第一篇：文書與檔案管理復(fù)習(xí)材料201510-初稿

文書與檔案管理教學(xué)輔導(dǎo)材料

1章

考試題型及分值分配：

一、單項(xiàng)選擇題擇題（本大題共15小題，每小題1分，共15分）

二、多項(xiàng)選擇題（本大題共5小題，每小題2分，共10分）

三、名詞解釋解釋（本大題共5小題，每小題3分，共15分）

四、簡答題（本大題共5小題，每小題6分，共30分）

五、論述題（本大題共2小題，每小題10分，共20分）

六、案例分析（本大題共1小題，共10分）

一、單項(xiàng)選擇題

1．“應(yīng)用文”一詞大約出現(xiàn)在（1章1節(jié)6了）D A．隋代以后 B．唐代以后 C．五代以后 D．宋代以后 2．能夠制發(fā)文件的部門、單位一般稱為（1章1節(jié)8重點(diǎn)）D A．上級(jí)單位 B．下級(jí)單位 C．發(fā)文單位 D．行文單位

3．“文件”一詞大約出現(xiàn)在（1章1節(jié)5頁了）B A．明末 B．清末 C．民國 D．近代

4．檔案最本質(zhì)的屬性是（1章1節(jié)8重）B A．現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性 B．原始記錄性 C．科學(xué)文化性D．利用價(jià)值性

二、多項(xiàng)選擇題

1．檔案工作機(jī)構(gòu)主要有（1章3節(jié)15了）ABC A．檔案室 B．檔案館 C．檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu) D．檔案局 E．檔案處

三、名詞解釋

檔案室（1章3節(jié)15了解）是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。

四、簡答題

1簡述文書工作與檔案管理的區(qū)別。（1章2節(jié)14掌握）

（1）兩者的工作任務(wù)不同；（2）兩者的服務(wù)對(duì)象不同；（3）兩者工作的目的不同；（4）兩者工作的具體內(nèi)容不同。

五、論述題

試述文書的作用。（1章1節(jié)9重點(diǎn)掌握）

（1）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用。機(jī)關(guān)、單位可以通過制發(fā)文件來部署各項(xiàng)工作，傳達(dá)黨和國家的路線、方針、政策，傳達(dá)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以及本機(jī)關(guān)的意見和決策，對(duì)下級(jí)的工作進(jìn)行具體的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。

（2）行為規(guī)范作用。法規(guī)性文件，一經(jīng)發(fā)布，便成為人們的行為規(guī)范，必須堅(jiān)決遵照?qǐng)?zhí)行，不得違反。（3）公務(wù)聯(lián)系和知照的作用。各機(jī)關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中，經(jīng)常要與上下左右的有關(guān)機(jī)關(guān)單位進(jìn)行公務(wù)聯(lián)系，公文往來則是機(jī)關(guān)單位之間協(xié)商和聯(lián)系工作的一種手段。（1分）

（4）憑據(jù)記載作用。公文是機(jī)關(guān)單位職能和公務(wù)活動(dòng)的文字記錄。一般說來，絕大多數(shù)公文在傳達(dá)意圖、聯(lián)系公務(wù)的同時(shí)，也具有一定意義的憑據(jù)作用。

（5）傳遞信息與宣傳教育的作用。公文是傳遞信息的重要渠道。

六、案例分析（1章2節(jié)13重點(diǎn)）

1956年4月16日，中華人民共和國國務(wù)院頒布了《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，確立了“檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用”。1959年確定了黨政檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和黨政檔案的統(tǒng)一管理。1987年9月5日，全國人大常委會(huì)頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”這是用國家法律形式確定下來的檔案工作原則，是檔案工作必須遵循的。請(qǐng)分析：

（1）檔案工作的基本原則是如何確立的？（2）檔案工作基本原則三方面之間的關(guān)系如何？

（1）我國檔案工作的基本原則，是在長期的檔案工作實(shí)踐過程中，逐步形成和確定下來的。

（2）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，是我國檔案工作的組織原則和管理體制。維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作的基本要求。便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用，是檔案工作的根本目的。檔案工作基本原則的三個(gè)方面是辯證統(tǒng)一的，前兩者是手段，后者是目的。沒有前兩者，就沒有便于可供利用的物質(zhì)基礎(chǔ)；離開了后者，實(shí)行集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案的完整與安全便失去了意義和方向。

2章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》屬于（2章2節(jié)28了）D A．部署性決定 B．事項(xiàng)性決定 C．法規(guī)性決定 D．指揮性決定

2．調(diào)查報(bào)告《如日方升 前途廣闊——北京推廣應(yīng)用微型電腦情況調(diào)查》所屬的類型是（2章2節(jié)61了）B A．反映社會(huì)情況的 B．介紹新生事物的 C．總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)的 D．揭露社會(huì)問題的

3．適用于“對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”的文種是（2章2節(jié)28了）B A．通告 B．決定 C．公告 D．命令

4．批復(fù)針對(duì)的文種必須是（2章2節(jié)45頁了）C A．通知 B．報(bào)告 C．請(qǐng)示 D．意見

5．通常所稱的“三密”文件是指（2章1節(jié)24掌）D A．絕密、機(jī)密、特密 B．絕密、加密、秘密 C．特密、機(jī)密、秘密 D．絕密、機(jī)密、秘密

二、多項(xiàng)選擇題

1．司法文書的特點(diǎn)是（2章3節(jié)65掌握）ABCD A．法律的約束性 B．文字解釋的單一性 C．形式的程式性 D．內(nèi)容的規(guī)范性E．文書處理的急迫性 2．屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)類文書的是（2章1節(jié)22掌握）ABCDE A．計(jì)劃 B．總結(jié) C．講話稿 D．提案 E．公示 3．廣義的報(bào)告包括（2章2節(jié)40了）ABCDE A．工作總結(jié) B．述職報(bào)告 C．工作檢討報(bào)告 D．調(diào)查報(bào)告 E．工作簡報(bào)

三、名詞解釋

1簡報(bào)（2章2節(jié)56了解）是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作、向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況和問題、交流經(jīng)驗(yàn)以及溝通信息的一種公務(wù)文書。

2司法文書（2章3節(jié)65了）是公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院等司法機(jī)關(guān)及訴訟當(dāng)事人在辦理各種案件的過程中，依法制作并使用的、具有法律效力或法律意義的文書。

四、簡答題

1簡述調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)。（2章2節(jié)60掌握）

（1）針對(duì)性強(qiáng)；（2）用事實(shí)說話；（3）揭示事物的本質(zhì)規(guī)律；（4）具有時(shí)效性。2簡述根據(jù)內(nèi)容和使用范圍對(duì)函的分類。（2章2節(jié)49掌握）（1）商洽函；（2）詢問函；（3）請(qǐng)準(zhǔn)函；（4）答復(fù)函；（5）委托函。3簡述述職報(bào)告的特點(diǎn)。（2章2節(jié)57掌握）

（1）述職主體的唯一性；（2）報(bào)告內(nèi)容的規(guī)定性；（3）形成時(shí)間的特定性；（4）使用價(jià)值的鑒定性。

五、論述題試述公告和通告的區(qū)別。（2章2節(jié)33重點(diǎn)）

（1）發(fā)布性質(zhì)不同。通告發(fā)布以后，具有執(zhí)行性，同時(shí)也具有告知性；而公告主要是告知性，沒有執(zhí)行性。（2）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同。公告莊重、嚴(yán)肅，宣布事項(xiàng)重大，一般由級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或授權(quán)的專門職能機(jī)關(guān)發(fā)布；通告宣布事項(xiàng)可大可小，一般機(jī)關(guān)均能發(fā)布。

（3）告知事項(xiàng)的范圍不同。公告范圍大，面向國內(nèi)外。通告范圍較公告范圍小，在一定范圍內(nèi)使用。無論是法規(guī)性通告，還是事務(wù)性通告，都只在一定范圍內(nèi)周知或者執(zhí)行。

六、案例分析（2章1節(jié)25掌握）

每一個(gè)公文文種都有明確的適用范圍，都有嚴(yán)格的使用要求，每個(gè)制發(fā)機(jī)關(guān)都應(yīng)根據(jù)各自的職權(quán)范圍、行文目的和工作內(nèi)容選擇單一確定的文種。但在寫作實(shí)踐中，經(jīng)常出現(xiàn)亂用文種的現(xiàn)象。如：有些單位把“簡報(bào)”當(dāng)作法定公文，取代“報(bào)告”，用以反映情況；由于“通知”的適用范圍很廣，功能很多，同其他許多公文文種都有交叉，有人就把“通知”當(dāng)成了萬能文種，似乎什么文件都可以用“通知”制發(fā)，本該用“會(huì)議紀(jì)要”、“批復(fù)”、“命令”、“通報(bào)”等文種，行文皆用“通知”代替。請(qǐng)分析：

（1）正確選擇公文文種有何意義？（2）如何恰當(dāng)?shù)剡x擇公文文種？

（1）不同的公文種類及名稱，反映著不同的使用目的和要求，反映著不同行文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍和行文機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系。因此，正確地選擇與使用公文種類及名稱，對(duì)于公文的形成和處理，都具有十分重要的意義。

（2）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職責(zé)權(quán)限恰當(dāng)選用。由于不少文種都只限于一定級(jí)別或擁有相應(yīng)職權(quán)的機(jī)關(guān)才能使用，因此機(jī)關(guān)行文時(shí)一定要根據(jù)自身的地位，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)選擇相應(yīng)文種，否則所發(fā)文件無效。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)的行文關(guān)系正確選用。機(jī)關(guān)制發(fā)公文，或是對(duì)上行文，或是對(duì)下行文，或是平行行文，三種不同的行文反映了不同的行文關(guān)系，必須分別在上行文、下行文和平行文對(duì)應(yīng)的文種范圍內(nèi)選擇恰當(dāng)?shù)奈姆N。

根據(jù)發(fā)文的具體目的和要求準(zhǔn)確選用。每份文件都有特定的撰制目的，都是為了實(shí)現(xiàn)一定的工作意圖和工作目標(biāo)，因此需要根據(jù)不同的行文目的選擇不同的文種。

3章

一、單項(xiàng)選擇題

1．公文標(biāo)題的中心詞是（3章2節(jié)83掌）D A．發(fā)文機(jī)關(guān) B．事由 C．介詞結(jié)構(gòu) D．文種擇題

2．就表達(dá)方式而言，我國現(xiàn)行機(jī)關(guān)的公文文體采用（3章1節(jié)73了）C A．文言文 B．半文半白 C．白話文 D．公文套語

三、名詞解釋

1文書格式（3章2節(jié)76了解）就是文書的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)樣式和形式。

2文體（3章1節(jié)72了）是為適應(yīng)不同的交際需要而形成的語文體式。它是指文章的體制、體裁、體例樣式。

五、論述題

試述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的作用。（3章2節(jié)78掌握）

（1）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化體現(xiàn)了公文的權(quán)威性、有效性，有利于公文的貫徹執(zhí)行。國家行政機(jī)關(guān)的公文是由法定的作者制成和發(fā)布的，代表法定機(jī)關(guān)發(fā)言，在現(xiàn)實(shí)執(zhí)行中具有法定的權(quán)威性，同時(shí)也就產(chǎn)生法定的效力，這是行政公文區(qū)別于其他文字材料和文章的根本特征。

（2）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化方便了公文的處理，有利于提高工作效率。公文格式的各項(xiàng)內(nèi)容及其標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)都有其存在的必然性、必要性，都是為了保證和方便公文的處理。

（3）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化順應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。隨著社會(huì)的發(fā)展，公文也會(huì)出現(xiàn)許多新的變化，必須對(duì)公文及其格式進(jìn)行相應(yīng)的符合實(shí)際需要的改革。同時(shí)，公文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

4章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．被稱為“全知敘述”的是（4章4節(jié)125了）C A．第一人稱敘述 B．第二人稱敘述 C．第三人稱敘述 D．第四人稱敘述 2．條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性文書常用的表達(dá)方式是（4章4節(jié)129了）C A．?dāng)⑹?B．抒情 C．說明 D．議論 3．文書形成的理論基礎(chǔ)是（4章1節(jié)96重）D A．應(yīng)用性 B．時(shí)代性 C．美觀論 D．反映論 4.謄抄文稿的總原則是（4章3節(jié)110了）C A．認(rèn)真 B．清晰 C．規(guī)范 D．細(xì)心

5．多數(shù)文書在初稿擬好以后，都應(yīng)該在不同范圍內(nèi)（4章2節(jié)105了）A A．征求意見 B．?dāng)M定提綱 C．總結(jié)經(jīng)驗(yàn) D．反復(fù)修改

二、多項(xiàng)選擇題

1.文書語言表達(dá)的修辭要求是（4章3節(jié)118掌握）ABCDE A．表達(dá)的明確性 B．表達(dá)的簡潔性 C．語言的平易性 D．表達(dá)的文明性 E．表達(dá)的程式性

2．在文書形成過程中，材料篩選加工的方法主要有（4章3節(jié)115掌握）ABCDE A．量價(jià)值，看負(fù)荷 B．正反比較，鑒別真?zhèn)?C．按層分類，點(diǎn)面結(jié)合 D．分析綜合，尋找聯(lián)系 E．抽象概括，揭示規(guī)律

三、名詞解釋

表達(dá)方式（4章4節(jié)122了）就是文書撰寫者將文書的內(nèi)容和思想意圖表述、傳達(dá)出來的方式、方法和手段。

四、簡答題

1簡述文書主題確定的依據(jù)。（4章3節(jié)112掌握）（1）行文的目的要求；（2）黨和國家的路線、方針政策和上級(jí)指示精神；（3）處理事務(wù)和社會(huì)交往的客觀要求；（4）事物的共同特征和發(fā)展規(guī)律。

2簡述收集材料要注意做好的工作。（4章3節(jié)114掌握）

（1）做好日積月累的工作；（2）做好調(diào)查研究工作；（3）廣泛收集各種渠道的間接材料。3簡述文書主題表達(dá)過程中應(yīng)達(dá)到的要求。（4章3節(jié)113重點(diǎn)）

（1）主題要集中；（2）主題要清晰明確；（3）主題要前后一致；（4）主題露而不藏。

六、案例分析（4章1節(jié)99重點(diǎn)）

歷史上，因種種實(shí)際的不便，在公文處理的實(shí)踐操作中，人們創(chuàng)造性地開始使用“請(qǐng)示報(bào)告”這一變通文種。這種變通做法在當(dāng)時(shí)有著積極的意義。為了準(zhǔn)確反映不同公文名稱的不同行文目的和要求，劃清各種公文名稱的使用界限和范圍，本著“簡化、確切和便利工作”的原則，1957年10月，國務(wù)院秘書廳在《關(guān)于對(duì)公文名稱和體式問題的幾點(diǎn)意見》中，明確分設(shè)報(bào)告與請(qǐng)示兩個(gè)上行文種，并對(duì)各自的適用范圍做出了規(guī)定：“報(bào)告和請(qǐng)示必須分開使用。報(bào)告中不能寫請(qǐng)示事項(xiàng)，但請(qǐng)示中可以反映情況，陳述意見，說明理由，以便上級(jí)處理?！敝链耍瑘?bào)告與請(qǐng)示這兩個(gè)不同的上行文種正式定型。（1）“請(qǐng)示”和“報(bào)告”這兩個(gè)文種的確定，經(jīng)歷了什么樣的過程？（2）如何理解文書形成的約定俗成原理？

（1）“請(qǐng)示”和“報(bào)告”這兩個(gè)文種的確定，是根據(jù)實(shí)際使用需要和多年來的約定俗成，然后加以規(guī)范而做出的。

（2）文書的形成是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的體現(xiàn)，是文書形成者依據(jù)社會(huì)的規(guī)范而進(jìn)行的創(chuàng)造性活動(dòng)，因此，約定俗成、保證通行是文書形成必須遵循的規(guī)律。

遵循約定俗成規(guī)律以確保文書的通行，涉及的問題很多，文體種類的確定即是其一。公文文種的確定，新中國成立以后曾經(jīng)有過幾次大的變化，這些變化很大程度上就是根據(jù)實(shí)際使用習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整的?！巴ㄖ钡拇_定就是這樣的一個(gè)過程。

懂得了這個(gè)原理，在文書形成的過程中就要做到符合慣用的體式，時(shí)刻想到人們的思維習(xí)慣，以提高文書的質(zhì)量。

5章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．收文辦理的第一道程序是（5章4節(jié)148頁了）A A．簽收 B．登記 C．審核 D．?dāng)M辦

2．審核主要是把好“三關(guān)”，即行文關(guān)、政策關(guān)和（5章3節(jié)144掌握）A A．文字關(guān) B．格式關(guān) C．語法關(guān) D．邏輯關(guān)

3．受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和（5章1節(jié)140重）C A．報(bào)送機(jī)關(guān) B．上級(jí)機(jī)關(guān) C．抄送機(jī)關(guān) D．下級(jí)機(jī)關(guān)

4．機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定是指（5章1節(jié)133了）D A．行文要求 B．行文關(guān)系 C．行文規(guī)則 D．行文制度

5．文書處理過程中一個(gè)具有決策意義的環(huán)節(jié)是（5章4節(jié)153了）B A．?dāng)M辦 B．批辦 C．承辦 D．催辦 6．文件生效的標(biāo)志是（5章3節(jié)146了）C A．簽發(fā) B．繕印 C．用印 D．分發(fā)

二、多項(xiàng)選擇題

1．分發(fā)的工作內(nèi)容有（5章3節(jié)147了）ABCD A．書寫封面 B．發(fā)送 C．封口 D．裝入文件 E．登記

三、名詞解釋

1行文關(guān)系（5章1節(jié)134掌握）是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間文件的往來關(guān)系。具體地說，是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

2交擬（5章3節(jié)143了）是指機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門的負(fù)責(zé)人向擬稿人交代撰擬任務(wù)的過程。3分發(fā)（5章3節(jié)147了解）是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。

五、論述題

試述辦理復(fù)文時(shí)應(yīng)該注意的事項(xiàng)。（5章4節(jié)154重點(diǎn)）

（1）認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見，根據(jù)擬辦、批辦意見復(fù)文。若對(duì)批辦有疑問，必須向批辦的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映，切不可各行其是。

（2）認(rèn)真研究文件的內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時(shí)辦理，不屬于自己承辦的要說明原因并及時(shí)退回。（3）批辦意見要求本部門牽頭與其他部門聯(lián)合復(fù)文的，由本部門擬出文稿與有關(guān)部門會(huì)商，并由本部門和有關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。

（4）內(nèi)容涉及以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，要查找有關(guān)文件作為復(fù)文的參考。需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的復(fù)文，要將有關(guān)材料一并附上，以保證領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，做出正確的決策。試述請(qǐng)示行文時(shí)的注意事項(xiàng)。（5章1節(jié)139重點(diǎn)）

（1）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。一文一事主要是指一篇請(qǐng)示公文所提出的請(qǐng)示事項(xiàng)，在性質(zhì)上必須是單一的，不得將不同性質(zhì)的事項(xiàng)攪在一起。請(qǐng)示要求一文一事，主要是為了更好更快地解決實(shí)際工作中的問題。（2）請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。要求解決問題，應(yīng)按誰主管就對(duì)誰行文的原則行文，不需要寫兩個(gè)或兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)。

（3）請(qǐng)示不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。這是因?yàn)檎?qǐng)示公文的內(nèi)容在上級(jí)機(jī)關(guān)沒有批示或批準(zhǔn)之前是不能付諸實(shí)施的，沒有必要讓下級(jí)機(jī)關(guān)知道。

6章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．文書制發(fā)、傳遞、處理的基本單位是（6章2節(jié)160重）D A．頁 B．盒 C．卷 D．件

2．文書整理的根本目的是（6章2節(jié)164掌）C A．便于分類和歸檔 B．便于區(qū)分和利用 C．便于保管和利用 D．便于保存和提取 3．文書長期保管的期限為（6章2節(jié)165重）D A．15至20年 B．16至30年 C．15至40年 D．16至50年

二、多項(xiàng)選擇題

1．文書的歸檔制度主要包括（6章3節(jié)174了）ABC A．歸檔范圍 B．案盒質(zhì)量要求 C．歸檔時(shí)間 D．歸檔編目 E．歸檔文件移交

三、名詞解釋

分類方案類目（6章3節(jié)165了）是指在一年的實(shí)際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，按照文書整理的原則，擬制出來的歸檔文書的類別和條目。

四、簡答題

1簡述以“案盒”取代“案卷”的意義。（6章1節(jié)160重）

（1）方便文書檔案的借閱和查找；（2）方便檔案的復(fù)制與保密；（3）簡化了裝訂手續(xù)；（4）使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。

2簡述文書整理歸檔的基本原則。（6章2節(jié)163掌握）

（1）遵循文件形成的客觀規(guī)律；（2）保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；（3）區(qū)分文書的不同價(jià)值；（4）便于保管和查找利用。

7章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．決定檔案價(jià)值關(guān)系的主體性因素是（7章2節(jié)187了）B A．檔案自身的特點(diǎn) B．社會(huì)利用的需要 C．檔案的保存狀況 D．檔案的珍貴程度 2．檔案館取得和積累檔案史料的必要補(bǔ)充渠道是（7章1節(jié)179了）C A．檔案鑒定 B．檔案利用 C．檔案征集 D．檔案管理 3．檔案保管期限表中最基本的項(xiàng)目是（7章2節(jié)188掌握）A A．條款和保管期限 B．序號(hào)和總的說明 C．附注和保管期限 D．序號(hào)和保管期限

4．對(duì)檔案工作中的一些管理原則和技術(shù)方法，按照規(guī)范化的要求統(tǒng)一起來，這是檔案工作的（7章1節(jié)179了）B A．完整化 B．標(biāo)準(zhǔn)化 C．信息化 D．法制化

四、簡答題

簡述鑒定檔案價(jià)值的原則。（7章2節(jié)185掌握）

（1）從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價(jià)值；（2）全面的觀點(diǎn)；（3）歷史的觀點(diǎn)；（4）發(fā)展的觀點(diǎn)；（5）效益的觀點(diǎn)。

8章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．某一件文件的檔號(hào)為1-2-3-4，就是指這份文件屬于案盒目錄中的（8章2節(jié)205重點(diǎn)）C A．第1號(hào) B．第2號(hào) C．第3號(hào) D．第4號(hào)

2．某一份文件的檔號(hào)為3-2-1-8，其中“2”指（8章2節(jié)205重）B A．案盒目錄中的第2號(hào) B．全宗中的第2號(hào) C．某檔案室內(nèi)的第2號(hào) D．案盒中的第2頁 3．干燥劑、防蟲劑等屬于（8章1節(jié)197了）C A．裝備品 B．檔案裝具 C．消耗品 D．技術(shù)設(shè)備

4．“八防”措施是檔案庫房管理工作的重要內(nèi)容，其中的“第一防”是（8章3節(jié)208掌）A A．防火 B．防盜 C．防水 D．防潮

二、多項(xiàng)選擇題

1．檔案室的庫房要做到（8章3節(jié)207了）ABCDE A．專用 B．遠(yuǎn)離水源、火源、污染源等 C．不能建在低洼處，不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu) D．堅(jiān)固 E．門窗的封閉性能良好

9章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．在檔案標(biāo)引工作中，給出的檢索標(biāo)識(shí)表達(dá)檔案內(nèi)容的精確程度稱為（9章1節(jié)219了）D A．網(wǎng)羅度 B．一致度 C．相似度 D．專指度

2．編制檔案檢索工具的前提和基礎(chǔ)是（9章1節(jié)214了）D A．檔案標(biāo)引 B．檔案移交 C．檔案整理 D．檔案著錄

二、多項(xiàng)選擇題

1．根據(jù)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素主要有（9章1節(jié)220了）ABCDE A．主體因素 B．通用因素 C．文件類型因素 D．位置因素 E．時(shí)間因素 2．按照用途劃分，檔案檢索工具可分為（9章2節(jié)226掌握）ACD A．查檢性檢索工具 B．指南性檢索工具 C．報(bào)道性檢索工具 D．館藏性檢索工具 E．目錄性檢索工具

三、名詞解釋

1檔案檢索體系（9章2節(jié)225了）是檔案管理部門為滿足不同需要而編制的各種類型的在功能上相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充的檔案檢索工具的集合體。

2檔案標(biāo)引（9章1節(jié)218了）是指在檔案著錄過程中，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過程。

五、論述題

試述專題卡片目錄的編制步驟。（9章2節(jié)228重點(diǎn)）

（1）選題。選題是編制專題目錄的關(guān)鍵。選題有兩種形式：一是主動(dòng)選題，一是被動(dòng)選題。不論采用何種形式，都要注意選擇有利用價(jià)值、有特色的題目。

（2）選材。選材要全面、精確。為確保全面，可以先列出有關(guān)全宗或案卷的名單；為確保精確，應(yīng)通過對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行分析對(duì)比，挑出最合適的材料。

（3）填卡。填卡可以和選材結(jié)合進(jìn)行。填卡可以一文一卡，也可以一卷一卡。

（4）分類和排列。分類可根據(jù)內(nèi)容或結(jié)構(gòu)情況，采用問題、時(shí)間、地區(qū)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。排列可采用“類—年度—重要程度”等方式進(jìn)行。

10章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．具有檔案信息開發(fā)的前瞻性、全面性、科學(xué)性特點(diǎn)的是（10章1節(jié)236了）A A．檔案的間接提供利用 B．檔案的整理提供利用C．檔案的開發(fā)提供利用 D．檔案的直接提供利用 2．屬于檔案間接利用的是（10章3節(jié)243了）A A．全宗指南 B．閱覽服務(wù) C．外借服務(wù) D．復(fù)制服務(wù) 3．檔案間接利用工作的重點(diǎn)是對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯研究，形成各種（10章3節(jié)243了）C A．文件匯編 B．專題檔案 C．參考資料 D．全宗指南

二、多項(xiàng)選擇題

1．現(xiàn)行文件匯編常常分為（10章3節(jié)248了）ABCDE A．發(fā)文匯編 B．重要文件匯編 C．會(huì)議文件匯編 D．法規(guī)匯編 E．專題文件匯編 2．檔案間接利用工作的主要形式有（10章3節(jié)243了）ABCDE A．全宗指南 B．大事記 C．組織沿革 D．文件匯編 E．機(jī)關(guān)基礎(chǔ)數(shù)字匯集

四、簡答題

簡述檔案提供利用工作的要求。（10章1節(jié)236掌握）

（1）明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務(wù)思想；（2）加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，調(diào)整供求關(guān)系；（3）對(duì)內(nèi)熟悉館藏檔案，對(duì)外了解利用需要；（4）完善檔案利用的服務(wù)方式，提高利用效率。

11章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．照片檔案利用的主要渠道是（11章3節(jié)261了）C A．出版畫冊(cè) B．復(fù)制服務(wù) C．借閱服務(wù) D．照片展覽 2．照片檔案中底片保管溫度為（11章3節(jié)261了）B A．10～12℃ B．13～15℃ C．15～18℃ D．18～20℃

3．照片檔案立卷后，每一個(gè)案卷內(nèi)的芯頁頁數(shù)為（11章3節(jié)261了）B A．20 B．30 C．40 D．50 4．在會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)憑證的保管期限一般為（11章3節(jié)256了）C A．3到5年 B．5年到10年 C．10到15年 D．15到25年

二、多項(xiàng)選擇題

1．照片檔案的利用方式有（11章3節(jié)261了）ABCD A．借閱服務(wù) B．復(fù)制服務(wù) C．編輯出版照片畫冊(cè) D．照片檔案展覽 E．視聽服務(wù)

三、名詞解釋

1聲像檔案（11章3節(jié)257了）是指在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存利用價(jià)值，以聲音、圖像為記錄手段的各種載體形式的原始記錄。

2會(huì)計(jì)檔案（11章2節(jié)255了）是在會(huì)計(jì)工作中形成的，記錄和反映一定組織和單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料。

四、簡答題

簡述聲像檔案的作用。（11章3節(jié)258掌握）

（1）歷史憑證作用；（2）科學(xué)研究作用；（3）廣泛交流作用；（4）宣傳教育作用。

12章

一、單項(xiàng)選擇題擇題

1．電子檔案利用中最常見的方式是（12章3節(jié)279掌握）C A．閱覽 B．網(wǎng)上展覽 C．復(fù)制 D．網(wǎng)上咨詢

2．國家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用的電子檔案的存儲(chǔ)載體不包括（12章2節(jié)273了）A ．A．軟盤 B．光盤 C．磁帶 D．硬盤

3．電子文件的歸檔一般可分兩步進(jìn)行，先做的是（12章1節(jié)271掌握）A A．邏輯歸檔 B．物理歸檔 C．雙套歸檔 D．存儲(chǔ)歸檔

二、多項(xiàng)選擇題

1．電子文件的特性有（12章1節(jié)267了）ABCDE A．對(duì)設(shè)備的依賴性 B．載體的非直讀性 C．信息與載體的可分離性 D．信息共享性 E．信息的易更改性

三、名詞解釋

電子檔案（12章2節(jié)273了）是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，又稱為機(jī)讀檔案或數(shù)字式檔案。

四、簡答題

1簡述電子檔案的利用特點(diǎn)。（12章3節(jié)278掌握）

（1）電子檔案利用的快捷性；（2）電子檔案利用空間的廣闊性；（3）電子檔案利用的高效性；（4）良好的復(fù)用性；（5）外借利用的限制性。

2簡述電子檔案的復(fù)制形式。（12章3節(jié)279掌握）

（1）軟盤復(fù)制；（2）光盤復(fù)制；（3）硬盤復(fù)制；（4）磁帶復(fù)制；（5）U盤復(fù)制。3簡述電子文件日常管理工作的內(nèi)容。（12章1節(jié)268掌握）

（1）建立文件夾；（2）有序排列；（3）登記；（4）拷貝另存；（5）及時(shí)歸檔。

第二篇：文書檔案管理_復(fù)習(xí)

《文書檔案管理》復(fù)習(xí)內(nèi)容

第一章 文書與檔案 文書的概念及其內(nèi)涵。

本課程所用教科書的定義為：

文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應(yīng)用性文字材料。簡言之，文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中形成的應(yīng)用性文字材料。該定義的內(nèi)涵：

文書是文字材料的一種。與圖書、報(bào)刊、檔案一樣，是從屬于“文獻(xiàn)”的種概念。從文書的實(shí)際看，這里的“文字”不限于“語言的記錄符號(hào)”，應(yīng)理解為“書寫的痕跡”，即除聲音和活動(dòng)影像之外的文字、表意符號(hào)、圖表圖形和標(biāo)記等記錄方式。

文書有特定的格式和明確的授受關(guān)系。

文書具有應(yīng)用性，屬應(yīng)用文范疇。對(duì)“應(yīng)用性”的理解不能太寬泛，應(yīng)用于具體事務(wù)的文字材料才是文書。

文書有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性。與一般圖書報(bào)刊不同，文書是處理具體事務(wù)的工具，有明確的“辦事”目的，有特定的對(duì)象和明確的作用范圍。

文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中自然形成的，是行為主體處理具體事務(wù)的自然結(jié)果。這里的“行為主體”指文書的責(zé)任者、發(fā)布者，即文書的“作者”，又叫“行文名義”。它可以是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體，也可以是個(gè)人或家庭?！靶形拿x”才是文書的真正作者，而執(zhí)筆寫作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人員不是公文的作者。

文書的本質(zhì)屬性是什么，如何理解？

文書有政治性、機(jī)密性和知識(shí)性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。（p.7）

現(xiàn)實(shí)性。文書是“現(xiàn)實(shí)”的。行為主體的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)是文書產(chǎn)生的根源，文書的目的是解決現(xiàn)實(shí)問題。

執(zhí)行性。文書是“必須執(zhí)行”的。文書是行為主體依據(jù)法定權(quán)利和責(zé)任處理事務(wù)的工具，受國家法律保障，必須被執(zhí)行。

現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書的“執(zhí)行”有一定的有效期。工作完成或問題解決，文書的執(zhí)行即告終止

文書的特點(diǎn)。

文書在人類社會(huì)活動(dòng)中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地說，文書的特點(diǎn)主要有三個(gè)方面：

1、法定的作者。所謂法定的作者，即發(fā)文的名義。指依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)和組織。這些法定的機(jī)關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的公文，代表了其所在的機(jī)關(guān)、單位，因而也是法定的作者。享有公民權(quán)的個(gè)人是私人文書的法定作者。

2、法定的權(quán)威和效力。文書的法定權(quán)威和效力，來源于法定的作者和其法定的權(quán)利，如果不具備或者超越了這種法定性，也就失去權(quán)威和效力。

3、特定的程式。程式，即規(guī)程法式。文書，特別是國家行政機(jī)關(guān)的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書的種類和格式及文書的處理程序。文書的特定程式是文書在形成過程中的特點(diǎn)。

名詞解釋：法定作者。

所謂法定的作者，即發(fā)文的名義。指依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)和組織。

文書、文件、公文的聯(lián)系與區(qū)別。

文書、文件、公文是文書學(xué)中既有聯(lián)系又有區(qū)別的三個(gè)常用術(shù)語?！拔臅币辉~最早見于西漢，“公文”一詞始見于東漢末年和三國時(shí)期，而“文件”一詞大約在清末才出現(xiàn)。在多數(shù)情況下，文書、文件的同義語；公文是文書（文件）的一類，如“公務(wù)文書”“私人文件”。

文書（或文件）與公文的關(guān)系比較清楚，文書與文件關(guān)系則復(fù)雜些，主要是對(duì)于二者的外延大小有不同看法。

一種意見認(rèn)為，文書的外延大于文件。理由是文書既包括一般意義的文件，還包括簿冊(cè)、報(bào)表、臺(tái)帳等等。

另一種意見認(rèn)為，文件的外延比文書大。理由是文書通常指書面的文字材料，而文件還包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、電子文件。

現(xiàn)在一般不以外延、載體形式區(qū)分文書、文件。隨著現(xiàn)代社會(huì)文書制作材料的擴(kuò)展和記載方式的變化，文書和文件的內(nèi)涵和外延都在變化。

文書既指“物”（文字材料），也指“人”（職務(wù)）。而文件僅指“物”。

在指“物”的時(shí)候，文書是不可數(shù)的集合概念，不能以數(shù)量詞修飾。文件是可數(shù)的具體概念，如某一份或若干份文件。

使用習(xí)慣上的區(qū)分。在“中央文件”“紅頭文件”“一號(hào)文件”“文件袋”“文件柜”中均不說“文書”。在“文書工作”“文書人員”“文書檔案”中均不說“文件”。

檔案的概念及其內(nèi)涵。

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在自身的社會(huì)活動(dòng)中形成，經(jīng)過系統(tǒng)整理，作為歷史記錄保存以備查考的文書。

這一定義的內(nèi)涵有以下幾點(diǎn)：

檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的，是文書的另一種存在形式。文書轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案保存；第二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值；第三，按照一定的規(guī)律集中保存。檔案就是經(jīng)過整理歸檔、集中保存起來的文書。文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。

檔案是各機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在其自身活動(dòng)中形成的。文書的作者未必就是檔案的形成者。檔案的形式是多種多樣的。文書的物質(zhì)存在形式?jīng)Q定了檔案的物質(zhì)形式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式還會(huì)發(fā)生變化。

檔案是保存?zhèn)洳榈脑加涗?。文書是行為主體在自身的職能活動(dòng)中形成的，由文書轉(zhuǎn)化而來的各種轉(zhuǎn)化而來的檔案就是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，是歷史的真跡和憑證。

文書轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)條件。

文書轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案保存；第二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值；第三，按照一定的規(guī)律集中保存。檔案就是經(jīng)過整理歸檔、集中保存起來的文書。文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。

檔案的本質(zhì)屬性是什么，如何理解？

檔案與文書一樣，具有政治性、機(jī)密性、知識(shí)（信息）性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。（參見教科書p.8）

檔案是歷史的原始記錄，這首先是由檔案的前身——文書的形成特點(diǎn)決定的。文書產(chǎn)生于行為主體的社會(huì)實(shí)踐，是這種實(shí)踐的“連帶產(chǎn)品”，是人類社會(huì)活動(dòng)的直接記錄，從內(nèi)容到形式都打上了鮮明的時(shí)代印記。其次，還決定于檔案的形成特點(diǎn)。文書是隨著人的實(shí)踐交錯(cuò)地陸續(xù)地產(chǎn)生的，信息難免“散亂”，而經(jīng)過整理轉(zhuǎn)化為檔案，就成為一個(gè)有機(jī)的信息系統(tǒng)，歷史得以清晰地“記錄”和保存。因此，在一定意義上，檔案比文書更系統(tǒng)地反映歷史的原貌，是最真實(shí)、最可靠、最寶貴的史料。原始記錄性不僅使檔案區(qū)別于圖書、報(bào)刊等，也區(qū)別于文書。

檔案的特點(diǎn)。

1)信息的系統(tǒng)性。檔案是對(duì)有關(guān)文書、信息材料進(jìn)行系統(tǒng)整理以后形成的，不經(jīng)過系統(tǒng)整理的 2 零散的信息材料，不能以其為檔案。檔案要經(jīng)過整理分類，并按照一定的規(guī)律和方法組合起來形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。

(2)保存的選擇性。不是所有的文書材料都能轉(zhuǎn)化為檔案，必須是日后有查考利用價(jià)值的文書，才能轉(zhuǎn)化為檔案。因此，對(duì)文書材料的鑒別、選擇就成為檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)。另一方面，這種鑒別和選擇必須保持歷史的原貌，保持原始的記錄性，不可修改添加或者縮減，這就同其他圖書、資料、情報(bào)有所不同。

檔案的基本價(jià)值、現(xiàn)實(shí)作用。

（一）檔案的基本價(jià)值

1.憑證價(jià)值 檔案是原始記錄，是歷史的真憑實(shí)據(jù)。檔案真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，是歷史的真跡，可靠性強(qiáng)，因此，具有不容置辯的證據(jù)作用，往往具有法律效力。

2.情報(bào)價(jià)值 檔案是以往社會(huì)活動(dòng)以及各項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)成果，對(duì)于現(xiàn)實(shí)工作的查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)研究、歷史研究都有著極其重要的參考作用。檔案保存的年代愈久，也就愈珍貴，對(duì)科學(xué)研究和歷史研究的價(jià)值也就愈大。

（二）現(xiàn)實(shí)作用

基于檔案的兩大價(jià)值，檔案在現(xiàn)實(shí)生活中的作用是多方面、多層次的，主要有三個(gè)方面的作用：(1)現(xiàn)實(shí)工作、社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)。(2)歷史的憑據(jù)。

(3)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。

按載體分類，檔案有哪些類別？

按檔案載體形式分類，有石刻檔案、泥版檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟版檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。

國家檔案全宗的構(gòu)成。

文書與檔案的聯(lián)系和區(qū)別。試結(jié)合“文件生命周期理論”加以說明。第二章 文書檔案的起源和流變 文書檔案誕生和發(fā)展的三個(gè)條件。紙張何時(shí)成為文書的主要載體？ 第三章 文書工作概述 文書工作內(nèi)容的三大環(huán)節(jié)。文書工作的基本任務(wù)。文書工作的基本原則。文書工作的要求。

第四章 文書的形成 名詞解釋：公務(wù)文書 公文的作用。

按使用范圍劃分，文書有哪四類？

寫出國家行政機(jī)關(guān)13種法定性公文的名稱。名詞解釋：通用文書；專用文書。

按來源劃分，文書有哪幾類？按行文關(guān)系劃分，文書有哪幾類？按文件密級(jí)和閱讀范圍劃分，文書有哪幾類？

文書種類的選用依據(jù)。

簡述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義。什么是公文格式？ 公文文面組成要素分為哪幾部分？ 公文眉首包括哪些組成要素？ 發(fā)文字號(hào)的構(gòu)成。

公文主體的構(gòu)成要素有哪些？ 什么是公文標(biāo)題“三要素”？ 公文版記的組成要素。主題詞的概念。

文件標(biāo)注主題詞的作用。草稿的含義和種類。定稿的含義和特點(diǎn)。正本的含義和種類。

副本的含義及產(chǎn)生原因。文書語言表達(dá)的總要求。

文秘人員草擬公文的主要步驟。

第五章 文書的處理 名詞解釋：行文制度。行文關(guān)系及其實(shí)質(zhì)。什么是“隸屬關(guān)系”？ 簡述部門行文規(guī)則。簡述聯(lián)合行文規(guī)則。簡述請(qǐng)示的規(guī)則。

文書處理包括哪幾方面內(nèi)容？ 名詞解釋：擬稿。

簡述核稿的“六查”內(nèi)容。收文處理程序有哪些環(huán)節(jié)？

什么是“擬辦”？有什么要求？ 名詞解釋：注辦。

文書整理歸檔中以“件”取代“卷”的優(yōu)點(diǎn)。文書整理歸檔的重點(diǎn)。

無需整理歸檔的文件材料有哪些？

文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求。文書整理歸檔的步驟有哪個(gè)環(huán)節(jié)？ 歸檔制度的基本內(nèi)容。第六章 檔案工作概述 闡述：檔案管理工作的管理性、服務(wù)性。檔案管理業(yè)務(wù)包括哪幾個(gè)環(huán)節(jié)？ 檔案工作的原則。

怎樣理解“檔案的完整與安全”？ 檔案室及其類型。檔案室的作用。

名詞解釋：檔案館。第七章 檔案的收集與鑒定 什么是“檔案的收集工作”？

簡述檔案收集工作的基本要求。檔案鑒定工作的基本內(nèi)容。

鑒定檔案價(jià)值的原則是什么？說說你的理解。鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)有哪些？

什么是檔案保管期限表，它有哪些類型？ 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)。

第八章 檔案的整理與保管 全宗概念及含義。全宗構(gòu)成者的條件。機(jī)關(guān)全宗的補(bǔ)充形式

名詞解釋：聯(lián)合全宗；匯集全宗（全宗匯集）；檔案匯集。名詞解釋：全宗群。

全面的整理工作包括哪些工作環(huán)節(jié)？ 檔案整理工作的原則。

全宗內(nèi)檔案分類的一般方法、復(fù)式分類法都有哪些？ 案卷（盒）目錄的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及作用。檔號(hào)的構(gòu)成。

保管工作的內(nèi)容和任務(wù)

全宗盒（卷）的概念，作用。

第九章 檔案的檢索與利用 檔案的檢索，是指對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和查檢的過程。檔案的利用，又稱檔案的提供利用，是指通過一定的方式方法向利用者提供檔案信息服務(wù)。

檔案檢索工具的基本職能。

名詞解釋：檔案著錄；檔案標(biāo)引。名詞解釋：《中國檔案分類法》；《中國檔案主題詞表》 按編制方式分，檢索工具有哪些種類？

名詞解釋：案卷文件目錄；分類目錄；主題目錄；專題目錄；文號(hào)索引；人名索引；全宗指南。

什么是檔案的直接利用？有哪些具體方式？ 什么是檔案的間接利用？有哪些具體方式？ 什么是“開放檔案”？它有什么意義？ 開放檔案的方式有哪些？

考試題型：

填空題 選擇題 判斷題 名詞解釋 技能題 簡答題 闡述題 ※參考各章后附的同步練習(xí)。

第三篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項(xiàng)選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實(shí)事求是 C及時(shí)迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級(jí)別 D性質(zhì)和地位

3、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會(huì)議討論，并投票通過，以會(huì)議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報(bào)告 D會(huì)議紀(jì)要

5、表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況用（B）。A公報(bào) B通告 C通知 D通報(bào)

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項(xiàng)是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門負(fù)責(zé)人或承辦人

B 承辦部門的主管負(fù)責(zé)人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對(duì)基準(zhǔn)是（C）

A 定稿和格式設(shè)計(jì) B領(lǐng)導(dǎo)批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過程中對(duì)公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動(dòng)的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標(biāo)明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時(shí)各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會(huì)談 B會(huì)辦 C會(huì)簽 D會(huì)稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實(shí)質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請(qǐng)判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號(hào)）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負(fù)責(zé)。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會(huì)議紀(jì)要適用于（D）。

A.記載會(huì)議情況 B.傳達(dá)會(huì)議情況 C.記載會(huì)議議定事項(xiàng) D.傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項(xiàng)選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項(xiàng)的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時(shí)應(yīng)注意下列哪些事項(xiàng)___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時(shí)送達(dá) D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機(jī)關(guān) C、抄送機(jī)關(guān) D、附注

7、公文標(biāo)題___________。A、C A、一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) B、不應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) C、一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) D、特殊情況可任意用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

8、公文主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機(jī)關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請(qǐng)示 D、報(bào)告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會(huì)議紀(jì)要式 D、簡報(bào)式

C、公文的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)程度、緊急程度和發(fā)文字號(hào)均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)依然是發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學(xué)校易地?cái)U(kuò)建后，住宿生急劇增加，學(xué)生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個(gè)學(xué)生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學(xué)校準(zhǔn)備興建一棟學(xué)生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學(xué)校向市教育局申請(qǐng)撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)。校長辦公室秘書起草了一份申請(qǐng)撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠問題的請(qǐng)示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個(gè)床位兩個(gè)人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門給予適當(dāng)支持。

×××市第二職業(yè)學(xué)校 2014年8月25日(1)請(qǐng)你代校長辦公室主任審核這份請(qǐng)示，指出存在的問題。(2)請(qǐng)你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請(qǐng)示。指出下述文書處理程序中的錯(cuò)漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報(bào)春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請(qǐng)有關(guān)部門辦復(fù)，據(jù)實(shí)填報(bào)。５月９日?！焙笥煽h林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對(duì)內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時(shí)限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)性審核，交縣政府辦進(jìn)行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實(shí)。該單位劉局長十分著急，在辦公會(huì)上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對(duì)方，希望對(duì)方有一個(gè)回答。會(huì)后第二天早上上班時(shí)，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會(huì)，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請(qǐng)人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個(gè)貼切的標(biāo)題；（3）針對(duì)專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實(shí)際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學(xué)生會(huì)準(zhǔn)備組織同學(xué)踏青，并邀請(qǐng)老師們參加。請(qǐng)你以學(xué)生會(huì)的名義擬寫一則邀請(qǐng)函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時(shí)，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風(fēng)，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請(qǐng)恩師，請(qǐng)你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風(fēng)，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請(qǐng)示，請(qǐng)示文號(hào)是“蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)”。請(qǐng)示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請(qǐng)其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)?，F(xiàn)在按照規(guī)定上報(bào)文化部審批。請(qǐng)示的附件是：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料。

請(qǐng)根據(jù)以上信息，按照請(qǐng)示的格式，擬寫這份請(qǐng)示。

關(guān)于擬邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個(gè)人演唱會(huì)的請(qǐng)示

蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請(qǐng)其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請(qǐng)新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)?，F(xiàn)報(bào)你部審批。

以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批示。

附件：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第四篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關(guān)于評(píng)定業(yè)務(wù)支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時(shí)、準(zhǔn)確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機(jī)構(gòu)一是對(duì)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)一直固定不變的立檔進(jìn)行分類。

10．從行文關(guān)系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區(qū)大事記

12．本機(jī)關(guān)收到外機(jī)關(guān)發(fā)來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術(shù)文書。14．發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報(bào)適用于---表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。

17．簡報(bào)的特點(diǎn)是---簡、實(shí)、快。

18.簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的發(fā)出簽具意見

19．行文制度指的是---機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關(guān)系、行文方式、和行文規(guī)則三個(gè)方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價(jià)值的基礎(chǔ)是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復(fù)制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個(gè)工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個(gè)工作環(huán)節(jié)。

24．校對(duì)要以---定稿為依據(jù)。

25．?dāng)M辦的特點(diǎn)是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請(qǐng)示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對(duì)于收文準(zhǔn)備如何處理提出初步方案和

意見，以供領(lǐng)導(dǎo)人批示、決斷時(shí)參考。一般由文秘部門的辦公室負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出擬辦意見全宗編號(hào)的主要方法是---流水編號(hào)法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對(duì)照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號(hào)由四部分組成，分別是—全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁號(hào)或件號(hào)。32．檔案檢索包括---對(duì)檔案信息分析存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找---兩個(gè)階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項(xiàng)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄格式、著錄級(jí)別---和著錄項(xiàng)目細(xì)則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設(shè)置了—19—個(gè)基本大類。其中A代表--中國共產(chǎn)黨黨務(wù)—B代表---國家政務(wù)總類。

提高辦公的時(shí)效：文件辦理的時(shí)間量是個(gè)彈性很大的問題，因?yàn)楹茈y事先制定個(gè)收發(fā)文計(jì)劃去精細(xì)地進(jìn)行時(shí)間的量化預(yù)測(cè)。但是，這并不等于此問題根本不能談。因?yàn)榫兔總€(gè)具體環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)效分析還是可以的。為此，除加強(qiáng)文書人員的責(zé)任心和提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構(gòu)成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點(diǎn)：一是---存儲(chǔ)檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護(hù)檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務(wù)

41．檔案計(jì)算機(jī)檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。2．公務(wù)文書----是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機(jī)關(guān)在管理過程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中，為處理公務(wù)及私人事務(wù)而形成的檔案。5．專門檔案----是各機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行某種

專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、教學(xué)檔案等。

6．平行文：是指同級(jí)機(jī)關(guān)過著不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來往的文件沒。這些法定的機(jī)關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達(dá)方式和一般特點(diǎn)的應(yīng)用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠標(biāo)準(zhǔn)稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價(jià)值得到法律的認(rèn)可和保護(hù)。

12．存本---是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計(jì)劃---對(duì)即將開展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達(dá)形式。15．簡報(bào)---是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作、向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況和文題、交流經(jīng)驗(yàn)以及溝通信息的一種公務(wù)文書。16．總結(jié)-----是指對(duì)已經(jīng)完成或正在進(jìn)行中的某項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的效果、作用及其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并在此基礎(chǔ)上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報(bào)告-----以書面報(bào)告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實(shí)用性文體。

18．司法文書----是指案件當(dāng)事人或參與人，為要求司法機(jī)關(guān)按照法律程序、運(yùn)用有關(guān)的法律條文有效的保護(hù)自身合法權(quán)益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級(jí)機(jī)關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。

20．會(huì)計(jì)文書---是本機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過程中，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達(dá)的全部內(nèi)容中那個(gè)貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結(jié)構(gòu)----在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造，及文書內(nèi)容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實(shí)用性文體語言，它是用于社會(huì)活動(dòng)、具有實(shí)用文特點(diǎn)、反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)范化的語言體系。24．簽發(fā)---是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標(biāo)志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機(jī)關(guān)印章之后才能生效。

26．?dāng)M辦---是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)。27．承辦---就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個(gè)人承接辦理來文并予以貫徹落實(shí)的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時(shí)限，秘書部門對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊(cè)的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類方案----就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，標(biāo)示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級(jí)次，以及每一級(jí)采用什麼樣的分類方法或每一級(jí)的主要內(nèi)容，然后把各個(gè)類目的名稱一一列舉出來，形成一個(gè)大綱。31．全宗----是指一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導(dǎo)思想是：1全面的觀點(diǎn)2歷史的觀點(diǎn)3.發(fā)展的觀點(diǎn)

33.檔案著錄——是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對(duì)象，滿足社會(huì)利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項(xiàng)工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

36、檔案標(biāo)引——是指對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標(biāo)識(shí) 的過程稱為主題標(biāo)引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機(jī)讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機(jī)讀檔案指用于存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機(jī)關(guān)，或者會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等，同意的衡量準(zhǔn)則、技術(shù)規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動(dòng)過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達(dá)作用；

2、公務(wù)聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機(jī)關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機(jī)關(guān)工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機(jī)密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關(guān)的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍；本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量；本機(jī)關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量；本機(jī)關(guān)各組織機(jī)構(gòu)駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對(duì)辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價(jià)值的，按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報(bào)告和請(qǐng)示的關(guān)系?！嗤c(diǎn)：

1、行文方向一致。

2、報(bào)送要求相同。

3、寫作特點(diǎn)相同。

不同點(diǎn)：

1、行文目的不同。報(bào)告的目的只是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請(qǐng)示則是為解決某一問題而請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。

2、性質(zhì)要求不同。報(bào)告屬陳述性文件，一般不需要上級(jí)回復(fù)；而請(qǐng)示屬請(qǐng)求性文件，需要上級(jí)機(jī)關(guān)給以及時(shí)批復(fù)。

3、行文時(shí)限不同。請(qǐng)示必須在事前行文；報(bào)告則

在事前、事后、事情進(jìn)行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”，即“一事一請(qǐng)示”的原則；而報(bào)告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機(jī)關(guān)常用文件

8、簡述發(fā)文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時(shí)間特征、地點(diǎn)特征和通訊者特征，簡稱為“六個(gè)特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷計(jì)劃。

13、什麼是文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實(shí)、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報(bào)等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼？----文書工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量的形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)的組織和準(zhǔn)確的處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理；（6）公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料；（9）文書的機(jī)要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項(xiàng)。檔案的基本任務(wù)是：（1）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)信息資源；9逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡公文，反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實(shí)用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義------（1）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的?？傊?，行政機(jī)關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點(diǎn)是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點(diǎn)第一，單一性。即一個(gè)詞或詞組只表達(dá)一個(gè)詞義，一個(gè)詞義只能用一個(gè)詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語言轉(zhuǎn)化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，經(jīng)會(huì)議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；第三，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；第四，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；第五，法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時(shí)，應(yīng)在正文中同時(shí)注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實(shí)際，切實(shí)可行。第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會(huì)商，取得一致意見。第四，在文件表達(dá)上要概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實(shí)事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第五，用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序。

（二）適應(yīng)機(jī)關(guān)不同行文關(guān)系，在選擇文種時(shí)準(zhǔn)確判定本機(jī)關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系，保證文件及時(shí)迅速處理。

（三）適應(yīng)行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當(dāng)處理，保證文書處理的科學(xué)、高效。

（四）適應(yīng)文書不同種類要求，以準(zhǔn)確把握不同文種寫作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。

21．簡述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同。

（二）發(fā)布事項(xiàng)范圍不同。

（三）發(fā)布事項(xiàng)的方式不同。

（四）所公布事項(xiàng)的特點(diǎn)不同。

22．簡述請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別?！?/p>

（一）行文的目的不同。

（二）行文時(shí)間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級(jí)辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關(guān)系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關(guān)系看，主題起著支配作用?？傊黝}在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因?yàn)槿绱?，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個(gè)方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級(jí)指示精神。第三，處理事務(wù)和社會(huì)交往的客觀要求。第四，事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達(dá)到的要求第一，要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達(dá)過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。-----文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項(xiàng)：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面：第一，使文書表達(dá)“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達(dá)的要求是什麼？---第一，表達(dá)的明確性。第二，表達(dá)的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達(dá)的文明性。第五，表達(dá)的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟?！幸韵虏襟E：

（一）思想準(zhǔn)備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復(fù)修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標(biāo)

印。

27．文書修改的主要范圍?！ǎ荷罨黝}，審查內(nèi)容，調(diào)整結(jié)構(gòu)，修正語句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

28．文書處理過程中有那些特點(diǎn)？——有以下特點(diǎn)：

（一）確定性。文書處理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對(duì)獨(dú)立，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書處理的每個(gè)工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循嚴(yán)格的工作規(guī)范。

29．撰寫擬辦意見時(shí)應(yīng)注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應(yīng)注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時(shí)相當(dāng)于一份建議或者請(qǐng)示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考；差異性，即擬辦意見如有兩個(gè)以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；概括性，既擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡述批辦文件主要內(nèi)容?！ǎ阂皇鞘盏缴霞?jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。二是擬辦時(shí)有困難的事項(xiàng)，批辦時(shí)要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時(shí)，凡需兩個(gè)以上部門共同辦文的，還要指定一個(gè)主辦部門，以防承辦部門出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們?cè)趯徍宋募r(shí)，重點(diǎn)審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點(diǎn)是：第一，是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第四，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商會(huì)簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復(fù)制與保密。3.簡化了裝訂手續(xù)。4.使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。35．文書整理歸檔的范圍?！唧w包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文。2.本機(jī)關(guān)文件。3.下級(jí)機(jī)關(guān)來文。4.同級(jí)或 非隸屬機(jī)關(guān)的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.區(qū)分文書的不同價(jià)值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書？——是指在平時(shí)歸整的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)案盒內(nèi)積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號(hào)，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個(gè)方面：1政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行接收。2政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)哪些未及時(shí)歸檔的檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集。3檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、已撤銷機(jī)關(guān)的集體有娼妓保存價(jià)值的檔案的集中和接受。4檔案館對(duì)中華人民共和國建立以前的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；2.組織機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內(nèi)容所反映的問題將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務(wù)是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同保存價(jià)值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價(jià)值或已失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進(jìn)行的一系列審慎而嚴(yán)密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務(wù)是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎(chǔ)。

44、什麼是檔案保管期限表？起結(jié)構(gòu)和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊(cè)的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究中具

有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義，而屬本機(jī)關(guān)在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)進(jìn)行本單位工作需要查考的文件材料應(yīng)列為長期保管；3.凡是在較短時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保存。

46．檔案主題標(biāo)引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉(zhuǎn)換。4主題及主題詞的校對(duì)審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當(dāng)案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯(lián)系,相互補(bǔ)充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴(kuò)大檔案部門影響,宣傳報(bào)道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實(shí)現(xiàn)資源共享|擴(kuò)大對(duì)外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進(jìn)出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設(shè)備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動(dòng)中的保護(hù)；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應(yīng)包括哪幾個(gè)方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機(jī)讀檔案定時(shí)倒帶和上機(jī)檢查；3.檢查有無火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊(cè)中的數(shù)量是否符合；5.對(duì)于庫房管理、提供利用等各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點(diǎn)等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機(jī)讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號(hào)索引：文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機(jī)關(guān)工作大事記

Ｂ、國家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個(gè)人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機(jī)關(guān)組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會(huì)議簡介：簡明我要地記敘會(huì)議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集：統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對(duì)獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊(cè)的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計(jì)劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務(wù)的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志——1.檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化；2.管理機(jī)構(gòu)布局與館（室）藏機(jī)構(gòu)的合理化；

3、檔案信息服務(wù)的社會(huì)化；4.檔案工作組織管理的科學(xué)化。

56、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件?！鐣?huì)條件和內(nèi)部條件。社會(huì)條件包括：1.需要一個(gè)安定的、政治民主化的社會(huì)大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟(jì)上的大力支持；3.科學(xué)技術(shù)條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)——1.工作效率高；2.檢全、檢準(zhǔn)率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設(shè)備，能就地向遠(yuǎn)方檢索檔案材料，提高了服務(wù)效果，節(jié)省了經(jīng)費(fèi)、人力和時(shí)間。

58、簡述計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術(shù)條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設(shè)備條件；2.檔案原件的準(zhǔn)備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)軟件。

59、檔案館對(duì)歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對(duì)象與途徑。

1收集散存在國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案財(cái)富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護(hù)中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠(yuǎn)離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點(diǎn)：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價(jià)格低廉，保存時(shí)間長；4.容易復(fù)制，有利于檔案原件保護(hù)；5.便于推廣普及。

63、我國已發(fā)布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：——1.針對(duì)檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；2.針對(duì)檔案的載體為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；3.針對(duì)檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；4.針對(duì)檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

64、我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作還需進(jìn)一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；2.檔案統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)；3.檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)；4.檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復(fù)制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務(wù)；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)與作用--------文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書除了現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機(jī)密性、知識(shí)性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機(jī)密性、知識(shí)性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價(jià)值性和科學(xué)文化性。文書的特點(diǎn)有三方面：法定的作者、法定的權(quán)威和效力及特定地程式性。檔案的特點(diǎn)有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書的作用為：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用、行為規(guī)范作用、公務(wù)聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個(gè)方面的作用：現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關(guān)系。聯(lián)系：

1、工作對(duì)象上的聯(lián)系。文書工作與檔案工作的物質(zhì)對(duì)象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書工作的終結(jié)程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進(jìn)展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會(huì)影響和推動(dòng)著文書工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現(xiàn)實(shí)，是適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務(wù)不同。文書工作的主要任務(wù)就是制作文件、處理文件，對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)行立卷歸檔；檔案工作的主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點(diǎn)。

目前常用的登記形式有簿冊(cè)式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊(cè)式登記，即采用事先裝訂成冊(cè)的登記簿進(jìn)行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫錯(cuò)了不易修改，若按大流水號(hào)編排順序號(hào)，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進(jìn)行登記，每張卡片登記一份文件，必要時(shí)可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進(jìn)行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復(fù)寫多聯(lián)的方式進(jìn)行登記。這種登記方法，可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機(jī)關(guān)條件具備，可使用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對(duì)美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書是社會(huì)交際的工具，離不開審美的規(guī)律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機(jī)關(guān)或

者有關(guān)人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達(dá)到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語言以及邏輯結(jié)構(gòu)等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯(cuò)亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標(biāo)題的要求

案卷標(biāo)題，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

第五篇：文書與檔案管理—輔導(dǎo)材料

《文書與檔案管理》

一、單項(xiàng)選擇題

1．“文書”一詞最早出現(xiàn)在（漢代）

2．文書的本質(zhì)屬性是現(xiàn)實(shí)（執(zhí)行性）

3．下列選項(xiàng)不是檔案特點(diǎn)的是（法定性）

4．我國檔案室類型復(fù)雜，一般主要有（七種）

5．屬于指揮性公文的是（指示）

6．會(huì)議紀(jì)要用于記載會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，因而具有（備考性）

7．關(guān)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告特點(diǎn)的表述正確的（時(shí)間性強(qiáng)）

8．公文份數(shù)序號(hào)如需標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)頂格標(biāo)識(shí)在版心（左上角第一行）

9．下列發(fā)文字號(hào)的示例正確的是（國發(fā)〔2011〕2號(hào)）

10．公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，要用（3號(hào)黑體字）

11．下列關(guān)于保密期限的示例正確的是（機(jī)密★6個(gè)月）

12．公文如有附注應(yīng)當(dāng)用（3號(hào)仿宋體字）

13．除類別詞外，一份文件的主題詞最多不超過（5個(gè)）

14．文書形成必須遵循的規(guī)律是（約定俗成、保證通行）

15．文書形成的必然趨勢(shì)是（時(shí)代性）

16．屬于簡縮型凝合性縮略語的選項(xiàng)是（抗洪搶險(xiǎn)）

17．屬于統(tǒng)括性縮略語選項(xiàng)的是（四項(xiàng)基本原則）

18．“四化”屬于（統(tǒng)括性縮略語）

19．下列關(guān)于請(qǐng)示的行文規(guī)則表述不正確的是（可以夾帶報(bào)告事項(xiàng)）

20．起草公文時(shí)，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的第二層應(yīng)當(dāng)表述為（㈠）

21．收文辦理的第一道程序是（簽收）

22．收文辦理中具體體現(xiàn)行使領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的環(huán)節(jié)是（批辦）

23．文書歸檔編制移交目錄至少（一式兩份）

24．省級(jí)以上機(jī)關(guān)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存（20年左右）

25．檔案保管期限表的最基本項(xiàng)目是（條款和保管期限）

26．根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，文書檔案的保管期限短期為（15年以下）

27．全宗編號(hào)必須具有（唯一性）

28．某一文件的檔號(hào)為2-5-10-16，其中案盒號(hào)是（10）

29．某一文件的檔號(hào)為1-3-12-18，其中件號(hào)是（18）

30．案盒目錄應(yīng)（一式三份）

31．某一文件的檔號(hào)為3-6-11-15，其中案盒目錄號(hào)是（6）

32．檔案庫房的適宜溫度應(yīng)在（14℃至20℃之間）

33．檔案著錄中，置于第一責(zé)任者之前的標(biāo)識(shí)符號(hào)是（∕）

34．檔案著錄中，置于并列題名之前的標(biāo)識(shí)符號(hào)是（＝）

35．在檔案著錄過程中，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過程是指（檔案標(biāo)引）

36．集中、系統(tǒng)地揭示某一專題檔案內(nèi)容和成分的檢索工具是（專題目錄）

37．將文件或案卷的主題詞按字順排列而形成的一種檢索工具是（主題目錄）

38．全宗指南屬于（介紹性檢索工具）

39．按基本性質(zhì)分，檔案用戶可分為（團(tuán)體用戶和個(gè)人用戶）

40．下列選項(xiàng)屬于檔案電子服務(wù)方式的是（網(wǎng)絡(luò)服務(wù)）

41．屬于會(huì)計(jì)檔案賬簿類的是（固定資產(chǎn)卡片）

42．在我國一般磁帶的保存期為（10～20年）

43．磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器外壁至少（76cm）

44．用文字處理技術(shù)形成的電子文件是（文本文件）

45．用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的電子文件是（影像文件）

二、多項(xiàng)選擇題

1．屬于科技文書類的選項(xiàng)是（專利申請(qǐng)書、項(xiàng)目申請(qǐng)書、發(fā)明申報(bào)書、權(quán)利要求書）

2．文書從其制發(fā)機(jī)關(guān)和作用來分可分為（法規(guī)文書、黨內(nèi)文書、行政文書、群體文書、個(gè)人文書）

3．文書從行文關(guān)系上分可分為（上行文、下行文、平行文）

4．屬于公文主體部分的選項(xiàng)是（主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)）

5．主題詞的特點(diǎn)是（單義性、規(guī)范性）

6．文稿的種類主要有（草稿、定稿）

7．文書形成的思想準(zhǔn)備包括（思想道德修養(yǎng)、明達(dá)事理，明辨是非、明確意圖，把握主題、較高的政策水平）

8．寫作公文前必須事先準(zhǔn)備材料，材料的來源包括（文件材料、實(shí)際材料）

9．文書修改的主要范圍主要包括（深化主題、審查內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修正語句、修正標(biāo)點(diǎn)）

10．?dāng)⑹龅姆椒ㄓ校ǜ艛ⅰ㈨様?、插敘、引敘、倒敘?/p>

11．立論常用的方法有（例證法、引證法、因果法、對(duì)比法）

12．說明的方法有（定義說明、分類說明、舉例說明、引用說明）便處理原理；（3）約定俗成與時(shí)代性原理。房濕度冬季不低于14度，夏季不高于24度，13．檔案平時(shí)收集的內(nèi)容包括（零散文件、3．文書主題表達(dá)過程應(yīng)達(dá)到的要求。相對(duì)濕度45－60%。而案例中將庫房設(shè)在了地賬外文件、專門文件）（1）主題要集中；（2）主題要清晰明確；（3）下室，很少有人打掃，陰暗潮濕，且不通風(fēng)，14．計(jì)算機(jī)檢索軟件系統(tǒng)應(yīng)具有的特點(diǎn)是（先主題要前后一致；（4）主題露而不藏。這些都不符合檔案庫房管理的的條件。進(jìn)性、標(biāo)準(zhǔn)性、完備性、簡易性）4．文書整理歸檔以“件”取代“卷”的優(yōu)點(diǎn)。啟迪：檔案庫房的重要依據(jù)不能太差，對(duì)保15．按與檔案部門的關(guān)系分，檔案用戶可分（1）以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)；（2）更加符管的文件應(yīng)采取措施加以保護(hù)，使其既案例為（主要用戶、次要用戶、潛在用戶）合文書整理的基本原則；（3）文書整理更簡又延長壽命。既要考慮保護(hù)檔案，又要考慮

三、名詞解釋便易行和具有確定性；（4）有利于整理手段到利用的方便。1．文書：是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了的現(xiàn)代化。一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和5．文書整理歸檔的基本原則。特定格式的文字材料。（1）遵循文件形成的客觀規(guī)律；（2）保持文2．公文：是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾件之間的有機(jī)聯(lián)系；（3）區(qū)分文書的不同價(jià)團(tuán)體這些法定的機(jī)關(guān)與組織為了一定的目值；（4）便于保管和查找利用。的，在社會(huì)活動(dòng)中處理公務(wù)而形成并使用的6．聲像檔案的作用。具有特定格式的應(yīng)用性的文字材料。3．檔案：（1）歷史憑證作用；（2）科學(xué)研究作用；（3）是指機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，廣泛交流作用；（4）宣傳教育作用。作為歷史記錄保存起來以備查考的，作為憑

六、案例分析 證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。1.宋主任在××集團(tuán)下屬的××酒店辦公室4．人事文書：是指各級(jí)機(jī)關(guān)在人事管理工作工作的歷史悠久，工作經(jīng)驗(yàn)十分豐富。但他中形成的，反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和文化水平一般，沒有經(jīng)過正規(guī)的秘書專業(yè)培思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。訓(xùn)。這一天，宋主任接到酒店張經(jīng)理的一項(xiàng)5．會(huì)計(jì)文書：是指機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)指示：要他就本酒店與××貿(mào)易公司人事糾務(wù)收支過程中，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所形成的各種紛一事的處理向集團(tuán)公司寫一份“請(qǐng)示報(bào)材料的總稱。告”。宋主任回頭把這項(xiàng)任務(wù)交給秘書小李。6．信訪文書：是指處理人民群眾來信和來訪小李剛從大學(xué)秘書專業(yè)畢業(yè)，她清楚地知道過程中形成的文書 “請(qǐng)示”和“報(bào)告”是兩種不同的文種。根7．交擬：是指機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門的據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容事項(xiàng)，她判定應(yīng)用“請(qǐng)示”。負(fù)責(zé)人向擬稿人交代撰擬任務(wù)的過程。8．審文稿寫好后，交給了宋主任。主任一看標(biāo)題，核：是指文稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)隨手就在“請(qǐng)示”的后面加上“報(bào)告”兩字，文稿的內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面的檢查審定。并且對(duì)小李說：“我們現(xiàn)在既是‘反映情況’，9.分發(fā)：是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件又是‘請(qǐng)求批準(zhǔn)’”，所以要用‘請(qǐng)示報(bào)告’”按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。小李剛進(jìn)公司，主任又是自己的直接頂頭上10．分類方案類目：是指在一年的實(shí)際文書司，當(dāng)時(shí)也就不便加以解釋。不過她覺得要沒有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)把課堂上學(xué)的真正用于實(shí)踐中真是不容律，在研究機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)易?? 部組織機(jī)構(gòu)及分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)下年（結(jié)合請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)別的相關(guān)知識(shí)分度可能形成的文書，按照文書整理的原則，析。要有必要的理論知識(shí)闡述，結(jié)合案例分?jǐn)M制出來的歸檔文書的類別和條目。析，并談?wù)劙咐龓淼膯⒌希?1．初步整理：是指機(jī)關(guān)的文書部門把機(jī)關(guān)答：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求；報(bào)告一年內(nèi)在工作中逐步形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文書是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)，請(qǐng)示是上級(jí)機(jī)關(guān)是一定整理工作放在平時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行。要答復(fù)，報(bào)告并不要答復(fù)，視報(bào)告的內(nèi)容情12．檔案整理：是指按照一定的原則對(duì)檔案況，可以答復(fù)也可以不答復(fù)；另外，請(qǐng)示請(qǐng)實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)。報(bào)告是匯報(bào)工作、反映情本編目，使之有序化的過程。況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢13．檔案標(biāo)引：是指在檔案著錄過程中，對(duì)問。案例中提到的是既反映情況又需要上級(jí)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范批準(zhǔn)的，所以該用請(qǐng)示報(bào)告?；臋z索標(biāo)識(shí)的過程。啟迪：通過這一案例，讓我牢牢掌握了請(qǐng)示14．聲像檔案：是指在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的具與報(bào)告的區(qū)別，對(duì)以后的學(xué)習(xí)生活有很大的有保存利用價(jià)值，以聲音、圖像為記錄手段幫助。的各種載體形式的原始記錄。2.秘書小李平時(shí)非常注意資料和文件的收集15．大事記：是一種以時(shí)為經(jīng)，以事為緯，保存，凡是工作活動(dòng)中接觸到的各種資料和簡明地記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實(shí)文件都會(huì)收集起來，存放在抽屜里。日積月的資料書和工具書 累，文件、廣告、宣傳材料、參考書等已經(jīng)

四、簡答題 填滿了小李好幾個(gè)抽屜。一天，行政經(jīng)理找1．檔案的性質(zhì)。到小李要查閱一份市場調(diào)查報(bào)告，小李望著（1）原始記錄性；（2）利用的價(jià)值性；（3）幾個(gè)抽屜的資料和文件真有些不知所措，急科學(xué)文化性。得滿頭大汗，翻來翻去卻怎么也找不到行政2．公告與通告的區(qū)別。經(jīng)理要的那份報(bào)告。（1）發(fā)布性質(zhì)不同；（2）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同；（要結(jié)合文書整理與歸檔的相關(guān)知識(shí)來（3）告知事項(xiàng)范圍不同。分析。要有必要的理論知識(shí)闡述，如文書整3．通報(bào)的類型。理歸檔的意義或平時(shí)文書的整理等，要結(jié)合（1）情況通報(bào)；（2）表彰性通報(bào)；（3）批評(píng)案例來分析，并談?wù)劙咐龓淼膯⒌希┬酝▓?bào)。答：文件歸檔整理的意義：①歸檔整理有助4．總結(jié)的特點(diǎn)。于維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系，便于日后查找（1）指導(dǎo)性；（2）真實(shí)性；（3）專門性。利用。②歸檔整理有利于保證文件的完整與5．文書選材的標(biāo)準(zhǔn)。安全，便于文件的保管。③歸檔整理有利于（1）真實(shí)；（2）新穎；（3）典型；（4）系統(tǒng)；文書部門有意識(shí)地收集積累文件，為檔案工（5）切旨。作奠定良好的基礎(chǔ)。文件是機(jī)構(gòu)和國家的“記6．文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)。憶”。（1）總文理；（2）統(tǒng)首尾；（3）相銜接；（4）小李應(yīng)根據(jù)立卷范圍的要求，將應(yīng)該歸檔的巧定奪； 文件收集齊全，通過對(duì)文件進(jìn)行分門別類系7．文書語言表達(dá)的修辭要求。統(tǒng)化整理，這樣行政經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)在查閱資料（1）表達(dá)的明確性；（2）表達(dá)的簡潔性；（3）的時(shí)候，便可以清楚地顯示，既提高文件檢表達(dá)的平易性；（4）表達(dá)的文明性；（5）表索的效率，又實(shí)現(xiàn)文件利用的目的。達(dá)的程式性。8．上行文的行文方式。啟迪：學(xué)會(huì)合理對(duì)文件進(jìn)行整理歸檔，有利（1）逐級(jí)上行文；（2）多級(jí)上行文；（3）越于充分發(fā)揮文件的使用價(jià)值，有利于提高歸級(jí)上行文。檔整理工作的質(zhì)量，有利于工作的順利開展，9．文書處理程序的特點(diǎn)。對(duì)以后的學(xué)習(xí)生活意義重大。（1）確定性；（2）連續(xù)性；（3）規(guī)范性。3.××文具公司在成立之初，創(chuàng)始人就想到10．發(fā)文復(fù)核的內(nèi)容。了對(duì)公司財(cái)務(wù)、管理等方面的文件檔案進(jìn)行（1）審批簽發(fā)手續(xù)是否完備；（2）附件材料收集整理，并讓秘書負(fù)責(zé)保管備用。但是由是否齊全；（3）格式是否統(tǒng)一規(guī)范。于公司占地面積不大，資金流轉(zhuǎn)也有些緊張，11．收文登記的形式。所以不能提供設(shè)備齊全的檔案室?？偨?jīng)理秘（1）簿冊(cè)式登記；（2）聯(lián)單式登記；（3）卡書建議，可以暫時(shí)把檔案設(shè)置在辦公樓地下片式登記。室靠里面的一個(gè)房間里，等以后有地方了再12．?dāng)M辦的特點(diǎn)。搬出來。那個(gè)房間很偏，但是很安靜，一般（1）參考性；（2）差異性；（3）概括性。不會(huì)有人進(jìn)去，利于檔案的保密，另外，光13．建立檔案檢索體系的要求。線很不好，沒有日照。秘書認(rèn)為，陽光太充（1）要科學(xué)、合理；（2）要立足于提高檢索足的話會(huì)使所藏的紙質(zhì)檔案變脆，所以沒有效率；（3）要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。陽光反倒是件好事。于是，那間屋子就成了14．分類目錄的編制步驟。暫時(shí)的檔案存放地。半年之后，問題產(chǎn)生了，（1）填卡；（2）排列；（3）設(shè)置指引卡。由于檔案室位置偏僻，很少有人打掃，加上15．電子檔案的利用特點(diǎn)。陰暗潮濕，很多檔案都開始發(fā)潮，拿出來的（1）電子檔案利用的快捷性；（2）電子檔案檔案字跡都有些模糊，還有些生了蟲子，嚴(yán)利用空間的廣闊性；（3）電子檔案利用的高重影響了利用。效性；（4）良好的復(fù)用性；（5）外借利用的要點(diǎn)： 限制性。（要結(jié)合檔案庫房管理的相關(guān)知識(shí)來分析。

五、論述題 要有必要的理論知識(shí)闡述，如檔案保管的重1．文書的作用。要性、物質(zhì)條件等，要結(jié)合案例來分析，并（1）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用；（2）行為規(guī)范作用；（3）談?wù)劙咐龓淼膯⒌希┕珓?wù)聯(lián)系和知照作用；（4）憑據(jù)記載作用；（5）答：庫房是保密檔案的最基本的物質(zhì)條件，傳遞信息和宣傳教育作用。直接關(guān)系到檔案的保護(hù)和案例。檔案庫的形2．文書形成的基本原理。式、結(jié)構(gòu)、用材、顏色均應(yīng)考慮隔熱、防潮（1）客觀反映與實(shí)用性原理；（2）美觀與方等效果；檔案庫的窗戶應(yīng)盡可能少而??；庫