檔案管理文件管理制度

檔案管理文件管理制度1

特種設備安全技術檔案管理工作為設備管理提供資料,技術信息和考核的依據(jù),是管好設備的`基礎工作,必須認真做好。

1、有專人負責特種設備安全技術檔案管理工作。

2、特種設備要有安全技術檔案,并應逐臺分別建檔(一機一檔),安全技術檔案應當包括以下內(nèi)容:

(1)特種設備的設計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;

(2)特種設備使用證、注冊登記表

(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的記錄;

(4)特種設備的日常使用狀況記錄;

(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄;

(6)設備重大維修修、改造的有關技術文件;

(7)特種設備運行故障和事故記錄。

3、安全技術檔案必須齊、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。

4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術資料。

5、設備遷移或報廢,其檔案均隨設備調(diào)撥,設備報廢后,首先向質(zhì)監(jiān)部門辦理注銷手續(xù),然后檔案由公司檔案保管員封存。

檔案管理文件管理制度2

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調(diào)離或辭職的.人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務:

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。

5相關文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

檔案管理文件管理制度3

為規(guī)范和加強站內(nèi)的安全檔案的`管理，實行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容：

（1）安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動情況記錄。

（2）從業(yè)人員檔案（包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息）。

（3）特種作業(yè)人員資格證名單。

（4）特種設備清單及有關檔案。

（5）危險源管理清單。

（6）監(jiān)測資料（設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。

（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

（8）安全生產(chǎn)整改情況記錄。

（9）安全例會及安全日、月活動記錄。

（10）安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況；

（11）事故記錄和統(tǒng)計資料。

（12）傷亡登記表存檔情況。

（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。

（14）安全措施經(jīng)費及使用情況。

（15）事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放，以形成標準化、規(guī)范化。

3、按期上報給各有關部門，定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學化。

檔案管理文件管理制度4

為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。

1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。

2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。

4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。

5、檔案基礎資料管理信息，必須實現(xiàn)從購置到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。

6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領導審批同意后方可借閱。

7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。

檔案管理文件管理制度5

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的經(jīng)營管理檔案管理由財務部門負責記錄整理;公司生產(chǎn)技術檔案由公司技術部負責記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負責記錄整理；總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負責記錄整理。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的'原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理文件管理制度6

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等

2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程

4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等

7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結案客戶的`完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

檔案管理文件管理制度7

一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的`齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內(nèi)容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案管理文件管理制度8

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

3、公司的請示與上級批復文件

4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

2、借閱的'案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

四、檔案銷毀

經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

檔案管理文件管理制度9

(一)目的

建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案,并加強對安全記錄的有效管理,充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產(chǎn)服務,規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。

(二)適用范圍

本制度適用于公司的文件、檔案管理。

(三)規(guī)范性引用文件

《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》

《中華人民共和國國檔案法》

(四)職責

1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

(五)管理要求

1.檔案管理范圍

1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全生產(chǎn)資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實施檔案管理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

2.保管事項

2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管,要符合國家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。

2.2重要的文件檔案,要按時歸檔,存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄,由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材,標示嚴禁煙火標志。

2.5檔案箱、柜;鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應科學、規(guī)范,便于查找。

3.歸檔時間

3.1辦理完畢的`文件,按工作階段性進行歸檔。

3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。

3.3凡是有法律效用的文件材料,一經(jīng)識別就立即歸檔。

3.4凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。

4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5.安全檔案的借閱

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案,技術人員登記后方可查閱,其它人員須部門負責人批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;如查閱財務數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領導批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門主管批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù),原件不外借,確因工作需要,須經(jīng)主管部門批準,予以復制。

5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協(xié)議),未經(jīng)公司領導批準同意,任何人不得查閱、借閱。

5.4專業(yè)工具書,一律實行先歸檔保存,再辦理借閱手續(xù),如長期使用的,部門內(nèi)部應自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經(jīng)理以上領導的批準同意。

5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月,可以續(xù)借,到期由檔案室人員負責催討,如須長期使用的部門內(nèi)部則復印予以備份,并保證文件內(nèi)容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛護公司財產(chǎn),使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,違者嚴肅處理。

6.保密事項

6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律,檔案內(nèi)容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放

6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù),不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理,復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領導批準,并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。

6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙,要進行登記,經(jīng)主管領導審批,送往有關地點監(jiān)督銷毀,確保保密安全。

6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案,可劃為“內(nèi)部”。

6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密,必須經(jīng)公司分管領導審核批準。

6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準,未經(jīng)批準不得復制和摘抄。

6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

6.10定期檢查檔案保密工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律,防止泄密事件發(fā)生,對造成泄密事件的責任者,要視情節(jié)嚴肅處理。

7.修改、補充事項

7.1修改、補充科技檔案,必須填寫修改、補充申請單,并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領導審批后,方可修改,任何個人或部門不得擅自改動。

7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改,進行監(jiān)督和檢查。

8.銷毀

8.1檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,并對擬銷毀檔案按類別登記,由專業(yè)技術人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷毀或續(xù)存,分別送交分管副總經(jīng)理以上領導進行初審。

8.2匯總初審意見,編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。

8.4銷毀時要進行監(jiān)銷。

經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不準出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上注明'已銷毀'字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章,以示負責。經(jīng)審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并再銷毀清單上詳細注明。

8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷毀清單歸檔。

對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料,由公司生產(chǎn)技術處或相關部門提出申請,由公司分管領導及相關負責人審核簽批,對審批同意銷毀的材料,由公司生產(chǎn)技術處或相關部門銷毀,并在銷毀記錄上簽字。

檔案管理文件管理制度10

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的.政策法規(guī)、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

檔案管理文件管理制度11

為規(guī)范和加強站內(nèi)的安全檔案的'管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

(1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業(yè)人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業(yè)人員資格證名單。

(4)特種設備清單及有關檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監(jiān)測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

(8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統(tǒng)計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。

(14)安全措施經(jīng)費及使用情況。

(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規(guī)范化。

3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。

檔案管理文件管理制度12

一、目的

為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。

本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關的文件檔案的管理。

二、職責

2.1安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。

2.2各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核。

2.3各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

三、內(nèi)容

3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

3.1.1國家有關安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。

3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等。

3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

3.1.6供應商、承包商相關材料。

3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。

3.2立卷歸檔

3.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。

3.2.2應根據(jù)文件資料的'重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。

3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。

3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

3.2.5不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷。

3.3檔案保管

3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。

3.4檔案借閱

3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。

四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。

檔案管理文件管理制度13

1.目的

為進一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，結合公司實際，制定本制度。

2.適用范圍

適用于本公司安全文件、檔案管理

本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.管理體制與職責

3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。

3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進行監(jiān)督與指導。

3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責

(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務活動中形成的有保存價值的與安全關聯(lián)性文件材料都應按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規(guī)章制度。

(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執(zhí)行有關法律、法規(guī)和相關標準，協(xié)助各職能部門、車間對收集的安全關聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動中形成的材料。

4.檔案的范圍、收集與移交

4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：

1)基礎檔案

(1)企業(yè)基本情況；

(2)廠區(qū)平面布置圖；

(3)主要管理人員登記表；

(4)企業(yè)證照文書；

(5)危險化學品登記證；

(6)職業(yè)危害申報表及申報回執(zhí)單；

(7)應急預案備案回執(zhí)單；

(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；

(10)特種設備登記表；

(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。

2)組織機構

(1)安全生產(chǎn)組織架構圖；

(2)關于成立安全生產(chǎn)領導小組的通知；

(3)關于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；

(4)關于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。

(5)其他與安全組織有關的內(nèi)容。

3)安全職責

各部門、各級人員安全生產(chǎn)職責

4)安全管理制度

安全標準化規(guī)定的安全管理制度。

5)安全操作規(guī)程

6)教育培訓

(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；

(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；

(3)員工三級教育培訓卡；

(4)員工三級安全教育培訓記錄；

(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；

(6)復轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓記錄；

(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；

(8)應急救援預案演練記錄及總結，

(9)其他安全培訓記錄。

7)安全檢查

(1)各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整改通知書等各類執(zhí)法文書；

(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；

(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。

(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；

(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；

(7)安全生產(chǎn)領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；

(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；

(9)各項安全檢查的總結匯報材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；

(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；

(3)安全隱患整改方面的投入記錄；

(4)勞動防護用品方面的投入記錄；

(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；

(6)安全評價、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；

(7)其他與安全有關的投入。

9)“三同時”

(1)有關安全設施和勞動防護職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、資料；

(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；

(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；

(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

10)防護裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設備、下同)

(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；

(2)各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄；

(3)應急救援設備的種類、數(shù)量、型號及管理部門、狀況記錄；

(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；

11)特種設備

(1)特種設備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料；

(2)特種設備的定期檢驗記錄；

(3)特種設備的日常使用及維護保養(yǎng)記錄；

(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；

(5)特種設備運行故障和事故記錄。

12)安全用電

(1)變、配電室運行狀況記錄。

(2)臨時用電申請及拆除記錄；

(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；

(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。

13)工傷保險

(1)參加工傷保險員工的名單；

(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)；

(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)；

(4)其他與工傷保險相關的.文件、憑證或單據(jù)。

14)職業(yè)病防治

(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；

(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；

(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；

(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

(6)其他與職業(yè)病防治相關的文件、材料。

15)勞動防護用品

(1)各類勞動防護用品發(fā)放記錄；

(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；

(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

16)事故調(diào)查處理

(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；

(2)事故調(diào)查的相關會議記錄；

(3)工傷事故調(diào)查處理報告書(表)；

(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；

(5)其他與事故相關的文件、資料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；

(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；

(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；

(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；

(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；

(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；

(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；

(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養(yǎng)記錄；

(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；

(10)火災隱患及其整改情況記錄；

(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。

18)其他與安全生產(chǎn)相關的內(nèi)容。

4.2收集與移交

(1)歸檔材料應是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。

(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。

(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束后整理歸檔。

(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關歸檔材料的審核。

(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時，本公司安全生產(chǎn)領導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

5.檔案處理

1)根據(jù)公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。

(1)法律、法規(guī)和標準

(2)機構和職責

(3)風險管理；

(4)管理制度；

(5)培訓教育；

(6)生產(chǎn)設施及工藝安全

(7)作業(yè)安全

(8)職業(yè)健康

(9)危險化學品管理

(10)事故與應急

(11)檢查與自評

2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關紙質(zhì)檔案文件的編號。

3)檔案保存，設專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時進行修補和復制。

4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。

5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領導小組及檔案工作人員進行鑒定，對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的安全生產(chǎn)檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊長期保存。

6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。

6.檔案利用

(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。

(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

(3)應積極主動地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導。

檔案管理文件管理制度14

1目的

為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的`填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

3職責

3.1各過程管理部門職責：

3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

3.1.3負責過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。

3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應的記錄。

3.1.5負責文件更改內(nèi)容等。

3.2生產(chǎn)部職責：

3.2.1負責管理手冊的編制。

3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。

3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。

4程序內(nèi)容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標和指標；

b.實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；

c.控制各業(yè)務過程的程序、規(guī)定、指導書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關的資料包括但不限于：

a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)；

b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監(jiān)察（檢測）資料；

c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；

d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；

e.專項風險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；

f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；

g.危化品應建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

h.設施的設計、運行技術資料；

i.供應商和承包商檔案；

j.作業(yè)許可證等；

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

檔案管理文件管理制度15

一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

四、文件資料檔案的'保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司領導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。

八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖,無關人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

企業(yè)內(nèi)部控制—文件檔案管理

一、業(yè)務目標

1.保證檔案管理規(guī)范有序，實現(xiàn)檔案標準化管理。

2.保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。

3.檔案管理過程中，各種檔案涉及的財務數(shù)據(jù)真實、有效。4.檔案管理符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定。

二、業(yè)務風險

1.檔案管理混亂無序，影響公司各項戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2.檔案管理無法滿足經(jīng)營中的檔案需求，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有序進行。3.檔案數(shù)據(jù)不真實，信息不準確造成的風險。

4.檔案管理和使用不符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，帶來公司形象及經(jīng)濟損失。

三、業(yè)務范圍

本業(yè)務流程主要描述公司與檔案管理有關的內(nèi)控制度。

四、業(yè)務流程描述 1.崗位職責及授權

1.1.公司行政部門為本單位文件檔案管理的主管部門，并對各部門的文件檔案管理實施監(jiān)督、指導和檢查；行政部門設立統(tǒng)一的檔案室，設專職管理人員，負責公司文件檔案管理。

1.2.其他各部門負責本部門各項專業(yè)文件檔案資料的管理。

1.2.1.財務部門負責各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、會計報表等文件檔案資料的管理。

1.2.2.人行部負責人事檔案、考勤表、工資報表、員工《勞動合同》等文件檔案資料的管理。

1.2.3.銷售部負責市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告、客戶檔案、認購書、賣房契約、銷售資料等文件檔案資料的管理。

1.3.檔案管理人員應當忠于職守，遵紀守法，嚴格保密，確保文檔和檔案機密的安全。2.文件檔案內(nèi)容

公司在經(jīng)營活動中形成的，具有價值并按制度規(guī)定應當歸檔保存的文件檔案資料，包括：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件、工作計劃、總結、會議記要、重要文件、書信、單據(jù)、契約、公司領導的重要講話、批示、圖書資料、施工記錄、維修記錄、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告、工程圖紙、結算文件資料、竣工項目總結報告等在項目資料。

3.文件檔案資料的收集 3.1.收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.上級來文

（1）上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件。

（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.2.公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等。（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件。（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告。（5）反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料。（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料。

（7）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料。

（8）公司黨、團和內(nèi)部組織機構在工作中形成的重要文件材料。（9）公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料。

（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料。

（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料。

（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根。（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本。（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料。

（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等。

（20）各種普查工作中形成的文件材料。3.2.收集中應注意的問題

3.2.1.公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。3.2.2.正文和附件要同時收集。

3.2.3.一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.2.4.作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。

3.2.5.有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.2.6.有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.2.7.用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。3.2.8.經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

4.立卷歸檔

4.1.公文立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

4.2.文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應的措施進行分門別類。

4.3.立卷分工

4.3.1.各部門形成的文件，自行立卷；

4.3.2.公司報送總部重要的、批辦了的文件，由辦公室立卷； 4.3.3.公司頒發(fā)的文件，由辦公室立卷。

4.4.歸檔

4.4.1.公司每年3月底前將上文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

4.4.2.各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

4.4.3.不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。4.4.4.卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。5.檔案保管：要本著集中管理，方便使用，嚴格保密的原則。5.1.檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。5.2.膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

5.3.底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

5.4.庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。6.文件檔案借閱

6.1.借閱文件檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。6.2.借出的文件檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

6.3.借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

6.4.歸還文件檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

6.5.凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

6.6.底圖一般不予外借。7.檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領導批準，可以定期銷毀。8.文件檔案統(tǒng)計

8.1.銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。8.2.要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。

8.3.除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應做好檔案統(tǒng)計的基礎工作。

8.4.統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。

8.5.對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

9.保密管理

9.1.文件檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

9.2.不得傳播、議論有關機密問題。9.3.文件檔案資料不準帶到公共場所。

五、相關制度目錄

《文件檔案分類管理制度》、《文件檔案收文管理流程》、《文件檔案歸檔流程》、《文件檔案借閱歸還流程》。

六、主要控制點 1.分工與授權控制。2.文件檔案管理人員應當忠于職守，遵紀守法，嚴格保密，確保文檔和檔案機密的安全，文書檔案卷訂歸檔，做到一年一結。

3.文件檔案整理嚴格按有關歸檔文件整理的規(guī)定進行整理、分類、歸檔和保管，力求文件齊全、完整，分類清楚、裝訂規(guī)范，存列有序、利用便捷。

4.建立嚴格的文件檔案登記、移交和使用制度，利用和借閱檔案資料必須履行和完備手續(xù)，歸檔時必須保持文檔完好。

5.監(jiān)督與檢查。

七、相關檢查資料

《公司文件檔案及目錄》、《公司文件檔案移交表》、《公司文件檔案借閱審批單》、《公司文件檔案銷毀登記表》。