第一篇：自考文書與檔案管理復(fù)習資料

自考文書與檔案管理復(fù)習資料

第一章 思考與練習

1、什么是文書工作？文書工作的特點是什么？

答：所謂文書工作，有廣義和狹義兩種概念。廣義的文書工作，就是指運用科學的原則、程序和方法，完成對機關(guān)文件的制發(fā)、處理與管理的一系列工作。狹義的文書工作，就是指機關(guān)單位內(nèi)文書工作人員所承擔的文書的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的工作。文書工作的特點是：

（1）政治性（2）機密性（3）規(guī)范性（4）時間性（5）事務(wù)性

2、文書工作的重要作用表現(xiàn)在哪些方面？

答：文書工作的重要作用表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）助手作用（2）紐帶作用（3）“門戶”作用（4）查考作用

3、文書工作的基本原則是什么？

答：文書工作的基本原則就是及時、準確、安全。

4、聯(lián)系自身實際，談?wù)勅绾渭訌娮陨淼男摒B(yǎng)，提高自身的素質(zhì)，為今后做好文書工作打下基礎(chǔ)。

答：文書工作是一項科學的、嚴肅的工作，要求從事這項工作的人員具有較高的素質(zhì)修養(yǎng)。所以文書人員應(yīng)該具備以下幾點素質(zhì)：（1）要有較高的政治素質(zhì)

有較高的政治素質(zhì)主要表現(xiàn)在兩個方面：一是堅持四項基本原則，同黨中央保持一致。二是有較高的政治理論修養(yǎng)和政策水平。（2）要有良好的工作作風

培養(yǎng)良好的工作作風是做好文書工作的前提。每個文書工作人員必須有強烈的助手意識和參謀意識，主動為領(lǐng)導(dǎo)的科學決策獻計獻策，真正以高度負責的精神做好自己的本職工作。（3）要有較強的業(yè)務(wù)水平

作為一名文書人員，應(yīng)熱愛本職工作，具有廣博的知識和合理的知識結(jié)構(gòu)。不僅要提高自己分析問題和解決問題的能力，還要努力學習專業(yè)知識，拓寬自己的知識面?？傊鳛橐幻臅ぷ?，各方面必須具有良好的素質(zhì)，才能做好本職工作。

5、談?wù)勥\用文書形式進行管理的優(yōu)缺點。

答：文書的優(yōu)點：所述內(nèi)容詳細周密，記載信息穩(wěn)定準確，多次傳達而不會發(fā)生誤差；對領(lǐng)導(dǎo)意圖具有正式代表性，能作為辦事依據(jù)和查考憑證；一文多發(fā)，可多頭同時進行，突破時空的限制。文書的缺點：必須要有一套統(tǒng)一的文書工作制度，以保證文書運行暢通，確保信息的溝通。

6、機關(guān)文書工作的組織形式有哪幾種？

答：機關(guān)文書工作的組織形式分為3種，分別是集中形式、分散形式和混合形式。

第二章 思考與練習

1、簡答題

（1）簡述文書的含義。

答：文書指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。文書包括公務(wù)文書和私人文書兩種。

（2）公文有多少種稿本？

答：公文有8種稿本，分別是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、試行本和暫行本、修訂本、各種文字文本。

（3）現(xiàn)行公文有多少類，舉例說明。

答：現(xiàn)行行政公文的分類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。

2、辨別所標發(fā)文字號的正誤，標錯的應(yīng)修改。

（1）財政局發(fā)（1992）5號

更正：財政局發(fā)〔1992〕5號（2）市報發(fā)【98】18號

更正：武漢市發(fā)〔1992〕18號

第三章 思考與練習

1、收文和發(fā)文的處理各包括哪些環(huán)節(jié)？

答：收文包括以下環(huán)節(jié)：傳遞、簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔和銷毀。

發(fā)文包括的環(huán)節(jié)：草擬（擬稿）、審核、簽發(fā)、繕印、核對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。

2、收文登記的作用是什么？

答：概括的說主要有以下幾點：a.便于管理與保護文件，防止積壓和丟失。b.便于檢查公文的運轉(zhuǎn)，隨時掌握文件的運行情況。C.便于統(tǒng)計文件和做好催辦工作，有助于發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，研究改進的措施。d.便于作為核對與交接文件的憑據(jù)，便于加強經(jīng)手人的責任心，并且使責任明確。

3、擬辦和承辦有哪些具體要求？

答：擬辦是一項政策性、技術(shù)性較強的工作，要求做到以下幾點：

（1）要清楚、熟練地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使提出的擬辦意見即符合實際，又符合政策規(guī)定。擬辦意見要周到細致，要綜合考慮各個方面因素的影響。

（2）要及時了解和掌握本機關(guān)及機關(guān)各部門的職責范圍及業(yè)務(wù)變化情況，同時還要熟悉辦公程序和有關(guān)規(guī)定。

（3）擬辦之前，要認真研究文件的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，以便有針對性地提出切實可行的擬辦意見。

（4）擬辦意見要簡明扼要，抓住關(guān)鍵。

承辦的具體要求： 公文承辦時，凡經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意圖、意見具體辦理，“不得延誤推委”；“緊急公文應(yīng)當按時限辦理，確有困難的應(yīng)當予以說明”；凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，可以遵循黨和國家的有關(guān)方針政策的精神、有關(guān)的規(guī)定，以及以前的慣例，酌情處理。

4、簡述批辦的作用。

答：批辦的作用是：a.能夠使機關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息。b.能夠加強對文書處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，對下級指明領(lǐng)導(dǎo)意圖，交代辦文的具體要求，合理組織力量和分配任務(wù)，迅速妥善地辦理公文，推動工作的順利進行。C.能夠避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，職責不清，導(dǎo)致觀望等待而拖延時間等。

5、公文審核的重點是什么？

答：審核的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事情是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

6、公文的簽發(fā)應(yīng)注意些什么？

答：以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)；以機關(guān)內(nèi)某一業(yè)務(wù)機構(gòu)或部門名義發(fā)出的文件，則應(yīng)由其負責人簽發(fā)。

7、擬稿時有哪些基本要求？

答：（1）要符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定。

（2）擬寫的文稿要情況確實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

（3）文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準確無誤。

（4）文稿中涉及到計量單位時，必須使用國家法定的標準計量單位。（5）擬稿用詞要準確，用字要規(guī)范。

8、催辦的方式有哪幾種？

答：催辦的方法一般使用“催辦單”，單上寫明承辦文件號及承辦期限，發(fā)給承辦單位。對緊急重要的文件，可隨時打電話或到承辦部門詢問承辦情況。另外，可以建立“文件催辦登記薄”，按薄催辦，事畢登記辦理結(jié)果，加蓋“辦理完畢”之類的印戳；也可以使用催辦卡片，事畢登記，抽出另存；還可以使用催辦筆記，將應(yīng)催辦的文件記載下來，辦畢勾銷。

9、特殊文書指哪些？

答：文件的特殊處理指急件、機要文書、人民來信來訪的處理。

10、急件、機要文書處理應(yīng)該主要注意什么問題？

答：急件辦理中應(yīng)注意的問題：

對于發(fā)文單位的要求：

（1）文件的決策者或簽發(fā)人，應(yīng)當實事求是地從發(fā)文內(nèi)容和性質(zhì)去考慮，嚴肅慎重地決定應(yīng)否列入急件。

（2）一旦確定為急件，擬稿人須加速撰寫，簽發(fā)人須加速審核，其他環(huán)節(jié)的工作人員也必須加速繕印、校對、封發(fā)等。

（3）要根據(jù)文件內(nèi)容需要和送達時間，仔細地安排確定遞送渠道和方式。

對送文人員和收文部門的要求：

（1）做好急件的一切交接工作

（2）一切遞送人員對急件都要做到隨手隨送（3）加強催辦。

機要文件的管理應(yīng)注意問題：

（1）提高保密意識

（2）尊重保密部門的意見

（3）加強對機要工作的環(huán)境、設(shè)備與用具的管理（4）控制密件發(fā)行和閱讀范圍

（5）采取各種措施以保證密件在傳遞中的絕對安全。

11、人民來信來訪文書的處理程序各有哪些？

答：處理人民來信的基本程序是：一拆封；二閱信；三登記；四辦理；五立案；六復(fù)信。

第四章 思考與練習

1、簡述文書立卷的基本原則。

答：（1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性

（2）要正確反映機關(guān)工作的歷史面貌

（3）要便于管理、查找和利用

2、怎樣選擇立卷的環(huán)節(jié)和立卷人員？

答：確定立卷環(huán)節(jié)一要以便于及時歸卷和調(diào)卷、節(jié)省人力與時間、提高機關(guān)工作效率為前提；二要以能熟悉掌握文件的處理情況和形成過程為條件；三要以各個機關(guān)不同的具體情況為一句。明確立卷人員，推行文書處理部門立卷，并不是說要這些部門的每個人都來立卷，而是由這些機構(gòu)內(nèi)擔任文件的收發(fā)、運轉(zhuǎn)、催辦等工作的人員負責立卷。

3、舉例說明結(jié)合運用特征組卷的幾個具體方法。

答：（1）根據(jù)問題特征結(jié)合作者特征組卷法。例如：“外貿(mào)部關(guān)于改進出口商品包裝質(zhì)量的通知、通

報、意見”，卷內(nèi)文件概括反映的問題是“改進出口商品包裝質(zhì)量”，作者都是“外貿(mào)部”。

（2）根據(jù)時間特征結(jié)合作者和名稱特征組卷法。例如“國美電器股份有限公司1999年銷售統(tǒng)計報表”，卷內(nèi)文書內(nèi)容涉及的時間是“1999年”，文書名稱是“統(tǒng)計報表”，作者是“國美電器股份有限公司”。

（3）根據(jù)通訊者特征結(jié)合問題特征組卷法。例如：“省教委與國家教委關(guān)于高校管理體制改革的往來公函”；“國美電器股份有限公司與彩虹電器股份有限公司供銷業(yè)務(wù)往來文書”。這兩個案卷涉及的通訊者分別是“省教委與國家教委”和“國美電器股份有限公司”，實際的問題分別是“高校管理體制改革”和“供銷業(yè)務(wù)”。

4、舉例說明編制立卷類目的方法。

答：第一種是按組織機構(gòu)設(shè)置分類編目。例如：

****單位文書立卷類目

一、教育培訓(xùn)處

1-1.教育工作計劃

長期 1-2.教育工作總結(jié)

永久 1-3.（略）

二、宣傳部

2-1.宣傳工作計劃、總結(jié)

永久、長期

2-2.宣傳工作會議材料

永久

2-3.略

第二種是按問題分類編目，即按文件內(nèi)容所反映的主要問題編制立卷類目。

5、簡述平時歸卷工作的步驟及其內(nèi)容。

答：平時歸卷工作的步驟主要有收集、鑒別和歸卷。

收集就是指及時收集機關(guān)辦理完畢的公文。

鑒別主要是檢查公文的辦畢情況。

歸卷就是要把隨時收集、鑒別的公文隨時歸卷，不要積壓、錯歸，且要填寫《歸卷文件登記薄》。

6、舉例說明擬寫案卷標題要求與方法。

答：要求：

（1）政治觀點正確，符合有關(guān)方針政策。（2）文字簡明確切。

（3）結(jié)構(gòu)要完整，各部分之間的排列順序要統(tǒng)一。方法：

（1）標明文件的作者（2）標明文件的問題（3）標明文件的文種名稱（4）標明文件針對的時間（5）標明文件通訊者（6）標明文件涉及的地區(qū)

7、什么是歸檔？歸檔制度的主要內(nèi)容有哪些？

答：歸檔就是文書部門立好的案卷，按照歸檔制度逐年移交給機關(guān)檔案室集中統(tǒng)一保管。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三項內(nèi)容。

下篇

檔案管理

第一章 思考與練習

1、試述檔案的起源與演變。

答：檔案的起源：

檔案是人類社會活動的產(chǎn)物，是人們社會實踐活動的歷史記錄，并非是隨人類的出現(xiàn)就同時出現(xiàn)的一種社會現(xiàn)象和物質(zhì)實體。在漫長的原始社會，人們?yōu)榱瞬蛔層洃浭艿綍r間和空間的限制而遺

忘和失真，人們創(chuàng)造了結(jié)繩和刻契來錄。隨著社會生產(chǎn)的發(fā)展，人們的交往日益擴大；文字的發(fā)明，為檔案的產(chǎn)生提供了社會條件。人們在社會實踐中使用文字記錄，并且將這些文字記錄保存起來便形成了檔案。

檔案演變中的幾種檔案：

甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案和紙質(zhì)檔案。

2、試述檔案的作用。

答：（1）機關(guān)工作的查考憑證

（2）社會實踐和生產(chǎn)活動的參考依據(jù)

（3）科學研究的可靠資料（4）宣傳教育的生動素材

3、什么是國家檔案全宗？

答：國家檔案全宗，又稱“國家全部檔案“，是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟、科學文化或歷史意義的一切檔案財富的總和。

4、簡述檔案的種類。

答：根據(jù)檔案載體材料的不同可將檔案分為：甲骨檔案、縑帛檔案、銘刻檔案、石刻檔案、簡牘檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、電子檔案八大類。

根據(jù)檔案記錄的信息媒介的不同可將檔案分為：文字檔案、圖表檔案、聲像檔案三大類。

根據(jù)檔案記錄內(nèi)容以及用途的不同可將檔案分為各種專用檔案。例如：人事檔案、科技檔案、軍事檔案、會計檔案、司法檔案、外交檔案等等。

5、試分析檔案定義的四個要素。

答：第一，檔案的來源和形成原因：檔案來源于機關(guān)、社會組織和個人，是其自身在社會活動中形成的。

第二，檔案保存的價值因素：檔案是保存起來的有查考價值的文字材料； 第三，檔案的形式和載體因素：檔案的形式和載體是豐富多彩的； 第四，歷史的原始記錄特征：檔案是人們社會活動的原始記錄。第二章

思考與練習

1、試述檔案工作的主要內(nèi)容。

答：檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容：主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等工作。

檔案事業(yè)的工作內(nèi)容：機關(guān)檔案室的工作，檔案館的工作，檔案教育工作，檔案理論和管理技術(shù)的研究工作，檔案宣傳、出版工作。

2、簡述檔案工作系統(tǒng)的層次。

答：檔案工作系統(tǒng)的層次具體可劃分為：檔案實體管理層、檔案信息開發(fā)曾和檔案工作反饋信息處理層。

3、試述檔案工作的基本原則。

答：

一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。主要包括以下三個方面的內(nèi)容：

（1）檔案工作要在各級人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案事業(yè)管理機構(gòu)和檔案行政管理機關(guān)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)進行管理。

（2）國家全部檔案分別由各級、各類檔案管理機構(gòu)集中統(tǒng)一管理

（3）黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理

二、維護檔案的完整與安全?；疽笕缦聨c：

（1）維護檔案的完整

（2）維護檔案的安全

三、便于檔案的利用

4、檔案工作的主要性質(zhì)有哪些？

答：

一、檔案工作的管理性

二、檔案工作的科學性

三、檔案工作的服務(wù)性

四、檔案工作的政治性

五、檔案工作的機要性

5、試比較檔案事業(yè)管理機構(gòu)與檔案管理事業(yè)機構(gòu)的不同。

答：檔案事業(yè)管理機構(gòu)掌管國家檔案事務(wù)的行政機構(gòu)，是整個檔案事業(yè)的組織和指揮中心。檔案事業(yè)管理工作受國家行政機關(guān)和各級人民政府的領(lǐng)導(dǎo)，各級檔案事業(yè)管理機關(guān)是直屬于各級人民政府的職能機構(gòu)，在各地人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一、分層負責對檔案工作進行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

而檔案管理事業(yè)機構(gòu)，是集中統(tǒng)一管理檔案資源的業(yè)務(wù)機構(gòu)，屬于事業(yè)性管理機構(gòu)。

第三章

思考與練習

1、試述檔案收集工作的要求與特點。

答：檔案收集工作的基本要求：

（1）加強檔案館外的調(diào)查和指導(dǎo)工作。（2）積極推行入館檔案的標準化（3）保證入館檔案的完整齊全

（4）維護全宗和全宗群的相對完整性

檔案收集工作的特點：

（1）預(yù)見性和計劃性（2）針對性和及時性（3）系統(tǒng)性與完整性

2、試述推行由檔案室立卷歸檔制度的優(yōu)點。

答：主要有以下幾項優(yōu)點：

（1）由文件的承辦和處理部門立卷，有利于加強對文件的形成、積累、整理的控制，便于機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、業(yè)務(wù)人員、秘書人員及其他人員在近期內(nèi)就近使用，便于全面、系統(tǒng)地研究和處理問題。

（2）由文件的承辦和處理部門立卷，可以充分地發(fā)揮文件的承辦和處理者熟悉業(yè)務(wù)的優(yōu)勢，從而有效地保證歸檔案卷的質(zhì)量，為檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

（3）由文件的承辦和管理部門依據(jù)事先編寫的“立卷類目”，將平時形成的文件，隨時歸入立卷類目的相應(yīng)條款。

（4）由文件的承辦和處理部門立卷，不但可以保證立卷的質(zhì)量，也可以依據(jù)一定的歸檔時間及時向檔案室歸檔，從而為檔案室工作的全面開展，為檔案發(fā)揮積極的作用創(chuàng)造了條件。

3、簡述檔案館接收與征集檔案的范圍以及接收檔案的要求。

答：檔案館接收與征集檔案的范圍：

（一）綜合性國家檔案館的接收與征集范圍，具體可分為中華人民共和國建國前和建國后兩大方面的檔案。

（二）各級各類專門性檔案館接收與征集檔案的范圍。

檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收要求：

（1）進館檔案應(yīng)按全宗整理和保管，以保持全宗的完整性（2）進館檔案必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠保存價值的檔案（3）與立檔單位有關(guān)的材料（4）清點核對

4、優(yōu)化檔案館館藏的主要原則有哪些？

答：(一)完整性原則

（二）系統(tǒng)性原則

（三）利用性原則

（四）價值性原則

（五）特色性原則

5、怎樣處理好豐富和優(yōu)化檔案館館藏工作中的各種關(guān)系？ 答：

（一）檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)銜接與互利關(guān)系

（二）館藏建設(shè)的特色與綜合的關(guān)系

（三）館藏檔案與資料的關(guān)系

（四）館藏檔案的廣度與深度關(guān)系

第四章

思考與練習

1、簡述檔案整理的原則。

答：檔案整理工作的基本原則是：充分利用原有檔案的整理成果，遵循檔案的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

2、簡述檔案分類的方法。

答：主要有年度分類法、組織機構(gòu)分類法和問題分類法三種。

3、簡述案卷的質(zhì)量要求。

答：具體應(yīng)做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。（5）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。

（6）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。

（7）聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。

（8）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負責。

（9）案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容。

（10）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷；案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細線裝訂。

（11）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號的格式按《文書檔案案卷格式》執(zhí)行。

4、零散文件的整理大體有哪些路徑？

答：（1）區(qū)分全宗

（2）全宗內(nèi)檔案的分類

（3）立卷、擬寫案卷標題草稿

（4）調(diào)查案卷，修改標題，系統(tǒng)排列卷內(nèi)文件

（5）結(jié)合整理案卷，初步劃分保管期限

（6）案卷的加工整理：卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，填寫案卷封面，進行案卷裝訂等

（7）案卷的排列和編號

（8）案卷目錄的編制

5、如何組織檔案的系統(tǒng)整理和技術(shù)整理工作？

答：檔案的系統(tǒng)整理工作，一般是以全宗為單位進行的。人員分工有兩種方法：一種是由少數(shù)人包干整理一個全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同時進行；另一種是組織所有參加整理的人員對全宗逐個地進行整理。

檔案的技術(shù)整理工作一般采用流水作業(yè)法較為合適，即按照檔案整理的工作程序和技術(shù)整理工作的內(nèi)容，把人員分為若干組，各司其職。

6、編寫檔號時應(yīng)遵循哪些基本原則？

答：（1）專指性原則

（2）合理性原則

（3）穩(wěn)定性原則

（4）發(fā)展性原則（5）簡明性原則

第五章

1、填空

檔案在銷毀時，必須由（兩）名以上的專人監(jiān)督執(zhí)行。

2、選擇

檔案鑒定工作指的是（A）的鑒定工作。

A、檔案價值

B 保管期限 C 檔案內(nèi)容

D 檔案時間

3、判斷

（1）檔案鑒定就是對庫存檔案進行鑒別、挑選，去粗取精。（對）

（2）在確定檔案保管期限時應(yīng)掌握：銷毀從寬、保存從嚴；本從寬、副本從嚴；對介于“兩可”之間的文件，可采取“就高不就低”的方法處理。（對）

4、名詞解釋

檔案鑒定工作：檔案鑒定工作指的是檔案價值的鑒定工作，是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。

5、簡答題

（1）檔案銷毀的原因有哪些？

答：檔案銷毀的因素有人為因素和自然因素兩個方面。

人為的損毀，主要表現(xiàn)在三個方面：其一，由于政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識的破壞；其二，由于檔案管理工作人員或接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，玩忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案學知識等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的丟失、損壞或檔案系統(tǒng)的紊亂；其三，檔案在管理和利用過程中發(fā)生的磨損和老化。

自然的損毀，一是內(nèi)因—檔案本身，即文件制成材料，如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。二是外因—檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如溫度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火以及機械磨損等因素對檔案的破壞。（2）檔案價值鑒定工作的主要內(nèi)容是什么？

答：主要內(nèi)容包括三個方面：

（一）制定檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表

（二）具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限。

（三）揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進行的一系列審慎而嚴密的鑒定組織工作。

（3）檔案鑒定工作的意義是什么？ 答：

（一）鑒定工作開展得好，便于檔案資料的查找利用

（二）鑒定工作開展得好，可以節(jié)約的哪敢保管成本，提高工作效率

（三）檔案工作開展得好，一旦遇到天災(zāi)人禍，可以及時有效地保護和搶救主要的重點檔案。

6、論述題

試論述我國檔案的保管期限及劃分原則。

答：我國現(xiàn)行的檔案保管期限基本上分為永久和定期兩種。

劃分原則：編制和使用檔案保管期限表，特別是擬定和選用條款的水平，在相當程度上取決于對不同保管期限含義及其檔案構(gòu)成的理解，也就是說，必須正確地了解不同層次的保管期限的含義，掌握好

什么樣的檔案應(yīng)該劃歸永久保存之列，什么樣的檔案應(yīng)該劃為定期保存之列。

第一，凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位和國家經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學研究中具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。

第二，凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學歷史意義，而屬本機關(guān)在相當長時間內(nèi)進行本單位工作需要查考的文件材料，應(yīng)列為長期保管。

第三，凡是在較短時間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保管。

第六章

1、填空

（1）平放檔案時，堆疊高度不宜超過（40）厘米。

(2)檔案存放地點索引按形式可分為（簿冊式）和（卡片式）

（3）保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為（14~24°c），相對濕度是（45%~65%）,晝夜允許溫度變化范圍為（正負2攝氏度），濕度為（正負5%）

（4）檔案庫房內(nèi)使用的人工光源，應(yīng)以（白熾燈）為好，因為日光燈（溫度）比白熾燈含量高。

2、判斷

（1）檔案保管工作指的是檔案的存放管理和維護檔案完整與安全的活動。（錯）

（2）活動式密集架的地面負荷量較固定架大，采用前必須先查明原庫房地面的負荷能力。（錯）

（3）用磨木漿造出的新聞紙，壽命大約有500年。（對）

（4）在各種字跡材料中，耐久性依次減弱排列為：墨汁、碳素墨水、藍黑墨水、純藍墨水、紅墨水、圓珠筆油墨、譽寫油墨。（對）

3、名詞解釋

檔案保管：檔案保管工作包括三方面涵義：第一，檔案的庫房管理，即檔案庫房內(nèi)的日常工作；第二，檔案流動過程中的保護，即在各個管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護；第三，保護檔案的專門措施，即為延長檔案壽命而采取的各種專門的技術(shù)處理。

4、簡答題

（1）檔案保管工作包括哪些方面的內(nèi)容？

答：（1）憑籍柜具或庫房對檔案實施日常管理

（2）對一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素采取必要的防范措施。

（2）檔案保管工作的任務(wù)包括哪幾點？

答：包括以下三點：

第一，防止檔案的損壞 第二，延長檔案的壽命 第三，維護檔案的安全

第七章

1、填空

（1）檔案檢索工具的基本職能表現(xiàn)在（存儲）和（查找）兩個方面。

（2）檔號采用（層次碼），即以檔案實體分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼。

（3）著錄提要項，文字簡潔、概括，一般不超過（300）字

（4）主題詞的組配，一般有（概念限定組配）和（概念相交組配）兩種。

2、選擇

（1）檔案工作中編制檢索工具是檔案的（A）工作。

A收集 B 保管 C 整理 D鑒定

（2）常用檔案分類法之一是（B）

A工作分類法 B 問題分類法

C事件分類法 D人事分類法

（3）案卷目錄的編制是在案卷排列（B）進行。A 之前 B之后 C /同時D 當中

（4）下列著錄項目標識符表示并列題名的是（D）A+

B口

C/ D =(5)下列著錄內(nèi)容識別符表示每個殘缺文字的是（B）A（）B口 C 〔〕D？

（6）提要項在條目著錄格式的第（D）段。A一

B 二 C 三 D 四

（7）檔案館指南屬于（B）檢索工具。

A 查找性

B 報道性 C 館藏性 D 存儲性

3、判斷

（1）案卷目錄是以案卷為單位，按照檔案的年限時間組織起來的檔案檢索工具。（錯）

（2）全宗指南是以文章敘述形式介紹全宗檔案的工具書。（對）

（3）著錄卡片尺寸為12.5cm*7.5cm，著錄時卡片四周均應(yīng)留1cm的空隙。（對）

4、名詞解釋

A 檔案檢索：是指對檔案信息進行加工和系統(tǒng)存儲，并根據(jù)需要進行查找的工作。

B 檔案著錄：所謂檔案著錄，是指在檔案館編制檔案目錄等檢索工具時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

C 并列題名：并列題名是一種著錄項目標識符，用“=”表示。

D 檔案標引：是指對文件或案卷進行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語文的過程，即對主題分析的結(jié)果給予檢索標識的過程。

E 主題標引：就是通過對文件或案卷內(nèi)容的主題分析，從主題詞表中找出相關(guān)的主題詞作為其主題標識，作為檔案檢索的依據(jù)。

F 案卷文件目錄：是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置，統(tǒng)一案卷數(shù)量，監(jiān)督保護檔案材料的一種管理工具：也是檔案館最基本的、使用較為頻繁的一種檢索工具。

G 分類標引：是給予每份文件或每個案卷一個分類號，作為排列條目、組織檔案分類目錄和索引的依據(jù)。

5、簡答

（1）檔案檢索工作的內(nèi)容主要有哪些？

答：

（一）檔案信息存儲階段的主要內(nèi)容：著錄標引；編制檢索工具

（二）檔案信息查檢階段的主要內(nèi)容：確定查找內(nèi)容；具體查找操作

（三）檔案檢索效率

（2）檔案檢索工具的具體作用表現(xiàn)在哪幾方面？

答：

（一）橋梁作用

（二）交流作用

（三）管理作用（3）編制檔案檢索工具有哪些基本質(zhì)量要求？

答：

（一）檔案檢索工具信息存儲要豐富；

(二)檢索要準確及時；

（三）檢索要方便實用

（四）檔案檢索工具要實現(xiàn)標準化、規(guī)范化（4）檔案標引主題構(gòu)成因素有哪幾種？

答：

1、審讀文件或案卷，確定主題

2、主題分析

3、主題概念轉(zhuǎn)換

4、主題及主題詞的校對審核（5）常用檔案檢索工具有哪些？

答：

1、案卷目錄

2、分類目錄

3、卷內(nèi)文件目錄匯編

4、全宗文件目錄

5、專題目錄

6、主題

卡片

7、人名索引

8、文號索引

9、全宗指南

10、專題指南

11、檔案室指南

12、檔案館指南

13、聯(lián)合目錄

14、智能化管理和信息共享

（6）全宗指南的內(nèi)容包括哪幾個部分？

答：全宗指南的內(nèi)容主要包括“立檔單位和全宗的歷史概況”和“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹”兩個部分。

第八章

1、填空

中華人民共和國公民和組織持有介紹信和身份證等合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

2、選擇

（1）檔案材料外借，必須經(jīng)過（A）方能外借。

A 審批手續(xù)

B登記手續(xù) C簽名手續(xù) D借閱手續(xù)

（2）檔案復(fù)制本分為（C）兩種。

A正本和副本 B 正本和摘錄 C 副本和摘錄 D 復(fù)印和摘錄

（3）檔案人員提供咨詢服務(wù)是以（D）為依據(jù)。

A 事實 B材料

C記錄 D 檔案

（4）維護檔案完整與安全是檔案管理的（A）

A 基本要求 B 基本任務(wù) C重要工作 D重要要求

（5）單位、團體、公司、企業(yè)都是產(chǎn)生檔案的（A）

A 基本來源 B 基本保證 C基本單位 D基本組織

（6）檔案材料外借，必須經(jīng)過（A）手續(xù)方能外借。

A審批

B 登記 C 簽名 D 借閱

3、判斷

（1）檔案利用就是檔案管理部門通過一切方式，直接將檔案無條件地提供給利用者充分利用。（錯）

（2）為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案服務(wù)就是領(lǐng)導(dǎo)使用一切檔案都很方便的服務(wù)。（錯）

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是開展檔案利用的一種重要方式。（錯）

4、名詞解釋

A 檔案利用：是指開發(fā)和直接提供檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。

B提供檔案利用：是針對檔案管理者而言的，是指檔案管理部門及其工作人員以檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法和途徑，直接提供檔案，為前來了解查詢問題的利用者提供服務(wù)。

C 利用檔案：是針對利用者而言的，是指利用者為研究和解決某種問題，以閱覽、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案的活動。

D提供咨詢服務(wù)：是檔案人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù)知識為基礎(chǔ)，對查詢者提出的問題進行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。

5、簡答

開展檔案利用工作的方式和途徑有哪些？

答：

一、開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)印件借閱

二、檔案外借

三、制發(fā)檔案復(fù)制本

四、舉辦檔案展覽

五、出具檔案證明

六、提供咨詢服務(wù)

七、印發(fā)目錄

6、論述題

（1）怎樣做好檔案利用工作？

答：明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度；熟悉檔案，了解需要；正確處理利用和保密的關(guān)系；正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系。

（2）試結(jié)合《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》，論述向社會開放歷史檔案的涵義？

答：所謂開放歷史檔案就是將保密期滿和其他可以公開的檔案，解除“封閉”，向社會開放，只要履行一般的手續(xù)即可通過一定的方式進行利用?！吨腥A人民共和國檔案法》第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自行成之日其滿30年向社會開放：經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等檔案向社會開放的期限，可以少于30年；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務(wù)院批準施行”。《中華人民共和國檔案法實施辦法》進一步規(guī)定：“各級各類檔案館保管的檔案，應(yīng)當按照《檔案法》的規(guī)定，分期分批地向社會開放。”

第九章

1、填空

（1）大事記的內(nèi)容，主要由（大事記述）和（大事時間）兩部分組成。

（2）基礎(chǔ)數(shù)字匯集，又叫（統(tǒng)計數(shù)字匯集），是反映一個單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種（數(shù)字）材料。

2、選擇

大事記就是按照（B）簡要地記載一定時期內(nèi)發(fā)生的重大事件的一種參考資料。

A人物事件

B時間順序 C重大問題 D歷史時期

3、判斷

（1）企業(yè)年鑒是記錄和匯集一個企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研等各類大事的綜合性參考資料。（對）

（2）組織機構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個單位的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革情況的文字材料。（對）

（3）大事時間、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不記。（對）

（4）科技成果簡介是科技檔案的編研成果之一。（對）

4、名詞解釋

A檔案參考資料：是檔案部門或檔案人員依據(jù)一定題目，根據(jù)所存檔案綜合而成的一種可供人們參考的檔案材料加工品。

B 大事記：就是按照時間順序，簡要地記載一定時期內(nèi)發(fā)生的重大事件的一種參考資料啊。

C 組織機構(gòu)沿革：是系統(tǒng)記載一個單位、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革情況的一種文字材料。

D 統(tǒng)計數(shù)字匯集：就是反映某一地區(qū)、單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料。

E 會議簡介：是簡明扼要地記述會議基本情況的一種文字材料。

F 科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設(shè)計項目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

G 企業(yè)年鑒：是記錄和匯集一個企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學研究等各類大事的有關(guān)文獻、照片和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

5、簡答

（1）編寫大事記有哪些具體要求？

答：其具體要求有三：第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要事不漏，小時不要；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要。

（2）常見的檔案參考資料有哪些？

答：大事記、組織機構(gòu)沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介、科研成果簡介、企業(yè)年鑒和專題概要。

第十章

1、聯(lián)系實際談?wù)剻n案工作現(xiàn)代化的意義。

答：

一、實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的迫切性：第一，檔案數(shù)量越來越多，收藏、保管與傳統(tǒng)的檔案管理方式

矛盾突出；第二，檔案的載體、記錄方式的多樣化與傳統(tǒng)的檔案管理方式的矛盾不斷增加；第三，檔案需求面擴大與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式的矛盾日益加劇。

二、檔案工作現(xiàn)代化的意義 ：第一，檔案工作現(xiàn)代化將加速檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的需求；第二，檔案工作現(xiàn)代化將促進檔案工作為社會主要建設(shè)做出更大貢獻；第三，檔案工作現(xiàn)代化將推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)容主要包括哪些？

答：

一、運用電子計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的自動化

二、運用現(xiàn)代通信技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

三、運用現(xiàn)代光學技術(shù)，實現(xiàn)檔案縮微化。

四、檔案保護技術(shù)水平的提高

3、現(xiàn)代技術(shù)是如何在檔案管理工作中運用的。答：

一、電子計算機檢索系統(tǒng)的建立和運用。

二、計算機硬盤等設(shè)備中的檔案管理和保護

三、聲像檔案的建立和運用

四、國內(nèi)外檔案工作現(xiàn)代化的簡況。

第十一章

1、簡述檔案工作標準化的意義。

答：

一、標準化是實現(xiàn)檔案工作科學管理的重要手段；

二、標準化是提高檔案工作質(zhì)量和效率的有效措施；

三、標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要前提；

四、標準化是推動檔案學發(fā)展的重要條件。

2、檔案工作標準化的含義。

答：檔案工作標準化就是制訂、貫徹、修訂各項標準的活動過程，也是檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化和現(xiàn)代化的重要工作過程。

3、簡述檔案工作標準化的內(nèi)容。

答：檔案工作的標準按級別可分為國家標準、專業(yè)標準、部頒標準、企業(yè)標準。其中，專業(yè)標準和企業(yè)標準不得與國家標準相抵觸，企業(yè)標準不得與專業(yè)標準相抵觸。

4、試述我國檔案工作標準化的現(xiàn)狀。答：

一、我國已經(jīng)發(fā)布的檔案工作標準：（1）針對檔案內(nèi)容所包含的信息為適用范圍的標準；（2）針對檔案的載體為適用范圍的標準；（3）針對檔案保管的裝具、庫房及外部環(huán)境條件為適用范圍的標準；（4）針對檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標準。

二、有待進一步制訂的檔案標準：（1）檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標準；（2）檔案統(tǒng)計、提供利用標準；（3）檔案編纂及出版格式標準；（4）檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的標準

第二篇：文書與檔案管理復(fù)習資料整理

文書與檔案管理復(fù)習資料整理

緒論

第一章

1、文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料。廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務(wù)文書。

2、檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各方面活動直接形成的歷史記錄。

3、文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。具體而言，有兩層意思：

一、文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源；

二、文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案（對日后實際工作和科學研究有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存，另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來）

4、文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用，憑證作用、參考作用和教育作用。

5、文書、公文和文件之間的關(guān)系：廣義文件>文書>公文>狹義文件

6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質(zhì)屬性；2）檔案的來源；3）檔案形式的多樣性

7、公文的分類：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公文；第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來源和使用范圍可以分為外發(fā)文件（發(fā)文）、收來文件（收文）和內(nèi)部文件；第四，按功能性質(zhì)分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報請性公文、批答性公文和獎懲性公文；第五，按時限要求可分為緊急公文和普通公文；第六，按機密程度可分為機密公文和普通公文

8、檔案的種類：可以根據(jù)形成的歷史時期、檔案內(nèi)容、載體形式、檔案的所有者、內(nèi)容體式進行分類

9、文書和檔案的作用?；竟δ苁怯涊d信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導(dǎo)作用；3）聯(lián)絡(luò)作用；4）憑證作用；5）參考作用；6）教育作用

第二章

1、文書工作是社會組織的文書工作機構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理（文書的三項基本內(nèi)容或基本任務(wù)），為組織工作服務(wù)的工作。

2、文書工作的原則：及時、準確、安全、精簡

3、文書工作組織機構(gòu)分為三種類型，1）中心機構(gòu)；2)專門機構(gòu)；3）分支機構(gòu)

4、文書工作組織方式的類型分集中形式和分散形式

5、檔案工作的性質(zhì)有：1）管理型2）服務(wù)性3）政治性

6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務(wù)工作，包括八個環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研

7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；2）維護檔案的完整與安全；3）便于社會各方面的利用

8、文書工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書工作和檔案工作的對象有交叉；2）文書工作和檔案工作前后相繼；3）文書工作和檔案工作相互影響；4）文書工作和檔案工作長期處于“一體化”的狀態(tài)；區(qū)別：1）工作對象不同。一是文書，一是檔案；2）工作任務(wù)不同；3）服務(wù)對象和工作目的不同；4）工作機構(gòu)不同

第三章

1、制文階段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀《國家行政機關(guān)公文處理辦法》）3）核稿4）簽發(fā)5）復(fù)核

2、簽發(fā)的種類：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）、會簽（兩個以上社會組織聯(lián)合發(fā)文時，各組織的負責人共同簽發(fā)）

3、簽發(fā)內(nèi)容包括：簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期

4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對3）印制4）用印

5、文書制作的要求：1）真實反映法定作者意圖；2）嚴格遵守公文格式要求；3）準確把握公文寫作特點；4）嚴格控制公文制作程序

6、第二節(jié)P76~97熟讀

第四章（重要）

1、狹義的文書辦理主要是指按照國家的相關(guān)規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

2、文書辦理的特點：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性

3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時保管四個階段

4、行文方式：1）逐級行文。指直接向所屬的上一級組織或下一級組織行文，或者說是按層次一級級行文的方式；2）多級行文。指上級領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時直接和更基層的下級組織行文的方式；3）直達行文。指上級領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式；4）越級行文。指下級組織在非常必要的時候，越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向更高層的上級組織直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同級或沒有隸屬關(guān)系的組織之間的行文；6）聯(lián)合行文

5、行文規(guī)則包括以下幾個方面：1）行文要尊重社會組織的隸屬關(guān)系；2）行文要尊重組織職權(quán)；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；5）同級社會組織可以聯(lián)合發(fā)文；6）經(jīng)批準公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力

6、收文辦理的程序，就是收文處理的運轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進階段和閱辦階段組成。

7、收文辦理流程：詳見P120始

8、收文登記的種類主要有：1）簿冊式登記；2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計算機登記。（P124 收文登記簿）

9、文件處理單：P125

10、文件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦；2）批辦；3）分發(fā)；4）承辦；5）注辦；6）催辦；7）歸卷

11、承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分為傳閱、傳達、擬稿幾種。做好承辦工作，應(yīng)注意一下幾點要求：1）承辦上級文件，首先要消化理解上級指示的內(nèi)容實質(zhì)，這是承辦任務(wù)的基礎(chǔ)；2）承辦下級的輕視、報告，首先，對請示要著重審核所請示問題的事由、依據(jù)情況、要求是否符合實際，是否正確；3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排

12、內(nèi)部文件特點：1）實用性；2）保密性；3）多樣性

13、內(nèi)部文件的分類：1）日常事務(wù)類；2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類

14、內(nèi)部文件管理的內(nèi)容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類；3）保存與保護；4）利用與查詢

第五章

1、文書管理的意義：1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書的安全；3）為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)

2、文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則

第六、七章

1、文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔

2、立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。

3、《歸檔文件整理規(guī)則》

4、檔案收集主要有兩個方面內(nèi)容：1）社會組織檔案室對本組織需要歸檔的檔案的收集工作；2）檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作

5、文書立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價值；4）要方便保管、檢索和利用

6、文書立卷的步驟：編制立卷類目→平時歸卷→年終調(diào)整定卷組卷→卷內(nèi)文件的排列和編號→擬寫案卷標題→填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表→填寫卷案封皮→裝訂案卷

7、立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成

8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個特征立卷，就有六種方法：1）根據(jù)問題特征立卷；2）按時間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷

9、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

第三篇：文書與檔案管理復(fù)習資料1

“ 檔案 ” 在商代稱為冊。

從公文的稿本劃分，可以分為文稿和文本

對收集到的信息所涉及的有關(guān)問題進行審核查對時，要溯本求源。人事文書管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成人事文書材料源的信息。

涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，不受30年期限的限制。

檔案資源常用檢索工具包括目錄、索引和指南。

2006年9月19日，國家檔案局通過的《關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限的規(guī)定》將保管期限劃分為“永久”和“定期兩類。

開放檔案的條件包括物質(zhì)條件、檢索條件、制度條件、社會檔案意識條件。檔案信息化的內(nèi)容包含環(huán)境構(gòu)建，資源建設(shè)

在制發(fā)檔案文件的時候應(yīng)該注意，嚴格控制復(fù)制珍貴及易損檔案，履行審批手續(xù)，復(fù)制后與原件認真校對，必要時說明出處,蓋章

文書管理的原則有分類管理的原則，安全保密的原則，便于閱讀和利用，“管而不死，活而不亂”的原則。

按信息的傳遞方向，信息傳遞分為內(nèi)向傳遞和外向傳遞兩種。信息存儲的程序是登記、編碼、存放排列、保管。

電子文書是指具有參考價值和利用價值，在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲、利用和反饋。分類目錄是按照體系分類法的基本原理劃分的。檔案收集工作包括檔案的接收和檔案的征集。文書處理必須遵守及時、準確、統(tǒng)一、安全的原則。

要銷毀的檔案在未批準以前應(yīng)當單獨系統(tǒng)保管，以便領(lǐng)導(dǎo)審查檢查和不批準時放回庫房。

企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值并經(jīng)過整理的原始記錄和歷史資料。文摘的類型分為指示性文摘和報道性文摘

行文關(guān)系可分為上行文、下行文和平行文三個方向。檔案業(yè)務(wù)工作的起始環(huán)節(jié)是檔案收集

信息工作一般由收集、整理、存儲、傳遞反饋、開發(fā)與利用等組成。

檔案處、科是檔案行政管理機構(gòu)的類型。

文件歸檔制度的內(nèi)容包括：歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔手續(xù) 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。

以治為主、以防為輔、防治結(jié)合，是保管和保護檔案的基本思想和原則。人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明其出處的檢索工具。

各級國家檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級國家檔案館負責進行。檔案目錄是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。不屬于外向傳遞的形式的是通知。

關(guān)于信息反饋的形式不正確的是集中反饋和分散反饋 公文的特點是作者法定性、作用權(quán)威性、效用實現(xiàn)性。公文從來源上劃分為收文和發(fā)文。

常見的信息資料編碼的方法包括順序編碼法和分組編號法 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性

文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個環(huán)節(jié)。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律是檔案機密程度遞減 檔案保管工作最終是為了立足長遠，保證當前?！鞍朔馈辈徽_的一項是防蟲、防震 立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開展的前提。

銷毀失去保存價值的檔案必須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責人批準后，由2人人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字。電話不屬于文字傳遞

屬于信息分類方法的是信息分類。

信息存儲主要由錄入、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。檔案包裝材料中的卷盒的規(guī)格一般為300mm×220mm。文書的立卷有其特定的程序，這對于有效管理檔案、保證檔案質(zhì)量和提高檔案開發(fā)利用的效率有很重要的作用

信息篩選程序的是看來源、看標題、看正文

信息資料加工的形式有綜合加工、提煉加工、推導(dǎo)加工

適用性、系統(tǒng)性、合法性是制定檔案管理制度的基本原則所應(yīng)當堅持的。檔案保管期限表的類型有通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表、同類型機關(guān)檔案保管期限表。

檔案閱覽服務(wù)應(yīng)該注意哪些事項、不得借閱尚未整理編目的零散檔案、愛護檔案,不得在檔案上做標記、嚴禁在閱覽室吸煙、喝水、閱畢檔案要認真檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題要妥善處理

1．只有經(jīng)過歸檔的文件才能是檔案。

2．有些文件不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。3．允許利用者摘抄、復(fù)制開放的檔案，也可在研究著述中引用或通過刊物、廣播等媒體向社會公開檔案的全部或部分原件。5．制發(fā)檔案復(fù)制本包括內(nèi)供復(fù)制和外供復(fù)制。

6．鑒定工作的組織包括建立檔案鑒定工作機構(gòu)、由檔案工作人員和形成部門聯(lián)合提出鑒定意見，送交鑒定委員會審查后呈報上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者批準。7．對于珍藏檔案、殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。8．維護檔案的安全包括維護檔案的實體的物質(zhì)不是安全和機密內(nèi)容的政治安全兩個方面。

9．檔案收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

10．問題分類法不適用于內(nèi)部機構(gòu)比較穩(wěn)定的單位或撤銷單位的檔案分類。信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容.分發(fā)是文書人員依照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文發(fā)往領(lǐng)導(dǎo)人閱批，或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門辦理。

檔案統(tǒng)計分析是對統(tǒng)計資料進行綜合歸類，比較研究以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動。高質(zhì)量，準確而又及時統(tǒng)計數(shù)據(jù)和高層次，有一定深度、廣度的統(tǒng)計分析報告是統(tǒng)計分析的產(chǎn)品。編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖，應(yīng)由建設(shè)單位負責或委托有資質(zhì)的單位編制。

國外引進的項目或由外方承包的建設(shè)項目，如由外方提供竣工圖的，應(yīng)由外方簽字確認。

1．信息篩選的方法：(1)復(fù)印、剪裁

對能滿足需求的相關(guān)信息進行閱讀，將閱讀到的有價值的信息做記號、復(fù)印或剪裁。(2)摘記

將有保存價值的信息摘錄到手冊或卡片上。(3)標記說明

對篩選后的信息進行標注、注釋或說明，注明已被建材的信息的日期、出處。文書立卷的原則應(yīng)遵循一下幾點：

(一)保持文件之間的歷史聯(lián)系

這是文書立卷工作的基本前提。文書是歷史紀錄的真實寫照，文件之間的聯(lián)系是自然的、歷史的、客觀的聯(lián)系。文件的形成處理過程反映了文件形成和處理過程中的各種關(guān)系，反映了不同機關(guān)之間的行政關(guān)系和工作關(guān)系，反映了每一級機關(guān)的工作狀態(tài)和工作效果，還反映了領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)、權(quán)責和能力素質(zhì)。這些要素在檔案的利用過程中必成為重要的參考和借鑒。所以，文書立卷的時候必須要考慮到文書的歷史的、自然的聯(lián)系。(二)區(qū)分文件材料的保存價值

這是文書立卷工作的具體依據(jù)。文件本身的價值決定了文件的保存價值。文件所記載和反映的內(nèi)容不同、重要程度不同，這份文件所起的作用和保存價值也不同。一般來說，那些反映社會發(fā)展和記錄主要工作活動的重要文件，其保存價值相對較大。文書立卷的第二條原則就是必須保存有價值的文書。(三)方便保管和利用

這是文書立卷工作的基本原則。文書立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文書立卷是對文件進行的分門別類的工作。每一個案卷一般就是一個小的類別，需要概括出案卷中文件的主題內(nèi)容和案卷標題，使文書管理人員通過標題即可了解卷內(nèi)文件的大致內(nèi)容，并能準確、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。為了方便文書的保管和利用，案卷內(nèi)文件的數(shù)量不能因過多而導(dǎo)致裝訂和翻閱不便，也不能因為數(shù)量過少、案卷太薄，導(dǎo)致設(shè)備利用率降低。

科技檔案按其產(chǎn)生領(lǐng)域，可以分為基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等

會議文書管理的種類

區(qū)別對象，按需傳遞信息

信息傳遞要根據(jù)對象不同而區(qū)分對待，高層次決策者需要綜合性和預(yù)測性具有前瞻性的信息，基層管理者需要具體的經(jīng)營信息和實施步驟。秘書應(yīng)針對不同對象因人而異即使準確傳達相關(guān)信息。(2)? 做好例行信息的傳遞工作

信息工作是秘書日常工作的重要部分，信息的上傳下達都要經(jīng)過秘書。秘書應(yīng)做好信息的傳輸和接收工作。(3)? 加強非例行信息的傳遞工作

領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在工作中急需某些信息時，秘書要及時收集信息并及時傳遞。秘書從收集到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況時要立即傳遞，如本企業(yè)所用材料的價格即將下跌，公司發(fā)行的股票突然被人大量拋售等。秘書一旦獲取這類信息，必須迅速向決策者或有關(guān)部門傳遞。(4)? 運用現(xiàn)代化信息傳遞方式

秘書應(yīng)當發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)在信息傳遞中的作用，利用全球聯(lián)網(wǎng)的電話、電視、數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡(luò)、光盤和新的多媒體技術(shù)等傳遞信息，彌補目前在獲得信息方面存在的地理的、社會的和經(jīng)濟的差距，使信息產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟效益。1 信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)

正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實就是一個信息處理的過程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個步驟都離不開信息的支持。2? 信息是企業(yè)管理的核心 企業(yè)管理講求的是資源的優(yōu)化配置。企業(yè)管理的主要任務(wù)是商品流動的管理，但管理的方法和依據(jù)卻是信息。通過信息管理能實現(xiàn)對物流的管理，從而實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化?！翱刂菩畔⒕褪强刂破髽I(yè)的命運，失去信息就會失去一切”，越來越成為國外企業(yè)普遍流行的觀點。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息逐漸成為企業(yè)管理的核心。信息可以提高企業(yè)的競爭力

企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須借助于企業(yè)的信息工作，充分了解對手的情況。企業(yè)管理者通過認識和掌握有價值的信息來指導(dǎo)、組織企業(yè)管理活動。所以，信息被人們稱為除技術(shù)、資金、人才之外的第四大管理要素。與紙質(zhì)文書相比，電子文書的特點如下。

(1)虛擬性和依賴性。電子文書的全部信息是以電子字節(jié)bit(1和0)作為記錄形式的，它必須通過計算機及其相應(yīng)的軟件系統(tǒng)處理后，才能被人們閱讀和識別，它對計算機軟、硬件系統(tǒng)有很強的依賴性。計算機屏幕上呈現(xiàn)出來的文件及其格式，是經(jīng)過計算機程序處理過的，同一電子文書可以被顯示成各種不同格式，所以它只是一種虛擬的文件。

(2)不穩(wěn)定性。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。目前計算機軟、硬件系統(tǒng)的迅猛更新?lián)Q代，都會產(chǎn)生電子文書存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換的問題。電子文書的載體具有不穩(wěn)定性。用以存儲電子文書的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存。同時，電子文書具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質(zhì)文書，隨時面臨被修改、盜竊、丟失甚至銷毀的危險。(3)信息共享性。電子文書信息不一定具有固定的物理位置，可以非實體狀態(tài)進行加下和管理，電子文書存到計算機網(wǎng)絡(luò)上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地被查閱和利用。這種信息和載體的可分離性，為信息的共享提供了條件。1．科技檔案按其產(chǎn)生領(lǐng)域，可以分為基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等

2．文書管理是指在集中統(tǒng)一管理的原則指導(dǎo)下，認真做好收文處理和發(fā)文處理的工作，充分發(fā)揮文書的效用，既有利于保密又便于調(diào)閱的一系列的管理工作。主要包括編制立卷類目、調(diào)閱、立卷和歸檔等工作環(huán)節(jié)。3．信息檢索服務(wù)是從信息集合中迅速、準確地查找出所需信息的程序和方法。這里所說的信息集合指的是有組織的信息整體。

4．分類法就是按照檔案文件形成的自然或?qū)I(yè)進行分類，每一內(nèi)的檔案文件作為一個類別。1．人事文書及其特點

人事文書是指各級機關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。每一個工作人員在其工作、學習和生活實踐中，總要形成與本人有關(guān)的文字材料，如干部履歷表、干部鑒定、干部考核材料、干部審查結(jié)論、入團入黨材料、獎勵處分材料、職務(wù)任免材料等，這些材料都屬于人事文書。

人事文書具有以下主要特點。

(1)客觀真實性。人事文書必須做到客觀真實，且一旦形成就不能任意涂改。只有確保它的客觀真實性，才能為人事(勞動)部門正確使用人才，合理解決工資等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

(2)動態(tài)性。人事文書歸檔后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當事人人生道路的延伸不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，必須注意做好新形成的人事文書的收集、整理與歸檔工作，力求縮短與個人實際情況的“時間差”。(3)機密性。人事文書的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等。因此，人事文書大多具有機密性，任何人不得泄露和私自保存人事文書材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。企事業(yè)單位文件材料的立卷歸檔范圍 1 信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)

正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實就是一個信息處理的過程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個步驟都離不開信息的支持。

文書材料本身是否具有保存價值是確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的重要標準。凡是反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等各項主要工作和活動基本情況，具有查考、利用價值的文件材料，包括本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等主要工作和活動中產(chǎn)生的文件、上級機關(guān)發(fā)來的需要在本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)、管理和銷售等主要工作環(huán)節(jié)和活動中加以貫徹執(zhí)行的文件材料，以及其他涉及重要問題的文件材料等，都屬于歸檔的范圍。電子文書收集要求

1收集要及時。歸檔的電子文書是由二進制數(shù)字編碼組成的，二進制數(shù)字編碼的變換會導(dǎo)致電子文書內(nèi)容的改變。電子文書從形成到歸檔過程中，有被更改的可能，而且修改可以做到不留一點痕跡。許多輔助性電子文書未采取嚴格保管措施，人們可以隨意對其進行增、刪、改等操作，使其原始性、真實性、完整性受到威脅。所以，為保證歸檔的電子文書的真實性，電子文書的歸檔工作必須從電子文書形成階段就開始，并貫穿于公文處理和科技工作的整個過程中。

(2)收集歸檔材料要完整。歸檔的電子文書的形成可能涉及許多職能部門，指定專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠煟贫鞔_的電子文書歸檔規(guī)章制度，建立必要的記錄和登記制度，以避免由于工作的互有交錯、職責界限的難以區(qū)分造成的電子文書的不完整性。所以，整個收集歸檔過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴格管理，又要有相互支持，這樣才能保證電子文書收集的原始性、真實性和完整性。(3)收集的歸檔材料要真實。對收集歸檔的電子文書不僅要從形式上鑒別其真實性，對其內(nèi)容的真實性還要認真、詳細地鑒別，確保歸檔電子文書的真實可靠。(4)收集的歸檔材料要安全。注意保管，避免因載體的損壞而使電子文書無法讀出。電子文書涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，我們不僅要保證電子文書載體物理上的安全，還要保證電子文書內(nèi)容邏輯上的準確。特別注意歸檔電子文書的背景信息及元數(shù)據(jù)與電子文書同時歸檔，在任何條件環(huán)境下都要將電子文書拷貝一套保存，并對這套拷貝的技術(shù)平臺做出說明。

(5)做好電子文書配套的紙質(zhì)的收集工作。歸檔的電子文書與相應(yīng)的紙質(zhì)應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。電子文書在我國還未取得法律效力，起憑證作用時，還要依靠紙質(zhì)文件。電子文書、紙質(zhì)文書在相當一段時間內(nèi)還將長期并存。

科技檔案按其產(chǎn)生領(lǐng)域，可以分為基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等

從工作環(huán)節(jié)和性質(zhì)來看，檔案信息化的內(nèi)容包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)兩個方面。撤銷機關(guān)的檔案應(yīng)向同級檔案館移交，但若其主管部門同意，也可由主管部門保管該機關(guān)的檔案，以后作為該主管部門的檔案一并向檔案館移交。

各機關(guān)編制的本機文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表應(yīng)經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

1.正式渠道。包括公共傳播載體、各種社會活動 向有關(guān)單位索取資料、專利文獻、競

爭

對

手的公

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料。

2.非正式渠道。包括建立人際網(wǎng)絡(luò)，收集人際信息、通過第三方獲取信息、收集競爭對手疏忽泄露的信息、人才流動中的信息、通過反求工程獲取信息、通過參觀或?qū)W習獲取情報、委托收集。信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)

正確的決策是企業(yè)管理依賴的根本，正確或錯誤的決策關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。決策其實就是一個信息處理的過程，它是由信息的收集、分析、判斷、擬訂方案、選擇方案等一系列步驟組成，每一個步驟都離不開信息的支持。2? 信息是企業(yè)管理的核心

企業(yè)管理講求的是資源的優(yōu)化配置。企業(yè)管理的主要任務(wù)是商品流動的管理，但管理的方法和依據(jù)卻是信息。通過信息管理能實現(xiàn)對物流的管理，從而實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化?！翱刂菩畔⒕褪强刂破髽I(yè)的命運，失去信息就會失去一切”，越來越成為國外企業(yè)普遍流行的觀點。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息逐漸成為企業(yè)管理的核心。信息可以提高企業(yè)的競爭力

企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須借助于企業(yè)的信息工作，充分了解對手的情況。企業(yè)管理者通過認識和掌握有價值的信息來指導(dǎo)、組織企業(yè)管理活動。所以，信息被人們稱為除技術(shù)、資金、人才之外的第四大管理要素。日常工作中的信息工作

秘書日常事務(wù)工作包括值班、接待、接打電話和安排活動。在處理這些辦公室日常事務(wù)工作時，必須按照特定工作內(nèi)容的需要，做好信息工作。2 會務(wù)工作中的信息工作 秘書要做好會議期間的信息處理工作。秘書的會務(wù)工作，實際上是要確保會議信息有效流動，以實現(xiàn)會議目的。所以，秘書要做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作，做到多聽、多記、多想，全面地收集和掌握第一手資料。3 文書處理中的信息工作

文書是重要的信息傳遞載體。秘書要做好每天都要處理大量的文書，文書的起草、制作、分發(fā)、收繳、傳閱和歸檔就是信息工作的集中體現(xiàn)。

第四篇：文書檔案管理 自考大綱

30462 文書檔案管理 自考大綱

課程內(nèi)容與考核要求

緒論

一、學習目的與要求

了解秘書文檔管理的內(nèi)涵，明確秘書文檔管理的研究對象和主要內(nèi)容，能認知文檔管理工作的重要性，能理解“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系，從而掌握該課程的概貌。

二、考核知識點和考核要求 1．識記：文檔管理的概念。

2．領(lǐng)會：秘書文檔管理的研究對象；

秘書文檔管理的主要內(nèi)容；

“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章 文書和檔案

一、學習目的與要求

了解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關(guān)系，能認知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內(nèi)容

文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務(wù)文書。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有著密切的關(guān)系，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。由于使用歷史久遠、使用領(lǐng)域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。

2．領(lǐng)會：文書、公文和文件三個概念的外延大小；

文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備的條件； 公文的種類； 檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作為文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章 文書工作和檔案工作

一、學習目的與要求

了解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質(zhì)、內(nèi)容、原則，文書工作組織和檔案工作機構(gòu)，理解文書工作和檔案工作的關(guān)系。

二、課程內(nèi)容

文書工作是社會組織的文書工作機構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務(wù)的工作，包含文書制作、文書辦理和文書管理三項基本內(nèi)容。文書工作要堅持“及時、準確、安全、精簡”八字原則。文書工作的組織機構(gòu)由中心機構(gòu)、專門機構(gòu)和分支機構(gòu)三個部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會組織可根據(jù)需要進行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業(yè)務(wù)工作，是一項管理性、服務(wù)性和政治性工作。檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用和編研八個環(huán)節(jié)。檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。我國現(xiàn)階段的檔案工作機構(gòu)主要包括社會組織檔案部門、檔案館和檔案事業(yè)管理機關(guān)。由于文書和檔案之間特別密切的關(guān)聯(lián)，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關(guān)系。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國）、文書工作組織機構(gòu)、文書工作組織方式的概念。

2．領(lǐng)會：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機構(gòu)的分類； 檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關(guān)系。

第三章 文書制作

一、學習目的與要求

了解文書制作的過程，文書制作的要求，熟練掌握文書體式的全部內(nèi)容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理論。

二、課程內(nèi)容

文書制作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動的前提和基礎(chǔ)。文書制作必須符合文書體式特點，遵循文書制作程序要求。文書體式包括公務(wù)文書的寫作要求和公文的特定格式。秘書人員只有不斷提高公文寫作水平，認真執(zhí)行公文格式規(guī)范，嚴格掌控文書制作過程，才能保證文書制作的質(zhì)量。文書制作過程中，陸續(xù)產(chǎn)生了不同的文書稿本，稿本又分為文稿與文本兩類。不同的稿本產(chǎn)生于文書制作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書制作、交擬、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領(lǐng)會：打字排版的注意點；

文件用印的注意點。

3．掌握：文書制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國家秘密的密級規(guī)定及保密期限； 公文標題的三要素。

第四章 文書辦理

一、學習目的與要求

了解文書辦理的含義和特點、文書辦理的內(nèi)容，掌握行文制度的相關(guān)內(nèi)容，掌握收文辦理和發(fā)文辦理的相關(guān)程序，能做好內(nèi)部文件的管理工作。

二、課程內(nèi)容

文書辦理工作由一些相互聯(lián)系的工作環(huán)節(jié)構(gòu)成，整個工作呈現(xiàn)出連續(xù)性、時效性、保密性、集成性和規(guī)范性特征。組織文書辦理工作主要由收文和發(fā)文兩大流程組成。

收文主要指組織秘書組織接收來自不同層次組織的來文，并通過簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序進行辦理；發(fā)文主要指組織通過草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序來制作并發(fā)出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關(guān)系、方式和規(guī)則并嚴格執(zhí)行行文制度。除制發(fā)和管理通用文件之外，組織秘書人員更要對組織各個職能部門形成的內(nèi)部文件做好監(jiān)管和后期的保管，并積極地開展內(nèi)部文件的利用服務(wù)工作。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發(fā)、內(nèi)部文件、2．領(lǐng)會：行文制度的三要素；

我國各級黨政機關(guān)組織關(guān)系的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點；

內(nèi)部文件的特點。3．掌握：文書辦理的特點；

文件暫行保管階段的主要任務(wù)；

行文方式的六種類型；

行文規(guī)則的主要內(nèi)容；

兩次簽收的任務(wù)；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

秘書部門開展檔案咨詢與提供服務(wù)的方式。

第五章 文書管理

一、學習目的與要求

了解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內(nèi)容及相應(yīng)的管理制度。

二、課程內(nèi)容

文書管理是指由社會組織文書部門和人員承擔的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率，保證文書的安全，為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)。文書管理要堅持統(tǒng)一、分類、安全保密、方便利用幾項原

則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內(nèi)容，并分別建立相應(yīng)的管理制度。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。2．領(lǐng)會：保證文書安全的具體要求；

保守文件機密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴格管理和方便利用的關(guān)系；

閱文室的作用。3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內(nèi)容；

如何建設(shè)閱文室；

現(xiàn)行文件匯編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項。

第六章 文書工作與檔案工作的銜接

一、學習目的與要求

了解文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個環(huán)節(jié)——收集和價值鑒定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，理解歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務(wù)的操作流程。

二、課程內(nèi)容

文書終結(jié)處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環(huán)節(jié)，與檔案工作的收集、價值鑒定、整理幾個環(huán)節(jié)對應(yīng)，它們是文書工作的最后階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個環(huán)節(jié)——收集、價值鑒定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，然后依照組織內(nèi)部文檔工作的實際情況，介紹歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務(wù)的操作流程。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價值鑒定、歸檔范圍、立卷類目、平時歸卷、卷內(nèi)備考表、通訊者特征的概念。

2．領(lǐng)會：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結(jié)合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔范圍的依據(jù)和指導(dǎo)；

檔案價值鑒定的原則；

檔案價值鑒定最基本的方法；

我國現(xiàn)行社會組織檔案鑒定工作的程序；

機關(guān)文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號法的運用；

案卷標題的擬寫；

案卷標題中的時間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標準格式；

歸檔文件目錄封面式樣。3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價值鑒定的意義；

現(xiàn)行《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》特點；

具體檔案價值鑒定工作的注意點；

檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時歸卷工作的內(nèi)容；

卷內(nèi)備考表；

六個特征立卷法。

第七章 檔案的整理與保管

一、學習目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內(nèi)容，掌握全宗的基本含義，了解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務(wù)及基本原則，了解檔案庫房及其整理，對檔案的安全保護工作有理性認識。

二、課程內(nèi)容

檔案整理工作是將處于零亂狀態(tài)的檔案進行條理化的過程。檔案整理工作應(yīng)該按照檔案形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，注意充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷（組卷）、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，采取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案的系統(tǒng)完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標準，應(yīng)將各個庫房統(tǒng)一編號，檔案架、柜的排放應(yīng)符合要求。要通過控制庫房溫濕度、保衛(wèi)和保密、防火、防光和防塵等措施進行檔案安全保護，對重要檔案要實行異地備份。

三、考核知識點和考核要求

1.識記：檔案整理工作、全宗的概念。2.領(lǐng)會：構(gòu)成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

分類法中所屬的判定；

—組織機構(gòu)分類法；

組織機構(gòu)—分類法；

—問題分類法；

問題—分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設(shè)的基本原則。3.掌握：檔案整理工作必須堅持的原則；

檔案整理工作的內(nèi)容；

全宗的三個基本涵義；

跨文件處理方法；

影響檔案壽命的人為因素；

檔案保管工作的任務(wù)。

第八章 檔案的檢索與利用

一、學習目的與要求

了解在檔案產(chǎn)生作用之前，檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)是架起檔案和利用者之間的橋梁；了解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內(nèi)容上的，檔案的利用不僅實現(xiàn)了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

二、課程內(nèi)容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當，而且更重要的是要使檔案能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在檔案產(chǎn)生作用之前，有一項工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)。檔案檢索的實現(xiàn)首先需要對檔案進行著錄，這個過程當中需要標引來規(guī)范，從而形成條目，進而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息為檔案作用的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)，是用戶實現(xiàn)需求目標不可缺少的內(nèi)容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內(nèi)容上，這項工作的進展需要有不同的途徑和方式來配合與實現(xiàn)。正是有了提供服務(wù)的理念，才有了眾多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實現(xiàn)了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：檔案著錄、檔案標引的概念。2．領(lǐng)會：檔案檢索的兩大部分；

存儲過程的兩大環(huán)節(jié)；

檔案檢索效率的查全率和查準率；

檔案著錄與標引的依據(jù)；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。3．掌握：檔案檢索系統(tǒng)的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規(guī)則》的主要內(nèi)容； 檔案檢索工具的作用。

第九章 檔案的編研與統(tǒng)計

一、學習目的與要求

熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，了解檔案統(tǒng)計和登記工作是，能準確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)。

二、課程內(nèi)容

檔案編研和統(tǒng)計登記是機構(gòu)檔案管理流程中的重要環(huán)節(jié)，也是決定檔案部門后期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機構(gòu)秘書人員從檔案管理活動中衍生出的一項特殊職能，這項工作目的在于將已歸檔保存的文件經(jīng)過進一步分類和集合，使其真實地反映機構(gòu)發(fā)展變化的軌跡，并能為當前各項活動提供信息支撐和參考依據(jù)。因此熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，對于秘書人員來說是一項必備的能力。檔案統(tǒng)計和登記工作是反映機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀和維護正常檔案管理秩序的工作，準確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)是開展其他檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。

三、考核知識點和考核要求

1.識記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統(tǒng)計的概念。2.領(lǐng)會：檔案編研的意義；

現(xiàn)行檔案文件匯編的編寫要求；

大事記的結(jié)構(gòu)；

組織沿革的結(jié)構(gòu)。

3.掌握：檔案編研的主要內(nèi)容；

現(xiàn)行檔案文件匯編的特點；

現(xiàn)行檔案文件匯編的結(jié)構(gòu)；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統(tǒng)計的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章 電子文件管理

一、學習目的與要求

掌握國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點；了解按照不同的標準電子文件的不

同類別。了解對電子文件的鑒定和歸檔方式；了解電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實現(xiàn)文件檔案的價值，更好的為社會服務(wù)。

二、課程內(nèi)容

現(xiàn)代信息技術(shù)深入到社會生活方方面面的同時衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現(xiàn)之日起，一些機構(gòu)和學者都紛紛對其加以定義，形成了百花齊放、百家爭鳴的局面。目前，在我國來，最具影響力的定義出自國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點，概括起來主要包括兩個方面的不同，一是形式方面，二是內(nèi)容方面。按照不同的標準電子文件有不同的類別。在鑒定方面，對電子文件主要進行兩個層面的鑒定，包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分為物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實現(xiàn)文件檔案的價值，更好的為社會服務(wù)。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：電子文件、文本文件、電子文件技術(shù)鑒定、雙套制的概念。2.領(lǐng)會：常用電子文件存儲格式；

電子文件的雙重鑒定；

電子文件內(nèi)容鑒定的步驟；

電子文件利用的特點；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。3.掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內(nèi)容；

電子文件技術(shù)鑒定的具體過程；

電子文件保管的特點；

對電子文件載體保護的具體措施；

電子文件信息保護的技術(shù)措施；

電子文件內(nèi)容信息保護的管理措施。

第十一章 企業(yè)文檔管理

一、學習目的與要求

了解企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點和作用；掌握企業(yè)文檔工作的原則、任務(wù)和機構(gòu)人員；熟悉依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)；掌握企業(yè)文檔及其管理

的特點、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。

二、課程內(nèi)容

企業(yè)文檔是指企業(yè)在日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等管理活動中形成并使用的各種文書及由這些文書轉(zhuǎn)變而來的檔案，是企業(yè)各類活動的重要工具與真實記錄。本教材前面章節(jié)所介紹的文檔管理知識是針對所有社會組織的，自然也適用于企業(yè)。但考慮到企業(yè)文檔管理有著獨到的特色，而且秘書學專業(yè)的同學畢業(yè)后有相當一部分進入企業(yè)工作，從事企業(yè)文檔工作，所以特設(shè)企業(yè)文檔管理這一章。本章分析企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點和作用，概述企業(yè)文檔工作的原則、任務(wù)和機構(gòu)人員，依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)予以闡述。中小企業(yè)（主要指民營企業(yè)）與外資企業(yè)是我國改革開放以來的新生事物并已成為我國經(jīng)濟轉(zhuǎn)型中的重要部分，本章將探討這些企業(yè)文檔及其管理的特點、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。在介紹企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，分別例舉實例說明中小企業(yè)和外資企業(yè)文檔的管理情況。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：企業(yè)文檔、“三低一少”的概念。2.領(lǐng)會：企業(yè)文書工作的基本原則；

企業(yè)檔案人員的要求；

企業(yè)檔案信息提供利用時應(yīng)注意的問題；

選擇企業(yè)文檔管理軟件時通?？紤]的因素。3.掌握：企業(yè)文檔的作用；

企業(yè)檔案工作的基本原則；

大型企業(yè)文書工作機構(gòu)層次和人員分布組成；

企業(yè)文件材料歸檔的基本要求；

企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的形式；

企業(yè)文檔管理信息化的優(yōu)越性；

企業(yè)文檔管理信息化建設(shè)原則；

中小企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀與成因。

Ⅳ 關(guān)于大綱的說明與考核實施要求

一、自學考試大綱的目的和作用

本大綱是根據(jù)秘書學專業(yè)自學考試計劃的要求，結(jié)合文書檔案管理課程的特點而

確定的。其目的是對個人自學、社會助學和考試命題進行指導(dǎo)和規(guī)定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學習的內(nèi)容以及深廣度，規(guī)定了文書檔案管理課程自學考試的范圍和標準。因此，它是編寫自學考試文書檔案管理課程輔導(dǎo)書的依據(jù)，是社會助學組織進行自學輔導(dǎo)的依據(jù)，是自學者學習教材、掌握課程內(nèi)容知識范圍和程度的依據(jù)，也是進行應(yīng)用文寫作課程自學考試命題的依據(jù)。

二、課程自學考試大綱與教材的關(guān)系

大綱是進行學習和考核的依據(jù)，教材是學習掌握課程知識的基本內(nèi)容與范圍，教材的內(nèi)容是大綱所規(guī)定的課程知識和內(nèi)容的擴展與發(fā)揮。大綱與教材所體現(xiàn)的課程內(nèi)容應(yīng)基本一致；大綱里面的課程內(nèi)容和考核知識點，教材里一般也要有。反過來教材里有的內(nèi)容，大綱里就不一定體現(xiàn)。

三、關(guān)于自學教材

《秘書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關(guān)于自學要求和自學方法的指導(dǎo) 應(yīng)考者在自學過程中應(yīng)該注意以下幾點：

1．學習前，應(yīng)仔細閱讀課程大綱的第一部分，了解課程的性質(zhì)、地位和任務(wù)，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關(guān)課程的聯(lián)系，使以后的學習緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內(nèi)容前，應(yīng)先認真閱讀大綱中該章的考核知識點、自學要求和考核要求，注意對各知識點的能力層次要求，以便在閱讀教材時做到心中有數(shù)。

3．閱讀教材時，應(yīng)根據(jù)大綱要求，要逐段細讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個知識點。

4．學完教材的每一章節(jié)內(nèi)容后，應(yīng)認真練習，消化和鞏固所學的知識，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認真對待每一章節(jié)后所附思考題和案例分析。

五、對社會助學的要求

1．應(yīng)熟知考試大綱對課程所提出的總的要求和各章的知識點。

2．應(yīng)掌握各知識點要求達到的層次，并深刻理解各知識點的考核要求。3．對應(yīng)考者進行輔導(dǎo)時，應(yīng)以指定的教材為基礎(chǔ)，以考試大綱為依據(jù)，不要隨意增刪內(nèi)容，以免與考試大綱脫節(jié)。

4．輔導(dǎo)時應(yīng)對應(yīng)考者進行學習方法的指導(dǎo)，提倡應(yīng)考者“認真閱讀教材，刻苦鉆研教材，主動提出問題，依靠自己學懂，用于社會實踐”的學習方法。

5．輔導(dǎo)時要注意基礎(chǔ)、突出重點，要幫助應(yīng)考者對課程內(nèi)容建立一個整體的概念，對應(yīng)考者提出的問題，應(yīng)以啟發(fā)引導(dǎo)為主。對文體寫作知識，應(yīng)重點幫助應(yīng)考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對應(yīng)考者能力的培養(yǎng)，特別是自學能力的培養(yǎng)，要引導(dǎo)應(yīng)考者逐步學會獨立學習，在自學過程中善于提出問題、分析問題和解決問題，將學到的知識用于社會實踐。

7．要使應(yīng)考者了解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個能力層次中都存在著不同難度的試題。

六、對考核內(nèi)容的說明

1.本課程要求考生學習和掌握的知識點內(nèi)容都作為考核的內(nèi)容。課程中各章的內(nèi)容均由若干知識點組成，在自學考試中成為考核知識點。因此，課程自學考試大綱中所規(guī)定的考試內(nèi)容是以分解為考核知識點的方式給出的。由于各知識點在課程中的地位、作用以及知識自身的特點不同，將對各知識點分別按三個認知（或叫能力）層次確定其考核要求。

2.在考試之日起6個月前，由全國人民代表大會和國務(wù)院頒布或修訂的法律、法規(guī)都將列入相應(yīng)課程的考試范圍。凡大綱、教材內(nèi)容與現(xiàn)行法律、法規(guī)不符的，應(yīng)以現(xiàn)行法律法規(guī)為準。

3.按照重要性程度不同，考核內(nèi)容分為重點內(nèi)容、次重點內(nèi)容、一般內(nèi)容，在本課程試卷中對不同考核內(nèi)容要求的分數(shù)比例大致為：重點內(nèi)容占60%，次重點內(nèi)容占30%，一般內(nèi)容占10%。

七、關(guān)于命題和考試的若干規(guī)定

1．本大綱各章所提到的考核要求中，各條細目都是考試的內(nèi)容，試題覆蓋到章，適當突出重點章節(jié)，加大重點內(nèi)容的覆蓋密度。

2．試卷對不同能力層次要求的試題所占的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實踐能力層次”為40%。

3．試題難易程度要合理，可分為四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所占的比例約為2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能采用的題型有：單項選擇題、多項選擇題、填空題、名

詞解釋、簡答題、實務(wù)操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式為閉卷筆試，考試時間為150分鐘，以自學考試主管行政機關(guān)公布的時間為準。試題量應(yīng)以中等水平的應(yīng)考者能在規(guī)定的時間內(nèi)答完全部試題為度。

6．評分采用百分制，60分為及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規(guī)定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對題型的規(guī)定。

附錄

題型舉例

一、單項選擇題（下列四個備選答案中只有一個是正確的，請選出正確的答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內(nèi)。）

最早提出“文件生命周期”概念的學者是（）

A.美國學者菲利普·布魯克斯 B.英國學者羅吉爾·艾利斯

C.美國學者詹姆斯·B·羅茲 D.中國學者陳兆祦 參考答案： A

二、多項選擇題（下列五個備選答案中有2至5個是正確的，請選出正確答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內(nèi)，多選、少選、錯選均不得分。）檔案工作的“三性”分別是指（）（）（）（）（）A．管理性 B．保密性 C．服務(wù)性 D．政治性 E．程序性 參考答案： ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現(xiàn)于西漢司馬遷的《 》中。參考答案： 史記

四、名詞解釋

交擬 參考答案：

是組織的負責人將擬稿任務(wù)交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點。

五、簡答題

簡述閱文室的作用。參考答案：

⑴便于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員安排閱讀時間；

⑵提高文件周轉(zhuǎn)速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文書工作效率。

六、實務(wù)操作題

請將下列文件立為四卷，立檔單位為B市人民政府，并說明所使用的立卷特征。

⑴A市B區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展的調(diào)查報告

⑵合作開發(fā)紅星灣問題的意向書 ⑶A市二○○○年災(zāi)情通報

⑷A市二○○○年五一勞動模范評定辦法

⑸A市B區(qū)經(jīng)濟總體運行態(tài)勢的預(yù)測報告

⑹A市關(guān)于表彰二○○○年先進單位、先進個人的決定

⑺A市人民政府關(guān)于表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定

⑻C市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給A市的復(fù)函

⑼A市二○○○年先進單位、先進個人選送程序

⑽A市人民政府關(guān)于發(fā)放救災(zāi)物資的辦公會議紀要

⑾A市B區(qū)財政狀況分析報告

⑿A市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給C市的函 參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，問題特征； 第三卷：⑶⑽，問題特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特征。

七、案例分析題

材料：

某機關(guān)辦公室一年工作結(jié)束之際形成了一批當年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做。秘書花了一周的時間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并趕在年底前將案卷送到機關(guān)檔案室準備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。參考答案：

⑴該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關(guān)內(nèi)容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個方面：一是程序不當。機關(guān)在平時工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應(yīng)該隨時放入事先編制好的類目內(nèi)，也即平時歸卷，而不應(yīng)該年終集中立卷；二是歸檔時間不當。根據(jù)歸檔制度的要求，一般應(yīng)在次年上半年對上一年的文件整理歸檔，而不是當年年底。

第五篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級別 D性質(zhì)和地位

3、同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀要

5、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門負責人或承辦人

B 承辦部門的主管負責人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負責人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準是（C）

A 定稿和格式設(shè)計 B領(lǐng)導(dǎo)批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負責。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時應(yīng)注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達 D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關(guān) C、抄送機關(guān) D、附注

7、公文標題___________。A、C A、一般應(yīng)標明發(fā)文機關(guān) B、不應(yīng)標明發(fā)文機關(guān) C、一般不用標點符號 D、特殊情況可任意用標點符號

8、公文主送機關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀要式 D、簡報式

C、公文的份數(shù)序號、密級程度、緊急程度和發(fā)文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機關(guān)標識依然是發(fā)文機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學校易地擴建后，住宿生急劇增加，學生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個學生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學校準備興建一棟學生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學校向市教育局申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴重影響學生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

×××市第二職業(yè)學校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關(guān)部門辦復(fù)，據(jù)實填報。５月９日?！焙笥煽h林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負責人進行技術(shù)性審核，交縣政府辦進行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標題；（3）針對專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學生會準備組織同學踏青，并邀請老師們參加。請你以學生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會?，F(xiàn)在按照規(guī)定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認函、演員護照和有關(guān)演出資料。

請根據(jù)以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關(guān)于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會?，F(xiàn)報你部審批。

以上請示當否，請批示。

附件：演出確認函、演員護照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日