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      檔案管理文件管理制度

      2023-03-08下載本文作者:會(huì)員上傳
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      檔案管理文件管理制度

      檔案管理文件管理制度1

      特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作為設(shè)備管理提供資料,技術(shù)信息和考核的依據(jù),是管好設(shè)備的`基礎(chǔ)工作,必須認(rèn)真做好。

      1、有專(zhuān)人負(fù)責(zé)特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作。

      2、特種設(shè)備要有安全技術(shù)檔案,并應(yīng)逐臺(tái)分別建檔(一機(jī)一檔),安全技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

      (1)特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;

      (2)特種設(shè)備使用證、注冊(cè)登記表

      (3)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)報(bào)告和定期自行檢查的記錄;

      (4)特種設(shè)備的日常使用狀況記錄;

      (5)特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;

      (6)設(shè)備重大維修修、改造的有關(guān)技術(shù)文件;

      (7)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

      3、安全技術(shù)檔案必須齊、整潔、規(guī)格化,及時(shí)整理填寫(xiě)。

      4、公司檔案保管員負(fù)責(zé)保管和供應(yīng)公司圖紙、技術(shù)資料。

      5、設(shè)備遷移或報(bào)廢,其檔案均隨設(shè)備調(diào)撥,設(shè)備報(bào)廢后,首先向質(zhì)監(jiān)部門(mén)辦理注銷(xiāo)手續(xù),然后檔案由公司檔案保管員封存。

      檔案管理文件管理制度2

      1目的

      規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

      2適用范圍

      適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

      3職責(zé)

      3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

      3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

      3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

      3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。

      4實(shí)施程序

      4.1歸檔保存的文件

      4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

      4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

      4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項(xiàng)檔案。

      4.2文件、資料歸檔的要求。

      4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

      4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

      4.2.3每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

      4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)。

      4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

      4.3檔案資料的保管。

      4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

      4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

      4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

      4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

      4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

      4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

      4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

      4.4檔案資料借閱管理。

      4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

      4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

      4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

      4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

      4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;

      4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);

      4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

      4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

      4.4.6調(diào)離或辭職的.人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

      4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀

      4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

      4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

      4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

      4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

      4.5.3確定保管期限原則

      4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

      4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

      4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

      4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

      4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:

      4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報(bào)告要保存。

      4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。

      4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

      5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

      5.1《檔案管理制度》

      5.2《保密規(guī)定》

      5.3《文件發(fā)放登記表》

      5.4《文件借閱登記表》

      檔案管理文件管理制度3

      為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的安全檔案的`管理,實(shí)行制度化管理,特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專(zhuān)人管理安全生產(chǎn)檔案。

      1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

      (1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書(shū)及變動(dòng)情況記錄。

      (2)從業(yè)人員檔案(包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息)。

      (3)特種作業(yè)人員資格證名單。

      (4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

      (5)危險(xiǎn)源管理清單。

      (6)監(jiān)測(cè)資料(設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

      (7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

      (8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。

      (9)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。

      (10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況;

      (11)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。

      (12)傷亡登記表存檔情況。

      (13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。

      (14)安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。

      (15)事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

      2、要編寫(xiě)詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

      3、按期上報(bào)給各有關(guān)部門(mén),定期向職工公布檔案管理情況。

      4、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。

      檔案管理文件管理制度4

      為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理,發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能,完善安全管理過(guò)程監(jiān)督,特制定本制度。

      1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度,上級(jí)來(lái)文和下發(fā)文件,先行登記、分類(lèi)存放,按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。

      2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中,,卷首制作目錄,年終裝訂存檔。

      3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案,實(shí)行從業(yè)人員一人一檔,安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔,每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔,檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。

      4、基礎(chǔ)檔案資料要分類(lèi)存檔保管,檔案分為長(zhǎng)期檔案和短期檔案,短期檔案滿(mǎn)3年之后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

      5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息,必須實(shí)現(xiàn)從購(gòu)置到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監(jiān)督,及時(shí)進(jìn)行更新,確保檔案資料完整性。

      6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù),經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。

      7、檔案資料由安全科安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,實(shí)習(xí)專(zhuān)柜存放,落實(shí)防護(hù)措施,防止損毀。

      檔案管理文件管理制度5

      一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

      三、公司的經(jīng)營(yíng)管理檔案管理由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負(fù)責(zé)記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負(fù)責(zé)記錄整理;總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄整理。

      四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

      五、資料的收集與整理

      1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

      2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的'原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

      3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

      4.各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

      5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

      六、資料的分類(lèi)與歸檔

      1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

      2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

      七、檔案的借閱

      1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

      2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

      3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)??偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

      4.檔案借閱者必須做到:

      ①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

      ②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

      八、檔案的銷(xiāo)毀

      1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

      2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

      3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

      4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

      5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀

      檔案管理文件管理制度6

      (一)意義

      (二)文件檔案的類(lèi)別與形式

      公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

      1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

      2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

      3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

      4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

      5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

      6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

      7.公司客戶(hù)名冊(cè):客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等

      8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

      9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等

      10.公司客戶(hù)檔案:已結(jié)案客戶(hù)的`完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

      11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

      12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

      13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

      14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

      檔案管理文件管理制度7

      一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

      二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

      三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

      四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

      五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的`齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

      六、文件資料檔案的保管、查閱。

      1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

      2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

      七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

      八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

      檔案管理文件管理制度8

      為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作,維護(hù)檔案的完整和安全,特制定本制度。

      一、適用范圍

      1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。

      2、會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

      3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件

      4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

      5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料

      6、公司制定的章程、制度等文件材料

      7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

      二、檔案保管

      1、公司各類(lèi)文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。

      2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系,合并整理,分類(lèi)保存。

      3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理后歸檔。

      4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

      三、檔案借閱

      1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù),登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。

      2、借閱的'案卷要注意愛(ài)護(hù),不得丟失、損壞、涂改。

      3、借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入私人場(chǎng)所,不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

      4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還,如因工作需要到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

      4、歸還檔案時(shí),由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。

      5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

      四、檔案銷(xiāo)毀

      經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

      五、檔案保密

      1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

      2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。

      3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

      檔案管理文件管理制度9

      (一)目的

      建立主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案,并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理,充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷(xiāo)毀程序,特制定本規(guī)定。

      (二)適用范圍

      本制度適用于公司的文件、檔案管理。

      (三)規(guī)范性引用文件

      《中華人民共和國(guó)國(guó)安全生產(chǎn)法》

      《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》

      (四)職責(zé)

      1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。

      2、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的安全記錄和檔案的管理。

      (五)管理要求

      1.檔案管理范圍

      1.1公司對(duì)涉及主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實(shí)施檔案管理。

      1.2對(duì)一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

      2.保管事項(xiàng)

      2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管,要符合國(guó)家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類(lèi)清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。

      2.2重要的文件檔案,要按時(shí)歸檔,存放在公司檔案室。

      2.3一般文件、記錄,由各分廠(chǎng)、處室自行按規(guī)定保管。

      2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專(zhuān)人負(fù)責(zé)、配備滅火器材,標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。

      2.5檔案箱、柜;鑰匙專(zhuān)人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

      2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。

      2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范,便于查找。

      3.歸檔時(shí)間

      3.1辦理完畢的`文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔。

      3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。

      3.3凡是有法律效用的文件材料,一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。

      3.4凡是有機(jī)密性的文件,隨時(shí)形成,隨時(shí)歸檔。

      4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

      5.安全檔案的借閱

      5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案,技術(shù)人員登記后方可查閱,其它人員須部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門(mén)主管批準(zhǔn),并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱。

      5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù),原件不外借,確因工作需要,須經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn),予以復(fù)制。

      5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議),未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,任何人不得查閱、借閱。

      5.4專(zhuān)業(yè)工具書(shū),一律實(shí)行先歸檔保存,再辦理借閱手續(xù),如長(zhǎng)期使用的,部門(mén)內(nèi)部應(yīng)自備一本。

      5.5外單位來(lái)公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。

      5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長(zhǎng)為半個(gè)月,可以續(xù)借,到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討,如須長(zhǎng)期使用的部門(mén)內(nèi)部則復(fù)印予以備份,并保證文件內(nèi)容不得外泄。

      5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn),使用過(guò)程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線(xiàn)、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,違者嚴(yán)肅處理。

      6.保密事項(xiàng)

      6.1檔案管理人員要自覺(jué)遵守保密紀(jì)律,檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。

      6.2對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各部門(mén)進(jìn)行妥善保管,并進(jìn)行登記管理,不得亂扔亂放

      6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù),不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理,復(fù)制中形成的廢頁(yè)應(yīng)作為密件銷(xiāo)毀。

      6.4絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

      6.5報(bào)廢的、過(guò)期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙,要進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷(xiāo)毀,確保保密安全。

      6.6對(duì)夠不上密級(jí)又不宜公開(kāi)的檔案,可劃為“內(nèi)部”。

      6.7密級(jí)和保密期限的確定和變更以及解密,必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

      6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn),未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。

      6.9“絕密”檔案必須放在保險(xiǎn)柜中單獨(dú)存放。

      6.10定期檢查檔案保密工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,防止泄密事件發(fā)生,對(duì)造成泄密事件的責(zé)任者,要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。

      7.修改、補(bǔ)充事項(xiàng)

      7.1修改、補(bǔ)充科技檔案,必須填寫(xiě)修改、補(bǔ)充申請(qǐng)單,并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可修改,任何個(gè)人或部門(mén)不得擅自改動(dòng)。

      7.2檔案室必須對(duì)自己歸檔的科技檔案的修改,進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

      8.銷(xiāo)毀

      8.1檔案室對(duì)已保管期滿(mǎn),擬銷(xiāo)毀檔案提出存毀的初步意見(jiàn),并對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案按類(lèi)別登記,由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷(xiāo)毀或續(xù)存,分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

      8.2匯總初審意見(jiàn),編造檔案銷(xiāo)毀清單。銷(xiāo)毀清單是準(zhǔn)備銷(xiāo)毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫(xiě)一份銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告。

      8.3銷(xiāo)毀清單連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

      8.4銷(xiāo)毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

      經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,必須送指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀,不準(zhǔn)出賣(mài)或做其它用;銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須派專(zhuān)人護(hù)送到指定地點(diǎn),由兩人(或兩人以上)監(jiān)督銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清單上注明'已銷(xiāo)毀'字樣和銷(xiāo)毀日期,監(jiān)銷(xiāo)人要簽名蓋章,以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案仍繼續(xù)保存,并再銷(xiāo)毀清單上詳細(xì)注明。

      8.5檔案銷(xiāo)毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷(xiāo)毀清單歸檔。

      對(duì)已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料,由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng),由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批,對(duì)審批同意銷(xiāo)毀的材料,由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀記錄上簽字。

      檔案管理文件管理制度10

      物業(yè)公司文件檔案管理制度

      (一)意義

      (二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

      1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

      5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶(hù)名冊(cè):客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結(jié)案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

      11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的.政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

      12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

      13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

      14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

      檔案管理文件管理制度11

      為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的安全檔案的'管理,實(shí)行制度化管理,特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專(zhuān)人管理安全生產(chǎn)檔案。

      1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

      (1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書(shū)及變動(dòng)情況記錄。

      (2)從業(yè)人員檔案(包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息)。

      (3)特種作業(yè)人員資格證名單。

      (4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

      (5)危險(xiǎn)源管理清單。

      (6)監(jiān)測(cè)資料(設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

      (7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

      (8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。

      (9)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。

      (10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況;

      (11)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。

      (12)傷亡登記表存檔情況。

      (13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。

      (14)安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。

      (15)事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

      2、要編寫(xiě)詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

      3、按期上報(bào)給各有關(guān)部門(mén),定期向職工公布檔案管理情況。

      4、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。

      檔案管理文件管理制度12

      一、目的

      為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。

      本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

      二、職責(zé)

      2.1安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

      2.2各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

      2.3各部門(mén)管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

      三、內(nèi)容

      3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

      3.1.1國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。

      3.1.2上級(jí)主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。

      3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。

      3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。

      3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。

      3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。

      3.1.7安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。

      3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。

      3.2立卷歸檔

      3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。

      3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的'重要性,按時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類(lèi)歸檔。

      3.2.3各部門(mén)在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。

      3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫(xiě)頁(yè)碼,填寫(xiě)卷內(nèi)文件資料目錄。

      3.2.5不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

      3.3檔案保管

      3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。

      3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施,防止檔案損壞。

      3.4檔案借閱

      3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。

      3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

      3.4.3歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷(xiāo)。

      3.5檔案銷(xiāo)毀

      對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀,必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄。

      四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。

      檔案管理文件管理制度13

      1.目的

      為進(jìn)一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作,有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度。

      2.適用范圍

      適用于本公司安全文件、檔案管理

      本制度所稱(chēng)安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的,對(duì)國(guó)家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

      3.管理體制與職責(zé)

      3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),指定一位檔案管理員,負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。

      3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案,對(duì)各部門(mén)、車(chē)間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

      3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)

      (1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。

      (2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。

      (3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),協(xié)助各職能部門(mén)、車(chē)間對(duì)收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。

      (4)公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。

      4.檔案的范圍、收集與移交

      4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容:

      1)基礎(chǔ)檔案

      (1)企業(yè)基本情況;

      (2)廠(chǎng)區(qū)平面布置圖;

      (3)主要管理人員登記表;

      (4)企業(yè)證照文書(shū);

      (5)危險(xiǎn)化學(xué)品登記證;

      (6)職業(yè)危害申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)單;

      (7)應(yīng)急預(yù)案?jìng)浒富貓?zhí)單;

      (8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險(xiǎn)崗位一覽表;

      (10)特種設(shè)備登記表;

      (11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。

      2)組織機(jī)構(gòu)

      (1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖;

      (2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知;

      (3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定;

      (4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知。

      (5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。

      3)安全職責(zé)

      各部門(mén)、各級(jí)人員安全生產(chǎn)職責(zé)

      4)安全管理制度

      安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度。

      5)安全操作規(guī)程

      6)教育培訓(xùn)

      (1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計(jì)劃;

      (2)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄;

      (3)員工三級(jí)教育培訓(xùn)卡;

      (4)員工三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄;

      (5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄;

      (6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄;

      (7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié);

      (8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié),

      (9)其他安全培訓(xùn)記錄。

      7)安全檢查

      (1)各級(jí)政府及行業(yè)主管部門(mén)監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類(lèi)執(zhí)法文書(shū);

      (2)企業(yè)執(zhí)行各類(lèi)執(zhí)法文書(shū)所采取的措施及上報(bào)主管部門(mén)的報(bào)告;

      (3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。

      (4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。

      (5)車(chē)間(部門(mén))、班組例行安全檢查記錄;

      (6)各專(zhuān)項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄;

      (7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄;

      (8)各項(xiàng)安全檢查的處理情況及整改驗(yàn)收記錄;

      (9)各項(xiàng)安全檢查的總結(jié)匯報(bào)材料;

      8)安全投入

      (1)全年安全投入的計(jì)劃及專(zhuān)項(xiàng)安全投入計(jì)劃;

      (2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄;

      (3)安全隱患整改方面的投入記錄;

      (4)勞動(dòng)防護(hù)用品方面的投入記錄;

      (5)安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄;

      (6)安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入;

      (7)其他與安全有關(guān)的投入。

      9)“三同時(shí)”

      (1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動(dòng)防護(hù)職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、資料;

      (2)“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料;

      (3)“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料;

      (4)其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。

      10)防護(hù)裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)

      (1)各類(lèi)安全防護(hù)設(shè)備的種類(lèi)及型號(hào)等基本情況資料;

      (2)各類(lèi)安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄;

      (3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類(lèi)、數(shù)量、型號(hào)及管理部門(mén)、狀況記錄;

      (4)其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄;

      11)特種設(shè)備

      (1)特種設(shè)備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料;

      (2)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)記錄;

      (3)特種設(shè)備的日常使用及維護(hù)保養(yǎng)記錄;

      (4)特種設(shè)備安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄;

      (5)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

      12)安全用電

      (1)變、配電室運(yùn)行狀況記錄。

      (2)臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄;

      (3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運(yùn)行記錄;

      (4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。

      13)工傷保險(xiǎn)

      (1)參加工傷保險(xiǎn)員工的名單;

      (2)企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù);

      (3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù);

      (4)其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的.文件、憑證或單據(jù)。

      14)職業(yè)病防治

      (1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi);

      (2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況;

      (3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告;

      (4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況;

      (5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄;

      (6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

      15)勞動(dòng)防護(hù)用品

      (1)各類(lèi)勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄;

      (2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄;

      (3)其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

      16)事故調(diào)查處理

      (1)事故調(diào)查收集各類(lèi)證據(jù);

      (2)事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄;

      (3)工傷事故調(diào)查處理報(bào)告書(shū)(表);

      (4)按“四不放過(guò)”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件;

      (5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。

      17)消防安全

      (1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄;

      (2)消防安全管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé);

      (3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖;

      (4)火險(xiǎn)火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實(shí)施細(xì)則;

      (5)義務(wù)消防隊(duì)人員名單及其消防裝備情況;

      (6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料;

      (7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料;

      (8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測(cè)試報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄;

      (9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(cè)(包括防雷、防靜電)等記錄資料;

      (10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄;

      (11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。

      18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。

      4.2收集與移交

      (1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文件、記錄、臺(tái)帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。

      (2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

      (3)用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆),字跡清晰。

      (4)具有重要保存價(jià)值的電子文件,應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

      (5)本公司及各部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應(yīng)隨時(shí)歸檔,對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)、物料購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料,可在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。

      (6)安全生產(chǎn)檔案管理員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

      (7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對(duì)各部門(mén)送交的各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)(一式二份)上簽字,正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí),應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。

      (8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí),本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào),按國(guó)家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

      5.檔案處理

      1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求,安全管理檔案建檔,與危化品企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》一致,設(shè)立以下檔案類(lèi)別,并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。

      (1)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

      (2)機(jī)構(gòu)和職責(zé)

      (3)風(fēng)險(xiǎn)管理;

      (4)管理制度;

      (5)培訓(xùn)教育;

      (6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全

      (7)作業(yè)安全

      (8)職業(yè)健康

      (9)危險(xiǎn)化學(xué)品管理

      (10)事故與應(yīng)急

      (11)檢查與自評(píng)

      2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán))可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目,并分別保存,注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號(hào)。

      3)檔案保存,設(shè)專(zhuān)用柜屜,采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施,確保安全生產(chǎn)檔案安全。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

      4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期(五年)、短期(一年)三種。

      5)對(duì)保管到期的安全生產(chǎn)檔案,由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定,對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案,應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告并編制銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)鑒定人員簽字后,報(bào)安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批。銷(xiāo)毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續(xù),由兩人以上監(jiān)銷(xiāo),銷(xiāo)毀清冊(cè)長(zhǎng)期保存。

      6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。

      6.檔案利用

      (1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。

      (2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí),不得損害國(guó)家利益和他人的合法權(quán)益。

      (3)應(yīng)積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

      檔案管理文件管理制度14

      1目的

      為規(guī)范安全管理體系文件的管理,對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類(lèi)文件實(shí)施有效控制,以確保各過(guò)程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性,與體系運(yùn)行相關(guān)的部門(mén)均使用有效的現(xiàn)行版本文件,防止誤用作廢文件。

      對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制,以證實(shí)符合規(guī)定要求,為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀(guān)證據(jù),在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

      2范圍

      本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé),適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。

      本程序包括記錄的`填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門(mén)的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

      3職責(zé)

      3.1各過(guò)程管理部門(mén)職責(zé):

      3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過(guò)程的文件需求。

      3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。

      3.1.3負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的(程序、規(guī)定、制度、表格)組織編制。

      3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定,并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

      3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

      3.2生產(chǎn)部職責(zé):

      3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。

      3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

      3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

      3.4各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的建立與管理。

      4程序內(nèi)容

      4.1確定文件種類(lèi)

      4.1.1為便于文件管理,根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。

      4.1.2外來(lái)文件:外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序);上級(jí)部門(mén)下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。

      4.1.3綜合管理體系文件

      a.方針、目標(biāo)和指標(biāo);

      b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃;

      c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書(shū)、表格。

      4.1.4資料和記錄

      相關(guān)的資料包括但不限于:

      a.各類(lèi)分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);

      b.特種設(shè)備(如壓力容器等)及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察(檢測(cè))資料;

      c.建設(shè)(工程)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE 預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專(zhuān)篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn);

      d.各類(lèi)檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄;

      e.專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告;

      f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南;

      g.危化品應(yīng)建立一欄三卡(職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)

      h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料;

      i.供應(yīng)商和承包商檔案;

      j.作業(yè)許可證等;

      k.其他資料。

      4.2提出文件的編制和修改需求

      4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利,但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

      4.2.2過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。

      4.3指定編寫(xiě)人

      4.3.1如需要編制或修改,對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。

      檔案管理文件管理制度15

      一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。

      二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

      三、人事部門(mén)要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

      四、文件資料檔案的'保管、查閱。

      1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

      2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

      七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。

      八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

      企業(yè)內(nèi)部控制—文件檔案管理

      一、業(yè)務(wù)目標(biāo)

      1.保證檔案管理規(guī)范有序,實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

      2.保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作,為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。

      3.檔案管理過(guò)程中,各種檔案涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。4.檔案管理符合國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定。

      二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

      1.檔案管理混亂無(wú)序,影響公司各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

      2.檔案管理無(wú)法滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)中的檔案需求,影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序進(jìn)行。3.檔案數(shù)據(jù)不真實(shí),信息不準(zhǔn)確造成的風(fēng)險(xiǎn)。

      4.檔案管理和使用不符合國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定,帶來(lái)公司形象及經(jīng)濟(jì)損失。

      三、業(yè)務(wù)范圍

      本業(yè)務(wù)流程主要描述公司與檔案管理有關(guān)的內(nèi)控制度。

      四、業(yè)務(wù)流程描述 1.崗位職責(zé)及授權(quán)

      1.1.公司行政部門(mén)為本單位文件檔案管理的主管部門(mén),并對(duì)各部門(mén)的文件檔案管理實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;行政部門(mén)設(shè)立統(tǒng)一的檔案室,設(shè)專(zhuān)職管理人員,負(fù)責(zé)公司文件檔案管理。

      1.2.其他各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)文件檔案資料的管理。

      1.2.1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)各種會(huì)計(jì)憑證(單證、記賬、匯總)、會(huì)計(jì)帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等)、會(huì)計(jì)報(bào)表等文件檔案資料的管理。

      1.2.2.人行部負(fù)責(zé)人事檔案、考勤表、工資報(bào)表、員工《勞動(dòng)合同》等文件檔案資料的管理。

      1.2.3.銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃報(bào)告、客戶(hù)檔案、認(rèn)購(gòu)書(shū)、賣(mài)房契約、銷(xiāo)售資料等文件檔案資料的管理。

      1.3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,嚴(yán)格保密,確保文檔和檔案機(jī)密的安全。2.文件檔案內(nèi)容

      公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的,具有價(jià)值并按制度規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件檔案資料,包括:營(yíng)業(yè)證書(shū)、公證書(shū)、注冊(cè)文件、政府批文、法人代碼證件、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記要、重要文件、書(shū)信、單據(jù)、契約、公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)、批示、圖書(shū)資料、施工記錄、維修記錄、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報(bào)告、工程圖紙、結(jié)算文件資料、竣工項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等在項(xiàng)目資料。

      3.文件檔案資料的收集 3.1.收集范圍

      凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項(xiàng):

      3.1.1.上級(jí)來(lái)文

      (1)上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件。

      (2)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

      3.1.2.公司文件材料

      (1)會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)稿等。(2)公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。

      (3)公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件。(4)公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。(5)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料。(6)公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料。

      (7)公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料。

      (8)公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料。(9)公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話(huà)記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料。(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料。

      (11)公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

      (12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

      (13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料。

      (14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。

      (15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根。(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本。(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料。

      (19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等。

      (20)各種普查工作中形成的文件材料。3.2.收集中應(yīng)注意的問(wèn)題

      3.2.1.公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。3.2.2.正文和附件要同時(shí)收集。

      3.2.3.一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。

      3.2.4.作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

      3.2.5.有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。

      3.2.6.有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒(méi)有書(shū)面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。

      3.2.7.用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.2.8.經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱(chēng),注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。

      4.立卷歸檔

      4.1.公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

      4.2.文件材料的分類(lèi)

      應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類(lèi)目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。

      4.3.立卷分工

      4.3.1.各部門(mén)形成的文件,自行立卷;

      4.3.2.公司報(bào)送總部重要的、批辦了的文件,由辦公室立卷; 4.3.3.公司頒發(fā)的文件,由辦公室立卷。

      4.4.歸檔

      4.4.1.公司每年3月底前將上文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理)。

      4.4.2.各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

      4.4.3.不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。4.4.4.卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。5.檔案保管:要本著集中管理,方便使用,嚴(yán)格保密的原則。5.1.檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。5.2.膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

      5.3.底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

      5.4.庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。6.文件檔案借閱

      6.1.借閱文件檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱登記手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。6.2.借出的文件檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

      6.3.借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

      6.4.歸還文件檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。

      6.5.凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

      6.6.底圖一般不予外借。7.檔案銷(xiāo)毀

      對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀。8.文件檔案統(tǒng)計(jì)

      8.1.銷(xiāo)毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷(xiāo)。8.2.要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

      8.3.除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

      8.4.統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

      8.5.對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。

      9.保密管理

      9.1.文件檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

      9.2.不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。9.3.文件檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

      五、相關(guān)制度目錄

      《文件檔案分類(lèi)管理制度》、《文件檔案收文管理流程》、《文件檔案歸檔流程》、《文件檔案借閱歸還流程》。

      六、主要控制點(diǎn) 1.分工與授權(quán)控制。2.文件檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,嚴(yán)格保密,確保文檔和檔案機(jī)密的安全,文書(shū)檔案卷訂歸檔,做到一年一結(jié)。

      3.文件檔案整理嚴(yán)格按有關(guān)歸檔文件整理的規(guī)定進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸檔和保管,力求文件齊全、完整,分類(lèi)清楚、裝訂規(guī)范,存列有序、利用便捷。

      4.建立嚴(yán)格的文件檔案登記、移交和使用制度,利用和借閱檔案資料必須履行和完備手續(xù),歸檔時(shí)必須保持文檔完好。

      5.監(jiān)督與檢查。

      七、相關(guān)檢查資料

      《公司文件檔案及目錄》、《公司文件檔案移交表》、《公司文件檔案借閱審批單》、《公司文件檔案銷(xiāo)毀登記表》。

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        [注意]文件管理制度文件管理制度(一)總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)......