第一篇：五級(jí)-二級(jí)涉外高級(jí)文秘目錄

五級(jí)秘書目錄

第一章 會(huì)議管理 第一節(jié) 會(huì)前籌備

一、發(fā)送會(huì)議通知

二、制作會(huì)議證件和指示標(biāo)識(shí)

三、預(yù)定會(huì)議室

四、預(yù)定和確認(rèn)會(huì)議住宿 第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)

一、完成接站工作

二、完成會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作 第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)

一、返程工作的服務(wù)要求

二、清退會(huì)議文件資料的基本要求

三、整理會(huì)場(chǎng)、會(huì)議室的注意事項(xiàng)

第二章 事務(wù)管理 第一節(jié) 接待

一、按照工作要求著裝配飾

二、姿態(tài)得體

三、接打電話

四、迎送來訪者

五、接待來訪者 第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

一、保持工作環(huán)境整潔

二、恰當(dāng)放置物品

第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

一、登記使用會(huì)議室和進(jìn)行用車預(yù)訂

二、正確處理郵件

三、協(xié)助完成其他事務(wù)工作

第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用和管理

一、發(fā)放辦公用品

二、打印機(jī)的使用

三、傳真機(jī)的使用

四、復(fù)印機(jī)的使用

五、碎紙機(jī)的使用

第三章 文書擬寫與處理 第一節(jié) 文書擬寫

一、事項(xiàng)性通知

二、商洽函

三、傳真

四、備忘錄

五、請(qǐng)柬

六、邀請(qǐng)信

七、賀信(賀電)

八、感謝信

九、啟事

第二節(jié) 收發(fā)文處理

一、文書的簽收

二、文書的拆封

三、文書登記

四、文書的分辦

五、文書的封發(fā) 第三節(jié) 文檔管理

一、歸檔范圍的確定

二、文書的立卷歸檔

三、裝訂檔案

《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》共分為三大部分：第一部分是會(huì)議管理；第二部分是事務(wù)管理；第三部分是文書擬寫與處理。具體包括了：接待、辦公環(huán)境管理、辦公用品與設(shè)備的使用和管理、文書擬寫、收發(fā)文處理等方面的內(nèi)容。

第一章 會(huì)議管理 第一節(jié)會(huì)前籌備

一、擬訂會(huì)議議程、日程

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

四、發(fā)布會(huì)議信息

五、安排會(huì)議食宿

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

九、檢查會(huì)議常州視聽設(shè)備是否正常 第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

二、接待釆訪會(huì)議的新聞媒體

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

四、收集會(huì)議信息

五、反饋會(huì)議信息 第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集整理的要求

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神 第二章 事務(wù)管理 第一節(jié) 接 待

一、制定接待工作計(jì)劃

二、安排迎送來訪團(tuán)體

三、安排來訪者食宿、交通、行程

四、安排來訪者的參觀、娛樂活動(dòng) 第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

一、合理布置辦公室

二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

一、管理印章和介紹信

二、安排值班工作

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)

四、安排上司的差旅事務(wù)

五、完成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)

六、管理時(shí)間，提高工作效率

第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用和管理

一、訂購(gòu)、接收、管理辦公用品

二、數(shù)碼相機(jī)的使用

三、掃描儀的使用

四、光盤刻錄機(jī)的使用

五、投影儀的使用

六、攝像機(jī)的使用 第五節(jié) 信息管理

一、信息的收集

二、信息的篩選

三、信息的分類

四、信息的校核

五、信息的傳遞

六、信息的存儲(chǔ)

第三章 文書擬寫與處理 第一節(jié) 文書擬寫

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

二、報(bào)告

三、清示

四、問答函

五、簡(jiǎn)報(bào)

六、意向書

七、訂貨單

八、商品說明書

第二節(jié) 收發(fā)文處理

一、繕印文書

二、校對(duì)文書

三、用印

四、傳閱文書

第三節(jié) 文檔管理

一、檔案的分類

二、檔案檢索工具的編制

三、檔案的鑒定

四、檔案庫(kù)房及存儲(chǔ)檔案的管理

《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程(四級(jí)秘書)》共分會(huì)議管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理三部分，具體包括：會(huì)前籌備，會(huì)中服務(wù)，會(huì)后落實(shí)和接待，辦公環(huán)境管理，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理等。

第一章 會(huì)議管理

第一節(jié) 會(huì)前籌備

一、會(huì)議籌備方案的擬訂

二、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況

三、審核會(huì)議文件

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案 第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)

一、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

二、監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用

三、處理會(huì)中突發(fā)事件 第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)。

一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求

二、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和要求

第二章 事務(wù)管理 第一節(jié) 接待

一、確定涉外禮賓次序

二、安排涉外迎送儀式

三、安排涉外會(huì)見會(huì)談和拜訪

四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)

五、饋贈(zèng)禮品的要求 第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

一、正確選擇辦公的模式

二、合理進(jìn)行辦公室布局 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

二、處理突發(fā)事件

三、完成督促檢查工作

四、制定工作計(jì)劃

五、確定承辦期限

六、對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估

第四節(jié) 辦公用品管理

一、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

二、采購(gòu)預(yù)算方案的制定

三、調(diào)配辦公資源 第五節(jié) 信息管理

一、信息的開發(fā)

二、信息的利用

三、信息的反饋

第三章 文書擬寫與處理 第一節(jié) 文書擬寫

一、通告

二、通報(bào)

三、決定

四、請(qǐng)批、批答函

五、計(jì)劃

六、總結(jié)

七、述職報(bào)告

八、講話稿

九、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

十、招標(biāo)書

十一、投標(biāo)書 第二節(jié) 收發(fā)文處理

一、文書的審核

二、文書的擬辦

三、文書的承辦

四、文書的催辦 第三節(jié) 文檔管理

一、檔案利用

二、檔案參考材料的編寫

三、電子檔案的管理

第一章 會(huì)議管理 第一節(jié) 會(huì)前籌備

一、會(huì)議策劃方案的擬訂

二、審核會(huì)議的籌備方案

三、組織與培訓(xùn)會(huì)議工作人員 第二節(jié) 會(huì)議組織

一、主持會(huì)議

二、督促會(huì)議決議的落實(shí)

第二章 事務(wù)管理 第一節(jié) 辦公環(huán)境管理

一、實(shí)現(xiàn)并監(jiān)管安全運(yùn)營(yíng)

二、辦公環(huán)境管理評(píng)估 第二節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

一、團(tuán)隊(duì)管理

二、隨從工作

三、調(diào)查研究工作 第三節(jié) 商務(wù)活動(dòng)

一、開放參觀活動(dòng)

二、宴請(qǐng)活動(dòng)

1.接人

2.有預(yù)約的?？?3.沒有預(yù)約的客戶 4.有預(yù)約的生客 5.代上司打電話 6.要找的人不在時(shí) 7.代上司安排約會(huì) 8.預(yù)訂

9.上司能接聽電話 10.上司不便接聽電話 11.代接私人電話 12.打錯(cuò)電話 13.招待客人用餐 14.購(gòu)物 15.看樣品 16.參觀公司 17.觀光旅游 18.拜訪客戶

三、簽字儀式

四、典禮儀式

五、信息發(fā)布會(huì)

六、股東年會(huì)

七、展覽活動(dòng)

八、協(xié)助上司進(jìn)行商務(wù)談判

九、招商活動(dòng) 第四節(jié) 信息管理

一、信息決策服務(wù)

二、信息工作制度的制定

第三章 文書擬寫與處理 第一節(jié) 文書擬寫

一、會(huì)議紀(jì)要

二、意見

三、合同

四、可行性研究報(bào)告 第二節(jié) 文檔管理

一、檔案管理制度的制定

二、檔案管理的模式

涉外英語(yǔ)目錄

19.歡送會(huì) 20.預(yù)約 21.預(yù)訂房間 22.飯店預(yù)約 23.邀請(qǐng) 24.安排會(huì)議 25.會(huì)議記錄 26.旅行安排 27.處理投訴（1）28.處理投訴（2）29.文檔管理 30.備忘錄 31.怎樣發(fā)E-mail 32.傳送報(bào)告

附錄1 主要商務(wù)部門及頭銜附錄2 關(guān)于會(huì)議的常用句型附錄3 接待須知

四級(jí)5.簽訂書面合同

會(huì)議服務(wù)已經(jīng)成為許多旅館和會(huì)議中心的重要收入來源。大型會(huì)議幾乎每一個(gè)方面都可以談判：房租、宴會(huì)費(fèi)用、會(huì)議場(chǎng)地、宣傳、郵件以及其他大量細(xì)節(jié)，都可以討價(jià)還價(jià)。一旦談妥一切細(xì)節(jié)就把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項(xiàng)具體安排。最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細(xì)節(jié)：（1）確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。餐桌座位安排、視聽器材以及其他設(shè)備的圖表。應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。

（2）確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會(huì)者大多數(shù)人員的到達(dá)和離去日期、房費(fèi)起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。

（3）確定由旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)（例如，會(huì)議室及其布置、特別裝飾、歡迎會(huì)的音樂和酒、飛機(jī)場(chǎng)接機(jī)、特別的娛樂活動(dòng)、工作人員伙食等）。

（4）說明特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。（5）確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。（6）列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。

（7）指定可以取消預(yù)訂而不向參會(huì)單位收費(fèi)的‘段時(shí)間或最后期限。

協(xié)議細(xì)節(jié)不管多么細(xì)微，寫成書面合同怎樣強(qiáng)調(diào)也不過分。隨著會(huì)期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場(chǎng)地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅館裝修或其他變更都可能對(duì)會(huì)議計(jì)劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)就可以應(yīng)對(duì)各種變化。

三級(jí)秘書具體包括了：會(huì)議管理、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案、確定涉外禮賓次序、辦公用品管理、文書擬寫與處理、收發(fā)文處理、檔案參考材料的編寫、采購(gòu)預(yù)算方案的制定、完成督促檢查工作等方面的內(nèi)容。

①準(zhǔn)確發(fā)出開會(huì)信息。會(huì)議的內(nèi)容和時(shí)間確定后，應(yīng)及時(shí)向參加單位發(fā)出通知，傳遞會(huì)議的有關(guān)信息。

要特別說明是否需要設(shè)分會(huì)場(chǎng)。如要求一個(gè)單位的若干人員參加會(huì)議，就要設(shè)分會(huì)場(chǎng)。而且要明確分會(huì)場(chǎng)的召集人。

要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。電話會(huì)議是一種實(shí)時(shí)交談的會(huì)議，任何一方都應(yīng)當(dāng)在同一時(shí)間參加會(huì)議，否則將影響信息的交流和獲取。

②認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料。電話會(huì)議是一種以語(yǔ)言交流為手段的會(huì)議形式，無法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會(huì)議書面信息的分發(fā)工作。對(duì)于要在電話會(huì)議中進(jìn)行討論的文件，在文件上標(biāo)明討論的順序編號(hào)和標(biāo)題，事先通過傳真發(fā)送給與會(huì)人員。會(huì)議進(jìn)行中還可補(bǔ)充傳遞有關(guān)文件信息。

③合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。電話會(huì)議分為主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)。召集方設(shè)主會(huì)場(chǎng)，其他參加會(huì)議的單位設(shè)分會(huì)場(chǎng)。為了使分會(huì)場(chǎng)的每個(gè)與會(huì)人員都能清楚地聽到從其他會(huì)場(chǎng)傳送來的話音，并能方便地表達(dá)自己的意見，各會(huì)場(chǎng)應(yīng)裝有擴(kuò)音設(shè)備和話筒，井與電話機(jī)連接良好。人數(shù)較少或單位個(gè)人參加會(huì)議。可直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的電話機(jī)。會(huì)議設(shè)備在會(huì)議開始之前要認(rèn)真調(diào)試，確保性能良好。

④按時(shí)接通電話。所有參加會(huì)議的人員應(yīng)至少提前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)議時(shí)間一到，由召集方以主叫的方式接通與會(huì)各方。

⑤互相通報(bào)出席情況。電話全部接通后，會(huì)議主席宣布會(huì)議開始，要求各方相互通報(bào)姓名、職務(wù)。⑥做好會(huì)議記錄。用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息，會(huì)后整理成書面記錄材料。電話會(huì)議的錄音帶和書面記錄整理稿都要?dú)w檔保存。（2）視頻會(huì)議

視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等特殊緊急的情況。

第二篇：淺談涉外文秘

淺談涉外文秘

08會(huì)計(jì)（5）班趙莉08211526

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)文秘人員的要求越來越高，文秘應(yīng)是復(fù)臺(tái)型人才，要具有較強(qiáng)的文秘專業(yè)方面的實(shí)踐能力．還要具有一定的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，以及較強(qiáng)的公關(guān)能力、組織能力。

關(guān)鍵詞：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘書

涉外秘書，主要去政府涉外機(jī)構(gòu)、外向型企業(yè)從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對(duì)語(yǔ)言有較高要求。涉外秘書是一種國(guó)際化的職業(yè)，具有涉外性、輔助性、事務(wù)性的特點(diǎn)。在國(guó)外，涉外秘書一般是在出口企業(yè)、外國(guó)企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，他們要和全球范圍內(nèi)的客戶聯(lián)絡(luò)和提供服務(wù)，他們的工作是國(guó)際化的，也是非常重要的。

在我國(guó)，涉外秘書是指在“三資”企業(yè)，外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)，我國(guó)涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產(chǎn)生的新型的外向型、復(fù)合型秘書，他們掌握一門以上外語(yǔ)，能操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實(shí)施管理的專門人才。我們先來看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細(xì)解釋 “涉外秘書”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘書的職責(zé)和范圍

涉外秘書根據(jù)基本職責(zé)、地位可分為秘書和文員兩大類。它的工作環(huán)境首先是一個(gè)外向型的工作環(huán)境。她需要與外國(guó)人、外國(guó)公司打交道，或直接

服務(wù)與外國(guó)上司或外國(guó)公司，這種相互交往與服務(wù)的前提就是語(yǔ)言，包括口語(yǔ)和書面語(yǔ)。所以它對(duì)語(yǔ)言口才的要求特別高。

涉外秘書的工作環(huán)境還是一個(gè)技術(shù)設(shè)備日益現(xiàn)代化的工作環(huán)境。作為一名涉外秘書，毫無疑問需要嫻熟地操作辦公自動(dòng)化設(shè)備和系統(tǒng)。由于涉外秘書的協(xié)作是事務(wù)處理過程中的辦文屬于辦公室工作范疇，不屬于文學(xué)創(chuàng)作，因此涉外秘書應(yīng)當(dāng)掌握的寫作技能主要是應(yīng)用文寫作技能。它從文中上分為中文寫作和外文寫作；從內(nèi)容上又分為公文寫作和行文寫作。

涉外秘書的一般職責(zé)范圍包括剪報(bào)、處理郵件、安排上司工作日程、草擬信函文件、籌辦會(huì)議、檔案管理等等。

涉外秘書除了要理解總方針、政策外，著重應(yīng)掌握本單位的有關(guān)政策。在工作中保證質(zhì)量，避免差錯(cuò)也是非常的重要。秘書是不僅是上司的代表，還是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一個(gè)合格的秘書所必需，盡管對(duì)涉外秘書的綜合素質(zhì)的要求越來越高，但是近年來由于涉外秘書具有“四高”的優(yōu)越性，即收入較高、層次較高、性能較高、效率較高。越來越具有吸引力。但是不可否認(rèn)的是國(guó)外對(duì)涉外秘書的要求是重能力重才華。國(guó)內(nèi)就相對(duì)欠缺點(diǎn)更重視秘書人員的外在形象。

（二）、涉外秘書的作用

樞紐作用、綜合作用、協(xié)調(diào)作用、窗口作用。

（三）、涉外秘書的職業(yè)特性

1、輔助性:包括智力輔助和精力輔助；

2、服務(wù)性:為上司服務(wù)、為下屬部門服務(wù)、為員工服務(wù)；

3、被動(dòng)性:涉外秘書工作在總體上存在著被動(dòng)性，但在具體操作上又可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從被動(dòng)中爭(zhēng)取主動(dòng)。

4、隱匿性:指勞動(dòng)融匯于上司的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，其勞動(dòng)成果表現(xiàn)于上司領(lǐng)導(dǎo)工作的成果中，而非直接顯示出來。

二、外資企業(yè)對(duì)文秘人才的需求情況

由于外資企業(yè)與國(guó)營(yíng)企業(yè)的體制建構(gòu)完全不同，他們對(duì)文秘人員的需求量不大。一般．100多人的企業(yè)，僅設(shè)專職文秘1人，其他都兼職(如銷售部秘書兼市場(chǎng)部秘書)，跨部門．跨行業(yè)，一專多能。國(guó)營(yíng)企業(yè)(如探圳南油集團(tuán))則配備文秘人員較多，其分工亦仿照政府秘書部門。

外企文秘的來源呈現(xiàn)多樣化，多為各部門中熟諳本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)同時(shí)又具備良好文秘素質(zhì)(如英語(yǔ)口語(yǔ)、寫作能力、協(xié)調(diào)能力等)的業(yè)務(wù)人員，純粹文秘專業(yè)畢業(yè)的相對(duì)較少。其主要障礙在于知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，不熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，不懂營(yíng)銷，因此不如專業(yè)人員轉(zhuǎn)行作文秘上手更快。外企人事制度的現(xiàn)狀要求文秘人員少而精。邵么，外企對(duì)文秘人員的素質(zhì)究竟有何要求，希望他們具備哪些能力呢?一些外企的人事部經(jīng)理和高級(jí)文秘對(duì)外企文秘人員的看法和要求，歸納起來可概括為三十形象的說法：

(1)文秘是老板的一支“筆”。文秘人員應(yīng)具備扎實(shí)的中、英文功底和較強(qiáng)的文字操作能力，熟悉各婁應(yīng)用文的格式與內(nèi)容要求，會(huì)速記，成稿速度快；文學(xué)素質(zhì)修養(yǎng)好，文筆流暢，能主編各種內(nèi)部刊物，組織企業(yè)文化宣傳，甚至要會(huì)寫快板書、詩(shī)歌等。較為熟練地掌握一門外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)．是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)文秘的基本要求，外企尤其如此。對(duì)文秘。外企首先要求能熟練掌握英語(yǔ)與電腦，否則門都不能進(jìn)。英語(yǔ)方面，要求聽說寫能力強(qiáng) 許多前去外企應(yīng)聘文秘的大學(xué)生雖擁有四、六級(jí)英語(yǔ)證書，但聽說能力過不了關(guān)．甚至無法同客戶進(jìn)行一般El常交談，更無法處理秘書事務(wù)，只能被拒之門外；計(jì)算機(jī)方面，要求文字處理技術(shù)熟練．漢字錄人至少達(dá)到每分鐘80字；要熟悉各種辦公系統(tǒng)軟件，臺(tái)制作幻燈片用于作報(bào)告、匯報(bào)工作等；要會(huì)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)碼，要臺(tái)排版編輯掃描；能上網(wǎng)查閱文件并互相交換。少數(shù)企業(yè)還要求會(huì)捕平面設(shè)計(jì)；還要會(huì)使用傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。

(2)文秘是老板的另一十“腦子”、“記憶倉(cāng)庫(kù)。文秘必須清楚了解老板意圖、思維方式、行為方式、習(xí)慣好惡以及企業(yè)精神。好文秘可為老板解決很多問題，不僅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板滿意。什么事都不用操心。文秘應(yīng)熟悉統(tǒng)計(jì)和文檔管理方法，老板隨時(shí)需要任何資料、數(shù)據(jù)，都能馬上拽出；要具有良好的人際關(guān)系與部門協(xié)調(diào)能力，熟悉文件處理過程及政府各職能部門辦事程序，熟悉lSO體系運(yùn)作；能獨(dú)立處理辦公室日常行政事務(wù)；了解經(jīng)濟(jì)法規(guī)(臺(tái)同法、公司法等)，有一定會(huì)計(jì)基礎(chǔ)；要有強(qiáng)烈的邏輯條理性．對(duì)自己手中的各種事宜能分清輕重緩急，安排好先后次序

(3)文秘是企業(yè)的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘雖然地位不高，但貼近老板報(bào)重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企業(yè)的形象。從廣州、深圳等地人才市場(chǎng)的招聘信息看，一般要求錄用女性，井對(duì)文秘人員的外形氣質(zhì)、言談舉止有較高要求，如：1 6米以上外形條件好，端莊穩(wěn)重．氣質(zhì)高雅，身體健康，能講流利準(zhǔn)。

三、掌握英語(yǔ)文書寫作能力

不同于以往的英語(yǔ)作文，涉外文秘人員必須掌握格式規(guī)范的英語(yǔ)文書寫作，其中商務(wù)合同的寫作已經(jīng)成為檢驗(yàn)其英語(yǔ)文書能力的最直接的方法之一。雖然商務(wù)合同的具體事項(xiàng)各有不同，而且現(xiàn)在不論是政府

部門還是大小公司都會(huì)有各自的合同格式，但是還是有必要明確了解各項(xiàng)條款。我們常用的書面文本有四種：合同、確議書、協(xié)議和備忘錄。前兩者多用于商務(wù)貿(mào)易，而備忘錄多用于團(tuán)體和政府部門。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三個(gè)部分(首部，主體和尾部)組成。合同中用詞極其考究，具有特定性和專業(yè)性，而且正式又準(zhǔn)確。

四、提高專業(yè)英語(yǔ)聽說能力

“聽”是人們言語(yǔ)交際能力的一個(gè)重要方面，它包括接受信息、識(shí)別、判斷和理解聲音信號(hào)等幾個(gè)層次的心理活動(dòng)。對(duì)于涉外文秘人員來說，要想真正掌握英語(yǔ)，用英語(yǔ)與外商輕松自如地交流，就必須盡快提高自己的英語(yǔ)聽力水平。聽得正確是說得流利的重要前提之一。人們發(fā)現(xiàn)盡管學(xué)習(xí)了多年的英語(yǔ)，即使讀寫沒有什么大礙，但跟外國(guó)人的口語(yǔ)交談卻十分費(fèi)力，究其原因，主要有以

下幾點(diǎn)：發(fā)音不準(zhǔn)確。假設(shè)我們的發(fā)音能做到和外國(guó)人的發(fā)音完全一樣，就一定能夠聽懂外國(guó)人的語(yǔ)音。英語(yǔ)本土人士一般是用“底氣“發(fā)音，而多數(shù)中國(guó)人傾向于只用口腔發(fā)音，說出來的話口音差別很大。因此，找一盤發(fā)音純正的英語(yǔ)磁帶，反復(fù)認(rèn)真地模仿，這是很有必要的。

參考文獻(xiàn)：

（1）南平師專學(xué)報(bào)2007年第3期

(2)方國(guó)雄．秘書學(xué)[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）楊延治．對(duì)外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)[M]．北京：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版

社．2000：137-163．

第三篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(劉東彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王曉倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(劉慧慧)Li Luming(李路銘)

Huang Chao(黃超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第四篇：涉外文秘畢業(yè)論文

湖南師范大學(xué)

自考本科畢業(yè)論文

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目 錄

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘書的時(shí)代涵義.....................................................................................................4

2、秘書工作的特點(diǎn)...................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

2.1綜合性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.2服務(wù)性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.3事務(wù)性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.4政治性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.5機(jī)要性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.6服從性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

3、秘書的角色功能...................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

3.1秘書的配角功能............................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.2秘書的潛在主角作用....................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

4、秘書角色的科學(xué)定位...........................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

4.2定位秘書角色的前提

錯(cuò)誤！未定義書簽。

4.3合理解決角色的沖突問題............................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

5、提升綜合素質(zhì)，滿足角色的定位要求...............................錯(cuò)誤！未定義書簽。

5.1樹立和培養(yǎng)相應(yīng)的意識(shí)，提高政策水平....................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.2實(shí)施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度....................................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.3進(jìn)行自我教育，更新知識(shí)............................................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.4培育創(chuàng)新思維................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.5加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平....................................錯(cuò)誤！未定義書簽。結(jié)束語(yǔ)..........................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。參考文獻(xiàn)......................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

淺談秘書的社會(huì)角色

摘要: 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國(guó)改革開放社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來，秘書職業(yè)在當(dāng)今已經(jīng)顯得越來越重要。在新的時(shí)代環(huán)境下，秘書工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變，它的運(yùn)動(dòng)軌跡并不是通過單一的函數(shù)模擬就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘書職業(yè)的特點(diǎn)并掌握相關(guān)的理論，給秘書角色一個(gè)比較準(zhǔn)確的定位，應(yīng)該是每個(gè)秘書的必經(jīng)課程。因此，本文就從賦予時(shí)代涵義的秘書出發(fā)，通過分析秘書職業(yè)的特點(diǎn)、秘書角色的分工，以及對(duì)秘書如何提高自身素質(zhì)，科學(xué)定位秘書角色的有效途徑等多方面闡述。以便更好的實(shí)現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化，更好的融入工作環(huán)境，成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。

關(guān)鍵字: 秘書 角色 定位

前 言

在社會(huì)生活中，每個(gè)人都承擔(dān)著一定的社會(huì)角色，履行著相應(yīng)的社會(huì)職責(zé)，只有這樣他才能夠在社會(huì)生活中施展自己的才華、發(fā)揮自己的潛能。作為一名優(yōu)秀的秘書人員同樣要明確并扮演好自己的職業(yè)角色，把握秘書的時(shí)代涵義，全面認(rèn)識(shí)秘書這個(gè)職業(yè)的特點(diǎn)、要求和沖突等，這樣才能夠最大程度地輔助好領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值。

一、秘書的時(shí)代涵義

“秘書”一詞出現(xiàn)以來，人們則根據(jù)不同的時(shí)代環(huán)境和不同的行業(yè)背景下，對(duì)這一概念的理解均不一致，各有側(cè)重點(diǎn)，下面來談?wù)剣?guó)內(nèi)外有關(guān)“秘書”的眾多定義。

（一）在國(guó)外，秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定；秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)教促即能主動(dòng)負(fù)貴，積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。

（二）在國(guó)內(nèi)，秘書主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位；秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時(shí)的輔助人員；秘書或秘書工作者是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，摘好行政工作；秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員；秘書是指掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)貴人處理日常工作的人員。

顯然，上述關(guān)于秘書的理解各有獨(dú)見，但是同時(shí)我們又可以發(fā)現(xiàn)其中的共同特點(diǎn)，那就是秘書應(yīng)該結(jié)合時(shí)代環(huán)境，結(jié)合時(shí)代的新的要求來努力掌握秘書的專業(yè)技能，并且學(xué)會(huì)操作現(xiàn)代辦公技術(shù)，有效利用自身智慧，對(duì)外要聯(lián)系工作，接受文電處理信息等，對(duì)內(nèi)要溝通、協(xié)調(diào)、組織會(huì)議、開展調(diào)研，為自己的上級(jí)提供必要的綜合服務(wù)和輔助性工作的工作人員。

二、秘書工作的特征

（一）機(jī)要性和群眾性的統(tǒng)一

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，處在中樞的位置上。文件電報(bào)領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到，開會(huì)作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機(jī)密，嚴(yán)禁外泄。但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會(huì)動(dòng)態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來自社會(huì)的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

因此，作為一個(gè)秘書，既要有很強(qiáng)的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒有后者就會(huì)把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國(guó)家機(jī)密而犯錯(cuò)誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

秘書部門不是專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進(jìn)行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務(wù)等等。同時(shí)秘書工作也不是誰(shuí)都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業(yè)，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會(huì)務(wù)，禮儀知識(shí)，會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施。不同行業(yè)的秘書，還要熟悉本行業(yè)的專門知識(shí)，如黨委秘書，要熟悉黨務(wù)知識(shí)，軍隊(duì)秘書要熟悉軍隊(duì)知識(shí)，企業(yè)秘書要熟悉企業(yè)管理知識(shí)等。

綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進(jìn)。

（三）事務(wù)性和思想性的統(tǒng)一

秘書部門是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會(huì)務(wù)，這些工作都很具體，繁雜，事務(wù)性比較強(qiáng)。同時(shí)，秘書部門又是個(gè)參謀部門，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進(jìn)行督查和落實(shí)，所有這些都有很強(qiáng)的政治性。

事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過事務(wù)性工作體現(xiàn)出來。

（四）被動(dòng)性和主動(dòng)性的統(tǒng)一

秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會(huì)，自己支配的時(shí)間極少，秘書工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和指令來進(jìn)行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時(shí)正做著這件事，又來了新任務(wù)，總是顯得很被動(dòng)。

當(dāng)然，這種被動(dòng)，不是消極被動(dòng)，不是不可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性。我們要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，這樣才能當(dāng)一個(gè)好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、秘書的角色功能

通過前文對(duì)秘書角色定義的理解和對(duì)秘書工作特性的理解，可知，秘書職責(zé)的綜合性決定了秘書角色的多樣性。而且在實(shí)際的工作過程中也表現(xiàn)出了這一特點(diǎn)。因此，下面就談?wù)劽貢慕巧δ?。為了討論的?jiǎn)便，在這里將秘書的角色功能分為主角功能和配角功能。

（一）秘書的配角功能

秘書職業(yè)的從屬性，決定秘書工作的配角地位。對(duì)此，秘書必須對(duì)自己的配角角色有充分的認(rèn)識(shí)，能自覺地把握。秘書角色是以直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為重要前提的，其它一切行為和思想都應(yīng)從這一前提出發(fā)。他的一切活動(dòng)要服從領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的既定目標(biāo)，按照領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的要求和意圖調(diào)整自己的行動(dòng)和想法。也正是秘書們以完成大量的具體事務(wù)性工作來維持整個(gè)管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書正是通過在領(lǐng)導(dǎo)身邊默默無聞的工作來體現(xiàn)這種功能的。

因此，也就對(duì)秘書提出了許多角色要求。在這些角色要求中，忠誠(chéng)和謹(jǐn)慎無異是對(duì)秘書的首要要求。因?yàn)槊貢且垣@得領(lǐng)導(dǎo)的信任為存在的前提，而獲得領(lǐng)導(dǎo)信任，又必須主動(dòng)以自己的忠誠(chéng)去換取。從根本上講忠誠(chéng)的應(yīng)是黨和人民的事業(yè)，而不是某一領(lǐng)導(dǎo)者。同時(shí)應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎的處理各類事務(wù)，以協(xié)調(diào)好各方面的工作，避免出現(xiàn)不必要的失誤和麻煩。

（二）秘書是潛在的主角 秘書在實(shí)際工作中扮演的是一個(gè)角色組，特殊場(chǎng)合下，也有充當(dāng)主角的時(shí)候。即使在領(lǐng)導(dǎo)身邊，也不是一成不變的配角，還可以發(fā)揮潛在的主角作用，即秘書通過對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助，間接地影響領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的日的和指向，作為領(lǐng)導(dǎo)支配地位的影像而顯現(xiàn)。作為現(xiàn)代秘書，在領(lǐng)導(dǎo)的決策前后，應(yīng)主動(dòng)大膽地出謀劃策。首先必須有敢于“標(biāo)新立異”的勇氣，大膽開拓創(chuàng)新的精神。其二，必須提高自己的政治思想素質(zhì)，達(dá)到與真正的主角同樣甚至高于的思想高度，培養(yǎng)臨峰俯視的才氣，宏觀把握的眼光，同時(shí)又必須做到細(xì)致。其三，作為信息時(shí)代的秘書，還必須強(qiáng)化信息的綜合分析和調(diào)查研究能力，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)可靠的情報(bào)和決策的依據(jù)。

四、秘書角色的科學(xué)定位

美國(guó)社會(huì)學(xué)家米德1935年首次將“角色”一詞引入社會(huì)學(xué)領(lǐng)域，后來逐漸發(fā)展起來的角色理論廣泛影響了諸多學(xué)科。在“角色理論”中，主要研究的是人們?cè)谏鐣?huì)群體或組織中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的職責(zé)。

就秘書行業(yè)而言，在專業(yè)細(xì)分越來越規(guī)范的現(xiàn)代社會(huì)里，秘書的專業(yè)化和職業(yè)化是一種必然的趨勢(shì)。作為專業(yè)的秘書工作者，了解秘書在工作中應(yīng)扮演的角色，合理地進(jìn)行角色定位，培養(yǎng)角色意識(shí)，對(duì)于加深秘書對(duì)職業(yè)崗位特點(diǎn)及職責(zé)的認(rèn)識(shí)、把握和體驗(yàn)，開發(fā)秘書潛能，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高辦事效能，提高社會(huì)適應(yīng)性都具有很大的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義

（一）角色定位的前提

1、明確“對(duì)位”知道“該做什么”

作為具體的操作者，秘書要經(jīng)常思考這樣一個(gè)問題，如何保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)要解決這個(gè)問題，一要做到三勤：勤學(xué)、勤想、勤干。二要做到三熟：政策規(guī)定—熟知，工作環(huán)境——熟悉，業(yè)務(wù)技能——熟練。三要做到三清：清楚內(nèi)外關(guān)系，清楚工作重點(diǎn)，清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在紛繁復(fù)雜的秘書工作當(dāng)中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會(huì)因小失大。所以秘書應(yīng)以目前迫切需要和必須解決的問題為急。這樣就能理出工作主線，合理地做好各項(xiàng)工作；不急于辦的事務(wù)可以緩辦，為其他事情讓路。日常工作要按時(shí)完成，以減少“塞車”現(xiàn)象。

3、靈活移位，知道“不做什么”

秘書在履行督辦，協(xié)調(diào)等職能時(shí)一定要明確督辦不等于發(fā)號(hào)施令，協(xié)調(diào)不等于包辦代替。所以，秘書在督辦和協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)將位置下移，在熟悉情況，理解別人的基礎(chǔ)上完成任務(wù)。

4、轉(zhuǎn)換角色，及時(shí)“補(bǔ)位”

秘書人員固然要明確職責(zé)，找準(zhǔn)位置。但相互之間的角色也并非絕對(duì)不能轉(zhuǎn)換，同級(jí)之間其他人員不在崗，有關(guān)部門需要幫助時(shí)，可以隨機(jī)制宜，及時(shí)補(bǔ)位，避

免工作中出現(xiàn)失誤。

（二）角色的定位

秘書的角色定位是一個(gè)動(dòng)態(tài)地循環(huán)往復(fù)的過程，一般要經(jīng)過角色知覺角色初始定位角色期望角色沖突角色互動(dòng)與調(diào)整角色在定位等六個(gè)環(huán)節(jié)。秘書必須按照客觀規(guī)律對(duì)自身角色進(jìn)行正確的定位，一提高工作效率促進(jìn)自身進(jìn)步。

1、角色知覺

秘書角色知覺就是指秘書對(duì)自己所擔(dān)任角色的活動(dòng)或者具有的某種身份地位及由此所規(guī)定的職責(zé)和他人對(duì)自己的期望等問題的認(rèn)識(shí)和判斷。秘書在進(jìn)入某一組織擔(dān)任角色時(shí)，不能不想這樣的問題，我的角色是什么，我應(yīng)當(dāng)作什么和怎么做，組織要求我做什么，我在組織中的地位和身份如何等，這樣構(gòu)成了秘書對(duì)自己角色的知覺，他具有鮮明的主動(dòng)性，直接影響秘書在社會(huì)組織中的角色定位。

2、角色初始定位

秘書一自己對(duì)秘書角色的認(rèn)識(shí)理解為基礎(chǔ)并將自身實(shí)際情況和組織實(shí)際情況相結(jié)合初步明確自己的職能，對(duì)自己在組織中的角色進(jìn)行初步定位，并以此為基礎(chǔ)開展工作，在特定的范圍內(nèi)發(fā)揮特定的作用如：相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言秘書在社會(huì)活動(dòng)中所扮演的是配角以輔助管理為其職業(yè)工作的根本特征，其勞動(dòng)成果也往往體系在勞動(dòng)的工作成效和組織的綜合效益中。但是秘書在處理一些具體業(yè)務(wù)中又必須唱主角，其主題作用十分明顯。另外，秘書在進(jìn)行角色定位是還涉及具體的專業(yè)領(lǐng)域或者服務(wù)取向，必須根據(jù)服務(wù)組織服務(wù)對(duì)象的具體情況正確評(píng)價(jià)自身的只是與技能水平，決定自己的從業(yè)方向。很顯然，秘書角色定位是由角色知覺自身實(shí)際組織實(shí)際等因素共同決定的。

3、角色期望

社會(huì)成員對(duì)秘書角色的期望比較復(fù)雜，人們對(duì)秘書說五花八門的或褒貶的稱謂上就能有一定程度的反映，這與我國(guó)秘書職業(yè)化的成熟度和秘書職業(yè)評(píng)價(jià)體系不高有密切地關(guān)系。社會(huì)成員對(duì)秘書職業(yè)的期望形成了社會(huì)秘書管，隨秘書的價(jià)值觀產(chǎn)生深層次的影響。組織內(nèi)部成員如各層級(jí)勞動(dòng)普通員工其他秘書等對(duì)秘書有著更直接的期望，即秘書所要面對(duì)的角色群期望。不如各單位招聘秘書是的不同的條件要求就充分反映了這一類角色期望。角色期望往往具有一定的想到向?qū)?，?duì)秘書的職業(yè)道德職業(yè)行為職業(yè)習(xí)慣乃至職業(yè)技能帶來直接的約束和規(guī)范。

4、角色沖突

秘書的自我角色定位與各種角色期望是相互作用的，當(dāng)兩者出現(xiàn)矛盾時(shí)就會(huì)產(chǎn)生角色沖突。主要表現(xiàn)：

（1）自強(qiáng)哦角色定位與目的的角色期望發(fā)生沖突

比如初入職場(chǎng)的秘書往往年輕氣盛，渴望成就一番事業(yè)，可是勞動(dòng)可能安排他們從事一些日?，嵤?，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位與自身能力發(fā)生沖突

比如有的秘書對(duì)自己的期望較高甚至過高而自身的能力又無法滿足這種期望的實(shí)際，使自己實(shí)際扮演的角色不能如己所愿，便引起角色沖突。

（3）多種身份關(guān)系失調(diào)引起角色沖突

一個(gè)人在社會(huì)中往往同時(shí)占據(jù)多個(gè)社會(huì)位置十多個(gè)角色的集合體，秘書也同樣被賦予多種角色身份，如果處理不好其中的關(guān)系，自然會(huì)引起角色沖突。

5、角色的互動(dòng)與調(diào)整

角色狀態(tài)不可避免。當(dāng)秘書的角色定位與角色期望發(fā)生沖突后，秘書在角色期望的壓力下，與期望發(fā)生出者之間就要通過各種方式進(jìn)行必要地角色定位與角色期望的相互調(diào)整與適應(yīng)。這是一個(gè)角色互動(dòng)的過程：由角色期望者發(fā)出的信息影響角色期望對(duì)象，對(duì)其形成壓力；角色期望對(duì)象的反應(yīng)又影響到角色期望發(fā)出者對(duì)期望對(duì)象最初的我及未來的期望。不如：領(lǐng)導(dǎo)希望秘書成為組織對(duì)外接待工作的一面手，而秘書卻不擅長(zhǎng)迎來送往的工作，反而長(zhǎng)于內(nèi)部事務(wù)工作的安排，這就會(huì)導(dǎo)致角色沖突發(fā)生。在這個(gè)過程中，馬赫感受到來自領(lǐng)導(dǎo)期望而形成的壓力，認(rèn)識(shí)到并努力提高自己在對(duì)外接待工作中的能力；領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)識(shí)到秘書能力與其期望存在差異，進(jìn)而可能考慮調(diào)整秘書的工作崗位。

6、角色再定位

經(jīng)過角色的互動(dòng)與調(diào)整，秘書重新找準(zhǔn)了自己在組織中的合適位置，并被組織認(rèn)可，這就意味著角色再定位的完成。

（三）合理解決角色沖突

1、要擺正自己的位置

首先必須認(rèn)清“我是誰(shuí)”這個(gè)問題。在工作中，秘書永遠(yuǎn)要遵循規(guī)則，為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。其次要知道“我在干什么”。秘書所從事的一般是基礎(chǔ)性工作，包括資料收集、文件整理、材料寫作、調(diào)查研究等，處于從屬地位，其價(jià)值只有在為整體服務(wù)的過程中才能得到認(rèn)同。

2、要保持角色系統(tǒng)的整體均衡

秘書不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書的多樣性角色并無主次之分，因此要協(xié)調(diào)好在不同環(huán)境下的各種角色的轉(zhuǎn)換。

3、要善于換位思考

秘書的換位思考主要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言。領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)工作上會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，可能在處理事務(wù)時(shí)采取感性的方式，使得秘書不理解或想不通。這時(shí)秘書最好保持冷靜的態(tài)度，把自己放在領(lǐng)導(dǎo)的位上加以思考，這樣就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)偶然的過失表示理解，同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出善意的補(bǔ)正意見。

4、要正確發(fā)揮各種角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺適應(yīng)各種不斷變化的環(huán)境，才能在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，從而極大地發(fā)揮自己的潛能。因此，秘書必須讓自己的身份角色和職能角色同時(shí)體現(xiàn)在具體的行為上，共同發(fā)揮作用，這樣就能不斷提高自己的綜合素質(zhì)。

因此，有人提出秘書還應(yīng)做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）腦要清：有清醒的頭腦，有清晰的思維能力。

（2）心要誠(chéng)：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)忠誠(chéng)，對(duì)基層群眾熱誠(chéng)，以誠(chéng)待人，勤奮工作。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時(shí)要平心靜氣，不發(fā)急、會(huì)制怒。

（4）眼要明：目光敏銳，善于發(fā)現(xiàn)新事物。

（5）耳要靈：及時(shí)收集各方面信息，及時(shí)了解群眾的意見和反映并及時(shí)反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（6）嘴要嚴(yán)：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不該說的堅(jiān)決不說。

（7）腿要長(zhǎng)：經(jīng)常深入基層了解情況、調(diào)查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉潔奉公，不伸手撈個(gè)人好處，不借領(lǐng)導(dǎo)名義牟取私利。（9）行要正：作風(fēng)正派，一舉一動(dòng)，一言一行都要起表率作用。（10）筆要直：論人衡事都要客觀公正。七戒：

（1）戒敷衍塞責(zé)不盡心：工作責(zé)任心的強(qiáng)弱是能否勝任本職工作的第一要素。（2）戒疲于應(yīng)付腦不勤：能撰寫出既符合政策規(guī)定又合乎領(lǐng)導(dǎo)口味的文稿。（3）戒夸夸其談腿不勤：說空話不辦實(shí)事。

（4）戒飛短流長(zhǎng)嘴不嚴(yán)：秘書工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。

（6）戒飛揚(yáng)跋扈定位不準(zhǔn)：應(yīng)認(rèn)清角色、擺正位置，絕不目中無人、居高臨下。（7）戒曲意討好心不正：做好自己的本職工作。

秘書角色的準(zhǔn)確定位是做好秘書工作的前提，是秘書工作的指南。社會(huì)的高速發(fā)展要求我們必需準(zhǔn)確定位自己，只有準(zhǔn)確定位自己的角色才能取得人生和事業(yè)的成功。

五、提高秘書職業(yè)素養(yǎng)的途徑

秘書是辦公室一個(gè)重要的角色，服從、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)的作用，因此，必須具備“通才”、“全才”，具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，才能在秘書崗位上游刃有余。

（一）培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

1、德才兼?zhèn)?，以德為?/p>

一個(gè)合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常組織會(huì)議，但自己從不上主席臺(tái)；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種，都說明一點(diǎn)，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。

2、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”

由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償，因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī)，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語(yǔ)言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

3、提高專業(yè)技能

何謂秘書？古書云：“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員?！笨梢娒貢?dāng)“書”（即辦理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長(zhǎng)書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業(yè)技能和素質(zhì)要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質(zhì)量，平日應(yīng)注重學(xué)習(xí)，練內(nèi)功，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；還要盡可能深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫(kù)”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長(zhǎng)見識(shí)、才干。

（二）培養(yǎng)高尚的道德情操

1、是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。

2、是要擺正自己的位置。

秘書雖然是普通的工作人員，但其工作崗位十分特殊。因此秘書人員要給自己正確定位，說話辦事不能指手畫腳、盛氣凌人。要以對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)人民群眾負(fù)責(zé)、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的態(tài)度辦好每一件事，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。

3、是要老老實(shí)實(shí)做人

要當(dāng)好秘書首先要學(xué)會(huì)做人。要時(shí)刻做到自重、自省、自警、自勵(lì)，管住自己的嘴，不該說的絕對(duì)不說；管住自己的手，不該拿的堅(jiān)決不拿；管住自己的腿，不該去的地方絕對(duì)不去。

4、是踏踏實(shí)實(shí)辦事

在工作中始終做到一個(gè)“勤”字。勤是一種人生態(tài)度，也是一種精神品格?！扒凇蹦苁谷藞?jiān)定意志、克服困難，竭盡全力做好每一件事。有了這種人生態(tài)度和精神品格，工作起來就能任勞任怨、奮發(fā)有為，不計(jì)較個(gè)人得失，全心全意把工作做好。

（三）強(qiáng)化秘書人員的五種意識(shí)：自我意識(shí)、信息意識(shí)、超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、責(zé)任意識(shí)

總而言之，在現(xiàn)實(shí)的工作中，要做好一名合格的秘書，必須深刻了解自己的角色本質(zhì)，才能在頭腦中形成一個(gè)秘書角色的立體形象。秘書人員不僅要熟練掌握必備的專業(yè)技能，而且還要在具體的工作環(huán)境中不斷通過各種途徑和方式努力提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)合理的看待秘書角色的多樣性問題，并在不斷處理秘書角色沖突的過程中全面的理解秘書這一角色，最終給自己的秘書角色一個(gè)科學(xué)合理的定位，順利高效的展開自己的本職工作，最終取得事業(yè)上的成功。

第五篇：涉外文秘專業(yè)簡(jiǎn)歷下載

陳小

二年以上工作經(jīng)驗(yàn) | 男 |25歲（1984年1月20日）

居住地：上海

電 話：139********（手機(jī)）

E-mail：chenxiao@51job.com

最近工作 [2年3個(gè)月]

公 司： 上海XXX貿(mào)易公司

行 業(yè)： 貿(mào)易/進(jìn)出口

職 位： 涉外文秘

最高學(xué)歷

學(xué) 歷： 本科

專 業(yè)： 英語(yǔ)

學(xué) 校： 上海外國(guó)語(yǔ)學(xué)院

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自我評(píng)價(jià)

英語(yǔ)流利，對(duì)于貿(mào)易行業(yè)的供應(yīng)商開發(fā)和管理經(jīng)驗(yàn)豐富。優(yōu)秀的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神。良好的應(yīng)對(duì)問題和突發(fā)事件處理能力。能熟練操作電腦辦公軟件，能吃苦耐勞,能承受很大的壓力。對(duì)新事物有很強(qiáng)的接受能力和認(rèn)知能力。對(duì)事情，決不輕言放棄。有沖勁，不服輸。

求職意向

工作性質(zhì)： 全職

期望月薪： 面議/月

目標(biāo)職能： 總裁助理/總經(jīng)理助理，人事主管，公關(guān)主管

工作經(jīng)驗(yàn)

2008 /7--至今：上海XXX貿(mào)易公司[ 2 年3個(gè)月]

所屬行業(yè)： 其他行業(yè)

行政部涉外文秘

主要負(fù)責(zé)翻譯文件，書信往來等；

負(fù)責(zé)文件錄入等工作；

負(fù)責(zé)合同的整理、蓋章及管理；

負(fù)責(zé)完成上級(jí)交辦的其他事務(wù)性工作。

教育經(jīng)歷

2004 / 9--2008 / 6 上海外國(guó)語(yǔ)學(xué)院英語(yǔ)本科

商務(wù)英語(yǔ)寫作（外貿(mào)英文函電），高級(jí)英文視聽說，高級(jí)綜合英語(yǔ)，翻譯理論與實(shí)踐，德語(yǔ)，戰(zhàn)略管理，秘書實(shí)務(wù)，社會(huì)心理學(xué)，社交禮儀等。

培訓(xùn)經(jīng)歷

2005/6--2005/7：上海外國(guó)語(yǔ)學(xué)院英語(yǔ)EM8

2006/9--2006/12： 上海外國(guó)語(yǔ)學(xué)院公共禮儀

2007 /6 ：涉外文秘(中級(jí))良好