第一篇：31沈陽市物業(yè)管理檔案管理暫行辦法【文件】

沈陽市物業(yè)管理檔案管理暫行辦法

第一條 為加強(qiáng)本市物業(yè)管理檔案工作，充分發(fā)揮物業(yè)管理檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《遼寧省城市住宅區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家一級(jí)和二級(jí)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)管理企業(yè)；國(guó)家三級(jí)及以下資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)管理企業(yè)，可參照此《辦法》執(zhí)行。

第三條 物業(yè)管理檔案是指物業(yè)管理企業(yè)在其職能管理活動(dòng)中形成的具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。

第四條 物業(yè)管理檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對(duì)物業(yè)管理檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理檔案的有效利用。

第五條 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立或確定相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，確定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備適應(yīng)檔案管理需要的專（兼）職檔案工作人員。配備必要的檔案裝具設(shè)備，設(shè)置符合防火、防盜、防光、防塵、防潮濕、防高溫、防有害生物等保管要求的檔案庫(kù)房。

第六條 物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作的專（兼）職人員應(yīng)當(dāng)參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并取得市檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案管 理崗位資格證書。

第七條 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍見附件。

第八條 物業(yè)管理檔案歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映物業(yè)管理各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，符合其形成規(guī)律，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系，并做到齊全完整。

（二）歸檔文件應(yīng)做到字跡清楚，圖表清晰，簽署印章完備，以原件為主。

（三）歸檔文件材料整理完畢向檔案部門移交時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)。

第九條 物業(yè)管理檔案歸檔時(shí)間

（一）各項(xiàng)管理方面的文件材料，在形成的第二年六月底之前整理歸檔。

（二）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人（業(yè)主）檔案應(yīng)隨物業(yè)產(chǎn)權(quán)人的變化隨時(shí)整理歸檔。

（三）基本建設(shè)工程方面的文件材料，開發(fā)建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后30日內(nèi)，應(yīng)向前期物業(yè)管理企業(yè)移交，待物業(yè)管理委員會(huì)成立后，前期物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)在10日內(nèi)向物業(yè)管理委員會(huì)或經(jīng)物業(yè)管理委員會(huì)同意，向其招標(biāo)選定的物業(yè)管理企業(yè)移交。

（四）設(shè)備儀器及維修等方面的文字材料，在維修任務(wù)完成后進(jìn)行整理歸檔。

（五）會(huì)計(jì)材料由財(cái)會(huì)部門保管一年后整理歸檔。

（六）音像材料在攝錄完畢后整理歸檔。

（七）物業(yè)管理委員會(huì)的文件材料，應(yīng)隨工作完成情況隨時(shí)整理歸檔。

第十條 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本單位物業(yè)管理特點(diǎn)，結(jié)合本《辦法》制定具體的物業(yè)管理檔案分類方案和歸檔范圍及保管期限表。

第十一條 物業(yè)管理檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照國(guó)家、省、市有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

第十二條 物業(yè)管理檔案裝具應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具。

第十三條 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)積極開展檔案利用工作，編制必要的檢索工具，努力提高物業(yè)管理檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理水平，更好地為物業(yè)管理服務(wù)。

第十四條 物業(yè)管理企業(yè)可以向檔案咨詢服務(wù)中介組織申請(qǐng)檔案咨詢、論證或委托代為整理檔案。

第十五條 物業(yè)管理企業(yè)撤銷或變動(dòng)時(shí)，物業(yè)管理檔案要妥善保管，經(jīng)物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)同意，向新選定的物業(yè)管理企業(yè)移交，并辦理移交手續(xù)。如暫無新選定的物業(yè)管理企業(yè)，可由物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)暫時(shí)封存，或由專業(yè)主管部門指定暫存單位保管。

第十六條 物業(yè)管理企業(yè)的任何部門及個(gè)人不得私自涂改、偽造、損毀物業(yè)管理檔案，不得將物業(yè)管理檔案據(jù)為己有。對(duì)違反規(guī)定，造成損失和影響的，檔案行政管理部門將依據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的行政處罰。

第十七條 本辦法由沈陽市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第十八條 本辦法自二00三年六月二十四日起施行。

附件：

物業(yè)管理文件材料歸檔范圍

綜合管理形成的文件材料

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)及主管部門下發(fā)的有關(guān)物業(yè)管理方面的文件材料。

（二）本企業(yè)及其內(nèi)部職能部門在活動(dòng)中形成的年度計(jì)劃、總結(jié)和有關(guān)專題報(bào)告。

（三）本企業(yè)形成的各項(xiàng)管理工作標(biāo)準(zhǔn)。

（四）有關(guān)本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、更改名稱、啟用印章、人員編制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方面文件材料。

（五）有關(guān)本企業(yè)人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。

（六）本企業(yè)制定的有關(guān)工作條例、章程、管理制度等文件材料。

（七）有關(guān)本企業(yè)職能工作的各種匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。

（八）本企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)工作的請(qǐng)示與批復(fù)文件材料。

（九）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。

（十）有關(guān)本企業(yè)資質(zhì)、工商注冊(cè)、物業(yè)收費(fèi)、管理委托、小區(qū)驗(yàn)收等批復(fù)、證件材料。

（十一）物業(yè)管理質(zhì)量體系認(rèn)證、達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)等有關(guān)文件材料。

（十二）有關(guān)信訪、投訴及處理的經(jīng)過、結(jié)果、報(bào)告、復(fù)函等文件材料。

（十三）有關(guān)社區(qū)開展精神文明建設(shè)活動(dòng)的各種公約、協(xié)議、規(guī)章、合同、計(jì)劃、組織建設(shè)以及各種便民服務(wù)活動(dòng)、文化活動(dòng)等材料。

（十四）其他有關(guān)物業(yè)管理方面的具有保存及查考價(jià)值的文件材料。

二、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)形成的文件材料

（一）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)召開會(huì)議形成的文件材料。

主要包括會(huì)議籌備、選舉、換屆、變更情況、人員分工情況；會(huì)議制定頒布的各種通知、決議、決定；會(huì)議形成的各項(xiàng)報(bào)告、各種記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)。

（二）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)采用招投標(biāo)選聘物業(yè)管理企業(yè)形成的文件材料。

主要包括選聘方案、標(biāo)書、標(biāo)底、評(píng)標(biāo)結(jié)果、中標(biāo)協(xié)議書、有關(guān)合同、招標(biāo)會(huì)議記錄等。

（三）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)綜合管理形成的文件材料。

主要包括物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、公約、章程等。

三、對(duì)物業(yè)產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行服務(wù)管理形成的文件材料

（一）每戶物業(yè)產(chǎn)權(quán)人或使用人的家庭自然情況。

（二）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人入住憑證及商品房銷售合同（房屋、車庫(kù)）。

（三）物業(yè)公司與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人簽訂的供暖合同、公共契約。

（四）房屋裝修、維修有關(guān)材料。

（五）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人各種交費(fèi)、權(quán)屬變更材料。

（六）與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人有關(guān)的其他材料。

四、物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種建筑物及公共場(chǎng)地基本建設(shè)、維修文件材料

（一）房屋基本建設(shè)文件材料：包括物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種住宅房屋、辦公房屋、商用房屋，以及為其服務(wù)的鍋爐房、水泵房、供電房、操作間、設(shè)備間等各種房屋的各種竣工圖紙和文字材料。

其中文字材料部分主要有：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、開工報(bào)告與圖紙會(huì)審變更、原材料合格證與試驗(yàn)報(bào)告單、地基與隱蔽工程記錄、試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告與定位測(cè)量記錄、工程質(zhì)量評(píng)定與竣工驗(yàn)收證明等文字材料。

圖紙部分主要有：小區(qū)平面規(guī)劃圖、竣工總平面圖、建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、上下水竣工圖、暖氣與煤氣竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)竣工圖、電氣與電梯竣工圖、動(dòng)力與照明竣工圖、地下管網(wǎng)竣工圖、其他竣工圖。

（二）公共場(chǎng)地基本建設(shè)文件材料：公共場(chǎng)地是指為全體物業(yè)產(chǎn)權(quán)人共有并為其服務(wù)的場(chǎng)地。包括休閑廣場(chǎng)、文體娛樂場(chǎng)所、小區(qū)道路、花園草坪、綠化場(chǎng)地、停車場(chǎng)地等。公共場(chǎng)地文件材料主要包括圖紙和文字說明等。

（三）房屋與公共場(chǎng)地維修文件材料：包括房屋大、中、小修、零修、急修的報(bào)告，審批材料、維修計(jì)劃、材料計(jì)劃、預(yù)算決算等材料；維修過程中的記錄材料，包括各類責(zé)任人、維修設(shè)計(jì)方案及圖紙、檢查驗(yàn)收記錄、問訪記錄等；公共場(chǎng)地維護(hù)情況、利用情況的文字材料及圖紙。

五、公用設(shè)備儀器、維修文件材料

（一）公用設(shè)備儀器文件材料：公用設(shè)備儀器是指為物業(yè)管理服務(wù)的各種交通設(shè)備、電器設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、通訊設(shè)備、辦公設(shè)備、消防設(shè)備、保安設(shè)備、供暖、供水、供電設(shè)備等。

公用設(shè)備儀器的文件材料主要有：設(shè)備的開箱驗(yàn)收證明書、驗(yàn)收單、設(shè)備儀器安裝說明書、使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖、系統(tǒng)線路圖、配件、備件圖冊(cè)及隨機(jī)材料；設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收形成的安裝任務(wù)書、試車記錄、安裝調(diào)試驗(yàn)收單、安裝基礎(chǔ)竣工圖、安裝驗(yàn)收移交單等材料。

（二）設(shè)備儀器維修文件材料：設(shè)備儀器運(yùn)轉(zhuǎn)情況記錄、維修計(jì)劃、維修記錄、更換易損件圖冊(cè)、外購(gòu)備件明細(xì)表、修理完工通知單、質(zhì)量檢查記錄、事故報(bào)告單及處理結(jié)果材料、設(shè)備儀器改裝、報(bào)廢形成的材料。

六、財(cái)會(huì)管理方面形成的文件材料

財(cái)會(huì)管理文件材料是指物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、維修維護(hù)基金、利息。其他經(jīng)營(yíng)收入、劃撥等資金收入情況和使用情況的原始材料。包括各種憑證、賬簿、年度預(yù)決算報(bào)表、計(jì)劃審批、會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等材料。

七、各種實(shí)物檔案

（一）獲得國(guó)家、省、市的表獎(jiǎng)的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌（匾）、錦旗、證書等實(shí)物。

（二）反映企業(yè)精神標(biāo)識(shí)、徽章等實(shí)物。

（三）其他具有保存價(jià)值和紀(jì)念意義的實(shí)物。

（四）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及知名人士的題詞、題字、貴賓簽到簿等。

八、音像檔案

（一）反映本企業(yè)概貌的音像材料。

（二）反映本企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員基本情況的音像材料。

（三）反映本企業(yè)重大活動(dòng)及主要職能活動(dòng)的音像材料。

（四）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)及物業(yè)管理活動(dòng)的音像材料。

（五）本企業(yè)召開各類重要會(huì)議的音像材料。

（六）本企業(yè)開展各種社區(qū)文化活動(dòng)的音像材料。

（七）本企業(yè)開展各種教育培訓(xùn)的音像材料。

（八）有關(guān)突發(fā)事件和重大事故的音像材料。

（九）反映物業(yè)管理園區(qū)景觀的音像材料。

（十）本企業(yè)形成和獲得各種榮譽(yù)的實(shí)物音像材料。

（十一）其他具有保存價(jià)值的音像材料。

沈陽市檔案局 沈陽市房產(chǎn)局

第二篇：物業(yè)管理暫行辦法

物業(yè)管理暫行辦法

第一章　總則

第一條　為了規(guī)范本市物業(yè)管理活動(dòng)，維護(hù)業(yè)主和物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)物權(quán)法》、國(guó)務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《**省物業(yè)管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條　本市行政區(qū)域內(nèi)的物業(yè)管理活動(dòng)適用本辦法。

本辦法所稱的物業(yè)管理，是指業(yè)主通過選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)，由業(yè)主和物業(yè)服務(wù)企業(yè)按照物業(yè)服務(wù)合同約定，對(duì)房屋及配套的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、管理，維護(hù)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和相關(guān)秩序的活動(dòng)。

業(yè)主通過選聘其他管理人按照合同約定或者業(yè)主通過自行管理等方式,對(duì)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的房屋及配套的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、管理，維護(hù)相關(guān)區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和秩序的活動(dòng),參照本辦法執(zhí)行。

第三條　對(duì)配套設(shè)施不齊全、環(huán)境較差的舊住宅小區(qū)，區(qū)、縣級(jí)市人民政府應(yīng)當(dāng)結(jié)合城市環(huán)境綜合整治和更新改造工作，完善配套城鄉(xiāng)基礎(chǔ)設(shè)施和公共服務(wù)設(shè)施，逐步改善舊住宅小區(qū)綜合環(huán)境。舊住宅小區(qū)的范圍由區(qū)、縣級(jí)市人民政府確定。

未實(shí)施物業(yè)管理的舊住宅小區(qū)需要實(shí)施物業(yè)管理的，由物業(yè)所在地的街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府征求相關(guān)業(yè)主意見后，合理確定物業(yè)管理區(qū)域，并指導(dǎo)和協(xié)助業(yè)主成立業(yè)主大會(huì)，選舉產(chǎn)生業(yè)主委員會(huì)，選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)。

第四條　市、區(qū)(縣級(jí)市)人民政府應(yīng)當(dāng)將物業(yè)服務(wù)納入現(xiàn)代服務(wù)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、社區(qū)建設(shè)和社區(qū)管理體系；建立和完善社會(huì)化、市場(chǎng)化的物業(yè)管理機(jī)制，鼓勵(lì)采用新技術(shù)、新方法提高物業(yè)管理和服務(wù)水平。

第五條　市房地產(chǎn)行政主管部門組織實(shí)施本辦法，負(fù)責(zé)全市物業(yè)管理活動(dòng)的監(jiān)督管理工作。市房地產(chǎn)行政主管部門各區(qū)分局(以下簡(jiǎn)稱區(qū)分局)、縣級(jí)市房地產(chǎn)行政主管部門負(fù)責(zé)本轄區(qū)物業(yè)管理活動(dòng)的監(jiān)督管理工作。

街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會(huì)同區(qū)分局、縣級(jí)市房地產(chǎn)行政主管部門指導(dǎo)、協(xié)助本轄區(qū)業(yè)主大會(huì)成立和業(yè)主委員會(huì)選舉工作，監(jiān)督業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)服務(wù)企業(yè)日?；顒?dòng)，調(diào)解處理物業(yè)管理糾紛。

居民委員會(huì)、村民委員會(huì)建立業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)服務(wù)企業(yè)協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)助街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府指導(dǎo)和監(jiān)督社區(qū)內(nèi)物業(yè)管理活動(dòng)。

第六條　房地產(chǎn)行政主管部門和街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)組織開展物業(yè)管理法律、法規(guī)、規(guī)章的宣傳、教育工作，增強(qiáng)業(yè)主實(shí)施自我管理的能力和意識(shí)。

區(qū)分局、縣級(jí)市房地產(chǎn)行政主管部門應(yīng)當(dāng)定期組織街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府、居民委員會(huì)、村民委員會(huì)的相關(guān)工作人員以及業(yè)主委員會(huì)委員、業(yè)主監(jiān)事會(huì)監(jiān)事進(jìn)行物業(yè)管理法律知識(shí)培訓(xùn)，所需經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)人民政府財(cái)政預(yù)算。

第七條　房地產(chǎn)行政主管部門和街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)物業(yè)服務(wù)情況的監(jiān)督檢查，對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)等級(jí)、房地產(chǎn)行政主管部門對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)實(shí)施行政處罰等情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向社會(huì)公布。

房地產(chǎn)行政主管部門和街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)對(duì)物業(yè)管理備案、物業(yè)服務(wù)企業(yè)的信用、處罰等物業(yè)管理信息進(jìn)行共享。

第八條　房地產(chǎn)、價(jià)格、公安、城市管理、交通、工商、環(huán)保、質(zhì)量監(jiān)督等行政管理部門和城市管理綜合執(zhí)法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照法定職責(zé)加強(qiáng)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)房屋安全、物業(yè)收費(fèi)、治安消防、公共秩序、環(huán)境衛(wèi)生、房屋和設(shè)施設(shè)備使用等方面的監(jiān)督管理，建立違法行為投訴登記制度，依法處理物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的違法行為。

供水、排水、供電、供氣、通訊、有線電視等專營(yíng)服務(wù)單位應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定和合同約定，做好物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的專項(xiàng)服務(wù)。

第九條　物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)，協(xié)助政府有關(guān)部門調(diào)解處理物業(yè)管理糾紛，建立物業(yè)服務(wù)企業(yè)及其從業(yè)人員誠(chéng)信檔案，對(duì)違反法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的行為給予公開批評(píng)，加強(qiáng)行業(yè)自律管理，促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展。

第十條　建設(shè)單位、物業(yè)服務(wù)企業(yè)、業(yè)主大會(huì)及其籌備組、業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主監(jiān)事會(huì)或者街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府按照有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)向全體業(yè)主公告、公布、通告或者公示的事項(xiàng)，可以通過書面通知、在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)顯著位置公告、業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)發(fā)布或者管理規(guī)約、議事規(guī)則約定的其他方式告知全體業(yè)主；發(fā)布人應(yīng)當(dāng)選擇一種或者幾種便于業(yè)主查閱的告知方式。

第二章　物業(yè)管理區(qū)域

第十一條　建設(shè)單位、物業(yè)服務(wù)企業(yè)以及街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)根據(jù)《**省物業(yè)管理?xiàng)l例》第七條的規(guī)定劃定或者確定物業(yè)管理區(qū)域，并按照本辦法第十二條至第十五條的規(guī)定向物業(yè)所在地的區(qū)分局、縣級(jí)市房地產(chǎn)行政主管部門申請(qǐng)辦理物業(yè)管理區(qū)域備案手續(xù)。報(bào)送資料齊全、符合法定要求的，區(qū)分局、縣級(jí)市房地產(chǎn)行政主管部門應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)出具加蓋印章的書面回執(zhí)。

建設(shè)單位、物業(yè)服務(wù)企業(yè)以及街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府劃定或者確定物

第三篇：文書檔案管理暫行辦法

文書檔案管理暫行辦法（修訂版）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管 理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的文書檔案是指公司在各項(xiàng)管理工作中 形成的、已辦理完畢的經(jīng)營(yíng)管理等方面具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

第三條 本辦法適用于全公司文書檔案的管理。

第二章 職 責(zé)

第五條 辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理 機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作?？偨?jīng)辦對(duì)公司的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)職責(zé)。

第六條 辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負(fù)責(zé)對(duì)各 部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各下屬機(jī)構(gòu)文件材料的歸檔工作，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第七條 各部門必須指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔 文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件），并及時(shí)向檔案管理部門歸檔。

第三章 歸檔范圍

第八條 凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值 的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽(yù)證書等）均屬文書檔案歸檔范圍。具體詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。

第四章 檔案整理的質(zhì)量要求

第九條 歸檔文件材料必須齊全完整，能準(zhǔn)確反映本部門主 要職能活動(dòng)和文件形成規(guī)律。

第十條 歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規(guī)律和 特點(diǎn)，區(qū)別不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

第十一條 公司各個(gè)立檔單位內(nèi)的檔案，應(yīng)區(qū)分不同的門類 和載體，分類應(yīng)保持前后一致，不得隨意變動(dòng)。

第十二條 檔案文件的種類、份數(shù)及每份文件的正本、附件 等應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，其頁數(shù)必須完整無缺。檔案文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業(yè)務(wù)工作情況，便于保管，方便利用。第十三條 歸檔文件材料的排列順序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前（上），被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后（下）。第十四條 圍繞某一特殊事件所形成的文件材料（如大型會(huì) 議所形成的所有文件、案件材料、經(jīng)濟(jì)合同糾紛材料等）應(yīng)視為一件或一套，不得分開，并按歸檔要求進(jìn)行整理，填寫歸檔文件材料目錄時(shí)作為一件填寫一條記錄。

第十五條 歸檔的文件材料，必須進(jìn)行編目和技術(shù)加工。按 要求逐卷填寫卷內(nèi)文件目錄（見[附件4]），卷末附備考表（見[附件5]）。案卷封面的填寫要求準(zhǔn)確、清楚。所有歸檔的案卷應(yīng)按照分類方案排列和編號(hào)，同時(shí)登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件目錄）。

第十六條 目錄中文件材料的標(biāo)題不能隨意更改和簡(jiǎn)化；對(duì) 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容實(shí)質(zhì)的文件，應(yīng)按文件材料內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題，自擬標(biāo)題必須用方括號(hào)［ ］括上。第十七條 給每份檔案文件編制一個(gè)檔號(hào)。檔號(hào)的編制參照 公司統(tǒng)一檔案編制規(guī)則執(zhí)行。

第十八條 卷內(nèi)文件應(yīng)按順序排列，文件材料必須編寫頁號(hào)。

（一）裝訂的案卷，每卷文件應(yīng)當(dāng)整體編寫頁號(hào)，編寫方法 為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按順序編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（二）不裝訂的案卷，每份文件必須單件裝訂，并逐件編頁 號(hào)。頁號(hào)編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（三）歸檔的文件材料若原來沒有編頁號(hào)或錯(cuò)編漏編頁號(hào) 的，必須重新編寫頁號(hào)。

（四）頁號(hào)不得漏編或重編；編寫書刊等成冊(cè)文件材料的頁 數(shù)時(shí)，可利用原有頁號(hào)，再加上封面、目錄、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號(hào)不再重新編寫。

第十九條 不裝訂的案卷，卷內(nèi)每份文件必須單件裝訂，并 按卷內(nèi)文件順序逐件編號(hào)。

第二十條 案卷的排列要求：按照不同門類、不同載體、不 同、不同保管期限分別排列。排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。按照排列順序編寫卷號(hào)，并分別填寫案卷目錄。移交時(shí)，案卷目錄隨同檔案一起歸檔移交給檔案部門。

第二十一條 案卷標(biāo)題的擬制要求：內(nèi)容準(zhǔn)確，概括全面，文字簡(jiǎn)明，結(jié)構(gòu)完整。案卷標(biāo)題應(yīng)用毛筆、鋼筆書寫或打印，字跡要工整清晰。

第二十二條 跨文件材料的歸檔劃分不同的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應(yīng)放在文件的形成歸檔。文件的形成與文件的內(nèi)容針對(duì)不一致時(shí)，應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的為準(zhǔn)；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔；跨的會(huì)議材料放在會(huì)議開幕年歸檔；案件材料放在結(jié)案年歸檔；各類事故材料放在事故發(fā)生年歸檔；評(píng)選先進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)材料放在評(píng)選、獎(jiǎng)勵(lì)年歸檔；總結(jié)與計(jì)劃可放在一起，視內(nèi)容主次確定歸檔；跨處理完畢或跨轉(zhuǎn)發(fā)的文件 放在處理完畢或轉(zhuǎn)發(fā)年歸檔；臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件，放入機(jī)構(gòu)撤銷的立卷。

第二十三條 文件原稿及簽發(fā)意見的書寫材料必須能耐久保 存。鋼筆墨水應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。傳真件要以復(fù)印件歸檔。

第二十四條 歸檔文件材料須去除金屬物，對(duì)破損文件材料 應(yīng)進(jìn)行裱糊。

第二十五條 歸檔文件材料的用紙規(guī)格為A4 紙，大于A4 紙 的文件材料要折疊成A4 紙大小。小于A4 紙的文件材料要補(bǔ)成A4 紙大小。對(duì)于不宜修改大小的特定文件（如獎(jiǎng)狀、證照、特定各式的合同文本等）應(yīng)與一般文件分開，另外保存。第二十六條 檔案的裝訂順序?yàn)椋喊妇矸饷?-卷內(nèi)文件目錄--文件--備考表--封底。裝訂采用三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線或不易生銹的回形針、長(zhǎng)尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第二十七條 各類檔案案卷封皮的外形推薦尺寸為315m X 230m?？墒褂糜簿砥ぃň砗校?，也可使用軟卷皮，使用軟卷皮必須加盒。紙質(zhì)檔案的卷宗厚度一般不超過2 厘米，即每卷最多不超過200 頁。

第二十八條 歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文 書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）準(zhǔn)確劃分。第二十九條 各類檔案的保存期限，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期 限規(guī)定執(zhí)行。超過保存期限時(shí)，應(yīng)由檔案部門會(huì)同各職能部門共同鑒定，確屬失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，嚴(yán)格防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字。

第三十條 各下屬機(jī)構(gòu)的檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案的狀況 和利用需要，編制兩種以上檢索工具，積極配合有關(guān)部門開展檔案資料的編研工作，如全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯編、案例選編等。

第五章 關(guān)于電子文檔

第三十一條 電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，共同保存。第三十二條 以紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的，辦理完畢后，可通過掃描 等技術(shù)手段形成相應(yīng)的電子文件，歸檔保存。

第三十三條 通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）流轉(zhuǎn)的，辦理完畢 后，在OA 系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)留存。

第三十四條 電子文件應(yīng)當(dāng)定期備份，異地保存至少2 套。

第六章 歸檔時(shí)間、責(zé)任者和歸檔手續(xù)

第三十五條 辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，當(dāng)年文件最遲必 須在第二年的6 月底之前送交辦公室歸檔。

第三十六條 歸檔人員必須向檔案部門提供歸檔文件清單，檔案人員必須依據(jù)歸檔文件清單對(duì)歸檔文件清點(diǎn)簽收。在移交案卷時(shí)，移交部門應(yīng)將檔案的整理情況及本部門的主要工作、機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)情況簡(jiǎn)要寫出來，便于檔案部門編寫立卷說明及作為全宗歷史考證用。第七章 部門變動(dòng)后文件材料的處臵

第三十七條 部門撤銷、合并、拆分時(shí)，必須將本部門的全 部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八條 撤銷部門的文件材料應(yīng)在撤銷前向檔案管理部 門歸檔。

第三十九條 一個(gè)部門的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)部門的，其文件 材料不得分散，可由其中一個(gè)部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十條 一個(gè)部門并入另一個(gè)部門或幾個(gè)部門合并成一個(gè) 新的部門，其文件材料由合并后的部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十一條 一個(gè)部門只是一部分業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)另一個(gè)部門，其 文件材料不得帶入接受業(yè)務(wù)的部門，應(yīng)向檔案管理部門歸檔。如果接受業(yè)務(wù)的部門需要利用該部分檔案，可以借閱或復(fù)制。

第四十二條 各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其文件材料應(yīng)向檔 案管理部門歸檔。

第八章 文書檔案的管理

第四十三條 辦公室按歸檔要求對(duì)部門歸檔文件材料進(jìn)行檢 查和接收，對(duì)不符合要求的文件材料，退回原歸檔部門重新整理。

第四十四條 歸檔的文件材料由辦公室按文書檔案管理工作 規(guī)范進(jìn)行整理、編目和保管。第四十五條 檔案庫(kù)房的管理嚴(yán)格按《檔案庫(kù)房管理制度》 執(zhí)行。

第四十六條 檔案的提供利用嚴(yán)格按公司檔案借閱利用管理 規(guī)定執(zhí)行。

第九章 罰 則

第四十七條 公司對(duì)下列行為應(yīng)視情節(jié)輕重予以處罰：

（一）將文件材料據(jù)為已有、不按要求歸檔的，視情節(jié)輕重 予以通報(bào)批評(píng)或以上處分并限期改正。

（二）損毀、丟失、涂改、偽造檔案、明知所保存的檔案面 臨危險(xiǎn)而不采取搶救措施造成檔案損失的，應(yīng)予以警告或以上處分責(zé)令其賠償損失。

（三）擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的，除予以行政處罰或以上處分 外，還應(yīng)賠償損失。

（四）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的，應(yīng)予以批評(píng)、警告等處罰。

第十章 附 則

第四十八條 公司各立檔單位可根據(jù)本辦法和自己的實(shí)際情 況制定具體操作指南以明確文書檔案管理的具體處理方法，對(duì)文書檔案歸檔范圍、文書檔案保管期限表、檔案借閱規(guī)則作適當(dāng)補(bǔ)充，制定具體文書檔案分類方案。

第四十九條 附件所示表格，其中所列內(nèi)容為必要項(xiàng)目，表格格式僅供參考，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)表格的格式、大小進(jìn)行調(diào)整或增加文件其他相關(guān)信息項(xiàng)。附件：1.文書檔案歸檔范圍及保管期限表 2.文書檔案借閱管理規(guī)定 3.總公司文書檔案管理操作指南 4.卷內(nèi)文件目錄 5.備考表

6.檔案庫(kù)房管理制度 [附件 1] 文書檔案歸檔范圍及保管期限表

一、定義

（一）凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本 單位經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、機(jī)構(gòu)建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單 位工作有查考利用價(jià)值的文件材料列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期期限為30 年。

（三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材 料列為短期保管。短期期限為10 年。

二、公司文書檔案歸檔基本范圍及保管期限

（一）上級(jí)部門關(guān)于工作的指示、通知、批復(fù)、規(guī)定、辦法 等文件材料：針對(duì)本單位的 永久重要的 30 年一般的 10年

（二）股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、薪酬政策委員會(huì)、審計(jì) 委員會(huì)等公司決策層會(huì)議文件材料，包括會(huì)議決定、決議、記錄、紀(jì)要以及其他相關(guān)會(huì)議材料。永久

（三）總公司及其下屬機(jī)構(gòu)召開的各種重要會(huì)議形成的文件材料。會(huì)議包括系統(tǒng)工作會(huì)議、專業(yè)工作會(huì)議等，材料包括會(huì)議通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、決議、決定、總結(jié)、紀(jì)要以及其他相關(guān)會(huì)議材料。永久

（四）本單位關(guān)于經(jīng)營(yíng)管理工作的正式發(fā)文文件，包括規(guī)定、制度、辦法、通知以及其他正式發(fā)文。永久

（五）本單位關(guān)于各項(xiàng)工作的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告 永久

（六）本單位關(guān)于各項(xiàng)工作的用印申請(qǐng) 30 年

（七）合同 30 年辦公室保存蓋有公司公章、合同專用章、辦公室章的合同，保管期限從合同到期失效之日起計(jì)算。

（八）其它公司內(nèi)部常用文件 10 年

（九）其他外來文件 重要的 30 年 一般的 10 年

三、不在歸檔基本范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門自 行整理保存。

（一）各部門必須保存的文件有：1.和本部門相關(guān)的公司發(fā)文、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告的正式電子文件（PDF 文件）。

2.本部門工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件，包括各類報(bào)表、通知 書、申請(qǐng)單、記錄等。

3.以部門名義對(duì)外簽訂的合同協(xié)議類文件。

4.本部門收到的需處理和對(duì)本部門有參考利用價(jià)值的外來 文件的復(fù)印件或電子文件，主要包括保監(jiān)會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、保險(xiǎn)學(xué)會(huì)的來文。

（二）保存期限可由各部門參照本文件，根據(jù)自己部門的實(shí) 際情況確定。

四、本表應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期修訂。[附件 2]

文書檔案借閱管理規(guī)定

一、公司員工根據(jù)工作需要可以向辦公室申請(qǐng)借閱檔案文 件。

二、借閱人在借閱檔案時(shí)，必須辦理借閱登記手續(xù)，配合檔 案人員做好登記工作，填寫《文書檔案利用登記表》（附表1）。

三、檔案借閱范圍主要根據(jù)文件的責(zé)任者和主送、抄送范圍 而定。

（一）無密級(jí)文件的查閱范圍：一般員工因工作需要可以查 閱。

（二）密級(jí)文件的查閱范圍：文件責(zé)任者、主送、抄送人員、公司領(lǐng)導(dǎo)、以及經(jīng)批準(zhǔn)的可以查閱的人員。

（三）密級(jí)文件的借閱必須嚴(yán)格按照文件查閱范圍執(zhí)行，不 得向無權(quán)查閱的人員隨意出借。

四、申請(qǐng)方式

借閱人可以采用書面形式或電子郵件形式向檔案人員提出 申請(qǐng),填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附表2）。

五、檔案借閱程序

（一）一般文件

由利用人向辦公室提出申請(qǐng)，借閱人需要調(diào)閱利用紙質(zhì)文件的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。借閱本部門經(jīng)辦的文件，在檔案人員審核登記后，即可借閱。借閱其他部門文件的，需辦公室審批。

（二）密級(jí)文件

由利用人提出申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后報(bào)辦公室審批。借閱有 密級(jí)的檔案，只能在閱覽室查閱，不得借出、復(fù)印、拍照，如有特殊需要，需經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）公司執(zhí)照證書

原件及復(fù)印件利用，由利用人提出申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后報(bào) 辦公室主任及辦公室分管理領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）特殊情況下，無論文件是否有密級(jí)，都由內(nèi)審部門或 相關(guān)責(zé)任部門直接向辦公室一次性提出書面申請(qǐng)，由相關(guān)責(zé)任部門提出的，如有必要可會(huì)知內(nèi)審部門。特殊情況指審計(jì)、質(zhì)量審查或上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本公司 的相關(guān)考核、檢查、調(diào)研等。相關(guān)責(zé)任部門是指文件責(zé)任部門、負(fù)責(zé)該項(xiàng)檢查的部門。六、一次借閱文件數(shù)量不得超過10 份，借閱時(shí)間不超過5 個(gè)工作日，上文所列之特殊情況除外。

七、下屬單位借閱檔案時(shí)，須持單位介紹信或工作證，或由 總公司相關(guān)人員陪同。

八、其他單位（一般為合作單位）人員需要利用本單位檔案的，需提供單位介紹信并由本單位相關(guān)部門人員陪同，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。

九、其他特殊情況需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批。

十、借閱者對(duì)所借檔案必須妥善保管，并負(fù)有安全、保密之 責(zé)，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、拆裝、勾劃、刪改、污損、丟失等。

十一、檔案借閱后應(yīng)盡快歸還。借閱者如出差、休假、離職、出國(guó)及調(diào)離之前必須將檔案歸還。

十二、借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案 數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。

十三、借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守以上規(guī)定，若有違反者，應(yīng)追究責(zé) 任。

十四、公司各部門有責(zé)任對(duì)本部門的形成的文件作好記錄、協(xié)助辦公室做好全公司的文件利用工作?！段臅鴻n案利用登記表》（附表1）《檔案借閱申請(qǐng)表》（附表2）[附件 3] 公司文書檔案管理操作指南

第一章 總 則

第一條 為明確公司的文書檔案管理的具體操作規(guī)則，更 好地為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)公司《文書檔案管理暫行辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本操作指南。第二條 本操作指南所稱的文書檔案是指公司在其各項(xiàng)管 理過程中形成的，具有保存和利用價(jià)值的，以文字為記錄形式為主的文件材料的紙質(zhì)和電子版本。

第三條 本操作指南適用于公司文書檔案的管理，各部門可作為參考。

第二章 職 責(zé)

第四條 公司辦公室（以下簡(jiǎn)稱辦公室）是公司檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作。

第五條 辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負(fù)責(zé)對(duì) 各部門文書檔案的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第六條 各部門有責(zé)任對(duì)本部門所收到、處理的各種文件進(jìn) 行登記，保管本部門常用的文件或留存復(fù)印件。負(fù)責(zé)將應(yīng)歸檔的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件）及時(shí)向檔案管理部門歸檔。

第三章 歸檔范圍

第七條 凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值 的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、證照等）均屬文書檔案歸檔范圍，詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。不在歸檔范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門遵照《文書檔案管理暫行辦法》自行整理保存。

第四章 歸檔文件的質(zhì)量要求

第八條 一份檔案文件應(yīng)包括：公文：公司發(fā)文請(qǐng)示、文件正本（包括正文及附件），公司公文應(yīng)歸檔的文件正本（打印稿）至少一份。內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單及附件。用印申請(qǐng)：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單及附件。外來文件：公文處理單及來文原件（或傳真件的復(fù)印件）。會(huì)議文件：會(huì)議決議、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要、嘉賓題名錄等會(huì)議全套文件。一次會(huì)議所形成的所有文件作為一整套存放，不得將同一次會(huì)議的文件拆散。

第九條 歸檔文件材料的排列順序?yàn)椋篬由上（前）到下（后）] 公文：公司發(fā)文請(qǐng)示-文件正本（包括正文及附件）。內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單-附件。用印申請(qǐng)：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單-附件。外來文件：公文處理單-來文原件或傳真件的復(fù)印件。會(huì)議文件：會(huì)議決議-會(huì)議材料-會(huì)議紀(jì)要-其他材料。第十條 總公司檔案裝具為檔案盒，一盒即一卷。

第十一條 總公司文書檔案整卷不裝訂，單件裝訂排序后的 檔案文件直接裝入檔案盒。第十二條 單件裝訂方法

單份文件用回形針或長(zhǎng)尾夾夾在一起?；匦吾槕?yīng)使用有塑料 包皮不易生銹的品種，文件上的長(zhǎng)尾夾應(yīng)用無字的紙條包起來，防止銹斑染上原件。凡是無法用回形針或長(zhǎng)尾夾夾住的比較厚的文件，可以不做任何裝訂，但是存放時(shí)必須符合以下條件：

第一，不被拆散。必須保證文件的整體性。第二，不會(huì)和其他文件混同。

第十三條 單份文件頁號(hào)編寫方法為：在有文字的正面右下 角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）。歸檔的文件材料若原來沒有編頁號(hào)或錯(cuò)編漏編頁號(hào)的，必須重新編寫頁號(hào)。頁號(hào)不得漏編或重編；編寫書刊等成冊(cè)文件材料的頁數(shù)時(shí)，可利用原有頁號(hào)，再加上封面、目錄、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號(hào)不再重新編寫。

第十四條 文件的件號(hào)，即卷內(nèi)文件的順序號(hào)。件號(hào)的編寫 與每份檔案文件第一頁右上角空白處用鉛筆按順序編寫件號(hào)。第十五條 文書檔案的分類方法，實(shí)行─機(jī)構(gòu)(問題)分 類法。

第十六條 各類表單采用手寫或打印。手寫的要用毛筆或鋼 筆填寫，鋼筆采用碳素或藍(lán)黑墨水，字跡要工整、美觀。

第五章 歸檔時(shí)間

第十七條 歸檔范圍內(nèi)的每份文件辦理完畢后，原件應(yīng)及時(shí) 歸檔到辦公室。各部門對(duì)本部門形成的常用文件留取復(fù)印件。外來文件由辦公室公文流轉(zhuǎn)人員負(fù)責(zé)收集，制作收文目錄，并定期向檔案人員移交；總公司公文（包括紙制版原件和電子版文件）由辦公室發(fā)文人員負(fù)責(zé)整理收集，按日向檔案人員移交并，移交紙制版公文原件時(shí)同時(shí)填寫《紙質(zhì)公文歸檔交接表》（見附表1）。檔案人員須對(duì)歸檔人移交的文件資料進(jìn)行檢查。

《紙質(zhì)公文歸檔交接表》（見附表1）

第六章 文書檔案的借閱利用

第十八條 文書檔案的借閱利用必須嚴(yán)格按《文書檔案借閱 管理規(guī)定》執(zhí)行。[附件 4] 卷內(nèi)文件目錄 [附件5] 備考表 [附件6]

檔案庫(kù)房管理規(guī)定

第一條 檔案庫(kù)房管理人員要忠于職守，提高安全保密意識(shí)，自覺做好安全防范工作，提高警惕，嚴(yán)格執(zhí)行《公司保密制度》的有關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的完整和安全。

第二條 檔案庫(kù)房每天應(yīng)檢查一次，做到門、窗、柜牢固無 損，消防器材完備。檔案庫(kù)房用畢應(yīng)將庫(kù)房門、窗關(guān)嚴(yán)鎖好，并切斷庫(kù)房電器電源。

第三條 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁放易燃、易爆物品，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染。第四條 保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期打掃。

第五條 安排專業(yè)人員定期對(duì)檔案室內(nèi)空調(diào)、滅火器、煙感 器等設(shè)備進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問題應(yīng)立即報(bào)修。

第六條 非檔案庫(kù)房管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不得進(jìn)入檔 案庫(kù)房。庫(kù)房和檔案柜鑰匙由檔案庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)妥善保管，嚴(yán)禁外借或私自配制。

第七條 檔案的日常入庫(kù)、調(diào)出、歸還、銷毀等應(yīng)建立登記 制度，確保帳物一致。

第八條 檔案入庫(kù)前，應(yīng)嚴(yán)格檢查蟲蛀、霉變、灰塵等情況，發(fā)現(xiàn)問題須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。

第九條 庫(kù)房?jī)?nèi)的架、柜、箱應(yīng)存放有序，統(tǒng)一編號(hào)，方便 查找。

第十條 特種載體檔案要區(qū)別存放，磁性介質(zhì)檔案要購(gòu)臵和 存放于防磁柜內(nèi)，并經(jīng)常進(jìn)行保護(hù)處理，確保檔案信息完整。第十一條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)備有溫、濕度計(jì)，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫度 應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45-60%。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)每天按時(shí)記載庫(kù)內(nèi)溫度，根據(jù)溫、濕度情況，可選擇使用空調(diào)、風(fēng)扇等設(shè)備，使庫(kù)房溫、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。第十二條 為利于通風(fēng)降濕，檔案柜與墻壁應(yīng)保持一定距離，通道間距不少于80cm，檔案管理人員應(yīng)定期選擇有利時(shí)機(jī)通風(fēng)。

第十三條 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。庫(kù)房應(yīng)安 臵窗簾及遮陽布，檔案柜應(yīng)避開直射陽光排列。

第十四條 對(duì)破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長(zhǎng)期保存的檔案資料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。

第十五條 檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)愛護(hù)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)一切設(shè)備，確保各項(xiàng)設(shè)備完好。

第十六條 檔案庫(kù)房管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行交接 手續(xù)，在沒有完成交接前，不得離職調(diào)崗。

（本頁無正文）

主題詞：印發(fā) 文書檔案 管理暫行辦法 修訂版 通知 抄送：公司總經(jīng)理室成員

聯(lián)系人：蔣婷 聯(lián)系電話：0816-5085629 三劍龍威電子科技有限公司辦公室 2014 年2 月28日印發(fā)

第四篇：供電局檔案管理暫行辦法

平遠(yuǎn)縣供電局檔案管理暫行辦法檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)本局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。局檔案是指本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，認(rèn)真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業(yè)，全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團(tuán)梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。一．文件材料的歸檔范圍我局在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍，主要有：一）生產(chǎn)技術(shù)管理方面

1、上級(jí)下達(dá)的技術(shù)性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術(shù)問題的請(qǐng)示和批復(fù)；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的計(jì)劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)年報(bào)；

6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理，技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報(bào)、自動(dòng)化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。二）計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面：有關(guān)各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)年報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)形成的各種文件材料。三）勞動(dòng)工資方面：有關(guān)定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰等工作中形成的各種文件材料及名冊(cè)、年報(bào)表。四）財(cái)務(wù)管理方面：有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。五）教育培訓(xùn)方面：有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。六）黨、政、工、團(tuán)工作方面：有關(guān)黨務(wù)工作以及組織，紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團(tuán)和工會(huì)工作中所形成的各種文件材料等。七）基本建設(shè)（工程）方面：是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。八）設(shè)備、儀器方面：有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證、說明書等出廠文件材料。九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、購(gòu)電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。二．歸檔時(shí)間一）各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，應(yīng)在第二年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審查后，交辦公室歸檔。二）基建項(xiàng)目文件在其項(xiàng)目鑒定，竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段，單項(xiàng)歸檔。三）會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由財(cái)務(wù)部門按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門保管。四）重要會(huì)議（如電力工作會(huì)議、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)、工代會(huì)等）文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會(huì)議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。六）重要設(shè)備、儀器開箱時(shí)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗(yàn)收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料，在開箱驗(yàn)收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。七）局員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實(shí)物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。九）下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔

1、縣級(jí)供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、議案、工作方案、實(shí)施細(xì)則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時(shí)移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

3、內(nèi)容機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中的文件材料。

5、其他臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料。三．文件材料的歸檔要求一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面目。二）生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。三）各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。四）歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。五）歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。六）辦公室在接收歸檔材料時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。四．文件資料檔案的保密管理一）對(duì)機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只準(zhǔn)在檔案室查閱。二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三）非財(cái)務(wù)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)局財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四）檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。五）外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。五．各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作，應(yīng)納入各項(xiàng)工作計(jì)劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第五篇：人事檔案管理暫行辦法

人事檔案管理暫行辦法

1目的為了加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部員工人事檔案管理，理順人事檔案和勞動(dòng)關(guān)系變動(dòng)轉(zhuǎn)移程序，做好個(gè)人檔案的收集、整理工作，有效地保護(hù)和使用檔案，規(guī)范公司人事檔案管理行為，以滿足現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的需要，特制定本辦法。

2釋義

2.1人事檔案管理按照“統(tǒng)一規(guī)范、分級(jí)管理”的原則，由各級(jí)人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的歸集和管理，以保證檔案完整與安全。

2.2人事檔案屬永久性保存檔案，對(duì)離退休、離職、除名人員人事檔案可轉(zhuǎn)入有關(guān)部門保管，任何單位或部門不得銷毀或丟失個(gè)人檔案。

3適用范圍

本辦法適用于XXXX公司。

4人事檔案的管理權(quán)限和職責(zé)

4.1公司辦公室是公司人事檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)制訂人事檔案的管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督公司分廠及處室的人事檔案管理工作。

4.2人事檔案管理權(quán)限

4.2.1根據(jù)集團(tuán)相關(guān)文件規(guī)定，集團(tuán)組織人事部負(fù)責(zé)公司各部室員工、全資子公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、控股子公司由集團(tuán)公司派出班子成員的人事檔案管理，并代管駐XXXX公司合同制員工的人事檔案，XXXX公司負(fù)責(zé)本單位聘用制員工的檔案保管；

4.2.2集團(tuán)公司派出到XXXX公司（除班子成員外）員工的人事檔案原則上由原單位管理，若需轉(zhuǎn)移人事檔案關(guān)系，按組織

人事部人事變動(dòng)通知辦理。

4.3人事檔案管理的職責(zé)

4.3.1負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和查詢使用人事檔案，及時(shí)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行歸檔，保證檔案的完整性和真實(shí)性；辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)人事檔案工作要進(jìn)行定期檢查，了解各類人事檔案材料歸檔情況，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理權(quán)限；

4.3.2按規(guī)定程序辦理檔案的接收和轉(zhuǎn)移手續(xù)，及時(shí)做好檔案接收和轉(zhuǎn)移記錄；

4.3.3妥善保管人事檔案，做好防火、防蝕、防盜等工作，確保檔案安全；

4.3.4嚴(yán)肅人事檔案的保密性，未經(jīng)權(quán)限主管批準(zhǔn)不得私自傳借、提供人事檔案材料或檔案復(fù)印件，不得私自讓他人查閱、抄錄、復(fù)制人事檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、偽造檔案，禁止擅自銷毀檔案。

4.4對(duì)擅自涂改、偽造檔案或傳借、向他人提供檔案或復(fù)印件以及丟失、銷毀他人檔案的責(zé)任人，視情節(jié)給予行政處分，嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。

5人事檔案的編碼

5.1為便于人事檔案的歸檔和查詢，本著“簡(jiǎn)便、易行、有效”的原則，對(duì)公司人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼由兩部分組成：第一部分為員工所在單位的代碼，用單位名稱前兩個(gè)字的大寫拼音字母表示；第二部分為個(gè)人編碼，用員工身份證號(hào)碼表示，作為個(gè)人檔案的識(shí)別碼。例：XXXX公司員工張××身份證號(hào)為***，其個(gè)人檔案編碼即為：BL***。當(dāng)其調(diào)到XXXX公司時(shí)，其檔案編碼改為TL***。

5.2人事檔案存放登記按姓氏筆劃由簡(jiǎn)到繁依次分類歸集，制定按姓氏筆劃排放目錄,實(shí)行微機(jī)化統(tǒng)一人事檔案管理。

6人事檔案的內(nèi)容和歸集

6.1員工人事檔案材料應(yīng)包含以下內(nèi)容：?jiǎn)T工基本情況、體檢情況表、家庭情況（包括家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系、家庭詳細(xì)通訊地址）、工作簡(jiǎn)歷、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)履歷及任免表、工資升降情況、技術(shù)職稱履歷、業(yè)績(jī)考核情況、勞動(dòng)/聘用合同書等。

6.2各部門應(yīng)將所屬員工的崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、培訓(xùn)情況、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資職務(wù)升降及其他考核情況等材料在完成后十五天內(nèi)向所屬人事檔案管理部門報(bào)送歸入個(gè)人檔案。如員工人事檔案不在所屬人事部門管理，其人事檔案材料應(yīng)在十五天內(nèi)向其人事檔案管理部門報(bào)送歸檔。

6.3人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將歸檔材料登記后分類進(jìn)檔，同時(shí)在檔案目錄中做好記錄。

7人事檔案的查閱

7.1人事檔案查閱權(quán)限

7.1.1集團(tuán)組織人事部有權(quán)查閱各子公司人事檔案管理部門所有員工的人事檔案；

7.1.2子公司人事部門有權(quán)查閱所管員工的人事檔案；子公司人事檔案管理部門需查閱其他子公司員工檔案，通過聯(lián)系函方式經(jīng)對(duì)方人事部門同意后方可查閱；

7.1.3子公司人事檔案管理部門需查閱集團(tuán)組宣部所管員工的人事檔案，應(yīng)提交申請(qǐng)報(bào)告說明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)集團(tuán)組織人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；

7.1.4人事檔案查閱屬組織行為，任何個(gè)人行為無權(quán)查閱本人及他人檔案資料。

7.2人事檔案查閱程序

7.2.1集團(tuán)公司內(nèi)部單位需查閱人事檔案的，應(yīng)注明查閱理

由和內(nèi)容，憑單位或部門的介紹信，按“本人及親屬回避”的原則，并經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；

7.2.2集團(tuán)公司外部單位需查閱人事檔案的，須憑單位介紹信，并注明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱；

7.2.3凡需抄錄或復(fù)印留用的，必須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可抄錄或復(fù)印留用；

7.2.4人事檔案除上級(jí)主管部門外原則上不借出查閱，但在特殊情況下，憑單位介紹信說明借用理由和時(shí)間，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人同意報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可暫時(shí)借出查閱。嚴(yán)禁檔案管理部門人員將人事檔案帶回家查閱。

7.2.5如商調(diào)人員對(duì)方單位需調(diào)檔查閱的，必須出具商調(diào)函，并注明調(diào)檔，經(jīng)人事部負(fù)責(zé)人同意，報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)出查閱，同時(shí)檔案管理人員按規(guī)定辦理檔案調(diào)出手續(xù)；

7.2.6各類查閱結(jié)束后，檔案管理人員要及時(shí)登記查閱時(shí)間、原因、內(nèi)容和查閱人等。

8人事檔案的轉(zhuǎn)移

8.1人事檔案的轉(zhuǎn)移

8.1.1員工在集團(tuán)公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，其人事檔案隨行政關(guān)系轉(zhuǎn)入所在單位的，其檔案在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，行政介紹信開出3天內(nèi)，由原單位人事部門將檔案轉(zhuǎn)入調(diào)入單位檔案管理所屬的人事部門，調(diào)入單位人事部門須出具檔案發(fā)收回執(zhí)證明報(bào)送調(diào)出單位人事部門；

8.1.2員工經(jīng)公司同意調(diào)出集團(tuán)公司的，憑接受單位調(diào)函，在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，其檔案在行政介紹信開出15天內(nèi)轉(zhuǎn)出到接受單位；

8.1.3員工被公司除名、辭退或解除、終止勞動(dòng)合同的，其

人事檔案一律在1個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)入地方勞動(dòng)就業(yè)中心或人才交流中心等部門。

8.1.4員工個(gè)人離職的，其人事檔案需轉(zhuǎn)入其他單位，必須持接收單位人事部門接受函，在本人與原單位辦清所有移交手續(xù)后的15天內(nèi)轉(zhuǎn)出；如本人在離職十五天內(nèi)不來辦理離職手續(xù)的，單位在終止與其勞動(dòng)合同后的三天內(nèi)將其人事檔案轉(zhuǎn)入地方勞動(dòng)就業(yè)中心或人才交流中心等部門。

8.1.5人事檔案轉(zhuǎn)移，原則上個(gè)人檔案不允許隨身攜帶，若需個(gè)人隨身帶走的，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)移單中注明，并做好封條加蓋人事部門的公章。否則造成的責(zé)任由攜帶人自行負(fù)責(zé)。

9附則

9.1本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

9.2本辦法解釋權(quán)屬公司辦公室。