第一篇：01513文書(shū)與檔案管理—輔導(dǎo)材料

文秘與辦公自動(dòng)化（?？疲I(yè) 《文書(shū)與檔案管理》教學(xué)輔導(dǎo)材料

（2011年10月）

考試題型及分值分配：

一、單項(xiàng)選擇題（本大題共15小題，每小題1分，共15分）

二、多項(xiàng)選擇題（本大題共5小題，每小題2分，共10分）

三、名詞解釋（本大題共5小題，每小題3分，共15分）

四、簡(jiǎn)答題（本大題共5小題，每小題6分，共30分）

五、論述題（本大題共2小題，每小題10分，共20分）

六、案例分析（本大題共1小題，共10分）

第一章 概述

一、單項(xiàng)選擇題

1．“文書(shū)”一詞最早出現(xiàn)在（A）

A．漢代 B．唐代 C．宋代 D．明代（P2）2．文書(shū)的本質(zhì)屬性是現(xiàn)實(shí)（A）

A．執(zhí)行性 B．政治性 C．機(jī)密性 D．信息性（P7）3．下列選項(xiàng)不是檔案特點(diǎn)的是（C）

A．系統(tǒng)性 B．選擇性 C．法定性 D．保存性（P9）4．我國(guó)檔案室類(lèi)型復(fù)雜，一般主要有（C）A．五種 B．六種 C．七種 D．八種（P16）5．屬于指揮性公文的是（D）

A．通告 B．報(bào)告 C．請(qǐng)示 D．指示（P25）

二、多項(xiàng)選擇題 略

三、名詞解釋

6．文書(shū)：是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。（P2）

7．公文：是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體這些法定的機(jī)關(guān)與組織為了一定的目的，在社會(huì)活動(dòng)中處理公務(wù)而形成并使用的具有特定格式的應(yīng)用性的文字材料。（P4）

8．檔案：是指機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，1

作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書(shū)和信息材料。（P6）

四、簡(jiǎn)答題 9．檔案的性質(zhì)。（1）原始記錄性；（2）利用的價(jià)值性；（3）科學(xué)文化性。（P8）

五、論述題 10．文書(shū)的作用。（1）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用；（2）行為規(guī)范作用；（3）公務(wù)聯(lián)系和知照作用；（4）憑據(jù)記載作用；

（5）傳遞信息和宣傳教育作用。（P9）

六、案例分析 略

第二章 文書(shū)的種類(lèi)

一、單項(xiàng)選擇題

11．會(huì)議紀(jì)要用于記載會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，因而具有（C）A．依據(jù)性 B．多樣性 C．備考性 D．原始性（P51）12．關(guān)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告特點(diǎn)的表述正確的（C）

A．重在總結(jié) B．重在調(diào)查 C．時(shí)間性強(qiáng) D．時(shí)間性弱（P64）

二、多項(xiàng)選擇題

13．屬于科技文書(shū)類(lèi)的選項(xiàng)是（ABCD）

A．專利申請(qǐng)書(shū) B．項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū) C．發(fā)明申報(bào)書(shū) D．權(quán)利要求書(shū) E．仲裁申請(qǐng)書(shū)（P23）

14．文書(shū)從其制發(fā)機(jī)關(guān)和作用來(lái)分可分為（ABCDE）A．法規(guī)文書(shū) B．黨內(nèi)文書(shū) C．行政文書(shū) D．群體文書(shū) E．個(gè)人文書(shū)（P24）15．文書(shū)從行文關(guān)系上分可分為（ABC）A．上行文 B．下行文 C．平行文 D．內(nèi)行文 E．外行文（P24）

三、名詞解釋

16．人事文書(shū)：是指各級(jí)機(jī)關(guān)在人事管理工作中形成的，反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。（P66）

17．會(huì)計(jì)文書(shū)：是指機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過(guò)程中，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所形成的各種材料的總稱。（P67）

18．信訪文書(shū)：是指處理人民群眾來(lái)信和來(lái)訪過(guò)程中形成的文書(shū)。（P67）

四、簡(jiǎn)答題

19．公告與通告的區(qū)別。（1）發(fā)布性質(zhì)不同；（2）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同；（3）告知事項(xiàng)范圍不同。（P33）20．通報(bào)的類(lèi)型。（1）情況通報(bào)；（2）表彰性通報(bào)；（3）批評(píng)性通報(bào)。（P35）21．總結(jié)的特點(diǎn)。（1）指導(dǎo)性；（2）真實(shí)性；（3）專門(mén)性。（P59）

五、論述題 略

六、案例分析

22.宋主任在××集團(tuán)下屬的××酒店辦公室工作的歷史悠久，工作經(jīng)驗(yàn)十分豐富。但他文化水平一般，沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的秘書(shū)專業(yè)培訓(xùn)。這一天，宋主任接到酒店張經(jīng)理的一項(xiàng)指示：要他就本酒店與××貿(mào)易公司人事糾紛一事的處理向集團(tuán)公司寫(xiě)一份“請(qǐng)示報(bào)告”。宋主任回頭把這項(xiàng)任務(wù)交給秘書(shū)小李。小李剛從大學(xué)秘書(shū)專業(yè)畢業(yè)，她清楚地知道“請(qǐng)示”和“報(bào)告”是兩種不同的文種。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容事項(xiàng)，她判定應(yīng)用“請(qǐng)示”。文稿寫(xiě)好后，交給了宋主任。主任一看標(biāo)題，隨手就在“請(qǐng)示”的后面加上“報(bào)告”兩字，并且對(duì)小李說(shuō)：“我們現(xiàn)在既是‘反映情況’，又是‘請(qǐng)求批準(zhǔn)’”，所以要用‘請(qǐng)示報(bào)告’”小李剛進(jìn)公司，主任又是自己的直接頂頭上司，當(dāng)時(shí)也就不便加以解釋。不過(guò)她覺(jué)得要把課堂上學(xué)的真正用于實(shí)踐中真是不容易??

（結(jié)合請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)別的相關(guān)知識(shí)分析。要有必要的理論知識(shí)闡述，結(jié)合案例分析，并談?wù)劙咐龓?lái)的啟迪）（P43）

第三章 文書(shū)的體式與稿本

一、單項(xiàng)選擇題

23．公文份數(shù)序號(hào)如需標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)頂格標(biāo)識(shí)在版心（A）

A．左上角第一行 B．右上角第一行 C．左上角第二行 D．右上角第二行（P80）24．下列發(fā)文字號(hào)的示例正確的是（C）A．國(guó)發(fā)<2011>2號(hào) B．國(guó)發(fā)（2011）2號(hào) C．國(guó)發(fā)〔2011〕2號(hào) D．國(guó)發(fā)2011年2號(hào)（P80）25．公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，要用（D）

A．2號(hào)宋體字 B．2號(hào)黑體字 C．3號(hào)宋體字 D．3號(hào)黑體字（P8）26．下列關(guān)于保密期限的示例正確的是（A）

A．機(jī)密★6個(gè)月 B．6個(gè)月★機(jī)密 C．機(jī)密●6個(gè)月 D．6個(gè)月●機(jī)密（P81）27．公文如有附注應(yīng)當(dāng)用（B）

A．3號(hào)宋體字 B．3號(hào)仿宋體字 C．4號(hào)宋體字 D．4號(hào)仿宋體字（P88）28．除類(lèi)別詞外，一份文件的主題詞最多不超過(guò)（A）A．5個(gè) B．6個(gè) C．7個(gè) D．8個(gè)（P89）

二、多項(xiàng)選擇題

29．屬于公文主體部分的選項(xiàng)是（BD）A．發(fā)文字號(hào) B．主送機(jī)關(guān) C．緊急程度 D．抄送機(jī)關(guān) E．成文日期（P83）30．主題詞的特點(diǎn)是（AC）A．單義性 B．關(guān)聯(lián)性 C．規(guī)范性 D．確指性 E．簡(jiǎn)潔性（P89）31．文稿的種類(lèi)主要有（AB）A．草稿 B．定稿 C．正本 D．副本 E．存本（P91）

三、名詞解釋 略

四、簡(jiǎn)答題 略

五、論述題 略

六、案例分析 略

第四章 文書(shū)的形成

一、單項(xiàng)選擇題

32．文書(shū)形成必須遵循的規(guī)律是（C）

A．方便閱讀、方便處理 B．注重審美、講求實(shí)用 C．約定俗成、保證通行 D．科學(xué)繼承、勇于創(chuàng)新（P99）33．文書(shū)形成的必然趨勢(shì)是（C）

A．應(yīng)用性 B．真實(shí)性 C．時(shí)代性 D．受命性（P100）34．屬于簡(jiǎn)縮型凝合性縮略語(yǔ)的選項(xiàng)是（C）

A．三個(gè)面向 B．四有新人 C．抗洪搶險(xiǎn) D．教科文衛(wèi)（P121）35．屬于統(tǒng)括性縮略語(yǔ)選項(xiàng)的是（C）

A．老少邊窮地區(qū) B．中共中央 C．四項(xiàng)基本原則 D．十屆人大（P121）36．“四化”屬于（C）

A．凝合性縮略語(yǔ) B．固有性縮略語(yǔ) C．統(tǒng)括性縮略語(yǔ) D．創(chuàng)新性縮略語(yǔ)（P121）

二、多項(xiàng)選擇題

37．文書(shū)形成的思想準(zhǔn)備包括（ABCE）

A．思想道德修養(yǎng) B．明達(dá)事理，明辨是非 C．明確意圖，把握主題 D．個(gè)人價(jià)值觀念 E．較高的政策水平（P102）

38．寫(xiě)作公文前必須事先準(zhǔn)備材料，材料的來(lái)源包括（BC）A．歷史材料 B．文件材料 C．實(shí)際材料 D．檔案材料 E．比較材料（P103）39．文書(shū)修改的主要范圍主要包括（ABCDE）A．深化主題 B．審查內(nèi)容 C．調(diào)整結(jié)構(gòu) D．修正語(yǔ)句 E．修正標(biāo)點(diǎn)（P106）40．?dāng)⑹龅姆椒ㄓ校ˋBCDE）A．概敘 B．順敘 C．插敘 D．引敘 E．倒敘（P123）41．立論常用的方法有（ABCD）A．例證法 B．引證法 C．因果法 D．對(duì)比法 E．釋義法（P127）

42．說(shuō)明的方法有（ABDE）

A．定義說(shuō)明 B．分類(lèi)說(shuō)明 C．比方說(shuō)明 D．舉例說(shuō)明 E．引用說(shuō)明（P130）

三、簡(jiǎn)答題

43．文書(shū)選材的標(biāo)準(zhǔn)。（1）真實(shí)；（2）新穎；（3）典型；（4）系統(tǒng)；（5）切旨。（P115）44．文書(shū)結(jié)構(gòu)的任務(wù)。（1）總文理；（2）統(tǒng)首尾；（3）相銜接；（4）巧定奪；（P117）

45．文書(shū)語(yǔ)言表達(dá)的修辭要求。（1）表達(dá)的明確性；（2）表達(dá)的簡(jiǎn)潔性；（3）表達(dá)的平易性；（4）表達(dá)的文明性；（5）表達(dá)的程式性。（P118）

四、論述題

46．文書(shū)形成的基本原理。（1）客觀反映與實(shí)用性原理；（2）美觀與方便處理原理；

（3）約定俗成與時(shí)代性原理。（P96）47．文書(shū)主題表達(dá)過(guò)程應(yīng)達(dá)到的要求。（1）主題要集中；（2）主題要清晰明確；（3）主題要前后一致；

（4）主題露而不藏。（P113）

五、論述題 略

六、案例分析 略

第五章 文書(shū)的處理

一、單項(xiàng)選擇題

48．下列關(guān)于請(qǐng)示的行文規(guī)則表述不正確的是（C）A．只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān) B．不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)

C．可以?shī)A帶報(bào)告事項(xiàng) D．不能直送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人（P139）49．起草公文時(shí)，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的第二層應(yīng)當(dāng)表述為（A）A．㈠ B．⑴ C．⒈ D．①（P143）50．收文辦理的第一道程序是（C）

A．登記 B．分發(fā) C．簽收 D．批辦（P148）51．收文辦理中具體體現(xiàn)行使領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的環(huán)節(jié)是（B）A．?dāng)M辦 B．批辦 C．承辦 D．注辦（P152）

二、多項(xiàng)選擇題

三、名詞解釋

52．交擬：是指機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門(mén)的負(fù)責(zé)人向擬稿人交代撰擬任務(wù)的過(guò)程。（P143）53．審核：是指文稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面的檢查審定。（P143）

54.分發(fā)：是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。（P147）

四、簡(jiǎn)答題

55．上行文的行文方式。（1）逐級(jí)上行文；（2）多級(jí)上行文；（3）越級(jí)上行文。（P135）56．文書(shū)處理程序的特點(diǎn)。（1）確定性；（2）連續(xù)性；（3）規(guī)范性。（P141）57．發(fā)文復(fù)核的內(nèi)容。

（1）審批簽發(fā)手續(xù)是否完備；（2）附件材料是否齊全；（3）格式是否統(tǒng)一規(guī)范。（P145）58．收文登記的形式。（1）簿冊(cè)式登記；（2）聯(lián)單式登記；（3）卡片式登記。（P148）59．?dāng)M辦的特點(diǎn)。（1）參考性；（2）差異性；（3）概括性。（P151）

五、論述題 略

六、案例分析 略

第六章 文書(shū)的整理與歸檔

一、單項(xiàng)選擇題

60．文書(shū)歸檔編制移交目錄至少（A）

A．一式兩份 B．一式三份 C．一式四份 D．一式五份（P174）

二、多項(xiàng)選擇題

三、名詞解釋

61．分類(lèi)方案類(lèi)目：是指在一年的實(shí)際文書(shū)沒(méi)有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，在研究機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)下年度可能形成的文書(shū)，按照文書(shū)整理的原則，擬制出來(lái)的歸檔文書(shū)的類(lèi)別和條目。（P165）

62．初步整理：是指機(jī)關(guān)的文書(shū)部門(mén)把機(jī)關(guān)一年內(nèi)在工作中逐步形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文書(shū)整理工作放在平時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行。（P168）

四、簡(jiǎn)答題

五、論述題

63．文書(shū)整理歸檔以“件”取代“卷”的優(yōu)點(diǎn)。（1）以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)；（2）更加符合文書(shū)整理的基本原則；（3）文書(shū)整理更簡(jiǎn)便易行和具有確定性；

（4）有利于整理手段的現(xiàn)代化。（P160）64．文書(shū)整理歸檔的基本原則。（1）遵循文件形成的客觀規(guī)律；（2）保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；（3）區(qū)分文書(shū)的不同價(jià)值；（4）便于保管和查找利用。（P163）

六、案例分析

65.秘書(shū)小李平時(shí)非常注意資料和文件的收集保存，凡是工作活動(dòng)中接觸到的各種資料和文件都會(huì)收集起來(lái)，存放在抽屜里。日積月累，文件、廣告、宣傳材料、參考書(shū)等已經(jīng)填滿了小李好幾個(gè)抽屜。一天，行政經(jīng)理找到小李要查閱一份市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，小李望著幾個(gè)抽屜的資料和文件真有些不知所措，急得滿頭大汗，翻來(lái)翻去卻怎么也找不到行政經(jīng)理要的那份報(bào)告。

（要結(jié)合文書(shū)整理與歸檔的相關(guān)知識(shí)來(lái)分析。要有必要的理論知識(shí)闡述，如文書(shū)整理歸檔的意義或平時(shí)文書(shū)的整理等，要結(jié)合案例來(lái)分析，并談?wù)劙咐龓?lái)的啟迪）（P158-174）

第七章 檔案的收集與鑒定

一、單項(xiàng)選擇題

66．省級(jí)以上機(jī)關(guān)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存（C）

A．10年左右 B．15年左右 C．20年左右 D．25年左右（P184）67．檔案保管期限表的最基本項(xiàng)目是（B）

A．序號(hào)和保管期限 B．條款和保管期限 C．附注和保管期限 D．說(shuō)明和保管期限（P188）68．根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)定，文書(shū)檔案的保管期限短期為（C）A．10年以下 B．20年以下 C．15年以下 D．25年以下（P188）

二、多項(xiàng)選擇題

69．檔案平時(shí)收集的內(nèi)容包括（ABC）A．零散文件 B．賬外文件 C．專門(mén)文件 D．特殊文件 E．重要文件（P182）

三、名詞解釋 略

四、簡(jiǎn)答題 略

五、論述題 略

六、案例分析 略

第八章 檔案的整理與保管

一、單項(xiàng)選擇題

70．全宗編號(hào)必須具有（B）

A．綜合性 B．唯一性 C．確指性 D．兼容性（P203）71．某一文件的檔號(hào)為2-5-10-16，其中案盒號(hào)是（C）A．2 B．5 C．10 D．16（P205）

72．某一文件的檔號(hào)為1-3-12-18，其中件號(hào)是（D）A．1 B．3 C．12 D．18（P205）73．案盒目錄應(yīng)（B）

A．一式兩份 B．一式三份 C．一式四份 D．一式五份（P205）74．某一文件的檔號(hào)為3-6-11-15，其中案盒目錄號(hào)是（B）A．3 B．6 C．11 D．15（P205）75．檔案庫(kù)房的適宜溫度應(yīng)在（B）

A．5℃至10℃之間 B．14℃至20℃之間 C．5℃至15℃之間 D．11℃至20℃之間（P208）

二、名詞解釋

76．檔案整理：是指按照一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。（P197）

三、案例分析

77.××文具公司在成立之初，創(chuàng)始人就想到了對(duì)公司財(cái)務(wù)、管理等方面的文件檔案進(jìn)行收集整理，并讓秘書(shū)負(fù)責(zé)保管備用。但是由于公司占地面積不大，資金流轉(zhuǎn)也有些緊張，所以不能提供設(shè)備齊全的檔案室?？偨?jīng)理秘書(shū)建議，可以暫時(shí)把檔案設(shè)置在辦公樓地下室靠里面的一個(gè)房間里，等以后有地方了再搬出來(lái)。那個(gè)房間很偏，但是很安靜，一般不會(huì)有人進(jìn)去，利于檔案的保密，另外，光線很不好，沒(méi)有日照。秘書(shū)認(rèn)為，陽(yáng)光太充足的話會(huì)使所藏的紙質(zhì)檔案變脆，所以沒(méi)有陽(yáng)光反倒是件好事。于是，那間屋子就成了暫時(shí)的檔案存放地。半年之后，問(wèn)題產(chǎn)生了，由于檔案室位置偏僻，很少有人打掃，加上陰暗潮濕，很多檔案都開(kāi)始發(fā)潮，拿出來(lái)的檔案字跡都有些模糊，還有些生了蟲(chóng)子，嚴(yán)重影響了利用。要點(diǎn)：

（要結(jié)合檔案庫(kù)房管理的相關(guān)知識(shí)來(lái)分析。要有必要的理論知識(shí)闡述，如檔案保管的重要性、物質(zhì)條件等，要結(jié)合案例來(lái)分析，并談?wù)劙咐龓?lái)的啟迪）（P208）

四、簡(jiǎn)答題 略

五、論述題 略

六、案例分析 略

第九章 檔案的檢索

一、單項(xiàng)選擇題

78．檔案著錄中，置于第一責(zé)任者之前的標(biāo)識(shí)符號(hào)是（C）A．﹡ B．＋ C．∕ D．－（P214）

79．檔案著錄中，置于并列題名之前的標(biāo)識(shí)符號(hào)是（C）A．︱ B．︰ C．＝ D．‖（P214）

80．在檔案著錄過(guò)程中，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程是指（A）

A．檔案標(biāo)引 B．檔案分類(lèi) C．檔案鑒定 D．檔案利用（P218）81．集中、系統(tǒng)地揭示某一專題檔案內(nèi)容和成分的檢索工具是（B）A．主題目錄 B．專題目錄 C．文號(hào)索引 D．分類(lèi)目錄（P228）82．將文件或案卷的主題詞按字順排列而形成的一種檢索工具是（C）A．分類(lèi)目錄 B．文號(hào)索引 C．主題目錄 D．全宗指南（P228）83．全宗指南屬于（C）

A．?dāng)⑹鲂詸z索工具 B．說(shuō)明性檢索工具 C．介紹性檢索工具 D．議論性檢索工具（P230）

二、多項(xiàng)選擇題

84．計(jì)算機(jī)檢索軟件系統(tǒng)應(yīng)具有的特點(diǎn)是（ABCD）A．先進(jìn)性 B．標(biāo)準(zhǔn)性 C．完備性 D．簡(jiǎn)易性 E．超前性（P232）

三、名詞解釋

85．檔案標(biāo)引：是指在檔案著錄過(guò)程中，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。（P218）

四、簡(jiǎn)答題

86．建立檔案檢索體系的要求。（1）要科學(xué)、合理；

（2）要立足于提高檢索效率；

（3）要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。（P225）87．分類(lèi)目錄的編制步驟。（1）填卡；（2）排列；

（3）設(shè)置指引卡。（P227）

五、論述題 略

六、案例分析 略

第十章 檔案的提供利用

一、單項(xiàng)選擇題

88．按基本性質(zhì)分，檔案用戶可分為（C）

A．主要用戶和次要用戶 B．長(zhǎng)期用戶和臨時(shí)用戶

C．團(tuán)體用戶和個(gè)人用戶 D．潛在用戶和顯性用戶（P238）89．下列選項(xiàng)屬于檔案電子服務(wù)方式的是（D）

A．外借服務(wù) B．咨詢服務(wù) C．復(fù)制服務(wù) D．網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（P241）

二、多項(xiàng)選擇題

90．按與檔案部門(mén)的關(guān)系分，檔案用戶可分為（ACD）A．主要用戶 B．團(tuán)體用戶 C．次要用戶 D．潛在用戶 E．個(gè)人用戶（P238）

三、名詞解釋

91．大事記：是一種以時(shí)為經(jīng)，以事為緯，簡(jiǎn)明地記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實(shí)的資料書(shū)和工具書(shū)。（P244）

四、簡(jiǎn)答題 略

五、論述題 略

六、案例分析 略

第十一章 專門(mén)檔案的管理與利用

一、單項(xiàng)選擇題

92．屬于會(huì)計(jì)檔案賬簿類(lèi)的是（D）

A．原始憑證 B．匯總憑證 C．年度財(cái)務(wù)報(bào)告 D．固定資產(chǎn)卡片（P256）93．在我國(guó)一般磁帶的保存期為（C）

A．5～10年 B．5～15年 C．10～20年 D．15～20年（P264）94．磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器外壁至少（D）

A．30cm B．48cm C．55cm D．76cm（P264）

二、多項(xiàng)選擇題 略

三、名詞解釋

95．聲像檔案：是指在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存利用價(jià)值，以聲音、圖像為記錄手段的各種載體形式的原始記錄。（P257）

四、簡(jiǎn)答題 略

五、論述題

96．聲像檔案的作用。（1）歷史憑證作用；（2）科學(xué)研究作用；（3）廣泛交流作用；（4）宣傳教育作用。（P258）

六、案例分析 略

第十二章 電子檔案

一、單項(xiàng)選擇題

97．用文字處理技術(shù)形成的電子文件是（B）

A．?dāng)?shù)據(jù)文件 B．文本文件 C．圖像文件 D．圖形文件（P267）

98．用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的電子文件是（D）A．聲音文件 B．多媒體文件 C．圖像文件 D．影像文件（P268）

二、多項(xiàng)選擇題 略

三、名詞解釋 略

四、簡(jiǎn)答題

99．電子檔案的利用特點(diǎn)。（1）電子檔案利用的快捷性；（2）電子檔案利用空間的廣闊性；（3）電子檔案利用的高效性；（4）良好的復(fù)用性；

（5）外借利用的限制性。（P278）

五、論述題 略

六、案例分析 略

第二篇：文書(shū)與檔案管理

信息文書(shū)試卷

單項(xiàng)選擇題

1、（B）地辦理文書(shū)是文書(shū)工作最基本的原則之一。A高度保密 B實(shí)事求是 C及時(shí)迅速 D精簡(jiǎn)優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來(lái)決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級(jí)別 D性質(zhì)和地位

3、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來(lái)的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過(guò)有關(guān)較正式的會(huì)議討論，并投票通過(guò)，以會(huì)議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報(bào)告 D會(huì)議紀(jì)要

5、表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況用（B）。A公報(bào) B通告 C通知 D通報(bào)

6、下列公文專用詞語(yǔ)屬于“引述用語(yǔ)”的選項(xiàng)是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門(mén)負(fù)責(zé)人或承辦人

B 承辦部門(mén)的主管負(fù)責(zé)人和主要承辦人員

C本單位分管秘書(shū)工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門(mén)

8、擬辦意見(jiàn)又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見(jiàn) D 建議和意見(jiàn)

9、公文的校對(duì)基準(zhǔn)是（C）

A 定稿和格式設(shè)計(jì) B領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn) C 經(jīng)過(guò)修改的草稿 D審核過(guò)后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過(guò)程中對(duì)公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動(dòng)的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標(biāo)明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書(shū)人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時(shí)各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會(huì)談 B會(huì)辦 C會(huì)簽 D會(huì)稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實(shí)質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門(mén)性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開(kāi)頭，請(qǐng)判斷它屬于哪種開(kāi)頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國(guó)安政〔2003〕18號(hào)）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開(kāi)頭 B、引述來(lái)文式開(kāi)頭 C、目的式開(kāi)頭 D、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山式開(kāi)頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫(xiě)催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過(guò)和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負(fù)責(zé)。

A 文書(shū)人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會(huì)議紀(jì)要適用于（D）。

A.記載會(huì)議情況 B.傳達(dá)會(huì)議情況 C.記載會(huì)議議定事項(xiàng) D.傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)

20、文書(shū)的（D）是文書(shū)工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項(xiàng)選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書(shū)的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項(xiàng)的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時(shí)應(yīng)注意下列哪些事項(xiàng)___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為_(kāi)__________。A、B A、特急 B、急件 C、限時(shí)送達(dá) D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機(jī)關(guān) C、抄送機(jī)關(guān) D、附注

7、公文標(biāo)題___________。A、C A、一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) B、不應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) C、一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) D、特殊情況可任意用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

8、公文主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡(jiǎn)稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機(jī)關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請(qǐng)示 D、報(bào)告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會(huì)議紀(jì)要式 D、簡(jiǎn)報(bào)式

C、公文的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)程度、緊急程度和發(fā)文字號(hào)均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)依然是發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學(xué)校易地?cái)U(kuò)建后，住宿生急劇增加，學(xué)生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個(gè)學(xué)生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學(xué)校準(zhǔn)備興建一棟學(xué)生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學(xué)校向市教育局申請(qǐng)撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)。校長(zhǎng)辦公室秘書(shū)起草了一份申請(qǐng)撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示(全文如下)，交給校長(zhǎng)辦公室審核。

關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠問(wèn)題的請(qǐng)示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無(wú)法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個(gè)床位兩個(gè)人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書(shū)館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門(mén)給予適當(dāng)支持。

×××市第二職業(yè)學(xué)校 2014年8月25日(1)請(qǐng)你代校長(zhǎng)辦公室主任審核這份請(qǐng)示，指出存在的問(wèn)題。(2)請(qǐng)你代校長(zhǎng)辦公室秘書(shū)修改并重新起草一份請(qǐng)示。指出下述文書(shū)處理程序中的錯(cuò)漏之處，并說(shuō)明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報(bào)春季植樹(shù)造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長(zhǎng)批辦。李副縣長(zhǎng)閱 6后，用紅鉛筆批示：“請(qǐng)有關(guān)部門(mén)辦復(fù)，據(jù)實(shí)填報(bào)。５月９日?！焙笥煽h林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長(zhǎng)簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對(duì)內(nèi)催辦；

第二，批辦意見(jiàn)不應(yīng)用紅鉛筆書(shū)寫(xiě)，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門(mén)及承辦時(shí)限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)性審核，交縣政府辦進(jìn)行綜合性審核，由李副縣長(zhǎng)先核后簽；

第四，文件運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問(wèn)題。

某單位下屬倉(cāng)庫(kù)土地被地方開(kāi)發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見(jiàn)落實(shí)。該單位劉局長(zhǎng)十分著急，在辦公會(huì)上交代秘書(shū)部門(mén)立即擬寫(xiě)一份公函發(fā)給對(duì)方，希望對(duì)方有一個(gè)回答。會(huì)后第二天早上上班時(shí)，王秘書(shū)將函稿直接送劉局長(zhǎng)，由于急著到外地開(kāi)會(huì)，劉局長(zhǎng)來(lái)不及與王秘書(shū)照面，將函稿批閱后請(qǐng)人轉(zhuǎn)交王秘書(shū)。王秘書(shū)一看，劉局長(zhǎng)用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫(xiě)作題

【要求】

（1）行文簡(jiǎn)潔，；（2）自擬一個(gè)貼切的標(biāo)題；（3）針對(duì)專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫(xiě)作實(shí)際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學(xué)生會(huì)準(zhǔn)備組織同學(xué)踏青，并邀請(qǐng)老師們參加。請(qǐng)你以學(xué)生會(huì)的名義擬寫(xiě)一則邀請(qǐng)函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時(shí)，又是一年桃花朵朵開(kāi)，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風(fēng)，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠(chéng)摯的邀請(qǐng)恩師，請(qǐng)你抽空參加為盼，讓我們一起來(lái)?yè)肀ё匀?，一起相約，感悟自然的風(fēng)，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請(qǐng)示，請(qǐng)示文號(hào)是“蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)”。請(qǐng)示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖?guó)際演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請(qǐng)其本人于2006年4月28日前來(lái)江蘇南京奧體中心體育場(chǎng)舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開(kāi)支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖?guó)際演出交流有限公司承擔(dān)。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來(lái)南京奧體中心體育場(chǎng)舉辦個(gè)人演唱會(huì)?，F(xiàn)在按照規(guī)定上報(bào)文化部審批。請(qǐng)示的附件是：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料。

請(qǐng)根據(jù)以上信息，按照請(qǐng)示的格式，擬寫(xiě)這份請(qǐng)示。

關(guān)于擬邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿來(lái)南京舉辦個(gè)人演唱會(huì)的請(qǐng)示

蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖?guó)際演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請(qǐng)其本人于2006年4月28日前來(lái)江蘇南京奧體中心體育場(chǎng)舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開(kāi)支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖?guó)際演出交流有限公司承擔(dān)。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來(lái)南京奧體中心體育場(chǎng)舉辦個(gè)人演唱會(huì)?，F(xiàn)報(bào)你部審批。

以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批示。

附件：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第三篇：文書(shū)與檔案管理

文書(shū)與檔案管理

1．文書(shū)的格式是-----文書(shū)的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開(kāi)本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關(guān)于評(píng)定業(yè)務(wù)支撐文件”的組卷方法是問(wèn)題特征

4．公文主體一般由---標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時(shí)、準(zhǔn)確、安全是文書(shū)工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機(jī)構(gòu)一是對(duì)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)一直固定不變的立檔進(jìn)行分類(lèi)。

10．從行文關(guān)系上劃分，文書(shū)可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國(guó)家或地區(qū)大事記

12．本機(jī)關(guān)收到外機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件稱為收來(lái)文件。

13．從文件的使用范圍來(lái)劃分，文書(shū)可分為---通用文書(shū)、專用文書(shū)、技術(shù)文書(shū)。14．發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報(bào)適用于---表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。

17．簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)是---簡(jiǎn)、實(shí)、快。

18.簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的發(fā)出簽具意見(jiàn)

19．行文制度指的是---機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關(guān)系、行文方式、和行文規(guī)則三個(gè)方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價(jià)值的基礎(chǔ)是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復(fù)制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個(gè)工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個(gè)工作環(huán)節(jié)。

24．校對(duì)要以---定稿為依據(jù)。

25．?dāng)M辦的特點(diǎn)是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請(qǐng)示

27．檔案常用分類(lèi)方法有三種，即---分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、保管期限分類(lèi)法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門(mén)承辦人對(duì)于收文準(zhǔn)備如何處理提出初步方案和

意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)人批示、決斷時(shí)參考。一般由文秘部門(mén)的辦公室負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門(mén)承辦人提出擬辦意見(jiàn)全宗編號(hào)的主要方法是---流水編號(hào)法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡(jiǎn)稱與全稱對(duì)照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號(hào)由四部分組成，分別是—全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)或件號(hào)。32．檔案檢索包括---對(duì)檔案信息分析存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找---兩個(gè)階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項(xiàng)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄格式、著錄級(jí)別---和著錄項(xiàng)目細(xì)則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型 36．中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表以一覽表的形式共設(shè)置了—19—個(gè)基本大類(lèi)。其中A代表--中國(guó)共產(chǎn)黨黨務(wù)—B代表---國(guó)家政務(wù)總類(lèi)。

提高辦公的時(shí)效：文件辦理的時(shí)間量是個(gè)彈性很大的問(wèn)題，因?yàn)楹茈y事先制定個(gè)收發(fā)文計(jì)劃去精細(xì)地進(jìn)行時(shí)間的量化預(yù)測(cè)。但是，這并不等于此問(wèn)題根本不能談。因?yàn)榫兔總€(gè)具體環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)效分析還是可以的。為此，除加強(qiáng)文書(shū)人員的責(zé)任心和提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還可從健全文書(shū)辦理的制度來(lái)加以保證《中國(guó)檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫(huà)簡(jiǎn)字表----和附表、附錄構(gòu)成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點(diǎn)：一是---存儲(chǔ)檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護(hù)檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務(wù)

41．檔案計(jì)算機(jī)檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書(shū)-----概括地說(shuō)，文書(shū)就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。2．公務(wù)文書(shū)----是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機(jī)關(guān)在管理過(guò)程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書(shū)面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其出去的檢索工具

4．文書(shū)檔案----文書(shū)檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中，為處理公務(wù)及私人事務(wù)而形成的檔案。5．專門(mén)檔案----是各機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行某種

專門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、教學(xué)檔案等。

6．平行文：是指同級(jí)機(jī)關(guān)過(guò)著不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來(lái)往的文件沒(méi)。這些法定的機(jī)關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。

7．文書(shū)工作-----通常也叫文書(shū)處理工作主要是指公務(wù)文書(shū)的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書(shū)工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說(shuō)明文、記敘文三種表達(dá)方式和一般特點(diǎn)的應(yīng)用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過(guò)修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠標(biāo)準(zhǔn)稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價(jià)值得到法律的認(rèn)可和保護(hù)。

12．存本---是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計(jì)劃---對(duì)即將開(kāi)展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書(shū)面表達(dá)形式。15．簡(jiǎn)報(bào)---是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用來(lái)指導(dǎo)工作、向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況和文題、交流經(jīng)驗(yàn)以及溝通信息的一種公務(wù)文書(shū)。16．總結(jié)-----是指對(duì)已經(jīng)完成或正在進(jìn)行中的某項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的效果、作用及其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并在此基礎(chǔ)上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報(bào)告-----以書(shū)面報(bào)告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實(shí)用性文體。

18．司法文書(shū)----是指案件當(dāng)事人或參與人，為要求司法機(jī)關(guān)按照法律程序、運(yùn)用有關(guān)的法律條文有效的保護(hù)自身合法權(quán)益而制定的文書(shū)。

19．人事文書(shū)---是指各級(jí)機(jī)關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。

20．會(huì)計(jì)文書(shū)---是本機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過(guò)程中，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達(dá)的全部?jī)?nèi)容中那個(gè)貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結(jié)構(gòu)----在這里指的是一篇文書(shū)的內(nèi)部構(gòu)造，及文書(shū)內(nèi)容的組織和安排。23．文書(shū)語(yǔ)言---文書(shū)語(yǔ)言即實(shí)用性文體語(yǔ)言，它是用于社會(huì)活動(dòng)、具有實(shí)用文特點(diǎn)、反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)范化的語(yǔ)言體系。24．簽發(fā)---是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標(biāo)志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機(jī)關(guān)印章之后才能生效。

26．?dāng)M辦---是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)。27．承辦---就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見(jiàn)，根據(jù)來(lái)文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門(mén)或個(gè)人承接辦理來(lái)文并予以貫徹落實(shí)的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時(shí)限，秘書(shū)部門(mén)對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊(cè)的形式列舉檔案來(lái)源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類(lèi)方案----就是標(biāo)列各個(gè)類(lèi)目名稱，標(biāo)示全宗內(nèi)檔案分類(lèi)體系的綱要。具體而言，就是在分類(lèi)之前，須先確定分類(lèi)的級(jí)次，以及每一級(jí)采用什麼樣的分類(lèi)方法或每一級(jí)的主要內(nèi)容，然后把各個(gè)類(lèi)目的名稱一一列舉出來(lái)，形成一個(gè)大綱。31．全宗----是指一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導(dǎo)思想是：1全面的觀點(diǎn)2歷史的觀點(diǎn)3.發(fā)展的觀點(diǎn)

33.檔案著錄——是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類(lèi)標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類(lèi)標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對(duì)象，滿足社會(huì)利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫(xiě)檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫(xiě)專門(mén)著述的一項(xiàng)工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門(mén)或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷(xiāo)毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

36、檔案標(biāo)引——是指對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語(yǔ)文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語(yǔ)文的過(guò)程。給予文件或案卷以主題標(biāo)識(shí) 的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機(jī)讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機(jī)讀檔案指用于存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等。

39、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機(jī)關(guān)，或者會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門(mén)共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等，同意的衡量準(zhǔn)則、技術(shù)規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動(dòng)過(guò)程。

三、簡(jiǎn)答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說(shuō)就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達(dá)作用；

2、公務(wù)聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書(shū)工作有何重要性？——

1、文書(shū)工作是機(jī)關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書(shū)工作是機(jī)關(guān)工作的紐帶；

3、文書(shū)工作是保守黨和國(guó)家機(jī)密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫(xiě)檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案問(wèn)及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫(xiě)有關(guān)的文章和著作。

4．文書(shū)工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍；本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量；本機(jī)關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量；本機(jī)關(guān)各組織機(jī)構(gòu)駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書(shū)立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書(shū)部門(mén)對(duì)辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價(jià)值的，按照他們的形成過(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書(shū)立卷。

6、試析報(bào)告和請(qǐng)示的關(guān)系?！嗤c(diǎn)：

1、行文方向一致。

2、報(bào)送要求相同。

3、寫(xiě)作特點(diǎn)相同。

不同點(diǎn)：

1、行文目的不同。報(bào)告的目的只是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請(qǐng)示則是為解決某一問(wèn)題而請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。

2、性質(zhì)要求不同。報(bào)告屬陳述性文件，一般不需要上級(jí)回復(fù)；而請(qǐng)示屬請(qǐng)求性文件，需要上級(jí)機(jī)關(guān)給以及時(shí)批復(fù)。

3、行文時(shí)限不同。請(qǐng)示必須在事前行文；報(bào)告則

在事前、事后、事情進(jìn)行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”，即“一事一請(qǐng)示”的原則；而報(bào)告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書(shū)工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門(mén)戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機(jī)關(guān)常用文件

8、簡(jiǎn)述發(fā)文處理程序?！煞譃槲募闹谱麟A段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書(shū)檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢的，具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過(guò)程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時(shí)間特征、地點(diǎn)特征和通訊者特征，簡(jiǎn)稱為“六個(gè)特征”。

12．立卷類(lèi)目的含義——又叫歸卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目，是在文件還沒(méi)有形成以前，根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷計(jì)劃。

13、什麼是文書(shū)現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書(shū)現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說(shuō)文書(shū)有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說(shuō)在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記錄。檔案無(wú)論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實(shí)、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書(shū)、信息、圖書(shū)情報(bào)等材料的根本特征。14．文書(shū)工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼？----文書(shū)工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量的形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)的組織和準(zhǔn)確的處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書(shū)工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理；（6）公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料；（9）文書(shū)的機(jī)要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書(shū)工作事項(xiàng)。檔案的基本任務(wù)是：（1）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國(guó)家檔案工作制度；（2）科學(xué)地管理檔案，大力開(kāi)發(fā)信息資源；9逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。

15．文書(shū)工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書(shū)工作的基本原則是：堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡(jiǎn)公文，反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實(shí)用，高效率地做好文書(shū)工作。文書(shū)工作的具體要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡(jiǎn)述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義------（1）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的?？傊姓C(jī)關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點(diǎn)是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點(diǎn)第一，單一性。即一個(gè)詞或詞組只表達(dá)一個(gè)詞義，一個(gè)詞義只能用一個(gè)詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)化而來(lái)。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；第三，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；第四，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；第五，法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時(shí)，應(yīng)在正文中同時(shí)注明施行日期。

19．文書(shū)正文寫(xiě)作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國(guó)家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問(wèn)題、數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實(shí)際，切實(shí)可行。第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門(mén)要經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)、會(huì)商，取得一致意見(jiàn)。第四，在文件表達(dá)上要概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡(jiǎn)短，實(shí)事求是，合乎語(yǔ)法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第五，用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡(jiǎn)述文書(shū)種類(lèi)劃分的意義。-----

（一）適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序。

（二）適應(yīng)機(jī)關(guān)不同行文關(guān)系，在選擇文種時(shí)準(zhǔn)確判定本機(jī)關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系，保證文件及時(shí)迅速處理。

（三）適應(yīng)行文具體要求保證文書(shū)正確處理和公文的有效，使文件得到恰當(dāng)處理，保證文書(shū)處理的科學(xué)、高效。

（四）適應(yīng)文書(shū)不同種類(lèi)要求，以準(zhǔn)確把握不同文種寫(xiě)作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范化。

21．簡(jiǎn)述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同。

（二）發(fā)布事項(xiàng)范圍不同。

（三）發(fā)布事項(xiàng)的方式不同。

（四）所公布事項(xiàng)的特點(diǎn)不同。

22．簡(jiǎn)述請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時(shí)間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級(jí)辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關(guān)系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關(guān)系看，主題起著支配作用?？傊黝}在文書(shū)形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因?yàn)槿绱耍谖臅?shū)形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書(shū)確定的依據(jù)是四個(gè)方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國(guó)家的路線、方針政策和上級(jí)指示精神。第三，處理事務(wù)和社會(huì)交往的客觀要求。第四，事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書(shū)主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過(guò)程中要達(dá)到的要求第一，要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達(dá)過(guò)程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書(shū)結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。-----文書(shū)結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項(xiàng)：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類(lèi)與歸類(lèi)。第二，歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面：第一，使文書(shū)表達(dá)“言之有序”。第二，使撰寫(xiě)者“心中有全形。第三，使文書(shū)層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書(shū)語(yǔ)言表達(dá)的要求是什麼？---第一，表達(dá)的明確性。第二，表達(dá)的簡(jiǎn)接性潔性。第三，語(yǔ)言的平易性。第四，表達(dá)的文明性。第五，表達(dá)的程式性。

26．簡(jiǎn)述文書(shū)形成的基本步驟?！幸韵虏襟E：

（一）思想準(zhǔn)備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見(jiàn)。

（五）反復(fù)修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標(biāo)

印。

27．文書(shū)修改的主要范圍?！ǎ荷罨黝}，審查內(nèi)容，調(diào)整結(jié)構(gòu)，修正語(yǔ)句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

28．文書(shū)處理過(guò)程中有那些特點(diǎn)？——有以下特點(diǎn)：

（一）確定性。文書(shū)處理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對(duì)獨(dú)立，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書(shū)處理的每個(gè)工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書(shū)處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循嚴(yán)格的工作規(guī)范。

29．撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)時(shí)應(yīng)注意哪些方面？-----撰寫(xiě)寫(xiě)擬辦意見(jiàn)應(yīng)注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見(jiàn)有時(shí)相當(dāng)于一份建議或者請(qǐng)示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考；差異性，即擬辦意見(jiàn)如有兩個(gè)以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；概括性，既擬辦意見(jiàn)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡(jiǎn)述批辦文件主要內(nèi)容。——包括：一是收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門(mén)提出擬辦意見(jiàn)，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。二是擬辦時(shí)有困難的事項(xiàng)，批辦時(shí)要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見(jiàn)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門(mén)時(shí)，凡需兩個(gè)以上部門(mén)共同辦文的，還要指定一個(gè)主辦部門(mén)，以防承辦部門(mén)出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無(wú)利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們?cè)趯徍宋募r(shí)，重點(diǎn)審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點(diǎn)是：第一，是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第四，涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商會(huì)簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡(jiǎn)述文書(shū)整理的含義。----文書(shū)整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類(lèi)整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過(guò)程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)。2.更加符合文書(shū)整理的基本原則。3.文書(shū)整理跟簡(jiǎn)便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書(shū)檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復(fù)制與保密。3.簡(jiǎn)化了裝訂手續(xù)。4.使文書(shū)工作和檔案工作統(tǒng)一起來(lái)。35．文書(shū)整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文。2.本機(jī)關(guān)文件。3.下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文。4.同級(jí)或 非隸屬機(jī)關(guān)的來(lái)文。5.其他文件資料。

36．文書(shū)整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.區(qū)分文書(shū)的不同價(jià)值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書(shū)？——是指在平時(shí)歸整的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)案盒內(nèi)積累的文件，按照文書(shū)歸類(lèi)的原則和要求進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號(hào)，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書(shū)。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書(shū)應(yīng)齊全完整。2.整理歸檔的文書(shū)要符合檔案保護(hù)的要求。3.整理歸檔的文書(shū)的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個(gè)方面：1政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行接收。2政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)哪些未及時(shí)歸檔的檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集。3檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、已撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的集體有娼妓保存價(jià)值的檔案的集中和接受。4檔案館對(duì)中華人民共和國(guó)建立以前的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的方法有哪些？——常用1.分類(lèi)方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類(lèi)別；2.組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類(lèi)別；3.問(wèn)題分類(lèi)法，按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題將全宗內(nèi)檔案分成若干類(lèi)別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務(wù)是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類(lèi)型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同保存價(jià)值的檔案的保管期限；3.揀出無(wú)保存價(jià)值或已失去保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀，以及圍繞上述工作而進(jìn)行的一系列審慎而嚴(yán)密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務(wù)是什么？——1.通過(guò)劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎(chǔ)。

44、什麼是檔案保管期限表？起結(jié)構(gòu)和類(lèi)型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊(cè)的形式列舉檔案來(lái)源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等部分組成。類(lèi)型有五種：1.通用保管期限表。2.專門(mén)保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在本單位工作和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭(zhēng)、科學(xué)研究中具

有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義，而屬本機(jī)關(guān)在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行本單位工作需要查考的文件材料應(yīng)列為長(zhǎng)期保管；3.凡是在較短時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保存。

46．檔案主題標(biāo)引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉(zhuǎn)換。4主題及主題詞的校對(duì)審核。47．簡(jiǎn)述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當(dāng)案管理部門(mén)為滿足不同需要而編制的各類(lèi)型的在功能上相互聯(lián)系,相互補(bǔ)充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴(kuò)大檔案部門(mén)影響,宣傳報(bào)道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實(shí)現(xiàn)資源共享|擴(kuò)大對(duì)外交流的需要。

48.檔案庫(kù)房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫(kù)房管理制度（安全制度，檔案進(jìn)出庫(kù)房登記制度，庫(kù)藏檔案定期檢查制度，設(shè)備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動(dòng)中的保護(hù)；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應(yīng)包括哪幾個(gè)方面？——1.檢查檔案有無(wú)被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無(wú)發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機(jī)讀檔案定時(shí)倒帶和上機(jī)檢查；3.檢查有無(wú)火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門(mén)窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊(cè)中的數(shù)量是否符合；5.對(duì)于庫(kù)房管理、提供利用等各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點(diǎn)等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類(lèi)：檔案檢索工具的種類(lèi)較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類(lèi)。目前比較常見(jiàn)的分類(lèi)方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書(shū)本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機(jī)讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見(jiàn)檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類(lèi)目錄：分類(lèi)目錄是根據(jù)體系分類(lèi)法的原理，以分類(lèi)號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類(lèi)表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門(mén)事物、某一專門(mén)內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號(hào)索引：文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書(shū)，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書(shū)，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書(shū)，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類(lèi)：——

一、大事記： １、大事記的種類(lèi)有：Ａ、機(jī)關(guān)工作大事記

Ｂ、國(guó)家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個(gè)人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類(lèi)有：

A、機(jī)關(guān)組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會(huì)議簡(jiǎn)介：簡(jiǎn)明我要地記敘會(huì)議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集：統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類(lèi)大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡(jiǎn)介：是科技檔案的編研成果之一，是指對(duì)獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊(cè)的一種參考資料。

53.參考資料的編寫(xiě)一般方法：——

1、制定編寫(xiě)計(jì)劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫(xiě) 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務(wù)的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志——1.檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化；2.管理機(jī)構(gòu)布局與館（室）藏機(jī)構(gòu)的合理化；

3、檔案信息服務(wù)的社會(huì)化；4.檔案工作組織管理的科學(xué)化。

56、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件?！鐣?huì)條件和內(nèi)部條件。社會(huì)條件包括：1.需要一個(gè)安定的、政治民主化的社會(huì)大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟(jì)上的大力支持；3.科學(xué)技術(shù)條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)——1.工作效率高；2.檢全、檢準(zhǔn)率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過(guò)通訊線路和終端設(shè)備，能就地向遠(yuǎn)方檢索檔案材料，提高了服務(wù)效果，節(jié)省了經(jīng)費(fèi)、人力和時(shí)間。

58、簡(jiǎn)述計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術(shù)條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設(shè)備條件；2.檔案原件的準(zhǔn)備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)軟件。

59、檔案館對(duì)歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對(duì)象與途徑。

1收集散存在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門(mén)所征集到歷史檔案。

5收集散失在國(guó)外的歷史檔案。

60、國(guó)家全部檔案：是指歸國(guó)家所有的、由國(guó)家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案財(cái)富的總和61、軟盤(pán)中的檔案的管理和保護(hù)中要注意的問(wèn)題——1.防止軟盤(pán)生霉；2.防止軟盤(pán)污染；3.注意防塵；4.遠(yuǎn)離外磁場(chǎng)。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點(diǎn)：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價(jià)格低廉，保存時(shí)間長(zhǎng)；4.容易復(fù)制，有利于檔案原件保護(hù)；5.便于推廣普及。

63、我國(guó)已發(fā)布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：——1.針對(duì)檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；2.針對(duì)檔案的載體為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；3.針對(duì)檔案的保管的裝具、庫(kù)房及外部條件為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；4.針對(duì)檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

64、我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作還需進(jìn)一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)；2.檔案統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)；3.檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)；4.檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開(kāi)設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復(fù)制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務(wù)；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書(shū)檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)與作用--------文書(shū)現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說(shuō)文書(shū)有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說(shuō)在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書(shū)除了現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機(jī)密性、知識(shí)性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機(jī)密性、知識(shí)性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價(jià)值性和科學(xué)文化性。文書(shū)的特點(diǎn)有三方面：法定的作者、法定的權(quán)威和效力及特定地程式性。檔案的特點(diǎn)有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書(shū)的作用為：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用、行為規(guī)范作用、公務(wù)聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個(gè)方面的作用：現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

2、試析文書(shū)工作與檔案工作的關(guān)系。聯(lián)系：

1、工作對(duì)象上的聯(lián)系。文書(shū)工作與檔案工作的物質(zhì)對(duì)象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書(shū)工作的終結(jié)程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書(shū)工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進(jìn)展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會(huì)影響和推動(dòng)著文書(shū)工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書(shū)工作是著眼于現(xiàn)實(shí)，是適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來(lái)，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為將來(lái)工作提供參考和憑證。

2、工作任務(wù)不同。文書(shū)工作的主要任務(wù)就是制作文件、處理文件，對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)行立卷歸檔；檔案工作的主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點(diǎn)。

目前常用的登記形式有簿冊(cè)式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊(cè)式登記，即采用事先裝訂成冊(cè)的登記簿進(jìn)行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫(xiě)錯(cuò)了不易修改，若按大流水號(hào)編排順序號(hào)，不便于分類(lèi)檢索；卡片式登記，即使用卡片進(jìn)行登記，每張卡片登記一份文件，必要時(shí)可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進(jìn)行分類(lèi)排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復(fù)寫(xiě)多聯(lián)的方式進(jìn)行登記。這種登記方法，可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長(zhǎng)期保存，也容易丟失。如果機(jī)關(guān)條件具備，可使用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡(jiǎn)化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書(shū)形成的必然要求。-——審美以及對(duì)美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書(shū)是社會(huì)交際的工具，離不開(kāi)審美的規(guī)律文書(shū)形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機(jī)關(guān)或

者有關(guān)人員閱讀的，這就要求文書(shū)能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達(dá)到目的，因此，“美觀”是文書(shū)形成的必然要求，也是文書(shū)形成的重要原理。文書(shū)的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語(yǔ)言以及邏輯結(jié)構(gòu)等方面要有美感。文書(shū)要講求整齊，即層次分明，無(wú)參差錯(cuò)亂，眉目清楚，適宜得體；問(wèn)題排列有序；語(yǔ)句整齊一致。

文書(shū)立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題的要求

案卷標(biāo)題，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

第四篇：文書(shū)與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

文書(shū)與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

緒論

第一章

1、文書(shū)是人們?cè)谏a(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。廣義的文書(shū)既包括公務(wù)文書(shū)也包括私人文書(shū)；狹義的文書(shū)特指公務(wù)文書(shū)。

2、檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各方面活動(dòng)直接形成的歷史記錄。

3、文書(shū)是檔案的重要來(lái)源，檔案是文書(shū)的主要?dú)w宿。具體而言，有兩層意思：

一、文書(shū)和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來(lái)源；

二、文書(shū)有條件地轉(zhuǎn)化為檔案（對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存，另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)）

4、文書(shū)和檔案的作用可以概括為六個(gè)方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用，憑證作用、參考作用和教育作用。

5、文書(shū)、公文和文件之間的關(guān)系：廣義文件>文書(shū)>公文>狹義文件

6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質(zhì)屬性；2）檔案的來(lái)源；3）檔案形式的多樣性

7、公文的分類(lèi)：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公文；第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來(lái)源和使用范圍可以分為外發(fā)文件（發(fā)文）、收來(lái)文件（收文）和內(nèi)部文件；第四，按功能性質(zhì)分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、批答性公文和獎(jiǎng)懲性公文；第五，按時(shí)限要求可分為緊急公文和普通公文；第六，按機(jī)密程度可分為機(jī)密公文和普通公文

8、檔案的種類(lèi)：可以根據(jù)形成的歷史時(shí)期、檔案內(nèi)容、載體形式、檔案的所有者、內(nèi)容體式進(jìn)行分類(lèi)

9、文書(shū)和檔案的作用?；竟δ苁怯涊d信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導(dǎo)作用；3）聯(lián)絡(luò)作用；4）憑證作用；5）參考作用；6）教育作用

第二章

1、文書(shū)工作是社會(huì)組織的文書(shū)工作機(jī)構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過(guò)一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書(shū)的制作、辦理和管理（文書(shū)的三項(xiàng)基本內(nèi)容或基本任務(wù)），為組織工作服務(wù)的工作。

2、文書(shū)工作的原則：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡(jiǎn)

3、文書(shū)工作組織機(jī)構(gòu)分為三種類(lèi)型，1）中心機(jī)構(gòu)；2)專門(mén)機(jī)構(gòu)；3）分支機(jī)構(gòu)

4、文書(shū)工作組織方式的類(lèi)型分集中形式和分散形式

5、檔案工作的性質(zhì)有：1）管理型2）服務(wù)性3）政治性

6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務(wù)工作，包括八個(gè)環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅(jiān)定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研

7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案；2）維護(hù)檔案的完整與安全；3）便于社會(huì)各方面的利用

8、文書(shū)工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書(shū)工作和檔案工作的對(duì)象有交叉；2）文書(shū)工作和檔案工作前后相繼；3）文書(shū)工作和檔案工作相互影響；4）文書(shū)工作和檔案工作長(zhǎng)期處于“一體化”的狀態(tài)；區(qū)別：1）工作對(duì)象不同。一是文書(shū)，一是檔案；2）工作任務(wù)不同；3）服務(wù)對(duì)象和工作目的不同；4）工作機(jī)構(gòu)不同

第三章

1、制文階段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）3）核稿4）簽發(fā)5）復(fù)核

2、簽發(fā)的種類(lèi)：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）、會(huì)簽（兩個(gè)以上社會(huì)組織聯(lián)合發(fā)文時(shí)，各組織的負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)）

3、簽發(fā)內(nèi)容包括：簽發(fā)意見(jiàn)、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期

4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對(duì)3）印制4）用印

5、文書(shū)制作的要求：1）真實(shí)反映法定作者意圖；2）嚴(yán)格遵守公文格式要求；3）準(zhǔn)確把握公文寫(xiě)作特點(diǎn)；4）嚴(yán)格控制公文制作程序

6、第二節(jié)P76~97熟讀

第四章（重要）

1、狹義的文書(shū)辦理主要是指按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，通過(guò)一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)方面，一般不包含文書(shū)的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

2、文書(shū)辦理的特點(diǎn)：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性

3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時(shí)保管四個(gè)階段

4、行文方式：1）逐級(jí)行文。指直接向所屬的上一級(jí)組織或下一級(jí)組織行文，或者說(shuō)是按層次一級(jí)級(jí)行文的方式；2）多級(jí)行文。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時(shí)直接和更基層的下級(jí)組織行文的方式；3）直達(dá)行文。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達(dá)的行文方式；4）越級(jí)行文。指下級(jí)組織在非常必要的時(shí)候，越過(guò)自己的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向更高層的上級(jí)組織直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同級(jí)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的組織之間的行文；6）聯(lián)合行文

5、行文規(guī)則包括以下幾個(gè)方面：1）行文要尊重社會(huì)組織的隸屬關(guān)系；2）行文要尊重組織職權(quán)；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；5）同級(jí)社會(huì)組織可以聯(lián)合發(fā)文；6）經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力

6、收文辦理的程序，就是收文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進(jìn)階段和閱辦階段組成。

7、收文辦理流程：詳見(jiàn)P120始

8、收文登記的種類(lèi)主要有：1）簿冊(cè)式登記；2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計(jì)算機(jī)登記。（P124 收文登記簿）

9、文件處理單：P125

10、文件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦；2）批辦；3）分發(fā)；4）承辦；5）注辦；6）催辦；7）歸卷

11、承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分為傳閱、傳達(dá)、擬稿幾種。做好承辦工作，應(yīng)注意一下幾點(diǎn)要求：1）承辦上級(jí)文件，首先要消化理解上級(jí)指示的內(nèi)容實(shí)質(zhì)，這是承辦任務(wù)的基礎(chǔ)；2）承辦下級(jí)的輕視、報(bào)告，首先，對(duì)請(qǐng)示要著重審核所請(qǐng)示問(wèn)題的事由、依據(jù)情況、要求是否符合實(shí)際，是否正確；3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排

12、內(nèi)部文件特點(diǎn)：1）實(shí)用性；2）保密性；3）多樣性

13、內(nèi)部文件的分類(lèi)：1）日常事務(wù)類(lèi)；2）原始記錄類(lèi)；3）核心信息類(lèi)；4）規(guī)范制度類(lèi)

14、內(nèi)部文件管理的內(nèi)容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類(lèi)；3）保存與保護(hù)；4）利用與查詢

第五章

1、文書(shū)管理的意義：1）有利于提高文書(shū)工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書(shū)的安全；3）為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

2、文書(shū)管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類(lèi)管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則

第六、七章

1、文書(shū)終結(jié)處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔

2、立卷也稱文書(shū)立卷，是指文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)將處理完畢的，具有保存價(jià)值的公文，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。

3、《歸檔文件整理規(guī)則》

4、檔案收集主要有兩個(gè)方面內(nèi)容：1）社會(huì)組織檔案室對(duì)本組織需要?dú)w檔的檔案的收集工作；2）檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作

5、文書(shū)立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價(jià)值；4）要方便保管、檢索和利用

6、文書(shū)立卷的步驟：編制立卷類(lèi)目→平時(shí)歸卷→年終調(diào)整定卷組卷→卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)→擬寫(xiě)案卷標(biāo)題→填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表→填寫(xiě)卷案封皮→裝訂案卷

7、立卷類(lèi)目通常由類(lèi)目名稱、條款名稱和條款號(hào)，即類(lèi)、目、號(hào)三部分組成

8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過(guò)分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個(gè)特征立卷，就有六種方法：1）根據(jù)問(wèn)題特征立卷；2）按時(shí)間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷

9、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》

第五篇：文書(shū)與檔案管理基

《文書(shū)與檔案管理基礎(chǔ)》月考測(cè)試卷

一、單選題（10×4＝40）

1、行政公文的表達(dá)方式不包括（）A．記敘 B。描寫(xiě) C.說(shuō)明 D議論

2、某縣環(huán)保局要轉(zhuǎn)發(fā)某市環(huán)保局《關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)工作的通知》應(yīng)該使用的文種是（）A．批復(fù) B.通知 C.通告 D.函

3、使用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的公文是（）A.規(guī)定 B.意見(jiàn) C。辦法 D。計(jì)劃

4、撰寫(xiě)公文，必須做到（）四個(gè)字。

A.及時(shí)準(zhǔn)確 B.有據(jù)有理 C.嚴(yán)、準(zhǔn)、精、快 D。形象生動(dòng)

5“特此復(fù)函”、“為盼”、“希參照?qǐng)?zhí)行”等詞語(yǔ)屬于公文慣用語(yǔ)中的（）A.開(kāi)頭語(yǔ) B.承接語(yǔ) C.結(jié)束語(yǔ) D.稱謂語(yǔ)

6、國(guó)務(wù)院文件直接發(fā)到各個(gè)省、市、縣，屬于（）

A.逐級(jí)上行文 B.多級(jí)上行文 C.越級(jí)上行文 D.多級(jí)下行文

7.（）是及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。A．查辦 B.督辦 C.助辦 D.催辦

8傳閱文件最突出的要求，就是一個(gè)（）字。A.準(zhǔn) B.穩(wěn) C.慢 D快

9.新國(guó)標(biāo)規(guī)定，成文日期中的數(shù)字用（）將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月，日不編虛位（即1不編為01）。

A．簡(jiǎn)體中文 B.阿拉伯?dāng)?shù)字 C.繁體中文 D.英文 10.辦公室人員不應(yīng)該（）

A．腦勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快

11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。

A多級(jí)行文 B逐級(jí)行文 C越級(jí)行文 D直達(dá)基層組織和群眾 12、1，聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是()。

A．同級(jí)機(jī)關(guān) B．同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) C．三個(gè)以上的機(jī)關(guān) D．行政主管機(jī)關(guān)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)

13、公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于()。

A．公文處理 B．收文處理 C．發(fā)文處理 D．辦畢公文處理

14、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用（）A、逗號(hào) B、引號(hào) C、頓號(hào) D、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

15、、成文日期以（）為準(zhǔn)

A、負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期 B、印刷日期 C、發(fā)送日期 D、第一次修改稿日期

16、、聯(lián)合行文以（）為準(zhǔn)

A、最先簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期 B、最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期 C、印刷日期 D、定稿日期

17、特殊情況越級(jí)向上行文，應(yīng)抄送給（）

A、直屬上級(jí)機(jī)關(guān) B、直屬下級(jí)機(jī)關(guān) C、系統(tǒng)內(nèi)的所有同級(jí)機(jī)關(guān) D、有業(yè)務(wù)聯(lián)系的機(jī)關(guān)

18、公文的作者是指（A）

A、制發(fā)文件的機(jī)關(guān) B、擬制公文的秘書(shū)工作人員

C、參與文件形成過(guò)程的全體機(jī)關(guān)工作人員 D、審核簽發(fā)文件的機(jī)關(guān)工作人員

19、銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所中（B）以上監(jiān)銷(xiāo) A、1人 B、2人 C、3人 D、4人 20、修改公文草稿，首先從（）

A.文稿格式 B.文稿內(nèi)容 C.文稿的語(yǔ)言文字 D.文稿的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

二、多選題（10×2＝20）

1.公文簽收步驟包括（）A.清點(diǎn) B.檢查 C.簽字 D.登記

2、銷(xiāo)毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保（）A.不公開(kāi) B.不外傳 C.不丟失 D.不漏銷(xiāo)

3、附件說(shuō)明是公文附件的（）

A.順序號(hào) B.使用方法的規(guī)定 C.需要說(shuō)明的其他事項(xiàng) D.名稱

4、公文催辦的范圍包括（）

A.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文要求及時(shí)回復(fù)的 B.平行機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系工作的

C.商洽事務(wù)需要復(fù)文的 D.下級(jí)機(jī)關(guān)送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示需要批復(fù)的 5.以下屬于催辦范圍的是（）Ａ 有關(guān)部門(mén)呈請(qǐng)性文件 Ｂ 需要落實(shí)的會(huì)議決議 Ｃ 重大事故處理材料 Ｄ 上級(jí)機(jī)關(guān)交辦文件 6.公文處理工作的基本原則是（）

A.實(shí)事求是 B.準(zhǔn)確規(guī)范 C.精簡(jiǎn)高效 D.安全保密 7.收文辦理中，初審的重點(diǎn)是（）

A.是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理 B.文種是否正確 C。格式是否規(guī)范 D.是否符合行文規(guī)則 8.公文常用慣用語(yǔ)中的承接語(yǔ)有（）A.據(jù)此 B。為盼 C.綜上所述 D.當(dāng)否 9.簡(jiǎn)報(bào)的種類(lèi)分為（）

A.工作簡(jiǎn)報(bào) B.業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào) C.情況簡(jiǎn)報(bào) D.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 10.發(fā)文辦理的程序有（）

A.復(fù)核 B.登記 C.印制 D.核發(fā)

三、改錯(cuò)題

指出下文在行文規(guī)則、格式 和寫(xiě)作規(guī)范方面的8個(gè)錯(cuò)處

請(qǐng)將下面錯(cuò)誤的地方改正過(guò)來(lái)。(每小題1分)

××市人民政府文件

×府發(fā)［2004］第11號(hào)

關(guān)于表彰市××廠實(shí)現(xiàn)“安全生產(chǎn)年”的通報(bào)

市屬各企業(yè)：

為確保企業(yè)生產(chǎn)和人民生命財(cái)產(chǎn)安全，我市××廠從各方面采取有力措施，花大力氣抓各項(xiàng)安全生產(chǎn)制度的貫徹落實(shí)，并建立了安全生產(chǎn)各級(jí)崗位責(zé)任制，2003年實(shí)現(xiàn)全年無(wú)重 大生產(chǎn)和傷亡事故，成為我市標(biāo)兵企業(yè)。為此，市政府決定給予市××廠通報(bào)表?yè)P(yáng)，以資鼓勵(lì)。

市政府號(hào)召全市各企業(yè)學(xué)習(xí)市××廠的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，建立和健全安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制抓好安全生產(chǎn)，爭(zhēng)創(chuàng)標(biāo)兵企業(yè)，為把我市安全生產(chǎn)提高到一個(gè)新水平而努力。

特此通報(bào)

××市政府(印章)二○○四年元月 答案：(1)發(fā)文號(hào)應(yīng)為：×府發(fā)［2004］11號(hào)。(2)標(biāo)題中不應(yīng)出現(xiàn)引號(hào)，應(yīng)去掉。(3)標(biāo)題中的“表彰”應(yīng)與“通報(bào)”放在一起，為“關(guān)于??的表彰通報(bào)”。(4)通報(bào)類(lèi)屬普發(fā)性公文，可不寫(xiě)收文機(jī)關(guān)。(5)結(jié)尾處不用寫(xiě)“特此通報(bào)”。(6)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)全稱“××市人民政府”。(7)發(fā)文時(shí)間應(yīng)規(guī)范，并具體到日。

四、案例分析

1.小王是某縣政府辦公室秘書(shū)。該縣一家工廠在生產(chǎn)過(guò)程中違規(guī)排放污水，造成周?chē)恋匚廴荆r(nóng)民無(wú)法耕種；周邊河水污染，死魚(yú)成片；井水發(fā)紅，不能飲用。農(nóng)民上門(mén)抗議，引發(fā)沖突，致使多人受傷?？h政府接到報(bào)告后，要求縣辦公室與環(huán)保局、工商局一起調(diào)查事情過(guò)程，并以縣辦公室名義下發(fā)文件，向全縣各部門(mén)通報(bào)處理結(jié)果??

小王具體負(fù)責(zé)文書(shū)起草工作，他因工作忙，沒(méi)有到現(xiàn)場(chǎng)，只是向環(huán)保局和工商局的工作人員了解了調(diào)查的大概情況，便起草了一份《關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)工作的通知》交給縣辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)把他批評(píng)了一頓。請(qǐng)你說(shuō)說(shuō)小王工作中的錯(cuò)誤在哪里？

2.某區(qū)教育局所屬一所職業(yè)學(xué)校，急于購(gòu)地?cái)U(kuò)建校園。校領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得區(qū)教育局沒(méi)有可能撥付大額金費(fèi)，便直接寫(xiě)了一份報(bào)告給市財(cái)政局，向財(cái)政局報(bào)告學(xué)校困難，并在報(bào)告中請(qǐng)示能否申請(qǐng)市級(jí)財(cái)政撥款。提出要求希望市財(cái)政局直接撥錢(qián)給學(xué)校。結(jié)果請(qǐng)示被退回到區(qū)教育局，引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不滿。

請(qǐng)問(wèn)學(xué)校行文犯了什么錯(cuò)誤？

五、請(qǐng)你根據(jù)下面的材料，按照公文格式（眉首、主體、版記）擬寫(xiě)一篇轉(zhuǎn)發(fā)通知。

材料：發(fā)文字號(hào)161號(hào)。發(fā)文單位：X X省教育廳。發(fā)文時(shí)間：二0一0 年十一月二十日。轉(zhuǎn)發(fā)文件《中華人民共和國(guó)教育部關(guān)于2011年高考學(xué)生參與各類(lèi)競(jìng)賽不再享受保送、加分待遇的通知》