第一篇：浙江大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議的有關(guān)規(guī)定和申報(bào)程序

浙江大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議的有關(guān)規(guī)定和申報(bào)程序

一、行政管理

1、在我校舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議，有利于提高我校在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)地位和國際競爭力，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展和國際交流與合作，因此學(xué)校支持具備條件的單位積極發(fā)起、主辦或承辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議。

2、對(duì)外交流與合作部是申報(bào)國際學(xué)術(shù)會(huì)議的歸口管理單位，負(fù)責(zé)受理會(huì)議的申報(bào)和代表學(xué)校辦理邀請(qǐng)外國代表來華的“被授權(quán)單位簽證通知表”。

A、主辦會(huì)議：主辦單位一般應(yīng)提前一年提交申請(qǐng)表。外方參會(huì)人數(shù)在150人以上和有關(guān)領(lǐng)域涉及敏感問題的會(huì)議，由對(duì)外交流與合作部報(bào)教育部審批；外方參會(huì)人數(shù)在150人以下的會(huì)議，由對(duì)外交流與合作部報(bào)主管校長審批。舉辦單位收到批件后，即可進(jìn)行籌備工作。

B、承辦會(huì)議：承辦單位應(yīng)提交主辦單位的會(huì)議批文和委托函。

3、會(huì)議主辦單位應(yīng)組成相關(guān)的學(xué)術(shù)委員會(huì)和組織委員會(huì)，會(huì)議的學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人和委員會(huì)成員應(yīng)有相應(yīng)的學(xué)術(shù)地位和組織能力，能承擔(dān)會(huì)議的學(xué)術(shù)活動(dòng)和具體會(huì)務(wù)工作。

4、會(huì)議的用房、用車及會(huì)議國內(nèi)外代表的聯(lián)系、接送、住宿、用餐等事項(xiàng)，由主辦或承辦單位負(fù)責(zé)落實(shí)。

5、會(huì)議經(jīng)費(fèi)由主辦單位通過收注冊費(fèi)和其他渠道爭取資助或贊助解決，原則上自負(fù)盈虧。

6、需要校領(lǐng)導(dǎo)出席開幕式或參加的會(huì)議，由主辦單位會(huì)前1個(gè)月提出書面申請(qǐng)，交對(duì)外交流與合作部辦理。

7、會(huì)議的文字材料、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表、重要照片、論文集、到會(huì)國內(nèi)外代表名單等由主辦單位在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，交對(duì)外交流與合作部，經(jīng)整理后交學(xué)校檔案館歸檔?？偨Y(jié)提綱和統(tǒng)計(jì)表可從我部主頁下載。

二、申報(bào)程序

1、由會(huì)議的學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人填寫“浙江大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議申報(bào)表”（從我部主頁下載），經(jīng)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人簽字和蓋院章，提前一年交對(duì)外交流與合作部。涉及敏感問題的會(huì)議還需加附擬參會(huì)人員名單。

2、會(huì)議申請(qǐng)表由對(duì)外交流與合作部主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，根據(jù)會(huì)議規(guī)模和是否涉及敏感問題，報(bào)主管校長或教育部審批。

3、會(huì)議審批時(shí)間： 學(xué)校審批：2周教育部審批：2－3個(gè)月

三、參會(huì)外國代表的邀請(qǐng)

1、一般參會(huì)人員

（1）會(huì)議主辦單位填寫“邀請(qǐng)外國代表一覽表”（從我部主頁下載），由學(xué)院外事負(fù)責(zé)人審簽和蓋院章后，交對(duì)外交流與合作部審批；

（2）審批時(shí)間：3天；

（3）由對(duì)外交流與合作部代表學(xué)校簽發(fā)“被授權(quán)單位簽證通知表”；

（4）主辦單位將“被授權(quán)單位簽證通知表”郵寄給受邀代表，對(duì)方持表到中國駐所在國的使領(lǐng)館辦理入境簽證手續(xù)。

2、副部級(jí)以上和前政要人士參會(huì)代表的邀請(qǐng)

（1）填“邀請(qǐng)外國代表一覽表”，并附被邀人中文簡歷，經(jīng)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人審簽和蓋院章后，交對(duì)外交流與合作部，由對(duì)外交流與合作部報(bào)教育部審批；

（2）審批時(shí)間：2－3個(gè)月；

（3）對(duì)外交流與合作部收到教育部批件后，代表學(xué)校簽發(fā)“被授權(quán)單位簽證通知表”；

3、臺(tái)灣人士參會(huì)

（1）由會(huì)議主辦單位填“臺(tái)灣參會(huì)人員一覽表”，（從我部主頁下載）經(jīng)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人審簽和蓋院章后，交對(duì)外交流與合作部港澳臺(tái)辦，由港澳臺(tái)辦報(bào)省臺(tái)辦審批。

（2）得到批準(zhǔn)后，會(huì)議主辦單位正式向?qū)Ψ桨l(fā)邀請(qǐng)，對(duì)方持臺(tái)胞證辦理入境手續(xù)。

4、港澳人士參會(huì)

由會(huì)議主辦單位發(fā)邀請(qǐng)，對(duì)方持回鄉(xiāng)證直接入境。

第二篇：國際學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦程序

國際學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦程序

為規(guī)范我院國際會(huì)議的申辦工作，加強(qiáng)國際會(huì)議的歸口管理，根據(jù)上級(jí)要求和我院實(shí)際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會(huì)議主題與內(nèi)容符合我國改革開放和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的需要；

（二）屬研討性的國際會(huì)議，舉辦單位能組織具有一定數(shù)量和質(zhì)量的學(xué)術(shù)論文；

（三）舉辦單位具有一定的外事工作經(jīng)驗(yàn)和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會(huì)議場所，做好安全工作；

（四）會(huì)議經(jīng)費(fèi)有保證。

第二條 申辦手續(xù)

（一）主辦單位向?qū)W院國際交流辦公室提交申請(qǐng)報(bào)告，至少提前 2個(gè)月報(bào)送國際交流辦公室。提交報(bào)告應(yīng)遵循下列規(guī)定：

1、申辦單位

（1）單獨(dú)舉辦的，由舉辦單位負(fù)責(zé)申報(bào)；

（2）幾個(gè)單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調(diào)后負(fù)責(zé)申報(bào)；

（3）中外聯(lián)合舉辦的，由聯(lián)辦的中方單位負(fù)責(zé)申報(bào)。

2、申辦內(nèi)容

（l）會(huì)議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會(huì)議的背景、主要議題與內(nèi)容、會(huì)議的學(xué)術(shù)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；

（4）會(huì)議規(guī)模、中外代表人數(shù)，籌備委員會(huì)成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會(huì)議聯(lián)系及籌劃進(jìn)展情況；

（6）會(huì)議活動(dòng)的初步安排；

（7）邀請(qǐng)上一級(jí)部門負(fù)責(zé)人出席會(huì)議的情況；

（8）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；

（9）需要請(qǐng)示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報(bào)上級(jí)主管部門審批。

會(huì)議批件下達(dá)后，主辦單位在會(huì)議舉行前 40天提交與會(huì)外賓及港澳臺(tái)人員名單（含英文姓名、護(hù)照號(hào)碼/回鄉(xiāng)證、臺(tái)胞證號(hào)碼），由國際交流辦公室行文上級(jí)主管部門，辦理外賓來華簽證手續(xù)及港澳臺(tái)人士入境手續(xù)。

第三條 會(huì)議總結(jié)

（一）會(huì)議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)撰寫會(huì)議總結(jié)報(bào)送國際交流辦公室。

（二）會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容：

?會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主辦單位和學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人，與會(huì)中、外賓實(shí)到人數(shù)（港澳臺(tái)學(xué)者單列），收到中、外論文數(shù)量；

?會(huì)議的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?與會(huì)國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動(dòng)向；

?會(huì)議反映出來的我國在相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的現(xiàn)有水平與國際水平的差距；?會(huì)議論文集出版情況；

?是否有政治敏感問題出現(xiàn)，解決的情況如何。

第四條 舉辦海峽兩岸及港澳臺(tái)地區(qū)學(xué)者參加的學(xué)術(shù)會(huì)議適用本辦法。

關(guān)于邀請(qǐng)國（境）外人員來我院講學(xué)程序

為規(guī)范我院邀請(qǐng)國（境）外人員來我院講學(xué)的申辦工作，加強(qiáng)涉外事務(wù)管理，根據(jù)上級(jí)要求和我院實(shí)際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會(huì)議主題與內(nèi)容符合我國改革開放和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的需要；

（二）舉辦單位具有一定的外事工作經(jīng)驗(yàn)和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會(huì)議場所，做好安全工作；

（三）經(jīng)費(fèi)有保證。

第二條 申辦手續(xù)

（一）主辦單位向?qū)W院國際交流辦公室提交申請(qǐng)報(bào)告，至少提前 2個(gè)月報(bào)送國際交流辦公室。提交報(bào)告應(yīng)遵循下列規(guī)定：

1、申辦單位

（1）單獨(dú)舉辦的，由舉辦單位負(fù)責(zé)申報(bào)；

（2）幾個(gè)單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調(diào)后負(fù)責(zé)申報(bào)；

2、申辦內(nèi)容

（l）講座的名稱、舉辦日期；

（2）舉辦講座的背景、主要議題與內(nèi)容、講座的學(xué)術(shù)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；

（4）講座的規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)，負(fù)責(zé)籌備講座人的姓名、職務(wù)；

（5）需要請(qǐng)示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報(bào)上級(jí)主管部門審批。

收到有關(guān)單位的申請(qǐng)后，我辦向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。如有必要，將會(huì)行文向我院上級(jí)主管部門上報(bào)。會(huì)議批件下達(dá)后，主辦單位在講座舉行前 40天提交國（境）外人員的姓名、性別、出生年月及相關(guān)職務(wù)職稱，由國際交流辦公室行文上級(jí)主管部門，辦理外賓來華簽證手續(xù)及港澳臺(tái)人士入境手續(xù)。

第三條 總結(jié)

（一）講座結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在15天內(nèi)撰寫講座總結(jié)報(bào)送國際交流辦公室。

（二）總結(jié)的內(nèi)容：

?講座名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主辦單位和學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人；

?講座的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?是否有政治敏感問題出現(xiàn)，解決的情況如何。

第四條 邀請(qǐng)海峽兩岸及港澳臺(tái)地區(qū)學(xué)者來我院講學(xué)適用本辦法。

第三篇：舉辦國際會(huì)議申報(bào)程序.

舉辦國際會(huì)議申報(bào)程序

一、報(bào)學(xué)校審批的國際會(huì)議

1.會(huì)議性質(zhì)：一般性學(xué)術(shù)會(huì)議，且不涉及政治敏感問題；

2.提交時(shí)間：主辦或承辦單位一般應(yīng)在一年以前提出書面報(bào)告交國際處； 3.會(huì)議審批：由國際處主管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，報(bào)主管校長審批； 4.會(huì)議審批時(shí)間：自受理后，兩周答復(fù)；

5.會(huì)前提交資料：國際會(huì)議申請(qǐng)表（中文），會(huì)議日程，擬參會(huì)人員名單，會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表；

6.會(huì)后補(bǔ)交材料：實(shí)際參會(huì)人員名單，會(huì)議總結(jié)報(bào)告（中文）（包括會(huì)議

論文清單），以及會(huì)議期間形成的一些重要資料；

7.有關(guān)國際會(huì)議的重要資料，交由國際合作與交流處學(xué)術(shù)交流科立卷，并

交學(xué)校檔案館保存。

二、由國際合作與交流處報(bào)上級(jí)單位審批的國際會(huì)議

1.會(huì)議性質(zhì)：重大國際會(huì)議，會(huì)議主題涉及政治敏感問題，或是系列性的

國際組織會(huì)議，國際影響大，或中外方參會(huì)代表中有重要政界人物； 2.提交時(shí)間：主辦或承辦單位一般應(yīng)在一年以前提出書面報(bào)告交國際處交

流科；

3.會(huì)議審批：由國際處報(bào)教育部，并轉(zhuǎn)國務(wù)院有關(guān)部門審批； 4.會(huì)議審批時(shí)間：自受理后，通常2-3個(gè)月答復(fù)；

5.會(huì)前提交資料：國際會(huì)議申請(qǐng)表（中文），會(huì)議日程（中文），擬參會(huì)人 員名單（中文），會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表；

6.會(huì)后補(bǔ)交材料：實(shí)際參會(huì)人員名單，會(huì)議總結(jié)報(bào)告（中文）（包括會(huì)議

論文清單）以及會(huì)議期間形成的一些重要資料等；

7.國際會(huì)議期間形成的重要資料，交由國際合作與交流處學(xué)術(shù)交流科立

卷，并交學(xué)校檔案館保存。

第四篇：某大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議統(tǒng)計(jì)表

XX 大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議統(tǒng)計(jì)表 填表人

填表日期

會(huì)議名稱 批件文號(hào) 主辦單位 會(huì)議日期 注 冊 費(fèi) 標(biāo) 準(zhǔn) 國內(nèi)代表（人民幣元）

注冊費(fèi)收入 經(jīng)費(fèi)來源情況

人民幣（元）

學(xué)術(shù)牽頭人 會(huì)議主席 境外代表（美元）

美

元（元）

與會(huì) 學(xué)者 情況 總

計(jì) 中

國 美

國 加拿大 澳大利亞 德

國 英

國 法

國 意大利 俄羅斯 日

本 韓

國

國外代表數(shù) 外國代表國別數(shù) 大

陸 臺(tái) 灣 省 港 澳 地 區(qū) 人數(shù)

論文 篇數(shù)

XX代表數(shù)

XX 論文數(shù)

對(duì)舉辦國際學(xué)術(shù) 會(huì)議管理工作的 意見和建議

備

注

留學(xué)人員

特邀報(bào)告 篇

數(shù)

代表數(shù)

第五篇：XX大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議管理辦法

XX大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議管理辦法

第一條 為規(guī)范程序，加強(qiáng)管理，保證學(xué)校國際學(xué)術(shù)會(huì)議的辦會(huì)質(zhì)量，根據(jù)教育部《關(guān)于在華舉辦國際會(huì)議管理辦法的實(shí)施細(xì)則（試行）的通知》（教外際?2006?105號(hào)）等文件精神，特制訂本辦法。

第二條 本規(guī)定的國際學(xué)術(shù)會(huì)議是指由XX大學(xué)主辦或承辦，與會(huì)者來自3個(gè)或3個(gè)以上國家和地區(qū)（不含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的年會(huì)、例會(huì)、研討會(huì)、報(bào)告會(huì)、論壇等會(huì)議以及雙邊會(huì)議和國際合作項(xiàng)目工作會(huì)議。

第三條 舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議的單位（簡稱“舉辦單位”）為我校從事教學(xué)或科研的機(jī)構(gòu)，具備較強(qiáng)的學(xué)術(shù)實(shí)力及召開國際學(xué)術(shù)會(huì)議所必需的組織能力。

第四條 舉辦單位是國際學(xué)術(shù)會(huì)議的承辦人和責(zé)任人，負(fù)責(zé)會(huì)議方案擬定、會(huì)議組織、會(huì)議預(yù)算編制、會(huì)務(wù)管理、與會(huì)專家邀請(qǐng)及接待、突發(fā)事件處理、會(huì)議學(xué)術(shù)成果收集及應(yīng)用、會(huì)議宣傳報(bào)道等工作。

第五條 國際交流與合作辦公室（以下簡稱“國合辦”）負(fù)責(zé)學(xué)校國際學(xué)術(shù)會(huì)議的申報(bào)及審批工作。舉辦單位須提前5個(gè)月將會(huì)議計(jì)劃報(bào)送至國合辦，由國合辦上報(bào)廣東省人民政府外事辦公室等相關(guān)部門審批。獲得批準(zhǔn)后，舉辦單位方可對(duì)外宣布或承

–– 1 –– 諾。

（一）舉辦單位提交申辦會(huì)議的書面請(qǐng)示文件，內(nèi)容須包括： 1.舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議的必要性、會(huì)議預(yù)期目標(biāo)；

2.國際學(xué)術(shù)會(huì)議的中、英文全稱；會(huì)議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)；主辦單位、合辦單位、協(xié)辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應(yīng)注明中外文全稱）；會(huì)議規(guī)模及擬參會(huì)外賓人數(shù)和名單（中英文姓名、單位、職務(wù)及論文題目等）；

3.會(huì)議的主題、議題及主要內(nèi)容； 4.經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算；

5.有關(guān)境外國際組織介紹（中英文名稱、該組織的章程、組織機(jī)構(gòu)、歷次活動(dòng)、政治背景、對(duì)華態(tài)度及有無“一中一臺(tái)”或 “兩個(gè)中國”問題等）。

6.報(bào)批所需的其它材料

（二）國合辦將相關(guān)材料報(bào)上級(jí)主管部門審批。

（三）會(huì)議批件下達(dá)后，舉辦單位須在會(huì)議舉辦前40天向國合辦提交擬參會(huì)的國外及港澳臺(tái)代表名單（含中英文姓名、護(hù)照、證件號(hào)碼），國合辦協(xié)助辦理國（境）外代表來華簽證及入境手續(xù)。

第六條 舉辦單位須于國際會(huì)議舉辦前2周內(nèi)，將會(huì)議日程安排、與會(huì)國外及港澳臺(tái)代表接待方案等報(bào)國合辦備案。

第七條 舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議應(yīng)厲行節(jié)約、講求實(shí)效，從嚴(yán)控 –– 2 –– 制經(jīng)費(fèi)支出，努力做到以會(huì)養(yǎng)會(huì)。國際會(huì)議的收入、支出等經(jīng)費(fèi)管理參照財(cái)政部《在華舉辦國際會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法》(財(cái)行?2015?371號(hào))及學(xué)校財(cái)務(wù)部門的具體要求執(zhí)行。

第八條 國際學(xué)術(shù)會(huì)議結(jié)束后，舉辦單位須在1周內(nèi)向國合辦提交會(huì)議總結(jié)報(bào)告，總結(jié)報(bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主辦單位、承辦單位和學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人，與會(huì)中、外代表實(shí)到名單（港澳臺(tái)代表單列），收到中、外論文數(shù)量；

（二）會(huì)議學(xué)術(shù)水平評(píng)價(jià)；

（三）與會(huì)國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動(dòng)向；

（四）會(huì)議反映出來的我國在相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的現(xiàn)有水平與國際水平的差距、收獲和成果以及存在的問題和建議；

（五）印制或出版的會(huì)議論文集；

（六）是否出現(xiàn)意識(shí)形態(tài)問題以及解決情況。

第九條 本辦法自發(fā)布之日起施行，由國合辦負(fù)責(zé)解釋。

–– 3 ––