門需備有相關(guān)檔案資料，此時應(yīng)填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’并經(jīng)審核后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

備 注：（1）、當(dāng)有新的檔案資料時，檔案室應(yīng)及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

（2）、各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴(yán)禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復(fù)印。

6、印章管理

湛江市安保押運有限責(zé)任公司檔案專用章，并各分設(shè)‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面，（執(zhí)照等證件除外）。

（1）、在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章------紅色

（2）、發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章-------蘭色

（3）、對于過期或失效的檔案應(yīng)改有‘作廢’章-------蘭色

（4）、檔案的‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷。

7、檔案的使用審批程序：（書籍、技術(shù)資料手冊、宣傳資料除外）

（1）查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。

①、查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。

②、查閱非本部門檔案：

a、B級檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批

b、A級檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）

（注：證件、合同等關(guān)系到公司運營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（2）借閱本部門檔案：

①、程序：借閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。

②、時間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。（3）借閱非本部門檔案：

①、B級檔案借閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 辦公室負(fù)責(zé)人審批

②、A級檔案借閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）

（注：證件、合同等關(guān)系到公司運營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（4）、復(fù)印、摘抄：

①、復(fù)印、摘抄本部門檔案：

程序：借閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。

②、復(fù)印、摘抄非本部門檔案：

a、B級檔案復(fù)印、摘抄：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 辦公室負(fù)責(zé)人審批。

b、A級檔案復(fù)印、摘抄：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）

（注：證件、合同等關(guān)系到公司運營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（5）、備注：A級檔案包括機密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財務(wù)檔案；B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

8、書籍、技術(shù)資料、宣傳資料的使用程序的：

（1）、借閱：只需在登記表上作相關(guān)的登記。

（2）、領(lǐng)用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領(lǐng)用登記表’上登記。

第五篇：企劃部檔案管理流程

企劃部檔案管理流程

一、企劃部檔案管理的主要內(nèi)容及歸檔范圍：

1、企劃文案檔案(含任何形式及類別的企劃資料內(nèi)容)

2、設(shè)計類檔案（含平面設(shè)計、空間設(shè)計所有資料內(nèi)容）

3、電子商務(wù)檔案(含電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)客服及日常工作的所有資料內(nèi)容)

4、寫真室檔案（含設(shè)備檔案及維修明細(xì)操作流程等資料）

5、影音資料檔案（含照片及視頻資料）

包含新店開業(yè)、促銷活動、儀式慶典、新品產(chǎn)品類、市調(diào)考察類、廣告照片類 請相關(guān)工作人員堅持隨時立卷的歸檔制度，將所有定稿后的執(zhí)行版文件合同及電子檔文件合同分門別類整理好，方便檔案管理人員做好收集、整理、立卷、歸檔工作。(備注：歸檔資料為最終定稿文件)

二、立卷歸檔的時間：

要求督促部門人員將辦理完畢后具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交檔案管理人員立卷歸檔。如有特殊情況，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

三、立卷歸檔的要求

1、企劃部文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交內(nèi)容需要交接人簽字確認(rèn)。

四、檔案的借閱：企劃部的檔案主要供本部門利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無密級檔案。

2013.9