第一篇：自考文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料

自考文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料

第一章 思考與練習(xí)

1、什么是文書工作？文書工作的特點(diǎn)是什么？

答：所謂文書工作，有廣義和狹義兩種概念。廣義的文書工作，就是指運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法，完成對(duì)機(jī)關(guān)文件的制發(fā)、處理與管理的一系列工作。狹義的文書工作，就是指機(jī)關(guān)單位內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的文書的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的工作。文書工作的特點(diǎn)是：

（1）政治性（2）機(jī)密性（3）規(guī)范性（4）時(shí)間性（5）事務(wù)性

2、文書工作的重要作用表現(xiàn)在哪些方面？

答：文書工作的重要作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）助手作用（2）紐帶作用（3）“門戶”作用（4）查考作用

3、文書工作的基本原則是什么？

答：文書工作的基本原則就是及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

4、聯(lián)系自身實(shí)際，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)自身的修養(yǎng)，提高自身的素質(zhì)，為今后做好文書工作打下基礎(chǔ)。

答：文書工作是一項(xiàng)科學(xué)的、嚴(yán)肅的工作，要求從事這項(xiàng)工作的人員具有較高的素質(zhì)修養(yǎng)。所以文書人員應(yīng)該具備以下幾點(diǎn)素質(zhì)：（1）要有較高的政治素質(zhì)

有較高的政治素質(zhì)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，同黨中央保持一致。二是有較高的政治理論修養(yǎng)和政策水平。（2）要有良好的工作作風(fēng)

培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)是做好文書工作的前提。每個(gè)文書工作人員必須有強(qiáng)烈的助手意識(shí)和參謀意識(shí)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，真正以高度負(fù)責(zé)的精神做好自己的本職工作。（3）要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平

作為一名文書人員，應(yīng)熱愛本職工作，具有廣博的知識(shí)和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。不僅要提高自己分析問題和解決問題的能力，還要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，拓寬自己的知識(shí)面?？傊?，作為一名文書工作，各方面必須具有良好的素質(zhì)，才能做好本職工作。

5、談?wù)勥\(yùn)用文書形式進(jìn)行管理的優(yōu)缺點(diǎn)。

答：文書的優(yōu)點(diǎn)：所述內(nèi)容詳細(xì)周密，記載信息穩(wěn)定準(zhǔn)確，多次傳達(dá)而不會(huì)發(fā)生誤差；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖具有正式代表性，能作為辦事依據(jù)和查考憑證；一文多發(fā)，可多頭同時(shí)進(jìn)行，突破時(shí)空的限制。文書的缺點(diǎn)：必須要有一套統(tǒng)一的文書工作制度，以保證文書運(yùn)行暢通，確保信息的溝通。

6、機(jī)關(guān)文書工作的組織形式有哪幾種？

答：機(jī)關(guān)文書工作的組織形式分為3種，分別是集中形式、分散形式和混合形式。

第二章 思考與練習(xí)

1、簡答題

（1）簡述文書的含義。

答：文書指的是一種記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料。文書包括公務(wù)文書和私人文書兩種。

（2）公文有多少種稿本？

答：公文有8種稿本，分別是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、試行本和暫行本、修訂本、各種文字文本。

（3）現(xiàn)行公文有多少類，舉例說明。

答：現(xiàn)行行政公文的分類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。

2、辨別所標(biāo)發(fā)文字號(hào)的正誤，標(biāo)錯(cuò)的應(yīng)修改。

（1）財(cái)政局發(fā)（1992）5號(hào)

更正：財(cái)政局發(fā)〔1992〕5號(hào)（2）市報(bào)發(fā)【98】18號(hào)

更正：武漢市發(fā)〔1992〕18號(hào)

第三章 思考與練習(xí)

1、收文和發(fā)文的處理各包括哪些環(huán)節(jié)？

答：收文包括以下環(huán)節(jié)：傳遞、簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔和銷毀。

發(fā)文包括的環(huán)節(jié)：草擬（擬稿）、審核、簽發(fā)、繕印、核對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。

2、收文登記的作用是什么？

答：概括的說主要有以下幾點(diǎn)：a.便于管理與保護(hù)文件，防止積壓和丟失。b.便于檢查公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，隨時(shí)掌握文件的運(yùn)行情況。C.便于統(tǒng)計(jì)文件和做好催辦工作，有助于發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究改進(jìn)的措施。d.便于作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)，便于加強(qiáng)經(jīng)手人的責(zé)任心，并且使責(zé)任明確。

3、擬辦和承辦有哪些具體要求？

答：擬辦是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，要求做到以下幾點(diǎn)：

（1）要清楚、熟練地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使提出的擬辦意見即符合實(shí)際，又符合政策規(guī)定。擬辦意見要周到細(xì)致，要綜合考慮各個(gè)方面因素的影響。

（2）要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)變化情況，同時(shí)還要熟悉辦公程序和有關(guān)規(guī)定。

（3）擬辦之前，要認(rèn)真研究文件的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，以便有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的擬辦意見。

（4）擬辦意見要簡明扼要，抓住關(guān)鍵。

承辦的具體要求： 公文承辦時(shí)，凡經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意圖、意見具體辦理，“不得延誤推委”；“緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限辦理，確有困難的應(yīng)當(dāng)予以說明”；凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，可以遵循黨和國家的有關(guān)方針政策的精神、有關(guān)的規(guī)定，以及以前的慣例，酌情處理。

4、簡述批辦的作用。

答：批辦的作用是：a.能夠使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息。b.能夠加強(qiáng)對(duì)文書處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下級(jí)指明領(lǐng)導(dǎo)意圖，交代辦文的具體要求，合理組織力量和分配任務(wù)，迅速妥善地辦理公文，推動(dòng)工作的順利進(jìn)行。C.能夠避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，職責(zé)不清，導(dǎo)致觀望等待而拖延時(shí)間等。

5、公文審核的重點(diǎn)是什么？

答：審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事情是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

6、公文的簽發(fā)應(yīng)注意些什么？

答：以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以機(jī)關(guān)內(nèi)某一業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)或部門名義發(fā)出的文件，則應(yīng)由其負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

7、擬稿時(shí)有哪些基本要求？

答：（1）要符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定。

（2）擬寫的文稿要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。

（3）文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確無誤。

（4）文稿中涉及到計(jì)量單位時(shí)，必須使用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位。（5）擬稿用詞要準(zhǔn)確，用字要規(guī)范。

8、催辦的方式有哪幾種？

答：催辦的方法一般使用“催辦單”，單上寫明承辦文件號(hào)及承辦期限，發(fā)給承辦單位。對(duì)緊急重要的文件，可隨時(shí)打電話或到承辦部門詢問承辦情況。另外，可以建立“文件催辦登記薄”，按薄催辦，事畢登記辦理結(jié)果，加蓋“辦理完畢”之類的印戳；也可以使用催辦卡片，事畢登記，抽出另存；還可以使用催辦筆記，將應(yīng)催辦的文件記載下來，辦畢勾銷。

9、特殊文書指哪些？

答：文件的特殊處理指急件、機(jī)要文書、人民來信來訪的處理。

10、急件、機(jī)要文書處理應(yīng)該主要注意什么問題？

答：急件辦理中應(yīng)注意的問題：

對(duì)于發(fā)文單位的要求：

（1）文件的決策者或簽發(fā)人，應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是地從發(fā)文內(nèi)容和性質(zhì)去考慮，嚴(yán)肅慎重地決定應(yīng)否列入急件。

（2）一旦確定為急件，擬稿人須加速撰寫，簽發(fā)人須加速審核，其他環(huán)節(jié)的工作人員也必須加速繕印、校對(duì)、封發(fā)等。

（3）要根據(jù)文件內(nèi)容需要和送達(dá)時(shí)間，仔細(xì)地安排確定遞送渠道和方式。

對(duì)送文人員和收文部門的要求：

（1）做好急件的一切交接工作

（2）一切遞送人員對(duì)急件都要做到隨手隨送（3）加強(qiáng)催辦。

機(jī)要文件的管理應(yīng)注意問題：

（1）提高保密意識(shí)

（2）尊重保密部門的意見

（3）加強(qiáng)對(duì)機(jī)要工作的環(huán)境、設(shè)備與用具的管理（4）控制密件發(fā)行和閱讀范圍

（5）采取各種措施以保證密件在傳遞中的絕對(duì)安全。

11、人民來信來訪文書的處理程序各有哪些？

答：處理人民來信的基本程序是：一拆封；二閱信；三登記；四辦理；五立案；六復(fù)信。

第四章 思考與練習(xí)

1、簡述文書立卷的基本原則。

答：（1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性

（2）要正確反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌

（3）要便于管理、查找和利用

2、怎樣選擇立卷的環(huán)節(jié)和立卷人員？

答：確定立卷環(huán)節(jié)一要以便于及時(shí)歸卷和調(diào)卷、節(jié)省人力與時(shí)間、提高機(jī)關(guān)工作效率為前提；二要以能熟悉掌握文件的處理情況和形成過程為條件；三要以各個(gè)機(jī)關(guān)不同的具體情況為一句。明確立卷人員，推行文書處理部門立卷，并不是說要這些部門的每個(gè)人都來立卷，而是由這些機(jī)構(gòu)內(nèi)擔(dān)任文件的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的人員負(fù)責(zé)立卷。

3、舉例說明結(jié)合運(yùn)用特征組卷的幾個(gè)具體方法。

答：（1）根據(jù)問題特征結(jié)合作者特征組卷法。例如：“外貿(mào)部關(guān)于改進(jìn)出口商品包裝質(zhì)量的通知、通

報(bào)、意見”，卷內(nèi)文件概括反映的問題是“改進(jìn)出口商品包裝質(zhì)量”，作者都是“外貿(mào)部”。

（2）根據(jù)時(shí)間特征結(jié)合作者和名稱特征組卷法。例如“國美電器股份有限公司1999年銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表”，卷內(nèi)文書內(nèi)容涉及的時(shí)間是“1999年”，文書名稱是“統(tǒng)計(jì)報(bào)表”，作者是“國美電器股份有限公司”。

（3）根據(jù)通訊者特征結(jié)合問題特征組卷法。例如：“省教委與國家教委關(guān)于高校管理體制改革的往來公函”；“國美電器股份有限公司與彩虹電器股份有限公司供銷業(yè)務(wù)往來文書”。這兩個(gè)案卷涉及的通訊者分別是“省教委與國家教委”和“國美電器股份有限公司”，實(shí)際的問題分別是“高校管理體制改革”和“供銷業(yè)務(wù)”。

4、舉例說明編制立卷類目的方法。

答：第一種是按組織機(jī)構(gòu)設(shè)置分類編目。例如：

****單位文書立卷類目

一、教育培訓(xùn)處

1-1.教育工作計(jì)劃

長期 1-2.教育工作總結(jié)

永久 1-3.（略）

二、宣傳部

2-1.宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)

永久、長期

2-2.宣傳工作會(huì)議材料

永久

2-3.略

第二種是按問題分類編目，即按文件內(nèi)容所反映的主要問題編制立卷類目。

5、簡述平時(shí)歸卷工作的步驟及其內(nèi)容。

答：平時(shí)歸卷工作的步驟主要有收集、鑒別和歸卷。

收集就是指及時(shí)收集機(jī)關(guān)辦理完畢的公文。

鑒別主要是檢查公文的辦畢情況。

歸卷就是要把隨時(shí)收集、鑒別的公文隨時(shí)歸卷，不要積壓、錯(cuò)歸，且要填寫《歸卷文件登記薄》。

6、舉例說明擬寫案卷標(biāo)題要求與方法。

答：要求：

（1）政治觀點(diǎn)正確，符合有關(guān)方針政策。（2）文字簡明確切。

（3）結(jié)構(gòu)要完整，各部分之間的排列順序要統(tǒng)一。方法：

（1）標(biāo)明文件的作者（2）標(biāo)明文件的問題（3）標(biāo)明文件的文種名稱（4）標(biāo)明文件針對(duì)的時(shí)間（5）標(biāo)明文件通訊者（6）標(biāo)明文件涉及的地區(qū)

7、什么是歸檔？歸檔制度的主要內(nèi)容有哪些？

答：歸檔就是文書部門立好的案卷，按照歸檔制度逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中統(tǒng)一保管。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三項(xiàng)內(nèi)容。

下篇

檔案管理

第一章 思考與練習(xí)

1、試述檔案的起源與演變。

答：檔案的起源：

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，并非是隨人類的出現(xiàn)就同時(shí)出現(xiàn)的一種社會(huì)現(xiàn)象和物質(zhì)實(shí)體。在漫長的原始社會(huì)，人們?yōu)榱瞬蛔層洃浭艿綍r(shí)間和空間的限制而遺

忘和失真，人們創(chuàng)造了結(jié)繩和刻契來錄。隨著社會(huì)生產(chǎn)的發(fā)展，人們的交往日益擴(kuò)大；文字的發(fā)明，為檔案的產(chǎn)生提供了社會(huì)條件。人們在社會(huì)實(shí)踐中使用文字記錄，并且將這些文字記錄保存起來便形成了檔案。

檔案演變中的幾種檔案：

甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案和紙質(zhì)檔案。

2、試述檔案的作用。

答：（1）機(jī)關(guān)工作的查考憑證

（2）社會(huì)實(shí)踐和生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)

（3）科學(xué)研究的可靠資料（4）宣傳教育的生動(dòng)素材

3、什么是國家檔案全宗？

答：國家檔案全宗，又稱“國家全部檔案“，是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案財(cái)富的總和。

4、簡述檔案的種類。

答：根據(jù)檔案載體材料的不同可將檔案分為：甲骨檔案、縑帛檔案、銘刻檔案、石刻檔案、簡牘檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、電子檔案八大類。

根據(jù)檔案記錄的信息媒介的不同可將檔案分為：文字檔案、圖表檔案、聲像檔案三大類。

根據(jù)檔案記錄內(nèi)容以及用途的不同可將檔案分為各種專用檔案。例如：人事檔案、科技檔案、軍事檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法檔案、外交檔案等等。

5、試分析檔案定義的四個(gè)要素。

答：第一，檔案的來源和形成原因：檔案來源于機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人，是其自身在社會(huì)活動(dòng)中形成的。

第二，檔案保存的價(jià)值因素：檔案是保存起來的有查考價(jià)值的文字材料； 第三，檔案的形式和載體因素：檔案的形式和載體是豐富多彩的； 第四，歷史的原始記錄特征：檔案是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。第二章

思考與練習(xí)

1、試述檔案工作的主要內(nèi)容。

答：檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容：主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等工作。

檔案事業(yè)的工作內(nèi)容：機(jī)關(guān)檔案室的工作，檔案館的工作，檔案教育工作，檔案理論和管理技術(shù)的研究工作，檔案宣傳、出版工作。

2、簡述檔案工作系統(tǒng)的層次。

答：檔案工作系統(tǒng)的層次具體可劃分為：檔案實(shí)體管理層、檔案信息開發(fā)曾和檔案工作反饋信息處理層。

3、試述檔案工作的基本原則。

答：

一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）檔案工作要在各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)和檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分級(jí)、分專業(yè)進(jìn)行管理。

（2）國家全部檔案分別由各級(jí)、各類檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理

（3）黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理

二、維護(hù)檔案的完整與安全?；疽笕缦聨c(diǎn)：

（1）維護(hù)檔案的完整

（2）維護(hù)檔案的安全

三、便于檔案的利用

4、檔案工作的主要性質(zhì)有哪些？

答：

一、檔案工作的管理性

二、檔案工作的科學(xué)性

三、檔案工作的服務(wù)性

四、檔案工作的政治性

五、檔案工作的機(jī)要性

5、試比較檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)與檔案管理事業(yè)機(jī)構(gòu)的不同。

答：檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)掌管國家檔案事務(wù)的行政機(jī)構(gòu)，是整個(gè)檔案事業(yè)的組織和指揮中心。檔案事業(yè)管理工作受國家行政機(jī)關(guān)和各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)是直屬于各級(jí)人民政府的職能機(jī)構(gòu)，在各地人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一、分層負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

而檔案管理事業(yè)機(jī)構(gòu)，是集中統(tǒng)一管理檔案資源的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，屬于事業(yè)性管理機(jī)構(gòu)。

第三章

思考與練習(xí)

1、試述檔案收集工作的要求與特點(diǎn)。

答：檔案收集工作的基本要求：

（1）加強(qiáng)檔案館外的調(diào)查和指導(dǎo)工作。（2）積極推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化（3）保證入館檔案的完整齊全

（4）維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性

檔案收集工作的特點(diǎn)：

（1）預(yù)見性和計(jì)劃性（2）針對(duì)性和及時(shí)性（3）系統(tǒng)性與完整性

2、試述推行由檔案室立卷歸檔制度的優(yōu)點(diǎn)。

答：主要有以下幾項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)：

（1）由文件的承辦和處理部門立卷，有利于加強(qiáng)對(duì)文件的形成、積累、整理的控制，便于機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、業(yè)務(wù)人員、秘書人員及其他人員在近期內(nèi)就近使用，便于全面、系統(tǒng)地研究和處理問題。

（2）由文件的承辦和處理部門立卷，可以充分地發(fā)揮文件的承辦和處理者熟悉業(yè)務(wù)的優(yōu)勢，從而有效地保證歸檔案卷的質(zhì)量，為檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

（3）由文件的承辦和管理部門依據(jù)事先編寫的“立卷類目”，將平時(shí)形成的文件，隨時(shí)歸入立卷類目的相應(yīng)條款。

（4）由文件的承辦和處理部門立卷，不但可以保證立卷的質(zhì)量，也可以依據(jù)一定的歸檔時(shí)間及時(shí)向檔案室歸檔，從而為檔案室工作的全面開展，為檔案發(fā)揮積極的作用創(chuàng)造了條件。

3、簡述檔案館接收與征集檔案的范圍以及接收檔案的要求。

答：檔案館接收與征集檔案的范圍：

（一）綜合性國家檔案館的接收與征集范圍，具體可分為中華人民共和國建國前和建國后兩大方面的檔案。

（二）各級(jí)各類專門性檔案館接收與征集檔案的范圍。

檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收要求：

（1）進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整理和保管，以保持全宗的完整性（2）進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案（3）與立檔單位有關(guān)的材料（4）清點(diǎn)核對(duì)

4、優(yōu)化檔案館館藏的主要原則有哪些？

答：(一)完整性原則

（二）系統(tǒng)性原則

（三）利用性原則

（四）價(jià)值性原則

（五）特色性原則

5、怎樣處理好豐富和優(yōu)化檔案館館藏工作中的各種關(guān)系？ 答：

（一）檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)銜接與互利關(guān)系

（二）館藏建設(shè)的特色與綜合的關(guān)系

（三）館藏檔案與資料的關(guān)系

（四）館藏檔案的廣度與深度關(guān)系

第四章

思考與練習(xí)

1、簡述檔案整理的原則。

答：檔案整理工作的基本原則是：充分利用原有檔案的整理成果，遵循檔案的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

2、簡述檔案分類的方法。

答：主要有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法三種。

3、簡述案卷的質(zhì)量要求。

答：具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。（5）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。

（6）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡化。

（7）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

（8）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。

（9）案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容。

（10）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷；案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。

（11）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號(hào)的格式按《文書檔案案卷格式》執(zhí)行。

4、零散文件的整理大體有哪些路徑？

答：（1）區(qū)分全宗

（2）全宗內(nèi)檔案的分類

（3）立卷、擬寫案卷標(biāo)題草稿

（4）調(diào)查案卷，修改標(biāo)題，系統(tǒng)排列卷內(nèi)文件

（5）結(jié)合整理案卷，初步劃分保管期限

（6）案卷的加工整理：卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，填寫案卷封面，進(jìn)行案卷裝訂等

（7）案卷的排列和編號(hào)

（8）案卷目錄的編制

5、如何組織檔案的系統(tǒng)整理和技術(shù)整理工作？

答：檔案的系統(tǒng)整理工作，一般是以全宗為單位進(jìn)行的。人員分工有兩種方法：一種是由少數(shù)人包干整理一個(gè)全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同時(shí)進(jìn)行；另一種是組織所有參加整理的人員對(duì)全宗逐個(gè)地進(jìn)行整理。

檔案的技術(shù)整理工作一般采用流水作業(yè)法較為合適，即按照檔案整理的工作程序和技術(shù)整理工作的內(nèi)容，把人員分為若干組，各司其職。

6、編寫檔號(hào)時(shí)應(yīng)遵循哪些基本原則？

答：（1）專指性原則

（2）合理性原則

（3）穩(wěn)定性原則

（4）發(fā)展性原則（5）簡明性原則

第五章

1、填空

檔案在銷毀時(shí)，必須由（兩）名以上的專人監(jiān)督執(zhí)行。

2、選擇

檔案鑒定工作指的是（A）的鑒定工作。

A、檔案價(jià)值

B 保管期限 C 檔案內(nèi)容

D 檔案時(shí)間

3、判斷

（1）檔案鑒定就是對(duì)庫存檔案進(jìn)行鑒別、挑選，去粗取精。（對(duì)）

（2）在確定檔案保管期限時(shí)應(yīng)掌握：銷毀從寬、保存從嚴(yán)；本從寬、副本從嚴(yán)；對(duì)介于“兩可”之間的文件，可采取“就高不就低”的方法處理。（對(duì)）

4、名詞解釋

檔案鑒定工作：檔案鑒定工作指的是檔案價(jià)值的鑒定工作，是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

5、簡答題

（1）檔案銷毀的原因有哪些？

答：檔案銷毀的因素有人為因素和自然因素兩個(gè)方面。

人為的損毀，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：其一，由于政治斗爭及其他各種原因，對(duì)某些檔案文件進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)的破壞；其二，由于檔案管理工作人員或接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，玩忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案學(xué)知識(shí)等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的丟失、損壞或檔案系統(tǒng)的紊亂；其三，檔案在管理和利用過程中發(fā)生的磨損和老化。

自然的損毀，一是內(nèi)因—檔案本身，即文件制成材料，如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。二是外因—檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如溫度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火以及機(jī)械磨損等因素對(duì)檔案的破壞。（2）檔案價(jià)值鑒定工作的主要內(nèi)容是什么？

答：主要內(nèi)容包括三個(gè)方面：

（一）制定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表

（二）具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同保存價(jià)值的檔案的保管期限。

（三）揀出無保存價(jià)值或已失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進(jìn)行的一系列審慎而嚴(yán)密的鑒定組織工作。

（3）檔案鑒定工作的意義是什么？ 答：

（一）鑒定工作開展得好，便于檔案資料的查找利用

（二）鑒定工作開展得好，可以節(jié)約的哪敢保管成本，提高工作效率

（三）檔案工作開展得好，一旦遇到天災(zāi)人禍，可以及時(shí)有效地保護(hù)和搶救主要的重點(diǎn)檔案。

6、論述題

試論述我國檔案的保管期限及劃分原則。

答：我國現(xiàn)行的檔案保管期限基本上分為永久和定期兩種。

劃分原則：編制和使用檔案保管期限表，特別是擬定和選用條款的水平，在相當(dāng)程度上取決于對(duì)不同保管期限含義及其檔案構(gòu)成的理解，也就是說，必須正確地了解不同層次的保管期限的含義，掌握好

什么樣的檔案應(yīng)該劃歸永久保存之列，什么樣的檔案應(yīng)該劃為定期保存之列。

第一，凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在本單位和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究中具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。

第二，凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義，而屬本機(jī)關(guān)在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)進(jìn)行本單位工作需要查考的文件材料，應(yīng)列為長期保管。

第三，凡是在較短時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保管。

第六章

1、填空

（1）平放檔案時(shí)，堆疊高度不宜超過（40）厘米。

(2)檔案存放地點(diǎn)索引按形式可分為（簿冊式）和（卡片式）

（3）保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為（14~24°c），相對(duì)濕度是（45%~65%）,晝夜允許溫度變化范圍為（正負(fù)2攝氏度），濕度為（正負(fù)5%）

（4）檔案庫房內(nèi)使用的人工光源，應(yīng)以（白熾燈）為好，因?yàn)槿展鉄簦囟龋┍劝谉霟艉扛摺?/p>

2、判斷

（1）檔案保管工作指的是檔案的存放管理和維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)。（錯(cuò)）

（2）活動(dòng)式密集架的地面負(fù)荷量較固定架大，采用前必須先查明原庫房地面的負(fù)荷能力。（錯(cuò)）

（3）用磨木漿造出的新聞紙，壽命大約有500年。（對(duì)）

（4）在各種字跡材料中，耐久性依次減弱排列為：墨汁、碳素墨水、藍(lán)黑墨水、純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油墨、譽(yù)寫油墨。（對(duì)）

3、名詞解釋

檔案保管：檔案保管工作包括三方面涵義：第一，檔案的庫房管理，即檔案庫房內(nèi)的日常工作；第二，檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)；第三，保護(hù)檔案的專門措施，即為延長檔案壽命而采取的各種專門的技術(shù)處理。

4、簡答題

（1）檔案保管工作包括哪些方面的內(nèi)容？

答：（1）憑籍柜具或庫房對(duì)檔案實(shí)施日常管理

（2）對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的不利因素采取必要的防范措施。

（2）檔案保管工作的任務(wù)包括哪幾點(diǎn)？

答：包括以下三點(diǎn)：

第一，防止檔案的損壞 第二，延長檔案的壽命 第三，維護(hù)檔案的安全

第七章

1、填空

（1）檔案檢索工具的基本職能表現(xiàn)在（存儲(chǔ)）和（查找）兩個(gè)方面。

（2）檔號(hào)采用（層次碼），即以檔案實(shí)體分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼。

（3）著錄提要項(xiàng)，文字簡潔、概括，一般不超過（300）字

（4）主題詞的組配，一般有（概念限定組配）和（概念相交組配）兩種。

2、選擇

（1）檔案工作中編制檢索工具是檔案的（A）工作。

A收集 B 保管 C 整理 D鑒定

（2）常用檔案分類法之一是（B）

A工作分類法 B 問題分類法

C事件分類法 D人事分類法

（3）案卷目錄的編制是在案卷排列（B）進(jìn)行。A 之前 B之后 C /同時(shí)D 當(dāng)中

（4）下列著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符表示并列題名的是（D）A+

B口

C/ D =(5)下列著錄內(nèi)容識(shí)別符表示每個(gè)殘缺文字的是（B）A（）B口 C 〔〕D？

（6）提要項(xiàng)在條目著錄格式的第（D）段。A一

B 二 C 三 D 四

（7）檔案館指南屬于（B）檢索工具。

A 查找性

B 報(bào)道性 C 館藏性 D 存儲(chǔ)性

3、判斷

（1）案卷目錄是以案卷為單位，按照檔案的年限時(shí)間組織起來的檔案檢索工具。（錯(cuò)）

（2）全宗指南是以文章敘述形式介紹全宗檔案的工具書。（對(duì)）

（3）著錄卡片尺寸為12.5cm*7.5cm，著錄時(shí)卡片四周均應(yīng)留1cm的空隙。（對(duì)）

4、名詞解釋

A 檔案檢索：是指對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和系統(tǒng)存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。

B 檔案著錄：所謂檔案著錄，是指在檔案館編制檔案目錄等檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

C 并列題名：并列題名是一種著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符，用“=”表示。

D 檔案標(biāo)引：是指對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語文的過程，即對(duì)主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識(shí)的過程。

E 主題標(biāo)引：就是通過對(duì)文件或案卷內(nèi)容的主題分析，從主題詞表中找出相關(guān)的主題詞作為其主題標(biāo)識(shí)，作為檔案檢索的依據(jù)。

F 案卷文件目錄：是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置，統(tǒng)一案卷數(shù)量，監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管理工具：也是檔案館最基本的、使用較為頻繁的一種檢索工具。

G 分類標(biāo)引：是給予每份文件或每個(gè)案卷一個(gè)分類號(hào)，作為排列條目、組織檔案分類目錄和索引的依據(jù)。

5、簡答

（1）檔案檢索工作的內(nèi)容主要有哪些？

答：

（一）檔案信息存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容：著錄標(biāo)引；編制檢索工具

（二）檔案信息查檢階段的主要內(nèi)容：確定查找內(nèi)容；具體查找操作

（三）檔案檢索效率

（2）檔案檢索工具的具體作用表現(xiàn)在哪幾方面？

答：

（一）橋梁作用

（二）交流作用

（三）管理作用（3）編制檔案檢索工具有哪些基本質(zhì)量要求？

答：

（一）檔案檢索工具信息存儲(chǔ)要豐富；

(二)檢索要準(zhǔn)確及時(shí)；

（三）檢索要方便實(shí)用

（四）檔案檢索工具要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化（4）檔案標(biāo)引主題構(gòu)成因素有哪幾種？

答：

1、審讀文件或案卷，確定主題

2、主題分析

3、主題概念轉(zhuǎn)換

4、主題及主題詞的校對(duì)審核（5）常用檔案檢索工具有哪些？

答：

1、案卷目錄

2、分類目錄

3、卷內(nèi)文件目錄匯編

4、全宗文件目錄

5、專題目錄

6、主題

卡片

7、人名索引

8、文號(hào)索引

9、全宗指南

10、專題指南

11、檔案室指南

12、檔案館指南

13、聯(lián)合目錄

14、智能化管理和信息共享

（6）全宗指南的內(nèi)容包括哪幾個(gè)部分？

答：全宗指南的內(nèi)容主要包括“立檔單位和全宗的歷史概況”和“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹”兩個(gè)部分。

第八章

1、填空

中華人民共和國公民和組織持有介紹信和身份證等合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

2、選擇

（1）檔案材料外借，必須經(jīng)過（A）方能外借。

A 審批手續(xù)

B登記手續(xù) C簽名手續(xù) D借閱手續(xù)

（2）檔案復(fù)制本分為（C）兩種。

A正本和副本 B 正本和摘錄 C 副本和摘錄 D 復(fù)印和摘錄

（3）檔案人員提供咨詢服務(wù)是以（D）為依據(jù)。

A 事實(shí) B材料

C記錄 D 檔案

（4）維護(hù)檔案完整與安全是檔案管理的（A）

A 基本要求 B 基本任務(wù) C重要工作 D重要要求

（5）單位、團(tuán)體、公司、企業(yè)都是產(chǎn)生檔案的（A）

A 基本來源 B 基本保證 C基本單位 D基本組織

（6）檔案材料外借，必須經(jīng)過（A）手續(xù)方能外借。

A審批

B 登記 C 簽名 D 借閱

3、判斷

（1）檔案利用就是檔案管理部門通過一切方式，直接將檔案無條件地提供給利用者充分利用。（錯(cuò)）

（2）為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案服務(wù)就是領(lǐng)導(dǎo)使用一切檔案都很方便的服務(wù)。（錯(cuò)）

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是開展檔案利用的一種重要方式。（錯(cuò)）

4、名詞解釋

A 檔案利用：是指開發(fā)和直接提供檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。

B提供檔案利用：是針對(duì)檔案管理者而言的，是指檔案管理部門及其工作人員以檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法和途徑，直接提供檔案，為前來了解查詢問題的利用者提供服務(wù)。

C 利用檔案：是針對(duì)利用者而言的，是指利用者為研究和解決某種問題，以閱覽、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案的活動(dòng)。

D提供咨詢服務(wù)：是檔案人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)查詢者提出的問題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。

5、簡答

開展檔案利用工作的方式和途徑有哪些？

答：

一、開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)印件借閱

二、檔案外借

三、制發(fā)檔案復(fù)制本

四、舉辦檔案展覽

五、出具檔案證明

六、提供咨詢服務(wù)

七、印發(fā)目錄

6、論述題

（1）怎樣做好檔案利用工作？

答：明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度；熟悉檔案，了解需要；正確處理利用和保密的關(guān)系；正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系。

（2）試結(jié)合《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，論述向社會(huì)開放歷史檔案的涵義？

答：所謂開放歷史檔案就是將保密期滿和其他可以公開的檔案，解除“封閉”，向社會(huì)開放，只要履行一般的手續(xù)即可通過一定的方式進(jìn)行利用?！吨腥A人民共和國檔案法》第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自行成之日其滿30年向社會(huì)開放：經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國務(wù)院批準(zhǔn)施行”?！吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)一步規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館保管的檔案，應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的規(guī)定，分期分批地向社會(huì)開放。”

第九章

1、填空

（1）大事記的內(nèi)容，主要由（大事記述）和（大事時(shí)間）兩部分組成。

（2）基礎(chǔ)數(shù)字匯集，又叫（統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集），是反映一個(gè)單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種（數(shù)字）材料。

2、選擇

大事記就是按照（B）簡要地記載一定時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重大事件的一種參考資料。

A人物事件

B時(shí)間順序 C重大問題 D歷史時(shí)期

3、判斷

（1）企業(yè)年鑒是記錄和匯集一個(gè)企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研等各類大事的綜合性參考資料。（對(duì)）

（2）組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)單位的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的文字材料。（對(duì)）

（3）大事時(shí)間、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不記。（對(duì)）

（4）科技成果簡介是科技檔案的編研成果之一。（對(duì)）

4、名詞解釋

A檔案參考資料：是檔案部門或檔案人員依據(jù)一定題目，根據(jù)所存檔案綜合而成的一種可供人們參考的檔案材料加工品。

B 大事記：就是按照時(shí)間順序，簡要地記載一定時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重大事件的一種參考資料啊。

C 組織機(jī)構(gòu)沿革：是系統(tǒng)記載一個(gè)單位、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種文字材料。

D 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集：就是反映某一地區(qū)、單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料。

E 會(huì)議簡介：是簡明扼要地記述會(huì)議基本情況的一種文字材料。

F 科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對(duì)獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

G 企業(yè)年鑒：是記錄和匯集一個(gè)企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

5、簡答

（1）編寫大事記有哪些具體要求？

答：其具體要求有三：第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)；第二，大事突出，要事不漏，小時(shí)不要；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要。

（2）常見的檔案參考資料有哪些？

答：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡介、科研成果簡介、企業(yè)年鑒和專題概要。

第十章

1、聯(lián)系實(shí)際談?wù)剻n案工作現(xiàn)代化的意義。

答：

一、實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的迫切性：第一，檔案數(shù)量越來越多，收藏、保管與傳統(tǒng)的檔案管理方式

矛盾突出；第二，檔案的載體、記錄方式的多樣化與傳統(tǒng)的檔案管理方式的矛盾不斷增加；第三，檔案需求面擴(kuò)大與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式的矛盾日益加劇。

二、檔案工作現(xiàn)代化的意義 ：第一，檔案工作現(xiàn)代化將加速檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求；第二，檔案工作現(xiàn)代化將促進(jìn)檔案工作為社會(huì)主要建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)；第三，檔案工作現(xiàn)代化將推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)容主要包括哪些？

答：

一、運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

二、運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

三、運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案縮微化。

四、檔案保護(hù)技術(shù)水平的提高

3、現(xiàn)代技術(shù)是如何在檔案管理工作中運(yùn)用的。答：

一、電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的建立和運(yùn)用。

二、計(jì)算機(jī)硬盤等設(shè)備中的檔案管理和保護(hù)

三、聲像檔案的建立和運(yùn)用

四、國內(nèi)外檔案工作現(xiàn)代化的簡況。

第十一章

1、簡述檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義。

答：

一、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理的重要手段；

二、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作質(zhì)量和效率的有效措施；

三、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要前提；

四、標(biāo)準(zhǔn)化是推動(dòng)檔案學(xué)發(fā)展的重要條件。

2、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的含義。

答：檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是制訂、貫徹、修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的活動(dòng)過程，也是檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化和現(xiàn)代化的重要工作過程。

3、簡述檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容。

答：檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)按級(jí)別可分為國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。其中，專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不得與國家標(biāo)準(zhǔn)相抵觸，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不得與專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相抵觸。

4、試述我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)狀。答：

一、我國已經(jīng)發(fā)布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：（1）針對(duì)檔案內(nèi)容所包含的信息為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；（2）針對(duì)檔案的載體為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；（3）針對(duì)檔案保管的裝具、庫房及外部環(huán)境條件為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；（4）針對(duì)檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

二、有待進(jìn)一步制訂的檔案標(biāo)準(zhǔn)：（1）檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；（2）檔案統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)；（3）檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)；（4）檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

第二篇：文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

緒論

第一章

1、文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務(wù)文書。

2、檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各方面活動(dòng)直接形成的歷史記錄。

3、文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要?dú)w宿。具體而言，有兩層意思：

一、文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源；

二、文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案（對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存，另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來）

4、文書和檔案的作用可以概括為六個(gè)方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用，憑證作用、參考作用和教育作用。

5、文書、公文和文件之間的關(guān)系：廣義文件>文書>公文>狹義文件

6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質(zhì)屬性；2）檔案的來源；3）檔案形式的多樣性

7、公文的分類：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公文；第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來源和使用范圍可以分為外發(fā)文件（發(fā)文）、收來文件（收文）和內(nèi)部文件；第四，按功能性質(zhì)分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、批答性公文和獎(jiǎng)懲性公文；第五，按時(shí)限要求可分為緊急公文和普通公文；第六，按機(jī)密程度可分為機(jī)密公文和普通公文

8、檔案的種類：可以根據(jù)形成的歷史時(shí)期、檔案內(nèi)容、載體形式、檔案的所有者、內(nèi)容體式進(jìn)行分類

9、文書和檔案的作用?；竟δ苁怯涊d信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導(dǎo)作用；3）聯(lián)絡(luò)作用；4）憑證作用；5）參考作用；6）教育作用

第二章

1、文書工作是社會(huì)組織的文書工作機(jī)構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理（文書的三項(xiàng)基本內(nèi)容或基本任務(wù)），為組織工作服務(wù)的工作。

2、文書工作的原則：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡

3、文書工作組織機(jī)構(gòu)分為三種類型，1）中心機(jī)構(gòu)；2)專門機(jī)構(gòu)；3）分支機(jī)構(gòu)

4、文書工作組織方式的類型分集中形式和分散形式

5、檔案工作的性質(zhì)有：1）管理型2）服務(wù)性3）政治性

6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務(wù)工作，包括八個(gè)環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅(jiān)定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研

7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；2）維護(hù)檔案的完整與安全；3）便于社會(huì)各方面的利用

8、文書工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書工作和檔案工作的對(duì)象有交叉；2）文書工作和檔案工作前后相繼；3）文書工作和檔案工作相互影響；4）文書工作和檔案工作長期處于“一體化”的狀態(tài)；區(qū)別：1）工作對(duì)象不同。一是文書，一是檔案；2）工作任務(wù)不同；3）服務(wù)對(duì)象和工作目的不同；4）工作機(jī)構(gòu)不同

第三章

1、制文階段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）3）核稿4）簽發(fā)5）復(fù)核

2、簽發(fā)的種類：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）、會(huì)簽（兩個(gè)以上社會(huì)組織聯(lián)合發(fā)文時(shí)，各組織的負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)）

3、簽發(fā)內(nèi)容包括：簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期

4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對(duì)3）印制4）用印

5、文書制作的要求：1）真實(shí)反映法定作者意圖；2）嚴(yán)格遵守公文格式要求；3）準(zhǔn)確把握公文寫作特點(diǎn)；4）嚴(yán)格控制公文制作程序

6、第二節(jié)P76~97熟讀

第四章（重要）

1、狹義的文書辦理主要是指按照國家的相關(guān)規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

2、文書辦理的特點(diǎn)：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性

3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時(shí)保管四個(gè)階段

4、行文方式：1）逐級(jí)行文。指直接向所屬的上一級(jí)組織或下一級(jí)組織行文，或者說是按層次一級(jí)級(jí)行文的方式；2）多級(jí)行文。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時(shí)直接和更基層的下級(jí)組織行文的方式；3）直達(dá)行文。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達(dá)的行文方式；4）越級(jí)行文。指下級(jí)組織在非常必要的時(shí)候，越過自己的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向更高層的上級(jí)組織直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同級(jí)或沒有隸屬關(guān)系的組織之間的行文；6）聯(lián)合行文

5、行文規(guī)則包括以下幾個(gè)方面：1）行文要尊重社會(huì)組織的隸屬關(guān)系；2）行文要尊重組織職權(quán)；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；5）同級(jí)社會(huì)組織可以聯(lián)合發(fā)文；6）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力

6、收文辦理的程序，就是收文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進(jìn)階段和閱辦階段組成。

7、收文辦理流程：詳見P120始

8、收文登記的種類主要有：1）簿冊式登記；2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計(jì)算機(jī)登記。（P124 收文登記簿）

9、文件處理單：P125

10、文件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦；2）批辦；3）分發(fā)；4）承辦；5）注辦；6）催辦；7）歸卷

11、承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分為傳閱、傳達(dá)、擬稿幾種。做好承辦工作，應(yīng)注意一下幾點(diǎn)要求：1）承辦上級(jí)文件，首先要消化理解上級(jí)指示的內(nèi)容實(shí)質(zhì)，這是承辦任務(wù)的基礎(chǔ)；2）承辦下級(jí)的輕視、報(bào)告，首先，對(duì)請(qǐng)示要著重審核所請(qǐng)示問題的事由、依據(jù)情況、要求是否符合實(shí)際，是否正確；3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排

12、內(nèi)部文件特點(diǎn)：1）實(shí)用性；2）保密性；3）多樣性

13、內(nèi)部文件的分類：1）日常事務(wù)類；2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類

14、內(nèi)部文件管理的內(nèi)容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類；3）保存與保護(hù)；4）利用與查詢

第五章

1、文書管理的意義：1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書的安全；3）為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

2、文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則

第六、七章

1、文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔

2、立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將處理完畢的，具有保存價(jià)值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。

3、《歸檔文件整理規(guī)則》

4、檔案收集主要有兩個(gè)方面內(nèi)容：1）社會(huì)組織檔案室對(duì)本組織需要?dú)w檔的檔案的收集工作；2）檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作

5、文書立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價(jià)值；4）要方便保管、檢索和利用

6、文書立卷的步驟：編制立卷類目→平時(shí)歸卷→年終調(diào)整定卷組卷→卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)→擬寫案卷標(biāo)題→填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表→填寫卷案封皮→裝訂案卷

7、立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號(hào)，即類、目、號(hào)三部分組成

8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個(gè)特征立卷，就有六種方法：1）根據(jù)問題特征立卷；2）按時(shí)間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷

9、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

第三篇：文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料1

“ 檔案 ” 在商代稱為冊。

從公文的稿本劃分，可以分為文稿和文本

對(duì)收集到的信息所涉及的有關(guān)問題進(jìn)行審核查對(duì)時(shí)，要溯本求源。人事文書管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成人事文書材料源的信息。

涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，不受30年期限的限制。

檔案資源常用檢索工具包括目錄、索引和指南。

2006年9月19日，國家檔案局通過的《關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限的規(guī)定》將保管期限劃分為“永久”和“定期兩類。

開放檔案的條件包括物質(zhì)條件、檢索條件、制度條件、社會(huì)檔案意識(shí)條件。檔案信息化的內(nèi)容包含環(huán)境構(gòu)建，資源建設(shè)

在制發(fā)檔案文件的時(shí)候應(yīng)該注意，嚴(yán)格控制復(fù)制珍貴及易損檔案，履行審批手續(xù)，復(fù)制后與原件認(rèn)真校對(duì)，必要時(shí)說明出處,蓋章

文書管理的原則有分類管理的原則，安全保密的原則，便于閱讀和利用，“管而不死，活而不亂”的原則。

按信息的傳遞方向，信息傳遞分為內(nèi)向傳遞和外向傳遞兩種。信息存儲(chǔ)的程序是登記、編碼、存放排列、保管。

電子文書是指具有參考價(jià)值和利用價(jià)值，在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、利用和反饋。分類目錄是按照體系分類法的基本原理劃分的。檔案收集工作包括檔案的接收和檔案的征集。文書處理必須遵守及時(shí)、準(zhǔn)確、統(tǒng)一、安全的原則。

要銷毀的檔案在未批準(zhǔn)以前應(yīng)當(dāng)單獨(dú)系統(tǒng)保管，以便領(lǐng)導(dǎo)審查檢查和不批準(zhǔn)時(shí)放回庫房。

企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值并經(jīng)過整理的原始記錄和歷史資料。文摘的類型分為指示性文摘和報(bào)道性文摘

行文關(guān)系可分為上行文、下行文和平行文三個(gè)方向。檔案業(yè)務(wù)工作的起始環(huán)節(jié)是檔案收集

信息工作一般由收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞反饋、開發(fā)與利用等組成。

檔案處、科是檔案行政管理機(jī)構(gòu)的類型。

文件歸檔制度的內(nèi)容包括：歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔手續(xù) 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。

以治為主、以防為輔、防治結(jié)合，是保管和保護(hù)檔案的基本思想和原則。人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明其出處的檢索工具。

各級(jí)國家檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級(jí)國家檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)行。檔案目錄是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。不屬于外向傳遞的形式的是通知。

關(guān)于信息反饋的形式不正確的是集中反饋和分散反饋 公文的特點(diǎn)是作者法定性、作用權(quán)威性、效用實(shí)現(xiàn)性。公文從來源上劃分為收文和發(fā)文。

常見的信息資料編碼的方法包括順序編碼法和分組編號(hào)法 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性

文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個(gè)環(huán)節(jié)。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律是檔案機(jī)密程度遞減 檔案保管工作最終是為了立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前?！鞍朔馈辈徽_的一項(xiàng)是防蟲、防震 立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開展的前提。

銷毀失去保存價(jià)值的檔案必須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由2人人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字。電話不屬于文字傳遞

屬于信息分類方法的是信息分類。

信息存儲(chǔ)主要由錄入、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。檔案包裝材料中的卷盒的規(guī)格一般為300mm×220mm。文書的立卷有其特定的程序，這對(duì)于有效管理檔案、保證檔案質(zhì)量和提高檔案開發(fā)利用的效率有很重要的作用

信息篩選程序的是看來源、看標(biāo)題、看正文

信息資料加工的形式有綜合加工、提煉加工、推導(dǎo)加工

適用性、系統(tǒng)性、合法性是制定檔案管理制度的基本原則所應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的。檔案保管期限表的類型有通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表。

檔案閱覽服務(wù)應(yīng)該注意哪些事項(xiàng)、不得借閱尚未整理編目的零散檔案、愛護(hù)檔案,不得在檔案上做標(biāo)記、嚴(yán)禁在閱覽室吸煙、喝水、閱畢檔案要認(rèn)真檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題要妥善處理

1．只有經(jīng)過歸檔的文件才能是檔案。

2．有些文件不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。3．允許利用者摘抄、復(fù)制開放的檔案，也可在研究著述中引用或通過刊物、廣播等媒體向社會(huì)公開檔案的全部或部分原件。5．制發(fā)檔案復(fù)制本包括內(nèi)供復(fù)制和外供復(fù)制。

6．鑒定工作的組織包括建立檔案鑒定工作機(jī)構(gòu)、由檔案工作人員和形成部門聯(lián)合提出鑒定意見，送交鑒定委員會(huì)審查后呈報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者批準(zhǔn)。7．對(duì)于珍藏檔案、殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。8．維護(hù)檔案的安全包括維護(hù)檔案的實(shí)體的物質(zhì)不是安全和機(jī)密內(nèi)容的政治安全兩個(gè)方面。

9．檔案收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

10．問題分類法不適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位或撤銷單位的檔案分類。信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容.分發(fā)是文書人員依照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文發(fā)往領(lǐng)導(dǎo)人閱批，或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門辦理。

檔案統(tǒng)計(jì)分析是對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行綜合歸類，比較研究以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)。高質(zhì)量，準(zhǔn)確而又及時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和高層次，有一定深度、廣度的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告是統(tǒng)計(jì)分析的產(chǎn)品。編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖，應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制。

國外引進(jìn)的項(xiàng)目或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，如由外方提供竣工圖的，應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。

1．信息篩選的方法：(1)復(fù)印、剪裁

對(duì)能滿足需求的相關(guān)信息進(jìn)行閱讀，將閱讀到的有價(jià)值的信息做記號(hào)、復(fù)印或剪裁。(2)摘記

將有保存價(jià)值的信息摘錄到手冊或卡片上。(3)標(biāo)記說明

對(duì)篩選后的信息進(jìn)行標(biāo)注、注釋或說明，注明已被建材的信息的日期、出處。文書立卷的原則應(yīng)遵循一下幾點(diǎn)：

(一)保持文件之間的歷史聯(lián)系

這是文書立卷工作的基本前提。文書是歷史紀(jì)錄的真實(shí)寫照，文件之間的聯(lián)系是自然的、歷史的、客觀的聯(lián)系。文件的形成處理過程反映了文件形成和處理過程中的各種關(guān)系，反映了不同機(jī)關(guān)之間的行政關(guān)系和工作關(guān)系，反映了每一級(jí)機(jī)關(guān)的工作狀態(tài)和工作效果，還反映了領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)、權(quán)責(zé)和能力素質(zhì)。這些要素在檔案的利用過程中必成為重要的參考和借鑒。所以，文書立卷的時(shí)候必須要考慮到文書的歷史的、自然的聯(lián)系。(二)區(qū)分文件材料的保存價(jià)值

這是文書立卷工作的具體依據(jù)。文件本身的價(jià)值決定了文件的保存價(jià)值。文件所記載和反映的內(nèi)容不同、重要程度不同，這份文件所起的作用和保存價(jià)值也不同。一般來說，那些反映社會(huì)發(fā)展和記錄主要工作活動(dòng)的重要文件，其保存價(jià)值相對(duì)較大。文書立卷的第二條原則就是必須保存有價(jià)值的文書。(三)方便保管和利用

這是文書立卷工作的基本原則。文書立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文書立卷是對(duì)文件進(jìn)行的分門別類的工作。每一個(gè)案卷一般就是一個(gè)小的類別，需要概括出案卷中文件的主題內(nèi)容和案卷標(biāo)題，使文書管理人員通過標(biāo)題即可了解卷內(nèi)文件的大致內(nèi)容，并能準(zhǔn)確、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。為了方便文書的保管和利用，案卷內(nèi)文件的數(shù)量不能因過多而導(dǎo)致裝訂和翻閱不便，也不能因?yàn)閿?shù)量過少、案卷太薄，導(dǎo)致設(shè)備利用率降低。

科技檔案按其產(chǎn)生領(lǐng)域，可以分為基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等

會(huì)議文書管理的種類

區(qū)別對(duì)象，按需傳遞信息

信息傳遞要根據(jù)對(duì)象不同而區(qū)分對(duì)待，高層次決策者需要綜合性和預(yù)測性具有前瞻性的信息，基層管理者需要具體的經(jīng)營信息和實(shí)施步驟。秘書應(yīng)針對(duì)不同對(duì)象因人而異即使準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)信息。(2)? 做好例行信息的傳遞工作

信息工作是秘書日常工作的重要部分，信息的上傳下達(dá)都要經(jīng)過秘書。秘書應(yīng)做好信息的傳輸和接收工作。(3)? 加強(qiáng)非例行信息的傳遞工作

領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在工作中急需某些信息時(shí)，秘書要及時(shí)收集信息并及時(shí)傳遞。秘書從收集到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況時(shí)要立即傳遞，如本企業(yè)所用材料的價(jià)格即將下跌，公司發(fā)行的股票突然被人大量拋售等。秘書一旦獲取這類信息，必須迅速向決策者或有關(guān)部門傳遞。(4)? 運(yùn)用現(xiàn)代化信息傳遞方式

秘書應(yīng)當(dāng)發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)在信息傳遞中的作用，利用全球聯(lián)網(wǎng)的電話、電視、數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡(luò)、光盤和新的多媒體技術(shù)等傳遞信息，彌補(bǔ)目前在獲得信息方面存在的地理的、社會(huì)的和經(jīng)濟(jì)的差距，使信息產(chǎn)生更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。1 信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)

正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯(cuò)誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實(shí)就是一個(gè)信息處理的過程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個(gè)步驟都離不開信息的支持。2? 信息是企業(yè)管理的核心 企業(yè)管理講求的是資源的優(yōu)化配置。企業(yè)管理的主要任務(wù)是商品流動(dòng)的管理，但管理的方法和依據(jù)卻是信息。通過信息管理能實(shí)現(xiàn)對(duì)物流的管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化?！翱刂菩畔⒕褪强刂破髽I(yè)的命運(yùn)，失去信息就會(huì)失去一切”，越來越成為國外企業(yè)普遍流行的觀點(diǎn)。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息逐漸成為企業(yè)管理的核心。信息可以提高企業(yè)的競爭力

企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須借助于企業(yè)的信息工作，充分了解對(duì)手的情況。企業(yè)管理者通過認(rèn)識(shí)和掌握有價(jià)值的信息來指導(dǎo)、組織企業(yè)管理活動(dòng)。所以，信息被人們稱為除技術(shù)、資金、人才之外的第四大管理要素。與紙質(zhì)文書相比，電子文書的特點(diǎn)如下。

(1)虛擬性和依賴性。電子文書的全部信息是以電子字節(jié)bit(1和0)作為記錄形式的，它必須通過計(jì)算機(jī)及其相應(yīng)的軟件系統(tǒng)處理后，才能被人們閱讀和識(shí)別，它對(duì)計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性。計(jì)算機(jī)屏幕上呈現(xiàn)出來的文件及其格式，是經(jīng)過計(jì)算機(jī)程序處理過的，同一電子文書可以被顯示成各種不同格式，所以它只是一種虛擬的文件。

(2)不穩(wěn)定性。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。目前計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)的迅猛更新?lián)Q代，都會(huì)產(chǎn)生電子文書存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換的問題。電子文書的載體具有不穩(wěn)定性。用以存儲(chǔ)電子文書的計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長久保存。同時(shí)，電子文書具有可變性，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)文書，隨時(shí)面臨被修改、盜竊、丟失甚至銷毀的危險(xiǎn)。(3)信息共享性。電子文書信息不一定具有固定的物理位置，可以非實(shí)體狀態(tài)進(jìn)行加下和管理，電子文書存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，可以不受時(shí)間和空間限制隨時(shí)隨地被查閱和利用。這種信息和載體的可分離性，為信息的共享提供了條件。1．科技檔案按其產(chǎn)生領(lǐng)域，可以分為基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等

2．文書管理是指在集中統(tǒng)一管理的原則指導(dǎo)下，認(rèn)真做好收文處理和發(fā)文處理的工作，充分發(fā)揮文書的效用，既有利于保密又便于調(diào)閱的一系列的管理工作。主要包括編制立卷類目、調(diào)閱、立卷和歸檔等工作環(huán)節(jié)。3．信息檢索服務(wù)是從信息集合中迅速、準(zhǔn)確地查找出所需信息的程序和方法。這里所說的信息集合指的是有組織的信息整體。

4．分類法就是按照檔案文件形成的自然或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，每一內(nèi)的檔案文件作為一個(gè)類別。1．人事文書及其特點(diǎn)

人事文書是指各級(jí)機(jī)關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。每一個(gè)工作人員在其工作、學(xué)習(xí)和生活實(shí)踐中，總要形成與本人有關(guān)的文字材料，如干部履歷表、干部鑒定、干部考核材料、干部審查結(jié)論、入團(tuán)入黨材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、職務(wù)任免材料等，這些材料都屬于人事文書。

人事文書具有以下主要特點(diǎn)。

(1)客觀真實(shí)性。人事文書必須做到客觀真實(shí)，且一旦形成就不能任意涂改。只有確保它的客觀真實(shí)性，才能為人事(勞動(dòng))部門正確使用人才，合理解決工資等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

(2)動(dòng)態(tài)性。人事文書歸檔后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當(dāng)事人人生道路的延伸不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，必須注意做好新形成的人事文書的收集、整理與歸檔工作，力求縮短與個(gè)人實(shí)際情況的“時(shí)間差”。(3)機(jī)密性。人事文書的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等。因此，人事文書大多具有機(jī)密性，任何人不得泄露和私自保存人事文書材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。企事業(yè)單位文件材料的立卷歸檔范圍 1 信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)

正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯(cuò)誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實(shí)就是一個(gè)信息處理的過程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個(gè)步驟都離不開信息的支持。

文書材料本身是否具有保存價(jià)值是確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的重要標(biāo)準(zhǔn)。凡是反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等各項(xiàng)主要工作和活動(dòng)基本情況，具有查考、利用價(jià)值的文件材料，包括本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等主要工作和活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的需要在本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)、管理和銷售等主要工作環(huán)節(jié)和活動(dòng)中加以貫徹執(zhí)行的文件材料，以及其他涉及重要問題的文件材料等，都屬于歸檔的范圍。電子文書收集要求

1收集要及時(shí)。歸檔的電子文書是由二進(jìn)制數(shù)字編碼組成的，二進(jìn)制數(shù)字編碼的變換會(huì)導(dǎo)致電子文書內(nèi)容的改變。電子文書從形成到歸檔過程中，有被更改的可能，而且修改可以做到不留一點(diǎn)痕跡。許多輔助性電子文書未采取嚴(yán)格保管措施，人們可以隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使其原始性、真實(shí)性、完整性受到威脅。所以，為保證歸檔的電子文書的真實(shí)性，電子文書的歸檔工作必須從電子文書形成階段就開始，并貫穿于公文處理和科技工作的整個(gè)過程中。

(2)收集歸檔材料要完整。歸檔的電子文書的形成可能涉及許多職能部門，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，制定明確的電子文書歸檔規(guī)章制度，建立必要的記錄和登記制度，以避免由于工作的互有交錯(cuò)、職責(zé)界限的難以區(qū)分造成的電子文書的不完整性。所以，整個(gè)收集歸檔過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，又要有相互支持，這樣才能保證電子文書收集的原始性、真實(shí)性和完整性。(3)收集的歸檔材料要真實(shí)。對(duì)收集歸檔的電子文書不僅要從形式上鑒別其真實(shí)性，對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性還要認(rèn)真、詳細(xì)地鑒別，確保歸檔電子文書的真實(shí)可靠。(4)收集的歸檔材料要安全。注意保管，避免因載體的損壞而使電子文書無法讀出。電子文書涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，我們不僅要保證電子文書載體物理上的安全，還要保證電子文書內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。特別注意歸檔電子文書的背景信息及元數(shù)據(jù)與電子文書同時(shí)歸檔，在任何條件環(huán)境下都要將電子文書拷貝一套保存，并對(duì)這套拷貝的技術(shù)平臺(tái)做出說明。

(5)做好電子文書配套的紙質(zhì)的收集工作。歸檔的電子文書與相應(yīng)的紙質(zhì)應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。電子文書在我國還未取得法律效力，起憑證作用時(shí)，還要依靠紙質(zhì)文件。電子文書、紙質(zhì)文書在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)還將長期并存。

科技檔案按其產(chǎn)生領(lǐng)域，可以分為基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等

從工作環(huán)節(jié)和性質(zhì)來看，檔案信息化的內(nèi)容包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)兩個(gè)方面。撤銷機(jī)關(guān)的檔案應(yīng)向同級(jí)檔案館移交，但若其主管部門同意，也可由主管部門保管該機(jī)關(guān)的檔案，以后作為該主管部門的檔案一并向檔案館移交。

各機(jī)關(guān)編制的本機(jī)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表應(yīng)經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

1.正式渠道。包括公共傳播載體、各種社會(huì)活動(dòng) 向有關(guān)單位索取資料、專利文獻(xiàn)、競

爭

對(duì)

手的公

開

資

料。

2.非正式渠道。包括建立人際網(wǎng)絡(luò)，收集人際信息、通過第三方獲取信息、收集競爭對(duì)手疏忽泄露的信息、人才流動(dòng)中的信息、通過反求工程獲取信息、通過參觀或?qū)W習(xí)獲取情報(bào)、委托收集。信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)

正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯(cuò)誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實(shí)就是一個(gè)信息處理的過程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個(gè)步驟都離不開信息的支持。2? 信息是企業(yè)管理的核心

企業(yè)管理講求的是資源的優(yōu)化配置。企業(yè)管理的主要任務(wù)是商品流動(dòng)的管理，但管理的方法和依據(jù)卻是信息。通過信息管理能實(shí)現(xiàn)對(duì)物流的管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化?！翱刂菩畔⒕褪强刂破髽I(yè)的命運(yùn)，失去信息就會(huì)失去一切”，越來越成為國外企業(yè)普遍流行的觀點(diǎn)。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息逐漸成為企業(yè)管理的核心。信息可以提高企業(yè)的競爭力

企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須借助于企業(yè)的信息工作，充分了解對(duì)手的情況。企業(yè)管理者通過認(rèn)識(shí)和掌握有價(jià)值的信息來指導(dǎo)、組織企業(yè)管理活動(dòng)。所以，信息被人們稱為除技術(shù)、資金、人才之外的第四大管理要素。日常工作中的信息工作

秘書日常事務(wù)工作包括值班、接待、接打電話和安排活動(dòng)。在處理這些辦公室日常事務(wù)工作時(shí)，必須按照特定工作內(nèi)容的需要，做好信息工作。2 會(huì)務(wù)工作中的信息工作 秘書要做好會(huì)議期間的信息處理工作。秘書的會(huì)務(wù)工作，實(shí)際上是要確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的。所以，秘書要做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作，做到多聽、多記、多想，全面地收集和掌握第一手資料。3 文書處理中的信息工作

文書是重要的信息傳遞載體。秘書要做好每天都要處理大量的文書，文書的起草、制作、分發(fā)、收繳、傳閱和歸檔就是信息工作的集中體現(xiàn)。

第四篇：文書檔案管理 自考大綱

30462 文書檔案管理 自考大綱

課程內(nèi)容與考核要求

緒論

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解秘書文檔管理的內(nèi)涵，明確秘書文檔管理的研究對(duì)象和主要內(nèi)容，能認(rèn)知文檔管理工作的重要性，能理解“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系，從而掌握該課程的概貌。

二、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求 1．識(shí)記：文檔管理的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：秘書文檔管理的研究對(duì)象；

秘書文檔管理的主要內(nèi)容；

“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章 文書和檔案

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關(guān)系，能認(rèn)知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內(nèi)容

文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務(wù)文書。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有著密切的關(guān)系，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要?dú)w宿。由于使用歷史久遠(yuǎn)、使用領(lǐng)域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括為六個(gè)方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：文書、公文和文件三個(gè)概念的外延大??；

文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備的條件； 公文的種類； 檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作為文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章 文書工作和檔案工作

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質(zhì)、內(nèi)容、原則，文書工作組織和檔案工作機(jī)構(gòu)，理解文書工作和檔案工作的關(guān)系。

二、課程內(nèi)容

文書工作是社會(huì)組織的文書工作機(jī)構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務(wù)的工作，包含文書制作、文書辦理和文書管理三項(xiàng)基本內(nèi)容。文書工作要堅(jiān)持“及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡”八字原則。文書工作的組織機(jī)構(gòu)由中心機(jī)構(gòu)、專門機(jī)構(gòu)和分支機(jī)構(gòu)三個(gè)部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會(huì)組織可根據(jù)需要進(jìn)行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業(yè)務(wù)工作，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性工作。檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用和編研八個(gè)環(huán)節(jié)。檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。我國現(xiàn)階段的檔案工作機(jī)構(gòu)主要包括社會(huì)組織檔案部門、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)。由于文書和檔案之間特別密切的關(guān)聯(lián)，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關(guān)系。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國）、文書工作組織機(jī)構(gòu)、文書工作組織方式的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機(jī)構(gòu)的分類； 檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關(guān)系。

第三章 文書制作

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書制作的過程，文書制作的要求，熟練掌握文書體式的全部內(nèi)容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理論。

二、課程內(nèi)容

文書制作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)。文書制作必須符合文書體式特點(diǎn)，遵循文書制作程序要求。文書體式包括公務(wù)文書的寫作要求和公文的特定格式。秘書人員只有不斷提高公文寫作水平，認(rèn)真執(zhí)行公文格式規(guī)范，嚴(yán)格掌控文書制作過程，才能保證文書制作的質(zhì)量。文書制作過程中，陸續(xù)產(chǎn)生了不同的文書稿本，稿本又分為文稿與文本兩類。不同的稿本產(chǎn)生于文書制作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書制作、交擬、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：打字排版的注意點(diǎn)；

文件用印的注意點(diǎn)。

3．掌握：文書制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國家秘密的密級(jí)規(guī)定及保密期限； 公文標(biāo)題的三要素。

第四章 文書辦理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書辦理的含義和特點(diǎn)、文書辦理的內(nèi)容，掌握行文制度的相關(guān)內(nèi)容，掌握收文辦理和發(fā)文辦理的相關(guān)程序，能做好內(nèi)部文件的管理工作。

二、課程內(nèi)容

文書辦理工作由一些相互聯(lián)系的工作環(huán)節(jié)構(gòu)成，整個(gè)工作呈現(xiàn)出連續(xù)性、時(shí)效性、保密性、集成性和規(guī)范性特征。組織文書辦理工作主要由收文和發(fā)文兩大流程組成。

收文主要指組織秘書組織接收來自不同層次組織的來文，并通過簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序進(jìn)行辦理；發(fā)文主要指組織通過草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序來制作并發(fā)出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關(guān)系、方式和規(guī)則并嚴(yán)格執(zhí)行行文制度。除制發(fā)和管理通用文件之外，組織秘書人員更要對(duì)組織各個(gè)職能部門形成的內(nèi)部文件做好監(jiān)管和后期的保管，并積極地開展內(nèi)部文件的利用服務(wù)工作。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發(fā)、內(nèi)部文件、2．領(lǐng)會(huì)：行文制度的三要素；

我國各級(jí)黨政機(jī)關(guān)組織關(guān)系的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點(diǎn)；

內(nèi)部文件的特點(diǎn)。3．掌握：文書辦理的特點(diǎn)；

文件暫行保管階段的主要任務(wù)；

行文方式的六種類型；

行文規(guī)則的主要內(nèi)容；

兩次簽收的任務(wù)；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

秘書部門開展檔案咨詢與提供服務(wù)的方式。

第五章 文書管理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項(xiàng)內(nèi)容及相應(yīng)的管理制度。

二、課程內(nèi)容

文書管理是指由社會(huì)組織文書部門和人員承擔(dān)的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率，保證文書的安全，為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。文書管理要堅(jiān)持統(tǒng)一、分類、安全保密、方便利用幾項(xiàng)原

則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項(xiàng)內(nèi)容，并分別建立相應(yīng)的管理制度。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。2．領(lǐng)會(huì)：保證文書安全的具體要求；

保守文件機(jī)密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴(yán)格管理和方便利用的關(guān)系；

閱文室的作用。3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內(nèi)容；

如何建設(shè)閱文室；

現(xiàn)行文件匯編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項(xiàng)。

第六章 文書工作與檔案工作的銜接

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個(gè)環(huán)節(jié)——收集和價(jià)值鑒定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價(jià)值鑒定的含義及價(jià)值、要求、原則，理解歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實(shí)務(wù)的操作流程。

二、課程內(nèi)容

文書終結(jié)處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環(huán)節(jié)，與檔案工作的收集、價(jià)值鑒定、整理幾個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)，它們是文書工作的最后階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個(gè)環(huán)節(jié)——收集、價(jià)值鑒定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價(jià)值鑒定的含義及價(jià)值、要求、原則，然后依照組織內(nèi)部文檔工作的實(shí)際情況，介紹歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實(shí)務(wù)的操作流程。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價(jià)值鑒定、歸檔范圍、立卷類目、平時(shí)歸卷、卷內(nèi)備考表、通訊者特征的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結(jié)合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔范圍的依據(jù)和指導(dǎo)；

檔案價(jià)值鑒定的原則；

檔案價(jià)值鑒定最基本的方法；

我國現(xiàn)行社會(huì)組織檔案鑒定工作的程序；

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號(hào)法的運(yùn)用；

案卷標(biāo)題的擬寫；

案卷標(biāo)題中的時(shí)間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標(biāo)準(zhǔn)格式；

歸檔文件目錄封面式樣。3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價(jià)值鑒定的意義；

現(xiàn)行《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》特點(diǎn)；

具體檔案價(jià)值鑒定工作的注意點(diǎn)；

檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時(shí)歸卷工作的內(nèi)容；

卷內(nèi)備考表；

六個(gè)特征立卷法。

第七章 檔案的整理與保管

一、學(xué)習(xí)目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內(nèi)容，掌握全宗的基本含義，了解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務(wù)及基本原則，了解檔案庫房及其整理，對(duì)檔案的安全保護(hù)工作有理性認(rèn)識(shí)。

二、課程內(nèi)容

檔案整理工作是將處于零亂狀態(tài)的檔案進(jìn)行條理化的過程。檔案整理工作應(yīng)該按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，注意充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷（組卷）、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，采取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)將各個(gè)庫房統(tǒng)一編號(hào)，檔案架、柜的排放應(yīng)符合要求。要通過控制庫房溫濕度、保衛(wèi)和保密、防火、防光和防塵等措施進(jìn)行檔案安全保護(hù)，對(duì)重要檔案要實(shí)行異地備份。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1.識(shí)記：檔案整理工作、全宗的概念。2.領(lǐng)會(huì)：構(gòu)成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

分類法中所屬的判定；

—組織機(jī)構(gòu)分類法；

組織機(jī)構(gòu)—分類法；

—問題分類法；

問題—分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設(shè)的基本原則。3.掌握：檔案整理工作必須堅(jiān)持的原則；

檔案整理工作的內(nèi)容；

全宗的三個(gè)基本涵義；

跨文件處理方法；

影響檔案壽命的人為因素；

檔案保管工作的任務(wù)。

第八章 檔案的檢索與利用

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解在檔案產(chǎn)生作用之前，檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)是架起檔案和利用者之間的橋梁；了解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項(xiàng)內(nèi)容上的，檔案的利用不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的重要目標(biāo)，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

二、課程內(nèi)容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當(dāng)，而且更重要的是要使檔案能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在檔案產(chǎn)生作用之前，有一項(xiàng)工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)。檔案檢索的實(shí)現(xiàn)首先需要對(duì)檔案進(jìn)行著錄，這個(gè)過程當(dāng)中需要標(biāo)引來規(guī)范，從而形成條目，進(jìn)而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息為檔案作用的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)，是用戶實(shí)現(xiàn)需求目標(biāo)不可缺少的內(nèi)容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項(xiàng)內(nèi)容上，這項(xiàng)工作的進(jìn)展需要有不同的途徑和方式來配合與實(shí)現(xiàn)。正是有了提供服務(wù)的理念，才有了眾多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的重要目標(biāo)，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：檔案著錄、檔案標(biāo)引的概念。2．領(lǐng)會(huì)：檔案檢索的兩大部分；

存儲(chǔ)過程的兩大環(huán)節(jié)；

檔案檢索效率的查全率和查準(zhǔn)率；

檔案著錄與標(biāo)引的依據(jù)；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。3．掌握：檔案檢索系統(tǒng)的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規(guī)則》的主要內(nèi)容； 檔案檢索工具的作用。

第九章 檔案的編研與統(tǒng)計(jì)

一、學(xué)習(xí)目的與要求

熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，了解檔案統(tǒng)計(jì)和登記工作是，能準(zhǔn)確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計(jì)工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)。

二、課程內(nèi)容

檔案編研和統(tǒng)計(jì)登記是機(jī)構(gòu)檔案管理流程中的重要環(huán)節(jié)，也是決定檔案部門后期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機(jī)構(gòu)秘書人員從檔案管理活動(dòng)中衍生出的一項(xiàng)特殊職能，這項(xiàng)工作目的在于將已歸檔保存的文件經(jīng)過進(jìn)一步分類和集合，使其真實(shí)地反映機(jī)構(gòu)發(fā)展變化的軌跡，并能為當(dāng)前各項(xiàng)活動(dòng)提供信息支撐和參考依據(jù)。因此熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，對(duì)于秘書人員來說是一項(xiàng)必備的能力。檔案統(tǒng)計(jì)和登記工作是反映機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀和維護(hù)正常檔案管理秩序的工作，準(zhǔn)確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計(jì)工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)是開展其他檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1.識(shí)記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統(tǒng)計(jì)的概念。2.領(lǐng)會(huì)：檔案編研的意義；

現(xiàn)行檔案文件匯編的編寫要求；

大事記的結(jié)構(gòu)；

組織沿革的結(jié)構(gòu)。

3.掌握：檔案編研的主要內(nèi)容；

現(xiàn)行檔案文件匯編的特點(diǎn)；

現(xiàn)行檔案文件匯編的結(jié)構(gòu)；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統(tǒng)計(jì)的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章 電子文件管理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

掌握國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點(diǎn)；了解按照不同的標(biāo)準(zhǔn)電子文件的不

同類別。了解對(duì)電子文件的鑒定和歸檔方式；了解電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實(shí)現(xiàn)文件檔案的價(jià)值，更好的為社會(huì)服務(wù)。

二、課程內(nèi)容

現(xiàn)代信息技術(shù)深入到社會(huì)生活方方面面的同時(shí)衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現(xiàn)之日起，一些機(jī)構(gòu)和學(xué)者都紛紛對(duì)其加以定義，形成了百花齊放、百家爭鳴的局面。目前，在我國來，最具影響力的定義出自國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點(diǎn)，概括起來主要包括兩個(gè)方面的不同，一是形式方面，二是內(nèi)容方面。按照不同的標(biāo)準(zhǔn)電子文件有不同的類別。在鑒定方面，對(duì)電子文件主要進(jìn)行兩個(gè)層面的鑒定，包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分為物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實(shí)現(xiàn)文件檔案的價(jià)值，更好的為社會(huì)服務(wù)。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：電子文件、文本文件、電子文件技術(shù)鑒定、雙套制的概念。2.領(lǐng)會(huì)：常用電子文件存儲(chǔ)格式；

電子文件的雙重鑒定；

電子文件內(nèi)容鑒定的步驟；

電子文件利用的特點(diǎn)；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。3.掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內(nèi)容；

電子文件技術(shù)鑒定的具體過程；

電子文件保管的特點(diǎn)；

對(duì)電子文件載體保護(hù)的具體措施；

電子文件信息保護(hù)的技術(shù)措施；

電子文件內(nèi)容信息保護(hù)的管理措施。

第十一章 企業(yè)文檔管理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點(diǎn)和作用；掌握企業(yè)文檔工作的原則、任務(wù)和機(jī)構(gòu)人員；熟悉依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對(duì)企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)；掌握企業(yè)文檔及其管理

的特點(diǎn)、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。

二、課程內(nèi)容

企業(yè)文檔是指企業(yè)在日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等管理活動(dòng)中形成并使用的各種文書及由這些文書轉(zhuǎn)變而來的檔案，是企業(yè)各類活動(dòng)的重要工具與真實(shí)記錄。本教材前面章節(jié)所介紹的文檔管理知識(shí)是針對(duì)所有社會(huì)組織的，自然也適用于企業(yè)。但考慮到企業(yè)文檔管理有著獨(dú)到的特色，而且秘書學(xué)專業(yè)的同學(xué)畢業(yè)后有相當(dāng)一部分進(jìn)入企業(yè)工作，從事企業(yè)文檔工作，所以特設(shè)企業(yè)文檔管理這一章。本章分析企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點(diǎn)和作用，概述企業(yè)文檔工作的原則、任務(wù)和機(jī)構(gòu)人員，依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對(duì)企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)予以闡述。中小企業(yè)（主要指民營企業(yè)）與外資企業(yè)是我國改革開放以來的新生事物并已成為我國經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型中的重要部分，本章將探討這些企業(yè)文檔及其管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。在介紹企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，分別例舉實(shí)例說明中小企業(yè)和外資企業(yè)文檔的管理情況。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：企業(yè)文檔、“三低一少”的概念。2.領(lǐng)會(huì)：企業(yè)文書工作的基本原則；

企業(yè)檔案人員的要求；

企業(yè)檔案信息提供利用時(shí)應(yīng)注意的問題；

選擇企業(yè)文檔管理軟件時(shí)通常考慮的因素。3.掌握：企業(yè)文檔的作用；

企業(yè)檔案工作的基本原則；

大型企業(yè)文書工作機(jī)構(gòu)層次和人員分布組成；

企業(yè)文件材料歸檔的基本要求；

企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的形式；

企業(yè)文檔管理信息化的優(yōu)越性；

企業(yè)文檔管理信息化建設(shè)原則；

中小企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀與成因。

Ⅳ 關(guān)于大綱的說明與考核實(shí)施要求

一、自學(xué)考試大綱的目的和作用

本大綱是根據(jù)秘書學(xué)專業(yè)自學(xué)考試計(jì)劃的要求，結(jié)合文書檔案管理課程的特點(diǎn)而

確定的。其目的是對(duì)個(gè)人自學(xué)、社會(huì)助學(xué)和考試命題進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學(xué)習(xí)的內(nèi)容以及深廣度，規(guī)定了文書檔案管理課程自學(xué)考試的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。因此，它是編寫自學(xué)考試文書檔案管理課程輔導(dǎo)書的依據(jù)，是社會(huì)助學(xué)組織進(jìn)行自學(xué)輔導(dǎo)的依據(jù)，是自學(xué)者學(xué)習(xí)教材、掌握課程內(nèi)容知識(shí)范圍和程度的依據(jù)，也是進(jìn)行應(yīng)用文寫作課程自學(xué)考試命題的依據(jù)。

二、課程自學(xué)考試大綱與教材的關(guān)系

大綱是進(jìn)行學(xué)習(xí)和考核的依據(jù)，教材是學(xué)習(xí)掌握課程知識(shí)的基本內(nèi)容與范圍，教材的內(nèi)容是大綱所規(guī)定的課程知識(shí)和內(nèi)容的擴(kuò)展與發(fā)揮。大綱與教材所體現(xiàn)的課程內(nèi)容應(yīng)基本一致；大綱里面的課程內(nèi)容和考核知識(shí)點(diǎn)，教材里一般也要有。反過來教材里有的內(nèi)容，大綱里就不一定體現(xiàn)。

三、關(guān)于自學(xué)教材

《秘書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關(guān)于自學(xué)要求和自學(xué)方法的指導(dǎo) 應(yīng)考者在自學(xué)過程中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

1．學(xué)習(xí)前，應(yīng)仔細(xì)閱讀課程大綱的第一部分，了解課程的性質(zhì)、地位和任務(wù)，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關(guān)課程的聯(lián)系，使以后的學(xué)習(xí)緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內(nèi)容前，應(yīng)先認(rèn)真閱讀大綱中該章的考核知識(shí)點(diǎn)、自學(xué)要求和考核要求，注意對(duì)各知識(shí)點(diǎn)的能力層次要求，以便在閱讀教材時(shí)做到心中有數(shù)。

3．閱讀教材時(shí)，應(yīng)根據(jù)大綱要求，要逐段細(xì)讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個(gè)知識(shí)點(diǎn)。

4．學(xué)完教材的每一章節(jié)內(nèi)容后，應(yīng)認(rèn)真練習(xí)，消化和鞏固所學(xué)的知識(shí)，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認(rèn)真對(duì)待每一章節(jié)后所附思考題和案例分析。

五、對(duì)社會(huì)助學(xué)的要求

1．應(yīng)熟知考試大綱對(duì)課程所提出的總的要求和各章的知識(shí)點(diǎn)。

2．應(yīng)掌握各知識(shí)點(diǎn)要求達(dá)到的層次，并深刻理解各知識(shí)點(diǎn)的考核要求。3．對(duì)應(yīng)考者進(jìn)行輔導(dǎo)時(shí)，應(yīng)以指定的教材為基礎(chǔ)，以考試大綱為依據(jù)，不要隨意增刪內(nèi)容，以免與考試大綱脫節(jié)。

4．輔導(dǎo)時(shí)應(yīng)對(duì)應(yīng)考者進(jìn)行學(xué)習(xí)方法的指導(dǎo)，提倡應(yīng)考者“認(rèn)真閱讀教材，刻苦鉆研教材，主動(dòng)提出問題，依靠自己學(xué)懂，用于社會(huì)實(shí)踐”的學(xué)習(xí)方法。

5．輔導(dǎo)時(shí)要注意基礎(chǔ)、突出重點(diǎn)，要幫助應(yīng)考者對(duì)課程內(nèi)容建立一個(gè)整體的概念，對(duì)應(yīng)考者提出的問題，應(yīng)以啟發(fā)引導(dǎo)為主。對(duì)文體寫作知識(shí)，應(yīng)重點(diǎn)幫助應(yīng)考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對(duì)應(yīng)考者能力的培養(yǎng)，特別是自學(xué)能力的培養(yǎng)，要引導(dǎo)應(yīng)考者逐步學(xué)會(huì)獨(dú)立學(xué)習(xí)，在自學(xué)過程中善于提出問題、分析問題和解決問題，將學(xué)到的知識(shí)用于社會(huì)實(shí)踐。

7．要使應(yīng)考者了解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個(gè)能力層次中都存在著不同難度的試題。

六、對(duì)考核內(nèi)容的說明

1.本課程要求考生學(xué)習(xí)和掌握的知識(shí)點(diǎn)內(nèi)容都作為考核的內(nèi)容。課程中各章的內(nèi)容均由若干知識(shí)點(diǎn)組成，在自學(xué)考試中成為考核知識(shí)點(diǎn)。因此，課程自學(xué)考試大綱中所規(guī)定的考試內(nèi)容是以分解為考核知識(shí)點(diǎn)的方式給出的。由于各知識(shí)點(diǎn)在課程中的地位、作用以及知識(shí)自身的特點(diǎn)不同，將對(duì)各知識(shí)點(diǎn)分別按三個(gè)認(rèn)知（或叫能力）層次確定其考核要求。

2.在考試之日起6個(gè)月前，由全國人民代表大會(huì)和國務(wù)院頒布或修訂的法律、法規(guī)都將列入相應(yīng)課程的考試范圍。凡大綱、教材內(nèi)容與現(xiàn)行法律、法規(guī)不符的，應(yīng)以現(xiàn)行法律法規(guī)為準(zhǔn)。

3.按照重要性程度不同，考核內(nèi)容分為重點(diǎn)內(nèi)容、次重點(diǎn)內(nèi)容、一般內(nèi)容，在本課程試卷中對(duì)不同考核內(nèi)容要求的分?jǐn)?shù)比例大致為：重點(diǎn)內(nèi)容占60%，次重點(diǎn)內(nèi)容占30%，一般內(nèi)容占10%。

七、關(guān)于命題和考試的若干規(guī)定

1．本大綱各章所提到的考核要求中，各條細(xì)目都是考試的內(nèi)容，試題覆蓋到章，適當(dāng)突出重點(diǎn)章節(jié)，加大重點(diǎn)內(nèi)容的覆蓋密度。

2．試卷對(duì)不同能力層次要求的試題所占的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實(shí)踐能力層次”為40%。

3．試題難易程度要合理，可分為四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所占的比例約為2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能采用的題型有：單項(xiàng)選擇題、多項(xiàng)選擇題、填空題、名

詞解釋、簡答題、實(shí)務(wù)操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式為閉卷筆試，考試時(shí)間為150分鐘，以自學(xué)考試主管行政機(jī)關(guān)公布的時(shí)間為準(zhǔn)。試題量應(yīng)以中等水平的應(yīng)考者能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)答完全部試題為度。

6．評(píng)分采用百分制，60分為及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規(guī)定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對(duì)題型的規(guī)定。

附錄

題型舉例

一、單項(xiàng)選擇題（下列四個(gè)備選答案中只有一個(gè)是正確的，請(qǐng)選出正確的答案，并將其代碼寫在題干后面的括號(hào)內(nèi)。）

最早提出“文件生命周期”概念的學(xué)者是（）

A.美國學(xué)者菲利普·布魯克斯 B.英國學(xué)者羅吉爾·艾利斯

C.美國學(xué)者詹姆斯·B·羅茲 D.中國學(xué)者陳兆祦 參考答案： A

二、多項(xiàng)選擇題（下列五個(gè)備選答案中有2至5個(gè)是正確的，請(qǐng)選出正確答案，并將其代碼寫在題干后面的括號(hào)內(nèi)，多選、少選、錯(cuò)選均不得分。）檔案工作的“三性”分別是指（）（）（）（）（）A．管理性 B．保密性 C．服務(wù)性 D．政治性 E．程序性 參考答案： ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現(xiàn)于西漢司馬遷的《 》中。參考答案： 史記

四、名詞解釋

交擬 參考答案：

是組織的負(fù)責(zé)人將擬稿任務(wù)交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點(diǎn)。

五、簡答題

簡述閱文室的作用。參考答案：

⑴便于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員安排閱讀時(shí)間；

⑵提高文件周轉(zhuǎn)速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文書工作效率。

六、實(shí)務(wù)操作題

請(qǐng)將下列文件立為四卷，立檔單位為B市人民政府，并說明所使用的立卷特征。

⑴A市B區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的調(diào)查報(bào)告

⑵合作開發(fā)紅星灣問題的意向書 ⑶A市二○○○年災(zāi)情通報(bào)

⑷A市二○○○年五一勞動(dòng)模范評(píng)定辦法

⑸A市B區(qū)經(jīng)濟(jì)總體運(yùn)行態(tài)勢的預(yù)測報(bào)告

⑹A市關(guān)于表彰二○○○年先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人的決定

⑺A市人民政府關(guān)于表彰抗洪搶險(xiǎn)先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人的決定

⑻C市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給A市的復(fù)函

⑼A市二○○○年先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人選送程序

⑽A市人民政府關(guān)于發(fā)放救災(zāi)物資的辦公會(huì)議紀(jì)要

⑾A市B區(qū)財(cái)政狀況分析報(bào)告

⑿A市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給C市的函 參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責(zé)任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，問題特征； 第三卷：⑶⑽，問題特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特征。

七、案例分析題

材料：

某機(jī)關(guān)辦公室一年工作結(jié)束之際形成了一批當(dāng)年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做。秘書花了一周的時(shí)間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并趕在年底前將案卷送到機(jī)關(guān)檔案室準(zhǔn)備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。參考答案：

⑴該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關(guān)內(nèi)容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個(gè)方面：一是程序不當(dāng)。機(jī)關(guān)在平時(shí)工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應(yīng)該隨時(shí)放入事先編制好的類目內(nèi)，也即平時(shí)歸卷，而不應(yīng)該年終集中立卷；二是歸檔時(shí)間不當(dāng)。根據(jù)歸檔制度的要求，一般應(yīng)在次年上半年對(duì)上一年的文件整理歸檔，而不是當(dāng)年年底。

第五篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項(xiàng)選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實(shí)事求是 C及時(shí)迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級(jí)別 D性質(zhì)和地位

3、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會(huì)議討論，并投票通過，以會(huì)議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報(bào)告 D會(huì)議紀(jì)要

5、表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況用（B）。A公報(bào) B通告 C通知 D通報(bào)

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項(xiàng)是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門負(fù)責(zé)人或承辦人

B 承辦部門的主管負(fù)責(zé)人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對(duì)基準(zhǔn)是（C）

A 定稿和格式設(shè)計(jì) B領(lǐng)導(dǎo)批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過程中對(duì)公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動(dòng)的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標(biāo)明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時(shí)各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會(huì)談 B會(huì)辦 C會(huì)簽 D會(huì)稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實(shí)質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請(qǐng)判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號(hào)）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負(fù)責(zé)。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會(huì)議紀(jì)要適用于（D）。

A.記載會(huì)議情況 B.傳達(dá)會(huì)議情況 C.記載會(huì)議議定事項(xiàng) D.傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項(xiàng)選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項(xiàng)的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時(shí)應(yīng)注意下列哪些事項(xiàng)___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時(shí)送達(dá) D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機(jī)關(guān) C、抄送機(jī)關(guān) D、附注

7、公文標(biāo)題___________。A、C A、一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) B、不應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) C、一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) D、特殊情況可任意用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

8、公文主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機(jī)關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請(qǐng)示 D、報(bào)告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會(huì)議紀(jì)要式 D、簡報(bào)式

C、公文的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)程度、緊急程度和發(fā)文字號(hào)均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)依然是發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學(xué)校易地?cái)U(kuò)建后，住宿生急劇增加，學(xué)生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個(gè)學(xué)生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學(xué)校準(zhǔn)備興建一棟學(xué)生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學(xué)校向市教育局申請(qǐng)撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)。校長辦公室秘書起草了一份申請(qǐng)撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠問題的請(qǐng)示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個(gè)床位兩個(gè)人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門給予適當(dāng)支持。

×××市第二職業(yè)學(xué)校 2014年8月25日(1)請(qǐng)你代校長辦公室主任審核這份請(qǐng)示，指出存在的問題。(2)請(qǐng)你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請(qǐng)示。指出下述文書處理程序中的錯(cuò)漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報(bào)春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請(qǐng)有關(guān)部門辦復(fù)，據(jù)實(shí)填報(bào)。５月９日?！焙笥煽h林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對(duì)內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時(shí)限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)性審核，交縣政府辦進(jìn)行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實(shí)。該單位劉局長十分著急，在辦公會(huì)上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對(duì)方，希望對(duì)方有一個(gè)回答。會(huì)后第二天早上上班時(shí)，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會(huì)，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請(qǐng)人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個(gè)貼切的標(biāo)題；（3）針對(duì)專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實(shí)際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學(xué)生會(huì)準(zhǔn)備組織同學(xué)踏青，并邀請(qǐng)老師們參加。請(qǐng)你以學(xué)生會(huì)的名義擬寫一則邀請(qǐng)函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時(shí)，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風(fēng)，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請(qǐng)恩師，請(qǐng)你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風(fēng)，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請(qǐng)示，請(qǐng)示文號(hào)是“蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)”。請(qǐng)示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請(qǐng)其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)?，F(xiàn)在按照規(guī)定上報(bào)文化部審批。請(qǐng)示的附件是：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料。

請(qǐng)根據(jù)以上信息，按照請(qǐng)示的格式，擬寫這份請(qǐng)示。

關(guān)于擬邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個(gè)人演唱會(huì)的請(qǐng)示

蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請(qǐng)其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)?，F(xiàn)報(bào)你部審批。

以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批示。

附件：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日