第一篇：?jiǎn)T工檔案管理流程

員工檔案管理流程

一、接手入職材料錄入?yún)R總，完整的入職材料應(yīng)包括應(yīng)聘人員登記表、擬聘人員核定表、錄用通知書、員工信息登記表、員工入職手續(xù)清單表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷（職稱）證書復(fù)印件、原單位離職證明（初次參加工作者免）、工商銀行卡復(fù)印件、社保協(xié)議、照片、體檢報(bào)告（可緩緩）；

注意以下幾點(diǎn):

1、籍貫和身份證歸屬地錄入時(shí)，精確到省和市即可，注意調(diào)整格式；身份證歸屬地一定依照身份證復(fù)印件上面的信息錄入；

2、錄入時(shí)發(fā)現(xiàn)資料缺失的，在備注欄里注明！本部地區(qū)直接跟蹤到人，外地辦事處和當(dāng)?shù)匦姓耸侣?lián)系；

3、工商銀行卡復(fù)印件單獨(dú)存檔，在錄入電子版時(shí)，有無復(fù)印件的以底色區(qū)分；復(fù)印件如不清楚，手寫一遍；復(fù)印件上注明職位及所屬部門、入職時(shí)間；

4、檔案的放置依照電子版的順序排列，方便查找！

5、項(xiàng)目部人員的檔案以地區(qū)團(tuán)隊(duì)區(qū)分，集中存放！檔案袋上注明姓名及入職時(shí)間！

6、人員離職調(diào)整到電子版每個(gè)工作簿的下方！字體調(diào)整到紅色，在備注上注明離職時(shí)間！

二、接手入職材料后，第一時(shí)間簽訂勞動(dòng)協(xié)議，一式貳份，包含試用期兩個(gè)月，金融項(xiàng)目的簽訂“南京凱雷投資有限公司”；教育的簽訂“南京云頂教育有限公司”；職能部門的簽訂“南京合生創(chuàng)智信息技術(shù)有限公司”；信息部門的簽訂“沐雪科技”；

三、試用期轉(zhuǎn)正后再簽署一份勞保合同，如是10號(hào)（含）之前轉(zhuǎn)正的，開始時(shí)間比試用期少兩個(gè)月，與試用期簽字的勞動(dòng)協(xié)議的截止時(shí)間相同；如是10號(hào)后轉(zhuǎn)正的，開始時(shí)間從次月1日開始，與試用期簽字的勞動(dòng)協(xié)議的截止時(shí)間相同；

第二篇：檔案管理流程

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

主要為設(shè)計(jì)工程、設(shè)備、公司人事教育培訓(xùn)和會(huì)計(jì)報(bào)表檔案資料:

2.1設(shè)計(jì)工程檔案是指各類報(bào)批文件(跟銀行有關(guān)的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。2.2設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗(yàn)記錄；運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。2.3組織人事/教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。

2.4會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理

1、管理機(jī)構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案保密制度

2.1 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保密制度。凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。對(duì)確已無保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。

2.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.3對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。2.4檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

2.5公司在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

3、檔案工作人員崗位職責(zé)

3.1熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識(shí)。3.2負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.3積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

3.4辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

4、檔案管理制度

4.1非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

4.2檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4.4對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施。4.5凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。

4.6檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時(shí)間先后排列好，用鉛筆編寫頁號(hào)，凡有文字的頁面，都要編號(hào)，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

5、檔案安全制度

嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。

6、檔案資料查閱利用制度

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過半個(gè)月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。

檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。

查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

7、檔案的收集

檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。工程檔案資料按項(xiàng)目收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

本公司購置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時(shí)移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。

8、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

三、立卷歸檔的時(shí)間

1、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

2、對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

四、立卷歸檔的要求

1、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

2、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

3、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

5、立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

6、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

7、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

五、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 1.5財(cái)務(wù)報(bào)表； 1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計(jì)圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：

2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會(huì)計(jì)憑證； 2.3事業(yè)計(jì)劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：

3.1期滿或解除之合約；

3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存：

結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

六、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

2、本制度經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。

第三篇：?jiǎn)T工檔案管理

員工檔案管理辦法

第一條 檔案工作任務(wù)

1 保管員工檔案； 2收集、鑒別和整理員工檔案材料； 3

辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞； 4通過檔案熟悉員工，為人事工作提供情況； 5逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二條 檔案材料內(nèi)容： 1履歷表； 2自傳； 3鑒定； 4考核材料； 5政治歷史問題的審查及甄別、復(fù)查材料； 6參加黨、團(tuán)材料； 7獎(jiǎng)勵(lì)及先進(jìn)事跡材料； 8處分、取消處分材料； 9招聘、轉(zhuǎn)正定級(jí)、吸收錄用審批表、任免報(bào)告表、考評(píng)技術(shù)資格、學(xué)位審批表、出國人員審批表、調(diào)整工資審批表、離休退休、辭職審批表等； 10其他可供組織上參考的材料，如員工個(gè)人寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應(yīng)及時(shí)將完備的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。1正、副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)檔案，報(bào)送總公司人事部。2物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理以下員工檔案，由各單位人事部門自行管理。3根據(jù)人事回避原則，檔案管理人員的檔案由人事部領(lǐng)導(dǎo)直接保管。4出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。5員工辭職、自動(dòng)離職、開除公職、降名及解除勞動(dòng)合同后，檔案管理人員于15日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)至戶口所在地的街道辦事處保管。把物業(yè)管理站點(diǎn)加入收藏夾

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定，通過有關(guān)部門收集入檔材料。有關(guān)部門應(yīng)積極配合，檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。

2凡歸檔材料，均應(yīng)認(rèn)真鑒別，材料應(yīng)詳實(shí)、完整，用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫)，并經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后生效，否則不得歸檔。3員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1員工檔案由人事部門設(shè)專人保管，檔案管理人員必須是中共正式黨員。來源：考試大

2員工檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜。檔案室必須堅(jiān)固適用，有防盜、防火、防潮等安全措施。3對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào)，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)查找。4檔案移交要填寫移交清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

5嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料，對(duì)造成泄密或其他后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。

6逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。第六條 檔案的查閱和借用考試大論壇 1外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信，并經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2大廈部門領(lǐng)導(dǎo)和黨組織、紀(jì)檢人員查閱員工檔案應(yīng)經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。4員工檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)亦可借閱，但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按期歸還。

5私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。本文來源:考試大網(wǎng)

第七條 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞來源：考試大

1員工試用期滿轉(zhuǎn)正后，應(yīng)及時(shí)到人事檔案室辦理檔案調(diào)入手續(xù)，檔案管理人員接收檔案后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將檔案回執(zhí)及時(shí)退回原單位。

2員工調(diào)出或辭職后，檔案管理人員要及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3員工檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封，一般應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，也可由組織指派專人傳送，但不得由員工本人自帶。來源：考試大的美女編輯們 4有關(guān)職能部門應(yīng)及時(shí)將員工獎(jiǎng)勵(lì)材料、入黨團(tuán)的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則 1認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定，不斷提高工作水平。2熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，努力為人事工作服務(wù)。

3保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。來源：考試大

4嚴(yán)格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。5堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

員工檔案管理辦法

1.目的

為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。2 范圍

公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。4 權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級(jí)部部長(zhǎng)（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。5 工作內(nèi)容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。5.1.2 人事檔案的管理人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。5.2.1.3 對(duì)營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對(duì)外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對(duì)營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。5.2.2 人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對(duì)收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照5.2.2.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理 5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎(jiǎng)懲； d.員工調(diào)動(dòng)。5.3.2查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)

5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù) a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長(zhǎng)簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù) a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長(zhǎng)至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長(zhǎng)核準(zhǔn)方可進(jìn)行。5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4 離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)所屬一級(jí)部部長(zhǎng)或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對(duì)上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類目錄》 6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

第四篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。

2.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機(jī)構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3、計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時(shí)間

1、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無密級(jí)檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；

1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計(jì)圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會(huì)計(jì)憑證； 2.3事業(yè)計(jì)劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對(duì)超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

十三、附則

1、本制度由總經(jīng)理辦公室起草。

2、本制度經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。

第五篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。

2.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機(jī)構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對(duì)公司其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3、計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件。包括公司和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)等。

5、批示性文件。包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

12、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時(shí)間

凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

2、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

3、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；

1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。