第一篇：秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn)：成功組織會議的基本要素

秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn)：成功組織會議的基本要素

人是社會性的動物，開會是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開會，是由于會議是制定計(jì)劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。

會議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點(diǎn)對于開好會議是至關(guān)重要的。

就以男性與女性為例?？傮w而言，男性更容易在會議過程中插話。就本質(zhì)而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續(xù)發(fā)言。

并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認(rèn)為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發(fā)言了———他們認(rèn)為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因?yàn)榈胤娇谝籼兀ε卤粍e人誤解而不敢發(fā)言?？紤]這些因素，你就會明白許多很有見地的職員不能發(fā)表意見的原因了。

意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計(jì)劃時(shí)，要注意以下三個(gè)方面：

一、使每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會

會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規(guī)發(fā)言的時(shí)間。在會議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會者。這樣做一方面

可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時(shí)間。

二、使每位與會者都負(fù)起責(zé)任

讓每位與會者調(diào)整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，考/試大/如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。

三、將插話和跑題降到最低限度

要找到降低插話和多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會時(shí)，與會者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個(gè)聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。

由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。問題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時(shí)間和努力。

第二篇：秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn)：會議管理十五個(gè)要素

秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn)：會議管理十五個(gè)要素

對于舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個(gè)人麻煩等。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時(shí)到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個(gè)專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、確立明確的目標(biāo)

對任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。

二、完善信息的采集與分析

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

三、追求不斷的創(chuàng)新

每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

四、制定周密的計(jì)劃

無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)

理墻壁上的裝飾。

五、實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

在進(jìn)行現(xiàn)場管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力（參見14條）

六、結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)

成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計(jì)劃。

七、爭取優(yōu)秀，而不是完美

無論會議大小與否，再好的會議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。

八、了解會議涉及的行業(yè)

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

十、記住、顧客永遠(yuǎn)是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和

接受到價(jià)值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！

十一、合理控制預(yù)算

要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

十二、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會議包裝”）

十三、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？

十四、成熟的危機(jī)管理

針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十五、提供足夠的價(jià)值

為了滿足與會者的需求，一個(gè)會議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會議中得以體現(xiàn)。

第三篇：“九段秘書”組織會議注意事項(xiàng)

“九段秘書”組織會議

一段：發(fā)通知。用郵件或在黑板上發(fā)會議通知，并準(zhǔn)備好相關(guān)會議用品，并參加會議。

二段：抓落實(shí)。通知發(fā)了后，再打一通電話確認(rèn)。

三段：重檢查。發(fā)通知，落實(shí)到人后，在開會當(dāng)天提前半小時(shí)再提醒參會人。對臨時(shí)有事無法參加的人，立即匯報(bào)上級，保證上級提前知道。

四段：勤準(zhǔn)備。前面的做好后，在開會前，提前測試可能用到的會議設(shè)備是否正常。并提前在會議室前鐵上小條，告知會議室在什么時(shí)間段已被占用。

五段：細(xì)準(zhǔn)備。前面的都做好的同時(shí)，了解會議主題，并提前將相關(guān)主題準(zhǔn)備好，發(fā)給參會者做參考。

六段：做記錄。前面的做好的同時(shí)，在會議中做好詳細(xì)的會議記錄。七段：定責(zé)任。整理好記錄并發(fā)給相關(guān)人員。將會議紀(jì)要中的各項(xiàng)任務(wù)，一對一落實(shí)到相關(guān)負(fù)責(zé)人，再經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人，一人一份。

八段：追結(jié)果。下發(fā)記錄，一對一落實(shí)，每天或每周定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行情況，并隨時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。

九段：做流程。將上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)流程，讓每一個(gè)秘書都能根據(jù)這個(gè)流程吧會議組織好。

第四篇：怎樣組織成功的會議

人是社會性的動物，開會是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開會，是由于會議是制定計(jì)劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。

會議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點(diǎn)對于開好會議是至關(guān)重要的。

就以男性與女性為例?？傮w而言，男性更容易在會議過程中插話。就本質(zhì)而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續(xù)發(fā)言。

并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認(rèn)為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發(fā)言了———他們認(rèn)為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因?yàn)榈胤娇谝籼?，害怕被別人誤解而不敢發(fā)言?？紤]這些因素，你就會明白許多很有見地的職員不能發(fā)表意見的原因了。

意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計(jì)劃時(shí)，要注意以下三個(gè)方面：

一、使每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會

會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規(guī)發(fā)言的時(shí)間。在會議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時(shí)間。

二、使每位與會者都負(fù)起責(zé)任

讓每位與會者調(diào)整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。

三、將插話和跑題降到最低限度

要找到降低插話和多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會時(shí)，與會者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個(gè)聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。

由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。問題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時(shí)間和努力。

第五篇：從業(yè)經(jīng)驗(yàn)

作為一名物業(yè)管理師應(yīng)具備的素質(zhì)和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)談

本文提要：根據(jù)《物業(yè)管理?xiàng)l例》及國家職業(yè)資格證書制度有關(guān)規(guī)定,制定了《物業(yè)管理師制度暫行規(guī)定》(以下簡稱:《暫行規(guī)定》)。《暫行規(guī)定》的出臺,又引起物業(yè)管理行業(yè)的震動。

中國第一部《物業(yè)管理?xiàng)l例》頒布實(shí)施后,物業(yè)管理行業(yè)風(fēng)起云涌,迎來了快速的發(fā)展期,建設(shè)部、人事部為了進(jìn)一步規(guī)范物業(yè)管理行業(yè),提高物業(yè)管理專業(yè)人員素質(zhì),維護(hù)房屋所有人及使用人的利益,根據(jù)《物業(yè)管理?xiàng)l例》及國家職業(yè)資格證書制度有關(guān)規(guī)定,制定了《物業(yè)管理師制度暫行規(guī)定》(以下簡稱:《暫行規(guī)定》)?！稌盒幸?guī)定》的出臺,又引起物業(yè)管理行業(yè)的震動,一方面,確定了行業(yè)人士的地位及物業(yè)管理專業(yè)管理師資格,因?yàn)槲飿I(yè)管理職業(yè)化對于提升全行業(yè)的社會地位將產(chǎn)生不可估量的影響;另一方面,對于物業(yè)管理市場層出不窮的高技術(shù)含量物業(yè),都需要物業(yè)管理企業(yè)有一批職業(yè)化的專業(yè)人才,并運(yùn)用專業(yè)技術(shù)保障管理績效。物業(yè)管理師應(yīng)該具備的素質(zhì)是什么呢?

一、熟悉物業(yè)管理專業(yè)知識、相關(guān)知識

(一)專業(yè)知識

今天,物業(yè)管理已從開始單純的衛(wèi)生打掃、設(shè)備維護(hù)、安全保衛(wèi)等迅速發(fā)展成以物業(yè)為平臺,多元化經(jīng)營,全方位發(fā)展的綜合性行業(yè),涉及社會行業(yè)方方面面,物業(yè)管理師首先就要具備物業(yè)管理專業(yè)性知識,物業(yè)管理師的專業(yè)水平在業(yè)主、員工、(房地產(chǎn)E網(wǎng):)外界中的影響力,是靠他在日常管理活動過程中內(nèi)外處事和言行中表現(xiàn)出來,其應(yīng)熟悉物業(yè)管理日常運(yùn)作、建筑工程、房地產(chǎn)與經(jīng)營等方面的專業(yè)知識,一個(gè)物業(yè)管理師不具備上述專業(yè)性知識或欠缺對此專業(yè)的了解,就不可能將管理過程中各種系統(tǒng)、辦法和人員結(jié)合在一起,在規(guī)定時(shí)間、預(yù)算和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作,就更不可能提出有關(guān)物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展的新穎思想、建設(shè)性的意見和建議。再結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展方向,做到超前認(rèn)知、把握方向、齊頭并進(jìn),這是物業(yè)管理師具備的重要素質(zhì)。可以這樣認(rèn)為,管理師擁有專業(yè)水平對物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展是舉足輕重的,找對一個(gè)合適的物業(yè)管理師管理一個(gè)項(xiàng)目,就等于完成了該項(xiàng)目的一半管理指標(biāo)。

(二)相關(guān)知識

物業(yè)管理的行業(yè)特點(diǎn),決定了它涉及社會方方面面,作為一名物業(yè)管理師,他要與社會上形形色色的人打交道,除具備專業(yè)知識外,還應(yīng)具有一定的經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識,這有利于妥善化解社會上各種各樣的矛盾,如物業(yè)管理師有一定經(jīng)濟(jì)學(xué)中的財(cái)務(wù)知識,這不僅是定期向上級匯報(bào)的需要,也是隨時(shí)找出項(xiàng)目管理中潛在利潤及潛在的風(fēng)險(xiǎn);對于業(yè)主或業(yè)委會提出財(cái)務(wù)疑惑時(shí),可以為他們及時(shí)解答,可能化解潛在的矛盾沖突。

二、熟悉并能運(yùn)用物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)

物業(yè)管理發(fā)展到今天,相關(guān)法律法規(guī)在不斷完善,業(yè)主的維權(quán)意識也不斷增強(qiáng),在這樣的法制社會里,物業(yè)管理師對物業(yè)管理法律法規(guī)不熟悉,就是缺乏對物業(yè)管理活動中風(fēng)險(xiǎn)防范的意識,只有對《物業(yè)管理?xiàng)l例》及其配套行政法規(guī)及規(guī)范性文件熟悉了,才能掌握其條款及其精髓,更重要的是在物業(yè)管理活動中,才能充分運(yùn)用法律武器保護(hù)自身的合法權(quán)益。物業(yè)管理師要對物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營管理負(fù)責(zé),必然要對各項(xiàng)合同把關(guān),如業(yè)主物品被盜,物業(yè)管理企業(yè)在什么情況下可以免責(zé),在什么情況下應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任;對停車場停車,物業(yè)管理企業(yè)和車主分別承擔(dān)哪些責(zé)任和義務(wù)等。明確相關(guān)方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任,是規(guī)避物業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)抵押有力保障。

三、良好的溝通、協(xié)調(diào)能力

溝通工作在物業(yè)管理日常工作中無時(shí)、無處不在,溝通工作主要包括:與業(yè)主(客戶)的溝通、與上下級的溝通,與相關(guān)單位的溝通等等,對內(nèi)通過有效的溝通,加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)成員的相互理解,避免產(chǎn)生不必要的誤會、矛盾及摩擦,員工內(nèi)部間不會有壓抑的感覺,工作就容易出成績出效率;對外通過有效溝通,達(dá)到業(yè)主理解物業(yè)管理企業(yè)的管理舉措,讓業(yè)主配合并支持企業(yè)的目的;對外溝通還反映在其它方面,如與政府相關(guān)職能部門、供電、供水、電信、相關(guān)合作單位等等。物業(yè)管理師,是物業(yè)管理企業(yè)的領(lǐng)頭人,在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中出現(xiàn)問題必須及時(shí)解決,必然要善于利用各種機(jī)會進(jìn)行溝通,然后根據(jù)了解的情況做出正確的判斷和選擇,完成物業(yè)管理企業(yè)所定的經(jīng)營管理目標(biāo)。

四、務(wù)實(shí)、敬業(yè)的精神

物業(yè)管理涉及社會的方方面面,行業(yè)內(nèi)有句話:“物業(yè)管理是籮筐、什么東西都可往里裝”,有事找“物業(yè)”。物業(yè)管理人從事的是一件繁雜瑣碎的工作,不抱著務(wù)實(shí)、敬業(yè)的精神就很難成為稱職的員工,更不能成為合適的物業(yè)管理師,其務(wù)實(shí)、敬業(yè)精神主要表現(xiàn)在以下兩方面:

(一)對職業(yè)是否充滿信心

物業(yè)管理在我國經(jīng)過20多年的發(fā)展,但相應(yīng)的物業(yè)管理法律法規(guī)尚在健全之中,受中國傳統(tǒng)文化的影響,不少人認(rèn)為物業(yè)管理技術(shù)含金量低、任何人都可以操作。由于當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)

尚不發(fā)達(dá)造成整個(gè)社會對于物業(yè)管理行業(yè)的評價(jià)不夠客觀和公正。可以說,物業(yè)管理行業(yè)現(xiàn)在是受委屈的事多,理解的事少,贊賞的事更少,在這種情況下,作為一名物業(yè)管理師,能否端正心態(tài),務(wù)實(shí)、敬業(yè)地做好物業(yè)管理活動過程中的每項(xiàng)工作,能否對這一職業(yè)持續(xù)保持信心充分去認(rèn)識到隨著人們思想觀念的不斷轉(zhuǎn)變,市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入,必將會讓國人對物業(yè)管理這行業(yè)有新的認(rèn)識――物業(yè)管理不僅只是最終為客戶固定資產(chǎn)投資的保值和增值,還有更多可延伸的增值服務(wù)。對行業(yè)的信心是務(wù)實(shí)、敬業(yè)精神最基本的表現(xiàn)。

(二)對薪酬的理解態(tài)度

物業(yè)管理是靠收取業(yè)主的物業(yè)費(fèi)來維持運(yùn)作,物業(yè)費(fèi)收入是有限的,費(fèi)用支出是年年遞增的,員工不可能有過高的薪酬待遇。在現(xiàn)實(shí)中,由于受薪酬多與少的影響為理由,物業(yè)人對本職工作表現(xiàn)出不積極,甚至推卸、應(yīng)付了事的比比皆是,而作為一名物業(yè)管理師可以不滿足于現(xiàn)有的薪酬待遇,但是一旦接受了這項(xiàng)工作和薪酬,就應(yīng)不計(jì)個(gè)人得失,全力以赴地按照物業(yè)管理企業(yè)所定的經(jīng)營管理目標(biāo),按質(zhì)按量地完成。薪酬的理解態(tài)度是務(wù)實(shí)、敬業(yè)精神的重要具體表現(xiàn)。

五、與時(shí)俱進(jìn)、自主創(chuàng)新觀念