第一篇：會議的策劃

會議的策劃

所謂“會議”，是一種圍繞特定目標開展的、組織有序的、以口頭、書面或者聲像等作為交流方式的群體性活動。在現(xiàn)代企業(yè)運轉(zhuǎn)過程中，會議已經(jīng)成為了不可或缺的重要部分。

一般而言，會議管理包括了四個階段，依次分別是會議策劃、會議籌備、會議實施與會議結束。其中，會議策劃開始于籌備階段之前。它是指為了使會議取得預期目的，而對會議活動的總體戰(zhàn)略和進程進行前瞻性規(guī)劃與設計的活動。出色的會議策劃是圓滿舉辦會議，使之達到預期效果的重要前提。

會議策劃的前期工作主要包括了兩個方面：一是確定會議的策劃者，盡量要選擇精干而且有豐富經(jīng)驗的人來負責，二是收集信息，充分了解會議的目的與性質(zhì)，以及召開會議者的要求等。

在會議策劃過程中，策劃者往往需要遵循四大原則，分別是目的性原則、利益主導原則、整體規(guī)劃原則、可操作性原則。

目的性是會議的重要特征之一?；蛘呤菫榱藗鬟f有關信息，或者是為了打造品牌形象，或者是為了推動銷售額，召開會議總有一定的目的。因此，策劃也必須圍繞著會議目的來進行，進而滿足企業(yè)需求。根據(jù)亞當·斯密的“經(jīng)濟人”觀點，人類的一切策劃活動，實際上都是在謀求特定的利益。策劃者應該秉持共贏的理念，明確知道會議所要追求的利益，并為利益的實現(xiàn)合理配置資源，考慮是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。

一次會議的成功舉行，包括了場地選擇、食宿安排、邀請函設計與會后評估等諸多因素。整體規(guī)劃原則要求策劃者應該具有全局觀，做出周到的統(tǒng)籌規(guī)劃，以避免給會議活動造成無法彌補的損失。

會議策劃的可操作性要求策劃者應結合市場的客觀情況，以及公司的實際需要和能力來操作，使會議活動能夠在總體策略的指導下順利進行。

一般而言，會議策劃的內(nèi)容可以歸納為“五W，一H、B”：

首先，What是指開什么會議，會議的名稱是什么；

其次，When是指什么時候舉行會議；

第三，Where即在什么地方開會；

第四，Who就是指參加會議的人是誰；

第五，Why即為什么開會，會議的主題是什么；

第六，How是指會議將怎樣進行；

最后，Budget就是會議的成本預算。

會議名稱是會議的正式稱謂，標示了會議的某些基本信息。凡舉行會議都應當事先確定其名稱。一般而言，策劃會議名稱的常用方法主要包括了

? 揭示會議主辦者

例如“森馬品牌提升發(fā)布會”，反映出主辦者是森馬

? 揭示會議功能

例如“匯天公司產(chǎn)品鑒定大會”，反映出會議功能在于產(chǎn)品鑒定

? 揭示與會者身份

例如“游戲開發(fā)者大會”，反映出與會者的身份是游戲開發(fā)者

? 揭示會議出席范圍

例如“移動通信世界大會”，反映了會議出席范圍是全球性的? 揭示會議時間或?qū)么?/p>

例如“2010年世貿(mào)股東大會”與“第24屆萬國郵聯(lián)大會”分別反映出會議的年度和屆次 ? 揭示會議地點

例如“上海國際貿(mào)易洽談會”，反映出會議的東道主是上海

? 揭示會議方式

例如“電信公司視頻會議”，反映會議采取的方式是視頻

這些策劃會議名稱的方法通常不是單獨使用，而是根據(jù)會議組織者的需要來加以綜合運用的。會議時間是會議策劃內(nèi)容之一。它主要涉及了兩個方面：一是指在什么時候召開會議，二是指會期的長短。

會議地點的策劃包含了兩個事項：一是選擇合適的地方（即會議召開的舉辦地），如在哪個地區(qū)或者城市舉辦；二是選擇合適的、具體的會議活動場所，如在哪個酒店舉辦會議。為了使會議取得預期效果，策劃人員應根據(jù)會議需要，綜合考慮多種因素，選擇并確定合適的會議地點。

就會議舉辦地而言，選擇在哪個地區(qū)或城市召開會議時往往需要參考的因素包括： 第一，第二，第三，第四，第五，第六，舉辦地與會議舉辦者及參會者所在地之間的距離。距離適中不會讓潛在的參會者因相隔太會后是否有觀光參觀活動。如果有，那么應該考慮與活動地鄰近的地方作為會議舉辦地； 會議期間，會議舉辦地的氣候如何。這一點可以與季節(jié)因素共同考慮；

舉辦地是否適合公司的業(yè)務需要。例如，蘇州明顯要比桂林更能成為華東六省一市區(qū)域性舉辦地的交通環(huán)境是否便利。例如，對于國際會議來說，會議地點所在的城市必須要有國舉辦地的形象是否符合會議目的等。遠而放棄，也有助于減少交通成本；

銷售會議的會址； 際機場；

酒店費用主要包括了住宿費用和餐飲費用，在會議成本中占了較大的比例。會議策劃者應該搞清楚酒店的市場價格是多少，一般能有多少折扣；收費形式是怎樣的，需要在會前預先支付多少定金；針對預訂卻由于參會者臨時缺席等原因而沒有入住的房間，是否允許退房，或者允許多高的退房率；會產(chǎn)生附加費用的項目有哪些；等等。

酒店的服務設施關系到會議質(zhì)量，應該與會議的規(guī)格相匹配。通常，會議策劃者可以從酒店的硬性設施與軟性服務這兩方面來考察。就硬性設施而言，考慮因素包括了客房的數(shù)量、大小與質(zhì)量、會議的支持設備、設施的新舊程度、娛樂設施（如游泳池、網(wǎng)球、高爾夫）、展示場地等；就軟性服務而言，考慮因素包括了整體環(huán)境是否文明潔凈，酒店員工整體素質(zhì)如何，有無接待會議的經(jīng)驗，是否指定了一人總負責協(xié)調(diào)處理各項會務事務等。

酒店在城市中的什么位置，進出是否方便？附近有沒有購物中心、餐館和店外娛樂場所？是否接近機場？有哪些便利的交通工具？距離最近的醫(yī)院有多遠？等等。會議策劃者在選擇酒店的時候，應該根據(jù)具體的會議需要來綜合考慮這些問題。

會議室是選擇酒店的核心要素。如果酒店無法提供所需的會議室，那么其它條件再好也無濟于事。根據(jù)面積大小，會議室可以被分為小型、中型和大型。采用哪種類型主要是由會議人數(shù)規(guī)模與會場布置模式來決定的。Tips： ? ? ?

小型會議室30平方米大小為宜，不宜太高，一般為2.4-2.6米 中型會議室60平方米大小為宜

大型會議室要求空間開闊，一般凈高不低于4米

選擇舉辦會議的酒店涉及到許多細節(jié)問題，例如會議室的實際形狀，以及剛才視頻中所提及的客房實際大小與光線等因素。因此，在做出選擇哪家酒店的最后決定之前，實地考察一番是不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

除了地點以外，與會人員也是會議策劃的主要內(nèi)容，即參加會議的對象，其數(shù)量是決定會議規(guī)模的直接因素。但是，與會人員的數(shù)量并不是越多越好，會議規(guī)模也并不是越大越好。Tips：

在確定與會人員的同時，策劃者同樣需要根據(jù)會議情況來確定其主辦單位、承辦單位、支持單位、贊助單位、協(xié)助單位、協(xié)辦單位或者合作單位。

為了提高會議的效率、實現(xiàn)預期目標，確定與會人員的時候，策劃者應在遵守上述兩大原則的基礎之上考慮多項要素，例如：

（1）與會者與會議所要實現(xiàn)的目標是否有直接或者主要的關系（2）與會者同會后的行動是否直接相關（3）與會者是否具備相關的專業(yè)知識或經(jīng)驗（4）與會者是否有能力或者有權利形成某項決議（5）與會者是否能全身心投入會議

會議主題是會議目標的轉(zhuǎn)化，高度概括了會議主要內(nèi)容和實質(zhì)問題。與會人員通過它就可以形成對會議的大體了解。主題也是會議成功的重要因素，因為會議中所有活動都是緊緊圍繞主題來安排的。主題策劃的要求：

? 將會議主題落實到會議目標上，為目標服務

?

準確性：主題名稱表述清楚準確，避免含混或歧義；主題內(nèi)容與權限相符，不超出會議的職權范圍除了服務于目標以外，準確性也是非常重要的：一方面指主題名稱表述要清楚準確，避免含混或歧義；另一方面是指主題內(nèi)容與權限相符，不超出會議的職權范圍。Tips：

會議主題不同于會議議題，一般來說，一個會議只有一個主題，但議題可以有若干個，后者是圍繞前者而設立的多個擬討論的問題。議題是主題的具體化。

例如，博鰲會亞洲論壇2002年年會的主題是“新世紀、新挑戰(zhàn)、新亞洲”，而議題則有20多個，如“亞洲經(jīng)濟發(fā)展前景”、“亞洲區(qū)域經(jīng)濟和貿(mào)易合作與展望”等。

當名稱、主題等確定下來之后，策劃者要考慮會議將怎樣進行，也就是對會議的基本流程進行策劃。一般而言，會議的流程通常包括了開幕辭、主要領導發(fā)言、特邀嘉賓演講、與會者自由發(fā)言或討論以及閉幕致謝等環(huán)節(jié)。

會議成本是會議策劃不可缺少的重要組成部分。策劃者通過預算會議各項費用來控制總支出，借以適當降低成本，提高會議效率。

一般而言，成本預算應遵守四項基本原則：（1）科學合理地分配各項開支（2）總量控制，不能無限制地增加

（3）確保重點。經(jīng)費不足時，把有限的經(jīng)費用在刀刃上（4）精打細算。嚴格審核每一項開支，合理節(jié)省經(jīng)費

一般而言，不同會議之間的具體收入來源與支出事項會有所不同。例如，有的會議需要向與會者收取一定的參會費用，或者向會議主要發(fā)言人支付相應的酬勞費。

會議策劃的成果最終要通過形成某種文書的形式反映與表達出來，這就是會議策劃方案。它是會議籌備工作的依據(jù)，也是會議籌備工作有序進行的保障。方案經(jīng)相關領導批準后由會務工作機構具體實施。通常，會議策劃方案具有預測性和請示性的特點：所謂預測性，是指在籌備之前，根據(jù)實際情況和先前經(jīng)驗對會議重要事項進行設想和安排；所謂請示性，是指就方案內(nèi)容請示上級主管部門或者相關領導的批準。

Tips：

會議日程是把會議中的各項活動按照時間單位加以具體落實安排。它表明了會議發(fā)展的進程，同時也是對完成各項活動所需時間的預測和必要的限制，以提高會議的效率。

第二篇：會議策劃

◇會場預約◇

我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。

◇負責會場的布局，設備安裝調(diào)試◇

我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

◇印刷材料的設計制作◇

我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產(chǎn)一條龍服務;我們將根據(jù)會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.◇參會者的接送◇

我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.◇參會者的餐飲◇

我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點.◇參會者業(yè)余時間的安排◇

我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。

第三篇：會議策劃

一、目的以研討會為平臺，以達到：

（1）開發(fā)老客戶價值，開發(fā)新客戶。

（2）強力推介.CN和中國域名的注冊量，增加中文域名產(chǎn)品在大慶中小企業(yè)的覆蓋率

（3）提高企業(yè)品牌保護意識和傳承企業(yè)品牌，推薦中文域名產(chǎn)品，彰顯卓創(chuàng)集團和互

聯(lián)網(wǎng)中心的價值服務形象；

（4）拓展中文域名大慶地區(qū)代理商

二、目標

（1）70%客戶現(xiàn)場注冊；

三、主題

保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益”

四、活動時間

研討會由卓創(chuàng)公司在XXXXX舉辦

會議時間定于10月20日

15：00—16：30

五、活動對象

參加本次研討會的客戶，必須具備以下基本條件：

（1）卓創(chuàng)公司老客戶；

（2）具備電子商務意識的，致力于提升企業(yè)銷售額的企業(yè)；

（3）以網(wǎng)站建設網(wǎng)絡推廣為主業(yè)的網(wǎng)絡公司；

（4）致力于從事推廣中文域名產(chǎn)品和代理電子商務的企業(yè)和個人 人數(shù)計劃70-100左右，六、特邀嘉賓

為提高本次技術研討會的權威性，邀請大慶高新區(qū)服務外包園

XXX領導參與會議，作“應對企業(yè)品牌保護盲點、完善企業(yè)品牌保護手段”的講話。具體工作由XXX負責聯(lián)系，10月17日前給出具體結果。

一）由劉國峰：做保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益的主題報告，二）外包園領導XXX主講：

“應對企業(yè)品牌保護盲點、完善企業(yè)品牌保護手段”的講話

七、會議準備

1、客戶邀請

（1）10月12日—19日正式發(fā)放邀請函。發(fā)放邀請函時，原則上誰邀請、誰填寫。

（2）發(fā)放邀請函時溝通主要內(nèi)容：

1）本次會議由卓創(chuàng)公司主辦，推廣中文域名，保護企業(yè)品牌，提升企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)安全意識。

新市場營銷法則 助推企業(yè)成長

電子商務營銷 食品餐飲營銷 建筑房產(chǎn)營銷 消費品營銷

2）促銷政策溝通，增加大家參會的吸引力；

3）探尋其現(xiàn)場注冊意向，并及時提醒其帶好訂金；

4）請妥善保管邀請函，參會時憑邀請函入場。

（3）電話確認：10月19日，業(yè)務員電話提醒受邀請客戶。

2、邀請函設計與制作邀請函數(shù)量130份，由XXX負責聯(lián)系在當?shù)刂谱鳎?0.15號前完成邀請函的設計主題為： “小產(chǎn)品、大市場、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”“保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益”邀請函上的參會地址：黑龍江省大慶市高新區(qū)服務外包園

C1座14層，會務聯(lián)系電話，會務聯(lián)系人

3、特邀嘉賓邀請

（1）邀請政府相關領導，且主要溝通以下內(nèi)容：就卓創(chuàng)舉辦 “小產(chǎn)品、大市場、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”

“保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益”

活動發(fā)表正向看法；

1）整個講話時間控制在20分鐘以內(nèi)；

2）具體邀請工作由XXX負責，10月15日前落實，（2）示范嘉賓邀請

本次的示范嘉賓由劉國峰負責找尋，負責人要通過一切形式確保示嘉賓到達現(xiàn)場開

會。示范嘉賓發(fā)言稿由劉國峰準備。

4、會場布置

（1）橫幅，與會議主題相同，具體由XXX清點，列出清單

1）會場內(nèi)主席臺橫幅：“小產(chǎn)品、大市場、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”“保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益”

研討會（6M）

2）會場內(nèi)左面橫幅：（7M）

3）會場內(nèi)右面橫幅：（7M）

4）會場內(nèi)后面橫幅：（6M）

（2）主席臺背景

以“選擇中文域名，保衛(wèi)企業(yè)利益”為主題，按“XX會議”背景圖片制作。

（3）入口處展架（制作成噴繪）：卓創(chuàng)集團“小產(chǎn)品、大市場、實現(xiàn)可持 續(xù)發(fā)展”“保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益”研討會歡迎您（賓館提供）

（4）會議室進口橫幅：

“小產(chǎn)品、大市場、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”

“保護企業(yè)品牌、維護企業(yè)利益”研討會歡迎你橫幅一條（7M）

（5）主席臺兩側(cè)易拉寶展示板兩個，宣傳內(nèi)容為集團公司產(chǎn)業(yè)、XX布局圖、等，缺少部分請XXX補充缺少的部分。

7、資料物品準備清單：

（1）中文域名彩頁；（130份）

（2）手提袋（130個）

（3）銷售寶彩頁；（130份）

（4）卓創(chuàng)公司彩頁；（130份）

（5）抽資箱（一個）

（6）抽獎卡（130張）

（7）宣傳橫幅及易拉寶，會場背景彩噴

（8）工作卡（30張）

（9）參會證（150張）

（10）訂貨單（130張），定金收據(jù)（130份）加蓋公司公章，（11）工作服（30件）

(12),照相機、攝像機、投影儀、音響，話筒

（13）客戶簽到本（二本）

（14），音樂準備

（15）電腦準備二臺，

第四篇：招商會議策劃

招商會議策劃

招商會首先要確定一個好的主題，然后擬定會議時間和地點。招商會是個系統(tǒng)工程，分會前、會中、會后三個階段，每個階段又分為許多步驟，環(huán)環(huán)相扣、緊密連接。所以需要整體團隊具有高度的協(xié)作與執(zhí)行能力，才能使會議達到理想的目的。

主題：2012年美容營銷財富論壇峰會暨 “xxx“產(chǎn)品招商會

宗旨:展示產(chǎn)品特點及企業(yè)實力,樹立經(jīng)銷商信心,促成潛在客戶簽單.程序及具體細節(jié)：

一、招商會議時間策略和地點策略

(1)時間策略：招商會議最好在星期天舉行，以方便客戶的參與。

(2)地點策略：選擇具有一定實力和條件的酒店會議大廳，會議大廳必須具備音響、音像功能、面積適中，地理位置要在交通繁華地。(例如人民大會堂)

二、招商人員及參會工作人員培訓 首先對招商人員作一些必要的培訓： 一個球隊想取得勝利，僅僅依靠球員的個人能力是遠遠不夠的，必須進行團隊的磨合和訓練。同樣，招商隊伍組建之后，也必須進行培訓。一方面，通過培訓是團隊了解企業(yè)的現(xiàn)狀、產(chǎn)品，了解招商策略和操作步驟，同時也是進行磨合的過程。針對招商的培訓主要有以下幾個方面：

a.企業(yè)及產(chǎn)品知識，以使團隊成員對企業(yè)的現(xiàn)狀有清楚的認識。

b.溝通技巧(如接聽電話、接待語言、洽談技巧、儀表舉止等)，以培養(yǎng)團隊成員的職業(yè)感。

c.招商專業(yè)知識(招商流程、談判技巧、接聽電話、注意事項等)d.招商要旨(招商策略說明及合同解讀等)(1)招商人員必須對產(chǎn)品的各種特點如實掌握。

(2)招商人員必須對自己的客戶做事前了解，包括客戶的經(jīng)濟實力、銷售網(wǎng)絡、個人愛好等。

(3)招商人員必須對目前市場具有充分的了解，特別是自己目標客戶所在地區(qū)市場要進一步了解。

(4)招商人員必須具有一定的談判策略和能力。

三、會議邀請對象確定

主要分為新客戶、老客戶、媒體、政要4個部分 通過市場細分界定招商對象：通過市場調(diào)查，在各省各個市區(qū)選擇三到四個具有實力的經(jīng)銷商，發(fā)出邀請函，最后在招商會上或以后確定一個具有實力的地市級加盟經(jīng)銷商。(邀請比較突出的老經(jīng)銷商作為代表參加，可以現(xiàn)場發(fā)言和帶動會場氣氛。)

四、確定招商宣傳渠道

(一)通過在擬招商地區(qū)發(fā)行量大的媒體上發(fā)出產(chǎn)品招商廣告。

(二)通過短信平臺向具有一定實力的經(jīng)銷商發(fā)出招商信息，并予以跟蹤確定。(三)通過公司營銷人員，邀請主要準客戶參加會議，設計具有超強殺傷力的邀請函。

五、合同策劃 對現(xiàn)場簽單的客戶我們要單獨會見，根據(jù)不同實力的經(jīng)銷商對招商合同做一定范圍內(nèi)的修改，提供一定的優(yōu)惠政策。

六、招商會細節(jié)安排

招商人員對具有針對性的重點客戶整個會議期間全程跟蹤服務。(1)做好與會客戶的接待、住宿、飲食、返程等方面的工作

(2)營造一個輕松愉快的招商會氛圍，同時讓前來參加招商的客戶從側(cè)面知道他們本地區(qū)有相同實力的經(jīng)銷商也要參與招商，激起經(jīng)銷商的競爭心理。(3)招商會上要有營銷策劃人員、產(chǎn)品經(jīng)理對當前市場和產(chǎn)品做詳細的分析講解?？梢杂山?jīng)銷商現(xiàn)場提問關于自己的市場前景和營銷策略，營銷策劃人員做現(xiàn)場解答，幫助經(jīng)銷商樹立經(jīng)銷信心。

(4)公司設計的產(chǎn)品手冊、招商手冊必須有招商人員親自發(fā)到與會經(jīng)銷商手中，并作登記。

(5)現(xiàn)場懸掛、擺放大量產(chǎn)品平面廣告(橫幅、易拉寶、宣傳單等)(6)邀請已經(jīng)加盟的經(jīng)銷商，競爭其他地區(qū)的經(jīng)銷權，這樣就對這個地區(qū)想經(jīng)銷而沒有經(jīng)銷的準客戶產(chǎn)生強大的震撼和壓力，使他們看到這個市場的可操作性和利潤空間，為了自己的市場不被別人占領，他們可能就會現(xiàn)場簽單。

(7)對現(xiàn)場簽單的經(jīng)銷商予以更大幅度的價格優(yōu)惠和政策支持，此信息由主持人現(xiàn)場對與會經(jīng)銷商說明，具體優(yōu)惠政策由招商人員單獨對簽單客戶說明。(8)會議結束后贈送禮品。

七、會后跟單流程(1)電話跟蹤回訪

(2)營銷人員親自登門拜訪

八、招商會結束后做好善后工作(1)安排好客戶的返程事宜(2)總結此次招商會的得失

(3)對招商會所獲取的各種信息整理存檔 會議程序：

順序進行內(nèi)容(演講)演講人時間安排 1致歡迎辭，介紹參會人員主持人5分鐘

2企業(yè)介紹(配合文字及vcd資料投影展示)企業(yè)負責人10-15分鐘 3產(chǎn)品介紹(配文字、圖片投影展示)產(chǎn)品經(jīng)理20-30分鐘

4營銷模式、產(chǎn)品推廣方案介紹(文字、vcd及圖片投影展示)企業(yè)營銷負責人或所合作的著名營銷策劃公司負責人30分鐘

5合作方式及合同講解(配文字投影展示)企業(yè)銷售管理負責人15分鐘 6經(jīng)銷商及廣告商代表發(fā)言10分鐘

7產(chǎn)品展示及廣告宣傳、促銷活動資料圖像、vcd展示主持人20分鐘 8簽約方式公布、問題答疑公司幾位主要負責人2個小時 9簽約商務代表、營銷負責人1天

具體時間安排：

1.9：00-10：00來賓簽到(派發(fā)禮品)，參觀展示(人員陪同講解)。2.10：00-10：30領導講話

3.10：30-11：00企業(yè)負責人講解。合作單位介紹(如醫(yī)院等)，4.11：00-11：20前期客戶代表談經(jīng)營心得。消費者代表談服務便利性;5.11：20-12：00簽單會儀式(可安排前期簽約者簽約)，工作人員宣讀簽約政策，營造氣氛，促成簽約。

6.12：00-1：30午餐,簽約客戶抽獎 7.1：30-3：00分組討論;8.3：00-5：00公司參觀，簽約。九.費用預算(以預計到會人計算)1.場租費: 2.中餐(桌): 3.交通車: 4.空飄(2-6個)5.氣拱門(1個)6.花籃(6-8個)7.禮品(200份)8.紅包: 9.攝影攝像 10.pop(張)11.展板(2*3米),6塊 12.易拉寶:10個 13.邀請函(份)14.歌舞表演(?)15.主持人 16.其它

整個會議過程要注意三個關鍵方面：

1、演講水準。演講人衣著、氣質(zhì)、口才、內(nèi)容準備都關系著效果，因此事先要進行專業(yè)而系統(tǒng)的訓練。因為招商會議本身就是利用綜合展示企業(yè)的方式來吸引經(jīng)銷商合作的活動，因此公司的經(jīng)理人員一定要努力具備可展示的素質(zhì)。

2、問題答疑。因為會議局面的控制能力最集中地體現(xiàn)在這里。在這里要注意任何問題都不能逃避，不能用外交辭令，必須予以正面回答。為了較好地控制好會場局面，要做好如下幾個工作：(1)“排雷”。參加招商會的經(jīng)銷商雖總體目標趨向一致，但就單獨個體來說心態(tài)較為復雜，目的、性格各不相同。對個別態(tài)度較為偏激的經(jīng)銷商要在事先判斷出，并安排溝通能力強的商務代表進行專門有效的溝通、引導;對競爭廠家來人及惡意刁難者要進行有效疏導。(2)選擇合作態(tài)度較為積極的經(jīng)銷商作為意見領袖，主動就經(jīng)銷商常規(guī)關心的問題進行提問。避免會場的氣氛被消極的提問及懷疑、不滿的情緒所控制。(3)作為答疑人的公司主要負責人應具有較強的親和力、人格魅力及較好的應變能力，對經(jīng)銷商可能提出的問題要準備充分。3.簽約：盡管經(jīng)銷商都是經(jīng)過理性分析來決定自己的選擇，但從眾心理在這里體現(xiàn)的仍很明顯。為了使會場的簽約洽談朝積極的方向走，要做好以下兩方面的工作：(1)進行有效，有目的的會前溝通，選出有條件，態(tài)度積極，合作傾向明確的經(jīng)銷商進行事前確定，同時也聽一下他們的建議和意見。(2)在招商會上，由事先溝通確定的幾家態(tài)度積極的經(jīng)銷商首先帶頭簽約。總之，招商會議是一種特別意義的營銷公關工作，也是展示企業(yè)組織、控制管理、企業(yè)基本素質(zhì)的活動，關系著企業(yè)整體招商活動的成敗及下步營銷運做的順利展開。因此組織要專業(yè)、細致、而周密。

第五篇：招商會議策劃

成功領先的餐飲形態(tài)獨樹一幟的行業(yè)氣質(zhì)

**市***路步行街餐飲項目

招商

活

動

策

劃

書

2012年5月

***

一、活動背景

隨著人們對生活質(zhì)量的要求不斷提高,單一的中式餐廳已經(jīng)不能滿足人們的需求.人們不只滿足于吃飽，而且開始更講究食品的環(huán)保和營養(yǎng)。此時，西餐等餐點便出現(xiàn)在人們的菜單里了。

通過對**市前期的市場調(diào)查和分析，我們發(fā)現(xiàn)潛江市以西餐為主的消費場所很少，沒有形成一個以西餐為主的餐飲消費環(huán)境，而以肯德基派樂士為主的西餐廳則主打西式快餐，無法體現(xiàn)西餐極重視各類營養(yǎng)成分的搭配組合，充分考慮人體對各種營養(yǎng)（糖類、脂肪、蛋白質(zhì)、維生素）需求，選料精細，用料廣泛講究調(diào)味，注重色澤工藝嚴謹，器皿講究等特點。

雖然西餐也已經(jīng)步入中國好多年了，但是目前內(nèi)地發(fā)展現(xiàn)狀還不是很成熟，西餐業(yè)還存在著較多的不足。首先，費者群體相對集中于大城市的市中心等一些商業(yè)區(qū)；其次，消費者主要還是以外賓和高級白領為主，仍是為少數(shù)人服務；再次，西餐的價格普遍較高。西餐雖然早已被當代中國人所認知，只是由于其較高的價格，讓很多人對其望而怯步。

據(jù)此，為提升**市餐飲形象，展現(xiàn)**餐飲多元化的一面，我們提出了“高端但不高傲 兼容但不平凡”的思路，我們希望通過此次洽談研討活動將西餐高端品味，高端氣質(zhì)通過有意向的客戶合作，以親和的姿態(tài)將西餐送上**人民的餐桌，著力為**市民打造一個餐飲消費新環(huán)境。

二、活動目的1．傳達政府在此項目上的政策導向、行業(yè)發(fā)展等多方面信息，且擴大***路步行街在市民中影響力，從而奠定步行街餐飲市場在**市的基礎。

2．通過媒體的宣傳，擴大品牌影響力，打造***路餐飲行業(yè)的標桿。

3．宣傳**文化傳播有限公司實力，樹立良好的企業(yè)形象，重點把握此次洽談會參與媒體，并通過傳播帶動新的客戶群；

4．為后續(xù)新穎、獨特、隆重的活動開展充分造勢，營造超越其他任何類似餐飲區(qū)域的龐大氣勢。

三、舉辦時間

2012年10月1日國慶節(jié)

四、活動地點

**市潛江賓館會議廳

五、活動形式

以**市政府有關領導及***路招商辦工作人員與有意向在***路步行街區(qū)域內(nèi)開設餐飲（廳）店面的的客戶為主，武漢市**文化傳播有限公司為鋪，開展一系列的關于***路主題餐廳或西餐廳開設的主題研討與洽談。

六、組織結構

主辦單位：**市***路招商辦

承辦單位：武漢市**文化傳播公司

媒體支持：**日報 **電視臺

七、參與人員

（一）參會嘉賓

為了使儀式活動充分發(fā)揮其轟動及輿論的積極作用，制造新聞效應，邀請市政府有關領導、**街道辦主要負責人 8人，**文化傳播公司主管及項目負責人2 名，**市餐飲行業(yè)協(xié)會會長，潛在意向客戶名,***路步行街餐飲招商項目組人員5人

（二）活動小組人員及職責：

組長：1名（**文化傳播有限公司活動負責人）

（1）全面負責，統(tǒng)一指揮，檢查督促，工作總結。

（2）銜接、協(xié)調(diào)各方面工作。

副組長：3名

副組長甲

（1）具體負責會議工作，人、財、物準備工作。

（2）檢查工作進度，完美情況，提出整改意見，并督促實施。

（3）負責宣傳資料、培訓資料的內(nèi)容安排、設計及制作并運送到現(xiàn)場，組織發(fā)放。

（4）負責禮品的準備并運送到現(xiàn)場，組織發(fā)放。

（5）負責影像資料的準備，指定專人安放，調(diào)試。

（6）負責新聞記者的邀請、聯(lián)系、接待。

（6）負責安排活動進程中的輔助工作和協(xié)調(diào)工作。

副組長乙

（1）協(xié)調(diào)解決活動進程中和之后的車輛，搬運。

（2）幫助、協(xié)調(diào)活動進程中涉及的行政事務問題。

（3）負責領導的邀請和聯(lián)系、接待。

（4）負責請柬、嘉賓胸花等物料的準備。

（5）負責迎賓小姐培訓及現(xiàn)場安排。

副組長丙

（1）具體分管會議流程，會議現(xiàn)場指揮，控制現(xiàn)場局面。

（2）負責安排、指揮活動期間本部人員及公關人員的工作，統(tǒng)一調(diào)派。

（3）負責客戶的邀請、聯(lián)系和接待。

（4）負責現(xiàn)場現(xiàn)場桌椅、簽到臺、講臺布置及場外布置。

（5）負責處理有關突發(fā)性事件。

其他人員（配合各組長工作）

（1）保安負責人1名，（處理突發(fā)事件 場面調(diào)度）

（2）設備調(diào)試技術人員2名（調(diào)試各種設備）

（3）保安5人（提供安保服務）

（4）咨詢?nèi)藛T2人（提供咨詢解答服務）

迎賓小姐6名

（1）負責接待來賓 指引至會場等禮儀性工作

（2）簽到及紀念品的發(fā)放

（3）禮品、紅包的發(fā)放

（4）PPT播放

（5）現(xiàn)場攝制的跟進

（6）現(xiàn)場酒水的供給

八、會議程序安排

（一）、前期準備階段

（1）2012年8月，武漢市**文化傳播公司將本項目策劃草案送***路步行街招商辦審閱，就本方案做出實際性的修改意見。雙方就此次活動簽訂《合作合同書》（**招商辦為甲方，**文化傳播有限公司為乙方）?！逗献骱贤瑫窇獙Ρ敬位顒又须p方的責任及權益進行說明，同時應說明的有本次活動的規(guī)模、舉辦地點等要素。以便著手安排工作。

（2）甲乙雙方應就此次活動成立聯(lián)合工作小組，聯(lián)合工作小組應當于當天召開第一次聯(lián)席工作會。聯(lián)席會應對近期工作做出明確安排。

（3）8月15日，甲乙雙方召開第二次聯(lián)席工作會議，對本次活動的規(guī)模大小、項目設置做出決定，并做出詳細的設計方案。

（4）9月前，按照項目實施方案的要求開始廣告宣傳工作運轉(zhuǎn)，第一批的軟性廣告宣傳應見報，電視臺播放關于本會議的新聞。

（二）、制作、實施階段工作安排

（1）9月15日，聯(lián)合工作小組招商辦方應擬定好邀請嘉賓名單，書學請柬后向相關方發(fā)送請柬，收取回執(zhí)，并在三日內(nèi)完成回執(zhí)的回收工作。

（2）9月18日，各種活動用品(印刷品、禮品等)應完成制作、采購工作并入庫指定專人進行保管。

（3）9月20日，邀請媒體記者并通知活動開始時間（事先與媒體朋友進行溝通，避免現(xiàn)場問到不適合的問題）。

（4）9月25日，**文化傳播公司方應完成活動所需物品的前期制作工作，至此**文化傳播公司與***路招商辦確定的前期準備工作應全部完成。

（三）、現(xiàn)場布置階段工作安排

（1）9月26日，**文化傳播公司開始現(xiàn)場的布置工作，應完成所有條幅、掛旗的安裝工作。(**招商辦派兩名工作人員配合，確認準確位置)

（2）9月 27日，開始現(xiàn)場的布置工作，需要完成個個場地搭建及背景牌安裝、主會場簽到處、指示牌、嘉賓座椅、音響的擺設布置，并協(xié)同**招商辦有關人員檢查已布置完成的物品。

（3）9月28日完成充氣拱門、空飄氣球的布置工作。

（4）9月29日前完成花籃、POP 牌、胸花、胸牌的制作工作。

（5）9月30日上午，**文化傳播公司應完成花籃、花牌、盆花的布置。下午，**文化傳播公司與**招商辦聯(lián)合工作組對全部環(huán)境布置進行全面檢查、驗收。

至此全部準備工作完畢。

（四）活動實施階段工作安排

（1）10月1日，上午7：00**文化傳播公司工作人員和**街道辦工作人員到達現(xiàn)場做準備工作，保安人員正式對現(xiàn)場進行安全保衛(wèi)。

8：00禮儀小姐、樂隊準備完畢。

8：30主持人、攝影師、音響師準備完畢。

9：00活動正式開始。樂隊奏迎賓曲，禮儀小姐迎賓、為嘉賓配戴胸花胸牌

并協(xié)助簽到。領導、媒體簽到憑請柬條形碼，以機讀方式電子簽到，悅耳女生報嘉賓到，同時以同步投影將嘉賓人像或相片投到大屏幕上。（媒體記者簽到投影其所代表媒體）

（五）、會議流程

10月1日上午9：00活動正式開始。

8：30播放迎賓典，樂隊演奏迎賓曲；禮儀小姐迎賓，幫助來賓簽到，為來賓佩戴胸花、胸牌、并派發(fā)禮品。

8：50音響播放慶典進行曲，一塊很大的紅綢從空中徐徐降下，音樂改為舞曲，以調(diào)動現(xiàn)場氣氛，吸引現(xiàn)場的目光。同時播放**市步行街建設完善后的CG宣傳片

9: 00音樂結束，主持人上臺宣布**路餐飲招商洽談會正式開始，宣讀祝賀單位賀電、賀信。

9：20主持人解說開場語并介紹現(xiàn)場嘉賓（開場語見附件）

9：30主要領導發(fā)言（會議致辭并說明會議主要內(nèi)容）（發(fā)言內(nèi)容見附件）9：45招商辦本項目主管發(fā)言（使用幻燈片介紹關于本次會議的目的及意義，介紹本項目在***路步行街區(qū)域內(nèi)所處的位置以及市場定位）

10：10市餐飲協(xié)會會長發(fā)言（介紹本市餐飲行業(yè)的基本概況及展望）（見附件）

10：25會議研討洽談時間

11：00媒體記者對本次活動主要領導以及商家進行采訪

11：30**文化傳播有限公司負責人宣布本次活動圓滿結束并置謝幕詞 11：45禮儀小姐引導參會人員進入潛江賓館餐廳

11：55組長導引媒體記者離場并發(fā)送車馬費并發(fā)送禮品，同時三位副組長組織人員清場

12：00主要領導與參會商戶共同在**賓館會餐

六、會場布置及執(zhí)行

（1）場外（八點之前設置完成）

空飄氣球攜條幅升空

充氣拱門支起

停車區(qū)域劃定并設置保安引導

停車指示牌

（2）場內(nèi)

主席臺（視嘉賓、領導人數(shù)而定）

座椅、座椅前置小桌配桌布

主席臺設司儀臺、話筒架及花籃

主席臺桌上擺放礦泉水、嘉賓名字卡片、話筒

每位主席臺上的嘉賓胸前戴鮮花嘉賓卡

酒店正大門旁、電梯旁，設置一個宣傳通告牌，上面寫道“**市***路步行街招商活動會場”

電梯進入大廳門前，兩側(cè)擺放花籃，旁邊設置來賓簽字處

禮儀小姐負責來賓的指引，并在會議期間進行端茶遞水工作，必要時解答與會人員所提問題

副組長丙調(diào)試音響設備，安排錄像攝影并交由專人負責

安排來賓休息室 休息室中放置沙發(fā)、茶幾、寬屏彩電，茶幾上擺放煙灰缸

打火機、礦泉水，供貴賓在此休息等候

媒體記者來賓設置25個座椅（不設小桌）記者來賓每人發(fā)放礦泉水、資料袋，并在媒體記者來賓席備兩個無線麥克風，方便記者來賓提問

九、活動所需物料及使用位置

邀請函

***路步行街餐飲店面宣傳資料

***路餐飲項目加盟意向書

橫條幅（3條，賓館門口及會場）

巨幅噴畫（1幅，會場內(nèi)正面墻壁）

宣傳告示牌（3塊，停車場一塊，室內(nèi)兩塊）

投影儀1（會場中央）

投影屏1（會場背景墻）

嘉賓胸花 20

礦泉水5件

指示牌2個

資料袋50個

司儀臺1

音響設備

簽到臺1一張

立式話筒1個

桌上話筒8個

無線麥克風2

貴賓姓名牌8

花籃8個（賓館門口兩個，會場內(nèi)六個）

簽字筆5支 簽到本2本

空飄氣球兩個（會場外大門口）

大型充氣拱門一個（會場外大門口）

禮品袋50袋（內(nèi)裝宣傳資料、禮品）

十、媒體發(fā)布策略

前期宣傳及方式

·平面宣傳

海報宣傳，通過本地紙質(zhì)媒介進行宣傳:

邀請函內(nèi)附本活動宣傳冊通過眾嘉賓進行宣傳

借助各類媒體、街頭報亭、公交車車體等，同時在本區(qū)域周圍擴大宣傳。與社會中其他產(chǎn)業(yè)形成聯(lián)盟宣傳（如與KTV等娛樂行業(yè)相互宣傳等），達到市場雙贏的目的，還可減少宣傳經(jīng)費。

·動態(tài)宣傳

把本次活動的相關信息，通過合作電視媒體進行宣傳

后期宣傳

后期媒體整合傳播應打造平面、電視、廣播三位一體傳播態(tài)勢，實現(xiàn)高密度、高寬度、大縱深的傳播目標

附件：

主持人開場語

尊敬的領導、來賓、女士們、先生們，大家上午好！

非常感謝大家的到來，現(xiàn)在我宣布**市***路步行街餐飲項目招商洽談研討會正式開始。在這個的金秋十月，讓我們用激動的心情共同見證，在**文化傳播有限公司的精心組織下………（此處省略300字）

首先我介紹一下今天到場的嘉賓：

**市..領導***

**招商辦主任***

市餐飲協(xié)會會長***

武漢市**文化傳播有限公司負責人***

媒體******等

我們知道，……（此處省略300字）

領導會議致辭：

各位領導、同志們：

大家上午好！

今天在這里召開關于**市***路步行街餐飲項目的會議，標志著***路步行街餐飲項目招商活動正式啟動。我謹代表**市政府，對**街道辦的工作人員，**文化傳播有限公司的活動組織者等給予的大力支持，表示衷心的感謝！

一直以來市委市政府都高度重視??（此處省略500字）

我相信在市各級機關有關部門、相關單位的不懈努力下，***路步行街餐飲市場將迎來一個新的發(fā)展機遇。最后再次感謝在座各位領導的光臨和對此項目的大力支持！

謝謝大家！